Sunteți pe pagina 1din 20

CARACTERISTICI ALE ACTIVITILOR DE COMUNICARE CU PUBLICUL

N CONTEXT ADMINISTRATIV:
ASPECTE TEORETICE I PRACTICE

Ana Elena RANTA

Ana Elena RANTA


Asist. univ. dr., Departamentul de Administraie
i Management Public, Facultatea de tiine Politice,
Administrative i ale Comunicrii,
Universitatea Babe-Bolyai, Cluj-Napoca, Romnia
Tel.: 0040-264-431.361
E-mail: ranta@fspac.ro
Characteristics of Communication Activities
with the Public in the Administrative Context:
Theoretical and Practical Aspects
Abstract
The communication activity, in its most diverse
forms, is an important component of public administration activities, having an instrumental value related to the activities of public administration. The
success in achieving objectives by public authorities
depends, in part, on the efficiency of communication
undertakings, which are differently addressed by
the authorities in the context in which the law only
includes generic obligations to this end. Thus, communication practices are being developed at institutional level, which reflects the level of awareness
of public authorities with regard to the functions of
communication and the need to communicate, especially with their public.

Revista Transilvan
de tiine Administrative
2 (37)/2015, pp. 156-175

Keywords: communication functions, communication practices, public administration, public


communication.

156

1. Consideraii introductive
n realizarea activitilor sale, administraia desfoar activiti de comunicare.
Prin nsi natura ei, administraia public depinde ntr-o mare msur de comunicare:
comunicarea ntre diferitele niveluri ierarhice ale administraiei publice, comunicarea
pe acelai nivel, comunicarea ntre administraie i autoritatea politic, comunicarea cu
mediul social, n general, i segmentele int, n special. Pe de alt parte, administraia
va beneficia din exterior de informaiile care i sunt necesare n finalizarea obiectivelor
(Popescu, 2007, pp. 9-10).
Comunicarea poate reprezenta un factor semnificativ ce influeneaz procesul decizional, liderii putnd fi informai n legtur cu elementele i domeniile de instabilitate,
actuale sau poteniale. Astfel, poate fi pus n valoare aportul comunicrii n tendina de
a determina i elimina, n timp real, influenele negative, factorii perturbatori care ar
putea afecta funcionarea optim a instituiei publice. n acest context, este interesant
de studiat care este importana care se acord comunicrii n practica administrativ,
care sunt componentele i caracteristicile acesteia, avnd n vedere c actele normative
impun reguli minimale n acest sens. De asemenea, comunicarea este pentru autoritile
administraiei publice, un instrument sau suport n activitatea de implemetare a deciziilor, de mbuntire a acestora, de nregistrare a feedback-ului msurilor implementate
i, nu n ultimul rnd, este o modalitate de realizare a activitii cotidiene.
n contextul procesului de evoluie actual a vieii economice i politice, se nregistreaz o nevoie de modernizare i reform i la nivelul instituiilor publice. Procesul
de modernizare a instituiilor publice trebuie s includ activitile de comunicare ale
administraiei i s determine dezvoltarea unui parteneriat al acesteia cu comunitatea.
Esena acestui parteneriat este satisfacerea interesului colectivitii, care nu se poate
realiza cu adevrat dect prin informare reciproc, consultare a cetenilor de ctre
autoriti i participare activ a cetenilor. ,,ntre cele dou entiti, cetean-administraie (prin reprezentanii lor), are loc un schimb permanent de informaii, care
formeaz un sistem global al nelegerii, prin care instituiile publice ajung s conduc
orice comunitate n sprijinul i n interesul ceteanului (Rus, 2005, p. 116).
Adeseori ceteanul accept, cu mai mult sau mai puin uurin, regula sau
decizia public, prin tradiie, acesta respectnd sau suportnd autoritatea instituiilor
publice, protestnd contra lipsei de comunicare sau contra mesajelor insuficiente, confuze, vagi ale acestora. Ceteanul n raport cu autoritile se ateapt s fie tratat ca i
un client al serviciului public, de a-i fi oferite sfaturi i informaii, de a-i fi consultat
opinia, de a-i fi anticipate ateptrile, de a-i fi satisfcut interesul, n general.
n cadrul prezentului demers ne propunem s ne concentrm cu precdere asupra
comunicrii realizate de ctre administraia public local cu mediul extern acesteia.
Vom pleca de la prezentarea ctorva aspecte privind formele i funciile comunicrii n
administraia public, acordnd ulterior atenie caracterizrii comunicrii publice, n
generali a comunicrii cu cetenii, n special, ca formeprincipale ale comunicrii administraiei publice cu mediul extern. Partea a doua a lucrrii se va axa pe prezentarea
caracteristicilor activitilor de comunicare realizate de ctre autoriti ale administraiei
publice cu cetenii, identificate n practica administrativ.
157

2. Funciile comunicrii n administraia public


Privind comunicarea n sectorul public din punct de vedere istoric, putem aprecia
c administraia public i oficialii alei nu au acordat atenie rolului comunicrii i
au evitat folosirea relaiilor publice ca un instrument de management (Lee, 1998). Organele puterii executive de multe ori nu sunt capabile de a comunica pe deplin i n
mod deschis, limitndu-se la ndeplinirea obligaiilor legale i n limitele astfel impuse.
n administraia public, att n ceea ce privete accepiunea de sistem de autoriti
sau instituii a noiunii de administraie public, dar mai ales n contextul celei de-a
doua accepiuni a noiunii, i anume aceea de activitate de aplicare a legii, autoritile administraiei publice utilizeaz comunicarea n activitatea lor. n acest context,
putem identifica o serie de funcii de baz pentru desfurarea eficient a procesului
de comunicare, cum ar fi urmtoarele: informarea, motivaia i dialogul (influenare,
convingere, ndrumare), promovarea culturii, meninerea i integrarea.
Funciile comunicrii n instituiile publice sunt dezvoltate n special n literatura
de management, relaii publice i comunicare organizaional. Fiecare funcie i are
importana ei, iar lipsa uneia sau alteia poate determina scderea eficienei procesului
de comunicare.
Funcia de informare se refer la acele aspecte legate de accesul la informaiile necesare pentru dezvoltarea activitii instituiilor publice, pentru a putea fi atinse scopurile
i obiectivele prestabilite ale acestora. Aceste informaii sunt necesare, de asemenea,
pentru implementarea cu succes a deciziilor administrative. Instituiile publice desfoar o activitate de interes general; ele ntreprind diferite aciuni, adopt decizii publice
care, pentru a fi acceptate de corpul social, trebuie s fie mai nti cunoscute. n acest
sens, pentru asigurarea transparenei administrative, instituiile publice au obligaia
de a face cunoscute ceteanului actele emise, deciziile adoptate, precum i aciunile
ntreprinse. Totodat, n cadrul unei societi democratice se impune realizarea unei
informri cu privire la procedurile administrative necesare pentru exercitarea n bune
condiii a drepturilor i obligaiilor persoanelor fizice i juridice.
De asemenea, funcia de informare asigur cunoaterea competenelor autoritii sau
instituiilor publice, astfel acestea i delimitez domeniul de activitate, construindui astfel o identitate proprie, afirmndu-i specificitatea,obiectiv necesar n contextul
diversitii instituiilor publice i a multitudinii de atribuii ale acestora, precum i a
dificultilor ceteanului n a distinge organul public care realizeaz o anumitactivitate potrivit competenei sale.Funcia de informare la nivelul organizaiilor publice i
private faciliteaz interaciuni cu mediul extern n care funcioneaz, dar i n interior,
ntre prile care alctuiesc organizaia; informaia extern n cazul instituiilor publice
este trimis i primit prin intermediul unui complex de mijloace, activitile de relaii
publice i relaiile cu publicul fiind exemple n acest sens. Informaia intern la rndul
ei, prin canalele formale i informale de comunicare, susine motivarea personalului,
activitile de elaborare i de luare a deciziei.
Comunicarea nu poate avea un caracter unilateral, constnd n transmiterea unui
mesaj de ctre o instituie public, n calitate de emitor, spre un receptor total pasiv.
158

