INTRODUCERE

n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i comunicarea

informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa tiinific, economic
i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica termenul fiind introdus
n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activitilor
administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor administrative.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat cu
rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice
secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii
administrative.

Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de
birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.

Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i roluri
multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i n
cazul societii romneti.

Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea

informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru solicitri
de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.

Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent

manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul pentru
decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere important
ntr-o organizaie.

n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i sarcini

individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de

1
activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol,
arhivare de documente .a.).

Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice,
referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.

Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul i
marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea
cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de
secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei contemporane,
elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial.

Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece n
prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asisten
managerial adaptat la realitile romneti.

Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent manager)
i ale secretariatului.

Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de ctre
specialiti.

Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de
Administraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.

Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c

prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru
care va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a secretariatelor
i a secretarelor (asistent manager).

2
 CAPITOLUL I

CONCEPTUL DE BIROTIC

n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,

producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga
via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.

Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul

ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi
servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei
audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n special
cu noile realizri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor
tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu
rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin
accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i
calitatea muncii administrative.

Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez
bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office automation.
Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Convenia
Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul
biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA BIROULUI.

Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie de
specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i de
mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de
comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.

n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.

3
n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de
exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui disciplinelor
nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.

Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative
i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.

ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre care
ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai
important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice
faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei activiti
de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.

Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:

1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.

2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiile respective.

3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrnd informaional clienii i furnizorii.

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:

1. Managementul documentelor.

2. Introducerea informaiilor n fiiere.

3. Conducerea proiectelor.

4. Coordonarea personalului.

5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]

4
Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup restul
de 60% n mod egal.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i

tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.

Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i decizionale.

Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei manageriale n
orice sistem i organizaie economico-social.

O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i de

decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.

n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen poate fi
explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:

Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private, fenomen ce a dus la

crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional
a calculatoarelor personale (PC).

Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informaie prin

creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente
informatice.

Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile,

echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]

n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:

Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii de intercomunicare (telefoane,

radio, TV).

Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvolta structuri de tip reea.

5
n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se
intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale ntreprinderii, dar secretariatul
reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.

n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor,

echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea
consumului uria de hrtie din biroul clasic.

Obiectivele biroticii

Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitii muncii de

birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti de birou se refer la
introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informaiilor. n societatea
contemporan cantitatea de informaie ce trebuie prelucrat este tot mai mare.

Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n comparaie cu
celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii muncii este legat de dezvoltarea
biroticii.

Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii

administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:

Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.

Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei.

Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite sau

expediate.

Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n activitatea

administrativ.

Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de

regsire a informaiei.

6
 Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se
fundamenteaz.

Principiile biroticii:

1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul

de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o
organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu
documente i cu informaii.

2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai

asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare,
prin automatizare i prin integrare.

3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt n prima etap analizate,
simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate.

4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite

automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator.

5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i

informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat
n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil.

7
 CAPITOLUL II

ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI

ORGANIZAII

1.1. Organizaia i structura ei organizatoric

Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii:

economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice
organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a
putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi.
Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un
ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i
individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea
obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii:

a) funcia de cercetare-dezvoltare;

b) funcia comercial i de marketing;

c) funcia de producie;

d) funcia financiar-contabil;

e) funcia de personal.

Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor

de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i
grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.

O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii

normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea
riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de
decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram.

8
Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este
alctuit din urmtoarele elemente:

1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie)

2. Postul

3. Ponderea ierarhic

4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale)

5. Nivelurile ierarhice

6. Relaiile organizatorice

7. Activitile

La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care

este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un act
normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru
fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere
superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care
reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru,
circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest
regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu
dinamica de dezvoltare a departamentelor.

Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile i

elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura
organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al

secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.

9
ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de
Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul
i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe
baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1.

La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui
angajat n parte.

Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la adoptarea

ROF i a Statului de Funcii.

1.2. Activitatea de secretariat

Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este i

activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl

generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii
locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite (academii, instituii
de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare,
amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta.

Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul

din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i structura
organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici
termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu

persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor
auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia
o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.

10
Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea
acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale
funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze
condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.

In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv

persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de
oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de
serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate
atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.

1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,

stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor,
nregistrarea corespondenei).

2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului
(documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)

3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a

secretarelor din subordine),

4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri

de afaceri, etc.)

Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de

competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune
competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti.

1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor

11
Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini
pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de
activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.

Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in
cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini :

executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea,

distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.

lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite,

prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei
primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor,
prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru
expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului
corespondenei prin organizarea muncii curierilor.

atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului;

prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea
documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.

scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de

afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.

multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul

(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat,
corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.

traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea

unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.

probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea

n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a
partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament

12
i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu
ocazia diferitelor evenimente.

evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete

referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor
suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale.

pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,

obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru,
contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului.

cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de

multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii
computerizate i a programelor pentru aceasta.

organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea

informaiilor.

ntocmirea contabilitii primare a firmei

primirea i transmiterea comunicrilor telefonice

organizarea edinelor i a materialelor necesare.

difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara

(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti
persoanelor din subordine.

perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea

posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

13
 respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a

prerogativelor dar i competena n a le realiza.

Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:

un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;

un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;

un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;

un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor,

capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;

un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile

reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice
acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;

un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i

s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte
compartimente ale unitii;

un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba

strin;

un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze,

repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la
scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de
baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;

un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din

interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de
edin i s redacteze procese-verbale;

14
 un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s
claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;

un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare,

maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);

un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s

le prezinte sub form de grafice i tabele;

un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze,

limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente
ale activitii conducerii n anumite perioade.

un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive

generale i a materialului documentar;

un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n

curs de multiplicare.

1.4. Organizarea secretariatelor

In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale.

Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine
pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de
integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la
obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume:

spaiul de lucru ;

obiecte de iluminat;

obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate

de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)

15
In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi
organizata astfel:

n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat;

n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial

centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii
conductorilor).

Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:

concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate

maxima;

pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat
influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;

posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de

operare n munca de birou;

costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al

ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.

16
 CAPITOLUL III

Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar

O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei

istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n
practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea
pn astzi:

meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vieii

economico- sociale;

tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,

confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din

latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete.

Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii sale. Dac
inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de stat
de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de
casta scribilor, secretarii autoritilor, considerai a constitui prima celul a birocraiei, n
Orientul antic [1] .

n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializai n
comunicarea scrisa.

Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de
rare persoanele care tiau s citeasc.

Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea
secretului profesional.

17
Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi
considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei meserii cu
nceputurile scrierii.

Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de

comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3]

In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apariia

anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport informaional, munca de
secretariat capt contururile specializrii.

Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de corespondena

monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea meninerea n continuare, a sarcinilor
iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte operaiuni de expediere dar i de
eviden a circulaiei documentelor scrise.

In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile

administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a
textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf.

Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor,
pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti refuzate
femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s
lanseze femeia n viaa administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. [4]

n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt ocupate de
femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brbaii n
domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale. [5] Se contureaz, astfel, noi cerine,
privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la
nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informaionale,
la aceasta aducndu-i contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia.

18
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de
baz, secretariatul.

n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor

informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi, competenele
secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i deprinderi cerute muncii
tradiionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerinele
actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire
i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea
celorlalte aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de
organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circulaie
internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de comportament n
relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot
mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit
de multe ori s preia pri din activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze
fluxuri de informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a
informaiei i de comunicaie.

Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.

Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de
opinie: [6]

a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n
viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evoluia rolului calculatorului
pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s
suplineasc rolul secretarei;

b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n
continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc;

19
c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional
actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care competenele ei s impun
cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale.

Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i

oricum.

n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe

de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan.

1. Funciile secretariatului modern

Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme,

indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng
de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina,
pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este
finalizat prin contribuia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau
aplic o rezoluie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de
redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate.

Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i complexitatea structurii

organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al
secretariatului.

Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a

secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii muncii manageriale.

Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai multe
elemente:

degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative, contribuind,

astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;

20
 creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative
i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;

asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei, cu

deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;

contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior din

cadrul firmei (directori generali, directori executivi).

Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:

Funcia de tratare a informaiilor;

Funcia de documentare;

Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;

Funcia de asistare direct a managerului;

Funcia de reprezentare.

n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie n
parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i
tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice i
sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a
procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata
distinct n exercitarea unei funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.

21
 CAPITOLUL IV

ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE

Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu

Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat

Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

Prof. Maria Petre

Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti

Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili
(uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n
vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i
valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz
informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare
eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai
bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala
surs de informare documentar.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un
fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale
documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informaie sau o informaie
nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informaii,
nregistrarea lor, suportul.

Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n
Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind

22
orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore,
cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric[1].

Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care
servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i
avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996
menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege:
acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie,
chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i
nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre
creatori romani n strintate[2].

Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul
informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive naionale,
departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colecii.

Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de

stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de
rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific,
cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii
politice, economice, sociale i culturale a rii[3].

In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc

Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre
organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase,
militare, precum i de ctre persoanele fizice[4].

Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin
alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o familie sau
de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe,
lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai muli creatori ai
documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot
avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare.

23
S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar
teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care nu
mai ndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe
criterii de clasificare:

A. Dup deinerea arhivelor:

arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;

arhive ale Arhivelor Naionale;

arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.

B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:

arhive curente (de registratur);

arhive de depozit;

arhive istorice (permanente).

C. Dup ornduirea social:

arhive feudale;

arhive moderne;

arhive capitaliste;

arhive socialiste.

D. Dup etapele istoriei arhivelor:

24
 arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era
destinat i care beneficia de coninutul lui);

arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);

arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i
eviden); copierea se fcea n registru;

arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ).

E. Dup creatorii arhivelor:

arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;

arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;

arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curi cu
juri etc.;

arhive poliieneti provin de la instituiile de la perioada modern care aveau n sarcin

meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;

arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale
economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;

arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiinarea
oficiilor statistice (1859);

arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat
Major;

arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de
leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;

25
 arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-i
pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii);

arhive culturale create de instituii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn,

biblioteci, muzee;

arhive de nvmnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri;
dup sec. al XIX-lea se organizeaz nvmntul, iar arhivele sunt create de coli, licee,
universiti;

arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu
documentele cele mai vechi;

arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i

totodat conservate contient de ctre o persoan;

arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca
persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s-au pstrat n
proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.

F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina
plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut din
prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.

G. Dup modul de percepere de ctre om:

arhive vizuale;

arhive sonore;

arhive audio-vizuale.

