1

CAPITOLUL 1
DEFINIREA NOIUNII DE BIROTIC


Definirea domeniului biroticii este o problem pe ct de necesar, pe att de dificil n
contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n miezul creia informatica i telecomunicaiile,
producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile ale acestui proces de nnoire, cu
largi aplicaii n ntreaga via economic, tiinific i social.
Birotica, dei vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, ea depete
cadrul tehnic al proceselor administrative n care tratarea textelor ocup un loc important. Astfel,
prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i
transmitere, a informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica i
electronic a informaiei i ndeosebi, cu noile cuceriri n materie de echipamente i programe
informatice, birotica confer noilor tehnici de tratare a textelor, sunetului i imaginii valene
profesionale i economice cu multiple efecte sociale.
Birotica s-a nscut din nevoia integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de
birou cu nevoile tehnicii de comunicaie i prelucrare automat a datelor, viznd creterea
performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de manifestare a acesteia. Deoarece
informaia constituie obiectul principal al activitii de birotic, se impune necesitatea unei succinte
clasificri a informaiei i a proceselor informaionale.

1. CLASIFICAREA INFORMAIEI
Dezvoltarea activitilor sociale care au ca obiect transmiterea, memorarea sau tratarea
informaiei a generat o diversificare fr precedent a naturii informaiilor, concomitent cu creterea
exponenial a volumului acesteia. Se impune astfel, utilitatea clasificrii informaiei din unghiuri
diferite dar complementare. Din multitudinea de criterii posibile pentru clasificarea informaiei,
cteva sunt deosebit de relevante pentru obiectul biroticii. Aceste criterii sunt: forma informaiei,
natura informaiei i suportul informaiei.

1.1 CLASIFICAREA INFORMAIEI DUP FORMA SA
Din punct de vedere al formei concrete pe care o mbrac informaia pe un suport tehnic,
aceasta se prezint sub una din urmtoarele forme: analogic i digital.
1. Forma analogic a informaiei, const n reprezentarea fenomenelor fizice, imagini fixe,
sunete i imagini n micare aa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de nregistrare, fr
a fi necesar o conversie sau codificare a acestora nainte de transmitere sau memorare pe
suporturile tehnice de informaii. Exemple de reprezentare analogica a informaiei:
nregistrarea mesajelor i a altor informaii sonore pe banda magnetic sau caseta
2

magnetic cu ajutorul echipamentelor audio de tip analogic larg rspndite (magnetofon, casetofon)
precum i a dispozitivelor de captare a sunetului (microfon);
nregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activiti, operaii i procese
prin folosirea echipamentelor analogice pentru imagine i sunet, de tip video - recorder i a camerei
de luat vederi adecvate.
2. Forma digital a informaiei se realizeaz, fie pornind de la fenomenul real, fie de la
forma analogic a acestuia, n ambele cazuri avnd loc o codificare numeric, o evaluare cantitativ,
o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentrii. Pe suportul tehnic, informaia se
prezint ca o succesiune de valori binare (zero si unu} ordonate dup un sistem de reguli (cod).
Informaia introdus n sistemele de calcul, prin folosirea tastaturii sau a altor dispozitive de
introducere manual sau uman (mas de desen, voce etc.) se transmite i se memoreaz direct, sub
forma digital din chiar momentul perceperii acesteia, fr s mai fie necesar o conversie
prealabil a ei. Pentru procesarea computerizat a informaiei analogice este necesar conversia ei
n form digital cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic n digital.
Acestea se pot folosi independent sau se pot introduce n configuraia unui sistem informatic de
birou .
Codificarea i digitalizarea informaiei analogice prezint cteva avantaje eseniale:
nalt fidelitate a nregistrrii, memorrii i transmiterii informaiei;
posibilitatea folosirii sistemelor informatice pentru memorarea i procesarea
informaiei digitale, cu toate avantajele ce decurg din aceasta: viteza de transfer,
capacitatea mare de memorare, regsirea selectiv i rapida a informaiei memorate;
costul relativ redus al informaiei memorate, procesate i comunicate n form
digital.
Utilitatea clasificrii de mai sus const n faptul c sistemele informatice de birou
proceseaz numai informaia sub forma sa digital, funcia de memorare i procesare a informaiei
analogice n activitatea de birou revenind sistemelor electronice de birou care pot deveni uniti
periferice ale unui sistem informatic de birou.
Importana acestei clasificri const n aceea c forma sub care se memoreaz i se
prelucreaz informaia n sistemele birotice moderne este forma digital ceea ce explic, n acelai
timp, necesitatea convertirii informaiei analogice n informaie digital i valorificarea acesteia fie
direct n form digitala, fie dup convertirea sa din forma analogic.

