Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
2011
ORDIN
pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii i al documentelor colare
gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar
n conformitate cu prevederile art. 6 alin. (2) din Legea educaiei naionale nr. 1/2011,
n baza Hotrrii Guvernului nr. 536/2011 privind organizarea i funcionarea Ministerului Educaiei, Cercetrii, Tineretului
i Sportului,
REGULAMENT
privind regimul actelor de studii i al documentelor colare gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar
CAPITOLUL I m) certificat de competen lingvistic de comunicare oral n
Dispoziii generale limba matern;
n) certificat de competen lingvistic ntr-o limb de
Art. 1. (1) Actele de studii sunt nscrisuri autentice care
circulaie internaional;
atest finalizarea de ctre titular a unui nivel de nvmnt, cu
sau fr examen de absolvire. o) certificat de competene digitale nsoit de suplimentul
(2) n sistemul naional de nvmnt preuniversitar se emit, descriptiv;
ncepnd cu anul colar 20112012, urmtoarele acte de studii: p) atestat de competene profesionale, pentru absolvenii
a) certificat de echivalare a examenului de capacitate, pentru ciclului superior al liceului filiera teoretic i vocaional;
absolvenii nvmntului de 8 ani, promoiile de pn n anul q) certificat de competene profesionale, pentru absolvenii
1998 inclusiv, care doresc continuarea studiilor liceale colii postliceale/de maitri;
nvmnt seral/frecven redus; r) atestat de pregtire psihopedagogic;
b) certificat de absolvire a colii de arte i meserii, pentru s) diplom de absolvire a nvmntului gimnazial, ncepnd
absolvenii nvmntului special i pentru absolvenii cu absolvenii nvmntului gimnazial promoia 2016.
Programului educaional tip A doua ans; (3) Actele de studii se elibereaz n original sau duplicat.
c) certificat de calificare profesional nivel 1; Art. 2. (1) Documentele colare sunt:
d) certificat de absolvire a anului de completare; a) registrul matricol;
e) certificat de calificare profesional nivel 2; b) catalogul clasei;
f) certificat de calificare profesional, pentru absolvenii c) cataloagele pentru examenele de finalizare a studiilor;
nvmntului profesional; d) cataloagele pentru examenele de corigene i diferene;
g) certificat de absolvire a ciclului inferior al liceului; e) portofoliul educaional al elevului;
h) certificat de absolvire a liceului; f) suplimentul descriptiv;
i) diplom de bacalaureat; g) foaia matricol, care se elibereaz numai la cerere;
j) diplom de merit, pentru absolvenii care au promovat toate h) adeverina de studii/adeverina de absolvire;
clasele din intervalul IXXII/XIII cu medii generale de minimum i) registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii.
9,50, iar la examenul de bacalaureat au obinut media 10; (2) Carnetul de elev reprezint document de coresponden
k) certificat de calificare profesional nivel 3; ntre unitatea de nvmnt i familia elevului.
l) certificat de competen lingvistic de comunicare oral n Art. 3. (1) Unitile de nvmnt acreditate elibereaz
limba romn; actele de studii menionate la art. 1 alin. (2).
MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 767/31.X.2011 7
(2) Unitile de nvmnt care au autorizaie de funcionare (8) Completarea actelor de studii se poate face prin scriere
provizorie gestioneaz documentele colare menionate la art. 2 la calculator, prin dactilografiere sau de mn, cu tu sau
alin. (1) pe formulare tipizate eliberate de inspectoratele colare. cerneal neagr, fr spaii libere.
(3) Responsabilitatea completrii, eliberrii i anulrii actelor (9) Toate rubricile rmase libere se bareaz.
de studii i a duplicatelor revine directorului i secretarului- (10) Actele de studii se semneaz de ctre persoanele ale
ef/secretarului unitii de nvmnt acreditate. cror funcii sunt precizate n formular, cu past, tu sau
(4) Responsabilitatea ntocmirii, modificrii, eliberrii i cerneal neagr. Sub semntur se trece, n clar, numele
anulrii documentelor colare revine directorului i secretarului- acestora. Nu se admite aplicarea parafei n locul semnturii
ef/secretarului unitii de nvmnt acreditate sau cu originale.
autorizaie de funcionare provizorie, dirigintelui sau titularului (11) n toate cazurile, tampila trebuie s se aplice clar n
de disciplin, n condiiile prevzute de prezentul regulament. spaiul precizat pe formular, fr a se acoperi semnturile
(5) Dup ncheierea anului colar, toate documentele colare autorizate, iar textul trebuie s fie cite.
se pstreaz i se arhiveaz la unitatea de nvmnt cu (12) Instruciunile de completare se tipresc, parial sau total,
personalitate juridic. i pe coperta carnetelor de formulare ale actelor de studii.