26
Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor.
Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n
prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6].
Exist mai multe criterii de clasificare.

Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea
prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor
istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i
Hotrrea Guvernului Romniei nr.769/1991.

Transformrile produse n sistemul instituional, apariia sectorului particular, abandonarea sau

fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua
lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele
Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protecia special a
Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar
bugetare n cadrul Ministerului de Interne.

Pornind de la actele normative n vigoare, unitilor creatoare i deintoare de documente la

revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la
Arhivele Naionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional. Acestea constituie
cerinele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c
legiuitorul recunoate importana i rolul arhivelor n stat.

Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, n mod unitar,

Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruciuni privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Aceste instruciuni sunt deosebit
de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse n Legea Arhivelor Naionale din 2 aprilie
1996.

Primul capitol al instruciunilor cuprinde n 7 articole dispoziii generale ce definesc

documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei (F.A.N.); faptul c
administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Naionale;
obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv n nfiinarea compartimentelor de arhiv,

27
conform complexitii i cantitii de arhiv precum i structura i competena compartimentelor
de arhiv stabilite de conducerea unitilor creatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de
specialitate al Arhivelor Naionale; atribuiile personalului compartimentului de arhiv i
obligaia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, nfiinarea,
reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea instituiilor cu implicaii asupra
compartimentului de arhiv;

Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilor de
documente ncepnd de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea, folosirea
documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderile i sanciunile ce se
aplic n cazul nerespectrii acestor obligaii.

Evidena documentelor

Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a nregistra toate

documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur
registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd instituia creeaz un numr unic de
documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.

nregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezint actul de natere

al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea
pstrrii lor.

Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea
precis a circuitului lor.

Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora
se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de
nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre
nregistrare i rezolvare.[8]

nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1

ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an.

28
n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data
nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului;
numrul anexelor; emitentul; coninutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a
repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al
documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i
completa n registru dup rezolvarea documentului.

Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n

dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al
documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i

documentele iniiale, completndu-se coloanele adecvate.

n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al

documentului la care se rspunde.

Gruparea documentelor n dosare

Operaiunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre

rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie repartizat la un dosar.

Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor

i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Prima operaie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a
documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice sau fizice, mpreun cu
documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea
documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a
formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de
constituire a documentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros

discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai

29
problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabilii, care nsumeaz sub
o form determinat grupa de documente create ntr-o instituie.[9]

Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma
unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe
probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n
vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales
compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu
capt aceast accepiune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat.

Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea

constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost
prezent de la nfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni de organizare a acestora
dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la
arhiv pe aceeai baz.

Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea
intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet.

Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul

dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinznd toate activitile ulterioare, respectiv:
clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unitilor arhivistice,
inventarierea lor, selecionarea, valorificarea informaiilor documentare etc.

O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare

necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza
nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.[11]

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de
organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe
probleme i termene de pstrare.

El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]

30
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n
care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.

n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere

majuscule.

n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare

dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc.

n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite.

Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul
poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4),
dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau
mici compartimente de munc.

La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la

rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.

n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea

lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitatea
creatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor pe care le
conin documentele.

n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent

(prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor
ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi
stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se
presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot avea importan tiinific,
lng termenul de pstrare temporar se menioneaz C.S. (comisie de selecionare). La
expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i,
dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.

31
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de
pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i,
respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.),
se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare
permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz
n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-un dosar
separat cu meniunea cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se
ncadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele
circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de lucru, la
compartimentul care execut acele atribuii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la
compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective.

Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare

difereniate, n raport cu importana informaiilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare
diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documentaiile corespunztoare,
planurile periodice, situaiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de
pstrare.

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s

nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s
nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin
analogie care, n final, provoac pierderea individualitii documentelor i imposibilitatea
nominalizrii i regsirii lor.[13]

Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n

structura creatorului de documente. Adic se nfiineaz noi comportamente de munc sau
subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n
cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte
grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare.
Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se
ntocmete un nomenclator nou.

32
De menionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informaiile pe
care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se
pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter
secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14]

Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. eful

fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele
specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de
arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare.

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se confirm la nivel

central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeene ale Arhivelor Naionale.
Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui.

Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea

corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea n registrul de intrare-ieire a
indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.

Constituirea dosarelor

i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela
care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruciuni de organizare a
arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de
arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul
acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte
nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cri. Mai trziu, statutul administrativ din
decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca
acesta s nu depeasc 25 cm.

n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfritul
secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr-un an
au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form s-
au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului

33
de baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a
dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate
chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie ntre sistemul cronologic
de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului modern
al dosarelor.[15]

Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la

compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se
efectueaz o serie de operaiuni.

Prima operaiune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup
alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea
cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea
acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la
documentele din care au fost desprinse.

Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri

personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema
din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor.
Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selecionare, iar documentele care nu
fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin.

nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul
fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori
de asigurare a integritii fondului.

Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv

Inventarierea este operaiunea de luare n eviden a unitilor arhivistice, n urma creia rezult
inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda
indirect sau pe fie.

34
Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe
coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit
spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii
creatorilor de arhiv.

Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite
nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea repetat a
materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau cronologic;
trecerea pe calculator.[16]

Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de

inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu
acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Fiecare
compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n
nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi
un numr direct, distinct.

Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare

pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face
predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele
nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n
inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul
rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n
inventare se va meniona acest lucru.

Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze,

rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i
perioada la care se refer.

Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul
dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu
denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va
reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor

35
importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani
se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar anii extremi.

Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin eficiena
maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu
trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme conexe.
Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputina de a
reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18]

Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare

de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui
proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea
modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n
inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului
creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19]

Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de

eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic.[20]

Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden

curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.

Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor

preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se
noteaz:

Numrul de ordine al inventarului

Data prelurii documentelor din inventarul respectiv

Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

Datele extreme ale documentelor

36
 Totalul dosarelor din inventar

Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv

Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ieiri se trec:

Data ieirii documentelor din eviden

Unde s-a predat

Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden

Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii,
transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente
neprevzute.[21]

Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe
baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:

Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22]

Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale a documentelor sau a lipsei

acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare,
aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale.

37
Selecionarea documentelor

Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n
cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte
pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea
creatorilor de arhiv.

Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-

istoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul
economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.

Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii de

depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor. Termenele de
pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea practic a
documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care
documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar
pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic
ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribuiei .a).[24]

Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente

s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului
unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri,
numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful
compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.[25]

Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien care
prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s
fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n documente.

Efectuarea n bune condiii a selecionrii documentelor este determinat de pregtirea i

experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea
inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar
de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient de

38
cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De
asemenea, pentru selecionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a
inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu
asupra documentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a
distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompetena
pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26]

Comisia de selecionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint
comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O atenie deosebit va fi dat
dosarelor care au meniunea C.S. (comisa de selecionare). Dac comisia constat greeli de
ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie
pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul
i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul-
verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare
conducerii unitii. Sunt selecionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele
create de alte uniti i pstrate n depozitul acesteia.

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate mpreun cu

procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventarul documentelor permanente create n
perioada pentru care se efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres
nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale, sau la direciile
judeene ale Arhivelor Naionale, n cazul unitilor locale.[28]

Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar
dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel
pierderea unor informaii importante.

Documentele supuse selecionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de

organele de control ale Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare.

Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte
materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru.[29] Selecionarea
matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selecionare, pe baz de

39
proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nsoit de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor
Naionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi menionat data prelurii i denumirea
organizaiei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este
confecionat placa metalic (aur, argint, oel etc) ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc),
forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm),
descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda
(se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn,
ntre paranteze) i anul confecionrii.

Selecionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea

intrrii lui n Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se
ncredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selecionare s judece
documentele nu att de pe poziii administrative, ct de pe poziia cercettorului dornic s se
informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile generaiei trecute pentru
dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32]

Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de

conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37:
Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor
normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33]

Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului

n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informaii secrete de stat;
gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete
de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situaii, grafice,
schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena dosarului cu documente secrete
de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i
certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau
compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i
selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete.

40
Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de
pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de
selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de stat.
Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special.

Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva
general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la
finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele,
aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult
necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor
secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar-
tiinific.[34]

Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare

n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii
economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel
cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase cazuri cnd n
cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 40-42,

metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare.

Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond (fondarea),
inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia sau notele
tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit
(pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe
compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde
documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n consideraie
datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare
an.[35]

41
n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se
grupeaz pe probleme n dosare.

Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de

termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie,
stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana tiinific
i practic.

n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu

termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n vederea
eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele
ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente,
anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia n nomenclator i
termenul de pstrare.[36]

Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare,

inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul
cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale
poporului romn.

Folosirea documentelor

Bogia de informaii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi

documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folosit pentru cercetarea
tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru
eliberarea unor copii, extrase, certificate.

Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cetenii romni i
strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen,
cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea
stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de
reproducere, pentru protejarea lor.[37]

42
Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la
cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le dein, chiar dac nu
au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant
cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o
expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente
precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii
certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic,
iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut
cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate
(anul i numrul din inventar).

Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare,
recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat,
menionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a
precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din
certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.

n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se
comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor, cererea se
trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt
admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra
exactitii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de
unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal
sau se expediaz prin pot.

Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare
civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, reinndu-
se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.

Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite
pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i

43
data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un
subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39]

Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-
un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul curent,
urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care
provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum
este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit
(cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele
solicitantului i funcia ndeplinit n instituia deintoare; urmeaz rubrica unde se trece data
scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii
unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i
o rubric pentru observaii.

n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i

anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru
cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea
fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea
compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i
data.

Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un
depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de
control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice,
asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic

Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai
mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte tipuri
de arhiv.

44
Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de
informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici,
fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informaiilor, a
suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz.
nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier
special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe
compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor. O dat
nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei uniti
arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate
de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri,
laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce
procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-
verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general.
Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa
nr.4)[44].

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea

principiilor generale:

Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate,

instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de o instituie, familie sau
persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i
prelucrare.

Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unitilor arhivistice

n fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de creator.

Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor i coleciilor

arhivistice din zona geografic n care au fost create.

Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supori

diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritii conservrii), este

45
necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu
tradiie arhivistic (principiul compatibilitii sistemelor).[45]

Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot
constitui fonduri i colecii integrale.

Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor
ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate.

Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe uniti arhivistice
incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului
cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruciunile privind activitatea
de arhiv la creatorii i deintorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea
fondurilor i coleciilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele
59-80.[46]

Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv

Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se nelege preocuparea pentru asigurarea
existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire a vieii utile a documentelor
de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47]

Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s pstreze

documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii,
sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite
special sau n ncperi amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii
solare, uzurii mecanice, variaiilor de temperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de
foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de
depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. Dimensionarea
elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport)
hrtie, film etc.), ale materialelor de protecie (cutii, containere), ale spaiului de construcie
aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de
necesitate.

