Sunteți pe pagina 1din 235

EXCEL

Cursul 03
Obiective

 Cum să creezi legături între foi de calcul şi regiştri 
de calcul
 Cum să creezi subtotaluri
 Cum să divizezi şi să îngheţi foile de calcul
 Cum să validezi informaţia
 Cum să protejezi regiştri de lucru
 Cum să lucrezi cu funcţiile Excel
 Cum să creezi şi să modifici diagrame
 Cum să creezi propriile bare de unelte
 Cum să verifici ortografia

Descriere

Acesta este un curs mai amplu în care vei învăţa o mulţime de noi cunoştinţe care
urmează să fie şi aprofundate. Vei învăţa, spre exemplu, cum să creezi legături între foile
de calcul şi să utilizezi aceste legături, vei învăţa să apelezi şi să utilizezi formulele
importante din Excel cum ar fi SUM, AND, OR, LOOKUP, IF precum şi funcţiile
financiare FV şi PMT, vei învăţa să creezi diagrame proprii, să le modifici şi să le
tipăreşti, vei învăţa să-ţi creezi propriile bare de unelte şi să lucrezi cu bara Drawing, vei
învăţa să-ţi creezi stiluri, să le aplici şi să le modifici.

Cerinţe finale

La sfârşitul acestui curs va trebui să ştii următoarele:


Să lucrezi cu funcţiile de bază din Excel;
Să creezi diagrame;
Să-ţi creezi propriile bare de instrumente;
Să ştii să verifici ortografia foii de calcul;
Să creezi şi să aplici stiluri.
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Lecţia 1

Obiective

 Să  creezi legături  între foi de calcul  şi  între foi de 


calcul şi fişiere
 Să creezi subtotaluri
 Să divizezi şi să îngheţi foi de calcul
 Să validezi informaţiile
 Să protejezi regiştri de calcul şi foi de calcul
 Să lucrezi cu funcţiile cele mai uzuale din Excel

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Modurile de vizualizare a foii de calcul pot fi controlate de către utilizator. Controlul


asupra modurilor de vizualizare înseamnă posibilitatea de a stabili ce anume să fie vizibil
pe foaia de calcul la un moment dat şi ce foaie de calcul să fie vizibilă la un moment dat.
Poţi imobiliza pe ecran o linie de titluri de coloană pentru simplitatea introducerii datelor
sau poţi ascunde o coloană sau o linie de informatii confidenţiale. Poţi comuta între
ferestrele regiştrilor de calcul prin plasarea lor alăturată sau una în spatele celeilalte

COMUTAREA ÎNTRE REGIŞTRII DE CALCUL DESCHIŞI

Pentru a comuta între ferestrele regiştrilor de calcul activi utilizează una din metodele:
Deschide meniul Windows şi alege numele registrului din listă;
Execută click pe butonul aferent din bara de taskuri;
Apasă combinaţiile de taste CTRL+F6 sau CTRL+TAB ca să treci la următorul
registru;
Apasă combinaţiile de taste CTRL+SHIFT+F6 sau CTRL+SHIFT+TAB ca să
revii la registrul anterior;
Poţi vizualiza, de asemenea, mai mulţi regiştri de calcul simultan, fiecare în propria
fereastră. Acest lucru îl poţi realiza dacă execuţi secvenţa Windows\Arrange... şi apoi,
din caseta de dialog care se deschide, poţi alege:

2
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

♦Tiled – va aranja şi redimensiona ferestrele regiştrilor de calcul deschişi


astfel încât acestea să fie aranjate alăturat atât pe orizontală cât şi pe
verticală.

♦Horizontal – permite aranjarea ferestrelor alăturat, pe orizontală.

3
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

♦Vertical – permite aranjarea alăturată, pe verticală, a ferestrelor.

4
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

♦Cascade – permite aranjarea ferestrelor în cascadă.

♦Windows of activ workbook permite numai afişarea ferestrei registrului


activ.
Obs. Este bine să utilizezi facilitatea de aranjare a ferestrelor de lucru pentru cel mult trei
regiştri de calcul deschişi la un moment dat, pentru ca fiecare fereastră să ofere spaţiu
suficient de vizualizare.

IMOBILIZAREA COLOANELOR ŞI A RÂNDURILOR

Partea cea mai des imobolizată a unei foi de calcul este linia cu titlurile de coloane din
partea de sus a listei. Imobilizând această linie poţi vedea ce reprezintă datele din celule
atunci când derulezi lista. Imobilizarea păstrează titlurile pe ecran indiferent câte
înregistrări conţine lista. Pentru a imobiliza linii şi coloane într-o listă trebuie să parcurgi
paşii:
Execută click pe celula care se situează imediat sub rândul care se doreşte
imobilizat şi la dreapta coloanei care se doreşte imobilizată.
Execută secvenţa Windows\Freeze Panes (Imobilizare panouri).
Această secvenţă are ca rezultat imobilizarea rândurilor de deasupra celulei selectate şi a
coloanelor din dreapta aceleiaşi celule.

5
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Coloane Celula selectată


imobilizate
Rând
imobilizat
Dacă doreşti să renunţi la imobilizare într-o foaie de calcul trebuie să execuţi secvenţa
Windows\Unfreeze Panes (Anulare imobilizarea panouri).

ÎMPĂRŢIREA ECRANULUI

Împărţirea ecranului Excel îţi permite să vezi simultan două sau patru părţi distincte ale
aceleaşi foi de calcul. Această caracteristică este utilă la compararea datelor dintr-o foaie
de calcul sau atunci când trebuie să muţi sau să copiezi informaţii în interiorul aceleiaşi
foi de calcul. Prin împărţirea ecranului pot apare două sau patru zone de vizualizare.
Pentru fiecare dintre aceste zone de vizualizare poţi derula secţiunea pe care o afişează.
Pentru a împărţi o foaie de calcul în patru zone de vizualizare trebuie să parcurgi paşii:
Selectează celula deasupra şi în stânga căreia se va plasa marcajul de împărţire a
ecranului
Execută secvenţa Windows\Split.
Foaia de calcul are, acum, două sau patru bare de derulare care îţi permit să parcurgi în
sus, în jos sau spre dreapta fiecare secţiune de ecran
Obs. În cazul în care ecranul este împărţit în patru, cele patru panouri vor fi derulate în
pereche. Când foaia de calcul se derulează sus-jos cele două panouri superioare se vor derula
simultan. Când foaia de calcul se derulează stânga-dreapta cele două panouri din stânga se
derulează simultan.

6
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Deplasarea barelor de împărţire îţi permite să măreşti sau să micşorezi oricare dintre
secţiuni. Ca să muţi o bară de derulare este suficient să te deplasezi deasupra ei cu cursoul
mouse-ului şi să aştepţi până ce acesta se transformă într-o săgeată cu două capete pentru
împărţirea în două secţiunea şi într-o cruce cu patru săgeţi în capete pentru împărţirea
ecranului în patru secţiuni.

Pentru a anula împărţirea ecranului poţi alege una din metodele:


Execută secvenţa Windows\Remove Split.
Execută dublu click pe o bară de împărţire ca să o elimini.
Trage una din barele de împărţire în afara foii de calcul.

CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

De multe ori, atunci când creezi o listă, este necesar să efectuezi subtotaluri pentru
diferitele categorii de date conţinute.Subtotalurile pot fi calculate folsind funcţiile SUM,
COUNT, MIN, MAX şi altele.
Pentru a adăuga subtotaluri unei liste trebuie să parcurgi paşii:
1.Sortează lista (şi, eventual, filtreaz-o) şi apoi selectează înregistrările. Cheia de
sortare pe care o utilizezi trebuie să fie aceeaşi cu cea pe care intenţionezi să o
foloseşti în câmpul At each change in (La fiecare modificare în) din caseta de
dialog Subtotal.

7
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Notă: Dacă lista este înconjurată de linii şi coloane goale, atunci Excel va selecta
automat datele pentru subtotal în cazul în care celula activă este oriunde în interiorul
listei

2.Execută secvenţa Data\Subtotals.


3.În caseta de dialog Subtotal trebuie să stabileşti criteriul pentru crearea
subtotalurilor, funcţia folosită şi alţi parametri de care doreşti să se ţină cont.

♦În câmpul At each change in trebuie să selectezi din listă titlul care
determină criteriul după care vrei să efectuezi subtotalurile.
♦În câmpul Use function trebuie să selectezi din listă funcţia cu care vrei ca
aplicaţia Excel să calculeze subtotalurile.

AVERAGE – media valorilor

COUNT – numără valorile numerice

COUNTA – numără toate valorile

MAX - întoarce valoarea maximă

MIN - întoarce valoarea minimă

PRODUCT – înmulţeşte valorile şi întoarce produsul

STDEV – estimează abaterea standard pe baza unui eşantion

STDEVP – calculează abaterea standard pe baza întregii populaţii date

SUM – adună valorile

VAR – calculează dispersia pe baza unui eşantion

8
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

VARP - calculează dispersia pe baza întregii populaţii

♦În câmpul Add subtotal to trebuie să selectezi coloana sau coloanele


pentru care vrei să se afişeze subtotalurile. Coloana se selectează executând
click în căsuţa din faţa titlului de coloană.
♦Opţiunea Replace current subtotals (Înlocuirea subtotalurilor existente)
o foloseşti atunci când doreşti să înlocuieşti subtotalurile existente folosind o
nouă funcţie.
♦Opţiunea Page break between groups (Sfârşit de pagină între grupuri)
permite saltul la o pagină nouă pentru fiecare subtotal, împreună cu
înregistrările aferente.
♦Opţiunea Summary below data (Însumare sub date) îţi permite să plasezi
subtotalurile deasupra domeniului, dacă nu este selectat, sau sub domeniu
dacă este selectat.

Obs. Poţi crea mai multe subtotaluri aflate în raport de subordonare între ele folosind funcţii
diferite şi aplicând de mai multe ori funcţia Subtotals dar deselectând de fiecare dată opţiunea
Replace current subtotals.
Pentru a renunţa la subtotalurile create apasă butonul Remove All.

FUNCŢII DE BAZĂ ÎN PROGRAMUL EXCEL

Funcţiile sunt formule încorporate care efectuează anumite calcule matematice complexe.
Utilizatorul introduce numele funcţiei şi argumentele cerute de funcţie iar programul
Excel efectuează calculele. Programul Excel pune la dispoziţie o gamă largă de funcţii
9
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

care au denumiri specifice, cum ar fi SUM, AVERAGE sau LOOKUP dar numele
funcţiilor trebuie scrise corect, altfel programul Excel nu le recunoaşte. Pentru a uşura
munca utilizatorului Excel pune la dispoziţie o casetă de dialog care ajută la scrierea
corectă a numelor funcţiilor şi la completarea argumentelor necesare efectuării acestora.

CASETA DE DIALOG PASTE FUNCTION

Cea mai uşoară cale de a utiliza o funcţie într-o formulă este de a apela caseta Paste
Function (Lipere funcţie). Pentru a accesa această casetă poţi să apeşi butonul Paste
Function din bara standard sau execută secvenţa Insert\Function. Se deschide
caseta de dialog Paste Function care are următoarea componenţă:

Descriere funcţie

Buton de ajutor

Function category (Categoria funcţiei) permite împărţirea funcţiilor Excel în


categorii pe care le găseşti descrise în tabelul care urmează:

Categorie Descriere

Most Recently Used Lista funcţiilor pe care le-ai utilizat cel mai recent

All Lista tuturor funcţiilor recunoscute de programul Excel

Financial Lista funcţiilor financiare

Date&Time Lista funcţiilor care permit calculul valorilor de dată şi oră

Lista cu toate funcţiile matematice şi trigonometrice


Math&Trig
recunoscute de Excel

Lista funcţiilor statistice care permit calculul mediilor


Statistical
aritmetice, calculul derivaţiei standard, etc.

Lookup&Reference Lista funcţiilor care caută valori

Lista funcţiilor care caută sau calculează valori într-o listă sau
Database
bază de date

Text Lista funcţiilor care pot fi folosite cu text sau etichete

10
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Logical Lista funcţiilor logice (IF, AND, OR, etc.)

Lista funcţiilor care returnează informaţii despre valori şi


Information
despre foaia de lucru

User Defined Lista funcţiilor personalizate pe care tu le-ai creat

Function name (Numele funcţiei) conţine listele cu funcţiile aferente fiecărei


categorii.
În partea de jos a casetei regăseşti o scurtă descriere a funcţiei selectate.

Butonul îţi permite să apelezi la ajutor pentru a primi mai multe informaţii
despre funcţia selectată.
În momentul în care ai selectat o funcţie din câmpul Function name se deschide o casetă
care se numeşte Formula Pallette (Paleta de formule) care permite introducerea
argumentelor pentru funcţia selectată.

argumente butonul Collapse Dialog

butonul de descrierea
ajutor
argumentului

Pentru a completa paleta de formule pentru o funcţie trebuie să execuţi paşii:


1.Execută click în caseta primului argument.
2.Dacă argumentul cere referinţe de celulă, execută click sau selectează celulele
care conţin argumentele din foaia de calcul. În caz contrar introdu valorile
argumentului de la tastatură.
3.După ce ai adăugat toate argumentele necesare execută click pe OK.

Notă: Paleta de formule – caseta de dialog în care introduci argumentele funcţiei –


poate fi deplasată oriunde pe foaia de lucru astfel încât să nu te împedice să vizualizezi
câmpurile care conţin argumentele.

Obs. Pentru a reduce paleta de formule în aşa fel încât să nu acopere celulele pe care vrei să le
selectezi din foaia de calcul execută click pe butonul Collaps Dialog . Pentru a reafişa
paleta de formule şi a continua construcţia funcţiei execută click pe butonul Expand Dialog
(aflat în capătul din dreapta al casetei de argumente redusă).
Pentru a scrie o formulă într-o celulă trebuie să parcurgi paşii:
11
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

1.Execută click în celula în care doreşti să fie afişat rezultatul formulei.

2.În bara de instrumente, execută click pe butonul Paste Function . Va apărea


caseta Paste Function.
3.Execută click pe categoria de funcţii, din câmpul Function category, din care
face parte funcţia dorită şi, apoi, execută dublu click pe funcţie în câmpul din
dreapta, Function name. Dacă nu ştii în ce categorie se află funcţia dorită execută
click pe categoria All (Toate) şi, din lista cu funcţiile ordonate alfabetic, alege
funcţia dorită. Se va deschide paleta de formule (Formula Pallette) care te ajută să
completezi funcţia.
4.Execută click în caseta primului argument.
5.Dacă argumentul cere referinţe de celulă, execută click sau trage peste celulele
care conţin argumentele din foaia de calcul.
6.După ce ai adăugat toate argumentele necesare execută click pe OK. Funcţia este
construită.
Obs. Dacă introduci semnul egal într-o celulă caseta Name din stânga barei de formule
primeşte numele Function şi devine o listă derulantă cu cele mai recent utilizate funcţii. Dacă
execuţi click pe o funcţie din această listă va apărea paleta de formule pentru respectiva
funcţie. Dacă funcţia pe care o doreşti nu este cuprinsă in această listă execută click pe
opţiunea More Functions... pentru a deschide caseta Paste Function.

FUNCŢII UTILE

În acest capitol vor fi prezentate câteva dintre cele mai utilizate funcţii Excel, şi anume:
MIN, MAX, AVERAGE, SUBTOTAL, COUNT, COUNTA, AND, OR, NOT, NOW,
TODAY, DATE, SUM.

Funcţia MIN

Funcţia
MIN(number1; number2;...)
întoarce valoarea cea mai mică, sau minimul, dintr-un domeniu de numere. Dacă toate
valorile se situează pe o coloană, cea mai simplă metodă de aflare a minimului este de a
sorta coloana. Dacă este vorba de un domeniu, atunci funcţia MIN este mai utilă.
Pentru a afla valoarea minimă de pe un domeniu trebuie să parcurgi paşii:
1.Execută click în celula în care vrei să plasezi formula.
2.Activează caseta Paste Function.
3.Execută click pe categoria Statistical.
4. Din câmpul Function name alege funcţia MIN.
5.Se deschide caseta aferentă funcţiei selectate unde trebuie să completezi
argumentele sau domeniul al căror minim vrei să-l găseşti.

12
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

6.Execută click pe câmpul Number1, şterge orice valoare care apare în acest câmp
şi selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă domeniul de celule sau
celulele care conţin argumentele.
7.Apasă butonul OK.

Funcţia MAX

Funcţia
MAX (number1; number2;…)
este opusul funcţiei MIN şi lucrează în acelaşi fel: descoperă cea mai mare valoare dintr-
un domeniu selectat.
Pentru a afla valoarea maximă a unui domeniu trebuie să parcurgi paşii:
1.Execută click în celula în care doreşti să introduci funcţia.
2.Execută click pe butonul Paste Function de pe bara standard.
13
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

3.Execută click pe categoria Statistical.


4. Din câmpul Function name alege funcţia Max.
5.Se deschide caseta aferentă funcţiei selectate unde trebuie să completezi
argumentele sau domeniul al căror maxim vrei să-l găseşti.

6.Execută click pe câmpul Number1, şterge orice valoare apare în acest câmp şi
selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă domeniul de celule sau
celulele care conţin argumentele.
7.Apasă butonul OK.

Funcţia AVERAGE

Funcţia
AVERAGE number1; number2;...)
este o functie comună şi uşor de utilizat. Rezultatul acestei funcţii este media aritmetică a
argumentelor din domeniul selectat. Este bine de ştiut că rezultatul returnat de această
funcţie este mult mai corect decât dacă ai aduna argumentele respective şi le-ai împărţi la
numărul lor deoarece dacă, la un moment dat, o celulă nu are valoare numerică, prin
această metodă se interpretează valoarea 0 pentru această celulă. Funcţia AVERAGE

14
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

adună celulele din domeniul selectat şi împarte valoarea la numărul de celule fără a lua în
calcul celulele goale.

Celulă fără
conţinut

Valoare incorectă
Valoare corectă calculată cu
calculată cu formula din bara
AVERAGE de formule

Pentru a scrie o formulă care să conţină funcţia AVERAGE trebuie să parcurgi paşii:
1.Execută click în celula în care doreşti să introduci funcţia.
2.Execută click pe butonul Paste Function de pe bara standard.
3.Execută click pe categoria Statistical.
4.Din câmpul Function name alege funcţia Average.
Se deschide caseta aferentă funcţiei selectate unde trebuie să completezi argumentele sau
domeniul a căror medie vrei să o găseşti.
5.Execută click pe câmpul Number1, şterge orice valoare apare în acest câmp şi
selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă domeniul de celule sau
celulele care conţin argumentele.
6.Apasă butonul OK.

Funcţia SUBTOTAL

Funcţia
SUBTOTAL(function_num;ref1;...)
este utilă, în special, pentru calcularea valorilor dintr-o listă filtrată deoarece foloseşte
numai celulele vizibile dintr-un domeniu. Dacă foloseşti funcţia SUM sau AVERAGE, în
calcul este utilizat întregul tabel în loc de înregistrările afişate cu un filtru. Funcţia
SUBTOTAL poate efectua mai multe operaţii diferite, în funcţie de argumentele
introduse. Argumentul function_num este un număr care determină operaţia specifică ce
va fi efectuată pentru funcţia SUBTOTAL. În tabelul următor sunt specificate
15
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

argumentele function_num posibile pentru funcţia SUBTOTAL precum şi operaţiile lor


corespunzătoare.

Argument Operaţie executată

1 AVERAGE – media valorilor

2 COUNT – numără valorile numerice

3 COUNTA – numără toate valorile

4 MAX - întoarce valoarea maximă

5 MIN - întoarce valoarea minimă

6 PRODUCT – înmulţeşte valorile şi întoarce produsul

7 STDEV – estimează abaterea standard pe baza unui eşantion

8 STDEVP – calculează abaterea standard pe baza întregii populaţii date

9 SUM – adună valorile

10 VAR – calculează dispersia pe baza unui eşantion

11 VARP - calculează dispersia pe baza întregii populaţii

Pentru a utiliza funcţia SUBTOTAL trebuie să parcurgi paşii:


1.Execută click într-o celulă de sub lista în care vrei să afişezi rezultatul formulei şi
apoi execută click pe butonul Paste Function.
2.În categoria All sau Math&Trig execută dublu click pe funcţia SUBTOTAL. Va
apărea caseta de dialog SUBTOTAL.

3.În câmpul Function_num introdu numărul funcţiei pe care doreşti să o utilizezi,


conform tabelului anterior.
4.În câmpul Ref1 introdu domeniul de calculat.
5.Execută click pe OK.

16
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Domeniul selectat

Argumentul funcţiei
AVERAGE

Media vânzărilor
pe anul 2001
calculată cu
ajutorul funcţiei
SUBTOTAL

Funcţiile COUNT, COUNTA, COUNTBLANK

Aceste funcţii returnează numărul de


valori dintr-un domeniu care îndeplinesc
toate criteriile încorporate în funcţie.
Funcţia
COUNT (range)
returnează numărul de valori numerice
dintr-un domeniu şi ignoră toate celelalte
tipuri de valori şi celulele goale.

17
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Funcţia
COUNTA (range)
returnează toate valorile nenule dintr-un domeniu (dacă ai de numărat valori tip text poţi
folosi această funcţie).
Funcţia
COUNTBLANK (range)
returnează numărul tuturor celulelor goale dintr-un domeniu.

Aceste funcţii sunt cel mai des utilizate în combinaţie cu alte funcţii. Valoarea returnată
de funcţia imbricată1 devine argumentul celeilalte funcţii. Ca să utilizezi aceste funcţii în
interiorul altora, introdu funcţia în locul argumentului a cărui valoare o furnizează.
Procedura pentru introducerea unei astfel de funcţii este cea standard prezentată în
capitolul „Caseta de dialog PASTE FUNCTION”.

Funcţiile AND, OR, NOT

Funcţiile AND, OR, NOT sunt funcţii logice şi se utilizează împreună cu alte funcţii,
incluse în alte formule. Fiecare dintre ele returnează valorile True sau False iar formula
care include funcţia logică foloseşte această valoare pentru a-şi continua calculul. Aceste
funcţii pot fi găsite în categoria Logical a casetei Paste Function.

Funcţia
AND
(logical1;logical2;...)
verifică dacă toate
argumentele sale au
valoare True; în caz
afirmativ funcţia
returnează valoarea True.
Este suficient ca una din
condiţii să nu fie îndeplinită şi atunci funcţia returnează valoare False.

Funcţia
OR (logical1;logical2;...)

1
Combinarea mai multor funcţii se numeşte imbricare.
18
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

verifică dacă oricare dintre argumentele sale are valoare True; în caz afirmativ funcţia
returnează valoarea True. Dacă nici una din condiţii nu este îndeplinită atunci funcţia
returnează valoarea False.

19
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Funcţia
NOT (logical)
inversează rezultatul
verificării îndeplinirii unei
condiţii. Dacă condiţia nu
este îndeplinită funcţia întoarce
valoarea True; în caz contrar
funcţia returnează valoarea
False.

Funcţiile logice sunt puţin folosite solitar. În cele mai multe cazuri fac parte dintr-o
formulă mai complexă.

Funcţiile NOW şi
TODAY
Funcţia NOW returnează
data şi ora curentă iar
funcţia TODAY
returnează numai data
curentă. Aceste funcţii nu
au argumente. Pentru a le
utiliza selectează-le din
caseta Paste Function
din categoria
Date&Time după ce ai
selectat, în prealabil
celula în care doreşti să
regăseşti această
informaţie.

20
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Funcţia SUM

Funcţia
SUM (number1,number2,...)
Adună toate valorile dintr-o zonă de celule sau/şi valori neadiacente. Această funcţie
poate avea până la 30 de argumente a căror valoare doreşti să o totalizezi.

Dacă argumentele funcţiei conţin numere, valori logice, reprezentări tip text ale unor
numere, toate introduse direct în câmpul argument, atunci toate aceste argumente sunt
adunate.
Exemplu:
SUM(3, 2) are ca rezultat valoarea 5.
SUM(„3”, 2, TRUE) are ca rezultat valoarea 6 deoarece valoarea tip text este convertită în
număr şi valoarea logică TRUE este translatată în valoarea numerică 1.
Dacă argumentul funcţiei este un domeniu de celule, numai numerele din acest domeniu
sunt adunate. Celulele goale, valorile logice sau tip text sau valorile de eroare sunt
ignorate.
Exemplu:
Dacă celula A1 conţine „3” iar celula B1 conţine TRUE atunci
SUM(A1 ,B1, 2) are ca rezultat valoarea 2 deoarece referinţele la valori nenumerice nu sunt
transformate (se transformă numai datele scrise direct în formulă nu şi conţinutul referinţelor
din formulă).

Funcţia DATE

Funcţia
DATE (year,month,day)

21
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

returnează numărul serial ce reprezintă o anumită dată calendaristică. Programul Excel


stochează datele calendaristice ca şi numere seriale. Acest program lucrează cu două
sisteme de date, şi anume:
Sistemul de dată 1900 – care începe calcularea datelor cu 1 ianuarie 1900
(primeşte valoarea serială 1) şi termină cu 31 decembrie 9999 (primeşte valoarea
serială 2958465).
Sistemul de dată 1904 – care începe calcularea datelor cu 2 ianuarie 1904
(primeşte valoarea serială 1) şi şi termină cu 31 decembrie 9999 (primeşte valoarea
serială 2957003).

Exemplu:
- pentru sistemul de dată 1900, data 1 ianuarie 1998 va fi stocată ca şi numărul serial 35796
deoarece este a 35.795-a zi după 1 ianuarie 1900.
- pentru sistemul de dată 1904, aceeaşi dată va fi stocată ca şi numărul serial 34334.
Argumentul YEAR poate avea patru cifre. Excel interpretează argumentul YEAR în funcţie de
sistemul de dată utilizat. Implicit, Excel foloseşte sistemul 1900.
Pentru sistemul 1900:
Dacă anul este între 0 şi 1899, Excel adaugă valoarea la 1900. Pentru
DATE(1547, 1, 1) Excel întoarce data 1 ianuarie 3447 (1900+1547) sau numărul
serial 565.032.
Dacă anul este mai mic decât 0 sau 10.000 Excel returnează valoarea de eroare
#NUM.
Argumentul MONTH este un număr care reprezintă luna din an. Dacă argumentul MONTH este mai
mare decât 12, diferenţa de număr de luni este treă pentru anul următor. Pentru DATE(1998, 14, 2)
numărul serial returnat va fi aferent datei de 2 februarie 1999.
Argumentul DAY este un număr reprezentând numărul de zi din lună. Dacă argumentul DAY este mai
mare decât numărul de zile specific lunii respective, diferenţa este treă pe luna următoare. Pentru
DATE(1998, 1, 35) este returnat numărul serial reprezentând data de 4 februarie 1998.

PROTEJAREA DATELOR

Pentru a preveni accidentele nedorite într-un registru de calcul este bine să îl protejezi.
Pot fi protejate atât celulele singure cât şi domeniile, formulele din foaia de calcul şi chiar
întreg registrul de calcul.
ATENŢIE: Cu toate că poţi proteja celulele dintr-o foaie de calcul, dacă există informaţii
vitale ascunse sau protejate, utilizatorii avansaţi în Excel pot sparge protecţia şi expune datele
ascunse. Singura modalitate de a-ţi proteja informaţiile vitale este protejarea întregului
registru de calcul astfel încât să fie necesară o parolă pentru a-l deschide.

PROTEJAREA CELULELOR SELECTATE DINTR-O FOAIE DE CALCUL

Cel mai obişnuit motiv pentru protejarea celulelor este prevenirea ştergerii sau alterării
accidentale a unor informaţii cum ar fi formulele, care asigură calcule vitale pentru foaia
sau registrul de calcul.

22
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Pentru protejarea celulelor unei foi de calcul trebuie să parcurgi paşii:


1.Selectează întreaga foaie de calcul.
2.Execută secvenţa Format\Cells.
3.Din caseta Format Cells execută click pe fişa Protection şi deselectează
opţiunea Locked. – această opţiune nu are efect decât dacă este protejată întreaga
foaie de calcul. Deselectarea acestei opţiuni îţi permite să blochezi acele celule sau
domenii care te interesează.
4.Dacă este necesar, ascunde conţinutul celulei sau domeniului validând şi
opţiunea Hidden.

5.Execută OK.
6.Selectează domeniul pe care vrei să-l protejezi.
7.Execută secvenţa Format\Cells.
8.Selectează opţiunea Locked de pe fişa Protection pentru domeniul selectat.
9.Execută secvenţa Tools\Protection\Protect Sheet. Va apărea caseta Protect
Sheet care îţi va permite să introduci o parolă pentru protejarea foii de calcul.
Pentru a ascunde formule într-o foaie de calcul trebuie să parcurgi paşii anteriori dar în
caseta Format Cells alege opţiunea Hidden în loc de Locked.

PROTEJAREA CU PAROLĂ A UNUI REGISTRU DE CALCUL

Protecţia cu parolă a unui registru de calcul este singura cale sigură de protejare a
informaţiei. Un registru de calcul căruia i s-a aplicat o parolă va putea fi deschis numai de
către un utilizator care cunoaşte parola. Pentru a proteja un registru de calcul cu o parolă
trebuie să parcurgi paşii:
1.Cu registrul de calcul activ execută secvenţa File\Save As.
2.În caseta de dialog Save As execută click pe butonul Tools pentru a deschide
meniul derulant de unde alegi General Options (Opţiuni generale).
3.În caseta Save Options introdu parola în câmpul Password to open (Parolă
pentru deschidere). Nici un utilizator care nu cunoaşte parola nu poate deschide
fişierul.

23
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

4.Dacă doreşti să creezi o parolă diferită pentru editarea registrului de calcul,


introdu parola respectivă în câmpul Password to modify. Cu această opţiune
utilizatorul va putea doar să deschidă fişierul nu să-l şi modifice.
5.Pe lângă opţiunile de parolare mai poţi selecta şi următoarele:
♦Always create backup (Se crează totdeauna o copie de rezervă) permite
crearea unei copii de siguranţă ori de câte ori registrul de calcul este salvat.
♦Read-only recommended (Acces recomandat doar pentru citire). La
deschiderea registrului de calcul utilizatorul este întrebat dacă doreşte
deschiderea doar pentru citire. Dacă se alege Yes modificările efectuate în
registrul de calcul trebuie salvate sub un alt nume.
6.După ce ai configurat
parametrii execută click
pe OK.
7.În caseta de dialog
Confirm Password
reintrodu parola pentru
verificarea
corectitudinii ei.
8.Execută click pe OK
pentru a închide caseta
de dialog Confirm
Password şi a reveni la
caseta Save As.

9.Dacă este necesar, precizează numele registrului şi calea, după care execută click pe Save.
10.Execută click pe Yes pentru a înlocui vechea versiune a registrului cu cea nouă, protejată cu
parolă.

Notă: Protejarea unui registru de calcul se mai poate realiza şi executând secvenţa
Tools\Protection\Protect Workbook..., fară a fi, însă posibilă, parolarea la
modificare a registrului de calcul, ci numai parolarea pentru deschidere.

24
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

VALIDAREA DATELOR

Pentru a preveni introducerea eronată a datelor, Excel pune la dispoziţie facilitatea de


validare a datelor. Validarea îţi permite să aplici parametri asupra domeniilor sau
celulelor, păstrând informaţiile între anumite limite.
Pentru a aplica parametrii de validare unei liste, celule sau domeniu trebuie să parcurgi
paşii:
1.Selectează zona în care vrei să aplici validarea.
2.Execută secvenţa Data\Validation. Excel afişează caseta Data Validation.

3.Din caseta de dialog care se deschide selectează fişa Settings. În secţiunea


Validation criteria specifică parametrii pentru acceptarea datelor introduse de
utilizator.
♦Din câmpul Allow alege tipul de dată. Pentru numere alege Whole
number sau Decimal. Pentru a specifica date calendaristice sau ore alege
Date sau Time.
♦Din câmpul Data stabileşti limitele superioare şi/sau inferioare pentru
date, depinzând de operatorul ales. Poţi introduce valori, referinţe de celule
sau formule. Semnificatia operatorilor este următoarea:

Operator Semnificaţie

between Argumentul să fie între anumite valori

not between Argumentul să nu fie între anumite valori

equal Argumentul să aibă o anumită valoare specificată

not equal Argumentul să nu aibă o anumită valoare specificată

greater than Argumentul să fie mai mare decât o anumită valoare

25
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

less than Argumentul să fie mai mic decât o anumită valoare

greater than or equal Argumentul să fie mai mare sau egal cu o anumită valoare
to

less than or equal to Argumentul să fie mai mic sau egal cu anumită valoare

♦Opţiunea Ignore blank îţi permite să lucrezi cu celulele goale sau să faci
referinţă la o celulă care, iniţial, este goală. Dacă această opţiune nu este
activă atunci celulele goale sunt interpretate ca şi când ar conţine valoarea
zero.
4.Pentru a furniza un mesaj către utilizator ca să introducă date corecte selectează
fişa Input Message.

♦Ceea ce vei specifica în câmpul Title va apărea în bara de titlu a mesajului


de avertizare.

♦Ceea ce vei specifica în câmpul Input message va apărea în caseta de


mesaj.
5.Pentru a afişa un mesaj când sunt introduse date eronate execută click pe fişa
Error Alert.

26
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

♦Trebuie să fii atent ca opţiunea Show error alert after invalid data is
entered să fie bifată.

♦Din câmpul Style alege un stil de avertizare: Stop , Warning

sau Information .

27
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

♦În câmpul Title trebuie să introduci denumirea care vrei să apară în bara de
titlu a casetei de avertizare.
♦În câmpul Error message trebuie să introduci mesajul care vrei să fie
afişat în caseta de avertizare. Textul introdus în această casetă poate să aibă
maxim 255 de caractere.
6.Execută click pe OK.

RESTRICŢIONAREA INTRODUCERII DATELOR ÎNTR-O CELULĂ, LA


CONŢINUTUL UNEI LISTE

Pentru a restricţiona datele dintr-o celulă relativ la conţinutul unei liste trebuie să parcurgi
paşii:
1.În aceeaşi foaie de calcul crează lista de intrări pe o singură coloană sau pe un
singur rând. N u i nc l u d e c e l u l e f ă r ă c o n ţ i n u t î n l i s t ă .
2.Selectează celulele cărora vrei să le aplici restricţii.
3.Execută secvenţa Data\Validation şi execută click pe fişa Settings.
4.Din câmpul Allow alege opţiunea List.
5.În caseta Source introdu referinţa la domeniul care conţine restricţiile.

6.Pentru a afişa un mesaj de eroare trebuie să te poziţionezi pe fişa Input Message


sau pe fişa Error Alert şi să execuţi paşii respectivi prezentaţi în capitolul
“Validarea datelor”.

28
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

LIMITAREA NUMĂRULUI DE CARACTERE DINTR-O CELULĂ

Pentru a limita numărul de caractere introduse într-o celulă trebuie să parcurgi paşii:
1.Selectează celulele cărora vrei să le aplici restricţii.
2.Execută secvenţa Data\Validation şi selectează fişa Settings.
3.În câmpul Allow alege Text Length.
4.Din câmpul Data alege operatorul dorit şi apoi specifică limita maximă sau
minimă, sau ambele depinzând de operatorul ales. Pentru limite poţi introduce
valori, referinţe sau formule.

ANULAREA RESTRICŢIILOR

Pentru a anula restricţiile impuse datelor şi mesajele de eroare trebuie să parcurgi paşii:
1.Selectează celulele a căror restricţii vrei să le anulezi.
2.Execută secvenţa Data\Validation şi selectează fişa Settings.
Execută click pe butonul Clear All.

LEGAREA DATELOR

Până în acest moment al cursului s-a făcut referire la date ce existau în mai multe locaţii
dar care nu erau legate între ele prin nici o conexiune 2. Copierea unei întregi foi de calcul
sau a unei secţiuni a acesteia nu realizează şi conexiuni între materialul sursă şi cel
destinaţie. Dacă trebuie să copiezi materialul sursă la o altă locaţie şi să păstrezi legături
între sursă şi destinaţie, atunci trebuie să creezi legături între acestea.