(13) Pentru actele de studii eliberate pe baz de procur
CAPITOLUL II notarial/consular, la rubrica Meniuni din registrul matricol
ntocmirea actelor de studii i a documentelor colare se trec numele, prenumele, calitatea mputernicitului, datele de
Art. 4. (1) n sistemul naional de nvmnt, actele de identitate i se semneaz de ctre acesta.
(14) Actele de studii care se elibereaz din carnet cu
studii i documentele colare oficiale, nominalizate prin prezentul
matc/cotor se ntocmesc astfel nct matca/cotorul carnetului,
regulament, se ntocmesc numai n limba romn, folosindu-se
care rmne n arhiva instituiei de nvmnt cu termen
alfabetul latin, n conformitate cu prevederile art. 10 alin. (4) din
permanent, s aib nscrise toate datele de pe exemplarul
Legea educaiei naionale nr. 1/2011.
original care se elibereaz titularului.
(2) Este interzis s se fac tersturi, rzuiri, acoperire cu
Art. 7. (1) nainte de a fi eliberate absolvenilor, actele de
past corectoare, prescurtri i/sau adugri n actele de studii
studii prevzute cu spaiu rezervat pentru aplicarea timbrului sec
i n documentele colare.
vor fi prezentate la inspectoratul colar, n vederea aplicrii
SECIUNEA 1 timbrului sec, nsoite de un borderou, n dou exemplare,
pentru fiecare categorie de acte de studii.
Actele de studii
(2) Un exemplar din borderou rmne la inspectoratul colar,
Art. 5. (1) n termen de 15 zile de la finalizarea iar al doilea exemplar, vizat de inspectoratul colar, se pstreaz
studiilor/examenului de absolvire, actele de studii se ntocmesc n arhiva unitii de nvmnt.
de ctre unitile de nvmnt, se semneaz i se tampileaz (3) Borderoul cuprinde urmtoarele rubrici: numrul curent,
de ctre persoanele indicate pe tipizat, pentru toi absolvenii numele absolventului, iniialele prenumelui tatlui/mamei,
care au promovat nivelul de nvmnt/examenul. prenumele absolventului, seria i numrul formularului, anul
(2) Preedinii comisiilor de examinare i conducerea unitii absolvirii, meniuni.
de nvmnt sunt rspunztori pentru respectarea termenului (4) Pe borderouri se face meniunea: S-a aplicat timbrul sec
prevzut la alin. (1). pe un numr de.... (urmeaz denumirea actului de studii), dup
Art. 6. (1) Datele necesare pentru completarea actelor de care urmeaz data, numele, prenumele i semntura persoanei
studii se transcriu din registrele matricole i din cataloagele mputernicite pentru aplicarea timbrului sec.
examenelor de finalizare a studiilor.
SECIUNEA a 2-a
(2) n actele de studii, numele titularului, precum i toate
prenumele se nscriu fr prescurtri, cu litere mari, de tipar, Documentele colare
utiliznd diacriticele. n toate actele de studii se nscriu cu Art. 8. (1) Documentele colare se ntocmesc numai pe
majuscule toate iniialele prenumelui tatlui. Iniialele prenumelui formulare ale cror machet i coninut sunt stabilite anual i
mamei se nscriu n cazul n care tatl este necunoscut. prezentate pe site-ul Ministerului Educaiei, Cercetrii,
(3) Datele privind locul naterii, precum i celelalte meniuni Tineretului i Sportului n timp util, pentru a fi cunoscute i
se nscriu cu litere mari, de tipar. nscrierea n actele de studii a preluate de toate unitile de nvmnt preuniversitar.
locului naterii se face conform nomenclatorului oficial aprobat (2) Documentele colare se ntocmesc cu respectarea
i aflat n uz la data eliberrii actului de natere. meniunilor corespunztoare din art. 7 i se arhiveaz conform
(4) Mediile obinute la examenul de finalizare a studiilor se prevederilor prezentului regulament. Dup completare, toate
nscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se nscrie dup documentele colare devin acte cu regim special.
modelul: 7,89 (apte 89%). (3) Schimbrile de nume intervenite pe parcursul frecventrii
(5) Meniunile despre an i zi se nscriu cu cifre arabe, iar nivelului de nvmnt se opereaz la solicitarea scris a
luna se completeaz cu litere mari de tipar. titularului, aprobat de directorul unitii de nvmnt, pe baza
(6) n actele de studii nu se admit modificri privind datele actelor doveditoare, n toate documentele colare. Actele
personale ale titularilor i nici nu se elibereaz alte acte de studii, doveditoare ale schimbrii de nume, n copie legalizat notarial,
duplicate, cu nume sau prenume schimbate dup eliberarea se arhiveaz, cu termen de pstrare permanent.
actelor de studii originale. (4) Modificarea se face cu tu sau cu cerneal roie,
(7) Actele de studii, cu excepia celor pe ale cror formulare menionnd actul n temeiul cruia au fost efectuate.
nu se indic aceasta, poart n mod obligatoriu, n spaiul Art. 9. Instruciunile de completare se tipresc, parial sau
rezervat, fotografia titularului, alb-negru sau color, format 3 x 4 cm, total, pe copert.
fotografie care se aplic prin lipire/capsare. Pe fotografie se Art. 10. (1) Registrul matricol, dup completare, devine
aplic timbrul sec. document colar cu regim special.
