Obligatiile expeditorului avizului de insotire secundar pentru cherestele comercializate/depozitate

Pasul 1. Intocmirea avizului secundar, inregistrarea acestuia in registrul de intrari-iesiri si generarea codului
unic prin aplicatia Wood Tracking
Pasul 2. Emiterea facturii aferente avizului secundar
Pasul 3. Inregistrarea avizelor in SUMAL
Documentele de intrare in gestiunile definite in SUMAL Agent sunt notele de intrare-receptie (NIR)
pentru fiecare aviz de insotire.
Documentele de iesire din gestiunile definite in SUMAL Agent pot fi avize de insotire a materialelor
lemnoase sau bonuri de consum.
Pasul 4. Verificarea rapoartelor generate de SUMAL cu gestiunea contabila
Pasul 5. Raportarea catre ITRSV lunar pina la data de 15 a lunii in curs pentru luna anterioara

Procedura detaliata:
Pasul 1. A) Intocmirea avizului de insotire secundar(cherestele).
se completeaza rubrica nr. 1-Expeditor
se completeaza rubrica nr. 2-Punct de incarcare
Se introduce avizul in registrul de intrari-iesiri, astfel:
-in ordine cronologica se completeaza pozitia, data inregistrarii, seria, nr si data avizului emis, codul
unic generat cu ajutorul aplicatiei Wood Tracking(vezi pasul 5);
- in cadrul sectiunii IESIRI se vor completa urmatoarele campuri: furnizor, sortiment/specia/cantitatea
livrata;
-se completeaza numele, prenumele si functia operatorului si se semneaza.
in cadrul rubricii nr. 3 din aviz se vor consemna numarul filei si pozitia la care a fost
introdus acesta in registrul de intrari-iesiri.
In cadrul rubricii nr. 4 se va trece codul unic generat de Wood Tracking
B) Procedura detaliata generare cod unic prin aplicatia Wood Tracking
Pentru generarea codului unic, urmati pasii de mai jos:
n cazul n care avizul se emite din depozit, se alege optiunea Depozit.

Se introduc, n cmpurile specifice, seria registrului de intrare-ieire materiale lemnoase, numrul

paginii din registru n care este nregistrat avizul a crui date standardizate se raporteaz n aplicaie, poziia la
care este nregistrat avizul, punctul de ncrcare, seria i numrul avizului secundar de nsoire a materialului
lemnos, punctul de descrcare a materialului lemnos i numrul vehiculului. Apoi, in aceeai fereastr, se vor
completa specia i sortimentul materialului lemnos n cmpurile specifice acestora. Butonul "Adauga" se
1

folosete pentru validarea elementelor caracteristice materialelor lemnoase de pe avizul respectiv i pentru
introducerea de elemente caracteristice pentru materiale lemnoase din mai multe specii i/sau sortimente,
atunci cnd este cazul. Butonul "Sterge" se folosete pentru tergerea elementelor caracteristice materialelor
lemnoase, atunci cnd s-a produs o eroare la introducere.

Dup terminarea introducerii datelor standardizate i verificarea veridicitii lor, se valideaz prin atingerea
csuei Validez corectitudinea datelor introduse ceea ce duce la activarea butonului Trimite. Prin atingerea
butonului "Trimite", datele standardizate, specifice avizul respectiv, sunt raportate pentru obinerea codului
unic.
Aplicaia va trimite datele, va obtine coordonatele GPS, va face corelrile (dac emitentul avizului este cel
introdus n baza de date ca deintorul blocului de avize din care face parte acesta) apoi, dac corelrile sunt
OK, se primeste codul unic care trebuie nscris pe aviz, mpreun cu data, ora, minutul i secunda emiterii
codului respectiv. Se nscrie codul pe aviz, mpreun cu datele referitoare la momentul emiterii, apoi se atinge
butonul OK.
In momentul generarii codului unic, aplicatia va specifica si data, ora, minutul si secunda la
care a fost emis codul. Acestea se vor trece in rubrica nr. 5;
in rubricile 6 si 7, se trec denumirea expeditorului, CUI-ul, J-ul si punctul de descarcare;
rubrica nr. 8 se va completa doar in cazul in care transportul a fost interupt;
la rubrica nr. 9 se vor completa urmatoarele campuri: nr. crt, sortiment/specie, unitatea de
masura, cantitatea;
specificaia, n rubrica nr. 10, se completeaz, pe baza documentului primit de la
gestionar(vezi draft), cu denumirea sortimentelor pe specii sau grupe de specii, dimensiunile
i volumul. In cazul avizelor de nsoire secundare, pentru cherestelele transportate pachetizat,
se completeaz cu denumirea sortimentului, pe specii sau grupe de specii, cu numrul de
pachete i volumul acestora, exprimat n m 3 , n numere cu dou zecimale; pentru cherestele,
n avizul de nsoire, la rubrica "TOTAL" se nscrie obligatoriu volumul determinat n baza
dimensiunilor efective; operatorii economici i comercianii pot nscrie i volumul conform
specificaiilor din contract sau specificaiilor din standarde la rubrica "Alte specificaii.";
la rubrica nr. 11, emitentul avizului de nsoire are obligaia de a inscrie data, ora i minutul
plecarii transportului;
rubrica nr. 12 va contine data si ora sosirii transportului;
rubrica nr. 13 se completeaza astfel: la emitent se va trece denumirea societatii care emite
avizul; apoi se va trece numele persoanei care emite avize(gestionarul);
la rubrica nr. 14 se vor trece tipul autovehicului(AUTO), numarul de inmatriculare al masinii
care va efectua transportul, numele, CNP-ul si semnatura conducatorului auto.
2

