A.01.

PROCEDUR PRIVIND NTOCMIREA REFERATULUI DE NECESITATE PENTRU ACHIZIIA DE PRODUSE

UNIVERSITATEA DIN
PETROANI
DIRECIA ADMINISTRATIV I INVESTIII
EDIIA 1
REVIZIA 0
EXEMPLAR 1
COD P.O.: A.O1.
PROCEDUR PRIVIND NTOCMIREA REFERATULUI DE NECESITATE PENTRU
ACHIZIIA DE PRODUSE
DATA: ELABORAT DE:



1. Scop

1.1 Prin prezenta procedur, se stabilesc metodologia si responsabilitile privind ntocmirea referatului de necesitate pentru
achiziia de produse;
Instituirea unei proceduri metodologice care:
1.2 S permit respectarea principiului proporionalitii,asigurarea corelaiei ntre necesitate i cerinele solicitate.


2. Responsabiliti

2.1 PRORECTOR III este responsabil cu implementarea i meninerea acestei proceduri;
2.2 DIRECTOR ADMINISTRATIV I INVESTIII este responsabil cu aplicarea corect a procedurii i meninerea documentelor
justificative;
2.3 Persoanele desemnate din cadrul serviciilor funcionale ale Universitii sunt responsabile de verificarea i nregistrarea corect a
operaiunilor efectuate privind achiziia de produse.

3. Descriere

3.1 Procedura se aplic pentru toate achiziiile de produse,.
3.2 Se ntocmete referatul de ctre persoana care solicit achiziia de produse - model referat cf. ANEXA 1;
3.3 Referatul de necesitate trebuie s conin urmtoarele elemente:
a. Numele i prenumele persoanei care solicit achiziia de produse;
b. Structura (birou, serviciu, compartiment,catedr,facultate) din care face parte persoana care solicit achiziia de produse;
c. Denumirea produsului;
d. Codul CPSA ,CPV al produsului ( codul de clasificare a produselor cf. Hotrrii Guvernului nr.53/29.01.1999);
e. Numrul de buci;
f. Motivarea achiziiei de produse;
g. Pre estimativ;
h. Numr de nregistrare de la Direcia Administrativ i Investiii i data solicitrii achiziiei produselor.
3.4 Referatul de necesitate se semneaz de ctre:
a. persoana care ntocmete referatul de necesitate;
b. eful ierarhic superior;
c. DIRECTOR ADMINISTRATIV I INVESTIII;
d. DIRECTOR ECONOMIC;
e. PRORECTOR III;
3.5 Circuitul referatului de necesitate:
3.5.1 Se ntocmete i se semneaz referatul de necesitate de ctre solicitantul achiziiei de produse;
3.5.2 Se nainteaz referatul spre certificare efului ierarhic superior;
3.5.3 Se nainteaz referatul biroului achiziii publice pentru a se verifica ncadrarea n planul anual de achiziii, pentru a se trece codul CPSA
i pentru a se stabili procedura de achiziie;
3.5.4 Se nainteaz referatul Directorului Administrativ i Investiii pentru a se aviza necesitatea i regularitatea achiziiei de produse;
3.5.5 Se nainteaz referatul de necesitate Directorului Economic pentru a se meniona sursa de finanare, pentru a se avza ncadrarea bugetar i
respectarea criteriilor de eficien i economicitate;
3.5.6 Se nainteaz referatul Prorectorului III pentru a aviza oportunitatea achiziiei de produse;
3.5.7 Referatele de necesitate se trimit la Direcia Administrativ i Investiii pn la data de 20 ale lunii n vederea centralizrii;
3.5.8 Direcia Administrativ i Investiii centralizeaz toate referatele de necesitate de la toate structurile pn la data de 25 ale lunii pentru
achiziia produselor necesare lunii urmtoare;
3.5.9 Centralizatorul cu anex referatele de necesitate cu semnturile persoanelor menionate n prezenta procedur, se nainteaz Biroului de
Senat spre aprobare;
3.5.10 Centralizatorul aprobat n Biroul de Senat se trimite Biroului de Achiziii Publice pentru execuia achiziiei de produse;


