Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Manualul Calitatii Auditul PDF
Manualul Calitatii Auditul PDF
Partea a 2-a
AUDITUL LINIA ACADEMIC
CUPRINS
Partea a 2-a...........................................................................................................................................................1
AUDITUL LINIA ACADEMIC ................................................................................................................................1
Metodologia de realizare a auditului intern linia academic n Universitatea de Vest din Timioara........................4
1.Obiectivele i misiunea D.E.A.C. n materie de audit intern ...................................................................................6
2. Cadrul normativ.................................................................................................................................................7
3. Atribuiile D.E.A.C. n materie de audit intern......................................................................................................7
4. Etapele misiunilor de audit public intern i documentele aferente acestora..........................................................8
A.Pregtirea misiunii de audit intern...............................................................................................................................8
A1. Iniierea auditului presupune ntocmirea urmtoarelor documente :.................................................................9
A2. Colectarea i prelucrarea informaiilor ..............................................................................................................10
A3. Identificarea i analiza riscurilor........................................................................................................................11
A4. Elaborarea programului de audit .......................................................................................................................13
A5. Deschiderea interveniei la faa locului.............................................................................................................14
B. Intervenia la faa locului (munca de teren)..............................................................................................................15
B1. Colectarea dovezilor...........................................................................................................................................16
B2. edina de nchidere...........................................................................................................................................16
C. Raportul de audit public intern..................................................................................................................................17
C1. Elaborarea Proiectului de audit intern ...............................................................................................................17
C2. Transmiterea proiectului de raport de audit intern ...........................................................................................17
C3. Reuniunea de conciliere .....................................................................................................................................18
C4. Elaborarea Raportului de audit intern (Anexa 10) .............................................................................................18
C5. Difuzarea raportului de audit public intern........................................................................................................19
C6. Arhivarea ............................................................................................................................................................19
ANEXE................................................................................................................................................................. 20
Decizia privind iniierea procesului de audit public intern...................................................................................... 20
Declaraia de independen ................................................................................................................................. 21
Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern ........................................................................................ 22
Solicitarea documentelor ..................................................................................................................................... 23
Colectarea informaiilor....................................................................................................................................... 24
Minuta edinei de deschidere ............................................................................................................................. 25
Domenii de
crt.
referin
Auditul intern
Auditul
1.
Statutul
intern
face
Controlul intern
parte
din
2.
Beneficiarii
3.
Obiectivele
4.
Domeniul de
aplicare
Managementul
general
managementul de linie
managementul general
domeniile
entitii
aprobat de management
activiti auditabile
necesitile managementului
Periodicitatea
respectiv
toate
domeniile
6.
Scopul aciunii
activitilor
auditate
i/sau
Modul de
7.
organizare
8.
Modul de lucru
Modul de
9.
finalizare
Constatri,
10.
recomandri i
concluzii
de
audit
recomandrile
Controlul
stabilete
dimensiunile
dac
nu
sunt
management, dar buna practic cere contestate sau dup caz, dac rmn
definitive
imagine
managementului
Rezultatele
Ofer
11.
rezonabil
general,
responsabilitile privind
funcionare
entitilor procedural
constitutive
Misiunea D.E.A.C. este aceea de a audita, prin structurile sale, calitatea managementului n
cadrul U.V.T. n scopul evalurii eficienei i performanei structurilor fucionale n implementarea
politicilor, programelor i aciunilor n vederea mbuntirii continue a acestora.
Derularea actvitii de audit intern se poate realiza de ctre Serviciul permanent al D.E.A.C.,
de ctre membrii C.E.A.C. de la nivelul facultilor, respectiv de ctre auditori cooptai pentru
misiuni tematice.
2. Cadrul normativ
Cadrul normativ n baza cruia se desfoar misiunile de audit public intern, cuprinde:
-
OMFP
OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern;
b3) Structura planului de audit public intern cuprinde: scopul aciunii de auditare,
obiectivele, identificarea sau descrierea activitii sau operaiunii supuse auditului, durata misiunii
de audit, numrul de auditori antrenai n aciunea de auditare.
b4) Actualizarea planului de audit public intern se face n funcie de modificrile legislative
sau organizatorice care schimb gradul de semnificaie a auditrii anumitor operaiuni, activiti sau
aciuni. Se realizeaz prin ntocmirea unui referat de modificare a planului de audit public intern,
aprobat de Rectorul U.V.T.
c) Efectueaz activiti de audit intern pentru a evalua dac sistemele de management sunt
transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i
eficacitate.
d) Elaboreaz Raportul anual al activitii de audit intern.