1.2. CLASIFICAREA INFORMAIEI DUP NATURA SA
Din punctul de vedere al naturii sale, informaia se prezint sub urmtoarele clase:
1. sub form de date: numerice, alfabetice sau alfanumerice, particip la gama larg de
operaii aritmetice, matematice sau logice cu larg aplicabilitate n activitatea economic, cercetare
tiinific, proiectare tehnologic, statistic, administraie etc.
2. sub form de texte organizate sub form de documente de texte, pagini de texte,
3

paragrafe, fraze, cuvinte i caractere este destinat a fi prelucrat cu programe adecvate de editare i
tehnoredactare a, textelor, control gramatical i semantic al cuvintelor, punerii n form i apoi n
pagin a textului redactat.
3. sub form de documente grafice (imagini fixe) destinate n ultim instan perceperii lor
vizuale de ctre factorul uman prin afiarea pe monitorul calculatorului electronic, scrierea lor la
imprimant sau la dispozitivul de realizare desene (plotter), microfotografiere etc. Un document
poate conine, ca imagini prelucrate grafic, date sub form de rapoarte i situaii, texte explicative,
reprezentri grafice, desene, schie tehnice, imagini fotografiate etc.
4. sub form de secvene audio generate de vocea uman, fenomene din realitate,
instrumente muzicale sau sintetizatoare electronice de voce i acustice.
5. sub form de secvene video de natur animat sau film, percepute de dispozitive
specializate de tipul camerei de luat vederi sau generate de programe de grafic bidimensionale sau
tridimensional. Acestea sunt de cele mai multe ori nsoite de informaie sonor: voce sau sunet.
Aceast succint clasificare este necesar, deoarece specificul activitilor birotice l
constituie folosirea predominanta a ultimelor patru categorii de informaie i mai puin a primei
categorii care face, prin excelen, obiectul activitilor informatice propriu-zise.

1.3. CLASIFICAREA INFORMAIEI DIN PUNCTUL DE VEDERE AL SUPORTULUI
ACESTEIA
Din acest punct de vedere, birotica opereaz cu o gam larg de suporturi fizice de
informaii, fapt pentru care distingem:
1. informaie aflat pe suporturi tehnice de informaii, clasificate la rndul lor n:
suporturi magnetice din categoria crora amintim: banda magnetic, caseta
magnetic, discul magnetic, discul flexibil, cartela magnetic etc.;
suporturi cu lectur optic a informaiei, n aceast categorie intrnd discurile optice
de mare capacitate a cror informaie digitalizat este citit optic cu dispozitive laser.
Informaia memorat pe suporturile tehnice este nregistrat i poate fi citit numai cu
ajutorul unor dispozitive tehnice de citire/scriere cum sunt: dispozitivele periferice de citire i
scriere pe suporturi magnetice, unitile de lectur optic a discurilor tip CD-ROM (Compact
Disk,-Read Only Memory) etc.
2. informaie aflat pe suporturi grafice de informaii, care, dup natura suportului se mpart
n:
suporturi opace realizate din hrtie, cum sunt: documentele clasice sau tradiionale,
documentele informatice i birotice obinute la imprimant, documentele realizate cu
ajutorul mesei de desen tip plotter. n locul hrtiei se poate utiliza ns, o gama larg
de nlocuitori sintetici cu caracteristici i caliti grafice asemntoare sau superioare
hrtiei, toate avnd menirea de a fi citite sau consultate vizual de ctre om, ori
multiplicate prin mijloace tipografice sau de fotocopiere (tip xerox etc.);
4

suporturi transparente realizate din pelicul fotografic, pelicul film, microfilm,

celit etc. Acest gen de suport este destinat lucrrii numai dup operaia de mrire a
imaginii nregistrate. Att suporturile opace ct i cele transparente sunt destinate, n
principal, utilizrii lor direct de ctre om dar aceasta nu exclude posibilitatea folosirii
lor ca surs de informaii pentru prelucrri tehnice ulterioare.

2. PROCESE INFORMAIONALE

Utilizarea pe scara larg a informatei i a sistemelor moderne de tratare electronic a
acesteia, a condus la existena unei largi game do prelucrri electronice ale informaiei genernd
chiar, o tipologie a acestor procese informaionale. Clasificarea proceselor informaionale se poate
realiza dup mai multe criterii dar, cel mai util criteriu pentru circumscrierea domeniului de studiu
al biroticii l constituie natura informaiei prelucrate.
n raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting
mai multe tipuri de procese informaionale:
a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dup reguli
matematice si logice, i este larg rspndit n activitile care solicit un mare volum de calcule,
situaii i rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc.
Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz in mod diferit, n funcie de modul
de organizare a acestora n colecii de date.
Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de
firm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer n funcie de limbajul de programare
pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.
Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de
programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD) dintre care cele mai rspndite
sunt: dBASE IV, FOXPRO, PARADOX etc.
Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz, fie folosind pachete
soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind
funciile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibiliti integrate de
tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele: WORKS,
FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.
Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul
electronic prezint un interes deosebit, datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de
tabele i a mbinrii procesrii datelor cu procesarea de text n cadrul foii de calcul electronic.
b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte.
Obiectul procesrii, textul, structurat n pagini, paragrafe, fraze i cuvinte, este supus unor operaii
viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a
textului n pagin. Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice, cum sunt,
5

