PROCEDUR OPERAIONAL

DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII

PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

1/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

1. SCOP I DOMENIU DE APLICARE

Prezenta procedur reglementeaz derularea activitii de achiziii publice, n
conformitate cu Ordonana de Urgenta a Guvernului nr. 34 din 2006 cu modificrile i
completrile ulterioare, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de
servicii, precum i alte acte normative care reglementeaz achiziiile publice (a se
consulta www.anrmap.ro).
2. DEFINIII I ABREVIERI
2.1. Definiii
- procesul de achiziie public reprezint o succesiune de etape, dup
parcurgerea crora se obine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia, serviciul sau
lucrarea, ca urmare a atribuirii unui contract de achiziie public;
- acord-cadru - nelegerea scris intervenit ntre una sau mai multe autoriti
contractante i unul sau mai muli operatori economici, al crei scop este stabilirea
elementelor/condiiilor eseniale care vor guverna contractele de achiziie public ce
urmeaz a fi atribuite ntr-o perioad dat, n mod special n ceea ce privete preul i,
dup caz, cantitile avute n vedere;
- contract de achiziie public - contractul care include i categoria contractului
sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre
una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul sau mai muli operatori
economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse
sau prestarea de servicii, n sensul prezentei ordonane de urgen;
- contract de concesiune de lucrri publice - contractul care are aceleai
caracteristici ca i contractul de lucrri, cu deosebirea ca n contrapartida lucrrilor
executate contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea autoritii
contractante, n calitate de concedent, dreptul de a exploata rezultatul lucrrilor pe o
perioada determinat sau acest drept nsoit de plata unei sume de bani prestabilite;
- contract de concesiune de servicii - contractul care are aceleai caracteristici
ca i contractul de servicii, cu deosebirea ca n contrapartida serviciilor prestate
contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea autoritii contractante, n
calitate de concedent, dreptul de a exploata serviciile pe o perioada determinat sau
acest drept nsoit de plata unei sume de bani prestabilite;
- procedur de atribuire - etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractant
i de ctre candidai/ofertani pentru ca acordul prilor privind angajarea n contractul de
achiziie public s fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitaia deschis,
licitaia restrns, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de soluii;
- propunere financiar parte a ofertei ce cuprinde informaiile cu privire la pre,
tarif, alte condiii financiare i comerciale corespunztoare satisfacerii cerinelor solicitate
prin documentaia de atribuire;
- propunerea tehnic parte a ofertei elaborat pe baza cerinelor din caietul de
sarcini sau, dup caz, din documentaia descriptiv;
- vocabularul comun al achiziiilor publice - CPV - desemneaz nomenclatorul
de referin aplicabil contractelor de achiziie public, adoptat prin Regulamentul nr.
2.195/2002/CE al Parlamentului European i al Consiliului privind vocabularul comun al
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

2/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

achiziiilor publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16
decembrie 2002, asigurnd corespondena cu alte nomenclatoare existente;
- sistemul electronic de achiziii publice - SEAP desemneaz sistemul
informatic de utilitate public, accesibil prin internet la o adres dedicat, utilizat n scopul
aplicrii prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire;
- structura iniiatoare - structura din cadrul instituiei care elaboreaz referatul de
necesitate care st la baza nceperii procedurii (este beneficiarul direct al achiziiei);
- responsabil de contract persoana desemnat prin decizie de ctre
conducerea instituiei s urmreasc modul de derulare a contractului din prisma
perioadei de derulare i a plilor efectuate.
2.2. Abrevieri
DAP Dosarul achiziiei publice;
SAP Serviciul de Achiziii Publice;
SEAP Sistem electronic de achiziii publice;
CPV - Vocabularul comun al achiziiilor publice;
CA Consiliul de Administraie;
S Senatul universitii;
DGA- Director General Administrativ;
BVC Buget de venituri i cheltuieli;
JOUE Jurnalul Oficial al Uniunii Europene;
CEO Comisia de evaluare a ofertelor;
ANRMAP Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea
Achiziiilor Publice;
CNSC - Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor;
UCVAP - Unitatea pentru Coordonarea i Verificarea Achiziiilor Publice;
OE - Operator economic;
AC Autoritate Contractant;
RUC Registrul unic de coresponden.
3. DOCUMENTE DE REFERIN
Ordinul nr. 136 din 6 aprilie 2012 al Preedintelui Autoritii Naionale pentru
Reglementarea si Monitorizarea Achiziiilor Publice, privind notificarea cu privire la
ncheierea contractului de achiziie public/acordului-cadru.
H.G. nr. 219/2012 privind modificarea art. 93 din H.G. nr. 925/2006 pentru
aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de
achiziie public din Ordonana de urgenta a Guvernului nr. 34.2006 privind atribuirea
contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a
contractelor de concesiune de servicii.
Legea nr. 279 din 7 decembrie 2011 pentru modificarea si completarea O.U. nr.
34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune
de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.
O.U. 114 din 21 decembrie 2011 privind atribuirea anumitor contracte de achizi ii
publice n domeniile aprrii i securitii.
Ordin nr. 509 din 14.09.2011, al preedintelui Autorit ii Na ionale pentru
Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice privind formularea criteriilor de
calificare i selecie.
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

3/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

H.G. 801 din 4 august 2011 pentru modificarea i completarea H.G. nr. 525/2007
privind organizarea i funcionarea Autoritii Na ionale pentru Reglementarea i
Monitorizarea Achiziiilor Publice.
Ordin nr. 302 din 01.06.2011, al preedintelui Autoritii Na ionale pentru
Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice, privind aprobarea formularelor
standard ale procesului-verbal al edinei de deschidere a ofertelor i Raportului
procedurii, aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achizi ie public, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.
Ordin nr. 313 din 29.06.2011, al preedintelui Autoritii Naionale pentru
Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice, cu privire la interpretarea anumitor
dispoziii privind procedurile de atribuire a contractelor de achizi ie public, a contractelor
de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.
O.U. 40 din 20 aprilie 2011 privind promovarea vehiculelor de transport rutier
nepoluante i eficiente din punct de vedere energetic.
Legea nr. 278/2010 privind aprobarea O.U. nr. 76/2010 pentru modificarea i
completarea O.U. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizi ie public, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.
Ordinul nr. 314 din 12 octombrie 2010 privind punerea n aplicare a certificatului de
participare la licitaii cu oferta independen.
Interpretarea Ordinului nr. 314 din 12 Octombrie 2010 privind punerea n aplicare a
certificatului de participare la licitaii cu oferta independent.
O.U.G. nr. 76/2010 pentru modificarea i completarea Ordonan ei de urgent a
Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizi ie public, a contractelor
de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.
Hotrrea nr. 827 din 22 iulie 2009 pentru aprobarea Normelor privind procedura
specific pentru elaborarea i transmiterea cererii de constatare a faptului c o anumit
activitate relevant este expus direct concurenei pe o pia la care accesul nu este
restricionat.
Ordin nr. 122 din 14 august 2009 pentru modificarea Regulamentului privind
supravegherea modului de atribuire a contractelor de achizi ie public, a contractelor de
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, aprobat prin
Ordinul preedintelui Autoritii Naionale pentru Reglementarea i Monitorizarea
Achiziiilor Publice nr. 107/2009.
H.G. nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare
la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 34/2006, cu modificrile i
completrile ulterioare.
Ordin nr.1517 din 27 mai 2009 privind aprobarea Ghidului pentru implementarea
proiectelor de concesiune de lucrri publice i servicii n Romnia.
Ghidul pentru implementarea proiectelor de concesiune de lucrri publice i servicii
n Romnia.
Ordinul nr. 107 din 6 iulie 2009 pentru aprobarea Regulamentului privind
supravegherea modului de atribuire a contractelor de achizi ie public, a contractelor de
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.
Ordinul nr. 51/2009 privind accelerarea procedurilor de licitaie restrns i
negociere cu publicare prealabil a unui anun de participare.
O.U. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor
de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu
modificrile i completrile ulterioare.
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