Rapoartele anuale privind activitatea de audit intern cuprind principalele constatri, concluzii
i recomandri rezultate din activitatea de audit, progresele nregistrate prin implementarea
recomandrilor, eventualele nereguli sau prejudicii constatate n timpul misiunilor de audit public
intern.
e) Constatrile sunt transmise, operativ, conducerii UVT.
n situaia n care, n timpul misiunilor de audit public intern, se constat abateri de la
regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii,
activitii sau operaiunii auditate, auditorii interni ntiineaz conducerea UVT.
f) Verific respectarea normelor, instruciunilor, precum i a conduitei etice n cadrul
compartimentelor de audit intern din entitile publice subordonate, aflate n coordonare sau sub
autoritate.
informarea cu privire la interveniile la faa locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de
audit intern i al cror program va fi stabilit ulterior;
identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii /structurii auditate i ale sistemelor sale
de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe;
10
ntocmirea de chestionare de control intern, care conin ntrebri despre diferitele obiective i
component ale sistemului de control intern;
analiza
probabilitatea de apariie;
scop:
-
14
verificarea nregistrrilor;
realizarea de testri;
locului acetia vor apela la tehnicile i instrumentele specifice muncii de audit i anume:
Tehnici i instrumente de audit intern
Verificarea (Anexa 7) - asigur validarea, confirmarea, acurateea nregistrrilor,
documentelor, declaraiilor, concordana cu legile i regulamentele, precum i eficacitatea
controalelor interne.
Tehnicile de verificare sunt:
Comparaia: confirm identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din dou sau mai
multe surse diferite;
Examinarea: presupune urmrirea n special a detectrii erorilor sau a iregularitilor;
Recalcularea: verificarea calculelor matematice;
Confirmarea: solicitarea informaiei din dou sau mai multe surse independente (a treia
parte) n scopul validrii acesteia;
Punerea de acord: procesul de potrivire a dou categorii diferite de nregistrri;
Garantarea: verificarea realitii datelor nregistrate prin examinarea documentelor;
Urmrirea: reprezint verificarea respectrii procedurilor;
Observarea fizic reprezint modul prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie.
Interviul se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor
auditate/implicate/interesate. Informaiile primite trebuie confirmate cu documente.
15
Analiza const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate,
cuantificate i msurate distinct.
Instrumente de audit intern
Chestionarul cuprinde ntrebrile pe care le formuleaz auditorii interni. Tipurile de
chestionare sunt:
a) chestionarul de luare la cunotiin (CLC) - cuprinde ntrebri referitoare la contextul socioeconomic, organizarea intern, funcionarea entitii/structurii auditate;
b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare
obiectiv a disfunciilor i cauzelor reale ale acestor disfuncii;
c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care
trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind
obiectivele definite, responsabilitile i metodele mijloacele financiare, tehnice i de informare,
resursele umane existente.
16
17
18
C6. Arhivarea
Documentele coninute n dosarul de audit sunt arhivate 1 exemplar la sediul C.E.A.C., 1
exemplar la sediul D.E.A.C. i 1 exemplar la structura auditat.
Constatrile n urma auditurilor fac parte din Raportul anual al D.E.A.C. prezentat spre
aprobare Senatului U.V.T.
19
ANEXE
ANEXA 1
Rector,
20
ANEXA 2
Declaraia de independen
Entitatea public: UNIVERSITATEA DE VEST DIN TIMIOARA
Numele auditorului: ...............................................................................
Data: ..............................
Misiunea
de
audit
public
intern
Modul
de
desfurare
Facultii............................................................................................................
activitii
n conformitate cu
Da
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal care ar putea s v limiteze msura
n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri sau organizaii care ar putea s v influeneze
n misiunea de audit?
Ati avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea
instituiei ce va fi auditat ?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale structurii ce urmeaz a
fi auditat ?
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul instituiei ce
va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal,extern sau
organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit
impariale, notificai eful Serviciului de Audit Public Intern de urgen?
Auditor,
21
Nu
ANEXA 3
De la:
ali
auditori)
efectueze
misiune
de
audit
public
intern
cu
tema:
legislativ i
normativ.
Auditul va examina ...........................................
edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit va avea
loc n data de, orele ...... , la sediul facultii dvs. i va viza :
- prezentarea auditorilor;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern;
- programul interveniei la faa locului;
- scopul misiunii de audit public intern;
- alte aspecte.