8 MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 767/31.X.2011
(2) nscrierea elevilor n registrul matricol se face n la nceputul anului colar de ctre nvtor sau de ctre
conformitate cu datele din actul de identitate, certificatul de profesorul diriginte, pe baza datelor furnizate de secretariat.
natere, cartea de identitate, certificatul de cstorie, alte acte Eventualele completri se fac de ctre nvtorul sau dirigintele
emise de organele competente, menionndu-se i CNP-ul. clasei, n baza documentelor existente la secretariatul unitii de
(3) Atribuirea numrului matricol se face ncepnd cu nvmnt.
numrul 1, la nceputul colarizrii, pe niveluri i forme de (3) nscrierea disciplinelor n catalogul clasei se face de ctre
nvmnt, pe baza documentelor de stare civil, cu nvtor sau de ctre profesorul diriginte, cite i n ntregime,
modificrile ulterioare. Eventualele modificri se nregistreaz n conformitate cu planul-cadru aferent filierei/profilului/
conform prevederilor art. 8 alin. (3) i (4). specializrii corespunztoare/corespunztor clasei respective i
(4) Pentru elevii transferai n timpul anului colar, numrul n funcie de disciplinele opionale stabilite.
matricol se atribuie n continuarea seriei anului respectiv. (4) Pentru evaluarea semestrial, pentru nscrierea
(5) nscrierea mediilor pe ani de studiu se face pe baza absenelor, precum i pentru ncheierea mediilor semestriale i
mediilor anuale ncheiate n catalogul clasei, la care se adaug anuale rspunde n mod direct titularul de disciplin. Este
meniuni cu privire la eventualele examene de diferen. interzis nscrierea datelor fr note. Dirigintele rspunde de
(6) Anual, situaia colar este certificat de secretarul unitii exactitatea calculului aritmetic al mediei generale anuale.
de nvmnt i este confirmat, dup verificare, de directorul (5) La sfritul anului colar se ntocmete, pe ultima pagin
acesteia. a catalogului clasei, un proces-verbal privind verificarea mediilor
(7) n mod obligatoriu, numrul matricol al fiecrui elev din i a mediilor generale, semnat de nvtor/diriginte i titularii de
catalog trebuie s corespund cu cel din registrul matricol, discipline i vizat de directorul unitii de nvmnt.
numr care se pstreaz pe toat durata colarizrii. (6) Notele/Mediile nscrise greit n catalog se corecteaz
(8) Pentru situaiile aprobate prin metodologii specifice de prin tiere cu o linie orizontal i se nlocuiesc cu notele
transferare de la un nivel de pregtire la altul, de la o form de corespunztoare, cu cerneal roie, se semneaz de ctre
organizare la alta i de la o specializare la alta, n cadrul titularul de disciplin i de director, care aplic tampila.
aceleiai filiere sau de la filiere diferite, se menioneaz (7) Scoaterea catalogului din unitile de nvmnt este
denumirea disciplinelor la care s-au susinut examene de interzis.
diferen i notele obinute, fr modificarea mediilor generale (8) Catalogul clasei, dup completarea procesului-verbal,
ale anilor echivalai. tiprit pe ultima sa pagin, se arhiveaz la unitatea de
(9) Pentru elevii transferai n cadrul aceluiai nivel de nvmnt preuniversitar emitent, cu termen de pstrare
nvmnt, de la o filier/profil/specializare la alta/altul, se permanent.
specific examenele de diferen i rezultatele obinute, Art. 12. (1) Catalogul pentru examenele de finalizare a
menionndu-se media anual calculat la unitatea de studiilor devine document colar cu regim special, dup
nvmnt de la care provin fr recalcularea mediei completare. Completarea sa se face cu respectarea rubricaiei
generale. din formular, conform metodologiei specifice fiecrui tip de
(10) Pentru absolvenii nvmntului profesional, ai colilor examen.
de arte i meserii i/sau ai anului de completare, care i (2) Eventualele corecturi se fac cu cerneal roie, se
continu studiile n nvmntul liceal, n rubricile confirm prin semntura preedintelui i prin aplicarea tampilei
corespunztoare anilor colari absolvii se trece baza legal de de examen, astfel nct s nu se acopere nscrisul din catalog.