ATENTIE: Rubricile 12 si 15 se completeaza pe exemplarul 1 al avizului de insotire, la destinatie.

CIRCUIT:
exemplarul 1 al avizului de nsoire a materialelor lemnoase nsoete materialele lemnoase n
timpul transportului i rmne la beneficiar;
exemplarul 2 rmne la contabilitatea n care este deschis gestiunea, care poate fi proprie sau
diferit de cea a emitentului, dup caz;
exemplarul 3 rmne la cotorul carnetului de avize, respectiv la emitent.
In cazul n care expeditorul, ca deintor iniial al materialelor lemnoase, este aceeai persoan cu
destinatarul, ca deintor final al acestora, n rubricile nr. 1 si nr. 6 se nscriu datele de identificare ale
aceleiai persoane juridice sau fizice, punctul de ncrcare din rubrica nr. 2 fiind diferit de punctul de
descrcare din rubrica nr. 7.
Deintorii depozitelor au urmtoarele obligaii:
a) s dein un singur registru de eviden a intrrilor-ieirilor de cherestele i s l completeze la zi, odat cu
intrarea sau ieirea cherestelelor;
b) s in evidena procesrii materialelor lemnoase;
c) s mprejmuiasc incintele punctelor de lucru, ale depozitelor de materiale lemnoase i ale celorlalte
perimetre pe care le dein i pe care le folosesc n procesul tehnologic;
d) s permit controlul activitilor reglementate n prezentele norme i s prezinte autoritilor de control
documentele solicitate.

Pasul 2 Expeditorul emite factura in aceeasi zi in care s-a emis avizul

Pasul 3 Inregistrarea avizelor in SUMAL
Introducerea avizului se va face astfel:
a) Expeditorul il va introduce in SUMAL in meniul Transport/Aviz de insotire.
b) Beneficiarul il va introduce in SUMAL in meniul Depozite/Documente de Intrare(NIR).
c) Atunci cand cheresteaua este data in consum, in SUMAL, beneficiarul va inregistra bonul de consum
in meniul Depozite/Documente de iesire(Bonuri de Consum)
1. Deschideti programul SUMAL Agent
In partea stanga, jos, in loc de ITRSV Brasov va apare denumirea firmei dumneavoastra.

2. Administrare-Conectare
Introduceti la Utilizator: sa (acelasi pentru toate firmele !)
Introduceti parola dvs de utilizator
Enter sau Confirma
In partea stanga, jos, in loc de ABCD va apare denumirea calc. sau a serverului dvs de retea

3. Nomenclatoare-Ciocane de Marcat-Adauga
Se introduc ciocanele dreptunghiulare.
Daca expediati cherestea sau alte materiale lemnoase pentru care nu este necesara utilizarea ciocanelor
dreptunghiulare, definiti un ciocan fictiv, de tip dreptunghiular, cu numarul fara

4. Nomenclatoare-Gestiuni-Adauga
Introduceti gestiuni de tip cherestea pentru materiale lemnoase pentru care se folosesc avize secundare (vezi
HG 996/2008).
In aceasta varianta a programului SUMAL Agent nu introduceti gestiuni de tip Altele !
Gestiunile temporare pot fi locatii temporare de manipulare a materialelor lemnoase cum ar fi de exemplu
peronul unei gari. In cazul dvs. introduceti o gestiune permanenta-depozitul si mai multe gestiuni temporaresantierele.

