P. 1
circuitul documentelor

circuitul documentelor

|Views: 3,933|Likes:
Published by Dana_Mirica_2153

More info:

Published by: Dana_Mirica_2153 on Jul 08, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/27/2013

pdf

text

original

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

I. GENERALITATI
I.1. DEFINITII

II.

STRUCTURA ORGANIZATORICA A SOCIETATII

2.1. DEPARTAMENT FINANCIAR – CONTABIL
A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

2.2. DEPARTAMENT LOGISTICA
A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

2.3. DEPARTAMENT DE VANZARI
A) FORMULARE UTILIZATE B) FLUX COMERCIAL

4. cu ocazia deplasarii in tara sau in strainatate. Foie de parcurs este un documentul ce cuprinde o detaliere a numarului de kilometri parcursi pentru fiecare autovehicul in parte. 1 din Legea contabilitatii nr. Cost mediu ponderat (CMP) Costul unitar mediu ponderat se calculeaza ca raport intre valoarea totala a stocului initial (Si) plus valoarea totala a intrarilor (Vi) si cantitatea existenta in stocul initial (qs). Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de inregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de activ si de pasiv. intr-un singur exemplar.1. Lista de inventariere este documentul in care se inscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numarare. 10. Proces verbal de predare-primire este documentul ce se intocmeste la receptia valorilor materiale in cazul in care se constata deteriorarea sau lipsa coletelor. 82/1991. intr-o alta localitate. Bonul de consum se intocmeste la scaderea produselor din gestiune. 2. Ordin de deplasare . Decont de cheltuieli este un document pentru decontarea avansurilor acordate (in valuta sau in lei). 11. . 8. snuruit. dupa caz. cantarire. document ce contine lista cu produsele vandute si/sau serviciile prestate clientului de catre furnizor. catre alta societate comerciala sau persoana (clientul). 7. Nota de intrare-receptie.I.delegatie este documentul ce justifica deplasarea in interes de serviciu a unei persoane. DEFINITII 1. 6. conform unui contract facut in prealabil sau nu. in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ. Se intocmeste de catre persoanele prevazute la art. Dispozitie de incasare/plata este documentul justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate. parafat si inregistrat in evidenta unitatii. dupa ce a fost numerotat. 5. Factura fiscala (INVOICE) este un documentul contabil emis de o societatea comerciala (furnizorul). plus cantitatile intrate (qi): 3. GENERALITATI 1. nepotriviri calitative fata de datele indicate in documentele insotitoare. 9. este documentul ce se intocmeste la insotirea stocurilor de la furnizor si la intrarea acestora in depozitul unitatii. Serveste ca document justificativ de incarcare din gestiunea magaziei. republicata. masurare sau cubare.

care decide in toate problemele esentiale activitatii societatii. DEPARTAMENT FINANCIAR – CONTABIL Departamentul Financiar – Contabil se afla in subordinea D-nei. C. Intocmirea Bilantului. OP. • • • • • • • • Facturi fiscale. • Structura functionala include totalitatea compartimentelor. intre care si functia financiarcontabil. STRUCTURA ORGANIZATORICA A SOCIETATII Structura organizatorica a societatii comerciale cuprinde totalitatea compartimentelor de munca si legaturile dintre ele.E. Intocmirea declaratiilor lunare.C. atributiilor si responsabilitatilor delimitate pe functiile societatii. In structura organizatorica a societatii se disting: • Structura de conducere este organul de conducere al societatii care decide asupra politicii ei economice si comerciale: Adunarea Generala a Asociatilor. B. Compartimentul de vanzari. si indeplineste urmatoarele sarcini: • • • Organizarea contabilitatii sintetice si analitice a intregului patrimoniu. II.. Minoiu Adriana cu functia de Economist si D-na Mirica Daniela Elena in calitate de contabila aflate sub supravegherea Expertului Contabil. Documentele financiare de incasari si plati interne si externe.O.. Actualizarea stocului curent cu marfuri. Controlul operatiunilor contabile. • • Contabilatea primara este efectuata de catre D-na. Compartimentul de logistica. Decont de cheltuieli. Cuprinde: • • • Compartimentul financiar-contabil. Participa la inventarierea stocului din depozitul firmei. Proces verbal de predare-primire. inregistrand urmatoarele documentele contabile. Tudor Elena in calitate de Expert Contabil. Evidenta capitalului social. .1. Salarii.II.

