PARTEA IV

AUDITUL INTERN AL INSTITUIILOR PUBLICE

443

CAPITOLUL I REGLEMENTAREA I COORDONAREA AUDITULUI INTERN N SECTORUL PUBLIC DIN ROMNIA

1.1. CADRUL LEGISLATIV

Prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern1 i Ordonana Guvernului nr. 37/2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind auditul intern2 a fost reglementat auditul intern la entitile publice, cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice i administrarea patrimoniului public, ca activitate funcional independent i obiectiv. Legea include urmtoarele categorii de entiti publice: autoritatea public, instituia public, regia autonom, compania/societatea naional, societatea comercial la care statul sau o unitate administrativ-teritorial este acionar majoritar i care are personalitate juridic. Auditul intern al entitilor economice din domeniul privat este reglementat prin Legea nr. 133/20023, pentru aprobarea OUG nr. 75/1999, republicat4, privind activitatea de audit financiar.

1 2

Monitorul Oficial nr. 953 din 24 decembrie 2002. Monitorul Oficial nr. 91 din 31 ianuarie 2004.

Monitorul Oficial nr. 383 din 3 iunie 2003.

444

1.1.1. ORGANIZAREA AUDITULUI INTERN

n Romnia, n sectorul public, auditul intern, din punct de vedere structural, este organizat astfel: (1). Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI); (2). Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI); (3). compartimentele de audit public intern din entitile

publice.

(1). Comitetul pentru Audit Public Intern (CAPI) funcioneaz pe lng Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) i este un organism cu caracter consultativ, avnd rolul a aciona n vederea definirii strategiei i a mbuntirii activitii de audit intern, n sectorul public. CAPI a fost constituit din 11 membri, n urma unui proces de selecie pe baza Ordinului ministrului finanelor publice5, avnd urmtoarea structur: preedintele Romnia; profesori universitari cu specialitate n domeniul auditului intern - 2 persoane; specialiti cu nalt calificare n domeniul auditului Camerei Auditorilor Financiari din

Monitorul Oficial nr. 598 din 22 august 2003. OMFP nr. 939/25.07.2003 pentru aprobarea Listei membrilor Comitetului pentru Audit Public Intern - CAPI, Monitorul Oficial nr. 542 din 29.07.2003.

445

intern - 3 persoane; directorul general al UCAAPI; experi din alte domenii de activitate, respectiv contabilitate public, juridic, sisteme informatice - 4 persoane.

Membrii CAPI, cu excepia directorului general al UCAAPI, nu pot face parte din structurile Ministerului Finanelor Publice. CAPI este condus de un preedinte ales cu majoritate simpl de voturi dintre membrii comitetului, pentru o perioad de trei ani i care convoac ntlnirile CAPI. La prima edin, CAPI a aprobat Regulamentul de organizare i funcionare a CAPI6, prezentat n Anexa nr. 1 Regulamentul de organizare i funcionare a CAPI. Secretariatul tehnic al CAPI va fi asigurat de UCAAPI. Membrii CAPI vor primi o indemnizaie de edin egal cu 20% din nivelul echivalent salariului brut al secretarilor de stat, indemnizaie care se suport din bugetul statului, prin bugetul Ministerului Finanelor Publice. Atribuiile principale ale CAPI pentru realizarea obiectivelor prestabilite sunt urmtoarele: dezbate planurile strategice de dezvoltare n domeniul
6

HOTARAREA nr. 1 a CAPI din 27.08.2003 privind aprobarea Regulamentului de organizare i funcionare a Comitetului pentru Audit Public Intern.

446

auditului public intern i emite o opinie asupra direciilor de dezvoltare a acestuia; dezbate i emite o opinie asupra actului normativ elaborat de UCAAPI n domeniul auditului public intern; dezbate i avizeaz raportul anual privind activitatea de audit public intern i l prezint Guvernului; avizeaz planul misiunilor de audit public intern de interes naional cu implicaii multisectoriale; dezbate i emite o opinie asupra rapoartelor de audit public intern de interes naional cu implicaii

multisectoriale; analizeaz importana recomandrilor formulate de auditorii interni n cazul divergenelor de opinii dintre conductorul entitii publice i auditorii interni, emind o opinie asupra consecinelor neimplementrii recomandrilor formulate de acetia; analizeaz acordurile de cooperare ntre auditul intern i cel extern referitor la definirea conceptelor i la utilizarea standardelor n domeniu, schimbul de

rezultate din activitatea propriu-zis de audit, precum i pregtirea profesional comun a auditorilor; avizeaz numirea i revocarea directorului general al UCAAPI.

447

(2). Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern (UCAAPI) s-a nfiinat n cadrul Ministerului Finanelor Publice, n subordinea direct a ministrului i este structurat pe departamente de specialitate, aa cum rezult din Anexa nr. 2 Organizarea UCAAPI. UCAAPI este condus de un director general, numit de ministrul finanelor publice, cu avizul CAPI. Directorul general este funcionar public i trebuie s aib o nalt calificare profesional n domeniul financiar-contabil i/sau al auditului, o competen profesional corespunztoare i s ndeplineasc cerinele Codului privind conduita etic a auditorului intern. Atribuiile principale ale UCAAPI sunt urmtoarele: elaboreaz, conduce i aplic o strategie unitar n domeniul auditului public intern i monitorizeaz la nivel naional aceast activitate; dezvolt cadrul normativ n domeniul auditului public intern; dezvolt i implementeaz proceduri i metodologii uniforme, bazate pe standardele internaionale, inclusiv manualele de audit intern; dezvolt metodologiile n domeniul riscului managerial; elaboreaz Codul privind conduita etic a auditorului

448

intern; avizeaz normele metodologice specifice diferitelor sectoare de activitate n domeniul auditului public intern; dezvolt sistemul de raportare a rezultatelor activitii de audit public intern i elaboreaz raportul anual, precum i sinteze, pe baza rapoartelor primite; efectueaz misiuni de audit public intern de interes naional cu implicaii multisectoriale; verific respectarea normelor, instruciunilor, precum i a Codului privind conduita etic a auditorului intern de ctre compartimentele de audit public intern i poate iniia msurile corective necesare, n cooperare cu conductorul entitii publice n cauz; coordoneaz sistemul de recrutare i de pregtire profesional n domeniul auditului public intern; avizeaz numirea/destituirea efilor compartimentelor de audit public intern din entitile publice; coopereaz cu Curtea de Conturi i cu alte instituii i autoriti publice din Romnia; coopereaz cu autoritile i organizaiile de control financiar public din alte state, inclusiv din Comisia European.

449

Pe baza acestor atribuii UCAAPI i-a elaborat ROF, prezentat n Anexa nr. 3 - Regulamentul de organizare i funcionare al UCAAPI.

(3). Compartimentul de audit public intern se organizeaz astfel: conductorul instituiei publice sau, n cazul altor entiti publice, organul de conducere colectiv are obligaia instituirii cadrului organizatoric i funcional necesar desfurrii activitii de audit public intern; la instituiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entiti publice, auditul public intern se

limiteaz la auditul de regularitate i se efectueaz de ctre compartimentele de audit public intern ale Ministerului Finanelor Publice; conductorul entitii publice subordonate, respectiv aflate n coordonarea sau sub autoritatea altei entiti publice, stabilete i menine un compartiment funcional de audit public intern, cu acordul entitii publice superioare; dac acest acord nu se d, auditul entitii respective se efectueaz de ctre

compartimentul de audit public intern al entitii publice care a decis aceasta.

Compartimentul de audit public intern se constituie n

450

subordinea direct a conducerii entitii publice i, prin atribuiile sale, nu trebuie s fie implicat n elaborarea procedurilor de control intern i n desfurarea activitilor supuse auditului public intern. Conductorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de ctre conductorul entitii publice, cu avizul UCAAPI; pentru entitile publice subordonate, respectiv aflate n coordonarea sau sub autoritatea altei entiti publice, numirea/destituirea se face cu avizul entitii publice superioare. Conductorul compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea i desfurarea activitilor de audit. Funcia de auditor intern este incompatibil cu exercitarea acestei funcii ca activitate profesional orientat spre profit sau recompens. Atribuiile compartimentelor de audit public intern sunt: elaboreaz norme metodologice specifice entitii

publice n care i desfoar activitatea, cu avizul UCAAPI, iar n cazul entitilor publice subordonate, respectiv aflate n coordonare sau sub autoritatea altei entiti publice, cu avizul acesteia; elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern; efectueaz activiti de audit public intern pentru a

451

evalua dac sistemele de management financiar i control ale entitii publice sunt transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate,

economicitate, eficien i eficacitate; informeaz UCAAPI despre recomandrile nensuite de ctre conductorul entitii publice auditate, precum i despre consecinele acestora; raporteaz periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitile sale de audit; elaboreaz raportul anual al activitii de audit public intern; n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile prejudicii, raporteaz imediat conductorului entitii publice i structurii de control intern abilitate; verific respectarea normelor, instruciunilor, precum i a Codului privind conduita etic n cadrul

compartimentelor de audit intern din entitile publice subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate, i poate iniia msurile corective necesare, n cooperare cu conductorul entitii publice n cauz.

1.1.2. OBIECTIVELE SI SFERA DE ACTIVITATE

Obiectivele auditului intern pentru sectorul public, stabilite prin lege, sunt urmtoarele: a. asigurarea obiectiv i consilierea, destinate s

452

mbunteasc sistemele i activitile entitii publice; b. sprijinirea ndeplinirii obiectivelor entitii publice printr-o abordare sistematic i metodic, prin care se evalueaz i se mbuntete eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor administrrii.

Sfera auditului intern n sectorul public cuprinde: a. activitile financiare sau cu implicaii financiare desfurate de entitatea public din momentul

constituirii angajamentelor pn la utilizarea fondurilor de ctre beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asisten extern; b. constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea i stabilirea titlurilor de crean, precum i a facilitilor acordate la ncasarea acestora; c. administrarea patrimoniului public, precum i

vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat/public al statului ori al unitilor administrativ-teritoriale; d. sistemele de management financiar i control, inclusiv contabilitatea i sistemele informatice aferente.

Obiectivele specifice ale auditului intern pentru entitile

453

economice din sectorul public vor avea la baz un cadru comun elaborat de Ministerul Finanelor Publice i Camera Auditorilor Financiari din Romnia.

1.1.3. TIPURILE DE AUDIT INTERN

n ara noastr legea prevede urmtoarele tipuri de audit: audit de sistem, audit de performan, audit de conformitate. Tipurile de audit sunt prezentate astfel: a. auditul de sistem, care reprezint o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere i control intern, cu scopul de a stabili dac acestea funcioneaz economic, eficace i eficient, pentru identificarea deficienelor i formularea de recomandri pentru corectarea acestora; b. auditul performanei, care examineaz dac criteriile stabilite sarcinilor pentru entitii implementarea publice sunt obiectivelor corecte i

pentru

evaluarea rezultatelor i apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele; c. auditul de regularitate, care reprezint examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe seama

fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii ansamblului principiilor, regulilor

454

procedurale i metodologice, conform normelor legale.

1.1.4. DESFURAREA AUDITULUI INTERN

Auditul intern la entitile publice se efectueaz de ctre compartimentul de audit public intern, care evalueaz dac sistemele de management i de control intern sunt transparente i conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i economicitate. Auditul intern se exercit asupra tuturor activitilor desfurate ntr-o entitate public, inclusiv asupra activitilor entitilor subordonate, n coordonare sau sub autoritate, cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice, precum i la administrarea patrimoniului public, care se deruleaz n conformitate cu o metodologie specific auditului intern, aa cum rezult n figura 4.1 Derularea misiunilor de asigurare. Compartimentul de audit public intern auditeaz, cel puin o dat la 3 ani, fr a se limita la acestea, urmtoarele: a. angajamentele bugetare i legale din care deriv direct sau indirect obligaii de plat, inclusiv din fondurile comunitare; b. plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv din fondurile comunitare; c. vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unitilor

455

administrativ-teritoriale; d. concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul public al statului ori al unitilor administrativteritoriale; e. constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare i stabilire a titlurilor de crean, precum i a facilitilor acordate la ncasarea acestora; f. alocarea creditelor bugetare; g. sistemul contabil i fiabilitatea acestuia; h. sistemul de luare a deciziilor; i. sistemele de conducere i control, precum i riscurile asociate unor astfel de sisteme; j. sistemele informatice. n continuare, prezentm schema de derulare a misiunilor de audit intern:

456

Figura 4.1. Derularea misiunilor de asigurare

457

Proiectul planului de audit public intern se elaboreaz de ctre compartimentul de audit public intern, pe baza evalurii riscului asociat diferitelor structuri, activiti, programe/proiecte sau operaiuni, precum i prin preluarea sugestiilor conductorului entitii publice, prin consultare cu entitile publice ierarhic superioare, innd seama de recomandrile Curii de Conturi. Conductorul entitii publice aprob anual proiectul planului de audit public intern. Auditorul intern desfoar audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepional, necuprinse n planul anual de audit public intern. n realizarea misiunilor de audit, auditorii interni i desfoar activitatea pe baz de ordin de serviciu, emis de eful compartimentului de audit public intern, care prevede n mod explicit scopul, obiectivele, tipul i durata auditului public intern, precum i nominalizarea echipei de auditare. Misiunile de audit intern sunt de mai multe tipuri n funcie de domeniile auditabile abordate, astfel: asigurarea conformitii procedurilor i a operaiunilor cu normele, regulamentele i legile misiuni privind auditul de regularitate; evaluarea de profunzime a sistemelor de conducere i de control intern n scopul nlturrii eventualelor nereguli i deficiene din cadrul entitii publice

458

misiuni privind auditul de sistem ; examinarea impactului efectiv al atingerii obiectivelor i calitii dorite stabilite de entitatea public n condiiile utilizrii criteriilor de economicitate, eficien i

economicitate misiuni privind auditul performanei.

Obiectivele misiunii sunt elaborate de auditorii interni n funcie de tipul misiunii de audit, n vederea structurrii logice a derulrii misiunii, dar i pentru standardizarea activitii de raportare i de urmrire a implementrii recomandrilor auditorilor interni. Compartimentul de audit public intern notific structura care va fi auditat, cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit, si aceasta va cuprinde scopul, principalele obiective i durata misiunii de audit. Compartimentul de audit public intern notific, de

asemenea, tematica n detaliu, programul comun de cooperare, precum i perioadele n care se realizeaz interveniile la faa locului, conform normelor metodologice. Auditorii interni au acces la toate datele i informaiile, inclusiv la cele existente n format electronic, pe care le consider relevante pentru scopul i obiectivele precizate n ordinul de serviciu. Personalul de conducere i de execuie din structura auditat are obligaia s ofere documentele i informaiile solicitate, n termenele

459

stabilite, precum i tot sprijinul necesar desfurrii n bune condiii a auditului public intern. Auditorii interni pot solicita date, informaii, precum i copii ale documentelor, certificate pentru conformitate, de la

persoanele fizice i juridice aflate n legtur cu structura auditat, iar acestea au obligaia de a le pune la dispoziie la data solicitat. Totodat auditorii interni pot efectua la aceste persoane fizice i juridice orice fel de reverificri financiare i contabile legate de activitile de control intern la care acestea au fost supuse, care vor fi utilizate pentru constatarea legalitii i a regularitii activitii respective. Reprezentanilor autorizai ai Comisiei Europene i ai Curii de Conturi Europene li se asigur drepturi similare celor prevzute pentru auditorii interni, cu scopul protejrii intereselor financiare ale Uniunii Europene. Acetia trebuie s fie

mputernicii n acest sens printr-o autorizaie scris, care s le ateste identitatea i poziia, precum i printr-un document care s indice obiectul i scopul controlului sau al inspeciei la faa locului. Ori de cte ori n efectuarea auditului intern sunt necesare cunotine de strict specialitate, conductorul

compartimentului de audit public intern poate decide asupra oportunitii contractrii de servicii de expertiz/consultan din afara entitii publice.

460

Auditorii interni elaboreaz un proiect

raportului de audit

intern la sfritul fiecrei misiuni de audit intern, care va reflect cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i

recomandrile i va fi nsoit de documente justificative. Proiectul raportului de audit intern se nainteaz la structura auditat, care n maximum 15 zile de la primirea raportului, transmite punctele sale de vedere spre analiza auditorilor interni. Compartimentul de audit public intern, n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditat, n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile n vederea acceptrii recomandrilor formulate. eful compartimentului de audit public intern transmite raportul de audit intern finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii, conductorului entitii publice care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. La instituia public mic, raportul de audit intern este transmis spre avizare conductorului acesteia. Dup avizare, recomandrile cuprinse n raportul de audit intern vor fi comunicate structurii auditate. Structura auditat informeaz compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandrilor i ntocmete un calendar al implementrii. eful compartimentului de audit public intern informeaz UCAAPI sau organul ierarhic superior, dup caz, despre recomandrile care nu au fost avizate

461

i care trebuie s fie nsoite de documentaia de susinere. Compartimentul de audit public intern verific i

raporteaz UCAAPI sau organului ierarhic superior, dup caz, asupra progreselor nregistrate n implementarea

recomandrilor.

1.1.5. STATUTUL, NUMIREA, OBLIGAIILE I INTERDICIILE AUDITORILOR INTERNI

Auditorii interni care sunt funcionari publici au drepturile, obligaiile i incompatibilitile prevzute de Statutul

funcionarilor publici. Numirea sau revocarea auditorilor interni se face de ctre conductorul entitii publice, respectiv de ctre organul colectiv de conducere, cu avizul conductorului compartimentului de audit public intern. Auditorii interni au un nivel de salarizare corespunztor ierarhiei acestei funcii n cadrul sistemului de salarizare a funcionarilor publici i totodat beneficiaz de un spor pentru complexitatea muncii de 25%, aplicat la salariul de baz brut lunar. Pentru auditorii interni care nu sunt funcionari publici selectarea, stabilirea drepturilor i obligaiilor se fac n

concordan cu regulamentele proprii de funcionare a entitii

462

publice, precum i cu prevederile prezentei legi. Auditorii interni trebuie s i ndeplineasc atribuiile n mod obiectiv i independent, cu profesionalism i integritate, conform prevederilor prezentei legi i potrivit normelor i procedurilor specifice activitii de audit public intern. Pentru aciunile lor, ntreprinse cu bun-credin n

exerciiul atribuiilor i n limita acestora, auditorii interni nu pot fi sancionai sau trecui n alt funcie. Auditorii interni nu vor divulga nici un fel de date, fapte sau situaii pe care le-au constatat n cursul ori n legtur cu ndeplinirea misiunilor de audit public intern. Auditorii interni sunt responsabili de protecia documentelor referitoare la auditul public intern desfurat la o entitate public. Rspunderea pentru msurile luate n urma analizrii

recomandrilor prezentate n rapoartele de audit aparine conducerii entitii publice. Auditorii interni trebuie s respecte prevederile Codului privind conduita etic a auditorului intern. Auditorii interni au obligaia perfecionrii cunotinelor profesionale. n acest sens, eful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entitii publice, va asigura condiiile necesare pregtirii profesionale, perioada destinat n acest scop fiind de minimum 15 zile pe an. Persoanele care sunt soi, rude sau afini pn la gradul al

463

patrulea inclusiv cu conductorul entitii publice nu pot fi auditori interni n cadrul aceleiai entiti publice. Auditorii interni nu pot fi desemnai s efectueze misiuni de audit public intern la o structur/entitate public dac sunt soi, rude sau afini pn la gradul al patrulea, inclusiv cu conductorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiv. Auditorii interni nu trebuie implicai n vreun fel n ndeplinirea activitilor pe care n mod potenial le pot audita i nici n elaborarea i implementarea sistemelor de control intern al entitilor publice. Auditorii interni care au responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European nu trebuie implicai n auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie s li se ncredineze misiuni de audit public intern n sectoarele de activitate n care acetia au deinut funcii sau au fost implicai n alt mod, dect dup trecerea unei perioade de 3 ani. Auditorii interni care se gsesc n una dintre situaiile prevzute anterior au obligaia de a informa de ndat, n scris, conductorul entitii publice i eful structurii de audit public intern.

1.2. CADRUL NORMATIV

464

Cadrul legislativ al auditului intern a fost completat cu cadrul normativ privind organizarea i desfurarea activitii de audit intern structurat pe activitatea de asigurare i pe activitatea de consiliere.
1.2.1. CADRUL ASIGURARE NORMATIV PENTRU ACTIVITATEA DE

Cadrul normativ pentru componenta de asigurare a managementului general cu privire la funcionalitatea sistemului de control intern, din cadrul entitilor publice, cuprinde: OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea auditului public intern,7 care reprezint Manualul de audit intern. Structurile de audit intern din sistemul public, pe baza Normelor metodologice generale, i-au elaborat propriile norme specifice pentru organizarea i funcionarea activitii de audit intern, conform prevederilor legale. Normele metodologice generale sunt structurate pe cinci pri, i anume: Partea I Aplicarea normelor generale de audit public intern; Partea II-a Normele metodologice privind

misiunea de audit public intern; Partea III-a Ghidul procedural; Partea IV-a Carta auditului intern (Anexa 4); Partea V-a Glosar de termeni (Anexa 5).

Monitorul Oficial nr. 130 din 27 februarie 2003.

465

Precizm c Normele generale privind exercitarea auditului public intern pentru activitatea de asigurare sunt dezvoltate i comentate, pe parcursul derulrii misiunilor de audit intern, n capitolul care conine studiul de caz, motiv pentru care acestea nu vor fi prezentate n anex.

OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern,8 care a abrogat OMFP nr. 880/2002 pentru aprobarea Codului privind

conduita etic a auditorului intern (Anexa nr. 6); OMFP nr. 423/2004 pentru modificarea i completarea

Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern9, aprobate prin OMFP nr. 38/2003; OMFP nr. 768/2003 pentru aprobarea delegrii unor atribuii din competena UCAAPI n competena

compartimentelor de audit intern ale DGFP judeene i a Municipiului Bucureti10 (Anexa nr. 7); OMFP nr. 769/2003 pentru aprobarea procedurii de avizare a numirii/destituirii efilor compartimentelor de audit intern din entitile publice11(Anexa nr. 8). Precizm c, n prezent, UCAAPI are preocupri pentru completarea cadrului normativ n vigoare, n baza recomandrilor
Monitorul Oficial nr. 128 din 12 februarie 2004. Monitorul Oficial nr. 245 din 19 martie 2004. 10 Nepublicat n Monitorul Oficial. 11 Ibidem.
9 8

466

realizat de evaluarea extern a Ernst & Young, efectuat la solicitarea Comisiei Europene, nainte de ncheierea procesului de aderare a Romniei la Uniunea European, care se refer la: Norme privind cooperarea pentru asigurarea funciei de audit intern n parteneriat/prin asociere a entitilor publice mici; Norme de atestare a auditorilor interni din sectorul public; Norme pentru constituirea i implementarea comitetelor de audit.
1.2.2. CADRUL CONSILIERE NORMATIV PENTRU ACTIVITATEA DE

Activitatea managementului

de

consiliere al

auditului

intern de

oferit ctre

general

entitii

publice

compartimentul de audit intern sau realizat la solicitarea acestuia este a doua component a activitii de audit intern. Cadrul normativ pentru activitatea de consiliere a auditorilor interni l reprezint OMFP nr. 1702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i exercitarea activitii de consiliere12, care cu proxima ocazie de mbuntire a cadrului normativ vor fi incluse n Normele generale pentru exercitarea auditului intern.
1.2.2.1. Dispoziii generale

Consilierea reprezint activitatea desfurat de auditorii

12

Monitorul Oficial nr. 154 din 17 februarie 2006.

467

interni, menit s aduc plusvaloare i s mbunteasc administrarea entitii publice, gestiunea riscului i controlul intern, fr ca auditorul intern si asume responsabiliti manageriale. Activitile de consiliere se efectueaz potrivit programului anual, alturi de activitile de asigurare, precum i la cererea expres a conducerii entitii publice. Prin prezentele norme se reglementeaz organizarea i exercitarea activitii desfurate de ctre auditorii interni din cadrul entitilor din domeniul public i acestea sunt elaborate n concordan cu standardele de audit acceptate pe plan internaional i cu buna practic din Uniunea European. Activitile de consiliere desfurate de ctre auditorii interni din cadrul compartimentelor de audit intern cuprind urmtoarele tipuri de consiliere: a) consultan, avnd ca scop identificarea obstacolelor care mpiedic desfurarea normal a proceselor, stabilirea cauzelor, determinarea consecinelor, prezentnd totodat soluii pentru eliminarea acestora; b) facilitarea nelegerii, destinat obinerii de informaii suplimentare pentru cunoaterea n profunzime a funcionrii unui sistem, standard, sau a unei prevederi normative, necesare personalului care are ca responsabilitate implementarea acestora; c) formarea i perfecionarea profesional, destinate furnizrii

468

cunotinelor teoretice i practice referitoare la managementul financiar, gestiunea riscurilor i controlul intern, prin organizarea de cursuri i seminarii.

Activitile de consiliere desfurate de auditorii interni se organizeaz sub urmtoarele forme de consiliere: a) misiuni de consiliere formalizate, cuprinse ntr-o seciune distinct a planului anual de audit intern, efectuate prin abordri sistematice i metodice conform unor procesuri prestabilite avnd un caracter formalizat, aa cum se prezint, n continuare, n Normele de consiliere; b) misiuni de consiliere cu caracter informal, realizate prin participarea n cadrul diferitelor comitete permanente sau la proiecte cu durat determinat, la reuniuni punctuale, schimburi curente de informaii, urmnd a se desfura dup procedurile specifice acestora; c) misiuni de consiliere pentru situaii excepionale, realizate prin participarea n cadrul unor echipe constituite n vederea relurii activitilor ca urmare a unei situaii de for major sau altor evenimente excepionale, urmnd a se desfura dup

procedurile specifice acestora. efii compartimentelor de audit intern au obligaia ca n Carta auditului intern s defineasc, pe baza prezentelor norme, modalitile de organizare i de desfurare a activitii de

469

consiliere alturi de activitile de asigurare.

1.2.2.2. Independena, obiectivitatea i contiina profesional

Organizarea i desfurarea misiunilor de consiliere, precum i forma acestora se propun de conductorul compartimentului de audit intern i se aprob de conducerea entitii publice numai n condiiile n care acestea nu genereaz conflicte de interese i nu sunt incompatibile cu ndatoririle auditorilor interni. Auditorii interni trebuie s dea dovad de obiectivitate atunci cnd prezint conducerii entitii publice constatrile, concluziile i propunerile de soluii formulate. Conducerea entitii publice ca fi informat fr ntrziere asupra oricrei situaii care ar putea s afecteze independena sau obiectivitatea auditorilor interni, indiferent dac aceast situaie este anterioar misiunii de consiliere sau dac survine n timpul desfurrii acesteia. n scopul evitrii prejudicierii independenei i obiectivitii auditorilor interni atunci cnd misiunile de asigurare sunt realizate n urma unei misiuni de consiliere, efii

compartimentelor de audit intern vor asigura desemnarea de auditori i supervizori diferii pentru efectuarea misiunilor de asigurare i, respectiv, a misiunilor de consiliere.

470

Pentru

realizarea

misiunilor

consiliere

formalizate,

auditorii interni trebuie s dea dovad de un nalt standard profesional, acionnd n vederea: a. respectrii dispoziiilor Cartei auditului intern i a celorlalte prevederi care guverneaz efectuarea

misiunilor de consiliere; b. realizrii misiunilor de consiliere la termenele prevzute i comunicrii rezultatelor acesteia ctre conducerea entitii publice; c. stabilirii sferei activitilor necesare atingerii

obiectivelor misiunii de consiliere; d. prezentrii n scris a cerinelor generale, a problemelor identificate i a rezultatelor misiunii de consiliere, precum i a elementelor referitoare la modul de organizare i de desfurare a acesteia; e. comunicarea i raportarea rezultatelor misiunii de consiliere.

Asigurarea independenei i obiectivitii auditorilor interni este o problem a managementului general pentru a se asigura de eficacitatea activitii de audit intern, dar este i o problem a auditorilor interni, care trebuie s lupte pentru propria independen, ceea ce le va asigura obiectivitatea cerut de Standardele de audit intern i buna practic recunoscut n domeniu.

471

1.2.2.3. Norme privind desfurarea misiunilor de consiliere

efii

compartimentelor

de

audit

intern

rspund

de

organizarea i desfurarea misiunilor de consiliere i de resursele necesare pentru efectuarea acestor misiuni, astfel nct activitatea auditorilor interni s se deruleze n conformitate cu principiile i regulile prevzute n Codul privind conduita etic a auditorului intern. Desfurarea misiunilor de consiliere formalizate se

realizeaz prin parcurgerea etapelor, procedurilor i elaborarea unor documente specifice, conform schemei din figura 4.2. Derularea misiunilor de consiliere, prezentat n continuare i anume: pregtirea misiunii de consiliere; intervenia la faa locului; raportarea rezultatelor. Schema de derulare a misiunilor de consiliere nu conine i etapa de urmrire a recomandrilor, pe care o conin misiunile de asigurare, aa cum rezult i din schema prezentat n continuare.

A. Pregtirea misiunii de consiliere implic parcurgerea unor proceduri i elaborarea urmtoarelor documente: ordinul de serviciu reprezint dispoziia dat de ctre

472

conductorul compartimentului de audit intern, pe baza seciunii din planul anual de audit intern, destinat misiunilor de consiliere, prin care se asigur repartizarea sarcinilor ce trebuie ndeplinite de auditori n cadrul misiunii; declaraia de imparialitate i pstrare a independenei auditorilor interni selectai pentru realizarea misiunii de consiliere urmrete evitarea desemnrii acelorai auditori interni care efectueaz misiuni de consiliere i care urmeaz, conform planului anual de audit intern, s desfoare misiuni de asigurare n domenii cu implicaii directe n activitatea consiliat; notificarea privind declanarea misiunii de consiliere, n care compartimentul de audit intern ntiineaz entitatea public/structura auditat, cu 15 zile nainte de declanarea misiunii, despre scopul, obiectivele, durata acesteia, precum i interveniile la faa locului al cror program va fi stabilit ulterior, de comun acord. Colectarea i prelucrarea informaiilor cu caracter general despre entitatea asigure: identificarea principalelor elemente ale contextului public/structura/activitatea care trebuie s

instituional n care se desfoar activitatea pentru

473

constituirea consiliabile;

listei

centralizatoare

obiectelor

cunoaterea organizrii entitii publice/structurii, a tehnicilor sale de lucru i a diferitelor niveluri de administrare, conform organigramei entitii;

474

ETAPE

PROCEDURI P01 Iniierea misiunii de consiliere

DOCUMENTE
A01 Ordinul de serviciu A02 Declaraia de imparialitate i pstrare a independenei B01 Notificarea privind declanarea misiunii de consiliere C01 Lista centralizatoare a obiectelor auditabile C02 Tematica n detaliu A03 Programul de consiliere B02 Minuta edinei de deschidere

P11

I. Pregtirea misiunii de

P02 Colectarea i prelucrarea P03 Elaborarea programului misiunii de consiliere P04 edina de deschidere P05 Colectarea dovezilor P06 Analiza problemelor identificate i formularea soluiilor P07 Revizuirea documentelor de P08 edina de nchidere P09 Elaborarea raportului de P10 Comunicarea raportului de

S u p e r

A04 - Teste

v i z

A05 Formularele de lucru

II. Intervenia la faa locului

C03 Nota centralizatoare a documentelor de lucru B03 Minuta edinei de nchidere

a r e

A06 Raportul de consiliere

III. Raportul de

Figura 4.2. - Derularea misiunilor de consiliere

475

 identificarea obiectivelor activitii de consiliere, realizat prin parcurgerea urmtoarelor etape: a. detalierea fiecrei activiti n operaii succesive, descriind procesul de la declanarea activitii pn la nregistrarea rezultatelor acesteia; b. definirea pentru fiecare operaiune a riscurilor aferente cu inciden semnificativ; c. determinarea modalitilor de funcionare al controalelor specifice necesare pentru a limita efectele poteniale ale riscurilor; stabilirea informaiilor i a selecionrii tehnicilor de obinere adecvate necesare pentru atingerea

obiectivelor consilierii. Tematica n detaliu a misiunii de consiliere se obine ca rezultat al analizei documentelor i informaiilor colectate pn n aceast faz i cuprinde obiectele/domeniile selectate pentru a fi avute n vedere n activitatea de consiliere i care vor fi prezentate i discutate n edina de deschidere. Programul misiunii de consiliere cuprinde tematica n detaliu a misiunii de consiliere aciunile concrete de realizat pentru fiecare obiectiv, respectiv cuantificrile, testele i validarea acestora cu materiale probante, precum i termenele de realizare pentru fiecare auditor intern. edina de deschidere a interveniei la faa locului se desfoar

476

la entitatea public/structura auditat, cu participarea auditorilor interni i a reprezentanilor entitii avnd ca scop: prezentarea auditorilor interni, a obiectivelor misiunii de consiliere, prezentarea tematicii n detaliu, acceptarea calendarului ntlnirilor de lucru, asigurarea condiiilor logistice necesare derulrii misiunii de consiliere, stabilirea termenelor de raportare, toate acestea fiind consemnate n minuta edinei de deschidere.

B.

Intervenia

la

faa

locului

const

colectarea

documentelor, analiza i evaluarea acestora, n vederea atingerii obiectivelor misiunii de consiliere i are drept scop cunoaterea activitii/sistemului/procesului auditate i studierea procedurilor aferente, discutarea cu personalul entitii publice/structurii auditate, analiza datelor i informaiilor, evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne existente, precum i realizarea de testri. Principalele tehnici utilizate n misiunea de consiliere sunt simularea, ce permite aprecierea calitativ a procedurilor, observarea fizic, prin care auditorii interni i formeaz o prere despre activitatea analizat, i interviul, sub forma chestionarelor realizate de ctre auditorii interni cu persoanele din cadrul entitii publice n vederea

identificrii eventualelor punct slabe.

477

 Principalele instrumente utilizate n misiunea de consiliere sunt testele i fiele de lucru utilizate pentru prezentarea fundamentat a constatrilor i a rezultatului evalurii fiecrei activiti/operaiuni ierarhizrii analizate, riscurilor permind semnificative

reconsiderarea identificate.

Dosarul de consiliere, prin informaiile coninute, permite stabilirea legturii dintre obiectivele consilierii, intervenia la faa locului i raportul de consiliere. Dosarul conine ntreaga documentaie care st la baza propunerilor de soluii de ctre auditorii interni. Revizuirea se efectueaz de ctre auditorii interni, nainte de ncheierea interveniei la faa locului, pentru a se asigura c ntregul material documentar a fost obinut i a fost sistematizat n mod corespunztor. edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea concluziilor auditorilor interni i a

propunerilor de soluii ce vor face parte din raportul de consiliere. Dezbaterile din cadrul edinei de nchidere se prezint n minuta edinei de nchidere.

C. Raportul de consiliere trebuie s cuprind cel puin urmtoarele elemente: scopul i obiectivele misiunii de consiliere;

478

 datele de identificare a misiunii d consiliere (baza legal, ordinul de serviciu, echipa de consiliere, unitatea/structura organizatoric supus

consilierii, durata aciunii de consiliere); modul de desfurare a aciunii de consiliere (documentarea; procedurile, metodele, tehnicile i instrumentele utilizate; documentele/materialele examinate; materialele ntocmite n cursul aciunii de consiliere); constatrile rezultate; raionamentele i deduciile formulate; concluzii i propuneri de soluii; documentaia prezentat (documentele, testele i simulrile efectuate, precum i orice alt material probant); semntura auditorilor interni.

Misiunea de consiliere se ncheie cu procedura de supervizare. Supervizarea tuturor etapelor de desfurare a misiunii de consiliere este n responsabilitatea conductorului

compartimentului de audit intern sau a auditorului intern desemnat de acesta, scopul aciunii de supervizare fiind s asigure c obiectivele misiunii de consiliere au fost

479

ndeplinite.

Conductorul compartimentului de audit intern transmite raportul de consiliere, finalizat, conductorului entitii publice care a aprobat misiunea de consiliere, pentru analiz i avizare. Dup avizarea raportului de consiliere, acesta va fi comunicat entitii publice/structurii care este beneficiara activitii de consiliere. Pe baza Normelor generale privind organizarea i exercitarea activitii de consiliere i a Ghidului procedural pentru activitatea de consiliere entitile publice trebuie s i completeze normele metodologice specifice, proprii, i Carta auditului intern. n prezenta lucrare exist un capitol unde este detaliat buna practic recunoscut n activitatea de consiliere, prin comparaie cu activitatea de asigurare, cu exemplificri i consideraii privind derularea activitilor de consiliere.

1.3. CADRUL PROCEDURAL

UCAAPI a elaborat cadrul legislativ i cadrul normativ pentru organizarea i exercitarea activitii de audit intern pentru sectorul public din Romnia. Pentru desfurarea corespunztoare a activitii de audit intern, cadrul normativ trebuie mbuntit, completat i dezvoltat cu un cadru

480

procedural adecvat, constituit din ghidurile practice pentru majoritatea activitilor specifice ale entitilor. Concomitent se impune elaborarea procedurilor operaionale de lucru i a registrelor de riscuri, ale cror metodologii au fost prezentate n Capitolul - Controlul intern. n acest sens, UCAAPI a elaborate ghiduri practice pe funciile suport ale entitilor publice privind modul de desfurare al misiunilor de audit intern, publicate pe site-ul MFP www.mfinante.ro, astfel: Activitatea de gestiune a resurselor umane, n 2005; Activitatea de achiziii publice, n 2006; Activitatea juridic, n 2006; Activitatea financiar contabil, n 2006; Activitatea IT, n 2006. UCAAPI va continua s realizeze, pe lng celelalte atribuii care-i revin, ghiduri practice pe domeniile auditului intern pe care, dup analiza i avizarea de ctre CAPI, le va publica pe siteul Ministerului Finanelor Publice: www.mfinante.ro. Precizm c n literatura de specialitate au mai aprut ghiduri practice, realizate de aceeai autori, pe urmtoarele domenii de activitate: salarizarea personalului, inventarierea patrimoniului, plata furnizorilor i a prestatorilor de servicii, activitatea de executare silit, gestionarea dosarelor fiscale, managementul resurselor umane i activitatea de management. Ghidurile practice postate pe site-ul MFP sau publicate n

481

diverse edituri, reprezint instrumente de lucru utile pentru auditorii interni din sectorul public sau privat, dar i pentru alte persoane interesate de aceast activitate. n acelai timp, ghidurile practice reprezint modele pentru dezvoltarea propriilor ghiduri practice, adaptate domeniului de activitate n care funcioneaz, dar i pentru ghidurile practice pentru celelalte funcii suport ale entitilor auditate. Precizm c UCAAPI, cu ocazia evalurii funciei de audit intern, o dat la cinci ani, va aprecia pozitiv activitatea compartimentelor de audit intern, printre altele, i n funcie de numrul ghidurilor practice proprii, elaborate pe domeniile auditabile, specifice entitii i, de asemenea, va evalua existena procedurilor operaionale de lucru i a Registrului general al riscurilor.

482

CAPITOLUL II CONCEPTUL DE AUDIT

2.1. ELEMENTE PRIVIND ISTORICUL I EVOLUIA AUDITULUI

Evoluia auditului a fost determinat de dezvoltarea continu a mediului economic, de amploarea complexitii operaiunilor economice i de tranzaciile efectuate de entiti. Auditul reprezint examinarea de ctre o persoan independent i competent a fidelitii reprezentrilor contabile i financiare. Auditul a nceput de la corectarea fraudelor n documentele financiar-contabile i a continuat cu aprecierea global de fidelitate a situaiilor (rapoartelor) emise de entitile economice cu analiza critic a structurilor acestora i cu evaluarea procedurilor utilizate la ntocmirea situaiilor (auditul financiar).

483

n prezent, auditul este orientat spre evaluarea modului de respectare, de ctre managementul entitilor, a principiilor economicitii, eficienei i eficacitii n utilizarea resurselor financiare (auditul performanei). n evoluia sa, auditul a parcurs urmtoarele etape semnificative:

De la apariie pn n 1940:
auditul

se

caracterizeaz

prin

aceea

obiectivele principale le-au constituit: protejarea patrimoniului mpotriva hoilor, fraudelor i eliminarea erorilor.

reprimarea

De la 1940 la 1970:
auditul a avut ca obiectiv i atestarea fiabilitii,

sinceritii i regularitii situaiilor financiare. n aceast etap s-a dezvoltat profesia contabil i cadrul contabil conceptual i s-a accentuat executarea auditului de ctre profesioniti n contabilitate i audit. O influen deosebit asupra dezvoltrii

auditului a avut-o evoluia economic i social care a determinat state, acionari, bnci care comandau lucrri de audit pentru examinarea riguroas a situaiilor i rapoartelor emise de diverse entiti economice.

484

De la 1970 pn n prezent:
are loc o extindere a obiectivelor i tipurilor de

audit. Apar obiective noi, cum ar fi: atestarea controlului intern; respectarea cadrului conceptual contabil

(postulate, principii i reguli de evaluare); conformitatea cu reglementrile legale n vigoare. Parlamentele doresc s cuantifice modul n care guvernele utilizeaz fondurile alocate prin legile bugetare din punct de vedere al economicitii, eficienei i eficacitii, punndu-se astfel bazele AUDITULUI PERFORMANEI, care a luat o amploare deosebit. Auditul nu mai pune accentul pe latura sancionatorie, ci pe latura de evaluare a calitii managementului, a deciziilor acestuia i chiar pe formularea de recomandri ctre conducerea entitilor auditate n vederea mbuntirii activitilor desfurate de acestea. Practic, auditul devine indispensabil manage-

mentului performanei.

Instituional, se

constituie i se dezvolt organisme naionale i internaionale cu atribuii de organizare,

485

coordonare

ndrumare

metodologic

auditului finanelor publice. La nivel naional se creeaz oficii naionale de audit, curi de conturi, iar la nivel internaional Organizaia Internaional a Instituiilor Supreme de Audit (INTOSAI), care elaboreaz standarde naionale, respectiv internaionale de audit. Auditul i lrgete i perfecioneaz metodologia de audit de la procedeele clasice (examenul documentar, inspecii etc.) la procedee moderne, cum ar fi: sondajul, chestionarea, grupurile de dezbatere, interviurile, analiza cost-eficacitate, tehnici

statistice, tehnici previzionale etc. Auditorii sunt selectai din rndul specialitilor cu o pregtire teoretic superioar, cu o vast experien practic, cu autoritate i competen recunoscut.

2.2. DEFINIREA CONCEPTULUI DE AUDIT

Auditul reprezint procesul desfurat de persoane fizice sau juridice legal abilitate, numite auditori, prin care se analizeaz i evalueaz, n mod profesional, informaii legate de o anumit entitate, utiliznd tehnici i procedee specifice, n scopul obinerii de dovezi, numite probe de audit, pe baza crora auditorii emit

486

ntr-un document, numit raport de audit, o opinie responsabil i independent, prin apelarea la criterii de evaluare care rezult din reglementrile legale sau din buna practic recunoscut unanim n domeniul n care i desfoar activitatea entitatea auditat. Definiia impune cteva precizri i anume: a) procesul de audit, numit i misiune de audit, se deruleaz pe baza unor standarde naionale sau internaionale; b) a uditorii sunt persoane care dobndesc aceast calitate n condiiile strict reglementate de legislaia n vigoare; c) entitatea auditat poate fi: o unitate patrimonial (societate comercial, regie autonom etc.), guvernul n ansamblu, ministere sau, dup caz, departamente ministeriale, operaiuni; d) analiza informaiilor n misiunea de audit se face pe baza unor procedee i tehnici unanim recunoscute n domeniu, care furnizeaz auditorului probe de audit, pe baza crora el i fundamenteaz opinia; e) evaluarea i interpretarea rezultatelor obinute se efectueaz n condiiile existenei i lurii n consideraie a unor criterii de evaluare care au la baz referine contabile identificate (norme contabile programe, aciuni, tranzacii,

487

naionale sau internaionale sau referine contabile recunoscute unanim n domeniu) sau principii sntoase de management, respectiv buna practic managerial recunoscut de specialitii n domeniu.

2.3. TIPURI FUNDAMENTALE DE AUDIT

n literatura de specialitate se disting mai multe tipuri fundamentale de audit.

A. n funcie de modul de organizare a activitii de audit se deosebesc auditul intern i auditul extern. Auditul intern reprezint o evaluare sau monitorizare organizat de ctre conducerea unei entiti sub forma unui serviciu pentru examinarea sistemelor proprii de contabilitate i de control intern. Auditul intern este, n fapt, o activitate independent de asigurare obiectiv i consultativ destinat s adauge valoare i s antreneze mbuntirea activitii unui organism, pe care l susine n ndeplinirea obiectivelor, printr-o abordare sistematic i ordonat a evalurii i creterii eficacitii proceselor de gestionare a riscului de control i de conducere. 2

n conformitate cu definiia Institutului Auditorilor Interni (I.I.A.), aprobat de Comitetul de Conducere al I.I.A., la 26 iunie 1999.

488

Ca activitate independent, auditul intern se refer att la independena funciei de audit intern n raport cu activitile auditate, ct i la obiectivitatea auditorilor interni. Astfel, statutul organizatoric al funciei de audit intern trebuie s fie de natur a permite ndeplinirea independent a responsabilitilor sale de audit. Obiectivitatea se refer la atitudinea de independen a raionamentului pe care auditorii interni trebuie s-l menin n desfurarea auditurilor. Ca activitate de asigurare obiectiv i consultativ, destinat s adauge valoare i s antreneze mbuntirea activitii unui organism, auditul intern constituie o activitate de estimare stabilit n cadrul unui organism ca o funcie a acestuia. Rolul primordial al auditului intern este acela de a acorda asisten personalului organismului conducerii auditat n c ndeplinirea politicile,

responsabilitilor,

oferind

asigurarea

procedurile i controalele, efectuate n scopul evitrii erorilor umane i combaterii fraudelor sau aciunilor greite, acioneaz eficient. n acest sens, auditorii interni sunt rspunztori n faa conducerii, n general, i fa de cei care rspund direct de funcia de audit intern, n special. Auditorii interni procedeaz la evaluarea riscurilor i analiza operaiunilor i verificrilor efectuate, astfel nct, pornind de la rezultatele auditului realizat, s furnizeze analize obiective, sugestii i recomandri. Totodat, conducerea entitii asigur

489

orientarea general adecvat sferei de cuprindere i activitilor care urmeaz a fi supuse auditrii. Auditul extern este efectuat de un profesionist

independent i rspunde nevoilor terilor i entitii auditate n ceea ce privete: gradul de ncredere care poate fi acordat tranzaciilor i situaiilor financiare ale acestuia (auditul de atestare financiar); respectarea reglementrilor legale, statutelor, regulamentelor i deciziilor manageriale (auditul conformitii sau legalitii), precum i respectarea principiilor economicitii, eficienei i eficacitii n activitatea desfurat (auditul performanei). Auditul extern este independent de managementul

entitii, att sub aspectul aprecierilor externe, ct i al atitudinii generale fa de audit. Auditul extern are, n cele mai multe cazuri, sarcina de a examina i de a raporta asupra eficacitii auditului intern.

B. Pe baza momentului n care se efectueaz auditul se face distincie 3 ntre auditul preventiv i auditul ulterior. Auditul preventiv se definete ca o examinare a

operaiunilor administrative sau financiare anterior desfurrii lor efective, avnd avantajul de a putea preveni prejudiciul nainte ca acesta s apar. Totui, el are dezavantajul de a genera
Declaraia de la Lima, adoptat n 1977 la cel de-al IX-lea Congres ai instituiilor supreme de audit.
3

490

un volum de munc excesiv, precum i faptul c responsabilitatea stabilit pe baza dreptului public nu este clar definit. Auditul ulterior se definete ca o examinare a operaiunilor administrative sau financiare dup desfurarea lor. El poate duce la recuperarea pagubelor i poate preveni repetarea erorilor prin stabilirea responsabilitilor celor vinovai. Auditul preventiv i auditul ulterior reprezint apanajul exclusiv al unor instituii supreme de audit i este reglementat n mod expres prin legile proprii de organizare i funcionare.

C. Din punct de vedere al obiectivului i ariei de aplicabilitate a auditului exist: a) auditul conformitii; b) auditul de atestare financiar; c) auditul performanei. a) Auditul conformitii sau legalitii este auditul de atestare al responsabilitii financiare a entitilor i presupune examinarea i evaluarea nregistrrilor financiare i exprimarea opiniilor asupra situaiilor financiare care const n:
atestarea responsabilitii financiare a administraiei

guvernamentale n ansamblu;
auditul

sistemelor

tranzaciilor

financiare,

cuprinznd evaluarea conformitii cu statutele i reglementrile n vigoare;

491

 auditul controlului intern i al funciilor acestuia; auditul onestitii i al caracterului n legtur cu

deciziile administrative luate n cadrul entitii auditate. b) Auditul de atestare financiar. De mult vreme,

auditorilor din sectorul public li se cere s-i exprime opinia asupra rapoartelor financiare ale guvernului. De asemenea, n sectorul privat, un auditor independent poate furniza, prin rapoarte de audit, credibilitate asupra situaiilor financiare, atestnd sau nu dac declaraiile financiare prezint corect situaia financiar i tranzaciile entitii. n practic, de cele mai multe ori, auditul de conformitate se deruleaz concomitent cu auditul de atestare financiar i se numete audit de regularitate sau audit legislativ. Unele Instituii Internaionale de Audit folosesc pentru auditul conformitii i auditul de atestare financiar termenul generic de audit financiar. c) Auditul performanei. La nceputul activitii lor,

Instituiile supreme de audit (SAI) i-au concentrat eforturile asupra auditului cheltuielilor guvernamentale, examinnd

conformitatea cu legile i reglementrile n vigoare, pentru a raporta despre aceasta parlamentelor. Ulterior, auditul a fost orientat pe latura calitativ a cheltuirii banilor publici, prin examinarea economicitii achiziiilor publice i a eficienei

492

utilizrii resurselor publice. Acestea au fost, n fapt, elemente ale auditului performanei. Auditul performanei, ca o activitate distinct, a aprut ntre anii 1960 - 1970, cnd puterea legislativ, parlamentele, au pus problema modului n care guvernele pe care le-au numit i-au ndeplinit programele electorale i cnd contribuabilii, electorii, de fapt, formulau cereri privind guverne mai eficiente i mai puin costisitoare. Ca atare, s-au fcut progrese n ceea ce privete metodologia auditului performanei, s-au definit criterii pentru msurarea performanei guvernamentale i s-au elaborat

indicatori de performan i noi tehnici de audit. n prima etap, performana a fost examinat sub aspectul economicitii n ceea ce privete efectuarea cheltuielilor publice (inputs) urmrind un singur obiectiv la mai multe departamente guvernamentale, de exemplu: achiziii de bunuri, cheltuieli de deplasare, cheltuieli de personal etc. n cea de-a doua etap, auditul performanei s-a concentrat i pe eficiena politicilor guvernamentale (outputs), urmrindu-se raportul dintre inputuri i outputuri. n prezent, analiznd relaia care se creeaz ntre outputuri i rezultate, impactul dorit al auditului performanei se apleac i asupra eficacitii aciunilor guvernamentale. Aceasta este, de fapt, o abordare prin care auditul se deplaseaz de la procese la

493

rezultatele acestora, sau, altfel spus, de la auditul conformitii i atestrii financiare se trece progresiv la auditul performanei. Din aceast cauz, pe plan internaional nu exist o denumire unitar pentru auditul performanei. Astfel, n practica mondial mai ntlnim denumirea de auditul rezultatelor, auditul managementului, auditul valorii pentru bani, sau chiar auditul managementului financiar sntos. Dar, oricare ar fi numele acestui audit, este clar c el evalueaz latura calitativ a cheltuirii banilor (publici) prin analiza utilizrii resurselor financiare pe baza principiilor economicitii, eficienei i eficacitii.

2.4. PROBELE DE AUDIT

2.4.1. Conceptul de probe de audit

Scopul activitii auditorului este ntocmirea raportului de audit care const, n fapt, n exprimarea opiniei proprii n legtur cu entitatea auditat. Gradul de certitudine a raportului de audit, calitatea i credibilitatea acestuia, precum i impactul pe care l are asupra utilizatorilor, depind n mod esenial de probele de audit pe care se ntemeiaz opinia auditorului. Proba de audit reprezint o informaie competent, relevant i rezonabil de natur documentar, vizual sau oral privind entitatea auditat, care susine certitudinea global i

credibilitatea raportului de audit.

494

n literatura de specialitate, pentru conceptul de probe de audit se mai utilizeaz i noiuni ca: informaii probante, elemente probante sau dovezi de audit, ns, indiferent de termenul folosit, exist unanimitate de preri n ceea ce privete coninutul conceptului. Principalele caracteristici ale probelor de audit sunt: Competena. Proba de audit competent este informaia caracterizat ca suficient i adecvat. Proba de audit suficient face referire la cantitatea de informaii obinut. Suficiena unei probe de audit este demonstrat, apreciat i obinut prin teste de conformitate i proceduri de fond, pe care auditorul le aplic pe parcursul desfurrii misiunii de audit. n fapt, prin teste i proceduri specifice, auditorul determin materialitatea (importana relativ) i riscul auditului, prin care s obin certitudinea asupra suficienei (cantitii) probelor de audit. Proba de audit adecvat face referire la calitatea informaiilor obinute, adic la caracterul lor imparial, la gradul de ncredere i la fiabilitate (siguran). Calitatea unei probe de audit depinde de natura, sursa i procedeele folosite pentru obinerea sa, auditorul fiind n mod frecvent confruntat cu nevoia de a alege dintre forme alternative de probe, surse i procedee. Relevana. Proba de audit relevant este acea informaie care este pertinent, n sensul c susine exact obiectivele

495

auditului. De aici rezult necesitatea ca auditorul s se asigure, nc din faza de planificare a auditului, c obiectivele misiunii au fost definite n mod clar, n aa fel nct s-l determine pe auditor la un mod corect de abordare a auditului. Rezonabilitatea. Proba de audit rezonabil este informaia care, din punct de vedere al costului colectrii, comparat cu relevana ei, respect principiul economicitii i eficienei. Astfel, se impune necesitatea realizrii obiectivelor auditului la cel mai mic cost posibil prin evaluarea, nc n etapa de nceput a procesului de audit, a abordrilor alternative de audit, prin care s judece i s decid care dintre acestea vor atinge rezultatele dorite n cel mai economic mod posibil. Aprecierea probelor de audit ca suficiente i adecvate ine de raionamentul auditorului, influenat de:
evaluarea de ctre auditor a naturii i a mrimii

riscului inerent att la nivelul situaiilor financiare, ct i la nivelul soldurilor unor conturi sau categorii de operaiuni;
nivelul de organizare i modul de funcionare,

precum i mrimea riscului de control;

pragul de materialitate global i pentru fiecare

element n parte;
rezultatele aplicrii procedurilor de audit, inclusiv

fraudele i /sau erorile descoperite;

496

 sursa i credibilitatea probelor de audit; experiena proprie a auditorului.

De regul, auditorul urmrete s se sprijine pe probe de audit care sunt de natur diferit sau care provin din mai multe surse, astfel nct s-i argumenteze mai degrab opinia de audit, dect s conduc la concluzii. El caut s obin un grad de persuasiune

(argumentare) ridicat, mai ales pentru c n activitatea sau entitatea auditat pot exista puncte delicate sau controversate. Fiabilitatea sursei i tipul probei de audit influeneaz gradul de persuasiune furnizat i, n consecin, i cantitatea de probe de audit necesar. Cantitatea de probe de audit, necesar pentru a da auditorului gradul de certitudine de care are nevoie, depinde de: obiectivele auditului, criteriile de evaluare utilizate, evaluarea riscurilor, precum i de evaluarea costurilor i avantajelor diverselor tehnici de obinere a probelor de audit. Obiectivele misiunii de audit, pentru subiecii i

domeniile operaiunilor auditate, constau n realizarea unor evaluri privind: a) auditul financiar: evaluarea acurateii declaraiilor

financiare, a caracterului lor complet n legtur cu entitatea auditat i /sau evaluarea legalitii i realitii operaiunilor care stau la baza declaraiilor financiare;

497

b) auditul performanei: evaluarea modului n care entitatea auditat (activitatea, programul sau entitatea economic ) a fost condus pe baza principiilor economicitii, eficienei i eficacitii. Obiectivele auditului influeneaz n mod hotrtor asupra cantitii i tipului de probe de audit necesare. Spre exemplu, dac obiectivul unui audit financiar este efectuarea unei anchete asupra unui punct slab (lacune), prezentat pentru a-i semnala existena i repercusiunile, este necesar ca auditorul s se conving c bnuiala i suspiciunea i justific intervenia. Dac este cazul, trebuie strnse probe de audit adecvate care s permit dovedirea att auditorului nsui, ct i conducerii entitii, a existenei i importanei lacunei. Dac conducerea nu este convins sau pune la ndoial constatrile, auditorul trebuie s aib la ndemn probe de audit care s-i permit s-i susin toate constatrile. Criteriile de evaluare a probelor de audit utilizate reprezint principii sau standarde pe care auditorul le aplic n evaluarea entitii auditate i n funcie de care i fundamenteaz opinia de audit. Auditorul poate utiliza unul sau mai multe criterii de evaluare pe parcursul derulrii misiunii sale, n funcie de specificitatea domeniului i obiectivele auditului, de legislaia care guverneaz entitatea auditat, de obiectivele declarate de acesta sau poate emite propriile sale criterii normative pe care le

498

consider relevante i importante (mai ales n cazul auditului performanei). Dac, de exemplu, auditorului i se cere s-i exprime opinia asupra nivelului de responsabilitate a conducerii entitii referitor la prezentarea situaiilor financiare n concordan cu normele i standardele n domeniu i referitor la preocuparea privind aplicarea principiilor economicitii,

eficienei i eficacitii n administrarea resurselor, atunci se impune ca obiectivul auditului s se mpart n elementele structurale i s se stabileasc criterii de evaluare pentru fiecare element n parte, dar i criterii generale, astfel nct s se poat formula ntr-o manier decisiv concluziile auditului. Auditorul trebuie s obin n mod evident proba de audit pentru fiecare criteriu de evaluare care poate influena ntr-o manier decisiv constatrile auditului. Proba de audit poate fi util pentru aplicarea unui criteriu de evaluare la un element structural, dar ea poate s nu fie pertinent pentru aplicarea sa la un altul. De exemplu, organigramele i fiele postului pot furniza probe c

responsabilitile privind un proiect de imobilizri corporale au fost n mod clar precizate i nelese. Cu toate acestea, ele furnizeaz puin certitudine privind modul de exercitare a acestor responsabiliti sau cu privire la necesitatea achiziionrii imobilizrilor respective. Tot spre exemplificare, dovada

499

existenei stocurilor furnizeaz o certitudine restrns asupra exactitii evalurii lor, conform normelor legale n domeniu. Evaluarea riscurilor, a costurilor i a diverselor tehnici de obinere a probelor de audit sunt tratate la capitolele corespunztoare.

2.4.2. Clasificarea probelor de audit

Pe parcursul desfurrii misiunii sale, auditorul este n mod frecvent confruntat cu nevoia de a alege i de a utiliza forme diverse de probe de audit, provenite din diverse surse i prin utilizarea diferitelor proceduri. Astfel, clasificarea probelor de audit se realizeaz: a) Din punct de vedere al sursei, probele de audit pot fi:
generate direct de ctre auditor; obinute de la teri; obinute de la entitatea auditat.

n principiu, n aprecierea credibilitii probelor de audit n funcie de sursa lor de provenien se rein urmtoarele generalizri:
proba generat n mod direct de auditor este mai

sigur dect cea obinut din alte surse;

proba de audit provenit de la teri este mai sigur

dect cea provenit de la entitatea auditat, dac se dovedete a fi obinut n mod independent i dac este complet;

500

 probele de audit obinute din surse interne ale

entitii auditate sunt mai credibile atunci cnd sistemul contabil i sistemul de control intern sunt corespunztor proiectate i funcionale;
sigurana auditorului este amplificat atunci cnd

elemente ale probei de audit obinute din surse diferite sunt coerente (comparabile). b) Din punct de vedere al naturii, probele de audit pot fi:
documentare; vizuale; orale.