continuare a studiilor, respectiv se continu studiile conform (3) Dup ntocmire, catalogul pentru examenele de finalizare
Hotrrii Guvernului nr. ..... sau Ordinului ministrului educaiei, a studiilor este verificat de toi membrii comisiei care, dup
cercetrii, tineretului i sportului nr. ........; n aceast situaie, nsuirea coninutului, semneaz pe coperta formularului i n
media final a anilor de studii se calculeaz pentru anii colari locurile prevzute expres n formular.
frecventai la nvmntul liceal, ciclul superior, i nu se iau n (4) Dup completare, catalogul menionat la alin. (1) se
calcul mediile anilor de studii din nvmntul profesional i de arhiveaz la unitatea de nvmnt preuniversitar
la eventualele examene de diferene. organizatoare/emitent, cu termen de pstrare permanent.
(11) Pentru absolvenii care au promovat examenul de Art. 13. Prevederile art. 12 se aplic n mod corespunztor
finalizare a studiilor, odat cu eliberarea actelor de studii se n cazul cataloagelor pentru examenele de corigen i de
completeaz n caseta corespunztoare din registrul matricol diferene, care au o rubricaie specific. Termenul de pstrare
datele de identificare ale acestora, precum i rezultatele n arhiva unitii de nvmnt cuprinde toat durata studiilor
examenului. elevului.
(12) Att n registrul matricol, ct i n catalogul clasei se Art. 14. Portofoliul educaional al elevului reprezint cartea
nscriu cite i n ntregime toate disciplinele nscrise n planul- de identitate educaional a acestuia. Utilizarea lui debuteaz
cadru aferent filierei/profilului/specializrii corespunztoare/ ncepnd cu clasa pregtitoare i se elibereaz tuturor elevilor
corespunztor fiecrei clase. care au absolvit anii colari ncepnd cu clasa a II-a.
(13) Registrul matricol, dup completarea procesului-verbal, Art. 15. (1) Foaia matricol se elibereaz, la cerere, numai
tiprit pe ultima sa pagin, se arhiveaz la unitatea de elevilor care au absolvit un nivel de educaie, conform sistemului
nvmnt preuniversitar emitent, cu termen de pstrare naional de nvmnt aprobat prin lege.
permanent. (2) Foaia matricol se ntocmete, pe baza nregistrrilor din
Art. 11. (1) Catalogul clasei devine document colar cu registrul matricol, prin copierea exact a datelor, fr rotunjiri.
regim special, dup completarea cu datele de identificare ale (3) Unitile de nvmnt preuniversitar particular acreditate
elevilor. sau cu autorizaie de funcionare provizorie elibereaz foi
(2) nscrierea elevilor n catalogul clasei se face n matricole ntocmite i semnate de conducerea acestora, pe care
conformitate cu datele din actul de identitate i din registrul se aplic tampila proprie.
matricol, menionndu-se n mod explicit numrul matricol, (4) Eliberarea foilor matricole se consemneaz n Registrul
volumul i pagina. Aceste elemente de identificare sunt trecute unic de eviden a formularelor actelor de studii.
MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 767/31.X.2011 9
(5) Pentru absolvenii nvmntului profesional, ai colilor (5) Registrul unic de eviden a actelor de studii cuprinde i
de arte i meserii i/sau ai anului de completare, care i o a doua parte, care se refer la evidena eliberrii actelor de
continu studiile n nvmntul liceal, n rubricile studii unitilor de nvmnt sau absolvenilor.
corespunztoare anilor colari absolvii se trece baza legal de (6) Eventualele corecturi se fac numai cu cerneal roie, n
continuare a studiilor, respectiv se continu studiile conform rubrica imediat urmtoare sau n rubric separat, dac este
Hotrrii Guvernului nr. .... sau Ordinului ministrului educaiei, posibil, dac nu, pe acelai rnd.
cercetrii, tineretului i sportului nr. ...; n aceast situaie, media (7) Numerotarea actelor de studii eliberate se face ncepnd
final a anilor de studii se calculeaz pentru anii colari cu numrul 1 i se continu pn la epuizarea lotului seriei
frecventai la nvmntul liceal, ciclul superior, i nu se iau n respective; n procesul-verbal de la sfritul registrului unic de
calcul mediile anilor de studii din nvmntul profesional i de eviden a formularelor actelor de studii se face meniunea
la eventualele examene de diferene. poziiilor anulate, a stocului existent, certificnd n clar numele
(6) Foile matricole eliberate absolvenilor nvmntului persoanelor care au efectuat operaiunile de ntocmire i
liceal prevzui la alin. (5) vor conine, n mod obligatoriu, durata eliberare. Meniunea se semneaz de secretarul-ef/secretar i
studiilor colii absolvite anterior nvmntului liceal i nivelul de se avizeaz de director.
calificare obinut. (8) Numerotarea seriei noi se face ncepnd cu numrul 1 i
Art. 16. (1) Adeverinele de studii i adeverinele de nu n continuare.
absolvire sunt documente colare care se deosebesc de (9) Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii,
celelalte documente prin faptul c se elibereaz solicitanilor pe dup completarea procesului-verbal tiprit pe ultima sa pagin,
baz de cerere, cu specificarea destinaiei i a termenului de se arhiveaz la unitatea de nvmnt preuniversitar emitent,
valabilitate, i nu au caracter de regim special. cu termen de pstrare permanent.