46
Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial
s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spaiu
liber de 0,70,8 m. lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este
obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n
siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea.

Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i
dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac
creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice),
acestea se depoziteaz pe categorii.

Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu

temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale
fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air
umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control (termometre,
higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet
de depozit.

Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau
alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instalaii de climatizare. Se
vor asigura curenia i ordinea interioar prin desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i
deratizare, ultimele dou operaiuni, cel puin odat la 5 ani.

Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor,
fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte.
Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau
gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de
stingere automat a incendiilor. Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va
comunica imediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene.

n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i

termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de

47
pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i
poliele se numeroteaz.[48]

Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile, poliele i
XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv.

Depunerea documentelor la Arhivele Naionale

Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional se
depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:

Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;

Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor;

Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului de depunere, dac
le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii Arhivelor Naionale, n acest caz
depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le dein, al Arhivele
Naionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale,
urmtoarele instituii: Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul
Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe
cu atribuii n domeniul siguranei naionale, Academia Romn.[49]

Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fie continuat de

alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezena reprezentatului
Arhivelor Naionale, n care se consemneaz: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii
extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful
compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un

48
exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Naionale. Documentele cu
valoare tiinific vor fi preluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse
la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale.

Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale se efectueaz prin

confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i
inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal,
ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50]

Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau deintoare, numrul

lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate.
Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Naionale. Un exemplar rmne la unitatea
creatoare sau deintoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Naionale.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interes naional, crora
statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integritii lor sau nu iau
msuri privind evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a documentelor ce

fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i se pedepsesc conform
prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de
mputerniciii Arhivelor Naionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a
contraveniei se face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz
teritorial a fost svrit contravenia.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, elaborate n

spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul
registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestarea personalului compartimentului de
arhiv prin coala Naional de Perfecionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii activiti
arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.

49
 CAPITOLUL V

MANAGEMENT I MARKETING

Prof. univ. dr. Magdalena Platis

Directorul Departamentului de Administraie Public

Universitatea din Bucureti

1. Management

Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: activitate, grup de oameni care conduc o

ntreprindere i tiin.

Termenul de management este preluat din limba englez, dar izvorul su este cuvntul
manus din latin care nseamn mn i implic aciunea de manevrare. n italian, s-a format
apoi cuvntul mannegio care se refer la prelucrarea cu mna i de aici, a aprut termenul
francez mange cu semnificaia de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut n limba
englez cuvntul manage care exprim activitatea de administrare, de conducere i are
substantivul management, care nseamn conductor.

n acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai nti n sfera
sportiv. Ulterior, a fost adoptat n tiina militar, n politic, ziaristic, administraie
public. Termenul de management s-a impus n activitatea economic prin rspndirea lucrrii
The Managerial Revolution a lui James Burnham, n anul 1941.

Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare a activitii

colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adncire a diviziunii muncii.

Coninutul activitii de management poate fi neles dac se ncearc o analiz comparativ ntre
aceasta i activiti cu care se confund: organizare, ndrumare, dirijare, administrare,
leadership. Prin urmare:

50
 managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca un sistem
economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial n acest sens, dar pentru a
beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizare corespunztoare;

managementul nu se confund cu activitatea de ndrumare, respectiv

supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil n condiiile n care
munca este perceput ca aciune uman necesar pentru existen dar lipsit de contiin i
devotament profesional;

managementul nu nseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupune orientarea unui

sistem economic spre atingerea de noi trepte n dezvoltarea sa i reprezint un segment al
activitii manageriale;

managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceasta presupune o

abordare static a ntreprinderii n care accentul cade pe munca de birou, n timp ce activitatea de
management urmrete capacitatea ntreprinderii de a se adapta la schimbri;

Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (o direcie, un

departament, o secie, o ntreprindere, un minister etc.) se difereniaz cel puin dup dou
criterii i anume:

domeniul de activitate n care lucreaz managerul;

nivelul ierarhic din cadrul organizaiei n care activeaz.

Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu de activitate i nici
n acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dac se situeaz pe trepte diferite
ale piramidei conducerii. Un ministru nu desfoar aceeai activitate cu un rector sau un
director de spital sau un preedinte de banc. n plus, rectorul nu desfoar o activitate identic
cu un decan sau ef de catedr sau ef de lucrri. Cu ct managerul se situeaz pe o treapt mai
nalt a piramidei conducerii, cu att ponderea funciilor tehnice, de execuie scade i crete
ponderea funciilor manageriale.

51
Ca tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca i marketingul. Locul su
n cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, dar coninutul su se dezvolt prin
prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiine economice pe care le interpreteaz ntr-o
manier proprie i la rndul su, ofer idei, teorii i principii care pot fi preluate de alte tiine ale
sistemului.

Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu al tiinei

managementului l reprezint relaiile de conducere adic totalitatea raporturilor dintre
elementele implicate ntr-o organizaie i dintre acetia i factorii exteriori. n acest fel,
managementul privete att firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele
care se deruleaz n interiorul unei organizaii, ct i conjunctura n care acioneaz firma,
respectiv factorii extrinseci care nseamn elementele de micro i macromediu ale ntreprinderii.

n concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activiti desfurate cu scopul de a se

asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor economice de ctre unul sau mai muli
indivizi i care fac obiectul unei tiine.

2. Procesul de management

n orice ntreprindere procesul muncii n sens larg cunoate dou laturi:

- de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelor materiale;

- de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupra celeilalte pri de
factor uman.

Prin urmare, procesul de management const ntr-un ansamblu de aciuni prin care managerul
individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia decizii i controleaz activitatea
salariailor n vederea realizrii obiectivelor ntreprinderii.

Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de vedere:

a) sub aspect metodologic, procesul managerial const n succesiunea urmtoarelor etape:

52
 definirea scopului, adic a strii dorite sistemului

analiza situaiei actuale, adic nelegerea strii sistemului n prezent

determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual i scopul propus

adoptarea deciziei prin care se ncearc rezolvarea contradiciei

b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logice care vizeaz
corelaia nevoi-resurse i anume:

determinarea necesitilor ntreprinderii

analiza resurselor disponibile

repartizarea resurselor

folosirea resurselor n vederea satisfacerii nevoilor

c) din punct de vedere social, procesul managerial const n implicarea omului n toate
segmentele activitii dintr-o ntreprindere n ntregul proces de atragere i administrare a
resurselor;

d) din punct de vedere informaional, procesul de management vizeaz parcurgerea

urmtoarelor etape:

cercetarea informaiilor disponibile

completarea informaiilor utile

prelucrarea informaiilor

transmiterea informaiilor

53
e) sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatea regulilor de
funcionare a ntreprinderii, aflate n vigoare la un moment dat, care confer raionalitate
aciunilor omului i anume:

ansamblul reglementrilor i normelor

totalitatea metodelor de instruire

principiile de stabilire a rspunderii

ansamblul relaiilor de cooperare ntre diverse verigi ale organizaiei

f) din punct de vedere funcional, procesul de management include:

previziunea

organizarea

coordonarea

decizia

controlul

n practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificat distinct, dintr-un
punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul de management are un caracter complex
care se manifest prin multiple ntreptrunderi ale zonei economicului cu socialul, juridicul,
informaionalul etc. Cu alte cuvinte, orice proces de management se manifest dup anumite
reguli comune, dar difer de la o firm la alta, fiind mai mult sau mai puin eficient. Aceast
diversitate se explic pe de o parte n funcie de factorii obiectivi care influeneaz ntreprinderea
(resursele disponibile, informaia cunoscut, calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte n
funcie de abilitatea ntreprinztorului de a face fa conjuncturii, respectiv schimbrilor din
mediul de afaceri al ntreprinderii.

54
Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte trsturi ale sale
i anume:

dinamism;

stabilitate;

continuitate;

consecven;

ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii, relaiile de

conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este n acelai timp i stabil
deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute n preluarea informaiilor i adoptarea
deciziilor. Este de asemenea, continuu avndu-se n vedere continuitatea activitilor de
producie, reparaii, schimb i consum. Totodat, procesul de management se caracterizeaz prin
consecven, n sensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece n urma
unei decizii este posibil ca scopul atins s devin noua situaie fa de care se stabilesc noi
obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management.

H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare: prevedere,

organizare, coordonare, comand, control.

n managementul contemporan prevederea este inclus n activitatea de previziune, iar comanda

nlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor.

A. Previziunea

Previziunea nseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea de anticipare a

viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la cunoaterea resurselor disponibile, a
rezultatelor activitii trecute, situaia actual i obiectivele urmrite.

Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente:

55
 diagnoz;

prognoz;

planificare i

programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei ntreprinderii n vederea

cunoaterii strii sistemului la un moment dat. n acest sens se utilizeaz date statistice i
informaionale din evidena contabil.

Prognoza reprezint totalitatea operaiunilor de investigare n timp a activitii ntreprinderii n

vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentrii deciziilor strategice.

Planificarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur ncadrarea activitii curente a
ntreprinderii n tendinele de dezvoltare a acestuia i a economiei n general.

Componentele planificrii sunt:

planul care este un instrument managerial prin care se stabilesc obiective, direcii de
aciune i se asigur coordonarea activitilor din ntreprindere folosindu-se factorii de producie
disponibili;

timpul este o variabil important a planificrii n funcie de care se asigur:

previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte eseniale cum ar fi
retehnologizarea ntreprinderii sau utilizarea de noi metode de marketing;

previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puin ample, care
deriv din cele strategice;

previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an);

56
 procesul de planificare care const ntr-un ansamblu de etape corelate ntre ele care
urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelor organizaiei. Schematic, etapele unui
proces de planificare pot fi prezentate ca n fig. nr. 3.

n faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea

ntreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri.

Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz n elaborarea planurilor pe termen scurt, mediu i

lung, respectndu-se corelaiile dintre acestea.

n cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategie de rezerv la
care ar putea s apeleze n cazul unor schimbri de mediu care nu i mai permit aciunile lansate
potrivit planurilor iniiale.

Faza implementrii se refer la declanarea activitii n conformitate cu planurile elaborate.

Faza revederii i propune compararea rezultatelor nregistrate cu misiunea ntreprinderii, i

reluarea unui nou proces de planificare.

Programarea reprezint modalitatea de previziune care const n succesiunea i

intercondiionarea activitilor unui sistem economic n intervale scurte de timp (sptmni, mai
multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.).

n practic, se ntlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei, prefernd s lase
piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sau produs. Iat cteva motive pentru care nu
se face planificare microeconomic n cadrul unor ntreprinderi:

este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc;

managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea;

viitorul intuit de manager este prea nesigur;

decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent;

57
 exist teama de eec n ceea ce privete relaia efort-efect al procesului de previziune.