Proba de audit documentar se prezint, de regul, sub forma documentelor justificative emise la nivelul entitii auditate, dar i sub forma documentelor generate n mod direct de ctre auditor sau de ctre teri, fiind cea mai sigur. Proba de audit vizual este foarte sigur n cazul confirmrii existenei bunurilor i mai puin sigur n cazul stabilirii sursei de provenien, a proprietarului sau a valorii acestora. Proba de audit oral (verbal) este considerat cea mai puin sigur, caz n care auditorul trebuie s realizeze confirmarea sa prin documente. Practica a dovedit c, n ceea ce privete fiabilitatea diverselor genuri de probe de audit, aceasta depinde de circumstanele n care informaiile au fost obinute. Astfel, se pot

501

formula o serie de concluzii cu privire la fiabilitatea surselor probelor de audit:

certitudinea crete atunci cnd proba de audit este

coroborat cu o alt surs. Auditorul caut, adesea, s se sprijine, n formularea unei concluzii, pe ajutorul probelor din diverse surse sau de naturi diferite;
proba

de

audit i

obinut competente

din

surse de

externe obicei,

independente

este,

considerat mai relevant dect cea obinut din interiorul entitii auditate;
probele documentare sunt, de obicei, mai fiabile

dect informaiile comunicate prin viu grai;

originalul unui document este considerat mai fiabil

dect copia sa;

informaia obinut direct de la faa locului prin

tehnici ca: examinarea, observaia, calcule i analize este mai relevant dect cea obinut indirect;
fiabilitatea

informaiilor

produse

de

entitatea

auditat crete n funcie de calitatea sistemului su de control intern;

declaraiile fcute n cadrul entitii auditate au o

credibilitate mai mare dac sunt confirmate n scris.

502

Auditorul

urmrete

aceeai

msur

coerena

concluziilor formulate pentru diverse seciuni ale auditului, innd cont de probele de audit obinute prin tehnici diferite. Dac o prob de audit obinut dintr-o surs nu concord cu aceea obinut dintr-o alt surs, este normal ca el s pun n dubiu fiabilitatea acelei probe, atta timp ct alte informaii nu vor disipa acest dubiu sau nu vor furniza argumente ale acestei neconcordane. Concordana ntre probele de audit furnizate de diverse surse i concluziile formulate n raportul de audit permite obinerea unei certitudini mai nalte, n ansamblu, dect aceea pe care o poate prezenta n mod individual fiecare element examinat n cadrul obiectivelor auditului.

503

CAPITOLUL III CONCEPTUL DE VALOARE ADUGAT N AUDIT

3.1. CONCEPTUL DE VALOARE ADUGAT

Standardele IIA utilizeaz termenul de valoare adugat n dezvoltarea conceptelor privind auditul intern, ns exist multe discuii despre modalitile de evaluare a acesteia. Analiznd procesele de producie este mai uor de stabilit valoarea adugat, deoarece aceast situaie de cele mai multe ori este evident. n cazul auditului intern este dificil munca de cuantificare a valorii adugate aduse entitii auditate. Desigur, poate fi considerat ca valoare adugat schimbarea mentalitii celor auditai, recomandrile privind evaluarea riscurilor i reorganizarea sistemului de control managerial, dar acestea sunt greu, dac nu imposibil, de

504

cuantificat. Managerii, n cea mai mare parte, ateapt sprijin n actul decizional, prin concluziile i recomandrile oferite de auditul intern, respectiv un ajutor efectiv, care oblig serviciul de audit s devin un serviciu tot mai valoros pentru management. Serviciile oferite de structura de audit intern se refer fie la consilierea managementului pentru a face lucrurile mai bine, fie la asigurarea funcionalitii sistemului de control intern, dar managerul rmne n final responsabil pentru deciziile luate. n general, auditul intern este implementat prin aplicarea standardelor de audit intern recunoscute internaional. n Romnia exist lege i avem un cadru normativ i procedural, n continu dezvoltare, iar standardele de audit intern devin o practic n marea majoritate a entitilor. Standardele IIA sunt singurele recunoscute i acceptate pentru auditul intern pe plan internaional i ele ofer cadrul necesar care garanteaz aplicarea celor mai bune practici n domeniu. Plusvaloarea muncii de audit nu este numai raportul su i nici chiar recomandrile i concluziile, care de fapt constituie un mijloc de comunicare cu managementul entitii auditate. Valoarea auditului intern este reprezentat de capacitatea sa de a mbuntii sistemul de control intern al entitii. n acelai timp, auditorul intern este promotor al valorii

505

adugate prin economiile pe care le genereaz, oportunitile pe care le creaz, prin pierderile care pot fi evitate datorit aciunilor sale, dar i un factor care asigur transparen n activitile organizaiei i contribuie la eficientizarea politicilor acesteia. Atingerea obiectivelor de mai sus, care stau n faa auditului intern, au la baz gestionarea i analiza riscurilor, care reprezint o preocupare major i pentru managementul general. Managerii sunt de acord cu faptul c crearea i promovarea unei culturi de contientizare asupra riscurilor n cadrul organizaiilor reprezint o prioritate. Totui, responsabilii auditului intern apreciaz c acetia nu acord suficient atenie evalurii propriilor riscuri cu care se confrunt i nu i-au fcut o prioritate din formarea specialitilor n aceast direcie. Activitatea de conducere nc se desfoar empiric, fr a ine cont de recomandrile auditorilor i a bunei practici recunoscute n domeniu. Auditorii interni simt o modificare n cultura organizaional privitor la evaluarea riscurilor, dar nu sunt optimiti cu privire la mbuntirea atitudinii managerilor n timp real. Cultura de contientizare asupra riscurilor, unde fiecare angajat din cadrul organizaiei joac un anumit rol n managementul riscului, are o percepie redus, ca dovad c majoritatea organizaiilor au acordat prea puin atenie crerii

506

unor sisteme pentru identificarea riscurilor poteniale ntr-un stadiu incipient prin constituirea unui sistem de avertizare timpurie asupra tendinelor riscurilor. Din practic, a rezultat, n mod clar, c nici un proces de gestionare a riscurilor nu este perfect pentru identificarea tuturor eecurilor i pentru evitarea eventualelor surprize. n general, la analiza eecurilor financiare semnificative majoritatea managerilor au evideniat drept cauze ale acestora urmtoarele: lips de conformitate cu politicile i procedurile interne; riscurile neidentificate la timp; riscuri identificate, dar care au fost apreciate ca fiind improbabile s se produc i care au avut influene majore n perioada imediat urmtoare; slbiciuni ale sistemului de control intern .a.

Constatrile prezentate mai sus au condus la o serie de aprecieri defavorabile managementului, astfel; dac nu s-au respectat politicile i procedurile interne, aceasta ne sugereaz c managementul a euat n a-i ndeplini eficace unul din rolurile sale fundamentale; neidentificarea riscurilor sau aprecierea greit c riscurile identificate sunt improbabil s se produc, demonstreaz neacordarea ateniei cuvenite acestei activiti;

507

neactualizarea sistematic a analizei riscurilor i lipsa de preocupare pentru a-i determina pe managerii de linie i pe ceilali salariai s gndeasc, n condiiile existenei riscurilor, propriile atribuii pe care le desfoar, contribuie la apariia unor slbiciuni n sistemul de control intern al organizaiei.

n aceast situaie, auditorii interni trebuie s intervin mai mult pentru a-i responsabiliza pe manageri. Astfel, se impune ca directorii s neleag recomandrile auditului i faptul c ele trebuie transpuse n practic pentru evitarea, ntr-o msur mai mare, a eventualelor riscuri. Asigurarea unui sistem de gestionare a managementului

riscurilor i de implementare a unui sistem de control intern eficient este probabil cea mai mare provocare pentru manageri, pe lng care i auditorii interni au un rol vital de jucat. Buna practic internaional n domeniu i rolul ce-i revine comitetului de audit, acolo unde a fost constituit, n monitorizarea performanei managementului consider c directorii i auditorii interni, care lucreaz mpreun n problema evalurii riscurilor specifice entitii i a reorganizrii sistemului de control managerial, vor fi n stare s obin o valoare adugat mult mai mare din partea structurii de audit intern.

508

n urma marilor scandaluri financiare din S.U.A., de anul trecut, dezbaterea privind guvernarea corporativ care a urmat, a ajuns la concluzia c rolul comitetului de audit nc nu i face simite ecourile. n Marea Britanie i Irlanda de Nord aceast dezbatere s-a finalizat, pn n prezent, printr-un raport, pltit de guvern, asupra rolului pe care Comitetul de audit trebuie s-l joace ntr-o bun guvernare, care a fost publicat sub numele de Raportul Smith i care probabil va avea un efect important asupra modului de lucru al Comitetelor de audit intern n monitorizarea eficacitii auditului intern. Spicuind din Raportul Smith: n activitatea practic a auditorilor interni exist o preocupare major referitor la faptul c acetia pot fi implicai n asigurarea asupra marilor riscuri de afaceri i n acelai timp s nu aib acces sau acesta s fie restricionat la toate informaiile relevante care s le permit s dezvolte i s furnizeze asigurarea. n general, directorii i efii auditului intern sunt ntr-un larg consens despre modul cum i unde auditul intern furnizeaz valoare, respectiv asigurarea c cele mai importante riscuri ale afacerii (avem n vedere c i administrarea unei instituii publice trebuie s fie tratat ca o afacere, adic profitabil) sunt gestionate corespunztor i asigurarea asupra cadrului general de control intern c funcioneaz n mod eficace.

509

 Din practic, rezult c n timp ce directorii doresc ca auditul intern s furnizeze asigurarea asupra riscurilor i asupra cadrului general de control intern, efii compartimentelor de audit intern ar dori s joace un rol mai important prin consultana pe care o pot acorda, prin mprtirea celor mai bune practici. Directorii nu simt c aceste alte activiti ale auditorului intern sunt aa de importante, de aceea n viitor, auditorii interni ar trebui s caute cile prin care s conving managementul c activitile de consiliere pot genera valoare. Comitetele de audit, care au rolul de a verifica i monitoriza eficacitatea auditului intern, trebuie s gseasc modalitile de a cuantifica valoarea acestuia prin adoptarea unei maniere de abordare mai riguroas a performanei. Astfel, exist oportunitatea pentru auditul intern de a sugera metode alternative de msurare a performanei care ar putea fi mai folositoare. Auditorii interni au nevoie de o bun nelegere pentru a fi capabili s monitorizeze situaia n timp i a aprecia dac rolul auditului intern are nevoie la rndul lui i el de schimbare. Auditul intern ajut la identificarea noilor riscuri cu care se pot confrunta managerii, dar responsabilitatea pentru identificarea riscurilor revine acestora. Comitetele de audit trebuie s se asigure c auditul intern are resursele necesare i acces la informaii care s le permit s-i realizeze mandatul i, de asemenea, s se conving c acesta este

510

echipat s opereze n conformitate cu standardele profesionale i standardele proprii. Auditorii interni trebuie n permanen s aib preocupri pentru a furniza o valoare mai mare managerului i nu numai pentru solicitarea de resurse. Directorii consider c auditorii interni trebuie s-i dezvolte abilitile prin creterea calitii oamenilor i a preocuprilor de a fi la curent cu schimbrile, s-i lrgeasc gama i adncimea abilitilor disponibile, privind ntreaga funcie i n relaia cu fiecare auditor individual. Considerm c multe aspecte vizate de Raportul Smith vor fi, ntr-un orizont de timp foarte apropiat, preocupri curente i pentru managerii i auditorii interni din entitile romneti.

3.2.

CUANTIFICAREA

VALORII

ADAUGATE

DE

AUDITUL INTERN

Apariia cazurilor ENRON i WORLD COM n U.S.A. i a altor scandaluri financiare n lume au pus auditul intern sub o presiune crescut pentru asigurarea conducerii i evaluarea mai bun a cadrului general de control intern n scopul reducerii riscurilor organizaiei. Valoarea pe care funcia auditului intern o adaug organizaiei

511

presupune modaliti concrete i criterii de msurare a acesteia. n acest sens, efii departamentelor de audit intern evalueaz valoarea pe care o furnizeaz organizaiile printr-o serie de indicatori care ns nu dau o msur obiectiv a valorii funciei de audit intern, astfel: respectul general pentru departamentul audit intern manifestat din interiorul organizaiei; calitatea constatrilor i recomandrilor naintate

managerilor; generarea de rapoarte la timp i de bun calitate; prezentarea de rapoarte ctre Consiliul de administraie sau comitetul de audit; participarea la edinele Comitetului de audit sau a Consiliului de administraie; demonstrarea valorii din mers, n mod continuu; cercetarea formelor de satisfacie a clienilor sau beneficiarilor; economiile i eficiena crescut datorate constatrilor auditului intern, prin care consider c au pltit anticipat pentru costurile ce le produc; numrul de scrisori primite de la alte compartimente ale organizaiei pentru contribuiile auditului intern n proiectele de afaceri s.a.

512

Constatrile de mai sus ridic multe ntrebri importante, crora va trebui s le dm rspunsuri adecvate n timp, astfel: - auditul intern face ce trebuie? - auditul intern furnizeaz valoare? - cum i demonstrez auditul intern valoarea fa de afacere? - cum tie auditul intern s ne conving c i-a mbuntit activitatea? Recentele modificri ale conceptului guvernanei

corporative n SUA, Marea Britanie, Canada s.a. urmresc s mbunteasc rolul directorilor non-executivi i al

comitetului de audit. Astfel, va apare o presiune mai mare pe auditul intern pentru a oferi conducerii asigurare i pentru a arta c funcia de audit intern furnizeaz valoare. Directorii non-executivi sunt mai exigeni, nefiind implicai direct, mai ales n condiiile n care firmele sunt cotate la burs. Regulile stricte ale guvernrii corporative impuse prin Amendamentul Sarbanes & Oxley, pretind o mai mare raportrilor

rspundere a conducerii pentru exactitatea

financiare ale organizaiei. Aceasta va nsemna c auditorii interni vor fi sub o mai mare presiune pentru a oferi o asigurare corespunztoare managementului privind raportarea financiar. Noua situaie creat va impune ca organizaiile s-i reanalizeze

513

eficiena departamentelor de audit intern i s se asigure c acestea sunt echipate corespunztor pentru ndeplinirea sarcinilor. Aceasta presupune c departamentele de audit intern trebuie s-i stabileasc sisteme de msurare a performanelor pentru a dovedi c i desfoar activitile specifice n mod corespunztor. Auditorii interni trebuie s in evidena economiilor concrete pe care le produce munca lor. Spre exemplu, dac auditorii interni descoper o plat dubl sau chiar o fraud i apoi iau msuri pentru recuperarea fondurilor respective de ctre management, aceasta este o economie concret pentru organizaie i este un semn clar pentru a demonstra c funcia de audit intern adaug valoare. De asemenea, este important pentru auditorii interni s demonstreze c ei creeaz valoare financiar i nu numai asigurare, deoarece este foarte greu s evalueze asigurarea n bani concrei. Auditorii interni mai pot s urmreasc i s contabilizeze beneficiile financiare produse de ctre managerii de linie care fac schimbri n procesele organizaiei urmare a recomandrilor fcute de departamentul de audit intern. Schimbrile n proceduri, implementate de managerii de linie, recomandate de auditul intern, cum ar fi: actualizarea unor activiti de control intern, revederea i mbuntirea procedurilor de lucru, propuneri de reduceri a cheltuielilor i a personalului, schimbarea

furnizorilor s.a., pot permite auditorilor interni s reclame i

514

alte reduceri de costuri derivate n consecin, ca parte a propriului program de valoare adugat. n acelai timp, valoarea auditului intern poate fi msurat n mod demonstrabil prin evaluarea a ceea ce ar fi impactul financiar asupra organizaiei n viitor, dac, urmare auditului intern, controlul intern sau procesele ar fi modificate sau mbuntite ntr-o perioad dat. Costul implementrii noilor activiti de control poate fi demonstrat c a fost mai redus dect naintea respectivelor schimbri prin diferena de costuri. De exemplu, dac auditorii interni sugereaz schimbri asupra modului n care procesele de aprovizionare vor fi conduse spre a mbunti controlul care are loc, funcia poate cuta potenialele diferene n economia de costuri, ntr-o perioad proiectat de un an, raportnd conducerii c vor reduce costurile de aprovizionare cu ct rezult din calcul, spre exemplu 25%. Pentru msurarea valorii pe care funcia de audit intern o adaug organizaiei mai exist i alte instrumente disponibile. Multe organizaii din lumea ntreag au folosit versiuni ale Tabelei de scor sinoptice, propus de TARLOK TEJI, partener al firmei DELOITTE & TOUCHE13, ca metod de msurare a performanei departamentelor de audit intern al organizaiilor.
13

Revista Internal Auditing & Bussiness Risk The Institute of Internal Auditors UK and Ireland.

515

Aceast abordare permite alinierea msurrii performanei cu obiectivele strategice. Folosind Tabela de scor sinoptic, departamentul de audit intern delimiteaz domeniile principale unde el aduce valoare suplimentar (beneficii) organizaiei. Aceasta ar putea include impactul funciei asupra performanei financiare a organizaiei, concentrat pe client i recomandrile pe care le face managerilor de linie pentru a mbunti procesele afacerii. Departamentul de auditul intern, dup consultarea cu Comitetul de audit, definete care vor fi scopurile principale pentru fiecare din aceste domenii, unde el adaug valoare, i stabilete obiectivele i modul cum pot fi ele mbuntite. De exemplu, dac unul dintre obiectivele-cheie ale organizaiei este s creasc satisfacia clienilor, atunci auditul intern trebuie s stabileasc obiectivele i cum acel scop poate fi cel mai bine atins - prin scderea timpilor de ncasare, reducerea numrului de reclamaii de la clieni s.a. Auditul intern poate apoi s msoare valoarea muncii sale prin calcularea msurii de reducere a timpilor de ncasare i a numrului de reclamaii. Deoarece fiecare organizaie are obiective unice, fiecare tabel sinoptic de scor va fi de asemenea unic. organizaionale prin managementul performanei

516

Tarlok Teji arat c aceast Tabel de scor, tipic pentru efii auditului intern, trebuie s conin mai multe dintre elementele prezentate n tabelul 5.1 Tabela de scor sinoptic a lui Tarlok Teji.

Perspective

Scopuri

Obiective

Msurare

Clientul

Creterea continu a satisfaciei clientului

- scderea timpului de ncasare - creterea ponderii livrrilor la timp - reducerea numrului de reclamaii ale clienilor

- timpul mediu de ncasare - procentul de livrare la timp - numrul de reclamaii ale clienilor

Financiar

Creterea continu a performanei financiare

- scderea costurilor - creterea vnzrilor - creterea cotei de pia

- costul mediu unitar - creterea ratei de profit a vnzrilor - cota de pia - rata de rentabilitate a investiiei

Afacerea intern

mbuntir ea continu a proceselor interne ale afacerii

- scderea timpului ciclului - creterea calitii - creterea productivitii

- durata medie a ciclului - numrul de defecte i numrul de articole reparate - producia/lucrtor

Sursa : Revista Internal Auditing & Bussiness Risk The Institute of Internal Auditors U.K. and Ireland in association with Deloitte & Touche.

517

Tabelul 5.1 Tabela de scor sinoptic a lui Tarlok Teji

Recent IIA din Marea Britanie i Irlanda de Nord., a lansat propria publicaie asupra subiectului intitulat Cadrul tabelei de scor sinoptic pentru departamentele de audit intern. Aceasta descrie modul de folosire a tabelei pentru a msura performana departamentului propriu de audit intern fa de obiectivele strategice ale organizaiei ca un ntreg, identificnd ase temecheie asupra crora conducerea auditului intern trebuie s se aplece, atunci cnd dezvolt cadrul tabelei sinoptice de scor pentru msurarea performanei, i anume: a. s determine cum msurarea performanei auditului intern reflect misiunea funciei de audit intern; b. s examineze eficiena msurrii performanei

departamentale de audit intern n reflectarea strategiei organizaionale; c. s verifice dac msurarea performanei include att indicatori de ncasare mai rapid a creanelor, ct i de achitare mai ntrziat a datoriilor; d. s evalueze cum buna msurare a performanelor reflect propunerea de cretere a valorii adugate de ctre departamentul de audit intern;

518

e. s se asigure c legturile ntre diferitele msurri ale performanei corespunztor; f. s determine dac msurarea performanei sprijin rolul strategic al funciei de audit intern n cadrul organizaiei. Publicaia mai prezint un proces n patru pai pentru dezvoltarea unui cadru al tabelei sinoptice de scor pentru funcia de audit intern privind evaluarea strategiei, desenarea, sunt nelese i administrate n mod

vizualizarea, strategiei, identificarea msurrii performanei, rafinarea tabelei sinoptice, astfel: pentru a ndeplini evaluarea strategiei, efii auditului intern vor dori s fac o analiz SWOT respectiv evaluarea punctelor tari, punctelor slabe,

oportunitilor i ameninrilor a departamentului; concentrarea pe temele strategice-cheie n

dezvoltarea hrii strategiei; identificarea msurrii performanei n legtur cu obiectivele strategice stabilite i vizualizate n primii doi pai; procesul continuu de evaluare a utilitii i eficienei tabelei sinoptice de scor.

Unele departamente de audit intern au dezvoltat i alte abordri de etalonare pentru a arta managementului c ele

519

furnizeaz valoare. Alte departamente de audit intern au dezvoltat etaloane pentru ca auditorii interni s poat evalua performana lor prin comparaie cu funciile de audit intern din alte organizaii similare. Auditul intern trebuie s aib metode de msurare a performanelor realizate pentru a putea demonstra c i face bine datoria, respectiv adaug valoare organizaiei. Abordarea concret de msurare a performanelor pe care un departament de audit intern o adopt, depinde de ceea ce funcia de audit ncearc s realizeze n cadrul organizaiei i de scopurile organizaiei. Problema este, totui, c trebuie s se gseasc modaliti prin care auditorii interni s demonstreze conducerii superioare i consiliului de administraie valoarea pe care funcia o adaug afacerii/organizaiei, att n termeni financiari ct i strategici. ntr-o epoc n care nalta performan nseamn totul, auditorii interni trebuie s nvee cum s dea socoteal pentru propriile activiti i nu numai despre acelea ale altora din cadrul organizaiei. Iat cum concluzioneaz aceasta David Viles14: o funcie de audit intern trebuie s neleag ce constituie valoare n ochii
14

Partner al Serviciului de analiz a riscurilor ntreprinderii din cadrul firmei Deloitte & Touche din Marea Britanie.

520

acionarilor, deintorilor de miz ai organizaiei, s ierarhizeze acele atribute i apoi s msoare i s comunice performana sa permanent n acele domenii care conteaz i care pot nsemna o multitudine de metode de msurare financiare i non-financiare.

3.3 DIRECIILE DE ACIUNE PRIVIND VALOAREA ADAUGAT A AUDITULUI INTERN

Fr o nelegere clar a ceea ce conducerea ntr-adevr dorete din partea auditului intern este dificil pentru acesta s definitiveze i s mbunteasc ceea ce are el de oferit. De asemenea, dac conducerea nu are o viziune despre cum i unde auditul intern adaug valoare i cum aceast valoare poate fi msurat i crescut devine mai greu pentru el s ndrume, s orienteze n mod eficient pentru a obine mai mult valoare din funcia lui. Intrarea n vigoare a Legii SarbanesOxley din SUA, n 2002, precum i recentele rapoarte ale comitetelor de audit Smith i Higgs din Marea Britanie au fcut chiar mai important pentru conducere unde i cum ar putea s obin cea mai mare valoare din partea auditului intern. n viitor comitetele de audit intern i consiliile de conducere, n general este posibil s atepte i s spere ca auditul intern s le prezinte o dare de seam mai riguroas i mai detaliat despre cum activitile aduc mai mult profit

521

organizaiei. n 2002 Institutul Auditorilor Interni din Marea Britanie i Irlanda i firma Deloitte & Touche au organizat o cercetare comun printre practicienii auditului intern i clienii acestuia pentru a nelege mai bine aceste probleme, finalizate printr-un studiu intitulat: Valoarea la ordinea zilei, un studiu detaliat despre modul n care auditul intern adaug valoare. Acest studiu permite o comparaie ntre viziunile, prerile efilor

compartimentelor de audit intern i acelea ale stakeholders, adic a persoanelor care au interese n firma respectiv: acionarii, investitorii, managerii, salariaii, comunitile locale .a. Analiza iniial a rezultatelor studiului ofer auditorilor interni cteva idei despre cum s rspund mai bine problemelor privind valoarea adugat. Cercettorii i practicienii abordeaz auditul intern cu credina c acesta are capacitatea de a genera valoare mai mare pentru organizaiile n care exist aceast funcie, cu condiia rezolvrii unor probleme (provocri) importante. n termenii studiului, constatm percepia comun a unui mesaj pozitiv pentru auditorii interni, n sensul c, conducerile entitii, n mod clar, au simit c primesc o valoare mai mare de la auditul intern i sunt siguri c aceasta va crete n anii urmtori. Totui, n acelai timp, cercetarea a descoperit c aceast

522

valoare este rareori msurat sau evaluat n mod obiectiv, att de conducere ct i de ctre auditori. Spre exemplu, cteva din modurile de msurare pe care respondenii la studiu le-au folosit pentru a-i cuantifica valoarea ar putea fi interpretate ca indicatori ai eficienei procesului, cum ar fi: msura n care compartimentele de audit intern genereaz rapoarte la timp. De asemenea 95% din efii compartimentelor de audit intern au folosit termenul de respect general pentru departamentul lor ca o msur a valorii. Conducerile au utilizat msuri similare. Dac conducerile entitilor sunt mulumite de valoarea funciei de audit intern mai este lipsa de msurare a acesteia att de important? Unul dintre obiectivele principale ale efului compartimentului de audit intern este acela de a furniza valoare afacerii / activitii. Argumentul este acela c dac auditorilor interni li se cere s msoare, s cuantifice i s-i demonstreze valoarea generat, adus ntr-o manier riguroas este mai probabil ca ei s furnizeze valoarea exact n lucrurile potrivite. Viziunea conducerii asupra culturii organizaiilor nu a fost ntotdeauna susinut de experienele auditului intern asupra a ceea ce s-a ntmplat la nivel de baz. Auditul intern nu i-a ajutat suficient pe manageri s cunoasc organizaia, s realizeze obiectivele entitii, s fundamenteze strategia. n prezent majoritatea directorilor din consilii au czut de acord cu dou ci dintre cele mai importante pentru ca auditul intern s adauge

523

valoare organizaiei: furnizarea asigurrii c riscurile majore ale afacerii sunt gestionate n mod corespunztor; furnizarea asigurrii cu privire la cadrul general al controlului intern asupra funcionalitii eficiente a acestuia, dei au existat dezacorduri n jurul limitelor pn la care s existe aceast asigurare.

efii auditului intern au simit c ar putea adaug mai mult valoare mergnd dincolo de domeniile principale jucnd mai mult rolul de consultant, spre exemplu prin mprirea, generalizarea, transmiterea celor mai bune practici. Totui, conducerile nu au mprtit entuziasmul auditorilor interni pentru aceste activiti i nu au simit c aceste aspecte ale rolului auditului intern ar fi aa de importante. n concluzie 95% din cadrele de conducere din acest studiu au declarat c statutul, rolul i importana auditorilor interni a crescut n ultimii trei ani. Atitudinea favorabil fa de auditul intern este ntemeiat pe crezul c funciile acestuia creeaz valoare mai mare pentru organizaiile lor, astfel: 70% din conduceri au apreciat, au clasificat i au estimat c exist valoare adugat furnizat de funciile de audit intern; de asemenea, conducerile au evaluat c a crescut

524

valoarea pe care au primit-o n ultimii trei ani. Cercetarea sugereaz c punctele de aciune care trebuie luate n considerare sunt: directorii trebuie s stabileasc i s comunice valoarea pe care o doresc de la auditul intern i s monitorizeze rezultatele; auditul intern trebuie s convin cu directorii,

managerii, administratorii cum gndesc ei s furnizeze valoare adugat; auditorii interni i stakeholders trebuie s gseasc metode, obiective i sisteme de msurare pentru a-i demonstra valoarea; directorii din consilii trebuie s declare care cred ei c trebuie s fie rolul auditului intern, privind furnizarea asigurrii asupra riscurilor majore; auditul intern i directorii trebuie s-i mprteasc informaii i s-i schimbe opinii cu scopul de a stabili o viziune comun asupra riscurilor majore care plutesc asupra entitii. auditorii interni trebuie asupra s ridice gradul de

contientizare

eecurilor

aciunilor

compartimentelor de control, fiind o cauz principal a surprizelor.

525

Implicaia aici este aceea c directorii ncurajeaz auditul intern s fie mai orientat ctre afacere, dar ei nu vor ca auditul intern s piard din vedere rolul fundamental, acela de a furniza asigurare independent privind eficacitatea gestionrii riscurilor i funcionrii cadrului controlului. Dac funciile de audit intern doresc ntr-adevr s-i extind contribuia n esen, atunci trebuie s rezolve aceast provocare de a msura valoarea adugat i de a demonstra conducerii c ei pot s creeze valoare real din toate activitile pe care le desfoar.

3.4. ASIGURAREA CALITII PREMIS PENTRU DEMONSTRAREA VALORII ADUGATE A AUDITULUI INTERN

Auditorii interni au folosit tehnicile de asigurare a calitii ca mijloace de a mbuntii serviciile pe care le furnizeaz de muli ani. IIA a promovat asigurarea calitii n Standardele pentru Practica Profesional a Auditului Intern n urm cu ceva timp. Standardele 1312 cere ca evalurile externe, cum ar fi verificrile de asigurare a calitii, trebuie s fie executate cel mult la fiecare 5 ani de un consultant calificat independent sau

526

de echipe de experi din afara organizaiei, n timp ce Standardul 1320 prevede ca eful executiv al departamentului de audit intern trebuie s comunice rezultatele evalurilor externe ctre Consiliul de administraie. Mai nti, consiliile nu vor mai tolera probabil, din ce n ce mai mult, orice fel de asigurare bazat pe practici necorespunztoare de guvernanta corporativ care nu au fost evaluate de auditul intern, n special n lumina concentrrii crescute pe guvernanta corporativ din cauza ntmplrilor cu Ewron i WorldCom n SUA i a rapoartelor Higss i Smith din Marea Britanie. Apoi, n al doilea rnd, toate departamentele de audit intern vor trebui s aib o solid asigurare a calitii, pentru a se conforma cu ultimele standarde profesionale. n urma acestor scandaluri financiare internaionale auditorii interni pot s se atepte la ntrebri dure despre independena i competena departamentului, conform afirmaiei lui Jeffrey

Ridley15, ca parte a acestor evaluri. De asemenea, auditorii interni pot s se atepte la ntrebri foarte dificile despre independena i competena departamentului, mpreun cu provocri ale credibilitii instrumentelor folosite pentru producerea opiniilor i sfaturilor privind riscul i controlul. Atingerea unor nalte niveluri de profesionalism n practica auditului intern va depinde ntotdeauna de calitatea asigurrii
15

Profesor colaborator de audit intern la Universitatea South Bank din Londra.

527

cuprinse n acest proces. Auditorii externi deja recunosc aceasta prin standarde obligatorii de asigurare a calitii, stabilite de ctre organele de reglementare i n conformitate cu toate practicile. Corpul profesional global al auditorilor interni (IIA Inc), n declaraiile sale directoare pentru auditorii interni

profesioniti, a recunoscut necesitatea asigurrii calitii activitii de audit intern nc de la nceputul anilor 1970. Totui, dup cum scrie n cel mai recent buletin profesional al IIA ndeplinirea cerinelor de asigurare a calitii n sec 21, studiile din ntreaga lume prea adesea arat o lips a programelor de asigurare a calitii i reglementarea lor n activitile de audit intern, att de ctre auditorii interni, ct i de aceia crora ei le raporteaz. Noul Cadru de Practici Profesionale emis la nceputul anului 2002 de IIA Inc., prin Standardul 1300, introduce o cerin obligatorie pentru efii departamentelor de audit intern de a dezvolta i de a menine un program de asigurare i mbuntire a calitii care s acopere toate aspectele activitii de audit intern i care s-i monitorizeze permanent eficacitatea. Cadrul programului de calitate parte a Standardelor profesionale privind programul de asigurare i mbuntire a

528

calitii16, care trebuie pregtite de ctre departamentele de audit intern, conform Standardului 1300 care precizeaz c procesul de monitorizare a acestui program trebuie s includ att evaluri interne, ct i externe, ale cror rezultate trebuie prezentate Consiliului de Administraie. De asemenea, adaug c programul trebuie s fie astfel conceput nct s ajute la activitatea de audit intern s produc valoare adugat i s amelioreze operaiunile organizaiei i s ofere asigurare c activitatea de audit intern se desfoar n conformitate cu Standardele IIA i Codul deontologic al profesiei de auditor intern. Aceast directiv important construiete o punte esenial de calitate ntre auditul intern i management i deschide ua ctre noi angajamente pentru auditul intern prin noile servicii pe care poate s le ofere. Dar ea mai cere tuturor auditorilor interni s aib o bun nelegere a principiilor de calitate afirma un recent buletin profesional al IIA. Principiile de calitate nu sunt noi. Ele sunt att naionale, ct i internaionale i sunt folosite de multe organizaii pentru a realiza calitatea pentru produsele i serviciile lor. Astfel, exist culturi privind calitatea i premii pentru realizarea calitii firmelor i ele formeaz cadrul pentru elaborarea Crilor de calitate n cadrul firmelor. Un asemenea grup de standarde de asigurare a calitii este ISO
16

Vezi Capitolul Programul de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit.

529

9000, care reprezint o serie de standarde n proces de dezvoltate pentru managementul calitii i asigurarea ei, stabilite de Organizaia Internaional pentru Standarde, cu sediul n Elveia. Publicate pentru prima oar n 1987, seria ISO 9000 a nlocuit britanica de standarde BS 5750. Astzi, circa 100 de ri au adoptat ISO 9000, inclusiv Marea Britanie. n 1996, ntr-un studiu de pionierat intitulat Standardele internaionale de calitate: implicaii pentru auditul intern, IIA au cercetat i publicat implicaiile la nivel mondial ale ISO 9000 asupra asigurrii calitii n activitile de audit intern. IIA a recomandat ca departamentele de audit intern s dezvolte n mod obligatoriu i s menin un program de asigurare i meninere a calitii care s acopere toate aspectele activitii de audit intern, i s monitorizeze n mod permanent eficacitatea, mbuntirea continu i inovarea, care vor reprezenta cheia ctre eficiena tuturor departamentelor de audit intern.

530

CAPITOLUL IV STANDARDIZAREA AUDITULUI INTERN

4.1. ORGANIZAREA INTERNATIONALA A AUDITULUI INTERN

A uditul intern desfurat n cadrul organizaiilor este o

funcie, exercitat n baza standardelor profesionale ale auditului intern acceptate pe plan internaional. n acest sens, auditorii interni se supun unor reguli comune pe care i le-au impus, dar care au, totui, un caracter relativ, n funcie de cultura specific organizaiei i cultura naional. Organizarea internaional a activitii de audit intern a fost iniiat prin fondarea Institutului Auditorilor Interni17 IIA n anul 1941, n SUA, cu sediul n Orlando, Florida. nceputurile au fost marcate puternic de originile sale anglo-saxone, dar
17

The Institute of Internal Auditors IIA.

531

internaionalizarea s-a realizat progresiv, pe msura afilierii altor institute naionale i chiar a unor membri individuali. n comparaie cu organismele de contabilitate care, de obicei, sunt alctuite la nivel naional, profesia de auditor intern este organizat la nivel global i reprezentat pe plan internaional de Institutul Auditorilor Interni - IIA din SUA i n Europa de Confederaia europeana a institutelor de audit intern ECIIA. IIA este liderul recunoscut n domeniu avnd ca preocupare esenial meninerea i dezvoltarea standardelor internaionale privind practica auditului intern, precum i formarea auditorilor interni. n prezent, la IIA s-au afiliat peste 100 de institute naionale ale auditorilor interni i membri din peste 165 de ri, dintre care mai mult de 150.000 sunt posesori ai Certificatului de Auditor Intern - CIA18, care este o atestare recunoscut internaional. Auditorii interni nu sunt obligai s fie membri ai IIA, dar sunt obligai, dac se consider profesioniti, s se conformeze Standardelor Internaionale de Audit Intern i ghidurilor pentru practicarea profesiei, publicate n mai multe ediii, respectiv 1978, 2000 i 2004, i elaborate de IIA. De asemenea, trebuie s

18

The Certified Internal Auditor CIA.

532

respecte Codul de etic al profesiei de auditor intern indiferent de ara de origine sau de ara n care i practic profesia. n Romnia s-a nfiinat Asociaia Auditorilor Interni din Romnia AAIR19, afiliat la Institutul Global al Auditorilor Interni IIA din SUA i Confederaia europeana a institutelor de audit intern ECIIA. IIA din SUA are o bogat activitate n domeniul pregtirii profesionale, de cercetare i de publicistic, concretizat n: organizarea anual a examinrilor profesionale pentru obinerea calitii internaionale de CIA, prin rotaie, n diferite orae ale lumii, spre exemplu n 2007 s-a organizat la SINGAPORE; stabilirea i actualizarea sistematic, pe baza cercetrilor proprii i a practicii internaionale, pentru toi membri si, a standardelor internaionale n domeniu; redactarea revistei Auditorul intern (The Internal Auditor)20; elaborarea i actualizarea periodic a standardelor

internaionale de bun practic n domeniu;

19

Asociaia Auditorilor Interni din Romnia AAIR, a luat fiin n anul 2004, fiind o asociaie profesional i reprezentnd un forum de dezbatere pentru profesionitii din domeniu. La aceast asociaie n prezent s-au afiliat peste 350 de membri, auditori interni din sectorul public sau privat. 20 Revista Auditorul intern editat de IIA i publicat n SUA, i revista Auditul intern i managementul riscurilor, editat n Regatul Unit al Marii Britanii i Irlandei de Nord, sunt periodice lunare, traduse n rile membre ale IIA, cum este i Romnia.

533

organizarea de conferine i colocvii pentru dezbateri de specialitate la nivel internaional, prin rotaie, n diverse zone geografice.

Elaborarea standardelor de ctre IIA a fost un proces n timp, realizat prin parcurgerea sistematic a mai multor etape, astfel: n anul 1947 s-a redactat Declaraia responsabilitilor, care a definit obiectivele i domeniul de aciune a auditului intern; n anul 1974 s-au elaborat Standardele auditului intern; n anii 1981, 1991 i 1995, au fost revizuite standardele de audit intern, datorit evoluiei funciei de audit intern, n ntreaga lume; n anul 1999, comitetul de direcie al IIA a creat un grup de lucru pentru a vedea dac exist diferene privind modul de aplicare a standardelor n lume, dac standardele pot fi mbuntite i cum se poate realiza aceasta; n anul 2002, pe baza studiului realizat de grupul de lucru, n Australia, s-au actualizat standardele de audit intern, varianta aceasta fiind n vigoare n prezent n Romnia. Studiul realizat de grupul de lucru a fost coordonat de Australia, care a implicat peste 800 de persoane la nivel internaional, respectiv profesori, auditori, cercettori i

534

studeni, pornind de la cadrul de competen al auditului intern din 1998 i studiile realizate de diferite universiti; n 2004, a avut loc ultima actualizare a standardelor de audit intern, cnd s-a modificat i definirea conceptului de audit intern, prin introducerea unor elemente ale guvernanei corporative. Concluziile studiilor realizate de-a lungul timpului au fcut referiri n principal la urmtoarele aspecte: auditul intern se bazeaz pe evaluarea riscurilor; profesionalismul trebuie s fie al echipei; profesia se schimb, astfel a evoluat i sloganul sau paradigma auditului intern, de la o activitate care d asigurare managerului pentru funcionalitatea sistemului de control intern la o activitate care adaug valoare organizaiei; rolul auditorului intern a suferit o metamorfoz, respectiv de la o persoan care i informa pe acionari la o persoan care urmrete schimbarea pozitiv a organizaiei; s-a stabilit i structura ndrumtorului auditorului intern, care ar trebui s fie: nivelul 1 codul deontologic i standardele de audit intern (standardele de calificare i standardele de funcionare);

535

 nivelul 2 consultan practic; nivelul 3 dezvoltarea de practici, cercetri

fundamentale, publicaii profesionale, seminarii i conferine. nivelurile 1 i 2 se compun din standarde care sunt obligatorii, iar nivelul 3 conine standarde i ghiduri cu caracter facultativ, aa cum

rezult din figura 8.1. ndrumtorul auditorului intern; se contureaz tot mai pregnant rolul preventiv al auditului intern; intereseaz, n mod special, plusvaloarea pe care o adaug auditorii interni organizaiei. Managerii care au urmrit rezultatele studiilor au considerat prea extinse atribuiile auditorilor interni i au ntrebat dac nu cumva acetia au senzaia c ei conduc organizaiile.

DEFINIREA AUDITULUI INTERN

STANDARDE DE CALIFICARE

STANDARDE DE FUNCIONARE STANDARDE DE IMPLEMENTARE GHIDURI PRACTICE DE NDRUMARE

536

MANUALE DE AUDIT INTERN

ACTIVITI DE CONSILIERE

ACTIVITI DE ASIGURARE

CODUL DEONTOLOGIC

GHIDURI AJUTTOARE DE DEZVOLTARE PROFESIONAL Figura 6.1. ndrumtorul auditorului intern

Studiul

internaional

realizat de grupul de

lucru al

universitilor sub coordonarea Australiei, prin aceste concluzii, a contribuit la actualizarea standardelor profesionale, respectiv a bunei practici n domeniu, care au intrat n vigoare ncepnd cu 1 ianuarie 2002. Rezultatele acestui studiu au contribuit la o serie de schimbri cu privire la funcia de audit intern, respectiv o focalizare pe managementul riscului, n apropierea managerilor care se ocup cu monitorizarea activitilor, i scopul auditului intern de detectare s-a transformat n unul de prevenire a apariiei riscurilor majore. De asemenea, mai exist o schimbare important, n sensul c rspunderea auditorilor interni de a nu grei n evalurile pe care le efectueaz s-a transferat asupra managerului general, cruia i revine sarcina implementrii obiectivelor stabilite.

4.2. STANDARDELE DE AUDIT INTERN

IIA a elaborat Standardele profesionale ale auditului intern (Anexa nr. 9), care cuprind mai multe componente, structurate logic ntr-un tot unitar, care ghideaz activitatea

537

auditorilor interni i sunt recunoscute de practicienii n domeniu, i anume: Codul deontologic al auditorului intern; Standardele de atribut seria 1000 denumite i Standarde de calificare; Standardele de realizare seria 2000 denumite i Standarde de funcionare; Standardele de aplicare practic seria AP 1000 i seria AP 2000 care sunt Standarde de implementare practic. Auditul intern se efectueaz n diferite entiti, deci n medii culturale i juridice eterogene, avnd mrimi, structuri i obiective diverse, precum i specialiti care, la rndul lor, sunt formai de coli diferite, cu practici diferite. Toate aceste particulariti pot influena ntr-o msur mai mare sau mai mic practica auditului intern din fiecare mediu. Din aceste considerente, pe plan internaional standardele de implementare practic ale auditului intern, nu sunt obligatorii, dar reprezint buna practic profesional n domeniu, recunoscut de majoritatea profesionitilor,

indiferent de mediul n care i desfoar activitatea i pe baza crora acetia i elaboreaz propriile standarde de aplicare a auditului intern.

538

Standardele profesionale de implementare practic ale auditului intern contribuie la: definirea principiilor de baz pe care practica auditului intern trebuie s le urmeze; furnizarea unui cadru de referin n vederea realizrii i promovrii unei game largi de activiti de audit intern, s aduc un plus de valoare propriei organizaii; favorizarea organizaiei; stabilirea prin criterii de apreciere a funcionrii auditului intern, a performanelor acestuia. mbuntirii proceselor i operaiilor care

Standardele de audit intern ale IIA, care cuprind toate cele trei categorii de standarde, prezentate anterior, sunt standarde recunoscute i acceptate pe plan internaional, i sunt n permanen actualizate pentru mbuntirea practicii n domeniu i minimalizarea posibilelor conflicte de interese.
4.2.1. CODUL DEONTOLOGIC AL AUDITORULUI INTERN

Codul deontologic reprezint o declaraie asupra valorilor i principiilor care trebuie s cluzeasc activitatea i practica cotidian a auditorilor interni.

539

Codul deontologic este singura component n care se enun principiile i modul de aplicare pe care auditorul intern trebuie s le respecte, pentru a nu se ndeprta de prevederile standardelor n realizarea misiunilor de audit intern. Codul deontologic enun patru principii fundamentale, i anume: integritatea, constituie baza ncrederii acordate

auditorilor interni; obiectivitatea, legat direct de independen; confidenialitatea, absolut necesar, cu excepia

situaiilor prevzute de lege; competena, care implic permanenta actualizare a cunotinelor teoretice i practice.

Principiile deontologice prezentate mai sus au la baz 12 reguli de conduit21, care pot fi rezumate astfel: a ndeplini ntr-un mod corect misiunile; a respecta legea; a nu participa la activiti ilegale; a respecta etica; a fi imparial;

21

Jacques Renard, Teoria i practica auditului intern, lucrare editat de Ministerul Finanelor Publice printr-un proiect finanat de PHARE, Bucureti, 2002, pp. 39-40.

540

 a nu accepta nimic care poate s compromit sau s influeneze deciziile; a evidenia faptele semnificative; a proteja informaiile; a nu urmri beneficii personale; a nu face dect ceea ce se poate face; a urmri mbuntirea competenelor; a respecta standardele n domeniu.

Aceste reguli de conduit doresc s arate calea strict a rigorii profesionale pe care trebuie s-o urmreasc auditorii interni. Desigur, nu este uoar aplicarea lor n practic, mai ales n perioada de tranziie de la un sistem la altul, cnd problemele legate de moral sufer, i au prioritate cele legate de constituirea capitalului primar ntr-o economie de pia concurenial, unde nc se afla n prezent i Romnia. Totui auditorii interni nu trebuie s se abat de la cele patru principii fundamentale, pentru a nu se ndeprta de la scopul funciei de audit intern prevzut n standarde. a. Integritatea Integritatea implic corectitudine n desfurarea

misiunii de audit intern, onestitate n realizarea aciunilor specifice i sinceritate n dialogurile purtate cu cei auditai.

541

Relaiile cu colegii i relaiile externe trebuie s se bazeze pe aceleai valori. Pentru a realiza activitatea de audit intern, n consens cu valorile de corectitudine, onestitate i sinceritate trebuie dezvoltat un mediu care s ofere baza pentru ncrederea general n toate activitile desfurate de echipa de audit intern, care trebuie s le exercite n mod profesional. Integritatea presupune i ideea de a nu avea standarde duble. n acest sens trebuie s avem n vedere s spunem ce facem i s facem ceea ce am spus , adic s vorbim aceeai limb, s transmitem acelai mesaj. Exemplul 1: Auditm un serviciu al entitii i ncepem cu lucruri frumoase, explicndu-le c suntem acolo pentru a-i ajuta, pentru a le oferi consultan, cnd este cazul, dar deja am acceptat o serie de servicii exagerate din partea lor. Cum credei c va fi privit intervenia noastr n aceste circumstane? Exemplul 2: Discutm n cadrul serviciului auditat despre problema reducerii costurilor i dup aceea ntrebm: Avei pentru noi o main la dispoziie, un telefon, un televizor .a.? n aceste condiii propunerile noastre privind reducerea costurilor mai pot avea vreun impact? Integritatea n abordarea practic presupune s avem ncredere n oameni. Ei trebuie s simt c auditorul intern trateaz toate problemele n mod egal, pentru toi angajaii la fel,

542

nu face concesii pentru EA sau pentru EL. n aceste condiii sfaturile i recomandrile auditorilor interni vor fi acceptate, altfel oamenii vor afirma, mai devreme sau mai trziu, c nu este ceea ce spune c este, are sisteme de valori duble. Desigur, nu este uor, dar este aproape obligatorie aceast practic, care este valabil pentru toi oamenii, dar n mod special pentru auditorii interni. De asemenea, i n colectivul nostru trebuie s crem un mediu n care s putem mprti aceste valori. Integritatea este un principiu foarte complex, cu multe lucruri n spatele su. Aceste lucruri sunt valabile pentru auditorii interni, dar i pentru structurile de audit din care fac parte acetia. Auditorii interni trebuie s-i desfoare

activitatea n mod profesional, att cu EL, ct i cu EA. Exemplul 3: Un coleg auditat mi spune c pe EL l-am verificat, dar pe EA nu. Eu trebuie s pot s demonstrez c nu am fcut-o pentru c n zona aceea riscurile erau foarte mici sau pentru c nu au existat riscuri. Nu este ntotdeauna simplu, dar trebuie s gsesc o modalitate de a face ceea ce trebuie n mod profesional. Toi membrii echipei de audit intern trebuie s

demonstreze integritate n toate aspectele muncii lor, i aceasta nseamn s fie o echip. Relaiile cu colegii, ca i cu prietenii, trebuie s fie bazate pe corectitudine, onestitate i sinceritate.

543

Aceasta nseamn c auditorii interni pot s-i cear scuze sau s recunoasc faptul c lucrul respectiv trebuia fcut n alt mod. Exemplul 4: Auditorul intern i poate ajuta pe oameni i spunnd: Da, am greit i voi corecta situaia, de aceea sunt aici. Am avut o zi proast i recunosc, iar n ziua urmtoare pot relua acel lucru spre analiz. n activitatea noastr trebuie s vedem lucrurile pe care vrem s le spunem i s gsim momentul potrivit pentru a le spune, adic nu putem aborda oricum toate lucrurile i n orice moment. Este nevoie de dialog n echip i discuie cu eful structurii de audit intern. b. Obiectivitatea Obiectivitatea este o stare de spirit, o atitudine ce ne va permite s privim informaiile i s le examinm cu

imparialitate, fr a fi influenai de prerile personale, interesele personale sau aprecierile altora. Auditorii interni trebuie s vad lucrurile aa cum sunt ele, independente de fapte colaterale, i si formeze propria prere. Membrii echipei de audit intern trebuie s afieze o obiectivitate profesional adecvat pe parcursul desfurrii misiunii, pentru a fi credibili atunci cnd i prezint propriile constatri, recomandri i concluzii.

544

Auditorii interni au obligaia de a se abine de la orice activitate n care au un interes personal i care astfel le poate afecta obiectivitatea. n practic se impune ca auditorii interni s fac dovada obiectivitii i imparialitii lor n ntreaga activitate i n mod deosebit n etapa de redactare a rapoartelor, de formulare cu corectitudine i onestitate a constatrilor i recomandrilor reieite din evaluarea entitii auditate.

Obiectivitatea lor trebuie s se bazeze exclusiv pe dovezile de audit obinute n conformitate cu metodologia specific. Exemplul 5: n faza de redactare a raportului, auditorii foreaz constatrile i scot recomandrile dorite, dar ulterior sunt anulate n faza de conciliere. Cui i slujete un asemenea comportament? Nimnui, dar imaginea auditorilor interni rmne suficient de afectat pentru ca pe viitor acetia s fie privii cu circumspecie. c. Confidenialitatea Membrii echipei de audit intern trebuie s pstreze informaiile pe care le primesc n cadrul activitilor desfurate. n practic nu trebuie s existe nici o divulgare neautorizat a informaiilor, dect dac exist o cerin profesional sau legal pentru aceasta. Auditorii interni sunt obligai s pstreze informaiile n posesia crora intr prin atribuiile ce le revin. Ei au acces la orice informaii, unele chiar foarte personale, conform

545

procedurilor, dar aceste informaii le primesc n funcie de modul cum lucreaz, altfel nu le mai primesc. Toi facem i lucruri pe care ulterior le regretm. Aceste informaii nu trebuie divulgate sau comentate, ci trebuie utilizate, eventual discutate, n echip. Exemplul 6: Informaiile primite i mai ales cele personale nu trebuie spuse nici dac ne aflm la o zi aniversar. Oamenii i pot da seama c manipulm informaiile. Dac nu vom fi confideniali n lucruri minore, cine ni le va mai ncredina pe cele majore? Informaiile confideniale obinute n cursul desfurrii misiunilor de audit este obligatoriu s nu fie folosite n interes personal. Practica noastr trebuie s ne spun cnd am mers prea departe i s ne corectm, iar unele lucruri mai complexe s le discutm cu eful compartimentului de audit intern. Astfel auditorii interni trebuie s fie capabili s discute cu persoanele care au greit i i-au recunoscut greeala, absolut normal, n ziua urmtoare, ca i cum nu s-ar fi ntmplat nimic. Confidenialitatea mai nseamn i atenia pe care trebuie s o aib auditorul intern cu documentele colectate i mai ales cu documentele cu coninut negativ. Acestea nu trebuie s fie disponibile oricnd i la dispoziia oricui. d. Competena

546

Auditorii interni trebuie s se comporte profesional i s aplice standardele n litera i sensul lor, n cadrul misiunilor desfurate. De asemenea, membrii echipei de audit trebuie s aplice cunotinele, experiena i priceperea dobndit n comun, pentru a se achita de ndatoririle ce le revin. Auditorii interni trebuie s cunoasc standardele de audit intern i standardele de bun practic profesional naionale, i s nu accepte misiuni pentru care nu au

competena necesar. n practic auditorii interni se confrunt ntotdeauna cu cei auditai, care tiu mai multe dect ei, deoarece n primul rnd ei fac zilnic aceste lucruri i poate de ceva timp. Auditorii interni trebuie s fie experi n audit intern, n administrarea i evaluarea riscurilor, n implementarea sistemelor de management i control intern, dar mai ales n comunicare i s exploateze corect i eficient informaiile pe care le primesc. Auditorii interni trebuie n mod obligatoriu s aib cunotine de baz privind contabilitatea i sistemul de tehnologie a informaiei (IT) i s tie lucrurile pe care trebuie s le tie i s poat aplica ceea ce tiu. Cunotinele nseamn teorie, dar i practic. Exemplul 7: O main nu o poi conduce dect dup ce ai nvat codul rutier i regulile de circulaie.

547

Cunotinele, abilitile, experiena i priceperea, toate nseamn la un loc competen profesional. Aceasta este foarte complex, de aceea trebuie ca membrii echipei n ansamblu s dobndeasc cunotinele i abilitile necesare i s se completeze reciproc n activitile de derulare a misiunilor de audit intern. Exemplul 8: Reevaluarea aplicrii acestor principii n practica mea de auditor s-ar putea referi la: INTEGRITATE s respect n totalitate principiile standardelor n domeniu; s evit excepiile din activitatea mea. OBIECTIVITATE s fiu atent la ce misiuni de audit voi fi repartizat, care s nu-mi afecteze obiectivitatea. COMPETENA s nu-mi actualizez sistematic cunotinele privind AI, ERM i SMC22, adic elementele guvernanei corporative; s-mi nsuesc structura organizatoric a entitii; s-mi actualizez cunotinele privind partea practic; s m documentez n probleme de IT.
22

CONFIDENIALITATE

AI, ERM i SMC respectiv auditul intern, managementul riscurilor pentru ntreaga organizaie i sistemele de control managerial, care sunt componentele guvernanei corporative.

548

 s-mi mbuntesc stilul de lucru i de comunicare n echip, fiind ntr-un colectiv nou; s adopt i s respect principiile sntoase i buna practic recunoscut n domeniu. Lucrurile pe care ne-am propus s le schimbm n practica noastr trebuie s fie clare, concrete i chiar ambiioase i s fim siguri c le putem aplica. Astzi schimbm un lucru, mine altul .a.m.d., i astfel putem zice: ntr-adevr mi-ar plcea i acest lucru s-l pot schimba n activitatea mea. Auditorii interni nu au i nici nu pot avea toate competenele, de aceea trebuie s nvm unii de la alii, s lucram n echip pentru a fi mai bogai cu fiecare misiune realizat. n Romnia, n anul 2002 a fost elaborat Codul privind conduita etic a auditorului intern, care apoi a fost modificat i completat n anul 200423.
4.2.2. STANDARDELE DE CALIFICARE

Standardele de calificare sau de atribut enun caracteristicile structurilor de audit i persoanele individuale implicate n efectuarea activitilor de audit intern i se compun din patru standarde principale, respectiv: 1000 Misiuni, competene i responsabiliti; 1100 Independen i obiectivitate; 1200 Competen i contiin profesional;
23

O.M.F.P. nr. 252 din 3 februarie 2004, pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern, publicat n Monitorul Oficial, nr. 128, din 12 februarie 2004.

549

 1300 Program de asigurare i de mbuntire a calitii. Aceste standarde se dezvolt n mai multe standarde subsidiare, denumite i standarde de implementare practic, prezentate n Anexa 9 Standardele de audit intern , coloana 1.

4.2.3. STANDARDELE DE FUNCIONARE

Standardele de funcionare sau de realizare descriu activitile de audit intern i definesc criteriile de calitate pentru msurarea acestora i se compun din apte standarde principale, respectiv: 2000 Gestionarea auditului intern; 2100 Natura activitilor; 2200 Planificarea misiunii; 2300 Realizarea misiunii; 2400 Comunicarea rezultatelor; 2500 Supravegherea aciunilor de evoluie; 2600 Acceptarea riscurilor de ctre direcia general. Aceste standarde se dezvolt n mai multe standarde subsidiare, denumite i standarde de implementare practic, prezentate n Anexa 9 Standardele de audit intern, coloana 2.
4.2.4. STANDARDELE DE IMPLEMENTARE

550

Standardele de implementare practic sau subsidiare reprezint transpunerea n practic a Standardelor de calificare i a Standardelor de realizare pentru misiunile specifice, cum ar fi: realizarea unui audit de regularitate, realizarea unui audit de sistem, evaluarea unor sisteme sau funcii din cadrul entitii .a.

Standardele internaionale de audit intern, prezentate i comentate n Anexa 9 Standardele de audit intern, sunt structurate pe cele dou categorii de standarde, i anume Standardele de calificare i Standardele de funcionare, fiecare fiind completate cu Standardele de implementare, notate cu literele A (asigurare) i C (consiliere). Menionm c n anex este prezentat versiunea oficial a standardului n limba englez, pentru acuratee, dar i traducerea autorizat n limba romn. n lume, exist ri care au adoptat Standardele de audit intern i le aplic n limba englez, din dorina de a respecta ct mai fidel i unitar cerinele acestora, cum ar fi spre exemplu rile nordice, respectiv Suedia, Norvegia i Danemarca, nc din 1951. Desigur, c n acest fel, putem s vorbim despre o bun practic internaional recunoscut n domeniu de majoritatea auditorilor membri ai IIA din SUA i din filialelor acestora.

551

IFACI din Frana a elaborat n anul 1999 Normele profesionale ale auditului intern24, care cuprind Modalitile practice de aplicare MPA, similare standardelor de implementare americane, prezentate mai sus, acceptate ca autoritate n Frana de ctre auditorii interni, i care au fost publicate i n Romnia, n anul 2004, de ctre Ministerul Finanelor Publice n cadrul unui program finanat de PHARE25. Modalitile practice de aplicare MPA propuse de IFACI, reprezint buna practic francez recunoscut n domeniu, care poate fi aplicat i n culturile diferitelor organizaii sau ri pe baza soluiilor originale promovate de acetia cu respectarea standardelor profesionale ale auditului intern. Organizaiile, ntreprinderile, entitile publice pe baza acestui cadru de referin al practicilor profesionale, trebuie s-i realizeze propriul cadru normativ compus din cod deontologic,

standarde profesionale specifice, manuale, ghiduri .a., care s fie preluate n carta auditului intern a organizaiei. Standardele profesionale de audit intern constituie Biblia auditorului intern i se impune a fi implementate i aplicate, pas cu pas, n activitatea practic, n vedere asigurrii atingerii obiectivelor auditului intern prin:
24

Normes pour la pratique professionnelle de l'audit intern, IFACI, 1999, Paris. *** Normele profesionale ale auditului intern nsoite de comentariile IFACI publicate n cadrul conveniei de twinning RO 2000 IB/FI/03 ntre Direcia General de Control i Audit Intern din Ministerul Finanelor Publice din Romnia i Ministerul Economiei, Industriei i Finanelor din Frana, proiect fiananat prin PHARE de Uniunea European, Paris, oct. 2002.
25

552

 ghidarea muncii auditorului intern; contribuia continu la activitatea de analiz i evaluare a riscurilor; orientarea ctre servicii cu valoare adugat; evaluarea performanei muncii de audit intern.

intele de mai sus vor putea fi atinse numai dac, n activitatea concret de audit intern, vom respecta linia standardelor

internaionale i buna practic n domeniu, prin aplicarea propriilor standarde de audit intern, dar i dac vom avea preocupri pentru perfecionarea continu a modului de abordare a auditului intern i vom fi critici cu noi nine. n Romnia, n baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, au fost elaborate Normele generale privind exercitarea auditului public intern26, care reprezint Manualul de audit intern, i n baza acestora entitile publice i-au elaborat norme specifice, proprii, de exercitare a auditului intern.