STABILIREA LEGĂTURILOR ÎNTRE FOI SAU REGIŞTRI DE LUCRU

Secvenţa Edit\Paste plasează conţinutul copiat în zona de memorie Clipboard şi,


ulterior, între locaţia sursă şi cea destinaţie nu mai există nici o legătură. Dacă se execută
secventa Edit\Paste Special se poate crea o legătură între regiştrii sursă şi destinaţie.
Pentru a copia şi a lega date între foile sau regiştrii de calcul trebuie să parcurgi paşii:

2
O conexiune permite ca modificările efectuate pe sursă să fie reflectate şi la destinaţie.
29
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

1.Atunci când copiezi între regiştri trebuie să ai grijă ca ambii regiştri să fie
deschişi şi salvaţi.
2.Selectează şi copiază conţinutul sursă din foaia de calcul sursă. Acesta va deveni
obiectul legat.
3.Treci în foaia de calcul destinaţie, selectează celula din care vrei să înceapă
inserarea datelor legate şi execută secvenţa Edit\Paste Special.
4.În caseta de dialog care se deschide selectează opţiunile corespunzătoare
conţinutului şi formatării pe care vrei să le incluzi în materialul de lipit.
5.Execută click pe butonul Paste Link (Lipire cu legătură).
După ce ai efectuat o legătură, testeaz-o comutând în celulele sursă şi modificând
conţinutul lor. Verifică apoi, destinaţia şi observă dacă modificarea este reflectată. Când
vizualizezi destinaţia, în bara de formule poţi observa legătura descriind locaţia sursă.
Numele registrului de calcul apare în paranteze drepte, urmat de numele foii de calcul, iar
toate aceste denumiri sunt închise intre apostrofuri şi urmate de semnul exclamării (!) şi
de numele domeniului sau de referinţa de celulă.

• Numele registrului de calcul sursă este „vânzari 2001”.


• Numele foii de calcul este „ianuarie”.
• Celula sursă este G20.

Actualizarea legăturilor la un registru de calcul

Atunci când deschizi un registru de calcul care conţine legături la alţi regiştri, ţi se va cere
să actualizezi legăturile – adică să actualizezi destinaţia astfel încât să reflecte orice
modificare efectuată în sursă

Pentru a actualiza o legătură între doi regiştri de calcul trebuie să parcurgi paşii:
1.În registrul destinaţie execută secvenţa Edit\Links… pentru a deschide caseta
de dialog Links.
Obs. Legăturile pot fi editate doar din registrul destinaţie.

30
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

2.În caseta de dialog Links execută click pe legătura pe care vrei să o actualizezi
din lista Source file.

3.Execută click pe butonul Update Now.


4.Execută click pe OK.

Redirecţionarea legăturilor

Dacă redenumeşti un registru de calcul sursă la care sunt legaţi alţi regiştri, legătura se
întrerupe. Pentru a repara legătura întreruptă şi a o redirecţiona trebuie să te situezi în
registrul destinatie. Execută secvenţa Edit\Links… Execută click pe butonul Change
Source... (Modificare sursă) şi alege fişierul corespunzător din caseta Change Links.
Prin definiţie, se păstrează adresele celulelor care au fost copiate. După ce ai selectat noul
fişier sursă execută click pe OK.

Întreruperea legăturilor

Majoritatea legăturilor întrerupte apar în mod accidental – utilizatorul schimbă numele


sursei, fie pe cel al destinaţiei sau mută unul sau ambii regiştri de calcul într-un folder
nou.
Pentru a întrerupe intenţionat o legătură selectează celulele destinaţie şi apasă tasta
Delete. Apoi poţi introduce date noi în celulele respective sau le poţi lăsa goale.

Referirea valorilor din alte foi şi regiştri de calcul

Poţi scrie formule care să calculeze valori din alte foi sau alţi regiştri de calcul. Aceasta
este o cale obişnuită de prelucrare şi sintetizare a datelor din mai multe surse diferite.
Atunci când scrii formula ce se referă la alte foi şi alţi regiştri de calcul, creezi, de fapt,
legături la aceste foi şi regiştri.

Referirea altor foi de calcul

Dacă ai un registru de calcul ce conţine câte o foaie de calcul separată pentru fiecare
departament poţi combina datele din foaia de calcul a fiecărui departament într-o foaie de
sinteză din acelaşi registru pentru a compila şi analiza datele pentru întreaga companie.
Formulele din foaia de sinteză vor trebui să refere datele din foile de departamente
(acestea sunt denumite referinţe externe). Poţi crea referinţe externe comutând în cealaltă
foaie, executând click şi trăgând indicatorul peste celulele dorite, la fel ca în cazul
referinţelor din aceeaşi foaie.
Pentru a referi datele dintr-o foaie de calcul într-o formulă trebuie să parcurgi paşii:
31
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

1.Începe să construieşti formula (tastând semnul =).


2.Când ai ajuns la momentul introducerii referinţei dintr-o altă foaie trebuie să
execuţi click pe eticheta acelei foi.
3.Localizează celula la care faci referirea şi execută click pe ea. Dacă trebuie să
referi un domeniu trage indicatorul peste el pentru a-l selecta. În bara de formule
vor apărea numele foii şi referinţa de celulă.
Sugestie: Dacă faci referire la o foaie de calcul pe care nu o poţi vizualiza în bara cu etichete
de foi de calcul este mai uşor să lucrezi cu două ferestre alăturate pe ecran. Pentru a deschide
o nouă fereastră execută secvenţa Window\New Window. Pentru a aranja ferestrele alăturat
exeecvenţa Window\Arrange şi alege optiunea Tiled din caseta de dialog care se deschide.
4.Continuă construirea formulei prin introducerea celorlalţi de operatori.
5.Când formula este completă apasă Enter.
Sintaxa pentru o referinţă externă la o foaie de calcul este nume_foaie!referinţa_celulă.
Obs. Dacă schimbi numele foii referite după ce ai scris formula nu este nici o problemă,
deoarece ele se găsesc în acelaşi registru şi formulele se actualizează automat.

Referirea altor regiştri de calcul

Dacă trebuie să faci referire la date dintr-un alt registru de calcul poţi scrie formule care
să includă referinţe externe la acei regiştri de calcul. Pentru a crea referinţe externe la un
alt registru de calcul trebuie să parcurgi paşii:
1.Deschide atât registrele de calcul sursă cât şi cele destinaţie şi începe să
construieşti formula.
2.Execută click într-unul din registrele sursă şi apoi click în celula pe care vrei să o
incluzi în formulă.
Referinţa la celulă este adăugată la formulă, însă, pentru că este localizată într-un alt
registru, ea va cuprinde şi numele registrului referit şi al foii de calcul. Numele registrului
de calcul este cuprins între paranteze drepte şi este urmat de numele foii de calcul;
numele foii de calcul este separat de referinţa de celulă prin semnul exclamării astfel:
[nume_registru]nume_foaie!referinţă_celulă.
3.Continuă construirea formulei introducând operatorii şi executând click în
ceilalţi regiştri pentru a introduce referinţele de celulă.
4.Apasă tasta Enter.

Actualizarea valorilor din regiştrii de calcul referiţi

Registrul de calcul care conţine formula este denumit registru dependent, iar cel care
conţine datele referite se numeşte registru sursă. Dacă valorile din registrul sursă se
modifică formula care le foloseşte îşi poate actualiza automat datele.
Dacă registrul sursă este deschis când deschizi registrul dependent, formula este automat
actualizată fără întrebări. Dacă registrul sursă este închis când deschizi registrul
dependent vei fi întrebat dacă doreşti să actualizezi toate informaţiile legate.

32
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Dacă execuţi click pe Yes (Da) formula este actualizată cu valorile curente din
registrul sursă, chiar dacă au fost modificate.
Dacă execuţi click pe No (Nu) formula nu va fi actualizată şi îşi păstrează
valorile anterioare.
Dacă registrul sursă a fost şters, mutat sau i-ai schimbat numele, poţi executa
click pe No pentru a păstra valorile curente şi a rescrie referinţele sau click pe Yes
după care foloseşti caseta File Not Found pentru a căuta noua localizare a
registrului sursă; pentru a rezolva permanent legătura trebuie să refaci formulele.
Pentru a edita legăturile dintr-un registru de calcul execută click pe Edit\Links.
În caseta de dialog Change Links localizează şi execută click pe numele
registrului sursă mutat sau redenumit, după care execută click pe OK.

HIPERLEGĂTURI

O modalitate foarte importantă de legare a datelor este folosirea hiperlegăturilor. O


hiperlegătură este o selecţie de text sau un element grafic care este asociat cu un alt
fişiere sau cu o pagină Web din Internet sau din Intranet-ul companiei.

Crearea hiperlegăturilor

Pentru a crea o hiperlegătură trebuie să parcurgi următorii paşi:


1.În registrul de calcul deschis selectează datele dintr-o celulă sau un element
grafic pentru a le utiliza la crearea unei hiperlegături.
2.Execută secvenţa Insert\Hyperlink sau execută click pe butonul Hyperlink

din bara standard.


3.În caseta de dialog Insert Hyperlink (Inserare hiperlegătură) introdu un nume
de folder şi un nume de registru de calcul către care se va crea hiperlegătura.

33
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

4.Dacă nu cunoşti calea exactă apasă butonul File situat în partea dreaptă a casetei
de dialog.
5.După ce ai introdus sau selectat registrul de calcul pentru hiperlegătură inserează
OK.
Dacă doreşti să verifici hiperlegătura creată deplasează-te cu cursorul mouse-ului
deasupra acesteia. Cursorul ia forma unei mâini şi fişierul la care se face hiperlegătura
apare într-o indicaţie de ecran. Execută click pe hiperlegătură pentru a vedea dacă se
deschide registrul corespunzător.
Obs. În registrul destinaţie (cel la care conduce hiperlegătura) este bine să creezi o
hiperlegătură care să conducă la registrul anterior (registrul care conţine prima hiperligătură).
Pentru aceasta se execută paşii prezentaţi anterior.

Folosirea hiperlegăturilor pentru acces la domenii de celule

Hiperlegăturile pot fi folosite şi în interiorul unui registru de calcul deschis, nu numai


între regiştri. Hiperlegăturile dintr-o foaie de calcul indică alte celulele din cadrul
aceluiaşi registru.
Pentru a crea o hiperlegătură către un domeniu de celule trebuie să parcurgi paşii:
1.În registrul de calcul deschis execută click în celula sau pe elementul grafic care
va servi ca hiperlegătură.
2.Execută secvenţa Insert\Hyperlink şi selectează butonul Place in This
Document (Plasare în acest document).

34
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

3.Selectează numele foii de calcul şi introdu adresa celulei în câmpul Type the cell
reference. Poate fi o celulă unică sau un domeniu.

4.Alege butonul ScreenTip…(Sfat ecran) şi introdu textul care vrei să apară în


indicaţia de ecran când vei indica hiperlegătura.

Actualizarea hiperlegăturilor

În timp hiperlegăturile pot deveni invalide din diferite momente. Pentru a actualiza o
hiperlegătură trebuie să execuţi paşii:
1.Execută click dreapta pe hiperlegătura pe care doreşti să o editezi.
2.Din meniul rapid execută secvenţa Hyperlink\Edit Hyperlink (Editare
hiperlegătură).
3.Se deschide caseta Edit Hyperlink Execută click pe butonul Link to pentru a
alege tipul de legătură.

35
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Ştergerea hiperlegăturilor

Dacă o hiperlegătură nu mai este folositoare o poţi şterge. Ştergerea unei hiperlegături nu
elimină textul sau elementul grafic ce serveşte în mod curent ca hiperlegătură ci doar
elimină rolul de indicator către alt registru de calcul sau domeniu de celule.
Pentru a şterge o hiperelegătură trebuie să parcurgi paşii:
1.Execută click dreapta pe textul sau elementul grafic al hiperlegăturii.
2.Din meniul rapid execută secevnţa Hyperlink\Remove Hyperlink.

REZUMATUL LECŢIEI 1

Această lecţie ţi-a adus, ca şi cunoştinţe noi, elemente foarte importante ale aplicaţiei
Excel şi anume:
Cum să creezi legături şi hiperlegături între foi de calcul şi între foi de calcul şi
alţi regiştri de calcul
Cum să lucrezi cu câteva dintre cele mai importante funcţii ale acestei aplicaţii
Cum să aplici automat subtotaluri
Cum să validezi informaţia dintr-o celulă sau domeniu de celule
Cum să protejezi informaţia dintr-un registru de calcul

ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE

Întrebări grilă

Bifează care răspuns consideri că este corect. Întrebările pot avea de la 1 la 3 răspunsuri
corecte.
Comutarea între diferiţi regiştri de calcul deschişi se face apăsând:
SHIFT+R.

CTRL+F6.

pe butoanele aferente din bara multitasking.


altul.

Validarea datelor permite :


blocarea accesului într-o celulă.
restricţionarea introducerii datelor în funcţie de anumite valori impuse.
atenţionare utilizatorului la o introducere eronată de date
altul

36
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Hiperlegăturile permit:
crearea de legături între diferite date
accesarea de la distanţă a unei foi de calcul sau a unui registru de calcul
denumirea foilor de calcul
altul

Completaţi

1. Cum poţi să imobilizezi o zonă dintr-o foaie de calcul:

2. Cum poţi să protejezi o foaie de calcul şi un registru de calcul:

3. Care este procedura de apelare şi completare a unei funcţii Excel:

Exerciţii

.1 Deschide registrul Salarii2000.xls.


.2 Imobilizează capul de tabel pe pe fiecare foaie de calcul.
.3 Pentru luna februarie află care a fost cel mai mic şi cel mai mare salariu
net în lei şi în dolari.
.4 Pentru luna martie să se calculeze cu ajutorul funcţiilor Excel numărul de
angajaţi.
.5 Să se anuleze subtotalurile pe luna ianuarie.
.6 Să se calculeze pe fiecare lună suma şi media aritmetică a salariului brut
şi a salariului net în lei şi în dolari.

37
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

.7 Să se protejeze cu parolă toate celulele de pe fiecare foaie de calcul


exceptând coloanele Salariu brut şi Deducere.
.8 Să se protejeze datele de pe coloana Salariu brut pe fiecare lună ştiind că
nu există angajat cu salariu mai mare decât 10.000.000 şi mai mic decât
2.000.000. Titlul casetei de mesaj să fie Avertizare iar mesajul de eroare
să fie: Salariu incorect.
.9 În faţa foii Ianuarie să se insereze o foaie de calcul cu numele
Centralizator.

38
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

.10 În foaia de calcul Centralizator din celula B4 să se creeze o serie care să


cuprindă toate lunile anului.
.11 Să se redimensioneze înălţimea rândurilor acestei foi de calcul la 18,00
iar lăţimea coloanelor C şi D la 15,00.
.12 În celula C3 să se insereze titlul Salariu net [lei] iar în celula D3 Salariu
net [$].
.13 În celula C4 să apară valoarea sumei totale a salariului net în lei din foaia
de calcul Ianuarie iar în celula D4 să apară valoarea sumei totale a
salariului net în [$].
.14 Pe aceste valori să se creeze hiperlegături spre foile de calcul care le
conţin.
.15 Să se aplice cele două puncte anterioare pentru toate lunile.
.16 Să se linieze acest tabel.

.17 Pentru fiecare lună crează subtotaluri pentru fiecare direcţie pe Impozit,
Salariu net[lei] şi Salariu net[$]. Să se refacă linierea tabelului.

39
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

.18 Să se creeze trei regiştri de calcul Comercial.xls, Economic.xls şi IT.xls.


.19 În fiecare din aceste fişiere să se insereze din celula B4 o serie care să
cuprindă lunile anului. În celula C4 să apară titlul Salariu net[lei] şi
Salariu net[$].
.20 Pentru fiecare din cei trei regiştri de calcul nou creaţi să se creeze
hiperlegături în registrul Salarii 2002.xls pe foaia aferentă lunii şi pe
coloana aferentă titlui de coloană din registrul care va conţine
hiperlegătura.

40
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Lecţia 2

Obiective

 Cum să utilizezi corect referinţele de celulă
 Cum să utilizezi funcţiile de căutare
 Cum să foloseşti funcţia logică IF
 Cum să foloseşti funcţii compuse
Pe parcursul acestei lecţii vei învăţa despre referinţele de celulă, cum să le utilizezi corect
în formule şi vei învăţa, de asemenea, câteva funcţii foarte importante şi foarte utile cum
ar fi funcţia de căutare LOOKUP şi funcţia logică IF, vei învăţa cum să corectezi erorile
care pot apărea atunci când creezi o formulă şi cum să afişezi şi să tipăreşti formulele.

REFERINŢE DE CELULĂ

O referinţă identifică o celulă sau un domeniu de celule pe o foaie de calcul şi îi spune


programului Excel de unde să citească valorile utilizate în formule. Cu ajutorul
referinţelor poţi utiliza date conţinute în părti diferite ale foii de lucru, într-o singură
formulă sau poţi utiliza aceeaşi dată dintr-o celulă în mai multe formule. Poţi face referiri,
de asemenea, la celule din alte foi de calcul sau din alţi regiştri de lucru. Referinţele de
celulele din alţi regiştri de lucru se numesc r e f e r i n ţ e e x t e r n e ( External
References) . Poţi referi, de asemenea, datele din alte aplicaţii. Aceste tipuri de referinţe
se numesc r e f e r i n ţ e „ l a d i s t a n ţ ă ” (Remote References).
Există două stiluri de referinţe, şi anume:
Stilul de referinţe A1 - este stilul implicit de referinţe pe care le utilizează
programul Excel. Acest stil referă coloanele cu litere (de la A la IV, pentru un
număr total de 255 de coloane) şi referă rândurile cu numere (de la 1 la 65536).
Aceste litere şi numere se numesc etichete. Combinaţiile lor dau adrese de celule
sau de domenii. În continuare sunt câteva exemple de referinţe stil A1:

Se utilizează Se referă la

A1 Celula aflată la intersecţia coloanei A cu rândul 1.

A1:A10 Rangul de celule aflat pe coloana A între rândurile 1 şi 10.

A1:F1 Rangul de celule aflat pe rândul 1 între coloanele A şi F.

5:5 Toate celulele de pe rândul 5.

5:7 Toate celulele aflate pe rândurile între 5 şi 7 inclusiv.

A:A Toate celulele aflate pe coloana A.

41
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Se utilizează Se referă la

A:C Toate celulele aflate în coloanele A până la C inclusiv.

A1:F15 Toate celulele aflate între coloanele A şi F şi rândurile 1 şi 15.

Stilul de referinţe R1C1 – este utilizat atunci când ambele etichete, de coloană
şi de rând, sunt numerice. Acest stil de referinţe este folosit, în special, pentru
evidenţierea poziţiei rândurilor şi coloanelor în interiorul macrocomenzilor. Excel
indică locaţia unei celule cu un „R” urmat de un număr de rând şi cu un „C” urmat
de un număr de coloană.
Există, de asemenea, mai multe tipuri de referinţe:
Referinţe absolute şi relative – evidenţiate prin folosirea sau nefolosirea
semnului $.
Titluri şi nume – permit referirea domeniilor în formule folosind numele de
domenii şi titlurile de coloană (se va discuta într-un curs ulterior).
Referinţe 3-D – permit analizarea datelor din aceeaşi celulă sau domeniu de
celule de pe mai multe foi de lucru ale aceluiaşi registru de lucru. O referinţă 3-D
include referinţe de celulă sau domeniu de celule precedate de un domeniu de
nume de foi de lucru (exemplu: =SUM(Sheet2:Sheet5!A7:A15)).

REFERINŢE RELATIVE, ABSOLUTE ŞI MIXTE

Depinzând de ceea ce vrei să realizezi poţi utiliza referinţe relative, care se referă la
poziţia relativă a celulelor în cadrul formulei, sau referinţe absolute, care sunt referinţe la
celule ce se află intr-o locaţie specifică ce nu se modifică ca poziţie în cadrul formulei.
Dacă semnul $ precede litera sau/şi numărul, de exemplu $A$1, referinţele de coloană
sau/şi rând sunt absolute. Referinţele relative se ajustează automat când se copiază
formula pe când referinţele absolute nu se modifică.
Referinţe relative. Atunci când creezi o formulă referinţele la celule sau domenii sunt, implicit,
bazate pe poziţiile lor relative faţă de celula care conţine formula. Când copiezi o formulă care conţine
referinţe relative Excel ajustează automat referinţele atunci când se lipeşte formula astfel încât să se
refere la celule diferite, relativ la poziţia lor în formulă. De exemplu, dacă o referinţă relativă dintr-o
formulă se referă la celula din stânga ei, fiecare copie a formulei se va referi la celula din stânga
acesteia, indiferent de locul în care o copiezi.
În acest exemplu se observă că, prin copierea formulei
din prima celulă celelalte formule şi-au modificat
referinţele astfel încât rezultatul formulei să fie corect.

Prin definiţie, programul Excel nu tratează celulele pe


care le incluzi într-o formulă ca o locaţie stabilită, ci ca
o locaţie relativă. Acest tip de referire te ajută să eviţi
crearea repetată a aceleiaşi formule. Poţi copia formula
şi referinţele la celulă se vor ajusta în mod automat.
Câteodată este necesar însă să te referi la o aceeaşi
celulă din foaia de calcul, în fiecare copie a formulei. În
acest caz trebuie să foloseşti referinţe absolute.

42
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Referinţe absolute. Dacă nu doreşti ca programul Excel să ajusteze automat referinţele atunci când
copiezi o formulă într-o altă celulă, atunci trebuie să foloseşti referinţe absolute. De exemplu, dacă ai
achiziţionat căteva produse, cu preţul în dolari, şi vrei să transformi valoarea în lei la cursul zilei,
referinţa la celula care conţine valoarea dolarului la cursul zilei trebuie să fie o referinţă absolută.

Foprmulă eronată. Nefolosind Formulă corectă.


referinţe absolute, citeşte Valoarea este
valoarea dolarului de la altă citită tot timpul
locaţie. din celula A3.

Referinţe mixte. Este posibil ca, uneori, într-o formulă să fie nevoie de re f e r i n ţ e m i x t e .
Referinţele mixte conţin adrese de celule absolute şi relative (exemplu: A$1, $A1). De exemplu, când
creezi o formulă în care vrei să înmulţeşti valorile de pe o anumită coloană cu valorile aflate pe un
anumit rând vei utiliza referinţe mixtă cu o coloană fixă şi un rând relativ pentru deînmulţit şi o
coloană relativă şi un rând absolut pentru înmulţitor.

În imaginea care urmează poţi urmări modificarea formulelor ca urmare a copierii lor în alte locaţii.

43
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Pentru a schimba tipul de referinţă trebuie să parcurgi paşii:


Execută click pe celula care conţine formula ale cărei referinţe doreşti să le
modifici.
În bara de formule, execută click pe referinţa de celulă pe care doreşti să o
modifici.
Apasă tasta F4 succesiv până când referinţa devine de tipul dorit. Apăsarea
repetată a taste F4 parcurge toate tipurile posibile de referinţe.
Apasă tasta Enter pentru a valida modificarea.

REFERINŢE 3 – D

Pentru a utiliza referinţe 3 – D trebuie ca registrul de calcul să conţină mai mult de o foaie
de calcul. Pentru a crea o formulă care conţine referinţe 3 – D trebuie să parcurgi paşii:
1.Execută click pe celula în care vrei să creezi formula.
2.Inserează numele funcţiei.
3.Execută click pe eticheta primei foi de calcul la care se face referirea, ţine tasta
SHIFT apăsată şi execută click pe eticheta ultimei foi de calcul care se doreşte a fi
referită.
4.Selectează celula sau domeniul de celule care trebuie referite în formulă.
5.Completează formula.
6.Execută Enter pentru finalizare.
Obs. 1: Presupunând că lucrezi cu o formulă de tipul =SUM(Sheet2:Sheet6!A2:A5) dacă
copiezi sau inserezi foi de calcul între foile Sheet2 şi Sheet 6 (capetele selecţiei) Excel include
în calcul toate valorile din celula A2 la A6 din noile foi adăugate.
Obs. 2: Dacă ştergi o foaie de calcul din cele selectate Excel retrage din calcul valorile
aferente.
Obs. 3: Dacă muţi foi de calcul dintre Sheet2 şi Sheet 6 la o altă locaţie în afara domeniului de
foi de calcul referite Excel retrage din calcul valorile aferente.
Obs. 4: Dacă muţi o foaie de calcul care reprezintă un capăt al domeniului de foi (Sheet2 sau
Sheet6) la o altă locaţie în acelaşi registru de calcul, Excel ajustează calculul la un nou
domeniu de foi de calcul care să aibă aceleaşi capete.

44
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Obs. 5: Dacă ştergi o foaie de calcul care reprezintă un capăt al domeniului de foi, Excel
ajustează calculul schimbând capătul de domeniu şters cu foaia de calcul următoare, dacă este
vorba de Sheet2 sau anterioară, dacă este vorba de Sheet6.

FUNCŢII DE CĂUTARE

Funcţiile de căutare sunt funcţii care au ca acţiune căutarea unei valori într-un domeniu
de celule şi returnarea unei valori corespondente dintr-un alt domeniu de celule.
Domeniile de celule în care se efectuează căutarea şi din care se returnează rezultatul pot
fi de două forme: vector şi matrice. Pentru forma vector acţiunea funcţiei de căutare este
următoarea: caută argumentul (lookup_value) într-un domeniu specificat (format pe un
singur rând sau o singură coloană) şi returnează informaţia de pe aceeaşi poziţie dintr-un
alt domeniu specificat de aceeaşi dimensiune. Pentru forma matricială acţiunea ei este
următoarea: caută un argument (lookup_value) în primul rând sau coloană a unei matrici
şi returnează o valoare cu aceeaşi poziţie de pe ultimul rând sau ultima coloană a matricei
sau dintr-un rând sau coloană specificate.

Termeni de bază

Câţiva dintre termenii de bază utilizaţi în construirea funcţiilor de căutare sunt următorii:
vector (vector)- este un domeniu situat pe un singur rând sau o singură coloană.
matricea (array) - este un domeniu de celule, care conţine mai multe rânduri şi
coloane, şi care poate conţine text, numere, valori logice pe care vrei să le compari
cu valoarea argumentului lookup_value.
Atunci când lucrezi cu domenii matriciale, Excel inserează automat formula între acolade { }. Atunci
când creezi formula:
• introdu valorile aferente matricei direct între acolade { }.
• separă valorile din coloane diferite cu virgulă (,).
• separă valorile din rânduri diferite cu semnul „punct şi virgulă” (;).
Un domeniu matricial de constante poate conţine:
• numere, text, valori logice ca TRUE sau FALSE, valori de eroare ca #N/A
• numerele pot fi întregi, zecimale sau în format ştiinţific
• poţi utiliza diferite tipuri de valori în aceeaşi matrice – de exemplu
{1,3,4;TRUE,FALSE,TRUE}
• textul trebuie să fie între ghilimele duble – de exemplu „Departamentul”
Un domeniu matricial de constante nu poate conţine:
• formule
• semnul dolar ($) sau procent (%)
• referinţe de celule
• coloane sau rânduri de lungimi diferite

45
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

lookup_value – este valoare care urmează a fi căutată într-un domeniu vector sau
matrice
lookup_vector – este domeniul vector în care este căutată valoarea
lookup_value
result_vector – este domeniul vector din care se returnează valoarea echivalentă
valorii lookup_value
table_array – este un tabel cu informaţii unde este căutată valoarea
lookup_value
row_index_num – este numărul rândului din table_array de pe care se
returnează valoarea echivalentă valorii lookup_value
col_index_num – este numărul coloanei din table_array de pe care se
returnează valoarea echivalentă valorii lookup_value
range_lookup – este o valoare logică care specifică dacă vrei să găseşti o valoare
aproximativă sau exactă a valorii lookup_value

FUNCŢIA L OO KU P

Pentru a utiliza o funcţie de căutare trebuie să apelezi caseta Paste Function. Din lista cu
categoriile de funcţii alegi Lookup&Reference iar din câmpul Function Name alegi
funcţia LOOKUP.
În momentul în care alegi functia LOOKUP din caseta Paste Function se deschide o
casetă care te întreabă ce tip de sintaxă alegi. Funcţia LOOKUP are două forme de
sintaxă şi anume forma vectorială şi forma matricială.

Sintaxa 1: Se utilizează atunci când domeniul care conţine valoarea pe care o cauţi este de
formă vectorială..
Forma vectorială a funcţiei este următoarea:
LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)
• lookup_value este valoare pe care funcţia LOOKUP o caută în vectorul lookup_vector
• lookup_vector este domeniul format dintr-un singur rând sau coloană şi care conţine valoarea
căutată
• result_vector este un domeniu format dintr-un singur rând sau coloană şi care trebuie să aibă
aceeaşi dimensiune cu vectorul lookup_vector. A cesta este vectorul care furnizează rezultatul
căutării.
46
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Notă: Valorile aferente vectorului lookup_value trebuie să fie sortate ascendent, altfel
funcţia nu returnează valorile corect iar domeniul lookup_value şi domeniul
result_vector trebuie să aibă dimensiuni identice. Nu face diferenţa între litere mari şi
litere mici.

Pentru a utiliza funcţia LOOKUP, forma vectorială, trebuie să parcurgi paşii:


1.Deschide caseta Paste Function.
2.Din categoria Lookup&Reference alege funcţia LOOKUP.
3.Din caseta care se deschide alege opţiunea
lookup_value,lookup_vector,result_vector.
4.În caseta Formula Pallette completează argumentele funcţiei:
♦În câmpul lookup_value completează valoarea care urmează a fi căutată
sau referinţa celulei care o conţine. Valoarea trebuie scrisă identic cu forma
ei din domeniul în care se face căutarea.
♦În câmpul lookup_vector selectează domeniul în care se efectuează
căutarea.
♦În câmpul result_vector selectează domeniul din care se returnează
valoarea dorită.

Obs. 1 : Dacă funcţia LOOKUP nu găseşte valoarea din câmpul lookup_value atunci
marchează valoarea cea mai mare care este mai mică sau egală cu valoarea din câmpul
lookup_value.
Obs. 2: Dacă valoarea din lookup_value este mai mică decât cea mai mică valoare din câmpul
lookup_value funcţia LOOKUP returnează un mesaj de eroare (#N/A).

Exemplu:

47
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

1. LOOKUP(0,57;A2:A6;B2:B6) = izo-butan
2. LOOKUP(0,58;A2:A6;B2:B6) = izo-butan
3. LOOKUP(0,66;A2:A6;B2:B6) = pentan
4. LOOKUP(0,25;A2:A6;B2:B6) = #N/A deoarece valoarea 0,25 este mai mică decât
orice valoare din domeniul lookup_vector A2:A6.
Sintaxa 2. Această formă a funcţiei LOOKUP face căutarea automat în primul rând sau în
prima coloană în funcţie de mărimea domeniului matricial.
Forma matricială a funcţiei este următoarea:
LOOKUP(lookup_value,array)
• lookup_value este valoare pe care funcţia LOOKUP o caută în matrice
• array este un domeniu matricial de celule care conţine text, numere, valori logice pe care vrei să
le compari cu valoarea argumentului lookup_value (vezi capitolul „Termeni de bază”).
Căutarea cu ajutorul formei matriciale se efectuează în felul următor:
♦Dacă domeniul de căutare are mai multe coloane decât rânduri, funcţia LOOKUP caută
valoarea lookup_value în primul rând al domeniului
♦Dacă domeniul de căutare are mai multe rânduri decât coloane, funcţia LOOKUP caută
valoarea lookup_value în prima coloană a domeniului

Obs. 1 Dacă funcţia LOOKUP nu găseşte valoarea lookup_value, foloseşte cea mai mare
valoare care este mai mică sau egală cu valoarea lookup_value.
Obs. 2 Dacă este mai mică decât cea mai mică valoare din primul rând sau prima coloană
(depinde de dimensiunea matricii) a domeniului de căutare, funcţia LOOKUP returnează
valoarea de eroare #N/A.

48
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Exemplu:
.1 LOOKUP(„C”,{„a”, „b”, „c” ‚d”;1,2,3,4})=3
.2 LOOKUP(„BUMP”,{„a”,1; „b”,2; „c”,3})=2

FUNCŢIA HLOOKUP

Funcţia HLOOKUP caută o valoare în primul rând al unui tabel sau al unei matrici de
valori şi returnează o valoare de pe aceiaşi coloană, dintr-un rând specificat. Este bine să
foloseşti funcţia HLOOKUP când valoarea pe care o cauţi se situează în primul rând al
unui tabel şi valoarea care trebuie returnată se află câteva rânduri mai jos.
Funţia HLOOKUP are următoarea sintaxă:
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
• lookup_value este valoare care urmează a fi găsită în primul rând al tabelului. Poate fi o valoare, o
referinţă sau un şir tip text.
• table_array este tabelul cu informaţii în care se caută valoarea lookup_value.
♦valoarea din primul rând poate fi text, număr sau valoare logică
♦nu se face diferenţa între litere mari şi litere mici
• row_index_num este numărul rândului din tabel (table_array) de unde va fi returnată valoarea
echivalentă.
• range_lookup este o valoare logică care specifică dacă funcţia HLOOKUP să caute o valoare
exactă sau aproximativă a valorii lookup_value
♦dacă range_lookup = TRUE se admite o aproximare a valorii lookup_value. Dacă nu
este găsită o valoare exactă este returnată valoarea cea mai mare care este mai mică
decât lookup_value.
♦dacă range_lookup = FALSE valoarea găsită în tabel trebuie să fie identică cu cea a
argumentului lookup_value. Dacă nu este găsită o valoarea identică atunci se
returnează mesajul de eroare #N/A.

49
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Obs. 1: Dacă range_lookup = TRUE valorile din primul rând al tabelului trebuie să fie sortate
în ordine ascendentă; altfel funcţia HLOOKUP nu va returna rezultatul corect. Dacă
range_lookup = FALSE tabelul nu trebuie sortat.
Obs. 2: Poţi pune în ordine ascendentă valorile, de la stânga la dreapta, selectând valorile,
executând secvenţa Data\Sort\Options şi făcând click pe opţiunea Sort left to right. Apoi
alege rândul din lista câmpului Sort by şi opţiunea Ascending.
Obs. 3: row_index_num = 1 returnează valoarea din primul rând a tabelului.
row_index_num = 2 returnează valoarea din rândul doi al tabelului.
row_index_num < 1 funcţia returnează valoarea de eroare #VALUE.
row_index_num este mai mare decât numărul de rânduri din tabel funcţia returnează
valoarea de eroare #REF.
Exemplu:

1. HLOOKUP(„carti”,E1:H5,2,TRUE) = 50
2. HLOOKUP(„penare”, E1:H5,3,FALSE) = 8
3. HLOOKUP(„penar”, E1:H5,3,FALSE) = #N/A
4. HLOOKUP(„stilouri”,E1:H5,4) = 38

50
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

5. HLOOKUP(3,{1,2,3 ; „a”, „b”, „c”; „d” „e” „f”},2,TRUE) = „c”

FUNCŢIA VLOOKUP

Această funcţie caută o valoare în coloana cea mai din stânga a unui tabel şi returnează
valoarea din acelaşi rând, dintr-o coloană pe care o specifici. Utilizează această funcţie
atunci când compari valori aflate pe coloană, spre deosebire de funcţia HLOOKUP pe
care o foloseşti atunci când compari valori aflate pe rând.
Funcţia are următoarea sintaxă:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
• lookup_value este valoarea după care se face căutarea în prima coloană din stânga a tabelului.
Această valoare poate fi text, număr sau şir de caractere.
• table_array este tabelul în care se caută informaţia. Pentru specificarea acestuia foloseşte referinţe
de celule sau nume de domenii.
• col_index_num este numărul de coloană din tabel de unde se va returna valoarea echivalentă
valorii lookup_value.
• range_lookup este o valoare logică care specifică funcţiei VLOOKUP dacă să găsească o valoare
identică cu cea pe care o caută sau o valoare aproximativă.
♦range_lookup = TRUE valoarea găsită poate să fie aproximativă cu valoarea
lookup_value.
♦range_lookup = FALSE valoarea găsită trebuie să fie identică cu valoarea căutată
Obs. 1: col_index_num = 1 funcţia returnează valoarea din prima coloană din stânga a
tabelului
col_index_num = 2 funcţia returnează valoarea din coloana a doua din stânga a
tabelului
col_index_num<1 funcţia returnează valoarea de eroare #VALUE
col_index_num este mai mare decât numărul de rânduri al tabelului, funcţia
returnează valoarea de eroare #N/A
Obs. 2: Dacă funcţia nu găseşte valoarea lookup_value şi range_lookup = TRUE atunci se
foloseşte cea mai mare valoare care este mai mică sau egală cu valoarea lookup_value.
Obs. 3: Dacă funcţia nu găseşte valoarea lookup_value şi range_lookup = FALSE atunci
returnează valoare de eroare #N/A.
Obs. 4: Dacă lookup_value este mai mare decât cea mai mare valoare din prima coloană a
tabelului, atunci funcţia returnează valoarea de eroare #N/A.