B. Organizarea

Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteaz procesele de munc

pe componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaii de lucru i compartimente de
munc.

Organizarea este considerat cea mai vizibil funcie a managemen-tului. Ea se manifest prin
folosirea urmtoarelor instrumente manageriale:

autoritatea;

responsabilitatea;

rspunderea;

delegarea.

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunile subordonailor

si.

n literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea n strns legtur cu puterea pe care o

exercit managerul. n acest sens, puterea exprim capacitatea conductorului de a convinge sau
influena aciunile salariailor, adic de a-i determina pe alii s fac ceea ce vrei tu. n schimb,
autoritatea const n abilitatea managerului de a convinge i de a da dispoziii pentru
manifestarea unei aciuni, adic de a decide.

Autoritatea se poate clasifica astfel:

a) dup relaiile care o genereaz, exist:

autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de poziia n societate a

indivizilor);

58
 autoritate charismatic (ce se manifest atunci cnd managerul dispune de caliti deosebite,
aproape mistice);

autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumit poziie sau rang
oficial, ntr-o ntreprindere).

b) dup natura ei exist:

autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor i rezultatelor

nregistrate de un individ, nu neaprat manager);

autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini de lucru unor
subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executarea obligaiilor lor);

autoritate funcional (ce apare n cadrul funciunilor ntreprinderii, adic la nivelul unor
activiti omogene care sunt reglementate prin activitatea unui manager).

Responsabilitatea const n obligaia membrilor unei organizaii de a realiza n cele mai bune
condiii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumit activitate trebuie s fac
eforturi pentru finalizarea ei manifestnd clar interesul i preocuparea pentru executarea acestei
obligaii.

Rspunderea const n obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sau nendeplinirea

unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal n faa superiorilor si de stadiul lucrrii
respective.

Delegarea este un instrument al organizrii procesului de management prin care se permite

trecerea temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea autoritii conduce automat i
la delegarea responsabilitii, n timp ce rspunderea revine ambilor subieci, adic i
managerului iniial i delegatului su. Delegarea reprezint o necesitate la o firm complex
deoarece permite ncrcarea echilibrat cu sarcini a managerului i executanilor, printr-o
distribuie raional a sarcinilor de lucru.

59
n procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structurii organizatorice a ntreprinderii,
de creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un flux de informaii rapide i
complete, de identificare a atribuiilor i responsabilitilor salariailor care vor fi incluse n
regulamentul de organizare i funcionare a ntreprinderii, de coordonare ntre activitatea de
conducere i cea de execuie.

C. Coordonarea

Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr-o ntreprindere

prin adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri.

Desigur, complexitatea vieii economice oblig ntreprinderea s fac fa unor perturbri ale
funcionrii sale normale cum ar fi ntrzieri n primirea materiilor prime sau recepia unor
materiale necorespunztoare din punct de vedere calitativ, rezilierea unor contracte etc. Toate
acestea fac necesar adaptarea la dinamismul economic i confer ntreprinderii un caracter
flexibil n ceea ce privete organizarea subsistemelor sale.

De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri n funcionarea

firmei. Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multe modaliti, ntre care:

coordonarea prin politica de personal;

coordonarea prin rapoarte privind rezultatele nregistrate;

coordonarea prin instruciuni;

coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.

D. Antrenarea

Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asupra factorului
uman n scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizarea sarcinilor i obiectivelor
care i revin.

Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea.

60
Comanda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i capt forma deciziei n
managementul democratic.

Comanda intervine atunci cnd se identific cei trei factori care o fac necesar:

managerul cu autoritatea sa;

executantul cu pregtirea i calificarea sa;

sarcinile i obiectivele de ndeplinit.

Comanda devine eficient atunci cnd se asigur cteva cerine ale sale:

ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune;

ordinele s nu depeasc competena salariailor;

ordinele s nu contravin principiilor managementului.

Motivarea reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentru realizarea

obiectivelor cu maxim de eficien.

Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este ntotdeauna
ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic n succesiunea urmtoare:

nevoi fiziologice;

nevoi de securitate;

nevoia de contacte umane i afiliere la grup;

nevoia de stim i respect;

nevoia de autorealizare.

61
Desigur c n lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitare a
responsabilitii, o nstrinare a indivizilor de procesul muncii.

Motivaiile pot fi:

intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei sau plcerii de a
muncii;

extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneaz randamentul i interesul

muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub forma premiilor, primelor, prestigiului, laudelor,
promovrilor etc., sau negativi sub forma sanciunilor, penalizrilor, retrogradrilor, criticilor etc.

E. Controlul

Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se compar performanele nregistrate de

un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivele propuse i se acioneaz
pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite.

Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise i clare, s

foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cu costuri mici.

n situaia n care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul de management

se reia, dar dac exist o contradicie ntre acestea, se impune o intervenie ntr-una din variantele
urmtoare:

fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile propuse;

fie se mbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt inferioare scopurilor.

Controlul poate fi:

a) n funcie de momentul realizrii:

preventiv (se ncearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei);

62
 feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice):

- autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat);

- non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului);

b) n funcie de natura lui:

ierarhic (se realizeaz de sus n jos);

financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti);

bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate anticipate);

tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor);

c) n funcie de subiectul care l lanseaz:

direct (iniiat de manager);

indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute);

autocontrol (realizat de executant).

Controlul ndeplinete urmtoarele funcii:

funcia de evaluare a rezultatelor, n sensul c activitatea de control are ca punct de

plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoaterea performanelor sale cantitative i
calitative;

funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor din activitatea firmei
odat ce au fost descoperite neajunsurile;

funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se intervine

naintea producerii unor evenimente;

63
 funcia informativ care evideniaz rolul controlului n adoptarea deciziilor ulterioare;

funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentru ameliorarea
activitii i rezultatelor sale n scopul obinerii unor concluzii favorabile n urma controlului.

64
 CAPITOLUL VI

NOIUNI GENERALE DE DREPT ADMINISTRATIV

Utilizate n activitatea managerial a unei instituii

Lector univ. dr. Oana IUCU

Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat

Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia Romniei din 1991

1.1. Noiunea de Constituie

Termenul de constituie deriv din latinescul constitutio, care nseamn aezare cu temei.
Expresia a fost folosit nc din timpul Imperiului roman, legile date de mprat numindu-se
constituii imperiale.

Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale. Poziia

dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex, dar i nsemnate
efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acestei poziii dominante, Constituia este
izvorul tuturor reglementarilor, att pe plan economic, ct i politic, social i juridic.

1.2. Analiza Titlului III din Constituie din perspectiva principiului separaiei i
echilibrului puterilor

Lui John Locke, filosof i jurist englez, i revine meritul de a fi cercetat pentru prima data, mai
metodic i ntr-o lumin nou, principiul separaiei puterilor. n lucrarea sa, Essay on civil
guvernment, Locke susinea existena a trei puteri : legislativ trebuie s aparin
parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dicta reguli de conduit general
obligatorii, executiv limitat la aplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi

65
prevzute i determinate prin lege, urma s fie ncredinat monarhului, federativ era
ncredinat tot regelui i avea n competena sa dreptul de a declara rzboi, de a face pace i de a
ncheia tratate.

Elaborarea acestei teorii aparine, ns, lui Montesquieu, care n lucrarea Despre spiritul
legilor, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale statului sunt
independente. Atunci cnd n minile aceleiai persoane sau aceluiai corp de dregtori,
puterea legislativ este ntrunit cu puterea executiv, nu exist libertate, deoarece se poate
nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s fac legi tiranice pe care sa le aplice n mod
tiranic.

In Constituia Romniei, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are o structura care
determina concluzia c, dei Constituia nu consacra expresis verbis principiul separaiei
puterilor n stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substana reglementarilor sale deducem o
consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, Titlul III are urmtoarele capitole:

1. Parlamentul puterea legiuitoare

2. Preedintele puterea executiv

3. Guvernul puterea executiv

4. Raporturile Parlamentului cu Guvernul

5. Administraia public puterea executiv

6. Autoritatea judectoreasc puterea judectoreasc

Important n organizarea statal este independena autoritilor statale, independena care nu

poate fi total, dar poate fi foarte larg. Organele de stat trebuie s depind unele de altele numai
att ct este necesar formrii sau desemnrilor i eventual exercitrii unor atribuii.

Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului n accepiunea ei ancestral

tradiional, utiliznd o varietate terminologica prin care se reflecta una i aceeai realitate

66
politico-juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statului este utilizat n accepiunea sa
tradiional este art.80, care consacra funcia de mediere a Preedintelui ntre puterile statului i
ntre stat i societate. Constatam din structura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor
intitulat Administraia public. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care le consacr
acest capitol sunt singurele care nfptuiesc administraie public. Rspunsul este negativ, n
sensul c i alte autoriti publice care sunt plasate n alte pri ale Constituiei au sarcini de
natura administrativa. Ins, autoritile grupate n capitolul 5 nfptuiesc exclusiv administraie
publica rupta de jocul politic, cu excepia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor
(prefect, ministere).

n ceea ce privete regimul politic pe care l consacra actuala Constituie, acesta

este semiprezidenial parlamentarizat atenuat, n sensul ca atribuiile ce i incumb preedintelui
ntr-un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament n calitatea lui de organ
suprem reprezentativ al populaiei.

Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele trei puteri ale sale
astfel:

a) puterea legislativ, nfptuit de ctre Parlament cu cele dou camere: Senatul i Camera
Deputailor;

b) puterea executiv, exercitat de Preedinte, Guvern, ministere, organe de specialitate ale

administraiei publice centrale i organele administraiei publice locale;

c) puterea judectoreasc, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii, tribunale,

curi de apel, Curtea Suprem de Justiie.

2. DEFINIIA i TRSTURILE ADMINISTRAIEI PUBLICE

Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, alturi de dreptul constituional, dreptul
internaional public i altele*.

Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie cuvnt care deriv din
limba latin, respectiv prepoziia ad care nseamn la, ctre i minister care nseamn

67
supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvntul administraie a evocat o activitate n supuenie,
executat la comand, activitatea n sine aprnd atunci cnd societatea s-a mprit n
comandani i comandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi ns
singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz, respectiv :

Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru viitorul unei
ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaii internaionale.

Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administraia public, n mod tradiional, presupune dou elemente de baz:

Executarea legii cuvntul lege fiind neles n accepiunea lato sensu, de act normativ
cu fora obligatorie i nu n accepiunea stricto sensu, de act juridic al Parlamentului.

Prestarea de servicii publice n limitele legii.

Conceptul de serviciu public a fost vreme ndelungat noiunea cheie a dreptului administrativ,
care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se nelege
activitatea organizat sau desfurat de o autoritate a administraiei publice pentru a satisface
nevoi sociale n interes public. Nu orice nevoie social reprezint n acelai timp i o nevoie de
interes public. Pentru a cpta un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i
transpus ntr-o norm de drept.

Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care se poate realiza
pe dou ci:

Printr-un organ public (o universitate de stat).

Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie n prestarea
serviciilor publice (serviciul public de nvmnt prestat ntr-o instituie privat).

Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se nelege un
minimum de condiii necesare pentru o via social acceptabil. Ordinea public este

68
ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror nclcare nu antreneaz dect
ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic. Expresia n limitele legii evoc principiul de
drept potrivit cruia totul este permis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, ns, c activitatea
administraiei este guvernat de principiul legalitii, care este nscris n mai multe texte din
Constituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 nimeni nu este mai presus de lege; art. 51 instituie ca
obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a supremaiei sale i a legilor).

Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz, concret
sau cu valoare de principiu, relaiile sociale din sfera administraiei publice, precum i pe cele
de natur conflictual dintre autoritile publice sau structuri private, investite cu autoritate
public, pe de o parte i cei vtmai n drepturile lor prin actele administrative ale acestor
autoriti, pe de alt parte.

In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de relaii sociale:

Relaii de administrare activ administraie n lucru, care se caracterizeaz prin punerea

n executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, n limitele legii.

Relaii de administraie conflictual care vizeaz litigiile aprute ntre administraie i

administrai.

Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta nsemnnd clauzele
(prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt investite autoritile
administrative publice i prin intermediul crora fac s prevaleze interesul public (general),
atunci cnd vine n contradicie cu interesul particularilor.

Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de Preedintele Romniei,

Guvern, autoritile administrative autonome centrale, autoritile administrative autonome
locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, prin care, n regim de putere public, se duc
la ndeplinire legile sau, n limitele legii, se presteaz servicii publice.

Rezult din definiie urmtoarele trsturi ale administraiei publice:

69
 Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de prestare de
servicii publice, n limitele legii.

Activitate desfurat n regim de putere publica, concretizat prin investirea autoritilor

care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptul comun i prin intermediul
crora ele reuesc sa fac s prevaleze interesul public, atunci cnd intr n contradicie cu cel
particular.

Activitate desfurata de anumite autoriti executive i administrative, denumite generic

autoriti de administraie publice.

Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de dou categorii:

De natur statal (etatica)

De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct, secret, liber
exprimat de colectivitatea politico-teritorial.

Dac n regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de stat erau

sinonime, n actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece administraia nsi,
inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoriti statale, ci i unele de natura
autonoma care funcioneaz n unitile administrative teritoriale n care sunt alese. Exist i
unele autoriti ca, de exemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, n primul rnd
i cu precdere, o autoritate autonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot dintr-o
comuna (ora, municipiu) si, n al doilea rnd. este o autoritate statal (atribuii de stare civila, de
autoritate tutelara, n domeniul alegerilor ).

Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem ntre :

autoriti consacrate de Constituie : Preedinte, Guvern, consiliul judeean, local i primar

autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate de Constituie :

subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele i vicepreedintele consiliului
judeean etc..

70
In actualul sistem constituional i legal, administraia public este nfptuit de dou mari
categorii de autoriti:

1. Autoriti de natur statal:

Preedintele i Guvernul reprezint cei doi efi ai executivului n actualul sistem

constituional i legal.

Ministerele i alte organe reprezint centrele de specialitate subordonate Guvernului.

Autoriti centrale nesubordonate Guvernului numite generic autoriti centrale

autonome.

Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unitile administrative

teritoriale.

Prefectul reprezentantul Guvernului n teritoriu.

2. Autoriti autonome locale:

Consiliul local autoritate autonom local cu caracter deliberativ.

Primarul ca autoritate autonom executiv.

Consiliul judeean care este autoritate administrativ public judeean cu caracter

deliberativ.

Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organ unipersonal
(Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de natur administrativ ale
Guvernului sunt ns mai numeroase dect cele ale Preedintelui. Potrivit art. 101 din Constituie,
Guvernul exercit conducerea general a administraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie,
este calificat expres ca un organ al administraiei publice de rang central. n exercitarea rolului de
conductor al administraiei publice, Guvernul intr n urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalte
autoriti administrative:

71
 Raporturi de subordonare n ceea ce privete ministerele i celelalte autoriti centrale
subordonate lui.

Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centrale autonome.

Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale. Acestea se exercit

prin prefect care este reprezentantul Guvernului n teritoriu i ele evoc misiunea pe care o are
Guvernul de a veghea la respectarea legalitii activitii autoritilor autonome locale.

3. NORMELE DE DREPT ADMINISTRATIV

Norma de drept, n general, este o regula de conduita generala, abstracta, cu caracter

obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie n mod voluntar fie, la nevoie, prin forta
coercitiva a statului.

Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structura trihotomic
( trei pri), fiind format din:

1. Ipoteza : norma de drept administrativ poate arta (cuprinde):

Imprejurarile, condiiile, situaiile n care se aplic norma juridic,

subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidena normei;

explicaia semnificaiei unor termeni;

definiii, principii, scopul activitii unui organ.

Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune o complexitate i
multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putnd s fie absolut determinat sau
relativ determinat dup modul n care sunt reglementate mprejurarile n care ea se aplic.

72
Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile n care se va
aplica dispoziia, situaie n care autoritatea administraiei publice nu poate dect s verifice i s
ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aa numita competen legat (autoritatea
administrativ este inuta de norm juridic).

Ipoteza este relativ determinat cnd legea (izvorul formal de drept) prevede, n general,
mprejurarile n care se aplic norma, existena lor concret urmnd a fi stabilit de organul care
o aplic. Este vorba de compena de apreciere.

2. Dispozitia : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manier imperativ,

categoric, determinat de regimul de putere public specific administraiei. Un act normativ
cuprinde, de regul, mai multe categorii de dispoziii.

Dispoziia este, n general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care fac obiectul
reglementrii dreptului administrativ se desfoar n procesul de realizare a puterii. Astfel
principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracter onerativ, prin care
subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la o anumit conduit, la o anumit
prestaie.

O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv, cuprinznd reguli

de interzicere a unor aciuni; este cazul, n principal, al normelor cu caracter contravenional.

Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevznd numai
facultatea de a aciona sau nu, lsnd la latitudinea subiectelor de drept s fac sau nu anumite
aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocate prin verbul a putea, introdus n
expresii ca autoritatea administrativ poate, ceteanul poate.

La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut determinat i

relativ determinat.

3. Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar n momentul n care dispoziia

normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de drept administrativ nu ar avea
sanciune n sensul existenei unor situaii n care nu sunt prevzute urmrile juridice ale

73
nerespectarii normei. Trebuie avut n vedere faptul c o norm de drept se duce la ndeplinire nu
numai datorit consecinelor negative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama
de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul n ansamblul sau avnd i un
caracter educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie ntre sanciune ca element structural al
normei juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele de rspundere
specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor de exprimare pot fi
identificate mai multe tipuri de sanciuni:

Sanciuni specifice primei forme de rspundere pe care o cunoate dreptul administrativ:

rspunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din funcie, revocarea alegerii, mutarea
disciplinara etc.)

Sanctiuni specifice rspunderii administrativ contraventionale (ex. amenda,

avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.)

Sanciuni specifice rspunderii administrativ patrimoniale care vizeaz repararea

prejudiciilor produse prin actele administrative.

4. RAPORTURILE DE DREPT ADMINISTRATIV

Raportul juridic n general este o relaie social reglementat prin norma de drept.

Raportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fost reglementat direct
printr-o norm de drept administrativ sau indirect prin intervenia unui fapt juridic. n doctrin s-
au exprimat urmtoarele preri cu privire la categoriile de rapoarte de drept administrativ:

1. Opinia potrivit creia ele nu pot mbrac dect forma raportului de subordonare fiind
vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un organ public, de regul unul
administrativ.

2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot mbrca pe lng prima form i forma
raportului de colaborare cnd ele se stabilesc ntre subieci aflai pe aceeai poziie juridic.

74
3. Recunoaterea, pe lng celelalte dou, a nc unei categorii raportul de participare
recunoscut a fi prezent n situaiile existenei unui organ colegial i privind membrii acelui organ.
n realitate, aceast form de raport juridic nu are o identitate de sine stttoare pentru ca
membrii organului colegial nu particip la formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de
drept, ci ca membri ai autoritii respective.

In concluzie, n mod tradiional se recunoate existena raportului de drept administrativ sub

forma raportului de colaborare i subordonare. n afara lor, Constituia actual mai permite i
identificarea altor forme de astfel de rapoarte (raportul de tutel administrativ care se stabilete
ntre Guvern i autoritile autonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art.
101 Guvernul are dou misiuni constituionale pe care le exercit n baza programului su de
guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume:

Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.

De a exercita conducerea general a administraiei publice. n aceast ultim calitate el

vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publice alese n unitile
administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care se stabilesc n temeiul ei sunt
denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ i ele l ndrituiesc pe prefect,
reprezentantul Guvernului n teritoriu, s atace n faa instanelor de contencios actele pe care le
considera ilegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept.

Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolul coordonator al
Consiliului Judeean asupra Consiliului Local n vederea realizrii serviciilor publice de interes
judeean.

Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, le sunt

caracteristice urmtoarele trsturi:

1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au n mod obligatoriu

un purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei ar putea fi: statul, prin organele sale,
unitile administrativ teritoriale, un organ al administraiei publice, dar poate fi i o alt
autoritate public, potrivit art.48 din Constituie.

75
2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept administrativ
prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor care particip la procesul de
nfptuire a administraiei, respectiv executarea legii i prestarea de servicii publice n limitele
legii, precum i emiterea de acte normative cu fora juridic inferioar legii.

3) Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prisma obiectului lor este
aceea c aciunea sau inaciunea lor, n general conduita prilor, se realizeaz ntr-un regim de
putere public, raporturile de drept administrativ fiind raporturi de putere.

76
 CAPITOLUL VII

NOTIUNI GENERALE DE DREPT COMERCIAL

Utilizate n activitatea managerial a unei instituii

1. NOIUNEA DE DREPT COMERCIAL

Denumirea drept comercial sugereaz ideea c dreptul comercial constituie o reglementare

juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privete comerul.

n sens etimologic, expresia de comer provine din latinescul commercium, care la rndul
sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor cum i merx, ceea ce nseamn cu marfa. Deci,
comerul ar consta n operaiuni cu mrfuri.

n sens economic, comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si, prin aceasta,
circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect, comerul ar consta n
operaiunile cuprinse n intervalul dintre momentul producerii mrfurilor i intrrii lor n
circulaie, pn n momentul ajungerii acestora la consumatori.

n sens juridic, noiunea de comer are un coninut mai larg dect cel al noiunii definite n sens
economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere i circulaia mrfurilor, pe care le
realizeaz negustorii, ci i operaiunile de producere a mrfurilor, prin transformarea materiilor
prime, materialelor, etc. i obinerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz
fabricanii sau, n general, ntreprinztorii.

Avnd n vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are o sfer mai
cuprinztoare, acesta reglementnd activitatea comercial, definit ca o activitate de producere i
circulaie a mrfurilor.