Director D.E.A.C.,
22
ANEXA 4
Solicitarea documentelor
Ctre,
Facultatea de........................................................................................................................
n atenia Doamnei/Domnului Decan,
n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 (*actualizat*) privind auditul intern, a
O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii
de audit intern, a Deciziei Rectorului UVT nr. 19205/12.11.2009 i a Planului de audit intern pentru
anul ......ncepnd cu data de ..........................., ora.. urmeaz a se derula misiunea de audit
notificat.
n data de ............................ va avea loc edina de deschidere :
- locaia: sediul Facultii de...........................................................................................................
- participani din partea auditatului :
V rugm s pregtii pentru aceeai dat urmtoarele documente:
...............................
...............................
...............................
...............................
...............................
Preedinte C.E.A.C.,
23
ANEXA 5
Colectarea informaiilor
Data:..
.
Avizat: Preedinte C.E.A.C.,
Data:...
COLECTAREA INFORMAIILOR
DA
24
NU
Observaii
ANEXA 6
Perioada auditat
audit de sistem
................................
ntocmit de:
Data:
Verificat de:
Data:
Lista participanilor:
Nume i prenume
Funcia
Departamentul/Facultatea
Semntura
De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor
proceduri;
Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii
misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
26
ANEXA 7
List de verificare
Denumirea misiunii de audit:............................................................................n conformitate cu
cadrul legislativ i normative.
Perioada supus auditului: ..-
ntocmit de: ..
Data:
Aprobat de:
Data:
Facultatea.
ACTIVITATEA DE AUDIT
Auditori
27
Observaii
ANEXA 8
Perioada auditat
audit de sistem
..........................
ntocmit de:
Data:
Verificat de:
Data:
Lista participanilor:
Nume i prenume
..............................
..............................
...............................
...............................
Funcia
Departamentul/Facultatea
Semntura
28
ANEXA 9
Raport de neconformitate
Tema misiunii de audit: ..n conformitate cu
cadrul legislativ i normativ.
Facultatea:.
Numele auditorilor:
Numele proprietarului de proces:..
Documente de referin:
ncadrarea neconformitii
MINOR
MAJOR..
Data:.............................
___________________________________________________________________________
Stabilirea coreciei:.
Cauza neconformitii
Stabilire
aciunii
corective
de
ctre
proprietarul
de
proces
Termen
de
aplicare
Responsabil.
_______________________________________________________________________________
Evaluarea implementrii aciunilor corective i a eficacitii acestora:
ntocmit
Supervizor
Auditori
Preedinte C.E.A.C.
29
ANEXA 10
TIMIOARA
...............................
30
I. INTRODUCERE
Echipa de auditori:
....................................
....................................
....................................
....................................
Baza legal a aciunii de auditare:
- Planul de audit intern pe anul ....../.......;
- Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;
- OMFP nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii
nr.672/2002;
- Norme metodologice proprii nr. 4473/2003 privind exercitarea auditului public
intern;
- Decizia Rectorului nr. ......../..........
Scopul aciunii de auditare:
Facultii de ............................................................. n conformitate cu cadrul normativ i legislativ.
Perioada auditat: .................
Durata misiunii de audit:
Tipul de audit II. OBIECTIVELE MISIUNII DE AUDIT INTERN
Obiectivele aciunii de auditare :
1.
2.
3.
4.
III. MODUL DE DESFURARE A ACIUNII DE AUDIT INTERN
Caracterul misiunii de audit public intern:.................
Tehnici de audit intern utilizate:
a)
b)
c)
Instrumente de audit utilizate:
1.
2.
3.
31
PUNCTE SLABE
ntocmit,
Auditori
Decan
............................
................................
...........................
...........................
32
ANEXA 11
5. Se va face o apreciere succint asupra situaiei spaiilor de nvmnt (suficiente sau deficitare),
cercetare i pentru alte activiti pe care facultatea le pune la dispoziia cadrelor didactice i
studenilor.
5.
6. Dac facultatea dispune de surse de finanare i de resurse financiare suficiente, pe termen scurt
(anual) i n perspectiv (3- 4 ani), pentru ndeplinirea obiectivelor.
6.
7. Dac facultatea are un regulament de acordare a burselor i alte forme de sprijin material pentru
studeni pe care l aplic n mod consecvent.
7.
Domeniul: Eficacitate educaional
8. Dac facultatea aplic o politic consecvent n ceea ce privete admiterea i recrutarea
studenilor la programele de studiu oferite. Se vor specifica criteriile de admitere utilizate n
cadrul facultii.
8.