desprirea automat cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului

analizat. n urma acestor operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare
pe ecran, ori imprimat pe hrtie sau microfilm n vederea arhivrii.
Procesarea textelor se realizeaz, fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de
texte: WORDSTAR, WORD, WORDPERFECT, fie cu componente pentru tratare text ale unor
sisteme de programe avnd alt destinaie principal, spre exemplu: editorul de texte WRITE al
sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS
1-2-3) i ale sistemelor integrate (WORKS).
c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor
informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor
coninute n documente. Un document poate conine informaii provenite din surse diverse: situaii
i rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii
textelor, tabele i reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice,
grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic,
desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate
(citite optic cu dispozitivul scanner) etc.
Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre
programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK
XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau tabele
(WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS). Documentele astfel procesate se
memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit organizare, pentru a putea fi apoi uor
regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau microfilm, comunicate la distan sau
introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic.
d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri
telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, sunete naturale sau
sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput analogic i
convertit n form digital, ofer "materia prim" ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unor
echipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore, cum este sistemul SOUND
BLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod, o
interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale {casetofon,
magnetofon, compact-disk etc.) precum i cu dispozitivele de comunicaie acustic de genul:
telefon, interfon etc.
e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de
celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale
electronicii i informaticii.
Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini
succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund) genernd la privitorul uman
senzaia vizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt diverse:
realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini
transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur profesional precum
6

i imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor

dispozitive fizice i logice, n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de
prelucrarea informaiei sonore, dup cum imaginea este nsoit de sunet sau voce uman.
nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele
patru tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, dei
s-a plecat de la automatizarea i informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un loc importam n
activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare voce i
sunet dar, dinamica cea mai nalta o nregistreaz sistemele de comunicare i procesare a imaginilor
fixe i mobile asistate de calculator.
3. CONCEPTUL DE BIROTIC

Conceptul de birotic a aprut n SUA la nceputul anilor70 odat cu expresia Office
Automation. Echivalentul francez n perioada de nceput era Automatisation du Bureau sau
Automatisation du tertiare. n 1976, P. Berger si L. Nauges, dup Convenia Informatic de la Paris
introduc termenul de Bureautique pornind de la Bureau Automatique. Un an mai trziu, Institutul
Naional de Cercetare n Informatic i Automatic din Frana recunoate termenul de Bureautique.
Termenul romnesc corespondent Birotic este mprumutat din limba francez.
Fr ndoial c Birotica beneficiaz de suportul att al informaticii ct i al
telecomunicaiilor, dar ea se delimiteaz clar fa de cele dou domenii.
In general, sistemul informatic de birou este definit ca un concept informatic ce semnific
un ansamblu interconectat de echipamente i programe, avnd ca obiectiv procesarea informaiei in
activitatea de birou si care i exercita funciile sale in interdependen, att cu sistemele informatice
profesionale, ct i cu sistemele de telecomunicaii, ntre care se creeaz un ansamblu de legturi
funcionale.
In lucrarea "Elements d'informatique applique la gestion", Humbert Lesca i Jean
Peaucelle definesc Birotica " ca ansamblul de tehnici i mijloace tinznd spre automatizarea
activitilor de birou i n principal a prelucrrii i comunicrii cuvntului, texetelor i imaginilor"
Conform lui Michel Desaigne si lui Philippe Vuitton, "Birotica reprezint un ansamblu de
tehnici pentru gestionarea informaiei si a comunicaiilor ntre organizaii. Ele fac apel la tehnicile
informaiei si ale comunicaiilor de date si asigur, prin mijloace electronice, funcii de clasare si
ordonare, organizarea n pagin a textelor, pregtirea documentelor, a corespondenei electronice,
analiz si simulare, interogare si consultare la distan, vizualizare grafic si alte funcii de gestiune
a datelor pentru realizarea sarcinilor curente ale activitii de birou"
O definiie larg acceptat ar putea fi: "Birotica cuprinde orice echipament si aplicaie, care
contribuie la mbuntirea circulaiei informaiei n activitile de birou si, care nlesnete legtura
cu mediul extern".

Criterii Definiii:
Birotica este

conceptual
sistemul de informare individual a unei persoane sau a unei
echipe profesionale care lucreaz ntr-un birou, fr a avea alte
cunotine dect cele profesionale cerute de postul pe care l ocup.
7

modificri a modului de
lucru tradiional
electronica sau automatica birourilor desemnat de ansamblul
tehnologiilor, tehnicilor i mijloacelor care asigur executarea
automat a muncii de birou.
consecine umane i
sociale antrenate de
informatizarea birourilor
mijloacele i procedurile de asistare a muncii de birou, care se
sprijin pe Noile Tehnologii Informaionale i Comunicaionale i pe
metodele i teoriile de organizare a muncii, pentru a asigura
funcionarea biroului i a mediului su.


funciile biroticii
este un ansamblu de mijloace i resurse care asigur organizarea
muncii de birou prin oferirea unor fluxuri performante ale
documentelor i mesajelor, prin sprijinirea grupurilor eterogene de
lucru s se ntlneasc i s lucreze fr s se afle fa n fa i prin
oferirea de servicii colectivelor omogene de lucru.

sistem informaional
privit ca un sistem informaional de automatizare a muncii de
birou ce faciliteaz desfurarea n condiii optime a proceselor de
obinere, transmitere i stocare a informaiilor la nivel de birou,
departament sau ntreprindere.