Ceteanul nu poate fi indiferent fa de aciunea public, din moment ce efectele acesteia se rsfrng asupra lui. Din contr, ceteanul reacioneaz, i exprim satisfacia
sau nemulumirea, face propuneri de mbuntire a funcionrii serviciului public.
Prin urmare, realizarea eficient a serviciului public presupune ca organele publice
s ia n considerare nevoile i nemulumirile ceteanului, adaptndu-i activitatea la
dorinele sale (Coman-Kund, 2000, p. 32).
Activitatea de informare i relaii publice, n plan extern, vizeaz deopotriv: comunicarea cu mass-media, comunicarea cu alte instituii, cu organizaii neguvernamentale
i comunicarea de recrutare (publicitar); cuplarea mai riguroas a agendei instituionale cu agenda publicului; desfurarea de campanii de informare public pe principalele
teme de pe agenda instituiei i a structurilor componente; stabilirea, la toate nivelurile
ierarhice, a unor vectori de imagine pozitiv i organizarea de aciuni mediatice sau
evenimente de pres prin care s se realizeze transferul de imagine pozitiv dinspre
acetia spre public; ncheierea de protocoale de parteneriat cu organizaii neguvernamentale, mijloace de informare n mas etc.; promovarea ferm, la toate nivelurile, a
politicii comunicaionale pro-active (Coman, 1999, pp. 19-20).
Motivaia i dialogul (influenare, convingere, ndrumare) sunt funcii ale comunicrii, care se intercondiioneaz i care constau n determinarea personalului prin
diferii factori, n vederea obinerii rezultatelor, a muncii de calitate n cadrul activitii,
ncurajarea creativitii. Este foarte important ca dup organizarea dialogurilor cu angajaii s se primeasc i feedback din partea acestora. Pentru motivarea personalului
sunt cunoscute o serie de teorii motivaionale, ca de exemplu coala Relaiilor Umane,
Teoria lui Maslow (1954) sau Teoria lui Herzberg (1959), toate explicnd cele mai bune
metode i importana motivrii personalului.
Despre motivare i dialog se poate vorbi i n contextul relaiei instituiilor cu publicul sau mediul extern. Aciunile de comunicare realizate de instituiile publice sunt
orientate spre ntrirea sentimentului de apartenen colectiv, motiv pentru care se
organizeaz campanii de informare pentru a determina populaia s susin aciunile
ntreprinse de autoritile publice locale, implicnd astfel ceteanul la rezolvarea problemelor locale. Pentru a obine participarea comunitii la soluionarea problemelor
de interes general, organele publice trebuie s aib o relaie cu ceteanul bazat pe
dialog i asociere la aciunile ntreprinse la nivel local.
Promovarea culturii organizaionale este un aspect foarte important necesar dezvoltrii relaiilor interpersonale din interiorul instituiilor. Exist o serie de abordri a
culturii organizaionale, dar cele mai importante rezid n definiia dat de Edgar H.
Schein, care afirm printr-o definiie complex c o cultur organizaional se rezum
la modelul de ateptri de baz pe care un anume grup l-a inventat, descoperit sau
dezvoltat n cursul procesului de nvare a rezolvrii problemelor de adaptare extern
i integrare intern i care a funcionat ndeajuns de bine pentru a fi considerat valid
i, ca urmare, a fi prezentat noilor membri ca modul corect de a nelege, gndi i simi
n relaie cu respectivele probleme (Schein, 1992, pp. 373-374).
Meninerea i integrarea sunt funcii care au relevan pentru comunicarea n interiorul organizaiilor i se refer la crearea condiiilor i asigurarea funcionalitii
159

compartimentelor, dar i la acordarea de ncredere i putere persoanelor pentru a realiza o activitate sau o sarcin. Apreciem c i pe plan extern se pot manifesta cele
dou funcii, avnd ca i efecte consolidarea relaiei dintre autoriti i interlocutorii
din mediul extern i considerarea acestora ca parteneri n luarea deciziei i nu numai.
Procesul de comunicare organizaional, chiar i n sistemul administraiei publice,
trebuie privit ca i un proces decizional.
Funciile comunicrii menionate anterior alctuiesc un tot unitar i se intercondiioneaz. n concluzie, putem spune c la baza funcionrii eficiente a sistemelor comunicaionale din cadrul administraiei publice st contientizarea funciilor comunicrii
de ctre responsabilii publici. Acesteaspecte vor contribui la atingerea scopurilor i
obiectivelor generale i specfice propuse n cadrul instituiilor publice i va conferi
transparen aciunii administrative.
3. Clasificarea formelor comunicrii
Comunicarea n cadrul activitii autoritilor publice se realizeaz n concret ntr-o
diversitate de forme i poate fi analizat att pe plan intern, ct i pe plan extern, fiecare
dintre aceste forme comportnd clasificri din pespectiva unei diversiti de criterii.
Dac ne raportm la comunicarea din cadrul organizaiilor i instituiilor, aceasta se
clasific dup mai multe criterii: n funcie de direcie, dup modul de transmitere
a mesajului, dup modul de desfurare a comunicrii, dup gradul de oficializare
(Niculae, Gherghi i Gherghi, 2006, pp. 29-39).
n ceea ce privete comunicarea cu mediul extern al instituiilor publice, se constat n literatura de specialitate c, dup anii 1950, evoluia mijloacelor de comunicare
n mas a fost nsoit de alte evoluii importante n domeniul comunicrii, printre
care amintim dezvoltarea publicitii, marketingului, comunicrii politice, comunicrii
organizaionale i de asemenea, constituirea domeniului tiinelor informaiei i ale
comunicrii care i-au propus ca misiune analizarea diferitelor forme de comunicare
(Cabin i Dortier, 2010, pp. 16-17).
Identificarea tipurilor comunicrii difer n funcie de autor i de criteriul de clasificare utilizat n vederea clasificrii. Flaviu Clin Rus precizeaz aisprezece forme de
comunicare, i anume: verbal, nonverbal, interpersonal, intrapersonal, de grup,
mediatic, politic i electoral, esopic, de ntreprindere, public, publicitar, educativ, organizaional, a societii civile, paradoxal i internaional (Rus, 2002, pp. 17-39).
Vasile Tran i Irina Stnciugelu n lucrareaTeoria comunicrii(2003) identific apte
fome ale comunicrii, acestea fiind: verbal, nonverbal, de mas, public, publicitar,
politic i organizaional.
Dup gradul de oficializare, comunicarea poate fi formal i informal, iar n funcie de direcie, comunicarea poate fi ascendent, descendent, orizontal (lateral) i
pe diagonal. Dup modul de transmitere a mesajului avem: comunicarea verbal,
comunicarea non-verbal, comunicarea intrapersonal, comunicarea interpersonal,
comunicarea de grup, comunicarea aa-zis de mas, comunicarea mediatizat, comunicarea public, comunicarea publicitar, comunicarea politic i electoral, comunicarea
160

intra i inter-instituional, comunicarea internaional i comunicarea paradoxal.


