NORME FINANCIAR CONTABILE Nr. 259 / 08.10.

2008
privind ntocmirea, avizarea, aprobarea i circuitul documentelor

n conformitate cu prevederile OMF 1917/2005 privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, OMF nr. 1792/2002 privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor bugetare, OMF nr. 522/2003 privind organizarea i exercitarea controlului preventiv, se dispun urmtoarele:

1. Documentele se vor ntocmi completndu-se fiecare rubric cuprins n acestea. 2. Explicaiile solicitate de ctre documente vor fi ct mai complete, oferind maximum de informaii cu privire la operaiunea economic la care se refer acesta. 3. Atribuirea numrului de ordine fiecrui document, de ctre compartimentul emitent, se efectueaz cronologic, n format electronic. 4. Se va respecta strict circuitul documentelor n ce privete ntocmirea, semnarea, avizarea i aprobarea documentelor. 5. n vederea nregistrrii operaiunilor economice n evidena contabil este obligatoriu ca documentele justificative s fie completate cu toate datele solicitate de document i s conin toate semnturile, avizele i aprobrile prevzute de lege. 6. Documentele contabile se vor prezenta pentru semnare, avizare sau aprobare pe baza Registrului de operaiuni supuse vizei de control financiar preventiv i Borderoului de predare-primire documente. 7. Documentele care privesc angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor bugetare trebuie s conin, obligatoriu, urmtoarele vize: Viza de compartiment - certific realitatea, necesitatea i legalitatea operaiunii; Viza CPV
(Vocabular Achiziii Publice)

- certific faptul c produsele, serviciile sau lucrrile ce urmeaz a se achiziiona au fost cuprinse n Programul anual de achiziii publice al instituiei i care este procedura legal de achiziie; - cerific faptul c produsele au fost recepionate, serviciile au fost prestate sau lucrrile au fost executate; - se aplic pe toate facturile emise de furnizori, pentru bunurile, serviciile i lucrrile recepionate;

Viza Bun de plat

Viza CFP - certific legalitatea, regularitatea i ncadrarea n limitele (Control Financiar Preventiv) i destinaia creditelor bugetare; 8. n cazul achiziiilor de produse se ntocmete, obligatoriu, Nota de intrare recepie. 9. Bunurile de natura Materialelor i cele de natura Obiectelor de inventar, recepionate, se nregistreaz, de ctre gestionar, n Fia de magazie. 10. Bunurile de natura Mijloacelor fixe, recepionate, se nregistreaz, de ctre gestionar, n Fia mijlocului fix. 11. Eliberarea n consum a bunurilor de natura materialelor se efectueaz pe baz de Proces verbal de consum. 12. n cazul achiziiilor de servicii nu se ntocmete Not de intrare recepie (NIR), pentru certificarea prestrii serviciilor fiind suficient aplicarea vizei Bun de plat pe factura emis de ctre furnizor i semntura persoanei autorizate s acorde viza Bun de plat. 13. n cazul achiziiilor de lucrri recepia se efectueaz, pe baza Situaiilor de lucrri prezentate de antreprenor, ntocmindu-se Proces verbal de recepie parial.

14. n situaia materialelor consumabile sau a bunurilor care s-au eliberat direct n consum, imediat dup recepie, concomitent cu Nota de intrare recepie (NIR) se ntocmete i Procesul verbal de consum. 15. Modelul fiecrui document, prezentat mai jos se constituie n anex la prezenta.

1. Memoriul justificativ
Se utilizeaz pentru iniierea unei proceduri de achiziii publice (produse, servicii, sau lucrri); Se ntocmete, n format electronic, de ctre Compartimentul achiziii publice; Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul achiziii publice; Se semneaz de ctre solicitant; Va conine viza CPV din partea Compartimentul achiziii publice; Va conine viza de compartiment din partea efului de compartiment care a iniiat procedura de achiziie public; Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului; Se aprob de ctre directorul instituiei;