Privit din punct de vedere informaional, Birotica este ncadrat n categoria sistemelor
informaionale. Din punct de vedere general, ntr-o organizaie ntlnim dou categorii de sisteme
informaionale: operaionale i de sprijinire a conducerii. ncadrarea biroticii ntr-una din aceste
categorii a fost i rmne motiv de discuii i dispute.
Cei mai muli autori (OBrien J., Alter S.) consider c birotica este poziionat la nivelul
operaional, pentru c se ocup cu operaiile de rutin, repetitive i urmrete nlocuirea sistemului
manual i semi-automatizat de organizare i transmitere a informaiilor cu ajutorul noilor tehnologii
informaionale.
Ali autori (Oprea D.) se opun acestei viziuni, considernd c birotica sprijin n mod egal i
conducerea tactic i strategic. Un exemplu, n acest sens, l constituie echipele de manageri care
lucreaz la diferite proiecte, pentru care sistemele de sprijinire a grupurilor de lucru, cu tehnologiile
aferente, nseamn productivitate i eficien sporite. Aceast viziune este sprijinit de ultimele
tehnologii informaionale (groupware, Internet, comer electronic) care transform birotica ntr-un
sistem informaional strategic pentru organizaie.
Delimitarea componentelor biroticii este dificil, ntruct utilizeaz echipamente sau
instrumente de lucru care sunt utilizate n mai multe domenii ale biroticii.
Putem identifica mai multe componente dup opiniile autorilor James OBrien17 i Steve
Alter18 (tabelul 1.2).
Autor componentele sistemului informaional de automatizare a muncii de birou
James
OBrien
sisteme de procesare electronic reunesc procesoarele de texte, desktop
publishing, sistemele de copiere;
sistemele de comunicaii electronice e-mail, v-mail, fax;
sisteme de reuniuni electronice - teleconferine, sisteme de sprijinire a
grupurilor de lucru;
sisteme de prelucrare a imaginilor sisteme multimedia, gestiunea
documentelor electronice;
sisteme de gestiune a biroului accesorii ale biroului electronic, programarea
8

activitilor, agenda electronic etc.

Steve
Alter

I. Sistemul de sprijinire a muncii de birou include instrumente pentru crearea i
gestionarea documentelor (obinuite sau electronice), care pot fi grupate astfel:
sistemele pentru procesare de texte i imagini creeaz, stocheaz, modific i
tipresc documente care conin texte sau combinaii ale acestora cu texte i
imagini. evoluia acestora a nceput odat cu apariia procesoarelor de texte
(cele mai simple), pn la sofisticatele sisteme desktop publishing prin care
este posibil crearea documentelor complexe;
programele de calcul tabelar reprezint un mod extrem de eficient de
organizare a datelor numerice, cu posibiliti multiple: realizarea de calcule (de
la simplu la complex), reprezentarea grafic, organizarea n baze de date.
Facilitile oferite de aceste programe s-au nmulit de la lansarea lor n anii70
(Visicalc) la ultimele versiuni de Lotus sau Excel;
sistemele de organizare a datelor individuale sunt destinate organizrii muncii
fiecrei persoane i nu se refer la bazele de date ale ntreprinderii. Sunt incluse
n aceast categorie instrumente de tip calendar, agend de lucru, lista cu
prioriti, lista cu nu uita s. Aceste instrumente sunt incluse n orice
versiune a interfeei Windows;
programele de prezentare ofer nespecialitilor posibilitatea de a realiza
prezentri independent, fr a apela la persoane specializate. Au o interfa
prietenoas, instrumente intuitive i faciliti de tip wizard care le fac uor de
utilizat. Putem include aici PowerPoint din pachetul Microsoft Office.
Piaa biroticii este dominat de Microsoft Office n Europa, dar i alte firme ca
Novell i Lotus ofer produse similare Perfect Office, Smartsuite. Un astfel de
produs nglobeaz, de obicei, un procesor de texte, un program de calcul tabelar,
un program pentru crearea de prezentri, un program de pot electronic, un
program de organizare a datelor individuale i este comercializat pentru 300-500 $.
II. Sistemul de comunicaii ajut utilizatorii s lucreze mpreun prin transmiterea
i partajarea datelor i se concretizeaz ntr-o gam larg de echipamente: de la
banal (telefon, fax, pager, pot electronic) la complex i sofisticat (pota prin
voce, videoconferine, audioconferine).
Sistemele de teleconferine presupun utilizarea transmisiei electronice
pentru a permite la 2 sau mai muli oameni s se ntlneasc i s discute o idee
sau o problem, fr s fie neaprat fa n fa. Prima form de teleconferin a
fost telefonul, ns evoluia tehnologiei a permis forme mai complexe i complete
pentru aceasta: audioconfeine, conferine prin calculator, videoconferine.
Sistemele electronice de transmitere a mesajelor au luat amploare ncepnd
cu anii 80 cnd nevoia comunicrii asincrone (din locuri i momente diferite) s-a
amplificat. Cele mai importante tehnologii sunt: pota electronic (e-mail), pota
prin voce (v-mail) i faxul. Iniial aceste tehnologii au fost utilizate separat, dar a
aprut tendina de fuzionare, n sensul c au mprumutat faciliti una de la alta (de
exemplu, la nceput, pota electronic permitea doar transmiterea de texte, acum se
pot transmite i imagini, astfel c ea poate nlocui faxul). Pe pia au aprut
produse care mbin cele trei tehnologii.
III. Sistemele de sprijinire a grupurilor de lucru (tehnologiile groupware sau
teamware) ofer sprijin persoanelor care lucreaz n echip sau la acelai proiect
prin asigurarea accesului partajat sau simultan la informaii, programarea
ntlnirilor, controlul asupra fluxului de date i comunicaii.
9