51
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Exemplu:

1. VLOOKUP(1,A2:C10,1,TRUE) = 0,946
2. VLOOKUP(1,A2:C10,2) = 2,17
3. VLOOKUP(1,A2:C10,3,TRUE) = 100
4. VLOOKUP(0,746,A2:C10,3,FALSE) = 200
5. VLOOKUP(0,1,A2:C10,2,TRUE) = #N/A deoarece valoarea 0,1 este mai mică decât orice
valoare din prima coloană
6. VLOOKUP(2,A2:C10,2,TRUE) = 1,71

FUNCŢIA LOGICĂ IF

Funcţia IF este o funcţie care permite determinarea unei valori pe baza unui criteriu
stabilit de utilizator.
Funcţia are următoarea sintaxă:
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
• logical_test este orice valoare sau expresie care poate fi evaluată ca fiind adevărată (TRUE) sau
falsă (FALSE). Acest argument poate utiliza orice operator de comparaţie.
• value_if_true este valoarea care se returnează atunci când logical_test = TRUE. value_if_true
poate fi o altă formulă.
• value_if_false este valoarea care se returnează atunci când logical_test = FALSE. value_if_false
poate fi o altă formulă.
Pentru a construi o funcţie IF trebuie să parcurgi paşii:

Execută click pe butonul Paste Function din bara standard. Se deschide


caseta de dialog Paste Function.
Din câmpul cu categoriile funcţiilor alege categoria Logical iar din lista
funcţiilor aferente alege funcţia IF.

52
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Se deschide caseta Formula Pallette în care trebuie să completezi cele trei
câmpuri explicate anterior în funcţie de semnificaţiile lor.

Execută click pe OK pentru a termina formula.


Obs. 1: Dacă este îndeplinită condiţia logical_test atunci expresia este evaluată ca fiind
adevărată (TRUE). Altfel este evaluată ca fiind falsă (FALSE).
Obs. 2: Dacă logical_test = TRUE şi value_if_true este fără conţinut, atunci este returnată
valoarea zero.
Obs. 3: Dacă logical_test = FALSE şi value_if_false este omisă se returnează valoarea logică
FALSE.
Dacă logical_test = FALSE şi value_if_false este fără conţinut, atunci este returnată
valoarea zero.
Obs. 4: În nici un caz nu introdu funcţii pe mai mult de şapte nivele de subordonare
(imbricare).
Exemplu: calculul impozitului

1. IF(E5>=5.000.000;E5*25%;E5*15%) dacă salariul brut este mai mare sau egal cu


5.000.000 atunci impozitul este 25% din salariu, altfel impozitul este 15% din salariu.

53
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

2. IF(E5>10.000.000,”eroare”, IF(E5>=5.000.000;E5*25%;E5*15%)) deoarece nu există


salariu mai mare de 10.000.000 în întreprindere, atunci dacă condiţia este îndeplinită
trebuie returnat un mesaj de eroare, altfel se verifică condiţiile de la punctul anterior.
3. IF(E5>=5.000.000;E5*25%;IF(AND(E5<5.000.000,E5>=2.500.000),E5*15%,300.000)
) dacă salariul este mai mare de 5.000.000 atunci impozitul este 25% din salariu. Dacă nu,
se verifică dacă salariul este între 2.500.000 şi 4.999.999. Dacă da, impozitul este de 15%,
dacă nu este îndeplinită nici această condiţie impozitul este o sumă fixă şi anume 300.000
(pentru un salariu mai mic strict de 2.500.000).
4.

IF(B15>=30, B15- C15,D15/2)

IF(AND(B16<=40;C16>25);B16*C16/100;"-")

IF(OR(B15>=45;C154<40);IF(D15>=500;D15/C15;"eroare");AVERAGE(B15:E15))

REMEDIEREA ERORILOR ÎN CREAREA FORMULELOR

Programul Excel corectează, în general, erorile comune care apar atunci când creezi o
formulă. Atunci când introduci incorect o formulă apare o casetă care te atenţionează că
ai greşit şi îţi propune o modificare. Această facilitate se numeşte Formula AutoCorrect.
Dacă eşti de acord cu propunerea este suficient să apeşi pe butonul Yes şi corectura se
face automat. Dacă nu eşti de acord cu propunerea programului atunci apeşi butonul No
şi corectura o realizezi manual. Dacă optezi să corectezi singur formula atunci trebuie să
verifici:

.1 Dacă parantezele sunt pereche. Atunci când creezi o formulă Excel afişează
parantezele în culori, după cum sunt introduse.
.2 Dacă ai folosit semnul (:) pentru a separa referinţa de început de domeniu de cea de
sfârşit de domeniu (vezi subcapitolul “Operatori în formule”).
54
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

.3 Dacă ai introdus toate argumentele cerute de funcţie sau dacă ai introdus mai multe
argumente decât era necesar.
.4 Dacă nu ai creat mai mult de şapte nivele de imbricare a funcţiilor în interiorul unei
formule (vezi capitolul “Crearea funcţiilor imbricate”.
.5 Dacă faci referire la alte nume de foi de calcul sau alţi regiştri de calcul care conţin
spaţii şi alte caractere speciale. În cazul în care există astfel de caractere este necesar
ca acestea să fie marcate de semne de apostrof (‘).
.6 Dacă, în cazul în care ai folosit referinţe externe, ai inclus numele şi calea către
registrul de calcul la care se face referirea
(=AVERAGE('[2 III salarii 2002.xls]Februarie'!$H$5:$H$11).
.7 Dacă ai formatat numerele atunci când ai creat formula. În formule, numerele nu se
formatează (nu se folosesc separatorii de mii).
Cele mai uzuale mesaje care pot apărea le găseşti menţionate în continuare.

EROAREA #####

Această eroare apare atunci când celulele conţin numere, date sau ore care depăşesc
lăţimea coloanei sau când celulele conţin date şi/sau ore care produc numere negative.

Cauze posibile Sugestii de remediere

Redimensionează coloana
Numărul depăşeşte lăţimea coloanei
Schimbă formatul numărului (spre exemplu decrementează
numărul de zecimale)

S-a extras o dată sau oră ulterioare Dacă formula este corectă, schimbă modul de afişare al
dintr-o dată sau oră anterioare rezultatului formatând celula cu un format care nu este de
tip dată sau oră

EROAREA #VALUE!

Această eroare apare atunci când este folosit un tip greşit de argument sau de operand sau
facilitatea Formula AutoCorrect nu poate corecta formula.

Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai introdus text atunci când în Asigură-te că formula sau funcţia foloseşte operanzii sau
formulă trebuia introdus număr sau argumentele cerute şi că celulele referite în formulă conţin
valoare logică. Excel nu poate date valide (dacă celula A1 conţine un număr iar celule A2
translata textul în formatul corect de conţine un text, prin însumarea celor doi operanzi se va
dată. returna valoare de eroare #VALUE!).

Ai editat incorect un domeniu Selectează domeniul matricial de celule, apasă tasta F2


matrice. pentru a edita formula şi apasă combinaţia
CTRL+SHIFT+ENTER.

55
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai introdus un domeniu matricial ca Asigură-te că domeniul matricial nu este o referinţă, o


şi referinţă de celulă, formulă sau formulă sau o funcţie. Vezi capitolul „Termeni de bază”
funcţie.

Ai introdus un domeniu de celulele Schimbă domeniul cu o singură valoare.


într-o formulă care necesita o
valoare, nu un domeniu.

Ai rulat o macrocomandă care Asigură-te că funcţia nu foloseşte un argument incorect.


introduce o funcţie ce întoarce ca
rezultat #VALUE!.

EROAREA #DIV!

Această eroare apare atunci când formula conţine o împărţie la zero.

Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit referinţe de celulă care Schimbă referinţa de celulă sau introdu o altă valoare decât
conţine valoarea zero sau nu are zero în celula folosită ca divizor. Pentru a preveni
conţinut, ca divizor. împărţirea la zero foloseşte funcţia IF
(IF(B1=0, „ ”,A1/B1)).

Ai introdus o formulă care foloseşte Schimbă divizorul cu alt număr decât zero.
explicit împărţirea la zero (=5/0).

Ai rulat o macrocomandă care Asigură-te că divizorul din formulă nu este zero sau spaţiu
foloseşte o funcţie sau o formulă care liber.
returnează #DIV/0!.

EROAREA #NAME

Această eroare apare atunci când programul Excel nu recunoaşte text într-o celulă.

Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit un nume de domeniu sau Asigură-te că numele există. Execută secvenţa


de celulă care nu există sau care a Insert/Name/Define. Dacă numele nu este în listă,
fost şters. adaugă-l.

Nume incorect scris. Verifică ortografia sau inserează numele corect executând
secvenţa Insert/Name/Paste; în caseta Paste Name
execută click pe numele dorit şi apasă pe butonul OK.

Ai folosit un titlu într-o formulă. Execută secvenţa Tools/Options/Calculation.


Selectează opţiunea Accept labels in formula.

Ai folosit incorect numele unei Corectează ortografia numelui funcţiei.


56
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Cauze posibile Sugestii de remediere

funcţii.

Ai introdus text într-o formulă fără Închide textul între ghilimele.


a-l închide între ghilimele („ ”).
Excel încearcă să interpreteze
intrarea ca un nume chiar dacă tu l-ai
introdus ca text.

Ai omis semnul (:) când ai făcut Asigură-te că toate referirile la domenii de celule conţin (:).
referire la un domeniu.

EROAREA #N/A

Această eroare apare atunci când o valoare nu este disponibilă într-o funcţie sau formulă.

Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit o formă inadecvată a Asigură-te că argumentul are tipul corect de valoare. Spre
argumentului lookup_value al exemplu, este o valoare sau o referinţă la o celulă şi nu o
funcţiilor HLOOKUP, LOOKUP, referinţă de domeniu.
VLOOKUP.

Ai folosit funcţiile HLOOKUP, Pentru a găsi o valoare exactă a argumentului poţi să setezi
LOOKUP, VLOOKUP fără să sortezi range_lookup = FALSE. Dacă doreşti o valoare apropiată
tabelul iniţial. trebuie să sortezi tabelul şi apoi să creezi formula din nou.

Ai omis unul sau mai multe argumente Introdu toate argumentele.


atunci când ai creat funcţia.

Ai rulat o macrocomandă care Asigură-te că argumentele funcţiei sunt corecte şi la locul


introduce o funcţie ce are ca rezultat care trebuie.
#N/A.

EROAREA #REF!

Această eroare apare atunci când o referinţă de celulă nu este validă.

Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai şters sau ai mutat celulele la care se Schimbă formula sau restaurează celulele executând Undo
face referire în alte formule

Ai rulat o macrocomandă care Verifică dacă un argument al funcţiei se referă la o celulă


introduce o funcţie care returneză sau un domeniu invalid.
#REF!

Ai folosit o referinţă „la distanţă” la o Porneşte aplicaţia.


aplicaţie care nu rulează.
57
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

EROAREA #NUM

Această eroare apare atunci când apare o problemă cu un număr într-o formulă sau
funcţie.

Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit un argument neacceptat Asigură-te că argumentul folosit are tipul corect.


într-o funcţie care cere argument
numeric.

Ai folosit o funcţie care iterează, de Foloseşte o altă valoare de start pentru funcţie.
exemplu IRR sau RATE, şi funcţia nu
poate să găsească un rezultat.

Ai introdus o formulă care returnează Schimbă formula astfel încât rezultatul să fie între ..... şi
un număr care este prea mare sau prea între ....... .
mic pentru a fi reprezentat de Excel.

EROAREA #NULL!

Această eroare apare atunci când specifici intersecţia a două arii care, de fapt, nu se
intersectează.

Cauze posibile Sugestii de remediere

Ai folosit un domeniu incorect sau o Ca să te referi la două arii care nu se intersectează foloseşte
referinţă incorectă de celulă. separatorul (,). De exemplu, într-o formulă
SUM(A1:A10,C1:C10) dacă nu este pus operatorul (,)
funcţia încearcă să adune numai celulele pe care le au în
comun cele două domenii, acestea neexistând rezultatuleste
eroarea #NULL!

REFERINŢE CIRCULARE

„Referinţe circulare” este un mesaj de eroare care este returnat atunci când într-o formulă
se face referire, direct sau indirect, la celula care conţine formula. Aplicaţia Excel nu
poate să rezolve referinţele circulare prin calcule normale. Când ai o referinţă circulară
într-o formulă apare un mesaj care te avertizează.

58
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Pentru a corecta formula trebuie să o modifici în aşa fel încât să nu mai apară în
conţinutul formulei adresa celulei care o conţine. Pentru mai multe detalii urmăreşte
cursul în care se va discuta despre bara Auditing.

AFIŞAREA ŞI TIPĂRIREA FORMULELOR

Aplicaţia Excel afişează, în mod implicit rezultatele formulelor. Este posibil, atunci când
este necesar, să se afişeze şi formulele în cadrul foii de calcul, nu numai in bara de
formule. Pentru a afişa şi tipări formule trebuie să execuţi paşii:
1.Execută secvenţa Tools/Options.
2.Execută click pe fişa View.
3.În secţiunea Window options execută click în caseta Formulas pentru a o
selecta.
4.Execută click pe OK.

5.Derulează, dacă este cazul, bara orizontală până ajungi la celulele care conţin
formulele afişate.
6.Execută secvenţa File/Page Setup şi execută click pe fişa Sheet. Specifică să
fie tipărite etichetele de coloană şi de rând

59
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

7.Execută click pe butonul Print Preview pentru a previzualiza apariţia etichetelor


de coloană şi de rând.

8.Execută click pe OK.

OPŢIUNEA AUTOFORMAT

Opţiunea AutoFormat este o colecţie de formate implicite de tabele, colecţie care


cuprinde mărimi de font-uri, fundaluri, alinieri, pe care le poţi aplica rapid unui domeniu
de celule sau întregii pagini. Opţiunea AutoFormat îţi propune 16 formate diferite,
implicite. Te ajută foarte mult atunci când vrei să formatezi un tabel într-un mod deosebit
dar nu ai timp să realizezi acest lucru.
Pentru a aplica un format implicit trebuie să parcurgi paşii:
1.Poziţionează cursorul undeva în interiorul tabelului căruia vrei să-l aplici un
AutoFormat. Excel va determina automat mărimea tabelului. Poţi face selecţia şi
manual.
60
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

2.Execută secvenţa Format/AutoFormat. Va apărea o casetă de dialog care va


prezenta cele 16 formate implicite. Alege formatul dorit.

3.Execută click pe butonul Options… Caseta de dialog se va extinde astfel încât să


poţi vedea şase casete de verificare (check box). Astfel poţi controla tipul
formatului pe care vrei să-l aplici bifând sau nebifând casetele respective.

Obs.1 Dacă ai dimensionat coloanele şi liniile înainte de a aplica AutoFormat, deselectează


opţiunea Width/Height (Lăţime/Înălţime) deoarece caracteristica AutoFormat
dimensionează liniile şi coloanele corespunzătoare cu cea mai înaltă, respectiv cea mai lată
intrare.
Obs. 2 Atunci când vrei să modici formatul ales selectezi sau deselectezi casetele din faţa
celor şase opţiuni. Spre exemplu, dacă vrei să anulezi bordura formatului implicit este
suficient să debifezi caseta Border.

REZUMATUL LECŢIEI 2

În această lecţie ai acumulat cunoştinţe despre:

61
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Cum să creezi corect o formulă utilizând referinţele de celulă.


Cum să foloseşti funcţiile de căutare.
Cum să foloseşti funcţiile logice.
Ce tipuri de mesaje de eroare există.
Cum să corectezi o formulă.
Cum să aplici un format implicit unui tabel.

Exerciţii

Exerciţiul 1
1. Să se creeze un registru de calcul numit „Produse rafinarie.xls”.
2. Să se denumească o foaie de calcul cu numele „Date de intrare”.
3. Să se denumească o foaie de calcul cu numele „Introducere date”.

4. În foaia de calcul „Date de intrare” să se creeze următorul tabel, din celula A1:

62
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

5. Celulele în care se vor introduce date sunt cele marcate cu vernil. Conţinutul celorlalte celule
va rezulta în urma calculelor. În coloana „COD PRODUS_IF” să se verifice dacă valoarea
din coloana „COD PRODUS” este situată între 1 şi 13 (sunt 13 produse). Dacă nu să se
returneze mesajul „Cod incorect”. Sa se corecteze valoare de intrare a codului.

DA
1<=COD PRODUS<=13 COD PRODUS

NU
‘cod incorect’

6. Pentru codul produsului corect atunci se caută valoarea de pe coloana „COD PRODUS” în
vectorul A1:A13 din foaia de calcul „Date de intrare” şi se returnează valoarea aferentă din
vectorul C1:C13 din foaia de calcul „Date de intrare”.
7. Pe coloana „NIVEL” să se valideze datele astfel încât nivelul unei sfere să nu depăşească
1240 cm. dar nici să nu coboare sub zero. Mesajul care apare să fie „NIVEL ERONAT!”
8. Pe coloana „TEMP.” să se valideze datele astfel încât temperatura din interiorul sferelor să nu
fie mai mică decât -500C şi să nu depăşească 1000C. Mesajul care apare să fie
„TEMPERATURĂ ERONATĂ”
9. Să se introducă următorul set de valori pentru nivel şi temperatură:

63
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

10. În foaia de calcul „Date de intrare”, din celula E1 să se insereze datele:

11. Pe coloana „VOLUME”, să se calculeze volumul aferent nivelului din coloana „NIVEL”,
astfel: să se caute valoarea din coloana volum, în vectorul E1:E32 şi să se returneze valoarea

64
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

asociată din vectorul F1:F32. Valoarea obţinută se împarte la 1000 pentru a obţine rezultatul în
„mii litri”.
12. Pe coloana „Densitate” să se introducă datele:
0,532152
0,534031
0,529175
0,534031
0,530985
0,535922
0,583484
0,583484
0,570061
0,583484
0,645876
0,649206
0,648376
0,648376
0,647545
13. Pentru a calcula „SPAŢIU TOTAL DEP.” dintr-un anumit produs trebuie să aplici formula
997.000*DENSITATEA/1000.
14. Crează în celula M6 titlul „SPAŢIU RĂMAS DISPONIBIL (TONE)”. Pentru a calcula
spaţiul rămas de depozitare se scade din Spaţiul total de dep valoarea stocului real.
15. Blochează toate celulele din foaia de calcul „Introducere date”, exceptând coloanele „COD
PRODUS”, „NIVEL” şi „TEMP.”
16. Protejează cu parolă foaia de calcul „Introducere date” şi întregul registru de calcul.
În final tabelul trebuie să arate aşa:

Formulele utilizate sunt următoarele:


pentru „COD PRODUS_IF”
=IF(AND(C7>=1;C7<=13);C7;"COD INCORECT")
pentru „PRODUS”
=LOOKUP(E7;'Date de intrare'!$A$1:$A$13;'Date de intrare'!$C$1:$C$13)
65
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

pentru „VOLUME”
=LOOKUP(G7;'Date de intrare'!$E$1:$E$32;'Date de intrare'!$F$1:$F$32)/1000
Exerciţiul 2
1. Să se creeze un registru de calcul „Vânzari 2002.xls”.
2. În interiorul noului registru să se denumească trei foi de calcul cu numele „Vânzări pe
produse”, „Vânzări pe lună” şi „Date”.
3. Conţinutul foii „Vânzări pe produse” să fie următorul:

4. Conţinutul foii „Vânzări pe lună” să fie următorul:

66
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

5. Conţinutul foii „Date” să fie următorul:

6. Să se

creeze formulele pe foile de calcul „Vânzări pe produse” şi „Vânzări pe lună” astfel încât
pe coloana „Valoare” să apară valorile aferente pe luna şi produsul specificate.
În final cele două foi de calcul trebuie să arate astfel:

67
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Formulele folosite sunt următoarele:


pentru “Vânzări pe produse”
=VLOOKUP(B5;Date!$A$3:$F$15;3;FALSE)
pentru “Vânzări pe lună”
=HLOOKUP(B5;Date!$A$3:$F$15;5;FALSE)

68
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Lecţia 3

Obiective

 Studiul diagramelor
 Cum să creezi diagrame
 Câte tipuri de diagrame există
 Cum să modifici diagrame
 Cum să formatezi diagrame
 Cum să tipăreşti diagrame

Această lecţie este o lecţie dedicată în exclusivitate diagramelor. Vei învăţa ce sunt
diagramele, cum se crează ele cu ajutorul aplicaţiei Chart Wizard, cum pot fi formatate
şi modificate, cum pot fi îmbunătăţite şi cum pot fi tipărite.

CREAREA DIAGRAMELOR

În general, diagramele se crează atunci când se doreşte o reprezentare grafică (în imagini)
a datelor cuprinse în tabele create. Pentru a crea diagrame trebuie apelată aplicaţia Chart
Wizard.

CREAREA DIAGRAMELOR UTILIZÂND APLICAŢIA CHART WIZARD

Aplicaţia Chart Wizard (Expert diagramă) îţi permite să creezi, pas cu pas, o diagramă
şi oferă opţiuni care să te ajute să modifici diagrama după cerinţele tale. Poţi reveni
oricând să modifici diagrama, după ce ai creat-o. După ce ai creat tabelul sursă – care
conţine informaţia ce urmează a fi reprezentată grafic – apelează aplicaţia Chart Wizard
pentru a crea diagrama dorită. Aplicaţia are anumite tipuri prestabilite de diagrame din
care poţi alege acel tip care oferă o reprezentare cât mai apropiată de cerinţă.
Pentru a crea o diagramă trebuie să execuţi paşii:
1.Crează tabelul pe care doreşti să-l reprezinţi grafic.
2.Selectează tabelul sau numai ceea ce vrei să reprezinţi din componenţa tabelului.

69
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

3.Execută secvenţa Insert\Chart sau execută click pe butonul Chart Wizard

de pe bara standard. Se deschide caseta de dialog Chart Wizard.


♦Fişa Standard
Types (Modele
standard) conţine
modele standard de
diagrame cărora este
necesar să le aplici
diferite formate şi
opţiuni, cum ar fi:
etichete sau culori
care doreşti să apară
pe diagramă.
♦Fişa Custom
Types (Modele
Personalizate)
conţine modele de
diagrame
personalizate care
sunt similare cu un
şablon sau un stil şi conţin formate adiţionale şi opţiuni de diagramă. Poţi salva diagramele
personalizate sau poţi crea altele noi.

4.Trebuie să parcurgi paşii din casetele de dialog ale aplicaţiei Chart Wizard
completând orice detalii în funcţie de cerinţe. Casetele de dialog ale aplicaţiei
Chart Wizard sunt prezentate în subcapitolele care urmează.

PASUL 1 - Selectarea tipului de diagramă

Primul pas în crearea unei diagrame este alegerea tipului diagramei. Pentru a utiliza unul
din tipurile predefinite de diagramă trebuie să execuţi click pe unul din tipurile de
diagrame (Chart Type) din secţiunea din stânga a primei casete de dialog. Aplicaţia
Excel oferă o gamă largă de tipuri de diagrame, tipuri pe care le găseşti enumerate în
continuare.

70
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Diagrame pe coloane (Column). O diagramă pe coloană are bare verticale şi este reprezentată
fără continuitate în timp. Acest tip se utilizează, în general, pentru prezentarea comparativă a
datelor.

Un tip important de diagramă pe coloane este cel p e c o l o a n e s t r a t i f i c a t e . O astfel de


diagramă este potrivită atunci când doreşti să ştii cât mai este de realizat până la un plafon
maxim şi cât s-a realizat până la momentul creării diagramei.

71
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Diagrame cu bare (Bar). O diagramă cu bare este similară uneia pe coloane prin faptul că
reprezintă barele ca elemente separate, însă ea trasează barele în format orizontal. Barele pot
fi aşezate alăturat, în straturi sau 3D (viziune în spaţiu). Diagramele cu bare sunt foarte utile
pentru afişarea măsurătorilor, ca de exemplu, procentul de finalizare a unui anumit proiect

Diagrame linie (Line). Acest tip de diagrame este foarte potrivit pentru măsurarea sau
reprezentarea datelor în timp, în mod continuu. Ele realizează combinaţii bune cu diagramele
pe coloană sau pe linii multiple. De asemenea, diagramele linie sunt excelente pentru
prezentarea informaţiei ce implică tendinţe sau modificări în timp cu unul sau două seturi de
date.

72
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Diagrame cu structură radială (Pie). Diagramele cu structură radială sunt folosite pentru
prezentarea unui procent dintr-un întreg. Tipurile de diagramă cu structură radială disponibile
sunt 2D standard, 2D descompusă, 3D, 3D descompusă, radială din radială – care extrage un
subset al unui sector – şi bară din structură radială – care extrage un subset şi îl reprezintă sub
forma unei diagrame cu coloane suprapuse.

Diagrame de tip inelar (Doughnut). Diagramele de tip inelar sunt variaţii ale diagramelor cu
structură radială. Diferenţa constă în faptul că diagramele inelare sunt pentru mai multe seturi
de date – oarecum asemănătoare reprezentării mai multor structuri radiale, una peste cealaltă.

73
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Diagrame prin puncte (Scatter). Diagramele prin puncte sunt folosite pentru prezentarea
datelor pe intervale inegale de timp. Acest tip de diagramă este cel mai des întâlnit în
activităţile ştiinţifice şi inginereşti.

Diagrame stratificate (Area). Diagramele stratificate se utilizează asemănător diagramelor


linie prin faptul că acestea reprezintă datele în timp într-o manieră continuă. Singura diferenţă
este că zona de sub linie este umplută.

74
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Diagrame radar (Radar). Diagramele radar prezintă relaţiile dintre seturi separate de date.
Relaţia este prezentată în raport cu o serie întreagă, similar modului în care diagramele de tip
inelar reprezintă datele dintr-o serie comparativ cu seria întreagă.

Diagrame suprafaţă (Surface). Diagramele suprafaţă măsoară două variabile sub forma unei
hărţi topografice, oferind o reprezentare 3D a valorilor înalte şi joase. Există două tipuri de
diagramă suprafaţă, cu două variante pentru fiecare tip.

75
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Diagrame cu bule (Bubble). Diagramele cu bule compară valorile în seturi de câte trei.
Primele două seturi sunt folosite în diagramă, al treilea determinând dimensiunea bulelor.

Diagrame stoc (Stock). Diagramele stoc sunt create, prin definiţie, pentru piaţa bursieră şi au
patru variante:
• minim-maxim-închidere
• deschidere-minim-maxim-închidere
• volum-maxim-minim-închidere
• volum-deschidere-maxim-minim-închidere

76
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Diagrame cilindru, con şi piramidă. Diagramele cilindru, con şi piramidă sunt diagrame 3D
cu formă unică.

PASUL 2 - Stabilirea sursei de date

După ce ai stabilit tipul de diagramă apeşi butonul Next din caseta Chart Type şi se va
deschide a doua casetă din succesiune, care se numeşte Chart Source Date.

77
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Deşi, în mod obişnuit, selectezi datele care urmează a fi reprezentate grafic, înainte de
lansarea aplicaţiei Chart Wizard, este posibil ca, după lansare, să hotărăşti că trebuie
modificat domeniul de date. Pasul doi al aplicaţiei Chart Wizard îţi permite să modifici
domeniul de date ce va fi reprezentat ca diagramă utilizând butonul Collaps Dialog
aferent câmpului Data Range. Prin definiţie, o serie de date este o categorie din tabel.
Prin selectarea uneia dintre coloanele din diagramă, vei selecta o serie de date. Poţi

schimba orientarea datelor din linii (Rows) în coloane (Columns). În exemplul de mai sus
poţi vedea cum se modifică aspectul unei diagrame atunci când se schimbă orientarea
datelor din linii pe coloane.
Din fişa Series (Serii) poţi manevra
seriile dintr-o diagramă fie prin
adăugarea, fie prin eliminarea
acestora. Dacă ai selectat întreg
domeniul unui tabel şi vrei, de fapt,
să vezi o singură serie din tabel, poţi
elimina seriile de date selectându-le
şi executând click pe butonul
Remove (Eliminare). De asemenea,
poţi adăuga serii la o diagramă
executând click pe butonul Add
(Adăugare), după care trebuie să
precizezi detaliile pentru noile serii
folosind celelalte opţiuni din această
fişă. Opţiunile din această fişă se
modifică în funcţie de tipul
diagramei şi de seriile selectate în
caseta Series. Lista următoare
descrie opţiunile disponibile:
Series, Add sau Remove îţi
permite să adaugi sau să elimini serii din diagramă.

78
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Name (Nume). Atunci când selectezi o serie în lista Series din partea stângă a casetei de
dialog, această intrare se modifică pentru a afişa adresa celulei (celulelor) ce conţine titlul
pentru respectiva serie.
Value (Valoare) oferă adresa ce conţine valorile pentru seria selectată. Valorile sunt
datele folosite la construirea coloanelor. Pentru anumite tipuri de diagrame aplicaţia Chart
Wizard afişează o casetă X Values (valori pe axa X) şi una Y Values (valori pe axa Y).
Category (X) Axis Labels (Etichetele axei categoriilor). Această casetă afişează
referinţa de celulă pentru categoriile axei X.
Second Category (X) Axis labels (Etichetele axei secundare a categoriilor) precizează
locaţia celulei (celulelor) ce conţin etichetele ce vor fi utilizate pentru a doua axă X, de
exemplu, în diagramele Stoc sau diagramele personalizate tip coloană-suprafaţă.
Sizes (Dimensiuni). La diagramele cu bule, această opţiune precizează celula ce conţine o
valoare care stabileşte dimensiunea reperelor de bulă.

PASUL 3 - Alegerea opţiunilor de diagramă

Alegerea opţiunilor de diagramă reprezintă pasul al treilea al aplicaţiei Chart Wizard.


Aceste opţiuni îţi permit să prelucrezi în mai multe moduri diagrama, să adaugi şi să
ştergi caracteristici. De asemenea, această casetă îţi permite să vizualizezi toate
modificările, pe măsură ce le efectuezi, înainte de a crea diagrama pe foia de calcul.

Caseta Chart Options conţine şase fişe despre care se va discuta în continuare.

79
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Titlurile diagramelor (Title) îţi permite să introduci un titlu pentru diagramă, pentru axa
categoriilor şi cea a valorilor. Este bine să completezi toate câmpurile acestei fişe.

Axe (Axă) Afişează automat datele într-un format de scară de timp dacă acestea sunt formatate
ca date de timp. Prin deselectarea opţiunii Category (X) Axis poţi elimina etichetele axei.
Atunci când opţiunea este selectată, butonul radio selectat sub opţiune indică ce va afişa axa.

Obs. Atunci când este selectată opţiunea Time-scale aplicaţia Excel transformă formatul text
în format dată calendaristică. Dacă data este formatată pentru a afişa numele lunii ca text sau
dacă ai date care trec dintr-un an în altul, este mai bine să transformi categoria în format scară
de timp pentru a reprezenta anii.

80
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Linii de grilă (Gridlines) îţi permite să adaugi pe axe linii de grilă majore sau minore. Ca să
obţi o diagramă curată, neaglomerată, este mai bine să eviţi liniile de grilă. În mod normal se
păstrază liniile de grilă majore pentru axa Y sau Z fără a aplica linii suplimentare de grilă.

81
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Legenda (Legend) oferă o explicaţie despre diferitele serii de date din diagramă.Dacă
diagrama conţine mai multe categorii este necesară o legendă care să arate modelul sau
culoarea fiecărei categorii.

Fişa Legend îţi oferă următoarele facilităţi:


Show legend – dacă este bifată, îţi permite să afişezi legenda pentru o diagramă.
Placement – îţi permite să stabileşti locaţia legendei, în cazul în care opţiunea
Show legend este bifată. În caz contrar, câmpurile din secţiunea Placement sunt
dezactivate.
♦Bottom – îţi permite afişarea legendei în partea de jos a diagramei
♦Corner – îţi permite afişarea legendei în colţul din dreapta sus al
diagramei
♦Top – îţi permite afişarea legendei deasupra diagramei
♦Right – îţi permite afişarea legendei în dreapta diagramei (implicit)
♦Left – îţi permite afişarea legendei în stânga diagramei
Legenda nu este obligatoriu să fie plasată pe perimetrul unei diagrame. Formatată
corespunzător o diagramă se poate situa şi în interiorul zonei de reprezentare.

82
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Etichetele de date (Data Labels) îţi oferă posibilitatea de a afişa etichete sau valori în dreptul
fiecărei serii de date din diagramă.

None – nu se afişează nici o valoare sau etichetă.


Show value – se afişează valorile aferente seriei.
Show percent – se afişează valoarea procentuală.
Show label – se afişează etichetele seriei.
Show label and percent – se afişează atât etichetele cât şi procentele seriei.
Show bubble sizes – se afişează mărimea bulelor.

83
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Tabelul de date (Data Tabel)– îţi permite să ataşezi tabelul diagramei create. Această
caracteristică aliniază datele numerice sub seriile corespunzătoare de date. Este o cale de a
afişa etichetele de date fără a aglomera zona de reprezentare şi, de asemenea, o modalitate de
combinare a unei diagrame cu datele sale într-o formă compactă, de exemplu pentru
înglobarea datelor într-un diapozitiv PowerPoint.

PASUL 4 - Alegerea unei locaţii pentru diagramă

Alegerea unei locaţii pentru diagramă reprezintă pasul al patrulea al aplicaţiei Chart
Wizard. Din această casetă poţi alege următoarele opţiuni, ca să specifici unde doreşti să
amplasezi noua diagramă:
As Object In (Ca obiect în) – permite înglobarea diagramei în aceeaşi foaie de
calcul cu datele sursă. De asemenea, poţi specifica şi altă foaie de calcul ca locaţie
pentru această diagramă, prin deschiderea listei derulante şi selectarea foii dorite.

As New Sheet (Ca foaie nouă) – crează în registrul de calcul o f o a i e d e


d i a g r a m ă independentă. În cazul acestei opţiuni, aplicaţia Chart Wizard
inserează automat o foaie denumită Chart 1, denumire care poate fi modificată în
aşa fel încât să fie cât mai intuitivă.

84
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

MODIFICAREA DIAGRAMELOR

După ce ai creat o diagramă este foarte probabil să doreşti să îi mai adaugi informaţie sau
să-i modifici elementele. Programul Excel îţi permite să manevrezi orice parte
componentă a unei diagrame, dar să îi şi adaugi elemente.

MODIFICAREA TIPULUI DE DIAGRAMĂ

De multe ori, după ce ai ales un tip de diagramă şi ai creat-o constaţi că nu corespunde cu


ceea ce doreai să realizezi şi atunci este necesar să modifici tipul de diagramă ales. Pentru
a modifica un tip de diagramă, poţi să alegi una din metodele următoare:
Selectează diagrama al cărei tip vrei să-l modifici şi execută secvenţa
Chart\Chart Type pentru a deschide caseta de dialog care conţine tipurile de
diagrame şi apoi selectează tipul dorit.
Execută click dreapta oriunde în interiorul diagramei, dacă doreşti să o modifici
în întregime, şi selectează Chart Type. După ce se deschide caseta alege tipul
dorit.
Execută click pe butonul Chart Type din bara standard.
Dacă doreşti să modifici numai tipul unei serii de date dintr-o diagramă, fără să modifici
întreaga diagramă, trebuie să selectezi seria respectivă, să execuţi click dreapta pe serie şi,
din meniul rapid, alegi Chart Type. Din caseta care se deschide alege tipul de diagramă
dorit pentru seria selectată.

Tip de diagramă de
serie modificat

MODIFICAREA UNEI SERII DE DATE

Dacă ai reprezentat grafic mai multe serii de date printr-o diagramă tip coloană, un
anumit set de coloane care au aceeaşi culoare reprezintă o anumită serie de date. Pe lângă
posibilitatea formatării seriilor de date într-o diagramă mai poţi, de asemenea, adăuga
sau elimina serii de date dintr-o diagramă.