4. Referine
ORDONAN DE URGEN nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de
lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii aprobat prin Legea nr. 337/2006, modificat i completat prin Legea nr. 128/2007
i OUG 94/2007 HG 942/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 30/2006, cu modificrile i
completrile aduse de 1.083/2007;
. HOTRREA nr. 925 din 19 iulie 2006 privind aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de
achiziie public din ORDONAN DE URGEN nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor
de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de serviciI;
ORDIN nr. 1012 din 6 iunie 2001 privind aprobarea structurii, coninutului i modului de utilizare a Documentaiei standard pentru
elaborarea i prezentarea ofertei pentru achiziia public de produse;
ORDIN nr. 155 din 2 octombrie 2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziie public
Hotrrea Guvernului nr.53/29.01.1999 privind aprobarea clasificrii produselor i serviciilor asociate activitilor CPSA,CPV



5. Modificare
Responsabilitatea pentru prezenta procedur i formularelor anexe revine Directorului Administrativ i Investiii Pentru modificarea acestei
proceduri este responsabil Directorul Administrativ i Investiii.Modificrile sunt supuse aprobrii Biroului de Senat.





6.. Matricea responsabilitilor:
Notaii:: ntocmete , V- verific, C certific, Av avizeaz, A aprob, Ce - centralizeaz, E execut.
PERSOANELE IMPLICATE
ETAPE
Solicitant
achiziie
ef
ierarhic
superior
Biroul
Achiziii
Publice
DIRECTORUL
DIRECIEI
ADMINISTRATIVE
I INVESTIII
DIRECTOR
ECONOMIC


PRORECTOR
III
BIROUL
DE
SENAT
1.Se ntocmete i se
semneaz referatul de
necesitate;


2. Se certific achiziia de
produse;
C
3.Se verific ncadrarea n
planul anual de achiziii i
se trece codul CPSA CPV;
V
4.Se avizeaz necesitatea
i regularitatea achiziiei de
produse;

Av


5.Se avizeaz ncadrarea
bugetar i respectarea
criteriilor de eficien i
economicitate i se trece
sursa de finanare;
Av
PERSOANELE IMPLICATE

ETAPE
Solicitant
achiziie
ef
ierarhic
superior
Biroul de
Achiziii
Publice
DIRECTORUL
DIRECIEI
ADMINISTRATIVE
I INVESTIII
DIRECTOR
ECONOMIC


PRORECTOR
III
BIROUL DE
SENAT
6.Se avizeaz oportunitatea
referatelor de necesitate;
Av.
7..Referatele avizate se
centralizeaz la Direcia
Administrativ i Investiii;
Ce
8.Centralizatorul cu
referatele anexate se supun
aprobrii Biroului de Senat.
A
9.Centralizatorul aprobat n
Biroul de Senat se trimite
Biroului de Achiziii Publice
pentru execuia achiziiei de
produse.
E










A.02. PROCEDUR PRIVIND NTOCMIREA REFERATULUI DE NECESITATE PENTRU EXECUIA DE LUCRRI
N REGIE PROPRIE

UNIVERSITATEA DIN
PETROANI
DIRECIA ADMINISTRATIV I INVESTIII
EDIIA 1
REVIZIA 0
EXEMPLAR 1
COD P.O.: A.O3
PROCEDUR PRIVIND NTOCMIREA REFERATULUI DE NECESITATE PENTRU
ACHIZIIA DE LUCRRI
DATA: ELABORAT DE:


1. Scop

1.1 Prin prezenta procedur, se stabilesc metodologia si responsabilitile privind ntocmirea referatului de necesitate pentru
achiziia de produse;
Instituirea unei proceduri metodologice care:
1.2 S permit respectarea principiului proporionalitii,asigurarea corelaiei ntre necesitate i cerinele solicitate.


2. Responsabiliti

2.1 PRORECTORUL III este responsabil cu implementarea i meninerea acestei proceduri;
2.2 DIRECTORUL DIRECIEI ADMINISTRATIVE I INVESTIII este responsabil cu aplicarea corect a procedurii i meninerea
documentelor justificative;
2.3 Persoanele desemnate din cadrul serviciilor funcionale ale Universitii sunt responsabile de verificarea i nregistrarea corect a
operaiunilor efectuate privind achiziia de lucrri..