9. Dac structura programelor de studiu din facultate se bazeaz pe corespondena dintre rezultatele
n nvare, respectiv cercetare, n cadrul masteratului sau doctoratului, i calificarea
universitar.
9.
10. Relevana cognitiv i profesional a programelor de studiu n concordan cu dinamica
cerinelor pieii muncii.
10.
11. Procentul aproximativ al absolvenilor de la facultile din UVT nscrii la masterat n cadrul
facultii dumneavoastr.
11.
12. Dac n cadrul facultii se utilizeaz metode moderne de predare (metode active, centrate pe
student).
34
12.
13. Dac exist ndrumtori sau tutori de an.
13.
14. Dac exist un climat puternic centrat pe cercetare i pe valorificarea rezultatelor de cercetare.
14.
15. Dac facultatea dispune de un buget anual de venituri i cheltuieli i dac acesta este riguros
respectat.
15.
Domeniul: Managementul calitii
16. Dac facultatea are o Comisie a Calitii sau responsabili cu calitatea i dac acetia promoveaz
o cultur a calitii.
16.
17. Care este structura sistemului de asigurare a calitii din universitate pe nivele de universitate,
facultate, departament, catedr, structuri de cercetare, alte structuri, dup caz.
17.
18. Dac facultatea dispune de strategii de mbuntire a calitii.
18.
19. Dac facultatea iniiaz, monitorizeaz i revizuiete periodic programele de studiu, prin
comparaie la nivel naional i internaional, pentru a corespunde calificrii universitare i
dinamicii pieei muncii.
19.
20. Dac facultatea dispune de un regulament i proceduri specifice de examinare a studenilor i
dac acestea sunt cunoscute de ctre titularii de cursuri i studeni.
20.
21. Dac procedeele de examinare i evaluare a studenilor sunt centrate pe rezultatele nvrii i
dac sunt anunate studenilor din timp i n detaliu.
35
21.
22. Dac exist un sistem de evaluare a personalului academic. Care sunt modalitile i criteriile de
evaluare aplicate? (vezi autoevaluarea cadrelor didactice i evaluarea anual de ctre eful de
catedr, evaluarea colegial n cadrul catedrei).
22.
23. Dac au fost implementate sisteme de bune practici n activitatea de evaluare a calitii (ex.
Evaluarea colegial a cadrelor didactice, evaluarea de ctre studeni a cadrelor didactice, a
personalului de secretariat, evaluarea efectuat de ctre eful de catedr, autoevaluarea,
evaluarea sistemului de conducere).
23.
24. Disponibilitatea resurselor de nvare.
24.
25. Dac modul de implicare a studenilor n procesul de evaluare i asigurare a calitii a devenit o
procedur curent.
25.
26. Dac exist programe de stimulare a studenilor cu performane nalte.
26.
27. Dac exist programe de recuperare a studenilor cu performane reduse.
27.
28. Dac facultatea are un sistem informatic care faciliteaz colectarea i analiza informaiilor
relevante pentru asigurarea i evaluarea instituional a universitii.
28.
29. Dac facultatea asigur transparena informaiilor de interes public cu privire la programele de
studiu, diplome, personal didactic i de cercetare, faciliti oferite studenilor etc.
29.
36
30. Dac planul de asigurare a calitii elaborat la nivelul facultii i autoevaluarea acestuia sunt
publicate (afiate sau publicate).
30.
31. Dac au fost organizate i s-au desfurat aciuni de cooperare interuniversitar, interfaculti, n
domeniul asigurrii calitii.
31.
Preedinte CEAC,
DECAN,
37
Procedura
Cod
Timioara
operaional privind
PO.01.00.00
procesul de audit
Ediia 1
intern
Audit intern
PROCEDURA OPERAIONAL
privind procesul
AUDIT INTERN
APROBAT:
Rector,
...........
DATA APROBRII:
38
Revizia 0 1 2 3 4 5
LISTA DE DIFUZARE
Exemplar
Destinatar
nr.
Primit:
Primit:
Data
Numele i prenume
Semntura
difuzrii:
1. SCOP
Aceast procedur operaional documenteaz modul de efectuare a auditurilor interne n
cadrul Universitii de vest din Timioara n scopul de a determina dac Sistemul de Management al
calitii este:
-
mediu;
ISO 9004:2009 Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru mbuntirea
performanelor;
3. DEFINIII, ABREVIERI
Audit: proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii dovezilor de audit,
evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit;
Criterii de audit: ansamblul de politici, proceduri sau cerine.