85
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Selectarea unei serii sau a unui punct de date dintr-o diagramă. Pentru a modifica sau
formata o serie de date dintr-o diagramă, mai întâi trebie să selectezi seria executând un click
pe oricare din punctele de date.
• Când indicatorul mouse-ului este plasat pe o serie de date, o sugestie de ecran va afişa o
descriere a seriei şi a respectivului punct de date de sub indicator.
• Când execuţi click pe un punct de date, întreaga serie va fi selectată, iar ghidajele de
dimensionare vor apărea, sub formă de pătrăţele, pe seria de date.
• Crnd este selectată o serie de date, datele corespunzătoare din foaia de calcul sunt
înconjurate de borduri colorate Range Finder. O bordură roşie înconjoară etichetele de
axă, una verde etichetele de serie (cele ce se găsesc de obicei în legenda diagramei), iar o
bordură de culoare albastră înconjoară valorile din seria de date.
De asemenea, poţi modifica un singur punct de date dintr-o serie. Având seria selectată,
execută click pe punctul pe care doreşti să-l modifici. Ca să schimbi valoarea punctului şi pe
cea corespunzătoare lui din foaia de calcul – trebuie să reţii că cele două sunt legate –
selectează punctul din diagramă şi trage-l până la valoarea dorită.

Eliminarea unei serii de date. Pentru realizarea acestei opţiuni, trebuie să selectezi seria pe
care doreşti să o elimini astfel încât să apară ghidajele şi apoi apasă tasta Delete sau execută
secvenţa Edit\Clear\Series.
Adăugarea sau ajustarea sursei de date.
• Adăugarea punctelor sau a seriilor de date
- Selectează diagrama şi execută secvenţa Chart\Add Data. Precizează domeniul de date
pe care doreşti să-l adaugi. Poţi folosi butonul Collaps Dialog pentru a reduce
dimensiunea casetei de dialog şi a selecta domeniul.

86
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

- Copiază datele din foaia de calcul, selectează diagrama şi lipeşte datele în ea.
- Dacă doreşti mai mult control asupra datelor pe care doreşti să le introduci, alege
Edit\Paste Special pentru a stabili modul în care doreşti să apară noile date.

♦New Series (Serie nouă) adaugă în diagramă datele selectate ca o serie


nouă de date.

Serie nou
inserată
♦New Points ( Puncte noi) adaugă datele copiate ca o serie suplimentară de
date pe aceeaşi axă din diagramă.

87
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

♦Rows sau Columns crează o serie adiţională de date din conţinutul fiecărei
linii sau coloane din selecţia copiată.
♦Series Names in First Row (Numele seriilor (etichetele axei Y) pe prima
coloană) – permite folosirea primei linii sau coloane din datele copiate
pentru seria de date selectată.
♦Categories (X labels) in First Column (Etichetele axei X (a categoriilor)
pe primul rând) – permite folosirea primei linii sau coloane din datele
copiate ca etichete de categorii pe axa X.
♦Replace Existing Categories (Se înlocuiesc categoriile existente) –
permite înlocuirea etichetelor de categorii existente cu etichetele de categorii
pe care vrei să le lipeşti. De exemplu, poţi modifica etichetele de lună de la
ianuarie până la decembrie cu numere de la 1 la 12.
Obs. 1 Dacă datele care urmează a fi lipite nu sunt pe aceeaşi foaie de calcul cu diagrama,
ţine apăsată tasta Alt şi trage-le peste eticheta foii ce conţine diagrama. După ce apare foaia de
calcul destinaţie eliberează tasta Alt şi trage datele în foaie.
Obs.2 Dacă datele care urmează a fi lipite nu sunt în acelaşi registru de calcul cu diagrama,
deschide registrul sursă, execută secvenţa Window\Arrange pentru a afişa ambele registre
pe ecran. Apoi afişează foile cu datele şi cu diagrama. Selectează şi trage datele dorite din
fereastra foii sursă în diagramă. Datele adăugate dintr-un registru de calcul creează în
diagrama destinaţie legături la respectivul registru.
• Modificarea datelor sursă
- Având foaia de date vizibilă pe ecran, execută click pe diagrama înglobată. Apoi trage
de ghidajele colorate care înconjoară datele sursă, anteturile şi etichetele. Dacă
indicatorul mouse-ului este o săgeată, prin tragere vei deplasa dreptunghiul. Dacă
indicatorul mouse-ului este o cruce neagră, prin tragere vei extinde sau contracta
selecţia. Pe măsură ce ajustezi liniile colorate, diagrama se va modifica astfel încât să
reflecte modificările pe care le efectuezi.

88
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

- Selectează diagrama, lansează aplicaţia Chart Wizard şi execută click pe Next în


pasul 1 din caseta de dialog Chart Wizard. În pasul 2 modifică datele sursă şi
execută click pe Finish.
- Selectează diagrama şi execută secvenţa Chart\Source Data sau execută click
dreapta şi alege Source Data din meniul rapid. În caseta de dialog Source Data
selectează fişa Data Range. De aici poţi modifica adresa absolută a datelor pe baza
cărora s-a creat diagrama.

ADĂUGAREA UNEI AXE SECUNDARE ÎNTR-O DIAGRAMĂ

De multe ori te poţi afla în situaţia în care este necesar să compari două seturi de date cu
valori extrem de diferite, ca de exemplu numărul de produse realizate şi soldul lor. O
modalitate de a afişa acest tip de informaţie este prin intermediul unei a x e s e c u n d a re .
Pentru a realiza o diagramă cu două axe de acelaşi fel, trebuie să parcurgi paşii:
1.Selectează, pe diagrama creată deja, seria pe care doreşti să o reprezinţi pe axa
secundară.
2.Execută secvenţa Format\Selected Data Series (Serie de date selectată) pentru
a deschide caseta de dialog Format Data Series (Formatare serie de date).
3.Selectează fişa Axis (Axe).
4.În secţiunea Plot series on (Serie reprezentată grafic pe), alege Secondary Axis
(Axă secundară).
5.Execută click pe OK.

Obs. Este bine să foloseşti axe secundare atunci când ai două seturi de date ale căror valori
mici şi mari sunt foarte diferite. Dacă ar fi reprezentate pe o singură axă este posibil ca setul
de valori mici să nu fie vizibil.

89
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

SCALAREA AXEI VALORILOR

Scalarea axelor într-o diagramă poate controla caracteristicile vizuale ale diagramei.Axele
X şi Y au opţiuni de scalare diferite deoarece reprezintă lucruri diferite; de obicei pe axa
X sunt reprezentate categoriile de date iar pe axa Y valorile corespunzătoare acestor
categorii.

Modificarea valorilor minime, maxime şi de reper

În diagrama reprezentată mai jos, dacă se doreşte reprezentarea axei Y până la 100%
trebuie crescută valoarea maximă pe axa Y.

Dacă doreşti modificarea valorilor minime, maxime sau de reper ale unei diagrame
atunci, executând click dreapta pe axa Y, alege din meniul rapid comanda Format Axis.
În caseta de dialog care se deschide selectează fişa Scale.

90
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Minimum îţi permite să modifici valoarea din originea axe Y. Implicit această
valoare este zero. În diagrama prezentată anterior, dacă doreşti ca axa Y să plece
din 5%, în câmpul minim trebuie să setezi 0,05.
Maximum îţi permite să modifici valoarea maximă care să fie vizualizată pe axa
Y. În diagrama prezentată anterior, dacă doreşti ca axa Y să fie reprezentată printr-
un maxim de 100% trebuie să atribui numărul 1 acestui câmp.
Atenţie: Dacă stabileşti o anumită valoare maximă, axa Y devine statică, reprezentând seriile
de date doar până la acea valoare. Dacă se acceptă valoarea implicită, atunci orice modificare
a valorii maxime din tabelul de date, în sensul creşterii ei, va modifica automat şi valoarea
maximă de pe axa Y.
Major unit permite ajustarea unităţilor majore de pe axa Y. Dacă pe axa Y
unităţile sunt reprezentate din 10% în 10% şi le doreşti din 20% în 20% atunci
trebuie să modifici valoarea din câmpul aferent din 0,1 în 0,2.
Minor unit - acest parametru controlează intervalul dintre reperele mici de pe
grila minoră (Minor Gridlines). Ca să afişezi liniile de grilă minore din 3 în 3
repere mici, stabileşte la 3 valoarea parametrului acesta.
Category (X) axis este utilă atunci când doreşti să modifici locul de intersectare
al axei Y cu axa X. Acest lucru îl poţi realiza indicând valoarea de intersectare în
câmpul Crossess at. Dacă doreşti, spre exemplu, ca intersecţia să aibă loc pe axa Y
la 70%, trebuie să atribui valoarea 0,7 acestui câmp.
Display units îţi permite să alegi modul de reprezentare a valorilor pe axa Y
(spre exemplu: în mii, în milioane de unităţi). Acest mod de reprezentare se poate
alege din lista derulantă aferentă.

91
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Logarithmic scale îţi permite să setezi originea diagramei la valoarea 1 iar


parametrii Minimum, Maximum, Major unit şi Minor unit sunt calculate ca 10
la puterea valorii reprezentate pe axă, în funcţie de domeniul de date ilustrat în
diagramă.
Value in reverse order reprezintă diagrama în formă inversată, şi anume
valoarea 0% este în partea de sus a axei şi coboară spre valoarea maximă, care se
află în partea de jos a diagramei.

92
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Category (X) Axis at Maximum Value permite intersectarea axei Y cu axa X la


valoarea maximă.

SCALAREA AXEI CATEGORIILOR

Opţiunile de scalare a axei categoriilor funcţionează aproximativ la fel cu cele ale axei
valorilor descrise în secţiunea precedentă. Ca să ai acces la parametrii axei X trebuie să
execuţi click dreapta pe axă. Din meniul rapid alege opţiunea Format Axis, iar după ce se
deschide caseta de dialog selectează fişa Scale.

93
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Value (Y) axis crosses at category number îţi permite să stabileşti intersecţia cu
axa Y între categoriile de pe axa X. Dacă setezi acest parametru cu valoarea 2
atunci intersecţia va fi înainte de categoria a doua.

Number of categories between tick-mark labels stabileşte frecvenţa cu care


vor apărea etichetele de categorie pe axa X.
Number of categories between tick-marks: stabileşte numărul de gradaţii ce
doreşti să apară între fiecare două repere. Ca să plasezi un reper minor la fiecare
categorie de pe axa X introdu 1 ca valoare pentru această opţiune.
Value (Y) axis crosses between categories permite ca punctele de date să fie
reprezentate între repere mici; în caz contrar, punctele de date vor fi reprezentate la
poziţiile corespunzătoare reperelor mici.
Categories in reverse order permite inversarea ordinii de reprezentare a
categoriilor pe axa X.

Value (Y) axis crosses at maximum categories plasează axa Y după ultima
categorie de pe axa X

94
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

MODIFICAREA ORDINII SERIILOR

Prin modificarea ordinii seriilor poţi manipula setul de date pe care cititorii îl pot vedea în
primul rând.
Inversarea seriilor de date este un lucru util atunci când lucrezi cu diagrame tip bară sau
coloană. Acest lucru se realizează prin selectarea opţiunii Categories in reverse order
din caseta Format Axis.
Dacă doreşti să modifici locaţia într-o diagramă numai pentru o anumită categorie de date
este necesar să selectezi categoria respectivă pe diagramă, execută click dreapta şi, din
meniul rapid alege opţiunea Format Data Series. În caseta de dialog care se deschide
selectează fişa Series Order.

În câmpul Series order execută click pe categoria a cărei poziţie doreşti să o modifici şi
apoi foloseşte-te de butoanele Move Up sau Move Down pentru a ajunge in poziţia
dorită.

ADĂUGAREA UNEI LINII DE EVOLUŢIE LA O SERIE DE DATE

Adăugarea liniilor de evoluţie (trendlines) în Excel te ajută să înţelegi de unde ai plecat şi


încotro este posibil să te îndrepţi. Liniile de evoluţie pot fi adăugate doar la următoarele
tipuri de diagrame: pe zone, pe coloane, linie, cu bare şi prin puncte.
Pentru a adăuga o linie de evoluţie la o diagramă trebuie să parcurgi paşii:
1.Selectează diagrama sau seriile de date la care vrei să adaugi linia de evoluţie.
2.Execută secvenţa Chart\Add Trendline (Adăugare linie de evoluţie) pentru a
afişa caseta de dialog Add Trendline.
3.Din fişa Type selectează tipul de linie de evoluţie pe care doreşti să-l adaugi.
4.Execută click pe OK.

95
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Caseta Add Trendline are următorul conţinut:

O
Tip Rezultat

L
Inserează o tendinţă liniară.

L
Inserează o tendinţă logaritmică.

P Inserează o tendinţă polinomială


sau curbă.

P Inserează o tendinţă folosind


funcţia putere.

E Inserează o tendinţă
exponenţială.

96
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Inserează o tendinţă cu o medie


mobilă. Numărul de puncte de
pe o linie de evoluţue în medie
M
mobilă este egal cu numărul
total de puncte din serie minus
numărul pe care îl stabileşti
pentru perioadă.

Prin introducerea unui număr în


caseta Order stabileşti cel mai
O
mare grad polinomial. Valoarea
este exprimată ca un întreg între
2 şi 6.

Prin introducerea unui număr în


caseta Period stabileşti numărul
P
de perioade pe care doreşti să le
utilizezi în calcularea mediei
mobile.

B Selectezi seriile pentru care va


fi afişată linia de evoluţie.

Formatarea liniei de evoluţie

Pentru a formata o linie de evoluţie trebuie să parcurgi paşii:


1.Selectează sau activează linia de evoluţie.
2.Execută secvenţa Format\Selected Trendline care deschide caseta de dialog
Format trendline.
3.Din fişa Patterns a casetei de dialog selectează opţiunile de formatare necesare
pentru a crea efectul vizual dorit.

4.Execută click pe OK.


97
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Lista de mai jos descrie opţiunile de formatare disponibile pentru liniile de evoluţie:
• Automatic (Automat) – aplică parametrii prestabiliţi Excel asupra liniei sau
obiectului selectat.
• Custom (Particularizat) – îţi permite să personalizezi stilul, culoarea şi
grosimea liniei de evoluţie selectată.
• Style (Stil) – stabileşte un stil pentru linie sau bordură.
• Color (Culoarea) – desemnează culoarea pentru linia sau bordura selectată.
• Weight (Greutate) – indică grosimea liniei sau a bordurii selectate.
Pe măsură ce realizezi selecţiile, urmăreşte caseta Sample pentru a vedea modul în care
este afectată linia sau bordura respectivă.

Opţiuni pentru liniile de evoluţie

Parametrii din fişa Options (Opţiuni) a casetei Format Trendline îţi permit să continui
personalizarea liniei de evoluţie.

Opţiunile sunt descrise în următoarea listă:


• Trendline Name (Nume linie de evoluţie) – îţi permite să stabileşti dacă numele
liniei va fi furnizat de Excel pe baza tendinţei alese (Automatic) sau să selectezi
opţiunea Custom şi să introduci tu numele.
• Forecast (Prognoză) – îţi permite să foloseşti opţiunile din această secţiune pentru a
stabili numărul de perioade ce vor fi reprezentate – progresiv sau regresiv. De
exemplu, pe baza informaţiei curente sau anterioare din seriile de pe diagramă,
programul Excel poate reprezenta tendinţa în perioadele viitoare.
• Set Intercept = – (Setare intersecţie=) – prin stabilirea intersecţiei, precizezi unde
doreşti ca liniile de evoluţie să intersecteze axa Y.
• Display Equation on Chart (Afişare ecuaţie în diagramă) şi Display R-Squared
Value on Chart (Afişare abatere medie pătratică în diagramă) – te ajută să afişezi
ecuaţiile regresive sau valorile radicalilor în diagramă. Dacă ai mai multe scenarii de
evoluţie, poţi, de exemplu, să afişezi aceste valori pentru fiecare linie de evoluţie în
parte.
98
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

FORMATAREA DIAGRAMELOR.

Formatarea unei diagrame este la fel de importantă ca şi datele ce stau la baza ei. Este
important să înţelegi atât caracteristicile şi funcţiile elementelor de diagramă, cât şi modul
în care le poţi accentua prezenţa vizuală în diagramă.

FORMATAREA LINIILOR

Programul Excel îţi permite să formatezi aproape orice tip de linii într-o diagramă.

Formatarea axelor Y, Y secundară şi Z.

Formatarea axelor de valori în moduri diferite poate să atragă sau să îndepărteze atenţia
de la acestea. Formatele predefinite ale aplicaţiei Excel sunt bune, însă, la afişarea
informaţiei, vei dori să ajustezi aceste formate prestabilite pentru a obţine o prezentare
curată şi eficientă.
Pentru a conferi axei Y un format profesionist, trebuie să parcurgi paşii:
1.Selectează axa Y astfel încât să apară ghidajele de selecţie.
2.Execută secvenţa Format\Selected Axis pentru a afişa caseta Format Axis.
3.Selectează fişa Patterns.
4.Selectează grosimea liniei.

5.În secţiunea Major Tick Mark Type (Tip gradaţie majoră), alege Inside.
6.Selectează fişa Font.
7.În caseta Font, alege Arial. (Dacă Arial este fontul prestabilit pentru Excel, acest
pas poate fi sărit).
8.În caseta Font Style selectează Bold.
9.În caseta Size alege 10 (această dimensiune depinde de dimensiunile diagramei).
10.Deselectează opţiunea Auto Scale(Scalare automată).
11.Execută click pe OK.

99
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Formatarea axei X

Similar formatării axei valorilor, formatarea axei categoriilor (X) poate atrage sau
îndepărta atenţia de la această axă. De exemplu, dacă ai mai multe date calendaristice pe
axa categoriilor, este bine să foloseşti alinierea verticală, astfel încât programul Excel să
treacă automat textul pe rândul următor sau să schimbe numărul de etichete afişate.
Pentru a realiza acest tip de modificare, foloseşte parametrii din secţiunea Orientation
din fişa Alignment a casetei de dialog Format Axis. Prin alinierea corectă a informaţiilor
şi formatarea dimensiunii textului, poţi face vizibile în diagrame toate etichetele.

100
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Opţiunea Offset (Deplasare) îţi permite să modifici distanţa la care vor fi plasate
etichetele de categorie pe axă sau linie.
Ca să elimini axa X sau reperele de pe axa X alege din caseta Format Axis, din fişa
Patterns opţiunea None (Nici una).

Diagramă Diagramă cu axe


predefinită formatate

Formatarea etichetelor de axă

Pe lângă modificarea fontului etichetelor de pe axă, mai poţi modifica şi stilul lor de
număr şi aliniere. Pentru a formata etichetele de axă trebuie să parcurgi secvenţa:
1.Click dreapta pe axa cu etichetele ce urmează a fi modificate.
2.Din meniul rapid care se deschide alege opţiunea Format Axis.
3.Execută click pe fişa Font şi modifică fontul, stilul de font şi înălţimea fontului,
dacă vrei ca textul să fie subliniat (Underline) sau să aibă o culoare de fundal
(Background).
101
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

4.Execută click pe fişa Alignment şi stabileşte înclinarea textului faţă de axă.


5.Execută click pe OK pentru a valida modificătile.

FORMATAREA TEXTULUI

Poţi schimba fontul, stilul fontului şi culoarea fontului la fel ca la orice alt text din Excel.
În continuarea vei învăţa câteva dintre opţiunile suplimentare de formatare a textului
dintr-o diagramă.

Adăugarea şi formatarea etichetelor de date

Programul Excel îţi permite să adaugi date într-o diagramă şi după ce ai creat-o.
Pentru a adăuga etichete de date la o diagramă trebuie să parcurgi paşii:
1.Selectează seria de date.
2.Execută click dreapta pe serie şi alege Format Data Series (Formatare serie de
date) (sau execută secvenţa Format\Selected Data Series).
3.În caseta de dialog care se deschide execută click pe fişa Data Labels (Etichete
de date).
4.În secţiunea Data Labels selectează opţiunea Show Label (Afişează etichete).
5.Execută click pe OK.

După crearea etichetelor de date este posibil să doreşti să le modifici fie aspectul, fie
amplasarea astfel încât să corespundă restului diagramei. Pentru a le formata trebuie să le
selectezi şi apoi alege Format Data Labels din meniul Format şi, din caseta care se
dechide, modifică fontul, înălţimea fontului, stilul fontului, culoarea fontului ş.a.m.d.
Alinierea etichetelor în interiorul seriei de date îţi oferă mai mult spaţiu pe diagramă
pentru a explica alte puncte de interes. Atunci când o etichetă este plasată în interiorul
seriei de date, dacă fundalul seriei este închis la culoare, pentru etichetă crează un font cu
un fundal transparent pentru a evidenţia eticheta.

102
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Adăugarea şi formatarea titlurilor de diagramă

Din titlurile de diagramă fac parte: titlul diagramei, cel al axei X, al axei Y şi al axei Z.
Poţi intra într-o diagramă pentru a adăuga titluri şi elemente folosind comanda Chart
Options din meniul Chart. Când ai toate titlurile de diagramă, vei dori, probabil, să
modifici dimensiunea, fontul, stilul sau alte caracteristici astfel încât titlurile să
corespundă aspectului general al diagramei. Mai întâi selectezi elementul titlu şi apoi
execuţi secvenţa Format\Selected Chart Title sau execuţi click dreapta pe titlu şi alegi
Format Chart Title (Formatare titlu de diagramă). Se deschide caseta de dialog cu
acelaşi nume de unde selectezi fontul, efectele, alinierea dorită, după care execuţi click pe
OK.

Formatarea legendei

Legenda este doar o descriere a seriilor de date dintr-o diagramă. În majoritatea cazurilor
i se poate micşora importanţa reducând dimensiunea fontului sau mutând-o într-un loc
mai retras din diagramă.
Dacă o legendă ocupă prea mult spaţiu într-o diagramă, o selectezi şi, fie o muţi în altă
parte a diagramei, fie o redimensionezi trăgând de unul din ghidaje.
Pentru a aplica formate unei legende o selectezi, execuţi click dreapta pe legendă şi alegi
Format Legend din meniul rapid care apare.

Inserarea şi formatarea textului dintr-o diagramă

Adăugarea de text într-o diagramă este necesar atunci când vrei să explici anumite
aspecte ale prezentării.
Pentru a adăuga text într-o diagramă trebuie să parcurgi paşii:
1.Selectează diagrama astfel încât să apară ghidajele de selecţie.
2.În bara de formule, introdu textul pe care doreşti să-l afişezi.
3.Apasă tasta Exter.
Vei formata textul ca pe orice alt element al diagramei. Selectează caseta de text şi apoi
execută secvenţa Format\Selected Object. Va apărea caseta de dialog Format Text
Box care îţi va pune la dispoziţie opţiunile pentru formatarea fontului.
Obs. Poţi adăuga text într-o diagramă şi prin utilizarea instrumentului Text Box (Casetă de
text) din bara de instrumente Drawing (Desenare) (vezi lecţia următoare). Înainte de
folosirea casetei de text, asigură-te că diagrama a fost selectată, altfel textul nu va fi ataşat

103
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

acesteia – adică la deplasarea diagramei, textul nu o va însoţi decât dacă au fost selectate toate
obiectele.

ÎMBUNĂTĂŢIREA DIAGRAMELOR CU OBIECTE DESENATE

Adăugarea obiectelor desenate (în general numite forme) într-o diagramă îţi permite să
obţii puncte suplimentare de interes şi să clarifici datele din diagramă.

Obiectele desenate se găsesc în bara Drawing, prezentate ca forme şi forme automate


(AutoShape). Pentru aceasta vezi lecţia următoare, capitolul „Bara Drawing”.
Introducerea formelor într-o diagramă îţi permite să explici anumite elemente din
diagramă pentru a crea puncte directe de concentrare a atenţiei. Mai poţi aplica forme
(din bara Drawing) şi pentru a prezenta, direct pe diagramă, date suplimentare. După ce ai
creat diagrama, selecteaz-o şi apoi selectează obiectul desenat pe care doreşti să-l adaugi
diagramei. Obiectele desenate se formatează la fel ca şi celelalte elemente din diagramă –
le selectezi şi apoi alegi opţiunile de formatare.

FORMATAREA SERIILOR DE DATE

Probabil cel mai important aspect al formatării unei diagrame este formatarea seriilor de
date. Pe lângă utilizarea opţiunilor oferite special pentru formatarea seriilor de date, mai
poţi adăuga culori, efecte de umplere, modele şi chiar imagini.
Pentru diagrame tip coloană dacă vrei să modifici distanţa dintre coloane sau lăţimea
coloanelor atunci trebuie să parcurgi paşii:
1.Selectează seria de date căreia vrei să-i aplici modificări.
2.Execută click dreapta pe seria selectată şi alege opţiunea Format Data Series
din meniul rapid care se deschide.
3.Din caseta de dialog care se deschide, execută click pe fişa Options.

104
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

♦Overlap (Suprapunere) are ca rezultat suprapunerea seriilor de date,


respectiv a coloanelor. Poti aşeza uşor coloanele una peste alta reducând
spaţiul dintre coloane.
♦Gap width (Lăţimea spaţiului liber) are ca efect modificarea spaţiului
liber dintre diferitele categorii de date.

Implicit Gap width = 10

Overlap = -20 Overlap = 40

105
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Modificarea ordinii seriilor

Poţi modifica ordinea seriilor astfel:


1.Execută click dreapta pe o serie de date.
2.Alege opţiunea Format Data Series din meniul rapid care se deschide.
3.Din caseta de dialog care se deschide execută click pe fişa Series Order.

4.Pentru a stabili ordinea in care vor apare seriile de date în diagramă, execută
click pe numele seriei din caseta Series order şi apoi, cu ajutorul butoanele Move
Up si Move Down mută seria selectată în poziţia dorită.
5.Execută click pe OK.

Modificarea formatării unui obiect de diagramă

Poţi formata fundalul pentru serii individuale de date, pentru puncte individuale, pentru
zone de reprezentare, pentru zona diagramei, prin adăugarea, schimbarea sau eliminarea

106
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

bordurilor şi prin modificarea culorii sau a efectului de umplere folosit pentru respectivul
obiect. Pentru a modifca bordura sau fundalul oricărui element de diagramă, selectează
obiectul şi foloseşte meniul Format pentru a deschide caseta de dialog Format a
respectivului obiect. Opţiunile din fişa Patterns (Modele) îţi oferă posibilitatea de a alege
borduri, culori, efecte de umplere şi altele.

Efecte de umplere

Efectele de umplere îţi permit să utilizezi culori, modele, umpleri gradate şi imagini în
interiorul seriilor de date, al zonei de reprezentare al obiectelor desenate şi aşa mai
departe. Fişa Patterns îţi oferă o multitudine de posibilităţi pentru selectarea bordurii, a
culorii, a modelului şi altele.

Pentru a aplica un efect de umplere execută click pe butonul Fill Effects (Efecte de
umplere) din secţiunea Area a fişei Patterns. Ai la dispoziţie patru tipuri de efecte de
umplere, şi anume: umpleri gradate (Gradient), texturi (Texture), modele (Pattern) şi
imagini (Picture). Pentru mai multe amănunte vezi capitolul „Bara Drawing” din lecţia
următoare.

Folosirea imaginilor drept fundal

Fişa Picture (Imagine) din caseta de dialog Fill Effects îţi permite să aplici o imagine de
fundal. Execută click pe butonul Select Picture din fişa Picture, selectează imaginea
dorită şi apoi ajusteaz-o după necesităţi, folosind următoarele opţiuni:

107
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

• Stretch (Lărgire) – aplică imaginea peste tot obiectul de diagramă selectat.


• Stack (Stivă) – aşează copii ale imaginii pe verticală şi pe orizontală, pentru a umple
obiectul diagramă.
• Stack and Scale to (Stivă şi scalare la) – îţi permite să aşezi şi să scalezi imaginea şi
să o ajustezi la dimensiunea sau unităţile slectate în caseta Units\Picture
(Unităţi\Imagine).
• Sides (În lateral) – utilizată pentru diagrame 3D, aplică imaginea pe feţele laterale
ale seriei de date.
• Front (În faţă) - utilizată pentru diagrame 3D, aplică imaginea pe faţa frontală a
seriei de date.
• End (Sfârşit) - utilizată pentru diagrame 3D, aplică imaginea pe faţa superioară a
seriei de date.

FORMATAREA DIAGRAMELOR 3D

Formatarea diagramelor 3D oferă câteva opţiuni diferite de cele 2D. De exemplu, la o


diagramă 3D poţi formata feţele laterale, faţa frontală sau cea superioară ale unei coloane,
deoarece programul Excel îţi permite să umpli suprafeţele plane. Diagrama următoare va
fi folosită ca şi punct de pornire şi, în continuare, vor fi prezentate câteva dintre cele mai
importante elemente de formatare a unei diagrame 3D.

108
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Formatarea pereţilor unei diagrame

Pereţii unei diagrame 3D pot fi formataţi pe mai multe căi, de la ştergerea lor completă
până la aplicarea efectelor de umplere. Pentru a formata pereţii unei diagrame 3D trebuie
să parcurgi paşii:
1.Selectează pereţii diagramei 3D astfel încât să apară ghidajele de selecţie în
fiecare colţ al lor.
2.Execută click dreapta şi alege Format Walls (Formatare pereţi) sau execută
Format\Selected Walls.
3.Din caseta de dialog care se deschide execută click pe fişa Patterns pentru a
aplica modele de umplere asupra zonei respective şi pentru a înconjura pereţii cu
diferite stiluri de borduri. Pentru a şterge pereţii alege opţiunea None (Nici unul) la
secţiunea Area.
4.Ca să scapi de liniile de grilă rămase, execută click dreapta pe ele şi alege
opţiunea Clear din meniul rapid, sau selectează-le şi apasă tasta Delete.

cu pereţi formataţi fără pereţi

Formatarea podelei unei diagrame 3D

Podeaua unei diagrame 3D se formatează similar.


1.Selectează podeaua.
109
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

2.Click dreapta pe selecţie şi alege Format Floor din meniul rapid care apare.
3.Execută click pe fişa Patterns.
4.Aplică formatele pe care le doreşti.
5.Execută click pe OK.

Formatarea seriilor de date dintr-o diagramă 3D

Pentru a utiliza caracteristicile de formatare 3D pentru serii de date, trebuie să parcurgi


paşii:
1.Selectează seria de date.
2.Execută click dreapta pe selecţie şi alege Format Data Series din meniul rapid
sau execută secvenţa Format\Selected Data Series.
3.În caseta de dialog care se deschide execută click pe fişa Shapes (Forme).
4.Selectează forma dorită de coloană.

Din fişa Options a casetei Format Data Series stabileşti adâncimea spaţiului (Gap
Depth), lăţimea spaţiului (Gap Width) şi adâncimea diagramei (Chart Depth).

110
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Formatarea vederii tridimensionale

Poate fi modificat şi unghiul de vedere al diagramei. Prin selectarea peretelui unei


diagrame 3D poţi executa click dreapta pentru a avea acces la vederea 3D (3-D View) sau
poţi executa secvenţa Chart\View pentru a deschide caseta de dialog 3-D View.
Opţiunile din această casetă depind de tipul de diagramă şi de obiectele din aceasta. Lista
următoare prezintă opţiunile principale:
• Elevation (Elevarea) – îţi permite să vezi o diagramă de sus in jos privind-o de
deasupra.
• Rotation (Rotaţie) – roteşte (în grade) diagrama în jurul axei Z.

Obs. Săgeţile pentru elevaţie şi rotaţie modifică vederea diagramei de sus în jos şi de la stânga
la dreapat. Execută click pe săgeata dorită şi observă în fereastra de previzualizarea cum se
modifică unghiul de vedere a diagramei.
• Auto Scaling (Scalare automată) – este disponibilă doar dacă este valiadată opţiunea
Right Angle Axes (Axe în unghi drept). Această opţiune crează o proporţie dreaptă.
111
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

• Right Angle Axes (Axe în unghi drept) – stabileşte unghiuri drepte în loc de o vedere
în perspectivă a diagramei, indiferent de rotirea diagramei. Validarea acestei opţiuni
crează un aspect mai uniform al diagramei, deoarece liniile vor fi afişate doar
vertical.
• Height % of base (Înălţimea la % din bază) – controlează înălţimea axei Z în
funcţie de lungimea axei X.
• Default (Implicit) – când nu ai ajuns la un format mulţumitor apasă acest buton
pentru a reveni la forma implicită.
• Perspective (Perspectivă) – opţiunea este disponibilă doar atunci când diagrama
include două sau mai multe seturi de date care compară valori dintre categorii şi serii.
Perspectiva modifică vederea orizontală a diagramei făcând-o să pară mai apropiată
sau mai îndepărtată. Poţi stabili un anumit tip de perspectivă sau poţi utiliza
butoanele cu săgeţi de deasupra opţiunii pentru a realiza ajustări cu pas fix. Dacă este
validată opţiunea Right Angle Axes, perspectiva devine indisponibilă deoarece sunt
permise doar linii perpendiculare şi unghiuri drepte.

Mutarea şi redimensionarea diagramelor

În general, atunci când creezi o diagramă aceasta nu are dimensiunea dorită. Pentru a
redimensiona o diagramă trebuie să parcurgi paşii:
1.Selectează diagrama.

112
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

2.Execută click stânga pe diagramă, ţine butonul mouse-ului apăsat şi trage


diagrama în poziţia dorită. Cursorul este urmat de un dreptunghi punctat care arată
poziţia de mutare a adiagramei la momentul respectiv.
3.Când diagrama a ajuns în poziţia dorită eliberează butonul mouse-ului.
Pentru a redimensiona o diagramă trebuie să execuţi paşii:
1.Selectează diagrama.
2.Poziţionează cursorul mouse-ului pe unul din colţurile diagramei până când
cursorul se transformă în şi trage pe diagonală spre exterior sau spre interior
până când diagrama ajunge la dimensiunea dorită.
3.Când diagrama a ajuns la mărimea dorită eliberează butonul mouse-ului.

DIAGRAME PERSONALIZATE

Programul Excel cuprinde multe tipuri de diagrame personalizate bazate pe tipurile


standard de diagrame. Pentru a vedea cum ar arăta diagrama creată de tine într-un tip de
diagramă personalizatăselectează fişa Custom Types (Tipuri personalizate) din pasul 1
al aplicaţiei Chart Wizard din meniul Chart.

CREAREA UNEI DIAGRAME PERSONALIZATE

După ce ai formatat o diagramă, o poţi salva ca tip personalizat. Pentru a salva o


diagramă ca tip personalizat trebuie să parcurgi paşii:
1.Selectează diagrama pe care vrei să o salvezi ca tip personalizat.
2.Execută secvenţa Chart\Chart Type pentru a deschide caseta de dialog Chart
Type.
3.Execută click pe fişa Custom Types.
4.Selectează opţiunea User Defined (Definit de utilizator) din secţiunea Select
From (Selectare din).

113
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

5.Execută click pe butonul Add (Adăugare) ca să deschizi caseta de dialog Add


Custom Chart Type.

6.Introdu un nume pentru noul tip de diagramă în câmpul Name şi, dacă vrei,
introdu şi o descriere a acestuia în câmpul Description.
7.Execută click pe OK. Tipul personalizat va apărea acum în lista Chart Type.
Dacă doreşti ca acest tip de diagramă să fie prestabilit utilizat de programul Excel,
execută click pe butonul Set as default chart şi răspunde Yes la mesajul care
apare.
Pentru a şterge un tip personalizat de diagramă, selectează-l din lista Chart Type, execută
click pe butonul Delete şi apoi pe butonul OK atunci când se cere confirmarea.

TIPĂRIREA DIAGRAMELOR

Înainte de a tipări o diagramă este bine să o previzualizezi. Poţi previzualiza o diagramă


prin una din următoarele căi:
Dacă ai creat o diagramă pe o foaie separată, activează sau selectează respectiva
foaie. Selectează Print Preview (Examinare înainte de tipărire) din meniul File.
Pe ecran va apărea o previzualizare a diagramei înainte de tipărire.
114
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Dacă diagrama este înglobată într-o foaie de calcul, selectează Print Preview
pentru a previzualiza întraga foaie pe care se află diagrama.
Dacă diagrama este îngobată şi doreşti să o tipăreşti doar pe ea, selectează
diagrama şi execută File\Print Preview. Excel afişează diagrama selectată şi o
poţi tipări ca şi cum s-ar afla pe foaie separată.
Atunci când tipăreşti o diagramă de pe o foaie separată sau o diagramă înglobată într-o
foaie de calcul, poţi executa click pe butonul Print din bara standard pentru a trimite
diagrama direct la imprimantă folosind parametrii prestabiliţi de tipărire.