(2) Adeverinele de studii i adeverinele de absolvire se
completeaz pe baza datelor din registrul matricol, se semneaz CAPITOLUL III
de ctre directorul/directorul-adjunct i de secretarul- Eliberarea actelor de studii
ef/secretarul unitii de nvmnt, se tampileaz, primesc Art. 20. (1) Actele de studii se elibereaz de ctre unitile
numr i se nregistreaz n registrul de intrare-ieire al de nvmnt acreditate la care titularii au promovat ultimul an
corespondenei din unitatea de nvmnt. n registru trebuie de studiu.
s apar n clar numele i prenumele/denumirea solicitantului, (2) Actele de studii se elibereaz, de regul, titularilor, care
data solicitrii, numrul, data i persoana pe numele creia se semneaz pe actul original i pe cotor/matc.
elibereaz adeverina, numele n clar i semntura persoanei (3) n situaii excepionale persoane grav bolnave,
care a completat i a eliberat documentul. netransportabile, absente din ar actele de studii se
Art. 17. (1) Prin adeverina de studii se precizeaz faptul elibereaz persoanelor mputernicite, pe baz de procur
c titularul a finalizat unul sau mai multe/muli semestre/ani de autentificat de notariat/consulat sau mputernicire avocaial n
studiu, c a parcurs anumite materii i se indic mediile obinute. baza unui contract.
(2) Adeverina de studii se elibereaz elevilor, (4) n cazul elevilor sub 16 ani, actele de studii pot fi eliberate
prinilor/reprezentanilor legali, mputerniciilor acestora sau la prinilor/reprezentanilor legali, fr a fi necesar procura
solicitarea scris a unor uniti de nvmnt ori a altor prevzut la alin. (3).
persoane juridice, aprobat de directorul unitii de nvmnt. (5) mputernicitul semneaz pentru primire, n clar, n
(3) Pentru orice alte solicitri, conducerea unitii de registrul matricol, n Registrul unic de eviden a formularelor
nvmnt va elibera o adeverin simpl. actelor de studii i pe cotorul/matca actului de studii eliberat, dar
Art. 18. (1) Adeverina de absolvire a studiilor se nu i pe formularul original al actul de studii eliberat. n Registrul
elibereaz pentru finalizarea cursurilor, cu sau fr examen de unic de eviden a formularelor actelor de studii, la rubrica
absolvire, pe baza unei cereri motivate, aprobate de ctre meniuni, se trec: numele, prenumele i calitatea
directorul unitii de nvmnt. mputernicitului, precum i datele de identitate ale acestuia.
(2) Termenul de valabilitate al adeverinei de absolvire este (6) Pentru absolvenii unitilor de nvmnt cu autorizaie
de 15 zile de la data eliberrii. de funcionare provizorie, actele de studii se elibereaz de ctre
Art. 19. (1) Registrul unic de eviden a formularelor unitatea de nvmnt de stat sau particular acreditat la care
actelor de studii devine document colar cu regim special, dup s-a susinut examenul de finalizare.
completarea cu datele de identificare ale elevului, att la nivelul (7) Actele de studii completate i neridicate din cauza
inspectoratelor colare, ct i al unitilor de nvmnt care decesului titularului pot fi eliberate soului/soiei, precum i unui
gestioneaz acte de studii. membru al familiei ascendent sau descendent de gradul I
(2) Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii i II titularului decedat, n baza unei cereri aprobate de
cuprinde toate categoriile de acte de studii, dar se completeaz inspectoratul colar, nsoit de copia legalizat a certificatului de
numai rubricile corespunztoare actelor de studii care se deces i de o declaraie notarial, pe propria rspundere, privind
elibereaz absolvenilor nivelului de educaie corespunztor motivele invocate pentru ridicarea actului de studii.
unitii de nvmnt. Art. 21. (1) Absolvenii nvmntului de stat i/sau
(3) nscrierea datelor se face n ordine cronologic, fr s se particular autorizat/acreditat care, n baza unei aprobri
lase rnduri libere ntre o activitate i alta, chiar dac este vorba speciale, susin i promoveaz examenul de finalizare a studiilor
de primire, predare sau transfer de acte. la o alt unitate similar de nvmnt cu sediul n alt jude vor
(4) n prima parte a registrului unic de eviden a formularelor fi nscrii n registrul matricol, pe baza certificatului de absolvire
actelor de studii sunt nscrise formularele actelor de studii a liceului i a foii matricole, i vor primi acte de studii eliberate
primite att la nivel de inspectorat, ct i la nivel de unitate de de unitatea de nvmnt unde au susinut i au promovat
nvmnt. examenul.