4/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

Ordin nr. 113 din 11 aprilie 2008 pentru aprobarea Regulamentului privind
supravegherea modului de atribuire a contractelor de achiziie public, a contractelor de
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.
H.G. nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a
prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace
electronice din O.U. nr. 34/2006 modificat i completat prin H.G. nr. 198/2007.
H.G. nr. 525/30.05.2007 privind organizarea i funcionarea Autoritii Naionale
pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice.
H.G. nr. 942/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Ordonan ei de urgen
a Guvernului nr. 30/2006, cu modificrile i completrile aduse de 1.083/2007.
O.U.G. nr. 30/2006 privind funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente
procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, modificat i completat prin
Legea 228/2007 i prin O.U.G. nr. 129/2007.
H.G. nr. 71/2007 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare
la atribuirea contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune
de servicii din O.U.G. nr. 34/2006.
H.G. nr. 782/2006 pentru aprobarea Regulamentului de organizare i funcionare al
Consiliului Naional de Soluionare a Contestaiilor.
O.U.G. nr. 74 / 2005 privind nfiinarea ANRMAP.
MSIM ed. 1, rev. 1 Manualul sistemului integrat de management.
PO 07.12 ed. 2 Aprovizionarea.
4. NTOCMIREA PROGRAMULUI ANUAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE
4.1. ntocmirea programului anual al achiziiilor publice
4.1.1. Programul anual al achiziiilor publice (F274.08/Ed.01) cuprinde totalitatea
procedurilor pe care autoritatea contractant intenioneaz s le organizeze pe parcursul
unui an bugetar.
4.1.2. Programul anual al achiziiilor publice trebuie s cuprind informaii despre:
1. obiectul contractului/ acordului-cadru;
2. cod CPV;
3. valoarea estimat fr TVA (lei i euro);
4. procedura care urmeaz s fie aplicat;
5. data estimat pentru nceperea procedurii;
6. data estimat pentru finalizarea procedurii.
7. persoana responsabil pentru atribuirea contractului respectiv.
4.2. Elaborarea Programului anual al achiziiilor publice
4.2.1. Programul anual de achiziii publice (formular cod F 274.08) se elaboreaz de ctre
SAP ntr-o prim faz (care cuprinde n linii mari procedurile principale pe care AC
intenioneaz s le organizeze) cel trziu pn la finele anului n curs, pentru anul
urmtor.
4.2.2. Pn cel trziu la 15 noiembrie a anului n curs, toate facultile, departamentele,
compartimentele, serviciile, birourile, direcia general administrativ nainteaz ctre
SAP propunerile de achiziii pentru anul urmtor, care cuprind informaiile nscrise n
formularul F 275.08 (pentru facultati si departamente) sau n formularul F 273.08 (pentru
departamente la nivel de universitate,compartimente, servicii, birouri) ,dup caz,
propuneri care sunt analizate (n cazul facultilor de ctre consiliul departamentului i
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

5/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

consiliul facultii iar n cazul serviciilor/ birourilor/departamentelor la nivel de

universitate de ctre Direcia General Administrativ) i avizate n urmtoarea ordine de
ctre:
- pentru faculti: efii departamentelor, administratorii de facultate, decanul
facultii, serviciul achiziii publice, contabil ef i rector;
- pentru servicii/ birouri/ departamente (la nivel de universitate): efii serviciilor/
birourilor/departamentelor (la nivel de universitate), serviciul achiziii publice,
contabil ef, director general administrativ i rector.
Neprezentarea pn la data menionat mai sus de ctre o structur din cadrul AC a
propunerilor de achiziii pentru anul urmtor va conduce la imposibilitatea elaborrii n
timp util a planului de achiziii cu consecine care se vor reflecta n acest caz asupra
ntregii instituii.
4.2.3. SAP elaboreaz, pn la finele anului n curs, propunerea de Program anual de
achiziii publice (formular cod F 274.08) care va include ntr-o prim faz procedurile de
achiziie pe care autoritatea intenioneaz s le organizeze.
4.2.4. n perioada imediat urmtoare, dac situaia o impune, conducerea autoritii
contractante prin intermediul CA analizeaz i rectific (acolo unde este cazul)
propunerea de Program anual de achiziii publice (formular cod F 274.08 i aprob
forma final a acestuia.
4.2.5. Programul anual de achiziii publice este unul din documentele de referin pentru
ntocmirea BVC. Dup aprobarea BVC, se definitiveaz Programul anual de achiziii
publice, n funcie de fondurile aprobate i de posibilitile de atragere a altor fonduri.
4.2.6. Originalul programului este gestionat de ctre SAP.
4.2.7. Programul anual de achiziii publice, n format electronic, va fi accesibil pentru
consultare (n regim controlat), doar printr-o solicitare n scris avizat n prealabil de
Directorul General Administrativ i transmis Serviciului Achiziii Publice. Serviciul Achiziii
Publice va pune la dispoziie informaia solicitat n termen de maxim 30 de zile de la
primirea solicitrii.
4.3. Modificri ce pot fi aduse Programului anual de achiziii publice
4.3.1. Situaiile n care se pot face modificri ale Programului anual de achiziii publice
sunt:
a) cazul n care se introduc achiziii care vizeaz realizarea de proceduri i care
nu au fost luate n considerare la data ntocmirii programului anual, dar care au aprut ca
necesare la un moment dat. n acest caz, facultatea/ departamentul/ compartimentul/
serviciul/ biroul iniiator (cel care solicit achiziia), ntocmete un referat de necesitate
pentru noua achiziie,(formularul F 275.08 pentru facultati si departamente sau F 273.08
pentru departamente la nivel de universitate, compartimente, servicii, birouri), nsoit de
un memoriu justificativ sau de o justificare ce poate fi prezentat n cadrul referatului
(doar dac este cazul i anume dac produsele/ serviciile/ lucrrile noi solicitate sunt de o
complexitate i valoare financiar ridicat), n care se va specifica motivul pentru care
achiziia nu a fost inclus n propunerea de program iniial, i l va supune spre analiza i
avizare respectnd paii de la punctul 4.2.2.
Pe baza acestui document, cu aprobrile necesare, solicitarea achiziiei va fi
introdus n Programul anual de achiziii publice.
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

Cod document
PO 07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

6/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

Modificarea programului de achiziii va fi efectuat de ctre personalul SAP, dup

prezentarea documentelor de mai sus.
b) cazul de renunare la achiziii. n acest caz, facultatea/ departamentul/
compartimentul/ serviciul/ biroul iniiator, nainte de data stabilit pentru nceperea
procedurii pentru achiziia respectiv, va elabora un referat justificativ de renunare la
aceasta.
Referatul, respectnd paii menionai la punctul 4.2.2, va fi naintat Serviciului de
Achiziii Publice.
Termenul de naintare a solicitrii de renunare trebuie s in seama de celelalte
termene legale i, oricum, trebuie emis nainte de iniierea procedurii de atribuire a
contractului respectiv.
c) Modificarea perioadei de derulare i/sau accelerarea procedurii. Facultatea/
departamentul/ compartimentul/ serviciul /biroul iniiator (solicitant) nainteaz ctre SAP
un referat, respectnd paii de la punctul 4.2.2, prin care solicit schimbarea perioadei de
derulare i/sau accelerarea procedurii de achiziie stabilit iniial n programul anual.
Acesta conine motivele solicitrii, precum i data, perioada nou solicitat, inndu-se
seama, n cazul devansrii, de termenele legale. Dac este cazul accelerrii procedurii,
SAP ntocmete Nota justificativ de accelerare i o supune aprobrii CA.
4.3.2. Orice modificare de program care vizeaz introducerea de proceduri de achiziie se
supune, doar dac este cazul n funcie de complexitatea noilor proceduri introduse n
plan, spre aprobare CA n noua variant.
5. DESFURAREA PROGRAMULUI ANUAL DE ACHIZIII PUBLICE
5.1. Serviciul responsabil cu urmrirea programului anual de achiziii publice este SAP. El
aduce la cunotina DGA dac sunt solicitate modificri ale Programului anual de achiziii
pentru luna respectiv i ce anume.
ATENIE! Procedura de modificare a Programului de achiziii publice nu va
obstruciona, pe ct posibil, procedurile de achiziie.
5.2. Serviciul Achiziii Publice trebuie s rspund solicitrilor fcute de facultatea/
departamentul/ compartimentul/ serviciul/ biroul iniiator cu care colaboreaz.
5.3. n egal msur, facultatea/ departamentul/ compartimentul/ serviciul/ biroul iniiator/
solicitant, va trebui s i ia toate msurile necesare pentru ca activitatea de achiziionare
s decurg normal i n condiiile legii.
6. NTOCMIREA DOSARULUI DE ACHIZIIE PUBLIC
6.1. Fluxul procesului de elaborare DAP
ntocmire
Referat de necesitate i oportunitate
formularul F 275.08 (pentru facultati si
departamente) sau F 273.08 (pentru
departamente la nivel de
universitate,compartimente,servicii,birouri)