perioada).P. Incarcarea sau descarcarea stocului cu marfuri se face de catre D-na. Bon de consum. plasarea comenzilor de marfa si Receptia materialelor se face la data primirii facturilor si avizelor de la furnizor. Surca Florea cu functia de manipulant marfa. utilizarea acestei metode/variante de calcul este dificila pentru ciclurile de exploatare in care miscarile de stocuri sunt foarte numeroase. care se ocupa cu • • • • cererile de oferta si negocierea contractelor pana la materiale. B) FLUX COMERCIAL Persoana de legatura cu furnizorii este D-na Georgescu Camelia. de catre Dl. Marfurile se definesc in sistem (nomenclator) cu un cod de material definit.A) • FORMULARE UTILIZATE Documentele utilizate sunt: Nomenclator furnizor. este obtinuta prin urmatoarea formula : CMP = Si +Vi qs + qi Avantajele si dezavantajele metodei C. documentele sunt predate la departamentul de contabilitate pentru inregistrarea marfii in stoc. Formula utilizata pentru intrarile si iesirile din stoc este Costul Mediu Ponderat care se calculeaza dupa fiecare intrare. in functie de furnizor. Actualizarea costului unitar mediu ponderat dupa fiecare intrare. Nomenclator produse. In cazul in care marfa este in neconcordanta cu documentele de receptie sau este deterioarata se intocmeste un Proces Verbal de Predare-Primire in doua exemplare ce este semnat de catre gestionar si de furnizor. Ionica Cristian in calitate de gestionar si Dl.M. Avize si Procese Verbale de Predare – Primire. • • Avantaje: valoarea intrarilor si iesirilor din stoc sunt mai aproape de realitate. Minoiu Adriana pe baza actelor primate de la gestionar. . Facturi. in baza comenzilor de achizitie. Raport (per furnizor. produs. Dezavantaje: datorita complexitatii sale.

care se preda la departamentul contabilitate.Necesarul de marfuri consumabile este aprobat de catre D-na Georgescu Camelia si se preda la departamentul contabilitate. Inregistrarea cheltuielilor in avans se face pe baza Dispozitiei de incasare/plata unde se trec datele salariatul care primeste sau deconteaza banii incasati. DOCUMENT Cerere de oferta FLUX Generare Comanda Descarcare marfa RESPONSABIL Administrator Manipulant marfa Factura. P. generand Bonul de consum care se preda la gestionar. Receptie marfa Gestionar Creare cod furnizor Nomenclator Inregistrare furnizor Furnizor nou Economist Creare cod marfa Inregistrare cod marfa Marfa noua Fise de magazie Stoc materiale Gestionar Necesar Consum. La sfarsitul lunii salariatul inregistreaza toate documentele ce justifica cheltuielile efectuate (chitantele si bonurile fiscale) in Decont de cheltuieli.V. Aviz. Bon de consum Consum marfa firma Economist . Contabila verifica stocul curent si opereaza iesirea marfii din gestiune. Dupa pregatirea marfii gestionarul semneaza documentul de iesire si-l preda la contabilitate.