REZUMATUL LECŢIEI 3

Scopul acestei lecţii a fost să te înveţe:


Ce este o diagramă
Cum se crează o diagramă
Cum modifici o diagramă
Cum formatezi o diagramă
Cum adaugi o linie de tendinţă unei diagrame
Cum să creezi diagrame personalizate
Cum să tipăreşti diagramele

115
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE

Întrebări grilă

Bifează care răspuns consideri că este corect. Întrebările pot avea de la 1 la 4 răspunsuri
corecte.
1. Vrei să trasezi evoluţia vânzării unui anumit produs într-o săptămână. Ce tip de diagramă alegi:
Coloană

Linie

Plăcintă

Con

2. Ca să formatezi o diagramă trebuie să:


Selectezi obiectul din lista Chart Object din bara Chart şi să execuţi click pe butonul Format
Object.
Execuţi dublu click pe diagramă.
Execuţi click dreapta pe diagramă şi selectezi Format din meniul rapid
Execuţi secvenţa Chart\Format.
3. Care din enunţurile următoare este fals:
Multe casete de dialog Excel conţin butoane Collapse Dialog care permit reducerea temporară a
dimensiunii casetei.
Poţi schimba perspectiva unei diagrame 3D executând secvenţa Chart\3-D View din bara de
meniuri.
Ca să ştergi o diagramă apasă butonul Delete Chart de pe bara standard..
Pentru a adăuga sau a anula o legendă dintr-o diagramă, execută click pe butonul Legend din bara
Chart.

Completaţi

1. Cum poţi să adaugi o linie de evoluţie unei diagrame?

2. Cum poţi să modifici tipul de diagramă pentru o serie de date?

3. Cum poţi să creezi o diagramă personalizată?

116
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Exerciţii

Exerciţiul 1
1. Deschide un nou registru de calcul Excel pe care denumeşte-l Diagrame.xls.
2. În interiorul acestui nou registru crează tabelul următor:

3. Ce tip de diagramă crezi că se potriveşte cel mai bine pentru a prezenta informaţia din acest
tabel?
4. Selectează întregul tabel şi aplică tipul de diagramă cu bare.

5. Pentru categoria Calculatoare schimbă tipul de grafic coloană cu cel serie. Îngroaşă linia de
diagramă.
6. Inserează o axă secundă Y pentru categoria Calculatore.
7. Schimbă înălţimea fontului legendei, mută locaţia acesteia în partea de sus a graficului, să se
anuleze linia de contur şi să nu aibă fundal.
8. Adaugă titlul diagramei „Evoluţia vânzărilor în anul 2001”
9. Titlul axei X să fie „Trimestrul” iar titlul axei Y să fie „Valoarea vânzărilor”.
10. Sa se înlocuiască etichetele de pe axa X cu 1, 2, 3, 4 fără să se modifice capul de tabel.
11. Să se insereze între axa X şi etichetele axei numele Semestrul 1 şi Semestrul 2.
12. Pe axa Y valoarile să se măsoare în mii lei (thousands).
13. Zona de diagramă (Plot Area) să nu aibă fundal.
14. Zona Chart Area să aibă fundalul gradat.
15. Îngroaşă liniile de axă şi textul aferent axelor.
117
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

În final diagrama trebuie să arate astfel:

Exerciţiul 2
1. Pentru categoriile Imprimantă şi Software să se creeze o diagramă 3D cu cilindri.
2. Titlul diagramei să fie „Evoluţia vânzărilor pe anul 2001”, titlul pentru axa X să fie
„Trimestrul” şi pentru axa Y „Valoarea vânzărilor”.
3. Pentru seria de date schimbă tipul de diagramă existent cu tipul trunchi de piramidă.
4. Etichetele seriilor de date să fie vizibile pe diagramă şi situate în interiorul cilindrilor şi
trunchiurilor de piramidă. Modifică etichetele de pe axa X astfel încât să apară cu numele:
trim. 1, trim. 2, trim. 3, trim. 4 fără să se modifice capul de tabel.
5. Să se anuleze pereţii diagramei şi liniile de grilă.
6. Fundalul zonei Chart Area să fie tip Texture.
7. Fundalul podelei să fie de tip gradient.
8. Înălţimea fontului etichetele pe cele două axe să fie de 9 pct. şi fontul să fie îngroşat.
9. Schimbă locată.
În final, diagrama trebuie să arate aşa:

118
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Exerciţiul 3
7. Pentru categoria de date Consultanţă crează o diagramă tip plăcintă expandată 3D, pe o foaie
de tip diagramă.
8. Diagrama să aibă evidenţiate atât etichete cât şi procente.
9. Să se înalţe plăcinta faţă de planul orizontal cu 30.
10. Să se rotească diagrama astfel încât eticheta Trimestrul 1 să fie în faţă.
11. Să se micşoreze grosimea feliilor la 50%.
12. Să se renunţe la linia care înconjoară fiecare felie.
13. Felia cu eticheta Trimestrul 4 să fie detaşată de restul diagramei.
14. Diagrama să nu aibă legendă.
15. Titlul diagramei să fie Consultanţă, să fie îngroşat şi să aibă înălţimea de 18 pct.
16. Toate etichetele să fie îngroşate, să aibă o înălţime de 10 pct. şi să se afle în interiorul
diagramei.
17. Zonei Chart Area să i se aplice un fundal de tip gradient de la albastru la bleu din colţul
dreapta sus.
În final, diagrama trebuie să arate aşa:

119
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

120
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Lecţia 4

Obiective

 Cum să lucrezi cu bara Drawing
 Cum să­ţi creezi propriile bare de instrumente
 Cum să inserezi şi să ştergi imagini
 Ce sunt stilurile
 Cum se aplică şi cum se renunţă la stiluri
 Cum se consolidează datele
 Funcţiile financiare PMT şi FV
 Cum verifici ortografia
Această lecţie va puncta câteva dintre cunoştinţele care au rămas neaprofundate până
acum, şi anume: elementele caracteristice barei Drawing, cum să personalizezi barele de
instrumente, ce sunt stilurile şi cum se lucrează cu ele, cum se consolidează datele cu
ajutorul referinţelor 3D, cum poţi verifica ortografia şi cum poţi utiliza funcţiile
financiare PMT şi FV.

BARA DRAWING

Bara de instrumente Drawing (Desenare) este disponibilă atât în Excel cât şi în Word şi
PowerPoint şi oferă acelaşi set de instrumente în fiecare aplicaţie. Instrumentele acestei
bare îţi permit să adaugi forme, linii, casete de text, text artistic şi imagini clipart
(miniaturi) în registrul tău de calcul. De asemenea, multe din instrumentele barei
Drawing pot fi folosite pentru a plasa şi a modifica aspectul unor astfel de obiecte. Bara
de instrumente Drawing are următoarea componenţă:

Buton Nume Descriere

Draw Execută click pe acest buton ca să afişezi un meniu de comenzi ce


(Desen) îţi va permite să gestionezi amplasarea şi relaţiile dintre obiectele
desenate.
Select Objects Foloseşti butonul atunci când doreşti să lucrezi cu obiecte
(Selectare obiect) desenate, nu cu text. Execuţi click pe acest buton şi apoi click pe
obiectul dorit.
Free Rotate Execută click pe acest instrument, apoi pe obiect, după care trage
(Rotire liberă) punctele de manevră ale obiectului în direcţia în care doreşti să-l
roteşti.
121
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Buton Nume Descriere


AutoShapes Execută click pe acest buton pentru a afişa o listă de categorii de
(Forme automate) forme automate. Din aceste categorii alege formele dorite.
Line Îţi permite să desenezi linii drepte, de orice lungime. Aceste linii
(Linie) pot fi formatate ulterior.
Arrow Îţi permite să desenezi săgeti, ulterior putând stabili tipul de vârf
(Săgeată) de săgeată la unul sau la ambele capete.
Rectangle
(Dreptunghi) Îl poţi folosi pentru trasarea de dreptunghiuri şi pătrate.
Oval
(Oval) Îţi permite să desenezi cercuri şi elipse.

Text Box Atunci când ai nevoie de un obiect text care să fie plasat deasupra
(Casetă text) oricărei celule din foaie, foloseşte acest instrument pentru a crea
caseta şi a introduce textul.
Insert WordArt Cu acest instrument poţi crea titluri artistice. Se va deschide
(Inserare programul WordArt care are propriile sale meniuri şi bare de
WordArt) instrumente şi care îţi oferă posibilitatea de a crea obiecte text
într-o gamă largă de culori, forme şi umpleri.
Insert Clip Art Execută click pe acest buton pentru a vizualiza şi introduce
(Inserare obiectulintr-o listă cu imagini clipart organizate pe categorii, care
miniatură) au fost instalate împreună cu Office 2000. Dacă nu le ai, acestea
trebuie instalate de pe CD.
Fill Color
(Culoare de Alege o culoare uniformă din această paletă pentru a umple forma
umplere) desenată.
Line Color Execută click pe acest buton ca să afişeze o paletă de culori pe
(Culoare de linie) care le poţi utiliza pentru a colora liniile, săgeţile sau contururile.
Font Color Aplică o culoare textului din casetele de text sau din celulele foii
(Culoare font) de calcul.
Line Style Poţi alege diferite grosimi de linie şi stiluri pentru linii duble sau
(Stil linie) triple.
Dash Style Dacă doreşti ca linia să fie întreruptă, punctată sau o combinaţie a
(Stil linie acestora, execută click pe acest buton şi selectează un stil din
întreruptă) paletă.
Arrow Style Transformă o linie simplă într-o săgeată şi schimbă vârful săgeţii
(Stil săgeată) pentru o săgeată existentă.
Shadow Poţi alege din 20 de umbre, fiecare cu sursa ei de lumină şi unghi
(Umbră) diferit. Aplicarea unei umbre oferă adâncime obiectului şi poate fi
folosită la forme sau linii.
Poţi aplica până la 20 de efecte 3D asupra formelor. Spre
3D deosebire de umbră, care doar repetă obiectul în stare 2D, în
(3–D) spatele originalului, parametrii 3D adaugă obiectului laturi şi
adâncimi şi colorează laturile pentru a obţine un adevărat efect
3D.

Bara de instrumente Drawing poate fi afişată prin executarea unui click dreapta pe orice
bară de instrumente existentă şi selectarea comenzii Drawing din lista care apare sau prin
alegerea opţiunii View\Toolbars\Drawing.
Atunci când foloseşti bara Drawing trebuie să ţii cont de următoarele concepte:

122
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Instrumentele de desenare funcţionează prin executarea unui click pe butonul


corespunzător şi apoi se trasează forma sau linia respectivă.
De fiecare dată când execuţi click şi apoi foloseşti un instrument de desen, acesta
se dezactivează imediat ce a fost creat obiectul. Pentru a crea din nou acelaşi obiect
trebuie să reselectezi instrumentul.
Butoanele care au o săgeată în jos vor
afişa o paletă sau un meniu atunci
când execuţi click pe săgeată.

În cazul instrumentelor Fill Color, Line Color şi Font Color executarea unui
click pe buton duce la aplicarea culorii de pe buton pe obiectul selectat. Aspectul
butonului se modifică pentru a afişa orice nouă culoare selectată din paletă.
Instrumentele Line, Dash Style şi Arrow afişează câte o paletă de stiluri, deşi nu
există un triunghi, o săgeată în dreptul lor sau pe buton.
Butoanele Draw şi AutoShapes afişează un meniu cu submeniuri sau palete în
loc de a executa o sarcină sau aplica un format.

CREAREA FORMELOR ŞI A LINIILOR

Desenarea unei forme


sau a unei linii este un
proces simplu – execută
click pe instrument şi
apoi plasează indicatorul
mouse-ului în foaia de
calcul. Vei observa că
indicatorul mouse-ului se
transformă într-o cruce.

Pentru a desena un
obiect plasează
indicatorul mouse-ului,
execută click şi trage pe
diagonală faţă de
punctul de plecare. Cu
cât distanţa de tragere
123
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

este mai mare, cu atât mai mare va fi obiectul (sau mai lungă linia). Unghiul sub care
tragi va determina dimensiunile formei desenate, respectiv lăţimea şi înălţimea acesteia.

Sugestie: Dacă doreşti ca forma să aibă lăţimea egală cu înălţimea (pentru a obţine cercuri sau
pătrate), ţine tasta Shift apăsată în timp ce o desenezi. Nu uita să eliberezi butorul mouse-ului
înaintea tastei, altfel vei pierde forma cu dimensiuni egale.
De îndată ce eliberezi butonul mouse-ului pe ecran va apărea forma având puncte de
manevrare pe laturi şi în colţuri, aşa cum se observă în figura următoare.

Pe măsură ce desenezi forme şi linii, programul Excel le denumeşte şi le numerotează, iar


aceste denumiri şi numere apar în caseta Name din extremitatea stângă a barei de
formule. Poţi redenumi obiectele selectând şi înlocuind denumirea automată cu orice text
doreşti.
Sugestie: O cale rapidă de a crea pătrate sau cercuri este următoarea:
1.Execută click pe instrumentul Rectangle sau Oval din bara Drawing.
2.Execută click oriunde în foaia de calcul. Se va insera automat un pătrat sau un
cerc umplut cu un alb uniform.
3.Continuă să execuţi click şi să plasezi forme după necestităţi.

CREAREA FORMELOR PREDEFINITE (A U TO S H A P E S )

Există şapte categorii AutoShapes care pot fi apelate prin executarea unui click pe
butonul AutoShapes din bara de instrumente Drawing:
Lines (Linii). Există şase tipuri de linie:

line (linie)

arrow (săgeată)
double arrow (săgeată dublă)

curve (curbă)

freeform (formă liberă) Conector selectat

124 scribble (mâzgăleală)


CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Basic Shapes (Forme de bază). Există 32 de forme, de la triunghiuri la inimă sau


de la fulger la semilună. Ultimele şapte forme reprezintă o serie de paranteze drepte
sau rotunde.
Block Arrow (Săgeţi bloc). Există 28 de săgeţi: drepte, curbe, bidirecţionale şi
unele ce conţin o casetă cu o săgeată de o anumită formă. Acestea din urmă sunt
potrivite pentru diagrame de tip flux sau orice reprezentare grafică a unui proces
sau a ordinii unor operaţii.
Flowchart (Schemă logică). Dacă eşti familiarizat cu acest tip de diagrame şi cu
formele ce trebuie folosite pentru a indica un anume moment din cursul unui
proces, vei găsi foarte utile aceste simboluri. De asemenea, pot fi utilizate şi ca
forme geometrice simple.
Stars and Banners (Stele şi forme ondulate). Există 16 stiluri de stele, sori,
explozii şi forme ondulate.
Callouts (Explicaţii) – o combinaţie între un text şi o linie ce leagă această casetă
cu un alt obiect (date din foaia de calcul sau un alt obiect desenat). Există 20 de
stiluri de explicaţii.
More AutoShapes (Mai multe forme automate). Execută click pe această opţiune
pentru a deschide o nouă fereastră ce va afişa o listă cu 55 de forme şi linii
desenate.
După selectarea formei dorite trebuie să parcurgi paşii următori pentru a crea o formă
automată:
1.Deplasează indicatorul mouse-ului în foaia de calcul (observă că acesta s-a
transformat într-o cruce).
2.Execută click şi ţine apăsat butonul mouse-ului pentru a stabili punctul de
plecare al formei.
3.Trage în diagonală de la punctul de plecare până când forma atinge dimensiunile
dorite.
După ce ai desenat forma, o poţi redimensiona sau muta după necesităţi. Dacă doreşti să o
ştergi, execută click pe formă pentru a o selecta, după care apasă tasta Delete.

Utilizarea instrumentelor Line pentru forme automate

Acest instrument conţine trei instrumente pentru linii drepte şi trei pentru linii curbe.
Instrumentul pentru trasarea liniilor curbe îl poţi utiliza dacă doreşti să înconjori diferite
secţiuni ale unei foi de calcul sau pentru a obţine forme ce nu se găsesc în celelalte
categorii AutoShapes.
Instrumentul CURVE (Curbă)
125
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Pentru a crea o linie cu instrumentul Curve (Curbă) trebuie să parcurgi paşii:


1.Execută click pe intrumentul Curve şi deplasează cursorul în foaia de calcul la
locul de inserare.
2.Execută click pentru a stabili locul de plecare.
3.Execută din nou click pentru a obţine linia curbă, deplasând cursorul pentru a
stabili amplitudinea curbei.
4.Pentru o curbă simplă, execută dublu click la sfârşitul liniei.
5.Dacă vei continua să execuţi click şi să deplasezi mouse-ul, vei obţine mai multe
curbe sau bucle.

Al doilea click

Primul Dublu click pentru a termina


click

Instrumentul FREEFORM (Formă liberă)


Acest instrument poate fi folosit în una din următoarele modalităţi:
Execută click şi trage mouse-ul, ţinând butonul apăsat, în timp ce desenezi o
formă liberă, fără laturi drepte. Revino la punctul de plecare pentru a obţine o
formă închisă. Prin definiţie, formele închise vor fi umplute cu alb.
Crează un poligon cu laturi drepte executând click şi deplasând mouse-ul. pentru
a crea o a doua latură. Continuă acest proces până când revii la punctul de plecare,
obţinând o formă închisă ce poate fi umplută cu culoare.

Obs. Prin definiţie, toate formele închise sunt umplute cu alb. Aleg No Fill (Fără umplere) de
la butonul Fill Color de pe bara de instrumente Drawing pentru a evita ca forma desenată să
acopere conţinutul foii.
Instrumentul SCRIBBLE (Mâzgăleală)
126
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Acest instrument îţi permite să desenezi efectiv pe foaia de calcul. Utilizarea acestui
instrunmet necesită un grad mare de control asupra mouse-ului pentru a crea forme clare.
Forma nu trebuie neapărat să fie închisă, ca la instrumentul FreeForm. Ca să utilizezi acest
instrument execută click pe numele instrumentului, apoi, în foaia de calcul, execută click şi
ţine apăsat butonul mouse-ului, după care trage pentru a crea forma dorită.

Comanda Edit Points (Editare puncte) transformă una din formele libere create cu unul
din instrumentele Curve, FreeForm sau Scribble într-o serie de puncte de care poţi
trage pentru a modifica forma obiectului. Ca să ajustezi forma unei linii sau a unui
poligon liber execută paşii:
1.Selectează obiectul.
2.Alege Draw\Edit Points. Punctele de editare ale obiectului devin vizibile.
3.Trage de puncte pentru a ajusta forma.

Există patru tipuri de puncte:


Auto Point (Punct automat). Singurul lucru pe care îl poţi face cu un punct
automat este să-l tragi într-o nouă poziţie. Punctele de pe curbe sunt automate, prin
definiţie. Orice punct poate fi transformat într-un punct automat executând click
dreapta pe el şi alegând AutoPoint din meniul care apare.
Straight Point (Punct de netezire). Nu este niciodată creat automat. Poţi
transforma un punct în punct de netezire executând click dreapta pe el şi alegând
Straight Point din meniul rapid.
Smooth Point (Punct de îndreptare). Nu este niciodată creat automat. Poţi
transforma un punct în punct de îndreptare executând click dreapta pe el şi alegând
Smooth Point din meniul rapid. Determină o schimbare gradată a liniei care trece
prin el.
Corner Point (Punct de cotire). Determină o schimbare abruptă a liniei care
trece prin el. Instrumentul Scribble crează întotdeauna puncte de cotire. Poţi

127
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

transforma un punct în punct de cotire executând click dreapta pe el şi alegând


Corner Point din meniul rapid.
Toate punctele, în afară de cele automate, afişează puncte de manevră a semitangentelor
atunci când le selectezi. Execută click şi trage de aceste puncte pentru a ajusta modul în
care linia trece prin punct.

Crearea explicaţiilor

O e x p l i c a ţ i e este o combinatie între o casetă desenată şi o linie ce merge de la casetă la


un alt obiect, fie la o parte componentă a foii de calcul, fie chiar la un alt obiect desenat.
Caseta unei explicaţii este o casetă de text – un dreptunghi cu un cursor activ. În caseta de
text poţi introduce oricât de mult text şi apoi poţi muta explicaţia ca grup sau fiecare
element independent.

Pentru a crea o explicaţie trebuie să parcurgi paşii:


1.Afişează foaia în care vrei să afişezi explicaţia.
2.Execută click pe butonul AutoShapes şi alege Callouts.
3.Alege stilul, executând click pe una din explicaţiile din paletă. Când vei muta
indicatorul mouse-ului în foaia de calcul, acesta se transformă în cruce.
4.Începând de lângă obiectul care necesită explicaţia, trage pe diagonală până când
obţii dimensiunile dorite.
5.Imediat după ce apare cursorul în caseta de text a explicaţiei, poţi introduce
textul aferent.

128
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

ORDONAREA, GRUPAREA, MUTAREA ŞI REDIMENSIONAREA DESENELOR

Pentru a muta, redimensiona şi grupa obiecte îţi stau la dispoziţie mai multe tehnici.

Schimbarea ordinii de suprapunere a obiectelor desenate

Dacă obiectele pe care le desenezi vor fi suprapuse, ele se vor aşeza în ordinea în care au
fost desenate.
Ca să reorganizezi obiectele suprapuse trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click pe obiectul pe care vrei să-l deplasezi în sus sau în jos în stiva de
obiecte desenate.

2.Execută Draw\Order şi selectează comanda corespunzătoare – mutarea


obiectului în prim plan sau în ultimul plan sau deplasarea în sus sau în jos în stivă
cu câte un start. Opţiunile sunt:
♦Bring to Front (Aducere în prim plan). Ia obiectul din poziţia sa din stivă
şi îl plasează deasupra tuturor celorlalte obiecte de pe foaie.

129
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

♦Send to Back (Trimitere în ultimul plan). Plasează obiectul selectat pe


ultimul strat al tuturor obiectelor desenate, însă deasupra stratului cu
conţinutul foii.

♦Bring Forward (Aducere în plan apropiat). Ca să muţi obiectele câte un


strat o dată (de exemplu, din poziţia trei în poziţia unu), alege această
comandă (urmăreşte cercul din exemplul de mai jos).

♦Send Backward (Trimitere în plan secundar). Deplasează obiectul selectat


în adâncime, câte un strat o dată (urmăreşte elipsa din exemplul următor).

Gruparea formelor şi a liniilor desenate

Dacă, după ce ai creat mai multe obiecte în relaţie unul cu celălalt şi nu doreşti ca unul
din ele să fie mutat din greşeală, sau vrei ca toate să fie mutate o dată, atunci trebuie să

130
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

grupezi obiectele, astfel încât poziţiile lor relative unele faţă de altele să rămână
neschimbate.
Pentru a grupa două sau mai multe obiecte trebuie să parcurgi paşii:
1.Execută click pe primul obiect din grup.
2.Apasă şi ţine apăsată tasta Shift.
3.Execută click pe rând, pe celelalte obiecte pe care doreşti să le incluzi în grup.
Când întregul grup de obiecte este selectat (în jurul fiecărui obiect apar punctele de
manevră) execută Draw\Group.

După grupare, tot


Selecţie în Selectarea
grupul de obiecte nu
vederea grupării obiectelor grupate
mai are decât un
singur set de puncte de manevrare.
Pentru a renunţa la gruparea obiectelor trebuie să selectezi grupul şi să alegi
Draw\Ungroup. Foloseşte comanda Regroup (Regrupare) pentru a plasa orice obiect
selectat într-un grup cu obiectele cu care fusese anterior grupat.

Mutarea şi redimensioanarea liniilor şi a formelor desenate

Înainte de a efectua modificări asupra liniilor şi a formelor acestea trebuie selectate (dacă
sunt înconjurate de puncte de manevrare).
Mutarea unei forme sau linii
1.Selectează obiectul.
2.Indică orice punct de pe linie sau formă, exceptând punctele de manevrare.
Indicatorul se va transforma într-o săgeată cu patru capete.
3.Execută click şi trage obiectul în noua poziţie. Deplasarea mouse-ului este
însoţită de o umbră punctată a obiectului.

4.Atunci când obiectul se găseşte în poziţia dorită eliberează butonul mouse-ului.


131
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Redimenisonarea unei forme sau a unei linii


Mărirea sau micşorarea unei forme sau ajustarea lungimii unei linii necesită tragerea
punctelor de manevrare ale obiectului. În privinţa formelor, punctul de manevrare de care
vei trage va determina modul în care este redimensionată forma.
♦Trage un punct de manevră de pe latura superioară sau inferioară pentru a
mări sau micşora înălţimea obiectului.

♦Trage un punct de manevrare de pe latura din stânga sau cea din dreapta
pentru a mări sau micşora lăţimea obiectului.

♦Trage un punct de manevră de colţ pentru a ajusta lăţimea şi înălţimea


obiectului în acelaşi timp.

♦Trage spre exteriorul obiectului pentru a-l mări şi spre interiorul lui pentru
a-l micşora.

132
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Notă: Dacă doreşti să păstrezi raportul curent între lăţimea şi înălţimea obiectului
apasă şi ţine apăsată tasta Shift în timp ce efectuezi redimensionarea. Când ai obţinut
dimensiunea dorită, eliberează mai întâi butonul mouse-ului şi după aceea tasta Shift.

Redimensionarea liniilor şi a săgeţilor necesită tragerea de unul din cele două puncte de
manevrare care apar atunci când obiectul este selectat. Pentru a lungi linia trage în
direcţia opusă faţă de centru, iar pentru a o scurta trage spre centru.

Deplasarea fină a obiectelor

Pentru deplasarea fină a obiectelor trebuie să parcurgi paşii:


1.Selectează obiectele pe care doreşti să le deplasezi.
2.Execută secvenţa Draw\Nudge (Deplasare fină) şi apoi alege direcţia în care
vrei să deplasezi obiectul: Up (În sus), Down (În jos), Left (La stânga), Right (La
dreapta).
3.Continuă deplasarea până când obiectele ajung la locaţia dorită.
Obs. dacă intenţionezi să execuţi multe deplasări fine, desprinde submeniul Nudge şi
păstrează-l flotant pe ecran.

Intersecţiile marginilor celulelor din foaia de calcul formează o reţea la care Excel poate
alinia obiectele desenate. Poţi activa opţiunea Snap to Grid (Fixare la grilă) care îţi
permite să muţi şi să redimensionezi obiectele astfel încât ele să fie întotdeauna fixate la
grilă. De asemenea, poti activa opţiunea Snap to Shape (Fixare la formă) care îţi permite
să muţi şi să redimensionezi un obiect astfel încât, dacă un alt obiect se găseşte în
apropiere, primul să fie fixat de ultimul. Pentru a activa aceste două opţiuni execută
secvenţa Draw\Snap după care alege To Grid sau To Snap în funcţie de necesitate.

Răsturnarea şi rotirea obiectelor desenate

Poţi răsturna sau roti elementele desenate folosind meniul detaşabil care apare când
execuţi secvenţa Draw\Rotate or Flip. Comenzile aferente le găseşti în tabelul care
urmează:

Buton Nume Funcţia butonului


Execută click pe acest instrument, apoi pe obiect şi trage
Free Rotate
punctele de manevrare ale obiectului în direcţia în care vrei să
(Rotire liberă)
roteşti obiectul.
Rotate Left
Roteşte obiectul selectat cu 900 în sens trigonometric.
(Rotire la stânga)
133
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Rotate Right
Roteşte obiectul selectat cu 900 în sens orar.
(Rotire la dreapta)
Flip Horizontal
Răstoarnă obiectul selectat de-a lungul axei sale orizontale.
(Răsturnare orizontală)
Flip Vertical
Răstoarnă obiectul selectat de-a lungul axei sale verticale.
(Răsturnare verticală)

FORMATAREA OBIECTELOR DESENATE

După ce ai creat o formă sau o linie îi poţi modifica aproape orice atribut – culoarea,
dimensiunea şi relaţia ei cu foaia de calcul pe care se găseşte. De asemenea, o poţi proteja
împotriva modificărilor şi poţi stabili cum va fi prezentată pe o pagină Web în timp ce
pagina se încarcă. Pentru a avea acces la aceste instrumente de formatare într-o singură
casetă de dialog, selectează obiectul şi execută secvenţa Format\AutoShapes.

Caseta de dialog este formată din următoarele cinci fişe:


Colors and Lines (Culori şi linii). Alege culoarea de umplere şi de linie (contur)
pentru forme sau aplică doar formate de linie asupra liniilor şi săgeţilor. Sunt
disponibile aceleaşi stiluri de linie şi săgeţi ca şi în bara de înstrumente Drawing.

134
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Notă: Pentru ca orice s-ar găsi în spatele formei – date din celule sau alte forme – să se
vadă prin aceasta, execută click pe opţiunea Semitransparent .

Size (Dimensiune). Poţi regla parametrii Height (Înălţime), Width (Lăţime) şi


Rotation (Rotaţie) pentru formă sau linie şi scara acesteia. Poţi mări dimensiunile
obiectului cu orice procent; valorile mai mici decât 100% îl vor micşora, iar cele
mai mari de 100% îl vor mări.

Notă: Execută click pe opţiunea Lock Aspect Ratio (Blocare raport aspect) pentru a
fi siguri că, dacă modifici înălţimea, lăţimea se ajustează automat pentru a păstra
proporţiile obiectului.

Protection (Protecţie). Dacă foaia de calcul este protejată, poţi bloca forma
selectată, prevenind astfel mutarea, redimensionarea sau reformatarea ei în orice
fel.
Properties (Proprietăţi). Această fişă îţi permite să controlezi modul în care
programul Excel deplasează şi redimensionează obiectele în timp ce ajustezi
celulele. Execută click pe opţiunea corespunzătoare modificărilor intenţionate sau
potenţiale din foaia de calcul. De asemenea, validează sau invalidează caseta Print
Object (Imprimare obiect) pentru a controla dacă obiectul va apărea sau nu la
tipărirea foii de calcul.

135
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Web. Dacă intenţionezi să publici foaia de calcul ca pagină Web, introdu textul
care va apărea pe pagina Web în locul formei automate. Acest text apare în timp ce
pagina se încarcă în browser ori în cazul în care forma automată lipseşte sau
utilizatorul a dezactivat afişarea imaginilor browser.

Aplicarea culorilor uniforme şi a efectelor de umplere

Având forma selectată, execută click pe instrumentul Fill Color de pe bara


Drawing şi alege dintr-o paletă largă de culori. Acest instrument nu asigură numai
accesul la un spectru mare de culori uniforme cu care să umpli o formă ci şi la o
multitudine de efecte de umplere (Fill Effects), cum ar fi:
Gradient. Alege One (O culoare) sau Two Colors (Două culori) pentru a aplica
un gradient formei selectate. Din secţiunea Shading Style (Stiluri de umplere)
alege una din cele patru variante de personalizare a modului în care gradientul va fi
aplicat asupra formei. Dacă doreşti un model implicit de gradient, este suficient să
selectezi opţiunea Preset din secţiunea Colors, pentru care poţi, de asemenea,
alege una din cele patru variante de personalizare.

136
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Texture (Textură). Poţi alege din cele 24 de modele de texturi care merg de la
White Marble (Marmură albă) până la Paper Bag (Sac de hârtie).

137
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Pattern (Model). Poţi selecta unul din cele 42 de modele în culori şi poţi alege o
culoare de prim plan şi una de fundal pentru model. Observă fereastra Sample
(Eşantion) ca să fi sigur că ai ales culori complemetare.

138
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Picture (Imagine). Poţi folosi orice fotografii sau imagini clipart existente în
calculator, efectuând click pe butonul Select Picture (Selectare imagine).
Navighează până la fişierul grafic cu care vrei să lucrezi şi foloseşte-l ca umplere
pentru forma automată.

139
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Aplicarea culorilor asupra liniilor şi săgeţilor

Pentru a aplica rapid o culoare liniilor şi săgeţilor sau contururilor unor forme, execută
click pe butonul Line Color (Culoare linie) de pe bara Drawing. Asupra liniei
sau formei selectate va fi aplicată culoarea afişată în acel moment pe buton. Dacă doreşti
să aplici una din cele 40 de culori din paletă, execută click pe săgeata din dreapta
butonului.
Obs. 1 Ca să alegi de pe o roată a culorilor cu sute de nuanţe, execută click pe comanda More
Line Colors (Mai multe culori).

Obs. 2 Dacă doreşti să aplici un stil cu model asupra unei linii, execută click pe comanda
Patterned Lines (Linii modelate) din meniul Line Color. Poţi alege din 42 de modele în
două culori şi poţi selecta culorile de prim plan şi de fundal ale modelului.

Aplicarea stilurilor de linie şi de săgeată

Indiferent de modul în care a fost creată linia – linie, săgeată, curbă – îi poţi modifica
aspectul. De asemenea, poţi folosi instrumentele de formatare a liniei din programul
Excel şi asupra liniilor de contur ale formelor, folosind liniuţe, puncte şi diferite grosimi
de linii pentru a schimba aspectul formelor automate.
Ca să formatezi o linie trebuie să o selectezi şi să utilizezi unul din următoarele
instrumente:

Line Style (Stil de linie) . Alege diferite grosimi de linie sau foloseşte o linie
dublă sau triplă.

Dash Style (Stil de linie întreruptă) . Poţi alege unul din modelele de linii
întrerupte din meniul care se desfăşoară când efectuezi click pe acest buton.

Arrow Style (Stil de săgeată) . Poţi alege vârfuri de săgeată, cercuri,


romburi sau o combinaţie a acestora pentru unul sau ambele capete ale unei linii.
140
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Lucrul cu umbre şi efecte 3D

Aplicarea unei umbre sau a unui efect 3D asupra formelor automate le va face
să pară ridicate deasupra foii de calcul, indiferent dacă sunt văzute pe ecran sau pe hârtie.
Foloseşte aceste efecte pentru a crea senzaţia de adâncime şi grosime. Ai la dispoziţie
următoarele opţiuni:
Shadow (Umbră). Execută click pe acest instrument şi poţi alege dintre 20 de
stiluri de umbră pentru obiectul selecta. Stilul de umbră implică o sursă de lumină
şi o direcţie din care lumina cade pe obiectul desenat.

Shadow Settings (Setări pentru umbre). Execută click pe această opţiune pentru
a putea activa sau dezactiva umbra sau pentru a o deplasa fin în sus sau în jos, la
stânga sau la dreapta şi a alege o culoare pentru umbra formei.

 3D (3-D). Acest instrument transformă obiectul într-o formă 3D cu laturi şi


umbre gradate în partea superioară şi pe cele laterale (care sugerează o sursă de
lumină). Sunt disponibile 20 de efecte.

141
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

 3D Settings (Setări 3-D). Execută click pe acest buton ca să afişezi o bară de


instrumente ce îţi permite să ajustezi parametrii 3D în funcţie de necesităţile
specifice.

CREAREA CASETELOR DE TEXT

Casetele de text sunt dreptunghiuri în care se introduce text – textul şi caseta îşi pot
modifica poziţia pe suprafaţa foii de calcul şi pot fi plasate în aşa fel încât să nu ascundă
conţinutul foii de calcul. Ca să creezi o casetă de text, execută click pe instrumentul Text
Box (Casetă text) şi desenează un dreptunghi la dimensiunea necesară pentru textul
pe care îl vei introduce. Dacă nu eşti sigur cât de mare trebuie să fie, desenează caseta şi
redimensioneaz-o după ce ai început introducerea textului.
Obs. Pentru a crea rapid o casetă text într-o diagramă, selectează diagrama şi începe
introducerea textului. Când ai terminat, apasă tasta Enter. Programul Excel va crea textul într-
o casetă de text pe care o va afişa pe diagramă. Poţi redimensiona şi formata caseta de text şi
textul după necesităţi.

Introducerea textului

De îndată ce ai eliberat butonul mouse-ului după trasarea dreptunghiului, în aceasta apare


un cursor. Poţi începe să introduci textul imediat. Permite textului să treacă în mod
natural de pe un rând pe altul folosind laturile casetei pentru a redimensiona caseta în aşa
fel încât textul să ocupe numărul de rânduri dorit.

142
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Notă: În timpul introducerii textului, poate vei observa că acesta nu este lizibil. Dacă
se întâmplă acest lucru, măreşte caseta de text trăgând de punctele de manevră de pe
laturile verticale, spre exterior. Trage pe distanţe scurte, verificând rezultatul după
fiecare operaţie.