F 03.07/Ed.2

semnturi
ntocmit Facultate// depart.
/Compartiment/serviciu/ birou iniiator
Viza de certificare (pentru faculti) sef departament ;
Viza Administrator Sef (doar pentru faculti)
Viza Decan (doar pentru faculti)
Viza
ef
structura
organizatoric
(pentru
servicii/birouri/departamente la nivel de universitate)
eful structurii menionate anterior
Viza DGA (pentru servicii/birouri/departamente la nivel
de universitate)
Viza Serviciul Achiziii Publice
Viza contabilitate pentru certificarea existentei fondurilor
Viza Control Financiar Preventiv
Aprobat: Rector
SIM/PO/PO-07.13

Cod document
PO 07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

7/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

nregistrare: Referat de necesitate i oportunitate n

conformitate cu cazurile din procedur
Elaborare
Not de estimare a valorii
Formularul F261.08

Elaborare
Caiete de sarcini

Elaborare
Not justificativ privind alegerea
procedurii de atribuire
Formular F138.08

Elaborare
Not justificativ privind criteriile de evaluare
si criteriul de atribuire
Formular F195.08

Elaborare
Documentaie de atribuire:
- Fia de date a achiziiei : formular F151.08
- Formulare

ntocmit AFP din cadrul SAP

Viza de certificare Contabil ef
nregistrare: Nota de estimare a valorii
Avizeaz: DGA, ef SAP
Aprob: RECTOR
ntocmit: personal din departament i/sau personal
administrativ
Aprobat: decan/DGA
nregistrare: Caiet de sarcini
ntocmit AFP din cadrul SAP
Avizat ef SAP
Avizat DGA
Aprob - RECTOR
nregistrri: Nota

ntocmit AFP din cadrul SAP

Avizat Sef SAP, DGA
Aprob - RECTOR
nregistrri: Nota
nregistrri: Nota

ntocmit: AFP din cadrul SAP

Elaborare proiect de contract i stabilirea

clauzelor obligatorii

Consilier Juridic SAP

ntocmire
Decizie numire Comisie de atribuire a
ofertei
Formular F140.08

ntocmit: SAP la propunerea decanului/DGA

nregistrare: Decizia
Aprob - RECTOR

Elaborare i transmitere spre publicare

Anun de intenie (dac e cazul)

Elaborare i transmitere spre publicare Anun

participare/ Invitaie de participare
Formular F150.08

Punerea la dispoziia operatorului economic a

documentaiei de achiziie

Solicitare clarificri dosar achiziie

F 03.07/Ed.2

ntocmit: AFP din cadrul SAP

nregistrri: Confirmare introducere n SEAP

ntocmit: AFP din cadrul SAP

nregistrri: Confirmare introducere n SEAP

Responsabil: AFP din cadrul SAP

nregistrri: - solicitare scris a OE

nregistrare: Solicitarea n scris a O.E.

Rspuns:SAP sau dup caz SAP n colaborare cu
compartimentul specializat sau beneficiarul direct al achiziiei
SIM/PO/PO-07.13

Cod document
PO 07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

8/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

Aprob - RECTOR
Confirmare ataare n SEAP
Deschiderea ofertelor i verificarea acestora
Forumar F143.08
edina de analiz a ofertelor depuse d.p.d.v.
al eligibilitii, al propunerii tehnice i
financiare (pot fi realizate mai multe PV)

Solicitare clarificri oferte

Formular F144.08

Elaborare raport privind procedura de atribuire

i aprobarea acestuia
Formular F159.08

Corespondena cu OE n cazul unor eventuale

contestaii

Elaborare i transmitere
Comunicri de atribuire
F147.08/Ed.01 i F148.08/Ed.01

Elaborare i semnare
Contract

Publicare anun atribuire contract n SEAP

Elaborare document constatator privind

ndeplinirea obligaiilor contractuale

Elaborare
Fia de urmrire a contractului

Semneaz: Comisia de evaluare a ofertelor

nregistrare: PV de deschidere a ofertelor

Semneaz: Comisia de evaluare a ofertelor

nregistrare: PV de analiza a ofertelor

ntocmete: SAP mpreun cu CEO

Aproba: Rector
nregistrare: Corespondena scris ntre CEO i OE
ntocmete: SAP
Semneaz: Comisia de evaluare a ofertei
Aprob: Rector
nregistrare: Raport de evaluare a procedurii de atribuire

ntocmete: Consilier Juridic, SAP i CEO

Aprob: Rector
nregistrri: Adrese scrise i confirmrile de primire
ntocmit - SAP
Aprob RECTOR
nregistrri: Adrese i dovada transmiterii lor

ntocmit: Consilier Juridic

Semneaz Consilier Juridic, CFP, Contabil Sef,
Director General Administrativ, Rector
nregistrare: Contract
ntocmit: Sef SAP
nregistrarea: Confirmare ataare n SEAP

ntocmit: SAP
Aprob: Rector
nregistrri: Document constatator primar/ final privind
ndeplinirea obligaiile contractuale

ntocmit: Responsabil de contract numit prin decizie

Semneaz: Responsabilul de contract
nregistrri: Facturi, procese verbale de predare-primire,
etc.

6.2. Componena DAP

1. Referat de necesitate (formular F120.08 si/sau F121.08 )
2. Not de estimare a valorii. (formular F261.08)
3. Nota de alegere procedura (dac este cazul, situaie impus de O.U.G.
34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare). (formular F138.08)
4. Nota justificativ stabilire criterii de evaluare i a criteriului/criteriilor de atribuire.
(formular F195.08)
5. Caietul de sarcini
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