Procedur: mod specific de desfurare a unei activiti sau a unui proces (SR EN ISO
9000:2001);
Dovezi de audit: nregistrri, enunarea faptelor sau alte informaii care sunt relevante n
raport cu criteriile de audit i verificabile;
39
40
Rector UVT
DEAC
CEAC
Responsabilii entitilor
organizatorice
Intrri
Verificare, implementare
aciuni corective/preventive
Ieiri
Planificarea
interne
auditurilor
Convocarea la audit
intern
Procedura de audit
Planificarea
auditurilor interne
Sinteza
audit
concluziilor
a
de
Rapoarte de audit
intern
Raport anual de
evaluare a calitii
edina de nchidere
42
6.1.2.3. Auditorii interni sunt alei de comun acord de echipa managerial i aprobai de
D.E.A.C. din rndul angajailor cu experien, neimplicai direct n domeniul de activitate auditat,
dar care au funcii care s le permit cunoaterea modului de funcionare al sistemului. Acetia
beneficiaz de instruire specific pentru a fi auditori interni de calitate prin cursuri organizate de
firme autorizate.
6.1.3. Convocarea la audit intern (15 zile)
6.1.3.1.Convocarea la audit intern este efectuat de
6.2.2.7. Este necesar s se ncerce rezolvarea oricror divergene de opinie privind dovezile
de audit i/sau constatrile de audit pn la edina de nchidere.
6.2.3. Sinteza concluziilor auditului (2 ore)
6.2.3.1. Echipa de audit se ntrunete nainte de edina de nchidere pentru a:
a) analiza constatrilor i orice alte informaii relevante colectate n timpul auditului;
b) valida concluziile auditului, lund n considerare incertitudinea inerent n procesul de
audit;
c) pregti recomandri, dac acest lucru este solicitat n planul de audit;
d) discut aciuni post audit, ca de exemplu verificarea ndeplinirii aciunilor stabilite.
6.2.4. edina de nchidere (2 ore)
6.2.4.1. edina de nchidere const n comunicarea concluziilor i a dovezilor de audit.
6.2.4.2. Orice opinie divergent important ntre membrii echipei de audit i Responsabilii
de entiti organizatorice din U.V.T. sunt discutate i rezolvate.
6.2.4.3. Dac este cerut prin obiectivele auditului, auditorul poate prezenta recomandri
pentru mbuntiri. Aceste recomandri nu sunt obligatorii. Este la latitudinea Responsabilului de
entiti organizatorice s determine amploarea, modul i mijloacele pentru aciunile de mbuntire.
Dac este posibil, cu ocazia edinei de nchidere Responsabilii de entiti organizatorice stabilesc
aciunile corective, preventive sau de mbuntire.
6.2.4.4. Raportul de audit este redactat n 5 zile de la data nchiderii auditului. Raportul
auditului este datat i semnat de ctre auditat i auditor. Raportul de audit aprobat va fi difuzat
Responsabililor de entiti organizatorice i Rectorului UVT.
6.2.4.5. Auditul este ncheiat cnd au fost parcurse toate activitile din planul de audit,
inclusiv distribuirea raportului de audit aprobat.
6.3. Verificare:
6.3.1 Monitorizarea, msurarea i analiza procesului descris n procedur se realizeaz de
ctre proprietarul de proces prin raportarea rezultatelor la indicatorii de performan i nregistrarea
rezultatelor msurrii n rapoartele de aciuni corective / preventive.
6.3.2 Metodele aplicate pentru msurarea procesului sunt autoevaluarea, respectiv auditul
intern, documentat n procedura de sistem Auditul intern.
6.4. Aciuni pentru mbuntirea continu a performanelor procesului:
44
proprietarul de proces.
8.2 Resursele asociate acestui proces se refer la: timpul de lucru aferent elaborrii i
actualizrii documentelor; personalul implicat; resursele financiare necesare pentru elaborarea i
actualizarea documentelor.
8.3 Proprietarul de proces transmite spre aprobare conducerii UVT necesarul de resurse.
9. DATE DE IEIRE
Ieirile procesului de audit intern sunt constituite din:
a) planificarea auditurilor interne;
b) convocarea la auditul intern;
c) rapoarte de audit intern.
Rezultatele desfurrii acestui proces sunt documentate n nregistrrile precizate n
Anexele la Metodologia de realizare a auditului intern n cadrul Universitii de Vest Timioara.
Procese din aval: Contientizarea punctelor tari i slabe duce la mbuntirea sistemului de
management al facultii.
Clieni: Managementul facultilor i al U.V.T.
46