1.1. Obiectul dreptului comercial

Potrivit concepiei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permit determinarea
sferei dreptului comercial.

77
n sistemul subiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care sunt supui
comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic persoanelor care au
calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelor reglementari legale ale activitii
comerciale, anterioare marii codificri franceze de la nceputul secolului al XIX- lea.

Dup sistemul obiectiv, dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabile comerului,
adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte de comer, indiferent de
persoana care le svrete. Acest sistem a constituit fundamentul Codului comercial francez de
la 1807.

Codul comercial romn are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv.

1.2. Definiia dreptului comercial

Dreptul comercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile
raporturilor juridice izvorte din actele juridice, faptele i operaiunile considerate de lege ca
fapte de comer, precum i raporturilor juridice la care participa persoanele care au calitatea de
comerciant.

Istoria dreptului comercial este strns legat de istoria comerului si, implicit a dezvoltrii
societii omeneti.

La nceputurile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte locale, fie de
proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe alte meleaguri.

n 1887 a fost adoptat Codul comercial romn, care este i astzi n vigoare. La elaborarea
acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. n Italia, Codul comercial
francez a fost adoptat n 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea tradiiei, dar i a tot ce era nou n
doctrina francez, belgian i german, n anul 1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial
italian.

1.3. Izvoarele dreptului comercial

78
Art.1 C.com. dispune: In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune se aplic Codul
civil.. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are ca izvoare formale Codul
comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare ale dreptului comercial sunt i legile
comerciale speciale, respectiv legile civile speciale. Un anumit rol n aplicarea reglementarii
legale l au obiceiurile, jurisprudena i doctrina dreptului comercial.

1) Izvoarele legislative ale dreptului comercial

Codul comercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care
reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele de comer, comercianii,
obligaiile comerciale i falimentul.

Legile comerciale speciale mai frecvent ntlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata, cu
modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privind combaterea
concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc.

Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic principiile
generale (specialia generalibus derogant).

Codul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult din dispoziiile
art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privind materia obligaiilor,
n special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor, precum i cele relative la
contractele speciale (contractul de societate, contractul de vnzare-cumprare, contractul de
mandat etc.).

2) Uzurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac n dreptul nostru comercial nu exist
uzuri legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative (convenionale).

Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De asemenea,
dispoziiile ndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a ncheiat contractul.

3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar n domeniu, au un rol important n

interpretarea legilor comerciale.

79
2. FAPTELE DE COMER

Codul comercial romn stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care le clasific fapte
de comer. Prin svrirea uneia sau mai multor fapte de comer se nasc raporturi juridice care
sunt reglementate de legile comerciale.

Art. 3 Cod comercial prevede: Legea consider fapte de comer:

1) cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie n natur, fie dup ce se
vor fi lucrat sau pus n lucru,

2) vnzrile de producte, vnzrile i nchirierile de mrfuri n natur sau lucrate,

3) cumprrile sau vnzrile de pri sau de aciuni ale societilor comerciale,

4) orice ntreprindere de furnituri,

5) ntreprinderile de spectacole publice, comisioane, agenii i oficii de afaceri,

6) ntreprinderile de construcii,

7) ntreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie,

8) ntreprinderile de editur, librrie i obiecte de art,

9) operaiunile de banc i schimb,

10) operaiunile de mijlocire n afaceri comerciale,

11) ntreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat,

12) cambiile i ordinele de producte sau mrfuri . pct. 20.

Codul comercial romn, ca i modelul sau italian, reglementeaz faptele de comer, iar nu actele
de comer.

80
Legiuitorul romn a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultate din actele
juridice (manifestrile de voin svrite n scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile
izvorte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercial intr sub incidena legilor
comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele licite (mbogirea fr justa cauz,
plata nedatorat) i faptele ilicite svrite de comerciani n legtura cu activitatea lor
comerciala.

Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ, exemplificativ i nu

limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele mai frecvente acte juridice i operaiuni
care constituiau baza activitii comerciale la data adoptrii reglementarii. Aceasta nseamn c
la lista faptelor de comer prevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic
alte acte i operaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres
recunoscute de lege.

Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list a actelor juridice
i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. n absena unei definiii legale a faptei de
comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze o definiie general a faptei de comer.
Aceasta prezint interes practic sub mai multe aspecte:

a) ntruct unele acte juridice sunt bivalente comerciale i civile este imperios necesar s
se stabileasc un criteriu de delimitare ntre actele comerciale i cele civile,

b) enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nu limitativ,

astfel nct trebuie s existe anumite criterii de comercialitate n temeiul crora judectorul s
poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer, chiar dac ele nu sunt expres
prevzute de lege;

c) o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la determinarea

sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptul civil.

Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i operaiunile
economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea de lucrri ori prestarea de
servicii sau o interpunere n circulaia mrfurilor, cu scopul de a obine profit.

81
Faptele de comer reglementate de Codul comercial se mpart n trei categorii: fapte de comer
obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale sau mixte.

2.1. Faptele de comer obiective

Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute n principal de art.3
Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat comerciale
datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Orice persoan este liber s svreasc
ori s nu svreasc asemenea acte sau operaiuni. n aceast situaie, persoana n cauz intr
sub incidena legilor comerciale. Faptele de comer obiective pot fi mprite n trei mari grupe:

2.1.1. Operaiunile de interpunere n schimb sau circulaie

Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, n sensul de activitate de vnzare

cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator.

a. Cumprarea i vnzarea comercial

Sub aspectul structurii sale, vnzarea-cumprarea comercial este asemntoare vnzrii

cumprrii civile. Este vorba de un contract n temeiul cruia o parte (vnztorul) se oblig s
transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unui lucru, n schimbul unui pre (art. 1294
C. civ.). Ceea ce deosebete vnzarea-cumprarea comercial de cea civil este funcia
economic a contractului i anume interpunerea n schimbul bunurilor. Cnd contractul
ndeplinete aceasta funcie, vnzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci supus legilor
comerciale.

Trstura caracteristic a cumprrii i vnzrii comerciale o constituie intenia de revnzare;

cumprarea este fcut n scop de revnzare sau nchiriere, iar vnzarea este precedat de o
cumprare fcut n scop de revnzare.

Intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa ndeplineasc trei condiii:

intenia de revnzare sau nchiriere trebuie sa existe la data cumprrii;

82
 intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s fie exprimat de cumprtor, adic s fie
cunoscut contractantului;

intenia de revnzare sau nchiriere trebuie s priveasc n principal bunul cumprat.

Cumprarea i vnzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile: producte, mrfuri,
titluri de credit.

Productele sunt produsele naturale ale pmntului care se obin prin cultura sau exploatare
direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (de exemplu lna, laptele).

Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele).

Titlurile de credit sunt nscrisuri n baza crora titularii lor pot s exercite drepturile specificate
n cuprinsul lor.

Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar face pentru uzul sau
pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale.

b. Operaiunile de banc i schimb:

Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banc i schimb.

Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani n numerar, creditelor i titlurilor
negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare de pli, de acordare de credite,
operaiuni asupra titlurilor de credit.

Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de banc naionale sau
strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduri prin evitarea transferului de
numerar.

2.1.2. Intreprinderile:

In concepia Codului Comercial ntreprinderea apare ca o structur de organizare a unei activiti

(un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept.

83
ntreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorul factorilor de
producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre ntreprinztor i pe riscul su, n scopul
producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, n vederea obinerii unui profit.

Aceast definiie privete numai ntreprinderile avute n vedere de Codul Comercial. Deci, pentru
a fi supus Codului Comercial, ntreprinderea trebuie s aib ca obiect operaiunile prevzute de
art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer.

Din definiia dat rezult urmtoarele caracteristici ale ntreprinderii:

a) existena unei organizri autonome a unei activiti cu ajutorul factorilor de producie;

b) asumarea de ctre ntreprinztor a coordonrii ntregii activiti i implicit a riscului acestei

activiti;

c) scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului n vederea

obinerii unui ctig;

2.1.3. Faptele de comer conexe:

Faptele de comer conexe sunt acte juridice sau operaiuni care dobndesc comercialitate datorit
strnsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuni considerate de lege fapte de comer.

Din categoria faptelor de comer conexe fac parte:

a) contractele de report asupra titlurilor de credit;

b) cumprrile sau vnzrile de pri sociale sau aciuni ale societilor comerciale;

c) operaiunile de mijlocire n afaceri;

d) cambia sau ordinele n producte sau mrfuri;

e) operaiunile cu privire la navigai;

f) depozitele pentru cauza de comer;

84
g) contul curent i cecul;

h) contractele de mandat, comision i consignaie;

i) Contractele de gaj i fidejusiune.

2.2. Faptele de comer subiective:

Art. 4 C. com. dispune: Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute n art. 3 nota n.s.),
ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant, dac nu sunt de natur
civil sau dac contrariul nu rezult din nsui actul.

Prin urmare, pe lng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este independent de
calitatea persoanei care le svrete, Codul comercial reglementeaz i faptele de comer
subiective care dobndesc caracter comercial din calitatea de comerciant a persoanei care le
svrete.

2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte:

Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vnzarea productelor pe care
proprietarul sau cultivatorul le are dup pmntul sau, ori cel cultivat de acesta. Deci, vnzarea
de produse agricole unui comerciant este act de comer pentru comerciant i act civil pentru
agricultor.

Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu sunt obiectul
comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru asigurtor.

Deoarece n toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt fapte de comer
numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer unilaterale sau mixte.

Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentru ambele pari,
chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56 C. com.).

85
3. COMERCIANII

3.1. Noiunea de comerciant:

Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi att comercianii,
ct i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane care svrete fapte de
comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care le svrete are sau nu calitatea
de comerciant.

Dac svrirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana n cauz devine
comerciant (art. 7 C.com). Odat dobndit calitatea de comerciant, toate actele i faptele
juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4. C.com).

Dac ns, svrirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter accidental,
dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale, totui, persoana care le-
a svrit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9 C.com).

In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c sunt

comerciani aceia care fac fapte de comer, avnd comerul ca profesiune obinuit, i societile
comerciale. (art. 7 C.com)

Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de comerciant

implic un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecine deosebite asupra
raporturilor juridice la care particip:

a. legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii comerciale,

astfel, nainte de nceperea comerului, comerciantul este obligat s cear nmatricularea n
registrul comerului, iar n cursul exercitrii i la ncetarea comerului s cear nscrierea n
registru a meniunilor privind actele i faptele a cror nregistrare este prevzut de lege; orice
comerciant are obligaia s in anumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea
s desfoare activitate comerciala n condiiile unei concurente loiale;

b. legea instituie o prezumie de comercialitate; toate actele i operaiunile svrite de

comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilor comerciale (art.4 C.com);

86
c. actele comerciale ncheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale, derogatorii de
la regimul actelor juridice civile;

d. n cazul ncetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fi declarat n
faliment; procedura falimentului este aplicabil numai comercianilor ea nu se aplic
necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale;

e. comercianii pot participa la constituirea unor camere de comer i industrie, ca organizaii

autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor;

f. comercianii sunt supui impozitului pe profitul realizat prin activitatea comercial;

Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comerciale nu se

aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sau acelor al cror
comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale.