9/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

Not: la elaborarea caietului de sarcini s fie menionate particularitile pentru

fiecare achiziie (dotare tehnic, specializare personal).
6. Nota justificativ privind accelerarea procedurii (dac este cazul).
7. Documentaia de atribuire (fia de date formular formular F151.08, clauzele
contractuale, formularele).
8. Anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este
cazul.
9. Anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare i/ sau dup
caz, invitaia de participare. (formular Formular F150.08 )
10. Referatul de propunere a comisiei. (formular F139.08)
11. Decizia de numire a Comisiei de evaluare a ofertei. (formular F140.08)
12 Declaraie de confidenialitate i imparialitate.
13. Notificare Unitatea de Control si Verificare a Achiziiilor Publice - Fia de
prezentare.
14. Decizie de verificare referitor la funcia de verificare a aspectelor procedurale,
dac este cazul.
15. Solicitri de clarificri la documentaia de atribuire.
16. Rspunsul autoritatii contractante i confirmarea transmis a clarificrilor
(formular COD F 497.13).
17. Ofertele operatorilor economici.
18. PV al edinei de deschidere a ofertelor. (formular F143.08).
19. PV al sedintei de analiza a ofertelor (formular cod F 496.13).
20. Solicitrile de clarificri privind oferta i confirmarea acestora. (formular
F144.08)
21. Rspunsul clarificrilor primite.
22. Proces verbal de analiz i stabilire a ctigtorului (formular cod F 496.13).
23. Contestaiile formulate dup caz.
24. Raportul procedurii de atribuire (formular nr. F159.08).
25. Comunicrile
privind rezultatul procedurii i confirmarea transmiterii
acestora(formular nr. F147.08 si F148.08).
26. Contractul de achiziie public/ acordul-cadru, semnate.
27. Anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare.
28. Documentul constatator primar/ final privind ndeplinirea obligaiilor
contractuale.
6.2.1. Dosarul achiziiei publice, ofertele i documentele de calificare i selecie se
pstreaz 5 ani de la data atribuirii contractului.
6.2.2. Dosarul unei proceduri de atribuire anulat se pstreaz 5 ani de la data anulrii
procedurii.
6.2.3. Referatul de necesitate i oportunitate (formular cod F 120/08 i F 121/08).
Facultatea/ departamentul/ compartimentul/ serviciul/ biroul iniiator elaboreaz referatul
de necesitate i oportunitate pentru achiziii publice. n cazul departamentelor facultilor
acesta este semnat de cel care l ntocmete urmnd a fi semnat, ulterior, de urmtoarele
persoane n ordine cronologic: directorul/ eful de departament, administratorul de
facultate, decanul facultii, contabilul ef, serviciul achiziii publice, control financiar
preventiv i Rector. n cazul departamentelor la nivel de universitate, compartimentelor/
birourilor/ serviciilor auxiliare, referatul de necesitate este semnat de cel care l
ntocmete urmnd a fi semnat, ulterior, de urmtoarele persoane n ordine cronologic:
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

10/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

eful ierarhic superior, directorul general administrativ, serviciul achiziii publice, contabil
ef, control financiar preventiv i Rector.
6.2.3.1. Acesta se completeaz cu ct mai multe detalii pentru a justifica oportunitatea
achiziiei. Dac, n vederea completrii acestor detalii este necesar consultarea cu un
compartiment/departament/birou/ serviciu implicat/ colateral, formularul se va completa cu
viza (nume, prenume, semntura) persoanei cu care s-a colaborat n acest sens.
6.2.3.2. n cazul n care achiziia nu a fost prins n Planul anual de achiziii, referatul se
va ntocmi cu respectarea pailor descrii la punctul 4.3.1.
6.2.4. Nota de estimare a valorii (formular F261.08). Se elaboreaz, dup caz:
- dac estimarea valorii achiziiei se face pe baz de deviz (cazul achiziiei de
lucrri); Nota de estimare a valorii se ntocmete de ctre un AFP din cadrul al
SAP (avnd la baz sumele estimative specificate n referatele de necesitate) n
colaborare cu Serviciul Tehnic, aceasta purtnd viza de certificare a contabilului
ef, urmnd a fi avizat de DGA, de eful SAP i aprobat de Rector.
- daca estimarea valorii se face prin studiu de pia i istoria achiziiilor similare
anterioare, nota estimativ a valorii achiziiei se ntocmete de ctre AFP din
cadrul SAP avnd la baza sumele estimative specificate n referatele de necesitate
naintate de personalul facultilor/ departamentelor/ compartimentelor/ serviciilor/
birourilor.
6.2.4.1. Contabilul ef certific valoarea estimat a notei, DGA i eful SAP avizeaz n
acest caz nota de estimare a valorii, aceasta urmnd a fi supus aprobrii Rectorului.
6.2.4.2. Pentru estimarea valorii achiziiilor care se desfoar pe fonduri de
investiii:
- dac estimarea se face pentru achiziionarea studiilor de prefezabilitate i
fezabilitate, aceasta este calculat de personalul Serviciului Tehnic pe baza
indicilor utilizai n proiectare i a oricror indici legali, precum i a oricror alte
informaii deinute de autoritatea contractant (din istoric, experien etc.). n acest
caz DGA, SAP avizeaz nota de estimare, Rectorul aprob nota de estimare a
valorii;
- dac estimarea valorii se face pentru achiziionarea proiectului tehnic de
execuie, valoarea estimat este, de regul, cea dat de studiul de fezabilitate, iar
la DAP, odat cu nota de estimare, se ataeaz o copie dup avizul CTA pentru
acesta. n condiiile n care se apreciaz valoarea estimat ca fiind prea mare (prin
prisma unor argumente obiective), eful SINV poate modifica valoarea i supune
aprobrii CA acest lucru. Nota de estimare a valorii se ntocmete de ctre
personalul Serviciului Tehnic, iar DGA i SAP avizeaz nota, Rectorul aprob nota
de estimare a valorii achiziiei.
6.2.4.3. Estimarea achiziiilor de lucrri/ servicii/ produse ce au la baz documentaia unui
proiect tehnic, se face pe baza valorilor prezentate n acesta (devize, liste de materiale,
produse etc.).
6.2.5. Anunul de intenie, se transmite atunci cnd:
a) valoarea total estimat pentru achiziii de produse din aceeai grup CPV
750.000 Euro (n urmtoarele 12 luni);
b) valoarea total estimat pentru achiziii de servicii din aceeai categorie
750.000 Euro;
c) valoarea total estimat pentru contracte de lucrri 4.845.000 Euro.
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

11/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

6.2.5.1. Pentru situaiile a, b anunul de intenie se transmite ct mai curnd dup data
nceperii anului bugetar, iar pentru situaia c, ct mai curnd dup aprobarea programului
n care este coninut.
6.2.5.2. Anunul de intenie se public n: JOUE, n SEAP i n MO, partea a IV-a, Achiziii
publice, sau numai n SEAP dac, nainte de publicare, un anun simplificat a fost
transmis la Comisia European. Se pstreaz la DAP dovada transmiterii anunului spre
publicare.
6.2.6. Anunul/ Invitaia de participare. Anunul/invitaia de participare se elaboreaz la
iniierea procedurii de:
- licitaie deschis;
- licitaie restrns;
- dialog competitiv;
- negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare;
- cerere de oferte;
- organizeaz concurs de soluii.
6.2.6.1. Se public dup caz n: SEAP, n MO, partea a VI-a i n JOUE. Personalul SAP
desemnat ntocmete Invitaia de participare pe care, ulterior o transmite n SEAP. Un
exemplar al acesteia, pe suport de hrtie este component a DAP.
6.2.7. Documentaia de atribuire. Documentaia de atribuire este ntocmit de ctre AFP
din cadrul SAP i conine minimum:
- informaii generale privind autoritatea contractant (telefon, fax, e-mail, persoan
de contact, mijloace de comunicare);
- instruciuni privind participarea la procedura de atribuire;
- cerine minime de calificare i documente care urmeaz a fi prezentate, ca dovad
a ndeplinirii cerinelor minime de calificare i selecie.
6.2.7.1. Documentaia de atribuire are urmtoarea componen:
- fia de date a achiziiei;
- caietul de sarcini;
- formulare/anexe specifice legislaiei n vigoare;
- proiectul de contract.
6.2.7.2. Caietul de sarcini conine date referitoare la caracteristicile tehnice i de
calitate, cerine de mediu, cerine referitoare la sntatea i securitatea
ocupaional, responsabilitate social ale produselor/serviciilor/lucrrilor i acolo
unde este aplicabil, cerine referitoare la sigurana alimentelor.
6.2.8.1. Opional, responsabilul cu calitatea al facultii/ departamentului/
compartimentului/ biroului/ serviciului iniiator, se asigur c sunt ndeplinite cerinele
referitoare la sistemul integrat de management al furnizorului, alte cerine care
reglementeaz introducerea produsului pe pia i atunci cnd este cazul, c furnizorul
deine toate autorizaiile necesare pentru realizarea produsului.
6.2.8.2. Opional, se vor nominaliza instituiile competente de la care operatorii economici
pot obine informaii privind reglementrile referitoare la protecia mediului.
6.2.8.3. Opional, caietul de sarcini va conine reguli referitoare la condiii de munc de
sntate i securitate a muncii n vigoare la nivel naional i care trebuiesc respectate sau
s indice instituiile competente care pot furniza informaii detaliate privind reglementrile
respective.
6.2.8.4. Caietul de sarcini conine specificaiile tehnice prin care se definesc:
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

12/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic i de performan;

cerine privind impactul asupra mediului nconjurtor;
cerine referitoare la sigurana n exploatare;
cerine referitoare la responsabilitatea social;
dimensiuni;
tehnologie;
simboluri;
teste i metode de testare;
ambalaje, etichetare, marcare;
instruciuni de utilizare a produsului;
tehnologii i metode de fabricaie;
cerine referitoare la certificarea sistemului/sistemelor integrate de management
(calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional, sigurana alimentului,
responsabilitate social, sigurana informaiei, etc);
cerine pentru certificarea conformitii produsului.