4.3. RESPONSABILITATEA AUDITORULUI INTERN

Auditorul coordonarea intern este angajatul entitii, Conform salariat n normelor

managementului general.

dreptului comun, el nu poate fi considerat responsabil de

26

OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, Monitorul Oficial nr. 130 bis/2003.

553

activitile

profesionale,

cu

excepia

cazului

care

responsabilitatea sa penal poate fi dovedit personal. n practic, auditorul intern este tratat n mod deosebit fa de expertul contabil, de cenzorul extern independent sau auditorul financiar, care rspund disciplinar, material i chiar penal pentru activitatea desfurat. Totui, nu putem rmne la aceste interpretri

simpliste ale responsabilitilor auditorilor interni i, prin aplicarea standardelor de bun practic 27 menionm c auditorul intern poate fi sancionat pentru c nerespectarea acestora, astfel: disciplinar, de organizaia profesional din care face parte, respectiv IIA, prin interzicerea practicrii

profesiei sau chiar a aderrii la orice alt IIA; administrativ, de conducerea organizaiei prin afectarea salariului, a carierei profesionale i chiar prin desfacerea contractului de munc.

Toate aceste situaii vor depinde de circumstanele n care a ajuns auditorul intern, dar riscul real exist i planeaz permanent asupra acestuia, mai ales dac discutm de situaiile n care este vinovat de nerespectarea standardelor profesionale. Spre
27

exemplu,

nerespectarea

principiului confidenialitii

Ibid., Howard Hughes afirma c nu putem avea n acelai timp i principii mree, i beneficii mari, p. 95.

554

informaiilor deinute este considerat o greeal grav, poate avea chiar conotaii de natur penal. n consecin auditorul intern i n special responsabilul funciei de audit intern nu sunt protejai n totalitate mpotriva acestor situaii prin contractul de munc. Dac n anul 1974, cnd au aprut primele standarde internaionale, exista riscul ca auditorul intern s fac o evaluare greit, astzi riscul este ca auditorul intern s concluzioneze c obiectivele organizaiei au fost realizate, i n realitate aceasta s nu se confirme. Desigur, practicarea profesiei de auditor intern n mod impecabil, respectarea standardelor profesionale, aplicarea bunei practici recunoscute n domeniu i aderarea la un IIA sunt garanii de care auditorul intern trebuie s profite n msura posibilitilor. Din aceste considerente, n Standardele de audit intern elaborate n 2002 exist o schimbare care nu trebuie limitat, i anume: preocuparea principal a auditorilor interni de a nu face greeli, n sensul de a evalua o activitate, un program, o entitate i a da un calificativ satisfctor, iar n realitate acolo s existe probleme, s-a transferat asupra

managerului general al organizaiei, cruia i revine obligaia atingerii obiectivelor fixate;

555

 n aceste condiii, dac, spre exemplu, obiectivele nu au fost atinse, dar s-a inut cont de recomandrile auditorilor interni, responsabilitatea revine tot managerului

general, innd seama de faptul c el este cel care a coordonat implementarea recomandrilor i a condus procesul managerial.

Legislaia

romneasc

respect

standardele

internaionale de audit intern privind specificul activitii n problemele legate de angajarea, schimbarea din funcia de auditor intern i numirea efului compartimentului de audit intern, n sensul c, pentru toate aceste aciuni, entitatea public are nevoie de avizul UCAAPI din cadrul Ministerului Finanelor Publice sau al efului compartimentului entitii publice superioare. Cadrul de reglementare a auditului intern n Romnia28 transpune n mare parte coninutul standardelor de audit intern, dar rmne o provocare adoptarea n mod direct a Standardelor de audit intern ale IIA i a Standardelor de implementare de bun practic internaional, n locul cadrului normativ naional n vigoare, ceea ce confer o mai mare transparen i credibilitate entitilor publice, cu privire la implementarea principiilor auditului intern.
28

Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, Monitorul Oficial nr. 953/2002; OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, Monitorul Oficial nr. 130 bis/2003; OMFP nr. 1.702/2005 pentru aprobarea normelor privind organizarea i exercitarea activitii de consiliere, Monitorul Oficial 154/2006.

556

CAPITOLUL V FRAUDA N AUDIT

5.1. CONCEPTUL DE FRAUD

Termenul de fraud apare n conceptul mai larg de nereguli sau iregulariti. Astfel, neregulile conin deficiene, abateri, disfuncionaliti i chiar fraude. Neregulile nseamn orice abatere de la legalitate, regularitate sau conformitate, precum i orice nerespectare a prevederilor memorandumurilor, acordurilor de finanare privind asistena financiar nerambursabil acordat Romniei de Comunitatea European i a prevederilor contractelor ncheiate n baza acestor memorandumuri/acorduri, rezultnd dintr-o aciune sau

omisiune a operatorului economic care, printr-o cheltuial neeligibil, are ca efect prejudicierea bugetului general al Comunitii Europene i/sau a bugetelor29. Deficienele, nerespectri ale abaterile, disfuncionalitile reprezint codului

cadrului normativ,

nclcri ale

procedural constnd n erori, omisiuni sau greeli neintenionate. Conceptul de fraud are mai multe nelesuri pe care le prezentm n continuare:
29

Legea nr. 500/2002 privind finanele publice cu modificrile ulterioare i O.U.G. nr. 45/2003 privind finanele publice locale, aprobat cu modificri prin Legea nr. 108/2004; cu modificrile ulterioare.

557

 Frauda reprezint totalitatea iregularitilor i actiunile ilegale comise cu intenia de a nela30. Frauda nseamn orice aciune sau omisiune intenionat n legtur cu utilizarea sau prezentarea de declaraii ori documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv fapte penale31. Frauda poate fi necomunicarea unei informaii prin nclcarea unei obligaii specifice i/sau deturnarea fondurilor de la scopurile pentru care au fost acordate iniial32. Frauda reprezint furt ce implic denaturarea,

suprimarea sau falsificarea situaiilor financiare.33 Frauda, ntr-o definiie mai elaborat, poate fi realizat de orice persoan care, cu scopul de a realiza un anumit ctig sau de a cauza o pierdere, sau de a-i expune pe alii la risc, ntr-un mod necinstit34: face o declaraie fals; nu furnizeaz unei tere persoane informaii pe care are obligaia legal s le furnizeze sau sunt de aa natur nct cealalt persoan se ateapt s le dezvluie; abuzeaz de poziia sa, din care se presupune c trebuie s protejeze sau s nu acioneze n detrimentul intereselor
30

Modaliti practice de aplicare M.P.A 1210. A2-1 Identificarea fraudei. Legea 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cap.III seciunea 41 cu modificrile i completrile ulterioare. 32 O.G. nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor, cu modificrile i completrile ulterioare. 33 Divizia Fraud a Poliiei Metropolitane, Londra, Marea Britanie. 34 Raportul privind frauda al Comisiei Juridice a Parlamentului Marii Britanii din iulie 2002.
31

558

financiare ale altei persoane sau al cuiva care acioneaz n numele acelei persoane. Infraciunea de a beneficia de un serviciu n mod necuvenit se consider a fi comis acolo unde, cu intenia de a evita plata, o persoan, n urma unei aciuni ru intenionate, beneficiaz de serviciile pentru care plata respectiv era necesar. nelciunea nu este un element esenial al infraciunii i de aceea extins la obinerea de servicii prin furnizarea de informaii false, care conform prevederilor legilor n vigoare, poate s nu constituie infraciune.

Luate mpreun, aceste definiii arat c un comportament fraudulos poate implica fie msur disciplinar intern,

acionarea n justiie ntr-un caz civil, sau urmrirea penal de ctre poliie. Frauda poate fi legat i de alte activiti infracionale grave care au loc n afara organizaiei, inclusiv antaj i splare de bani. Din prezentarea acestor elemente referitoare la fraud rezult, att faptul c aceasta reprezint un domeniu vast de aciune, cu care avem de-a face, dar i faptul c nu exist o delimitare clar ntre nereguli care sunt intenionate/neintenionate, i frauda, care este realizat cu intenie. n practic, toate elementele legate de nereguli sau fraude

559

sunt importante i ele reprezint o problem att pentru manageri, ct i pentru auditorii interni. Avnd n vedere faptul c fraudele apar n diferite zone ale domeniilor auditabile, dar i ideea c ele reprezint obiective ale auditului intern, se ridic problema gradului de implicare al auditorilor interni n prevenirea, detectarea i investigarea fraudei i mai concret pn unde se recomand implicarea acestora, astfel nct s-i poat pstra independena i obiectivitatea, care reprezint caracteristici indispensabile ale oricrei profesii.

5.2. PROCEDURA ACTUAL PRIVIND FRAUDA SAU SEMNALMENTELE EXISTENEI UNEI FRAUDE

Standardul internaional clarific faptul c auditorii interni nu sunt obligai s dein experiena i expertiza necesar investigrii fraudei. De cele mai multe ori auditorii interni afl despre o fraud sau o neregul, situaie n care se afl i alte organe de inspecie, pentru c ei evalueaz sisteme i cu aceast ocazie stabilesc ce mecanisme de control au dat gre i au permis apariia acestor disfunciuni. Rolul auditorului intern este s se asigure c riscurile cu care se confrunt organizaia sunt identificate de ctre management, care a luat msuri suficiente i destul de solide pentru a garanta c acestea nu se vor materializa. n virtutea acestui nou rol, auditorul nu este

560

privit ca un investigator, ci ca un consultant de specialitate. Investigatorii fraudei au nevoie de pregtire de specialitate n domeniul legislativ i n tehnicile de investigare, care reprezint o instruire suplimentar instruirii uzuale furnizat auditorilor interni. Investigatorii trebuie s cunoasc posibilele infraciuni care au fost comise i instrumentele civile i penale care le stau la dispoziie pentru a instrumenta cauza. Consensul de opinii la care s-a ajuns privind rolul auditului intern n privina fraudei i neregulilor este c rolul auditorilor nu este s investigheze frauda, dei muli se ateapt exact la aceasta. Principalul rol al auditorului intern este s furnizeze recomandri i concluzii privind eficacitatea procesului pus n aplicare de management pentru a gestiona riscul de fraud i n asumarea acestui rol, auditul intern poate: s investigheze cazurile de fraud, recomandnd

instrumentele de control suplimentare i potrivite care pot fi necesare n viitor; s examineze instrumentele de control de prevenire a fraudei i procesele de detectare puse n practic cu

managementul de linie; s fac recomandri necesare mbuntirii acestor procese;

s furnizeze consiliere Comitetului de audit privind, dac este cazul, asistena juridic ce trebuie cutat dac este declanat urmrirea penal;

561

 s pun la dispoziie cunotine de specialitate i abiliti specifice necesare unei investigaii; s menin legtura cu echipa de intervenie; s dein cunotine suficiente pentru detectarea indicatorilor fraudei.

n practic auditorii interni cu ocazia desfurrii misiunilor planificate, pot lua cunotin de existena unor posibile semnale ale unei fraude sau chiar cu o fraud. n aceste condiii, auditorii interni au obligaia de a ntocmi Formularul de constatare i raportare a iregularitilor FCRI, pe care l discut cu supervizorul misiunii de audit intern, l semneaz i l nainteaz n termen de 3 zile managementului general cu documentaia aferent. n continuare, instrumentarea i sesizarea organelor abilitate pentru completarea cercetrii aparine

managementului, care dup instrumentarea acesteia hotrte dac nainteaz dosarul la organele judiciare i la procuratur. Auditul intern prin activitile sale urmrete n

comportamentul nivelurilor de management o luare de poziie privind frauda, respectiv s dea tonul de la vrf c aceasta nu va fi tolerat i c organizaia este angajat n prevenirea i detectarea fraudei, iar cei care o vor comite vor fi acionai n justiie.

562

n Romnia, conform legii35, soluionarea fraudelor atunci cnd apar, intr n competenele managementului general, indiferent dac semnalmentele vin pe linia controlului intern, auditului intern, auditului extern sau din alte surse. De asemenea, managerii au responsabilitatea asigurrii legalitii i a patrimoniului entitii publice, prin lege36, iar neintervenia acestora n asemenea situaii atrage chiar

rspunderea penal. Managementul general n momentul n care a luat cunotin de semnalmentele unei posibile fraude imediat instrumenteaz cauza folosind structurile proprii de control sau inspecie, dac exist sau i constituie o comisie pe baza deciziei, n vederea instrumentrii acesteia. Chiar i n situaia unor semnale nesigure, managementul trebuie s dispun crearea unei echipe pentru investigaie i stabilirea existenei eventuale a fraudei sau chiar o comisie pe baz de decizie, n vederea instrumentrii acesteia, iar ulterior hotrte cum va proceda n funcie de rezultatele investigaiei. n situaia n care managerul general este posibil implicat n fraud, atunci acesta nainteaz dosarul la nivelul ierarhic superior, pentru investigare, avnd n vedere i obligaia, stabilit prin lege, de a valorifica
35

documentele probante n

OMFP nr. 946 din 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd stnadardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemului de control managerial, M.Of. nr.675 din 28 iulie 2005. 36 Legea nr. 500 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare, M.Of.nr. 597 din 13 august 2002.

563

posesia crora a intrat cu ocazia desfurrii activitilor curente. De asemenea, managementul cu rezultatele

investigaiilor efectuate informeaz i structura de audit intern. Organele de poliie i procuratur, chiar dac au fost sesizate de ctre management, neavnd instrumentele necesare pentru cercetarea fraudelor din cadrul entitilor publice, vor apela tot la acestea pentru finalizarea cercetrii. Menionm c acest sistem a fost adoptat n Romnia dup armonizarea acquis-ului

comunitar cu legislaia naional n domeniu din dorina de a responsabiliza managementul de vrf. Standardul internaional de audit intern numrul 1210.A2 referitor la fraud prevede: Auditorul intern trebuie, cu ajutorul cunotinelor deinute s poat identifica semnalmentele fraudei, dar nu se ateapt ca acesta s aib aceiai experien ca o persoan a crei responsabilitate primar este detectarea i investigarea fraudei. Trebuie s recunoatem c, n practic, exist auditori interni care doresc s-i amplifice foarte mult activitile cnd sesizeaz o fraud i acetia sunt provenii de regul din personalul care a lucrat n activitatea de control sau de inspecie i ncearc s ofere managementului toat instrumentarea necesar sau o cantitate de informaii ct mai convingtoare. Auditorii interni trebuie ca la primele indicii ale svririi unei fraude s sesizeze managementul, pentru dezvoltarea propriilor investigaii i cercetri privind certitudinea fraudei, a persoanelor

564

implicate i a dimensiunilor acesteia, dar s supervizeze, n continuare, ntregul proces i s sprijine managementul pentru a aciona n consecin. Din experien, recunoatem c ne confruntm cu mai multe practici n domeniul investigrii fraudei i este dificil de stabilit limita pn la care trebuie s se implice auditorul intern. Din documentare a rezultat c i practica internaional este destul de diferit i, de cele mai multe ori, activitatea de investigare a fraudei, ine de cultura naional n acest domeniu (vezi Anglia versus Japonia). n Marea Britanie, auditorul intern nainte de a da semnalmentele de fraud trebuie s-i consulte avocatul pentru a nu risca s fie dat n judecat pentru lezarea intereselor profesionale a celor implicai. n acelai timp, auditul intern, care are o calificare special de investigare a fraudei, poate, dac are probe concludente, s aresteze preventiv, pentru 24 de ore, ns dac greete, rspunderea i aparine, motiv pentru care, n asemenea situaii, se consult temeinic cu avocatul su. n Romnia, conform normelor generale de exercitare a activitii de audit intern, dac managerul nu instrumenteaz o posibil fraud, sesizat de auditorul intern, acesta este obligat s informeze organul ierarhic superior.

565

5.3. Responsabilitile auditorilor interni privind prevenirea, detectarea i investigarea fraudei

Din practic se tie c pentru gestionarea fraudelor rspunderile sunt n sarcina conducerii organizaiei, celorlali salariai i auditului intern. Responsabilitatea primar privind prevenirea, detectarea i

investigarea fraudei revine conducerii entitii, care trebuie s gestioneze i riscul de fraud; avnd o serie de atribuii: adoptarea unei politici, a unei strategii la nivel de entitate public privind tolerana la fraud; elaborarea planurilor de aciune prin care se stabilesc responsabilitile i msurile de reducere a riscului de fraud; revizuirea politicii, a strategiei de reducere a riscului de fraud i a planului de aciune; elaborarea unui plan de rspuns care s defineasc exact etapele ce trebuie urmate n cazul n care o fraud a fost raportat sau detectat; promovarea unei etici, a unor principii etice adecvate la nivel de entitate; gestionarea riscurilor asociate

activitilor/sistemelor/programelor din entitate, care s

566

includa i riscul de fraud; proiectarea i meninerea unui sistem de control adecvat i eficace la un cost rezonabil, care s contribuie la prevenirea riscului de fraud; organizarea unui audit intern adecvat i eficace; informarea autoritilor competente privind fraudele majore.

Din

aceste

considerente,

conducerea

structurilor

organizatorice ale entitilor publice rspunde de gestionarea, controlarea, raportarea i luarea de msuri privind riscul de fraud, inclusiv prin: stabilirea procedurilor necesare prevenirii i detectrii fraudei; punerea n aplicarea a unor instrumente de control adecvate prevenirii fraudei; rezolvarea eficace a problemelor semnalate de personalul entitii, inclusiv luarea msurilor necesare soluionrii unor activiti frauduloase raportate sau suspectate; implicarea organelor judiciare competente, atunci cnd se consider necesar.

De asemenea, personalul din cadrul entitii publice are responsabiliti n legtur cu frauda care constau n urmtoarele:

567

 respectarea

politicilor

procedurilor

interne,

regulamentelor, a Codurilor de conduit etic, n legtur cu protejarea activelor entitii; informarea imediat a conducerii de la nivelul ierarhic imediat superior ori de cte ori suspecteaz c a fost comis o fraud; respectarea obligaiei de sesizare a organelor judiciare competente, potrivit prevederilor Codului penal, n cazul n care ia cunotin de svrirea unei infraciuni n legatur cu serviciul n cadrul cruia i ndeplinete sarcinile.

Auditorii interni din cadrul entitii au responsabiliti n legtur cu frauda, cu ocazia derulrii misiunilor de audit intern prin care ofer managementului general consiliere sau dau o asigurare privind funcionalitatea sistemului de control managerial,

elaborat i implementat de acesta, pentru gestionarea riscurilor. Auditorii interni se achit de aceste responsabiliti prin formularea de recomandri care s ajute entitatea s-i

ndeplineasc funciile cu eficacitate. Auditorii interni nu au obligaia de a deine experiena i expertiza necesar pentru detectarea i investigarea fraudelor, deoarece acestea nu intr n sfera lor de rspundere, ns, au ca sarcin examinarea instrumentelor de control de prevenire a

568

fraudei i a procedurilor de detectare puse n practic i oferirea unei asigurri independente asupra funcionalitii sistemului de gestionare a fraudei. Contribuia auditorilor interni la diminuarea riscurilor, care conduc la apariia fraudelor, se realizeaz cu ocazia derulrii misiunilor de audit intern, dar cu precdere n procesul de analiz a riscurilor, specifice fiecrui domeniu auditat, i, mai ales, n etapa de intervenie pe teren cnd evalueaz dac: mediul de control din cadrul entitii publice stimuleaz contientizarea i sensibilitatea fa de controlul intern; sunt stabilite scopuri i obiective realiste n cadrul entitii publice; sunt realizate politici, practici, proceduri, rapoarte i alte mijloace n vederea controlrii activitilor i a asigurrii proteciei bunurilor i resurselor entitii publice, mai ales pentru domeniile cu grad mare de risc; exist reguli scrise care s descrie activitile interzise i msurile care trebuie luate n cazul n care regulile stabilite sunt nclcate; sunt stabilite i meninute reguli de autorizare pentru fiecare operaiune; circuitele de informaii permit conducerii s obin date adecvate i fiabile; sunt necesare recomandri pentru stabilirea sau

569

mbuntirea sistemului de control intern pentru a deveni eficace i performant n vederea descurajrii fraudelor.

n acelai timp, auditorii interni au o serie de responsabiliti i n privina detectrii fraudelor astfel: s dein cunotine suficiente privind

frauda pentru a putea s identifice elementele constitutive ale acesteia i tehnicile utilizate pentru investigare; s cunoasc tipurile de fraud care s-ar

putea produce n activitile pe care le auditeaz; n situaia n care sunt identificate puncte

slabe ale controlului intern, auditorii interni trebuie s desfoare activiti suplimentare, inclusiv examinri n vederea identificrii unor indicii de fraud37, astfel acetia trebuie s aib n vedere faptul c prezena mai multor indicii, in acelai loc sau moment, crete probabilitatea ca o fraud s fi fost comis; prezumiilor s evalueze indicii de fraud, respectiv suficiena de fraud pentru a recomanda investigaii

suplimentare printr-o aciune de inspecie distinct i s informeze conducerea entitii i structura de inspecie, dac este cazul.

37

Indicii de fraud apar atunci cnd se constat nerespectarea procedurilor, efectuarea unor operaiuni neautorizate, neefectuarea controalelor, derogarea fr explicaii de la regulile de stabilire a preurilor, pierderile de exploatare exagerat de mari, .a.

570

Totui, prin realizarea planului de audit intern i implicit prin aplicarea i respectarea procedurilor de audit intern nu poate fi furnizat asigurarea c toate fraudele au fost detectate, ci numai o asigurare rezonabil asupra funcionalitii sistemului de control managerial.

Considerm c, n cazul identificrii unei poteniale fraude, se recomand ntocmirea unui raport distinct, care s conin indicii de fraud i recomandarea expres de realizare a unor investigaii suplimentare. Investigarea fraudei const n efectuarea unor cercetri detaliate pentru a stabili dac se confirm indicii de fraud prezentai i dac conduc ntr-adevr ctre o fraud, prin coagularea elementelor precise i descriptive ale fraudei. Auditorii interni din cadrul entitilor publice, cu risc major de fraud, pe baza unei analize fundamentate, pot recomanda organizarea unei structuri de inspecie/control permanente sau pentru o anumit perioad de timp, care va fi un obiectiv auditabil n sfera de activitate a compartimentului de audit intern. n cazul n care managementul general nominalizeaz auditorul intern n cadrul unei echipe mixte, pentru investigarea fraudei, acesta ar trebui s aib n vedere urmtoarele: s dein expertiza necesar i s aib calificare n

domeniul fraudei, asigurat pe baza unor certificri profesionale sau a reputaiei dobndite;

571

s se asigure c membrii echipei dispun de calificrile

tehnice necesare specialitilor care vor participa la investigare sau pe baza certificatelor profesionale; s se asigure c fiecare membru al echipei este

independent de activitile sau persoanele care fac obiectul investigaiei; s cunoasc i s pun n aplicare regulamentele i

procedurile specifice activitii de investigare a fraudei n vederea descoperirii autorilor fraudei, ntinderii acesteia, cauzelor i tehnicilor de fraud folosite; s cerceteze i s evalueze existena i importana

eventualelor compliciti interne pentru a se evita furnizarea de informaii tocmai persoanelor care ar putea fi implicate n comiterea fraudei sau ca acestea s nu ofere informaii eronate; s-i efectueze activitile pe parcursul investigaiei

prin consultarea specialitilor oficiului juridic dac se impune; s cunoasc drepturile autorilor presupui ai fraudei,

ale personalului care face obiectul investigaiei, precum i reputaia entitii publice.

aceast

situaie,

auditorul

intern,

la

finalizarea

investigrii fraudei, distinct de raportul echipei mixte, poate continua propriile evaluri specifice activitii de audit intern, pentru:

572

formularea de recomandri privind implementarea

sau dezvoltarea instrumentelor de control intern n vederea diminurii riscurilor viitoare de comitere a fraudelor; elaborarea unor teste de audit care s permit

detectarea pe viitor a riscurilor similare de fraud; determinarea cunotinelor suplimentare care mai

sunt necesare auditorilor interni pentru identificarea riscurilor de fraud i a mecanismelor acestora pentru a fi capabili s identifice n viitor.

Considerm c pentru uniformizarea modului de acionare al auditorilor interni, n domeniul fraudei respectiv pentru

stabilirea nivelului pn la care acetia se vor implica n prevenirea, detectarea i investigarea fraudei, se impune completarea cadrului normativ existent. n acest sens

menionm c cele prezentate cu privire la relaia auditorului intern cu managementul n investigarea fraudei, vor fi avute n vedere, cu proxima ocazie modificarea i mbuntirea normelor generale privind desfurarea activitii de audit intern.

573

CAPITOLUL VI MISIUNEA DE AUDIT INTERN STUDIU DE CAZ

Compartimentele de audit intern din cadrul entitilor publice efectueaz misiuni de asigurare i/sau misiuni de consiliere pentru evaluarea sistemului de control managerial din cadrul acestora, urmrind conformitatea i regularitatea cu cadrul legal i/sau desfurarea activitii n condiii de performan. Principalele obiective ale misiunilor de audit intern sunt: - evaluarea activitilor managementului desfurate n riscurilor, aferente cu

cadrul entitii,

respectarea cadrului normativ i a celui procedural de derulare a acestora, a principiilor, regulilor i reglementrilor n domeniu; - evaluarea funcionalitii sistemului de control intern n acord cu obiectivele misiunii, n vederea identificrii eventualelor disfuncionaliti sau chiar iregulariti n activitatea acestora;

574

- consilierea mangementului, menit s adauge valoare i s mbunteasc administrarea entitii publice.

n baza Planului anual de audit intern i n conformitate cu Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, Normele metodologice generale aprobate prin O.M.F.P. nr. 38/2003 privind exercitarea activitii de audit public intern, i normele proprii, avizate de conducerea entitii auditate, se efectueaz Misiunea de audit intern privind Activitatea de conducere. eful compartimentului de audit intern selecteaz din Planul de audit intern pe anul 2008 misiunea care va fi realizat, respectiv activitatea sau compartimentul, perioada n care va fi efectuat i echipa de auditori interni. Desfurarea misiunilor de audit intern se realizeaz n conformitate cu schema prezentat n figura 12.1 Derularea misiunii de audit intern, care presupune parcurgerea procedurilor si documentelor specifice activitii de audit intern, structurate pe cele patru etape prezentate n normele generale dup cum urmeaz: n etapa de pregtire a misiunii de audit intern se colecteaz datele i informaiile i se elaboreaz documentele prevzute de normele generale. Dintre acestea se detaeaz ca important procedura de Analiza riscurilor, care presupune identificarea obiectelor auditabile, respectiv a activitilor i

575

eventual a operaiilor, structurate pe obiective; identificarea riscurilor ataate acestora; aprecierea i determinarea scorurilor riscurilor; clasarea i ierarhizarea acestora n vederea selectrii obiectelor auditabile, care vor reprezenta Tematica misiunii de audit intern. Pe baza tematicii adoptate pentru derularea misiunii de audit se elaboreaz Programul preliminar al interveniei la faa locului, care se va concentra pe activitatea de testare n vederea constituirii dovezilor de audit, raportarea rezultatelor activitii de audit i activitatea de urmrire a implementrii

recomandrilor. n etapa de intervenie la faa locului se realizeaz colectarea i prelucrarea informaiilor, colectarea dovezilor, testarea pe eantioanele stabilite i elaborarea foilor de lucru, chestionarea i intervievarea n vederea analizei i evalurii propriu-zise, pe teren, a obiectelor auditabile selectate, pentru obinerea probelor de audit intern. Testarea se materializeaz n verificarea documentelor i nregistrrilor eantionate, analiza datelor i informaiilor

obinute, evaluarea eficienei i eficacitii sistemelor de control intern, a responsabilitilor privind reorganizarea acestora, care se concretizeaz n elaborarea listelor de verificare pentru analiza activitilor auditabile i a listelor de control, a chestionarelor de control intern i a interviurilor pentru orientarea activitii de

576

audit, i a notelor de relaii pentru obinerea de informaii suplimentare. Toate aceste documente vor constitui probe de audit i pe baza lor se vor ntocmi formularele de constatare Fia de Identificare i Analiz a Problemelor FIAP i Formularul de Constatare i Raportare a Iregularitilor FCRI, care vor fi incluse n Raportul de audit intern.

577

Figura 6.1. Derularea misiunii de audit intern

578

 n etapa de elaborare a Raportului de audit intern se urmrete structurarea acestuia pe Tematica n detaliu a misiunii de audit obinut n procedura de Analiza riscurilor i transferarea FIAP-urilor i FCRI-urilor, cu comentariile de specialitate ale auditorilor interni n raport, ntr-o manier standardizat, pentru a facilita utilizarea acestuia de ctre managementul general i managementul de linie. n etapa de urmrire a recomandrilor ne asigurm asupra faptului c recomandrile cuprinse n Raportul de audit intern sunt transferate n Fia de urmrire a recomandrilor i vor fi implementate ntocmai i la termenele stabilite i c

managementul evalueaz riscul neimplementrii acestora. De asemenea, echipa de auditori interni va superviza Planul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor nu numai cu privire la responsabilitile stabilite i la termenele de realizare a acestora, dar i la modalitile concrete de implementare a recomandrilor. n practic, activitatea de urmrire a recomandrilor continu pn la implementarea tuturor recomandrilor sau pn la nceperea unei noi misiuni de audit intern. Misiunea de audit intern se va ncheia cu Programul de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit intern sub toate aspectele, care se strucureaz pe evaluarea intern i

579

evaluarea extern a activitii de audit intern, ct i pe documentele elaborate n aceste situaii. Precizm c pe ntreg parcursul derulrii misiunii de audit intern se activitatea de supervizare, care se materializeaz n elaborarea documentului Lista de supervizare a documentelor.

NOT Studiul de caz privind misiunea de auditare a ACTIVITI DE CONDUCERE este axat pe cele 5 funcii ale managementului, respectiv planificare, organizare, coordonare, evaluare i

control/audit. n cadrul fiecrei funcii au fost selectate activitile cu riscuri semnificative rezultate n urma analizei riscurilor, efectuat de auditorii interni, cu ocazia realizrii activitii de planificare anual. n practic activitile de conducere aferente funciilor managementului sunt numeroase, ns prin studiul de caz au fost diagnosticate dect cele care au fost considerate puncte slabe, iar celelalte vor fi avute n vedere n perioadele viitoare de auditare.

DERULAREA MISIUNILOR DE AUDIT INTERN implic parcurgerea etapelor, procedurilor i elaborarea documentelor specifice acestora, conform schemei generale prezentat mai sus, astfel:

580

6.1. Pregtirea misiunii de audit intern; 6.2. Intervenia la faa locului; 6.3. Raportul de audit intern; 6.4. Urmrirea recomandrilor.

6.1. PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

n cadrul Etapei de pregtire a misiunii de audit intern, conform cadrului normativ, se vor parcurge urmtoarele proceduri: 6.1. 1. Iniierea auditului; 6.1.2. Colectarea i prelucrarea informaiilor; 6.1.3. Identificarea i analiza riscurilor; 6.1.4. Elaborarea programului de audit; 6.1.5. edina de deschidere. 6.1.1. INIIEREA AUDITULUI Dup preluarea din Planul de audit intern pe anul 2008 a misiunii planificate, care urmeaz s fie efectuat, eful echipei de auditori interni stabilete obiectivele misiunii, mpreun cu eful compartimentului de audit intern. Procedura de iniiere a auditului implic elaborarea

documentelor care autorizeaz misiunea de audit intern (Ordinul de serviciu), informeaz entitatea auditat despre misiunea planificat (Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern) i

581

se asigur de existena independenei auditorilor interni fa de cei auditai (Declaraiile de independen).

a.

n cadrul procedurii de iniiere a auditului, primul

document care se elaboreaz este Ordinul de serviciu, care autorizeaz efectuarea misiunii de audit i se ntocmete de ctre eful compartimentului de audit intern pe baza planului anual de audit intern, aprobat de conductorul entitii, avnd drept scop repartizarea sarcinilor auditorilor interni nominalizai pentru efectuarea misiunii i stabilirea supervizorului acesteia. Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de audit intern auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea, definirea domeniului i sferei de intervenie i informarea responsabililor implicai n misiunea de audit intern i cuprinde:
cadrul juridic; domeniul auditului; obiectivele misiunii de audit intern; modalitile de intervenie la faa locului; perioada efecturii misiunii de audit intern; numele i prenumele auditorilor.

n sintez, procedura de elaborare a Ordinului de serviciu se prezint astfel:

582

eful compartimentului de audit intern Personalul de secretariat Supervizorul Auditorii

Repartizeaz sarcinile de serviciu pe fiecare auditor n parte i stabilete supervizorul misiunii de audit; ntocmete Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern. Aloca un numr Ordinului de serviciu; Asigura copii ale Ordinului de serviciu fiecrui membru al echipei de audit. Avizeaz sau propune modificri la Ordinul de serviciu. Iau la cunotina despre emiterea Ordinului de serviciu i modul de repartizare a sarcinilor n cadrul acestuia; ndosariaz ordinul de serviciu n Dosarul permanent, Seciunea A.

Modelul privind completarea Ordinului de serviciu este urmtorul: Procedura P01 : Iniierea auditului ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern Nr. 234562 din 15.07.2008 ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12754/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice i a Planului de audit intern pentru anul 2008, se va efectua misiunea de audit intern la Entitatea X n perioada 01.07.2008-15.09.2008. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra activitii de conducere, la nivelul entitii publice i a conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil,

583

fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: Planificarea activitatilor de conducere; Organizarea activitatilor de conducere; Conducerea activitatilor; Antrenarea si motivarea in realizarea activitatilor; Controlul sistemelor informationale de management; Realizarea contractului de management; Calitatea activitilor de conducere Menionm c se va efectua un audit de regularitate privind managementul planificarii, organizarii si conducerii activitatilor, din entitatea public. Echipa de auditori interni este format din urmtorii: 1. Ionescu Adrian; 2. Popescu Mircea; Coordonator Compartimentul de Audit Public Intern, Florescu Cristian

n practic, Ordinul de serviciu se mai utilizeaz i n etapa de urmrire a recomandrilor pentru verificarea stadiului

implementrii acestora la termenele stabilite, mai ales atunci cnd cei auditai nu respect procedurile stabilite de norme cu privire la raportarea modului de implementare a recomandrilor. n cadrul misiunilor ad-hoc, Ordinul de serviciu trebuie s fie aprobat i de conductorul instituiei publice, avnd n vedere c misiunea nu este cuprins n planul anual de audit intern.

584

b. n cadrul procedurii de iniiere a auditului se elaboreaz al doilea document Declaraia de independen de ctre auditorii interni.

Independena

auditorilor

interni

nominalizai

pentru

realizarea unei misiuni trebuie declarat, motiv pentru care fiecare membru al echipei de audit intern va trebui s ntocmeasc Declaraia de independen i n acest sens, s i verifice incompatibilitile personale pe care le-ar putea avea pentru derularea misiunii. eful compartimentului de audit intern va urmri s nu desemneze un auditor, acolo unde exist incompatibiliti personale, dect dac aceasta devine imperios necesar i pentru care trebuie s furnizeze o justificare rezonabil, pentru demonstrarea obiectivitii fa de entitatea auditat. Dac n timpul efecturii misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen eful compartimentului de audit intern.

585

Declararea independenei se realizeaz de ctre auditorii interni n faa efului compartimentului de audit intern, nainte de nceperea fiecrei misiuni, prin care l asigur pe acesta c este independent fa de misiunea repartizat, nu se afl n niciuna din situaiile de incompatibilitate, prevzute de cadrul normativ, i, n consecin, pe parcursul derulrii misiunii vor putea fi obiectivi.

sintez,

procedura

de

elaborare

Declaraiei

de

independen se prezint astfel:

Auditorii eful compartimentului de audit intern Auditorii

Completeaz Declaraia de independen. Verific Declaraia de independen; Identific incompatibilitatea semnalat de ctre auditori i stabilete modalitatea n care aceasta poate fi atenuat sau eliminat; Aprob declaraiile de independen. ndosariaz Declaraia de independen n Dosarul permanent, Seciunea A; Informeaz de urgen conducerea dac, n timpul misiunii, apare o incompatibilitate, real sau presupus.

Prezentm, n continuare Declaraia de independen, ntocmit de auditorul care va coordona aceast misiune.

Procedura PO2 : Iniierea auditului ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Ionescu Adrian

586

Misiunea de audit: Activitatea de conducere 17.07.2008 Nr. crt. 1. Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Data:

D a -

Nu X

2. 3. 4. 5. 6.

X X X X X

7.

X -

X X X

8. 9. 10. 11.

Auditor intern, Public Intern, Ionescu Adrian

eful Compartimentului Audit Florescu Cristian

1. Incompatibiliti personale: a. am fost salariat, n urm cu 2 ani n cadrul Serviciului Financiar, avnd ca sarcini de serviciu urmrirea derulrii contractelor de achiziii i plata acestora, ct i responsabilitii pe linia evidenei mijloacelor fixe i calculului i contabilizrii salariilor. b. auditorul nu are cunotine solide privind managementul conducerii. 2. Pot fi eliminate incompatibilitile:

587

a. Da; b. Nu 3. Dac da, explicai cum anume: a. incompatibilitatea declarat este reprezentat de faptul c pn n anul 2006 a lucrat n cadrul compartimentului financiar, avnd ca atribuiuni de serviciu urmrirea derulrii contractelor de achiziii, evidena mijloacelor fixe i calculul i contabilizarea salariilor. Avnd n vedere natura misiuni de audit, respectiv managementul activitatilor de conducere, se constat ca auditorul a fost implicat ntr-o activitate de execuie ce a privit parte contabila din societate, n timp ce misiunea de audit are ca obiectiv managementul n cadrul entitii, misiune in care compartimentul financiar-contabil nu are nici o implicatie, ceea ce presupune ca principiul independenei este respectat. b. pentru evaluarea obiectivelor de audit privind managementul conducerii echipa de control se va suplimenta cu un auditor cu experien n acest domeniu, respectiv Georgescu Mihai Data: 17.07.2008 Semntura: Florescu Cristian n continuare, prezentm modelul Declaraiei de independen, ntocmit de cellalt membru al echipei de audit intern:

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Popescu Mircea Misiunea de audit: Activitatea de conducere 17.07.2008 Nr. crt. 1. Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate Data:

Da X -

Nu X X X

2. 3. 4.

588

5. 6.

7.

8. 9. 10. 11.

integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

X -

X X X X

Auditor intern, Public Intern, Popescu Mircea Cristian

eful Compartimentului Audit Florescu

1. Incompatibiliti personale: a. n anul 2007, n calitate de auditor extern, am participat la elaborarea unui studiu de fezabilitate, n baza cruia societatea a elaborat un program i participat la obinerea de fonduri nerambursabile, n vederea dotrii entitii cu tehnica de calcul. Forul superior nu a aprobat programul elaborat, deoarece implica i fonduri proprii, pe care nu le-a putut pune la dispoziie, programul nu s-a finalizat. b. n anul 2007 am facut parte, ca auditor extern dintr-o comisie, numit la nivel de entitate, care pe parcursul a 4 luni, a avut ca sarcin analiza n cadrul fiecrui compartiment a modului de cunoatere i implementare a controalelor interne. Comisia a avut rolul de a identifica nivelul de cunoatere de ctre personal a controalelor interne proprii activitii i participarea efectiv la implementarea acestora, n cazul identificrii de neconformitii acestea au fcut obiectul unei raportri ctre conducere. Comisia nu a avut atribuiuni de elaborare i implementarea a controalelor interne. 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: a. Da. b. Da

589

3. Dac da, explicai cum anume: a. caracterul de independena al auditorului intern este respectat, acesta nu a fost implicat n activitatea societii, s-a participat doar la elaborarea unui studiu de fezabilitate, care nu a a avut finalitate si nu a implicat fonduri din partea societatii. b. caracterul de independena al auditorului intern este respectat, comisia care a funcionat a avut doar un rol de evaluare asupra funcionarii controalelor interne, nu a existat un rol de elaborare i implementare a controalelor interne. Data: 17.07.2008 Florescu Cristian Semntura:

n practic, se recomand ca eful compartimentului de audit intern, nainte de a se hotr asupra echipei de auditori, care vor realiza misiunea, s le mai adreseze urmtoarele ntreb ri: 1. 2. Avei cunotine suficiente privind problematica domeniului auditabil Putei selecta responsabilitile i problemele, stabilii riscurile specifice activitilor supuse auditri i s construii proceduri specifice de identificare a disfunciilor i abaterilor? Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii? Putei s concepei sisteme de raportare, s comunicai ntr-o maniera corect i obiectiv rezultatele cercetrilor i s formulai puncte de vedre n urma analizelor efectuate? Stpnii tehnicile i metodele de colectare, analiz i intepretare a datelor i informaiilor specifice unui audit al conformitii? X X -

3.

4.

X X

5.

Dac n timpul efecturii misiunii de audit apare o situaie de incompatibilitate, eful compartimentului de audit intern va verifica incompatibilitile personale ale auditorilor interni i va proceda la eliminarea sau diminuarea lor, eventual prin transferarea atribuiilor ntre auditorii interni.

590

c. n cadrul procedurii de iniiere a auditului se elaboreaz i se transmite entitii auditate al treilea document, respectiv Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern. Compartimentul de audit intern notific entitatea auditat cu 15 zile calendaristice, nainte de data prevzut n planul anual de audit intern pentru declanarea misiunii. Scopul notificrii entitii auditate despre declanarea misiuni de audit intern are rolul de a asigura nceperea misiunii la data stabilit prin plan i desfurarea corespunztoare a acesteia. Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern trebuie s cuprind: domeniul i sfera entitii auditate; informaii privind scopul misiunii de audit intern; principalele obiective stabilite n vederea auditrii; perioada de derulare a misiunii de audit intern; informarea cu privire la interveniile la faa locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de audit intern i al cror program va fi stabilit ulterior; solicitarea de date, informaii i documente.

n sintez, procedura de elaborare a Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern se prezint astfel:

591

Auditorii

Pregtesc adresa de notificare ctre prile interesate n vederea transmiterii acesteia cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit public intern; Verific adresa de notificare; Semneaz adresa de notificare. Aloc un numr adresei de notificare i o transmite entitii/structurii auditate. Includ domeniile de interes (dac se comunic) n programul de audit; ndosariaz copia adresei de notificare n Dosarul permanent - Seciunea A.

eful compartimentului de audit intern Personalul de secretariat Auditorii

Prezentm, n continuare, modelul documentului Notificre privind declanarea misiunii de audit intern: Procedura P03 : Iniierea auditului

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: Entitatea X De la: Coordonatorul Compartimentului Audit Public Intern Referitor la misiunea de audit intern: Activitatea de conducere Stimate domnule Rdulescu Constantin, n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2008, urmeaz ca n perioada 01.07.2008-15.09.2008 s efectum o misiune de audit intern cu tema Activitatea de conducere. Auditul va examina responsabilitile asumate de catre managementul general i managementul de linie cu privire la organizarea i realizarea activitilor i va determina dac acesta i ndeplinete obligaiile n mod eficient i efectiv. Obiectivele misiuni de audit intern vor fi reprezentate de: Planificarea activitatilor de conducere; Organizarea activitatilor de conducere; Conducerea activitatilor; Antrenarea si motivarea in realizarea activitatilor; Controlul sistemelor informationale de management; Realizarea contractului de management; Calitatea activitilor de conducere. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de

592

deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: prezentarea auditorilor; prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; programul interveniei la faa locului; scopul misiunii de audit intern; alte aspecte. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind planificarea, organizarea si controlul activitatilor manageriale, respectiv legile i reglementrile ce se aplica activitilor, organigrama entitatii, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia planificarii, organizrii si controlului activitiilor de conducere, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refer la aceasta tem. Dac avei unele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l contactai pe domnul Ionescu Adrian - auditor, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit intern. Cu stim, Data: 17.07.2008 eful Compartimentului Audit Public Intern Florescu Cristian

Scopul Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern este acela ca entitatea, care urmeaz a fi auditat, s fie ntiinat asupra misiunii i a principalelor obiective care vor fi auditate, durata misiunii, intervenia la faa locului i eventual s efectueze o serie de activiti pregtitoare n vederea desfurrii n bune condiii a misiunii i anume: aducerea la zi evidenelor, existena titularilor posturilor implicai direct in auditare i pentru asigurarea furnizrii de materiale i informaii necesare auditorilor interni.

593

n acelai timp, dac exist motive ntemeiate, entitatea auditat s aib posibilitatea s obin o amnare/suspendare a nceperii misiunii de audit intern. n practic, pe lng misiunile de audit intern planificate, n mod excepional, pot s mai fie realizate i misiuni ad-hoc. Misiunile ad-hoc sunt misiuni de audit care se desfoar n conformitate cu cadrul normativ n vigoare i au caracter excepional n sensul c nu sunt cuprinse n planul anual de audit intern, deoarece au fost propuse pe parcursul derulrii planului, dup aprobarea acestuia. Din aceste considerente, pentru misiunile ad-hoc nu se creeaz nici o excepie n cadrul normativ i ele se desfoar cu respectarea cadrului metodologic general i a normelor proprii de exercitare a activitii de audit intern, aprobate de conducerea entitii. Precizm c Direcia de Audit Public Intern din cadrul Ministerului Economiei i Finanelor a propus scurtarea perioadei de notificare a entitii auditate de la 15 zile la 3 zile lucrtoare, pentru misiunile ad-hoc, modalitate aprobat de UCAAPI i ulterior adoptat i de alte entiti publice. Odat cu Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern entitii auditate i va fi transmis i Carta auditului intern,

document prin care i se comunic drepturile i obligaiile pe care le au auditorii pe parcursul desfurrii misiunilor de audit intern.

594

6.1.2. COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR

Procedura

de

colectare

i prelucrare

informaiilor

reprezint faza de procurare a documentelor necesare, de culegere a informatiilor si prelucrarea acestora pentru

identificarea informaiilor fiabile, pertinente i utile n vederea realizarii analizei riscurilor. Aceasta procedura contribuie in

mod substantial la cunoaterea domeniului auditabil i l ajut pe auditor s se familiarizeze cu entitatea/structura auditat.

a. Colectarea informaiilor

n cadrul acestei proceduri, auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre entitatea auditat, informaii care trebuie s se refere la activitile ce vor fi examinate i includ: - obiective, scopuri; - planuri, practici, proceduri, legi, norme de

reglementare; - informaii organizaionale cu privire la: numrul i numele angajailor, fiele posturilor, schimbri recente

595

cadrul

entitii

auditate

inclusiv

cadrul

sistemului; - informaii financiare despre activitatea ce va fi examinat; - rezultatele altor misiuni de audit intern sau rezultatele controalelor efectuate de organe de control din afara entitii; - dosare de coresponden.

Sursele pentru colectarea informaiilor sunt: dosarele permanente ale entitii auditate: organigrama, descrierea operaiilor, informaii despre personalul de conducere i execuie, legi, norme de aplicare a legilor, rapoarte etc.; dosarele misiunilor de audit anterioare: foi de lucru, rapoarte de audit, rspunsuri la observaiile i

recomandrile auditului, note de ntiinare, programe de audit, analiza riscurilor, matrice de control, diagrame de circulaie etc.; registrele de coresponden cu entitile externe; interviurile cu managementul: necesare pentru furnizarea punctelor de vedere cheie asupra operaiilor auditate i pentru cunoaterea ansamblului mediului de control,

596

obinute pe baza Chestionarelor de luare la cunotin CLC. Pentru nelegerea modului de funcionare a proceselor pot fi folosite: metoda narativ, care presupune descrierea proceselor i procedurilor i furnizeaz inventarul i explicaiile activitilor de control intern utilizate; diagramele de circulaie sau pistele de audit, care descriu procedurile unui proces n format grafic i faciliteaz nelegerea i comunicarea de informaii. Acestea permit auditorului s identifice particularitile specifice

domeniului, astfel nct s poat evalua importana acestora n atingerea obiectivelor sistemului de control intern.

Colectarea

informatiilor practic reprezinta

continuarea

strangerii de informatii incepute in etapa de pregtire a misiunii de audit intern care faciliteaz elaborarea documentelor specifice din cadrul procedurii de analiz a riscurilor. Concret, auditorii interni: se implica in discuii cu conducerea pentru a li se prezenta cadrul general de funcionare a entitii, ocazie cu care vor solicita principalele documente: legislatia aplicabila domeniului auditat, organigrama,

597

regulamentul de organizare i funcionare, regulamente interne; vor discuta obiectivele misiunii pe care i le-au propus, cu conducerea entitii i cu responsabilii

compartimentului; se deplaseaz la fiecare compartiment implicat n misiunea de audit, unde se desfoar activitile cuprinse n plan i cauta sa inteleaga activitatea si specificul entitatii sa se familiarizeze cu personalul structurii ce va fi auditat, ocazie cu care vor solicita documentele care caracterizeaz activitatea serviciului si anume: fisele posturilor; circulaia documentelor i situaia de la faa locului; modul de derulare a activitii cu caracter general; procedurile, normele interne, circularele, iar dac acestea nu exista sau nu sunt au proceduri formalizate auditorii au in vedere aceste probleme pentru in faza de analiza riscurilor.

Colectarea informaiilor presupune, din partea auditorilor, un dialog profesional cu cei auditai, crora trebuie s le comunice motivul prezenei lor, pentru nelegerea specificului activitii pe

598

care o desfoar, dar i pentru a-i sprijini in vederea mbuntirii activitii entitii. Auditorii interni, prin aceste activitii i completeaz informaiile culese privind cadrul legislativ, referitor la

organizarea i funcionarea entitii publice, cadrul normativ, respectiv normele metodologice de aplicare, instruciunile i alte acte normative care reglementeaz domeniul auditat, i cadrul procedural existent n cadrul entitii i anume procedurile de lucru finalizate i cele n curs de elaborare. De asemenea, auditorii interni se mai informeaz de pe INTERNET, INTRANET, din MASS-MEDIA, din rapoartele altor organe de control, din rapoartele auditorilor externi, dac este cazul. n sintez, procedura de Colectare a informaiilor se prezint astfel:
Identific legile i regulamentele aplicabile entitii auditate; Obin organigrama, Regulamentul de organizare i funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise ale entitii auditate; Identific personalul responsabil; Identific circuitul documentelor; Obin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare; Adun date statistice asupra performanei pentru a-i sprijini n faza de analiz a riscului; Se familiarizeaz cu activitatea entitii auditate; ndosariaz documentele obinute n aceasta faz a misiunii de audit public intern n Dosarul permanent, Seciunea C; Revede documentaia

Auditorii

Supervizorul

599

eful compartimentului de audit intern

Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor auditabile i a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaz stabilirea obiectivelor, a scopului auditului i a metodologiei, dup caz. continuare, modelul documentului Colectarea

Prezentm, informaiilor:

Procedura PO4 : Colectarea i prelucrarea informaiilor Entitatea Public Serviciul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007 30.06.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/ Popescu Mircea; Data:18.07.2008 Avizat: Florescu Cristian 18.07.2008

Data:

Colectarea informaiilor Direcia TEHNOLOGIA INFORMAIEI Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare DA X X X Identificarea personalului responsabil X NU X X Procedurile sunt elaborate doar parial, numai pentru o parte din activitati Entitatea public nu i-a elaborat pn n prezent un Regulament de organizare i funcionare Observaii

Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise

600

Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern asupra magementului la nivelul entitii publice

Obinerea strategiilor i politicilor de dezvoltare ale entitii Obinerea planurilor privind dezvoltarea managementului controlului Obinerea delegrilor de atribuii i sarcini

X X X

Menionm c pentru toate rspunsurile negative primite n aceast faz a derulrii misiunii se vor efectua teste detaliate pentru fixarea de recomandri i concluzii pertinente.

b. Prelucrarea informaiilor

n aceast etap auditorii interni realizeaz Studiul preliminar pentru prelucrarea de informaii, fr o verificare detaliat a activitilor ce urmeaz a fi auditate, ceea ce include: studiul documentelor obinute cu ocazia deplasrilor pentru obinerea unei priviri de ansamblu asupra operaiilor auditabile i pentru stabilirea modului n care este organizat auditatul; stadiul realizrii procedurilor operaionale de lucru; schiarea de note descriptive ale proceselor care se deruleaz n cadrul entitii auditate pe baza

informaiilor obinute;

601

 analiza procedurilor analitice pentru o mai buna nelegere a operaiunilor, avertizarea despre

potenialele zone cu probleme specifice; ntocmirea de chestionare de control intern CCI care conin ntrebri despre diferitele obiective i

componente ale sistemului de control intern; testarea limitat a sistemului pentru a se obine o nelegere iniial, general a gradului de eficien n operarea sistemelor i funcionarea controlului intern. Evaluarea preliminar a sistemului de control intern se realizeaz pe baza informaiilor rezultate din: chestionarele de luare la cunotin, chestionarele de control intern, diagramele de circulaie, descrierile narative, testrile limitate .a. n prima faz, prelucrarea informaiilor se realizeaz cu scopul identificrii obiectelor auditabile, care vor intra n procesul de auditare. n sintez, procedura de Colectare i prelucrare a informaiilor presupune:

identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-economic n care entitatea/structura auditat i desfoar activitatea;

analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate;

analiza entitii/structurii auditate i a activitilor pe care le desfasoara pe baza organigramei,

602

regulamentului de organizare i funcionare, fiele posturilor si procedurilor scrise;

analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit intern;

identificarea

punctelor

cheie

ale

funcionrii

entitii/structurii auditate i ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe;

identificarea

constatrilor

semnificative

recomandrilor din rapoartele de audit precedente, care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern;

identificarea semnificativ;

evaluarea

riscurilor

cu

inciden

identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i s aprecieze validitatea i credibilitatea acestor informaii.

n aceast faz se deschid i se completeaz Fiele de Identificare i Analiz a Problemei (FIAP-urile) pe baza discuiilor avute cu ocazia identificrii, analizrii, clasrii i ierarhizrii informaiilor i care

presupune urmtoarea procedur:

discuia cu eful structurii auditate asupra problemei constatate;

603

ntocmirea FIAP-ului; supervizarea FIAP-ului; confirmarea pentru obiectivitatea constatrii la entitatea auditat.

Din practic s-a constatat c aceast procedura elimin situaiile de refacere a FIAP-urilor semnate pentru confirmarea constatrilor, de ctre reprezentanii entitii auditate. n cadrul aceastei proceduri, dac se impune, eful

compartimentului de audit intern organizeaz o edin pentru reanalizarea obiectivelor misiunii de audit intern, identificarea obiectelor auditabile i stabilirea criteriilor de risc, care vor fi avute n vedere, n afara celor prevzute de normele metodologice n vigoare.

6.1.3. IDENTIFICAREA I ANALIZA RISCURILOR

Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitii entitii publice de a-i realiza obiectivele.

Principalele categorii de riscuri sunt: a. Riscuri de organizare, lipsa cum ar fi: neformalizarea precise,

procedurilor,

unor

responsabiliti

604

insuficienta

organizare

resurselor

umane,

documentaia insuficient sau neactualizat; b. Riscuri operaionale, cum ar fi: nenregistrarea n evidenele contabile, arhivare necorespunztoare a documentelor justificative, lipsa unui control asupra operaiilor cu risc ridicat; c. Riscuri financiare, cum ar fi: pli nesecurizate,

nedetectarea operaiilor cu risc financiar; d. Alte riscuri, spre exemplu riscurile generate de

schimbrile legislative, structurale, manageriale etc.

Auditul intern

trebuie s

integreze n

procesul de

identificare i evaluare al riscurilor semnificative i pe cele depistate cu ocazia altor misiuni. Msurarea riscului este determinat de cele dou componente de baz ale acestuia i anume: probabilitatea de apariie a riscurilor; impactul apreciat de gravitatea consecinelor

evenimentului.

Pentru msurarea riscurilor, n conformitate cu prevederile cadrului normativ n vigoare, se utilizeaz urmtorii factori/criterii de risc:

605

(1). Aprecierea controlului intern, care este factorul de risc cel mai complex dintre cei trei, deoarece cuprinde: riscul de fraud, riscul neimplementrii recomandrilor din misiunile anterioare, riscul inexistenei procedurilor operaionale de lucru .a. i n consecin va avea o pondere nsemnat n cadrul factorilor de risc. Factorii de risc pentru aprecierea controlului intern, evalueaz funcionalitatea sistemului de control intern, pe baza probabilitilor de apariie, care variaz de la imposibilitate la certitudine, i este structurat pe o scal pe trei niveluri, dup cum urmeaz:

CONTROL INTERN

Dac
conducerea i personalul demonstreaz o atitudine constructiv, existnd preocuparea de a anticipa i a nltura problemele; auditurile anterioare i studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme; analiza arat ca sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de control intern; procedurile sunt bine susinute de documente. conducerea i personalul demonstreaz o atitudine cooperant cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor i reviziilor externe; auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat msuri de remediere i a rspuns satisfctor la recomandrile auditului; analiza arat c sunt n funciune tehnici de control adecvate i suficiente. conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine necooperant i nepstoare cu privire la conformitatea, la pstrarea dosarelor sau la reviziile externe; auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite; analiza dezvluie c nu sunt n funciune tehnici de control

CORESPUNZTOR (nivel 1)

INSUFICIENT (nivel 2)

CU LIPSURI GRAVE (nivel 3)

606

CONTROL INTERN

Dac
adecvate i suficiente; procedurile de control intern lipsesc sau sunt puin utilizate.

(2). Aprecierea cantitativ se realizeaz prin analiza efectelor riscului n cazul n care s-ar produce i nivelul impactului acestuia se poate exprima pe o scal valoric, pe trei niveluri, astfel: impact sczut; impact moderat; impact ridicat.

Msurarea

nivelului

impactului

unui

risc

reprezint

modalitatile de exprimare cele mai pertinente ale consecinelor riscului materializate n termeni de: costuri, calitate, imagine .a. Toate riscurile care apar trebuie s fie legate de cel puin unul din termenii impactului menionai. In practica, cel mai adesea se face referire la costuri i la brand-ul entitii.

(3). Aprecierea calitativ se realizeaz prin examinarea probabilitii de apariie a riscurilor, lund n considerare factorii de inciden, respectiv resursele umane, complexitatea operaiilor,

mijloacele tehnice etc. i se exprim, prin vulnerabilitatea domeniului auditabil, structurat pe o scal pe trei niveluri:

VULNERABILITATE MIC (nivel 1)

Dac resursele umane sunt suficiente; complexitatea operaiunilor este redus;

607

MEDIE (nivel 2)

MARE (nivel 3)

mijloacele tehnice existente necesare desfurrii activitii sunt suficiente; resursele umane nu sunt suficiente; ori complexitatea operaiunilor este ridicat; ori mijloacele tehnice existente necesare desfurrii activitii sunt insuficiente. resursele umane nu sunt suficiente; complexitatea operaiunilor este ridicat; mijloacele tehnice existente necesare desfurrii activitii sunt insuficiente.

PROCEDURA DE ANALIZA RISCURILOR P05 din cadrul Etapei de pregtire a misiunii de audit intern implic parcurgerea mai multor faze, pornind de la obiectivele misiunii, stabilite anticipat, care se concretizeaz n elaborarea unor documente specifice fiecrei faze, dup cum urmeaz: A. identificarea obiectelor auditabile; B. identificarea riscurilor asociate obiectelor auditabile; C. stabilirea factorilor, ponderilor i nivelurilor de apreciere a riscului; D. elaborarea Chestionarului de luare la cunotin CLC; E. stabilirea nivelului riscului i determinarea punctajului total al riscurilor; F. clasarea riscurilor; G. ierarhizarea obiectelor auditabile n funcie de analiza riscurilor; H. elaborarea Tematicii n detaliu a misiunii de audit. obiectelor auditabile pe baza punctajelor

608

A. Identificarea obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile38 reprezint prima faz a procedurii Analiza riscurilor i se realizeaz prin detalierea fiecrei activiti n operaii omogene succesive, descriind procesul de la iniiere pn la realizarea i nregistrarea acestora, inclusiv circuitul auditului. Ulterior se vor identifica pentru fiecare operaie riscurile asociate acestora i se vor defini condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc, n vederea determinrii modalitilor de funcionare a controlului intern necesar pentru eliminarea riscurilor i atingerea obiectivelor. Precizm c aceast activitate are o importan covritoare asupra desfurrii misiunii de audit intern. Din acest motiv trebuie realizat cu toat responsabilitatea pornind de la analiza Listei activitilor din cadrul entitii auditate, realizat nc din etapa de planificare a activitii de audit intern, din care se vor extrage activitile auditabile. Pe baza evalurii de mai sus, auditorii interni ntocmesc Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care definete sub toate aspectele domeniul auditat, respectiv activitile i/sau operaiile elementare care vor constitui suportul analizei riscurilor.