5. Depozite-Stocuri-Adauga
Introduceti stocurile la finele lunii septembrie, pe gestiuni, specii si sortimente.

6. Avizul emis in scopul comercializarii se introduce in SUMAL in meniul Transport/Aviz de

insotire/Adauga
Se completeaza campurile: serie, numar, data(aviz); la depozit se trece gestiunea de unde se transmite marfa;
la rubrica PJ se va trece beneficiarul; la campul dispozitiv dreptunghiular se va trece FARA;
La rubrica pozitie registru iesire se va trece exact numarul curent din registrul de intrari-iesiri, alocat avizului
respectiv.
Se vor trece specia/sortimentul/cantitatea asa cum reies din avizul secundar.
Se apasa Adauga si apoi Salveaza.
In acest fel se vor introduce toate avizele secundare emise de dvs.(cand va fi cazul).
Avizul emis ca urmare a transferului de cherestea dintr-o gestiune in alta(de ex. din gestiunea
permanenta-depozitul in cea secundara-organizarea de santier), se introduce in meniul Depozite/Documente
de iesire(bonuri de consum).
In cazul in care cele doua gestiuni se afla in aceeasi incinta, nu se emite aviz secundar. Se intocmeste bon
de consum si se opereaza in meniul Depozite/Documente de iesire(Bonuri de consum).
5

7. Depozite-Documente de Intrare (NIR)-Adauga

Introduceti notele de intrare-receptie (NIR) pentru fiecare aviz de insotire de la furnizori.
Pentru exemplificare am introdus un transport si 20 mc cherestea tivita molid in 03.10.2008
.

8. Depozite-Documente de iesire (Bonuri de Consum)-Adauga

Aici se introduc numai bonuri de consum ca iesiri din SUMAL.

Dupa ce s-au operarat in SUMAL toate NIR-urile si bonurile de consum din perioada 01.1031.10.2014, in ultima zi a lunii:
gestionarul va intocmi si va prezenta lista de inventariere cu situatia stocului faptica;
operatorul Sumal va emite raportul SITUATIA DEPOZITULUI DE CHERESTEA (meniul
Rapoarte);
se compara ambele situatii, iar daca sunt diferente acestea trebuie rezolvate urgent inainte
de raportare !
a) Introduceti stocul de cherestea de la 31.10.2014
b) Introduceti seriile de avize din blocul de avize secundare astfel: meniul Transport/Documente
RS/Adauga/Salveaza
9. Vizualizarea rapoartelor

In mod asemanator se introduc datele si pentru luna noiembrie.

Rapoartele, RII.5 si RII.A3 cel putin, se tiparesc, se semneaza de administrator si se inregistreaza in
contabilitate (vezi OM 583/2008)
9. Pentru a pastra copii de siguranta a datelor introduse, folositi butonul Salveaza Baza din meniul
Administrare.
Pasul 5 Raportarea catre ITRSV Bucuresti, intre 01-15 ale lunii urmatoare(ptr luna octombrie se va
raporta in perioada 01-15.11.2014)
Agent Export (scurte) instructiuni de utilizare.
Programul AgentExport realizeaza exportul documentelor
introduse in sumal (avize, nir, pv gaterare, pv sortare, stocuri,
avize- carnete, avize justificari) cu deosebirea majora ca ii solicita
utilizatorului sa precizeze ANUL si LUNA raportarii si se trimit
numai documentele aferente acelei luni. Vechiul sistem de
raportare trimitea TOATE DOCUMENTELE introduse de la
VECHEA RAPORTARE.
Folosind acest program veti putea corecta erori de operare care nau fost identificate la timp si care au fost raportate deja (programul
permite refacerea unei raportari gresite)
Utilizare:
1. Conectarea la serverul SQL. Se face in mod similar cu
programul de update. Autentificarea se face in doua moduri
a. Windows nu este nevoie sa introduceti parola
b. Server SQL trebuie introdusa parola

Se selecteaza numele serverului (instanta sql). Probabil se va selecta automat cea corecta, numai in
putin cazuri trebuie sa interveniti si sa o schimbati.
Se apasa butonul Conectare.
Conectarea reusita se semnalizeaza cu un beculet verde in bara de stare a aplicatiei.

2. se selecteaza anul si luna de raportat.

3. In cazul carnetelor de avize si a justificarilor de avize (care nu au o DATA dupa care sa fie
selectate) putem face raportarea in doua feluri :
a. Se exporta numai inregistrarile noi (justificarile introduse de la ultima raportare pana azi)
b. Se exporta TOATE carnetele de avize si toate justificarile (se va folosi NUMAI in cazul in
care in baza dvs de date sunt toate carnetele si toate justificarile introduse de la Oct 2008 pana
azi-cum ar fi normal sa fie)
4. Se apasa butonul EXPORT. Fisierul de export este generat intr-un folder export care va fi creat
automat in folderul in care se afla programul de export (implicit in SumalAgent)
5. Exportul efectuat se transmite pe mail la adresa sumal.bucuresti@gmail.com
Se acceseaza pagina de internet http://86.120.209.221/sumal/ dupa urmatorul model :
MINISTERUL MEDIULUI SI PADURILOR
INSPECTORATUL TERITORIAL DE REGIM SILVIC SI VANATOARE Bucuresti
BUCURESTI, SOSEAUA PIPERA NR. 46, SECTOR 2
TEL: 021 233 12 89; E-MAIL: SUMAL.BUCURESTI@GMAIL.COM