2. Referatul de necesitate
Se utilizeaz, mpreun cu Memoriu justificativ pentru efectuarea achiziiilor de produse, servicii sau lucrri; Se ntocmete, n format electronic, de ctre Compartimentul achiziii publice; Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul achiziii publice; Se semneaz de ctre solicitant; Va conine viza de compartiment din partea efului de compartiment care a iniiat procedura de achiziie public; Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului; Se aprob de ctre directorul instituiei; Referatul de necesitate este nsoit de urmtoarele: - Memoriu justificativ (aprobat) - Factura fiscal emis de ctre furnizor - Nota de intrare recepie (NIR) - Procesul verbal de consum (n cazul materialelor consumabile) - Procesul de selecie a ofertelor + Ofertele depuse + Contractul economic - Alte documente justificative prevzute de lege

3. Nota de intrare recepie (NIR)

Se utilizeaz, pentru efectuarea operaiunii de recepie a produselor achiziionate; Se ntocmete de ctre comisia de recepie, n trei exemplare, pe baza Facturii fiscale emis de furnizor; Se semneaz de ctre gestionarul primitor i membrii comisiei de recepie; Un exemplar din NIR se depune la serviciul contabilitate mpreun cu celelalte documente justificative nsoitoare, unul pentru gestionarul primitor i un exemplar se arhiveaz la comisia de recepie;

4. Decontul de cheltuieli
Se utilizeaz, pentru decontarea avansurilor primite n numerar sau decontarea cheltuielilor legal efectuate n numerar; Se ntocmete, n format electronic, de ctre Serviciul financiar-contabilitate, pe baza documentelor justificative nsoitoare; Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Serviciul financiar-contabilitate; Se semneaz de ctre persoana autorizat (mputernicit) din cadrul Serviciului financiar-contabilitate, care a ntocmit documentul; Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului; Se aprob de ctre directorul instituiei; Decontul de cheltuieli este nsoit de urmtoarele: - Memoriu justificativ (copie) - Factura fiscal emis de ctre furnizor - Nota de intrare recepie (NIR) - Procesul verbal de consum (n cazul materialelor consumabile) - Procesul de selecie a ofertelor + Ofertele depuse + Contractul economic - Alte documente justificative prevzute de lege

5. Fia de magazie
Se utilizeaz, pentru evidena tehnic-operativ i de gestiune a bunurilor de natura Materialelor ct i pentru cele de natura Obiectelor de inventar; Se ntocmete de ctre gestionarul primitor; Intrrile n gestiune se nregistreaz pe baza Notei de intrare recepie; Ieirile din gestiune se nregistreaz pe baza Procesului verbal de consum; Lunar, gestionarul va efectua un punctaj al operaiunilor efectuate cu nregistrrile serviciului financiar-contabilitate i va corecta eventualele neconcordane n Fia de magazie;

6. Proces verbal de consum

Se utilizeaz, pentru evidena eliberrii n consum a bunurilor materiale; Se ntocmete, n format electronic, de ctre gestionarul predtor; Un exemplar rmne la gestionar i unul se depune la serviciul contabilitate; Se semneaz de ctre gestionarul predtor i de ctre primitor; Va conine Viza CFP din partea contabilului ef al instituiei; Se aprob de ctre directorul instituiei;

7. Ordonaarea de plat
Se utilizeaz, pentru dispunerea efecturii plii cheltuielilor; Se ntocmete, n format electronic, de ctre Compartimentul contabilitate; Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul contabilitate; Va conine viza de compartiment din partea efului de compartiment care a iniiat procedura de achiziie public; Va conine viza serviciului financiar-contabilitate, n urma verificrii disponibilului din contul de angajamente bugetare, conform clasificaiei bugetare; Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului; Se aprob de ctre directorul instituiei;

 Ordonaarea de plat este nsoit de urmtoarele: - Memoriu justificativ (aprobat) - Referat de necesitate (aprobat) - Factura fiscal emis de ctre furnizor (coninnd Viza Bun de plat) - Nota de intrare recepie (NIR) - Procesul verbal de consum (n cazul materialelor consumabile) - Procesul de selecie a ofertelor + Ofertele depuse + Contractul economic - Alte documente justificative prevzute de lege