Biroul este mediul n care se desfoar conducerea i administrarea organizaiilor,

indiferent de natura lor. Unele persoane sunt implicate n procesul decizional, altele culeg, transmit
sau dirijeaz informaiile n cadrul organizaiei. De regul, astfel de activiti sunt reunite sub
sintagma a munci cu informaia, care sub influena noilor tehnologii capt o arie de cuprindere
mai larg dect accepiunea clasic. Informaia este deci obiectul biroticii.
Obiectivul biroticii este legat de asigurarea comunicrii dintre membrii unei
organizaii, precum i conectarea acesteia cu mediul exterior.
Din punct de vedere al echipamentelor, pentru realizarea aplicaiilor de comunicaie birotic
pot fi luate n considerare posibiliti diferite de soluionare (figura nr. 1).











Figura nr. 1- Aplicaii de comunicaie birotic


Tradiional, munca ntr-un birou se desfoar ntre orele 7.30 15.30. Tendina actual este
de a permite ca munca s se poat desfura oriunde i oricnd, dup cum este nevoie. Sunt
activiti pentru care sloganul 24x7 a devenit posibil. Meritele revin noilor tehnologii
informaionale, n special telecomunicaiilor (laptop-uri, telefoane celulare, Internet). Birotica
trebuie s rspund urmtoarelor nevoi:
nevoia de comunicare mai bun, mai rapid i mai ieftin ntre persoane i organizaii;
nevoia de sprijin a persoanelor care lucreaz mpreun, n acelai loc sau n locuri diferite.
Cu siguran, Birotica nu include doar tehnologii, ea afecteaz si structurile organizatorice,
presupune reorganizarea metodelor de lucru, implic formarea continu profesional a personalului,
modific ergonomia posturilor de lucru i are n vedere multiple criterii psihologice i sociale.



4. FUNCIILE BIROTICII

Un sistem informatic de birou trebuie sa ndeplineasc urmtoarele funcii principale:
gestiunea documentelor este considerat funcia primordial. A fost marcat de nlocuirea
scrisului de mn, a mainilor de scris i a fietelor de dosare prin sistemele electronice care
lucreaz cu procesoare de texte i aplicaii grafice;
gestiunea i dirijarea mesajelor a fost propulsat de nlocuirea serviciilor telefonice clasice
i a sistemului clasic de transmitere a mesajelor cu pota electronic i prin voce, cu servicii
Schimbulelectronicde
documente
EDI
AplicaiiINTERNET SoluiiINTRANET Telecomunicaii
(telefoane,computere)
GROUPWARE
(produseprogram
pentrugrupurilede
lucru)
GESTIUNEA
ELECTRONICA
DOCUMENTELOR
WORKFLOW
(Fluxuldelucru
informatizat)
10

electronice de informare;
sprijinirea grupurilor eterogene de lucru, prin intermediul groupware i al tehnologiilor
comunicaionale;
rezolvarea problemelor colectivelor de lucru, exercitat prin folosirea n comun a
informaiilor, autorizarea documentelor, gestiunea proiectelor i programarea activitilor
colectivului.


5. RELAIA DINTRE BIROTIC, INFORMATIC l TELECOMUNICAII

Dei are multe puncte comune cu informatica i telecomunicaiile, birotica se delimiteaz
suficient de clar de cele dou domenii nvecinate printr-o suit de particulariti care i confer o
"personalitate" distinct.
ntre aceste trsturi caracteristice ale biroticii, cele mai relevante sunt urmtoarele:
birotica are ca obiect prelucrarea, memorarea i transmiterea informaiei sub cele mai
variate forme i tipuri, de la forma analogic la cea digital, de la date i texte la
documente grafice;
birotica i propune creterea,, performanei activitii de birou i administrative ca o
direcie, pe ct de modern, pe att de eficient", de potenare a muncii intelectuale
desfurate n cadrul atribuiilor profesionale ale fiecrui funcionar, specialist sau
cadru de conducere la locul su de munc. Birotica poate fi astfel neleas i ca un
puternic instrument de "umanizare" a muncii intelectuale, la orice loc de munc n
care prelucrarea informaiei ocup un loc important. Informatizarea activitii de
birou, indiferent de natura i domeniul concret al acesteia, vizeaz, cu prioritate,
dotarea locului de activitate individual cu toate mijloacele de comunicaie si
prelucrare a informaiei n oricare din ipostazele urmtoare: lucru la birou, lucru n
deplasare, lucru la domiciliu sau combinaii ale acestor variante.
birotica i realizeaz funciile sale cu ajutorul celor mai moderne realizri tehnice
din domeniile electronicii, comunicaiilor i informaticii precum i al limbajelor
moderne de programare, de generaia a IV-a (procesoare de tabele, texte, documente,
imagini i sunet), n viitor, activitile birotice vor beneficia, din plin, de ultimele
realizri din domeniul inteligenei artificiale, al sistemelor de gestiune a bazelor de
cunotine, recunoaterea formelor, traducerea automat etc.
ntreaga gam de instrumente bard i soft utilizate n activitile birotice sunt integrate
raional n cadrul SISTEMELOR INFORMATICE DE BIROU care dispun de un nucleu informatic,
interfee specifice cu toate tipurile de periferice, precum i echipamente periferice de stocare i
transmitere a informaiei sub diferitele sale forme (analogic sau digital) ori genuri (date, texte,
documente, sunet i imagini).
Dac nelegem esena biroticii ca nzestrare a muncii de birou cu cele mai moderne
mijloace informatice i de comunicaie, vom realiza mai uor elementele comune ale BIROTICII cu
INFORMATICA i TELECOMUNICAIILE, att prin prisma scopurilor sale, ct i a mijloacelor
utilizate pentru atingerea acestor scopuri, n acest sens, imaginea din figura 1.1 sugereaz fluxurile
informaionale care pun n eviden locul i rolul biroticii n sistemul informaional al unei
organizaii sau ntreprinderi.
11

Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n activitatea unei
ntreprinderii sau organizaii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i operaionale, pe de o
parte, cu sistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte.
O prim remarc: sistemele birotice sunt parte integrant a sistemului informaional al
unitii (persoan juridic sau privat) i n aceast postur sarcinile sale se nscriu n cadrul
obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sistem informaional. Astfel, deciziile i
reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate, prelucrate si transmise, prin
sistemul informaional (sistemul informatic, sistemul birotic i sistemul propriu de comunicaii
interne) tuturor compartimentelor de execuie care formeaz sistemul operaional: sistemul de
producie sau de profil, sistemul comercial, sistemul de personal, sistemul de cercetare-dezvoltare,
sistemul financiar-contabil etc. Informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la
celelalte aspecte eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul
informaional, selectate, analizate, puse n forma adecvat i transmis operativ cadrelor de
conducere din sistemul decizional. Acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne
ale sistemului.













Figura nr. 2 - Birotica in sistemul microeconomic
Sistemul informaional realizeaz, ns i funcia de relaii informaionale ale sistemului cu
mediul social-economic: organe financiare i bancare, alte organizaii de stat sau private, organele
ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agenii), parteneri de afaceri, furnizori, clieni,
acionari, public etc. Aceast funcie extern, de legtur permanent cu mediu, ar fi de neconceput,
n condiiile de astzi, fr avantajele oferite de sistemele moderne de comunicaie a informaiei
MEDIULSOCIALECONOMIC
SISTEMELEDECOMUNICAII
SISTEMULINFORMAIONAL
BIROTICA
SISTEMELEINFORMATICEDEBIROU
INFORMATICA
SISTEMELEINFORMATICEPROFESIONALE
SISTEMULOPRAIONAL
SISTEMULDECIZIONAL
12

(scrise i orale, vizuale i auditive) n cadrul crora, sistemele de telecomunicaii asistate de

ordinator ocup un loc central.
A doua remarc: raportul dintre BIROTICA i INFORMATIC la nivel microeconomic,
este nu unul de concuren ci unul de complementaritate, birotica desvrind procesarea
informaiei nceput n sistemele informatice, pentru a o pune n cea mai accesibil form, la
dispoziia tuturor utilizatorilor de informaie interni (cadrele de decizie sau personalul de execuie)
sau externi (organe bancare i fiscale, instituii i persoane fizice interesate), n sens opus, birotica,
prin mijlocirea noilor tehnologii de comunicare i telecomunicaii este "fereastra" prin care o parte
considerabil a informaiei externe, provenite din mediu, este perceput operativ, tratat specific cu
mijloace birotice i transmis selectiv tuturor beneficiarilor interni de
Informaie din sistemul decizional, operaional i ndeosebi informaional in cadrul cruia
locul central l ocup sistemele informatice profesionale. Din observarea celor doua fluxuri
informaionale, unul de intrare, cellalt de ieire, se poate afirma c sistemele de birotic joac tot
mai mult un rol de INTERFAA ntre:
SISTEMUL NTREPRINDERII i MEDIUL SOCIAL-ECONOMIC;
SISTEMUL DECIZIONAL i SISTEMUL OPERAIONAL;
SISTEMUL DE TELECOMUNICAII (extern) i SISTEMUL
INFORMATIC AL NTREPRINDERII (intern)
A treia remarc: definirea granielor dintre BIROTIC i INFORMATICA, pe de o parte, dintre
BIROTIC i TELECOMUNICAII, pe de alt parte, nu este nici posibil nici de dorit datorit
complexitii celor trei domenii care se ntreptrund, a ratei nalte a progresului tehnic i tiinific
manifestat att de pregnant n aceste sectoare aflate ntr-o permanent modernizare. Se pot sesiza
chiar o serie de tendine cu profunde implicaii sociale, economice i profesionale de natur s
schimbe considerabil caracterul muncii umane fizice i intelectuale. Astfel, dac informatica
profesional se implic tot mai mult n organizarea si desfurarea muncii fizice i intelectuale la
nivel operaional prin: robotica, proiectare i fabricaie asistate de calculator etc., birotica i
propune s degreveze nsi munca intelectual de operaiile sale cele mai dificile, cu caracter de
rutin sau care solicit un efort ndelungat, n acest mod, informatica va deveni im instrument
esenial al produciei i execuiei, aa cum birotica devine un instrument de baz al conducerii i
deciziei, pentru cunoaterea realitii, fundamentarea i elaborarea deciziilor, comunicarea si
urmrirea executrii lor.