Obiectul auditabil reprezint activitatea sau operaia elementar a domeniului auditat ale crei caracteristici pot fi definite teoretic i prin compararea cadrului normativ care le reglementeaz cu realitatea practic se poate stabili dac acestea funcioneaz.

38

609

n continuare, prezentm modelul documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, structurat pe obiectivele misiunii de audit, stabilite n procedura de iniiere a auditului.

610

Procedura PO5 : Analiza riscului Entitatea Public Serviciul Audit Public Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007 30.06.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/ Popescu Mircea 18.07.2008 Avizat: Florescu Cristian Data: 18.07.2008 NR. CR DOMENIUL T I. Funcia de planificare a activitii de conducere

Data:

ACTIVITATEA 1.Definirea strategiei si politicilor de dezvoltare

OBIECTE AUDITABILE 1. Analiza mediului inter i extern i previziunea evoluiei viitoare 2. Definirea obiectivelor strategice 3. Eficiena actiunilor cu privire la implementarea obiectivelor strategice 4. Fundamentarea necesarului de resurse pentru realizarea obiectivelor strategice

OBS .

611

NR. CR T

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 5. Fundamentarea strategiilor i politicilor n concordan cu resursele entitii 6. Definirea obiectivelor generale derivate din obiectivele strategice 7. Ealonarea activitilor i stabilirea necesarului de resurse 8. Elaborarea documentelor i fundamentarea acestora strategii 9. Elaborarea planului annual de activitate 10. Elaborarea programelor de activitate; 11. fundamentarea resurselor umane n cederea realizrii unui plan de activitate 12. Stabilirea responsabilitilor i termenelor n realizarea obiectivelor specifice 13. Asigurarea resurselor prin bugetul de venituri i cheltuieli 14. Respectarea termenelor i actualizarea planurilor 15. Identificarea i diagnosticarea deciziei 16. Formularea restriciilor i criteriilor avute n vedere la luarea deciziei 17. Generarea de soluii alternative i evaluarea acestora 18. Implementarea soluiei alese n implementarea deciziei 19. Monitorizarea rezultatelor obinute 20. Planurile i obiectivele de realizat sunt cunoscute de salariai

OBS .

2.Planificarea strategic

3.Planificarea anual

4. Eficiena deciziilor n derularea activitilor

5. Asigurarea competenelor n

612

NR. CR T

DOMENIUL

ACTIVITATEA realizarea deciziilor

OBIECTE AUDITABILE 21. Atribuiile definite asigur competena necesar realizrii activitilor 22. Sarcinile individuale asigur realizarea atribuiilor necesare realizrii activitilor 23. Centralizarea/descentralizarea procesului decizional 24. Definirea atribuiilor i responsabilitilor n cadrul structurilor funcionale 25. Activitile sunt identificate pe funciuni i compartimente 26. Stabilirea responsabilitilor pe compartimente i investirea conductorilor cu autoritatea formal 27. Reglementarea raporturilor de serviciu dintre compartimente 28. Adecvarea structurii organizatorice i funciunii acestora la scopurile fundamentale ale entitii 29. Stabilirea obiectivelor specifice 30. Stabilirea regulilor de comportament 31. Identificarea activitilor planificate i evaluarea aciunilor de realizare 32. Comunicarea zilnic a activitilor de realizat ctre salariai 33. Ierarhizarea activittilor n funcie de prioriti 34. Repartizarea activitilor n funcie de complexitate i pregtirea personalului

OBS .

II.

Funcia de organizare a activitii de conducere

6. Organizarea funcional a structurilor

7.Organizarea zilnic a activitilor

613

NR. CR T

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 35. Alocarea sarcinilor prin stabilirea de termene i aciuni de realizare 36. Stabilirea i evaluarea rezultatelor obinute 37. Asigurarea unei forme unitare a ROF-ului 38. Prezentarea n cadrul ROF-ului a aceluiai gen de informaii 39. Definirea clar a atribuiilor specifice structurilor proprii 40. Asigurarea cuprinderii n atribuiile specifice a tuturor atribuiilor generale 41. Delimitarea atribuiilor de responsabilit i competene 42. Organizarea fluxurilor de aprovizionare 43. Organizarea i funcionarea gestiunilor 44. Controlul gestiunilor 45. Organizarea fluxurilor de ieiri de materiale 46. Definirea clar a scopului postului 47. Definirea condiiilor de ocupare a postului 48. Definirea sarcinilor aferente postului 49. Respectarea formatului standard al fiei postului 50. Definirea responsabilitilor i competenelor n fia postului 51. Responsabilitatea elaborrii i aprobrii fielor postului 52. Definirea condiiilor specifice n corelaie cu complexitatea posturilor

OBS .

8. Elaborarea Regulamentului de organizare i funcionare

9. Gestiunea intrarilor i iesirilor materiale

10. Elaborarea fiei postului

614

NR. CR T

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 53. Evaluarea posturilor 54. Asigurarea competenelor necesare realizrii atribuiilor 55. Delimitarea activitilor specifice n corelaie cu obiectivele specifice 56. Gruparea activitilor pe compartimente 57. Delimitarea activitilor compartimentului pe posturi 58. Delegarea competenelor n realizarea activitilor specifice compartimentului 59. Sprijinirea salariatului n realizarea activitilor 60. Relaiile organizatorice stabilite compartimentului 61. Primirea i inelegerea oricrei informaii 62. Distribuirea eficient a informaiei primite 63. Stabilirea obiectivelor individuale 64. Stabilirea criteriilor de performan 65. Identificarea rezultatelor deosebite i greutilor in realizarea activitilor de ctre salariai 66. Respectarea formatului standard al raportului de valuare 67. Realizarea interviului n procesul de evaluare 68. Efectuarea aprecierilor i stabilirea rezultatelor evalurii obiectivelor 69. Aproprierea managementului de procesul de execuie 70. Organizarea recrutrii i seleciei de personal

OBS .

11. Procesul de organizare a activitilor

III.

Functia de coordonare a salariailor

12.Organizarea primirii i distribuiei informaiei 13. Evaluarea salariailor

14. Selecia i cariera

615

NR. CR T

DOMENIUL

ACTIVITATEA personalului

OBIECTE AUDITABILE 71. Acordarea drepturilor salariale potrivit performanei 72. Promovare in funciei pe baza rezultatelor 73. Asigurarea condiiilor de evoluie n carier a personalului 74. Structura i evoluia personalului 75. Organigrama asigur vizualizarea structurii organizatorice 76. Organigrama favorizeaz nelegerea raporturilor de subordonare 77. Statul de funcii definete toate funciile din entitate 78. Statul de funcii constituie instrument n previzionarea resurselor financiare privind salarizarea 79. Viziune clar asupra obiectivelor i mijloacelor de realizare a acestora 80. Cunoaterea resurselor i mecanismelor eficiente de realizare a obiectivelor 81. Deinerea de informaii despre posturi i pregtire 82. Cresterea calitii prin utilizarea de tehnologii i echipamente performante 83. Satisfacerea cerinelor contribuabililor 84. Conformarea cu legislaia n vigoare 85. Identificarea necesitilor de instruire 86. Elaborarea programelor de instruire 87. Organizarea i desfurarea cursurilor 88. Evaluarea cursurilor i lectorilor

OBS .

15. Organigrama i statul de funcii

IV.

Funcia de antrenare si motivare

16.Asigurarea performantei

17.Instruirea i pregtirea personalului

616

NR. CR T

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 89. Urmrirea rezultatelor instruirii personalului 90. Fluxul documentelor intrate n cadrul entitii 91. Fluxul informaiilor intre unitate i teri 92. Fluxul informaiilor cu forul superior 93. Autonomia i libertatea decizional 94. Maturitatea salariailor 95. Omogenitatea salariailor 96. Formalizarea eficient a structurii funcionale 97. Identificarea factorilor de motivare 98. Corelarea tipurilor de motivare cu specificul activitii 99. Stabilirea unii sistem de motivare atractiv 100. Asigurarea stabilitii personalului 101. Analiza i evaluarea realizrilor

OBS .

18.Organizarea fluxului documentelor 19. Desfurarea activitilor eficiente

20. Motivarea personalului

V.

Controlul sistemelor informaionale de management

21.Cunoaterea i exercitarea controlului 102. Verificarea respectrii programului 103. Evaluarea resurselor intrate i ieite 104. Asigurarea respectrii angajamentelor 105. Utilizarea eficient echipamentelor 22. Asigurarea 106. Conformitatea deciziilor de angajare conformitii deciziilor 107. Conformitatea deciziilor de promovare emise legate de 108. Legalitatea deciziilor de sancionare personal 109. Decidenii, mediul decizional i procesele decizionale 110. Corelarea deciziilor cu obiectivele i strategia 23.Implementarea 111. Strategia de implementare a controlului intern

617

NR. CR T

DOMENIUL

ACTIVITATEA sistemului de control intern

OBIECTE AUDITABILE 112. Pregtirea personalului pentru implementarea controlului intern 113. Constituirea sistemului de control intern 114. Sistemul de evaluare al controlului intern 115. Asigurarea independenei structurii de audit si a auditorilor 116. Elaborarea planului strategic si anual de audit 117. Sistemul de urmrire a recomandrilor 118. Controlul intern i performana 119. Folosirea eficient a instrumentelor manageriale n vederea obinerii de performan 120. Stabilirea i atribuirea obiectivelor 121. Stabilirea criteriilor de performan 122. Stabilirea indicatorilor de performan 123. Prelungirea contractului de management n funie de realizarea obiectivelor 124. Realizarea contractului de management respectnd practicile anticoncureniale 125. Incetarea contractului de management i stabilirea rezultatelor 126. delegarea sarcinilor profesionale n vederea n vederea realizrii obiectivelor

OBS .

VI.

Realizarea contractului de management

24.Obiective i indicatori de realizat

618

NR. CR DOMENIUL T VII Calitatea activitii de conducere

ACTIVITATEA 25. mbuntirea sistemului decizional

OBIECTE AUDITABILE 127. Orientarea evoluiei entitii ctre ndeplinirea mandatului cu care este investit ; 128. Asigurarea armonizrii eforturilor structurilor funcionale i personalului; 129. Asigurarea dirijrii resurselor umane i coordonrii proceselor n cadrul entitii 130. Gestionarea relaiilor cu mediul intern i extern

OBS .

619

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz 7 obiective, structurate n 25 de activiti i 130 de obiecte auditabile, care vor fi analizate pe parcursul derulrii misiunii de audit intern. Stabilirea obiectelor auditabile, n practica se realizeaz prin analiza cadrului legislativ, respectiv: organigrama, ROF-ul, normele metodologice de aplicare a cadrului normativ care reglementeaza activitatea, fiele posturilor, procedurile, circuitul documentelor, pistele de audit, diagrama de circulatie, decizii, circulare, instruciuni .a., n vederea identificrii tuturor operaiilor structurale componente ale activitilor auditate. In situatia in care, n cadrul entitii, auditorii interni constata inexistenta procedurilor scrise si formalizate si a Listei activitatilor pe compartimente, identificarea operaiilor succesive pentru realizarea activitilor se obine prin analiza cadrului legal i normativ i a documentelor interne existente i se finalizeaza cu Lista centralizatoare a obiectivelor auditabile, intocmita de auditorii interni. Pe baza acestor constatari auditorii vor recomanda entitatii auditate elaborarea, cu prioritate, a Listei activitatilor pe

620

compartimente si scrierea procedurilor operaionale de lucru pentru activitatile curente si formalizarea si respectarea acestora. Ulterior, vor monitoriza elaborarea acestor documente, care sunt elemente ale cadrului procedural, pe parcursul procedurii de urmarire a recomandarilor, pe baza documentului Fia de urmrire a recomandarilor, discutate si acceptate cu factorii de management al entitatii auditate. Consideram c, recomandarile de mai sus nu trebuie sa lipseasca din rapoartele auditorilor interni, in mod special, pentru activitatile pe care le auditeaza pentru prima data i unde constat inexistena procedurilor operaionale de lucru. n momentul n care auditorii interni vor ncepe s gseasc n cadrul entitii publice auditate marea majoritate a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, n conformitate cu prevederile legale39, atunci vor avea sarcina, destul de delicat i plin de responsabilitate, de a evalua corectitudinea i completitudinea acestora n vederea asigurrii entitii auditate.

B. Identificarea riscurilor asociate obiectelor auditabile

OMFP nr. 1389/2006 privind modificarea i completarea OMFP nr. 946/2005 privind Codul Controlului Intern, Monitorul Oficial nr. 771/2006.

39

621

Identificarea riscurilor inerente domeniilor auditabile reprezint a doua faz a procedurii Analiza riscurilor i se realizeaz prin analiza activitilor i/sau operaiilor cuprinse n Lista

centralizatoare a obiectelor auditabile la care se ataeaz riscurile asociate acestora, coroborate cu funcionalitatea activitilor de control. n practic, ntlnim mai multe posibiliti, n faza de identificare a riscurilor care vor determina situaii, n funcie de care riscurile vor fi sau nu cuprinse n analiz, astfel: operaii la care activitile de control intern sunt stabilite dar nu funcioneaz, caz n care riscurile prezint importan i trebuie luate n analiz, i care se numesc riscuri inerente; operaiile la care activitile de control intern exist i funcioneaz, caz n care riscurile sunt minime, fiind posibil chiar s fie tolerate, n cadrul apetitului de risc stabilit de entitate, i s nu fie avute n vedere la

analiz, i care se numesc riscuri reziduale; operaii la care activitile de control intern nu sunt stabilite, dar funcioneaz, caz n care se recomand formalizarea lor prin proceduri operaionale de lucru;

622

 operaii la care controalele interne nu sunt stabilite i nici nu funcioneaz, caz n care riscurile sunt majore i vor fi avute n vedere, n mod obligatoriu, n analiza riscurilor.

n acest sens, prezentm spre exemplificare, operaii din structura activitilor la care nu identifica nicio activitate de control sau se identific mai multe, astfel:

a. operaii la care se constat inexistena activitilor de control intern, de regul operaiile pentru actualizarea procedurilor, mai ales n situaia n care de la ntocmirea acesteia i pn la realizarea misiunii de audit intern nu au existat modificri de legislaie a reglementrilor interne.

b. operaii la care se pot identific mai multe activiti de control intern, cum ar fi: - operaia de exercitare a vizei de control financiar preventiv care presupune existena mai multor activiti de control intern pentru corecta nregistrare n contabilitate i n conturile anuale a acestor operaii i care trebuie:

623

 s fie contabilizate n perioada corespunztoare, urmrindu-se respectarea independenei

exerciiilor financiare (criteriul perioadei corecte); s fie corect evaluate, adic sumele s fie bine determinate aritmetic corect, exacte, urmrindu-se respectarea tuturor regulilor i principiilor

contabile, precum i a metodelor de evaluare (criteriul corectei evaluri); s fie nregistrate n conturile corespunztoare, conform planului de conturi pentru instituiile publice (principiul corectei imputri); s fie corect totalizate, centralizate, astfel nct s li se asigure o prezentare n conturile anuale conform regulilor n vigoare (criteriul corectei prezentri n conturile anuale).

Riscurile pot fi identificate att la nivelul organizaiei, din strategia general a acesteia, dar i la nivelul proceselor i activitilor operaionale, prin analize succesive. Pentru realizarea acestui demers de analiz a riscurilor, se poate pleca sau de la cel mai nalt nivel ctre nivelul operaional,

624

sau de la nivelul de baz/procese/executani, ctre nivelul managementului general.

Tehnicile cele mai utilizate pentru identificarea riscurilor: intervievarea responsabililor strategici i operaionali; eantionarea i efectuarea sondajelor; chestionarea nivelurilor de management; realizarea de brainstorming-uri pe activiti/compartimente; workshop-uri, ateliere de lucru pentru analiza riscurilor; organizarea grupurilor focus grupuri de dezbatere coordonate de un moderator specializat pentru

atingerea unor obiective stabilite anticipat;

Identificarea

riscurilor

asociate

obiectelor

auditabile

presupune ataarea

riscurilor semnificative la operaiile

stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, n prima faz a procedurii Analiza riscurilor. n practic, auditorii interni asociaz unul sau mai multe riscuri stabilite de auditorii interni n cadrul procedurii de

colectare i prelucrare a informatiilor sau din propria experien. n situaia n care la un obiect auditabil se ataeaz

625

mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total obiect auditabil.

Auditorii interni finalizeaz aceasta faza prin elaborarea documentului - Identificarea riscurilor prezentat in continuare.

626

Procedura PO5 : Analiza riscurilor Entitatea Public Serviciul Audit Public Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007 30.06.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/ Popescu Mircea; 18.07.2008 Avizat: Florescu Cristian Data: 18.07.2008 NR. CRT I.

Data:

DOMENIUL Funcia de planificare a activitii de conducere

ACTIVITATEA 1.Definirea strategiei si politicilor de dezvoltare

OBIECTE AUDITABILE 1. Analiza mediului inter i extern i previziunea evoluiei viitoare 2. Definirea obiectivelor strategice

RISCURI SEMNIFICATIVE Neatingerea scopului obiectivelor strategice deoarece nu s-a avut n vedere mediul extern Obiectivele strategice nu acoper n totalitate domeniile de activitate

OBS.

627

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 3. Eficiena actiunilor cu privire la implementarea obiectivelor strategice

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBS.

2.Planificarea strategic

3.Planificarea anual

Direciile de aciune pentru implementarea obiectivelor strategice sunt definite neclar, incorect fa de scopul obiectivului 4. Fundamentarea necesarului de Definirea obiectivelor strategice resurse pentru realizarea fr identificarea resurselor obiectivelor strategice necesare realizrii lor 5. Fundamentarea strategiilor i Strategiile si politicile nu tin cont politicilor n concordan cu de obiectivele entitatii i resursele resursele entitii disponibile 6. Definirea obiectivelor generale Obiective nestabilite sau incorect derivate din obiectivele strategice definite 7. Ealonarea activitilor i Termene necorelate pentru stabilirea necesarului de resurse realizarea activitatilor 8. Elaborarea documentelor i Planurile i programele nu sunt fundamentarea acestora strategii, corelate cu strategiile politici, planuri, programe 9. Elaborarea planului annual de Nu este asigurat concordana activitate ntre prioriti i indicatorii de performant stabiliti 10. Elaborarea programelor de Instrumentele de realizare nu sunt activitate; corect stabilite

628

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 11. Fundamentarea resurselor umane n cederea realizrii unui plan de activitate 12. Stabilirea responsabilitilor i termenelor n realizarea obiectivelor specifice 13. Asigurarea resurselor prin bugetul de venituri i cheltuieli 14. Respectarea termenelor i actualizarea planurilor 15. Identificarea i diagnosticarea deciziei 16. Formularea restriciilor i criteriilor avute n vedere la luarea deciziei 17. Generarea de soluii alternative i evaluarea acestora 18. Implementarea soluiei alese n implementarea deciziei 19. Monitorizarea rezultatelor obinute

RISCURI SEMNIFICATIVE Nu exist resursele umane necesare atingerii obiectivelor planului Competente incorect definite si responsabilizate Lipsa resurselor in realizarea activitatilor Planuri neactualizate, activitati incorect realizate Necunoasterea modului de realizare a activitatilor Decizii luate superficial fara cunoasterea problemelor Lipsa alternativelor in cazul deciziilor luate incorrect Luarea deciziei, fr specificarea modalitatilor de implementare Rezultate slabe, daca nu exista o analiza a acestora

OBS.

4. Eficiena deciziilor n derularea activitilor

629

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA 5. Asigurarea competenelor n realizarea deciziilor

OBIECTE AUDITABILE 20. Planurile i obiectivele de realizat sunt cunoscute de salariai

RISCURI SEMNIFICATIVE Activitati realizate la intamplare sau cum se crede de cuvinta, datorita netransparentei si cunoasterii obiectivelor Sarcini realizate insa neresponsabilizate Nestabilirea de competente si responsabilitati Limitarea libertii decizionale pe niveluri ierarhice Necunoasterea atributiilor si responsabilitatilor Activiti executate de un compartiment se regsesc responsabilizate la alt compartiment Existena unor activiti pentru care nu exist competena necesar definit prin atribuii

OBS.

II.

Funcia de organizare a activitii de conducere

6. Organizarea funcional a structurilor

21. Atribuiile definite asigur competena necesar realizrii activitilor 22. Sarcinile individuale asigur realizarea atribuiilor astfel nct s conduc la realizarea activitilor 23. Centralizarea/descentralizarea procesului decizional 24. Definirea atribuiilor i responsabilitilor n cadrul structurilor funcionale 25. Activitile sunt identificate pe funciuni i compartimente

26. Stabilirea responsabilitilor pe compartimente i investirea conductorilor cu autoritatea formal

630

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 27. Reglementarea raporturilor de serviciu dintre compartimente

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBS.

7.Organizarea zilnic a activitilor

Inexistena relatiilor funcionale ntre compartimente n condiiile n care unele activiti sunt executate n comun 28. Adecvarea structurii Construirea funcional a structuri organizatorice i funciunii n funcie de numrul de direcii pe acestora la scopurile care le are n coordonare i nu n fundamentale ale entitii funcie de domeniile de activitate 29. Stabilirea obiectivelor specifice Obiective necorelate cu atribuiile 30. Stabilirea regulilor de Inexistena unui regulament de comportament ordine intern 31. Identificarea activitilor Neorganizarea timpului de munca planificate i evaluarea aciunilor in executarea activitatilor de realizare 32. Comunicarea zilnic a Sarcini executate din obisnuinta si activitilor de realizat ctre nu responsabilizate salariai 33. Ierarhizarea activittilor n Activitati neprioritare realizate in funcie de prioriti detrimentul celor prioritare 34. Repartizarea activitilor n Lipsa procedurilor de realizare funcie de complexitate i eficienta a activitatilor pregtirea personalului

631

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 35. Alocarea sarcinilor prin stabilirea de termene i aciuni de realizare 36. Stabilirea i evaluarea rezultatelor obinute 37. Asigurarea unei forme unitare a ROF-ului 38. Prezentarea n cadrul ROFului a aceluiai gen de informaii 39. Definirea clar a atribuiilor specifice structurilor proprii 40. Asigurarea cuprinderii n atribuiile specifice a tuturor atribuiilor generale 41. Delimitarea atribuiilor de responsabilit i competene 42. Organizarea fluxurilor de aprovizionare 43. Organizarea i funcionarea gestiunilor

RISCURI SEMNIFICATIVE Lipsa de prioritizare a realizarii activitatilor Necunoaterea modului n care au fost realizati indicatori de rezultat Necuprinderea tuturor structurilor funcionale sau personalului de conducere Prezentarea de informaii diferite de la o structur funcional la alta Atribuiile definite la nivelul compartimentelor nu acoper n totalitate atribuiile stabilite direciei Definirea atribuiilor specifice fr cuprinderea tuturor atribuiilor generale Definirea atribuiilor sub form de responsabiliti i competene Necorelarea achiziiilor cu necesitile Intrari si iesiri de bunuri fara a exista planuri de aprovizionare sau necesitati

OBS.

8. Elaborarea Regulamentului de organizare i funcionare

9. Gestiunea intrarilor i iesirilor materiale

632

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 44. Controlul gestiunilor 45. Organizarea fluxurilor de ieiri de materiale 46. Definirea clar a scopului postului 47. Definirea condiiilor de ocupare a postului 48. Definirea sarcinilor aferente postului 49. Respectarea formatului standard al fiei postului 50. Definirea responsabilitilor i competenelor n fia postului 51. Responsabilitatea elaborrii i aprobrii fielor postului

RISCURI SEMNIFICATIVE Aparitia lipsurilor sau fraudelor Lipsa controalelor interne privind aparitia necesitatilor Scopul postului definit sub forma unei sarcini sau atribuii Definirea condiiilor de ocupare a postului n funcie de ocupantul postului i nu de necesitile postului Sarcini incomplete fa de activitile sau aciunile pe care le execut Unele date solicitate de fia postului nu sunt completate sau sunt completate incorect Responsabilitile i competenele nu sunt definite n corelaie cu realizarea sarcinilor atribuite Fiele postului sunt elaborate de alti salariai dect cei responsabilizai

OBS.

10. Elaborarea fiei postului

633

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

OBS.

11. Procesul de organizare a activitilor

52. Definirea condiiilor specifice n Condiiile specifice sunt definite n corelaie cu complexitatea funcie pregtirea i calitile posturilor ocupantului postului i nu de complexitatea activitilor executate 53. Evaluarea posturilor Sarcinile unui post nu sunt stabilite pe baza evaluarii postului 54. Asigurarea competenelor Pentru atribuiile definite nu sunt necesare realizrii atribuiilor stabilite competenele necesare 55. Delimitarea activitilor Atribuiile nu sunt identificate n specifice n corelaie cu obiectivele totalitate fa de scopul specifice obiectivului 56. Gruparea activitilor pe Activitile sunt grupate pe compartimente salaria i nu n funcie de atribuiile definite compartimentului 57. Delimitarea activitilor Sarcinile definite n fiele postului compartimentului pe posturi nu acoper atribuiile definite compartimentului 58. Delegarea competenelor n Delegarea de sarcini ns fr realizarea activitilor specifice formalizarea acestora i stabilirea compartimentului rspunderilor 59. Sprijinirea salariatului n Neasigurarea informaiilor realizarea activitilor necesare realizrii obiectivelor

634

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 60. Relaiile organizatorice stabilite compartimentului 61. Primirea i inelegerea oricrei informaii 62. Distribuirea eficient a informaiei primite 63. Stabilirea obiectivelor individuale 64. Stabilirea criteriilor de performan 65. Identificarea rezultatelor deosebite i greutilor in realizarea activitilor de ctre salariai 66. Respectarea formatului standard al raportului de valuare 67. Realizarea interviului n procesul de evaluare

RISCURI SEMNIFICATIVE Relaiile organizatorice stabilite nu asigur realizarea atribuiilor Comunicarea incomplete a informatiei Lipsa de comunicare la nivelul compartimentului Obiectivele individuale nu sunt stabilite n funcie de sarcinile atribuite Criteriile de evaluare nu respect normele metodologice Stabilirea de aprecieri superioare la nivel maxim fr ca salariatul s aib rezultate deosebite Unele date si informaii solicitate de raportul de evaluare nu sunt mentionate Apariia conflictelor n procesul de evaluare ca urmare a neorganizrii interviului cu salariatul

OBS.

12.Organizarea primirii i distribuiei informaiei III. Functia de coordonare a salariaiilor 13. Evaluarea salariailor

635

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 68. Efectuarea aprecierilor i stabilirea rezultatelor evalurii obiectivelor 69. Aproprierea managementului de procesul de execuie

RISCURI SEMNIFICATIVE Stabilirea de punctaje superioare n comparatie cu gradul de realizare al obiectivelor Deciziile managementului sunt comunicate salariaiilor fr ca acetia s urmresc i evalueze greutile intmpinate pe parcursul implementrii lor Angajarea de personal necorespunztor cerinelor postului Acordarea de drepturi salariale necuvenite Nerespectarea metodologiei de promovare a salariaiilor Inexistena planurilor de carier Neasigurarea nlocuirii personalului n funcie de vrst, vechime, nivel de calificare Structura organigramei nu asigur concordana cu ROF-ul

OBS.

14. Selecia i cariera personalului

70. Organizarea recrutrii i seleciei de personal 71. Acordarea drepturilor salariale 72. Promovare in funciei pe baza rezultatelor 73. Asigurarea condiiilor de evoluie n carier a personalului 74. Structura i evoluia personalului

15. Organigrama i statul de funcii

75. Organigrama asigur vizualizarea structurii organizatorice

636

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 76. Organigrama favorizeaz nelegerea raporturilor de subordonare 77. Statul de funcii definete toate funciile din entitate 78. Statul de funcii constituie instrument n previzionarea resurselor financiare privind salarizarea 79. Viziune clar asupra obiectivelor i mijloacelor de realizare a acestora 80. Cunoaterea resurselor i mecanismelor eficiente de realizare a obiectivelor 81. Deinerea de informaii despre posturi i pregtire 82. Cresterea calitii prin utilizarea de tehnologii i echipamente performante 83. Satisfacerea cerinelor contribuabililor

RISCURI SEMNIFICATIVE Raporturile i nivelurile ierarhice nu sunt definite Necuprinderea tuturor funciilor Estimarea cheltuielilor cu salariile se realizeaz pe baza personalului angajat i nu pe baza funciilor definite n tatul de funcii Necunoasterea obiectivelor si a modalitatilor de realizare Necorelarea resurselor umane si materiale cu posibilitatile de utilizare Lipsa programelor de analiza a eficientei posturilor Dezinteresul in gasirea resurselor in implementarea tehnologiilor integrate Circuit greoi in solutionarea cerintelor contribuabililor

OBS.

IV.

Funcia de antrenare si motivare

16.Asigurarea performantei

637

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 84. Conformarea cu legislaia n vigoare

RISCURI SEMNIFICATIVE Neactualizarea procedurilor de lucru urmare modificarilor legislative Stabilirea instruirilor personalului fr o analiz a necesitilor Temele cuprinse n programele de instruire nu corespund cu necesitile Neorganizarea unor teme de curs planificate Tematica cursului nu corespunde nevoi de instruire a participanilor Nerealizarea diseminrii cunotinelor acumulate la cursuri Circuit greoi al documentelor Solutionarea cu intarziere a petitiilor contribuabililor sau raspuns greoi la solicitarile acestuia Realizarea colaborarii sub forma executarii ordinelor primate

OBS.

17.Instruirea i pregtirea personalului

85. Identificarea necesitilor de instruire 86. Elaborarea programelor de instruire 87. Organizarea i desfurarea cursurilor 88. Evaluarea cursurilor i lectorilor 89. Urmrirea rezultatelor instruirii personalului 90. Fluxul documentelor intrate n cadrul entitii 91. Fluxul informaiilor intre unitate i teri

18.Organizarea fluxului documentelor

92. Fluxul informaiilor cu forul superior

638

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA 19. Desfurarea activitilor eficiente

OBIECTE AUDITABILE 93. Autonomia i libertatea decizional 94. Maturitatea salariailor

RISCURI SEMNIFICATIVE Lipsa de comunicare cu personalul de conducere Comunicarea obiectivelor catre personal fr cunoaterea capacitilor profesionale ale acestora Neasigurarea n cadrul posturilor a tuturor nivelurilor de execuie Neasigurarea autonomiei necesare in realizarea activitatilor Necunoaterea cerinelor personalului Pachete salariale acordate fr a tine cont de complexitatea activitilor i realizarea obiectivelor Personal dezinteresat n realizarea sarcinilor Mobilitate mare a personalului Lipsa de analiza a performantei activitatilor executabile

OBS.

95. Omogenitatea salariailor 96. Formalizarea eficient a structurii organizatorice 97. Identificarea factorilor de motivare 98. Corelarea tipurilor de motivare cu specificul activitii

20. Motivarea personalului

V.

Controlul sistemelor

21.Cunoaterea i exercitarea

99. Stabilirea unui sistem de motivare atractiv 100. Asigurarea stabilitii personalului 101. Analiza i evaluarea realizrilor

639

NR. CRT

DOMENIUL informaionale de management

ACTIVITATEA controlului

OBIECTE AUDITABILE 102. Verificarea respectrii programului 103. Evaluarea resurselor intrate i ieite 104. Asigurarea respectrii angajamentelor 105. Utilizarea eficient echipamentelor 106. Conformitatea deciziilor de angajare 107. Conformitatea deciziilor de promovare 108. Legalitatea deciziilor de sancionare 109. Decidenii, mediul decizional i procesele decizionale 110. Corelarea deciziilor cu obiectivele i strategia 111. Strategia de implementare a controlului intern

RISCURI SEMNIFICATIVE Nerspectarea si utilizarea eficienta a timpului de munca Lipsa controalelor privind justificarea consumurilor Necunoasterea conditiilor de realizare a angajamentelor, inclusive termene Lipsa controalelor privind eficienta utilizarii echipamentelor Incadrari eronate Promovri necuvenite Contestaii privind sanciunile aplicate Litigii pe rol urmare nerespectarii conditiilor de eliberare din functie Neresponsabilizarea persoanelor cu aducere la indeplinire a deciziilor Programme ineficiente de implementare a controalelor interne,

OBS.

22. Asigurarea conformitii deciziilor emise legate de personal

23.Implementarea sistemului de control intern

640

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 112. Pregtirea personalului pentru implementarea controlului intern 113. Constituirea sistemului de control intern 114. Sistemul de evaluare al controlului intern 115. Asigurarea independenei structurii de audit si a auditorilor 116. Elaborarea planului strategic si anual de audit

RISCURI SEMNIFICATIVE Lipsa de instruire a personalului privind controalele interne Nedefinirea grupului de lucru responsabil de stabilirea si urmarirea implementarii contraoalelor interne Inexistenta unui sistem de evaluare a controalelor interne Asezarea functie de audit intern la niveluri de conducere inferioare Lipsa planurilor strategice, planificari fara a tine cont de importanta analizei riscurilor Lipsa de interes in implementarea recomandarilor Lipsa indicatorilor specifici de evaluare a personalului Lipsa de competenta a persoanelor carora le este responsabilizat contractul Lipsa de transparenta in stabilirea si atribuirea obiectivelor

OBS.

VI.

Realizarea contractului de management

117. Sistemul de urmrire a recomandrilor 118. Controlul intern i performana 24.Obiective i 119. Folosirea eficient a indicatori de realizat instrumentelor manageriale n vederea obinerii de performan 120. Stabilirea i atribuirea obiectivelor

641

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 121. Stabilirea criteriilor de performan 122. Stabilirea indicatorilor de performan 123. Prelungirea contractului de management n funcie de realizarea obiectivelor 124. Realizarea contractului de management respectnd practicile anticoncureniale 125. Incetarea contractului de management i stabilirea rezultatelor 126. Delegarea sarcinilor profesionale n vederea n vederea realizrii obiectivelor 127. Orientarea evoluiei entitii ctre ndeplinirea mandatului cu care este investit ;

RISCURI SEMNIFICATIVE Evaluari superficiale, datorita nestabilirii de criterii de performanta Neatingerea obiectivelor datorita neidentificarii si definirii indicatorilor de performanta Rezultate slabe datorita nedefinirii indicatorilor de referinta Prelungirea contractului in conditii de nerealizare a obiectivelor si indicatorilor responsabilizati Lipsa de cointeresare urmare acceptari conflictelor de interese Lipsa de analiza a rezultatelor realizate Decizii necorelate cu obiectivele definite

OBS.

VII

Calitatea activitii de conducere

25. mbuntirea sistemului decizional

642

NR. CRT

DOMENIUL

ACTIVITATEA

OBIECTE AUDITABILE 128. Asigurarea armonizrii eforturilor structurilor funcionale i personalului; 129. Asigurarea dirijrii resurselor umane i coordonrii proceselor n cadrul entitii

RISCURI SEMNIFICATIVE Slab comunicare n interiorul i exteriorul compartimentului Planificarea resurselor umane fr a se asigur echilibrul cu obiectivele definite i complexitatea activitilor de executat n cadrul acestora Nerspectarea termenelor contractuale

OBS.

130. Gestionarea relaiilor cu mediul intern i extern

643

Documentul Identificarea riscurilor este al doilea document care se realizeaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i a fost ntocmit prin ataarea riscurilor asociate obiectelor auditabile din Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care pentru acest studiu de caz conine 7 obiective, 25 de activiti, 130 de obiecte auditabile i riscurile asociate acestora, tot n numr de 130. C. Stabilirea factorilor, ponderilor i nivelurilor de apreciere a riscurilor Stabilirea factorilor, ponderilor i nivelurilor de apreciere a riscurilor reprezint faza a treia a procedurii de Analiza riscurilor. Normele generale de exercitare a activitii de audit public intern40 recomand pentru analiza riscurilor utilizarea urmtorilor factori/criterii de risc: aprecierea controlului intern; aprecierea cantitativ; aprecierea calitativ Dei aceti factori se consider acoperitori pentru problematica cu care se confrunt entitile, n practic, auditorii interni pot s mai adauge si alti factori de risc specifici activitii auditate, n vederea evalurii unor particularitati ale domeniului auditabil, cum ar fi:

40

OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, Monitorul Oficial nr. 130 bis/2003.

644

 nivelul de fraud; schimbrile legislative; fluctuaiile de personal .a. Factorul de risc este elementul utilizat pentru a identific probabilitatea ca evenimentele s aib un impact negativ asupra unui obiect auditabil. Nivelul de apreciere al riscului reprezint efectele produse i modificrile impactului riscului asupra activitii analizate. Pentru aprecierea riscului n funcie de factorii de risc se stabilete ponderea factorilor de risc n cadrul activitii auditate, funcie de importana i greutatea acestora, astfel: F1 - Aprecierea controlului intern ...50%; F2 - Aprecierea cantitativ .. 30%; F3 - Aprecierea calitativ .... 20%; Total 100%

Precizm c, n practic, se recomand ca ponderea cea mai mare s fie acordat factorului de risc Aprecierea controlului intern , lund n considerare aria oricrei activiti auditabile n cadrul organizaiei pe care o acoper acest criteriu, respectiv ntreaga entitate, iar suma ponderilor factorilor de risc trebuie s fie 100%.

645

Studiul de fa ia n considerare cei trei factori de risc, recomandai de normele generale, crora le vom atribui, in mod corespunztor, trei nivele de apreciere a riscului de la 1 la 3

n aceast faz a procedurii Analiza riscurilor, se elaboreaz documentul Stabilirea factorilor, ponderilor i nivelurilor de apreciere a riscului conform modelului prezentat n continuare:
Procedura PO5 : Analiza riscurilor
D.G.F.P. a Judetul X Serviciul de Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE A RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007 30.06.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Mircea Data: 17.07.2008 Avizat: Florescu Cristian 17.07.2008
Factorii de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50%

Data:

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri i se aplic N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar normal N3

Nu exist proceduri

P2 30%

Impact financiar scazut

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativ F3

P3 20%

Vulnerabilitate mic

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

646

Documentul Stabilirea factorilor de risc, ponderilor i nivelurilor de apreciere a riscului, este al treilea document n cadrul procedurii Analiza riscurilor i s-a realizat n conformitate cu prevederile normelor generale. Dac se utilizeaz i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor tuturor factorilor de risc s rmn n continuare 100%, pentru facilitarea analizelor ce se vor derula n continuare.

D. Elaborarea Chestionarului de luare la cunotin - CLC

n practic, aceasta este faza a patra a procedurii Analiza riscurilor n care se elaboreaz Chestionarul de luare la cunotin CLC, care se adreseaz managementului general i a

managementului de linie, cu privire la specificul entitii publice auditate, asupra cruia auditorul intern are nc aspecte neclarificate, dar i pentru observaiile realizate pe baza analizei documentelor colectate n procedura Colectarea i prelucrarea informaiilor. n practic, se recomand ca n cadrul CLC, care este structurat pe obiectivele misiunii de audit intern, s se

647

construiasc ntrebri pentru problemele neclare abordate pn n aceast faz. ntrebrile vor fi astfel formulate nct s ne ajute n urmtoarea faz a Analizei riscurilor, s facem aprecierea nivelurilor riscurilor pe factori de risc, pe baza documentelor colectate pn n acest moment, prin rspunsurile primite de DA sau NU, conform modelului. n baza acestui document, auditorii interni vor primi confirmarea, prin rspunsurile celor auditai, existenei

controlului intern i a funcionalitii acestuia i meninerea sau nu a riscurilor. n continuare, prezentm modelul documentului Chestionar de Luare la Cunotin - CLC:

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC

Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007- 30.04.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Mircea 05.06.2008 Avizat: Florescu Cristian 05.06.2008 NR CRT ACTIVITATEA DE AUDIT Data: Data:

DA NU

OBS.

Obiectivul I. PLANIFICAREA ACTIVITILOR DE CONDUCERE I.1. Definirea strategii si politicilor de dezvoltare

648

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT exist strategie elaborat la nivelul entitii; exist politici elaborate pe domenii de activitate; strategia la nivelul entitii acoper toate domeniile de activitate; sunt definite obiective strategice la nivelul entitii; sunt definite obiective generale pe domeniile de activitate; strategia este actualizat n funcie de schimbrile survenite n cadrul entitii; strategia dezvoltat este azat pe analiza trecutului i previziunea viitoare; strategia acoper i dezvolt funciile principale ale entitii; structura organizatoric este bine definit n cadrul strategiei?

DA NU X X X X X X

OBS.

Test nr. 1 FIAP nr. 1

X Test nr. 1 FIAP nr. 1 Test nr. 1 FIAP nr. 1

n realizarea strategiei exist o analiz intern a entitii, a punctelor slabe i punctelor tari; exist dezvoltat planul de actiune pentru implementarea strategiei; exist echilibru ntre prioritile strategice i resursele entitii; Planificarea multianual planificarea multianual este realizat pe baz de obiective; planificarea multianual are definit i elaborat un plan de aciune; planul de aciune are definite obiectivele generale i activitile de implementat; planul de aciune are stabilii indicatori de realizat; pentru realizarea obiectivelor generale i activitilor sunt stabilite responsabiliti;

X X X

I.2.

X X X X X Test nr. 2 FIAP nr.

649

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT obiectivele generale deriv din obiectivele strategice i le acoper n totalitate cu privire la impact; pentru indeplinirea obiectivelor generale sunt stabilite termene de implementare; obiectivele generale acoper functiile i domeniile de activitate;

DA NU

OBS. 2

X X X Test nr. 2 FIAP nr. 2 Test nr. 2 FIAP nr. 2

obiectivele generale sunt definite pe domenii de activitate;

I.3.

pentru realizarea obiectivelor generale sunt definite i identificate resursele materiale, financiare i umane; resursele materiale definite n realizarea obiectivelor exist sau pot fi obinute n cadrul relaiilor parteneriale ale entitii; resursele financiare necesare n realizarea obiectivelor sunt reale i aprobate; resursele umane necesare realizarii obiectivelor sunt calificate i asigur realizarea acestora; n cadrul planificarii multianuale domeniile de dezvoltare sunt clar definite planificarea multianual este stabilit i elaborat n cadrul strategiei; planificarea multianual acoper n totalitate prioritile strategice; Planificarea anual exist planificare anual privind dezvoltarea entitii; planificarea anual deriv din planificarea multianual; n cadrul planificarii anuale sunt definite obiective specifice;

X X X X X X X X X Test nr. 3 FIAP nr. 3

650

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT obiectivele specifice deriv din obiectivele generale;

DA NU X X X X

OBS. Test nr. 3 FIAP nr. 3

exist programe de activitate exist instrumente de implementare a programelor prioritile sunt definite n cadrulplanului;

Test nr. 3 FIAP nr. 3

domeniile critice sunt stabilite i stabilit modul de acoperire al acestora? pentru realizarea planului sunt stabilii indicatori de performan?

X X Test nr. 3 FIAP nr. 3

planurile au stabilite termene de realizare a activitilor obiectivelor componenete; sunt identificate toate activitile din cadrul entitii?

X Test nr. 3 FIAP nr. 3

X activitile sunt structurate omogen i repartizate corect obiectivului? exist responabiliti definite pentru realizarea activitilor.

X X Test nr. 3 FIAP nr. 3

n cadrul fiecarei activiti sunt stabilite aciunile necesare pentru fiecare actiune stabilit exist sarcin definit n fia postului personalul are calificarea necesar pentru realizarea activitilor pentru realizarea activitilor exist competenele necesare; delegarea de competene n realizarea activitilor este corect stabilit; pentru realizarea activitilor sunt stabilite resursele

X X X X X X

651

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT necesare; planurile sunt actualizate sau corectate n funcie de noile prioriti; exist stabilit un echilibru ntre personalul exiastent i cel necesar de realizare a obiectivelor; Eficiena deciziilor n derularea activitilor decizia cuprins n planul de aciune este corect definit;

DA NU X X

OBS.

I.4.

Test nr. 4 FIAP nr. 4

diagnosticarea msurilor de implementat n realizarea deciziei sunt corect analizate; rezultatele estimate a fi obinute sunt definite; costurile necesare sunt corect stabilite; restriciile ntmpinate n implementarea deciziei sunt corect identificate; implementarea deciziei conduce la dezvoltarea domeniului sau la crearea de plusvaloare; sunt definite i analizate soluii alternative; solutiile alternative n implementarea deciziei sunt definite; evaluarea solutiilor alternative conduc la costuri suplimentare; soluia aleas n realizarea deciziei este implementat corect, respectnd caracteristicile iniiale; rezultatele obinute sunt monitorizate; decizia implementat este eficient i eficace Asigurarea competenelor n realizarea deciziilor planul de aciune n vederea dezvoltrii este cunoscut de salariaii; obiectivele specifice sunt aduse la cunotina salariailor ; sunt definite obiective individuale n sarcina salariailor; atribuiile sunt corect definite la nivelul compartimentelor;

X X X X FIAP nr. 4 Test nr. 4

X X X X X X X X X X X X

I.5.

652

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT sarcinile sunt corect definite n fisa postului; sarcinile stabilite posturilor acoper atribuiile compartimentelor; responsabilitile salariailor sunt corect definite;

DA NU X X

OBS. Test nr. 5 FIAP nr. 5 Test nr. 5 FIAP nr. 5 Test nr. 5 FIAP nr. 5 Test nr. 5 FIAP nr. 5

X exist competena necesar acordat personalului de conducere; responsabilitile personalului de conducere sunt corect definite n concordan cu funciile acestuia;

salariaii au libertate decizional n realizarea activitilor; nivelul de libertate decizional este limitat ; personalul de conducere are competena decizional necesar n realizarea atribuiilor ;

X X X

Obiectivul II. ORGANIZAREA ACTIVITILOR DE CONDUCERE II.1 Organizarea funcional a structurilor structura organizatoric asigur functionalitatea activitilor crearea compartimentelor a avut n vedere natura activitilor conducerea i coordonarea compartimentelor este atribuit corespunztor numarul de posturi atribuite compartimentelor asigura realizarea activitatilor compartimentului atributiile compartimentului deriva din atribuiile direciei atribuiile compartimentului asigur realizarea activitilor i aciunilor stabilite X X X X X X X

653

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT activitile sunt grupate pe structuri organizationale; definirea posturilor i a nivelurilor ierarhice; raporturile de serviciu ntre compartimente este reglementat ; structura organizatoric i funcional este adecvat la scopurile strategice; exist concordan ntre obiective, responsabiliti, competene i atribuii;

DA NU X X X X X

OBS.

Test nr. 6 FIAP nr. 6

II.2.

activitile sunt repartizate omogen n cadrul structurilor funcionale conductori structurilor funcionale dein autoritatea necesar realizrii activitilor atribuiile sunt rapartizate corect pe structuri funcionale i asigur competena necesar realizrii activitilor relaiile funcionale sunt definite corect n interiorul structuri funcionale i fa de celelalte structuri funcionale exist concordan ntre cerinele postului i caracteristicile individuale ale angajatului; procesele organizatorice i rezultatele acestora; calitatea i eficiena sistemelor, tehnicilor i metodelor utilizate Organizarea zilnic a activitilor i resurselor activitatea zilnica ncepe cu o analiza la nivel de compartiment a activitilor de realizat; activitile zilnice sunt repartizate pe salariati n funcie de complexitate i pregtire ;

X X X

X X X X X X X Test nr. 7 FIAP nr. 7

timpul de lucru zilnic este alocat corect realizrii sarcinilor primite; sarcinile zilnice sunt prioritizate n funcie de importan; sarcinile zilnice sunt primite de la conductorul ierarhic;

X X X Test nr. 7 FIAP nr.

654

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT sarcinile repartizate salariailor asigur realizarea activitilor definite obiectivelor specifice; ziua de lucru se incheie cu o analiza a rezultatelor realizrii activitilor repartizate; activitile nerealizate sau realizate insuficient sunt reprogramate; 3. Elaborarea Regulamentului de organizare i funcionare exist Regulament de organizare i funcionare elaborat i aprobat; Regulamerntul definete rolul entitii; Regulamerntul definete atribuiile generale; Regulamerntul prezint unitile subordonate; Regulamerntul definete obiectul de activitate al entitii; Regulamerntul prezint structurile funcionale; Regulamerntul definete obiectivele generale i specifice; Regulamerntul prezint relaiile funcionale; Regulamerntul prezint responsabilitile managementului; Regulamerntul prezint organigrama; Regulamerntul prezint relaiile dintre structurile funcionale; Regulamerntul prezint fluxurile decizionale i informaionale Regulamerntul prezint nivelele ierarhice; Regulamerntul prezint atribuile specifice la nivelul direciilor i compartimentelor; Regulamerntul prezint diagramele de relaii ntre compartimente; Regulamerntul prezint funciile de conducere,

DA NU

OBS. 7 Test nr. 7 FIAP nr. 7 Test nr. 7 FIAP nr. 7

X X X X X X X X X X X X X X X X X

II.3.

Test nr. 8 FIAP nr. 8

X X

655

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT responsabilitile, competenele i atribuiile ale acestora; Regulamerntul prezint organele de conducere colectiv; Regulamerntul prezint delegrile de competene; atribuiile definite n ROF asigur realizarea activitilor n realizarea atributiilor sunt definite competente

DA NU

OBS.

X X X Test nr. 8 FIAP nr. 8 Test nr. 8 FIAP nr. 8 Test nr. 8 FIAP nr. 8

X pentru responsabilitatea definita exista activitati definite la nivelul compartimentului

X X X X X X X X X X X X

II.4.

Gestiunea intrrilor i ieirilor de materiale exist fundamentri ale programelor de achiziii dimensionarea corespunztoare a resurselor achiziiile sunt corelate cu necesitile exist stabilit clar o strategie care s asigure alegerea alternativei celei mai avantajoase de achiziie sunt create i monitorizate controale privind intrri, procesare i ieiri calitatea achiziiilor asigur satisfacia cea mai bun a nevoi deciziile de achiziii sunt corelate cu nevoile reale funcioneaz n mod eficace sistemul care genereaz necesitile de achiziie activitatea de recepie a bunurilor este clar delimitat responsabilitile privind supravegherea achiziiilor

activitile reflect un nivel nalt de eficien i motivare

Test nr. 9 FIAP nr. 9 Test nr. 9

656

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS. FIAP nr. 9

II.5.

sunt identificate tendinele n evoluia activitilor opiunea decizional este stabilit n urma unei analize exist stabilit i aplicat o transparen a costurilor pentru optimizarea consumurilor sistemele de gestiune a stocurilor functioneaz eficace calitatea achiziiilor asigur utilizarea eficient a bunurilor Elaborarea fiei postului utilizeaza formatului standard de fi de post scopul definit al postului asigur necesitatea existentei postului

X X X X X X X X Test nr. 10 FIAP nr. 10 Test nr. 10 FIAP nr. 10 Test nr. 10 FIAP nr. 10 Test nr. 10 FIAP nr. 10 Test nr. 10 FIAP nr. 10

studiile de specialitate definite asigura realizarea activitilor

studiile de specialitate solicitate sunt n concordan cu scopul postului perfectionarile definite n fia postului sunt n concordan cu complexitatea sarcinilor de executat

cunostinele IT definite asigur condiiile necesare utilizrii pachetelor de programe informatice utilizate cerintele de cunotine de limb strin sunt corelate cu necesitatea realizrii activitilor abilitile, calitile i aptitudinile solicitate pentru post sunt puse n evident corect avand n vedere natura i complexitatea activitilor i actiunilor executabile

X X

657

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT fia postului este elaborat n functie de cerintele specifice postului competentele manageriale sunt definite n funcie de cerinele postului

DA NU X X

OBS.

Test nr. 10 FIAP nr. 10

II.6

pentru personalul de conducere se asigura definirea tuturor componentelor competentei manageriale sarcinile definite postului sunt corelate cu atribuiile definite la nivelul compartimentului sarcina definit n fia postului indic o actiune a titularului postului competentele definite asigur o informare asupra limitelor decizionale de aciune delegarea de atribuii este utilizat corect relaiile ierarhice sunt definite n fia postului relaiile funcionale sunt definite n fia postului relaiile de control sunt definite pentru posturile de conducere relatiile de reprezentare sunt definite corect n fia postului fia postului este construit n conformitate cu atribuiile din ROF la stabilirea atribuiilor postului se identific funciile sensibile pentru aceleai functii i activitii sunt repartizate atribuii de acelasi fel pentru funcii i activitii diferite sunt stabilite atribuii diferite atribuiile definite n fia postului asigur separarea sarcinilor ntre funciile de execuie i cele de conducere Procesul de organizare a activitilor stabilirea i delimitarea activitilor n raport cu obiectivele;

X X X X X X X X X X X X X X

X X

activitile sunt grupate pe compartimente ;

Test nr. 10 FIAP nr. 11 Test nr.

658

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS. 10 FIAP nr. 11 Test nr. 10 FIAP nr. 11

activitile sunt grupate pe posturi; X exist definite activitile care pot fi delegate; sistemul de delagare este definit ; derularea activitilor este cunoscut de salariati ; angajatul este sprijinit n realizarea activitilor; decizia este comunicat corect salariatului; salariatul nelege scopul deciziei; relaiile funcionale sunt definite n cadrul compartimentului; relaiile organizatorice sunt definite n cadrul compartimentului; relaiile ierarhice sunt definite n cadrul compartimentului; relaiile de cooperare sunt definite compartimentului; realaiile de reprezentare sunt definite n cadrul compartimentului; Organizarea primirii i distribuiei informaiei sistemul informaional este aliniat la strategia entitii; sistemul informaional asigur informaiile necesare realizrii obiectivelor ; sistemul informaional corespunde nevoilor curente; X X X X X X X X X X X

II.7

sistemul informaional ajut la realizarea obiectivelor;

Test nr. 12 FIAP nr. 12 Test nr. 12 FIAP nr. 12 Test nr. 13 FIAP nr. 13 Test nr. 13 FIAP nr.

659

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS. 13

Obiectivul III Funcia de coordonare a personalului III.1 Evaluarea salariailor obiectivele stabilite personalului au caracter individual obiectivele individuale sunt specifice scopului postului obiectivele individuale acoper atribuiile definite n fia postului timpul alocat realizrii obiectivelor individuale acoper n totalitate timpul de munc obiectivele individuale respect n definire caracteristicile SMART termenele de realizare a obiectivelor individuale sunt clare i pot determina masurarea rezultatelor obtinute complexitatea obiectivelor individuale sunt stabilite n concordan cu pregtirea i calificarea persoanlului pentru funcii diferite sunt stabilite obiective individuale diferite obiectivele stabilite personalului de conducere acopera toate funciile managementului la schimbarea raporturilor de munc se modifica i obiectivele individuale X X X X X X X

X X X X Test nr. 14 FIAP nr. 14

pentru realizarea obiectivelor individuale sunt definite competenele necesare aprecierea obiectivelor este realizat n functie de gradul de realizare al acestora aprecierea criteriilor de performan este realizat n functie de modul de indeplinire al obiectivelor pentru aprecierea criteriilor de performan au fost definite limite de ncadrare a aprecierilor realizarea interviului este formalizat in raportul de

X X X X X Test nr.

660

NR CRT evaluare

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS. 14 FIAP nr. 14 Test nr. 15 FIAP nr. 15 Test nr. 15 FIAP nr. 15 Test nr. 15 FIAP nr. 15

raportul de evaluare conine rezultatele deosebite ale evaluatului

raportul de evaluare conine greutile ntmpinate n realizarea sarcinilor urmare interviului evaluatul ia la cunostin de noile obiective

III.2

aprecierea performanelor contribuie la utilizarea eficienta a resurselor umane n perioada urmtoare Selecia i cariera personalului planul de ocupare a funciilor publice se ncadreaz n politicile i obiectivele curente i de perspectiva ale entitii? exist o fundamentare detaliat a planului de ocupare a funciilor publice exist un sistem procedural privind organizarea concursurilor? exist proceduri scrise i formalizate privind organizarea concursurilor? analiza dosarelor de concurs

X X X X X X X Test nr. 16 FIAP nr. 16 Test nr. 17 FIAP nr. 17 Test nr. 17 FIAP nr. 17

organizarea i desfurarea probei scrise X organizarea i desfurarea interviului X

661

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT intocmirea procesului verbal privind rezultatele concursului

DA NU X

OBS. Test nr. 17 FIAP nr. 17

exist proceduri scrise i formalizate privind emiterea i comunicarea deciziilor de numire? decizia de numire corespunde cu rezultatelor concursului i condiiile de scoatere la concurs a postului; exist concordan intre nivelul postului scos la concurs i nivelul postului definit n decizia de angajare; salariul de baz este corect acordat potrivit deciziei de numire i funciei ocupate; acordarea indemnizailor de conducere este realizat pentru n funcie de postul de conducere ocupat; acordarea sporurilor este realizat potrivit reglementrilor legale; acordarea altor drepturi salariale este realizat n conformitate cu legea; realizarea promovrilor n grad profesional i treapt de salarizare ; asigurarea managementului carierei n funcia public; instrumentele de management al carierei sunt identificate i definite ; responsabilitile privind planificarea i dezvoltarea carierei salariailor sunt stabilite ; asigurarea consilierii personalului cu privire la dezvoltarea crierei asigurarea consilierea personalului privind promovarea si avansarea exista planuri de carier elaborate

X X

X X X X X X X X X X X X Test nr. 18 FIAP nr. 18

elementele privind cariera sunt promovate la selecia si recrutarea de personal

662

NR ACTIVITATEA DE AUDIT CRT III.3 Organigrama i statul de funcii exist organigrama direciei elaborat organigrama defineste clar nivelurile ierarhice

DA NU X X

OBS.

poziia directiei n cadrul organigramei entitii asigur rolul i importana resurselor umane n cadrul entitii coordonarea direciilor in ierarhia entitii este atribuit corespunztor structura organizatoric asigur functionalitatea activitilor X

Test nr. 20 FIAP nr. 20 Test nr. 20 FIAP nr. 20

conducerea i coordonarea structurilor funcionale este atribuit corespunztor

X X X X X

Test nr. 20 FIAP nr. 20 Test nr. 20 FIAP nr. 20

exist stat de funcii funciile sunt definite corespunztor n cadrul statului de funcii statul de funcii definete toate funciile din entitate statul de funcii este aprobat Obiectivul IV Funcia de antrenare i motivare IV.1 Asigurarea performanei obiectivele sunt cunoscute de salariai; nivelul de definire al obiectivelor este neles de salariai ; exist mijlocale neceare realizrii obiectivelor; echipamentele existente asigur eficiena n realizarea activitilor; posturile sunt evaluate i asigur eficiena n realizarea activitilor; nevoile salariailor legate de realizarea obiectivelor

X X X X X X X

663

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT sunt cunoscute; pentru asigurarea performanelor personalului programele de instruire asigur cunotinele necesare realizrii activitilor n condiii de eficien ; legislaia n domeniu este respectat; autonomia n desfurarea activitilor; posturile asigur fexibilitate n cadrul structuri funcionale; informaia este corect transmis la diferite niveluri ; nivelurile ierarhice sunt reduse ; procedurile de lucru sunt uor de adaptat sau schimbat ; Instruirea i pregtirea personalului exist identificate necesitile de instruire a personalului exista o analiz a nevoilor de instruire nevoile de instruire sunt prioritizate nevoile de instruire sunt cuprinse n planul de instruire fondurile neceasre realizrii instruiriilor sunt asigurate modificarea politicilor/obiectivelor au influenat fundamentarea planurilor de pregtire profesional? planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire profesional ale fiecrui salariat?

DA NU

OBS.

X X X X X X X X X X X X X X X Test nr. 21 FIAP nr. 21 Test nr. 21 FIAP nr. 21 Test nr. 21 FIAP nr. 21

IV.2

exist o fundamentare detaliat a planurilor? X programele de formare sunt realizate n totalitate X la programele de formare are acces intregul personal? diseminarea cunostinelor dobndite la cursuri este realizat n cadrul structurilor. X X

664

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT nevoia de formare este adaptat la strategia entitatii? asigurarea urmririi acumularii de cunotine i abiliti urmare participrii la cursuri?

DA NU X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

OBS.