10 MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 767/31.X.2011
(2) Aprobarea special se acord, n cazuri bine justificate, permanent la inspectoratul colar, iar copiile certificate conform
de ctre cele dou inspectorate colare, cu avizul celor dou cu originalul, la unitatea de nvmnt:
uniti de nvmnt implicate. a) declaraia notarial, dat de titularul actului, n care sunt
Art. 22. (1) Actele de studii se elibereaz cuprinse toate elementele necesare pentru identificare,
titularului/mputernicitului pe baza prezentrii documentului de mprejurrile n care actul original a fost pierdut, precum i alte
identitate/procurii. precizri care s confirme dispariia actului de studii respectiv.
(2) Prin document de identitate se nelege buletinul/cartea Se va face n mod obligatoriu urmtoarea meniune: actul de
de identitate sau paaportul. studii original nu a fost lsat gaj/garanie la o instituie de stat
(3) n cazul n care nu exist concordan deplin ntre actele sau particular, din ar sau din strintate, i nu a fost nstrinat
de studii i actul de identitate prezentat de titular, este necesar cu bun-tiin altei persoane fizice sau juridice;
ca acest fapt s fie clarificat mpreun cu organele de stat b) dovada publicrii pierderii, distrugerii sau furtului actului
competente. de studii n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a;
(4) Actele de studii se elibereaz titularilor ceteni strini pe c) copie legalizat la notariat dup certificatul de
baza paaportului. n cazul n care titularul nu se poate prezenta, natere/cstorie;
actul de studii poate fi eliberat mputernicitului acestuia, pe baza d) dou fotografii alb-negru sau color, format 3 x 4 cm;
unei procuri autentificate de notariat sau eliberate de ambasada e) aprobarea scris a consiliului de administraie al
rii respective n Romnia ori de oficiul diplomatic/consular inspectoratului colar pentru eliberarea duplicatului, n urma
romn din ara de reedin, cu respectarea prevederilor art. 20 actelor depuse de ctre unitatea de nvmnt.
alin. (5). (3) Pentru publicarea pierderii/distrugerii/furtului unui act de
Art. 23. (1) Titularii sunt obligai s i ridice actele de studii studii, titularul se adreseaz Monitorului Oficial al Romniei,
n termen de cel mult 3 luni de la data ntocmirii acestora. Partea a III-a, depunnd un anun care va cuprinde urmtoarele
(2) Titularul/mputernicitul este obligat s verifice date: denumirea actului de studii original, numele titularului,
corectitudinea datelor din tipizat i s semnaleze pe loc
iniialele prenumelui tatlui/mamei i toate prenumele titularului,
eventualele greeli constatate.
anul absolvirii, seria i numrul actului, numrul i data la care
(3) Conducerea unitilor de nvmnt are obligaia de a
a fost nregistrat n evidenele unitii de nvmnt emitente.
lua msuri pentru evitarea stocrii nejustificate a actelor de
Art. 27. (1) Duplicatul actului de studii se ntocmete pe un
studii, ntiinndu-i la timp pe toi absolvenii, n vederea ridicrii
formular identic cu cel original emis la data absolvirii i se
actelor de studii respective.
elibereaz dup procedura prevzut la actele de studii
(4) Actele de studii ntocmite, dar neridicate se pstreaz n
originale.
arhiva unitii de nvmnt emitente pn la eliberare.
(2) n situaia n care nu se mai gsesc formulare de acelai
Art. 24. Elevilor absolveni, ceteni romni sau strini, li
se elibereaz actele de studii cu condiia s se achite de toate tip, se elibereaz un duplicat redactat/tehnoredactat/scanat
obligaiile financiare sau de alt natur ctre unitatea de dup modelul actului original, n care se nscriu datele existente
nvmnt respectiv. n arhiv privind situaia colar a solicitantului. n aceast
Art. 25. (1) Eliberarea actelor se consemneaz n situaie se aplic timbru fiscal, a crui valoare este stabilit
Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii. conform prevederilor Legii nr. 117/1999 privind taxele
(2) Procura folosit de persoanele mandatate se pstreaz extrajudiciare de timbru, cu modificrile ulterioare.
n arhiva unitii respective cu termen permanent. (3) Pe duplicatele actelor de studii se completeaz cu:
(3) Pentru toate categoriile de acte de studii i documente numele i prenumele preedintelui comisiei pentru examenul
colare eliberate se ine o eviden corespunztoare n respectiv, directorului, secretarului etc., existeni n funciile
registrele tipizate aflate n uz, consemnndu-se: numrul de respective la data absolvirii studiilor de ctre solicitani; n cazul
ordine dat de unitatea de nvmnt, numrul de nregistrare n care nu sunt nscrise n clar numele persoanelor menionate
al inspectoratului colar, seria i numrul formularului, numele i mai nainte, se completeaz (ss) indescifrabil.