6. IMPLICAIILE ORGANIZAIONALE PRODUSE DE BIROTIC
Cheia succesului pentru Birotic const n abandonarea majoritii noiunilor de baz pe
care este construit o ntreprindere clasic. Lucrtorii i managerii de azi sunt prizonierii unei teorii
nvechite cu privire la organizarea muncii - teorii ce dateaz de la nceputurile revoluiei industriale.
Aceste idei: diviziunea muncii, necesitatea controalelor meticuloase, ierarhia managerial -
nu mai sunt valabile ntr-o lume de competiie global i n continu schimbare. Viitorul aparine
reengineering-ului care se caracterizeaz prin urmtoarele trsturi:
realizeaz schimbarea la fa a unitilor de lucru, de la departamente funcionale la echipe
de proces,
13

atributele diferitelor posturi se schimb: se trece de la executarea unor operaii simple la

lucrri multidimensionale,
rolul oamenilor nu mai este acelai, ei trec de la subordonare la putere de decizie,
sensul pregtirii cadrelor se schimb, de la calificare la educaie,
msurarea performanelor i stabilirea recompenselor se concentreaz nu att pe activitate
ct pe rezultate,
se aplic alte criterii de avansare (promovare), se trece de la performan la abilitate,
rolul managerilor se schimb - din supraveghetori devin mentori,
structurile organizaionale se aplatizeaz,
poziia efilor nu mai este aceeai: din constatatori de rezultate devin lideri.
Tehnologiile informaionale i de comunicaii sunt pe cale s declaneze o nou mod de
cretere economic, capabil s stimuleze dezvoltarea societii informaionale. Schimbrile
structurale care se produc n economiile diverselor ri bulverseaz schemele tradiionale de posturi,
antreneaz deplasri geografice de for de munc, omaj i rupturi sociale.
n lumea ntreag, distribuirea muncii n-a ncetat s evolueze: de la sectorul primar ctre
sectorul secundar, de la sectorul secundar ctre cel teriar. n fiecare etap, investirea capitalului se
realizeaz n pofida reducerii forei de munc prin creterea produciei.

n sectorul primar i n cel secundar, fora de munc a fost nlocuit de maini. Acest
fenomen se manifest n societile informaionale aflate n emergen: un anumit numr din
sarcinile de birou i din cele administrative i-au pierdut importana datorit automatizrii. n toate
rile dezvoltate, de exemplu, apariia tranzaciilor financiare electronice a antrenat n sectorul
bancar importante reduceri de personal. Structura economiei evolueaz, o parte din aceste persoane
i vor gsi, probabil, un loc de munc n noile industrii consumatoare de informaii.
Paralel cu schimbarea structural, i natura posturilor de lucru va suferi o transformare
profund. Condiiile de lucru se simplific o parte dintre persoane vor putea lucra n particular la
domiciliu; iar preul pe care trebuie s-l plteasc este c frontiera dintre via privat i cea
personal este greu de delimitat.
Numrul angajailor care se ocup cu informaia n lume este n continu cretere. Exemple:
Olanda 40 % din populaia activ, SUA 65 %, Uniunea European mai mult de 60 % din
locurile de munc. n Germania, ntre anii 1970 i 1987, ponderea angajailor ocupai cu prelucrarea
informaiilor a crescut de la 28.4 % la 39.2 %. Frana, n perioada 1968-1989 a nregistrat o cretere
de la 32.2% la 45.1%. n Japonia s-au nregistrat, n perioada 1970-1990, creteri de la 29.9 % la
33.4 %.
Dup cum se vede, trecerea la societatea informaional i spune cuvntul nu numai
n domeniul dotrii cu calculatoare i adoptrii tehnologiilor informaionale, ci i n cel al
profesiilor i ocuprii forei de munc. La nivelul personalului principalele impedimente sunt:
angajaii sunt reticeni la schimbare, ei fiind obinuii cu echipamentele informatice pe care
le utilizeaz n mod frecvent;
angajaii tineri, trebuie s-i continue formarea profesional prin instruirea n cunoaterea
elementelor de baz ale folosirii de pagini HTML i ale publicrii pe WEB;
lipsa specializrii personalului n crearea i ntreinerea procesului de partajare a
informaiilor;
departamentele nu sunt instruite/motivate n dezvoltarea propriilor site-uri i n actualizarea
i mbuntirea continu a coninutului acestora;
necesitatea instruirii personalului n prelucrarea, gestionarea i mbuntirea documentelor
HTML.
Japonezii sunt cei care au descoperit c un potenial imens l reprezint grupurile de lucru
formate din lucrtori, nu ierarhic, ci pe orizontal. Ideea a fost preluat i adoptat i de occidentali.
Tehnologia informaional susine acest mod de organizare prin groupware. n plan organizaional
14

menionm trecerea de la individual la grupuri de lucru. n cadrul Biroticii aceast trecere este
reflectat de componentele groupware.
ntr-un proiect groupware, organizarea activitilor i a structurilor necesare pentru acestea
sunt doi poli care vor ridica performanele ntreprinderii pn la ndeplinirea ambiiilor ei strategice.
Organizarea poate fi neleas ca o structur de aciune i influeneaz oameni cu valorile i
comportamentele lor individuale i de grup. Cei doi poli organizaionali se numesc astzi
<<procese>> i <<echipe de lucru>>. Aplicarea concret a acestor concepte permite ntreprinderilor
s lucreze mai bine, mai repede, cu mai puin i s intre astfel n economia post-industrial a
secolului XXI.
Formula organizatoric specific reducerii numrului de niveluri ierarhice n structurile
organizaionale i a practicrii unui management modern, reticular, participativ este ECHIPA.
Lucrul n echip poate fi privit ca o tentativ modern de a realinia motivaia individual la
raionalitatea organizaiei.