Aceste tipuri de comunicare sunt utilizate n desfurarea procesului de comunicare
n instituiile publice, ntre diferitele compartimente ale acestora, n relaiile interne ale
acestora i n relaiile lor cu cetenii.
4. Comunicarea public form de comunicare a administraiei publice
cu mediul extern. Definire i specificitate
Spaiul comunicaional se creeaz i se dezvolt n funcie de specificitatea domeniului public n care se manifest. Progresul comunitii duce implicit i la dezvoltarea sa
instituional din nevoia de a se crea cadrul propice comunicrii cu opinia public. Unul
din tipurile de comunicare de care uzeaz n mod frecvent autoritile administraiei
publice este comunicarea public. Aceast form de comunicare presupune existena
unei multitudini de receptori, ns a unui unic emitor i constituie tipul de comunicare
interuman, care de-a lungul timpului a beneficiat de mare atenie.
Aceast form de comunicarese bazeaz pe trei nuclee comunicaionale: administraia, mass-media i publicul. Prin intermediul strategiilor de comunicare public,
administraia ncearc s afle care sunt opiunile publicului i s evalueze imaginea
pe care acesta o are despre ea. Astfel, orice administraie va fi interesat de maniera n
care i este promovat i perceput imaginea folosind ndeosebi, pentru comunicare,
mass-media.n unele cazuri, ele (autoritile administraiei, s.n.) caut s acioneze
nu numai asupra reprezentrilor ci i asupra comportamentelor noastre: este cazul
campaniilor de interes public n jurul unor teme precum sntatea, sigurana, mediul
ambiant (...). Se vorbete atunci despre comunicare social sau comportamental.
(Bertrand, 2001, p. 28).
Din perspectiva tipului de instituie sau a nivelului la care funcioneaz, se apreciaz
c se poate reine comunicarea local ca subcategorie a comunicrii publice. Aceasta
privete municipalitile, consiliile locale i regionale sau judeene care au nevoie s-i
promoveze n ochii alegtorilor iniiativele, realizrile i proiectele, cutnd s creeze
un sentiment de apartenen mai puternic. Pentru a se impune, ele trebuie cunoscute
i recunoscute de marele public (Bertrand, 2001, p. 29).
Pentru a descrie structura publicului extern, n literatura de specialitate s-a afirmat
c, dac n interiorul unei organizaii comunicarea se desfoar ntre angajai, conducere sau investitori (n anumite situaii), din categoria publicului extern fac parte:
comunitatea, consumatorii, guvernul, publicul internaional i de cele mai multe ori
chiar mass-media (Newsom, VanSlyke Turk i Kruckeberg, 2003, pp. 134-135).
Prin comunicarea public autoritile administrative urmresc s cunoasc nevoile
i dorinele populaiei, pentru aveni n ntmpinarea acestora, precum i s conving,
c prin politicile realizate i prin deciziile publice adoptate, se urmrete un interes
general, obinndu-se astfel adeziunea cetenilor. n literatura de specialitate definiiile formulate pentru comunicarea public sunt dezvoltate n principal n legtur cu
obligaiile autoritilor de a-i face cunoscute informaiile deinute, rezultatele obinute,
actele adoptate sau emise, realizarea atribuiilor, n general. Atribuiile autoritilor
161

executive i misiunile serviciilor publice sunt prevzute i ndeplinite pe baza unor


dispoziii constituionale, legale i regulamente proprii, pe care le regsim n statul
de drept.
Astfel, comunicarea public devine parte a procesului de aplicare a legii, de desfurare a diverselor tipuri de proceduri i de luare a deciziilor. De aceea, activitile
realizate n cadrul comunicrii publice (ctre public, transmindu-se informaii de
interes public), se situeaz n mod necesar n zona public, sub privirile colectivitii,
n numele creia autoritatea exercit prerogativele.Informaiile transmise, cu rare excepii, sunt de interes public, iar interesul public implic ndeplinirea obligaiei de
transparen (transparentizare a activitii).
n practic, aceast fom de comunicare mbrac forme diferite atunci cnd se pune
informaia la dispoziia publicului, se stabilete relaia i dialogul pentru a se putea
oferi sau primi cu precizie serviciul ateptat, cnd se prezint i promoveaz serviciile
oferite, cnd instituiile se fac cunoscute i prin modul n care realizeaz comunicarea
intern, cnd se duc campanii n sprijinul interesului general, cnd nsoete procesul
decizional i practica politic (Zmor, 2003, p.18).
Din consideraiile i definiiile precizate, comunicarea public apare ca fiind comunicarea de tip formal, a crei finalitate i obiect constau n schimbul i aducerea
la cunotin a informaiilor de utilitate public, precum i meninerea relaiilor cu
colectivitatea, toate acestea fiind responsabiliti ale autoritilor publice. Aceast accepiune a comunicrii publice este completat i de alte definiii. Astfel, comunicarea
public mai poate fi definit ca fiind un proces de implementare a unui sistem de
relaii publice, realizat de ctre instituiile publice i avnd drept scop furnizarea informaiilor de interes public (sntate, sigurana ceteanului, mediu, ordinea i linitea
public etc.) cetenilor (...). Comunicarea public cuprinde i comunicarea local, n
care locul instituiilor centrale este luat de ctre cele locale, ca de exemplu, primriile
sau prefecturile. Reprezentantul instituiilor publice, care comunic cel mai adesea cu
cetenii, este funcionarul public (Rus, 2005, p.117).
Aadar, prin intermediul comunicrii publice se creeaz o relaie ntre instituiile
publice i cetean prin intermediul creia cetenii primesc anumite informaii de care
au nevoie. n cadrul acestei definiii, observm faptul c se pune accent pe rolul instituiei publice n realizarea comunicrii, informaiile fiind transmise dinspre instituie
spre cetean, nefiind luat n considerare comunicarea dinspre cetean spre instituie.
Dup cum se poate sesiza, n cadrul definiiei de mai sus, comunicarea public realizat
la nivelul instituiilor de la nivel central, este nlocuit cu cea de comunicare local,
aceasta din urm fiind o variant a comunicrii publice. Comunicarea, transmiterea
informaiilor ntre instituia public i cetean se realizeaz prin intermediul funcionarului public, el fiind cel care reprezint instituia n relaia cu ceteanul.
Pierre Zmor aprecia c finalitile comunicrii publice nu sunt n mod real disociate
de cele ale instituiilor publice, acestea fiind: de a informa (a aduce la cunotin, a pune
n valoare), de a asculta (ntrebrile i ateptrile ceteanului, dezbaterea public), de a
contribui la asigurarea relaionrii sociale (sentimentul de apartenen colectiv, luarea
162

n considerare a ceteanului n calitate de actor) i de a nsoi schimbrile comportamentelor i pe cele ale organizrii sociale (Zmor, 2003, p. 27).
n ceea ce privete coninutul comunicrii publice -mesajele publice, Luminia Gabriela Popescu aprecia c sunt complexe pentru c au ca obiectiv contribuia la activitile de reglementare, de protecie sau de anticipare ce revin puterilor publice. n
toate cazurile, mesajul public se refer la legitimitate i informeaz despre oportunitatea
unui demers, despre o procedur de urmat, despre informaiile de furnizat, despre
documentele de ntocmit, amintindu-se de interesul colectiv realizat n acest mod sau
de sanciunile i neajunsurile n cazul n care interesul colectiv este neglijat(Popescu,
2007, p. 48).
Natura mesajelor comunicrii publice este influenat de faptul c acestea sunt transmise n interesul general al comunitii, interes pe care i prin transmiterea de mesaje,
autoritatea trebuie s-l satisfac. Adesea comunicarea public este confundat cu comunicarea politic. n anumite perioade, cum sunt perioadele electorale, guvernul sau unii
minitri acord mai mare importan activitilor politice personale sau de partid dect
activitilor desfurate de ctre autoritatea pe care o conduc. n acest sens, referitor
la comunicarea public, V. Tran i I. Stnciugelu n Teoria Comunicriiapreciau c
aceasta nu se limiteaz doar la campaniile oficialilor, iar interesul de a nu o transforma
ntr-un apendice al comunicrii politice este din ce n ce mai evident, dat fiind, mai
ales, diversificarea metodelor i rspndirea acestora la toate ealoanele administrative
(Tran i Stnciugelu, 2003, p. 137).
Din perspectiva formelor de realizarea a comunicrii publice, comunicarea public
este considerat modalitatea de recurgere, din ce n ce mai clar i mai organizat din
partea administraiilor de stat, la mijloacele publicitare i la relaiile publice (Mige,
2000, p. 45). Observm, astfel, cum aria de cuprindere a comunicrii publice este completat, pe lng furnizarea informaiilor de interes public, desfurnd activiti de
promovare i prezentare a serviciilor, proiectelori iniiativelor.n literatura de specialitate s-a remarcat importana structurrii unor noi practici a comunicrii publice
de la care ne ateptm s contribuie, instituional, la identificarea utilitii publice, la
alimentarea cunoaterii civice, la facilitarea aciunii publice i la garantarea dezbaterii
politice (Zmor, 2003, pp. 27-28).
5. Relaiile publice n context administrativ
Complexul formelor de comunicare desemnat prin noiunea de relaii publice s-a
configurat i a evoluat n cadrul societilor democratice, n secolul XX.R.F. Harlow,
unul dintre primii profesori de relaii publice din Statele Unite ale Americii, a inventariat circa 500 de definiii de la tot attea surse. Din analiza i sinteza lor a rezultat o
definiie care poate fi socotit, n acelai timp, conceptual i operaional:
Relaiile publice reprezint funcia managerial distinctiv, care ajut la stabilirea i
meninerea unor principii reciproce de comunicare, la nelegere, acceptare i cooperare
ntre o organizaie i publicurile ei; ele implic rezolvarea problemelor, ajut conducerea
s fie informat i s rspund cererilor opiniei publice; definesc i accentueaz obligaiile
163