6.2.8.5. La caietul de sarcini pentru atribuirea contractelor de lucrri, se solicit

suplimentar:
- specificaii tehnice;
- prescripii de proiectare i calcul al costurilor, la verificare, inspecia i condiii de
recepie;
- acte normative i reglementri generale sau specifice (pentru lucrri i materialele
utilizate);
- cerine referitoare la calitate, mediu, sntate i securitate ocupaional.
6.2.8.6. Caietul de sarcini este elaborat de ctre departamentul/compartimentul/serviciul/
biroul iniiator n colaborare cu orice departament/compartiment/serviciu/birou din
Universitate (i nu numai), funcie de natura i obiectul achiziiei.
6.2.8.7. Caietul de sarcini este aprobat dup caz de Decan (n cazul departamentelor
din cadrul facultilor) i de DGA (n cazul departamentelor la nivel de
universitate/serviciilor/birourilor)
6.2.8.8. Caietul de sarcini este predat de ctre departamentul/compartimentul/serviciul/
biroul iniiator ctre personalul SAP, acesta fcnd parte din cadrul documentaiei de
atribuire.
6.2.9. Fia de date a achiziiei (formular F 151/08). Se ntocmete de AFP din cadrul
SAP i conine:
- informaii privind autoritatea contractant (telefon, fax, e-mail);
- sursa de finanare;
- obiectul contractului;
- cantitatea sau scopul contractului;
- condiii specifice contractului;
- procedura;
- legislaia aplicabil;
- criterii de calificare i/sau selecie;
- standarde de asigurarea calitii;
- standarde de protecia mediului;
- prezentarea ofertei;
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

13/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

criterii de atribuire;

6.2.10. Nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire (formular F138.08).

n aceast etap se are n vedere rezultatul estimrii valorii achiziiei, care determin
ncadrarea acesteia n tipul de achiziie, conform OUG 34/ 2006 cu modificrile i
completrile ulterioare.
6.2.10.1. Nota justificativ a procedurii se ntocmete de ctre AFP din cadrul SAP
(pentru stabilirea cadrului legal de ncadrare n tipul de achiziie) i se avizeaz de ctre
DGA si de ctre eful SAP. Nota de justificare a procedurii se aprob de Rector.
6.2.11. Nota justificativ de stabilire a criteriilor de evaluare i a criteriului/ criteriilor
de atribuire (formular F195.08). Se ntocmete de ctre AFP din cadrul SAP n baza
legislaiei n vigoare i a cerinelor formulate n caietul de sarcini i este vizat de DGA,
de eful SAP i aprobat de ctre Rector.
6.2.12. Nota justificativ privind accelerarea procedurii (dac este cazul), se
ntocmete de ctre SAP, la cererea iniiatorului sau la solicitarea conducerii, este vizat
de DGA, de eful SAP i aprobat de ctre Rector.
6.2.13. Notificare Ministerul Economiei i Finanelor, se ntocmete de ctre SAP i
este aprobat de ctre Rector.
6.2.14. Decizia de numire a Comisiei de evaluare a ofertei (formular F140.08), se
ntocmete dup caz de DECAN/DGA/SAP.
6.2.15. Solicitrile de clarificri. Orice comunicare, solicitare, informare, notificare
trebuie transmis n scris, documentul scris fiind nregistrat n momentul transmiterii i
primirii.
6.2.16. Rspunsul clarificrilor (formular F144.08) este ntocmit de SAP sau dup caz
SAP n colaborare cu compartimentul specializat sau beneficiarul direct al achiziiei. Este
aprobat de ctre Rector, transmis de SAP care are i obligaia de arhivarea a acestuia.
6.2.17. Proces-verbal al edinei de deschidere a ofertelor ( formular F143.08). La
deschiderea ofertelor, Comisia de evaluare a ofertelor ntocmete i semneaz procesulverbal de deschidere care va conine urmtoarele elemente:
- data, ora i locul ncheierii PV;
- obiectul achiziiei;
- numrul deciziei comisiei de evaluare a ofertelor;
- numele, prenumele membrilor comisiei de evaluare a ofertelor;
- procedurile legislative care stau la baza aplicrii procedurii;
- numrul anunului/invitaiei de participare;
- denumirea OE care au depus ofert;
- oferte ntrziate (dac e cazul);
- oferte fr garanie de participare (dac este cazul);
- documentele de calificare solicitate i prezentate de OE;
- oferta financiar pentru fiecare OE (dac este cazul);
- perioada de valabilitate a ofertei pentru fiecare OE;
- numele i prenumele reprezentanilor mputernicii prezeni la deschiderea
ofertelor.
6.2.18. Proces-verbal al edinei de analiza a ofertelor ( formular F143.08). Comisia
de evaluare a ofertelor analizeaza ofertele depuse de operatorii economici d.p.d.v. al
eligibilitatii, al propunerii tehnice si nu in ultimul rand al propunerii financiare.

F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

14/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

6.2.19. Ofert tehnic i financiar, documentele de calificare solicitate depuse n

cadrul procedurii, se verific cu ocazia deschiderii ofertelor i sunt analizate n etapa de
evaluare a acestora. n aceast etap se ntocmete procesul verbal de analiz a
ofertelor.
6.2.20. Solicitrile/clarificrile privind ofertele tehnice, documentele de calificare i
confirmarea lor (dac este cazul), sunt formulate i solicitate de ctre Comisia de
evaluare a ofertelor.(formular cod F144.08).
6.2.21. Rspunsul clarificrilor se analizeaz de Comisia de evaluare a ofertelor. n
aceast etap se ntocmete procesul verbal de analiz a ofertelor.
6.2.22. Raportul de evaluare i atribuire al achiziiei (formular cod F 159.08) se
elaboreaz dup analiza ofertelor, din punct de vedere tehnic i financiar si stabilirea
ctigtorului i conine cel puin urmtoarele elemente:
- obiectul contractului;
- sursa de finanare:
- anun de intenie/anun participare/invitaie de participare (nr., dat);
- numrul ofertelor depuse;
- comisia de evaluare a ofertelor;
- denumirea OE care au depus ofert;
- denumirea OE respini, motivul respingerii (dac este cazul);
- denumirea OE calificai n urma analizei documentelor de calificare;
- preul ofertei financiare;
- ierarhia OE, funcie de criteriul de atribuire;
- stabilirea ofertei ctigtoare;
- propunerea privind atribuirea contractului;
- denumirea/numele subcontractanilor i partea sau prile de contract care se
subcontracteaz (acolo unde este cazul);
- justificarea deciziei de anulare a procedurii (dac este cazul).
6.2.22.1. Raportul de evaluare i atribuire, este semnat de ctre toi membrii comisiei i
aprobat de ctre rector.
6.2.23. Comunicarea privind rezultatul procedurii. (formular cod F147.08 i F148.08)
Decizia referitoare la atribuirea contractului (inclusiv anularea procedurii i o eventual
iniiere a altei proceduri) se transmite n scris i ct mai curnd posibil, dar nu mai trziu
de 3 zile lucrtoare de la data raportului, astfel:
- candidatului ctigtor despre acceptarea ofertei;
- candidatului respins motivele concrete de respingere (inclusiv cele raportate la
cerinele din caietul de sarcini), numele ctigtorului, precum i data pn la
care poate contesta decizia;
- candidailor a cror ofert a fost acceptat dar nectigtoare:
o numele ctigtorului;
o preul acestuia sau elementele concureniale care au fost mai bune;
o data limit pn cnd au dreptul s depun contestaie.
6.2.23.1. Comunicarea se transmite i prin fax sau mijloace electronice.
6.2.23.2. Dac nu se transmite i electronic, atunci termenele la care se poate ncheia
contractul se majoreaz cu 5 zile.