DEPARTAMENT LOGISTICA Compartimentul de logistica se afla in subordinea D-nei Georgescu Camelia cu functia de Administrator. mostre. In temeiul prevederilor Legii nr. care se sigileaza numai in cazul cand inventarierea nu se termina intr-o singura zi. cantitatile.2. termenele de livrare. liste etc). Inainte de inceperea operatiunii de inventariere se iau urmatoarele masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru: • • • • Stabilirea ordinii in care se efectueaza inventarierea marfii. codificarea acestora. separarea bunurilor deteriorate de cele in stare buna. Sigilarea cailor de acces catre magaziei cu exceptia locului in care s-a inceput inventarierea. intocmirea etichetelor de raft. iar operatiunile respective se vor efectua numai in prezenta comisiei de inventariere. Sortarea. se prevede crearea unei zone tampon in care sa se depoziteze bunurile primite in timpul inventarierii sau sa se permita expedieri la clienti. care va mentiona pe documentele . Stabileste sarcinile salariatilor din subordine si prioritatile in executarea acestor Aprovizionarea cu marfuri se desfasoara pe baza contractelor incheiate cu furnizori. conditiile de transport si termenele de plata. Asigura si raspunde de aprovizionarea materilor. • Raspunde de organizarea logistica a firmei. Daca operatiunile de aprovizionare-livrare a bunurilor nu pot fi suspendate. 82/1991 societatea are obligatiunea de a intocmi cel putin o data pe an pentru stabilirea plusurilor si minusurilor din gestiune. gruparea obiectelor. Gestionarul intocmeste o declaratie scrisa in care specifica numarul si data ultimului document de intrare si de iesire a marfii din gestiune.Comanda Comanda client Agentii de Vanzari 2. Asigurarea mijloacelor necesare identificarii marfii (cataloage. avand urmatoarele atributii: • • • sarcini. Pastreaza permanent legatura cu furnizorii si negociaza conditii financiare favorabile firmei. Administratorul societatii stabileste prin decizia de inventariere persoanele din comisie. marfurilor si mijloacelor fixe. in care se precizeaza denumirea marfurilor ce se achizitioneaza.

Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ. Bunurile aflate in ambalaje originale intacte nu se desfac decat prin sondaj. dupa caz. pierderilor. Elementele de activ si de pasiv se inscriu in Registrul-inventar pe baza listelor de inventariere. in scopul evitarii inventarierii duble sau a omisiunilor. dupa care se procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii..respective "primit in timpul inventarierii" sau "eliberat in timpul inventarierii". indicandu-se codul. impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui. cu evidenta tehnico-operativa pentru fiecare pozitie in parte. pagubelor si deprecierilor constatate. masurare sau cubare. concluziile si propunerile referitoare la inventariere. precum si persoanele care au efectuat inventarierea: plusurile si minusurile constatate. Pe toata durata inventarierii. materialele. in care se inscriu in principal: perioada si gestiunile inventariate. unitatea de masura. Materiile prime. se inscriu separat in listele de inventariere. acest lucru urmand a fi mentionat si in listele de inventariere respective. programul si perioada inventarierii vor fi afisate la loc vizibil. comisia de inventariere stabileste caracterul lipsurilor. unii indici calitativi. precum si . a proceselor-verbale de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora. Materialele. Rezultatele inventarierii se consemneaza in documentul numit Proces Verbal de inventariere. Pentru toate plusurile si lipsurile din gestiune comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii acestora. cantarire. semifabricatele etc. Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o analiza a tuturor stocurilor inscrise in fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Rezultatul inventarierii se inregistreaza in Lista de inventariere si sunt semnate pe fiecare fila de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. compensarile efectuate. Pe baza explicatiilor primite si a documentelor cercetate. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. produsele finite si ambalajele se inscriu in listele de inventariere pe feluri. prefabricatele. prin confruntarea cantitatilor consemnate in listele de inventariere. aflate in gestiune si nesupuse prelucrarii. dupa caz. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare. piesele de schimb. obiectele de inventar.