conducerii de a servi interesul public; ajut conducerea s fie n pas cu schimbrile i s


le utilizeze n avantajul organizaiei, servind astfel ca sistem de avertizare; utilizeaz ca
principale instrumente cercetarea i comunicarea bazat pe principii etice. (Coman,
2000, p.165)
Cristina Coman apreciaz c Harlow surprinde astfel funciile principale ale activitii de relaii publice, locul pe care ea ar trebui s l ocupe n cadrul unei organizaii,
indiferent de natura acesteia, precum i o parte dintre instrumentele utilizate (Coman,
2000, p.165).
O alt definiie utilizat n acest domeniu este cea formulat de S.M. Cutlip i colaboratorii, care definesc relaiile publice ca funcia managementului care stabilete i
menine relaii reciproc avantajoase ntre o organizaie i publicurile de care depinde
succesul i eecul ei (Cutlip, Center i Broom, 2001, p. 6).
n definiia dat relaiilor publice, Ilie Budica apreciaz c sunt o funcie a conducerii, care identific, stabilete i menine legturi mutual benefice ntre o organizaie
i diferite categorii de public de care depinde succesul sau eecul su. Relaiile publice
reprezint filozofia social a conducerii exprimat n politici i practici care, printr-o
comunicare n ambele sensuri cu publicul, caut s stabileasc nelegere i bunvoin
mutual (Budica, 2009, p. 11). ntr-o alt definiie concis, relaiile publice sunt n esen,
un proces de influenare social, ele putnd fi ncadrate n sfera larg a proceselor de
influenare social (Iacob i Cismaru, 2003, p. 12).
Considerm, astfel, c relaiile publice reprezint aciunile practicate de ctre autoriti i instituii publice, prin care acestea realizeaz contactul nemijlocit cu publicul larg
i cu anumite categorii specifice de public.Scopul relaiilor publice este s construiasc
i s menin bunele relaii cu toate categoriile de public cu care vine n contact. James
Grunig i Todd Hunt se refer la acest aspect afirmnd c relaiile publice reprezint
managementul comunicrii ntre organizaie i publicurile de care depinde buna ei
funcionare (Grunig i Hunt apudIacob i Cismaru, 2003, p. 3). Oalt accepiune la
care ne raliem este cea exprimat de Harwood Childs, potrivit cruia scopul relaiilor
publice este acela de a ajuta organizaiile s se adapteze la mediu (Childs apudIacob i
Cismaru, 2003, p. 3).
Relaiile publice trebuie delimitate de alte domenii. n primul rnd, conceptul de
relaii publice nu trebuie confundat cu termenul de relaii cu publicul, deoarece cel de-al
doilea termen are un sens mai restrns dect primul, relaiile cu publicul referindu-se
strict la activitatea de comunicare sau relaionare direct a cetenilor cu funcionarii
sau reprezentani ai autoritii, n vederea informrii. Activitile de relaii cu publicul
se constituie ca parte a relaiilor publice ale instituiilor. Prin intermediul sistemului
de relaii publice are loc realizarea procesului de comunicare printr-un complex de
activiti, una dintre acestea fiind relaiile cu publicul. n ceea ce privete delimitarea
relaiilor publice de marketing, pentru nceput trebuie s precizm c att relaiile publice ct i marketingul sunt funcii i activiti manageriale, care se difereniaz unele
de altele. n acest sens James E. Grunig apreciaz c funcia de marketing trebuie s
164

aib n vedere comunicarea cu pieele de interes pentru mrfurile i serviciile unei organizaii. Relaiile publice trebuie s se preocupe de toate publicurile unei organizaii.
Scopul major al marketingului este de a ctiga bani pentru organizaie (...). Scopul
major al relaiilor publice este de a economisi bani pentru organizaie, construind o
reea de relaii cu publicuri care constrng sau ntresc capacitatea unei organizaii de
a-i ndeplini misiunea (Grunig apud Wilcoxet al., p. 15).
Referitor la distincia dintre relaiile publice i publicitate, folosind ca i criterii de
comparaie criteriile propuse de Dumitru Iacob i Diana-Maria Cismaru, respectiv
scopurile, timpul de desfurare i funciile sociale pentru cele dou domenii, putem
concluziona c relaiile publice sunt o funcie a managementului, care promoveaz
imaginea unor actori individuali sau colectivi, n scopul de a crea i a menine o atitudine pozitiv, adresndu-se unor categorii de publicuri diverse, ntr-un interval de
timp mediu i lung, iar publicitatea este o funcie a vnzrii, care promoveaz produse sau servicii, n scopul creterii vnzrilor i contractelor, adresndu-se clienilor
determinai sau poteniali, cu obiective fixate pe termen scurt i mediu, n condiiile
n care viaa produselor este mai scurt dect cea a organizaiilor (Iacob i Cismaru,
2003, pp. 21-22).
n literatura de specialitate din domeniul relaiilor publice, cu privire la informarea
public se atrage atenia asupra faptului c aceasta este exclusiv o activitate de comunicare, n timp ce relaiile publice includ i o funcie de management, informarea public
fiind definit ca plasarea informaiei ntr-un mediu de comunicare, putnd fi vorba
de mass-media (televiziune, ziare, Internet) sau mijloace de comunicare specializate
(reviste, newsletter-urile, brouri, rapoarte) (Newsom, VanSlyke Turk i Kruckeberg,
2003, pp. 21-22). Aceast component a relaiilor publice poate fi considerat, n acelai
timp, o activitate specific de comunicare a administraiei publice, care are obligaii
legale n acest sens. Amintim aici obligaia de a aduce la cunotina public a actelor administrative cu caracter normativ pe care le adopt, obligaia de a comunica informaii
de interes public, din oficiu sau la cerere, obligaia de a elabora i publica rapoarte de
activitate i rapoarte privind transparena decizional sau facilitarea accesului cetenilor la informaii de interes public.
Structurile cu responsabiliti n domeniul relaiilor publice i relaii cu publicul
de cele mai multe ori se constituie n interfaa organizaiei, colectnd informaii de
care vor avea nevoie alte departamemente din cadrul organizaiei sau instituiei dar i
decidenii. Relaiile publice pot oferi informaii referitoare la publicurile organizaiei,
climatul socio-economic i politic n care organizaia funcioneaz i despre diversele
mijloace de comunicare (Newsom, VanSlyke Turk iKruckeberg, 2003, p. 433).
6. Identificarea caracteristicilor comunicrii cu publicul n practica administrativ
n ncercarea de a ilustra aspectele teoretice expuse anterior, n continuare vom
caracteriza comunicarea cu publicul a administraiei publice, prezentnd n acest
sens,aspecte identificate n cadrul unei cercetri asupra practicilor comunicaionale n
activitatea autoritilor administraiei publice locale n relaia acesteia cu mediul extern.
165