F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

15/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

6.2.23.3. Decizia de anulare a procedurii se ia, de regul, nainte de data trimiterii

comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii de atribuire i, oricum, nainte de data
ncheierii contractului.
6.2.23.4. n cel mult 3 zile lucrtoare de la data anulrii procedurii, CEO anun n scris
toi participanii la procedura de atribuire despre:
- ncetarea obligaii aprute prin depunerea ofertelor;
- motivul concret care a determinat decizia de anulare.
6.2.24. Contestaiile formulate, dac este cazul (punctul de vedere al AC cu privire
la contestaia formulat se ntocmete de ctre Consilierul Juridic i se trimite o
dat cu copia dosarului de achiziie publica ctre ANRMAP).
6.2.25. Contractul de achiziie public/acordul cadru. Urmtoarea etap o constituie
elaborarea i ncheierea contractului de achiziie/a acordului cadru care trebuie s fie
semnat n termenele conform prevederilor legale respectiv:
- 6 zile de la transmiterea comunicrii atunci cnd valoarea estimat a
contractului este mai mic dect valoarea pragurilor prevzute de art. 124 din
O.U.G. 34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare;
- 11 zile de la transmiterea comunicrii atunci cnd valoarea estimat a
contractului este mai mare dect valoarea pragurilor prevzute de art. 124 din
O.U.G. 34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare;
- sau dup caz cnd este atribuit un contract subsecvent sau a participat la
procedur un singur ofertant, termenele nu trebuiesc respectate.
6.2.26. Anunul de atribuire, este ntocmit de ctre SAP, i transmis ctre www.elicitatie.ro precum i publicat n seciunea notificri din cadrul www.anrmap.ro. Se
transmite n maximum 48 zile de la:
- finalizarea procedurii de atribuire prin: licitaie deschis, licitaie restrns, dialog
competitiv, negociere cu/fr publicare prealabil a unui anun de participare, cerere de
ofert;
- a finalizat un concurs de soluii i a stabilit un ctigtor.
6.2.27. Documentul constatator primar i final privind ndeplinirea obligaiilor
contractuale, , se elaboreaz de ctre personalul SAP, se avizeaz de ctre eful SAP i
se aprob de ctre Rector. Documentul este nregistrat i transmis la ANRMAP, la
operatorul economic ctigtor, iar un exemplar se pstreaz la DAP. Documentul
constatator primar se emite la recepia preliminar. Documentul constatator final se
emite la recepia final.
6.2.28. Facturile, procesele - verbale de predare-primire, avize etc. Arhivarea
acestora se realizeaz de ctre Serviciul Financiar Contabil.
6.3. Elaborarea documentaiei de atribuire
6.3.1. Facultatea/departamentul/compartimentul/serviciul/biroul iniiator, cu cel puin
30 de zile nainte de termenul nscris n programul anual de achiziii pentru aplicarea
procedurii de atribuire a contractelor (acordurilor-cadru) de achiziie public, transmit
ctre SAP urmtoarele documente:
- pentru aplicarea procedurii Licitaie deschis, Licitaie restrns, Dialog
competitiv, Concurs de soluii, Cerere de oferte, Negociere fr
publicarea prealabil a unui anun de participare:
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

16/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

o referatul de necesitate;
o caietul de sarcini.
SAP elaboreaz Fia de date a achiziiei i iniiaz procedura de atribuire printr-un
anun de participare, continund derularea procedurii, astfel:

Val.estimat > art. 55 (2)

Val. estimat art. 55 (2)

Per. dintre transmitere anun la JOUE i data limit de depunere a

ofertelor - minim 52 zile.
Dac achiziia a fost precedat de un anun de intenie perioada se
poate reduce pn la 36 zile.
Condiie: anunul de intenie a coninut toate informaiile din anunul de
participare.
Pt. anunul transmis la JOUE n format electronic perioada se
reduce cu 7 zile.
Dac ntreaga documentaie de atribuire este publicat i accesibil n
SEAP, perioada se poate reduce cu 5 zile.
Condiie: Anunul de participare conine precizri cu privire la adresa
de internet la care documentaia de atribuire este disponibil.
Anunul de participare ctre SEAP se transmite cu cel puin 20 de zile
de data limit de depunere a ofertelor.
Dac ntreaga documentaie de atribuire este publicat i accesibil n
SEAP, ncepnd cu data publicrii anunului de participare, perioada se
poate reduce cu 5 zile.
Condiie: Anunul de participare conine precizri cu privire la adresa
de internet la care documentaia de atribuire este disponibil.

- pentru aplicarea procedurii licitaia restrns, SAP elaboreaz fia de date a

achiziiei i iniiaz procedura de atribuire printr-un anun de participare, continund
derularea procedurii, astfel:

Valoarea estimat > art. 55 (2)

Valoarea estimat art. 55 (2)

Perioada dintre transmitere anun la JOUE i data limit de depunere a

ofertelor - minim 37 zile.
n situaii de urgen perioada se poate reduce pn la nu mai
puin de 15 zile.
Condiie: anunul de intenie a coninut toate informaiile din anunul de
participare.
Pt. anunul transmis la JOUE n format electronic perioada se reduce
cu 7 zile, iar n situaia de urgen, cu maxim 5 zile.
Anunul de participare ctre SEAP se transmite cu cel puin 10 zile
nainte de data limit de depunere a candidaturilor.

aceast procedur se deruleaz n dou etape:

o selecia candidailor (pe baza criteriilor de selecie);
o evaluarea ofertelor depuse de candidaii selectai (pe baza criteriului de
atribuire);
o a doua etap este iniiat printr-o invitaie de participare se transmite
simultan cu un exemplar din documentaia de atribuire, astfel:

Valoarea estimat > art. 55 (2)

F 03.07/Ed.2

Invitaia de participare se transmite cu cel puin 40 zile nainte de data

limit de depunere a ofertelor.

SIM/PO/PO-07.13

Cod document
PO 07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Valoarea estimat art. 55 (2)

Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

17/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

Dac achiziia a fost precedat de un anun de intenie perioada se

poate reduce pn la 36 zile, dar nu mai puin de 22 zile.
Condiie: anunul de intenie a coninut toate informaiile din anunul de
participare.
Dac ntreaga documentaie de atribuire este publicat i accesibil n
SEAP, perioada se poate reduce cu 5 zile.
Condiie: Anunul de participare conine precizri cu privire la adresa
de internet la care documentaia de atribuire este disponibil.
Din motive de urgen, se poate accelera procedura dar nu la mai
puin de 10 zile.
Invitaia de participare se transmite cu cel puin 15 zile de data limit
de depunere a ofertelor.
Dac toata documentaia de atribuire este pe SEAP i accesibil
ncepnd cu data publicrii anunului de participare, perioada se poate
reduce cu 5 zile.
Condiie: Anunul de participare trebuie s conin precizri cu referire
la adresa de internet la care documentaia de atribuire este disponibil.

pentru aplicarea procedurii Negociere cu publicarea prealabil a unui anun

de participare:
o referatul de necesitate i oportunitate pentru achiziii nsoit de justificarea
temeinic a selectrii acestei proceduri (justificarea se va ntocmi de ctre
beneficiarul direct respectnd cadrul legislativ al selectrii acestei proceduri
pus la dispoziie de ctre SAP);
o documentaia descriptiv sau caietul de sarcini, dup caz.
SAP elaboreaz fia de date a achiziiei i iniiaz procedura de atribuire printr-un
anun de participare, continund derularea procedurii, astfel:

Valoarea estimat > art. 55 (2)

Valoarea estimat art. 55 (2)

Perioada dintre transmitere anun la JOUE i data limit de depunere a

candidaturilor - minim 37 zile.
n situaii de urgen se poate reduce perioada dar nu la mai puin de
15 zile.
Pt. anunul transmis la JOUE n format electronic perioada se reduce
cu 7 zile, iar pentru situaiile de urgen cu 5 zile.
Anunul de participare ctre SEAP se transmite cu cel puin 10 zile de
la data limit de depunere a candidaturilor.