Astazi este: 06.05.2011

Agentul a avut activitate:

I.T.R.S.V. Bucuresti

Dupa care se bifeaza daca firma a avut sau nu activitate si apoi:

MINISTERUL MEDIULUI SI PADURILOR
INSPECTORATUL TERITORIAL DE REGIM SILVIC SI VANATOARE BUCURESTI
BUCURESTI, SOSEAUA PIPERA NR. 46, SECTOR 2
TEL/FAX 021 233 12 89; E-MAIL: sumal.bucuresti@gmail.com

Astazi este: 06.05.2011

Societatea/O.S. etc.:
9

E-Mail pentru confirmare:

Data raportarii:

06.05.2011

Incarcati raportarea cu extensia .suml:

Se introduce numele societatii, adresa de email folosita si raportarea cu extensia .suml( Atentie: se vor atasa
doar raportarile cu aceasta extensie celelalte vechi utilizate anterior nu mai sunt conforme si nu vor fi luate in
considerare)
In final se realizeaza raportarea si concomitent se realizeaza si primirea confirmarii.
ATENTIE !
Generati fisierul de export numai dupa ce toate datele sunt corecte.
Un export efectuat nu mai poate fi modificat in SUMAL.
Acesta este si motivul pentru care in timpul generarii fisierului de export de date va mai sunt afisate automat
rapoarte privind necorelari (daca exista) si situatiile depozitelor.
CONTRAVENTII
Urmtoarele fapte constituie contravenii i se sancioneaz dup cum urmeaz:
a)neutilizarea SUMAL sau transmiterea cu ntrziere mai mare de 45 de zile de la data la care trebuia s se
fac raportarea lunar de ctre profesioniti, din culpa acestora, a datelor n SUMAL, cu amend de la 10.000
lei la 20.000 lei i cu retragerea acordului de distribuire i utilizare a documentelor cu regim special, fr
posibilitatea eliberrii unui nou acord;
b)transmiterea cu ntrziere mai mare de 15 zile de la data la care trebuia s se fac raportarea lunar, dar fr
a depi termenul prevzut la lit. a), de ctre profesioniti, din culpa acestora, a datelor n SUMAL, cu amend
de la 5.000 lei la 10.000 lei i cu suspendarea acordului de distribuire i utilizare a documentelor cu regim
special pe o perioad de pn la 90 de zile;
c)nerespectarea de ctre profesioniti a obligaiei de a implementa i de a utiliza un sistem "due diligence", cu
luarea n considerare a situaiei prevzute la art. 4 alin. (5), cu amend de la 5.000 lei la 10.000 lei i cu
suspendarea pentru o perioad de maximum 12 luni a acordului de distribuire i utilizare a documentelor cu
regim special;
d)nendeplinirea, de ctre o organizaie de monitorizare, a obligaiilor prevzute pentru aceasta la art. 8 alin.
(1) din Regulament, cu amend de la 5.000 lei la 10.000 lei;
e)netransmiterea de ctre profesioniti a raportrii lunare a datelor n SUMAL cu o ntrziere de pn la 15
zile, inclusiv, fa de data la care trebuia s se fac raportarea, cu amend de la 3.000 lei la 10.000 lei;
f)implementarea de ctre operatori a propriului sistem "due diligence" care nu ndeplinete elementele
prevzute la art. 6 din Regulament, cu amend de la 1.000 lei la 6.000 lei;
g)utilizarea necorespunztoare de ctre operatori a propriului sistem "due diligence", cu amend de la 1.000
lei la 6.000 lei;
h)utilizarea necorespunztoare de ctre operatori a unui sistem "due diligence" instituit de o organizaie de
monitorizare, cu amend de la 1.000 lei la 6.000 lei;
10

i)nendeplinirea de ctre operatorii sistemului "due diligence" a obligaiilor prevzute la art. 4 alin. (3), cu
amend de la 1.000 lei la 5.000 lei;
j)nendeplinirea de ctre profesioniti a obligaiei de verificare prevzute la art. 3 alin. (8) sau necomunicarea
de ctre acetia ctre structura competent teritorial a autoritii publice centrale care rspunde de silvicultur,
n cazul constatrii invaliditii codului unic online emis, cu amend de la 1.000 lei la 5.000 lei;
k)nerespectarea de ctre utilizatorii SUMAL a obligaiilor referitoare la modul de operare a datelor n
SUMAL, cu amend de la 1.000 lei la 3.000 lei.
(2)n situaia repetrii faptelor prevzute la alin. (1) lit. f)-i) ntr-un interval de 6 luni, pe lng sanciunea
principal, agentul constatator aplic i sanciunea complementar a suspendrii acordului pentru distribuia i
utilizarea documentelor cu regim special pentru o perioad de pn la 90 de zile.

11