Apariia PC-urilor i a softului adecvat a extins aria utilizatorilor individuali de calculatoare,
iar tehnologia reelelor, alturi de alte realizri din domeniul comunicaiilor, a constituit impulsul
iniial al conturrii ideii de grup de lucru.
Susinerea ei de ctre persoane autorizate, cum sunt Peter Drucker sau John Hoerr, prin
afirmaii precum c munca n echip este mult mai eficient dect cea individual, indiferent c ea
se desfoar n atelierele de producie sau n birouri, a constituit un motiv i mai puternic de
acordare a unei deosebite importane. Deodat s-a declanat un proces puternic de scoatere n
lumin a unor activiti de birou ce se desfurau ntr-un mare anonimat i, uneori, ntr-o
condamnabil izolare23.
Un studiu efectuat asupra activitilor desfurate de mai multe echipe a demonstrat c, n
mod obinuit, 70 % din timpul lor este dedicat unor sarcini de rutin, pentru care membrii echipei
nu-i consum energia i creativitatea, ce este principala surs de inovaie, prin care ntreprinderea
capt un avantaj concurenial. La originea ineficienei, sau a eecului echipelor poate fi oricare din
motivele urmtoare:
inovatorii pierd timp cu descoperirea unor soluii deja dezvoltate, cunotinele strategice nu
au fost capitalizate,
cad n capcana unor acelorai erori din proiectele trecute,
datorit lipsei standardizrii nu pot s optimizeze costurile i pierderile de timp.
Prin implementarea unui management productiv i pro-activ de cunotine, a unor tehnologii
specifice groupware urmrete eliminarea ineficienei echipelor. Cuplul <individ-grup> este
principalul motor groupware. Pentru proiectele groupware, dinamica uman este principalul factor
de succes. Ea privete att evoluia mecanismelor culturale individuale (cum ar fi valorile i
comportamentele n munc ce sunt vectorii necesari performanei colective) ct i evoluia
mecanismelor de grup ce permit concretizarea unei structuri eseniale: echipa de lucru. Aceasta este
format din indivizi care formuleaz ipoteze, stabilesc obiective, definesc strategii i creeaz
organizaii ce permit fiecrui lucrtor s rezolve o anumit sarcin.

7. DE CE ESTE TOTUI NECESAR AUTOMATIZAREA LUCRRILOR DE BIROU?
Se tie c celebrul filozof german Goethe, observnd fiina uman, a fcut remarca
rutcioas, ns extrem de pertinent: Fiecare ascult numai ce nelege!. Trebuie s fim de acord
c implementarea noului model de economie const n crearea de noi piee i expansiunea celor
existente, apariia de noi modele de comportament pentru productori i consumatori, noi tipuri de
bani, noi mentaliti, noi reele de distribuie, transformarea modelelor economiei tradiionale. Spre
ce ne ndreptm: economie digital, economie Internet, webeconomie, economie virtual etc.
15

Ca i economia real, cea digital are la baz piaa, care se transform dintr-una standard
ntr-una electronic, bazat pe tehnologia informaiei. Principala caracteristic a procesului de
realizare a afacerilor ntr-o lume digital const n faptul c la baza proceselor de distribuie se
situeaz culegerea, selectarea, sintetizarea i distribuirea informaiei. Lanul unei afaceri digitale
ncepe cu aprovizionarea i cererea i se ncheie cu preurile i cu competiia.














Figura nr. 3 - Structura economiei digitale

Cine se gndete c automatizarea lucrrilor de birou se reduce doar la procesare de texte pe
un PC, nu numai c nu este la zi, este supus sigur procesului erodrii afacerii i de ce nu falimentrii
ei.
n Birotic intr orice echipament i aplicaie care contribuie la mbuntirea circulaiei
informaiei n activitile de birou i, care nlesnete legtura cu lumea exterioar. S rspundem
ns la ntrebarea din titlu. Aceast automatizare este necesar cel puin din urmtoarele motive:
activitile de birou conin mult rutin;
se dorete un acces mai operativ la date n raport cu momentul lurii deciziei (n timp real);
tratarea mai unitar a datelor care sunt pstrate ntr-un mod mai puin redundant dar n
acelai timp ntr-o manier distribuit;
circulaia mai rapid i securizat a datelor ntre birouri i ali ageni economici;
creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de
regsire a informaiei;
creterea calitii, operativitii i a productivitii muncii de birou;
accesului la fabulosul mediu informaional i comercial care este Internet-ul.




4.Tranzaciionline
3.Intermediari
2.Aplicaii
1.Infrastructura
Internet
Activitate
economica
Infrastructur