Formatarea textului

Textul dintr-o casetă de text poate fi formatat cu ajutorul instrumentelor Font şi Size din
bara de instrumente Formatting sau cu ajutorul casetei de dialog Format AutoShapes.
Ca să deschizi această casetă de dialog, selectează caseta de text şi alege Format\Text
Box. Apare o casetă de dialog cu opt fişe care îţi permit personalizarea aspectului textului
şi relaţia dintre text şi casetă. Fişele Protection, Properties, Web, Colors and Lines,
Size sunt prezentate şi în cadrul casetei de dialog Format AutoShapes. Restul de trei
sunt prezentate în continuare:

Font. Alege un font, un stil de font, o dimensiune şi o culoare pentru text. O


casetă Preview îţi permite să examinezi o mostră a formatării înainte de a o aplica
întregului text din casetă.
Alignment (Aliniere). Selectează alinierea pe verticală sau pe orizontală a
textului. De asemenea, poţi alege o orientare a textului, modificând astfel direcţia
în care acesta va fi tipărit.

143
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Margins (Margini). Dacă doreşti să păstrezi o anumită distanţă între conturul


casetei şi textul conţinut, măreşte marginile. Introdu valori în câmpurile Left
(Stânga), Right (Dreapt), Top (Sus), Bottom (Jos) şi execută click pe OK pentru a
le accepta. Valorile pot fi în centrimetri sau în inch, în funcţie de setările
calculatorului din Regional Settings.

UTILIZAREA W O R D A RT

Vei folosi WordArt pentru a crea text artistic pentru titlul foii de calcul, o etichetă
dinamică sau pur şi simplu un text deosebit, oriunde într-o foaie de calcul. Pentru a crea
un element WordArt trebuie să parcurgi paşii:

1.Execută click pe butonul WordArt ca să afişezi galeria WordArt.

144
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

2.Alege un stil WordArt executând dublu click pe unul din eşantioane.


3.Introdu textul în caseta de dialog Edit WordArt Text.

4.Alege un font, o dimensiune sau aplică o formatare cu aldine sau cursive.


5.Execută click pe OK.

Obiectul WordArt este creat şi va apărea pe ecran având puncte de manevrare de-a
lungul perimetrului său. În acelaşi timp apare şi bara de instrumente WordArt, care îţi
pune la dispoziţie instrumentele descrise în tabelul care urmează:

145
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Buton Nume Funcţie


Insert WordArt Crează un nou obiect WordArt lansând din nou procesul de
(Inserare WordArt) creare. Acest buton nu afectează obiectul WordArt selectat.
Permite redeschiderea casetei de dialog Edit WordArt Text.
Edit Text
Editează textul în casetă şi execută click pe OK pentru a aplica
(Editare text)
modificările.
WordArt Gallery
Ca să alegi un alt stil de WordArt execută click pe acest buton
(Galerie de
pentru a deschide galeria WordArt.
WordArt-uri)
Format WordArt Deschide o casetă de dialog cu patru pagini care îţi permite să
(Formatare WordArt) stabileşti umplerea şi dimensiunea obiectului WordArt.
Fiecare stil WordArt aplică o formă asupra textului – arce,
WordArt Shape
curbe şi altele. Execută click pe acest buton ca să alegi o nouă
(Formă WordArt)
formă pentru text.
Free Rotate Permite rotirea obiectului WordArt în sens orar sau
(Rotire liberă) trigonometric, modificându-i gradul de rotaţie pe ecran.
WordArt Same Letter
Heights Dacă în text există majuscule şi litere mici, cu acest buton le
(Aceeaşi înălţime de poţi face pe toate de aceeaşi înălţime.
literă WordArt)
WordArt Vertical Text
Modifică orientarea textului WordArt, aşezându-l vertical.
(Aliniere WordArt)
Poţi alinia textul WordArt la stânga, la dreapta, pe centru, după
WordArt Alignment
cuvânt sau literă. De asemenea, poţi lărgi textul în stânga şi în
(Aliniere WordArt)
dreapta astfel încât să ocupe întreaga lăţime a zonei obiectului.
WordArt Characte
Distanţează caracterele fiecărui cuvânt din obiectul WordArt
Spacing
sau apropie-le. Ai la dispoziţie cinci opţiuni de spaţiere plus un
(Spaţiere caractere
parametru procentual personalizat.
WordArt)
Ca să elimini un obiect WordArt selectează-l şi apasă tasta Delete. Ca să schimbi
înclinarea textului trage de punctul de manevră de culoare galbenă.

INTRODUCEREA IMAGINILOR C L I PA RT

Introducerea imaginilor ClipArt se face cu ajutorul butonului ClipArt de pe bara


Drawing sau executând secvenţa Insert\Picture\ClipArt.
Ca să introduci o miniatură din bara de instrumente trebuie să parcurgi paşii:
1.Execută click pe butonul Insert ClipArt.
2.Din caseta de dialog Insert ClipArt selectează unul dintre cele 58 de butoane de
categorii de pe fişa Pictures.

146
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Obs. Dacă nu eşti sigur de categoria pe care vrei să o selectezi, introdu câteva cuvinte cheie în
caseta Search for Clips şi apasă tasta Enter. Cuvintele introduse vor fi comparate cu cele
stocate împreună cu fiecare imagine clipart. Vor fi afişate imaginile ce corespund cuvintelor
introduse.
3.Va apărea o colecţie de imagini clipart pentru categoria selectată. Execută click
pe imaginea pe care vrei să o foloseşti sau, dacă nu găseşti ceva să-ţi convină apasă
combinaţia Alt+Home ca să revii la lista de categorii.

147
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

4.În bara rapidă de instrumente execută click pe butonul Insert Clip.

După ce ai inserat o miniatură o poţi redimensiona trăgând de punctele sale de manevrare


sau o poţi muta indicând-o şi trăgând-o într-o nouă poziţie pe foaia de calcul.

ADĂUGAREA IMAGINILOR

Introducerea imaginilor (Pictures) se realizează executând secvenţa


Insert\Picture\From File. Se deschide o casetă de dialog care îţi permite să ajungi la
fişierul care conţine imaginea dorită a fi inserată după care finalizezi apăsând butonul
Insert.

După ce ai inserat o imagine într-o foaie de calcul, aceasta poate fi redimensionată cu


ajutorul punctelor de manevrare, mutată, formatată sau ştearsă. Pentru a efectua
modificări asupra unei imagini inserate poţi utiliza facilităţile barei de instrumente
Picture. Orice imagine, o dată inserată, apare o dată cu bara Picture. Această bară îţi
permite să controlezi luminozitatea imaginii, culorile, contrastul şi altele pe care le vei
găsi în tabelul care urmează:

148
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Buton Funcţie Descriere


Insert Picture from File
Afişează caseta de dialog Insert Picture.
(Inserare imagini)
Image Control Permite afişarea imaginii în nuanţe de gri, alb şi negru sau ca
(Controlul imaginii) filigran.
More Contrast Măreşte diferenţa între zonele deschise şi închise ale
(Mai mult constrast) imaginii, sporind claritatea.
Less Control Micşorează diferenţa dintre zonele deschise şi închise ale
(Mai puţin contrast) imaginii, reducând claritatea imaginii.
More Brightness
Luminează imaginea.
(Mai multă luminozitate)
Less Brightness
Întunecă imaginea.
(Mai puţină luminozitate)
Crop
Ascunde marginile imaginii selectate (dar nu le elimină).
(Trunchiere)
Line style Modifică stilul liniilor sau al bordurilor pentru a le face mai
(Stil de linie) groase, mai subţiri sau altfel.
Format Object
Afişează caseta de dialog Format Picture.
(Formatare obiect)
Set Transparent Color
Stabileşte drept transparentă culoarea unui pixel dintr-o
(Stabilire culoare
imagine inserată.
transparentă)
Reset Picture
Readuce imaginea la starea iniţială.
(Reiniţializare imagine)

BARE DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE

Barele de instrumente implicite puse la dispoziţie de aplicaţia Excel pot fi modificate ca


şi structură, pot fi anulate sau pot fi create bare de instrumente personale în funcţie de
necesităţile utilizatorului.

MODIFICAREA BARELOR DE INSTRUMENTE

O bară de instrumente poate fi vizualizată executând secvenţa View\Toolbars şi din


meniul derulant care se desfăşoară execută click pe numele barei pe care vrei să o afişezi.
Aplicaţia Excel afişează automat anumite bare atunci când lucrezi în anumite moduri –
bara de instrumente Chart apare atunci când creezi diagrame. Excel îţi permite, de
asemenea, să adaugi şi să elimini butoane de pe orice bară predefinită, să muţi butoanele
de la o bară la alta şi să creezi bare în scopuri personale.
Pentru a personaliza o bară de instrumente predefinită trebuie să parcurgi paşii:
1.Execută secvenţa View\Toolbars\Customize (sau execută click dreapta pe
orice bară de instrumente şi alege Customize din meniul rapid care apare).
2.Execută click pe fişa Commands.

149
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

3.Cu această casetă de dialog deschisă execută click dreapta pe orice buton dintr-
o bară de instrumente afişată şi, cu ajutorul meniului rapid pop-up destinat
personalizării respectivului meniu, poţi efectua diferite modificări.

Notă: Pentru majoritatea operaţiilor, caseta de dialog Customize trebuie să fie activă.
Totuşi, poţi muta, copia şi şterge meniuri şi butoane fără ca aceasta să fie vizibilă,
ţinând apăsată tasta Alt la mutare (sau combinaţia Alt+Shift la copiere) în timp ce
tragi de meniu sau buton.

Ştergerea butoanelor din barele de instrumente

Pentru a şterge un buton existent pe o bară de instrumente deschide caseta de dialog


Customize şi apoi trage butonul în afara barei – fiind atent să nu-l plasezi, însă, pe un alt
meniu sau în altă bară de instrumente, caz în care Excel va muta butonul selectat în
meniul sau bara respectivă. Cel mai sigur este să eliberezi butonul mouse-ului când lângă
indicator apare un X mare negru. O altă metodă este executarea unui click dreapta pe
buton şi selectarea comenzii Delete.

150
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Afişarea unui text pe butoane

Implicit, pe butoanele din barele de instrumente nu se afişează text. Dacă ţi se pare util
sau necesar să afişezi şi text alături de pictograma comenzii, atunci trebuie să afişezi
caseta Customize, apoi execută click dreapta pe butonul căruia doreşti să-i adaugi text şi
selectează opţiunea Text Only (Always). Opţiunile care îţi permit să afişezi text pe
butoane sunt:

Imagine Text
Text Imagine
personalizat
şi text

Default Style – stilul implicit, se vizualizează numai pictograma.


Text Only (Always) – afişează numai textul comenzii aferente butonului.
Text Only (In Menius) – afişează textul numai în meniul din bara de meniuri şi
pictograma pe buton.
Image and Text – afişează atât pictograma cât şi textul aferent.
Name: – permite personalizarea numelui butonului.

Modificarea imaginilor de pe butoane

Pentru a modifica imaginea de pe buton poţi să adaugi text, să înlocuieşti imaginea cu un


text sau poţi modifica imaginea de pe buton. Având deschisă caseta Customize execută
151
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

click dreapta pe butonul a cărui imagine doreşti să o modifici, pentru a afişa meniul de
personalizare. Îţi stau la dispoziţie următoarele posibilităţi de schimbare a imaginii
butonului:
Copy Button Image (Copiere imagine buton) – dacă o imagine de pe un buton
existent pe o bară de instrumente este apropiată de ceea ce doreşti, copiază
imaginea, lipeşte-o pe un alt buton şi apoi editeaz-o. Secvenţa de copiere este
următoarea:
♦Afişează caseta Customize.
♦Execută click dreapta pe butonul a cărui pictogramă doreşti să o copiezi.
♦Alege Copy Button Image.
♦Execută click dreapta pe butonul destinaţie şi alege Paste Button Image.
♦Editează pictograma în funcţie de necesităţi.
 Paste Button Image – permite lipirea copiei unei pictograme (vezi puctul
anterior).
Edit Button Image... – selectarea acestui buton permite afişarea casetei Button
Editor. Acest buton îţi permite să modifici pictograma de pe butonul selectat, după
dorinţă şi să creezi o imagine personală.

Permite
Permite aplicarea
modificarea culorilor
pixelilor

Previzualizarea
modificărilor
efectuate

Obs. Butoanele Move ajustează localizarea imaginii pe suprafaţa butonului, în sus, în jos, la
stânga sau la dreapta. Caracteristica Erase (Ştergere) stabileşte imaginea pentru culoarea
fundalului.
Change Button Image (Modificare imagine buton) – înlocuieşte imaginea cu
una din setul de imagini suplimentare furnizat de Excel.

152
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Obs. Poţi să aplici pe un buton şi o imagine copiată dintr-un program de prelucrare de


imagini. Deschide, spre exemplu, Microsoft Photo Editor, copiază imaginea şi revino în
Excel. Execută click dreapta pe butonul a cărui pictogramă vrei să o schimbi şi alege Paste
Button Image. Excel înlocuieşte pictograma originală cu cea copiată.

Atribuirea de hiperlegături

Pe lângă posibilitatea de inserare directă a hiperlegăturilor în foile de calcul, poţi crea


butoane în barele de instrumente care să îţi permită să treci direct la alte locuri din foaia
de calcul curentă, la alte foi de calcul sau la site-urile Web utilizate frecvent. Având
caseta Customize deschisă execută click dreapta pe butonul căruia doreşti să-i atribui o
hiperlegătură. Selectează Assign Hyperlink (Asociere hiperlegătură), Open (Deschide)
pentru a afişa caseta de dialog Assign Hyperlink: Open.

Această casetă de dialog îţi permite să asociezi o hiperlegătură cu o adresă Excel – mail,
un document nou, un fişier existent sau o pagină. Selectează unul din butoanele din lista
Link to pentru a indica destinaţia noii legături. Caseta de dialog se schimbă, afişând
opţiuni asociate cu destinaţia aleasă. Apoi, poţi introduce calea către fişier sau site-ul
Web folosind caseta de text, sau execută click pe butonul adecvat pentru selectarea căii

153
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

dintr-o listă – Inserted Hyperlink, Browsed Pages sau Recent Files. De asemenea, poţi
naviga către un fişier sau pagină Web.

CREAREA BARELOR DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE

Poţi construi bare personalizate de instrumente care să ofere combinaţia exactă de


butoane necesare.
Pentru a crea o bară personalizată trebuie să parcurgi paşii:
1.Deschide caseta de dialog Customize şi execută click pe butonul New pentru a
afişa caseta de dialog New Toolbar.

2.Introdu un nume pentru noua bară în câmpul Toolbar Name. Acest nume va
apărea în lista de bare de instrumente din caseta Customize.

154
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

3.Bara apare fără nici un buton. Pentru a-i adăuga butoane, foloseşte una din
următoarele metode:
♦Copiază butoanele din alte bare. Bara sursă trebuie să fie afişată pentru a
utiliza această metodă. Pentru a copia un buton dintr-o bară deschisă, ţine
apăsată combinatia de taste Ctrl+Alt şi trage butonul din bara sa originală în
bara personalizată. Dacă este deschisă caseta Customize este suficient să ţii
apăsată doar tasta Ctrl.
♦Adaugă butoane din fişa Commands a casetei de dialog Customize.
Execută click pe o categorie în lista Categories şi apoi derulează lista
Commands până când găseşti comanda, macrocomanda, forma pentru care
doreşti să adaugi un buton. Trage obiectul din lista Commands pe bara
personalizată şi plasează-l în poziţia dorită.

La oricare dintre metode, Excel va afişa un indicator în formă de bară I care arată unde
se va insera butonul.
Obs. Barele de instrumente sunt, în general, separate de nişte marcaje verticale (denumite
bare separatoare sau doar separatori) care grupează butoanele similare de pe o bară. Pentru a
adăuga bare separatoare execută click dreapta pe butonul care doreşti a fi primul din grup (de
la stânga la dreapta) şi selectează comanda Begin a Group (Începerea unui grup) din meniul
rapid de personalizare. Excel va afişa o bară separatoare la stânga acestui buton. Pentru a crea
separatori cu ajutorul mouse-ului, execută click pe buton şi trage uşor spre dreapta.
Pentru a ataşa barele personalizate la diferiţi regiştri de calcul începe prin a deschide registrul
de calcul respectiv. Deschide caseta Customize şi execută click pe butonul Attach (Ataşare)
din fişa Toolbars. În caseta de dialog Attach Toolbars selectează bara în lista Custom
Toolbars şi execută click pe butonul Copy pentru a copia numele barei în lista Toolbars in
Workbook

Ştergerea şi restabilirea barelor de instrumente şi a butoanelor

Deschide caseta Customize, apoi foloseşte următoarele opţiuni:


Pentru a şterge un buton personalizat trage butonul în afara barei sau execută
click dreapta pe el şi selectează Delete.

155
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Pentru a şterge o bară personalizată selecteaz-o în lista Toolbars din fişa


Toolbars a casetei de dialog Customize şi execută click pe butonul Delete. Când
Excel îţi cere să confirmi această acţiune, execută click pe OK.
Pentru a reface forma originală a unei bare predefinite selecteaz-o din lista
Toolbars şi execută click pe butonul Reset. Când Excel îţi cere să confirmi această
acţiune, execută click pe OK.
Pentru a reface forma originală a unui buton predefinit execută click dreapta pe el
şi selectează Reset. Asigură-te că doreşti acest lucru pentru că Excel nu îţi cere
confirmarea.

LUCRUL CU STILURI

S t i l u r i l e sunt colecţii de formatări destinate efectuării mai multor modificări de


formatare în acelaşi timp, prin aplicarea stilului asupra unei celule sau unui domeniu de
celule. Spre exemplu, stilul Normal – stilul predefinit, este compus dintr-un anumit font,
aliniere, bordură, model şi alţi parametri. Ca să lucrezi cu stiluri, execută secvenţa
Format\Style.

Normal este singurul stil predefinit care include toţi aceşti parametri. Celelalte stiluri
predefinite precizează doar formatul numerelor, alinierea şi plasarea caracterelor
suplimentare cum ar fi simbolul $, separatorul zecimal, aşa cum se arată în lista de mai
jos:
Comma (Virgulă) şi Comma (0) (Virgulă [0]). Aceste două stiluri adaugă virgule
la numerele mai mari de 999.99. Stilul Comma afişează numărul cu două
zecimale, iar stilul Comma 0 afişează numărul fără nici o zecimală.
Currency (Simbol monetar) şi Currency(0) (Simbol monetar[0]). Aceste două
stiluri introduc punctuaţie şi simbolurile monetare corespunzătoare cu parametrii
de regiune de pe calculatorul pe care lucrezi.
Procent (Procent). Afişează numărul împreună cu un simbol de procent (%).
Procentele trebuie introduse ca zecimale (de exemplu: .15 (,15) este afişat 15%).

156
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

EDITAREA STILURILOR PREDEFINITE

Modificările stilurilor se aplică doar în registrul curent de calcul. Pentru a edita un stil
trebuie să parcurgi paşii:
1.Execută secvenţa Format\Style. Va apărea caseta de dialog Style.
2.În lista Style Name (Nume stil) alege stilul pe care doreşti să-l editezi.
3.În secţiunea Style Includes (Stilul include) a casetei de dialog, activează sau
dezactivează oricare dintre elemente executând click pe casetele lor de validare.
4.Execută click pe butonul Modify pentru a stabili parametrii opţiunilor selectate.
Această acţiune deschide caseta de dialog Format Cells.
5.Utilizând cele şase fişe din caseta de dialog Format Cells, selectează noii
parametrii ai stilului.
6.Execută click pe OK pentru a închide caseta de dialog Format Cells şi a reveni
la caseta de dialog Style.
7.Execută click pe OK. Excel actualizează imediat orice celulă în care a fost
aplicat stilul respectiv, astfel încât să se ţină cont de noile modificări.

CREAREA ŞI APLICAREA STILURILOR PERSONALIZATE

Stilurile din Excel sunt comparabile cu cele din Word. Pentru a crea stiluri personalizate
trebuie să foloseşti una din metodele:
Construieşte stilul de la zero cu ajutorul casetelor de dialog Style şi Format
Cells.
Selectează o celulă ce conţine deja formatările pe care doreşti să le incluzi în
acest stil şi utilizeaz-o ca un exemplu la stabilirea parametrilor pentru noul stil.
Pentru a crea stiluri personalizate trebuie să parcurgi paşii:
1.Dacă vei crea un stil pe baza unui exemplu, selectează celula care conţine
formatările dorite. În caz contrar, treci peste acest pas sau selectează orice celulă în
care vrei să apară noul stil.
2.Execută secvenţa Format\Style. Va apărea caseta de dialog Style.
3.În caseta Style Name introdu un nume pentru noul stil.
4.Selectează parametrii doriţi în secţiunea Style Includes.
5.Execută click pe butonul Modify pentru a deschide caseta de dialog Format
Cells şi efectuează orice modificări necesare. Apoi execută click pe OK pentru a
reveni la caseta de dialog Style.
6.Dacă doreşti să aplici imediat stilul asupra celulelor selectate, execută click pe
OK. Dacă doreşti doar să adaugi stilul în listă, fără a-l aplica, execută click pe
Add. Apoi închide caseta de dialog cu butonul Close sau poţi continua să adaugi
stiluri.

COMBINAREA STILURILOR ÎNTRE DIFERIŢI REGIŞTRI DE CALCUL

Butonul Merge (Îmbinarea) din casetă îţi permite să selectezi un alt registru de calcul
deschis şi să combini orice stiluri din acel registru cu cele din registrul activ. Combinarea
stilurilor între mai mulţi regiştri rescrie stilurile existente cu acelaşi nume.
157
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Pentru a combina stilurile trebuie să parcurgi paşii:


1.Deschide registrul de calcul sursă ce conţine stilurile pe care doreşti să le
combini.
2.Deschide sau crează registrul de calcul destinaţie.
3.În registrul de calcul destinaţie execută secvenţa Format\Style.
4.Execută click pe butonul Merge pentru a deschide caseta de dialog Merge
Styles.

5.Execută click pe OK. Programul Excel îţi cere să confirmi că doreşti să combini
stilurile care au acelaşi nume. Acest proces va rescrie toate stilurile existente care
au nume identice.
6.Execută click pe Yes dacă doreşti să rescrii toate stilurile existente cu cele din
registrul de calcul sursă.
7.Execută click pe OK sau pe Close.
Obs. Combinarea stilurilor nu poate fi anulată cu comanda Undo.

CONSOLIDAREA DATELOR

Dacă ai construit mai multe liste sau tabele cu configuraţii similare, este posibil să doreşti
să combini anumite seturi de date din acestea într-o singură listă sau tabel centralizator.
Excel îţi permite să centralizezi tabele cu ajutorul comenzii Consolidate (Centralizare)
din meniul Data. Centralizarea îţi permite analiza tabelelor sau a listelor cu funcţiile
oferite în caseta de dialog Consolidate.
Cea mai bună cale de centralizare a datelor unui tabel sau a unei liste este să configurezi
tabelul care să aibă formatul tabelelor originale. Centralizarea nu este limitată la o singură
foaie sau un singur registru de calcul; poţi centraliza date de pe aceeaşi foaie de calcul, de
pe o altă foaie de calcul, dintr-un alt registru de calcul sau chiar din fişiere Lotus.
Pentru a crea un tabel centralizator trebuie să parcurgi paşii:
1.Selectează destinaţia datelor centralizate.
2.Execută secvenţa Data\Consolidate pentru a deschide caseta de dialog
Consolidate.
3.Din meniul Function selectează tipul de analiză pe care doreşti să o efectuezi.

158
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

4.În caseta Reference: (Referinţe) selectează primul document pe care doreşti să-l
incluzi în centralizare. Pentru a selecta domeniul direct din foaia de calcul,
foloseşte butonul Collaps Dialog sau mută caseta şi execută click în foaia de
calcul. Dacă foaia utilizează domenii denumite, poţi introduce în această casetă
numele de domeniu.
5.După ce ai stabilit domeniu, execută click pe butonul Add pentru a-l adăuga în
caseta All References.
6.Dacă doreşti ca tabelul centralizator să fie automat actualizat atunci când se
modifică datele sale sursă, selectează opţiunea Create Links to Source Data
(creare legături la datele sursă).
Obs. Consolidarea datelor între diferite foi de calcul se poate face în două moduri:
După poziţie: datele sunt grupate şi adunate din aceeaşi locaţie în fiecare
foaie de calcul.
După categorie: datele sunt grupate şi adunate după titlul lor de coloană
sau rând. Spre exemplu, dacă titlul de coloană cu numele Salariu brut este
în coloana B în foaia de calcul Ianuarie şi în coloana F în foaia de calcul
Februarie poţi consolida datele după categorie dacă este bifată caseta Use
labels in Top row din caseta de dialog Consolidate. Dacă tilturile sunt pe
coloană, bifează caseta Use labels in Left Column.
C o ns o l i d are a d a t e l o r î n t re f o i d e c a l c u l s e n u m e ş t e c o ns o l i d a re a
d a t e l o r f o l o s i n d re f e r i n ţ e 3D .

159
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

7.Execută click pe OK.

Rezultatul centralizării este dat de adunarea tabelelor, deoarece în analiză a fost folosită
funcţia Sum.

160
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Programul Excel îţi permite să schimbi funcţia cu care se analizează datele. Deschide din
nou caseta Consolidate, modifică opţiunea din caseta Function şi execută click pe OK.

FUNCŢII FINANCIARE

FUNCŢIA P M T

Funcţia PMT este o funcţie valoroasă dacă lucrezi cu investiţii sau dacă apelezi la
împrumuturi. Această funcţie calculează rapid rata dacă îi furnizezi dobânda anuală,
numărul de luni şi valoarea totală a împrumutului. Funcţia PMT calculează plata pentru
un împrumut bazat pe plăţi constante şi o rată constantă a dobânzii.
Funcţia PMT are sintaxa:
PMT(rate;nper;pv;fv;type)
• rate (rată) este rata dobânzii pentru banii împrumutaţi. Reprezintă rata procentuală pe perioada de
plată.
161
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

• nper este numărul total de plăţi pentru împrumut.


• pv este valoarea împrumutului.
• fv este valoarea care defineşte restul de valoare rămasă de plată la sfârşîtul împrumutului. Poate
fi utilizat pentru o plată globală la sfârşitul împrumutului. Acest argument este opţional, dacă
argumentul fv lipseşte, i se atribuie valoarea zero.
• type este un număr care arată când se face plata.
type = plata se face
0 sau lipseşte la sfârşitul perioadei
1 la începutul perioadei

La utilizarea acestei funcţii trebuie să ţii cont de următoarele două lucruri:


corespondenţa dintre rate şi termene.
funcţia calculează o plată negativă.
Dacă dobânda este anuală, iar plăţile se vor face lunar, va trebui să împarţi dobânda la 12
pentru a echivala rata şi termenele. Este mai uşor să împarţi argumentul funcţiei la 12,
astfel încât în celula corespunzătoare să poţi introduce dobânda anuală.
Funcţia PMT calculează o dobândă negativă pentru un volum pozitiv sau un volum
negativ pentru o plată pozitivă. Pentru ca cifrele din foaia de calcul să fie pozitive, trebuie
să faci argumentul pv negativ în formulă.

Pentru a utiliza funcţia PMT trebuie să apelezi caseta de dialog Paste Function. Alege
Financial din câmpul Function category şi PMT din câmpul Function name.

162
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

După selectarea funcţiei completează în caseta Formula Palette argumentele funcţiei.

Obs. 1. Pentru a calcula plata lunară trebuie să împarţi rata dobânzii anuale la 12.
Obs. 2. Pentru a calcula numărul de rate trebuie să înmulţeşti numărul de ani în care se va
plăti împrumutul cu numărul de luni pe care le are un an.
Obs. 3. Editează semnul minus (-) în câmpul argumentului pv sau în faţa funcţiei pentru ca
aceasta să returneze o valoare pozitivă de plată lunară.

Notă: 1. Plata returnată de funcţia PMT include dobânzi dar nu şi taxe, rezerve de
plăţi.
Notă: 2. Dacă foloseşti plăţi lunare pe o perioadă de 4 ani, pentru o rată anuală a
dobânzii de 12%, foloseşte pentru rate 12%/12 şi pentru nper 4*12. Dacă faci plăţi
anual, atunci foloseşte pentru rate 12% şi pentru nper 4.

Obs. Pentru a afla valoarea totală de plată pe durata împrumutului înmulţeşte valoarea
returnată de funcţia PMT cu valoarea argumentului nper.

163
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

FUNCŢIA F V

Funcţia FV calculează valoarea viitoare a unei investiţii bazate pe plăţi periodice şi


constante şi o rată a dobânzii constantă.
Funcţia FV are următoarea sintaxă:
FV(rate;nper;pmt;pv;type)
• rate (rată) este rata dobânzii pe perioadă, spre exemplu, dacă faci un împrumut pentru maşină şi ai
o rată a dobânzii de 10% anual iar plăţile le efectuezi lunar, atunci rata dobânzii pe lună este
10%/12 sau 0,83%. În formulă trebuie să introduci , ca rată lunară, 10%/12 sau 0,83%sau 0,0083.
• nper este numărul total de plăţi. Spre exemplu, dacă faci un împrumut plătibil în patru ani, cu o
rată lunară, numărul total de plăţi este 4*12 (48). În formulă se atribuie valoarea 48 argumentului
nper.
• pmt este plata care se efectuează la fiecare perioadă. Nu poate fi schimbat pe perioada plăţii
împrumutului. Nu conţine taxe. Dacă lipseşte este obligatorie prezenţa argumentului pv.
• pv este valoarea actuală. Dacă lipseşte i se atribuie valoarea zero şi este obligatorie prezenţa
argumentului pmt.
• type este un număr care arată când se face plata. Dacă lipseşte i se atribuie valoarea zero.
type = plata se face
0 sau lipseşte la sfârşitul perioadei
1 la începutul perioadei

VERIFICAREA ORTOGRAFIEI

Spre deosebire de programul Word, Excel nu subliniază automat greşelile de literă în


timp ce introduci textul. Se recomandă verificarea ortografiei în orice foaie de calcul pe
care o creezi, de îndată ce ai terminat de introdus datele.
Pentru a executa o verificare a ortografiei trebuie să parcurgi paşii:
1.Ca să verifici întraga foaie de calcul apasă combinaţia Ctrl+Home pentru a te
muta în prima celulă a foii de calcul.

164
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

2.Execută secvenţa Tools\Spelling (Corectare ortografică) sau execută click pe


butonul Spelling din bara de instrumente.
3.Dacă Excel întâlneşte o greşeală de literă, va deschide o casetă de dialog
Spelling în care va afişa primul cuvânt pe care nu-l găseşte în dicţionar.

4.Dacă există sugestii în lista Suggestions alege una dintre ele executând dublu
click pe ea sau un click pe ea şi un click pe butonul Change (Modificare).
5.Pe măsură ce sunt găsite cuvinte greşite execută dublu click pe sugestia cu care
vei înlocui respectivul cuvânt. Poţi executa click pe Ignore pentru a-l sări sau Add
pentru a-l adăuga la dicţionarul personalizat.
6.După ce Excel verifică ortografia din întreaga foaie de calcul, caseta de dialog
Spelling dispare şi apare un mesaj. Execută click pe OK.
Dacă ai date şi în alte foi de calcul, fiecare foaie trebuie verificată individual din punct de
vedere al ortografiei.

Notă: În cazul în care consideri că un cuvânt este scris greşit de mai multe ori în
întreaga foaie, execută click pe butonul Change All ca să înlocuieşti simultan toate
apariţiile greşite. Dacă ai decis să sari peste un cuvânt deoarece el este scris corect dar
nu apare în dicţionar, execută click pe butonul Ignore All pentru a ignora toate
apariţiile din foaie.

REZUMATUL LECŢIEI 4

Scopul acestei lecţii a fost să te înveţe:


Să lucrezi cu bara Drawing şi să-i foloseşti facilităţile.
Să-ţi creezi propriile bare de instrumente.
Ce sunt stilurile şi cum să le utilizezi.
Cum să centralizezi datele în cadrul unei foi de calcul, între mai multe foi de
calcul sau chiar între mai mulţi regiştri de calcul.
Cum să utilizezi unele dintre cele mai folosite funcţii financiare, PMT şi FV.
Cum să verifici ortografia unei foi de calcul sau a unui registru de calcul.

165
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

ÎNTREBĂRI RECAPITULATIVE

Întrebări grilă

Bifează care răspuns consideri că este corect. Întrebările pot avea de la 1 la 4 răspunsuri
corecte.
1. Vrei să verifici ortografia. Deschizi meniul Tools şi nu găseşti comanda Spelling . Ce s-a
întâmplat:
Comanda Spelling este în meniul Edit
Trebuie să afişezi toate comanzile executând click pe săgeata dublă aferentă meniului
Nu există o comandă Spelling în meniul Tools
Este nevoie să afişezi toate comenzile aferente meniului apăsând tasta F2

2. Pentru a crea o bară personalizată trebuie să:


Execuţi secvenţa Tools\Customize
Nu poţi crea bare personalizate
Execuţi secvenţa View\Tolbars\Customize
Execuţi click dreapta pe orice bară de instrumente afişată şi alegi Customize
1. Ca să centralizezi datele dintr-un registru de calcul:
Foloseşti funcţia Sum
Foloseşti AutoCalculate
Execuţi secvenţa Data\Consolidate
Foloseşti legături între foi de calcul

Completaţi

1. Cum poţi să creezi o bară personalizată? Prezintă paşii:

2. Cum poţi să modifici şi să ascunzi bare de instrumente?

3. Care sunt cele mai uzuale funcţii financiare şi care sunt sintaxele lor?

166
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Exerciţii

Exerciţiul 1
1. Deschide un nou registru de calcul Excel pe care denumeşte-l Forme.xls.
2. Inserează un dreptunghi pe care umple-l cu culoarea galbenă şi atribuie-i o linie de contur
portocalie cu grosimea de 2 ¼.
3. Desenează alăturat un poligon pe care umple-l cu culoarea bleu şi atribuie-i o linie de contur
albastră cu grosimea de 1 ½.
4. Desenează o elipsă pe care umple-o cu culoarea roz şi atribuie-i o linie de contur albastră cu
grosimea de 3.

5. Suprapune poligonul peste dreptunghi şi elipsa peste poligon.

6. Adu dreptunghiul direct în prim plan.

167
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

7. Adu paralelogramul pe poziţia a doua şi apoi pe prima poziţie.

8. Selectează poligonul şi trage-l în exteriorul grupului. Modifică forma poligonului.

9. Grupează cele trei forme.

10. Crează următoarea formă:

168
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Caseta de text să fie fără fundal şi fără linie de contur iar scrisul să aibă înăltimea de 12
pct.
11. Crează un hexagon şi roteşte-l astfel încât să fie cu unul din vârfuri în sus. Aplică-i o culoare
tip gradient şi o umbră. Transformă forma într-o formă 3D cu adâncimea de 144 pct. cu aspect
metalic şi lumina să vină de sus..

12. Inserează un WordArt pentru textul „Obiecte desenate” şi atribuie-i fontul Lucinda Console
cu înălţimea de 28 pct.

13. Schimbă textul „Obiecte desenate” cu „Text artistic” şi modelul WordArt iar fontul să fie
Comic Sans MS îngroşat. Măreşte inălţimea obiectului WordArt şi scrisul să apară vălurit.

14. Schimbă direcţia scrisului astfel încât să apară pe verticală.

169
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Exerciţiul 2
1. Crează o bară proprie de instrumente cu numele „Control” care să conţină butoanele: Save,
Save As Web Page, Page Setup, Print Preview, Send to mail Recepient (as Attachment),
Paste Values, Fiind, Header&Footer, Insert WorkSheet.

2. Bara să fie prezentă permanent pe ecran.


3. Modifică butoanele astfel încât să apară şi text pe ele.

4. Modifică aspectul barei aşa cum se prezintă în continuare:

5. Afişează bara Clipboard.


6. Ascunde bara de formate şi reafişeaz-o.

170
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Exerciţiul 3
1. Crează un stil cu numele ROL cu următoarele caracteristici:

2. Editează câteva celule folosind acest stil. Stilul nou creat trebuie să arate aşa:

3. Modifică stilul astfel încăt fontul să fie Batang de 16 pct. îngroşat şi cursiv de culoare albastră
şi cu fundal bleu deschis iar celula să fie înconjurată de o linie dublă albastră.

Exerciţiul 4
1. Crează următoarele tabele:

2. Crează un tabel identic dar fără date numit Consolidarea datelor.

171
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

3. Să se consolideze datele din cele două tabele create la punctul anterior realizând adunarea lor.
4. Să se creze un tabel identic cu cel de la punctul anterior numit Consolidarea datelor – medie
aritmetică care să realizeze media aritmetică datelor din cele două tabele de la punctul 1.