Test nr. 22 FIAP nr. 22

IV.3

IV.4

Organizarea fluxului documentelor exist procedur operaional privind primirea documentelor; documentele primite sunt nregistrate; documentele primite sunt repartizate n vederea soluionrii; documentele create sunt nregistrate; exist registrul de eviden al documentelor intrate i ieite; exist un sistem de raportare a modului de solutionare a documentelor primite i repartizate n vederea soluionrii; exist un document privind documentele create n interiorul entitii; exist stabilit un circuit al documentelor ; exist rspunsuri comunicate la adresele i petitiile primite de la teri; documentele primite de la forul superior sunt nregistrate; documentele primite de la forul superior sunt comunicate salariailor ; sistemul de raportare ctre forul superior este clar definit ; Desfurarea activitilor eficiente exist o anumit autonomie n realizarea obiectivelor personalul de execuie n realizarea obiectivelor deine o anumit autoritate care i permite s ia decizii; exist comunicare ntre personalul de execuie i cel de execuie n buna desfurare a activitilor repartizate ; personalul de conducere asigur mediul de lucru

665

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT adecvat n vederea realizrii obiectivelor; abilitile i aptitudinele personalului sunt cunoscute; stabilirea complexiti obiectivelor se realizeaz n funcie de competenele acestuia ; nivelurile posturilor asigur conditiile necesare realizrii tututror activitilor repartizate compartimentului ; posturile sunt identificate pe niveluri de calificare, iar complexitatea activitilor este repartizat acestora n funcie de aceasta; ocupantul postului deine calificarea solicitat de postul respectiv; activitile sunt identificate n totalitate i repartizate n cadrulobiectivelor activitile sunt repartizate salariailor prin stabilirea responsabilitilor ; posturile sunt grupate pe compartimente n funcie de gruparea activitilor pe obiective relaiile de serviciu intre compartimente i ntre salariai sunt clar definite ; delegarea reprezint o metod managerial utilizat competitiv ; Motivarea personalului utilizarea motivaiilor de ordin material, economic rspund ateprrilor economice;

DA NU X X X X X X X X X X X X

OBS.

IV.5

motivarea moral a salariailor utilizeaz nevoile emoionale pe care le au salariaii;

Test nr. 27 FIAP nr. 27 Test nr. 27 FIAP nr. 27

motivaiile utilizate determin a implicare a salariailor n conceia i realizarea obiectivelor i activitilor: exist transparen n acordarea motivaiilor; motivaiile sunt acordate n strns legtur cu gradul de realizare al obiectivelor; motivaiile sunt acordate n funcie de performana

X X X X Test nr.

666

NR CRT realizat;

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS. 27 FIAP nr. 27

sistemul de motivare asigur o armonizare a obiectivelor entitii cu obiectivele individuale;

Obiectivul V Cunoaterea sistemelor informaionale de management V.1 Cunoaterea i exercitarea controlului exist o monitorizare continu a disfunciunilor; rezultatele sunt msurate i comparate cu referenialele stabilite la niveluri de performan; msurile de corectare sunt bine stabilite i aplicate ; controlul reprezint un atribut al managementului ;

X X X Test nr. 28 FIAP nr. 28

X delegarea competenelor i responsabilitilor de ctre management este corect realizat ; autocontrolul este realizat de fiecare salariat; controlul mutual exist i funcioneaz; controlul ierarhic exist i este realizate de nivelurile superioare; exist stabilite i alte forme de control i sunt aplicate Asigurarea conformotii deciziilor emise legate de personal deciziile de angajare sunt emise n concordan cu rezultatele concursului de recrutare organizat; ncadrarea n funcie a salariaiilor conform deciziilor emise sunt corecte ; deciziile de incadrare n funcie sunt formalizate; deciziile de promovare respect condiiile metodologice;

X X X X X X X X X X X Test nr. 29 FIAP nr. 29

V.2

diferenele de salariu acordate prin deciziile de

667

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT promovare sunt corect stabilite; exist formulate propuneri de sancionare a salariailor exist anchete efectuate privind abaterile svrite de salariat ; propunerile de sanctionare sunt formulate de comisiile numite ; decizia de sancionare corespunde cu propunerea comisiei ;

DA NU

OBS. Test nr. 30 FIAP nr. 30 Test nr. 30 FIAP nr. 30 Test nr. 30 FIAP nr. 30 Test nr. 30 FIAP nr. 30 Test nr. 30 FIAP nr. 30

decizia de sancionare este formulat n cadrul termenului de prescripie ;

V.3

modul de analiza i formulare a deciziilor limiteaz eventualele litigii; Implementarea sistemului de control intern exist a strategie de implementare a sistemului de control intern; sistemul de control intern stabilit de management este cunoscut de salariai;

X Test nr. 31 FIAP nr. 31 Test nr. 31 FIAP nr. 31

sistemul de control intern este implementat de salariai ; exist un sistem de evaluare a controlului intern ; tipurile de controale interne stabilite sunt definite i stabilite clar ; tipurile de controale interne stabilite asigur funcionalitatea i realizarea eficient a activitilor i X X

Test nr. 32

668

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT obiectivelor i prentmpin disfunciunile i pagubele ; personalul a fost instruit cu privire la realizarea controalelor interne ce i revin ; independena funciei de audit intern este corect stabilit ;

DA NU

OBS. FIAP nr. 32

X X Test nr. 33 FIAP nr. 33 Test nr. 33 FIAP nr. 33

realizarea misiunilor de audit se realizeaz cu respectarea condiiilor de incompatibilitate i profesionalism i obiectivitate n apreciere ; exist elaborat plan strategic i plan anual de audit ; realizarea planurilor este respectat n totalitate ; realizarea misiunilor de audit ine cont de nivelul i importana riscului; exist un sistem de urmrire a implementrii recomandrilor ; exist un sistem de evaluare a progresului nregistrat urmare implementrii recomandrilor ; sistemul de control intern definit i implementat asigur performana n cadrul entitii ; Obiectivul VI Realizarea contractului de management VI.1 Obiective i indicatori de realizat persoana creia i s-a ncredinat contractul de management (managerul)dispune de pregtirea i cunotinele necesare atingerii obiectivelor stabilite; managerul dispune de capacitatea de a lua decizii n orice imprejurare, inclusiv de criz; atribuirea contractuliui de management s-a realizat n condiii de transparen i cu respectarea cadrului X X X X X X

Test nr. 34 FIAP nr. 34 Test nr. 34 FIAP nr. 34

Test nr. 35

669

NR CRT procedural;

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA NU

OBS. FIAP nr. 35

obiectivele stabilite prin contractul de management asigur performana i creeaz plusvaloare; criteriile de performan sunt corect stabilite ; indicatorii stabilii n realizarea obiectivelor asigur eficiena i eficacitatea i contribuie la dezvoltarea entitii ; prelungirea contractului de management se face n condiiile realizrii obiectivelor i atingerii condiiilr de performan; la atribuirea contractului de management i pe parcursul derulrii sale sunt asigurate msuri de eliminare a practicilr anticoncureniale ; realizarea contractului de management este evaluat perodic, inclusiv la finalizarea acestuia n realizarea contractului de management sunt delegate responsabiliti din rspunderea managerului pentru nivelele inferioare delegrile de sarcini i atribuii respect metodologia ; managerul asigur urmrirea realizrii activitilor delegate; drepturile managerului sunt stabilite n consens cu obiectivele stabilite i indicatorii de realizat; obligaiile managerului contribuie la realizarea performanei i scopului contractului de management; VII.1 Calitatea activitilor de conducere gradul de adecvare a deciziilor n raport cu direciile de aciune; competena persoanelor care au putere de decizie; deciziile asigur calitatea n realizarea obiectivelor;

X X X Test nr. 35 FIAP nr. 35 Test nr. 35 FIAP nr. 35

X X X X X X X

X X X Test nr. 36 FIAP nr. 36

asigurarea adoptrii i aplicrii operative a

670

NR CRT

ACTIVITATEA DE AUDIT deciziilor; aplicarea operativ a deciziei de ctre management responsabilizat; exist o concepie unitar privind procesul decizional; managementul deine cunotinele necesare pentru adoptarea sau aplicarea deciziei; deciziile sunt fundamentate i elaborate corespunztor; exist definite alternative la deciziile adoptate; deciziile sunt corelate cu obiectivele

DA NU X X X X X X

OBS.

Chestionarul de luare la cunotin este al patrulea document care se realizeaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i se adreseaz nivelului general de management i

managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite, existenta si funcionalitatea sistemului de control intern din cadrul entitii. De regul, se recomand s se adreseze una sau mai multe ntrebri cu privire la fiecare risc pe care l-au reinut auditorii interni n faza de Identificare a riscurilor. De asemenea, Chestionarul de luare la cunotin este un document care va fi luat n consideraie i n etapa Interveniei la faa locului, cnd se vor efectua testrile pe teren i va include i feedback-ul la unele ntrebri adresate nivelelor de management

671

prin obinerea punctelor de vedere ale personalului de execuie, n urma testelor efectuate.

E. Stabilirea nivelului riscului i determinarea punctajului total al riscurilor

Aceast faz este a cincea a procedurii Analiza Riscurilor care se materializeaz n:

aplicarea la ponderile factorilor de risc a nivelului de apreciere a riscului, pe factorii de risc, pe baza evalurilor realizate de auditori cu privire la: functionalitatea controlului intern, influenta elementelor cantitative (valoare, volum s.a.) si a elementelor de natura calitativa (vechimea personalului, schimbari legislative s.a.). Menionm c aceast activitate poate avea un mare grad de subiectivitate, mai ales dac activitatea nu este

cunoscut de ctre auditori, dar poate fi corectat pe parcursul derulrii misiunii de audit intern.

determinarea punctajului total al riscului, care reprezint o sum de ponderi ntre nivelul de apreciere al fiecrui risc i ponderile factorilor de risc, conform formulei de

672

calcul, prezentate in Normele generale de exercitare a activitii de audit intern i anume:

n

Ptotal =

i =1

Pi N i

, unde:

Ptotal = punctajul total; Pi = ponderea riscului pentru fiecare criteriu; N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

Aceast faz se concretizeaz n elaborarea documentului Stabilirea nivelului riscului si determinarea punctajului total al riscurilor, pe baza informaiilor colectate n fazele anterioare. Chestionarul de luare la cunotin CLC , prezentat anterior, este documentul cel mai important, pentru evaluarea nivelului de apreciere a riscului pe factori de risc, pe care echipa de auditori interni trebuie s-i aib n vedere.

673

Entitatea Public Serviciul Audit Public Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007 30.06.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/ Popescu Mircea; Avizat: Florescu Cristian 19.07.2008

Data: 19.07.2008 Data:

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 1 0,30 2 0,20 1

Punct aj total

I.

Funcia de planificare a activitii de

1.Definirea 1. Analiza mediului inter strategiei si i extern i previziunea politicilor de evoluiei viitoare dezvoltare

Neatingerea scopului obiectivelor strategice deoarece nu s-a avut n vedere mediul extern

1,30

674

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 2 0,30 1 0,20 1

Punct aj total

conducere

2.Planificar ea strategic

Obiectivele strategice nu acoper n totalitate domeniile de activitate 3. Eficiena actiunilor cu Direciile de aciune pentru privire la implementarea implementarea obiectivelor obiectivelor strategice strategice sunt definite neclar, incorect fa de scopul obiectivului 4. Fundamentarea Definirea obiectivelor strategice necesarului de resurse fr identificarea resurselor pentru realizarea necesare realizrii lor obiectivelor strategice 5. Fundamentarea Strategiile si politicile nu tin strategiilor i politicilor cont de obiectivele entitatii i n concordan cu resursele disponibile resursele entitii 6. Definirea obiectivelor Obiective nestabilite sau generale derivate din incorect definite obiectivele strategice

2. Definirea obiectivelor strategice

1,50

0,50

0,30

0,20

2,30

0,50

0,30

0,20

2,00

0,50

0,30

0,20

2,50

0,50

0,30

0,20

2,10

675

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 2 0,30 3 0,20 3

Punct aj total

3.Planificar ea anual

7. Ealonarea activitilor i stabilirea necesarului de resurse 8. Elaborarea documentelor i fundamentarea acestora strategii, politici, planuri, programe 9. Elaborarea planului annual de activitate 10. Elaborarea programelor de activitate; 11. Fundamentarea resurselor umane n cederea realizrii unui plan de activitate

Termene necorelate pentru realizarea activitatilor Planurile i programele nu sunt corelate cu strategiile

2,50

0,50

0,30

0,20

1,50

Nu este asigurat concordana ntre prioriti i indicatorii de performant stabiliti Instrumentele de realizare nu sunt corect stabilite Nu exist resursele umane necesare atingerii obiectivelor planului

0,50

0,30

0,20

2,20

0,50

0,30

0,20

2,50

0,50

0,30

0,20

2,30

676

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 1 0,30 3 0,20 2

Punct aj total

4. Eficiena deciziilor n derularea activitilor

12. Stabilirea responsabilitilor i termenelor n realizarea obiectivelor specifice 13. Asigurarea resurselor prin bugetul de venituri i cheltuieli 14. Respectarea termenelor i actualizarea planurilor 15. Identificarea i diagnosticarea deciziei 16. Formularea restriciilor i criteriilor avute n vedere la luarea deciziei 17. Generarea de soluii alternative i evaluarea acestora

Competente incorect definite si responsabilizate

1,80

Lipsa resurselor in realizarea activitatilor Planuri neactualizate, activitati incorect realizate Necunoasterea modului de realizare a activitatilor Decizii luate superficial fara cunoasterea problemelor

0,50

0,30

0,20

1,90

0,50 0,50

1 2

0,30 0,30

1 2

0,20 0,20

3 1

1,40 1,80

0,50

0,30

0,20

2,10

Lipsa alternativelor in cazul deciziilor luate incorrect

0,50

0,30

0,20

1,30

677

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 0,50 3 3 0,30 0,30 3 2 0,20 0,20 3 2

Punct aj total

18. Implementarea soluiei alese n implementarea deciziei 19. Monitorizarea rezultatelor obinute 5. 20. Planurile i Asigurarea obiectivele de realizat competene sunt cunoscute de lor n salariai realizarea 21. Atribuiile definite deciziilor asigur competena necesar realizrii activitilor 22. Sarcinile individuale asigur realizarea atribuiilor astfel nct s conduc la realizarea activitilor

Luarea deciziei, fr specificarea modalitatilor de implementare Rezultate slabe, daca nu exista o analiza a acestora Activitati realizate la intamplare sau cum se crede de cuvinta, datorita netransparentei si cunoasterii obiectivelor Sarcini realizate insa neresponsabilizate Nestabilirea de competente si responsabilitati

3,00 2,50

0,50

0,30

0,20

1,50

0,50

0,30

0,20

2,70

0,50

0,30

0,20

2,50

678

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 1 0,30 1 0,20 2

Punct aj total

II.

Funcia de organizare a activitii de conducere

6. Organizare a funcional a structurilor

23. Centralizarea/descentra lizarea procesului decizional 24. Definirea atribuiilor i responsabilitilor n cadrul structurilor funcionale 25. Activitile sunt identificate pe funciuni i compartimente 26. Stabilirea responsabilitilor pe compartimente i investirea conductorilor cu autoritatea formal

Limitarea libertii decizionale pe niveluri ierarhice

1,20

Necunoasterea atributiilor si responsabilitatilor

0,50

0,30

0,20

2,70

Activiti executate de un compartiment se regsesc responsabilizate la alt compartiment Existena unor activiti pentru care nu exist competena necesar definit prin atribuii

0,50

0,30

0,20

1,40

0,50

0,30

0,20

1,90

679

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 2 0,30 3 0,20 2

Punct aj total

27. Reglementarea raporturilor de serviciu dintre compartimente

7.Organizar ea zilnic a activitilor

28. Adecvarea structurii organizatorice i funciunii acestora la scopurile fundamentale ale entitii 29. Stabilirea obiectivelor specifice 30. Stabilirea regulilor de comportament 31. Identificarea activitilor planificate i evaluarea aciunilor de realizare 32. Comunicarea zilnic Sarcini executate din a activitilor de realizat obisnuinta si nu ctre salariai responsabilizate

Inexistena relatiilor funcionale ntre compartimente n condiiile n care unele activiti sunt executate n comun Construirea funcional a structuri n funcie de numrul de direcii pe care le are n coordonare i nu n funcie de domeniile de activitate Obiective necorelate cu atribuiile Inexistena unui regulament de ordine intern Neorganizarea timpului de munca in executarea activitatilor

2,30

0,50

0,30

0,20

2,70

0,50 0,50 0,50

3 1 1

0,30 0,30 0,30

2 3 1

0,20 0,20 0,20

2 1 3

2,50 1,60 1,40

0,50

0,30

0,20

2,20

680

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 3 0,30 2 0,20 1

Punct aj total

8. Elaborarea Regulamen

33. Ierarhizarea activittilor n funcie de prioriti 34. Repartizarea activitilor n funcie de complexitate i pregtirea personalului 35. Alocarea sarcinilor prin stabilirea de termene i aciuni de realizare 36. Stabilirea i evaluarea rezultatelor obinute 37. Asigurarea unei forme unitare a ROFului

Activitati neprioritare realizate in detrimentul celor prioritare Lipsa procedurilor de realizare eficienta a activitatilor

2,30

0,50

0,30

0,20

2,10

Lipsa de prioritizare a realizarii activitatilor Necunoaterea modului n care au fost realizati indicatori de rezultat Necuprinderea tuturor structurilor funcionale sau personalului de conducere

0,50

0,30

0,20

1,90

0,50

0,30

0,20

2,70

0,50

0,30

0,20

1,70

681

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 1 0,30 1 0,20 1

Punct aj total

tului de organizare i funcionare

38. Prezentarea n cadrul ROF-ului a aceluiai gen de informaii 39. Definirea clar a atribuiilor specifice structurilor proprii 40. Asigurarea cuprinderii n atribuiile specifice a tuturor atribuiilor generale 41. Delimitarea atribuiilor de responsabilit i competene 42. Organizarea fluxurilor de aprovizionare

Prezentarea de informaii diferite de la o structur funcional la alta Atribuiile definite la nivelul compartimentelor nu acoper n totalitate atribuiile stabilite direciei Definirea atribuiilor specifice fr cuprinderea tuturor atribuiilor generale Definirea atribuiilor sub form de responsabiliti i competene Necorelarea achiziiilor cu necesitile

1,00

0,50

0,30

0,20

1,80

0,50

0,30

0,20

2,70

0,50

0,30

0,20

2,00

9. Gestiunea intrarilor i

0,50

0,30

0,20

3,00

682

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 0,50 0,50 0,50 2 1 3 2 0,30 0,30 0,30 0,30 2 3 2 1 0,20 0,20 0,20 0,20 3 2 3 3

Punct aj total

iesirilor materiale

43. Organizarea i funcionarea gestiunilor 44. Controlul gestiunilor 45. Organizarea fluxurilor de ieiri de materiale 46. Definirea clar a scopului postului 47. Definirea condiiilor de ocupare a postului 48. Definirea sarcinilor aferente postului 49. Respectarea formatului standard al fiei postului

Intrari si iesiri de bunuri fara a exista planuri de aprovizionare sau necesitati Aparitia lipsurilor sau fraudelor Lipsa controalelor interne privind aparitia necesitatilor Scopul postului definit sub forma unei sarcini sau atribuii Definirea condiiilor de ocupare a postului n funcie de ocupantul postului i nu de necesitile postului Sarcini incomplete fa de activitile sau aciunile pe care le execut Unele date solicitate de fia postului nu sunt completate sau sunt completate incorect

2,20 1,80 2,70 1,90

10. Elaborarea fiei postului

0,50

0,30

0,20

2,70

0,50 0,50

2 3

0,30 0,30

1 2

0,20 0,20

2 3

1,70 2,70

683

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 2 0,30 1 0,20 1

Punct aj total

50. Definirea responsabilitilor i competenelor n fia postului 51. Responsabilitatea elaborrii i aprobrii fielor postului 52. Responsabilitatea elaborrii i aprobrii fielor

Responsabilitile i competenele nu sunt definite n corelaie cu realizarea sarcinilor atribuite Fiele postului sunt elaborate de alti salariai dect cei responsabilizai Condiiile specifice sunt definite n funcie pregtirea i calitile ocupantului postului i nu de complexitatea activitilor executate 53. Evaluarea posturilor Sarcinile unui post nu sunt stabilite pe baza evaluarii postului 54. Asigurarea Pentru atribuiile definite nu competenelor necesare sunt stabilite competenele realizrii atribuiilor necesare

1,50

0,50

0,30

0,20

1,50

0,50

0,30

0,20

1,90

0,50 0,50

3 3

0,30 0,30

2 2

0,20 0,20

1 3

2,30 2,70

684

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 2 0,30 1 0,20 1

Punct aj total

11. Procesul de organizare a activitilor

55. Delimitarea activitilor specifice n corelaie cu obiectivele specifice 56. Gruparea activitilor pe compartimente 57. Delimitarea activitilor compartimentului pe posturi 58. Delegarea competenelor n realizarea activitilor specifice compartimentului 59. Sprijinirea salariatului n realizarea activitilor

Atribuiile nu sunt identificate n totalitate fa de scopul obiectivului Activitile sunt grupate pe salaria i nu n funcie de atribuiile definite compartimentului Sarcinile definite n fiele postului nu acoper atribuiile definite compartimentului Delegarea de sarcini ns fr formalizarea acestora i stabilirea rspunderilor

1,50

0,50

0,30

0,20

2,70

0,50

0,30

0,20

2,80

0,50

0,30

0,20

1,20

Neasigurarea informaiilor necesare realizrii obiectivelor

0,50

0,30

0,20

1,50

685

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 2 0,30 3 0,20 1

Punct aj total

III

Functia de coordonar ea salariailor

60. Relaiile organizatorice stabilite compartimentului 12.Organiz 61. Primirea i area primirii inelegerea oricrei i informaii distribuiei 62. Distribuirea eficient informaiei a informaiei primite 13. 63. Stabilirea Evaluarea obiectivelor individuale salariailor 64. Stabilirea criteriilor de performan 65. Identificarea rezultatelor deosebite i greutilor in realizarea activitilor de ctre salariai

Relaiile organizatorice stabilite nu asigur realizarea atribuiilor 0,50 Comunicarea incomplete a informatiei Lipsa de comunicare la nivelul compartimentului Obiectivele individuale nu sunt stabilite n funcie de sarcinile atribuite Criteriile de evaluare nu respect normele metodologice Stabilirea de aprecieri superioare la nivel maxim fr ca salariatul s aib rezultate deosebite

2,10

0,50 0,50 0,50 0,50

3 1 3 2

0,30 0,30 0,30 0,30

1 3 3 3

0,20 0,20 0,20 0,20

2 2 2 3

2,20 1,80 2,80 2,50

0,50

0,30

0,20

2,60

686

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 1 0,30 3 0,20 3

Punct aj total

66. Respectarea formatului standard al raportului de valuare 67. Realizarea interviului n procesul de evaluare 68. Efectuarea aprecierilor i stabilirea rezultatelor evalurii obiectivelor 69. Aproprierea managementului de procesul de execuie 14. Selecia 70. Organizarea i cariera recrutrii i seleciei de personalulu personal

Unele date si informaii solicitate de raportul de evaluare nu sunt mentionate Apariia conflictelor n procesul de evaluare ca urmare a neorganizrii interviului cu salariatul Stabilirea de punctaje superioare n comparatie cu gradul de realizare al obiectivelor Deciziile managementului sunt comunicate salariaiilor fr ca acetia s urmresc i evalueze greutile intmpinate pe parcursul implementrii lor Angajarea de personal necorespunztor cerinelor postului

2,00

0,50

0,30

0,20

2,50

0,50

0,30

0,20

2,30

0,50

0,30

0,20

2,50

0,50

0,30

0,20

2,20

687

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 0,50 1 3 0,30 0,30 1 3 0,20 0,20 3 2

Punct aj total

71. Acordarea drepturilor salariale 72. Promovare in funciei pe baza rezultatelor 73. Asigurarea condiiilor de evoluie n carier a personalului 74. Structura i evoluia personalului

Acordarea de drepturi salariale necuvenite Nerespectarea metodologiei de promovare a salariaiilor Inexistena planurilor de carier

1,40 2,80

0,50 Neasigurarea nlocuirii personalului n funcie de vrst, vechime, nivel de calificare Structura organigramei nu asigur concordana cu ROF-ul Raporturile i nivelurile ierarhice nu sunt definite

0,30

0,20

2,20

0,50

0,30

0,20

2,00

15. Organigram a i statul de funcii

75. Organigrama asigur vizualizarea structurii organizatorice 76. Organigrama favorizeaz nelegerea raporturilor de subordonare

0,50

0,30

0,20

2,80

0,50

0,30

0,20

1,50

688

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 2 0,30 1 0,20 3

Punct aj total

IV

Funcia de antrenare si motivare

16.Asigurar ea performant ei

77. Statul de funcii definete toate funciile din entitate 78. Statul de funcii constituie instrument n previzionarea resurselor financiare privind salarizarea 79. Viziune clar asupra obiectivelor i mijloacelor de realizare a acestora 80. Cunoaterea resurselor i mecanismelor eficiente de realizare a obiectivelor 81. Deinerea de informaii despre posturi i pregtire

Necuprinderea tuturor funciilor 1,90 Estimarea cheltuielilor cu salariile se realizeaz pe baza personalului angajat i nu pe 0,50 baza funciilor definite n tatul de funcii Necunoasterea obiectivelor si a modalitatilor de realizare 0,50 Necorelarea resurselor umane si materiale cu posibilitatile de utilizare

0,30

0,20

1,80

0,30

0,20

1,50

0,50

0,30

0,20

2,80

Lipsa programelor de analiza a eficientei posturilor

0,50

0,30

0,20

2,50

689

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 2 0,30 3 0,20 1

Punct aj total

82. Cresterea calitii prin utilizarea de tehnologii i echipamente performante 83. Satisfacerea cerinelor contribuabililor 84. Conformarea cu legislaia n vigoare 17. Instruirea i pregtirea personalulu i 85. Identificarea necesitilor de instruire 86. Elaborarea programelor de instruire 87. Organizarea i desfurarea cursurilor

Dezinteresul in gasirea resurselor in implementarea tehnologiilor integrate Circuit greoi in solutionarea cerintelor contribuabililor Neactualizarea procedurilor de lucru urmare modificarilor legislative Stabilirea instruirilor personalului fr o analiz a necesitilor Temele cuprinse n programele de instruire nu corespund cu necesitile Neorganizarea unor teme de curs planificate

2,10

0,50 0,50

3 2

0,30 0,30

2 3

0,20 0,20

2 1

2,50 2,10

0,50

0,30

0,20

1,40

0,50 0,50

3 3

0,30 0,30

3 2

0,20 0,20

2 3

2,80 2,70

690

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 2 0,30 1 0,20 3

Punct aj total

88. Evaluarea cursurilor i lectorilor 89. Urmrirea rezultatelor instruirii personalului 90. Fluxul documentelor intrate n cadrul entitii 91. Fluxul informaiilor intre unitate i teri

18. Organizare a fluxului documentel or

Tematica cursului nu corespunde nevoi de instruire a 0,50 participanilor Nerealizarea diseminrii cunotinelor acumulate la 0,50 cursuri Circuit greoi al documentelor 0,50 Solutionarea cu intarziere a petitiilor contribuabililor sau raspuns greoi la solicitarile acestuia Realizarea colaborarii sub forma executarii ordinelor primate Lipsa de comunicare cu personalul de conducere

1,90

1 3

0,30 0,30

3 3

0,20 0,20

3 3

2,00 3,00

0,50

0,30

0,20

1,60

92. Fluxul informaiilor cu forul superior 19. Desfurar 93. Autonomia i libertatea decizional

0,50 0,50

2 3

0,30 0,30

2 3

0,20 0,20

3 1

2,20 2,60

691

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 1 0,30 2 0,20 2

Punct aj total

ea activitilor eficiente

94. Maturitatea salariailor

95. Omogenitatea salariailor 96. Formalizarea eficient a structurii organizatorice 97. Identificarea factorilor de motivare 98. Corelarea tipurilor de motivare cu specificul activitii 99. Stabilirea unui sistem de motivare atractiv

20. Motivarea personalulu i

Comunicarea obiectivelor catre personal fr cunoaterea capacitilor profesionale ale acestora Neasigurarea n cadrul posturilor a tuturor nivelurilor de execuie Neasigurarea autonomiei necesare in realizarea activitatilor Necunoaterea cerinelor personalului Pachete salariale acordate fr a tine cont de complexitatea activitilor i realizarea obiectivelor Personal dezinteresat n realizarea sarcinilor

1,50

0,50

0,30

0,20

2,30

0,50 0,50

2 2

0,30 0,30

3 3

0,20 0,20

1 3

2,10 2,50

0,50

0,30

0,20

2,00

0,50

0,30

0,20

2,20

692

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 0,50 0,50 0,50 2 2 2 1 0,30 0,30 0,30 0,30 3 2 1 1 0,20 0,20 0,20 0,20 1 3 1 3

Punct aj total

Controlul sistemelor informaion ale de manageme nt

21. Cunoatere a i exercitarea controlului

100. Asigurarea stabilitii personalului 101. Analiza i evaluarea realizrilor 102. Verificarea respectrii programului 103. Evaluarea resurselor intrate i ieite 104. Asigurarea respectrii angajamentelor 105. Utilizarea eficient echipamentelor 106. Conformitatea deciziilor de angajare 107. Conformitatea deciziilor de promovare

Mobilitate mare a personalului Lipsa de analiza a performantei activitatilor executabile Nerspectarea si utilizarea eficienta a timpului de munca Lipsa controalelor privind justificarea consumurilor Necunoasterea conditiilor de realizare a angajamentelor, inclusive termene Lipsa controalelor privind eficienta utilizarii echipamentelor Incadrari eronate Promovri necuvenite

2,10 2,20 1,50 1,40

0,50 0,50 0,50 0,50

3 2 1 3

0,30 0,30 0,30 0,30

3 2 2 2

0,20 0,20 0,20 0,20

2 3 1 2

2,80 2,20 1,30 2,50

22. Asigurarea conformiti i deciziilor

693

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 0,50 2 2 0,30 0,30 3 3 0,20 0,20 3 1

Punct aj total

emise legate de personal

108. Legalitatea deciziilor de sancionare 109. Decidenii, mediul decizional i procesele decizionale 110. Corelarea deciziilor cu obiectivele i strategia 23. 111. Strategia de Implementa implementare a rea controlului intern sistemului 112. Pregtirea de control personalului pentru intern implementarea controlului intern 113. Constituirea sistemului de control intern

Contestaii privind sanciunile aplicate Litigii pe rol urmare nerespectarii conditiilor de eliberare din functie Neresponsabilizarea persoanelor cu aducere la indeplinire a deciziilor Programme ineficiente de implementare a controalelor interne, Lipsa de instruire a personalului privind controalele interne Nedefinirea grupului de lucru responsabil de stabilirea si urmarirea implementarii contraoalelor interne

2,50 2,10

0,50 0,50

1 3

0,30 0,30

2 2

0,20 0,20

3 3

1,70 2,70

0,50

0,30

0,20

2,80

0,50

0,30

0,20

1,90

694

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 1 0,30 2 0,20 3

Punct aj total

VI.

Realizarea contractulu i de manageme

24.Obiectiv e i indicatori de realizat

114. Sistemul de evaluare al controlului intern 115. Asigurarea independenei structurii de audit si a auditorilor 116. Elaborarea planului strategic si anual de audit 117. Sistemul de urmrire a recomandrilor 118. Controlul intern i performana 119. Folosirea eficient a instrumentelor manageriale n vederea obinerii de performan

Inexistenta unui sistem de evaluare a controalelor interne Asezarea functie de audit intern la niveluri de conducere inferioare Lipsa planurilor strategice, planificari fara a tine cont de importanta analizei riscurilor Lipsa de interes in implementarea recomandarilor Lipsa indicatorilor specifici de evaluare a personalului Lipsa de competenta a persoanelor carora le este responsabilizat contractul

1,70

0,50 0,50

2 1

0,30 0,30

3 2

0,20 0,20

3 3

2,50 1,70

0,50 0,50

3 2

0,30 0,30

2 1

0,20 0,20

3 1

2,70 1,50

0,50

0,30

0,20

1,50

695

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 3 0,30 3 0,20 2

Punct aj total

nt

120. Stabilirea i atribuirea obiectivelor 121. Stabilirea criteriilor de performan 122. Stabilirea indicatorilor de performan 123. Prelungirea contractului de management n funcie de realizarea obiectivelor 124. Realizarea contractului de management respectnd practicile anticoncureniale

Lipsa de transparenta in stabilirea si atribuirea obiectivelor Evaluari superficiale, datorita nestabilirii de criterii de performanta Neatingerea obiectivelor datorita neidentificarii si definirii indicatorilor de performanta Rezultate slabe datorita nedefinirii indicatorilor de referinta

2,80

0,50 0,50

2 2

0,30 0,30

1 3

0,20 0,20

3 3

1,90 2,50

0,50

0,30

0,20

2,00

Prelungirea contractului in conditii de nerealizare a obiectivelor si indicatorilor responsabilizati

0,50

0,30

0,20

1,60

696

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 2 0,30 3 0,20 3

Punct aj total

VII

Calitatea activitii de conducere

25. mbuntir ea sistemului decizional

125. Incetarea contractului de management i stabilirea rezultatelor 126. Delegarea sarcinilor profesionale n vederea n vederea realizrii obiectivelor 127. Orientarea evoluiei entitii ctre ndeplinirea mandatului cu care este investit ; 128. Asigurarea armonizrii eforturilor structurilor funcionale i personalului;

Lipsa de cointeresare urmare acceptari conflictelor de interese Lipsa de analiza a rezultatelor realizate

2,50

0,50

0,30

0,20

1,00

Decizii necorelate cu obiectivele definite

0,50

0,30

0,20

2,50

Slab comunicare n interiorul i exteriorul compartimentului

0,50

0,30

0,20

1,20

697

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Apreciere Aprecier Aprecier a ea ea controlul cantitati calitativa ui intern va P1 N1 P2 N P3 N 50% 30% 2 20% 3 0,50 2 0,30 1 0,20 1

Punct aj total

129. Asigurarea dirijrii resurselor umane i coordonrii proceselor n cadrul entitii 130. Gestionarea relaiilor cu mediul intern i extern

Planificarea resurselor umane fr a se asigur echilibrul cu obiectivele definite i complexitatea activitilor de executat n cadrul acestora Nerspectarea termenelor contractuale

1,50

0,50

0,30

0,20

1,50

698

Stabilirea nivelului riscului i determinarea punctajului total al riscurilor este documentul al cincilea care se realizeaz n procedura Analiza riscurilor i n care auditorii apreciaz nivelul riscului pe factorii de risc i determin punctajul total al riscurilor pe baza documentelor, n posesia crora au intrat pn n acel moment, dar i pe baza expertizei personale n domeniu. Punctajul total pentru fiecare risc identificat a fost stabilit pe baza formulei de calcul prezentat mai sus. Spre exemplificare, punctajul total al riscului de la ultimul obiect auditabil, existent la pozitia 130, a fost determinat astfel:

Pt = (0,50 x 1) + (0,30 x 2) + (0,20 x 2) = 1,50

F. Clasarea obiectelor auditabile pe baza punctajelor riscului

Clasarea activitilor sau operaiilor n funcie de punctajul riscurilor este a asea faz a procedurii Analiza riscurilor, n care riscurile se mpart n mari, medii i mici.

699

mprirea riscurilor n cele trei categorii se realizeaz innd cont de importana riscurilor i de resursele de audit de care dispunem, respectiv numarul de auditori intern si numarul de ore efectuate pentru desfasurarea misiunii de audit. n mod special, activitatea de mprire a riscurilor pe cele trei categorii trebuie s in cont de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), respectiv s aib n vedere volumul riscurilor pe care le poate audita i s renune pentru moment la riscurile care pot fi neglijate. Numrul riscurilor medii se recomand s fie foarte redus (5-10%), pentru c acesta demonstreaz o nehotrre din partea auditorilor interni. n general, riscurile medii se acord pentru operaiile pe care auditorii interni nu le cunosc bine din practic i care vor fi cuprinse n auditare. Aceasta faza se finalizeaz prin elaborarea documentului Clasarea obiectelor auditabile, prezentat in continuare.

700

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

D.G.F.P. a Judetului X Serviciul de Audit Intern CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007 30.06.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/ Popescu Mircea; 20.07.2008 Avizat: Florescu Cristian Data: 20.07.2008 Nr Domeniul crt I. Funcia de planificare a activitii de conducere Activitatea 1.Definirea strategiilor i politicilor de dezvoltare Obiecte auditabile 1. Fundamentarea strategiilor i politicilor n concordan cu resursele entitii 2. Eficiena actiunilor cu privire la implementarea obiectivelor strategice Riscuri semnificative Strategiile si politicile nu tin cont de obiectivele entitatii i resursele disponibile Direciile de aciune pentru implementarea obiectivelor strategice sunt definite neclar, incorect fa de scopul obiectivului

Data:

Puncta Clasar j total e 2,5 Mare

Obs.

2,30

Mediu

701

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile 3. Fundamentarea necesarului de resurse pentru realizarea obiectivelor strategice 4. Definirea obiectivelor strategice 5. Analiza mediului inter i extern i previziunea evoluiei viitoare

Riscuri semnificative Definirea obiectivelor strategice fr identificarea resurselor necesare realizrii lor Obiectivele strategice nu acoper n totalitate domeniile de activitate Neatingerea scopului obiectivelor strategice deoarece nu s-a avut n vedere mediul extern Termene necorelate pentru realizarea activitatilor Obiective nestabilite sau incorect definite Planurile i programele nu sunt corelate cu strategiile Instrumentele de realizare nu sunt corect stabilite Nu exist resursele umane necesare atingerii obiectivelor planului Nu este asigurat concordana ntre prioriti i indicatorii de performant stabiliti

Puncta Clasar j total e 2,00 Mediu

Obs.

1,50 1,30

Mic Mic

Nu Nu

2.Planificarea strategic

3.Planificarea anual

6. Ealonarea activitilor i stabilirea necesarului de resurse 7. Definirea obiectivelor generale derivate din obiectivele strategice 8. Elaborarea documentelor i fundamentarea acestora strategii,politici, planuri, programe 9. Elaborarea programelor de activitate 10. Fundamentarea resurselor umane n vederea implementrii unui plan de activitate 11. Elaborarea planului annual de activitate

2,50 2,10 1,50

Mare Mediu Mic Nu

2,50 2,30

Mare Mediu

2,20

Mediu

702

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile 12. Asigurarea resurselor prin bugetul de venituri i cheltuieli 13. Stabilirea responsabilitilor i termenelor n realizarea obiectivelor specifice 14. Respectarea termenelor i actualizarea planurilor 15. Implementarea soluiei alese n implementarea deciziei 16. Monitorizarea rezultatelor obinute 17. Formularea restriciilor i criteriilor avute n vedere la luarea deciziei 18. Identificarea i diagnosticarea deciziei 19. Generarea de soluii alternative i evaluarea acestora 20. Atribuiile definite asigur competena necesar realizrii activitilor

Riscuri semnificative Lipsa resurselor in realizarea activitatilor Competente incorect definite si responsabilizate Planuri neactualizate, activitati incorect realizate Luarea deciziei, fr specificarea modalitatilor de implementare Rezultate slabe, daca nu exista o analiza a acestora Decizii luate superficial fara cunoasterea problemelor Necunoasterea modului de realizare a activitatilor Lipsa alternativelor in cazul deciziilor luate incorrect Sarcini realizate insa neresponsabilizate

Puncta Clasar j total e 1,90 Mic 1,80 Mic

Obs. Nu Nu

1,40 3,00 2,50 2,10 1,80 1,30 2,70

Mic Mare Mare Mediu Mic Mic Mare

Nu

4. Eficiena deciziilor n derularea activitilor

Nu Nu

5. Asigurarea competenelor n realizarea

703

Nr crt

Domeniul

Activitatea deciziilor

Obiecte auditabile 21. Sarcinile individuale asigur realizarea atribuiilor astfel nct s conduc la realizarea activitilor 22. Planurile i obiectivele de realizat sunt cunoscute de salariai

Riscuri semnificative Nestabilirea de competente si responsabilitati Activitati realizate la intamplare sau cum se crede de cuvinta, datorita netransparentei si cunoasterii obiectivelor Limitarea libertii decizionale pe niveluri ierarhice Construirea funcional a structuri n funcie de numrul de direcii pe care le are n coordonare i nu n funcie de domeniile de activitate Necunoasterea atributiilor si responsabilitatilor

Puncta Clasar j total e 2,50 Mare

Obs.

1,50

Mic

Nu

II.

Funcia de organizare a activitii de conducere

23. Centralizarea/descentralizarea procesului decizional 6. Organizarea 24. Adecvarea structurii funcional a organizatorice i funciunii structurilor acestora la scopurile fundamentale ale entitii 25. Definirea atribuiilor i responsabilitilor n cadrul structurilor funcionale 26. Stabilirea obiectivelor specifice Obiective necorelate cu atribuiileia postului 27. Reglementarea raporturilor de Inexistena relatiilor funcionale serviciu dintre compartimente ntre compartimente n condiiile n care unele activiti sunt executate n comun

1,20 2,70

Mic Mare

Nu

2,70 2,50 2,30

Mare Mare Mediu

704

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile 28. Stabilirea responsabilitilor pe compertimente i investirea conductorilor cu autoritatea formal 29. Stabilirea regurilor de comportament 30. Activitile sunt identificate pe funciuni i compartimente

Riscuri semnificative Existena unor activiti pentru care nu exist competena necesar definit prin atribuii Inexistena unui regulament de ordine intern Activiti executate de un compartiment se regsesc responsabilizate la alt compartiment Necunoaterea modului n care au fost realizati indicatori de rezultat Activitati neprioritare realizate in detrimentul celor prioritare Sarcini executate din obisnuinta si nu responsabilizate Lipsa procedurilor de realizare eficienta a activitatilor Lipsa de prioritizare a realizarii activitatilor

Puncta Clasar j total e 1,90 Mic

Obs. Nu

1,60 1,40

Mic Mic

Nu Nu

7.Organizarea zilnic a activitilor

31. Stabilirea i evaluarea rezultatelor obinute 32. Ierarhizarea activitilor n funcie de prioriti 33. Comunicarea zilnic a activitilor de realizat ctre salariai 34. Repartizarea activitilor n funcie de complexitate i pregtirea personalului 35. Alocarea sarcinilor prin stabilirea de termene i aciuni de realizat

2,70 2,30 2,20 2,10

Mare Mediu Mediu Mediu

1,90

Mic

Nu

705

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile 36. Identificarea activitilor planificate i evaluarea aciunilor de realizat 37. Asigurarea cuprinderii n atribuiile specifice a tuturor atribuiilor generale 38. Delimitarea atribuiilor de responsabiliti i competene 39. Definirea clar a atribuiilor specifice structurilor proprii 40. Asigurarea unei forme unitare a ROF-ului 41. Prezentarea n cadrul ROFului a aceluiai gen de informaii 42. Organizarea fluxurilor de aprovizinare 43. Organizarea fluxurilor de ieiri de materiale 44. Organizarea i funcionarea gestiunilor 45. Controlul gestiunilor

Riscuri semnificative Neorganizarea timpului de munca in executarea activitatilor Definirea atribuiilor specifice fr cuprinderea tuturor atribuiilor generale Definirea atribuiilor sub form de responsabiliti i competene Atribuiile definite la nivelul compartimentelor nu acoper n totalitate atribuiile stabilite direciei Necuprinderea tuturor structurilor funcionale sau personalului de conducere Prezentarea de informaii diferite de la o structur funcional la alta Aprovizionari necorelate cu necesitatile Lipsa controalelor interne privind aparitia necdesitatilor Intrari si iesiri de bunuri fara a exista planuri de aprovizionare sau necesitati Aparitia lipsurilr, sau fraudelor

Puncta Clasar j total e 1,40 Mic

Obs. Nu

8. Elaborarea Regulamentul ui de organizare i funcionare

2,70 2,00 1,80

Mare Mediu Mic Nu

1,70

Mic

Nu

1,00 3,00 2,70 2,20 1,80

Mic Mare Mare Mediu Mic

Nu

9. Gestiunea intrrilor i ieirilor materiale

Nu

706

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative Definirea condiiilor de ocupare a postului n funcie de ocupantul postului i nu de necesitile postului Sarcini incomplete fa de activitile sau aciunile pe care le execut Pentru atribuiile definite nu sunt stabilite competenele necesare Sarcinile unui post nu sunt stabilite pe baza evaluarii postului Scopul postului definit sub forma unei sarcini sau atribuii Condiiile specifice sunt definite n funcie pregtirea i calitile ocupantului postului i nu de complexitatea activitilor executate Unele date solicitate de fia postului nu sunt completate sau sunt completate incorect Responsabilitile i competenele nu sunt definite n corelaie cu realizarea sarcinilor atribuite

10. Elaborarea 46. Definirea condiiilor de fiei postului ocupare a postului 47. Definirea sarcinilor aferente postului 48. Asigurarea competenelor necesare realizrii atribuiilor 49. Evaluarea posturilor 50. Definirea clar a scopului postului 51. Definirea condiiilor specifice n corelaie cu complexitatea posturilor 52. Responsabilitatea elaborrii i aprobrii fielor 53. Definirea responsabilitilor i competenelor n fia postului

Puncta Clasar j total e 2,70 Mare

Obs.

2,70

Mare

2,70 2,30 1,90 1,90

Mare Mediu Mic Mic Nu Nu

1,70

Mic

Nu

1,50

Mic

Nu

707

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile 54. Responsabilitatea elaborrii i aprobrii fielor postului

Riscuri semnificative Fiele postului sunt elaborate de alti salariai dect cei responsabilizai Sarcinile definite n fiele postului nu acoper atribuiile definite compartimentului Activitile sunt grupate pe salaria i nu n funcie de atribuiile definite compartimentului Relaiile organizatorice stabilite nu asigur realizarea atribuiilor Atribuiile nu sunt identificate n totalitate fa de scopul obiectivului Neasigurarea informaiilor necesare realizrii obiectivelor Delegarea de sarcini ns fr formalizarea acestora i stabilirea rspunderilor Comunicarea incomplete a informatiei Lipsa de comunicare la nivelul compartimentului

Puncta Clasar j total e 1,50 Mic

Obs. Nu

11. Procesul de organizare a activitilor

55. Delimitarea activitilor compartimentului pe posturi 56. Gruparea activitilor pe compartimente 57. Relaiile organizatorice stabilite compartimentului 58. Delimitarea activitilor specifice n corelaie cu obiectivele specifice 59. Sprijinirea salariatului n realizarea sarcinilor 60. Delegarea competenelor n realizarea activitilor specifice compartimentului 61. Primirea i inelegerea oricrei informaii 62. Distribuirea eficient a informaiei primite

2,80 2,70

Mare Mare

2,10 1,50

Mediu Mic Nu

1,50 1,20 2,20 1,80

Mic Mic Mediu Mic

Nu Nu

12.Organizare a primirii i distribuiei informaiei

Nu

708

Nr Domeniul Activitatea crt III Functia de 13. Evaluarea coordonare salariailor a salariatiilor

Obiecte auditabile 63. Stabilirea obiectivelor individuale 64. Identificarea rezultatelor deosebite i greutilor n realizarea activitilor de ctre salariai 65. Stabilirea criteriilor de performanta 66. Realizarea interviului n procesul de evaluare

Riscuri semnificative

Obiectivele individuale nu sunt stabilite n funcie de sarcinile atribuite Stabilirea de aprecieri superioare la 2,60 nivel maxim fr ca salariatul s aib rezultate deosebite 2,50 2,50

Puncta Clasar j total e 2,80 Mare

Obs.

Mare

14. Selecia i cariera

Criteriile de evaluare nu respect normele metodologice Apariia conflictelor n procesul de evaluare ca urmare a neorganizrii interviului cu salariatul 67. Aproprierea managementului Deciziile managementului sunt de procesul de execuie comunicate salariaiilor fr ca acetia s urmresc i evalueze greutile intmpinate pe parcursul implementrii lor 68. Efectuarea aprecierilor i Stabilirea de punctaje superioare n stabilirea rezultatelor evalurii comparatie cu gradul de realizare obiectivelor al obiectivelor 69. Respectarea formatului Unele date si informaii solicitate de standard al raportului de evaluare raportul de 70. Promovarea n funcie pe baza Nerespectarea metodologiei de rezultatelor promovare a salariaiilor

Mare Mare

2,50

Mare

2,30

Mediu

2,00 2,80

Mediu Mare

709

Nr crt

Domeniul

Activitatea personalului

Obiecte auditabile 71. Organizarea recrutrii i seleciei de personal 72. Asigurarea condiiilor de evoluie n carier a personalului 73. Structura i evoluia personalului 74. Acordarea drepturilor salariale potrivit performanei 75. Organigrama asigur vizualizarea structurii organizatorice 76. Statul de funcii definete toate funciile din entitate 77. Statul de funcii constituie instrument n previzionarea resurselor financiare privind salarizarea 78. Organigrama favorizeaz nelegerea raporturilor de subordonare 79. Cunoaterea resurselor i mecanismelor eficiente de realizare a obiectivelor

Riscuri semnificative Angajarea de personal necorespunztor cerinelor postului Inexistena planurilor de carier Neasigurarea nlocuirii personalului n funcie de vrst, vechime, nivel de calificare Acordarea de drepturi salariale necuvenite Structura organigramei nu asigur concordana cu ROF-ul Necuprinderea tuturor funciilor Estimarea cheltuielilor cu salariile se realizeaz pe baza personalului angajat i nu pe baza funciilor definite n tatul de funcii Raporturile i nivelurile ierarhice nu sunt definite Necorelarea resurselor umane si materiale cu posibilitatile de utilizare

Puncta Clasar j total e 2,20 Mediu 2,20 2,00 Mediu Mediu

Obs.

1,40 2,80 1,90 1,80

Mic Mare

Nu

15. Organigrama i statul de funciuni

Nu Mic Mic Nu

1,50 2,80

Mic Mare

Nu

IV

Funcia de antrenare si motivare

16.Asigurarea performantei

710

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile 80. Deinerea de informaii despre posturi i pregtire 81. Satisfacerea cerinelor contribuabililor 82. Cresterea calitii prin utilizarea de tehnologii i echipamente performante 83. Conformarea cu legislaia n vigoare 84. Viziune clar a obiectivelor i mijloacelor de realizare a acestora 85. Elaborarea programelor de instruire 86. Organizarea i desfurarea cursurilor 87. Urmrirea rezultatelor instruirii personalului 88. Evaluarea cursurilor i lectorilor 89. Identificarea necesitilor de instruire

Riscuri semnificative Lipsa programelor de analiza a eficientei posturilor Circuit greoi in solutionarea cerintelor contribuabililor Dezinteresul in gasirea resurselor in implementarea tehnologiilor integrate Neactualizarea procedurilor de lucru urmare modificarilor legislative Necunoasterea obiectivelor si a modalitatilor de realizare Temele cuprinse n programele de instruire nu corespund cu necesitile Neorganizarea unor teme de curs planificate Nerealizarea diseminrii cunotinelor acumulate la cursuri Tematica cursului nu corespunde nevoi de instruire a participanilor Stabilirea instruirilor personalului fr o analiz a necesitilor

Puncta Clasar j total e 2,50 Mare 2,50 2,10 Mare Mediu

Obs.

2,10 1,50 2,80

Mediu Mic Mare Nu

17. Instruirea i pregtirea personalului

2,70 2,00 1,90 1,40

Mare Mediu Mic Mic Nu Nu

711

Nr crt

Domeniul

Activitatea 18. Organizarea fluxului documentelor

Obiecte auditabile 90. Fluxul documentelor intrate n cadrul entitii 91. Fluxul informaiilor cu forul superior 92. Fluxul informaiilot ntre unitate i teri 93. Autonomia i libertatea decizional 94. Omogenitatea salariailor 95. Formalizarea eficient a structurii organizatorice 96. Maturitatea salariailor

Riscuri semnificative Circuit greoi al documentelor Realizarea colaborarii sub forma executarii ordinelor primate Solutionarea cu intarziere a petitiilor contribuabililor sau raspuns greoi la solicitarile acestuia Lipsa de comunicare cu personalul de conducere Neasigurarea n cadrul posturilor a tuturor nivelurilor de execuie Neasigurarea autonomiei necesare in realizarea activitatilor Comunicarea obiectivelor catre personal fr cunoaterea capacitilor profesionale ale acestora Comportament individual Lipsa programelor de instruire si pregatire continua Lipsa programelor de specializare a personalului

Puncta Clasar j total e 3,00 Mare 2,20 1,60 Mediu Mic

Obs.

Nu

19. Desfurarea activitilor eficiente

2,60 2,30 2,10 1,50

Mare Mediu Mediu Mic Nu

20. Motivarea personalului

97. Identificarea factorilor de motivare 98. Stabilirea unui sistem de motivare atractiv 99. Asigurarea stabilitii personalului

2,50 2,20 2,10

Mare Mediu Mediu

712

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile 100. Corelarea tipurilor de motivare cu specificul activitii 101. Asigurarea respectrii angajamentelor 102. Analiza i evaluarea realizrilor 103. Utilizarea eficient a echipamentelor 104. Verificarea respectrii programului 105. Evaluarea resurselor intrate i ieite 106. Conformitatea deciziilor de promovare 107. Legalitatea deciziilor de sancionare 108. Decidenii, mediul decizional i procesele decizionale 109. Corelarea deciziilor cu obiectivele i strategia 110. Conformitatea deciziilor de angajare

Riscuri semnificative 20.2.Cstigarea ncrederii salariailor Necunoasterea conditiilor de realizare a angajamentelor, inclusive termene Lipsa de analiza a performantei activitatilor executabile Lipsa controalelor privind eficienta utilizarii echipamentelor Nerspectarea si utilizarea eficienta a timpului de munca Lipsa controalelor privind justificarea consumurilor Promovri necuvenite Contestaii privind sanciunile aplicate Litigii pe rol urmare nerespectarii conditiilor de eliberare din functie Neresponsabilizarea persoanelor cu aducere la indeplinire a deciziilor Incadrari eronate

Puncta Clasar j total e 2,00 Mediu 2,80 Mare

Obs.

Controlul sistemelor informaion ale de manageme nt

21. Cunoterea i exercitarea controlului

2,20 2,20 1,50 1,40 2,50 2,50 2,10 1,70 1,30

Mediu Mediu Mic Mic Mare Mare Mediu Mic Mic Nu Nu Nu Nu

22. Asigurarea conformitii deciziilor emise legate de personal

713

Nr crt

Domeniul

Activitatea 23.Implementa rea sistemului de control intern

Obiecte auditabile 111. Pregtirea personalului pentru implementarea controlului intern 112. Strategia de implementare a controlului intern 113. Sistemul de urmrire a recomandrilor 114. Asigurarea independenei structurii de audit i a auditorilor 115. Constituirea sistemului de control intern

Riscuri semnificative Lipsa de instruire a personalului privind controalele interne Programme ineficiente de implementare a controalelor interne, Lipsa de interes in implementarea recomandarilor Asezarea functie de audit intern la niveluri de conducere inferioare Nedefinirea grupului de lucru responsabil de stabilirea si urmarirea implementarii contraoalelor interne Lipsa planurilor strategice, planificari fara a tine cont de importanta analizei riscurilor Inexistenta unui sistem de evaluare a controalelor interne Lipsa indicatorilor specifici de evaluare a personalului Lipsa de transparenta in stabilirea si atribuirea obiectivelor

Puncta Clasar j total e 2,80 Mare

Obs.

2,70 2,70 2,50 1,90

Mare Mare Mare Mic Nu

116. Elaborarea planului strategic i anual de audit intern 117. Sistemul de evaluare a l controlului intern 118. Controlul intern i performana 119. Stabilirea i atribuirea obiectivelor

1,70 1,70 1,50 2,80

Mic Mic Mic Mare

Nu Nu Nu

VI.

Realizarea contractulu

24. Obiective de realizat i

714

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile 120. Stabilirea indicatorilor de performan 121. ncetarea contractului de management i stabilirea rezultatelor 122. Prelungirea contractului de management n funcie de realizarea obiectivelor 123. Stabilirea criteriilor de performan

Riscuri semnificative Neatingerea obiectivelor datorita neidentificarii si definirii indicatorilor de performanta Lipsa de cointeresare urmare acceptari conflictelor de interese Rezultate slabe datorita nedefinirii indicatorilor de referinta

i de indicatori manageme planificai nt

Puncta Clasar j total e 2,50 Mare

Obs.

2,50 2,00

Mare Mediu

VII

Calitatea activitii de

25. mbuntirea sistemului

Evaluari superficiale, datorita nestabilirii de criterii de performanta 124. Realizarea contractului de Prelungirea contractului in conditii management respectnd practicile de nerealizare a obiectivelor si anticoncureniale indicatorilor responsabilizati 125. Folosirea eficient a Lipsa de competenta a persoanelor instrumentelor manageriale n carora le este responsabilizat vederea obinerii de performan contractul 126. Delegarea sarcinilor n Lipsa de analiza a rezultatelor vederea realizrii obiectivelor realizate 127. Orientarea evoluiei entitii Decizii necorelate cu obiectivele ctre ndeplinirea mandatului cu definite care este investit

1,90

Mic

Nu

1,60 1,50

Mic Mic

Nu Nu

1,00 2,50

Mic Mare

Nu

715

Nr crt

Domeniul conducere

Activitatea decizional

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

128. Asigurarea dirijrii resurselor Planificarea resurselor umane fr umane i coordonrii proceselor n a se asigur echilibrul cu cadrul entitii obiectivele definite i complexitatea activitilor de executat n cadrul acestora 129. Gestionarea relaiilor cu Nerspectarea termenelor mediul intern i extern contractuale 130. Asigurarea armonizrii Slab comunicare n interiorul i eforturilor structurilor funcionale i exteriorul compartimentului personalului

Puncta Clasar j total e 1,50 Mic

Obs. Nu

1,50 1,20

Mic Mic

Nu Nu

716

Clasarea obiectelor auditabile este documentul al aselea care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i se realizeaz prin mprirea riscurilor n funcie de factorii de risc luai n analiz, pe cele trei niveluri de riscuri mari, medii i mici stabilind limitele n care se vor ncadra acestea. Pentru continuarea analizei, auditorii au mprit riscurile, n funcie de punctajul acestora, care se regsete ntr-o plaj de 1,0 3,0, n urmtoarele trei categorii:

Riscuri mici Riscuri medii Riscuri mari

1,0 - 1,9 2,0 - 2,3 2,4 - 3,0

n studiul de caz prezentat mai sus, riscurile au primit un scor, ntre unu i trei, i deci suntem n urmtoarea situaie: riscurile care vor avea un punctaj 1,80 vor fi clasate ca fiind riscuri mici; riscurile care vor avea un punctaj cuprins ntre 1,90 i 2,20, inclusiv limitele, vor fi considerate ca fiind riscuri medii; riscurile cu un punctaj 2,30 sunt considerate riscuri mari.

717

innd cont de scorurile riscurilor, dar i de resursele de audit, vom lua n continuare n auditare numai riscurile semnificative. n acest sens, riscurile mici, n numr de 52, nu vor mai fi avute n vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari i medii), n numr de 78, vor intra n faza de Ierarhizare a obiectelor auditabile, care se concretizeaz n elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe.

NOT n cadrul acestui studiu de caz, clasarea riscurilor s-a realizat separat pentru fiecare activitate din structura

domeniilor auditabile, din Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, dar n ordinea cronologic a valorii punctajului total al riscurilor ataate obiectelor auditabile, obinute n etapa precedent. Considerm c aceast argumentaie logic privind mprirea riscurilor n categorii de riscuri este necesar, n mod special, pentru cei auditai, n ideea demonstrrii obiectivitii auditorilor interni i eliminrii suspiciunilor de subiectivitate n aceasta important faz de analiza a riscurilor.

718

n continuare analiza auditorilor interni va trata numai riscurile semnificative cu care se confrunt organizaia. Din aceste considerente se recomand ca, n coloana de observaii, n dreptul riscurilor care nu vor intra n auditare s se menioneze NU.

G. Ierarhizarea obiectelor auditabile n funcie de analiza riscurilor

Ierarhizarea obiectelor auditabile este a aptea faz n procedura Analiza riscurilor i se realizeaz pe baza informatiilor din fazele anterioare, concretizate n elaborarea documentului Clasarea obiectelor auditabil. Acest document st la baza obinerii documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care se evalueaz operaiile analizate n vederea stabilirii dac pot fi considerate pentru entitate puncte tari, sau puncte slabe. Un punct tare sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmrit, pentru a asigura buna funcionare a structurii auditate. Documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe conine att gradul de ncredere al auditorului intern n funcionarea controlului intern, ct i consecinele funcionrii/nefuncionrii acestuia, care va conduce la minimizarea riscului, atunci cnd

719

gradul de ncredere este mare (punct tare), i la maximizarea apariiei riscului, atunci cnd gradul de ncredere este mic (punct slab). n consecin, atunci cnd avem dovada funcionrii unei activiti de control intern (spre exemplu, Nota de predareprimire a documentelor de la gestiuni ctre contabilitate, Lista de control obinut cu ocazia introducerii datelor n sistemele de calcul .a.), dei obiectului auditabil i se asociaz riscuri mari i reprezint astfel un punct slab, totui, el poate fi evaluat ca fiind punct tare, lund n considerare faptul c, controlul intern n acele zone funcioneaz. n sintez, documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe reprezint cel mai important document din procedura Analiza riscurilor, care se prezint astfel:

Auditorii

Pregtesc pe baza activitilor desfurate n timpul colectrii i prelucrrii informaiilor pe baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile; Identific riscurile asociate acestor operaiuni/activiti; Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor; Stabilesc ponderea fiecrui criteriu al riscului; Determin nivelul de apreciere al riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; Determin punctajul total al criteriului utilizat; Claseaz riscurile pe baza punctajelor totale obinute; Ierarhizeaz operaiunile activitilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaboreaz Tabelul puncte tari i puncte slabe; Transmit Tabelul puncte tari i puncte slabe i

720

constatrile fcute ctre eful compartimentului de audit intern.

eful compartimentului de audit intern / Supervizorul

Auditorii

Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor misiunii de audit intern i a criteriilor de analiza riscurilor. Reevalueaz stabilirea obiectivelor, a scopului i metodologiei auditului, dup caz; Avizeaz elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe, i deschiderea Fielor de Identificare i Analiz a Problemelor (FIAP-uri) iniiate pentru testrile i verificrile efectuate i a Formularelor de Constatare i Raportare a Iregularitilor (FCRI-uri), pentru fiecare potenial verificare. ndosariaz Tabelul puncte tari i puncte slabe n Dosarul permanent, Seciunea C.

Prezentam, in continuare, documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, care se realizeaz n faza de ierarhizare a obiectelor auditabile.

721

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

Entitatea Public Serviciul Audit Public Intern TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007 30.06.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/ Popescu Mircea; 20.07.2008 Avizat: Florescu Cristian Data: 20.07.2008 Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Politici si strategii neadaptate la obiectul de activitate al entitatii

Data:

Nr crt I.

Domeniul Funcia de planificare a activitii de conducere

Activitate a 1.Definirea strategiei i politicilor de dezvoltare

Obiecte auditabile 1. Fundamentarea strategiilor i politicilor n concordan cu resursele entitii

Riscuri semnificative Strategiile si politicile nu tin cont de obiectivele entitatii i resursele disponibile

T/S S

Gradul de ncredere al auditorului Obs. n controlul intern Scazut 1

722

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile 2. Eficiena actiunilor cu privire la implementarea obiectivelor strategice

Riscuri semnificative Direciile de aciune pentru implementarea obiectivelor strategice sunt definite neclar, incorect fa de scopul obiectivului

T/S T

3. Fundamentarea necesarului de resurse pentru realizarea obiectivelor strategice

Definirea obiectivelor strategice fr identificarea resurselor necesare realizrii lor

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Chiar daca direciile de actiune din strategii nu sunt definite clar, activitile i aciunile stabilite n realizarea obiectivelor conduc la obinerea rezultatului ateptat Riscul ca obiectivele generale s nu fie atinse

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Ridicat Nu

Scazut

723

Nr crt

Domeniul

Activitate a 2.Planifica rea strategic

Obiecte auditabile 4. Ealonarea activitilor i stabilirea necesarului de resurse

Riscuri semnificative Termene necorelate pentru realizarea activitatilor

T/S S

5. Definirea obiectivelor generale derivate din obiectivele strategice

Obiective nestabilite sau incorect definite

3.Planifica 6. Elaborarea programelor Instrumentele de rea anual de activitate realizare nu sunt corect stabilite 7. Fundamentrea resurselor umane ]n vederea implement[rii unui plan de activitate

Nu exist resursele S umane necesare atingerii obiectivelor planului

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Neralizarea n termen a activitilor, termene de realizare depasite, Direciile de aciune din strategii nu sunt atinse Responsabilitati necorelate cu obiectivul entitatii Obiective implementate incorrect sau doar partial implementate

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 3

Scazut

Scazut

Scazut

724

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile 8. Elaborarea planului annual de activitate

Riscuri semnificative Nu este asigurat concordana ntre prioriti i indicatorii de performant stabiliti Luarea deciziei, fr specificarea modalitatilor de implementare

T/S S

4. Eficiena deciziilor

9. Implementarea soluiei alese n implementarea deciziei

Gradul de Consecinele ncredere al funcionrii/ Obs. nefuncionrii auditorului n controlul controlului intern intern Neatingerea Scazut 7 impactului prevzut de obiectivulgener al Rezultate slabe, Scazut 8 rezultate ineficiente

725

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative Rezultate slabe, daca nu exista o analiza a acestora

T/S T

n 10. Monitorizarea derularea rezultatelor obinute activitilor

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Chiar daca rezultatele nu sunt monitorizate la nivel de entitate acestea sunt evaluate permanent la nivelul compartimentel or si raportate, punctele slabe fata de obiective sunt discutate in sedintele operative

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Ridicat Nu

726

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S S

11. Formularea restriciilor Decizii luate superficial i criteriilor avute n fara cunoasterea vedere la luarea deciziei problemelor

5. Asigurarea competen elor n realizarea deciziilor

12. Atribuiile definite asigur competena necesar realizrii activitilor 13. Sarcinile individuale asigur realizarea atribuiilor astfel nct s conduc la realizarea activitilor 14. Adecvarea structurii organizatorice i funciunii acestora la scopurile fundamentale ale entitii

Sarcini realizate insa neresponsabilizate Nestabilirea de competente si responsabilitati

II.

Funcia de organizare a activitii de conducere

6. Organizar ea functionala a structurilor

Construirea funcional a T structuri n funcie de numrul de direcii pe care le are n coordonare i nu n funcie de domeniile de activitate

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Luarea deciziei se face fara cunoasterea tuturor consecintelor urmatoare Sarcini, atributii, responsabilitati necunoscute de salariati Necunoasterea limitei pana la care acestia pot lua decizii si angaja raspunderea Organizarea si distribuirea sarcinilor inechitabil de la un salariat la altul

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 9

Scazut

10

Scazut

11

Ridicat

Nu

727

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile 15. Definirea atribuiilor i responsabilitilor n cadrul structurilor funcionale 16. Stabilirea obiectivelor specifice

Riscuri semnificative Necunoasterea atributiilor si responsabilitatilor Obiective necorelate cu atributiile

T/S S

17. Reglementarea raporturilor de serviciu dintre compartimente

Inexistena relatiilor funcionale ntre compartimente n condiiile n care unele activiti sunt executate n comun

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Necunoaterea limitelor competiionale n realizarea activitilor Realizarea de sarcini care nu sunt n competen La nivelul posturilor relatiile funcionale sunt definite corect asigurnd colaborarea n interiorul i exteriorul compartimentul ui

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 12

Scazut

13

Ridicat

Nu

728

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative Necunoaterea modului n care au fost realizati indicatori de rezultat

T/S S

7. 18. Stabilirea i evaluarea Organizar rezultatelor obinute ea zilnic a activitilor

19. Ierarhizarea activitilor n funcie de prioriti 20. Comunicarea zilnic a activitilor de realizat ctre salariai

Activitati neprioritare realizate in detrimentul celor prioritare Sarcini executate din obisnuinta si nu responsabilizate

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Ineficienta, activitati nerealizate sau realizate cu intarziere, necunoasterea de catre salariati a modului de realizare a sarcinilor sau a nerealizrilor Activitati de mai mica importanta realizate in detrimentul celor prioritare Neprioritizarea activitatilor zilnice, rezultate ineficiente

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 14

Scazut

15

Scazut

16

729

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile 21. Repartizarea activitilor n funcie de complexitate i pregtirea personalului 22. Asigurarea cuprinderii n atribuiile specifice a tuturor atribuiilor generale

Riscuri semnificative Lipsa procedurilor de realizare eficienta a activitatilor Definirea atribuiilor specifice fr cuprinderea tuturor atribuiilor generale Definirea atribuiilor sub form de responsabiliti i competene

T/S S

8. Elaborare a Regulame ntului de 23. Delimitarea atribuiilor organizare de responsabiliti i i competene funcionar e 9. Gestiunea intrrilor i ieirilor materiale 24. Organizarea fluxurilor de aprovizinare

Aprovizionari necorelate cu necesitatile

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Nerealizarea obiectivelor la parametri stabiliti Neasigurarea competenelor n realizarea activitilor Nenelegerea atribuiilor care asigur competena realizrii obiectivelor Aprovizionare ineficienta, lipsa materiale, intreruperi in activitate

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 17

Scazut

18

Scazut

19

Scazut

20

730

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile 25. Organizarea fluxurilor de ieiri de materiale

Riscuri semnificative

T/S

Lipsa controalelor interne S privind aparitia necesitatilor

26. Organizarea i funcionarea gestiunilor

Intrari si iesiri de bunuri fara a exista planuri de aprovizionare sau necesitati

10. Elaborare a fi;ei postului

27. Definirea condiiilor de ocupare a postului

Definirea condiiilor de ocupare a postului n funcie de ocupantul postului i nu de necesitile postului

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Intarzieri in asigurarea locurilor de munca cu materialele necesare Lipsa in gestiune, depozitare inadecvata, degradarea bunurilor Condiiile de ocupare a postului nu reflect complexitatea activitilor i actiunilor

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 21

Scazut

22

Scazut

23

731

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile 28. Definirea sarcinilor aferente postului

Riscuri semnificative Sarcini incomplete fa de activitile sau aciunile pe care le execut Pentru atribuiile definite nu sunt stabilite competenele necesare Sarcinile unui post nu sunt stabilite pe baza evaluarii postului

T/S S

29. Asigurarea competenelor necesare realizrii atribuiilor 30. Evaluarea posturilor

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Activiti realizate fr a fi responsabilizat e Pentru aciunile realizate nu exist competena necesar Activitile executate nu asigur utilizarea n totalitate a timpului de lucru

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 24

Scazut

25

Scazut

26

732

Nr crt

Domeniul

Activitate a 11. Procesul de organizare a activitilor

Obiecte auditabile 31. Delimitarea activitilor compartimentului pe posturi

Riscuri semnificative Sarcinile definite n fiele postului nu acoper atribuiile definite compartimentului

T/S S

32. Gruparea activitilor pe compartimente

Activitile sunt grupate pe salariai i nu n funcie de atribuiile definite compartimentului

33. Relaiile organizatorice stabilite compartimentului

Relaiile organizatorice stabilite nu asigur realizarea atribuiilor

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Activiti stabilite la nivelul compartimentul ui nu sunt atribuite posturilor Realizarea de activiti n cadrul unui compartiment ns care nu-i sunt atribuite Activiti sau actiuni nerealizate

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 27

Scazut

28

Scazut

29

733

Nr crt

Domeniul

Activitate a 12. Organizar ea primirii i distribuiei informaiei

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

T/S S

34. Primirea i inelegerea Comunicarea incomplete oricrei informaii a informatiei

III

Functia de coordonare a salariatilor

13. Evaluarea salariailor

35. Stabilirea obiectivelor individuale

36. Identificarea rezultatelor deosebite i greutilor n realizarea activitilor de ctre salariai 37. Stabilirea criteriilor de performanta

Obiectivele individuale nu sunt stabilite n funcie de sarcinile atribuite Stabilirea de aprecieri superioare la nivel maxim fr ca salariatul s aib rezultate deosebite Criteriile de evaluare nu respect normele metodologice

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Comunicarea ineficienta a informatiei, circulatie ineficienta a informatiei, denaturarea naturii informatiei Nefolosirea cunostintelor si performantelor personalului Atribuirea de calificative superioare fa de realizri Aprecieri i calificative inexacte

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 30

Scazut

31

Scazut

32

Scazut

33

734

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile 38. Realizarea interviului n procesul de evaluare

Riscuri semnificative Apariia conflictelor n procesul de evaluare ca urmare a neorganizrii interviului cu salariatul Deciziile managementului sunt comunicate salariaiilor fr ca acetia s urmresc i evalueze greutile intmpinate pe parcursul implementrii lor Stabilirea de punctaje superioare n comparatie cu gradul de realizare al obiectivelor Unele date si informaii solicitate de raportul de evaluare nu sunt definite Nerespectarea metodologiei de promovare a salariaiilor

T/S S

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Litigii cu salariaii

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 34

39. Aproprierea managementului de procesul de execuie

Slab colaborare ntre nivelul decizional i cel de execuie

Scazut

35

14. Selecia i cariera

40. Efectuarea aprecierilor i stabilirea rezultatelor evalurii obiectivelor 41. Respectarea formatului standard al raportului de evaluare 42. Promovarea n funcie pe baza rezultatelor

Rezultate slabe n comparaie cu calificativul obinut Nerespectarea normelor metodologice Promovrii eronate

Scazut

36

Scazut

37

Scazut

38

735

Nr crt

Domeniul

Activitate a personalul ui

Obiecte auditabile 43. Organizarea recrutrii i seleciei de personal

Riscuri semnificative Angajarea de personal necorespunztor cerinelor postului

T/S S

44. Asigurarea condiiilor de evoluie n carier a personalului

Inexistena planurilor de carier

45. Structura i evoluia personalului

15. Organigra ma i statul de funcii

46. Organigrama asigur vizualizarea structurii organizatorice

Neasigurarea nlocuirii personalului n funcie de vrst, vechime, nivel de calificare Structura organigramei nu asigur concordana cu ROF-ul

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Obiective nerealizate sau realizate ineficient datorit lipsei cunotinelor Necunoaterea coniiilor de promovare n carier i motivare Neasigurarea echilibrului ]n structura personalului Structuri sau niveluri ierarhice definite incorect

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 39

Scazut

40

Scazut

41

Scazut

42

736

Nr crt IV

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative Necorelarea resurselor umane si materiale cu posibilitatile de utilizare Lipsa programelor de analiza a eficientei posturilor

T/S S

Funcia de 16.Asigura 47. Cunoaterea antrenare si rea resurselor i motivare performant mecanismelor eficiente de ei realizare a obiectivelor 48. Deinerea de informaii despre posturi i pregtire

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Neutilizarea eficient a resurselor Posturi necorelate cu volumul activitilor executate Aparitia nemulumirilor Echipamente achizitionate neadaptate necesitatilor, personal neinstruit care sa le utilizeze

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 43

Scazut

44

49. Satisfacerea cerinelor Circuit greoi in contribuabililor solutionarea cerintelor contribuabililor 50. Cresterea calitii prin Dezinteresul in gasirea utilizarea de tehnologii i resurselor in echipamente performante implementarea tehnologiilor integrate

Scazut

45

Scazut

46

737

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile 51. Conformarea cu legislaia n vigoare

Riscuri semnificative Neactualizarea procedurilor de lucru urmare modificarilor legislative

T/S T

17. 52. Elaborarea Instruirea ; programelor de instruire i preg[tirea personalul ui 53. Organizarea i desfurarea cursurilor

Temele cuprinse n programele de instruire nu corespund cu necesitile Neorganizarea unor teme de curs planificate

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Toate activitatile programate sau executabile se realizeaza pe baza cadrului normativ si legislativ Neasigurarea cunotinelor necesare realizrii activitilor Nu sunt dezvoltate cunotinele i abilitile personalului asigurnd realizarea sarcinilor atribuite

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Ridicat Nu

Scazut

47

Scazut

48

738

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile 54. Urmrirea rezultatelor instruirii personalului

Riscuri semnificative Nerealizarea diseminrii cunotinelor acumulate la cursuri Circuit greoi al documentelor

T/S S

18.Organi zarea fluxului document elor

55. Fluxul documentelor n cadrul unitii

56. Fluxul documentelor cu forul superior

Realizarea colaborarii sub forma executarii ordinelor primate

Gradul de Consecinele ncredere al funcionrii/ Obs. nefuncionrii auditorului n controlul controlului intern intern Activiti Scazut 49 realizate necorespunzto r Circuit greoi al Scazut 50 documentelor, intarzieri in primirea si solutionarea documentelor Asigur Ridicat Nu realizarea obiectivelor atribuite, ordinele primite sunt la nivel general de implementare a strategiei i nu la nivel de execuie

739

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative Lipsa de comunicare cu personalul de conducere

T/S S

19. 57. Autonomia i Desf;urar libertatea decizional ea activitilor eficiente

58. Omogenitatea salariailor

Neasigurarea n cadrul posturilor a tuturor nivelurilor de execuie

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Masurile si deciziile sunt communicate de sus in jos, fara a exista posibilitatea exprimarii unei opinii cu privire la eficienta acestora Repartizarea sarcinilor nu este realizat n funcie de pregtire i nivel de calificare

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 51

Scazut

52

740

Nr crt

Domeniul

Activitate a

Obiecte auditabile 59. Formalizarea eficient a structurii organizatorice

Riscuri semnificative

T/S

Neasigurarea autonomiei S necesare in realizarea activitatilor

20. Motivarea personalul ui

60. Identificarea factorilor de motivare 61. Stabilirea unui sistem de motivare atractiv 62. Asigurarea stabilitii personalului 63. Corelarea tipurilor de motivare cu specificul activitii 64. Asigurarea respectrii angajamentelor

Nepstrarea personalului prin oferirea de solutii motivare Asigurarea unui sistem de motivare neadecvat personalului Lipsa programelor de specializare a personalului 20.2. Sistem de motivare ineficient Necunoasterea conditiilor de realizare a angajamentelor, inclusive termene

S S

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Ingradirea nivelului decizional la nivelul compartimentul ui Lipsa cointeresrii personalului Mobilitate ridicat a personalului Fluctuaie ridicat a personalului Costuri ineficiente Intarzieri in indeplinirea obligatiilor fata de terti

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 53

Scazut

54

Scazut

55

Scazut

56

Scazut Scazut

57 58

Controlul sistemelor informaion ale de

21. Cunotere a i exercitare

741

Nr crt

Domeniul manageme nt

Activitate a a controlului

Obiecte auditabile 65. Analiza i evaluarea realizrilor

Riscuri semnificative Lipsa de analiza a performantei activitatilor executabile Lipsa controalelor privind eficienta utilizarii echipamentelor Promovri necuvenite

T/S S

66. Utilizarea eficient a echipamentelor 22. Asigurarea conformit ii deciziilor legate de personal 67. Conformitatea deciziilor de promovare 68. Legalitatea deciziilor de sancionare 69. Decidenii, mediul decizional i procesele decizionale

Gradul de Consecinele ncredere al funcionrii/ Obs. nefuncionrii auditorului n controlul controlului intern intern Necunoasterea Scazut 59 eficientei activitatilor realizate Utilizarea Scazut 60 inadevata a echipamentelor, Acordarea de salarii necuvenite Conflicte n cadrul organizaiei Riscul de a pltii salarii necuvenite i reangaja pe post Scazut 61

Contestaii privind sanciunile aplicate Litigii pe rol urmare nerespectarii conditiilor de eliberare din functie

S S

Scazut Scazut

62 63

742

Nr crt

Domeniul

Activitate a 23.Implem entarea sistemului de control intern

Obiecte auditabile 70. Pregtirea personalului pentru implementarea controlului intern 71. Strategia de implementare a controlului intern

Riscuri semnificative Lipsa de instruire a personalului privind controalele interne Programme ineficiente de implementare a controalelor interne,

T/S S

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Activitati executate incorect Neidentificarea si implementarea tuturor controalelor interne aferente activitatilor Mentinerea deficientelor in executarea activitatilor Raportarea la niveluri inferioare, neatingerea obiectivelor specifice auditului

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 64

Scazut

65

72. Sistemul de urmrire a recomandrilor

Lipsa de interes in implementarea recomandarilor Asezarea functie de audit intern la niveluri de conducere inferioare

Scazut

66

73. Asigurarea independenei structurii de audit i a auditorilor

Scazut

67

743

Nr crt VI.

Domeniul Realizarea contractului de manageme nt

Activitate a 24.Obiecti ve de realizat i indicatori planificai

Obiecte auditabile 74. Stabilirea i atribuirea obiectivelor 75. Stabilirea indicatorilor de performan

Riscuri semnificative Lipsa de transparenta in stabilirea si atribuirea obiectivelor Neatingerea obiectivelor datorita neidentificarii si definirii indicatorilor de performanta Lipsa de cointeresare urmare acceptari conflictelor de interese Rezultate slabe datorita nedefinirii indicatorilor de referinta Decizii necorelate cu obiectivele definite

T/S S S

76. ncetarea contractului de management i stabilirea rezultatelor 77. Prelungirea contractului de management n funcie de realizarea obiectivelor VII Calitatea 25. activitii de mbunti conducere rea sistemului decizional 78. Orientarea evoluiei entitii ctre ndeplinirea mandatului cu care este investit

Consecinele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern Neatribuirea tuturor obiectivelor Stabilirea de indicatori de slaba calitate, neatingerea performantelor Implicarea si in alte activitati Performante slabe datorita nestabilirii indicatorilor de referinta Beneficii mici n corelaie cu rezultatele ateptate

Gradul de ncredere al Obs. auditorului n controlul intern Scazut 68 Scazut 69

Scazut

70

Scazut

71

Scazut

72

744

Ierarhizarea obiectelor auditabile n funcie de analiza riscurilor este al aptelea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i care se concretizeaz n elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, care n acest

studiu de caz cuprinde 7 obiective, 78 de obiecte auditabile i 78 de riscuri asociate acestora, obinute n documentul anterior Clasarea riscurilor, Activitatea de ierarhizare a obiectelor auditabile s-a realizat ncepnd cu activitile cu riscuri semnificative, riscuri mari sau medii, considerate ca fiind puncte slabe. Apoi s-a analizat gradul de ncredere al auditorului intern n funcionarea sistemului de control intern, ataat acestor activiti, cu scopul de a descoperi eventualele zone n care acesta se constat c funcioneaz i care reprezint punctele tari ale sistemului. n cazul studiului de fa, echipa de auditori interni a identificat 6 puncte tari, care vor fi eliminate n continuare din auditare, i n consecin, vor intra n auditare numai obiectele auditabile care, datorit riscurilor asociate, sunt considerate ca fiind puncte slabe, n numr de 72, i care vor fi preluate n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit.

745

n coloana de observaii se pot numerota obiectele auditabile evaluate ca fiind puncte slabe, care vor fi avute n vedere n continuare de auditorii interni i care va reprezenta ordinea obiectelor auditabile din structura documentului Tematica n detaliu a misiunii de audit.

H. Elaborarea tematicii n detaliu a misiunii de audit

Tematica n detaliu a misiunii de audit este ultimul document care se elaboreaz n procedura Analizei riscurilor i se realizeaza prin selectarea obiectelor auditabile, pornind de la documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, care au fost evaluate ca fiind puncte slabe si care vor fi avute in vedere, in continuare, pentru auditare. n practic, de regul, sunt avute n vedere toate obiectivele care au fost clasificate ca puncte slabe, dar pot fi cuprinse i obiective calificate ca fiind puncte tari, dac auditorul consider c se impune verificarea funcionalitii sistemului de control intern, sau auditate activitile care nu au fost evaluate o dat la trei ani. Documentul, semnat de echipa de auditori i de

supervizorul misiunii, respectiv de eful compartimentului de

746

audit intern, va fi adus la cunotin principalilor responsabili ai entitii auditate n cadrul edinei de deschidere.

In continuare, prezentm documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit, cu care se finalizeaz procedura Analiza riscurilor.

747

Procedura PO5 : Analiza riscurilor

Entitatea Public Serviciul Audit Public Intern TEMATICA IN DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007 30.06.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/ Popescu Mircea; 20.07.2008 Avizat: Florescu Cristian 20.07.2008 Nr crt I.

Data: Data: Nr. paragraf din Raportul de audit intern

Domeniul Funcia de planificare a activitii de conducere

Activitatea 1.Definirea strategiei i politicilor de dezvoltare

Obiecte auditabile 1. Fundamentarea strategiilor i politicilor n concordan cu resursele entitii 2. Fundamentarea necesarului de resurse pentru realizarea obiectivelor strategice 3.Ealonarea activitilor i stabilirea necesarului de resurse

Riscuri semnificative Strategiile si politicile nu tin cont de obiectivele entitatii i resursele disponibile Definirea obiectivelor strategice fr identificarea resurselor necesare realizrii lor Termene necorelate pentru realizarea activitatilor

2.Planificare a strategic

748

Nr crt

Domeniul

Activitatea

Obiecte auditabile 4.Definirea obiectivelor generale derivate din obiectivele strategice 5.Elaborarea planului de activitate 6. Fundamentarea resurselor umane ]n vederea implement[rii unui plan de activitate 7. Elaborarea planului annual de activitate

Riscuri semnificative Obiective nestabilite sau incorect definite Instrumentele de realizare nu sunt corect stabilite Nu exist resursele umane necesare atingerii obiectivelor planului Nu este asigurat concordana ntre prioriti i indicatorii de performant stabiliti Luarea deciziei, fr specificarea modalitatilor de implementare Decizii luate superficial fara cunoasterea problemelor Sarcini realizate insa neresponsabilizate Nestabilirea de competente si responsabilitati Necunoasterea atributiilor si responsabilitatilor

Nr. paragraf din Raportul de audit intern

3.Planificare a anual

II.

Funcia de organizare a activitii

4. Eficiena deciziilor n derularea activitilor 5. Asigurarea competenel or n realizarea deciziilor 6. Organizarea functionala a

8.Implementarea soluiei alese n implementarea deciziei 9.Formularea restriciilor i criteriilor avute n vedere la luarea deciziei 10. Atribuiile definite asigur competena necesar realizrii activitilor 11. Sarcinile individuale asigur realizarea atribuiilor astfel nct s conduc la realizarea activitilor 12. Definirea atribuiilor i responsabilitilor n cadrul structurilor funcionale

749

Nr crt

Domeniul de conducere

Activitatea structurilor 7. Organizarea zilnic a activitilor

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative Obiective necorelate cu atributiile Necunoaterea modului n care au fost realizati indicatori de rezultat Activitati neprioritare realizate in detrimentul celor prioritare Sarcini executate din obisnuinta si nu responsabilizate Lipsa procedurilor de realizare eficienta a activitatilor Definirea atribuiilor specifice fr cuprinderea tuturor atribuiilor generale Definirea atribuiilor sub form de responsabiliti i competene Aprovizionari necorelate cu necesitatile Lipsa controalelor interne privind aparitia necesitatilor Intrari si iesiri de bunuri fara a exista planuri de aprovizionare sau necesitati

Nr. paragraf din Raportul de audit intern

13. Stabilirea obiectivelor specifice 14. Stabilirea i evaluarea rezultatelor obinute 15. Ierarhizarea activitilor n funcie de prioriti 17. Comunicarea zilnic a activitilor de realizat ctre salariai 18. Repartizarea activitilor n funcie de complexitate i pregtirea personalului 8. 19. Asigurarea cuprinderii n Elaborarea atribuiile specifice a tuturor Regulament atribuiilor generale ului de 20. Delimitarea atribuiilor de organizare i responsabiliti i competene funcionare 9. Gestiunea 21. Organizarea fluxurilor de aprovizinare intrrilor i ieirilor 22. Organizarea fluxurilor de ieiri de materiale materiale 23.Organizarea i funcionarea gestiunilor

750

Nr crt

Domeniul

Activitatea 10. Elaborarea fi;ei postului

Obiecte auditabile 23. Definirea condiiilor de ocupare a postului 24. Definirea sarcinilor aferente postului 25. Asigurarea competenelor necesare realizrii atribuiilor 26. Evaluarea posturilor

Riscuri semnificative Definirea condiiilor de ocupare a postului n funcie de ocupantul postului i nu de necesitile postului Sarcini incomplete fa de activitile sau aciunile pe care le execut Pentru atribuiile definite nu sunt stabilite competenele necesare Sarcinile unui post nu sunt stabilite pe baza evaluarii postului Sarcinile definite n fiele postului nu acoper atribuiile definite compartimentului Activitile sunt grupate pe salariai i nu n funcie de atribuiile definite compartimentului Relaiile organizatorice stabilite nu asigur realizarea atribuiilor Comunicarea incomplete a informatiei

Nr. paragraf din Raportul de audit intern

11. Procesul de organizare a activitilor

27. Delimitarea activitilor compartimentului pe posturi 28. Gruparea activitilor pe compartimente 29. Relaiile organizatorice stabilite compartimentului 30. Primirea i inelegerea oricrei informaii

12. Organizarea primirii i distribuiei informaiei

751

Nr crt III

Domeniul Functia de coordonare a salariatilor

Activitatea 13. Evaluarea salariailor

Obiecte auditabile 31. Stabilirea obiectivelor individuale 32. Identificarea rezultatelor deosebite i greutilor n realizarea activitilor de ctre salariai 33. Stabilirea criteriilor de performanta 34. Realizarea interviului n procesul de evaluare 35. Aproprierea managementului de procesul de execuie

Riscuri semnificative Obiectivele individuale nu sunt stabilite n funcie de sarcinile atribuite Stabilirea de aprecieri superioare la nivel maxim fr ca salariatul s aib rezultate deosebite Criteriile de evaluare nu respect normele metodologice Apariia conflictelor n procesul de evaluare ca urmare a neorganizrii interviului cu salariatul Deciziile managementului sunt comunicate salariaiilor fr ca acetia s urmresc i evalueze greutile intmpinate pe parcursul implementrii lor Stabilirea de punctaje superioare n comparatie cu gradul de realizare al obiectivelor Unele date si informaii solicitate de raportul de evaluare nu sunt definite Nerespectarea metodologiei de promovare a salariaiilor

Nr. paragraf din Raportul de audit intern

14. Selecia i cariera

36. Efectuarea aprecierilor i stabilirea rezultatelor evalurii obiectivelor 37. Respectarea formatului standard al raportului de evaluare 38. Promovarea n funcie pe baza rezultatelor

752

Nr crt

Domeniul

Activitatea personalului

Obiecte auditabile 39. Organizarea recrutrii i seleciei de personal 40. Asigurarea condiiilor de evoluie n carier a personalului 41. Structura i evoluia personalului

Riscuri semnificative Angajarea de personal necorespunztor cerinelor postului Inexistena planurilor de carier Neasigurarea nlocuirii personalului n funcie de vrst, vechime, nivel de calificare Structura organigramei nu asigur concordana cu ROF-ul

Nr. paragraf din Raportul de audit intern

IV

15. Organigram a i statul de funcii Funcia de 16.Asigurare antrenare si a motivare performantei

42. Organigrama asigur vizualizarea structurii organizatorice

17. Instruirea i

43. Cunoaterea resurselor i mecanismelor eficiente de realizare a obiectivelor 44. Deinerea de informaii despre posturi i pregtire 45. Satisfacerea cerinelor contribuabililor 46. Cresterea calitii prin utilizarea de tehnologii i echipamente performante 47. Elaborarea programelor de instruire

Necorelarea resurselor umane si materiale cu posibilitatile de utilizare Lipsa programelor de analiza a eficientei posturilor Circuit greoi in solutionarea cerintelor contribuabililor Dezinteresul in gasirea resurselor in implementarea tehnologiilor integrate Temele cuprinse n programele de instruire nu corespund cu necesitile

753

Nr crt

Domeniul

Activitatea pregatirea personalului

Obiecte auditabile 48. Organizarea i desfurarea cursurilor 49. Urmrirea rezultatelor instruirii personalului 50. Fluxul documentelor n cadrul unitii

Riscuri semnificative Neorganizarea unor teme de curs planificate Nerealizarea diseminrii cunotinelor acumulate la cursuri Circuit greoi al documentelor

Nr. paragraf din Raportul de audit intern

18.Organiza rea fluxului documentelo r 19. 51. Autonomia i libertatea Desf;urare decizional a activitilor 52. Omogenitatea salariailor eficiente 53. Formalizarea eficient a structurii organizatorice 20. 54. Identificarea factorilor de motivare Motivarea personalului 55. Stabilirea unui sistem de motivare atractiv 56. Asigurarea stabilitii personalului 57. Corelarea tipurilor de motivare cu specificul activitii

Lipsa de comunicare cu personalul de conducere Neasigurarea n cadrul posturilor a tuturor nivelurilor de execuie Neasigurarea autonomiei necesare in realizarea activitatilor Nepstrarea personalului prin oferirea de solutii motivare Asigurarea unui sistem de motivare neadecvat personalului Lipsa programelor de specializare a personalului 20.2. Sistem de motivare ineficient

754

Nr crt V

Domeniul Controlul sistemelor informaion ale de manageme nt

Activitatea 21. Cunoterea i exercitarea controlului

Obiecte auditabile 58. Asigurarea respectrii angajamentelor 59. Analiza i evaluarea realizrilor 60. Utilizarea eficient a echipamentelor 61. Conformitatea deciziilor de promovare 62. Legalitatea deciziilor de sancionare 63. Decidenii, mediul decizional i procesele decizionale 64. Pregtirea personalului pentru implementarea controlului intern 65. Strategia de implementare a controlului intern 66. Sistemul de urmrire a recomandrilor 67. Asigurarea independenei structurii de audit i a auditorilor 68. Stabilirea i atribuirea obiectivelor

Riscuri semnificative Necunoasterea conditiilor de realizare a angajamentelor, inclusive termene Lipsa de analiza a performantei activitatilor executabile Lipsa controalelor privind eficienta utilizarii echipamentelor Promovri necuvenite Contestaii privind sanciunile aplicate Litigii pe rol urmare nerespectarii conditiilor de eliberare din functie Lipsa de instruire a personalului privind controalele interne Programme ineficiente de implementare a controalelor interne, Lipsa de interes in implementarea recomandarilor Asezarea functie de audit intern la niveluri de conducere inferioare Lipsa de transparenta in stabilirea si atribuirea obiectivelor

Nr. paragraf din Raportul de audit intern

22. Asigurarea conformitii deciziilor legate de personal 23.Impleme ntarea sistemului de control intern

VI.

Realizarea contractului

24.Obiective de realizat i

755

Nr crt

Domeniul de manageme nt

Activitatea indicatori planificai

Obiecte auditabile 69. Stabilirea indicatorilor de performan 70. ncetarea contractului de management i stabilirea rezultatelor 71. Prelungirea contractului de management n funcie de realizarea obiectivelor 72. Orientarea evoluiei entitii ctre ndeplinirea mandatului cu care este investit

Riscuri semnificative Neatingerea obiectivelor datorita neidentificarii si definirii indicatorilor de performanta Lipsa de cointeresare urmare acceptari conflictelor de interese Rezultate slabe datorita nedefinirii indicatorilor de referinta Decizii necorelate cu obiectivele definite

Nr. paragraf din Raportul de audit intern

Calitatea 25. activitii de mbuntire conducere a sistemului decizional

756

Tematica n detaliu a misiunii de audit intern se finalizeaz cu documentul, cu acelai nume, care se obine n baza prelurii obiectelor auditabile considerate ca fiind puncte slabe din documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. Precizm c n coloana Observaii a documentului Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, se trece numrul paragrafului

corespunztor din Raportul de audit intern, n care vor fi abordate respectivele obiecte auditabile selectate. n situaia n care, se considera necesar, n Tematica n detaliu a misiunii de audit, la obiectele auditabile selectate se pot aduga si alte obiecte auditabile, care nu au fost auditate n ultimii 3 ani i/sau nu au fost supuse analizei riscurilor, iar aceasta completare va fi menionata n coloana Observaii. Documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern conine un numr mai redus de obiecte auditabile, fa de cele coninute n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, deoarece n faza de clasare a obiectelor auditabile au fost eliminate operaiile la care au fost asociate riscuri mici i, de asemenea, n faza de ierarhizare a obiectelor auditabile au fost eliminate operaiile evaluate ca fiind puncte tari i, n consecin, nu au intrat, pentru moment, n preocuprile auditorilor interni.

757

Procedura Analiza riscurilor a nceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 7 obiective i 130 de operaii/obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit, n care au fost selectate pe cele 7 obiective ale misiunii numai 72 de obiecte auditabile i tot attea riscuri ataate acestora. Menionm c aceste operaii/obiecte auditabile, cuprinse in Tematica in detaliu a misiunii de audit, vor intra n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite prin Programul de intervenie la faa locului, care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern. Documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit este rezultatul final al celei mai importante proceduri Analiza riscurilor, din prima etapa Pregatirea misiunii de audit, si cuprinde obiectele auditabile

758

selectate, pe care le vom avea in vedere, in continuare, spre auditare, dupa cum urmeaza: In etapa a doua Interventia ca la fata locului prin

activitatile/operatiile

selectate

obiecte

auditabile,

Tematica n detaliu a misiunii de audit vor fi supuse unor diverse testari de catre echipa de auditori. Precizam faptul ca testarile se vor realiza pe esantioane mici, de 2-5%,

maximum 10%, in conformitate cu buna practica internationala in domeniu. Mentionam ca aceasta regula nu se aplic la populatii foarte mici, unde eantionul poate s fie chiar de 100%. De asemenea, la esantioane constituite pentru populatii foarte mari, trebuie respectate tehnicile statistice recunoscute. In situatia in care testarile au rezultate bune acestea demonstreaza functionalitatea controlului intern, indiferent daca procedurile

exista sau nu, se confirma faptul c prevederile cadrului normativ se respect de personalul entitatii. Operatiile la care testarile scot in evidenta nereguli, disfunctionalitati, abateri de la norme, probleme sau chiar iregularitati, se vor repeta de catre auditori, daca se impune, cu aceleasi dimensiuni ale

esantioanelor sau cu esantioane mai mici. Indiferent daca problemele/iregularitatile nu mai apar, in noile esantioane, auditorii interni vor intocmi pentru cele care au aparut FIAP-

759

uri,

respectiv

FCRI-uri.In

situatia

in

care,

problemele/iregularitatile apar din nou atunci auditorii interni prin recomandarile cuprinse in FIAP-uri i/sau FCRI-uri vor solcita managementului de linie efectuarea unor inspectii sau aciuni de control, pe o perioada de timp in urma, eventual pana la prescriptia efectelor acestora, in vederea evaluarii

dimensiunilor real ale problemelor sau iregularitatilor constatate. Despre rezultatele acestora managementul va informa si echipa de auditori interni, indiferent daca misiunea a fost incheiata, iar auditorii interni vor completa cu noi recomandari Calendarul de implementare al recomandarilor i Fia de urmrire a recomandrilor i le vor urmri in continuare. In etapa a treia Raportarea auditului intern auditorii vor trata in raport fiecare obiect auditabil selectat in Tematica in detaliu a misiunii de audit, respectiv: daca testarile sunt pozitive se va aprecia respectarea cadrului normativ sau a procedurilor de lucrustabilite de norme si controlul interne functioneaza; daca testarile sunt negative vor fi prezentate n FIAP-uri si respectiv FCRI-uri n care vor fi discutate si comentate cu personalul implicat pentru intelegerea problemelor/ iregularitatilor, cauzelor si consecintelor acestora si a

760

recomandarilor propuse de auditorii interni nainte de a fi consemnate n Raportul de audit intern. In etapa a patra Urmarirea recomandarilor auditorii interni vor avea in vedere, atat implementarea tuturor recomandarilor referitoare la obiectele auditabile selectate, in Tematica in detaliu a misiunii de audit, cat si recomandarile care se vor adauga in urma comunicarii, de catre managementul de linie, a rezultatelor inspectiilor/controalelor recomandate de echipa de auditori interni, prin calendarul de implementare al

recomandarilor. Mentionez, faptul ca activitatea de urmarire a implementarii recomandarilor se continua pana la implementarea tuturor recomandrilor sau pana la declansarea urmatoarei misiuni de audit intern planificata.

Procedura de Analiza riscurilor, n care se elaboreaz un numr nemnat de documente pe baza analizei obiectelor auditabile i a riscurilor asociate acestora, are un grad de

subiectivitate destul de ridicat i din aceste considerente auditorii interni aduc mbuntiri acestei proceduri pe toat perioada

interveniei la faa locului, funcie de informaiile privind

761

activitile auditate i riscurile ataate acestora, pe care le evalueaz. Profesionitii consider c documentele elaborate n cadrul procedurii Analiza riscurilor trebuie s fie actualizate permanent, n funcie de contextele n care sunt analizate, pe tot parcursul derulrii misiunii, i n mod special n etapa Interveniei la faa locului.

6.1.4. ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Programul de audit este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, care se ntocmete pe baza Tematicii n detaliu a misiunii de audit prin care se realizeaz ordinea de parcurgere a procedurilor misiunii de audit pe timpul derulrii accesteia. n practic, Programul de audit reprezint un ghid cu care este comparat n final modul de desfurare al misiunii, i confer sigurana c domeniul de aplicare al activitii a primit atenia corespunztoare, i c aspecte importante ale auditului nu au fost omise. Scopul elaborrii Programului de audit este acela de a oferi, att efului compartimentului de audit intern, asigurarea c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele

762

misiunii de audit intern, ct i supervizorului misiunii, asigurarea repartizrii sarcinilor i planificrii activitilor pe auditori interni. Programul de audit presupune un plan detaliat al activitii ce trebuie realizat n etapa de Intervenie la faa locului i care trebuie s cuprind procedurile necesare atingerii obiectivelor misiunii de audit. Programul de audit este finalizat nainte de intervenia la faa locului i este aprobat de eful compartimentului de audit intern. n sintez, procedura privind elaborarea Programului de audit se prezint astfel:
Auditorii
Pregtesc Programul de audit intern, incluznd urmtoarele elemente: - obiectivele auditului; - testrile care se vor efectua; - alte proceduri de audit i teste, dup caz. Pregtesc o Not cu urmtoarele anexe: - Colectarea i prelucrarea datelor; - Tabelul puncte tari i puncte slabe; - Programul preliminar al interveniilor la faa locului. Organizeaz edina de analiza. Verific Nota i anexele acesteia. Analizeaz i modific dup caz documentele prezentate. Aprob Nota i anexele. ndosariaz Programul de audit. Utilizeaz Programul de audit n efectuarea misiunii.

eful compartimentului de audit intern Auditorii

n continuare, prezentam modelul documentului Programul de audit intern.

763

Procedura PO6: Elaborarea programului de audit intern

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007 30.06.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/ Popescu Mircea; 21.07.2008 Avizat: Florescu Cristian ETAPELE MISIUNII Tema general: 1. Pregtirea misiunii de audit Durat a (h) 544 130 2 Persoanele implicate

Data: Data: 21.07.2008

DOMENIUL Activitatea de conducere

Activiti

Locul desfurrii

1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu

Ionescu Adrian Popescu Mircea Seful serviciului audit Ionescu Adrian Popescu Mircea

Serviciul audit

2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen

Serviciul audit

764

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

Activiti 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Chestionarului de control intern 6. ntocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 8. ntocmirea Programului de audit intern 9.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului

Durat a (h) 2

Persoanele implicate Ionescu Adrian Popescu Mircea Seful serviciului audit Ionescu Adrian Popescu Mircea Ionescu Adrian Popescu Mircea Auditat Ionescu Adrian Popescu Mircea Ionescu Adrian Popescu Mircea Ionescu Adrian Popescu Mircea Ionescu Adrian Popescu Mircea

Locul desfurrii

Serviciul audit

40 8

Serviciul audit Serviciul audit

40 16 4 4

Serviciul audit Serviciul audit Serviciul audit Serviciul audit

765

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

Activiti 10. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere 12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.

Durat a (h)

Persoanele implicate

Locul desfurrii

Seful serviciului audit

Servciul audit

Ionescu Adrian Popescu Mircea

Sediul auditat

Ionescu Adrian Popescu Mircea

Sediul auditat

II.Intervenia la faa locului

326 FUNCIA DE planificare a activitatiI de conducere 1.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 16 Ionescu Adrian Popescu Mircea Seful serviciului audit

Serviciul audit Sediu auditat

766

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

Activiti 1.3. Elaborarea F.I.A.P. urilor 1.4. Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 2.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2.3. Elaborarea F.I.A.P. urilor 2.4. Colectarea dovezilor

Durat a (h) 8 8

Persoanele implicate

Locul desfurrii

FUNCIA DE organizare a activitatiI de conducere

16 Ionescu Adrian Popescu Mircea Seful serviciului audit Serviciul audit Sediu auditat

1 4 2

767

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

Activiti 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 3.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3.3. Elaborarea F.I.A.P. urilor 3.4. Colectarea dovezilor 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1. Efectuarea testrilor,

Durat a (h)

Persoanele implicate

Locul desfurrii

FUNCIA DE COORDONARE A ACTIVITATILOR

10

Ionescu Adrian Popescu Mircea Seful serviciului audit

2 4 4

Serviciul audit Sediu auditat

FUNCIA DE

Ionescu Adrian

Serviciul audit

768

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL ANTRENARE A SI MOTIVAREA PERSONALULUI

Activiti detaliate Programul interveniei la faa locului 4.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 4.3. Elaborarea F.I.A.P. urilor 4.4. Colectarea dovezilor 4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 5.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 5.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 5.3. Elaborarea F.I.A.P. urilor

Durat a (h)

Persoanele implicate

Locul desfurrii

2 4 4

Popescu Mircea seful serviciului audit

Sediu auditat

CONTROLUL SISTEMELOR INFORMATIONALE DE MANAGEMENT

Ionescu Adrian Popescu Mircea seful serviciului audit

2 8

Serviciul audit Sediu auditat

769

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

Activiti 5.4. Colectarea dovezilor 5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 6.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 6.3. Elaborarea F.I.A.P. urilor 6.4. Colectarea dovezilor 6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

Durat a (h) 16

Persoanele implicate

Locul desfurrii

REALIZAREA CONTRACTULUI DE MANAGEMENT

1 4 4 Ionescu Adrian Popescu Mircea seful serviciului audit Serviciul audit Sediu auditat

770

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL CALITATEA ACTIVITII DE CONDUCERE

Activiti 7.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 7.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 7.3. Elaborarea F.I.A.P. urilor 7.4. Colectarea dovezilor 7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 13. Planificarea i organizarea edinei de nchidere 14. Discutarea constatrilor cu structura auditat

Durat a (h) 4

Persoanele implicate

Locul desfurrii

1 4 4 Ionescu Adrian Popescu Mircea seful serviciului audit Serviciul audit Sediu auditat

16

Ionescu Adrian Popescu Mircea Ionescu Adrian Popescu Mircea Auditat

Sediu auditat

Sediu auditat

771

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

Activiti 15. Concluzii

Durat a (h) 8

Persoanele implicate Ionescu Adrian Popescu Mircea sef serviciu audit Ionescu Adrian Popescu Mircea Sef serviciul audit

Locul desfurrii Serviciul audit

III. Raportul de audit intern 16. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 18. Obinerea aprobrii proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern 19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15 zile 20. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul

84 32 8 8

Serviciul audit Serviciul audit

Sef serviciu audit

Serviciul audit

2 Ionescu Adrian Popescu Mircea Sediu auditat

Ionescu Adrian Popescu Mircea

Sediu auditat

772

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

Activiti 21. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punctul de vedere al auditatului 22. Finalizarea Raportului de audit intern 23. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 24. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat

Durat a (h) 8

Persoanele implicate Ionescu Adrian Popescu Mircea

Locul desfurrii

Serviciul audit

8 8

Ionescu Adrian Popescu Mircea Sef serviciu audit

Serviciul audit Serviciul audit

Ionescu Adrian Popescu Mircea Ionescu Adrian Popescu Mircea

Sediu auditat

IV. Urmrirea recomandrilor 25. Iniierea procesului de urmrire

4 4

Serviciul audit

773

Practic, Programul de audit, cuprinde att procedurile care au fost deja finalizate, dar i alte proceduri care urmeaz a fi realizate de ctre auditorii interni i pentru care se aloc timpul aferent. Pe parcursul desfurrii misiunii de audit, Programul de audit se poate modifica, pe principiul compensrii, n condiiile n care pentru anumite operaii timpul de intervenie la faa locului nu s-a putut aprecia corect, ns cu ncadrarea n programul stabilit iniial. Programul de audit intern cuprinde numrul total de ore afectate misiunii de audit structurate pe etapele i procedurile acesteia i repartizate pe membri echipei de auditori interni, cu menionarea locului de desfurare a aciunii, care se

completeaz cu un program detaliat de intervenie pe teren. Programul de intervenie la faa locului sau Programul preliminar se elaboreaz pe baza Programului de audit i prezint detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, tipurile de teste i eantioanele pe baza crora se vor realiza acestea, locul i durata testrii. Testarile se concretizeaz in: interviuri, chestionare, teste pe baz de eantioane, liste de control, foi de lucru, note de relatii, analize, evaluari, studii i cuantificri ale unor rezultate formate

774

din mai multe componente, validri ale constatrilor pe baza materialelor probante .a. Pentru organizarea acestor testri auditorii ntocmesc Liste de verificare (LV) care vor cuprinde operaiile din structura activitilor auditabile n ordinea din Programul interveniei la faa locului, tipul i numrul testrilor, precum i rezultatele obinute. De regul, Listele de verificare se elaboreaz pe fiecare obiectiv n parte i conin ansamblul testelor care se vor efectua i rezultatele acestora, respectiv necesitatea elaborrii de FIAP-uri i/sau FCRI-uri. n continuare, prezentm documentul Programul

interveniei la faa locului, document care st la baza organizrii i desfurrii muncii pe teren.

775

Procedura PO6 : Elaborarea programului de audit

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007 30.06.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/ Popescu Mircea; 21.07.2008 Avizat: Florescu Cristian

Data: Data: 21.07.2008

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

OBIECTIV I. FUNCTIA DE PLANIFICARE A ACTIVITATII DE CONDUCERE Activitatea 1. Definirea strategiei i politicilor de dezvoltare 1. Fundamentarea Analiza strategiilor si Sediu strategiilor i politicilor n politicilor auditat concordan cu resursele Evaluarea direciilor de entitii aciune Analiza punctelor tari i slabe 2. Fundamentarea Evaluarea obiectivelor Sediu

LV1 T1

Ionescu Adrian

Popescu

776

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE necesarului de resurse pentru realizarea obiectivelor strategice

TIPUL TESTRII

LOCUL auditat

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI Mircea

strategice Urmrirea dac contribuie la realizarea mandatului entitii Evaluarea resurselor existente i comparare cu resursele necesare pentru atingerea direciilor de aciune Activitatea 2. Planificarea strategic 3. Ealonarea activitilor i Evaluarea activitilor stabilirea necesarului de identificate resurse Urmrirea dac contribuie la realizarea n totalitate a obiectivelor Analiza resurselor stabilite pentru realizarea lor i comparare cu cele existente 4. Definirea obiectivelor Identificarea obiectivelor generale derivate din strategice obiectivele strategice Identificarea obiectivelor generale Urmrirea dac obiectivele generale sunt definite n cadrul obiectivelor

Sediu auditat

LV1

T2

Ionescu Adrian

Sediu auditat

LV1

Popescu Mircea

777

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII strategice Urmrirea daca obiectivele generale acoper n totalitate obiectivele strategice Analiza daca obiectivele generale sunt definite n termeni de impact

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

Activitatea 3. Planificarea anual 5. Elaborarea planului de Evaluarea programelor de activitate activitate Analiza instrumentelor de implementare 6. Fundamentarea Verificarea implementrii resurselor umane ]n strategiilor de resurse vederea implement[rii umane unui plan de activitate Evaluarea resurselor umane necesare realizrii planului Evaluarea posturilor necesare realizrii planului Analiza echilibrului ntre personalul existent i cel necesar Analiza domeniilor critice li modul de acoperire al

Sediu auditat

LV1

T3

Popescu Mircea

Sediu auditat

LV1

T4

Ionescu Adrian

778

NR. CRT. 7.

OBIECTE AUDITABILE Elaborarea planului anual de activitate

TIPUL TESTRII

LOCUL

DURATA (H) 4

NR. LISTE VERIFICARE LV1

NR. TEST T5

AUDITORI Ionescu Adrian

acestora Verificarea definirii corecte Sediu a obiectivelor, activitilor, auditat necesarului de resurse i termenelor de realizare Evaluarea prioritilor stabilite n cadrul planului Analiza definirii indicatorilor de performan n realizarea planului Activitatea 4. Eficiena deciziilor n derularea activitilor 8. Implementarea soluiei Verificarea deciziilor luate Sediu alese n elaborarea si a modului de auditat deciziei implementare Verificarea procedurilor de aplicare a deciziilor dispuse Analiza personalului responsabilizat in vederea implementarii deciziilor 9. Formularea restriciilor i Analiza conditiilor stabilite Sediu criteriilor avute n vedere privind ingradirea si auditat la luarea deciziei implementarea deciziilor Activitatea 5. Asigurarea competenelor n realizarea deciziilor 10. Atribuiile definite asigur Identificarea atribuiilor Sediu

LV1

T6

Ionescu Adrian

LV1

Popescu Mircea

LV1

T7

Popescu

779

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE competena necesar realizrii activitilor

TIPUL TESTRII

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI Mircea

11.

Sarcinile individuale asigur realizarea atribuiilor astfel nct s conduc la realizarea activitilor

specifice i urmrirea dac auditat acestea acoper atribuiile generale ale entitii Urmrirea daca acestea sunt definite corect n cadrul compartimentului Urmrirea daca atribuiile asigur competena necesar realizrii activitilor stabilite compartimentului Identificarea sarcinilor Sediu posturilor auditat Urmrirea daca acestea asigur realizarea atribuiilor definite compartimentului Urmrirea daca acestea asigur realizarea actiunilor sau activitilor repartizate Evaluarea lor i urmrirea dac asigur realizarea scopului obiectivelor individuale stabilite titularului postului

LV1

T8

Ionescu Adrian

780

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

OBIECTIVUL II. FUNCIA DE ORGANIZARE A ACTIVITII DE CONDUCERE Activitatea 6. Organizarea structurilor funcionale 12. Definirea atribuiilor i Atribuiile sunt repartizate responsabilitilor n pe compartimente in cadrul structurilor concordan cu activitile Pentru realizarea funcionale atribuiilor exista stabilite responsabilitile necesare 13. Stabilirea obiectivelor Obiectivele individuale individuale pentru fiecare sunt stabilite pentru fiecare salariat salariat Obiectivele individuale acoper timpul de lucru Pentru realizarea obiectivelor exist atribuite sarcinile aferente Pentru realizarea obiectivelor exista stabilite termene precise Activitatea 7. Organizarea zilnic a activitilor 14. Stabilirea i evaluarea Examinarea activitilor rezultatelor obinute realizate si urmarirea dac implemetarea acestora sa realizat cu urmrirea

Sediu auditat

LV2

T9

Popescu Mircea

Sediu auditat

LV2

T10

Ionescu Adrian

Sediu auditat

LV2

T11

Popescu Mircea

781

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII indicatorilor stabiliti Examinarea daca indicatori stabiliti in realizarea activitilor au fost realizati la nivel calitativ i daca acestia au fost evaluati i stabilite msurile de mbuntire Examinarea activitilor repartizate i urmrirea daca activitile importante care asigur realizarea obiectivelor au fost stabilite cu prioritate Urmrirea daca activitile i sarcinile au fost repartizate zilinc personalului i dac s-a realizat o evaluare a modului de ndeplinire a lor Examinarea obiectivelor atribuite personalului i a activitilor stabilite n realizarea lor i urmrirea daca la stabilirea complexitii acestora s-a

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

15.

Ierarhizarea activitilor n funcie de prioriti

Sediu auditat

LV2

T12

Ionescu Adrian

16.

Comunicarea zilnic a activitilor de realizat de ctre salariai

Sediu auditat

LV2

T13

Popescu Mircea

17.

Repartizarea activitilor n funcie de complexitate i pregtirea personalului

Sediu auditat

LV2

T14

Ionescu Adrian

782

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

avut n vedere nivelul de pregtire i calificare al personalului Activitatea 8. Elaborarea Regulamentului de organizare i funcionare 18. Asigurarea cuprinderii n Atribuiile generale sunt Sediu atribuiile specifice a delimitate pe structurile auditat tuturor atribuiilor funcionale Atribuiile specifice generale acoper atribuiile generale 19. Delimitarea atribuiilor de Atribuiile specifice sunt Sediu responsabiliti i definite separat de auditat competene responsabiliti i competene Activitatea 9. Gestiunea intrrilor i ieirilor de materiale 20. Organizarea fluxurilor de Achiziiile sunt Sediu aprovizionare dimensionate pe baza auditat analizei nevoilor Este asigurata continuitatea realizrii activitilor n cazul unui deficit n achiziii Stocul este dimensionat economic 21 Organizarea fluxurilor de Iesirile demateriale se Sediu ieiri de materiale realizeaz n funcie de auditat necesiti

LV2

T15

Popescu Mircea

LV2

Ionescu Adrian

LV2

T16

Popescu Mircea

LV2

T17

Ionescu Adrian

783

NR. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII CRT. 22. Organizarea i Evidena gestiuni este funcionarea gestiunilor tinut condorm normelor procedurale Activitatea 10. Elaborarea fiei postului 23. Definirea condiiilor de Definirea postului ocupare a postului Defnirea nivelului postului Definirea studiilor necesare postului Definirea specializrilor necesare postului Definirea cunotinelor IT Definirea cunotinelor de limb strain Definirea condiiilor specifice Definirea cunotinelor, abilitilor i aptitudinilor Definirea cunotinelor de management necesare 24. Definirea sarcinilor Sarcinile sunt specifice aferente postului scopului postului Sarcinile sunt specifice nivelului postului Complexitatea sarcinilor este stabilit n funcie de nivelul postului

LOCUL Sediu auditat

DURATA (H) 5

NR. LISTE NR. VERIFICARE TEST LV2 T18

AUDITORI Popescu Mircea

Sediu auditat

LV2

T19

Ionescu Adrian Popescu Mircea

Sediu auditat

LV2

Popescu Mircea

784

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

Titularul postului indeplineste conditiile de ocupare a postului 25. Asigurarea Examinarea competenelor competenelor necesare stabilite postului i realizrii atribuiilor urmrirea daca acestea asigur realizarea sarcinilor definite 26. Evaluarea posturilor Examinarea modului de evaluare a posturilor i asigurarea ca atribuiile definite postului sunt suficiente i relevante pentru realizarea obiectivelor stabvilite n termen i la nivel de eficien Activitatea 11. Procesul de organizare a activitilor 27. Delimitarea activitilor Compartimentele sunt compartimentului pe infiinate avnd la baz posturi domeniile de activitate Activitile corespund domeniilor de activitate Activitile definite sunt i cele care se realizaez Activitile se regsesc n

Sediu auditat

LV2

T20

Popescu Mircea

Sediu auditat

LV2

Ionescu Adrian

Sediu auditat

LV2

T22

Ionescu Adrian

785

NR. CRT. 28.

OBIECTE AUDITABILE Gruparea activitilor pe compartimente

TIPUL TESTRII

LOCUL

DURATA (H) 4

NR. LISTE VERIFICARE LV2

NR. TEST

AUDITORI Popescu Mircea

sacinile atribuite posturilor Pentru realizarea Sediu activitilor exist definite auditat atribuiile necesare Activitile sunt omogene pe compartimente 29. Relaiile organizatorice Relaiile ierarhice Sediu stabilite compartimentului Relaiile funcionale auditat Relatiile de cooperare Relaiile de control Relaiile de reprezentare Activitatea 12. Organizarea primirii i distribuiei informaiei 30. Primirea i inelegerea Examinarea modului de Sediu oricrei informaii comunicare a informaiei auditat Examinarea modului de implementare a inforamiei Examinarea modului de raportare a modului de implementare a informaiei

LV2

Ionescu Adrian

LV2

T23

Ionescu Adrian

OBIECTIVUL III. FUNCIA DE COORDONARE A SALARIAILOR Activitatea 13. Evaluarea salariailor 31. Stabilirea obiectivelor Au caracter individual individuale Sunt specifice Sunt msurabile

Sediu auditat

LV3

T24

Popescu Mircea

786

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII Sunt accesibile Sunt realiste Sunt fixate n timp Sunt definite n cadrul atribuiilor postului Sunt stabilite n funcie de pregtire i calificare Evaluarea performanelor individuale superioare se face cu specificarea rezultatelor deosebite n cazul rezultatelor slabe sunt menionate greutile ntmpinate Criteriile de performan sunt corect folosite Aprecierea criteriilor de performan se realizeaz corect n funcie de realizarea obiectivelor Analiza modului de realizare i formalizare a interviului Analiza datelor i informaiilor furnizate n cadrul realizrii interviului

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

32.

Identificarea rezultatelor deosebite i greutilor n realizarea activitilor de ctre salariai

Sediu auditat

Ionescu Adrian

33.

Stabilirea criteriilor de performan

Sediu auditat

LV3

T25

Popescu Mircea

34.

Realizarea interviului n procesul de evaluare

Sediu auditat

LV3

T26

Ionescu Adrian

787

NR. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII CRT. 35. Aproprierea Examinarea modului de managementului de comunicare a sarcinilor procesul de execuie ctre personalul de execuie Evaluarea implicrii personalului de conducere n realizarea activitilor Participarea personalului de conducere la evaluarea i soluionarea problemelor pe timpul executrii activitilor 36. Efectuarea aprecierilor i Examinarea modului de stabilirea rezultatelor apreciere a realizrii evalurii obiectivelor obiectivelor 37. Examinarea respectrii formatului standard al fiei postului i urmrirea completrii tuturor elementelor componente Activitatea 14. Selecia i cariera personalului 38. Promovarea n funcie pe Identificarea personaluli cu baza rezultatelor rezultate deosebite Identificarea salariailor promovai Respectarea formatului standard al raportului de evaluare

LOCUL Sediu auditat

DURATA (H) 4

NR. LISTE NR. VERIFICARE TEST LV3 T27

AUDITORI Popescu Mircea

Sediu auditat

LV3

T28

Ionescu Adrian

Sediu auditat

LV3

T29

Popescu Mircea

Sediu auditat

LV3

T30

Ionescu Adrian

788

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII Examinarea criteriilor avute n vedere la salariai promovai Examinarea modului de publicare a anunurilor de concurs Examinarea modului de selecie a dosarelor Examinarea modului de organizare i desfurare a probei scrise Examinarea modului de organizare i desfurarea a interviului Analiza procesului verbal privind rezultatele concursului de recrutare Examinarea condiiilor privind emiterea deciziei de angajare Informarea personalului cu privire la posibilitile de promovare Elaborarea planului de carier Dinamica personalului n

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

39

Organizarea recrutrii i seleciei de personal

Sediu auditat

LV3

T31

Ionescu Adrian

40.

Asigurarea condiiilor de evoluie n carier a personalului

Sediu auditat

LV3

T32

Ionescu Adrian

41.

Structura i evoluia

Sediu

LV3

Ionescu

789

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE personalului

TIPUL TESTRII

LOCUL auditat

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI Adrian

funcie de pregtire Dinamica personalului n funcie de vrst Dinamica personalului n funcie de vechime Dinamica personalului n funcie de calificare Activitatea 15. Organigrama i statul de funcii 42. Organigrama asigur Examinarea structurii vizualizarea structurii ierarhice organizatorice Analiza modului de stabilire a subordonrilor Examinarea definirii tuturor structurilor componente

Sediu auditat

LV3

T33

Ionescu Adrian

OBIECTIVUL IV. FUNCIA DE ANTRENARE I MOTIVARE Activitatea 16. Asigurarea performantei 43. Cunoaterea resurselor Cunoaterea direciilor de i mecanismelor eficiente aciune de realizare a Cunoaterea resurselor obiectivelor necesare atingerii obiectivelor Msurile dispuse n vederea asigurrii resurselor necesare

Sediu auditat

LV4

T34

Popescu Mircea

790

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII realizrii obiectivelor strategice Verificarea modului de realizare a activitilor definite pentru realizarea obiectivelor Cunoaterea condiiilor de realizare a activitilor Cunoaterea cerinelor de ocupare a postului Cunoaterea calificrilor titularilor posturilorAsigurarea cu privire la faptul c cunotinele i abilitile ocupanilor postului contribuie la implementarea obiectivelor i obinerea rezultatelor ateptate Cunoasterea problemelor salariailor Cunoasterea necesitilor salariailor Asigurarea posibilitilor de soluionare a problemelor

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

44.

Deinerea de informaii despre posturi i pregtire

Sediu auditat

LV4

T35

Ionescu Adrian

45.

Satisfacerea cerinelor salariailor

Sediu auditat

LV4

T36

Ionescu Adrian

791

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

i necesitilor personalului Urmrirea meninerii performanelor personalului 46. Cresterea calitii prin Examinarea tehnologiilor utilizarea de tehnologii i introduse echipamente Examinarea contribuiei performante acestora la cresterea eficienei Activitatea 17. Instruirea i preg[tirea personalului 47. Elaborarea programelor Identificarea necesitilor de instruire de instruire Analiza nevoilor de instruire Stabilirea prioritilor de instruire Elaborarea programelor de instruire 48. Organizarea i Organizarea i desfurarea cursurilor desfurarea cursurilor 49. Urmrirea rezultatelor Evaluarea cursurilor instruirii personalului organizate de responsabili Evaluarea cursurilor organizate de participani la curs Urmrirea aplicrii

Sediu auditat

LV4

T37

Popescu Mircea

Sediu auditat

LV4

T38

Ionescu Adrian

Sediu auditat Sediu auditat

4 4

LV4 LV4

Popescu Mircea Ionescu Adrian

792

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

cunotinelor dobndite la cursuri Urmrirea diseminrii cunotinelor Activitatea 18. Organizarea fluxului documentelor 50. Fluxul documentelor n Primirea documentelor n cadrul unitii cadrul entitii Inregistrarea documentelor primite Repartizarea documentelor primite Solutionarea documentelor primite i informarea asupra rezultastelor Comunicarea rezultatelor Activitatea 19. Desfurarea activitilor eficiente 51. Autonomia i libertatea Autonomia n cadrul decizional structurii funcionale Asigurarea deciziei n organizarea i realizarea activitilor Libertatea decizional la nivelul execuiei 52. Omogenitatea salariailor Aigurarea realizrii complexitii activitilor n funcie de nivelul de

Sediu auditat

LV4

T39

Ionescu Adrian

Sediu auditat

LV4

T40

Popescu Mircea

Sediu auditat

LV4

Ionescu Adrian

793

NR. CRT. 53.

OBIECTE AUDITABILE Formalizarea eficient a structurii organizatorice

TIPUL TESTRII

LOCUL Sediu auditat

DURATA (H) 5

NR. LISTE VERIFICARE LV4

NR. TEST T41

AUDITORI Popescu Mircea

calificare Examinarea modului de stabilire i funcionare a structurii funcionale Examinarea complexitii activitilor Examinarea omogenitii activitilor Alegerea structurii celei mai adecvate Activitatea 20. Motivarea personalului 54. Identificarea factorilor de Examinarea necesitilor motivare de cointeresare a personalului 55. Stabilirea unui sistem de Evaluarea sistemului de motivare atractiv motivare 56. Asigurarea stabilitii Corelarea sitemelor de personalului motivare stabilite cu aspiraiile personalului i a condiiilor de performan 57. Corelarea tipurilor de Asigurarea eficienei motivare cu specificul activitilor urmare folosirii activitii sitemelor de motivare

Sediu auditat Sediu auditat Sediu auditat Sediu auditat

4 4 4

LV4 LV4 LV4

T42 T43 T44

Ionescu Adrian Popescu Mircea Popescu Mircea Ionescu Adrian

LV4

OBIECTIVUL V. CONTROLUL SISTEMELOR INFORMAIONALE DE MANGEMENT

794

NR. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII LOCUL CRT. Activiatea 21. Cunoterea i exercitarea controlului 58. Asigurarea respectrii Examinarea modului de Sediu angajamentelor realizare a sarcinilor auditat Respectarea condiiilor contractuale 59. Analiza i evaluarea Examinarea modului n Sediu realizrilor care sunt evaluate auditat rezultatele obinute Examinarea msurilor dispuse n vederea soluionrii problemelor 60. Utilizarea eficient a Pstrarea i conservarea Sediu echipamentelor echipamentelor auditat Activitatea 22. Asigurarea conformitii deciziilor legate de personal 61. Conformitatea deciziilor Emiterea deciziiilor prin Sediu de promovare respectarea condiiilor de auditat promovare Stabilirea i acordarea corect a drepturilor salariale suplimentare urmare promovrii 62. Legalitatea deciziilor de Examinarea propunerilor Sediu sancionare de sancionare auditat Examinarea anchetei efectuate Examinarea propunerilor

DURATA (H) 4

NR. LISTE VERIFICARE LV5

NR. TEST T45

AUDITORI Ionescu Adrian

LV5

T46

Popescu Mircea

LV5

T47

Popescu Mircea Ionescu Adrian

LV5

T48

LV5

Popescu Mircea

795

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

de sancionare formulate Examinarea msurilor de sancionare dispuse 63. Decidenii, mediul Formalizarea deciziilor i decizional i procesele persoanele decizionale responsabilizate Emiterea deciziilor cu respectarea mediului procedural Activitatea 23. Implementarea sistemului de control intern 64. Pregtirea personalului Cunoaterea mediului de pentru implementarea control organizat controlului intern 65. Strategia de Examinarea msurilor implementare a dispuse n vederea controlului intern implementrii controlului intern Funcionarea controlului intern organizat 66. Sistemul de urmrire a Elaborarea planurilor de recomandrilor aciune privind implementarea recomandrilor Fiabilitatea planurilor de aciune Realizarea planurilor de

Sediu auditat

LV5

Popescu Mircea

Sediu auditat Sediu auditat

LV5

T49

Ionescu Adrian Ionescu Adrian

LV5

Sediu auditat

LV5

T50

Ionescu Adrian

796

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII aciune Evaluarea rezultatelor obinute urmare implementrii recomandrilor Nivelul ierarhic al structurii de audit Angajarea auditorilor Destituirea auditorilor

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

67.

Asigurarea independenei structurii de audit i a auditorilor

Sediu auditat

LV5

T51

Ionescu Adrian

OBIECTIVUL VI. REALIZAREA CONTRACTULUI DE MANAGEMENT Activitatea 24. Obiective de realizat i indicatori planificai 68. Stabilirea i atribuirea Stabilirea obiectivelor n obiectivelor concordan cu ndeplinirea scopurilor i direciilor strategice 69. Stabilirea indicatorilor de Definirea indicatorilor de performan impact i rezultat astfel nct s asigure implementarea obiectivelor strategice i obiectivele contractuluimanagerial 70. ncetarea contractului de Evaluarea periodic a management i stabilirea modului de realizare a rezultatelor obiectivelor i stabilirea

Sediu auditat

LV6

T52

Ionescu Adrian

Sediu auditat

LV6

Popescu Mircea

Sediu auditat

LV6

Popescu Mircea

797

NR. CRT.

OBIECTE AUDITABILE

TIPUL TESTRII performanelor Modificarea condiiilor contractuale Rezilierea contractului de management Stabilirea rspunderilor n cazul nerealizrii contractului de management Evaluarea rezultatelor obinute Prelungirea contractului n condiiile realizrii performanei

LOCUL

DURATA (H)

NR. LISTE VERIFICARE

NR. TEST

AUDITORI

71.

Prelungirea contractului de management n funcie de realizarea obiectivelor

Sediu auditat

LV6

Ionescu Adrian

OBIECTIVUL VII. CALITATEA ACTIVITII DE CONDUCERE Activitatea 25. mbuntirea sistemului decizional 72. Orientarea evoluiei Corelarea deciziilor entitii ctre ndeplinirea manageriale cu scopul i mandatului cu care este mandatul atribuit investit Examinarea modului de respectare a clauzelor contractuale Stabilitatea relaiilor

Sediu auditat

LV7

T53

Ionescu Adrian Popescu Mircea

798

Auditorii interni, Ionescu Adrian Cristian

Supervizorul, Popescu Mircea Florescu

799

n practica, se recomand realizarea unui grad mai mare de detaliere a testrilor, care se vor efectua n etapa de Intervenie la faa locului, prin completarea Programului intermediar cu modalitile concrete de determinare a eantioanelor, n conformitate cu regulile statisticii, dar i prin diversificarea tipurilor testrilor ce se vor realiza de ctre auditorii interni.

61.5. EDINA DE DESCHIDERE

edina de deschidere a interveniei la fa locului servete ca ntlnire de nceput al misiunii de audit, se planific i se deruleaz la entitatea/ structura auditat i la aceast particip auditorii interni desemnai pentru efectuarea misiunii, eful compartimentului de audit intern i personalul implicat n auditare. Scopul principal al edinei de deschidere l reprezint discutarea, cu reprezentanii entitii, a obiectivelor stabilite pentru realizarea misiunii de audit intern, prezentarea Tematicii n detaliu a operaiilor auditabile i a modalitilor de lucru, precum i acceptarea Programului de intervenie la faa locului n vederea stabilirii calendarului ntlnirilor. Ordinea de zi a edinei de deschidere va cuprinde: - prezentarea auditorilor; - prezentarea Cartei auditorului pentru luare la cunotin a obligaiilor i responsabilitilor acestora; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; - prezentarea n detaliu a tematicii de audit; - acceptarea calendarului ntlnirilor;

800

- comunicarea modului de realizare a interveniei la faa locului; - asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii.

n sintez, procedura edina de deschidere se prezint astfel:

Auditorii - eful compartimentului de audit intern - Auditorii - Reprezentanii entitii/ structurii auditate Auditorii

Contacteaz telefonic entitatea/structura auditat pentru a stabili data ntlnirii. Particip la desfurarea edinei de deschidere.

ntocmesc Minuta edinei de deschidere cu urmtoarea structur: A. Meniuni generale - tema misiunii de audit intern; - perioada auditat; - numele celor care ntocmesc Minuta edinei de deschidere; - numele persoanei nsrcinate cu verificarea ntocmirii Minutei edinei de deschidere; - lista participanilor la edina de deschidere cu menionarea numelui, funciei, direciei i a numrului de telefon. B. Stenograma edinei de deschidere: - cuprinde redactarea n detaliu a dezbaterilor edinei de deschidere. - ndosariaz Minuta edinei de deschidere n Dosarul permanent, Seciunea B

n vederea realizrii acestei proceduri auditorii contacteaz entitatea auditat i stabilesc data organizrii edinei de deschidere. edina de deschidere se finalizeaz prin elaborarea Minuta edinei de deschidere n care se consemneaz: perioada n care

801

se va desfura misiunea; descrierea general i concis a naturii testelor ce vor trebui efectuate; participanii; alte aspecte importante discutate, printre care i eventualele ateptri din partea celor auditai, data edinei de nchidere. Prezentm n continuare modelul Minutei sedinei de deschidere.
Procedura PO7: edina de deschidere ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007-30.06.2008 nocmit: Ionescu Adrian i Popecu Mircea 22.07.2008 Avizat: Florescu Cristian
A. Lista participanilor Numele Florescu Cristian Ionescu Adrian Popescu Mircea Florescu Ion Rdulescu Dumitru Voinescu Lucica Barbu Vasile Stroescu Tudora Negru Tatiana Vasilescu Marius Funcia Auditor Auditor Auditor Manager general Director Director Director Director Director Director Direcia/ Serviciul ef SAPI SAPI SAPI Nr. telefon E-mail Semntura

Data: Data: 22.07.2008

Direcia Resurse Umane Direcia Strategie i Devoltare Direcia Contabilitate Direcia Juridic Departament achiziii Direcia IT

B. Stenograma edinei

802

n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; - prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n special a obiectivelor generale ale auditului intern i semnificaia auditului intern; - prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele misiunii i modul de derulare al acesteia avnd la baz analiza de risc efectuat. n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: - sistemul de decizional n cadrul entitii reprezint o zon cu risc; - fluctuaia mare a personalului n cadrul entitii; - neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; De asemenea, s-au stabilit: - persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, modul de efectuare a testelor, chestionarelor i interviurilor, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor; - data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; - modalitatea redactrii Raportului de audit intern i de asemenea cnd, cum i cui va fi distribuit. Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, vor fi cuprinse n Planul de aciune i n Calendarul implementrii recomandrilor i ulterior n Raportul de audit intern. Auditori interni, Auditai,

803

6.2. INTERVENIA LA FAA LOCULUI SAU MUNCA PE TEREN

Etapa Interveniei la faa locului sau munca pe teren const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea activitii i cuprinde urmtoarele proceduri: 6.2.1. Colectarea dovezilor 6.2.2. Constatarea i raportarea iregularitilor 6.2.3. Revizuirea documentelor de lucru 6.2.4. edina de nchidere. Intervenia la faa locului reprezint un proces sistematic de colectare obiectiv a probelor, de analiz i de evaluare a acestora. Caracteristicile probelor de audit trebuie s fie competena, adic suficiena i adecvarea i relevana acestora, care s fie o baz pentru rezonabilitatea constatrilor i concluziilor auditorilor interni. n etapa Interveniei la faa locului auditorii interni au n vedere, fr a se limita, urmtoarele aspecte: - cunoaterea activitii/sistemelor/proceselor supuse verificrii i studierea modalitiilor de realizare a acestora; - intervievarea personalului implicat; - verificarea nregistrrilor contabile; - analiza datelor i informaiilor; - evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne; - realizarea de teste pe baz de eantioane, interviuri, chestionare; - verificarea modului de implementare a recomandrilor aprobate prin rapoartele de audit anterioare.

804

De asemenea, n cadrul etapei de intervenie pe teren auditorii au ca scop principal producerea probelor de audit n baza crora s formuleze constatri, recomandri i concluzii. n continuare, prezentm, o serie de elemente ale metodologiei generale de auditare pe care le avem n vedere n etapa interveniei la faa locului.
6.2.1. COLECTAREA DOVEZILOR

Procedura de colectare a dovezilor de audit consta in continuarea colectarii informaiilor, dar i a documentelor, analizei i evaluarii acestora, activitate nceput n etapa de pregtire a misiunii de audit intern, n cadrul procedurii de colectare si prelucrare a informaiilor. n sintez, procedura privind colectarea dovezilor se prezint astfel:

Auditorii

Supervizorul Auditorii

- Efectueaz testrile i procedurile stabilite n Programul de audit; - Apreciaz dac dovezile obinute sunt competente, suficiente, adecvate, relevante i rezonabile; - Colecteaz documente pentru toat misiunea de audit; - Eticheteaz i numeroteaz toate documentele; - Pregtesc Fiele de Identificare i Analiza Problemelor FIAP-urile; - La sfritul fazei de colectare a dovezilor, finalizeaz FIAP-urile; - Transmit FIAP-urile efului compartimentului de audit intern; - ndosariaz documentele utilizate n cadrul misiunii de audit. - Analizeaz i aprob testele; - Revede i aprob Fiele de Identificare i Analiza Problemelor - Eticheteaz, numeroteaz i ndosariaz testele i Fiele de Identificare i Analiza Problemelor, n Dosarul permanent, Seciunea A.

805

Scopul acestei proceduri l constituie pregtirea i efectuarea testrilor stabilite prin Programul interventiei la fata locului si obinerea probelor de audit competente i relevante pentru formularea constatrilor, concluziilor i recomandrilor. Probele de audit intern sunt dovezi de audit asupra constatrilor efectuate i trebuie s fie adecvate, suficiente, concrete, convingtoare i de ncredere. Probele de audit intern pot fi: dovezi fizice: obinute n urma observrii; dovezi testimoniale: reprezentnd declaraii ca rspuns la interviuri sau chestionare; dovezi documentare: forma cea mai des ntlnit o reprezint documentulele n baza crora se realizeaz constatrile de audit; dovezi analitice: reprezint analize i comparaii pe baz de raionamente cu operaiuni similare sau cu operaiuni efectuate anterior. La realizarea procedurii de colectare a dovezilor contribuie auditorii i supervizorul, fiecare avnd atribuii specifice, astfel: Auditorii: efectueaz testrile i procedurile prevzute prin program; apreciaz dovezile obinute din punct de vedere al adecvrii, suficienei i relevanei; colecteaz documentele i pentru celelalte obiective ale misiunii de audit; numeroteaz documentele; transmit FIAP-urile spre avizare supervizorului; analizeaz comentariile scrise ale supervizorului i iau n considerare eventualele elemente pe care le accept;

806

 pregtesc i finalizeaz FIAP-urile, impreuna cu supervizorul; discuta FIAP-urile cu cei auditati; ndosariaz documentele utilizate n cadrul misiunii; eticheteaz, numeroteaz i ndosariaz testele i FIAP-urile n dosarul permanent seciunea A. Supervizorul: analizeaz FIAP-urile i probele de audit care le susin; ntocmete un comentariu privind probele i testele ce susin FIAP-ul, care se pstreaz n dosarele de lucru; revede i supervizeaz FIAP-urile. n continuare, prezentm o metodologie de abordare a elaborrii FIAP-urilor, respectiv a modului de constiuire a echipelor auditori-auditai, pentru ntocmirea i semnarea acestora, n etapa de derulare a interveniei pe teren, aa cum rezult din figura 12.2 ntocmirea FIAP-urilor. n cadrul edinei de deschidere se stabilesc persoanele din cadrul compartimentelor auditate care vor participa mpreun cu echipa de auditori interni la efectuarea testrilor i colectarea probelor de audit. n aceste condiii, auditorii interni contureaz problemele pe care le constat i intenioneaz s le analizeze, le aduce la cunotina reprezentanilor celor auditai i le solicit explicaii. Problemele care conduc la elaborarea FIAP-urilor se discut i cu supervizorul pentru a se asigura de corectitudinea modului cum vd ei problema sau constatarea n cauz. Dup ntocmirea FIAPurilor i obinerea avizului supervizorului, auditorul intern discut FIAP-ul cu cei auditai. FIAP-urile se semneaz de persoanele care au fost desemnate pentru colectarea dovezilor i efectuarea testrilor din partea

807

entitii la edina de deschidere, nominalizate n Minuta edinei de deschidere. Din partea entitatii auditate semneaza FIAP-ul persoana desemnata, numai pentru confirmarea constatarilor existente in FIAP, nu si pentru celelalte elemente continute de acesta. n situaia n care persoana desemnat nu este de acord s semneze FIAP-ul se poart discuii i dac elementele prezentate de acesta sunt de form, auditorul opereaz respectivele modificri, iar dac acestea sunt de fond, auditorul le reine, pentru rediscutarea acestora cu supervizorul, si ulterior obtine acordul celui auditat pentru confirmarea constatarii.

808

 PROGRAMUL PRELIMINAR - Liste de verificri - Interviuri, eantioane, sondaje - Diagrame de circulaie - Piste de audit - Teste, comparaii, observare direct Auditorii interni AI 1 AI 2 Reprezentaii EP Florescu A. Ionescu B. Avramescu C. Comp. 1

Comp. 2 Comp. 3 . Popescu D.

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI FIAP

Problema Constatare Cauze Consecine Recomandare

Nivel 1 Director Nivel 2 Director Nivel 3 ef Serviciu Confirmarea reprezentantului entitii (Semntura acestuia presupune acceptarea

NTOCMIT, SUPERVIZOR,

Figura 6.2. ntocmirea FIAP-urilor

809

Precizm faptul c, intervenia supervizorului trebuie s fie una profesional, respectiv a unui specialist care nu a fost implicat direct, pe teren, n testare i obinerea probelor pentru constatrile i concluziile auditorului intern. n acest sens, supervizorul trebuie s evalueze ncadrrile legislative, spre exemplu s nu existe constatri pe baza unor acte normative abrogate. De asemenea, supervizorul trebuie s analizeze i evalueze modul de constituire a eantioanelor, probele de audit obinute, calitatea acestora, volumul testrilor efectuate comparativ cu constatrile i recomandrile efectuate de auditul intern. Modalitatea de avizare a supervizorului, prezentat mai nainte, are rolul de a evita anumite imperfeciuni ale FIAP-ului elaborat de auditorul intern, nainte de a fi transmis structurii auditate, dar are i menirea de a nu interveni i influena activitatea auditorului intern. Astfel, dac auditorul intern nu va lua o serie de observaii n considerare, ele vor rmne scrise n comentariul supervizorului, respectiv n foaia de lucru care se va arhiva n dosarele misiunii. Ulterior, dac apar disfuncii la o eventual revizie a documentelor se poate constata n problema care a fcut obiectul FIAP-ului respectiv cine a avut dreptate, respectiv auditorul intern sau supervizorul. Dac n urma discuiilor cu supervizorul, auditorul intern i menine constatarea, iar persoana desemnat nu accepta sa semneze FIAP-ul, pentru conformitatea constatarii, auditorul il discuta cu nivelele superioare de management ale persoanelor desemnate s participe la efectuarea testrilor i, dac nu se semneaz, acesta hotaraste mentinerea sau nu FIAP-ul. Indiferent de rezultatul discutiilor auditorul va trebui, in continuare, sa se preocupe de culegerea de dovezi pentru acest FIAP care poate fi un FIAP foarte valoros. De asemenea, auditorul va trebui sa stabileasca daca introduce FIAP-ul in Raportul de audit intern sau il mai pastreaza pentru documentare. Totusi auditorul, daca considera, poate sa introduca in raport FIAP-ul nesemnat, consemnnd i obieciile sau observaiile celui auditat.

810

n sintez, n practic, pregtirea i finalizarea FIAP-urilor se realizeaz, prin parcurgerea mai multor pai, cu scopul de a asigura mbuntirea calitii acestora i eliminarea situaiilor contradictorii, care pot aprea ntre auditori i auditati, n momentul semnrii FIAPurilor, dup cum urmeaz: auditorii identific/constat problema; auditorii aduc problema verbal la cunotina auditatului; auditorii analizeaz problema identificat, formuleaz i ntocmesc FIAP-ul; auditorii discut FIAP-ul cu supervizorul; auditorii nainteaz FIAP-ul semnat, spre avizare supervizorului; supervizorul analizeaz FIAP-ul i elaboreaz un comentariu scris foaie de lucru cu privire la eantioanele stabilite, volumul testrilor, probele de audit obinute i constatrile i recomandrile auditorului intern; supervizorul transmite FIAP-ul, cu comentariul su auditorului intern, care analizeaz, completeaz probele de audit sau reformuleaz constatrile i le transmite din nou supervizorului; supervizorul contrasemneaz FIAP-ul i astfel se respect principiul celor patru ochi; auditorii prezint FIAP-ul celor auditai, l discut i l semneaz numai pentru conformitatea constatrii; auditorii ndosariaz FIAP-ul. Pentru realizarea obiectivelor care stau n faa auditorilor interni n etapa Interveniei pe teren acestia vor apela la tehnicile i instrumentele specifice muncii de audit i anume: A. Tehnici de audit intern

811

(1). Verificarea presupune confirmarea adevrului, acurateei, sinceritii sau actualitii subiectului, compararea declaraiilor unei persoane cu discuiile avute cu alte persoane, a concordanei cu legile i regulamentele, precum i a eficacitii controalelor interne. Tehnicile de verificare sunt: a. Comparaia: confirm identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din dou sau mai multe surse diferite; b. Examinarea: urmrirea n special a detectrii erorilor sau a iregularitilor; c. Recalcularea: refacerea calculelor matematice; d. Confirmarea: solicitarea informaiei din dou sau mai multe surse independente (a treia parte) n scopul validrii acesteia; e. Punerea de acord: procesul de potrivire a dou categorii diferite de nregistrri; f. Garantarea: examinarea documentelor de la articolul nregistrat cu documentele justificative in scopul verificarii realitatii tranzactiilor inregistrate; g. Urmrirea: examinarea documentelor justificative cu documentele de la articolul nregistrat, avand scopul de a stabili dac toate tranzaciile reale au fost nregistrate. (2). Observarea fizic presupune vizualizarea, remarcarea, ascultarea, comparaia cu standardele. Reprezint o modalitate prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie; (3). Intervievarea reprezint tehnica cea mai rspndit, poate fi oral sau scris, i folosete ntrebrile: cnd?, cine?, ce?, cum?, unde? i de ce? n practic, se realizeaz prin chestionarea persoanelor auditate/implicate/interesate, iar informaiile primite trebuie s fie confirmate prin documente cum ar fi chestionare sau interviuri.

812

Interviul poate s conin i o component de investigare, care reprezint ancheta efectuat pentru descoperirea de fapte ascunse i pentru stabilirea adevrului i presupune o cercetare aprofundat pentru a detecta neregulile. (4). Analiza const n descompunerea unor activiti/tranzacii n elementele componente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Analiza se realizeaz prin evaluarea sau estimarea elementelor analizate n conformitate cu o judecat profesional i constituie baza formulrii recomandrilor i concluziilor auditului intern. n practic, auditorii nu trebuie s verifice tranzaciile n totalitatea lor pentru evaluarea funcionalitii sistemului de control intern. Din aceste considerente, auditorii interni trebuie s se familiarizeze cu tehnicile de eantionare i s utilizeze cele mai potrivite modaliti pentru obinerea probelor de audit. Eantionarea reprezint procesul de aplicare a procedurilor de audit asupra unor segmente dintr-o populaie pentru a trage concluzii asupra ntregului, ceea ce permite obinerea unui volum mare de informaii prin analiza unui volum mic de date. Tehnica eantionrii este utilizat pentru obinerea siguranei asupra funcionalitii activitilor de control. Pentru alegerea eantioanelor exist dou modaliti: eantionarea orientat, cnd auditorii suspecteaz existena unor erori sau fraude i ndreapt eantionarea pentru a gsi ct mai multe dovezi n acest sens; eantionarea statistic, care poate permite formularea unei concluzii asupra ntregii populaii cu o marj mic de eroare i permite auditorilor s msoare riscurile eantionrii.

813

Pentru obinerea unui eantion reprezentativ trebuie s fie cunoscut populaia, s fie definit unitatea eantionat n funcie de obiectivele auditului i fiecruia dintre elementele populaiei s-i fie acordate anse egale de a fi selectate. Exemple de tipuri de eantionare: eantionarea numeric aleatorie, care conduce la obinerea unor eantioane reprezentative deoarece fiecare eantion are aceeai ansa de a fi selectat; eantionarea aleatorie stratificat, cnd populaia este compus dintr-o mare varietate de componente; eantionarea n mnunchi, cnd se selecteaz unul sau mai multe obiecte care vor fi verificate complet; eantionarea aleatorie sau la ntmplare, cnd se selecteaz elemente fr a fi influenat de idei preconcepute; eantionarea raional, utilizat n cazurile n care exista anumite motive i suspiciuni. Dimensionarea eantioanelor n sondajul statistic urmrete obinerea unei estimri credibile, nu a unor rezultate exacte. Nivelul de ncredere sau probabilitatea ca o anumit concluzie s fie corect crete n funcie de dimensiunile eantionului. Cu ct se impune ca precizia s fie mai mare, cu att va fi mai mare dimensiunea eantionului. Decizia referitoare la dimensiunile eantioanelor se bazeaz pe obiectivele auditului, iar eantioanele pot fi de tip raional dac evaluarea preliminar indic faptul c sistemul de control este adecvat sau de tip statistic dac sistemul de control pare neadecvat. n concluzie, auditarea obiectivelor entitii trebuie s asigure validitatea (proprietatea, sinceritatea etc.), acurateea (cantitatea, calitatea, clasificarea etc.), conformitatea (legilor, regulamentelor,

814

normelor etc.) i eficacitatea instrumentelor de control obiectivele, mijloacele, sistemul informaional, organizarea, procedurile i activitile de control (respectiv, gradul n care riscurile sunt neutralizate), prin utilizarea unor combinaii adecvate de tehnici i instrumente de audit intern, care s reprezinte probe de audit n sprijinul concluziilor i recomandrilor auditorilor. Instrumentul de control reprezint orice aciune ntreprins de conducere, de ctre Consiliul de administraie sau de alte grupri pentru gestionarea riscurilor i pentru a spori probabilitatea atingerii obiectivelor stabilite. Tipurile de instrumente de control se clasific astfel: Instrumente de control preventiv concepute pentru a limita posibilitatea ca un rezultat nedorit s se materializeze. Controale preventive: intenioneaz prevenirea erorilor nainte ca acestea s aib loc. Instrumente de control corectiv concepute s corecteze rezultatele nedorite care s-au materializat. Controale de detecie: intenioneaz s detecteze erorile dup ce acestea au fost comise. Instrumente de control directiv concepute s asigure realizarea unui anumit rezultat. Controale corective: remediaz problema identificat de controalele efective. Instrumentele de control detectiv concepute s identifice situaiile sau rezultatele nedorite care au avut loc. Controale directive: destinate s produc rezultate pozitive. Principalele instrumente de control sunt: planificarea, obiective SMART, existena unor instrumente de msur/indicatori eficace, monitorizarea progresului, ctigarea asigurrii asupra fiabilitii i integritii informaiilor privind performana, luarea unor msuri corective acolo unde performana este redus/nesatisfctoare, analiza economicitii, eficienei, eficacitii activitii, asigurarea calitii, mbuntirea permanent, instruirea i mbuntirea

815

abilitilor/competenelor, studii privind gradul de satisfacie al clienilor etc.

B. Instrumente de audit intern (1). Chestionarele i listele de verificare sunt instrumente care cuprind ntrebrile pe care le formuleaz auditorii interni i sunt de mai multe tipuri: a. chestionarul de luare la cunotin (CLC) cuprinde ntrebri referitoare la contextul socio-economic, organizarea intern, funcionarea entitii sau structurii auditate; b. chestionarul de control intern (CCI) este o metod de descriere i analiz a activitilor de control i conine ntrebri despre diferitele obiective i componente ale controlului. Ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciilor i a cauzelor reale ale acestora; c. lista de verificare (LV) este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind obiectivele definite, modalitile concrete de derulare, responsabilitile, mijloacele financiare, tehnicile de informare, resursele umane existente. (2). Tabloul de prezentare a circuitului documentelor auditului - pista de audit care permite: stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor; stabilirea documentaiei justificative complete;

816

 reconstruirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers. (3). Formularele constatrilor de audit intern se utilizeaz pentru prezentarea fundamentat a constatrilor auditorilor i sunt: a. Formularul de identificare i analiz a problemei FIAP, se ntocmete pentru fiecare disfuncionalitate i/sau iregularitate constatat. n cadrul lui sunt prezentate problema (domeniul), constatrile, cauzele, consecinele i recomandrile auditorilor interni pentru rezolvarea deficienelor constatate. FIAP-ul se semneaz de auditorii interni i de supervizor i se aduce la cunotina reprezentanilor entitii/structurii auditate; Auditorii trebuie s raporteze constatrile semnificative realizate cu ocazia auditrii obiectivelor propuse. La raportarea constatrilor, informaiile trebuie s fie competente i relevante pentru susinerea nelegerii acestora i pentru furnizarea probelor de audit convingtoare. Pe baza constatrilor realizate i susinute cu probe auditorii interni i formuleaz concluziile. Valabilitatea concluziilor depinde att de calitatea dovezilor care susin constatrile ct i de logica formulrii i argumentrii acestora. De asemenea, auditorii interni formuleaz recomandri pentru aciuni necesare corectrii problemelor i mbuntirii operaiunilor, pentru situaiile de nerespectare a cadrului normativ sau pentru eventualele puncte slabe ale activitilor de control intern. Recomandrile nu trebuie s reprezinte atribuii de serviciu sau prevederi ale cadrului normativ nerespectate, ci modaliti concrete de remediere a acestora. Recomandrile trebuie s fie constructive, s se refere direct la rezolvarea cauzei problemelor identificate, s fie specifice i

817

orientate pe aciuni, s fie adresate prilor care au autoritatea s acioneze i s fie realizabile. b. Formularul de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI, care se ntocmete n cazul n care auditorii interni constat abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale aplicabile entitii/structurii auditate i care au produs sau ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor publice. Iregularitatile constatate, se transmit cel mai trziu a doua zi efului compartimentului de audit, care va informa, in termen de trei zile, conductorul entitii auditate i structura de control abilitat pentru continuarea verificrilor. Procedura, n acest caz, presupune implicarea auditorilor si supervizorului prin parcurgerea urmtorilor pai i anume: Auditorul: raporteaz efului compartimentului de audit intern, cel mai trziu a doua zi, iregularitile constatate care pot fi abateri de la regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile entitii/structurii/programului/operaiunii auditate i care ar putea produce prejudicii pe seama fondurilor prin netransmiterea FCRI-ului; Supervizorul: informeaz n termen de trei zile conductorul entitii auditate i structura de control abilitat pentru continuarea verificrilor. n concluzie, n etapa interveniei la faa locului n cadrul procedurii colectarea dovezilor se continu activitatea de strngere a probelor de audit, nceput n etapa de Pregtire a misiunii de audit intern, cu ocazia efectuarii mai multor categorii de teste i ntocmirii FIAP-urilor, care vor fi avute in vedere la elaborarea proiectului Raportului de Audit Intern.

818

Dupa edinta de deschidere, practic incepe desfuarea etapei de interventie la fata locului odat cu derularea procedurii de colectare a dovezilor. Pe baza Programului interventiei la fata locului i a Chestionarului de luare la cunotin realizate in etapa de pregatire a misiunii de audit, s-au elaborat principalele liste de verificare i teste care ne vor orienta munca n etapa de interventie la fata locului. Testarile programate vor fi imbunatatite pe baza elementelor specifice constatate pe teren i se vor completa cu teste noi, liste de control, foi de lucru, interviuri, note de relatii, chestionare .a. In final, pe baza tuturor acestor testari pe teren vom trece la elaborarea Fiselor de identificare si analiza a problemelor (FIAP-uri) sau a Formularelor de constatare si raportare a iregularitatilor (FCRI). Din analiza probelor de audit care susin constatrile prezentate de auditorii interni, n cadrul misiunilor efectuate, s-a observat c multe constatri nu sunt prezentate ca rezultat al testrilor i interviurilor realizate n etapa de intervenie la faa locului, ci pe baza fillingului i expertizei auditorilor interni, la care ulterior auditorii ataeaz dovezile corespunztoare.

819

Desigur c toate acestea reprezint o experien care va trebui s fie mbuntit n permanen pentru atingerea obiectivelor auditului intern de a aduga valoare managementului riscului i organizrii entitii auditate. * * *

820

n cadrul procedurii de colectare a dovezilor din etapa de Intervenie la faa locului prezentm testrile efectuate pentru obinerea probelor de audit, care vor susine constatrile i recomandrile auditorilor interni, i care vor fi realizate pe structura obiectivelor misiunii de audit intern, stabilit n Tematica n detaliu a misiunii de audit.

Procedura P07: Chestionar ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007- 30.04.2008 ntocmit: Ionescu Adrian/Popescu Mircea 25.06.2008 Avizat: Florescu Cristian

Data: Data: 25.06.2008

Obiectivul I. FUNCIA DE PLANIFICARE A ACTIVITILOR DE CONDUCERE Nr. crt. 1. 1.1 1.2 1.3 N OBS. U Activitatea 1. DEFINIREA STRATEGIEI I POLITICILOR DE DEZVOLTARE Fundamentarea necesarului de resurse pentru realizarea Test nr.1 obiectivelor strategice Not de relaii nr. Exist strategie elaborat la nivelul structurii funcionale; X 1 Strategia elaborat la nivelul structurii funcionale este n X FIAP nr.1 concordan cu strategia organizaiei; Elaborarea strategiei la nivelul structurii funcionale a X urmrit: a. evaluarea situatiei actuale pe baza analizei diagnostic; X b. stabilirea rolului pe piata; X c. identificarea punctelor tari si a punctelor slabe ale X entitatii; d. formularea misiunii organizaiei; X e. fundamentarea variantelor strategice; X ACTIVITATEA DE AUDIT DA

821

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT f. identificarea si provenienta resurselor; g. implementarea strategiei ; Exist o fundamentare detaliat a strategiei; Exist dezvoltat planul de actiune pentru implementarea strategiei; Exist persoan responsabil cu actualizarea strategiei; Identificarea punctelor tari si a punctelor slabe s-a realizat pe baza analizei ameninrilor i oportunitatilor; Strategia dezvolt funciile eseniale ale structurii funcionale; Fundamentarea necesarului de resurse pentru realizarea obiectivelor strategice Strategia definit la nivelul structurii funcionale defineste clar obiectivele privind implementarea obiectivelor; Analiza strategica este bazat pe: a. definirea obiectivele strategice n consens cu direciile de actiune ale organizaiei b. dezvoltarea strategiei prin implementarea managementului c. analiza domeniului de activitate i definirea mandatului i misiunii structurii oraganizaionale d. definirea i analiza tuturor domeniilor i activitilor specifice n analiza i elaborarea strategiei s-au respectat, analizat i evaluat condiiile: a. evaluarea situatiei actuale pe baza analizei diagnostic; b. stabilirea rolului pe piata ; c. identificarea punctele forte si punctele slabe ale firmei; d. formularea misiunii organizaiei; e. fundamentarea variantelor strategice ; f. identificarea si provenienta resurselor ; g. implementarea strategiei ; n cadrul strategiei este definit termenul de implementare al obiectivelor Strategia elaborat definete a. misiunea structurii organizaionale b. stabilirea scopurilor fundamentale

DA

N U X X

OBS.

1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 2. 2.1 2.2

X X X X X

2.3

2.4 2.5

822

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT c. precizarea modalitilor de aciune d. fundamentarea necesarului de resurse e. esalonarea termenelor Planificarea strategic Activitatea 2. PLANIFICAREA STRATEGIC Ealonarea activitilor i stabilirea necesarului de resurse Resursele sunt identificate n corelaie cu activitile stabilite obiectivelor; Activitile sunt prioritizate n funcie de importana lor pentru organizaie; Termenele de realizare a activitilor sunt stabilite n cadrul termenelor de implementare a obiectivelor Definirea obiectivelor generale derivate din obiectivele strategice Obiectivele generale au la baz o strategie bine definit n domeniul resurselor umane Stabilirea obiectivelor strategice a inut cont i de mediul intern i extern; Obiectivele definite n cadrul strategiei asigur: a. definirea realist a acestora; b. asigurarea factorului de mobilizare; c. definirea lor astfel nct s fie inelese de ctre salariai; d. definirea lor n form stimulatoare; e. asigurarea necesarului de resurse n vederea implementrii obiectivelor Obiectivele generale sunt definite n termeni de impact; Obiectivele generale deriv din obiectivele strategice; Obiectivele generale acoper strategia definit n cadrul domeniului de activitate; Obiectivle generale n domeniul resurselor umane ofer direcia i inta final ce urmeaz a fi atins Obiectivele sunt formulate de o manier precis, riguroas fr interpretri Obiectivele definite reprezint o component important n cadrul sistemului de management al organizaie; Precizarea actiunilor, modalitilor de realizare a obiectivelor Obiectivele sunt acceptate n cadrul structurii funcionale,

DA

N U

OBS.

2.6 3. 3.1. 3.2. 3.3. 4. 4.1 4.2 4.3

X X X X X X X X X X X X

Test nr. 2 Interviu nr. 1 FIAP nr.2

4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11

823

Nr. crt. 4.12 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12

ACTIVITATEA DE AUDIT Obiectivele sunt provocatoare pentru salariai Activitatea 3. PLANIFICAREA ANUAL Elaborarea planului de activitate Evaluarea performanelor actuale ale activitiilor desfurate; Analiza sistemului actual de organizare i conducere a activitii Evaluarea mediului extern i analiza factorilor externi de influen Evaluarea mediului intern i analiza factorilor interni de influen Elaborarea instrumentelor i procedurilor de implementare a strategiei Determinarea volumului i structurii resurselor necesare pentru realizarea obiectivelor; Elaborarea instrumentelor i procedurilor de control; Sunt ntocmite pe perioade scurte Sunt ntocmite pentru o activitate sau grup restrns de activiti; Nominalizeaz exact responsabilitile i resursele; Definete termene clare de realizat; Nivelul cunotinelor personalului asigur realizarea programelor; Instrumentele de implementare a programelor sunt bine definite; Fundamentarea resurselor umane n vederea implementrii unui plan de activitate Exist strategii privind planificarea resurselor umane; Resursele umane necesare implementrii planurilor: Numrul de angajati pe categorii de calificare; Dinamica personalului pe categorii i departamente; Volumul de munc suplimentar; Necesarul diferitelor categorii de angajati; Performanele i potenialul angajatilor; Nivelul general de salarizare; Posturile care vor aprea sau schimba; Competenele de care este nevoie n viitor; Posibilitatea reorientrii i recalificrii profesionale; Schimbrile la nivel managerial;

DA

N U

OBS.

X X X

824

Nr. crt. 6.13 6.14 6.15

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

N U

OBS.

6.16 6.17

7. 7.1

Nevoile de instruire; X Programele de recrutare, disponibilizare i pensionare; Stabilirea echilibrului intre efectivul de personal, posturile disponibile i cele prevzute pe o perioad de timp determinat; Analiza aptitudinilor resurselor umane disponibile; Identificarea n cadrul posturilor a domeniilor critice cu privire la acoperirea acestora n raport cu cerinele reale al disponibilitilor existente n interior i exterior; Elaborarea planului anual de activitate; Planul de activitate anual a fost comunicat i este cunoscut de personalul implicat n realizarea acestuia; Salariaii sunt motivai i cointeresai n realizarea obiectivelor planului de activitate; Este fundamentat i dimensionat necesarul de resurse; Pentru realizarea activitilor planificate sunt asigurate competenele necesare; Salariaii cunosc metodologiea de realizare i implementare a activitilor planificate; Planul este alctuit n concordan cu bugetul anual de venituri i cheltuieli; Pentru realizarea planului anual de activitate managementul a luat n considerare i cunoaterea nevoilor salariailor; Planul anual de activitate coreleaz obiectivele individuale cu cele organizaionale; Stabilirea planului anual de activitate permite ncadrarea n resursele financiare planificate; Avantajul competitiv stabilit este proiectat economic, social sau cultural; Sunt anticipate condiiile viitoare n care va funciona organizaia; Documentele planificrii sunt elaborate i cunoscute; Managementul organizaiei actioneaz consecvent pentru implementarea planurilor; Sunt ntocmite strategii, politici, programe, etc. pentru orientarea unitar a activiti organizaiei pentru realizarea scopurilor fundamentale; Planurile sunt adaptate la conditiile externe organizaiei;

X X

7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15

X X X X X X

Test nr.3 Interviu nr. 2 FIAP nr.3

825

Nr. crt. 7.16

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

N U

OBS.

8. 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7

8.8 8.9 8.10 8.11 8.12 8.13 8.14 8.15 8.16 9. 9.1 9.2

Impactul planurilor este raportat asupra performantei organizaiei; Activitatea 4. EFICIENA DECIZIILOR N DERULAREA ACTIVITILOR Implementarea soluiei alese pentru elaborarea deciziei Deciziile sunt n corelaie cu transformrile din mediul organizaional; Persoana care emite decizia deine sarcinile, competenele X i responsabilitile necesare; Decidentul urmrete implementarea deciziei; X Decidentul intervine n fazele de implementare a deciziei; X Decitentul stabileste ce i cum trebuie implementat n X realizarea deciziei; Fundamentarea decizilor strategice se realizeaz n grup; Sistemul decizional este structurat pe trei niveluri: a. nivelul operaional cuprinde decidenii asupra problemelor curente; b. nivelul median cuprinde decidenii de nivel mediumanagementul de nivel mediu; c. nivelul de vrf cuprinde decidenii cu responsabilitii n orientarea strategic managementul superior; Deciziile sunt adecvate n raport cu strategia general; Profesionalismul decidenilor asigur calitatea deciziei; Calitatea deciziilor asigur indeplinirea obiectivelor; Deciziile sunt argumentate temeinic; nainte de emiterea decizei a fost stabilit clar stare de fapt; Materialul probant este suficient pentru a asigura calitatea deciziei; Decizia adoptat este implementat n totalitate; Exist planuri alternative la adoptarea deciziei; Deciziile sunt formalizate de persoanele emitente responsabile; Formularea resticiilor i criteriilor avute n vedere la luarea deciziei Personalul deine cunotinele i deprinderile necesare pentru fundamentarea corect a deciziei; La elaborarea deciziilor se urmrete analiza impactul X acestora asupra obiectivelor i scopurilor organizaiei, prin: a. stabilirea mai multor variante ale deciziei; X b. existena unui obiectiv de atins; X

Test nr. 4 List de control nr. 1

826

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 9.12 9.13 9.14 9.15 9.16 9.17 9.18 9.19

10. 10.1 10.2

FIAP nr. c. fundamentarea stiinific a deciziei ; 4 d. formularea clar a deciziei; e. fundamentarea resurselor financiare; f. fundamentarea resurselor umane; g. definirea corect a perioadei de realizare; Fundamentarea deciziei tine cont de punctele tari i punctele slabe ale domeniului unde urmeaz s fie implementat; Decizia este integrat n cadrul celorlate decizii adoptate; X Decizia tine cont de strategii i politicile n cadrul domeniului X pentru care este emis; Integrarea deciziilor este realizat si pe verticala i pe orizontala sistemului managerial; Pentru implementarea deciziei este stabilit un termen de implementare; Procesele de munc necesare implementrii deciziei sunt X stabilite i delimitate corect; Decizia definete scopul urmrit, modalitatea de implementare, resursele necesare; Decizia defineste locul unde se aplic i cine rspunde de X implementarea deciziei; Factorii decizionali sunt cunoscui i urmrii la emiterea unei X decizii; Deciziile fac trimitere la temeiurile legale pe care sunt X fundamentate; Deciziile asigur perspicacitatea, creativitatea i spiritul activ la realitatea sociala i economic; Deciziile se bazeaz pe intuiie; Deciziile se bazeaz pe o abordarea raional; Subsistemul decizional asigur adoptarea i aplicarea deciziilor corespunztoare; Deciziile sunt adoptate operativ; Exist o concepie unitar n elaborarea deciziilor; Incoerenele decizionale sunt identificate operaional i soluionate; Activitatea 5. ASIGURAREA COMPETENELOR N REALIZAREA DECIZIILOR Atribuiile definite asigur competena necesar realizrii activitilor Atribuiile sunt definite n corelaie cu activitile definite; X Test nr. 5 Interviu Pentru funcii diferite si grade diferite sunt stabilite aceleai X

N U X X X X X

OBS.

827

Nr. crt. 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8

ACTIVITATEA DE AUDIT atribuii; Pentru aceleai funcii sunt repartizate atribuii diferite; Unui post de conducere ii sunt alocate sarcini de execuie si invers; Pentru pregtiri diferite sunt stabilite aceleai atribuii; Exist echilibru ntre atribuiile repartizate postului i competenele titularului de post; Limitele de competenta asigur o informare corespunztoare asupra limitelor decizionale Pentru personalul cu atribuii de conducere atribuiile i responsabilitile asigur: a. funcia de planificare b. funcia de organizare c. funcia de coordonare d. funcia de asigurare e. funcia de control Responsabilitile sunt stabilite clar i precis n sarcina persoanelor de conducere de la nivelul mediu i nivelul de vrf, n cadrul ROF sunt stabilite limitele de responsabilitate ale personalului i nu se face referire la competena acestuia; Sarcinile individuale asigur realizarea atribuiilor astfel nct s conduc la realizarea activitilor Sarcinile individuale sunt definite n cadrul fisei postului; Fia de post reflect i este construit n conformitate cu atribuiile din ROF Atribuiile din fia de post sunt inute la zi prin actualizarea prompt a modificrilor Fia postului prezint, n detaliu, sarcinile impuse unui salariat pentru a-i putea desfura activitatea n condiii de asigurare a competenelor; La stabilirea obiectivelor i sarcinilor se are n vedere atribuiile definite structurii funcionale i ncadrarea n acestea La definirea atribuiilor postului, sunt identificate funciile sensibile Este stabilit o politic adecvat de rotaie a salariailor pentru funciile sensibile Aciunile realizate n baza sarcinilor postului asigur

DA X X X

N U

OBS. nr. 3 FIAP nr. 5

10.9

X X

10.10 11. 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5

X X

11.6 11.7 11.8

828

Nr. crt. 11.9 11.10

ACTIVITATEA DE AUDIT realizarea activitilor; Pentru realizarea sarcinilor sunt definite relaiile de colaborare ale postului cu alte posturi Pentru realizarea sarcinilor postului sunt definite relaiile de cooperare cu alte posturi Auditor intern, Ionescu Adrian

DA

N U

OBS.

X X

Data: 25.06.2008 Cristian

Supervizor, Florescu

Procedura P08: Colectarea dovezilor ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 1 Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului Definirea strategiei i a politicilor de dezvoltare. Obiectivele testului Analiza sistemului de fundamentare al necesarului de resurse pentru realizarea strategiei. Descrierea testului Evaluarea condiiilor privind elaborarea strategiei va urmrii analiza modului n care au fost respectate i analizate urmatoarele activiti cuprinse n procedura de realizare a strategiei din Lista de verificare nr. 1, poziiile 1.1. - 1.8, astfel: a. evaluarea situatiei actuale pe baza analizei diagnostic; b. stabilirea rolului pe piata; c. identificarea punctelor tari si a punctelor slabe ale entitii; d. formularea misiunii organizaiei; e. fundamentarea variantelor strategice; f. identificarea si provenienta resurselor; g. implementarea strategiei . Testarea s-a realizat prin evaluarea sistemului de elaborare a strategiei i a documentelor rezultate, dar i n baza Notei de relaii nr. 1 privind modul de

829

fundamentare al strategiei, adresat domnului Georgescu Mihai Director Departament Politici Publice. Constatri Din analiza sistemului de fundamentare a strategiei, rezult c s-au realizat urmtoarele etape: b. stabilirea rolului structurii funcionale n cadrul organizaiei fiind identificat i definit importana acesteia; d. definirea misiunii structurii funcionale n concordan cu obiectivele strategice i direciile de aciune stabilite la nivelul organizaiei; f. identificarea si proveniena resurselor financiare, materiale i umane necesare aplicrii i implementrii strategiei; g. implementarea strategiei, fiind fixate termene necesare atingerii obiectivelor n raport cu care se urmaresc asigurarea si repartizarea resurselor precum si concentrarea eforturilor umane si materiale. Tot din analiz rezult c la elaborarea strategiei, la nivelul structurii funcionale, nu s-au avut n vedere urmtoarelor etape, astfel: a. Evaluarea situatiei actuale pe baza analizei diagnostic, respectiv orientarea activitatii pentru o anumita perioada, prin strategie, presupune ca, n prealabil, sa fie cunoscuta situatia actuala, rezultatele pe care le obtine, potentialul financiar si importana n cadrul realizrii obiectivelor generale ale organizaiei, care nu s-a realizat pe baza unei analize diagnostic, pentru a avea o imagine ct mai completa asupra domeniului de activitate din cadrul organizaiei. Analiza diagnostic trebuia elaborat n baza unor studii privind potentialului intern, folosind metode statistice, matematice, analiza pe baza de bilant etc. care s surprind evolutia proceselor si fenomenelor specifice domeniului de activitate. Informatiile de intrare nu fac referire la aspecte cum sunt: dimensiunea structurii funcionale, resursele umane, nzestrarea tehnica, managementul utilizat; c. Identificarea punctelor tari si a punctelor slabe ale entitii n vederea determinrii ameninrilor i oportunitatilor cu care se confrunt entitatea; e. Fundamentarea variantelor strategice obiectivele strategice stabilite structurii funcionale nu au fost corelate cu posibilitatile efective ale organizaiei, cu factorii interni si externi. Realizarea strategiei implica fixarea si respectarea termenelor necesare atingerii obiectivelor n raport cu care se urmaresc asigurarea si repartizarea resurselor precum si concentrarea eforturilor umane si materiale. Totodata, trebuie avuta n vedere compatibilitatea variantei strategice elaborata teoretic cu realitatea si modul n care s-a reusit surprinderea actiunii factorilor de influenta. Strategia a fost elaborat fr a se evalua situata actuala pe baza analizei diagnostic, pentru a avea o imagine ct mai completa asupra organizaiei, rezultatele pe care i-a propus s le obtin, potentialul su financiar si importana n cadrul

830

realizrii programului de guvernare. De asemenea, nu au fost identificate punctele tari si punctele slabe n vederea determinrii amenintarilor si oportunitatilor cu care se confrunt entitatea. Nerealizarea variantelor strategice n activitatea de fundamentare, respectiv obiectivele strategice ale structurii funcionale definite n cadrul strategiei nu au fost corelate cu posibilitatile efective ale organizaiei, cu factorii interni si externi. Realizarea strategiei implica fixarea si respectarea termenelor necesare atingerii obiectivelor n raport cu care se urmaresc asigurarea si repartizarea resurselor precum si concentrarea eforturilor umane si materiale. Concluzii In activitatea de fundamentare a strategiei nu s-a respectat procedura operaional de lucru aprobat de conducerea entitii, astfel: nerealizarea pe baza analizei diagnostic a evalurii situaiei actuale n vederea elaborrii strategiei. neidentificarea punctelor tari si punctelor slabe n vederea determinrii amenintarilor si oportunitatilor. obiectivele strategice definite n cadrul strategiei nu au fost corelate cu posibilitatile efective ale organizaiei, cu factorii interni si externi. Pentru constatrile efectuate se va elabora FIAP-ul nr. 1. Data: 25.06.2008 Auditor intern, Ionescu Adrian Supervizor, Florescu Cristian

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern NOT DE RELAII nr. 1. privind elaborarea strategiei adresat Domnului Georgescu Mihai, Director Departament Politici Publice ntrebarea nr. 1. Cine rspunde de elaborarea strategiei organizaiei ? Rspuns nr. 1. Departamentul Politici Publice.

831

ntrebarea nr. 2. Cum a fost determinat rolul pe pia al organizaiei n cadrul strategiei? Rspuns nr. 2. Pe baza analizei importanei activitilor pe care le desfoar organizaia i a modului de satisfacere a cerintelor colaboratorilor. ntrebarea nr. 3. Definirea misiunii organizaiei pe ce a fost fundamentat? Rspuns nr. 3. Pe baza mandatului stabilit de Consiliul de Administraie.
ntrebarea nr. 4. Strategia elaborat a fost implementat?

Rspuns nr. 4. Pe baza strategiei au fost elaborate politici pentru fiecare domeniu de activitate, politici pe baza crora au stabilite domeniile de activitate i activitile.
ntrebarea nr. 5. La elaborarea strategiei analiza situaiei actuale s-a realiza pe baza unei analize diagnostic?

Rspuns nr. 5. Nu.

ntrebarea nr. 6. Cum au fost analizate i interpretate la elaborarea strategiei punctele tari i punctele slabe?

Rspuns nr. 6. Nu a fost realizat o analiza a punctelor tari i slabe la elaborarea strategiei .
ntrebarea nr. 7. Fundamentarea strategiei s-a bazat pe elaborarea mai multor variante?

Rspuns nr. 7. Nu.

ntrebarea nr. 6. Mai avei ceva de adugat?

Rspuns nr. 6. Nu.

832

Data: 25.06.2008

Auditor intern, Ionescu Adrian

Director DPP, Georgescu Mihai

Procedura - P08: Colectarea dovezilor ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1 Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007 30.04.2008 PROBLEMA CONSTATAR E Nerespectarea procedurii de elaborare i fundamentare a strategiei i a politicilor de dezvoltare. Din analiza sistemului de fundamentare a strategiei, rezult c s-au realizat urmtoarele etape: b. stabilirea rolului structurii funcionale n cadrul organizaiei fiind identificat i definit importana acesteia; d. definirea misiunii structurii funcionale n concordan cu obiectivele strategice i direciile de aciune stabilite la nivelul organizaiei; f. identificarea si proveniena resurselor financiare, materiale i umane necesare aplicrii i implementrii strategiei; g. implementarea strategiei, fiind fixate termene necesare atingerii obiectivelor n raport cu care se urmaresc asigurarea si repartizarea resurselor precum si concentrarea eforturilor umane si materiale. Tot din analiz rezult c la elaborarea strategiei, la nivelul structurii funcionale, nu s-au avut n vedere urmtoarelor etape, astfel: a. Evaluarea situatiei actuale pe baza analizei diagnostic, respectiv orientarea activitatii pentru o anumita perioada, prin strategie, presupune ca, n prealabil, sa fie cunoscuta situatia actuala, rezultatele pe care le obtine, potentialul financiar

833

si importana n cadrul realizrii obiectivelor generale ale organizaiei, care nu s-a realizat pe baza unei analize diagnostic, pentru a avea o imagine ct mai completa asupra domeniului de activitate din cadrul organizaiei. Analiza diagnostic trebuia elaborat n baza unor studii privind potentialului intern, folosind metode statistice, matematice, analiza pe baza de bilant etc. care s surprind evolutia proceselor si fenomenelor specifice domeniului de activitate. Informatiile de intrare nu fac referire la aspecte cum sunt: dimensiunea structurii funcionale, resursele umane, nzestrarea tehnica, managementul utilizat; c. Identificarea punctelor tari si a punctelor slabe ale entitii n vederea determinrii ameninrilor i oportunitatilor cu care se confrunt entitatea; e. Fundamentarea variantelor strategice obiectivele strategice stabilite structurii funcionale nu au fost corelate cu posibilitatile efective ale organizaiei, cu factorii interni si externi. Realizarea strategiei implica fixarea si respectarea termenelor necesare atingerii obiectivelor n raport cu care se urmaresc asigurarea si repartizarea resurselor precum si concentrarea eforturilor umane si materiale. Totodata, trebuie avuta n vedere compatibilitatea variantei strategice elaborata teoretic cu realitatea si modul n care s-a reusit surprinderea actiunii factorilor de influenta. Strategia a fost elaborat fr a se evalua situata actuala pe baza analizei diagnostic, pentru a avea o imagine ct mai completa asupra organizaiei, rezultatele pe care i-a propus s le obtin, potentialul su financiar si importana n cadrul realizrii programului de guvernare. De asemenea, nu au fost identificate punctele tari si punctele slabe n vederea determinrii amenintarilor si oportunitatilor cu care se confrunt entitatea. Nerealizarea variantelor strategice n activitatea de fundamentare, respectiv obiectivele strategice ale structurii funcionale definite n cadrul strategiei nu au

834

CAUZA

CONSECINA

RECOMAND RI

fost corelate cu posibilitatile efective ale organizaiei, cu factorii interni si externi. Realizarea strategiei implica fixarea si respectarea termenelor necesare atingerii obiectivelor n raport cu care se urmaresc asigurarea si repartizarea resurselor precum si concentrarea eforturilor umane si materiale. Personalul desemnat cu elaborarea strategiei nu a avut pregatirea necesara n vederea realizarii unei analize de ansamblu a organizaiei i a unei analize a domeniului de activitate, a identificarii factorilor interni i externi care influeneaz realizarea activitatilor specifice, ct i a ameninrilor i oportunitilor n indeplinirea obiectivelor. Implementarea strategiei nu contribuie la realizarea mandatului cu care a fost investit organizaia, la atingerea obiectivelor generale definite i la realizarea direciilor de actiune cu privire la dezvoltarea domeniului de activitate. Pregtirea profesional anticipat a personalului implicat n elaborarea strategiei, de ctre managementul responsabil cu aceasta. Reanalizarea strategiei definite la nivelul structurii funcionale n conformitate cu procedura operaional aprobat. Actualizarea acesteia astfel nct implementarea s contribuie la realizarea unui management modern in domeniul de activitate i la atingerea obiectivelor strategice ale organizaiei. mbuntirea procedurilor operaionale de lucru privind sistemul de fundamentare a necesarului de resurse pentru elaborarea strategiei.

Auditor intern, conformitate, Ionescu Adrian

Supervizor, Florescu Cristian

Pentru

Procedura P08: Colectarea dovezilor ENTITATEA PUBLIC

835

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern INTERVIU NR. 1. privind definirea n termeni de impact a obiectivelor strategice adresat Domnului Stnescu Cristian - ef serviciu DPP
Misiunea de audit: Activitatea de conducere

Perioada auditat: 01.01.2007 30.04.2008 Nr. crt NTREBRI . 1. Exist un responsabil cu elaborarea strategiei? 2. La definirea obiectivelor strategice a existat o analiza a domeniilor pentru care acestea au fost definite? 3. La definirea obiectivelor strategice au fost luate n calcul capacitile i posibilitile efective ale organizaiei de implementare a acestora? 4. Obiectivele strategice sunt definite pentru nivelul de nelegere al salariailor? 5. La dimensionarea obiectivelor au fost dimensionate resursele pe baza unor indicatori calitativi i cantitavi? 6. La definirea obiectivelor strategice s-a urmrit ca termenul de implementare al acestora s fie multianual? 7. Salariaii au fost pregtii i instruiti astfel nct s se asigure sigurana implementrii obiectivelor? 8. Obiectivele strategice sunt definite cu respectarea atribuiilor i funciilor generale ale organizaiei? 9. Obiectivele generale sunt definite n cadrul strategiei elaborate la nivelul organizaiei? 10. Obiectivele generale ofer pe domeniile pe care sunt definite direcia i inta final ce DA X X Obiectivele strategice nu sunt realiste Obiectivele strategice nu sunt mobilizatoare pentru salariai Obiectivele strategice nu sunt nelese de salariai NU OBSERVAII

X X

X X X X

836

Nr. crt NTREBRI . urmeaz a fi atinse? 11. Obiectivele generale sunt definite ntr-o form riguroas fr interpretri i ntr-o manier precis

DA

NU

OBSERVAII

Obiectivele generale definite nu sunt stimulatoare pentru salariai ef Serviciu Stnescu Cristian

Data: DPP, 25.06.2008

Auditor intern, Ionescu Adrian

LISTA DE CONTROL nr. 1. privind modul de evaluare a deciziilor strategice Formularea clar a deciziei;

Fundamentarea resurselor financiare

Fundamentarea resurselor umane;

Existena unui obiectiv de atins

Fundamentarea stiinific a deciziei

Elemente eantionate 1. Decizie privind imbunatatirea

Definirea corect a perioadei de realizare; FIAP

Stabilirea mai multor variante ale deciziei

Elemente testate

837

Procesele de munc necesare implementrii deciziei sunt stabilite i delimitate corect; X

Formularea clar a deciziei;

Fundamentarea resurselor financiare

Fundamentarea resurselor umane;

Existena unui obiectiv de atins

Fundamentarea stiinific a deciziei

Elemente eantionate sistemului informaional nr. din 2. Decizie privind evaluarea posturilor nr. din 3. Decizie privind primirea si distribuirea materialelor nr. din 4. Decizie privind angajarea personalului nr. din 5. Decizie privind instruirea personalului nr. din 6. Decizie privind achiziiile de bunuri si servicii nr. din 7. Decizie privind elaborarea studiilor financiare pentru fundamentarea cheltuielilor nr. din 8. Decizie privind organizarea si desfsurarea inventarierii perimoniale nr. din 9. Decizie privind stabilirea si analiza indicatorilor de performanta nr. din 10. Decizie privind proiectarea, crearea i exploatarea bazelor de date nr. din 11. Decizie privind informatizarea activitilor nr. din 12. Decizie privind elaborarea proiectelor de dezvoltare nr. din 13. Deciziile privind managementul resurselor umane

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X X

X X FIAP X X

X X FIAP X X

Definirea corect a perioadei de realizare; X FIAP X FIAP X

Stabilirea mai multor variante ale deciziei

Elemente testate

FIAP

FIAP

X X X X

X X X X

X X X X

X X X X

X X FIAP X

FIAP X X X

X FIAP X X

838

Procesele de munc necesare implementrii deciziei sunt stabilite i delimitate corect; FIAP X X X FIAP X X FIAP X X X FIAP

Elemente eantionate Elemente testate

nr. din 14. Deciziile privind asigurarea carierei personalului nr. din 15. Deciziile privind organizarea controluliui intern nr. din 16. Deciziile privind asigurarea calitii nr. din Data: 25.06.2008 X X X X X X Stabilirea mai multor variante ale deciziei Existena unui obiectiv de atins X Fundamentarea stiinific a deciziei X Formularea clar a deciziei; X X X Auditor intern, Ionescu Adrian

839 X FIAP X FIAP X X FIAP X X

X X X FIAP

Fundamentarea resurselor financiare Fundamentarea resurselor umane; Definirea corect a perioadei de realizare; Procesele de munc necesare implementrii deciziei sunt stabilite i delimitate corect;

ENTITATEA PUBLIC Serviciul de audit public intern SITUATIA nr. 1 privind studiile de specialitate i perfecionri/specializri ale salariailor Eantio n/Nr. marca 11-035

Nr. crt. 1.

Directia

Denumire post

Nivel post Execuie

Vechim e 1an

Studii de specialitate

Perfecionri/ Specializri

CONTABILITAT Expert E JURIDIC Consilier

2.

12-1054

Execuie

9 ani

3. 4.

33-1078 44-1112

ORGANIZARE RESURSE UMANE

Consilier Consilier

Execuie Execuie

9 ani 11 ani

5. 6.

65-1134 66-2256

IT

Asistent

Execuie Execuie

9 ani 2 ani

CONTABILITAT Asistent E

Economice, juridice i de Nu alt specialitate absolvite cu diplom de licen sau echivalent Facultatea de Drept Cursuri interne Bucureti de calculatoare/M asterat obinut n anul 2005 Studii superioare de lung Nu durat ASE Bucureti, Fac. Curs integrare Finane, Bnci i european, Contabilitate, specializarea SFP, 2005 Finane Bnci, 1994, Diploma de licen Studii absolvite cu diplom Nu sau echivalent Studii medii absovite cu Cursuri de diplom de bacalaureat sau specialitate echivalent absolvite cu diploma Studii superioare de lung Orice durat, absolvite cu diplom specializare n de licen managementul juridic Studii superioare Master economice i alte

7.

77-2273

JURIDIC

Consilier

Execuie

5 ani

8.

88-2288

ORGANIZARE

Consilier

Execie

2 ani

840

Nr. crt.

Eantio n/Nr. marca

Directia

Denumire post

Nivel post

Vechim e

Studii de specialitate specializri de lung durat, absolvite cu diplom de licen Studii absovite cu diplom Studii superioare de lung durat absolvite cu diplom de licen Studii juridice superioare de lung durat dovedite cu exemenul de licen/diplom Studii superioare economice dovedite cu exemenul de licen/diplom Studii superioare de lung durat absolvite cu diplom de licen n domeniul economic sau juridic Studii superioare de lung durat cu diplom de licen sau echivalent Studii cu diplom Studii superioare de lung durat, economice, tehnice sau alt specialitate, absolvite cu diplom de licen sau echivalet i specializare n informatic Studii superioare de lung durat, economice, tehnice sau alt specialitate, absolvite cu diplom de licen sau echivalet i specializare n informatic Studii superioare de lung

Perfecionri/ Specializri

9. 10. 11.

99-3302 1103318 1113330 1123345 1133364

RESURSE UMANE COLECTARE DEBITE COLECTARE DEBITE COLECTARE DEBITE RESURSE UMANE

Asistent Principal Consilier

Execuie Execuie Execuie

3 ani 6 ani 1 an

Nu Nu Master

12.

Expert

Execuie

5 ani

Nu

13.

Consilier

Execuie

9 ani

Nu

14.

114-380

CONTABILITAT Consilier E JURIDIC ORGANIZARE Principal Asistent

Execuie

9 ani

Nu

15. 16.

1154420 1164437

Execuie Execuie

7 ani 1 an

Nu Master

17.

1174456

ORGANIZARE

Expert

Execuie

5 ani

Master

18.

118-

IT

Consilier

Execuie

9 ani

Master

841

Nr. crt.

Eantio n/Nr. marca 4481

Directia

Denumire post

Nivel post

Vechim e

Studii de specialitate durat, economice, tehnice sau alt specialitate, absolvite cu diplom de licen sau echivalet i specializare n informatic Studii superioare de lung durat Studii superioare de leng durat economice, juridice

Perfecionri/ Specializri

19. 20.

1194499 2205512

IT COLECTARE

Expert Expert

Execuie Execuie

2 ani 5 ani

Nu Master

Data: 25.06.2008

Auditor intern, Popescu Mircea

842

CENTRALIZATOR NR. 1 privind modul de organizare al concursurilor pe baza datelor din Listele de control nr. 6 - 11 Legalizarea i certificarea copiilor documentelor Existena posturilor n statul deavizului funcii Solicitarea A.N.F.P. cu cel puin 45 de zile anterior susinerii concursurilor Emiterea avizului A.N.F.P. n termenul de 10 zile lucrtoare Publicarea n MO al Romniei cu 30 de zile nainte Depunerea dosarelor candidailor au fost n termen de 20 de ndeplinirea zile de la publicare condiiilor de vechime de ctre candidai dosarelor X -X --X --Elemente selectate candidailor n termen de 5 zile Consemnarea afirii rezultatelor selectrii dosarelor n termen de 5 zile lucrtoare Existena meniunii admis n Procesul verbal n dreptul dosarelor selectate X X X X X X X X X X X X

Dosarele de concurs 1. Concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la compartimentul resurse umane 2. Concurs pentru ocuparea postului de asistent la compartimentul contabilitate 3. Concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la compartimentul achiziii 4. Concurs pentru ocuparea postului de consilier principal la compartimentul IT 5. Concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la compartimentul juridic 6. Concurs pentru ocuparea postului de consilier principal la compartimentul

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

--

843

financiar Elemente selectate

Dosarele de concurs

Data:

25.06.2008

844 Auditor intern, Ionescu Adrian

Legalizarea i certificarea copiilor documentelor Existena posturilor n statul de avizului funcii Solicitarea A.N.F.P. cu cel puin 45 de zile anterior susinerii concursurilor Emiterea avizului A.N.F.P. n termenul de 10 zile lucrtoare Publicarea n MO al Romniei cu 30 de zile nainte Depunerea dosarelor candidailor au fost n termen de 20 de ndeplinirea zile de la publicare condiiilor de vechime de ctre candidai dosarelor candidailor n termen de 5 zile Consemnarea afirii rezultatelor selectrii dosarelor n termen de 5 zile lucrtoare Existena meniunii admis n Procesul verbal n dreptul dosarelor selectate

FOAIE DE LUCRU NR. 1

Obiectivul nr. 4: Antrenarea i motivarea personalului

Activitatea 17: Pregtirea i instruirea personalului Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: - populaia total este de 201 cursuri la care a participat personalul n cursul anului; - eantionul va fi de 10%, respectiv 201 x 10% = 20 cursuri la care a participat personalul i care vor fi analizate i evaluate n totalitate; - pasul de selecie va fi 201 : 20 = 10; - cursurile vor fi ordonate n ordinea cronologic a perioadei n care acestea au fost organizate, la care se va aplica pasul de esantionare stabilit. - eantionul constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii se va ntocmi un test. n situaia n care nu vom avea rezultate semnificative, testul se va repeta pe acelai eantion, dar la care se va calcula alt pas, sau pe un alt eantion. Data: 25.06.2008 Auditor intern, Popescu Mircea

845

6.2.4. edina de nchidere

edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatrilor i a recomand rilor din proiectul Raportului de audit intern, precum i discutarea Planului de aciune, nsoit de Calendarul de implementare al recomandarilor. n cadrul edinei de nchidere auditorii urmresc s se asigure c, constatrile i recomand rile sunt clare, obiective, fundamentate, relevante, uor de neles i nu vor permite interpretri. Constatrile trebuie s fie fundamentate pe probe de audit, documente doveditoare i s fac trimitere la reglementrile nerespectate. De asemenea, aspectele semnalate trebuie s ajute conducerea entitii/structurii auditate n luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficienelor constatate. n acest sens, auditorii interni planific Sedina de nchidere cu acordul entit ii auditate i invit supervizorul i conductorii entit ii/structurii auditate. edina de nchidere se finalizeaz prin Minuta edinei de nchidere, n care se consemneaz data edinei, participanii, discuiile efectuate i concluziile finale. n sintez, procedura edinei de nchidere se prezint astfel:

Auditorii eful compartimentului de audit intern Auditorii Reprezentanii entitii auditate Auditorii eful compartimentului de audit intern Auditorii
Reprezentanii entitii auditate

Planific edina de nchidere Particip la desfurarea edinei de nchidere, conductorii structurii auditate i declar prerile n privina constatrilor i recomandrilor, precum i a coreciilor de efectuat.

Fac rezumatul discuiilor ntr-o Minut a edinei de nchidere Cad de acord asupra modificrilor propuse, dac este cazul.

Auditorii

Pregtesc acte suplimentare necesare pentru a justifica

846

modificrile propuse. ndosariaz toate modificrile aprobate, Minuta edinei de nchidere n Dosarul permanent - Seciunea B.

n concluzie, responsabilitatea structurii auditate n implementarea recomandrilor const n: elaborarea unui Plan de aciune, nso it de un Calendar privind implementarea acestuia; transmiterea echipei de auditori a Planului de aciune si a Calendarului pentru implementarea recomandrilor: - nominalizarea activitatilor ce se vor realiza pentru a asigura implementarea recomandarilor; - stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; - stabilirea termenelor de realizare a recomandarilor; - punerea n practic a recomand rilor; - comunicarea periodic a stadiului progresului aciunilor. evaluarea rezultatelor ob inute. Procedura se concretizeaz prin ntocmirea Minutei edinei de nchidere, conform modelului prezentat in continuare.

Procedura P11: edina de nchidere ENTITATEA PUBLIC Serviciul de Audit Intern MINUTA EDINEI DE NCHIDERE A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Activitatea de conducere Perioada auditat: 01.01.2007-30.04.2008 ntocmit: Ionescu Adrian Avizat: Florescu Cristian

Data: 16.07.2008 Data: 16.07.2008

Lista participanilor: Numele

Florescu Cristian

Funcia
Auditor

Direcia/ Serviciul
ef SAPI

Nr. telefon

E-mail

Semntur a

847

Ionescu Adrian Popescu Nicolae Florescu Ion Rdulescu Dumitru Voinescu Lucica Barbu Vasile Stroescu Tudora

Auditor Auditor Manager general Director Director Director Director

SAPI SAPI

Direcia Resurse Umane Direcia Strategie i Devoltare Direcia Contabilitate Direcia Juridic

B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele misiunii i constatrile pentru fiecare obiect auditabil. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele i comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea disfunctionalitatilor prezentate. In cadrul edintei de nchidere, structura auditata si-a insusit in totalitate constatarile si recomandarile formulate de echipa de auditori si, in acest sens, au prezentat Planul de actiune si Calendarul de implementare al recomandarilor, cu termenele de realizare si persoanele responsabile, vor fi urmarite de echipa de auditori, pana la implementarea acestora. In consecinta, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final care va fi pregatit pentru aprobare si transmitere structurii auditate.

In acelasi timp, entitatea auditata prezint Planul de actiune si Calendarul de implementare al recomandarilor prin care au stabilit actiunile ce le vor avea in vedere pentru implementarea acestora, termenele si persoanele responsabile, care au fost discutate cu echipa de auditori si acceptate. n continuare, prezentm ntocmirea Planului de aciune i a Calendarului implementrii recomand rilor.

848

PLANUL DE ACIUNE I CALENDARULDE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR Nr . crt .

1. Calendarul implementarii Responsabil cu implementarea

Recomandarea Pregtirea profesional anticipat a personalului implicat n elaborarea strategiei, de ctre managementul responsabil cu aceasta. Reanalizarea strategiei definite la nivelul structurii funcionale n conformitate cu procedura operaional aprobat. Actualizarea acesteia astfel nct implementarea s contribuie la realizarea unui management modern in domeniul de activitate i la atingerea obiectivelor strategice ale organizaiei. mbuntirea procedurilor operaionale de lucru privind sistemul de fundamentare a necesarului de resurse pentru elaborarea strategiei. Evaluarea performanelor actuale ale sistemului de organizare i conducere a activitilor desfurate n cadrul structurii funcionale, innd cont de influena factorilor de mediu, interni i externi, n vederea redefinirii obiectivelor strategice. Implicarea managementului pentru ca obiectivele strategice redefinite s ntruneasc caracteristicile de a fi realiste, mobilizatoare, stimulative i s poat fi inelese de salariai, stabilite de metodologie. Totodat la redefinirea acestora se va urmri s se asigure resursele necesare (materiale, financiare i umane) implementrii lor.

Plan de aciune
- alegerea membrilor comisiei; - numirea comisie; - reanalizarea strategiei existente; - stabilirea elementelor de actualizat; - elaborarea textelor modificate; - actualizarea strategiei; - aprobarea strategiei actualizate; - implementarea strategiei; - evaluarea necesarului de resurse pentru implementarea activitilor procedurate; - redefinirea realizrii activitilor n funcie de redistribuirea resurselor; - actualizarea procedurilor de lucru.

31.05.2009

Director Strategie i Dezvoltare

2.

- analiza SWOT; - analiza mediului extern; - identificarea activitilor i aciunilor strategice; - redefinirea realist a obiectivelor strategice; - asigurarea c obiectivele sunt mobilizatoare pentru salariai; - asigurarea c abordeaz sistemic intereselor organizaiei i componentelor sale organizatorice; - asigurarea c sunt nelese de salariai; - dimensionarea corect a fondurilor de investitii i mijloace circulante pe baza unor indicatori specifici cantitativi i calitativi; - corelarea resurselor disponibile cu cele necesare realizrii obiectivelor; - stabilirea i aprobarea fondurilor pentru achiziionarea resurselor suplimentare necesare implementrii obiectivelor.

31.05.2009

Managerul organizaiei

849

Nr . crt . 3.

Recomandarea Dezvoltarea unui sistem de instruire i pregtire a salariailor astfel nct metodologia specific domeniului de activitate, normativ i procedural, s fie aplicat corespunztor, pentru dezvoltarea i implementarea planurilor anuale. n baza planurilor elaborate s se identifice toate atribuiile necesare pentru atingerea obiectivelor stabilite, iar acestea s fie repartizate corespunztor n cadrul compartimentelor. Promovarea dezvoltrii resurselor umane pentru a obine competenele necesare creterii economice n condiiile in care au loc reduceri de personal. Evaluarea cuprinztoare a resurselor (financiare, instituionale, programe, personal) necesare implementrii planurilor anuale de activitate i monitorizarea eficient pentru a se asigura ncadrarea n limitele stabilite.

Plan de aciune
- comunicarea eficient i contientizat a nevoii de cunoatere a normelor, legislaiei i metodologiei n domeniile de activitate; - determinarea modului cum acestea contribuie la atingerea obiectivelor generale i a obiectivelor strategice; - implementarea corespunztoare a activitilor prioritate planului de activitate; - stabilirea i comunicarea salariailor de obiective individuale; - asigurarea competenelor necesare derulrii activitilor n cazurile n care numrul de personal se restrnge; - utilizarea eficient a resurselor n realizarea activtilor; - urmrirea ncadrrii n limitele stabilite; - identificarea nevoilor de instruire; - stabilirea temelor de curs; - organizarea i desfurarea cursurilor; - dezvoltarea planurilor anuale pe baza cunotinelor dobndite; - redefinirea atribuiilor pe compartimente n funcie de obiectivele stabilite; - recalificarea salariailor pentru asigurarea realizrii i a altor activiti; - analiza necesarului de resurse pentru implementarea activitilor planificate i redistribuirea corespunztoare a acestora.

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

31.05.2009

Director DRU

850

Nr . crt . 4.

Recomandarea Indiferent de nivelul ierarhic, la luarea unei decizii, recomandm s se aib n vedere umtoarele condiii: existena cel putin a unui obiectiv care trebuie atins; definirea mai multor alternative de actiune la ndemna managerului; stabilirea factoriilor limitativi economici (bani, timp, munca) i includerea lor n planul decizional; decizia s fie fundamentat stiintific, s cuprind toate elementele necesare nelegerii i implementrii; unitatea de decizie si actiune n implementarea deciziei, respectiv corelarea raportului dintre efectul obinut i efortul fcut; fundamentarea corect a perioadei decizionale, respectiv ncadrarea n perioada optim de elaborare i operationalizare; formulare clara, concis i necondradictorie a deciziei, astfel nct s permit o nelegere corect; mbuntirea procedurilor operaionale de lucru privind sistemul decizional cu elementele prezentate mai sus.

Plan de aciune
- stabilirea obiectivului nainte ca decizia s fie emis; - stabilirea mai multor alternative de realizare a deciziei; - alegerea variantei celei mai bune de realizare a deciziei; - decizia se va formula clar i concis; - la emiterea unei decizii se vor defini factori limitativi ai acesteia; - decizia va cuprinde toate elementele necesare nelegerii i implementrii acesteia; - msurarea efectelor deciziilor; - emiterea deciziei n perioada optim pentru ca efectele acesteia s fie maxime;

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

permanenet

Managementul de linie i de vrf din organizaie

851

Nr . crt . 5.

Recomandarea Stabilirea clar i precis a responsabilitilorr personalului i compartimentelor implicate n procesul de realizare a activitilor i asigurarea echilibrului ntre atribuiile repartizate postului i competenele titularului de post. Crearea i implementarea unui sistem unitar prin care s se asigure raportarea responsabilitilor la toate nivelurile organizaiei. Fundamentarea i implementarea unui sistem de recompense i de sanciuni pentru calitatea muncii. Asigurarea c toate obiectivele specifice deriv din obiectivele generale definite n cadrul politicilor pe domenii de activitate. Asigurarea c obiectivele specifice sunt repartizate pe compartimente i c aceleai obiective nu se regsesc la mai multe compartimente.
Asigurarea c obiectivele specifice formulate respect caracteristicile SMART.

Plan de aciune
- analiza responsabilitior postului i definirea acestora astfel nct s asigurea realizarea atribuiilor acestuia; - corelarea atribuiilor din fisele postului cu atribuiile compartimentului; - asigurarea c pentru activitile desfurate exist atribuiile necesare definite; - actualizarea i definirea n cadrul ROF a responsabilitilor att la nivelul compartimentului, ct i la nivelul personalului de conducere; - instruirea personalului n vederea cunoaterii responsabilitilor cei revin; - regndirea i redefinirea sistemului motivaional din cadrul organizaiei. - analiza obiectivelor specifice; - redefinirea acestora astfel nct s respecte caracteristicile SMAR; - definirea obiectivelor astfel nct s asigure un set omogen de activiti i actiuni; - fixarea termenelor de realizare a obiectivelor; - asigurarea c activitile ataate obiectivelor asigur realizarea acestora.

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

30.05.2009

Director DRU

6.

31.05.2009

Director Strategie i Devoltare

852

Nr . crt . 7.

Recomandarea Stabilirea sarcinilor complexe ce se realizeaz n cadrul unui grup sau echipe vor fi identificate i repartizate fiecrui membru al echipei, urmrindu-se ca acestea s fie nelese i acceptate de salariat i de toi membri grupului. Realizarea acestora se va face prin coordonarea i monitorizarea permanent din partea sefului ierarhic. Fiecare membru al echipei trebuie s aib posibilitatea s-i exprime antipatiile i simpatiile n legtur cu modul de realizare a sarcinilor i, n vederea implementrii, soluia cea mai adecvat, s fie dezbtut i stabilit n cadrul echipei. Definirea atribuiilor ntr-o structur semantic adecvat n care s se indice aciunea care trebuie ntreprins, subiectul aciunii i scopul, asigurndu-se mijloacele adecvate pentru realizarea lor. Identificarea i definirea corecta n cadrul documentului de organizare i funcionare a relaiilor funcionale pe care un compartiment la are cu alte structuri funcionale din cadrul organizaiei. Definirea corect a relaiilor ierarhice n cadrul ROF-ului.
Contientizarea managementului cu privire la definirea unei atribuii sau a unui set de atribuii pentru asigurarea ariei de competen necesar realizrii unei activiti.

Plan de aciune
- stabilirea activitilor de executat; - stabilirea echipelor ce vor contribuii la realizarea activitilor; - repartizarea activitilor n cadrul echipei; - comunicarea mijloacelor de realizat, a criteriilor de urmrire i rezultatelor ce se urmresc; - instruirea personalului n realizarea activitilor; - supravegherea realizrii activitilor; - ndrumarea n realizarea activitilor; - msurarea rezultatelor obinute; - corectarea erorilor;

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

permanent

Managementul de linie i de vrf din organizaie

8.

- definirea atribuiilor postului astfel nct s asigure competenele necesare realizrii activitilor repartizate; - definirea atribuiei astfel nct s asigure realizarea unui set omogen de actiuni; - definirea n cadrul ROF a relatiilor funcionale cu celelalte structuri intra i extra departamentale; - dctualizarea ROF i definirea relaiilor ierarhice n cadrul acestuia; - corelarea atribuiilor din ROF cu activitile executabile n cadrul compartimentului; - organizarea edinelor de pregtire cu managementul n vederea contientizrii definirii obiectivelor, activitilor, atribuiilor i sarcinilor.

30.05.2009

Managerul organizaiei

9.

Numirea prin decizie a unei comisii de inventariere a patrimoniului care detine cunotinele i pregtirea necesar i urmrirea realizrii acestei actviti n mod legal i eficient, inclusiv a stabilirii rezultatelor inventarierii i nregistrarea acestora n contabilitate.

- identificarea persoanelor care dein cunotinele necesare privind inventarierea patrimoniului; - numirea acestora prin decizie; - stabilirea obiectivelor inventarierii perimoniale; - efectuarea inventarierilor cu respectarea cadrului procedural;

853

Nr . crt .

Recomandarea Asigurarea completrii Registrului inventar pe baza rezultatelor faptice a inventarierii patrimoniului i corelarea acestuia cu datele bilaniere. Eliberarea materialelor din magazie numai daca bonurile de consum sunt vizate pentru controlul financiar preventiv propriu. mbuntirea procedurilor operaionale de lucru cu elementele prezentate mai sus. Constituirea unei echipe pe baz de decizie managerial pentru analiza tuturor fielor de post din cadrul entitii i analiza i completarea corect a condiiilor specifice, n funcie de cerintele postului i competenele de realizarea a sarcinilor i atribuiilor prevzute. Identificarea cerinelor de limb strin necesare realizrii sarcinilor i atribuiilor postului i urmrirea ca personalul care este angajat s detin aceste cunotine. Pentru personalul deja angajat i care nu deine astfel de cunotine, ns cerinele postului le solicit se vor asigura condiiile de instruirea a personalului i urmri ca acesta s obin aceste cunotine i deprinderi. Elaborarea unui program de pregtire profesional la nivelul entitii pentru asigurarea nevoilor periodice de formare. Actualizarea procedurilor operaionale de lucru, cu aceste componente care n prezent lipsesc. Organizarea eficient a activitii impune realizarea unei analize riguroase a sarcinilor i responsabilitilor fiecrui angajat, care s stea la baza oricrei iniiative de organizare a activitii.

Plan de aciune
- formalizarea corect a documentelor ntocmite cu ocazia inventarierii; - urmrirea modului de realizare a inventarierii i de nregistrare a rezultatelor; - conducerea corespunztoarea a registrului inventar; - asigurarea concordantei bilaniere cu datele registrului inventar; - asigurarea eliberrii bunurilor din depozit numai dac bunurile de consum sunt corect ntocmite i sunt justificative; - analiza fiselor postului i definirea corecta a studiilor necesare ocuprii postului; - identificarea cerinelor postului i stabilirea corecta a conditiilor i nivelului de limb strin necesar; - instruirea personalului pentru dobndirea cunostinelor necesare cerinelor postului; - stabilirea de teme de instruire; - pregtirea i instruirea personalului.

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

31.12.2009

Managerul organizaiei

10.

30.05.2009

Director DRU

11.

- identificarea tuturor activitilor necesare realizrii obiectivelor repartizate; - responsabilizarea acestora n sarcina salariailor; - stabilirea omogen a activitilor pe compartimente;

31.05.2009

Managementul de linie

854

Nr . crt .

Recomandarea Constituirea unei echipe pe baza deciziei managementului general care s analizeze i redefineasc activitile i aciunile realizate n cadrul compartimentelor i serviciilor, astfel nct s se asigure c obiectivele vor fi realizate n totalitate. La definirea acestora se va urmri definirea tuturor activitilor necesare obinerii rezultatelor stabilite, realizate efectiv n cadrul compartimentului, formulate ca aciuni concrete. Modernizarea sistemului informational, prin extinderea sistemului informatic. Conceperea unui sistem de clasificare a datelor si informatiilor la care accesul s fie autorizat pe niveluri ierarhice. Conceperea unui sistem de control al accesului la date i informatii, astfel nct orice acces s poat fi cunoscut i identificat operational, orice tentativa de accesare neautorizata s fie interzis, sau dac este totusi accesat neautorizat sistemul s blocheze acel acces. mbuntirea procedurilor operaionale de lucru cu problemele constatate mai sus. Inventarierea tuturor aplicaiilor informatice utilizate, identificarea celor pentru care nu exist licent de exploatare i efectuarea demersurilor necesare n vederea obtinerii licentelor pentru toate sistemele i programele aflate n exploatarea organizaiei. Neacoprdarea importanei care-i revine interviului n procesul de evaluare a performantelor individuale ale personalului. Stabilirea unei metodologii unitare de

Plan de aciune
- analiza sarcinilor definite personalului si asigurarea c acestea conduc la realizarea activitilor; - definirea activitilor astfel nct s conduc la actiuni concrete de realizarea a acestora;

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

12.

- securizarea sistemului informaional; - autorizarea accesului pe nivele ierarhice; - autorizarea accesului la informatii n funcie de natura postului i a tipului de relaii dezvoltate n cadrul acestuia; - conceperea sistemului informaional astfel nct accesul la date i informatii s fie cunoscut, inclusiv utilizatorul; - delimitarea precis a informatiilor ce trebuie stocate la nivelul compartimentului; - asigurarea blocrii accesului la sistemul informaional atunci cnd este accesat neautorizat;

31.05.2009

Managerul organizaiei

13.

- analiza tutoror aplicaiilor i programelor informatice; - compararea acestora cu licenele existente; - identificarea acelora pentru care nu exist licenta; - achitiionarea licenelor necesare;

31.05.2009

Director IT

14.

- realizarea interviului n procesul de evaluare a performantelor; - formalizarea acestuia n raportul de evaluare; - comunicarea evaluatului a consemnrilor

31.01.2009

Director DRU i managementul de linie

855

Nr . crt .

Recomandarea realizare a evalurii performanelor individuale n cazurile n care salariatul i modific n cursul anului raporturile de serviciu. Evaluarea performanelor s fie gndit n relaie direct cu ntreaga activitate a angajailor, ca un proces cunoscut i neles de ctre acetia i ca un act motivator pentru performanele viitoare de care ei pot s dea dovad.

Plan de aciune
din raportul de evaluare; - mentionarea n rapoartele de evaluare a rezultatelor diferite; - mentionarea n rapoartele de evaluare a greutilor intmpinate n realizarea sarcinilor; - elaborarea unei metodologii unitare de evaluare n cazurile n care salariatul i schimb raporturile de munc n cursul anului, prin care s se asigure evaluarea performantelor la prsirea vechiului loc de munc, comunicarea obiectivelor pentru noul loc de munc i evaluarea performantelor la sfritul perioadei de evaluare, pentru ntreaga perioad tinndu-se cont i de evaluarea din cursul perioadei. - respectarea formatului standard al raportului de evaluare; - utilizarea formularealor de raport de evaluare actualizate; - aprecierea corect a gradului de realizare a obiectivelor; - asigurarea unei metodologii unitare de ntocmire a rapoartelor de evalauare a performantelor, respectiv ntocmirea a dou rapoarte de evaluare la schimbarea raporturilor de serviciu ale salariatului, unul la data schimbrii raportului de serviciu i unul la sfrsitul perioadei de evaluare. - stabilirea clar a responsabilitilor comisiei de concurs; - analiza temeinic a dosarelor de concurs; - certificarea tuturor documentelor n copie aflate la dosarele de concurs; - solicitarea avizelor de concurs n termenele legale fa de organizaqrea concursurilor; - accepatarea dosarelor numai dac sunt depuse n cadrul termenului prevzut; - afisarea rezultatului verificrii dosarelor de concurs n cadrul termenului;

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

15.

Utilizarea n cadrul activitii de evaluare a performanelor individuale ale personalului i rapoartelor de evaluare reglementate de cadrul procedural. Toate elementele componenete ale celor dou documente vor fi analizate i evaluate cu responsabilitate i concluziile mentionate corect n aceste documente.

31.01.2009

Director DRU i managementul de linie

16.

Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, pentru nsuirea cadrului normativ cu privire la organizarea i desfsurarea concursurilor de recrutare de personal, precum i a persoanelor care asigur munca de secretariat naintea organizrii concursurilor de recrutare, consemnate printr-un proces verbal conform legii; Constituirea unei comisii pe baza deciziei managementului pentru evaluarea consursurilor realizate n 2008
Rezultatele la care ajunge comisia s fie comunicate auditorilor interni i s fie utilizate

Cu ocazia organizrii concursurilor de recrutare persoanl

Director DRU i membri comisiilor de concurs

856

Nr . crt . 17.

Recomandarea
pentru mbuntirea procedurilor de lucru. Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s descrie concret conditiile de organizare i desfsurare a concursurilor, ct i modul de evaluare i apreciere a probelor scrise i a interviului.

Plan de aciune

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

18.

19

20

S se elaboreze planuri de carier adecvate pentru principalele funcii din cadrul organizaiei i pe baza acestora planul de carier la nivelul organizaiei. Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea planului general de carier pentru salariaii din cadrul organizaiei. Elaborarea procedurilor generale de lucru privind ntocmirea planurilor de carier. Pentru realizarea unui echilibru - n sensul meninerii, actualizrii i dezvoltrii competenelor se impune ca la nivelul organizaiei la fundamentarea politicilor de pregtire profesional s se aib n vedere individul cu toate nevoile sale, transformrile i mutaiile survenite n viaa economic, social i politic a organizaiei. n acest context se impune ca pentru fiecare grup de vrst i pentru fiecare categorie de personal trebuie s identificm formele cele mai adecvate de pregtire profesional i de motivare. Analiza actului normativ de organizare i funcionare al organizaiei, analiza regulamentului de organizare i funcionare elaborat, urmrirea atribuiilor fiecrei structuri funcionale i stabilirea realiilor i subordonrilor dintre compartimente i pe

- elaborarea procedurilor de organizare a concursurilor privind recrutarea de personal; - constientizarea personalului asupra continutului acestora; - formalizarea clar a condiiilor de apreciere a lucrrilor scrise; - aplicarea n cadrul interviului a unui set de ntrebri asemntoare pentru toi candidaii; - fundamentarea i elaborarea planurilor de carier specifice funciilor principale din organizaie; - elaborarea planului de carier la nivelul organizaiei; - contientizarea personalului asupra oportunitilor de carier; - folosirea planurilor de carier la recrutarea personalului;

31.05.2009

Director DRU

30.05.2009

Director DRU

- analiza si asigurarea unui echilibru al personalului pe grupe de vrsta; - asigurarea unui echilibru al personalului n funcie de vechimea n munc; - asigurarea unui echilibru al personalului n funcie de calificare i pregtire; - identificarea nevoilor de pregtire a personalului; - identificarea nevoilor de motivare a personalului; - asigurarea echilibrului n stabilitatea personalului;

31.05.2009

Directorul DRU i managementul de linie

- identificarrea tuturor compartimentelor funcionale din cadrul organizaiei; - identificarea numrului de posturi din cadrul acestora de execuie i de conducere; - identificarea nivelurilor ierahice pentru toate funciunile; - stabilirea nivelului i tipului de relaii existente ntre acestea;

31.05.2009

Managerul organizaiei

857

Nr . crt .

Recomandarea baza acestora elaborarea organigramei care s reflecte modului de organizare i funcionare al organizaiei.

Plan de aciune
- construirea i elaborarea organigramei respectnd aceste cerinte;

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

21

Realizarea analizei nevoilor de formare, pe baza solicitrilor primite de la compartimentele funcionale, selectarea temelor pentru a fi cuprinse n programele de pregtirea profesional, care vor meniona clar perioada de desfurare i grupul int. Elaborarea unei proceduri pentru fundamentarea programelor de pregtire profesional n vederea determinrii costurilor necesare realizrii temelor propuse i aprobarea acestora prin buget.

- solicitarea nevoilor de pregtire; - analiza nevoilor de pregtire; - stabilirea temelor de instruire; - stabilirea peroanelor supuse procesului de pregtire; - elaborarea programelor de instruire; - stabilirea costurilor de instruire; - aprobarea costurilor i cuprinderea acestora n buget; - identificarea instituiilor adecvate cu instruirea personalului; - stabilirea relaiilor cu acestea; - realizarea programelor de instruire; - realizarea unui raport asupra obiectivelor i tematicilor prezentate la curs; - diseminarea acestor cunotinte personalului din organizaie; - urmrirea aplicrii cunotintelor dobndite n realizarea activitilor;

31.01.2009

Directorul DRU

22

Diseminarea cunotinelor dobndite, dup fiecare participare la cursurile de pregtire i instruire ale salariailor, s se realizeze n cadrul compartimentului n care funcioneaz iar nivelul de management responsabil s urmresc modul cum aceste cunosinte i abiliti dobndite contribuie la mai buna realizare a activitilor organizaiei i la dezvoltarea carierei acestora. Elaborarea unui sistem informaional care s respecte principiile de concepere, funcionare i modernizare a componentei informaionale a managementului, astfel: corelarea sistemului informaional cu sistemul decizional i organizatoric; subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor managementului organizaiei;

Lunar dup participarea la cursuri

- elaborarea cadrului procedural privind componenetele sistemului informaional; - stabilirea formei i tiurilor de informatii; - stabilirea continutului i calitii inforamtiei; - stabilirea frecvantei i surselor de informaie; - stabilirea fluxului informational; -stabilirea destinatarilor informatiei; - stabilirea structurii informatiei astfel inct aceasta s fie clar, oportun i uor de redceptat; - cunoasterea persoanei sau compartimentului care a creat documentul; - cunoasterea n orice moment a stadiului de

Managementul de linie

23

31.05.2009

Managerul organizaiei

858

Nr . crt .

Recomandarea flexibilitatea informaiei i concentrarea asupra abaterilor semnificative; unitatea metodologic a tratrii informaiilor; obinerea de maximum de informaii finale din informaiile primare existente. Stabilirea unui responsabil pentru elaborarea i ntreinerea sistemului informaional al documentelor de ctre managementul general pe baz de decizie.

Plan de aciune
solutionare a documentului, unde se afl acesta i n posesia cui; - cunoasterea modalitilor de solutionare a documentului;

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

Cunoasterea modalitilor de valoarificare a documentului;

24

Constituirea unei comisii pentru analiza proceselor care se desfoar n cadrul organizaiei i stabilirea responsabilitilor pe niveluri decizionale. Pentru asigurarea adoptrii unor decizii eficace, n corelaie cu obiectivele stabilite, pentru fiecare situaie decizional s se analizeze, s se cunoasc i s se studieze toi factorilor decizionali specifici i pe baza acestora s se fundamenteze i adopte decizia managerial n cauz. Constituirea unei comisii, pe baza deciziei managementului general, pentru analiza funcionabilitii structurii organizatorice, a modului cum aceasta rspunde cerintelor actuale, ct i a modului de organizare a activitilor din punct de vedere managerial, prin parcurgerea etapelor: - stabilirea scopurilor, politicii i obiectivelor; - mprirea activitilor i formarea departamentelor i

- responsabilirarea managementului n adoprarea deciziilor; - urmrirea adpotrii deciziilor de managemetul responsabil - limitarea adoptrii deciziilor de nivelurile ierarhice superioare sau inferioare celui responsabilizat; - definirea clar a deciziilor i a parametrilor funcionali ai acestora; - fundamentarea juridic a deciziilor; - fundamentarea economic a deciziilor;

Permanent

Managerul organizaiei i managementul de linie

25

- reanalizarea atribuiilor compartimentelor din cadrul unei funciuni i urmrirea ca activitile acestora s fie relativ omogene; - diminuarea suprapunerii de atribuii intre compartimente; - delimitarea clar a activitilor compartimentelor; - delegarea clar a unor atribuii n sarcina unui compartiment; - simplificarea circuitelor de comunicare a informatiilor intre compartimentele din cadrul aceleai structuri; - elaborarea cadrului procedural; - actualizarea documentelor de organizare i functionare a organizaiei;

859

Nr . crt .

Recomandarea compartimentelor; - delegarea sarcinilor pe compartimente i funcii; - elaborarea de proceduri de lucru, standarde; - realizarea organigramei preciznduse raporturile dintre compartimente; - actualizarea regulamentului intern de lucru; - recrutarea i/sau formarea de personal care s rspund noilor cerinte i atribuii ale compartimentului.

Plan de aciune
- elaborarea unuo planuri de munc privind asigurarea de condiii de munc adecvate conform sarcinilor atribuite pentru ntregul personal; - elaborarea reglementrilor privind adoptarea standardelor de control intern la nivelul funciunilor; - adaptarea cunotintelor personalului la noile activiti;

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

31.05.2009

Managerul organizaiei

26

Constituirea unei comisii, prin decizia managementului general, n vederea: analizei definirii structurilor funcionale, a mediului, zonelor de aciune, a naturii i dimensiunilor domeniului i alegerea variantei de structur organizatoric ierarhicfuncional adecvat particularitilor organizaiei. analizei planurile de aciune n realizarea obiectivelor i urmrirea ca indicatorii de performan stabiliti s asigurea realizarea obiectivele n condiii de performan. Constituirea unei comisii de analiz pentru implementarea unui sistem de motivare nonfinanciar bazat pe recompens, care s cuprind toate nivelurile organizaiei. Constituirea unei comisii pentru identificarea tuturor riscurilor semnificative

- analiza strategiilor i politicilor i fundamentarea clar a scopului i particularitilor structurii funcionale; - alegerea variantei de structur organizatorica irarhic-funcionala adaptat acestora; - fundamentarea corect a planurilor de actiune privind implementarea obiectivelor - stabilirea indicatorilor de performan astfel nct s asigure obinerea rezultatelor ateptate;

31,05.2009

Managerul organizaiei

27

- identificarea nevoilor de motivare nonfinanciar ale personalului; - accepatarea definirii de ctre personal a nevoilor de motivare; - aplicarea formelor de motivare nonfinanciar; - identificarea tuturor riscurilor semnificative din cadrul organizaiei de domenii de activitate;

31.05.2009

Managerul organizaiei

28

31.05.2009

Managerul oranizaiei i

860

Nr . crt .

Recomandarea din cadrul organizaiei, evaluarea nivelului acestora i determinarea dac aceste se afl la un nivel acceptabil sau nu. Pentru riscurile care nu se afl la un nivel acceptabil s se proiecteze un instrument sau msur de introducere de controale interne, fie individuale, fie n combinaie cu alte controale, capabile s previn, detecteze i s corecteze n mod eficient denaturrile semnificative. Numirea unui responsabil pentru administrarea riscurilor la nivelul organizaiei prin centralizarea acestora de la nivelul compartimentelor. Elaborarea procedurilor pentru conducerea Registrului general al riscurilor la nivelul organizaiei. Constituirea grupului de lucru n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 prin implementarea sistemului de control managerial i demararea activitilor pentru elaborarea Registrului riscurilor i a procedurilor operaionale de lucru. Pentru a asigura mbinarea interesele organizaiei cu cele ale salariailor, prin cointeresarea i fidelizarea acestora fa de organizaie, criteriul fundamental al promovrii trebuie s-l constituie meritul personal, respectiv performanele i capacitatea de a ndeplini cu succes sarcinile unui post superior. Pentru aceasta n cadrul procesului de promovare se vor avea n vedere n mod obligatoriu promovarea pe baza rezultatelor n munc bazat pe comensurarea performanelor profesionale i promovarea pe baza potenialului salariailor - bazat pe

Plan de aciune
- stabilirea controalelor interne ce ar trebui s existe pentru ca riscurile respective s se menion la un nivel acceptabil; - stabilirea existentei sau funcionalitii controalelor interne; - stabilirea riscurilor inerente i a riscurilor reziduale - definirea de instrumente de controale interne acolo unde acestea nu exista sau nu funcioneaz n vederea limitrii riscurilor inerente; - instituirea i conducerea registurului riscurilor; - elaborarea procedurilor de lucru cu privirea la gestionarea riscurilor; - ntocmirea Registrului riscurilor; - stabilirea prin decizie a responsabilului cu administrarea riscurilor.

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

managementul de linie

29

-respectarea cardrului metodologic de organizare a concursurilor de promovare; - asigurarea participrii la promovare numai a persoanelor care ntrunesc condiiile; - emiterea deciziei de promovare cu respectarea condiiilor procedurale; - aplicarea corect i echitabil a nivelurilor de retribuire n urma procesului de promovare; - analiza sistemului de promovare; - elaborarea unei politici n domeniul promovrii;

semestrial

Directorul DRU

861

Nr . crt .

Recomandarea

Plan de aciune

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

evaluarea capacitii, a aptitudinilor privite - elaborarea procedurilor de lucru. n perspectiv i corelat cu planul carierei angajatului. Evaluarea sistemului de promovare a personalului, proceduralizarea activitilor i elaborarea unor politici la nivelul organizaiei prin constituirea unei echipe de lucru. 30 Respectarea cadrului procedural i a celui normativ cu privire la efectuarea propunerilor de sanctionare sau de sesizare a comisiei de disciplin, efectuarea anchetelor si/sau analiza dosarelor cu respectarea termenelor i a tuturor drepturilor i obligaiilor persoane anchetate i aplicare sanciunilor n termen de la data la care se ia la cunotin despre acestea. - asigurarea c fapta sesizat pentru care se face propunere de sanctionare a existat; - asigurarea c sanciunea faptei este prevzut de cadrul procedural i legislativ existent; - realizarea anchetei sociale; - cercetarea faptei de comisia de disciplin; - emiterea hotrrii comisiei de disciplin; - aplicarea sanciunii corespunztor gravitii faptei; - aplicarea sanciunii cu respectarea termenului de prescripie; - respectareaq cadrului procedural privind emiterea deciziei de sancionare; - corelarea sanciuni mentionate n decizia cu cea mentionat n hotarrea comisiei de disaciplin;
- revizuirea procedurilor de control intern elaborate i actualizarea acestora; - delimitarea clar a persoanelor care acord viz de control financiar preventiv propriu de cele care execut acele operatiuni; - stabilirea clar a atribuiilor persoanelor care execut contolul intern, inclusiv pentru persoanele care execut controlul financiar preventiv;

Permanent

Managerul organizaiei

31

Actualizarea procedurilor operaionale existente i a fielor postului, nominalizarea persoanelor implicate n aciunile de control, respectiv stabilirea concret a atribuiilor acestora pentru a preveni apariia erorilor i neregularitilor; Actualizarea cadrului operaiunilor

31.05.2009

Managerul organizaiei

862

Nr . crt .

Recomandarea supuse controlului financiar preventiv, cuprinzndu-se toate operaiunile ce implic proceduri specifice de control; Reflectarea n proceduri a prevederilor legale referitoare la separarea atribuiilor privind efectuarea de operaiuni, astfel nct operaiunile de aprobare, control i nregistrare s fie ncredinate unor persoane diferite.

Plan de aciune
- definirea clar a atribuiilor supuse controlului financiar preventiv; - asigurarea separarrii atributiilor n realizarea operaiunilor de aprobare, execie, control i inregistrare. - asigurarea transparentei sistemelor de management financiar i de control; - ntrirea mediului de control din cadrul organizaiei

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

32

Elaborarea cadrului procedural privind implementarea sistemului de control managerial, prevzut de OMFP nr. 946/2005, astfel nct fiecare post existent n cadrul organizaiei s cunoasc activitile de control intern ce-i revin i modul de exercitare a acestora, dar i activitile de control care i evalueaz propria activitate.
Formalizarea sistemului de control managerial prin grija responsabilului grupului de lucru i n colaborare cu auditorii interni. Stabilirea unui sistem de evaluare periodic a modului de implementare a actiunilor stabilite n cadrul planurilor de implementare a recomandrilor;

- elaborarea cadrului procedural privind controlul intern; - constientizarea persoanelor de la toate nivelurile asupra sitemului de control intern instituit i asupra controalelor interne cei sunt responsabilizate; - instruirea personalului cu privire la aplicarea i exercitarea controlului intern responsabilizat;

31.05.2009

Managerul organizaiei

33

Raportarea progreselor nregistrate de structura auditat urmare implementrii recomandrilor auditorilor interni;
Evaluarea de ctre managemet a modului n care funcia de audit intern a contribuit la mbuntirea activitilor auditate i la crearea unei valori adugate n cadrul organizaiei.

34

Analiza i organizarea funciei de audit intern astfel nct s asigure: raporteaz managementului la cel mai nalt nivel pentru ca acesta este cel care poate lua decizii, respectiv sefului executivului sau

- transmiterea recomandrilor aprobate catre structura auditat n cadrul termenului; - primirea i evaluarea planurilor de actiune privind implementarea recomandrilor; - urmrirea implementri n termen a actiunilor definite n cadrul planurilor de actiune; - stabilirea rezultatelor implementrii recomandrilor; - raportarea ctre management a mbuntirllor aduse activitilor organizatiei i a plus valorii create de auditul intern. - evaluarea i organizarea funciei de audit intern n subordinea direct a managementului superior din cadrul organizaiei, respectiv Consiliul de Administratie; - asigurarea c auditul intern raporteaz la cel mai nalt nivel al managementului;

31.05.2009

Managerul organizaiei

Trimestrial

Seful structurii de audit intern

863

Nr . crt .

Recomandarea Consiliului de administraie; evalueaz i supervizeaz sistemul de control intern; consilierea pentru mbuntirea managementului, pe baza analizei riscurilor asociate activitilor auditabile; independena auditorilor intern prin practicarea obiectivitii n activitile pe care le auditeaz; evaluarea, cel puin o dat pe an, a funcionalitii auditului intern de ctre organul ierarhic superior, nainte de evaluarea extern realizat de Curtea de Conturi. Analiza obiectului contractului de management, a drepturilor i obligaiilor managerului general i corelarea acestora cu scopul i strategia de dezvoltare a organizaiei. Analiza indicatorilor de performan stabilii contractului de management i corelarea acestora cu angajamentele asumate i posibilitile de dezvoltare ale organizaiei. Asigurarea tuturor componentelor necesare pentru realizarea contractului de management i atingerea indicatorilor de performan. Evaluarea performanelor realizate de ctre manager la sfritul perioadei de gestiune i dispunerea prelungirii acestuia n funcie de modul de realizare a indicatorilor de performan. Organizarea conducerii i asigurrii calitii, intergat n sistemul general de organizare i funcionare al organizaiei

Plan de aciune - asigurarea independenei auditorilor intern

prin neimplicarea n activitile pe care le auditeaz.

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

35

- identificarea direciilor strategice de aciune; - corelarea direciilor strategice de aciune cu obligaiile managementului general stabilite prin contractul de management. - identificarea indicatorilor stabilii la nivelul organizaiei pentru implementarea obiectivelor i activitilor; - corelarea acestora cu indicatorii stabilii prin contractul de management; - evaluarea rezultatelor obinute de managerul general i compararea acestora cu indicatorii planificai.

Anual

Consiliul de administraie

36

- definirea de politici privind asigurarea calitii n cadrul organizaiei. - identificarea deficienelor n asigurarea calitii i dispunerea msurilor ce se impun;

Anual

Managerul organizaiei i consiliul de

864

Nr . crt .

Recomandarea care s cuprind: - definirea politicilor privind calitatea pe domeniile de aciune ale entitii; - identificarea problemelor reale sau poteniale n materie de calitate, stabilirea de soluii pentru rezolvarea lor i urmrirea aplicrii acestora; - investirea cu autoritate i cu competenele necesare i asigurarea independeei compartimentelor i a personalului pentru implementarea principiilor calitii i de control al calitii; - asigurarea mijloacelor i resurselor adecvate pentru aplicarea politicilor calitii i realizarea obiectivelor acestora; - formarea personalului implicat n activitile de asigurare a calitii i de control al calitii; Analiza periodic, de ctre conducere, a sistemului de asigurare a calitii sub aspectul eficacitii i satisfacerii cerinelor organizaiei. Data: Director General, 26.08.2008 Rdulescu Constantin

Plan de aciune
- asigurarea nivelurilor decizionale corespunztoare implementrii sistemului de calitate; - identificarea resurselor necesare politicilor privind calitatea; - asigurarea formrii i pregtirii personalului; - monitorizarea sistemului de asigurare a calitii i realizarea informrilor necesare ctre management; - dispunerea de msuri eficiente pentru mbuntirea sistemului de asigurare a calitii.

Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

administraie

865

6.3. URMRIREA RECOMANDRILOR

Obiectivul acestei etape este asigurarea c recomandrile din Raportul de audit intern sunt aplicate ntocmai la termenele stabilite i n mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomand ri. Urmrirea recomand rilor de ctre auditorii interni este un proces prin care se constat caracterul adecvat, eficacitatea i oportunitatea aciunilor ntreprinse de ctre conducerea entitii auditate pe baza recomand rilor din Raportul de audit intern. Structura de audit intern va comunica conductorului entitii publice stadiul implementrii recomand rilor i va raporta progresele nregistrate n implementarea acestora. n sintez, procedura privind Urmrirea recomandrilor se prezint astfel: Auditorii Entitatea/structura auditat eful compartimentului de audit intern ntocmesc Fia de urmrire a recomandrilor; Verific implementarea recomandrilor la termenele stabilite. Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Not de informare cu privire la stadiul implementrii recomandrilor din Raportul de audit intern; Transmite, la UCAAPI sau la organul ierarhic superior, stadiul progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor; Dac nu sunt respectate termenele de implementare, informeaz conductorul entitii publice. ndosariaz Nota de informare cu privire la stadiul implementrii recomandrilor n Dosarul permanent, Seciunea B

Auditorii

Procedura de urmrire a recomandrilor se finalizeaz cu documentul Fia de urmrire a recomandrilor, conform modelului.

866

Procedura P17: Urmrirea recomandrilor

ENTITATEA PUBLIC Serviciul de Audit Intern FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

Data:

ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane Rec No.

1.

Serviciul de audit public intern

Misiunea de audit public intern: Activitatea de conducere

30.04.2009

Raport de audit nr.X/ ......2008 Data planificat/ Data implementrii

Recomandarea Pregtirea profesional anticipat a personalului implicat n elaborarea strategiei, de ctre managementul responsabil cu aceasta. Reanalizarea strategiei definite la nivelul structurii funcionale n conformitate cu procedura operaional aprobat. Actualizarea acesteia astfel nct implementarea s contribuie la realizarea unui management modern in domeniul de activitate i la atingerea obiectivelor strategice ale organizaiei. mbuntirea procedurilor operaionale de lucru privind sistemul de fundamentare a necesarului de resurse pentru elaborarea strategiei. Evaluarea performanelor actuale ale sistemului de organizare i conducere a activitilor desfurate n cadrul structurii funcionale, innd cont de influena factorilor de mediu, interni i externi, n vederea redefinirii obiectivelor strategice. Implicarea managementului pentru ca obiectivele strategice redefinite s ntruneasc caracteristicile de a fi realiste, mobilizatoare, stimulative i s poat fi inelese de salariai, stabilite de metodologie. Totodat la redefinirea acestora se va urmri

Implementat

Parial implementat

Neimpl ementat

31.05.2009

2.

31.05.2009/ 28.02.2009

867

Data:

ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane s se asigure resursele necesare (materiale, financiare i umane) implementrii lor. 3. Dezvoltarea unui sistem de instruire i pregtire a salariailor astfel nct metodologia specific domeniului de activitate, normativ i procedural, s fie aplicat corespunztor, pentru dezvoltarea i implementarea planurilor anuale. n baza planurilor elaborate s se identifice toate atribuiile necesare pentru atingerea obiectivelor stabilite, iar acestea s fie repartizate corespunztor n cadrul compartimentelor. Promovarea dezvoltrii resurselor umane pentru a obine competenele necesare creterii economice n condiiile in care au loc reduceri de personal. Evaluarea cuprinztoare a resurselor (financiare, instituionale, programe, personal) necesare implementrii planurilor anuale de activitate i monitorizarea eficient pentru a se asigura ncadrarea n limitele stabilite. Indiferent de nivelul ierarhic, la luarea unei decizii, recomandm s se aib n vedere umtoarele condiii: existena cel putin a unui obiectiv care trebuie atins; definirea mai multor alternative de actiune la ndemna managerului; stabilirea factoriilor limitativi economici (bani, timp, munca) i includerea lor n planul decizional; decizia s fie fundamentat stiintific, s cuprind toate elementele necesare nelegerii i implementrii; unitatea de decizie si actiune n implementarea deciziei, respectiv

Serviciul de audit public intern

Misiunea de audit public intern: Activitatea de conducere

30.04.2009

Raport de audit nr.X/ ......2008

31.05.2009

4.

permanent

868

Data:

ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane corelarea raportului dintre efectul obinut i efortul fcut; fundamentarea corect a perioadei decizionale, respectiv ncadrarea n perioada optim de elaborare i operationalizare; formulare clara, concis i necondradictorie a deciziei, astfel nct s permit o nelegere corect; mbuntirea procedurilor operaionale de lucru privind sistemul decizional cu elementele prezentate mai sus.

Serviciul de audit public intern

Misiunea de audit public intern: Activitatea de conducere

30.04.2009

Raport de audit nr.X/ ......2008

869

870