- pentru aplicarea procedurii Cerere de ofert:

o Referatul de necesitate;
o Caietul de sarcini;
o SAP elaboreaz Fia de date a achiziiei i iniiaz procedura de
atribuire printr-un anun de participare, continund derularea
procedurii, astfel:
- se iniiaz cu o invitaie de participare transmis n SEAP i care cuprinde cel puin
informaii despre:
- data i ora limit pentru primirea ofertelor;
- data i ora deschiderii ofertelor;
- limba n care trebuie elaborat oferta;
- dac se solicit criterii minime de calificare;
- descrierea sumar a obiectului contractului;
- modul de obinere a documentaiei de atribuire;
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

Cod document
PO 07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

18/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

- modul de accesare a documentaiei de atribuire (n cazul n care este disponibil

n format electronic).
- transmiterea spre publicare a invitaiei de participare cu cel puin 10 zile nainte de
data limit de depunere a ofertelor;
- dac ntreaga documentaie de atribuire este disponibil n SEAP ncepnd cu data
publicrii invitaiei de participare, pentru un contract de furnizare de complexitate
redus, poate reduce perioada de publicare cu 4 zile.
-

pentru aplicarea procedurii Negociere fr publicarea prealabil a anunului

de participare: referatul de necesitate i oportunitate pentru achiziii nsoit de
justificarea temeinic a selectrii acestei proceduri (justificarea se va ntocmi de
ctre beneficiarul direct respectnd cadrul legislativ al selectrii acestei proceduri
pus la dispoziie de ctre SAP), caietul de sarcini.

6.4. Achiziia direct de produse, servicii sau lucrri. Achiziia se realizeaz direct, cu
respectarea urmtoarei condiii: ntocmirea unui referat de necesitate conform seciunii
6.2.3.Toate documentele vor fi nregistrate la registratur. SAP urmrete ca toate
achiziiile directe s fie realizate pe cat posibil in sistem electronic www.e-licitatie.ro.
6.5. Derularea contractului/acordului cadru
6.5.1. Instrumentele de plat care asigur garanii la contract (unde este cazul) sunt
naintate sub semntura efului compartimentului financiar-contabilitate.
6.5.2. Responsabilul de contract are urmtoarele obligaii:
- s urmreasc derularea contractului sub toate aspectele;
- s vizeze facturile la plat;
- s fac nchiderea contractului.
Responsabilul de contract este numit prin decizie de Rectorul instituiei.
6.6. Finalizarea contractului
6.6.1. Compartimentul responsabil (SAP, Serviciul Tehnic), finalizeaz contractul
respectiv:
- ntocmete documentele de plat;
- efectueaz recepiile prevzute n contract;
- dac este cazul, elibereaz garania de bun execuie;
- elaboreaz procesul-verbal de recepie i atestare a calitii.
6.6.2. n baza acestui proces-verbal, personalul SAP ntocmete, conform cerinelor
legale, documentul constatator privind ndeplinirea relaiilor contractuale, care este
aprobat de ctre Rector.
7. RESPONSABILITI
7.1. Rectorul
7.1.1. Aprob referatele de necesitate i oportunitate.
7.1.2. Aprob nota de estimare a valorii contractului.
7.1.3. Aprob nota justificativ privind alegerea procedurii.
7.1.4. Aprob nota justificativ privind criteriile de atribuire.
7.1.5. Aprob nota justificativ privind accelerarea procedurii.
7.1.6. Aprob invitaia de participare.
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

19/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

7.1.7. Aprob comisia de evaluare a ofertei.

7.1.8. Semneaz comunicrile dintre CEO i OE.
7.1.9. Aprob raportul procedurii de atribuire.
7.1.10. Semneaz comunicrile de atribuire a contractului.
7.1.11. Aprob corespondena cu OE n cazul unor eventuale contestaii.
7.1.12. Semneaz contractul de achiziie.
7.1.13. Aprob documentul constatator iniial i cel primar, privind ndeplinirea obligaiilor
contractuale.
7.2. Directorul General
7.2.1. Avizeaz referatele de necesitate (doar pentru compartimente/departamente la
nivel de universitate/servicii/birouri).
7.2.2. Avizeaz nota de estimare a valorii contractului.
7.2.3. Avizeaz nota justificativ privind alegerea procedurii.
7.2.4. Avizeaz nota justificativ privind criteriile de evaluare i criteriul/criteriile de
atribuire.
7.2.5. Avizeaz nota justificativ privind accelerarea procedurii.
7.2.6. Semneaz contractul de achiziie.
7.2.7. Propune o comisie de evaluare a ofertelor.
7.2.8. Avizeaz planul anual de achiziii.
7.2.9. Avizeaz necesarele de achiziionat pentru anul urmtor din cadrul
departamentelor la nivel de universitate/serviciilor/birourilor.
7.3. eful Serviciului Financiar-Contabilitate
7.3.1. Avizeaz referatele de necesitate ntocmite de orice structura din cadrul instituiei.
7.3.2. Avizeaz nota de estimare a valorii contractului.
7.3.2. Semneaz contractul de achiziie.
7.3.3. Avizeaz planul anual de achiziii.
7.3.4. Avizeaz necesarele de achiziionat a tuturor structurilor din cadrul instituiei.
7.4. Controlul Financiar Preventiv
7.4.1. Avizeaz referatele de necesitate ntocmite de orice structura din cadrul instituiei.
7.4.2. Verific facturile avizate de ctre responsabilul de contract i respectarea cerinelor
legale i va da viza de control financiar preventiv, sau va respinge la plat dac este
cazul.
7.5. ef SAP
7.5.1. Gestioneaz programul anual de achiziii publice.
7.5.2. Avizeaz referatele de necesitate si oportunitate.
7.5.3. Avizeaz nota de estimare a valorii contractului.
7.5.4. Avizeaz nota justificativ privind alegerea procedurii.
7.5.5. Avizeaz nota justificativa privind criteriile de atribuire.
7.5.6. Avizeaz nota justificativ privind accelerarea procedurii.
7.5.7. Participa la ntocmirea documentaiei de atribuire (mai exact fia de date).
7.5.8. ntocmete i public anunurile de intenie/participare/atribuire.
7.6. Consilierul Juridic
7.6.1. Elaboreaz proiectul de contract i stabilete clauzele obligatorii.
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

20/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

7.6.2. ntocmete corespondena cu OE n cazul unor eventuale contestaii.