3.2. Calitatea de comerciant:

In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobndete n mod diferit, dup cum
este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic.

3.2.1. Dobndirea calitii de comerciant:

a. Dobndirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: sunt comerciani aceia care
fac fapte de comer avnd comerul ca profesiune obinuita, potrivit art. 7 C. com.

Pentru dobndirea calitii de comerciant sunt necesare trei condiii:

1. s svreasc anumite fapte de comer obiective;

2. s svreasc fapte de comer ca profesiune;

3. s svreasc fapte de comer n nume propriu;

87
Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte profesiuni pe care le
exercit persoanele fizice. Avem n vedere pe meseriai, pe cei care exercit profesii liberale i
pe agricultori. Meseriaul este considerat comerciant n cazurile n care cumpr mrfuri n
vederea prelucrrii i revnzrii lor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, i
organizeaz o ntreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au
calitatea de comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). n cazul n care pentru
exercitarea activitii, cel care ndeplinete o profesiune liberal (dentistul) cumpr i folosete
anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i deci persoana n cauz nu devine
comerciant. ntruct vnzarea produselor pe care proprietarul sau cultivatorul le are de pe
pmntul sau ori pe care le-a cultivat nu este fapta de comer, ci act juridic civil, nseamn ca
agricultorii nu au calitatea de comerciani.

b. Dobndirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art. 7 C. com. pe

lng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societile comerciale. Sunt avute n vedere
societile comerciale reglementate de Legea Nr. 31/1990: societatea, n nume colectiv,
societatea n comandita simpla, societatea pe aciuni, societatea n comandita pe aciuni i
societatea cu rspundere limitata. Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie n
scopul de a desfura o activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectul ei,
prevzut obligatoriu n actul constitutiv consta n svrirea uneia sau mai multor fapte de comer
obiective. Exercitarea activitii comerciale este raiunea de a fi a societii comerciale. n
consecin, pentru a dobndi calitatea de comerciant, societatea comercial trebuie s se
constituie cu respectarea condiiilor prevzute de lege n acest sens.

c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:

1. Statul i unitile sale administrativ teritoriale: art. 8 C. com. prevede c: Statul, judeul i
comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a codului comercial era
justificata la data adoptrii sale, cnd activitatea statului i a unitilor sale administrativ
teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul ca statul svrete pe lng actele
de autoritate necesare funcionarii serviciilor publice i acte cu caracter privat, n doctrina s-a
considerat ca el este subiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de
comerciant, statul poate svri anumite fapte de comer.

88
2. Regiile autonome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine statutului sau
unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate public sunt inalienabile. n
condiiile legii ele pot fi date n administrare regiilor autonome ori instituiilor publice sau pot fi
concesionate sau nchiriate. Potrivit Legii Nr.15 / 1990, regiile autonome se organizeaz i
funcioneaz n ramurile strategice ale economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei
autonome se dobndete din momentul nfiinrii sale, dup caz, prin hotrre a guvernului sau
prin decizia organului administraiei publice locale.

3. Organizaiile cooperatiste: ntruct prin desfurarea unor activiti de producere i desfacere

de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit, aceast activitate are caracter
comercial. n consecin organizaiile cooperatiste au calitatea de comerciant.

4. Asociaiile i fundaiile: potrivit legii, scopul nfiinrii asociaiilor i fundaiilor este

desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deci asociaiile i
fundaiile nu au calitatea de comerciant.

3.2.2. Dovada calitii de comerciant:

In cazul unei persoane fizice, ntruct calitatea de comerciant se dobndete prin svrirea
faptelor de comer obiective cu caracter profesional, nseamn c aceast calitate se poate proba
numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte c persoana n cauz a svrit efectiv una
sau mai multe fapte de comer prevzute de art. 3 C.com. ca o profesiune obinuit i n nume
propriu.

In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobndete prin nsi constituirea

societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poate proba prin dovedirea
constituirii societii n condiiile prevzute de lege. Un mijloc de dovada care ar putea fi folosit
este copia certificat de pe nmatriculare n registrul comerului a societii comerciale.

3.2.3 ncetarea calitii de comerciant

89
In cazul persoanei fizice, aceasta nceteaz s mai aib calitatea de comerciant n momentul n
care nu mai svrete fapte de comer ca profesiune. ncetarea trebuie s fie efectiv i din ea s
rezulte intenia de a renuna la calitatea de comerciant.

In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde n momentul n care societatea

nceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala i nceteaz existena prin
dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit
pentru durata societii, imposibilitatea realizrii obiectului societii sau realizarea acestuia,
hotrrea adunrii generale, faliment. Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierderea
automat a personalitii juridice a societii. n aceasta situaie, societatea nu mai poate face
operaiuni comerciale, dar poate face operaiunile necesare lichidrii.

90
 CAPITOLUL VIII

ELEMENTE DE PROTOCOL

Necesare activitii de secretariat

1. Rolul protocolului

Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre

interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui
obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are
dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite
fiecreia dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care
trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i protocolul
guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte
specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri.

Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri.

2. Eticheta

Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna
desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii in afaceri
n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener,
dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la
complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot
concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr
respectarea unor reguli de etichet.

Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen

profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor
specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie
o sarcin de ordin profesional.

91
A. inuta fizic (pe strad i n societate)

Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze permanent
n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul unui scaun sau
de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct
posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau
canapea. Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o stare
de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie
evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetele pe
braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nlime trebuie, de asemenea, evitat.
Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scaun i cum i ncrucieaz
picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversaiei este nepoliticos
s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor
personale sau s-l aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate
o gesticulare excesiv, un rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii
etc.)

B. Salutul

Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El

comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze
sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva reguli de baza n
legtur cu salutul:

brbaii salut primii femeile;

persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst;

subalternii salut pe superiorii in grad.

Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este
recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i
privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl

92
nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia
rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii
cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact.
Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat, este
preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele persoanele
cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut este mpreun
cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. n timpul salutului se
folosesc i formulele: bun dimineaa, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se
pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#.

Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de
vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de mn
rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n vrst
celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund,
cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii.

n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n

schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe
care dorete s-o onoreze n mod special.

Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind considerat
ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite, de soii de
nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea corpului, iar n
anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este
greit s se srute mna nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai
pentru unele dintre femeile care se afl mpreun.

C. Prezentrile

n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care se

fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli:

brbatul este prezentat femeii;

93
 persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst;

persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permitei s v prezint pe. Dac
persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea
unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: soul meu sau soia mea. La prezentarea
unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-
se ntotdeauna cu soul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se
folosesc n mod curent.

Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut
n rndul oficialitilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la
autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , adugndu-
se, eventual, funcia sau calitatea. n unele situaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de
schimbul crilor de vizit.

Unele excepii de la regulile de prezentare:

fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna
numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc.

D. Conversaia

Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin plictisitoare
n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere plcute, gazda trebuie
s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s existe anumite puncte de
contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n domenii care au
contingen ntre ele, fie prin formaia lor intelectual.

94
Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de
munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a
muncii de informare i de relaii.

Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei conversaii
plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i profesional,
cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea nsuiri pe care
diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc struitoare, permanent de
pregtire multilateral.

n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos s
pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei conversaii,
diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n conversaie i s o
canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei personale oblig pe
oricine s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu nseamn c nu se poate
interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas, dar ferm, n
explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie
fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere contrarie s nu se fac de pe o
poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu
exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc.

Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea

fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte
fa de interlocutor.

La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din stnga
sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri este
recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar reprezentanii
din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri.

E. Convorbirea telefonic

95
Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente,
ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice
necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens,
trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar n al doilea
rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac
indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i instituia la care
lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia.

n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la
telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este
recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la identificarea
persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite raiuni
pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat.

n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice
persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota
transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul
transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se
cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise.

F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor aciuni protocolare (mese, recepii,

cocktailuri).

inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare menionate

prezint o deosebit importan.

inuta i comportarea n timpul unei mese

inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist,
se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective.

inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu incomoda
vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie puin aplecat

96
deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mncrii
la gur se execut cu antebraul i minile fr a antrena micarea braului i a umerilor.

La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroiala

hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil.
La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se
mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc nu
este recomandabil. Lingura i cuitul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculia se ine ns cu
mna stng cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea
poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe msura
desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se mnnc, tacmurile
se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea,
tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau unul lng altul, cuitul n partea dreapt iar
furculia cu dinii n sus. Dup terminarea fiecrui fel de mncare, furculia i cuitul se pun n
prealabil pe farfurie, n aceeai poziie: furculia va avea ns, de ast dat, dinii n jos. Este
nepoliticos s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune pe
marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgraioase:
sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n dini etc.

De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cretere.
Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie.

La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar din
partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng.

Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima servit
fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul care ocup locul din dreapta
gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie,
invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea
de la mas va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c toi invitaii au
terminat de mncat.

97
Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul
mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie deja turnat n
pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la
nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele
se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu brbaii.

Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se
invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz pe mese
lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de civa
osptari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu
mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte
anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese
alturate special amenajate n acest scop.

Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de
osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea unor
mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu ajutorul
ctorva osptari.

G. Fumatul

n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de

ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr lng
o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi acetia
nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permitei s fumez?, mai
ales cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este
deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea de a fuma, n
asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva
reguli eseniale:

nu se salut cu igara n gur;

98
 nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur
pufind din ea;

nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul superiorilor n
grad.

Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n
societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc altor
femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea
scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare
oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor si;
invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz
dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a se trece la
felul principal de mncare, respectiv la friptur.

H. inuta vestimentar

n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de

etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului i
mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu
nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei
lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun
calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se
demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma curat i bine
clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La
femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul
fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va
mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie
plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va
purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei note
de mai mult elegan, ci dimpotriv.

inuta de zi sau inuta de ora (se folosete dimineaa i dup-amiaza)

99
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii:

Pentru femei:

rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului
(ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel);

mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea;

accesorii discrete;

poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea;

pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se recomand

pantofi din piele lucioas);

palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.

Pentru brbai:

costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit;

cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;

cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului;

mnui numai cnd se poart i plrie;

palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.

Unele precizri:

costumul uni se poart cu cma uni i cravat cu dungi discrete;

la cma n dungi se poart i cravat uni;

100
 cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult
grij;

culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei;

nu se poart cravat la cma cu mnec scurt;

toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care impun
elegan.

inuta de sear sau inuta de culoare nchis

La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand:

Pentru femei

rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime obinuit
sau dac moda impune, mai lung;

mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr
mneci);

bijuterii de pre, dar discrete i n numr redus;

poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele etc.), de
culoare asortat cu mbrcmintea;

pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate cu
mbrcmintea;

n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis.

Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recepii,
gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior

101
sau deux-pieces, confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se
recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni.

Pentru brbai

costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni sau
cu dungi discrete din acelai fir);

cma alb;

cravat argintie sau asortat la culoarea costumului;

ciorapi negri;

mnui, cnd se poart i plrie;

pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui).

inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar

La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar:

Pentru femei

mbrcminte de sezon, de culoare neagr;

ciorapi negri subiri;

poet neagr;

pantofi negri;

batist alb, ndoliat;

plrie i mnui de culoare neagr;

palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n funcie de anotimp.

102
Pentru brbai

La nmormntri:

costum de culoare neagr;

cma alb;

cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr;

palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n funcie de anotimp);

fular alb, de mtase.

b) La prezentarea de condoleane hain neagr sau inut de culoare nchis. La prezentarea de

condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie.

c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis.

inuta de ceremonie sau inuta special

n practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendina de renunare

la mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp,
n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete costumul negru sau nchis.

De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invitaie. n

cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea corespunztoare practicii
locale pentru toate aciunile prevzute n programul acestor vizite. Acest lucru impune
cunoaterea dinainte a practicii locale n vederea confecionrii din timp a vetmintelor necesare.

De reinut:

dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci, fr
plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung);

103
 dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera
va purta rochie scurt cu plrie i mnui;

dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu
mnui lungi.

Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii,
cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de invitaie.
n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri:

Portul mnuilor

Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua din
mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat
dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se
scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot
purta n tren, la sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile
publice care au loc n interior, brbaii i vor scoate mnuile, n timp ce femeile dac doresc
pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu mnuile n mn. Cnd se
mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii.

Alte reguli de etichet:

Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel mai
n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior.

Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu
excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori).

La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n

vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana mai tnr
coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst.

104
 n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup
care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei i un
brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din spate,
cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa.

Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta
din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.

3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti

A. Organizarea meselor (dejun, dineu)

Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale, a
ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un
instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar, poate permite
att realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar rezolvarea
unor probleme de munc.

Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea aciunii i de
alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se ocup de
invitai.

a) Oportunitatea organizrii meselor

n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s

constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii
organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate.

b) Alegerea invitailor

Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:

importana persoanei sau delegaiei n cinstea creia este oferit masa;

scopul care se urmrete;

105
 nivelul la care are loc aciunea respectiv.

Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe un echilibru
ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al reprezentanilor gazdei, astfel ca
participanii s poat gsi subiecte de discuie de interes comun.

La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr-o

limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o limb de
circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu
translatorul su.

c) Trimiterea invitaiilor

Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel

invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita aciunii.
Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost
consultate asupra datei i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru
care se face invitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel invitat.

Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu
funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe invitaii va fi indicat i inuta
dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, inuta de ora, la
dejun i haina de culoare nchis, pentru dineu. n funcie de nivelul i importana care se
acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede
pentru acest gen de aciuni:

tenue de ville informal dress costum de ora

habit fonc dark suit costum de culoare nchis

cravate noire black tie smoking.

106
Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din dreapta
jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor purta meniunea
RSVP (repondez s'il vous plait).

De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de
neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-o formul
care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora invitaia.
Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea i asentimentul
prealabil al gazdei.

Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii.

d) Plasamentul la mas

Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii
ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i
fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.

Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brbailor ct
i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de reprezentare egal,
vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se poate realiza
ordinea de precdere. Femeile vduve sau divorate au precdere n principiu asupra celor
necstorite, atunci cnd nu au funcie.

Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae
dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este mare,
pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se folosete
al doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei i este marcat locul
invitatului. n funcie de numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu
plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se pot avea n
vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau
dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. n situaia cnd
la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda

107
locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta
oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul
de onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s
se acorde oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit,
locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta
primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n funcie de nivelul la care are loc
aciunea, n situaia n care exist, locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n
stnga ei.

Masa Bufet

Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. Mncrurile
vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau
ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau saloane alturate, unde
se pot aranja grupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament.

e) Aranjarea mesei

Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul
osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1].

Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se
jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct discuiile s fie
stnjenite.

Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc). nainte
de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent clcat, astfel nct
pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fee de mas
(ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o
linie ct mai puin perceptibil. Sub faa de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care
permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete.

108
 n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintr-o
pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas individuale se
folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit.

erveelele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular,

fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form
triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau
chifle.

Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din
argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a se
ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n timpul unei
mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De
regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz
n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu:

la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne;

la stnga farfuriei: furculia de pete i cea de carne;

n faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert.

lamele cuitelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.

Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor depinznd
de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de
exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai
mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete direct la mas, se pune n plus phrelul de
uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple nainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele
de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai nainte.

Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri.
Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate scurt,
puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea cu uurin. Ca

109
ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i
diferite bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe
mobilele din jur.

Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau alte
diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau fructe care
necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obinuiete ca n
dreptul fiecrui invitat s se pun cte un bol cu ap, n care oaspeii i vor putea clti degetele.
n ap se pot pune petale de flori, felii de lmie etc.

f) Meniul

Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o
constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau care
presupun un consum exagerat de alcool.

La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou
feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n
general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate
introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restul meniului: un desert mai
uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert
mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete,
compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat.

Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri
de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.

Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se servete
separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n salonul
respectiv.

Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate

110
n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca cel
puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe
de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea din vestiar,
ajutndu-i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei
confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc buci mici de carton, pe care se
scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul
plcii;

Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere c

se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca
ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situaii este
recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici
aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi participanii la mas.

inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, n
funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de culoare
mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice
mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va
avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de
prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n privina
modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de mtase sau ln, mai
nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr-un material nchis i mai
greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz
este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se obinuiete
s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul
personal.

Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal i o
conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea
trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din
sufragerie.

111
nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se
cunosc.

Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i

continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazda-so
ultimul dintre brbai.

Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai croial.

De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii oaspeii i la
comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule n timpul
toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.).

Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn
o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se cunosc, brbatul
poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al
dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute.

Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd igrile
sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau
pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens.

Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n mod
obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu exist o regul
fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca: atmosfera existent i
natura discuiilor care se poart, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n
cazul cnd unii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor
putea prsi locuina, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd.

B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor

Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena n

ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai puin
oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai oficial, n

112
cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau
20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia
respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de
unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei,
urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu personalitile
mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n ziua
respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume dintre colaboratori va ridica
una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice probleme
similare de ctre diferii membri ai instituiei.

C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti

Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o

ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele 10.30-
11.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune,
fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n ncheiere diferite sucuri.

113
 ANEXA

TEHNICI DE SECRETARIAT
Lector univ. Nina VRGOLICI

Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat

Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZAII

1.1. Organizaia i structura ei organizatoric

Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii:

economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice
organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a
putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi.
Organizaia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un
ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i
individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea
obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii:

a) funcia de cercetare-dezvoltare;

b) funcia comercial i de marketing;

c) funcia de producie;

d) funcia financiar-contabil;

e) funcia de personal.

Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor

de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i
grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele.
114
O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii
normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea
riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de
decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organizaii poart numele de organigram.

Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este
alctuit din urmtoarele elemente:

1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie)

2. Postul

3. Ponderea ierarhic

4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimente operaionale)

5. Nivelurile ierarhice

6. Relaiile organizatorice

7. Activitile

La baza nfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare (ROF) care

este poate cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Este un act
normativ care reglementeaz funcionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru
fiecare compartiment n parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul de conducere
superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care
reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru,
circulaia documentelor i este adoptat pe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest
regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu
dinamica de dezvoltare a departamentelor.

115
Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea (ROF), unitile i
elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionarea adaptate la structura
organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al

secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.

ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii. Statul de
Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul
i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe
baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1.

La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiile fiecrui
angajat n parte.

Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr n vigoare pn la adoptarea

ROF i a Statului de Funcii.

1.2. Activitatea de secretariat

Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale este i

activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl

generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii
locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite (academii, instituii
de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare,
amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta.

Munca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de secretariatul

din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor publice i structura
organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici
termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.

116
Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu
persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor
auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel secretara preia
o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea

acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale
funcii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze
condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.

In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv

persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de
oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de
serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate
atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.

1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon,

stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor,
nregistrarea corespondenei).

2) Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului
(documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)

3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a

secretarelor din subordine),

4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri

de afaceri, etc.)

Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de

competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune
competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti.

117
1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini
pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de
activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.

Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in
cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribuii i sarcini :

executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea,

distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur.

lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea corespondenei primite,

prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei
primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor,
prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru
expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului
corespondenei prin organizarea muncii curierilor.

atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului;

prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea
documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei unitii.

scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile de

afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor.

multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul

(folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat,
corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.

traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare, cunoaterea

unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.

118
 probleme de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea
n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea vizitatorilor i a
partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament
i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu
ocazia diferitelor evenimente.

evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara ntocmete

referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor
suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale.

pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel,

obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru,
contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului.

cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de

multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii
computerizate i a programelor pentru aceasta.

organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea i transmiterea

informaiilor.

ntocmirea contabilitii primare a firmei

primirea i transmiterea comunicrilor telefonice

organizarea edinelor i a materialelor necesare.

difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara

(asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabiliti
persoanelor din subordine.

perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

119
 supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea
posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a

prerogativelor dar i competena n a le realiza.

Competena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi:

un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz;

un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb;

un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut;

un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor,

capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;

un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile

reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice
acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;

un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i

s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte
compartimente ale unitii;

un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba

strin;

un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze,

repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la
scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de
baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei;

120
 un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din
interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); capabil s fac oficiul de secretar de
edin i s redacteze procese-verbale;

un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s

claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;

un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare,

maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc);

un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s

le prezinte sub form de grafice i tabele;

un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze,

limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente
ale activitii conducerii n anumite perioade.

un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive

generale i a materialului documentar;

un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n

curs de multiplicare.

1.4. Organizarea secretariatelor

In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale.

Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine
pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din domeniu). De modul lor de
integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la
obiectele i mijloacele prin care se asigura condiiile de munca n acest domeniu, i anume:

spaiul de lucru ;

obiecte de iluminat;

121
 obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate

de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)

In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi

organizata astfel:

n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat;

n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial

centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii
conductorilor).

Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:

concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate

maxima;

pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat
influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;

posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de

operare n munca de birou;

costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al

ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.

122