6.1. Limitele cercetrii


n articolul de fa ne vom concentra pe caracterizarea relaiei de comunicare cu
cetenii, n contextul n care n cadrul altui demers de cercetare am analizat practicile
de comunicare n relaia cu presa. De asemenea, am luat n considerare practica n
materie de comunicare a autoritilor din mediul urban, considernd c ne ofer mai
multe informaii utilile ndeplinirii scopului propus, i evident, sintetizrii concluziilor.
6.2. Aspecte metodologice
Scopul cercetrii realizate a fost acela de a analiza activitile comunicaionale realizate de ctre autoriti ale administraiei publice locale n raport cu mediul extern n
vederea identificrii practicilor comunicaionale dezvoltate de autoriti i a caracteristicilor acestor activiti la nivel instituional, n contexul aplicrii prevederilor legale.
Astfel vom ncerca s descriem modalitile i nivelul de realizare a activitilor care
subsumeaz demersurilor de comunicare public i de relaii publice, n contextul
administrativ actual.
n ceea ce privete caracterizarea practicilor de comunicare n context administrativ, vom utiliza urmtoarele criterii:finalitatea (obiective riguros definite i urmrite), adaptabilitatea(utilizeaz sisteme de informaii adaptate nevoilor specifice
fiecrui sector i care concord cu cultura organizaional); flexibilitatea(integrarea
comunicrii informale i crearea unei structuri care s favorizeze acest mixt formalinformal);instrumentalitatea (utilizarea de instrumente, suporturi, dispozitive, indicatori la care se apeleaz selectiv, n funcie de obiectivele vizate). Caracteristicile a
cror analiz ne propunem s o realizm sunt considerate n literatura de specialitate
ca fiind condiii pe care comunicarea trebuie s le satisfac, n contextul sublinierii
nevoii de organizare a comunicrii (Popescu, 2007, pp. 197-201). Alte criterii utilizate
au fost:funciilecomunicrii publicerealizate n raport cu principalii interlocutori ai
instituiei (s informeze, s se informeze, s promoveze, s determine participarea,
s obin suportul n fundamentarea deciziilor i n implementarea lor, s consulte
publicul), factorii care determin realizarea i dezvoltarea activitilor de comunicare
(legea i obligaiile impuse astfel sau pentru a ndeplini obiective concrete ale instituiei
respective spre exemplu,atragerea parteneriatelor, facilitarea aplicrii deciziilor etc.).
n vederea realizrii analizei am utilizat o metod calitativ de cercetare i anumeinterviul, cu instrumentul de cercetare ghid de interviu semi-structurat. Dat fiind
scopul cercetrii, am apreciat c acest tip de interviu rspunde cel mai bine nevoii de
afla att rspunsuri, ct i opinii, exemple i descrierea practicilor instituionale de
comunicare. Interviul a fost aplicat unui numr de nou funcionaricu responsabiliti
n domeniul comunicrii la nivelul autoritilor administraiei publice locale,respectiv
consilii judeene i primrii, dar analiza nu se dorete a fi o comparaie ntre cele dou
tipuri de autoriti.
Dei n cercetrile sociale interviul se definete ca o tehnic de obinere prin ntrebri i rspunsuri, a informaiilor verbale de la indivizi i grupuri umane n vederea
verificrii ipotezelor sau pentru descrierea tiinific a fenomenelor sociale socio-umane
166

pentru recoltarea unor informaii suplimentare celor obinute prin alte metode (Chelcea, 2001, p. 123), am utilizat interviul ca metod calitativ n vederea identificrii unor
exemple de practici comunicaionale realizate n contextul unui set de norme minimale
impuse de lege n sarcina autoritilor, urmnd ca prezenta cercetare s fie completat
i continuat cu aspecte cantitative.
n plan teoretic, am considerat c suntcomponente ale comunicrii n activitatea
administraiei publice urmtoarele: informarea publicului(obligatorien ndeplinirea
ansamblului de obligaii legale), consultarea publicului i fundamentarea proiectelor
n vederea lurii de deciziei, alctuirea agendei instituionale, determinarea participrii
publice, relaia cu utilizatorii serviciilor, relaia cu diferite categorii de parteneri (societi comerciale, ONG-uri), promovarea serviciilor, parteneriatelor sau proiectelor).De
aceea, ghidul de inteviua cuprinsdou tipuri de ntrebri:cu privire la componentele
comunicrii administraiei cu mediul extern mai sus precizate i ntrebricare au vizat
caracteristicile activitilor de comunicare, mai sus precizate.
6.3.Prezentarea informaiilor obinute prin aplicarea interviului
n cele ce urmeaz, vom prezenta concluzii sintetizate ca urmare a rspunsurilor formulate de respondeni, prin intermediul crora vom caracteriza practicile
comunicaionale desfurate de administraia public local cu mediul extern.n interpretarea i valorificarea rspunsurilor obinute am avut n vedere dou perspective
de analiz, respectiv analizarea de practici de comunicare identificate n descrierea
modalitilor de realizare a componentelor comunicarii i particularitile (caracteristicile) practicilor de comunicare instituional.Exemplele identificate ne-au ajutat
s concluzionm asupra msurii semnificative n care administraia contientizeaz
importana comunicrii n ndeplinirea sarcinilor, acestea n parte fiind realizate n
ndeplinirea obligaiilor legale, restul fiind activiti desfurate din proprie iniiativ,
contientiznd importana comunicrii pentru instituie.
6.3.1. Comunicarea direct cu ceteanul cu scopul de a soluiona problemele acestora
O prim component a activitii de comunicare identificat de ctre cei intervievai a fost comunicarea direct cu ceteanuli eforturile autoritilor de a facilita
comunicarea direct dintre ceteni i autoriti, fiind amintit n egal msur de ctre
respondenii din cadrul ambelor tipuri de autoriti: este scopul activitii noastre, este
obiectul nostru de activitate, o mare parte dintre activitile noastre urmresc ca informaiile
s ajun la ceteni, rspunsul la solicitrile ceteanului sunt o component prioritar a
activitii noastre.
Au fost identificate exemple de practici dezvoltate n contextul procesului de
soluionare a problemelor ceteanului, care arat c administraia utilizeaz comunicarea ca instrument n ndeplinirea misiunii instituionale, i nu numai ca obligaie
legal, fapt care denot o evoluie a relaiei administraie-public:ce e foarte important e
faptul c nu am privit niciodat textele de lege ca pe o constrngere, i nu ne-am rezumat la a
face doar ce legea ne cere, adic nu ne ntrebm Care tip de comunicare e mai potrivit? Comu167