7.6.3. ntocmete contractul de achiziie public.
7.6.4. Semneaz contractul de achiziie.
7.7. Personalul SAP
7.7.1. ntocmete nota de estimare a valorii contractului.
7.7.2. ntocmete nota justificativ privind alegerea procedurii.
7.7.3. ntocmete nota justificativa privind criteriile de evaluare i criteriul/criteriile de
atribuire.
7.7.4. ntocmete nota justificativ privind accelerarea procedurii.
7.7.5. Pune la dispoziia operatorului economic documentaia de achiziie.
7.7.6. ntocmete mpreun cu membrii comisiei de evaluare a ofertelor, rspunsurile la
solicitrile de clarificri ale operatorilor economici.
7.7.7. ntocmete procesul-verbal de deschidere a ofertelor.
7.7.8. ntocmete mpreun cu membrii comisiei de evaluare a ofertelor, solicitrile de
clarificri cu privire la documentele de calificare i/sau oferta tehnic i/sau oferta
financiar a operatorilor economici care au depus oferta.
7.7.9. ntocmete procesul-verbal al edinei de analiza a ofertelor.
7.7.10. ntocmete raportul procedurii de achiziie.
7.7.11. ntocmete i transmite comunicrile privind rezultatul procedurii de achizi ie.
7.7.12. Elaboreaz documentele constatatoare privind ndeplinirea obligaiilor
contractuale.
7.7.13 ntocmete (dac este cazul) referatul de necesitate.
7.8. Responsabilul de contract
7.8.1. Urmrete contractul n toate fazele.
7.8.2. Vizeaz la plat facturile.
7.8.3. nchide contractul.
7.8.4. Returneaz la SAP, pe baz de semntur n RUC, contractul nchis.
7.9. Comisia de evaluare a ofertelor
7.9.1. Semneaz declaraia de confidenialitate i imparialitate, procesul-verbal de
deschidere i procesul verbal de analiza a ofertelor.
7.9.2. Analizeaz si desemneaz ctigtorul procedurii.
7.9.3. Semneaz raportul de evaluare.
7.10. Compartiment iniiator
7.10.1. ntocmete referatul de necesitate.
7.10.2. Colaboreaz cu compartimentul specializat (dac este cazul) i cu SAP la
elaborarea caietului de sarcini al achiziiei.

F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

Cod document
PO 07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

21/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

8. CONTROLUL NREGISTRRILOR
nregistrarea

Suportul

Necesar anual de achiziii publice

pentru faculti/departamente

Hrtie
F275.08

Necesar anual de achiziii publice

pentru departamente la nivel de
universitate/servicii/birouri

Hrtie
F273.08

Plan anul de achiziii

Referat
de
oportunitate

necesitate

Nota de estimare a valorii

Anun de intenie (dac este
cazul)
Nota justificativ privind alegerea
procedurii de atribuire
Nota justificativ privind criteriile
de calificare i selecie
Caiet de sarcini

Formularele de ofert
Model contract cadru
Propunerea de numire a comisiei
de evaluare a ofertelor
Anun de intenie
Anun de participare/Invitaia de
participare
Rspuns la solicitri clarificri
Solicitri de clarificare cu privire la
ofertele depuse
Proces-verbal de deschidere a
ofertelor
Proces-verbal de analiz a
ofertelor
Raportul de evaluare a procedurii
de atribuire
Comunicri
ctigtor/nectigtor

atribuire

Anun atribuire
Contestaii
Formulat punct de vedere cu
privire la contestaii
F 03.07/Ed.2

Durat
a

Faculti/departamente

SAP

5 ani

Departamente la nivel de
universitate/servicii/birouri

SAP

5 ani

Hrtie
F274.08
Hrtie
F120.08i
F121.08
Hrtie
F261.08/Ed.01

AFP din cadrul SAP

SAP

5 ani

Compartiment iniiator

DAP

5 ani

AFP din cadrul SAP

DAP

5 ani

Hrtie

Sef SAP

DAP

5 ani

AFP din cadrul SAP

DAP

5 ani

AFP din cadrul SAP

DAP

5 ani

Personal din departament

i/sau personal
administrativ

DAP

5 ani

Hrtie
F138.08
Hrtie
F195.08
Hrtie

Fia de date a achiziiei

Locul
de
pstrare

Completeaz

Hrtie
F151.08
Hrtie
Hrtie
Hrtie
F140.08

AFP din cadrul SAP

DAP

5 ani

AFP din cadrul SAP

Consilier juridic SAP
SAP la propunerea
decanilor/DGA

DAP
DAP

5 ani
5 ani

Hrtie/electronic

Sef SAP

DAP

5 ani
5 ani

F150.08

Sef SAP

DAP

5 ani

DAP

5 ani

DAP

5 ani

DAP

5 ani

DAP

5 ani

DAP

5 ani

Personalul SAP

DAP

5 ani

Sef SAP
Ofertant

DAP
DAP

5 ani
5 ani

Consilier juridic SAP

DAP

5 ani

Hrtie/electronic
F 479.13
Hrtie/electronic
F144.08
Hrtie
F143.08/
Hrtie
496.13
Hrtie
F159.08
Hrtie
F147.08 i
F148.08
Hrtie
Hrtie
Hrtie

SAP sau dup caz SAP n

colaborare cu
compartimentul
specializat sau beneficiarul
direct al achiziiei
Comisia de evaluare a
ofertelor
Personal SAP mpreun
cu Comisia de evaluare
Comisia de evaluare a
ofertelor
Comisia de evaluare a
ofertelor

DAP

SIM/PO/PO-07.13

Cod document
PO 07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR
Contract
Document constatator primar/
final
privind
ndeplinirea
obligaiilor contractuale

Hrtie

Fia de eviden facturi

Hrtie

Hrtie

Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

22/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

Consilier juridic SAP

DAP

5 ani

Sef SAP

DAP

5 ani

Responsabilul
de contract

DAP

5 ani

8. Anexe
Anexa nr. 1 - Document constatator referitor la indeplinirea obligatiilor contractuale.

Formularele
pot
fi
consultate
accesnd
http://calitate.ub.ro/intern/Formulare.html, seciunea APROVIZIONARE.

F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13

PROCEDUR OPERAIONAL
DEFURAREA PROCESULUI DE ACHIZIII
PUBLICE I URMRIREA DERULRII
CONTRACTELOR

Cod document
PO 07.13
Pag./Total pag.
Data
Ediie/Revizie

23/26
13.09.2012
2/ 0 1 2 3 4 5

ANEXA 1
Nr. ./.
Document constatator
referitor la indeplinirea obligatiilor contractuale
primar final
(se bifeaza dupa caz la contractele de furnizare, servicii de proiectare si lucrari)
1. Operator economic (adresa, tel/fax, CUI, numar inmatriculare
_______________________________________________________
2.Calitatea
in
care
a
participat
la
indeplinirea
_______________________________________________________

O.R.C.):

contractului:

3. Numarul si obiectul contractului: __________________________

4. Durata contractului: ____________________________________
5. Procedura de achizitie/data organizarii: _____________________
6. Criterii de evaluare a modului de indeplinire a contractului:
a)
abateri
de
la
calitatea
produselor/serviciilor/lucrarilor
contractate:
_______________________________________________________
b) respectarea termenelor contractuale de livrare produse/prestare servicii/executare
lucrari: _____________________________________
c) intocmirea corespunzatoare a documentelor necesare derularii corespunzatoare a
contractului: _________________________________
d) abateri de la pretul contractului, costuri aditionale la contractul initial:
_______________________________________________________
e) indeplinirea de catre executant a clauzelor contractuale referitoare la documentele
necesare receptiei lucrarilor contractate: __________________
f) aprecierea colaborarii si comunicarii cu contractantul: ________________
g) abateri de la respectarea normelor de securitate si sanatatea muncii, PSI, legislatia de
protectia mediului: _________________________________
h) alte clauze contractuale indeplinite corespunzator/defectuos de catre contractant:
_______________________________________________
i) prejudicii aduse autoritatii contractante pe perioada derularii contractului:
_______________________________________________________
Prezentul Document constatator s-a eliberat in conformitate cu prevederile art. 36 1
din H.G. nr. 925/2006, cu modificarile si completarile ulterioare.
RECTOR
_________________________
Serviciul Achizitii publice
___________________
F 03.07/Ed.2

SIM/PO/PO-07.13