Rezultatul final este următorul:

172
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Exerciţiul 5
1. Calculează plata lunară pentru împrumuturile din tabelul următor:

2. Calculează valoarea finală a investiţiei pentru datele din tabelul următor:

În final cele două tabele trebuie să arate aşa:

173
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

174
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Lecţia 5

Obiective

 Lucrul cu domeniile denumite
 Formatele condiţionale
 Crearea şi utilizarea macrocomenzilor 
 Lucrul cu tabele pivot

UTILIZAREA DOMENIILOR DENUMITE

De multe ori este foarte probabil să constaţi în timpul lucrului că este mai uşor să lucrezi
cu nume de domenii în loc de adrese. Programul Excel oferă posibilitatea denumirii
celulelor individuale sau domeniilor astfel încât să poţi găsi uşor datele după un nume şi
să te referi la domeniile de celule din formule. Atribuirea de nume descriptive celulelor îţi
permite să construieşti mai uşor formule şi funcţii. În timp ce modifici sau actualizezi
foile de calcul trebuie, ocazional, să redenumeşti, ştergi sau editezi nume de domenii.
Înainte de a folosi nume de domenii într-o formulă este bine să fii sigur că acestea sunt de
actualitate. În acest scop trebuie desfăşurate activităţi simple de întreţinere a foii de
calcul. Programul Excel pune la dispoziţie o serie de instrumente care să-ţi permită să
lucrezi cu şi să gestionezi domeniile denumite din foile tale de calcul.
Obs. Este bine să parcurgi foile mari de calcul şi să denumeşti celulele cheie sau domeniile la
care crezi că vei apela mai des.

DENUMIREA DOMENIILOR

Pentru a denumi un domeniu de celule trebuie să parcurgi paşii:


7.Selectează domeniul de celule.
8.Execută secvenţa Insert\Name\Define. Se deschide caseta de dialog Define
Name.

175
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

9.În caseta de text Names in workbook (Nume în registru de lucru) introdu un


nume pentru domeniul selectat.
10.Apasă butonul Add pentru a mai insera nume şi pentru alte domenii.
11.În caseta de text Names in workbook (Nume in registru de lucru) introdu noul
nume de domeniul.
12.În caseta Refers to introduci domeniul la care se referă noul nume.
13.Execută click pe OK dacă ai terminat de introdus toate numele de domenii.

Notă: Dacă vrei să ştergi un nume de domeniu îl selectezi şi apeşi butonul Delete.

Obs. 1 O metodă rapidă de creare a numelor de domenii este selectarea domeniului în foaia de
calcul şi, folosind caseta Name, din bara de formule evidenţiază adresa de celule afişată pe
care o înlocuieşti introducând numele dorit. Finalizează apăsând Enter.
Obs. 2 Numele de domenii nu pot începe cu un număr, nu pot semăna cu o adresă de celulă
(ex: AB2001) şi nu conţine spaţii libere sau semne de punctuaţie. În locul spaţiilor poţi folosi
linia de subliniere (underscore ), ca în exemplul angajati_firma.

Obs. 3 Atunci când selectezi celule ce urmează a fi denumite şi ele nu sunt contigue, foloseşte
tasta Ctrl pentru a selecta celulele neadiacente şi apoi atribuie un nume grupului de celulele
selectat.
176
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

După ce ai denumit un domeniu, îl poţi apela deschizând caseta Name din bara
de formule sau apăsând tasta F3 pentru a deschide caseta de dialog Paste Name (Lipire
nume). O dată ales un nume domeniul aferent este imediat selectat.

REDENUMIREA DOMENIILOR

Pe măsură ce utilizezi foaia de calcul este posibil să constaţi că numele domeniilor fie
sunt prea vagi, fie prea scurte, fie prea lungi. Pentru a modifica numele unui domeniu
trebuie să parcurgi paşii:

1. Execută secvenţa Insert\Name\Define. Se deschide caseta de dialog Define


Name.
2. În lista casetei Names in workbook execută click
pe numele pe care doreşti să-l modifici. Numele selectat va apărea în câmpul
de text.
3. În caseta Names in workbook selectează întregul nume şi apoi introdu numele
nou pentru referinţa aleasă, după care execută click pe Add.
4. În lista caseta Names in workbook excută click pe numele original şi apoi
apasă Delete.
5. Execută click pe OK.

REDEFINIREA UNUI NUME DE DOMENIU DEJA EXISTENT

Dacă numele de domeniu este bun dar domeniul şi-a modificat limitele atunci trebuie să
extinzi domeniul astfel încât să cuprindă şi noile modificări. Pentru a redefini limitele
unui domeniu denumit trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută secvenţa Insert\Name\Define. Se deschide caseta de dialog Define
Name.
2. Execută click pe numele pe care doreşti să-l redenumeşti.
3. În caseta Refers to editează adresele celulelor sau utilizează butonul Collaps
Dialog pentru a selecta domeniul direct din foaia de calcul.
4. Execută click pe OK.
Obs. Toate domeniile pe care le-ai denumit într-o foaie de calcul sunt disponibile în toate foile
de calcul ale registrului respectiv. Ca urmare, într-un registru de calcul nu poţi să ai mai
multe domenii cu acelaşi nume pe foi diferite chiar dacă datele se referă la informaţii
similare.
Sugestie: La crearea numelor de domenii dintr-o singură foaie de calcul nu uita să adaugi
numele foii de calcul urmat de semnul exclamării – acesta este singurul element cheie după
care Excel interpretează numele de domeniu dintr-o singură foaie de calcul.

UTILIZAREA NUMELOR DE DOMENIU ÎN FORMULE

Poţi denumi toate celulele sau domeniile pe care trebuie să le utilizezi într-o formulă
realizarea unei formule devenind astfel mult mai uşoară. Pentru a crea o formulă utilizând
nume de domenii trebuie să parcurgi paşii:

177
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

1. Execută click în celula care va conţine formula.


2. Introdu semnul egal (dacă este cazul) sau alege funcţia din caseta Paste
Function.
3. Execută secvenţa Insert\Name\Paste. Se deschide caseta de dialog Paste
Name.
4. Execută click pe numele domeniului care va fi utilizat în crearea funcţiei.
5. Execută click pe OK.
6. Dacă este necesar, introdu operatorul aritmetic.
7. În funcţie de formulă se repetă paşii 3 – 5.
8. Completează formula şi apasă Enter.

Nume de domenii

Formulă calculată cu Formulă calculată


ajutorul numelor de clasic
domenii F4*G4
PRET_lei*NR_buc

178
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Lipirea numelor de domenii în formulele existente

În cazul în care într-o foaie de calcul ai creat formule utilizând adrese de celule şi,
ulterior, ai denumit acele celule sau domenii, poţi modifica formulele executând
Insert\Name\Paste. Această comandă este utilă, de asemenea, şi la corectarea
numelor scrise greşit într-o formulă.
Pentru a lipi un nume de domeniu într-o formulă trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută click în celula ce conţine formula.
2. În bara de formule selectează adresa de celulă ce va fi înlocuită de un nume de
domeniu.
Adresa ce va fi
înlocuită cu nume
de domeniu

3. Execută secvenţa Insert\Name\Paste.


4. Execută click pe numele dorit şi apoi pe OK.
5. Apasă tasta Enter pentru a finaliza formula.

FORMATUL NUMERELOR

Dacă formatele încorporate în Excel nu corespund cu cerinţele tale poţi crea un format
personalizat.

179
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Pentru a crea un format personalizat trebuie să introduci un şir de coduri de formatare


pe care programul Excel să le interpreteze:
1. Selectează celula sau celulele pe care urmează să o / le formatezi.
2. Execută secvenţa Format\Cells, execută click pe fişa Number şi selectează
categoria Custom (Particularizare).

3. În câmpul Type (Tip) introdu formatul personalizat. Din caseta listă de sub
câmpul Type poţi alege un format personalizat ca bază a celui pe care doreşti
să-l construieşti.
4. Execută click pe butonul OK. Programul Excel va formata celula (celulele)
utilizând formatul personalizat şi adaugă acest format la lista de formate
personalizate disponibile.

Notă: Partea dificilă a acestei sarcini este cunoaşterea codurilor ce trebuie introduse la
pasul 3. Codurile pot fi împărţite în două grupuri: coduri de d a t e şi coduri de
n u m e re şi t e x t , acestea vor fi prezentate în continuare.

CREAREA ŞI APLICAREA FORMATELOR PERSONALIZATE PENTRU DATĂ ŞI ORĂ

Pentru a crea formate personalizate de date şi ore te poţi folosi de codurile din tabelul
următor:

Cod Semnificaţie
d Zile de la 1 la 31
dd Zile de la 01 la 31
ddd Ziua săptămânii în forma sa prescurtată
dddd Ziua săptămânii
m Luna de la 1 la 12 sau minutul de la 1 la 60
mm Luna de la 01 la 12 sau minutul de la 01 la 60
180
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

mmm Luna, forma prescurtată cu trei litere (de ex.: aug.)


mmmm Luna, denumire completă
yy Anul, cu două cifre (ex.: 01)
yyyy Anul, cu patru cifre, de exemplu 2001
h Ora de la 0 la 23
hh Ora de la 00 la 23
s Secunde de la 0 la 59. Pot fi urmate de ,0 sau ,00 pentru a adăuga zecimi, respectiv
sutimi de secundă
ss Secunde de la 00 la 59. Pot fi urmate de ,0 sau ,00 pentru a adăuga zecimi, respectiv
sutimi de secundă
AM/PM Antemeridian sau Postmeridian după necesităţi
am/pm antemeridian sau postmeridian după necesităţi
A/P A sau P după necesităţi
a/p a sau p după necesităţi
Exemplu: Imaginea care urmează prezintă un format de dată calendaristică de forma an în
întregime, ziua în format de la 01 la 31 şi luna în întregime.

CREAREA ŞI APLICAREA FORMATELOR PERSONALIZATE PENTRU NUMERE ŞI


TEXT

Crearea formatelor personalizate de numere poate fi ceva mai dificilă deoarece programul
Excel este foarte flexibil în această privinţă. Vei găsi în tabelul următor codurile
disponibile pentru formatarea numerelor şi a textului.

Cod Semnificaţie
Înlocuitor de cifră. (Dacă numărului 15,28 i se aplică formatul 0.000 atunci el va
0 arăta aşa: 15.280. Dacă numărului 15.2458 i se aplică formatul 0.000 atunci el va
arăta aşa: 15.246)
Înlocuitor de cifră. Introduce spaţii în loc de zerouri în dreapta separatorului
? zecimal (Exemplu: numărul ,8500 căruia i se aplică formatul 0.?? se va transforma
în 0,85)
181
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Înlocuitor de cifră. Este utilizat în special pentru a specifica unde apar separatorii
# de ordine. (Exemplu: numărul12850042 căruia i se aplică formatul #.### se va
transforma în 12.850.042)
Separator zecimal. Folosit în conjucţie cu alte coduri pentru a stabili amplasarea
.
separatorului zecimal. Pentru limba română separatorul este virgula (,)
Simbol de procent. Acest simbol înmulţeşte valoarea cu 100 şi adaugă simbolul de
%
procent. (Exemplu: numărul 12 căruia i se aplică % se va transforma în 1200%)
Format de fracţie. Foloseşte acest cod împreună cu ? pentru a afişa numerele în
/ format de fracţie. (Exemplu: numărul 12,75 căruia i se aplică ?/? se va transforma
în 90/7, dacă se aplică formatul ??/?? se transformă în 257/20).
Separator de ordin, cât şi agent de rotunjire şi scalare. Dacă înconjori virgula cu #, 0
sau ? ea va separa sutele de mii, miile de milioane şi aşa mai departe. Formatul
#,### plasează virgula după fiecare a treia cifră. Dacă plasezi o virgulă la sfârşitul
unui format Excel rotunjeşte numărul şi-l afişează în mii. Dacă plasezi două virgule
,
la sfârşitul formatului Excel rotunjeşte numărul şi-l afişează în milioane.(De
exemplu numărul 123456789 cu formatul #,###,###, devine 123,457 iar cu
formatul #,###,###,, devine 123. Pentru versiunea în limba română virgula este
înlocuită cu punct.
Notaţie ştiinţifică. Acest format se foloseşte împreună cu ?, # sau 0 pentru a afişa
numerele în notaţie ştiinţifică. Numărul 123456789 căruia i se aplică formatul #,##
E+,E-,e+,e- e-## devine 1,23 e8. De asemenea, E- şi e- afişează semnul “-“ înaintea
exponenţilor negativi şi nici un semn în faţa celor pozitivi. E+ şi e+ afişează semnul
“-“ înaintea exponenţilor negativi şi semnul “+” în faţa celor pozitivi
( ) $ - + / spaţiu Se folosesc ca atare.
Interpretor literar. Orice caracter precedat de simbolul \ va fi introdus direct în
\
valoare.
Introduce un spaţiu. Acest caracter păstrează un spaţiu echivalent cu lăţimea
_ următorului caracter pentru a te ajuta să aliniezi elementele.De exemplu _m
păstrază un spaţiu egal cu cel al literei m.
“text” Şir de litere. Introduce în celulă textul respectiv.
Repetitor. Repetă următorul caracter până când este completată o coloană întreagă.
*
utilizează un singur asterisc pe format.
Înlocuitor de text. Dacă o celulă conţine o valoare text, acest caracter spune
@
programului Excel unde să-l afişeze.
Culoare. Aplică o culoare specifică asupra textului. De exemplu, [red]#,###.##
[culoare]
aplicat unei celule ce conţine 43567.4 duce la afişarea, cu roşu, a valorii 43,567.4.

Dacă o celulă poate conţine o valoare pozitivă, una negativă, 0 şi/sau text, poţi aplica
pentru fiecare câte un format diferit. Introdu pur şi simplu mai multe formate
separându-le prin (;). Dacă scrii două formate, primul se aplică valorilor pozitive şi nule,
al doilea se aplică valorilor negative. Dacă scrii trei formate, primul se aplică valorilor
pozitive, al doilea se aplică valorilor negative, iar al treilea se aplică valorilor nule. Dacă
scrii patru formate, ele se aplică respectiv asupra numerelor pozitive, negative, nule şi
text. De exemplu, poţi scrie următorul format:
Exemplu: #.###; [roşu]#.333; „Bilanţ nul”; „Notă: ”@.
1. Dacă celula conţine valoare 2340, ea va afişa 2.340.
2. Dacă celula conţine valoare -4211, ea va afişa 4.211 cu roşu.
3. Dacă celula conţine valoare 0, ea va afişa „Bilanţ nul”.

182
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

4. Dacă celula conţine textul „Nu se negociază” , ea va afişa „Notă: Nu se


negociază”.

FORMATAREA CONDIŢIONATĂ

Formatarea condiţionată necesită crearea unor seturi de criterii, similar introducerii


criteriilor de căutare într-o bază de date. Folosind expresii cum ar fi „egal cu” sau „mai
mare decât” vei alege formatele ce se vor aplica asupra celulelor ce conţin text sau
numere care corespund criteriului.
Ca să aplici formatarea condiţionată asupra datelor tale trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează domeniul de celulele pe care doreşti să îl incluzi în formatarea
condiţionată.
2. Execută secvenţa Format/Conditional Formatting (Formate condiţionate).

Butoane Compress Dialog

3. În caseta de dialog care apare alege între Cell Value Is (Valoarea este) şi
Formula Is (Formula este). Valorile celulei pot fi text sau numere introduse în
celule sau rezultatele unor formule.
4. Selectează un operator sau o expresie, cum ar fi e g a l sau m a i m a re d e c â t
(ai la dispoziţie opt opţiuni).
5. Execută click pe butonul Compress Dialog (butonul de comprimare a casetei
de dialog) pentru a avea acces la foaia de calcul şi execută click în celula care
conţine valoarea pe care vrei să o caute şi să o formateze programul Excel.
Adresa celulei va apărea în caseta de dialog.
6. Execută click pe butonul Format pentru a stabili formatarea vizuală pentru
celulele ce îndeplinesc criteriul. Se va deschide caseta de dialog Format Cells
de unde poţi stabili un stil de font, o culoare sau un fundal oricărei celule care
îndeplineşte condiţiile stabilite. Execută click pe OK pentru a reveni la caseta
de dialog Conditional Formatting.

183
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

7. Dacă doreşti să stabileşti un al doilea sau un al treilea set de condiţii, execută


click pe butonul Add.
8. După ce ai stabilit toate condiţiile şi formatele execută click pe OK.
9. După ce ai stabilit formatele condiţionate într-o foaie de calcul, orice celulă în
care introduci conţinutul ce îndeplineşte condiţiile stabilite va fi formatată în
conformitate cu instrucţiunile de formatare condiţională.. Acest lucru va
continua până când vei şterge instrucţiunile.

Pentru a şterge condiţiile dintr-o foaie de calcul trebuie să parcurgi paşii:


10. Selectează întreaga foaie de calcul executând click pe butonul Select All.
11. Execută secvenţa Format\Conditional Formatting.
12. Execută apoi click pe butonul Delete.
13. În caseta de dialog Delete Conditional Formatting care apare plasează un
semn de validare în dreptul condiţiilor pe care doreşti să le ştergi.

184
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

14. Execută click pe OK pentru a reveni la caseta de dialog Conditional


Formatting.
Execută click pe OK pentru a elimina formatarea aplicată prin condiţia ştearsă şi pentru a închide
caseta de dialog.

MACROCOMENZI

O macrocomandă este alcătuită din mai multe comenzi şi instrucţiuni Excel care sunt
grupate şi executate împreună ca una singură.
Macrocomenzile sunt scrise într-un limbaj de programare denumit Visual Basic for
Applications sau VBA.
Programul Excel îţi pune la dispoziţie aplicaţia Macro Recorder (Înregistrare
macrocomandă). Această aplicaţie funcţionează ca un videorecorder care în loc să
înregistreze imagini înregistrează comenzi. Atenţie! Înregistrează chiar şi greşelile pe care
le faci! De aceea este bine ca înainte de-a înregistra macrocomanda să scrii toţi paşii pe
care-i vei înregistra şi chiar să execuţi de câteva ori comenzile ca să te convingi că
execută ceea ce vrei să înregistrezi.
O macrocomandă este de fapt o procedură VBA. O procedură este un grup de instruţiuni
VBA care fie efectuează o sarcină specifică, fie returnează un rezultat. Există două tipuri
de proceduri care pot fi create:
Subrutinele sunt proceduri care efectuează o anumită sarcină. Acestea încep cu
SUB şi se termină cu END SUB.
Funcţiile sunt proceduri care returnează un rezultat. Acestea încep cu
FUNCTION şi se termină cu END FUNCTION.
O macrocomandă te poate ajuta să automatizezi următoarele sarcini:
Să formatezi şi să tipăreşti un raport;
Să-ţi centralizezi datele din mai multe registre de calcul într-un registru master;
Să imporţi şi să reprezinţi datele într-o diagramă;
Să atribui o tastă unei comenzi pe care o utilizezi frecvent;
Să aplici automat formatarea pe un domeniu de celule;
Să dimensionezi automat toate coloanele din foaia curentă de calcul;
Să creezi o aplicaţie personalizată de calcul tabelar.
Înainte de-a începe înregistrarea va trebui să stabileşti locul unde vei stoca
macrocomanda. Aplicaţia Excel îţi oferă trei opţiuni de stocare a macrocomenzilor:

185
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Registrul de calcul curent – stochează macrocomanda în registrul de calcul activ


sau curent. În acest caz vei putea executa macrocomanda doar când vei deschide
registrul de calcul în care ai înregistrat-o.
Personal Macro Workbook – aici se stochează macrocomanda pe care vrei s-o
execuţi în orice registru de calcul Excel.
Un alt registru de calcul – macrocomanda stocată aici o vei putea executa doar în
momentul în care vei deschide registrul de calcul respectiv. Această opţiune o vei
utiliza atunci când doreşti să începi înregistrarea fără nici un registru de calcul
deschis, de exemplu atunci când doreşti să înregistrezi crearea unui nou registru de
calcul ca şi macrocomandă.
Orice macrocomandă poate fi înregistrată relativ sau absolut. Dacă doreşi s-o înregistrezi
relativ, întotdeauna macrocomanda se va executa de la poziţia curentă a indicatorului de
celulă. Dacă doreşti s-o înregistrezi absolut, atunci macrocomanda se va executa pe
domeniul folosit la înregistrarea ei.
De obicei, vei înregistra relativ o macrocomandă când doreşti s-o execuţi de fiecare dată
pe alt domeniu de celule şi o vei înregistra absolut când doreşti s-o execuţi de fiecare dată
pe acelaşi domeniu de celule.

ÎNREGISTRAREA UNEI MACROCOMENZI

După ce ai hotărât ce vrei să înregistrezi, cum faci înregistrarea şi unde stochezi


macrocomanda vei putea începe procesul de înregistrare.
Pentru a înregistra o macrocomandă trebuie să parcurgi următorii paşi:
1. Alege Tools\Macro\Record New Macro. Această opţiune va deschide caseta
de dialog Record Macro.

În această casetă vei introduce denumirea macrocomenzii, locul unde o vei stoca, o scurtă
descriere a macrocomenzii, precum şi tasta rapidă asociată acestei macrocomenzi.
Aici introduci
numele
macrocomenzii

186
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Aici specifici unde


stochezi
Aici atribui o tastă macrocomanda
rapidă macrocomenzii

Aici vei introduce o


scurtă descriere a
macrocomenzii

2. În caseta de text Macro Name (Nume macrocomandă) vei introduce un nume


cât mai sugestiv pentru ceea ce execută macrocomanda. Numele poate fi
alcătuit din litere, cifre, caractere de subliniere, dar nu poate conţine spaţii.
Obligatoriu numele unei macrocomenzi începe cu o literă.
3. În caseta Store Macro In ( Memorare macrocomandă în ) vei selecta locul în
care se stochează macrocomanda. În mod implicit apare opţiunea This
Workbook (Acest registru ). Dacă doreşti să stochezi macrocomanda în alt loc
vei desfăşura lista ascunsă care-ţi permite s-o stochezi fie în Personal Macro
Workbook (registru personal de macrocomenzi ), fie în alt registru de calcul.
4. În caseta Shortcut Key (Taste de comenzi rapide) vei introduce litera pe care
o vei folosi ca parte a comenzii rapide. Pentru a fi sigur că nu foloseşi o
combinaţie de taste care lansează o comandă iîncorporată în Excel foloseşte
combinaţia de litere CTRL + SHIFT + Literă.
5. În caseta de text Description (Descriere) vei introduce o scurtă descriere a
acţiunilor executate de macrocomandă. Această descriere o vei vedea în timpul
executării macrocomenzii în caseta de dialog Macros.
Când ai terminat de completat caseta de dialog Record Macro aceasta trebuie să să arate
ca în figura de mai jos:

6. Alege butonul OK pentru a închide caseta de dialog Record Macro. Bara de


stare o să-ţi afişeze cuvântul Recording (Se înregistrează) şi o să-ţi apară bara
de unelte Stop Recording (Oprire înregistrare).

187
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Dacă vrei să înregistrezi relativ macrocomanda apasă butonul Relative Reference de

pe bara de de unelte Stop Recording


7. Execută fiecare pas component al sarcinii pe care o înregistrezi.
8. Execută click pe butonul Stop Recording (Oprire înregistrare ) din bara
de instrumente Stop Recording când doreşti să opreşti înregistrarea.
O macrocomandă simplu de înregistrat este cea care dimensionează adecvat fiecare
coloană dintr-o foaie de calcul. Această macrocomandă va selecta toate coloanele din
foaia curentă de calcul, le va dimensiona automat şi apoi va selecta celula A1. Pentru a
înregistra această macrocomandă vei urma paşii:
Deschide un nou registru de calcul şi verifică dacă pe ecran este vizibilă celula
A1.
Alege Tools\Macro\Record New Macro. Stochează macrocomanda în
Personal Macro Workbook pentru a fi disponibilă în orice registru de calcul.
Denumeşte macrocomanda „Fitcell” şi atribuie combinaţia de taste
CTRL+SHIFT+C acestei macrocomenzi. În caseta de text Description editează :
„ Dimensionare automată coloane”.

188
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Execută click pe OK pentru a începe înregistrarea.


Execută combinaţia de taste CTRL + A pentru a selecta toate celulele din foaia
curentă.

Alege Format\ Column\AutoFit Selection.

189
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Selectează celula A1 de pe foaia curentă.

Apasă butonul Stop pentru a opri înregistrarea.


Deoarece ai stocat macrocomanda în Personal Macro Workbook aceasta va rula în orice
registru de calcul nou creat.

RULAREA UNEI MACROCOMENZI

Aplicaţia Excel îţi oferă mai multe soluţii pentru rularea unei macrocomenzi:
190
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Selectează macrocomanda din lista afişată de caseta de dialog Macro;


Atribuie macrocomenzii taste de comenzi rapide;
Ataşeaz-o la un buton de pe o bară de instrumente;
Atribui-o unui meniu;
Atribui-o unui buton.
În continuare vei învăţa să rulezi o macrocomandă utilizând caseta de dialog Macro.
Această metodă necesită efort minim, dar este cea mai lungă metodă de rulare a unei
macrocomenzi. O vei utiliza mai ales în faza de testare a unei macrocomenzi. Urmează
paşii de mai jos pentru a rula macrocomanda:
Alege Tools\Macro\Macros sau execută combinaţia de taste ALT +F8 pentru
a deschide caseta de dialog Macro. Această casetă de dialog îţi va afişa o listă a
macrocomenzilor din toate registrele de calcul deschise pentru a le putea rula sau
edita.

Execută click pe numele macrocomenzii din lista Macro Name pentru a o


selecta. În partea de jos a casetei de dialog apare descrierea macrocomenzii pe care
ai selectat-o.
Execută click pe butonul Run sau apasă tasta Enter pentru a rula
macrocomanda.
Această casetă de dialog îţi mai pune la dispoziţie următoarele butoane :
♦ - acest buton anulează rularea macrocomenzii şi închide caseta
de dialog Macro.

♦ - acest buton va deschide aplicaţia Visual Basic.


♦ - acest buton îţi va permite să editezi macrocomanda.

♦ - acest buton îţi va permite să ştergi macrocomanda selectată.

♦ - acest buton va deschide caseta de dialog Macro Options în


care vei atribui o combinaţie de taste rapide macrocomenzii dacă nu ai făcut-
o atuci când ai creat macrocomanda, sau vei putea modifica litera care intră
în alcătuirea combinaţiei.

191
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Dacă doreşti să execuţi macrocomanda fără să deschizi caseta de dialog Macros este
suficient să execuţi combinaţia de taste rapide. Dacă vrei să modifici sau să adaugi
descrierea macrocomenzii deschide caseta de dialog Macros, execută click pe butonul
Options, modifică combinaţia de taste rapide sau descrierea macrocomenzii, alege OK şi
închide caseta de dialog Macros.

EDITAREA UNEI MACROCOMENZI

Macrocomenzile sunt un grup de instrucţiuni editate în limbajul Visual Basic for


Applications. Acest program conţine mai multe ferestre şi te va ajuta să faci modificări
minore asupra unei macrocomenzi pe care ai înregistrat-o. Pentru a edita o
macrocomandă deschide caseta de dialog Macros şi urmează paşii:
Tools\Macro\Macros. Din caseta de dialog Macros execută click pe butonul Edit
. În acest moment se deschide editorul Visual Basic.

Fereastra Code

În partea dreaptă a casetei este afişată fereastra Code. Aici editezi macrocomenzile. Cele
mai simple modificări pe care le poţi face fără să ai cunoştinţe superioare de Visual Basic
sunt:
Să schimbi ortografia textului introdus greşit în timpul înregistrării
macrocomenzii;
Să elimini o comandă ce a fost înregistrată accidental;

192
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Să corectezi un număr incorect înregistrat;


Să modifici adresele când măreşti sau micşorezi numărul de coloane sau de
rânduri înregistrate iniţial în macrocomandă.
Pentru a edita o macrocomandă urmează paşii:
Dacă macrocomanda ai înregistrat-o în Personal Macro
Workbook trebuie să faci vizibil acest registru înainte de-a
edita macrocomanda. Aceasta o faci astfel:
♦Alege Window\Unhide. Se deschide caseta de dialog Hide, alege
Personal.xls şi execută click pe OK.

♦Alege Tools\Macro\Macros sau execută combinaţia de taste SHIFT F8


pentru a deschide caseta de dialog Macros.
♦Din lista Macro Name, selectează macrocomanda pe care vrei s-o editezi.

♦Alege Edit. Macrocomanda pe care ai selectat-o se deschide în Visual


Basic Editor.

193
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

♦Editează macrocomanda în fereastra Code. Schimbă adresa celulei din A1


în A3 la instrucţiunea Range ( domeniu ).
♦Închide Visual Basic Editor din meniul File opţiunea Close and Return
to Microsoft Excel sau execută combinaţia de taste ALT + Q. Aceasta va
avea ca efect închiderea aplicaţiei Visual Basic şi întoarcerea în registrul de
calcul.

♦Salvează registrul de calcul.

ASIGNAREA UNEI MACROCOMENZI UNUI BUTON

Pentru a ataşa o macrocomandă unui buton dintr-o bară de instrumente sau unei comenzi din meniu
parcurge paşii următori:
Alege Tools\Customize. Aceasta va avea ca efect deschiderea casetei de dialog
Customize. Caseta de dialog are trei fişe: Toolbars, Commands şi Options.

194
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Alege fişa Commands (Comenzi).


Execută click pe opţiunea Macros din lista desfăşurată Categories (Categorii).
Pentru a adăuga un buton nou apelează la procedeul „drag and drop” (trage şi
plasează). Trage Custom Button din lista Commands în locaţia dorită pe o bară
de instrumente şi eliberează butonul mouse-ului. Ex: pe bara Standard.

Execută click pe noul buton. Se va deschide caseta de dialog Assign Macro


(Asociere macrocomandă).

Din lista Macro name (nume macrocomandă) a casetei de dialog alege


macrocomanda pe care vrei să o atribui butonului.
Alege OK.
Închide caseta de dialog Customize.
Butoanelor de pe barele de instrumente le poţi atribui sugestii de ecran. Poţi să afişezi şi
textul dacă atribui un nume butonului.

195
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Alege meniul Tools\Customize. Cu caseta de dialog Customize deschisă


execută click dreapta pe butonul căruia i-ai asignat macrocomanda.

În meniul rapid desfăşurat introdu un nume pentru buton în caseta Name.
Foloseşte un nume scurt şi sugestiv.

Apasă tasta Enter pentru a stabili noul nume.


Închide caseta de dialog Customize.
Meniul rapid care se desfăşoară îţi oferă şi alte facilităţi cum ar fi opţiunile de afişare
pentru butoane:
♦Default Style – Stilul prestabilit va afişa doar imagine;
♦Text Only (Alwais) – Va afişa doar nume;
♦Text Only (in Menus) – Va afişa doar imagine;
♦Image and Text- Va afişa imagine şi nume.
Dacă doreşti să modifici imaginea unui buton urmează paşii:
196
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Alege Tools\Customize;
Cu caseta de dialog Customize deschisă execută click dreapta pe buton şi din
meniul desfăşurat alege opţiunea Change Button Image;
Din sub-meniul desfăşurat alege o nouă imagine pentru buton;

În momentul în care ai ales noua imagine aceasta va fi evidenţiată pe bara de


unelte.

Închide caseta de dialog Customize.


Dacă doreşti să modifici opţiunile de afişare pentru un buton dintr-o bară de unelte
execută paşii:
Alege Tools\Customize;
Cu caseta de dialog Customize deschisă execută click dreapta pe buton;
Alege una din opţiunile de afişare din meniul rapid;

197
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Comenzi de afişare
pentru buton

♦Default Style – Stilul prestabilit va afişa doar imagine;


♦Text Only (Alwais) – Va afişa doar nume;
♦Text Only (in Menus) – Va afişa doar imagine
♦Image and Text- Va afişa imagine şi nume
Închide caseta de dialog Customize.

UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)

Un tabel pivot utilizează date pe două dimensiuni pentru a crea un tabel în trei
dimensiuni. Sunt o cale foarte bună pentru a concentra multă informaţie într-un spaţiu
restrâns.Tabelele pivot îţi permit şi să faci auditul datelor. Caracteristica unică a tabelelor
pivot este capacitatea lor de a muta câmpurile prin tragere şi plasare. Excel recalculează
instantaneu datele în noua rearanjare. Nu trebuie să scrii noi formule sau să refiltrezi
datele deoarece tabelul pivot se recalculează automat atunci când se recalculează
câmpurile.

198
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

APLICAŢIA PIVOT TABLE WIZARD

Aplicaţia Pivot Table Wizard poate fi folosită pentru a crea un nou tabel pivot sau pentru
a edita un tabel pivot deja existent.
Pentru a crea un tabel pivot trebuie să parcurgi paşii:
1. Execută secvenţa Data\PivotTable and PivotChart Report (Raport tabel
pivot şi diagramă pivot).

2. În pasul 1 al aplicaţiei PivotTable Wizard trebuie indicată sursa de date pe


care doreşti să le utilizezi pentru tabelul pivot. Pentru sursa de date ce trebuie
analizată îţi stau la dispoziţie următoarele patru opţiuni:
♦Microsoft Excel List or Database (Listă sau bază de date Microsoft
Excel) – utilizează date organizate cu etichete de linie şi coloană pe o foaie
de calcul. Este parametru predefinit.
♦External Data source (Sursă externă de date) – utilizează un fişier sau o
bază de date din afara registrului de calcul curent.
♦Multiple Consolidation Ranges (Zone multiple de centralizare) – crează
un tabel sau o diagramă pivot din mai multe foi de calcul Excel.
♦Another PivotTable or PivotChart (Alt tabel pivot sau diagramă pivot) –
crează un tabel sau o diagramă pivot dintr-un alt raport pivot din acelaşi
registru de calcul.
3. Stabileşte tipul de raport pivot pe care vrei să-l creezi: un tabel sau o diagramă.
Apoi selectează butonul Next.
4. În pasul numărul 2 al aplicaţiei Pivot Table Wizard selectează o sursă de date
dacă aceasta nu este selectată sau dacă datele se găsesc într-un alt registru de
calcul sau domeniu decât cel prezent în caseta de dialog.

199
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

5. Pasul 3 al aplicaţiei PivotTable Wizard îţi oferă mai multe opţiuni de plasare
şi formatare a tebelului pivot. Tabelul pivot poate fi plasat pe o nouă foaie de
calcul sau pe foaia curentă. Dacă optezi pentru foaia de calcul existentă trebuie
să precizezi localizarea tabelului pivot. De asemenea, poţi folosi butoanele
Layout (Aspect) şi Options(Opţiuni) pentru a continua precizarea parametrilor
doriţi pentru noul tabel pivot.. Aceşti parametri pot fi modificaţi şi ulterior,
după crearea tabelului sau diagramei pivot.

6. Când ai terminat de selectat opţiunile dorite, execută click pe Finish


(Terminare) pentru a crea tabelul.

200
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

MACHETA UNUI TABEL PIVOT

Executarea unui click pe butonul Layout din pasul 3 duce la afişarea casetei de dialog
Pivot Table Wizard-Layout.

Poţi utiliza această casetă de dialog pentru a controla modul de afişare a datelor într-un
tabel pivot. Câmpurile datelor selectate apar în partea dreaptă a casetei de dialog.
201
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Selectează şi trage câmpurile dorite în zona din centrul casetei de dialog şi plasează-le în
secţiunile Row (Rând), Column (Coloană), Page (Pagină) şi Data (Date) pentru a obţine
aspectul dorit.
Lista de mai jos descrie cele patru zone în care pot fi introduse câmpurile:
♦Page creează un meniu derulant deasupra tabelului, care îţi permite să
extragi o anumită opţiune cum ar fi un departament sau o ţară.
♦Row aplică un format vertical tabelului, rezumând datele de sus în jos –
reprezintă fiecare obiect din câmpurile din partea stângă a tabelului pivot.
♦Column aplică un format orizontal tabelului, rezumând datele de la stânga
la dreapta – prezintă fiecare obiect din câmpurile din partea de sus a
tabelului pivot.
♦Data – această zonă este rezumatul valorilor. Aici poţi aduna, număra sau
crea alte funcţii de analiză pentru datele introduse. Execută dublu click pe
câmp pentru a obţine acces la funcţia sau tipul de rezumat dorit.