Liste de inventar. Proces Verbal de inventarierE. ce stabileste prioritatiile acestora si raportarile lunare. In cazul constatarii unor lipsuri in gestiune. A) FORMULARE UTILIZATE Documentele utilizate sunt: • • • Contracte furnizori. ce urmeaza a fi imputate. rezultate in urma inventarierii. Daca lipsurile nu se datoreaza vinovatiei unei persoane acestea se trec pe cheltuielile unitatii patrimoniale. Comanda furnizori. modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice. In situatia constatarii unor plusuri in gestiune. Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in contabilitate. Departamentul Logistica si Departamentul de Vanzari este subordonat Administratorului firmei. Registrul-invetar. propunand. . administratorii vor lua masura imputarii. valoarea de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv. Ordin de deplasare – delegatie. Bunurilor constatate lipsa.caracterul plusurilor. Foaie de parcurs. B) FLUX COMERCIAL • • • • • • Departamentul Financiar – Contabil. in termen de cel mult 5 zile de la data terminarii operatiunilor de inventariere. imputabile. Necesar de consum. bunurile respective se vor evalua la valoarea justa. Decizia de inventariere. ce nu pot fi cumparate de pe piata.

Bon de consum Consum marfa firma Economist Comanda Comanda clienti Livrare marfa Agenti de vanzari Factura. P..V. Aviz. Contabil Administrator Sigilare magazie Blocare sistem de tranzactii Administrator Liste stoc. Receptie marfa Gestionar Necesar Consum. Ordin de deplasare Liste de inventar Decizie Sofer Inventar marfa Stabilire comisie Gestionar.V. P. Cataloage Identificare marfa Liste de inventar Rezultatele inventarierii minusuri Stabilirea cauzelor si responsabilii Comisia .DOCUMENT Contract FLUX Comanda furnizori RESPONSABIL Administrator Factura.

C.. Studiaza piata. Georgescu Vasile in calitate de Director de vanzari si are urmatoarele sarcini: • • • • • • Participa la prospectarea pietei in vederea cunoasterii necesarului de consum si prespectivele pe termen scurt. Comanda clienti. . Facturi fiscale. In cadrul firmei sunt angajati doi agenti de vanzari care efectueaza studiul de piata a marfurilor.E. Negociaza preturile de vanzare.O. Prezinta oferte pentru desfacerea produselor realizate. produs. Registrul-inventar Operarea plusurilor si minusurilor Economist DEPARTAMENT DE VANZARI Departamentul de vanzari se afla in subordinea Dl. Georgescu Vasile in calitate de Director de vanzari. stabilind produsele pentru care exista cerere. care se ocupa cu ofertarea si negocierea contractelor pana la plasarea comenzilor de marfa.). Stabileste metode/reguli pentru a asigura necesarul de marfa in conformitate cu planul Stabileste sarcinile salariatilor din subordine si prioritatile in executarea acestor sarcini. B. Documentele utilizate sunt: • • • • • Contracte clienti. negociaza preturile de vanzare si stabilesc produsele cele mai solicitate. B) FLUX COMERCIAL Persoana de legatura cu clientii este Dl. Raport (per client. A) FORMULARE UTILIZATE de vanzari. perioada).C. Documentele financiare de incasari (chitanta.plusuri Proces de inventar.

si se preda la gestiune pentru inregistrarea marfii in stoc. La sfarsitul fiecarei zile agentii de vanzari intocmesc urmatoarele documente: • • Foile de parcurs unde se specifica: nume client si numarul de km parcusi in Raport de activitate in care se specifica clientii vizitati si detaliile cu privire ziua respectiva. DOCUMENT Fax .In cazul in care marfa este in neconcordanta cu factura fiscala sau este deterioarata se intocmeste un Proces Verbal de Predare-Primire in doua exemplare care este semnat de catre sofer si de catre client. mail FLUX Cerere de oferta RESPONSABIL Client Inregistrare CO Urmarirea comenzii Agent vanzari Analiza cerere oferta client vechi Formular comanda Comanda ferma client nou Alocare client unui agent Agent vanzari Factura Gestionar Verificare marfa in stoc Pregatire marfa . la marfa dorita. pentru decontarea motorinei in contabilitate.

V. P.Manipulant marfa Factura. Ordin de deplasare Livrare marfa Sofer ..

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->