prenumele titularului, prenumele tatlui/mamei, locul i data (4) Pe duplicatele actelor de studii, ntr-un spaiu
naterii titularului, felul actului eliberat, anul colar n care corespunztor, se face meniunea: duplicat tipizat sau, dup
titularul a terminat studiile, data eliberrii, numele i prenumele caz, redactat, eliberat conform aprobrii .... (denumirea
celui care a completat i eliberat actul, semntura de primire i instituiei/organului care a aprobat eliberarea duplicatului), nr. ...
alte meniuni. din ..... Confirmm autenticitatea datelor cuprinse n prezentul
act de studii. Urmeaz numele i prenumele, n clar, ale
CAPITOLUL IV directorului i secretarului unitii de nvmnt emitente.
ntocmirea i eliberarea duplicatelor actelor de studii (5) Se aplic tampila unitii emitente pe timbrul fiscal n
Art. 26. (1) n cazul completrii greite din vina unitii de condiiile alin. (2) i lng semntura directorului.
nvmnt emitente a actului de studii original sau n cazul (6) Duplicatele actelor de studii poart, n partea de sus,
prezentrii actului de studii original deteriorat astfel nct nu mai seria i numrul actului original eliberat, data i numrul acordat
poate produce efectele pentru care a fost emis, n baza unei de unitatea de nvmnt respectiv n Registrul unic de
cereri scrise a solicitantului, unitatea de nvmnt care a eviden a formularelor actelor de studii.
eliberat actul respectiv elibereaz un duplicat al acestuia, (7) Pe duplicat se nregistreaz numrul i data eliberrii,
ntocmit pe baza documentelor aflate n arhiva unitii de numr care se completeaz cu cerneal roie n Registrul unic
nvmnt sau n cea a inspectoratului colar, din care rezult de eviden a formularelor actelor de studii sau ntr-un registru
situaia colar a solicitantului. similar pentru generaiile de absolveni anterioare anului 2005,
(2) n cazul pierderii, distrugerii sau al furtului actului de studii completat separat, semnat de titular/mputernicit. Numerotarea
original, cererea de eliberare a duplicatului este nsoit de n registru ncepe de la 1 i se continu pn la epuizarea
urmtoarele acte, care se arhiveaz cu termen de pstrare registrului.
MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 767/31.X.2011 11
(8) n registrul de eliberare a actului original, la titular, se (ii) denumirea unitii de nvmnt care a eliberat
menioneaz, cu cerneal roie, seria i numrul duplicatului, actul de studii original;
numrul din registrul de eliberare i data eliberrii. (iii) ziua, luna, anul, sesiunea absolvirii;
(9) Borderoul pentru aplicarea timbrului sec pe duplicate (iv) numele i prenumele sub care a fost eliberat;
cuprinde urmtoarele rubrici: nr. crt., numele, iniialele (v) mprejurrile n care actul a fost pierdut sau distrus;
prenumelui tatlui/mamei, prenumele complet al absolventului, b) dovada pentru plata taxelor prevzute de legislaia n
seria i numrul formularului, numrul dat de unitatea de vigoare;
nvmnt, anul absolvirii, meniuni seria i numrul actului c) dou fotografii, alb-negru sau color, format 3 x 4 cm;
original urmndu-se aceeai procedur ca i pentru actele
d) dovada eliberat de direciile judeene/a municipiului
de studii originale.
Bucureti ale/a Arhivelor Naionale sau de primria
(10) n registrul matricol i pe matca/cotorul actului original,
comunei/oraului/municipiului, din care s rezulte c arhiva colii
cnd actul s-a eliberat din carnet cu matc/cotor, se
consemneaz seria i numrul duplicatului eliberat. n care s-au aflat documentele privind situaia colar cerut de
(11) La eliberarea duplicatelor pe baza documentelor din solicitant a fost distrus sau pierdut;
arhivele unitilor de nvmnt particulare, confesionale sau e) declaraiile notariale a 3 martori foti colegi i cel puin
ale unitilor de nvmnt echivalente cu acestea, care au un profesor care cunosc situaia colar a solicitantului i pot
funcionat nainte de reforma nvmntului din anul 1948, pe preciza anii colari promovai de acesta. Martorii sunt, de regul,
formular se menioneaz, n mod obligatoriu, dac n perioada cadre didactice din unitatea de nvmnt, pe care solicitantul
respectiv unitile de nvmnt n cauz aveau sau nu dreptul le-a avut ca profesori la clasa/clasele sau n anul/anii de studii
de publicitate, precum i dac din arhiv rezult sau nu c pentru care se cere reconstituirea situaiei colare sau la
titularul actului a absolvit sau nu examenele cerute de lege, n examenul de absolvire;
faa comisiilor instituite de drept. f) copie de pe cartea de munc sau de pe alt act echivalent,
Art. 28. (1) Absolvenii unei uniti de nvmnt a crei dac este cazul;
arhiv se gsete la Arhivele Naionale sau la direciile judeene g) certificatul de natere n copie legalizat;
ale Arhivelor Naionale, care solicit un duplicat dup un act de h) orice alte dovezi.
studiu sau document colar, depun la inspectoratul colar o Art. 33. Dosarul ntocmit pentru reconstituirea studiilor se
cerere de eliberare a duplicatului, nsoit de actele doveditoare, nainteaz spre aprobare inspectoratelor colare.
eliberate de Arhivele Naionale/direciile judeene. Art. 34. (1) n situaia n care solicitantul nu poate face
(2) Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul colar
dovada deinerii unui act de studii sau dac se apreciaz c
nominalizeaz o unitate de nvmnt cu acelai nivel de
dovezile din dosarul ntocmit pentru reconstituirea studiilor nu
pregtire, cu domeniu identic/asemntor, n vederea eliberrii
sunt pe deplin concludente, Ministerul Educaiei, Cercetrii,
duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate n aceste
condiii poart meniunea: A fost eliberat conform aprobrii Tineretului i Sportului decide emiterea actului de studii solicitat
inspectoratului colar nr. ........ din data ......, pe baza duplicat sau n urma promovrii unor examene de verificare.
documentelor confirmate de Direcia Judeean a Arhivelor (2) Examenele de verificare a cunotinelor se susin global
Naionale care deine arhiva fostei ..... (denumirea fostei uniti). i nu pentru fiecare clas n parte i constau n probe scrise i
Confirmm autenticitatea datelor cuprinse n prezentul act de orale la principalele discipline de studii din planul de nvmnt:
studii. Urmeaz numele i prenumele, n clar, ale directorului i a) pentru nvmntul primar: limba romn, matematic,
secretarului unitii de nvmnt emitente. istorie, geografie;
Art. 29. (1) Termenul pentru eliberarea duplicatelor este b) pentru nvmntul gimnazial: limba i literatura romn,
de pn la 30 de zile de la aprobarea cererii. matematic, istorie, geografie, fizic, chimie, biologie;
(2) Duplicatul se elibereaz titularului/mputernicitului c) pentru nvmntul profesional: limba i literatura
conform prevederilor art. 20. romn, matematic, o disciplin de specialitate, n funcie de
(3) n cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al completrii profil, i o prob practic;
greite din vina unitii de nvmnt emitente a duplicatului, d) pentru nvmntul liceal, postliceal i de maitri: limba i
se elibereaz un alt exemplar, cu respectarea prevederilor literatura romn, matematic, istorie, geografie, fizic, chimie,
referitoare la ntocmirea i eliberarea duplicatelor. biologie, o limb modern, dup caz, o disciplin de pregtire n
CAPITOLUL V meserie, n funcie de profil, i o prob practic, dac este cazul.
Reconstituirea situaiei colare (3) n cazul n care pentru eliberarea actului de studii solicitat
prin reconstituire este necesar susinerea unor examene, se
Art. 30. Situaiile colare corespunztoare actelor de studii menioneaz i notele obinute la aceste examene de verificare
pot fi reconstituite, la cererea titularilor, numai dac se face a cunotinelor ntr-o foaie matricol, anex la actul de studii.
dovada, prin acte emise de organele de stat competente, c
Art. 35. Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul
arhiva unitii de nvmnt care a eliberat actul original a fost
colar nominalizeaz o unitate de nvmnt cu acelai nivel
distrus sau pierdut.
Art. 31. Cererile de reconstituire se depun de ctre titulari de pregtire, cu domeniu identic/asemntor, n vederea
la inspectoratele colare n raza crora funcioneaz sau a eliberrii duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate n
funcionat unitatea de nvmnt respectiv. aceste condiii poart meniunea: A fost eliberat conform
Art. 32. La cererea de reconstituire a studiilor se anexeaz aprobrii inspectoratului colar al judeului/municipiului Bucureti
urmtoarele documente: nr. ........ din data ..........., pe baza reconstituirii situaiei colare
a) declaraia dat de titularul actului ce urmeaz a fi de la ................ (denumirea fostei uniti). Confirmm
reconstituit, autentificat notarial; declaraia trebuie s cuprind valabilitatea datelor cuprinse n prezentul act de studii.
urmtoarele elemente necesare pentru identificare: Urmeaz numele i prenumele, n clar, ale directorului i
(i) denumirea actului solicitat; secretarului unitii de nvmnt emitente.
12 MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 767/31.X.2011