202
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Funcţiile alese de Excel, care sunt la dispoziţie în câmpul Data, depind de natura
câmpului plasat. Poţi să aplici şi alte funcţii, cum ar fi medie, maxim, minim. Pentru a
schimba funcţia pe care Excel o utilizează la rezumarea datelor, în secţiunea Data a
casetei de dialog Pivot Table and PivotChart Wizard-Layout execută dublu click pe
câmpul a cărui funcţie vrei să o modifici. Se deschide caseta de dialog Pivot Table Field,
de unde poţi selecta funcţia dorită.

203
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Poţi personaliza funcţiile de rezumare executând click pe butonul Options (Opţiuni) ca să


extinzi caseta de dialog PivotTable Field. Opţiunile suplimentare îţi permit să analizezi
datele ca procentaje din total, în funcţie de câmpurile şi obiectele de bază. C â m p u l d e
b a z ă este câmpul de comparaţie din analiza personalizată, iar o b i e c t u l d e b a z ă este
obiectul de câmp din aceeaşi analiză.

204
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

CONFIGURAREA OPŢIUNILOR PENTRU UN TABEL PIVOT

Executarea unui click pe butonul Options din pasul 3 al casetei de dialog Pivot Table
Wizard deschide caseta de dialog Pivot Table Options, în care poţi continua precizarea
opţiunilor de formatare şi surse de date.

Poţi apela această casetă de dialog şi după ce ai terminat crearea tebelului pivot, fie prin
executarea unui click pe butonul Pivot Table din bara de instrumente Pivot Table şi
selectarea opţiunii Table Options (Opţiuni tabel) din lista derulantă, fie prin executarea
unui click dreapta pe tabelul pivot şi selectarea comenzii Table Options din meniul rapid.

Numirea tabelului pivot

Opţiunea Name (Nume) din caseta Pivot Table Options îţi permite să stabileşti un nume
pentru tabelul pivot. În mod prestabilit, Excel numeşte noile tabele Pivot Table 1, Pivot
Table 2..., dar poţi introduce oricând alt nume.

Adăugarea totalurilor

Opţiunea Grand Totals for Columns (Totaluri generale pentru coloane) execută
funcţiile de analiză şi asigură totaluri generale pentru fiecare coloană din tabelul pivot.
Opţiunea Grand Totals for Rows (Totaluri generale pentru rânduri) face acelaşi lucru
pentru fiecare linie din tabelul pivot. Aceste opţiuni sunt selectate implicit, însă este bine
să le deselectezi pentru a nu aglomera tabelele pivot cu prea multe totaluri.
Dacă tabelul pivot conţine câmpuri ascunse, vei dori, probabil, să obţii un subtotal pentru
aceste câmpuri, însă fără să afişezi conţinutul câmpurilor. În astfel de cazuri, selectează
opţiunea Subtotal Hidden Page Itema (Subtotal elemente pagină ascunsă).

205
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Aplicarea formatărilor automate

Excel aplică automat un a u t o f o r m a t prestabilit noilor tabele pivot. Dacă preferi să


selectezi un alt format, poţi dezactiva opţiunea AutoFormat Table din caseta de dialog
Pivot Table Options sau poţi modifica formatarea după crearea tabelului pivot.
Pentru a schimba formatarea automată aplicată alege Format\AutoFormat sau execută
click pe pe butonul Format Report (Formatarea raport) din bara de instrumente
Pivot Table.

tabel neformatat

206
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

acelaşi tabel
formatat cu
AutoFormat

O importantă caracteristică a aplicaţiei Excel 2000 este capacitatea de păstrare a


formatării unui tabel pivot atunci când actualizezi datele sau îi modifici aspectul.
Opţiunea Preserve Formatting (Păstrare formatare) este selectată implicit însă o poţi
dezactiva dacă preferi să revii la formatul original.

Afişarea etichetelor

Opţiunea Merge Labels (Îmbinare etichete) îţi permite să combini celulele din coloanele
şi liniile perimetrului exterior al tabelului pivot. Aceasta este o caracteristică de
formatare.
Un tabel pivot poate ocupa mai multe pagini. Pentru a afişa etichetele pentru coloane şi
linii se bifează opţiunea Repeat Items Labels on Each Pronted Page (Se repetă
etichetele elementelor pe fiecare pagină imprimată).
Opţiunea Set Print Titles (Stabilire titluri de imprimare) este prin definiţie dezactivată.
Selectează această opţiune în cazul în care doreşti ca la imprimare să utilizezi etichetele
de câmp şi obiect în titlurile tabelului pivot.

Notă: Dacă foloseşti etichetele de pe foaia de calcul ca şi titluri şi obiect dintr-un tabel
pivot de tipărit, asigură-te că nu vei repeta alte coloane şi linii. Alege File\Page
Setup, execută click pe fişa Sheet şi anulează orice parametru din secţiunea Print
Titles.

Controlarea machetei

Prin definiţie, ordinea câmpurilor în machetă este de sus în jos şi apoi în lateral. Dacă
preferi ca ordinea să fie de la stânga la dreapta şi apoi în jos, schimbă parametrul Page
Layout (Aspect pagină) din caseta de de dialog PivotTable Options. În machetă poţi
modifica numărul de câmpuri pe coloană sau linie precizând numărul respectiv în caseta
Fields per Columns (Câmpuri pe coloană). Prin definiţie, numărul este zero.

Gestiunea erorilor şi a celulelor goale

În caseta Pivot Table Options există două opţiuni care îţi permit să controlezi ce va afişa
Excel în celulele în care nu apar datele aşteptate. Opţiunea For Error Values, Show_
207
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

(Pentru valori de eroare, se afişează_) îţi permite să înlocuieşti valorile eronate cu un


caracter sau un loc gol; opţiunea For Empty Cells, Show_ (Pentru celule goale, se
afişează_) îţi permite să stabileşti un caracter sau un spaţiu pentru celulele goale. De
exemplu, dacă ai un raport care conţine un mesaj #ERR, vei găsi că este util să atragi
atenţia asupra erorilor introducând cuvintele nume lipsă în caseta corespunzătoare
opţiunii For Error Values, Show_. Această configuraţie va duce la afişarea respectivelor
cuvinte în orice celulă ce conţine o eroare. În plus, poţi aplica formatări condiţionate
pentru a folosi şi culori.

Opţiuni referitoare la sursa de date

Secţiunea Data Options (Opţiuni date) din caseta de dialog Pivot Table Options îţi
oferă câteva caracteristici utile. Lista de mai jos descrie aceste opţiuni:
Save Data With Table Layout (Salvare date şi aspect tabel) – salvează o copie a
datelor provenite dintr-o sursă externă de date. Este selectată în mod prestabilit.
Deselectarea ei reduce dimensiunea registrului de calcul, dar te obligă să
actualizezi manual tabelul pivot atunci când deschizi registrul – cu excepţia cazului
când este activată opţiunea Refresh on Open (Reîmprospătare la deschidere).
Dacă această opţiune este dezactivată nu poţi lucra cu tabele pivot până nu le
reactualizezi.
Enable Drilldown (Activare selecţie dinm listă) – prezintă detalii când execuţi
dublu click pe un câmp; selectată în mod prestabilit.
Refresh on Open (Reîmprospătare la deschidere) – actualizează tabelul pivot la
deschiderea registrului de calcul. Nu este selectată în mod prestabilit.
Refresh Every _ Minutes (Reîmprospătare la fiecare _ minute) permite
actualizarea automată după intervalul de minute stabilit. Nu este selectată în mod
prestabilit. Această opţiune este disponibilă doar pentru tabelele pivot bazate pe
surse externe de date.
Save Password (Salvare parolă) – salvează parola asociată sursei externe de date
din care provine informaţia. Nu este selectată în mod prestabilit; activarea ei poate
compromite securitatea bazei de date.
Background Query (Interogare în fundal) – rulează interogarea în fundal,
permiţând utilizatorului sa continue lucrul. Nu este selectată în mod prestabilit.
Optimiza Memory (Optimizare memorie) – optimizează şi gestionează memoria
când se folosesc tabele pivot; reduce performanţele. Nu este selectată în mod
prestabilit.

208
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

CREAREA DIAGRAMELOR PIVOT

Atunci când creezi o diagramă pivot, Excel creează în interiorul registrului de calcul o
foaie de diagramă şi o foaie pentru tabelul pivot. Deoarece informaţia din diagramă
trebuie să provină dintr-un tabel Excel crează automat tabelul.
Atunci când doreşti să creezi o diagramă pivot trebuie să parcurgi paşii:
1. Selectează tabelul pivot pentru care doreşti să creezi diagrama.

2. Din bara Pivot Table apasă butonul Chart Wizard.


3. Diagrama este creată automat pe o altă foaie de calcul.

4. Dacă doreşti să modifici tipul de diagramă execuţi click dreapta pe diagramă şi


alegi un alt tip.

209
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Diagramele pivot pot fi formatate pe foi de calcul separate pentru reprezentarea şi


afişarea datelor în format de diagramă şi pot fi combinate cu datele din alte foi de calcul,
transformându-se într-un instrument flexibil şi foarte puternic.

MODIFICAREA TABELELOR ŞI A DIAGRAMELOR PIVOT

După ce ai creat un tabel sau o diagramă pivot le poţi modifica aspectul trăgând şi
plasând câmpuri sau utilizând opţiunile din meniurile barei Pivot Table.

Utilizarea barei de instrumente Pivot Table

Bara de instrumente Pivot Table îţi permite să creezi macheta unui tabel pivot prin
tragerea câmpurilor din bara de instrumente în zonele din tabelul pivot.

Buton Nume Descriere


Meniu derulant cu opţiuni pentru îmbunătăţirea
PivotTable
suplimentară a tabelelor şi diagramelor pivot,
Format Report Deschide caseta de dialogt AutoFormat pe care o
(Formatare raport) utilizezi la formatarea tabelelor pivot.
Chart Wizard Deschide caseta de dialogt Chart Wizard pe care o
(Expert diagramă) utilizezi la formatarea diagramelor pivot.
PivotTable Wizard Activează aplicaţiile PivotTable Wizard şi PivotChart
(Expert PivotTable) Wizard.

210
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Hide Detail Ascunde detaliile unui domeniu grupat dintr-un table


(Ascundere detaliu) pivot.
Show Detail Afişează detaliile din spatele domeniilor grupate dintr-un
(Afişare detaliu) table pivot.
Refresh Data
Reîmprospătează datele din tabelul pivot selectat.
(Reîmprospătare date)
Field Settings Permite ajustarea rezumatului datelor din câmpul
(Setări pentru câmp) selectat.
Hide Fields/Display Fields Ascunde sau afişează butoanele de câmp din bara de
(Ascundere/Afişare instrumente sau structurile şi etichetele din macheta
câmpuri) tabelului pivot.

Tragerea câmpurilor într-o diagramă pivot

Diagramele pivot îţi oferă forţa tabelelor pivot şi a diagramelor combinată într-o singură
suprafaţă interactivă. Poţi selecta şi trage câmpurile în noi poziţii pe diagramă iar
programul Excel va pivota diagrama pentru a corespunde cu noua amplasare a câmpului.

câmp mutat

211
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Eliminarea datelor din câmpuri

Executarea unui click pe butonul cu săgeată de pe un câmp dintr-o diagramă sau un tabel
pivot afişează o listă derulantă din care poţi selecta sau deselecta obiecte. Informaţia va fi
eliminată din sau adăugată la tabelul sau diagrama pivot.

212
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

obiecte rămase selectate

213
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Afişarea şi ascunderea liniilor

Poţi afişa detaliile din spatele unui câmp executând dublu click pe datele din acesta. Daca

există informaţie de nivel inferior în spatele câmpului, butonul Show Detail din bara
de instrumente PivotTable este activat. Selectează categoria pentru care vrei să afişezi
detalii. Excel va activa selecţiile din listă (pentru a afişa detaliile ce compun valoarea
totală).

După ce ai afişat detaliile, execută un nou dublu click pe acelaşi câmp pentru a ascunde
detaliile şi un alt dublu click pentru a le afişa din nou (fără a mai fi afişată caseta de
dialog).

Gruparea nivelurilor unui tabel pivot

Poţi gestiona informaţia dintr-un tabel pivot – similar unei liste – prin g r u p a re
(Group&Outline) ca să rulezi diferite niveluri ale tabelului pivot pentru diferite rapoarte
şi moduri de afişare. Această strategie este utilă dacă ai cantităţi de materiale grupate, de
exemplu, pe săptămână şi apoi pe lună. Poţi restrânge sau extinde grupurile la fel ca la
listele dintr-o foaie de calcul.

214
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Efectuarea calculelor într-un tabel pivot

Poţi efectua calcule cu unul sau mai multe câmpuri dintr-un tabel pivot. Execută click pe
butonul Pivot Table din bara de instrumente PivotTable, apoi din meniul derulant alege
Formulas, Calculated Fields (Câmp calculat).

În figura următoare se observă rezultatele din noul câmp calculat în tabelul pivot.

Calcule efectuate
în câmp

Prin adăugarea unui câmp calculat în tabelul pivot, Excel îl transformă în parte
componentă a tabelului. De fiecare dată când datele sunt reîmprospătate se actualizează
automat şi calculele.

215
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Notă: Aceste calcule le poţi crea şi în foaia de calcul, după care trebuie să faci referire
la ele în celulele din tabelul pivot. Este suficient să ceezi o funcţie simplă care referă
coloana şi linia câmpului. Aceste calcule nu pot apărea în afara acestuia.

Activarea selecţiilor într-un câmp 3D al tabelelor pivot.

În tabelul pivot următor toată informaţia este restrânsă la nivelul superior, fără a se utiliza
grupuri sau linii ascunse. Aceasta reprezintă elementul 3D al tabelelor pivot. Pentru a
activa sau dezactiva selecţii, alege un câmp ce posedă un subset şi execută dublu click pe
câmpul produsului.

Notă: În situaţia în care nu poţi activa selecţiile cu dublu click trebuie să selectezi
opţiunile Enable Drilldown (Activarea selecţiei din listă) din secţiunea Data Options
(Opţiuni date) a casetei de dialog Pivot Table Options.

Tragerea unui câmp pentru afişarea pe pagină

Capacitatea de tragere a câmpurilor în tabelele pivot îţi permite să preiei câmpurile şi să


le plasezi în afara tabelului obţinând astfel ceea ce se numeşte o afişare pe pagină.
Selectează câmpul din tabelul pivot şi trage-l deasupra tabelului – apare bara de inserţie.
Plasează câmpul şi acesta devine o listă derulantă pentru gestionarea informaţiei.

216
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Rezultatul este următorul:

Crearea unui rezumat rapid

Dacă doreşti să obţii un rezumat rapid al unui set de date, execută dublu click pe totalul
general iar Excel crează un extras independent pe o foaie separată.

rezultatul executării unui dublu clic


pe total Petrochimie trimestrul I

LUCRUL CU DATE CALENDARISTICE ÎN TABELE PIVOT

Este posibil ca, uneori, să ai informaţii ce provin din liste care conţin date calendaristice.
Pentru a le transpune într-un tabel pivot uşor de înţeles, va trebui să parcurgi câţiva paşi
simpli şi vei obţine un rezumat eficient al informaţiei

217
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

La lucrul cu date calendaristice este uşor să vezi informaţia de la stânga la dreapta în loc
de sus în jos. Pentru aceasta asigură-te că ai stabilit valoarea parametrui Page Layout din
caseta de dialog Pivot Table Options la opţiunea Over, Then Down.

Pentru a grupa datele la un loc, selectează primul câmp de date calendaristice din tabelul
pivot şi alege Data\Group&Outline\Group. Va apărea caseta de dialog Grouping
care îţi permite să stabileşti parametrii datelor calendaristice ce vor fi grupate.

218
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Excel îţi permite să creezi tabele pivot pe baza mai multor domenii de centralizare dacă
selectezi controlul pentru zone multiple de centralizare din pasul 1 al aplicaţiei Pivot
Table Wizard. De exemplu, dacă ai vânzările de produse pe două companii sau două
departamente, poţi stabili foi de calcul sau baze de date separate pentru liste, pe care apoi
să le combini într-un singur tabel pivot centralizator. Pentru aceasta în primul pas al
aplicaţiei Pivot Table Wizard trebuie să selectezi opţiunea Multiple consolidation
ranges.

În pasul 2b din 3 trebuie să specifici domeniile de date.

Trage indicatorul peste domeniul de date şi apasă butonul Add pentru a-l adăuga la
secţiunea All ranges. Dacă domeniile centralizate provin din mai multe fişiere poţi folosi
butonul Browse pentru a selecta fişierele închise.

219
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

Notă: Este mai bine să deschizi fişierele din care preiei date înainte de a apela aplicaţia
Pivot Table Wizard.

SALVAREA ŞI EDITAREA TABELELOR PIVOT ÎN FORMAT H T M L

Pentru a salva un tabel pivot ca pagină Web trebuie să parcurgi paşii:


1. Execută secvenţa File\Save as Web Page.
2. Precizează dacă salvezi întregul registru sau doar foaia de calcul selectată.

Dacă ai ales Selection: Sheet se activează opţiunea Add Interactivity (Adăugare


interactivitate). Selectează această opţiune şi apasă butonul Publish (Publicare).
3. În caseta de dialog Publish as Web Page selectează foaia din lista Choose
(Alegere). Apoi selectează întreaga foaie sau doar regiunea tabelului pivot.

220
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

4. Opţiunea Add Interactivity With (Se adaugă interacţiune cu) îţi permite să
creezi o funcţionare similară foilor de calcul sau o funcţionare similară
tabelelor pivot (care îţi permit să muţi câmpuri). Selectează opţiunea Pivot
Table Functionality (Funcţionalitate tip Pivot Table).
5. Stabileşte un nume de fişer pentru pagina Web şi execută click pe Publish.
6. Selectează şi deschide documentul HTML din dosarul în care a fost salvat.
Poţi deselecta obiectele de câmp din lista derulantă a câmpului, la fel ca într-un
tabel pivot normal. De asemenea, poţi să extinzi şi să restrângi câmpurile, să
tragi şi să plasezi câmpurile să adaugi şi să elimini câmpurile.

Utilizarea casetei Property Toolbox şi a listei de câmpuri

Atunci când lucrezi cu tabele pivot în Internet Explorer îţi stau la dispoziţie două
instrumente speciale. Pivot Table Property Toolbox din bara de instrumente Pivot
Table îţi oferă mai multă flexibilitate în manipularea şi controlul datelor în timp ce te afli
într-un site internet sau într-un intranet. Conţinutul casetei Pivot Table Property Toolbox
variază în functie de selecţia curentă la executarea unui click pe buton.

221
CREAREA AUTOMATĂ A SUBTOTALURILOR

De aici, poţi să modifici textul, să afişezi şi să ascunzi bara de titlu sau de instrumente, să
extinzi şi să restrângi indicatorii şi zonele de plasare, etc. Cea mai utilă opţiune aici este
posibilitatea de a schimba lista de câmpuri.

Executând click pe butonul Field List din


bara de instrumente PivotTable poţi afişa Pivot
Table Field List care îţi permite să adaugi date
într-un tabel pivot, dintr-un document sursă.

222
Formatele şi adăugirile la tabelul pivot Web sunt interactive doar atâta timp cât acesta
este deschis – modificările în documente pot fi salvate doar în format HTML. Cu toate
acestea capacitatea de a schimba, muta, formata şi tipări date în timp de tabelul pivot este
afişat în Web rămâne o caracteristică puternică. Cea mai importantă caracteristică dintre
toate este faptul că utilizatorul nu trebuie să aibă Excel pentru a beneficia de aceste
instrumente de manipulare.

REZUMATUL LECŢIEI 5

În această lecţie ai acumulat cunoştinţe despre:


Cum să creezi şi să lucrezi cu domenii denumite
Cum să foloseşti macrocomenzi.
Cum să creezi şi să lucrezi cu tabele pivot .
Cum să creezi şi să lucrezi cu diagrame pivot

Întrebări grilă

Bifează variantele de răspuns care consideri că sunt corecte. Întrebările pot avea de la 1
la 3 răspunsuri corecte.

1. Care din următoarele nu sunt adevărate?

Poţi specifica cum trebuie grupate datele într-un tabel pivot selectând câmpul care conţine
informaţii selectând butonul Group din bara de instrumente PivotTable şi specificând cum vrei să
fie sumarizată informaţia (zi, lună, trimestru, an).
Poţi modifica structura unui tabel pivot executând click pe butonul Pivot Table Wizard de pe
bara de instrumente Pivot Table.
Tabelele pivot sunt actualizate automat oricând efectuezi modificări în sursa de date.
Nici unul.
2. Care din următoarele variante nu este adevărată?
Butonul Paste Function de pe bara standard te ajută să selectezi, să introduci şi să editezi
formule.
Numele de domenii pot conţine maxim 255 caractere incluzând spaţii
Poţi crea un nume de domeniu selectând un domeniu de celule şi introducând numele domeniului
în caseta Name în bara de formule.
Poţi să te foloseşti nume de domenii când faci referiri la celulele în formule.
3. Care din următoarele variante nu este adevărată?

Numele de domenii pot înlocui referinţele de celule. Spre exemplu, având referinţa (A1:B10),
poţi face referire la aceasta şi folosind numele ei, Cheltuieli.
Poţi
crea un nume de domeniu selectând celulele şi introducând, apoi, numele dorit în caseta
Name în bara de formule.
Nu poţi utiliza nume de domenii într-o formulă.
REZUMATUL LECŢIEI 5

Poţi folosi etichete de coloane şi rânduri într-o foaie de calcul pentru a referi datele într-o
formulă.

4. De ce este utilă formatarea condiţionată?

Permite identificarea informaţiei care trebuie să îndeplinească anumite condiţii.


Permite crearea formatelor numerice personalizate.
Permite utilizarea unor formate speciale de numere.
Nici unul.

Completaţi

1. Cum poţi înregistra o macrocomandă:

224
REZUMATUL LECŢIEI 5

Exerciţii

Exerciţiul 1
1. Să se creeze următorul tabel:

2. Să se creeze un tabel pivot plecând de la tabelul creat anterior, astfel:


În câmpul Page să apară departamentul
În câmpul Row să apară produsul
În câmpul Column să apară numele personalului
În câmpul Data să apară preţul total.
3. Să se tragă titlul Departament în câmpul Page.
4. Să se aplice tabelului pivot obţinut un format automat Table 4.
În final tabelul pivot obţinut trebuie să arate astfel:

225
REZUMATUL LECŢIEI 5

5. Să se creeze o diagramă plecând de la tabelul pivot rezultat.


6. Să se schimbe tipul de diagrama obţinută cu tipul 3-D Area Chart.
În final diagrama trebuie să arate astfel:

Exerciţiul 2
18. Să se creeze registrul de calcul Cotaţii.xls. Primul sheet se va denumi Introd_Date.
19. Vei înregistra o macrocomandă denumită Up-Date. Aceasta va înregistra cotaţiile
corespunzătoare zilei de ieri în două coloane, le va ascunde şi va proteja sheet-ul, apoi va
zeroriza datele din sheet-ul Introd_Date pentru a putea introduce noile valori ale cotaţiilor. Aşa
va arăta sheet-ul Introd_Date înainte de crearea şi executarea macrocomenzii Up_Date. Datele
pentru cotaţiile minime şi maxime sunt corespunzătoare zilei curente-1.

226
REZUMATUL LECŢIEI 5

COTATII cf PLATT'S 20-Sep-02


valabile pentru 23-Sep-02
1 USD = 31,799
1 DEM = 0
1 EURO = 27,482

Cotatia Cotatia Cotatia


DENUMIRE minima maxima medie
Brent 19.73 19.76 19.75
Greu Iranian 19.03 19.10 19.07
Usor Iranian 19.33 19.40 19.37
Ural 17.53 17.61 17.57
Kirkuk 16.91 16.98 16.95
Azeri Light 19.48 19.48 19.48
Motorina FOB MED 168.50 175.50 172.00
Motorina CIF MED 179.50 186.50 183.00
Mot EN 590 FOB MED 171.50 175.50 173.50
Mot EN 590 CIF MED 182.50 186.50 184.50
Benzina FP FOB MED 175.00 179.00 177.00
Benzina FP CIF MED 184.50 188.50 186.50
Benzina Premium 181.00 185.00 183.00
Benzina Regular 169.50 173.50 171.50
Benzina Nafta 153.50 157.50 155.50
Petrol reactor 170.75 171.75 171.25
Pacura 1% Sulf 111.00 115.00 113.00
Pac 3.5% Sulf FOB 95.00 97.00 96.00
Pac 3.5% Sulf CIF 106.00 108.00 107.00
Pac M 40 110.00 113.00 111.50
MTBE 260.00 265.00 262.50
Butan 219.00 226.00 222.50
Propan 282.00 290.00 286.00

20. Pentru ţiţeiuri vei crea două sheet-uri Ţiţei_B şi Ţitei_MT.


21. Pentru produsele petroliere vei crea sheet-ul Petrol.
22. Denumirile de produse şi ţiţeiuri le vei citi din Sheet-ul Introd_Date.
23. Se va înregistra macrocomanda Up-date. Aceasta va trebui să execute următoarele: Să
deprotejeze fiecare sheet în parte, să copieze valorile corespunzătoare cotaţiilor minime şi
maxime pentru ţiţeiuri şi produse petroliere în sheet-urile corespunzătoare începând din
coloanele J2 şi K2 pe verticală pentru ţiţeiuri şi începând din coloanele K3 respectiv L3, să
ascundă coloanele respective şi să protejeze fiecare sheet în parte.
24. După ce vei executa macrocomanda sheet-ul Introd_Date va arăta astfel:

227
REZUMATUL LECŢIEI 5

COTATII cf PLATT'S 20-Sep-02


valabile pentru 23-Sep-02
1 USD = 0
Buna dimineata ! 1 DEM = 0
1 EURO = 0
Introduceti datele !

Cotatia Cotatia Cotatia


DENUMIRE minima maxima medie
Brent 0.00 0.00 0.00
Greu Iranian 0.00 0.00 0.00
Usor Iranian 0.00 0.00 0.00
Ural 0.00 0.00 0.00
Kirkuk 0.00 0.00 0.00
Azeri Light 0.00 0.00 0.00
Motorina FOB MED 0.00 0.00 0.00
Motorina CIF MED 0.00 0.00 0.00
Mot EN 590 FOB MED 0.00 0.00 0.00
Mot EN 590 CIF MED 0.00 0.00 0.00
Benzina FP FOB MED 0.00 0.00 0.00
Benzina FP CIF MED 0.00 0.00 0.00
Benzina Premium 0.00 0.00 0.00
Benzina Regular 0.00 0.00 0.00
Benzina Nafta 0.00 0.00 0.00
Petrol reactor 0.00 0.00 0.00
Pacura 1% Sulf 0.00 0.00 0.00
Pac 3.5% Sulf FOB 0.00 0.00 0.00
Pac 3.5% Sulf CIF 0.00 0.00 0.00
Pac M 40 0.00 0.00 0.00
MTBE 0.00 0.00 0.00
Butan 0.00 0.00 0.00
Propan 0.00 0.00 0.00

25. În acest program de calcul al cotaţiilor mai intervin următoarele formule


26. În sheet-ul Ţiţei_MT vei introduce formula corespunzătoare cotaţiilor exprimate în $/tonă: Vei
înmulţi valorile cotaţiilor din Introd_Date cu următoarele valori ale densităţilor:
♦Brent – 7.598
♦Greu iranian – 7.352
♦Uşor iranian – 7.232
♦Ural – 7.308
♦Kirkuk – 7.46
♦Azeri – 7.399
27. În câmpul de diferenţă vei introduce formula: cotaţia azi – cotaţia ieri. Cotaţia ieri se află în
coloana ascunsă.
28. Cotaţiile minime şi maxime corespunzătoare zilei curente se vor tasta, iar în câmpurile
corespunzătoare din sheet-uri acestea vor fi aduse din Introd_Date.
29. Pentru a completa exerciţiul vei introduce următoarele date pentru cotaţii:

228
REZUMATUL LECŢIEI 5

COTATII cf PLATT'S 20-Sep-02


valabile pentru 23-Sep-02
1 USD = 31,799
1 DEM = 0
1 EURO = 27,482

Cotatia Cotatia Cotatia


DENUMIRE minima maxima medie
Brent 19.80 19.82 19.81
Greu Iranian 19.02 19.70 19.36
Usor Iranian 19.30 19.38 19.34
Ural 17.60 17.65 17.63
Kirkuk 16.95 16.98 16.97
Azeri Light 19.48 19.48 19.48
Motorina FOB MED 167.85 174.95 171.40
Motorina CIF MED 179.65 186.20 182.93
Mot EN 590 FOB MED 171.30 175.55 173.43
Mot EN 590 CIF MED 182.30 186.65 184.48
Benzina FP FOB MED 175.02 179.20 177.11
Benzina FP CIF MED 184.70 188.60 186.65
Benzina Premium 181.25 185.32 183.29
Benzina Regular 169.80 173.85 171.83
Benzina Nafta 153.60 157.55 155.58
Petrol reactor 170.85 171.65 171.25
Pacura 1% Sulf 113.00 115.10 114.05
Pac 3.5% Sulf FOB 95.50 96.50 96.00
Pac 3.5% Sulf CIF 106.05 108.05 107.05
Pac M 40 110.20 113.50 111.85
MTBE 260.00 265.00 262.50
Butan 219.15 226.05 222.60
Propan 282.50 290.05 286.28

30. La sfârşit asignează un buton pentru macrocomanda creată precum şi o combinaţie de taste
rapide.
Exerciţiul 3
31. Să se creeze un fişier numit Magazin universal.xls care să conţină 7 foi de calcul şi anume:
Magazin, Papetărie, Calculatoare, Îmbrăcăminte, Încălţăminte, Alimente, Bijuterii.
32. Aceste foi de calcul trebuie să aibă următoarea componenţă:
• Magazin Benguiat BK BT de 16

AvantGard Md BT de 10
229
REZUMATUL LECŢIEI 5

• Papetărie

• Calculatoare

230
REZUMATUL LECŢIEI 5

• Îmbrăcăminte

• Încălţăminte

231
REZUMATUL LECŢIEI 5

• Alimente

• Bijuterii

33. Pe fiecare foaie de calcul data se inserează folosind funcţia Now().


34. Pe foaia de calcul Magazin pe coloana Vânzări ziua curentă se vor prelua datele
corespunzătoare fiecărui deparatment de pe foile cu acelaşi nume, din celula B14.
35. Pe foaia de calcul Magazin pe coloana Vânzări cumulat lună se vor prelua datele
corespunzătoare fiecărui deparatment de pe foile cu acelaşi nume, din celula B15.
36. Să se blocheze toate celulele acestei foi de calcul şi să se paroleze foaia de calcul.
37. Să se introducă următoarele date, începând din celula B8, pentru fiecare foaie de calcul în
parte, după cum se specifică:

232
REZUMATUL LECŢIEI 5

Papetărie Calculatoare Îmbrăcăminte

Încălţăminte Alimente Bijuterii

38. Să se creeze o macrocomandă care să ascundă toate foile de calcul exceptând foaia Magazin.
Această macrocomandă să se numească Hide şi să aibă asignată combinaţia de taste
CTRL+SHIFT+H.
39. În foaia de calcul Magazin să se creeze cu ajutorul WordArt un buton cu textul Hide căruia
să i se asigneze macrocomanda Hide.
40. Să se creeze o macrocomandă care să afişeze foile de calcul ascunse, să adune valorile de pe
coloana Vânzări ziua curentă peste valorile din coloana Vânzări cumulat lună, pe toate
foile de calcul, exceptând foaia Magazin. Macrocomanda să se numească Sumă şi să aibă
asignată combinatia de taste CTRL+SHIFT+S.
41. În foaia de calcul Magazin să se creeze cu ajutorul WordArt un buton cu textul Sumă căruia
să i se asigneze macrocomanda Sumă.
42. Să se simuleze o introducere nouă de date pe toate foile de calcul execeptând foaia Magazin,
după care să se apese butonul Sumă şi să se urmărească efectul.
Exerciţiul 4
233
REZUMATUL LECŢIEI 5

.1 Crează tabelul următor din celula A3:


.2
N R. P RET PE N R.
N UME R AION P RODUS P RET
CRT. BUC. BUC.

13 CHIVU PAPETARIE CAIETE 5,000 42

15 CHIVU PAPETARIE CARTI 25,000 99

17 CHIVU PAPETARIE PIX. 30,000 43

8 CONSTANTIN PARFUMERIE DEODORANT 75,000 88

10 CONSTANTIN PARFUMERIE PARFUM 700,000 100

12 CONSTANTIN PARFUMERIE SAPUN 15,000 82

2 IONESCU INCALTAMINTE PANTOFI 10,000 8

4 IONESCU INCALTAMINTE SANDALE 250,000 4

6 IONESCU INCALTAMINTE PAPUCI 80,000 30

14 LEON PAPETARIE CAIETE 6,500 59

16 LEON PAPETARIE CARTI 15,000 5

18 LEON PAPETARIE PIX. 25,000 200

7 MIHAI PARFUMERIE DEODORANT 100,000 47

9 MIHAI PARFUMERIE PARFUM 500,000 90

11 MIHAI PARFUMERIE SAPUN 10,000 56

1 POPESCU INCALTAMINTE PANTOFI 500,000 5

3 POPESCU INCALTAMINTE SANDALE 500,000 1

5 POPESCU INCALTAMINTE PAPUCI 100,000 69

.3 Atribuie următoarele nume domeniilor specificate:


NR_buc pentru domeniul F4:F21
PRET_lei pentru domeniul E4:E21
PRET_TOTAL pentru domeniul G4:G21
.4 Pe coloana Preţ calculează pentru fiecare înregistrare preţul total folosind
în formulă numele de domenii.
.5 În celula G22 calculează preţul total (suma valorilor de pe coloana Preţ)
folosind numele de domeniu creat la punctul anterior.
.6 Pe coloana Preţ pe buc., folosind formatele condiţionate, evidenţiază cu
roşu pe fundal roz valorile cuprinse între 5.000 şi 100.000, cu verde pe
fundal galben valorile cuprinse între 150.000 şi 500.000 şi cu albastru pe
fundal bleu valorile mai mari de 550.000.
.7 În celula A24 crează şi aplică un format numeric personalizat astfel:
• pentru valori pozitive, acestea să fie afişate cu culoarea albastră, în format cu separatori de mii şi
cu două zecimale
• pentru valori negative, acestea să fie afişate cu culoarea roşie, în format cu separatori de mii şi
două zecimale
• pentru valoarea zero să se afişeze mesajul „valoare nulă”

234
REZUMATUL LECŢIEI 5

• pentru date tip text, să apară mesajul „introdu o valoare numerică”


.8 Selectează tabelul creat anterior şi exportă-l în Word ca şi registru de
calcul.
În final tabelul trebuie să apară aşa:
N R. P RET PE N R.
N UME R AION P RODUS P RET
CRT. BUC. BUC.

13 CHIVU PAPETARIE CAIETE 5,000 42 210,000

15 CHIVU PAPETARIE CARTI 25,000 99 2,475,000

17 CHIVU PAPETARIE PIX. 30,000 43 1,290,000

8 CONSTANTIN PARFUMERIE DEODORANT 75,000 88 6,600,000

10 CONSTANTIN PARFUMERIE PARFUM 700,000 100 70,000,000

12 CONSTANTIN PARFUMERIE SAPUN 15,000 82 1,230,000

2 IONESCU INCALTAMINTE PANTOFI 10,000 8 80,000

4 IONESCU INCALTAMINTE SANDALE 250,000 4 1,000,000

6 IONESCU INCALTAMINTE PAPUCI 80,000 30 2,400,000

14 LEON PAPETARIE CAIETE 6,500 59 383,500

16 LEON PAPETARIE CARTI 15,000 5 75,000

18 LEON PAPETARIE PIX. 25,000 200 5,000,000

7 MIHAI PARFUMERIE DEODORANT 100,000 47 4,700,000

9 MIHAI PARFUMERIE PARFUM 500,000 90 45,000,000

11 MIHAI PARFUMERIE SAPUN 10,000 56 560,000

1 POPESCU INCALTAMINTE PANTOFI 500,000 5 2,500,000

3 POPESCU INCALTAMINTE SANDALE 500,000 1 500,000

5 POPESCU INCALTAMINTE PAPUCI 100,000 69 6,900,000

150,903,500

Introdu o valoare numerica: ggg

235