8. Ordinul de plat
Se utilizeaz, pentru efectuarea plii cheltuielilor; Se ntocmete, n format electronic, n dou exemplare de ctre Compartimentul financiar-contabilitate, cu ajutorul programului-soft special conceput de ctre Ministerul Finanelor Publice; Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul contabilitate; Se semneaz de ctre persoanele mputernicite cu specimene de semnturi;

9. Foaia de vrsmnt
Se utilizeaz, pentru efectuarea depunerilor de numerar n conturile bancare; Se ntocmete, n format electronic, ntr-un singur exemplar, de ctre Compartimentul financiar-contabilitate, cu ajutorul programului-soft special conceput de ctre Ministerul Finanelor Publice; Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul contabilitate; Se semneaz de ctre persoanele mputernicite cu specimene de semnturi;

10. Dispoziia de plat ctre casierie

Se utilizeaz, pentru efectuarea plilor, n numerar, de ctre casierie; Se ntocmete, n format electronic, ntr-un singur exemplar, de ctre Compartimentul financiar-contabilitate; Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul contabilitate; Se semneaz, la ntocmit, de ctre Compartimentul financiar-contabilitate; Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului; Se aprob de ctre directorul instituiei;

11. Dispoziia de ncasare ctre casierie

Se utilizeaz, pentru efectuarea ncasrilor, n numerar, de ctre casierie; Se ntocmete, n format electronic, ntr-un singur exemplar, de ctre Compartimentul financiar-contabilitate; Se nregistreaz, cronologic (numr i dat) la Compartimentul contabilitate; Se semneaz, la ntocmit, de ctre Compartimentul financiar-contabilitate; Se prezint, pentru viza CFP, contabilului ef al instituiei sau mputernicitului; Se aprob de ctre directorul instituiei;

Abrevieri privind documentele contabile

BF C - Bon fiscal - Chitan

CEC - CEC pentru ridicare de numerar din banc CON - Contract DC DI DP EX F FM FV MF MJ NC NIR OB OD OP PV RC RN - Decont de cheltuieli - Dispoziie de ncasare (ctre casierie) - Dispoziie de plat - Extras de cont bancar - Factur - Fia de magazie - Foaie de vrsmnt - Mijloace fixe - Memoriu justificativ - Not contabil - Not de intrare recepie - Obiecte de inventar - Ordin de deplasare - Ordin de plat - Proces verbal ... - Registru de cas - Referat de necesitate (ctre casierie)

FMF - Fia mijlocului fix

PVC - Proces verbal de consum

16. Prezentele Norme financiar-contabile se vor comunica, pentru aplicare ncepnd cu data prezentei, tuturor serviciilor, birourilor i compartimentelor funcionale din cadrul Casei de Cultur a Studenilor din Timioara.

DIRECTOR; Popescu Sorin

CONTABIL EF, ec. Miclea Florian

AUTORITATEA NAIONAL PENTRU TINERET Casa de Cultur a Studenilor din Timioara Compartimentul: Tehnic-administrativ
Biroul Achiziii Publice Poziia din Programul de achiziii Data Semntura

APROBAT DIRECTOR

CFP CONTABIL EF

39

28.07.2008

MEMORIU JUSTIFICATIV
pentru achiziii de produse, servicii sau lucrri
Numr Data

309-c
1. Necesitatea achiziiei 2. Tipul contractului 3. Obiectul contractului

28.07.2008

Festivalul Naional de Mod Toni Vlad- 2008 Contract de furnizare produse Tiprituri afie 12.11.2008 Sediul instituiei

4. Durata contractului / Termenul de finalizare 5. Locul de livrare / prestate / executare 6. Sursa de finanare 7. Cod CPV

Subvenii bugetare programe culturale 29242473-3 Tiprituri pe suport de hrtie

NOT JUSTIFICATIV PRIVIND DETERMINAREA VALORII ESTIMATE

Valoarea estimat a achiziiei este de:

2,580,25 Lei

NOT JUSTIFICATIV PRIVIND APLICAREA PROCEDURII DE ATRIBUIRE Procedura aleas pentru atribuirea contractului de achiziie public, conform Programului de achiziii este: cumprare direct NOT JUSTIFICATIV PRIVIND ALEGEREA CRITERIILOR DE SELECIE 1. Criterii de calificare (*): Declaraie de eligibilitate Certificat CUI (copie legalizat) Declaraie privind nencadrarea n situaiile prevzute de art.181 din OG nr.34/2006 Declaraie privind lista principalelor livrri n ultimii 3 ani de activitate Bilan contabil anual (vizat de ctre Direcia General a Finanelor Publice) Certificat ISO 9001/2001 2. Criterii de atribuire a contractului: Preul cel mai sczut Oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic VIZA DE COMPARTIMENT Data Semntura 29.07.2008 SOLICITANT man Constantin Semntura 28.07.2008 X

Numele Data

Casa de Cultur a Studenilor din Timioara

DIRECTOR

CONTABIL EF

Compartimentul Cultural-Artistic

Se aprob suma

Control financiar preventiv

REFERAT DE NECESITATE
Numr Data

292

18.07.2008

1. Obiectul achiziiei 2. Necesitatea

Avans - Servicii de mas Tabra foto Crivaia

3. Suma solicitat
4. Sursa de finanare 5. Memoriu justificativ 6. Furnizorul 7. Factura fiscal

1.173,00 Lei
Subvenii bugetare programe culturale Numr 292 Data 18.07.2008

Universitatea Politehnica din Timioara Cantina 1/C Numr TM-28671 Data 18.07.2008

VIZA DE COMPARTIMENT

SOLICITANT

Data 18.07.2008

Semntura

Numele Data

Ciucur Iulia Anca 18.07.2008 Semntura

AUTORITATEA NAIONAL PENTRU TINERET

Anexa nr. 3

Casa de Cultur a Studenilor din Timioara

Compartimentul: Cultural-Artistic

ORDONANTARE DE PLATA
Numar: Data: Natura cheltuielilor: 368 30.09.2008

Accesorii computer CABINA TEHNIC Numr Numr Numr Numr Virament 287 Data 482 Data 8695778 Data 116 Data Numerar X 25.09.2008 29.09.2008 29.09.2008 29.09.2008 VALOAREA 1,200,28 1,200,28

Lista documentelor justificative: Memoriu justificativ Referat de necesitate Factura fiscal Angajament legal Modul de plata

LEI VALUTA X Suma datorata Avansuri acordate beneficiarului Suma de plata Suma de plata (valuta) Felul valutei Suma de plata in valuta Cursul valutar de schimb Suma transformata in lei

Calculul disponibilului din contul de angajamente bugetare Subdiviziunea clasificatiei bugetare (cap. subcap. titlu, art. alin.)
0

Disponibil inaintea efectuarii platii (cont 950)

1

Suma de plata
2

Disponibil ramas dupa efectuarea platii

3 = 1-2

20.01.30

1,200,28

Date de identificare ale beneficiarului Denumire: MATCOM srl Timisoara Cont: RO49TREZ6215069386680189 Adresa: Trezoreria: Timioara Str. Independentei nr.38 Cod ORC J 35 /829 / 1992 Cod fiscal: RO 4892554 Compartimentul de specialitate Data: 29.09.2008 Semnatura: Compartimentul de contabilitate Data: 29.09.2008 Semnatura: ORDONATOR DE CREDITE Data: 29.09.2008 Semnatura: Control financiar preventiv Data: 29.09.2008 Semnatura:

Casa de Cultur a Studenilor din Timioara

DIRECTOR

CONTABIL EF

Compartimentul Cultural-Artistic

Se aprob

Control financiar preventiv

PROCES VERBAL DE CONSUM

Numr Data

251 Necesitatea (Aciunea) Sursa de finantare a bunurilor consumate Nr. crt.

0

24.07.2008

Salvai Casa Studenilor Subvenii bugetare programe culturale NIR Data

3

Se elibereaza din magazie pentru consum urmatoarele bunuri materiale: Denumirea bunurilor
1

Numar
2

Cantitatea
4

Pret unitar
5

Valoarea
6

1. 2.