3. Descriere
3.1 Procedura se aplic pentru achiziiile de lucrri efectuate n regie proprie;
3.2 Se ntocmete un referat de necesitate de ctre :
- eful de catedr pentru spaiile destinate procesului de nvmnt (catedre,,laboratoare i birourile cadrelor didactice);
- prodecan sau o persoan desemnat pentru amfiteatre, secretariate decanate;
- administratorul de cldire, ntocmete referatul de necesitate pentru spaiile de circulaie (coridoare, holuri,grupuri sanitare casa scrii);
- persoanele din cadrul serviciilor funcionale din cadrul universitii;
3.3 Referatul de necesitate trebuie s conin urmtoarele elemente:
a. Numele i prenumele persoanei care solicit achiziia de lucrri;
b. Structura (catedre, laboratoare, secretariate, birouri, servicii,compartimente) din care face parte persoana care solicit achiziia de lucrri;
c. Codul CPV i CPSA ( codul de clasificare a produselor, serviciilor i lucrrilor cf. Hotrrii Guvernului nr.53/29.01.1999);
d. Motivaia achiziiei de lucrri;
e. Pre estimativ;
f. Numr de nregistrare de la Registratura Universitii (pentru necesarul de lucrri pe partea didactic,) de la Direcia Administrativ i Investiii
(pentru necesarul de lucrri pe parte administrativ) i data solicitrii achiziiei.
3.4 Referatul de necesitate se semneaz de ctre:
a. persoana care ntocmete referatul de necesitate;
b. eful ierarhic superior ( ef birou, ef serviciu, ef compartiment, ef catedr, decan)
c. DIRECTOR ADMINISTRATIV I INVESTIII;
d. DIRECTOR ECONOMIC;
e. PRORECTOR III;
3.5 Circuitul referatului de necesitate:
3.5.1 Se ntocmete, se semneaz i se dateaz referatul de necesitate;
3.5.2 Se certific referatul de necesitate de ctre eful ierarhic superior (decanul facultii i respectiv efii serviciilor Patrimoniu academic i
studenesc sau Directorul adjunct Administraie-Servicii;
3.5.3 Se nainteaz referatul, Biroului de Investiii i achiziii publice pentru evaluarea necesarului de materiale ce urmeaz a fi achiziionate pentru
lucrarea solicitat. Biroul de Investiii i achiziii publice ntocmete un proiect /schi i un deviz de lucrri pe care le anexeaz referatului de
necesitate.
3.5.4. Se nainteaz referatul de necesitate cu devizul de lucrri anexat directorului Direciei Administrative i Investiii pentru avizare.
3.5.5. Se nainteaz referatul de necesitate cu devizul de lucrri anexat, directorului Direciei Economice pentru a certifica ncadrarea bugetar i a
meniona sursa de finanare;
3.5.6 Se nainteaz referatul de necesitate cu devizul de lucrri anexat, Prorectorului III pentru avizare;
3.5.7 Referatele cu anex devizul de lucrri se trimit la Direcia Administrativ i Investiii pentru a fii centralizate pn la data de 20 ale lunii;
3.5.8. Centralizatoarele cu anex referatele de necesitate i devizele de lucrri se supun aprobrii Biroului de Senat
3.5.9 Se achiziioneaz materialele necesare executrii lucrrii de ctre persoana responsabil din cadrul Biroului Investiii i Achiziii publice.
3.5.10. Se recepioneaz materialele i se introduc n magazia universitii.
3.5.11 Se ridic materialele pe baz de Bon de consum de ctre persoana responsabil din cadrul biroului de ntreinere, reparaii i lucrri n regie
proprie i se execut lucrarea de ctre personalul din cadrul acestui biroului.
3.5.12 Se ntocmete situaia de lucrri de ctre Biroul de Investiii i Achiziii publice, pentru lucrarea executat.
3.5.13 Componena comisia de recepie a lucrrii executate se supune aprobrii rectorului universitii care emite o decizie.
3.5.14 Se recepioneaz lucrarea de ctre comisia numit prin decizia rectorului universitii, care ntocmete procesul-verbal de recepie.



4. Referine
ORDONAN DE URGEN nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de
lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii aprobat prin Legea nr. 337/2006, modificat i completat prin Legea nr. 128/2007 i
OUG 94/2007 HG 942/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 30/2006, cu modificrile i
completrile aduse de 1.083/2007;
. HOTRREA nr. 925 din 19 iulie 2006 privind aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de
achiziie public din ORDONAN DE URGEN nr. 34 din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de serviciI;
ORDIN nr. 1014 din 12 iunie 2001 privind aprobarea structurii, coninutului i modului de utilizare a Documentaiei standard pentru elaborarea
i prezentarea ofertei pentru achiziia public de lucrri.
ORDIN nr. 155 din 2 octombrie 2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziie public
Hotrrea Guvernului nr.53/29.01.1999 privind aprobarea clasificrii produselor i serviciilor asociate activitilor CPSA,CPV


5. Modificare
Responsabilitatea pentru prezenta procedur i formularelor anexe revine PRORECTOR III. Pentru modificarea acestei proceduri este
responsabil. DIRECTOR DIRECIA ADMINISTRATIV I INVESTIII. Modificrile sunt supuse aprobrii Senatului.







6.. Matricea responsabilitilor:
Notaii:: ntocmete , V- verific, C certific, Av avizeaz, A aprob, Ce - centralizeaz, E execut.,Ev evalueaz.

PERSOANELE IMPLICATE
ETAPE
Solicitant
execuie
lucrri n
regie
proprie
ef
ierarhic
superior
Biroul
Achiziii
Publice
Investiii
DIRECTORUL
DIRECIEI
ADMINISTRATIVE
I INVESTIII
DIRECTOR
ECONOMIC


PRORECTOR
III
BIROUL
DE
SENAT
1.Se ntocmete i se
semneaz referatul de
necesitate;


2. Se certific referatul de
necesitate;
C
3.Se evalueaz necesarul
de materiale ce urmeaz a
fi achiziionate pentru
lucrarea solictat;
Ev
4.Se ntocmete un
proiect/schi dup caz, un
deviz de lucrri care se
anexeaz la referatul de
necesitate





PERSOANELE IMPLICATE

ETAPE
Solicitant
execuie
lucrri n
regie
proprie
ef
ierarhic
superior
Biroul
Achiziii
Publice
Investiii
DIRECTORUL
DIRECIEI
ADMINISTRATIVE
I INVESTIII
DIRECTOR
ECONOMIC


PRORECTOR
III
BIROUL
DE SENAT
5.Se avizeaz oportunitatea
cheltuielilor efectuate
pentru execuia de lucrri
n regie proprie;
Av.
6..Se avizeaz, din sursa
de finanare i se verific
ncadrarea bugetar;
Av.
7.Se nainteaz referatele
de necesitate cu anex
devizul de lucrri pentru
avizare oportunitatea
cheltuielii;.
Av.
8.Se trimit referatele de
necesitate cu devizul
anex, biroului achiziii
investiii pentru centralizare;
Ce
9.Centralizatoarele cu
anex referatele de
necesitate i devizul de
lucrri se supun aprobrii
BIROULUI DE SENAT;
A
PERSOANELE IMPLICATE

ETAPE
Solicitant
execuie
lucrri n
regie
proprie
ef
ierarhic
superior
Biroul
Achiziii
Publice
Investiii
DIRECTORUL
DIRECIEI
ADMINISTRATIVE
I INVESTIII
DIRECTOR
ECONOMIC


PRORECTOR
III
BIROUL
DE SENAT
10.Centralizatoarele
aprobate n Biroul de Senat
se trimit biroului Achiziii
pentru achiziionarea
materialelor necesare
lucrrii solicitate;
E
11..Se achiziioneaz
materialele necesare i se
introduc n magazie;
E
12.Se ridic materialele din
magazie pe baza Bonului
de Consum, de ctre
persoana responsabil din
cadrul biroului de
ntreinere, reparaii i
lucrri n regie proprie;
E Av.
13.Se ntocmete situaia
de lucrri;

14.Se execut lucrarea
solicitat ;
E A

UNIVERSITATEA DIN PETROANI
ANEXA 1
STRUCTURA ( SERVICII, BIROURI,DEPARTAMENTE CATEDRA,FACULTATEA)
--------------------------------
------------------------------------

NR.-------------------------/ 2008

AVIZAT
AVIZAT AVIZAT DIRECTOR ECONOMIC
PRORECTOR III DIRECTOR DIN
DIRECIA ADMINISTRATIV I INVESTIII SURSA DE FINANARE



REFERAT DE NECESITATE



Subsemnata(ul)------------------------------------angajat la ---------n cadrul ----------------v rog a - mi aproba achiziionarea
urmtoarelor produse-------------------------------------necesare pentru-------------------------------------------------------------

DATA

EFUL IERARHIC SUPERIOR NTOCMIT
NUME I PRENUME NUME I PRENUME
SEMNTURA SEMNTURA

Poziia din planul anual de achiziii publice Codul CPV