nicarea formal sau informal? Comunicarea scris sau cea verbal? Noi am ncercat mereu s
le dublm. Am plecat de la premisa c cel mai important e nu s semnm acte ci s rezolvm o
problem. Observm, pe de o parte, mbinarea comunicrii formale cu cea informal,
identificnd caracterul flexibil al comunicrii administraiei, iar, pe de alt parte, observm c exist un scop asumat de ctre instituie, i anume acela de a soluiona ct
mai repede problema ceteanului utiliznd cele mai potrivite instrumente.
n urma adresrii unor ntrebri secundare am obinut informaii referitoare la gestionarea i nregistrareasesizrilor venite de la peteni i utilizarea acestora ca surs
de informaii pentru autoriti.Din momentul cnd sunt nregistrate primesc un curs i se
urmrete soluionarea lor ct mai rapid. Mai mult dect att, noi, periodic, realizm rapoarte
pe care le centralizm i chiar facem diferite analize i grafice pe tipuri de probleme, pe instituii,
de unde au provenit, cine a rezolvat, cine a rezolvat mai rapid, cte reclamaii administrative
am avut, i considerm reclamaia ca feedback pentru instituie.Observm astfel, o prim practic instituional, realizat n domeniul activitii de soluionare a petiiilor,
care arat interesul autoritilor pentru tipologia aspectelor sesizate de ctre peteni.
Aceast practic a fost identificat cu precdere de ctre persoanele intervievate din
cadrul primriilor, practic dezvoltat n contextul n care acest tip de autoritate este
ntr-o mai mare msur competent s soluioneze mai multe tipuri de probleme ale
cetenilor. Se remarc, de asemenea, faptul c se realizeaz un efort de sintetizare a
problemelor sesizate, de responsabilizare a funcionarilor n activitatea de soluionare,
iar reclamaiile sunt considerate ca fiind informaii de tip feedback pentru instituie. n
cadrul primriilor luate spre studiu se remarc acelai tip de practic. n cazul consiliilor
judeene numrul petiiilor este mai mic.
O practic identificat n cazul ambelor tipuri de autoriti este aceea de a da posibilitatea de depunere a petiiilor online. Exist online rubrica pe site-ul primriei i se pot
depune acolo petiii n scris.n ceea ce privete desfurarea audienelor, o alt practic
consemnat prezint aspecte pozitive n ceea ce privete nregistrarea acesteia: La
audienele primarului particip un funcionar din cadrul biroului de relaii publice; audienele
se nregistreaz, se face not de audien, se transmite ctre serviciul, direcia rspunztoare care
are atribuii n acest domeniu i se comunic un rspuns, dac este cazul n scris petentului.De
remarcat este i faptul c din opiniile exprimate de cei intervievai, se tinde ca toate
procedurile de obinere a unor acte s fie fcute publice pe pagina web iar toate formularele s poat fi descrcate, acest demers nefiind nc finalizat. Acest obiectiv este
asumat la nivelul ambelor tipuri de autoriti.
Din discuiile cu persoanele intervievate rezult un interes sporit pentru dezvoltarea
modalitilor prin care ceteanul se poate adresa autoritii i se poate informa, astfel
c putem concluziona c n relaia cu cetenii autoritile se preocup de instrumentalitatea comunicrii i adaptarea modalitilor de comunicare, n contextul n care crete
interesul cetenilor pentru comunicarea online.
Analiznd practica n ceea ce privete termenul de rspuns la petiii se constat c
autoritile utilizeaz termene mai scurte dect cele instituite de lege. Oricum ceea ce
trebuie spus e faptul c termenele noastre de rspuns, i sta e un indicator foarte relevant, ter168

menele noastre de rspuns sunt foarte scurte, sunt mult mai scurte dect cele prevzute n lege.
Adic, dac la informaiile de interes public termenul este de 10 zile lucrtoare, la noi termenul
mediu este de o zi jumtate 2 zile, adic infinit mai scurt. Sigur este vorba de petiiile adresate
CJ, i nu serviciilor subordonate.Din perspectiva finalitii modalitii de comunicare,
reducerea termenelor de rspuns n practica instituional reflect c sub acest aspect
autoritile urmresc s soluioneze problema solicitantului ct mai operativ, chiar dac
legea i permite utilizarea unui termen mai lung.
n cadrul altor rspunsuri obinute, se remarc faptul c sunt instituite, n practica instituional de soluionare a petiiilor, modaliti de control n procedura de
soluionare a petiiilor nregistrate, dei legea nu impune ca n situaia n care s-a adresat
iniial unei autoriti necompetente, aceasta s supravegheze soluionarea petiiei de
ctre autoritatea competent s o soluioneze.
Exemplul de practic realizat n lipsa obligaiei legale oferit de respondentdenot
asumarea ca obiectiv instituional acordarea de interes cetenilor i modalitii n care
li se soluioneaz solicitrile. Sesizarea unor astfel de exemple de practici poate duce
la concluzia c exist o cultur n ceea ce privete construirea unei relaii cu cetenii,
n raport cu care autoritatea este interesat s le ctige ncrederea, considerndu-i
clieni.n contextul aceleiai problematici(adresarea ctre o autoritate necompetent),
ntr-o alt opinie s-a exprimat un exemplu de sprijin acordat cetenilor n soluionarea
problemelor: cetenii pot s vin i se nscriu la audiene; Chiar dac este vorba despre petiii
greit ndreptate, se ncearc s se sune la primrii, s se ia legtura cu primarul i i se solicit
analiza situaiei respective.
Alte exemple de practici instituionale de comunicare n vederea soluionrii problemelor identificate se refer la demersuri care vizeaz modaliti prin care cetenii,
se pot adresa autoritiifr s se deplaseze, depunnd astfel petiii, n cadrul vizitelor
regulate n cazul primriilor sau anunate anterior n cazul consiliilor judeene sau prin
intermediul unui tel. verde.
i n aceste cazuri seobserv exemple de practici de comunicare instituite n realizarea unei anume finaliti, i anume apropierea autoritii de ceteni. n acelai timp,
s-a subliniat dectre unii dintre cei intervievai c implementarea i diversificarea lor
este mpiedicat nc de reticena unor funcionari.
6.3.2. Componenta de promovarea a imaginii prin demersuri de comunicare
Un aspect interesant legat att de comunicarea direct dintre ceteni ct i de informarea public, dar care are ca rezultat crearea unei imagini moderne i adaptabile
a administraiei, este legat de utilizareamijloacelor de socializare. Potrivit unor opinii
exprimate, astfel de instrumente de comunicare nu sunt considerate a fi oportune.
n-a considera oportuno astfel de abordare a comunicrii.Cu privire la acelai instrument
de comunicare, funcionariiintervievai din cadrul primriilor consider binevenit
utilizarea acestui instrument preciznd c pagina de facebook este urmrit de ctre
reprezentanii autoritilor pentru a obseva reaciile publicului. Putem s ne dm seama
din mesajele care ne vin pe facebook dac sunt reaciile pozitive sau nu. Se public un subiect
169

i putem urmri feedback-ul. Mai mult ne intereseaz partea de a rezolva problemele punctuale
dect de a promova.
De asemenea, se constat aprecierea paginii de facebook ca modalitate nou de a
primi sugestii, propuneri prin intermediul contului de facebook, unde noi postm materiale,
comunicate i primim propuneri .a.m.d..n cadrul altor rspunsuri s-a subliniat utilitatea acestui mijloc de comunicare pentru promovarea imaginii autoritii prin publicitatea fcut aciunilor realizate, fiind n acelai timp nc un canal de transmitere a
informaiilor ctre public. Putem concluziona, c dei nu este apreciat n mod unitar
utilizarea noilor media, se constat c n situaiile n care diversificarea unei varieti
de suporturi i mijloace de comunicare este crescut, comunicarea prezint o dimensiune instrumental ntr-o mai mare msur iar decizia de a utiliza i astfel de mijloace
denot obiective stabilite n cadrul activitii de comunicare, demersul de comunicare
prezentnd aspect de organizare.
n unele dintre rspunsuri se observ nc o tendin de a pstra formalismul administrativ i o reticen n a accepta utilizarea n comunicare a instrumentelor noi de
comunicare, context n care apreciem c dimensiunea instrumental i adaptabilitatea
comunicrii poate fi mbuntit.
Analiznd care sunt principalele activiti care, aduse la cunotina publicului, ajut
la ctigarea ncrederii i contribuie la construirea unei imagini pozitive a instituiei,
au fost subliniate o serie important de aspecte. Cel mai mult contribuie activitile care
demonstreaz c i-ai fcut treaba. Adic, informarea care de exemplu prezint felul n care
ai reuit s duci la bun sfrit mari proiecte de infrastructur, mari programe, felul n care
mediatizezi ctigarea de proiecte cu finanare european, terminarea lor n bune condiii. n
general, cel mai mult conving chestiunile concrete i cele care fac referire la proiecte pe care
le-ai finalizat n bune condiii.
Comunicarea este utilizat n mod frecvent cnd se pune problema ca imaginea s
fie afectat negativ sau n situaii n care imaginea instituiei a fost pus sub semnul
ntrebrii dar i atunci cnd, prin comunicare i transparen, se ctig la nivel de
imagine.Exemplele oferite sunt argumente n favoarea ideii c n administraia public se observ utilizarea organizrii aciunilor de comunicare n diverse momente, iar
abordarea potrivit n situaii de criz este considerat a fi obiectivitatea i echilibrul.
n aceste situaii, observm utilizarea comunicrii ca instrument n gestionarea situaiei, important fiind, n egal msur profesionalismul i competena funcionarilor
cu atribuii n domeniu.
6.3.3. Componenta de informare public i elaborarea proiectelor de acte normative
O component important a activitii comunicrii instituionale, relevat de rspunsurile persoanelor intervievate, a fost componenta de informare public.
Referitor la activitatea de transmitere de informaii pe care autoritatea le gestioneaz
sau aducerea la cunotina public a actelor pe care cele dou tipuri de autoriti le
adopt, remarcm o concordan n rspunsurile obinute n cadrul interviurilor realizate n mediul urban n special n cazul autoritilor din municipii i a celor judeene,
170

funcionarii preciznd c sunt utilizate concomitent cel puin dou modaliti de aducere la cunotina public a actelor adoptate, aceste modaliti fiind: publicitatea prin
intermediul publicaiei proprii i prin intermediul site-ului propriu. Acestor dou
modaliti se adaug i altele, de exemplu, afiarea n locuri cu vizibilitate sau panouri amplasate cu acest scop. Funcionarii intervievai din cadrul consiliilor judeene
au precizat c posibilitatea publicrii n Monitorul Oficial al Judeului este oferit i
autoritilor din comune sau din celelalte orae din jude, ns sunt foarte puine cazurile n care acestea utilizeaz aceast modalitate de publicare a actelor adoptate: Nu
tiu dac sunt mai mult de 2 sau 3 comune care ne solicit publicarea actelor.
Pe lng aducerea la cunotina publicului a actelor adoptate de autoriti, am ncercat s identificm ce activiti realizeaz administraia, pentru a informa publicul
cu privire la proiectele pe care urmeaz s le dezbat, respectiv care sunt mijloacele
utilizate n acest sens. Relaiile comunicaionale ale administraiei implic utilizarea
diverselor tipuri de canale sau modaliti de comunicare (canalele media, canale proprii,
noile tehnologii, precum i organizarea de evenimente cu caracter public).Se constat
utilizarea unui complex de mijloace care s faciliteze accesarea corespunztoare de ctre
mai multe tipuri de public. Sunt utilizate att metode tradiionale ct i instrumente
moderne, avnd n vedere c a fost constatat nevoia de a rspunde mai multor tipuri
public, i n consecin, mai multor tipuri de ateptri.Descrierea acestor practici scoate
n eviden o tendin de adaptabilitate a practicii de comunicare cu privire la instrumentele utilizate, astfel c autoritatea arat contientizarea nevoii de a comunica innd
seama de diversitatea publicului. Aceast tentin se nregistreaz la mai multe dintre
autoritile supuse studiului.Observm astfel rolul n cretere permanent pe care l
are un website i a noilor tehnologii n comunicarea public a administraiei publice
locale, astfel autoritatea i prezint disponibilitatea de a comunica.
Un exemplu de practic n acest sens a fost identificat cu privire la transmiterea ctre
consilierii judeeni a materialelor de edin prin intermediul paginii web, practic care
este n fapt o modalitate de informare public, cetenii avnd astfel acces la proiectele
de acte normative n curs de adoptare.
De asemenea, se apreciaz utilitatea newsletter-ului ca modalitate de comunicare
curent a informaiilor.Utilizarea acestui instrument ilustreaz adaptabilitatea comunicrii prin modaliti de informare specifice publicului cruia i se adreseaz.
Funcionarii intervievai au semnalat un interes sczut al cetenilor, iar n anumite
situaii propunerile venite din partea cetenilor se observ c lipsesc, dei autoritile
i ndeplinesc obligaiile legale de aducere la cunotina public a proiectelor.n ceea ce
privete finalitatea activitilor de comunicare se observ astfel c n unele opinii exprimate se recunoate c, n vederea transparentizrii, autoritile trebuie s depun mai
multe eforturi dect strict cele pe care le precizeaz legea legate de afiare, publicarea
proiectelor etc. Pentru transparentizarea activitii administraiei i transformarea acesteia din obligaie legal n practic instituional se apreciaz de ctre cei intervievai
c este nevoie de asumarea pe deplin a ceea ce nseamn misiunea administraiei la toate
nivelurile. Se apreciaz c schimbarea n acest sens poate s vin de la funcionarii care,
171

asumndu-i misiunea, pot susine o astfel de politic, chiar dac nu au rol decizional.
Din rspunsurile obinute s-a conturat ideea c n Romnia se poate vorbi prea puin
de o informare prealabil nainte de a lua decizia, realizat de ctre autoritate pentru
a determina implicarea colectivitii i pentru a colecta opinii. Se recunoate de ctre
cei intervievai c este recomandabil ca decizia s fie fundamentat prin activiti prealabile de comunicare cu scop de informare, ca parte a procesului de luare a deciziei.
De asemenea, s-a semnalat faptul c autoritile desfoar foarte rar activiti prealabile de informare, pentru a ti care sunt nevoile populaiei care ar trebui s fac
obiectul actelor administrative. Remarcm n acest context c, deseori, finalitatea comunicrii administraiei publice locale este simpla aplicarea a legii, fr a reflecta prin
activitatea de comunicare un plan de ansamblu asumat la nivel instituional.
Totui exist i bune practici identificate n acest context, situaii n care autoritatea a
creat condiiile implicrii cetenilor: a meniona exemplul legat de bugetarea participativ,
exemplu pe care l avem descris i pe site, inclusiv datele i concluziile. Alt exemplu de dialog
cu comunitatea n vederea fundamentrii i definitivrii proiectului de hotrre a fost pentru
elaborarea unui regulament legat de cinii cu stpni din municipiu.O mare parte dintre
funcionarii intervievai au afirmat faptul c tot mai frecvent se va apela la participare
ca model de soluionare a problemelor, iar una dintre finalitile activitii de comunicare trebuie s se ndrepte ctre determinarea participrii. Este considerat calea de
colaborare potrivit pentru armonizarea intereselor autoritii i ale cetenilor.Se observ c n ceea ce privete valorificarea rezultatelor consultrilor se constat tendina
de a ine cont de acestea n luarea deciziei, dei dezbaterile i implicarea cetenilor n
procesul decizional are rol consultativ.
Se poate concluziona c demersuri de implicare a comunitii au loc, aceste demersuri fiind pai n vederea instituionalizrii a dialogului i colaborrii n procesul
decizional. Considerm c instituionalizarea comunicrii trebuie s aib loc pe domenii
de interes astfel, autoritatea s se adreseze direct grupurilor de persoane care pot fi
interesate ntr-o problem determinat sau pot oferi expertiz n domeniu vizat.
n cadrul interviurilor realizate am identificat la nivelul autoritilor un interes n
ceea ce privete comunicarea cu diverse categorii de public, prin mesaje generice: am
nceput s manifestm interes de a intra n proiecte de comunicare prin mesaje generice i de
interes public, cum a fost cel de ncurajare a multilingvismului i acum suntem ntr-un alt
proiect de comunicare. Suntem singurul ora din Romnia, inclus ntr-un proiect pilot care
testeaz cele mai eficiente modaliti de promovare a unui stil de via sntos.
n ceea ce privete comunicarea cu publicul se constat c practicile identificate sunt
asemntoare, din perspectiva finalitii definite la nivel instituional i a instrumentelor utilizate n cadrul demersurilor de comunicare instituional. Din rspunsurile
obinute se poate concluziona c eficiena i succesul n ceea ce privete comunicarea
la nivelul autoritilor sunt determinate de interesul pentru comunicare al persoanei
care exercit conducerea autoritii i al funcionarilor specializai i cu experien n
domeniul comunicrii i care contientizeaz importana acesteia pentru o instituie a
administraiei publice locale, n general, ct i pentru autoritatea respectiv.
172

7. Concluzii
O caracteristic actual a comunicrii instituionale identificat prin intermediul rspunsurilor obinute este mbinarea comunicrii informale cu comunicarea formal. Dat
fiind contextul instituional al analizei comunicrii, anticipm utilizarea cu o frecven
mai mare a modalitilor formale de realizare a comunicrii. Din opiniile exprimate se
remarc faptul c aceste modaliti formale nu satisfac nevoia de informare necesar
pentru realizarea atribuiilor de serviciu n mod eficient, n cele din urm, fiind afectat realizarea misiunii instituionale. n acest context se utilizeaz tot mai frecvent n
activitatea administraiei publice comunicarea informal. Remarcm astfel, ca i caracteristic a comunicrii cu publicul, flexibilitatea acesteia, dar totodat, apreciem c se
impune integrarea celor dou tipuri de comunicare i crearea unor structuri capabile
s mbine comunicarea formal i informal i s favorizeze att nevoia individual de
comunicare i informare, dar i realizarea n mod eficient a comunicrii instituionale.
Exemplele oferite de ctre persoanele intervievate sunt aspecte care ilustreaz
funcia instrumental a comunicrii pentru activitatea administraiei publice. Astfel,
se observ c autoritile acord o mai mare importan comunicrii n relaionarea
direct cu cetenii, considernd c aceasta este modalitatea optim de a-i construi
o imagine pozitiv. Pe de alt parte, aspectele identificate prin intermediul rspunsurilor obinute scot n eviden caracterul de practic iniiat i dezvoltat la nivel
instituional pentru un numr mare dintre activitile de comunicare cu publicul realizate de ctre administraia public. Acestfapt arat, pe de o parte, interesul pe care
autoritile administraiei publice locale l prezint pentru comunicare, ca responsabilitate instituional, iar pe de alt parte, arat interesul administraiei acordat nevoilor
cetenilor, de soluionare a problemelor punctuale, de informare, accesarea serviciilor
administraie, implicare n procesul decizional.
Cu privire la funciile i finalitile comunicrii instituionale realizate n relaia
cu cetenii, practica instituional a administraiei publice locale descris de ctre respondeni a relevat referitor la comunicarea cu cetenii, exemple care arat
c administraia public, valorizeaz importana relaiei cu cetenii, argumente n
acest sens fiind exemplele de practici prin care observm utilizarea comunicrii ntr-o
mai mare msur dect impune cadrul legal. Practicile descrise de ctre funcionarii
intervievai se refer la iniierea i realizarea unor demersuri de comunicare, n considerarea funciilor i efectelor pe care comunicarea instituional le are n raport cu
aciunea administrativ; astfel, avem n vedere funcia de informare (transmitere de
informaii, aducerea la cunotin a actelor adoptate sau emise), transparentizare, promovare, consolidarea relaiei cu cetenii i mbuntirea imaginii.
Din aceeai perspectiv, a analizrii finalitii comunicrii n contextul aciunii administrative, se impune s subliniem c, n cadrul instituiilor a cror activitate de
comunicare a fcut obiectul analizei, s-a constatat c practicile de comunicare identificate sunt realizate ca urmare a asumrii unor obiective la nivel instituional, aadar,
practicile sunt n fapt efecte ale inistituirii i asumrii unor principii sau obiective. ns,
n ceea ce privete activitatea de comunicare instituional n ansamblul ei, constatm
173

c nu este realizat ca activitate organizat pe baza unei strategii integrate adoptat


la nivel instituional, ceea ce are ca efecte o lips de continuitate a practicilor utilizate
la un moment dat.
De asemenea, exemplele oferite de unii dintre respondeni arat c autoritile realizeaz demersuri de comunicare organizate cu cetenii, pornindu-se de la finalitatea
urmrit, n raport cu care este construit un plan sau o strategie, sunt selectate instrumente diverse. Este de remarcat c, din perspectiva tipului de comunicare utilizat n
raport cu cetenii, se constat eforturi de adaptabilitate i flexibilitate a comunicrii,
astfel, autoritile dovedind interes pentru o atitudine proactiv n contextul n care
reglementrile impun obligaia generic de a aduce la cunotina public sau de a
comunica.
Se observ c cele dou categorii de autoriti a cror activitate comunicaional a
fost analizat acord importan special activitilor de informare a publicului realizate ca urmare a obligaiilor legale (cu privire la aducerea la cunotina cetenilor
a actelor adoptate, cu privire la proiectele de acte normative n procesul de asigurare
a transparenei i cu privire la accesul cetenilor la informaiile de interes public), n
acest sens observndu-se n practica instituional utilizarea concomitent a mai multor
modaliti de comunicare i o operativitate crescut, dac ne referim la utilizarea unor
termene mai scurte n activitatea de rspuns la petiii sau la cererile de informaii de
interes public.
Din rspunsurile formulate se desprinde faptul c autoritile consider ca fiind
foarte important componenta comunicrii instituionale n raport cu cetenii sau
comunitatea, n general, indiferent de scopul urmrit (informare civic, informare obligatorie, promovarea serviciilor publice), de tipul sau forma de comunicare dintre cele
dou pri, aspect care determin un interes crescut pentru operativitatea comunicrii, diversificarea modalitilor de informare, instituirea unor practici de comunicare
neprevzute legal n mod expres. n acest context putem remarca faptul c la nivelul
administraiei, relaionarea cu cetenii i satisfacerea nevoii de informare a acestora
este considerat principiul de fond al complexului activitilor de comunicare realizate
de instituie.
Bibliografie:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Bertrand, C.J., O introducere n presa scris i vorbit, Iai: Editura Polirom, 2001.
Budica, I., Relaii i politici n sectorul public, Craiova: Editura Universitaria, 2009.
Cabin, P. i Dortier, J.F., Comunicarea. Perspective actuale, Iai: Polirom, 2010.
Chelcea, S., Tehnici de cercetare sociologic, SNSPA, Bucureti, 2001.
Coman, C., Relaiile publice i mass-media, Iai: Polirom, 2000.
Coman, M., Introducere n sistemul mass-media, Iai: Polirom, 1999.
Coman-Kund, F., Politica de comunicare extern a colectivitilor locale, Bucureti: Editura
Economic, 2000.
8. Cutlip, S.M., Center, A.H. i Broom, G.H., Eective Public Relationns, New Jersey: Prentice Hall Inc., 2001.

174

9. Iacob, D. i Cismaru, D.M., Relaiile publice eficien prin comunicare, Bucureti: Comunicare.ro, 2003.
10. Lee, M., Public Relations in Administration: A Disappering Act in Public Administration Education, 1998, Public Relations Review, vol. 24, nr. 4, pp. 509-520.
11. Mige, B., Societatea cucerit de comunicare, Iai: Polirom, 2000.
12. Newsom, D., VanSlyke Turk, J. i Kruckeberg, D., Totul despre relaiile publice, Iai:
Polirom, 2003.
13. Niculae, T., Gherghi, I. i Gherghi, D., Comunicarea organizaional i managementul
situaiilor de criz, Bucureti: Ministerul Administraiei i Internelor, 2006.
14. Popescu, L.G., Comunicarea n administraia public, ediia a II-a revizuit i adugit,
Bucureti: Editura Economic, 2007.
15. Rus, F.C., Comunicarea n instituii publice, 2005, Revista Transilvan de tiine Administrative, nr. 1(13), pp. 116-121.
16. Rus, F.C., Introducere n tiina comunicrii i a relaiilor publice, Editura Institutul European, 2002.
17. Schein, E.H., Organisational Culture and Leadership, ediia aIII-a, San Francisco: JoseyBass Publishing, 1992.
18. Tran, V. i Stanciugelu, I., Teoria Comunicrii, Bucureti: Comunicare.ro, 2003.
19. Wilcox, D., Cameron, G., Ault, P. i Agee, W., Relaii publice: strategii i tactici, Bucureti:
Curtea Veche, 2009.
20. Zemor, P., Comunicarea public, Iai: Editura Institulul European, 2003.

175