Tricouri albe Tricouri roii

218 218

22.07.2008 22.07.2008

200 150

420,00 385,00

84.000,00 57.750,00

Total

141.750,00

Numele Data

PREDTOR Alupei Mariana Semntura 24.07.2008

Numele Data

PRIMITOR Ciucur Iulia Anca Semntura 24.07.2008

DIRECTOR

CONTABIL EF

Serviciul financiar-contabilitate

Se aprob suma

Control financiar preventiv

Semntura de ntocmit

DISPOZIIE DE NCASARE CTRE CASIERIE

Numr Data

293 1. Numele i prenumele 2. Funcia / Calitatea 3. Suma 4. Scopul ncasrii: ncasri diverse
( n cifre )

12.09.2008

AEROBIC srl Timioara Trncnescu Miciurel

800,00 Lei optsutelei( n litere )

reprezentnd: cv factura nr. CCST-801260 / 12.09.2008 chirie sala de spectacole Cont bancar 50.03 Sursa de finanare Venituri proprii

Ridicat numerar din cont bancar Cont bancar Cont bancar Cont bancar Cont bancar Cont bancar Cont bancar 50.03 50.03 50.09 50.09 50.09 50.09 - Subventii bugetare - Salarii - Subventii bugetare - Materiale - Subventii bugetare - Programe - Subventii bugetare - Capital - Venituri proprii - Diverse - Venituri proprii - Sponsorizare Suma Suma Suma Suma Suma Suma

CASIER

ncasat suma de:

( n cifre )

Lei
Semntura

Data

DIRECTOR

CONTABIL EF

Serviciul financiar-contabilitate

Se aprob suma

Control financiar preventiv

Semntura de ntocmit

DISPOZIIE DE PLAT CTRE CASIERIE

Numr Data

284 1. Numele i prenumele 2. Funcia / Calitatea 3. Suma 4. Scopul plii: Avansuri spre decontare pentru: Cont bancar Plata cheltuielilor pentru: Cont bancar Sursa de finanare Sursa de finanare Trezoreria Timioara

24.07.2008

11.700,85 Lei unsprezecemiiaptesuteleiioptzeciicincidebani

( n cifre ) ( n litere )

Depus numerar n cont bancar Cont bancar Cont bancar Cont bancar Cont bancar Cont bancar Cont bancar 50.03 50.03 50.09 50.09 50.09 50.09 - Subventii bugetare - Salarii - Subventii bugetare - Materiale - Subventii bugetare - Programe - Subventii bugetare - Capital - Venituri proprii - Diverse - Venituri proprii - Sponsorizare Suma Suma Suma Suma Suma Suma 800,00 200,15 500,50 0 10.000,20 200,00

DATE SUPLIMENTARE PRIVIND BENEFICIARUL SUMEI Actul de identitate CI Seria TM Numar 598622

Am primit suma de:

( n cifre )

Lei
Semntura

Data

24.07.2008

CASIER

Pltit suma de:

( n cifre )

Lei
Semntura

Data

Casa de Cultur a Studenilor din Timioara Compartimentul Cultural-Artistic

DIRECTOR

CONTABIL EF

Se aprob suma

Control financiar preventiv

DECONT DE CHELTUIELI
Numr Data

264

24.09.2008

Numele si prenumele titularului de avans: Sursa de finantare: Necesitatea / Aciunea: Documentul justificativ
Fel Numar Data

man Constantin Venituri proprii Alimentare autovehicule proprii

Bon fiscal Factura

156 248694

28.12.2008 18.12.2008

Explicatii Benzin Premium Motorina

Valoarea 485,25 318,41

Total

803,66

Avans primit Cheltuieli efectuate Sume de restituit Sume de primit

1.000,00 803,66 196,34

Dispozitie de incasare Numar Data 1866 28.12.2008 Semnatura:

Dispozitie de plata Numar Data Semnatura: