Ma NualAccess1

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE DIN MOLDOVA
Catedra “Bazele informaticii economice”
Utilizare Microsoft Office
Sistemul de gestiune al bazelor de date MS ACCESS

Material Didactic
Chişinău – 2000
Editura ASEM
1
ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE DIN MOLDOVA
Catedra “Bazele informaticii economice”
Burlacu M.,Capaţina V., Moraru M., Negară M., Todica V.
Utilizare Microsoft Office
Sistemul de gestiune al bazelor de date MS ACCESS
Material didactic
Aprobat
la şedinţa catedrei “Bazele informaticii economice”
pe data de 26 aprilie 2000
Recenzent: conferenţiar universitar, doctor în economie Gâdilica T.
Autori: Burlacu M.,Capaţina V., Moraru M., Negară M., Todica V.

Utilizare Microsoft Office. Sistemul de gestiune al bazelor de date MS ACCESS. Material didactic
Materialul didactic propus include un material teoretic, care cuprinde descrierea tehnologiei
de lucru cu aplicaţii şi probleme practice, care explică acest material.
Acest manual experimental işi propune scopul de a da informaţii, suficiente pentru lucrul
practic la calculatorul personal de creare şi utilizare a bazelor de date.MS Access include mijloace
puternice de proiectare vizuală a obiectelor şi permite utilizatorului rapid să creeze baza de date
proprie.
MS Access este foarte apropiat de standardele cele mai puternice ale unui sistem de gestionare cu
bazele de date. Studierea anexelor sistemului de gestiune cu bazele de date MS Access este o
iniţiere în sistemele informatice.
Chişinău – 2000
Editura ASEM
2
Cuprins
Preliminarii 5
Partea teoretică 6
Tema1. Baze de date. Noţiuni generale 6
1.1. Baza de date MS Access. Noţiuni teoretice. 6
1.2. Proiectarea bazei de date. 6
1.3. Crearea şi deschiderea unei bazei de date.. 8
1.4. Lucrul cu bazele de date şi obiectele ei 9
Verificarea cunoştinţelor 11
Tema 2. Tabele. Crearea tabelelor 12
2.1. Noţiuni generale despre tabele. 12
2.2. Crearea unui tabel 12
2.3. Câmpurile tabelului şi tipurile de date 15
2.4 Editarea şi modificarea structurii tabelului 20
Tema 3 : Lucrul cu datele în tabel. 27
3.1. Adăugarea şi editarea înregistrărilor în tabel. 27
3.2. Influenţa tipului datelor câmpului şi a condiţiilor la valoarea datelor 28
admisibile la introducere.
3.3. Alcătuirea în tabel a unui câmp cu listă de substituire sau listă derulantă 29
Tema 4. Interogări. Crearea interogărilor 34
4.1. Interogările şi utilizarea lor 34
4.2. Crearea interogărilor de selectare şi utilizarea lor 34
4.3. Crearea sau modificarea interogării 35
4.4. Executarea calculelor în interogare 39
4.5. Rezolvarea problemelor, apărute la rularea interogărilor de selecţie 48
Tema 5. Tipuri speciale de interogări. 52
5.1. Interogările de actualizare şi utilizarea lor. 52
5.2.Interogări încrucişate. 56
5.3.Interogări cu parametri şi utilizarea lor. 59
Tema 6. Formulare. Crearea formularelor. 62
6.1. Noţiuni generale despre formulare. 62
6.2 Crearea formularelor. 62
6.3. Lucrul în regimul de proiectare 64
Tema 7. Prelucrarea formularelor 69
7.1. Noţiuni generale a elementelor de control 69
7.2 .Crearea elementelor de control. 69
7.3.Crearea unui element de control cu ajutorul instrumentelor din panoului de
instrumente 71
7.4.Crearea subformularelor. 78
7.5.Crearea formularului cu butoane. 80
Tema 8. Rapoarte 82
8.1. Noţiuni generale despre rapoarte 82
8.2. Crearea raportului 82
8.3. Particularităţile lucrului cu rapoartele 87
8.4 Calcule din raport 89
3
Tema 9.Comenzile Macro 92
9.1. Noţiuni generale 92
9.2. Crearea şi executarea comenzilor macro 92
PRELIMINARII
4
Creşterea bruscă si diferenţierea ofertei la diferite genuri de informaţie, inclusiv economice cât şi
creşterea exigenţelor faţă de conţinutul si formele datelor prezentate, au devenit piloni viguroşi in
studierea profundă a tehnologiilor informaţionale şi comunicative.
Deţinerea informaţiei actuale şi veridice, de rând cu aplicarea metodelor eficiente şi adecvate a
mijloacelor de acumulare, modificare si transmitere servesc ca temei pentru activitatea rezultativă a
organizaţiilor departamentelor indiferent de formele organizatorice şi juridice.
Actuala lucrare are scop de a propune informaţii suficiente pentru lucru cu calculatorul personal in
vederea creării, introducerii şi utilizării bazelor de date.
Bazele de date create memorizate pe calculator pot conţine sute şi mii de inregistrări ce păstrează
informaţii reciproc legate despre acele sau alte obiecte. Pentru eficacitatea lucrului-crearea şi
utilizarea bazelor de date se folosesc sistemele de dirijare a bazelor de date.
MS Access este sistemul de gestiune a bazelor de date relaţionale, predispusă pentru lucrul
calculatorului personal in regim autonom sau în reţele locale dirijate de Microsoft Windows. Prin
intermediul Access se desfăşoară următoarele operaţii:
Proiectarea obiectelor principale a bazelor de date-tabelelor bidimensionale cu diferite tipuri de
date.
Stabilirea legăturilor intertabelare cu utilizarea obiectelor derivate a bazelor de date (formulare,
cereri, rapoarte) cu ajutorul cărora, la rându său se execută următoarele operaţii:
optimizarea introducerii datelor şi vizualizarea lor (formulare);
integrarea datelor din diferite tabele; efectuarea operaţiilor de grup şi formarea câmpurilor calculate;
selectarea datelor cu utilizarea aparatului de logică algebrică (cereri);
alcătuirea rapoartelor conform datelor care se conţin în tabele si cereri a bazelor de date
MS Access dispune de mijloace puternice, comode si flexibile de proiectare vizuală a obiectelor şi
dă posibilitate utilizatorului relativ rapid de a crea propria bază de date.
In acest manual experimental este expus material toretic ce cuprinde descrierea tehnologiilor de
lucru în oficiu cu aplicarea MS Access. Subiectele de verificare la finele fiecărei teme stimulează
consolidarea cunoştinţelor teoretice. Concomitent in manual sunt date lucrări practice pentru
executarea nemijlocită la terminalul calculatorului.
Manualul este scris pentru computerele IBM PC şi a mediului obiectiv-orientativ Windows a
corporaţiei Microsoft.
Manualul experimental este destinat profesorilor şi studenţilor de la specialitaţile economice.
5
Partea teoretică
Tema1. Baze de date. Noţiuni generale.
1.1. Baza de date MS Access. Noţiuni teoretice.

O bază de date este o colecţie de informaţii corelate, referitoare la un anumit subiect sau
colectate, organizate şi memorate intr-un anumit scop. O simplă agendă personală, o carte de
telefon, un orar al trenurilor sau un catalog de produse - toate sunt baze de date.
Sistemul care permite colectarea, organizarea, memorarea şi regăşirea informaţiilor dintr-o
bază de date se numeşte sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD). SGBD poate să fie
convenţional: informaţiille sunt stocate pe foi de hârtie (sau alte suporturi) depuse în dosare,
registre, rafturi, fişete, încăperi etc sau computerizat: informaţiile sunt păstrate în volume, fişiere pe
suport magnetic.
Intr-o bază de date cel mai important element este data, din această cauză baza de date de
multe ori este considerată ca o colecţie de date. În teoria bazelor de date datele mai sunt numite
atribute, iar obiectele entităţi. Obiectul, atributul şi relaţia- sunt noţiunile fundamentale în teoria
bazelor de date. Obiectul (entitatea)-este ceva existent şi deosebit, adică obiect poate fi numit acel
«ceva» care are nume şi care poate fi deosebit de oricare obiect asemănător. Obiecte pot fi nu numai
obiecte materiale (firmă, om, fluture), dar şi noţiuni mai abstracte, ce reflectă lumea înconjurătoare
(filme, cărţi, norme de drept, noţiuni filozofice). Atributul (data) este careva indice (caracteristică)
al unui obiect şi poate primi pentru un exemplar concret de obiect careva valori numerice, textuale,
logice sau alte valori. De exemplu, facultatea este obiect, numărul studenţilor la facultate este un
atribut ce primeşte o valoare numerică, denumirea facultăţii este un atribut ce primeşte o valoare de
tip text, etc. Lista valorilor posibile ale atributelor se numesc clasificatoare (ghid, vocabular). În
multe cazuri, legătura între obiecte este generată de sensul problemei şi nu depinde de proiectant. În
exemplul «clasic» de bază de date «Comenzi-Marfă-Clienţi», fiecare exemplar al obiectului
comenzi este legat cu un exemplar al obiectului clienţi. Se poate demonstra că orice structură de
date poate fi transformată într-un tabel bidimensional. Baza de date care este alcătuită din tabele
bidimensionale se numeşte relaţională.
Pentu a se uşura gestiunea colecţiilor de date este necesar organizarea lor conform unui model. Cel
mai răspândit model de baze de date utilizat in prezent datorită simplităţii şi uşurinţei cu care poate
fi implimentat este modelul relaţional. În acest model o bază de date este privită ca o mulţime de
tabele, grupate în jurul unui oiect bine definit. Pentru a opera cu date din diferite tabele se defineşte
o legătură între tabele.
Microsoft Access este un sistem computerizat de gestiune cu baze de date relaţionale ce ne
dă posibilitatea să organizăm, memorăm, corelăm, regăsim, şi să prezentăm datele de care
dispunem.
Toate datele se stochează în tabele. Fiecare coloană a tabelului este denumită câmp (Field),
iar fiecare rând - o înregistrare (Record).
Pentru găşirea şi selectarea datelor ce satisfac anumite condiţii din tabele, se folosesc interogările
(cererile). Cererile se folosesc deasemenea la reânoirea sau lichidarea înregistrărilor, la efectuarea
diferitor calcule.
Pentru vizualizarea, întroducerea sau modificarea datelor direct în tabele se folosesc formularele.
Un formular ne dă posibilitate de a selecta date dintr-o tabelă sau mai multe tabele şi de afişat
aceste date pe ecran, utilizând un machet de afişare standart sau unul creat de proiectant.
Pentru analizarea datelor sau tipărirea lor după un model bine definit se folosesc rapoartele. De
exemplu, se poate crea şi imprima un raport în care datele sunt grupate şi calculate toltalurile pentru
aceste grupuri, sau se poate crea un raport pentru tipărirea timbrelor poştale.
1.2. Proiectarea bazei de date.
O persoană care este capabilă să creeze baze de date şi aplicaţii Access (o aplicaţie Access
este alcătuită din una sau mai multe baze de date) va fi numită proiectant.
O persoană care este interesată numai în exploatarea unei baze de date (aplicaţii Access) va
fi numită utilizator.
6
Proiectarea reprezintă procesul de transformare a cerinţelor de organizare a datelor din lumea reală
într-o structură de baze de date, care constă în relaţii dintre tabele şi câmpuri.
Este foarte important să depunem anumite eforturi în lucrul cu prima etapă de creare a bazei de
date, şi anume-etapa de proiectare, deoarece cum se întîmplă şi în alte domenii ale vieţii, nereuşita
proiectării este echivalentă cu proiectarea nereuşitei.De asemenea, o proiectare nereuşită a tabelelor
şi a relaţiilor dintre ele poate avea consecinţe nedorite în cazul efectuării unor modificări în
structura lor. Orice modificări ale denumirilor şi dimensiunilor câmpurilor, tipurilor de date,
necesită, la rândul lor, schimbări, în celelalte obiecte (cereri,formulare rapoarte), care utilizează
câmpurile respective.
A proiecta o bază de date înseamnă a efectua o analiză şi o planificare minuţioasă a obiectivelor
bazei de date, a structurilor de date şi a relaţiilor dintre ele.Reeşind din acestea proiectarea bazei de
date trebuie să parcurgă următoarele etape:
1 Definirea scopului creării bazei de date.
2. Definirea tabelelor bazei de date.
3. Definirea câmpurilor tabelelor.
4. Definirea valorilor câmpurilor.
5. Definirea relaţiilor dintre tabele.
6. Renovarea structurii bazei de date.
7. Întroducerea datelor şi crearea altor obiective ale bazei de date.
8. Utilizarea mijloacelor de securitate şi de analiză a bazei de date.
Fiecare etapă superioară depinde de cea anterioră.
Definirea scopului creării bazei de date.
La prima etapă de proiectare a bazei de date, este necesar de ştiut scopul creării bazei de
date, funcţiile ei principale şi informaţia ce trebuie să fie stocată în baza de date.Cu alte cuvinte,
este necesar de definit temele principale pentru tabelele bazei de date şi informaţia ce se va conţine
în câmpurile acestor tabele.
Baza de date trebuie să răspundă necesităţilor a celora ce vor lucra cu ea, adică cererilor
utilizatorilor.
Definirea tabelelor bazei de date.
Una dintre cele mai complicate etape în procesul de proiectare a bazei de date este etapa de
creare a tabelelor.Proiectarea tabelelor este necesară de efectuat la început pe foaie, şi nu direct în
Microsoft Access.Drept surse de inspiraţie pot servi diverse formulare, carnete de facturi, cartele
index cu numele clienţilor, rapoarte lunare şi altele, toate acestea furnizînd indicaţii utile asupra
datelor necesare în realitate.La proiectarea tabelelor se recomandă conducerea de următoarele
principii:
• Informaţia în tabele nu trebuie să se repete.Nu trebuie să fie repetări şi de tabele.Când
informaţia se păstrează numai într-o singură tabelă atunci va trebui schimbată într-un singur
loc.În acest mod lucrul este mai efectiv şi reduce la imposibilitatea coincidenţei informaţiei
în diferite tabele.De exemplu, într-o tabelă trebuie să se conţină informaţia despre adresele şi
telefoanele clienţelor.
• Fiecare tabelă trebiue să conţină informaţia despre o singură temă. Informaţia despre fiecare
temă se prelucrează mult mai uşor dacă se conţin în diferite tabele.De exemplu, informaţia
despre adrese şi comenzi ale clienţilor se păstrează în diferite tabele astfel încât la eliminarea
comenzii datele despre client să rămână în baza de date.
Definirea câmpurilor tabelelor.
Fiecare tabel conţine informaţia despre o anumită temă, iar fiecare câmp în tabelă conţine
date particulare despre tema tabelei.De exemplu, în tabela cu date despre client se pot conţine
câmpuri cu date despre denumirea firmei, adresa, oraşul, ţara şi numărul de telefon. Pentru
definirea câmpurilor fiecărui tabel este necesar să se ţină cont de următoarele:
• Fiecare câmp trebuie să aibă o legătură cu tema tabelului.
• Nu este recomandabil de introdus în tabel informaţii ce sunt rezultatele unor calcule.
• Tabelul trebuie să conţină toată informaţia necesară.
7
• Informaţia trebuie să fie divizată în cele mai mici elemente posibile din punct de vedere
practic.Această abordare se aplică atît tabelelor cât şi câmpurilor din cadrul acestora.De
exemplu, «Numele» , «Prenumele», «Patrimoniul», trebuie să fie în câmpuri diferite, şi nu în
unul singur.
Definirea valorilor câmpurilor.
Pentru ca Microsoft Access să efectueze legătura dintre datele diferitor tabele, de exemplu,
datele despre client şi comenzile sale, fiecare tabel trebuie să conţină un câmp sau mai multe
câmpuri care vor reda valori individuale fiecărei înregistrări din tabel.Un astfel de câmp sau
mulţime de câmpuri se numeşte câmp cheie primar.
Definirea relaţiilor dintre tabele.
După repartizarea informaţiei în tabele şi definirea cheilor primare trebuie aleasă schema de
legare a datelor din tabele diferite. Pentru aceasta trebuie defintă relaţia între tabele.
Renovarea structurii bazei de date.
După proiectarea tabelelor, câmpurilor şi a legăturilor dintre ele, este necesară revederea
structurii bazei de date şi descoperirea lacunelor posibile.
Este recomandabil ca aceste renovări să fie făcute la etapa dată, până când tabele nu sunt completate
cu date.
Pentru verificare este necesar de creat mai multe tabele, de definit legătura dintre ele, şi de
introdus câteva înregistrări în fiecare tabel, mai apoi de controlat dacă baza de date satisface
condiţiile înaintate de utilizator. Se recomandă, crearea unor formulare şi rapoarte de probă, şi de
verificat dacă ele redau informaţia reală. În afară de aceasta, trebuie de exclus din tabele repetările
posibile ale informaţiilor.
Întroducerea datelor şi crearea altor obiective ale bazei de date.
Dacă structurile tabelelor răspund condiţiilor formulate în proiectarea bazei de date de către
utilizator, atunci se trece la întroducerea datelor în câmpurile tabelelor bazei de date.Apoi, trecem la
crearea cererilor, formularelor, rapoartelor, macrourilor, modulelor.
Utilizarea mijloacelor de securitate şi de analiză a bazei de date.
Microsoft Access conţine două instrumente pentru perfectarea structurii bazei de
date.Asistentul de analiză tabelară cercetează tabelele, şi în caz de necesitate propune o structură şi
o relaţie nouă, la fel şi o modifică.Asistentul de analiză a vitezei de acţiune cercetează întreaga bază
de date, oferă recomandări pentru îmbunătăţirea ei, şi le îndeplineşte.
Crearea şi deschiderea unei bazei de date.
Primul lucru ce trebuie efectuat după definitivarea proiectului este crearea fişierului bazei de
date. Acesta va reacţiona ca un recipient ce va păstra toate obiectele (tabele, cereri, formulare,
rapoarte, macrouri, module).
Baza de date în MS Access se identifică printr-un nume şi se memorează intr-un fişier de tipul
nume.mdb. Access furnizează numele prestabilit db1.mdb pentru baza de date nou creată. Dacă
aţi salvat anterior un fişier bază de date cu numele db1.mdb, Access vă propune în mod prestabilit
numele db2.mdb. Access furnizează în mod automat extinsia .mdb.
Există două metode de creare a bazelor de date.
Prima metodă constă în crearea unei baze de date lebere (goală), şi mai apoi de adăugat în ea tabele,
cereri, formulare, rapoarte, macrouri, module.
A doua metodă constă în crearea unei baze de date cu ajutorul unui sistem de asistenţă bogat în baze
de date (cu toate tipurile de obiecte necesare) deja create cu tematici ce aparţin diferitor domenii şi
cu care este inzestrat programul Microsoft Access.
În ambele cazuri avem posibilitatea ca în orice moment de timp să modificăm şi să extindem baza
de date creată.
Crearea bazei de date cu ajutorul asistenţilor
1. După lansarea programului Microsioft Access se va deschide caseta de dialog în care vi se
propune să creaţi obază de date nouă sau deschideţi una deja creată. Dacă apare aşa casetă de dialog
selectaţi pagina DataBase Wizard si apoi apăsaţi butomul Ok.
8
Dacă baza de date era deja deschisă sau dacă prima casetă de dialog a fost închisă, din meniul File
alegem optiunea New sau apăsăm butonul New de pe bara de instrumente.
Pagina DataBase Wizard a casetei de dialog New apărute in rezultatul primului pas vă permite să
folosiţi oricare dintre cele 22 şabloane pentru bazele de date create.
Access conţine şabloane de baze de date pentru urmărirea inventarului, a cărţilor şi a colecţiilor de
casete video, pentru gestionarea contractelor şi pentru multe alte aplicaţii tipice de afaceri şi
personale.
1 Selectaţi un şablon de baze de date care se potriveşte scopului şi în care vreţi să creaţi o bază de
date.
2. Indicaţi numele fişierului baze de date ce doriţi să o creaţi şi catalogul respectiv.
3. Pentru a începe crearea bazei de date apăsaţi OK.
Crearea unei baze de date libere
1. După lansarea programului Microsoft Access se va deschide caseta de dialog în care vi se
propune să creaţi o bază de date nouă sau deschideţi una deja creată. Dacă apare această casetă de
dialog selectaţi pagina BlankDatabase (bază de date liberă) şi apoi apăsaţi butonul Ok.
Dacă baza de date era deja deschisă sau dacă prima casetă de dialog a fost închisă, din meniul File
alegem optiunea New sau apăsăm butonul New de pe bara de instrumente.
2. Indicaţi numele fişierului baze de date ce doriţi să o creaţi şi catalogul respectiv.
3. Executaţi clic pe butonul Create (creză) pentru acrea o nouă bază de date.
Dacă o bază de date era deschisă cănd aţi creat o alta nouă, Access va închide toate ferestrele
asociate ei, inclusiv fereastra Database.
Fiecare bază de date nouă ocupă la creare aproximativ 80K din spaţiul de pe hard-disk. Cea mai
mare parte a celor 80K este consumată de tabelele-sistem ascunse, în care se adaugă informaţiile
necesare pentru indicarea numelor şi poziţiilor altor elemente ale bazei de date pe care le conţine
fişierul.
1.4. Lucrul cu bazele de date şi obiectele ei
Redenumirea bazei de date

1. Închideţi baza de date. Dacă baza de date este prevăzută pentru utilizare de către un grup de
utilizatori, convingenţi-vă dacă toţi utilizatorii au inchis-o.
2. Găsiţi fişierul respectiv al acestei bazei de date în fereastra My Computer sau în Windows
Explorer.
3. Executaţi un clic pe numele acestui fişier (nu pe iconiţă), apoi încă un clic ( sau un dublu clic
deodată pe numele fişierului).
4. Introduceţi numele nou pentru această bază de date. Numele nu trebuie să depăşească 255
caractere.
Suprimarea bazei de date
1. Închideţi baza de date. Dacă baza de date este prevăzută pentru utilizare de către un grup de
Explorer.
2. Apăsati tasta Delete de pe tastură sau «trageţi şi depuneţi» fişierul pe pictograma Recycle
Bin (lada de deşeuri). Dacă doriţi să retabiliţi fişierul, deschideţi pictograma Recycle Bin, alegeţi
Restore (restabilire ) din meniul File.
Fişierele lichidate se păstrează in Recycle Bin atăta timp căt acesta n-a fost curăţită.
Copierea şi deplasarea bazei de date
Închideţi baza de date. Dacă baza de date este prevăzută pentru utilizare de către un grup de
9
Explorer.
Pentru a selecta şi apoi copia sau deplasa mai multe fişiere deodată, ţineţi apăsată tasta Ctrl.
3. Pentru copiere selectaţi optiunea Copy din meniul Edit (sau butonul Copy de pe bara de
instrumente). Pentru deplasare selectaţi optiunea Cut din meniul Edit (sau butonul Cut de pe bara
de instrumente).
4. Deschideţi discul, catalogul unde doriţi să copieţi sau deplasaţi fisierul.
5. Selectaţi opţiunea Paste din meniul Edit (sau butonul Paste de pe bara de instrumente).
Dacă doriţi să anulaţi aceste operaţiuni selectaţi Can’t Undo din meniul Edit.
În aşa mod se execută copierea sau deplasarea fişierelor prin intrermediul memoriei temporare.
Dacă pe suprafaţa de lucru Window sunt afişate ambele ferestre: sursă (unde se află fişierele la
început) şi destinaţie (unde fişierele vor fi copiate sau deplasate), atunci este comod de utilizat
butonul stâng al şoricelului şi tasta Ctrl.
Vizualizarea şi modificarea proprietăţilor generale ale obiectelor bazei de date
1. În fereastra bazei de date selectaţi obiectul, proprietăţile căruia doriţi să le modificaţi.
2. Apăsaţi butonul Properties de pe bara cu instrumente.
Ascunderea obiectelor bazei de date în fereastra DataBase
1. În fereastra bazei de date selectaţi obiectul care doriţi sa nu fie afişat in lista obiectelor.
2. Apăsaţi butonul Properties de pe bara de instrumente.
3. Activaţi bifa (✔)Hidden şi apăsaţi Ok.
Pentru a afişa obiectele ascunse din nou pe ecranul ferestrei bazei de date din meniul Tools
selectaţi Options şi apoi în pagina View activaţi bifa Hidden Objects. Pictogramele obiectelor
ascunse vor apărea intr-un mod de afişare cu un contrast mai slab.
1. Pentru a reveni la contastul iniţial al pictogramelor repetăm pasul 2 şi dezactivăm bifa
Hidden.
Modificarea dimensiunilor pictogramelor obiectelor bazei de date
1. În fereastra bazei de date apăsaţi unul din următoarele butoane de pe bara cu instrumente: Large
Icons (pictograme mari), Small Icons (pictograme mici), List (listă) sau Details (detalii).
2. Pentru sortarea obiectelor bazei de date din meniul View selectaţi ArangeIcons şi una din
următoarele opţiuni: după nume, dupa data creării sau după data modificării.
Deschiderea bazei de date
1. Apăsaţi butonul Open DataBase de pe bara cu instrumente.
2. În câmpul Look in al casetei de dialog apărute selectaţi discul pe care se află fişierul.
3. Selectaţi catalogul în care se află fişierul bazei de date.
Dacă nu puteţi găsi fişierul ce îl căutaţi apelaţi la funcţia de căutare. Pentru aceasta introduceţi
datele concrete despre fişier în partea de jos a casetei de dialog apoi apăsaţi butonul Find din acestă
casetă de dialog.
4. Pentru a deschide o bază de date care să fie utilizată de un grup de utilizatori anulaţi bifa
Exclusive.
Pentru ca baza de date să fie monopolizată adică să lucreze cu ea un singur utilizator activaţi bifa
Exclusive.
Lucrul în fereastra bazei de date cu ajutorul tastaturii
Redactarea şi deplasarea
pe lista obiectelor bazei de date Tastele utilzate
Redenumirea obiectului selectat F2
Deplasarea cu o linie în jos ↓
Deplasarea cu o fereastră în jos PAGE DOWN
Deplasarea la ultimul obiect din listă END
Deplasarea cu o linie în sus ↑
Deplasarea cu o fereastă în sus PAGE UP
Deplasarea la primul obiect din listă HOME
Deplasarea şi deshiderea obiectelor
10
Trecerea continuă de la eticheta unui tip CTRL+TAB
de obiecte la alta (de la stânga la dreapta)
Trecerea continuă de la eticheta unui tip SHIFT+CTRL+TAB
de obiecte la alta (de la dreapta la stânga)
Deschiderea tabelei sau cererii selectate în ENTER
regim de tabelă sau regim de formă
Deschiderea raportului selectat în regim ENTER
de vizualizare preventivă
Executarea macroului selectat ENTER
Deschiderea tabelei, cererii, formularului
macroului sau modului selectat în regim de construire CTRL+ENTER
Verificarea cunoştinţelor
1. Ce reprezintă o bază de date?
2. Ce este un obiect al bazei de date?
3. Ce reprezintă ACCESS?
4. Ce reprezintă fişierul unei baze de date?
5. Ce înseamnă SGBD?
6. Enumeraţi obiectele cu care lucreză MS ACCESS.
7. Descrieţi elementele principale ale ferestrei MS ACCESS.
8. Descrieţi elementele principale ale ferestrei bazei de date.
9. În ce constau etapele de proiectare a bazelor de date?
10. În ce mod MS ACCESS păstrează informaţia?
11. Cerinţele MS ACCESS faţă de sistem.
12. Cum se deshide programul MS ACCESS?
13. Cum se închide MS ACCESS?
14. Cum se deschide o bază de date?
15. Cum se închide o bază de date?
16. În ce constă crearea unei baze de date?
17. Cum se crează o bază de date fară ajutorul asistenţilor?
18. Cum se crează o bază de date cu ajutorul asistenţilor?
19. Cum se redenumeşte o bază de date?
20. Cum se lichidează o bază de date?
21. Cum se face copierea unei baze de date?
22. Pentru ce se foloseşte bifa Exclusive la deschiderea unei baze de date?
23. Cum se instalează parola pentru o bază de date?
24. Cum se salvează un obiect al bazei de date şi cum afişează obiectele ascunse?
11
Tema 2. Tabele. Crearea tabelelor
2.1. Noţiuni generale despre tabele.

Tabelul este unul dintre cele şase tipuri de obiecte ale bazei de date unde se memorează o
colecţie de date de acelaşi tip. Tabelul este format din coloane sau cămpuri (atribute) şi linii
(înregistrări). Toate datele în tabel trebuie să aparţină unei anumite teme. De exemplu într-un tabel
pot fi păstrate date despre nişte mărfuri care sunt realizate de o firmă, în alt tabel se pot păstra
informaţii despre comenzile făcute faţă de marfă, în al treilea tabel - despre clienti (sau furnizori).
Cămpul unei tabele determină un anumit gen de informaţii despre obiectul temei. În calitate de
cămp poate fi: denumirea întreprinderii, data angajării la serviciu, preţurile la marfă.
O înregistrare din tabel reprezintă o colecţie de informaţii despre o persoană, obiect sau eveniment.
Astfel într-o înregistrare pot fi reunite toate informaţiile despre o marfă, o afacere sau un client.
Fiecare înregistrare din tabel conţine una şi aceaşi colecţie de câmpuri şi fiecare câmp conţine unul
şi acelaşi gen de informaţii despre obiectul tematicii tabelei. Pentru a lucra cu inregistrări concrete
ale unei tabele se folosesc valori ale cămpurilor din care sunt alcătuite aceste înregistrări.
Crearea unui tabel
În Microsoft Access există două metode de creare a unui tabel. Pentru întroducerea propriilor
date se poate crea un tabel pornind de la un tabel liber (vid). Se poate crea un tabel, utilizând date
deja existente în alte surse.
Crearea unui tabel pornind de la un tabel vid
În Microsoft Access există patru metode de creare a tabelei pornind de la un tabel vid.
• Utilizarea asistenţilor pentru baze de date la creareaa unei baze de date ce va contine toate
cererile, tabelele şi formularele necesare print-o singură operaţie. Asistenţii pentru baze de date
crează o nouă bază de date, dar nu se pot utiliza la adăugarea unor noi tabele, formulare, rapoarte
într-o bază de date deja existentă.
• Utilizarea asistenţilor pentru tabele permit selectarea câmpurilor pentru un tabel nou din
mulţimea tabelelor deja implimentate, de exemplu aşa tabele ca: chestiuni de afaceri, lista
inventarului personal, recete.
• Întroducerea datelor direct într-un tabel vid (gol) în regim de tabelă (Datasheet). La
salvarea tabelei noi, datele sunt analizate şi fiecărui câmp i se atribuie un anumit tip de date şi
formatul predifinit.
• Definirea structurii tabelei în regim de construire, adică definirea tuturor denumirilor
câmpurilor, tipurilor de date şi proprietăţilor lor in regim de construire.
Indiferent de metoda solicitată şi aplicată la crearea tabelelor totdeuna există posibilitatea de
utilizat regimul de construire, adică regimul de creare a structurii tabelei pentru modificări în
continuare a structurii tabelei, de exemplu, pentru adăugarea unor câmpuri noi, definirea valorilor
implicite sau pentru crearea măstilor la întroducerea datelor.
Crearea unui tabel cu ajutorul asistenţilor pentru tabele
1. Activaţi fereastra bazei de date. Pentru a trece în fereastra bazei de date din oricare altă
fereastră al programului Access apăsaţi tasta F11.
2. Selectaţi eticheta Table şi executaţi un clic pe butonul New.
3. Executaţi dublu clic pe regimul de activare a asistenţilor pentru tabele Table Wizard.
4. Urmaţi să daţi răspuns pas cu pas la instrucţiunile oferite în casete de dialog de către asistenţii
pentru tabele.
Remarcă. În caz de necesitate după terminarea lucrului cu asistenţii, puteţi continua activitatea
de modificare sau extindere a tabelului obţinut în regimul de creare tabel cu ajutorul constructorului
de tabele, adică în regimul Design View.
Crearea tabelelor prin metoda de introdecere a datelor direct în tabel.
12
1. Activaţi fereastra bazei de date. Pentru a trece în fereastra bazei de date din oricare altă
fereastră al procramului Access apăsaţi tasta F11.
3. Executaţi dublu clic pe regimul Datasheet View.
Pe ecran va apare un tabel vid alcătuită din 20 coloane şi 30 linii. Implicit coloanele au denumirile
Field1 (câmp1) , Field2 (câmp2) etc.
4. Pentru a redenumi coloanele tabelei este necesar sa executaţi dublu clic pe numele coloanei,
introduceţi numele nou şi apăsaţi Enter.
5. Dacă tabelul trebuie să conţină mai mult de 20 coloane se pot insera coloane noi. Pentru
aceasta executaţi un clic cu şoricelul în dreapta coloanei alături de care vreţi să inseraţi alta nouă,
deschideţi meniul Insert(inserare), selectaţi optiunea Column(coloană). Redenumirea este descrisă
în pasul 4.
6. Introduceţi datele în tabel.
Intoduceţi în fiecare coloană date de anumit tip. De exemplu, într-o coloană introduceţi numele
de familie, în alta numele, în a treia - patronimul. Când o să introduceţi numere, date calendaristice
sau timp este necesar să utilizaţi formatele predifinite pentru ca Microsoft Access să poată
detemina automat tipul respectiv de date şi formatul de afişare a coloanei. Toate coloanele
nederenumite şi fără date (goale) vor fi lichidate la salvarea tabelului.
7. După întroducerea datelor în toate coloanele necesare, apăsaţi butonul Save(salvare) de pe bara
de instrumente pentru a păstra tabelul.
8. În timpul salvării tabelului o să vi se ofere posibiliatea de creare a câmpului cheie primară.
Dacă în tabel n-au fost introduse date care ar putea să fie individuale pentru fiecare înregistrare, aşa
ca coduri sau numere de inventar, atunci se recomandă să apăsaţi opţiunea Yes (Ok). Iar dacă aşa
date care să identifice individual ficare înregistrare au fost introduse, atunci acest câmp se poate de
defenit ca cheie primară.
Tipul fiecărui câmp este determinat de tipul de date ce se conţine în el. Dacă în continuare o să
doriţi să schimbaţi tipul de date sau să definţi careva condiţii pentru valorile unui câmp, puteşi
efectua acest lucru în regimul Design View.
Remarcă. În afară de redenumire şi inserare a coloanelor, în orice moment, adică până la
salvarea tabeluilui sau după salvarea lui, se permite suprimarea sau schimarea poziţiei coloanelor
în tabelă cu alte mijloace.
Crearea tabelului în regim de construire Design View
Activaţi fereastra bazei de date. Pentru a trece în fereastra bazei de date din oricare altă fereastră al
procramului Access apăsaţi tasta F11.
2. Executaţi dublu clic pe regimul DesignView.
3. Introduceţi numele fiecărui câmp.
4. Definiţi câmpul cheie primară pîna la salvarea tabelului.
Remarcă. Se recomandă să definiţi cheia primară, dar nu este obligator. Deoarece dacă câmpul
(câmpurile) cheie primară n-a fost definit, atunci în timpul salvării tabelului vi se va oferi
posibilitatea s-o definiţi.
6. Salvaţi tabelul, executând un clic pe butonul Save de pe bara de instrumente şi introduceţi
numele fişierului.
Crearea unui tabel, utilizând date existente în alte surse.
În Microsoft Access există două metode de creare a tabelelor prin astfel de metodă.
• Importarea datelor, acestea devenind un tabel (sau mai multe tabele asociate) în cadrul
fişierului MDB sau crearea unei legături la sursa de date externă. După importarea datelor, datele
originale nu sunt afectate de modificarile făcute asupra înregistrărilor Access. Iar la crearea unei
legaturi cu o sursă de date externă datele rămân în fişierele lor originale, iar orice modificare
realizată în Access va afecta si datele din programul original.
• Crearea unui tabel utilizând date dintr-un tabel curent din baza de date se poate face cu
ajutorul cererilor de creare a tabelelor. De exemplu, cererile de creare a tabelelor pot fi utilizate
13
atunci când dorim să arhivăm înregistrări mai vechi, atunci când avem de copiat nişte tabele, sau
atunci când un grup de înregistrări selectate trebuie exportate în altă bază de date sau sa fie
utilizate drept sursă de date pentru un raport.
Importarea tabelelor sau crearea unei legături cu tabelele din altă bază de date Ms Access.
1. Deschideţi baza de date sau (dacă este deschisă) treceţi în fereastra bazei de date.
2. Pentru a importa tabele deschideţi meniul File şi selectaţi opţiunea GetExternalData (date
externe), mai apoi opţiunea Import (import)
3. Pentru crearea unei legături cu tabele din altă bază Access, din meniul File selectaţi opţiunea
GetExternalData (date externe), mai apoi opţiunea LinkTables (legarea tabelelor).
4. Verificaţi dacă în caseta cu lista derulantă de fişiere Files of Type(tipul fişierelor) sunt afişate
cele cu extinsia MDB.
5. Alegeţi discul şi mapa în care se află baza de date, din care doriţi să importaţi sau să creaţi o
legătură, şi executaţi pe pictograma bazei de date.
6. În caseta de dialog ImportObjects (importare de obiecte) selectaţi fiecare tabel pe care doriţi
să-l importaţi sau să creaţi o legătura cu el.
Dacă se importă numai structura tabelului selectat (dar nu şi datele din el), executaţi clic pe
butonul Options (opţiuni) şi selectaţi opţiunea Definition Only (numai structura).
Remarcă
• La importarea unui tabel deja legat, Microsoft Access, în locul importării datelor leagă
tabelul cu sursa de date (se face copierea informaţiei despre legătură).
• Dacă baza de date care trebuie să fie importată sau legată este protejată prin parolă, atunci
pentru continuarea operaţiunilor de importare sau legare este necesar de introdus parola.
Legarea tabelelor din aşa baze de date poate avea efecte neprevăzute.
• Dacă se realizează o legătură între două tabele din una şi aceiaşi bază de date Microsoft
Access, atunci rămân în vigoare toate relaţiile stabilite pentru aceste tabele în alte baze de date.
• La importarea tabelelor ce conţin câmpuri de substituţie este necesar la fel de importat
tabele sau cereri la care sunt referinţe în câmpuri de substituţie. Dacă acest lucru nu se face
atunci la deschiderea tabelului importat în regimul de construire va fi afişat mesajul despre
eroarea neexistenţei tabelelor sau cererilor. Pentru corectarea acestei erori, este necesar de
importat toate tabele sau cererile ce lipsesc. Dacă posibilitatea sau dorinţa de importare a acestor
tabele sau cereri nu există, deschideţi tabelul importat în regim de reconstruire, selectaţi
câmpurile de substituţie, ce conţin referinţe la tabelul sau cererea lipsă, selectaţi eticheta
Substituire şi definiţi pentru proprietatea DisplayControl valoarea Field (câmp).Repetaţi aceste
acţiuni pentru fiecare câmp de substituţie, ce conţine referinţe la tabelul sau cererea lipsă.
Importarea tuturor obiectelor unei baze de date din altă bază de date Microsoft Access
Toate obiectele unei baze de date pot fi importate în acelaşi timp într-o bază de date curentă.
Este convenabilă la foloşirea în cazul unei baze de date protajate, utilizatorul căreia trebuie
modificat.
1. Deschideţi baza de date în care doriţi să importaţi.
2. Din meniul File selectaţi opţiunea GetExternalData, şi mai apoi opţiunea Import.
3. Verificaţi dacă în caseta cu lista derulantă de fişiere Files of Type(tipul fişierelor) sunt afişate
cele cu extinsia MDB.
4. Alegeţi discul şi mapa în care se află baza de date, din care doriţi să importaţi şi executaţi pe
pictograma bazei de date.
5. Pentru importarea tuturor tabelelor apăsaţi butonul SelectAll. Dacă se importă numai
structura tabelului selectat (dar nu şi datele din el), executaţi clic pe butonul Options (opţiuni) şi
selectaţi opţiunea Definition Only (numai structura).
6. Selectaţi eticheta Quiery (cereri) şi apăsaţi butonul SelectAll, pentru importarea tuturor
cererilor.
7. Dacă este necesar de importat cereri ca tabele (de exemplu pentru crearea unei baze de date
numai pentru citire), selectaţi comanda Options, mai apoi în grupul Import, selectaţi opţiunea As
Table.
14
Pentru obţinerea formularelor, rapoartelor, macrourilor, şi modulelor selectaţi etichetă
corespunzătoare grupului de obiecte al bazei de date, executaţi un clic pe opţiunea SelectAll. Dacă
de asemenea este necesar de inclus legăturile între tabele, meniurile speciale şi barele cu
instrumente sau specificări de import export selectaţi comanda Options, mai apoi în grupul Import
indicaţi punctele care sunt necesare de inclus.
2.3. Cămpurile tabelului şi tipurile de date
Datele utilzate în câmpurile tabelului
La definirea tipului de date dintr-un câmp trebuie de luat în consideraţie următoarele.
• Ce fel de valori v-or fi introduse în câmp? De exemplu nu se poate introduce text îtr-un
câmp cu date de tip numeric.
• Cât spaţiu este rezervat pentru păstrarea valorilor câmpului.
• Ce fel de operaţii v-or fi efectuate cu valorile acestui câmp. De exemplu, calculul sumei
valorilor se face in câmpuri cu date de tip numeric şi în câmpuri cu date de tip valutar, dar nu
şi în cămpuri cu date de tip text sau de tip OLE.
• Este necesară sortarea sau indexarea câmpului? Sortarea şi indexarea câmpului de tip
MEMO, hiperlegături, de tip OLE nu se poate efectua.
• Este necesară utilizarea câmpurilor la gruparea înregistrărilor în cereri şi rapoarte?
Câmpurile cu date de tip MEMO, hiperlegături, şi de tip OLE nu se pot utiliza pentru
gruparea înregistrărlior.
• În ce mod este necesară sortarea datelor în câmp. Numerele din câmpurile cu date de tip text
se vor sorta ca şir de numere (1,10,100,2,20,200,...) dar nu ca valori numerice. Pentru sortarea
numerelor ca valori numerice utilizaţi cimpurile cu date de tip numeric sau cu date de tip
valutar. Deasemenea multe formate de date de tip DATA nu pot fi sortate dacă au fost
introduse într-un câmp de tip text. Pentru sortarea unor astfel de date utilizaţi câmpul de tip
Data/Time (Data/Timpul).
În tabelul de mai jos sunt indicate toate tipurile de date din Microsoft Access şi spaţiul
rezervat pentru fiecare.
Tipul datelor Descrierea tipului datelor Spaţiul rezervat
Text (caractere) Sunt cel mai des folosite, aşa Până la 255 caractere.
că Access consideră acest tip
ca fiind cel prestabilit şi-i
atribuie o lungime prestabilită
de 50 de caractere. Text sau
combinaţie de text şi cifre, de
exemplu, adrese, la fel şi
numere,ce nu necesită
calcule, cum ar fi, numere de
telefon, index poştal sau
numere de nomenclatură.Se
păstrează în câmpuri numai
simbolurile introduse,
poziţiile libere nu se
păstrează. Pentru dirijarea cu
un număr maxim de
simboluri introduse, aplicaţi
proprietatea FieldSize
(mărimea câmpului).
Memo (caractere) Se utilizează pentru a oferi Până la 64000 caractere.
comentarii discriptive. Access
afişează conşinutul acestor
câmpuri în modul Datasheet
View. Un câmp Memo nu
15
poate fi cheie şi nu puteţi
indexa după el.
Number (valori Sunt disponibile mai multe Pâna la 16 octeţi.

numerice) subtipuri de date. Alegeţi
subtipul corespunzător
selectând unul dintre
parametrii proprietăţii Field
Size (dimensiunea
câmpului).Indicaţi modul în
care va fi afişat numărul
stabilindu-i proprietatea
Format la unul dintre
formatele prezentate. Date
numerice utilizate în calcule,
cu excepţia calculelor
monetare.
Date/Time (data/timpul) Datele calendaristice şi ora. Până la 8 octeţi.
Sunt stocate într-un format
special fix. Data este
reprezentată de întreaga
porţiune numerică a valorii
Date/Time, iar ora de partea
zecimală a acesteia.
Currency(valutar) Este un format special, fix, Până la 15 cifre pentru
cu patru zecimale, proiectat partea întreagă şi 4 pentru
să prevină erorile de rotungire partea fracţionară,
care ar afecta operaţiile memorate pe 8 octeţi.
contabile acolo unde valoarea
trebuie să se potrivească la
bănuţ.
AutoNumber (contor) Conţine o valoare numerică Până la 4 octeţi.
(Long Integer), pe care
Access o completează în mod
automat pentru fiecare
înregistrare adăugată într-o
tabelă. Access poate
incrementa cu 1 câmpul
AutoNumber sau îl poate
completa cu un număr
generat aleator, în funcţie de
parametrul ales al proprietăţii
New Values (valori noi).
Yes/No (logic) Câmpurile logice (booleene) 1 octet.
folosesc valori logice
numerice (de tip întreg): -1
pentru câmpurile Yes (True)
şi 0 pentru No (False)Utilzaţi
proprietatea Format la
afişarea câmpurilor Yes/No
16
cu Yes sau No, True sau
False, On sau Off , -1 sao 0.
Cămpurile logice nu pot fi
cheie, dar pot fi indexate.
OleObject (obiecte mari) Grafică, text, sunete, desene, Până la 1 GO.
tabele electronice Microsoft
Excel, şi alte date create de
către alte programe. Un câmp
OLE nu poate fi cheie şi nu
poate fi indexat.
HiperLink Câmp în care se păstrează Până la 64000 caractere.
(Hiper-legătură) hiper-legături.Hiper-legătura
poate fi sub formă de cale
UNC, sau pe cale URL.
LookUp Wizard Crează câmp ce permite 4 octeţi ( ca la câmpul
(asistentul de substituţie) selectarea valorilor din alt cheie primară).
tabel sau listă de valori,
utilizând un câmp cu o listă
derulantă. La selectarea
parametrului dat în lista
tipurilor de date pentru
definirea lor, se activează
asistentul de substituţie.
Remarcă: Tipurile de date numerice, valutare, logice, data/timp asigură formate de afişare
predefinite. La selectarea formatelor penntru fiecare tip de date, definiţi proprietatea Format
(format). De asemenea se poate crea formate de afişare al utilizatorului, pentru toate tipurile de
date în afară de OleObject.
Câmpuri cheie
Tipurile câmpurilor cheie
Sistemul Access este un sistem relaţional de gestiune a bazelor de date.Avantajul bazelor de date
relaţionale constă în faptul că permit asocierea rapidă şi extragerea informaţiilor din diferite tabele
cu ajutorul cererilor, formularelor şi rapoartelor. Pentru aceasta fiecare tabel trebuie să conţină un
câmp sau mai multe câmpuri ( până la 10 câmpuri), care prin informaţiile pe care le cuprind să
identifice unic fiecare înregistrare din tabel. Aceste câmpuri poartă numele de cheie primară a
tabelului şi ele sunt folosite pentru asocierea datelor între mai multe tabele. Corelarea tabelelor se
realizeayă apoi prin întroducerea unor câmpuri cu acelaşi nume şi de acelaşi tip de date ( sau
compatibile) în fiecare dintre tabelele pe care dorim să le corelăm. Câmpurile comune prin care se
face corelarea sunt cheie primară pentru un tabel şi cheie externă pentru celălalt. Este recomandat ca
numele acestor câmpuri să fie identic în toate tabele corelate, iar tipurile lor să fie compatibile. În
acest fel Access poate să creeze corelaţiile dintre tabele automat, atunci tabelele vor fi adăugate într-
o interogare. Dacă cheia primară este definită atunci Access interzice dublicarea sau întroducerea
valorilor nule în câmpurile cheie.
Bazelor de date relaţionale le sunt specifice câteva tipuri de tabele şi chei care permit stabilirea
relaţiilor între tabele.
• Tabel de bază. În bazele de date relaţionale, un tabelă de bază este tabelul care conţine una
sau mai multe coloane, ce identifică în mod unic obiectul. Un tabel de bază trebuie să aibă o
cheie principală. Tabelele de bază mai sunt numite şi tabele principale, datorită cerinţei de a
avea o cheie principală.
17
• Tabel de relaţii. Un tabel utilizat pentru a stabili legături între alte tabele, şi care nu este tabel
de bază este numit tabel de relaţii. Fiecare câmp cheie din tabelul de relaţii trebuie să fie o
cheie externă asociată unei chei principale din tabelul de bază.
• Cheie principală. O cheie principală este constituită dintr-un set de valori care specifică în
mod unic un rând dintr-un tabel de bază. Pentru orice valoare a cheiei principale trebuie să
corespundă în tabel un singur rând. Puteţi stabili cheia principală pe un singur câmp, dacă
fiecare valoare a celulei de date este întotdeauna unică.
• Cheie compusă. Dacă datele din mai multe coloane ale tabelului îndeplinesc cerinţele de
unicitate ale cheiei principale, atunci cheia se numeşte compusă sau concatinată.
• Cheie externă. Cheia externă este coloana ale cărei valori corespund celor conţinute de cheia
principală sau de porţiunea cea mai din stânga a unei chei compuse dintr-un alt tabel asociat.
O cheie externă poate fi constituită dintr-o coloană sau un grup de coloane (cheie externă
compusă). Dacă lungimea cheiei externe este mai mică decât cea a cheiei principale
corespondente, cheia este numită cheie externă parţială sau cheie externă trunchiată.
• Cheie candidată. Este orice coloană sau grup de coloane care îndeplineşte condiţiile cerute
pentru a deveni cheia principală a tabelului. De exemplu, câmpurile Nume şi Numărul
asigurării sociale sunt chei candidate pentru identificarea unei persoane; totuşi Numărul
asigurării sociale este o alegere mai bună deoarece 2 persoane pot avea acelaşi nume, dar nu şi
acelaşi număr de asigurare socială.
Remarcă. Dacă întâlniţi greutăţi la definirea câmpurilor cheie principală, definiţi pur şi simplu un
câmp contor (Indexed) şi atribuiţii cheia primară.
Crearea şi modificarea cheilor principale (primară)
1. Deschideţi tabelul în modul Design.
2. Selectaţi unul sau mai multe câmpuri care trebuie definite drept cheie.
3. Pentru selectarea unui câmp executaţi un clic pe butonul de selecţie al câmpului.
4. Pentru a selecta mai multe câmpuri menţineţi apăsată tasta CTRL şi executaţi clic pe butonul
de selecţie al fiecărui câmp.
5. Executaţi clic pe butonul Primary Key de pe bara cu instrumente. În fiecare dintre câmpurile
selectate va apărea simbolul unei chei indicând includerea lor în cheia principală.
6. Pentru a determina succesiunea câmpurilor în cheia principală, executaţi clic pe butonul Index,
de pe bara cu instrumente, pentru a afişa fereastra Indexes.
Proprietăţile câmpurilor definite pentru păstrarea, prelucrarea şi afişarea datelor
Fiecare câmp este inzestrat cu un set de proprietăţi ce determină parametrii prelucrării, păstrării
şi afişării datelor.
Primele trei proprietăţi sunt atribuite în panoul superior al ferestrei Table Design, celelalte
proprietăţi ale valorilor câmpurilor sunt stabilite în panoul inferior al ferestrei Table Design.
• Field Name (numele câmpului). Numele câmpulrilor nu pot fi mai lungi de 64 caractere şi
pot să conţină (dar nu la început) spaţii şi semne de punctuaţie - cu excepţia punctelor (.), a
semnelor de exclamare (!) şi a parantezelor drepte ([]). Numele câmpurilor sunt obligatorii şi nu
puteţi atribui acelaş nume mai multor câmpuri în unul şi acelaş tabel. Este foarte bine dacă nu
includeţi spaţii în nume. Spaţiile puteţi să le înlocuiţi cu caracterul de subliniere (_) sau pentru a
îmbunătăţi vizibilitatea folosiţi literele mari şi mici. Reducerea lungimii numelor economiseşte
resursele şi vă scuteşte de introduceri lungi în cazul în care faceţi referire la numele câmpurilor
în macrocomenzi sau în cod VBA.
• Data Type (tipul datelor). Selectaţi tipurile datelor dintr-o listă derulantă din a doua coloană
a ferestrei Table Design (partea superioară). Aceste tipuri includ Text, Memo, Number,
Date/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, OLE Object şi Lookup Wizard.
• Description (descriere). În caseta de text din cea de-a treia coloană a ferestrei Table Design
(parte superioară) puteţi introduce o descriere opţională a câmpului. Dacă o adăugaţi ea va
apărea pe bara de stare din partea din stânga-jos a ferestrei Access atunci cănd selectaţi câmpul
pentru întroducerea sau editarea datelor.
18
În funcţie de tipul de date ales pentru un câmp, puteţi stabili celelalte proprietăţi în eticheta
General din panoul Field Properties al ferestrei Table Design (partea inferioară) prin selecţii din
listele derulante, din listele combinate sau prin întroducerea valorilor în casetele de text.
• Field Size (spaţiu pentru câmp). În această casetă de text introduceţi dimensiunea cămpului
pentru tipului de date Text. În cazul tipului numeric, alegeţi dimensiunea câmpului selectând-o
dintr-o listă derulantă. Această proprietate nu se aplică tipurilor de date Date/Time, Currency,
Yes/No, Memo sau OLE Object.
• Format (format). Puteţi selecta un format standart, predifint în care veţi afişa valorile din
câmpuri, dintr-o listă derulantă combinată, aplicată tipului de date ales (cu excepţia Text).
Propritatea Format nu se aplică câmpurilor de tip OLE Object.
• Decimal Places (spaţiu pentru zecimale). Din caseta derulantă combinată puteţi alege Auto,
sau un anumit număr de zecimale, sau puteţi introduce un număr în caseta de text. Propritetea
Decimal Places se aplică numai cămpurilor de tipurile Number şi Currency. Ca şi Format,
propritetea Decimal Places afectează numai afişarea nu şi valorile datelor din câmp.
• Input Mask (mască de intrare). Măştile de intrare a datelor sunt şiruri de caractere, similare
celor folosite de proprietatea Format, care determină modul de afişare a datelor în timpul
introducerii şi editării lor. Dacă executaţi un clic pe butonul Elipsis (puncte, puncte), în cazul
unui câmp de tipul Text, Currency, Number sau Date/Time, va apărea asistentul Input Mask
Wizard care vă oferă posibilitatea selecţiei din 10 formate de măşti standard de intrare,
predefinite. Pentru tipul Number şi Currency e mai să intoduceţi masca fară asistenţi. Pentru a
include în mască constante literale (în acelaş timp simboluri şi spaţii) ce nu sunt în tabel este
necesar de a intoduce aceste constante în poziţia necesară.
Pentru a include unul din următoarele simboluri in calitate de constantă literală este necesar ca
înainte de acest simbol să introduceţi simbolul \.
Caracterele de înlocuire pentru crearea măştilor de intrare a datelor:
Caractere de Funcţie
înlocuire
0 Necesită întroducerea unui număr (0-9) sau a unui semn
(+/-)
9 Întroducerea opţională a unui număr (0-9) (un spaţiu dacă nu
se introduce nimic)
# Întroducerea opţională a unui număr (0-9) sau a unui spaţiu
(un spaţiu dacă nu se introduce nimic)
L Este necesară întroducerea unei litere (A-z)
? Litera (A-z) nu este necesară (un spaţiu dacă nu se introduce
nimic)
A Necesită întroducerea unei litere(A-z) sau a unui număr (0-
9)
A Întroducerea opţională a unei litere (A-z) sau a unui număr
(0-9)
& Necesită întroducerea oricărui caracter sau a unui spaţiu
C Întroducerea opţională a oricărui caracter sau a unui spaţiu
.,:;-/ Caractere literale pentru zecimale, mii, dată, oră şi separatori
speciali.
> Toate caracterile spre dreapta sunt transformate în majuscule
< Toate caracterile spre dreapta sunt transformate în litere mici
! Comletează masca de la dreapta spre stânga
\ Precede celelalte caractere de înlocuire pentru a include
caractere literale în formatul şir.
Empty String Nici o mască de intrare
19
• Caption (titlu). Dacă în fereastra Table Datasheet View vreţi să apară pe butonul antetului
câmpului un nume (alttul decât numele lui), îl puteţi introduce în caseta de text cu lista Caption.
Restricţiile referitoare la semnele de punctuaţie nu se aplică proprietăţii Caption (puteţi folosi
puncte, semne de exclamare şi paranteze drepte).
• Default Value (valoarea iniţială). Introducând o valoare în caseta de text cu Default Value,
indicaţi o valoare iniţială, pe care Access o introduce automat în câmp, când adăugaţi o nouă
înregistrare în tabel. Data curentă este o valoare iniţială obişnuită pentru un câmp de tip
Date/Time. Valorile iniţiale nu se plică câmpurilor cu date de tipurile AutoNumber sau obiect
OLE.
• Validation Rule (regula de validare). Regulile de validare testează, conform criteriului furnizat
sub forma unei expresii Access, valoarea introdusă într-un câmp. Proprietatea Validation Rule
nu este disponibilă câmpurilor care conţin date de tipul AutoNumber, Memo sau Ole Object.
• Validation Text (textul validării). Reprezintă textul care va apărea pe bara de stare, în cazul în
care valoarea introdusă nu respectă criteriul Validation Rule.
• Required (cerinţe). Dacă stabiliţi Yes valoarea proprietăţii Required, va trebui să introduceţi o
valoare în câmp. Satbilirea valorii proprietăţii Required egală cu Yes este echivalentă
introducerii regulii de validare a câmpului Is Not Nul (nu este nulă). Nu trebuie să stabiliţi
valoarea Yes a proprietăţii Required în cazul câmpurilor cheie principală, deoarece Access nu
permite valori nule în acest tip de câmpuri.
• Allow Zero Length (permite lungimea zero). Dacă stabiliţi valoarea Yes, a proprietăţii Allow
Zero Length, iar proprietatea Required este şi ea Yes, câmpul trebuie să conţină cel puţin un
caracter. Proprietatea Allow Zero Length se aplică numai câmpurilor de date de tipul Text şi
Memo. Şirul de lungime zero («») şi valoarea Nul nu reprezintă acelaşi lucru.
• Indexed (indexat). Dintr-o listă derulantă puteţi alege între un index care permite valoarea
duplicat şi unul care cere ca fiecare valoare din câmp să fie unică. Eliminaţi un index existent
(exceptând un câmp cheie principală unic) alegând No. Proprietatea Indexed nu este disponibilă
câmpurilor de tipul Memo sau Ole Object.
• New Values (valori noi). Acestă proprietate se aplică numai câmpurilor de tipul AutoNumber.
Dintr-o listă derulată puteţi selecta fie Increment (incrementat), fie Random (aliator). Dacă
stabiliţi proprietatea New Values cu valoarea Increment, Access va genera valori noi ale
câmpului AutoNumber, adăugând 1 la cea mai mare valoare existentă. Dacă stabiliţi
proprietatea New Values cu valoarea Random, Access va genera aliator numere întregi cu valori
noi ale câmpului AutoNumber. În mod obişnuit, Access foloseşte pentru câmpul AutoNumber
valori generate aliator, în cazul bazelor de date copie, pentru a asigura atribuirea valorilor unice
înregistrărilor din baza de date copie.
2.4 Editarea şi modificarea structurii tabelului
Modificarea numelui câmpului în tabel
Modificarea numelui câmpului nu influenţează asupra datelor din câmp, însă ea poate afecta
alte obiecte ale bazei de date. Dacă careva obiecte ale bazei de date conţin referiri la câmpul,
numele căruia a fost modificat, este necesar de introdus în aceste obiecte corectările respective. De
exemplu, dacă un câmp de tip text se conţine într-un formular, legat cu câmpul modificat, datele în
formular nu se vor afişa până când proprietatea ControlSurse (Date) nu va fi modificată conform
noului nume.
Modificarea numelui câmpului posibilă atât în modul de proiectare, cât şi în modul foaie de
date.
Modificarea numelui câmpului în modul de proiectare
1.Deschideţi tabelul în modul de proiectare
2.Efectuaţi dublu clic pe numele câmpului, care trebuie modificat
3.Introduceţi numele nou, respectând regulile despre identificatori al Microsoft Acces
4.Pentru salvarea modificării tastaţi butonul Save din bara cu instrumente de lucru.
Modificarea numelui câmpului în modul foaie de date
1.Deschideţi tabelul în modul foaie de date
20
2.Efectuaţi dublu clic pe antetul coloanei respective
Remarcă: Dacă este dată valoarea proprietăţii Caption (Titlu), textul antetului poate să nu coincidă
cu numele câmpului. În acest caz după efectuarea unui dublu clic pe antet, aici se afişează numele
câmpului. Dacă modificăm numele câmpului, la apăsarea tastei ENTER pentru salvarea
modificărilor, textul titlului va fi lichidat. Dacă titlul nu trebuie lichidat, imediat după efectuarea
dublu clic-ului se tastează tasta ESC.
3.Introduceţi numele nou, respectând regulile despre identificatori al Microsoft Acces
4.Pentru salvarea noului nume apăsaţi tasta ENTER.
Atenţie! Dacă interogările, formularele, rapoartele, expresiile sau programele Visual Basic conţin
referiri la câmpul, numele căruia a fost modificat, este necesar de făcut corectările respective în
obiectele date.
Lichidarea câmpului din tabel în modul de proiectare.
2. Selectaţi unul sau câteva câmpuri care trebuie lichidate. Pentru selectarea unui câmp, efectuaţi un
clic pe butonul de selecţie al rândului câmpului. Pentru selectarea mai multor câmpuri, selectaţi
primul câmp şi glisaţi indicatorul şoricelului ţinând apăsată tasta stângă, pe butoanele de selecţie ale
câmpurilor necesare.
3. Tastaţi butonul DeleteRows (lichidarea rândurilor) din bara cu instrumente de lucru.
Lichidarea câmpului din tabel în modul foaie de date.
2.Tastaţi butonul de selecţie al câmpului care trebuie lichidat
3.În meniul Edit selectaţi comanda Delete Column
Remarcă: Referirile la câmpurile lichidate care se conţin în alte obiecte ale bazei de date este
necesar de lichidat de asemenea. De exemplu, dacă în raport se conţine
un element de control, legat cu câmpul lichidat, va fi imposibil de găsit datele, care se conţin în
acest câmp, la ecran se va afişa mesajul respectiv. Nu se admite lichidarea câmpurilor, care fac
parte din corelaţii. Mai întâi trebuie de lichidat corelaţiile.
Inserarea câmpurilor în modul de proiectare.
1.Deschideţi tabelul în modul de proiectare (Design View)
2.Pentru inserarea unui câmp în tabel, selectaţi rândul, în faţa căruia trebuie de adăugat noul câmp şi
tastaţi butonul InsertRows din bara cu instrumente. Pentru adăugarea câmpului la sfârşitul
tabelului, selectaţi prima linie vidă.
3.Selectaţi coloana FieldName şi introduceţi numele câmpului, respectând regulile pentru
identificatori ai Microsoft Acces.
4.În coloana DataType se poate de lăsat tipul de date predefinit (Text) sau de selectat tipul necesar
din lista propusă în celula coloanei DataType.
5.În coloana Description introduceţi descrierea datelor introduse în acest câmp. Textul descrierii se
afişează în linia de stare la introducerea datelor în câmp, de asemenea se include în descrierea
obiectului tabelului. Introducerea descrierii nu este obligatorie.
6.La necesitate atribuiţi valori proprietăţilor câmpului în formularul proprietăţilor din partea de jos a
ferestrei.
Remarcă: Dacă tabelul dat este corelat, inserarea câmpurilor noi în baza de date activă este
imposibilă. Dacă acest tabel este un tabel Microsoft Acces, pentru inserarea câmpurilor e necesar de
deschis baza de date sursă. Dacă tabelul legat este din altă aplicaţie, atunci inserarea câmpurilor se
face în fişierul sursă al aplicaţiei.
Modificarea tipului datelor câmpului
1.Dacă tabelul conţine date, atunci până la schimbarea tipului datelor este necesar de făcut o copie a
tabelului.
2.Deschideţi tabelul în modul de proiectare (Design View)
3.Selectaţi celula din coloana DataType a câmpului ce trebuie modificat, tastaţi butonul de
deschidere al listei tipurilor de date şi selectaţi tipul dorit.
4.În bara cu instrumente de lucru tastaţi butonul Save.
21
Avertisment! Dacă în rezultatul modificărilor datele vor fi pierdute, până la salvarea modificărilor
pe ecran se afişează mesajul despre erorile comise. Pentru anularea modificărilor tastaţi butonul
Can’t Undo. Pentru salvarea modificărilor şi continuarea lucrului tastaţi OK.
Remarcă: În tabele mari modificarea tipului datelor poate ocupa mult timp. Pentru anularea
modificărilor în timpul efectuării lor se apasă tastele CTRL+BREAK, pe urmă OK.
Copierea descrierii câmpului în modul de proiectare
2.Selectaţi unul sau mai multe câmpuri care trebuie copiate. Pentru selectarea unui câmp, efectuaţi
un clic pe butonul de selecţie al rândului câmpului. Pentru selectarea mai multor câmpuri, selectaţi
primul câmp şi glisaţi indicatorul şoricelului ţinând apăsată tasta stângă, pe butoanele de selecţie ale
câmpurilor necesare.
3.Tastaţi butonul Copy din bara cu instrumente de lucru, apoi selectaţi prima linie vidă.
4.Tastaţi butonul Insert din bara cu instrumente de lucru
5.Introduceţi numele nou pentru câmpul copiat
Remarcă: La executarea acestor acţiuni se copie descrierea câmpului, nu şi informaţia din el.
2.5. Definirea corelaţiilor dintre tabele în baza de date
După formarea diferitor tabele, care conţin date, ce se referă la diferite aspecte ale bazei de
date, elaboratorul trebuie să prevadă, în ce mod Microsoft Acces va lega aceste date la extragerea
lor din baza de date. Un prim pas în această privinţă este definirea corelaţiei între tabele. După
crearea corelaţiei este posibilă alcătuirea interogărilor, formularelor şi rapoartelor, în care se extrag
date din căteva tabele concomitent.
Cum acţionează corelaţia între tabele ?
De exemplu, datele din câmpurile a cinci tabele (“Colaboratori”, “Clienţi”, “Mărfuri”,
“Comenzi”, “S-a comandat”) trebuie să fie într-un anumit mod coordonate, deoarece ele conţin
informaţii despre aceeaşi comanda a clientului. Această coordonare se face prin stabilirea
corelaţiilor între tabele. Corelaţia între tabele stabileşte relaţiile între valorile coincidente (egale) ale
câmpurilor cheie primară, de obicei între câmpurile diferitor tabele, care au acelaşi nume. În
majoritatea cazurilor cu câmpul cheie primară al unui tabel, care este identificator universal al
fiecărei înregistrări, se leagă cheia externă al altui tabel. De exemplu, pentru coordonarea
informaţiei despre colaboratori şi despre comenzile primite de ei, trebuie de stabilit legătura prin
câmpurile “Codul colaboratorului” din două tabele.
Relaţia “unul-la-multe”
Corelaţia în relaţia “unul-la-multe” este cel mai utilizat tip de corelaţii între tabele. În această
corelaţie fiecărei înregistrări din tabelul A îi corespund câteva înregistrări din tabelul B, iar o
înregistrare din tabelul B nu poate avea mai mult de o înregistrare corespondentă în tabelul A.
Relaţia “multe-la-multe”
În acest tip de corelare unei înregistrări din tabelul A îi pot corespunde câteva înregistrări din
tabelul B, iar unei înregistrări din tabelul B – câteva înregistrări din tabelul A. Această schemă se
realizează numai cu ajutorul unui al treilea tabel (de legătură), cheia primară al căruia constă cel
puţin din două câmpuri, care sunt chei externe în tabelele A şi B. De exemplu, între tabelele
“Comenzi” şi “Mărfuri” există o relaţie “multe-la-multe”, care se defineşte prin crearea
legăturilor de tipul “unul-la-multe” pentru tabelul “S-a comandat”.
Relaţia “unul-la-unul”
În relaţia “unul-la-unul” o înregistrare din tabelul A poate avea nu mai mult de o înregistrare
corelată în tabelul B şi invers. Relaţia “unul-la-unul” se utilizează pentru împărţirea tabelelor foarte
mari, pentru despărţirea unei părţi a tabelului pentru protejarea informaţiei, deasemenea pentru
păstrarea informaţiei, care se referă la o submulţime de înregistrări în tabelul principal. De exemplu,
un aşa tip de corelaţie între tabele se potriveşte pentru păstrarea informaţiei despre participarea
colaboratorilor la întrecerile sportive.
Definirea legăturilor între tabele
22
Pentru a defini corelaţia între tabele, trebuie de adăugat tabelele în fereastra RelationsChips şi de
transferat cu ajutorul şoricelului câmpul cheie primară dintr-un tabel în celălalt tabel. Tipul
corelaţiei formate depinde de câmpurile, pentru care se defineşte corelaţia.
Corelaţia “unul-la-multe” se formează în cazul, când unul din câmpuri este cheie primară sau are un
index unic;
Corelaţia “unul-la-unul” se formează în cazul, când ambele câmpuri corelate sunt cheie primară sau
au indexe unici,
Corelaţia “multe la multe” de fapt este o legătură dublă a corelaţiei “unul la-multe” prin al treilea
tabel, cheia primară al căruia constă cel puţin din două câmpuri, care sunt câmpuri cu chei externe
în cele două tabele.
Remarcă: În caz că se transferă cu ajutorul şoricelului câmpul, care nu este cheie primară sau nu
are un index unic pe alt câmp, care de asemenea nu este cheie primară şi nu are index unic, se
creează o corelaţie nedefinită. În interogările, care conţin tabele cu corelaţii nedefinite Microsoft
Acces implicit formează o linie de unire între tabele, dar condiţia de integritate a datelor nu se
respectă şi nu există garanţia unicităţii înregistrărilor în orice tabel.
Definirea corelaţiei între tabele
Închideţi toate tabelele deschise. Crearea sau modificarea corelaţiei între tabelele deschise este
interzisă.
Deplasaţi-va în fereastra bazei de date. Pentru a vă deplasa în ea din alte ferestre, tastaţi F11.
Tastaţi butonul Relationships din bara cu instrumente de lucru.
Dacă în baza de date nu sunt definite nici un fel de corelaţii, pe ecran automat se deschide fereastra
Add Table. Dacă această fereastră nu este deschisă, tastaţi butonul Add Table din bara cu
instrumente de lucru. Dacă tabelele necesare sunt deja afişate pe ecran, treceţi la pasul 6.
Executaţi dublu clic pe numele tabelelor, pentru care se definesc corelaţiile. Închideţi fereastra Add
Table.
Pentru corelarea câmpurilor selectaţi câmpul dintr-un tabel şi transferaţi-l pe câmpul corespunzător
dintr-al doilea tabel.
Pentru corelarea mai multor câmpuri, transferaţi-le utilizând tasta CTRL.
În majoritatea cazurilor se corelează câmpurile cheie primară dintr-un tabel (prezentat cu un stil
îngroşat) cu câmpul corespunzător lui (deseori cu acelaşi nume) care se numeşte câmp cu cheie
externă din al doilea tabel. Câmpurile corelate pot să aibă şi nume diferite, însă trebuie să aibă
acelaşi tip de date (această regulă admite două excepţii) şi să aibă conţinutul de acelaşi tip. În afară
de aceasta, câmpurile corelate de tip numeric trebuie sa aibă aceeaşi valoare a proprietăţii FieldSize.
Există două excepţii: câmpul contor poate fi corelat cu un câmp numeric, dacă în câmpul numeric la
proprietatea Field Size se dă valoarea Long Integer; de asemenea câmpul de tip contor se poate de
corelat cu un câmp de tip numeric dacă pentru ambele câmpuri la proprietatea Field Size se dă
proprietatea ReplicationID
7. În fereastra de dialog Relationships, expus pe ecran, controlaţi numele câmpurilor, expuse în
două coloane. În caz de necisitate, faceţi modificari. Stabiliţi la necisitate parametrii corelaţiei.
8. Pentru crearea corelaţiei tastaţi buonul Create.
9. Pentru fiecare perche de tabele, care trebuiesc corelate, îndepliniţi paşii 5-8.
La închiderea ferestrei cu schema, la ecran apare mesajul cu întrebarea, dacă machetul corelaţiei
trebuie salvat. Indiferent de răspuns, corelaţiile vor fi păstrate.
Remarcă. Dacă este necesar de vizualizat toate legăturile definite în baza de date, apăsaţi butonul
Show All din bara cu instrumente. Pentru vizualizarea legăturilor unui tabel concret, selectaţi
tabelul şi tastaţi butonul Show Direct din bara cu instrumente.
Dacă este necesar de introdus modificări în structura tabelului faceţi un clic cu butonul drept al
şoricelului pe tabel şi selecteţi comanda Table Wizard.
Se admite stabilirea corelaţiei nu numai pentru tabele, dar şi pentru interogări, însă pentru interogări
integritatea datelor nu este obligatorie.
23
Pentru corelarea tabelului cu el însuşi sau pentru corelarea unui câmp al tabelului cu alt câmp al
aceluiaşi tabel trebuie de afişat tabelul de două ori. Această situaţie apare la definirea unui câmp cu
substituirea valorilor din acelaşi tabel.
Afişarea ferestrei Relationships
Activaţi fereastra bazei de date. Pantru activarea ferestrei bazei de date din alte ferestre tastaţi F11.
Tastaţi butonul Relationships din bara cu instrumente de lucru. Pe ecran se afişează fereastra cu
corelaţiile datelor. Dacă machetul corelaţiilor a fost anterior salvat, atunci el se va afişa pe ecran. În
caz contrar apare caseta de dialog Add Table( Adăugarea tabelelor), în care este necesar de selectat
tabelele sau interogările care vor fi incluse în corelaţie.
Vizualizarea corelaţiilor existente.
Activaţi fereastra bazei de date. La necesitate tastaţi F11.
Pentru vizualizarea tuturor corelaţiilor alcătuite în baza de date, tastaţi butonul Show All.
Pentru vizualizarea corelaţiilor formate pentru un anumit tabel, selectaţi tabelul şi tastaţi butonul
Show Direct din bara cu instrumente de lucru.
Remarcă: Dacă în ferestra corelaţiilor deja sunt afişate corelaţiile tabelului indicat, apăsarea
butonului Show Direct nu va avea nici un efect. La apăsarea acestui buton, în fereasră se adaugă
numai tabelele care sunt corelata cu tabelul dat. Dacă este necesar de vizualizat o corelaţie concretă,
atunci pentru eliminarea tuturor tabelelor din fereastra cu schema corelaţiilor tastaţi butonul Clear
Layout (Curăţirea machetului) din bara cu instrumente de lucru (în acest caz tabelele şi corelaţiile
nu sunt lichidate ci numai vor dispare din ferastra). Adăugaţi tabelul în fereastra schemei
corelaţiilor şi tastaţi butonul Show Direct. Pentru adăugarea tabelului tastaţi butonul Add Table,
selectaţi tabelul, faceţi un dublu clic şi închideţi fereastra Add Table, tastând Close.
Modificarea corelaţiei existente.
Închideţi tabelele deschise. Modificarea corelaţiilor este imposibilă când tabelele sunt deschise
Activaţi fereastra bazei de date, tastând F11.
Dacă tabelele, corelaţiile dintre care trebuie modificate, nu sunt afişate pe ecran, tastaţi butonul
Add Table din bara cu instrumente de lucru, apoi selectaţi numele fiecărui tabel necesar şi efectuaţi
pe el dublu clic.
Plasaţi indicatorul şoricelului pe linia de corelaţie care trebuie modificată şi efectuaţi un dublu clic.
Modificaţi parametrii corelaţiei.
Lichidarea corelaţiei
Închideţi tabelele deschise. Lichidarea corelaţiilor când tabelele sunt deschise este imposibilă.
Activaţi fereastra bazei de date, tastând F11.
Dacă tabelele, corelaţiile dintre care trebuie lichidate nu sunt afişate pe ecran, tastaţi butonul Add
Table din bara cu instrumente de lucru, apoi selectaţi numele fiecărui tabel necesar şi efectuaţi pe el
dublu clic.
Selectaţi linia corelaţiei care trebuie lichidată (cu un clic) şi tastaţi butonul Delete.
Ce reprezintă integritatea datelor.
Integritatea datelor reprezintă un sistem de reguli, utilizate în Microsoft Acces pentru menţinera
legăturii între înregistrările tabelelelor corelate, de asemenea exclude posibilitatea lichidării sau
modificprii accidentale a datelor corelate. Se poate stabili integritatea datelor, dacă se satisfac
următoarele condiţii:
- Câmpul corelat al tabelului principal este câmp cheie sau are un index unic.
Câmpurile corelate au acelaşi tip de date. Aici există două excepţii. Câmpul contor poate fi corelat
cu un câmp numeric, dacă la ultimul proprietatea Field Size are valoarea Long Integer. De
asemenea un câmp de tip contor poate fi corelat cu un câmp numeric, dacă la ambele câmpuri
proprietatea Field Size are valoarea Replication ID.
Ambele tabele aparţin aceleiaşi baze de date. Dacă tabelele sunt corelate, ele trebuie să fie tabele
Microsoft Acces. Pentru stabilirea integrităţii datelor baza de date în care se află tabelele trebuie să
24
fie deschisă. Pentru tabelele corelate din baze de date de alte formate, stabilirea integrităţii datelor
este imposibilă.
Stabilind integritatea datelor este necesar de respectat următoarele reguli:
Este imposibil de introdus o valoare în câmpul cu cheie externă al unui tabel corelat, care nu se
conţine în câmpul cheie al tabelului principal. Însă în câmpurile cheie externă pot fi introduse valori
nule, care indică faptul că înregistrările nu-s corelate. De exemplu, nu poate fi salvată înregistrarea,
care conţine comanda, făcută de un client inexistent, însă poate fi alcătuită înregistrarea pentru
comanda, nereferită nici unui client, dacă se va întroduce o valoare nulă în câmpul “Codul
clientului”
Este inadmisibilă lichidarea înregistrării din tabelul principal, dacă există înregistrări corelate cu ea
în tabelele subordonatoare. De exemplu nu se admite excluderea înregistrării din tabelul
“Colaboratori”, dacă în tabelul”Comenzi” sînt comenzi, care se referă la colaboratorul dat.
Este inadmisibilă schimbarea valorii câmpului cheie, în tabelul principal, dacă există înregistrări,
corelate cu el. De exemplu nu se poate modifica codul colaboratorului în tabelul “Colaboratori”,
dacă în tabelul “Comenzi” există comenzi, care se referă la acest colaborator.
Pentru atribuirea acestor reguli la o corelaţie, la formarea ei trebuie de validat caseta Enforce
Referential Integrity (Asigurarea integrităţii datelor). Dacă caseta dată este validată (în ea este
afişat indicatorul), orice încercare de executare a unei acţiuni, ce încalcă una din regulele expuse
mai sus, duce la apariţia pe ecran a unui mesaj de prevenire, iar acţiunea respectivă nu se
îndeplineşte.
Pentru a face posibilă modificarea sau lichidărea înregistrărilor corelate, păstrând în acelaş timp
integritatea datelor este necesar de validat Cascade Update Related Fields (Actualizarea în
cascadă a câmpurilor coreltate) şi Cascsde Delete Related Fields (Lichidarea în cascadă a
câmpurilor corelate). Dacă este validată Cascade Update Fieldes, modificarea valorii câmpului
cheie în tabelul principal, automat se modifică şi valorile respective în înregistrările corelate. De
exemplu, dacă la definirea corelaţiei a fost validată această proprietate, la modificarea codului
clientului în tabelul “Clienti” automat se va actualiza câmpul “Codul clientului” în toate
înregistrările tabelului “Comenzi” pentru comenzile fiecărui client, deaceia integritatea datelor nu
va fi afectată. Microsoft Access execută actualizarea datelor fără vre-un mesaj de avertizare. Dacă
este validată Cascade Delete Related Fields, atunci la lichidarea înregistrării din tabelul principal,
se lichidează şi înregistrările corelate din tabelul subordonat. De exemplu la excluderea din tabelul
“Clienţi” a înregistrării unui client concret, se vor exclude automat toate înregistrările corelate din
tabelul “Comenzi”, deasemenea înregistrările din tabelul “S-a comandat”, corelate cu tabelul
“Comenzi”.
În acest caz, MicrosoftAccess afişează un mesaj de avertizare despre posibilitatea lichidării
înregistrărilor corelate.
1. Ce reprezintă un tabel MS ACCES?
2. Ce este un câmp?
3. Ce este o înregistrare?
4. Cum se crează un tabel cu ajutorul asistentului?
5. Cum se crează un tabel în modul de protector?
6. De descris formarea tabelului prin întroducerea datelor.
7. Ce este un câmp cu cheie primară?
8. Cum se formează şi se modifică un câmp cu cheie primară?
9. Numiţi tipurile câmpurilor cheie primară.
10. Numiţi proprietăţile de bază ale câmpurilor cheie primară.
11. Ce tipuri de date se utilizează în câmpurile tabelelor?
12. Ce este un tip de date Text? Prin ce se deosebeşte de tipul de date Memo?
13. Enumăraţi formatele datelor numerice.
25
14. Cum se atribuie şi cum se modifică tipul de date?
15. Ce reprezintă proprietăţile câmpului?
16. Cum se exclude întroducerea datelor ce se repetă şi a datelor nule?
17. Cum se atribuie proprităţile câmpului?
18. Pentru ce servesc proprietăţile Validation Rule şi Validation Text?
19. Pentru ce serveşte proprietatea Input Mask?.
20. Lămuriţi sensul proprietăţii Required.
21. Cum se schimbă numele câmpului? (două metode)
22. Cum se înserează un câmp în tabel?
23. Cum se exclude un câmp din tabel? (două metode)
24. Din ce constă fereastra structurii tabelului?
25. Cum acţionează corelaţia între tabele?
26. Ce este o corelaţie “unul-la-multe”?
27. Ce este o corelaţie “unul-la-unul”?
28. De ce depinde tipul corelaţiei între tabele?
29. Cum se formează o corelaţie între tabele?
30. Care sunt componentele ferestrei RelationsChips?
31. Cum se vizualizează corelaţiile între tabele?
32. Cum se modifică corelaţiile existente?
33. Cum se lichidează corelaţiile existente?
34. Ce reprezintă integritatea datelor?
35. În ce constă regimul de actualizare în cascadă a datelor?
36. În ce constă regimul de lichidare în cascadă a datelor?
37. Cum se realizează importul datelor în MS ACCES?
38. Câte moduri de lucru cu tabelele cunoaşteţi?
26
Tema 3 : Lucrul cu datele în tabel.
3.1. Adăugarea şi editarea înregistrărilor în tabel.
Cu orice tabel în baza de date se poate lucra în două moduri : modul proiectare şi modul foaie de
date. Datele în tabel se adaugă în regimul foaie de date, care afişează datele în formă de linii şi
coloane, analog cu un tabel electronic. Pentru a acţiona modul foaie de date în meniul View
selectăm comanda Datasheet, sau tastăm butonul corespunzător din bara cu instrumente de lucru.
Microsoft Acces va afişa datele în modul foaie de date, destinat adăugării şi editării înregistrărilor.
Întroducerea datelor se începe cu primul câmp al primei înregistrări. La introducerea primei
înregistrări atrageţi atenţia la faptul, că Microsoft Acces afişează un buton cu un creion în stânga
înregistrării în cazul, în care se introduc schimbări în înregistrare, care încă n-au fost salvate. Pentru
indicarea înregistrării curente Microsoft Acces utilizează o săgeată. Asteriscul (steluţa) în stânga
înregistrării vide, indică o nouă înregistrare.
Pentru deplasarea de la câmp la câmp înainte sau înapoi e comod de utilizat tastele TAB şi
SHIFT+TAB corespunzător.
Tasta F2 permite de a activa sau a dezactiva modul de editare al conţinutului câmpului.
Editarea textelor şi a datelor cu ajutorul tastaturii.
Remarcă:Dacă cursorul e invizibil,tastaţi F2 pentru a-l afişa.
Deplasarea cursorului în câmp Tastele
Cu un caracter la dreapta → săgeata la dreapta
Cu un cuvînt la dreapta CTRL+→
Cu un caracter la stânga ← săgeata la stânga
Cu un cuvînt la stânga CTRL+←
La sfârşitul câmpului, ce conţine un rând END
La sfârşitul câmpului, ce conţine mai multe rânduri CTRL+END
La începutul câmpului, ce conţine un rând HOME
La începutul câmpului, ce conţine mai multe rânduri CTRL+HOME
Copierea, mutarea şi ştergerea textului Tastele

Copierea textului selectat în Clipboard (memoria tampon) CTRL+C
Tăierea textului selectat în Clipboard CTRL+X
Inserarea conţinutului memoriei tampon în poziţia CTRL+V
cursorului
Ştergerea textului selectat sau a caracterului din stânga BACKSPACE
cursorului
Ştergerea textului selectat sau a caracterului din dreapta DEL
cursorului
Anularea acţiunii, utilizând tastele funcţionale se face tastând CTRL+Z sau ALT+BACKSPACE.
Modificarea câmpului activ sau a înregistrării active : dacă au fost modificate şi câmpul, şi
înregistrarea, atunci prima apăsare a tastei ESC anulează modificarea din câmpul activ, iar a doua
apăsare anulează modificările din înregistrarea curentă.
27
Introducerea datelor în modul foaie de date Tastele
Inserează data calendaristică curentă CTRL+ ;
Inseresză ora curentă CTRL+ :
Inserează valoarea predefinită CTRL+ALT+lacună
Inserează valoarea din acelaşi câmp al înregistrării CTRL+’(apostrof)
precedente
Adaugă o înregistrare nouă CTRL++(plus)
Şterge înregistrarea curentă CTRL+-(minus)
Salvează toate modificările din înregistrarea curentă SHIFT+ENTER
Inserează un rând nou CTRL+ENTER
Înnoirea datelor în câmpuri
Recalcularea câmpurilor în fereastra activă F9
Înnoirea tabelelor bazei SHIFT+9
Adăugarea datelor noi în modul foaie de date sau formular

1. Deschideţi tabelul în modul foaie de date sau formularul în modul formular.
2. Tastaţi butonul New Record ( înregistrare nouă ) din bara cu instrumente.
3. Introduceţi datele şi apasaţi tasta TAB pentru a trece la câmpul următor.
4. La sfârşitul înregistrării apăsaţi TAB pentru a trece la următoarea înregistrare.
Schimbarea datelor în câmp
1. Deschideţi tabelul în modul foaie de date sau formularul în modul formular.
2. Pentru schimbarea datelor în interiorul câmpului, stabiliţi indicatorul în orice loc în interiorul
câmpului şi executaţi un clic. Pentru selectarea câmpului integral în modul foaie de date,
stabiliţi indicatorul în colţul stîng al câmpului. Când indicatorul se transformă într-o cruciuliţă
albă, efectuaţi un clic.
3. Introduceţi textul de la tastatură.
Remarcă. Dacă la introducerea textului aţi comis o greşeală, tastaţi BACKSPACE. Pentru
anularea schimbărilor, introduse în câmpul activ, tastaţi ESC. Pentru anularea schimbărilor,
introduse în toată înregistrarea, iar tastaţi ESC până a părăsi câmpul activ.
- Microsoft Acces salvează schimbările în momentul trecerii la altă înregistrare.
Anularea schimbărilor la adăugarea sau editarea înregistrărilor
- Pentru anularea ultimelor schimbări nesalvate, tastaţi butonul Can’t Undo (Anulare) din bara cu
instrumente de lucru.
- Dacă schimbările, efectuate la înregistrarea curentă s-au salvat,sau s-a trecut la altă
înregistrare ,selectaţi din meniul Edit comanda Restore record (Restabilirea înregistrării)
Anularea schimbărilor devine imposibilă când se începe schimbarea următoarei înregistrări,
stabilirii sau anulării filtrului sau trecerea la altă fereastră.
Inserarea în câmp a valorii acestui câmp din înregistrarea precedentă
1. Deschideţi tabelul în modul foaie de date.
2. Selectaţi câmpul, în care trebuie inserată valoarea.
3. Tastaţi CTRL+’(apostrof).
Inserarea în câmp a unui rând nul , care indică lipsa datelor.
1.Deschideţi tabelul în modul foaie de date sau formularul în modul formular.
2.Întroduceţi ghilimele duble (“ “) în câmpul ,care trebuie să conţină un rând nul. Câmpul va
păstra o valoare nulă , necătând la faptul că simbolul ghilimelelor dispare la afişarea tabelului.
Dacă apare mesajul “Câmpul nu admite introducerea rândurilor nule” , schimbaţi pentru
acest câmp valoarea proprietăţii AllowZeroLenght .
Salvarea înregistrării .
Înregistrarea adăugată sau editată se salvează automat la mutarea cursorului la altă
înregistrare sau la închiderea tabelului sau a formularului .
28
Pentru salvarea datelor în înregistrare în timpul redactării , selectaţi în meniul Records
comanda Save record.
3.2. Influenţa tipului datelor câmpului şi a condiţiilor la valoarea datelor admisibile la
introducere.
La încercarea de ieşire din câmp după introducerea datelor Microsoft Acces controlează ,
dacă valorile introduse sunt admisibile pentru câmpul dat. Dacă valoarea nu este admisibilă ,apare
mesajul corespunzător.
Pentru a ieşi din câmp este necesar de a introduce valoarea corectă , sau de anulat
introducerea valorilor.
Valoarea câmpului poate fi inadmisibilă în următoarele cazuri:
- Valoarea e incompatibilă cu tipul câmpului (de exemplu în câmpurile numerice , textuale sau
dată calendaristică ). Dacă este introdusă o valoare, care nu corespunde tipului câmpului,
Microsoft Acces încearcă s-o transforme în tipul corect . Dar, unele date nu pot fi transformate
în date de alt tip. De exemplu, nu se pot păstra date de tip text în câmpuri de tip numeric .
- Datele încalcă condiţia, stabilită în proprietatea Validation Rule (regula de validare ) a
câmpului dat.
- În câmp este necesar de introdus date , dar s-a făcut încercarea de a-l lăsa vid .
- Actualizarea câmpului a fost anulată în macrosul, legat de evenimentul Before Update (până la
actualizare ), deoarece contravine condiţiei impuse.
Datele se verifică de asemenea la ieşirea din înregistrare .Până la salvarea înregistrării Microsoft
Acces controlează condiţiile, impuse în proprietatea Validation Rule (regulă de validare) a
înregistrării. În afară de aceasta, dacă tabelul, în care se introduc schimbări , are cheie primară sau
index , se controlează dacă înregistrarea actualizată nu conţine în acest câmp sau câmpuri valori
egale în alte înregistrări .Dacă înregistrarea nu poate fi salvată , introduceţi corectările necesare sau
tastaţi butonul Can’t Undo (anulare) pentru anularea corectărilor din înregistrare.
Rezolvarea problemelor apărute la modificarea datelor în câmp
În modul foaie de date, în formulare sau alte obiecte există câteva tipuri de date care nu
admit modificări . Următoarele câmpuri afişează valorile la fel ca câmpurile obişnuite, însă la
încercarea de a introduce valori în ele , nu se schimbă nimic:
Contoare (Autonumber) . Dacă câmpul este de tipul contor (Autonumber) , Microsoft
Acces automat introduce în acest câmp al fiecării înregistrări adăugate următorul număr de ordine
sau un număr aleator , care nu se repetă . Câmpurile de acest tip deseori se utilizeăză ca coduri ale
înregistrărilor sau câmpuri cheie . La adăugarea unei înregistrări noi în acest câmp se introduce
automat o valoare care nu poate fi schimbată.
Câmpuri calculate . În câmpurile calculate se afişează rezultatele calculelor, în care de
obicei se utilizează valorile altor câmpuri ale tabelelor . Acestea nu se păstrează în tabele . Valorile
câmpurilor calculate nu pot fi modificate .
Câmpuri blocate sau inaccesibile . Dacă pentru proprietatea Loked (blocare) a elementului
de dirijare în formular este dată valoarea YES (da) sau dacă pentru proprietatea Enable (acces) este
dată valoarea NO (nu) , conţinutul câmpului nu poate fi modificat .
Câmpurile înregistrării blocate . Dacă la lucrul în reţea înregistrarea este blocată de alt
utilizator , datele din această înregistrare nu pot fi modificate . La trecerea la o înregistrare blocată ,
în regiunea evidenţierii înregistrării se afişează un marcaj special
Câmpurile unui set static de înregistrări. Majoritatea cererilor returnează un set de
înregistrări , care admit modificări , însă unele cereri returnează seturi de date statice , care nu pot fi
modificate .
Câmpurile din formular, deschise numai pentru citire sau dintr-o bază de date blocată.
Dacă pentru proprietatea (Alow Edits)-( admiterea modificării) a formularului este dată valoarea
NO (nu) , la fel dacă izvorul de date initial este deschis numai pentru citire sau este blocat de alt
utilizator , datele din formular nu pot fi modificate .
3.3 Alcătuirea în tabel a unui câmp cu listă de substituire sau listă derulantă
29
Asistentul de substituire ( Lookup Vizard ) permite de format un câmp , în care se expune o
listă de valori de unul din următoarele tipuri , fapt ce uşurează introducerea datelor .
Lista de substituire, în care se expun valorile dintr-un tabel existent sau raport .
Lista de valori constante , care se introduc la formarea câmpului .
Cel mai răspîndit tip de listă este lista cu valori dintr-un tabel de referinţă . Lista cu valori
constante arată în acelaşi mod ca şi lista cu substituiri , însă această listă conţine un set constant de
valori , care se introduc la formarea listei . Lista de valori constante se utilizează pentru
introducerea în câmp a valorilor care nu necesită păstrarea în tabele şi care nu presupun un diapazon
mare de valori . De exemplu e comod de format pentru câmpul “Adresare” o lista de valori de tipul
“Mrs” , “Mr” sau “Ms” .
Valoarea selectată din listă se introduce în înregistrare fără formarea relaţiei cu tabelul. Dacă
careva din valorile din listă vor fi modificate , aceasta nu va schimba valorile din câmpurile
introduse anterior . Alcătuirea câmpurilor cu liste de substiuire sau liste derulante este posibilă atît în
modul foaie de date cât şi în modul Proiectare. Dar, dacă câmpul care va fi utilizat ca cheie externă
pentru câmpul de substituire deja exista, este necesar de deschis tabelul ce conţine acest câmp în
modul proiectare de definit câmpul de substuire. De exemplu dacă avem tabelul “Mărfuri”, unde
este definit câmpul “Codfurnizor” şi este necesar de a-l transforma în câmp de substituire, în care se
vor introduce denumirea furnizorilor din tabelul ”Furnizori”, este necesar de deschis tabelul
“Mărfuri” în modul proiectare şi de transformat câmpul “Codfurnizor“ în câmp de substituire.
Formarea câmpului cu lista de substituire din tabelul de referinţă în regimul de proiectare
1.Deschideţi tabelul în modul de proiectare.
2.Îndepliniţi una din următoarele acţiuni:
Pentru inserarea câmpului selectaţi rândul, de asupra căruia el trebuie inserat şi în bara cu
instrumente tastaţi Insert Rows(inserarea rândurilor). Pentru adăugarea câmpului la sfârşitul
tabelului selectaţi prima linie vidă. În coloana Field Name (eticheta câmpului ) introduceţi eticheta,
respectând regulile Microsoft Accesului.
Dacă câmpul , care va fi utilizat ca cheie externă pentru câmpul de substituire deja există,
trebuie introdusă linia acestui câmp. De exemplu dacă aveţi tabelul “Mărfuri”,în care există deja
câmpul “Codfurnizor”, şi e necesar de-l transformat în câmp de substituire, în care se vor introduce
denumirile furnizorilor din tabelul “Furnizori”, este necesar de deschis tabelul ”Mărfuri” în modul
proiectare şi de transformat câmpul ”Codfurnizor” în câmp de substituire, e necesar de selectat linia
câmpului ”Codfurnizor”.
3.În coloana Data Type (tipul de date) selectaţi opţiunea Lookup Wizard (Asistentul de
substituire).
4.Selectaţi parametrul, care identifică câmpul necesar de valori din tabel sau iterogare (cerere).
5.Tastaţi Next (următorul) şi urmaţi insrucţiunele propuse de Lookup Wizard.
După apăsarea tastei Finish se creează un câmp de substituire şi se atribuie unele proprietăţi
câmpului în conformitate cu parametrii selectaţi în ferestrele asistentului de substituţii. Dacă lista de
substituire a câmpului se adaugă în formular, atunci acolo se copie definirea ei. Astfel nu va fi
necesară crearea câmpurilor cu liste şi a listelor de substituire pentru formulare. Dar dacă după
adăugarea descrierii câmpurilor cu liste derulante sau de substituire câmpul a fost modificat, în
formular aceste modificări nu apar. Pentru a corecta formularul, ştergeţi din formular câmpul
respectiv şi copiaţi-l din nou.
Remarca: Este admisă de asemenea formarea în tabel a unui câmp cu listă de substituire cu referire
la alt câmp din acelaşi tabel.
Proprietăţile, utilizate pentru formarea sau modificarea listelor şi a câmpurilor cu liste
La formarea listei sau a câmpului cu listă cu ajutorul asistentului valorile unor proprietăţi a
elementului de dirijare se atribuie automat. În afară de aceasta, utilizatorul are posibilitatea să
formeze elementul de dirijare fără ajutorul asistentului şi de sine stătător să atribuie valori
proprietăţilor sau să formeze elementul de dirijare cu ajutorul asistentului şi pe urmă să modifice
proprietăţile.
30
Remarcă. La formarea sau modificarea în lista asociată sau în câmpul asociat cu lista, valorile
majorităţii proprietăţilor enumerate mai jos pot fi atribuite în modul de proiectare al tabelului, şi nu
în fereastra proprietăţilor elementului de dirijare. Aceasta permite de atribuit proprietăţile o singură
dată. În continuare la adăugarea în formular a câmpului, la care este asociată o listă sau a unui câmp
cu lista, automat se va forma un element de dirijare, care va moşteni proprietăţile indicate.
31
Proprietatea Descrierea
Row Source Type Se utilizează împreună cu proprietatea Row Source. Această
(tipul surselor proprietate defineşte tipul sursei rândurilor (tabel / interogare,
rândurilor) lista valorilor, lista câmpurilor sau funcţia Visual Basic), iar
proprietatea Row Source (sursa rândurilor) – este de fapt sursa
rândurilor.
Row Source Conţine eticheta tabelului, interogării sau instrucţiunii SQL,
(sursa rândurilor) dacă proprietatea Row Type Source are valoarea Table /
Query. Conţine elementele listei, despărţite prin punct şi
virgulă, dacă proprietatea Row Source Type are valoarea Value
List (lista valorilor). Conţine eticheta tabelei sau a interogării
dacă proprietatea Row Source Type are valoarea Field List.
Rămâne vidă dacă valoarea proprietăţii Row Source Type este
un nume de funcţie.
Bound Column Pentru o listă asociată sau un câmp cu listă din câteva coloane
Coloană asociată indică, care din coloane este asociată la câmpul de bază, indicat
în proprietatea Control Source (Date). Datele din această
coloană se păstrează în câmp la alegerea liniei din list
câmpurilor. Aceste date se pot deosebi de datele afişate în listă,
dacă vom face coloana ascunsă.
Column Count Indică numărul coloanelor în listă sau în câmpul cu lista.
Numărul
coloanelor
Column Widths Determină lăţimea fiecărei coloane. Drept separator serveşte
Lăţimea coloanelor caracterul punct şi virgulă. Pentru a ascunde coloana trebuie
introdusă valoarea 0. Pentru a defini valoarea standard a
coloanei (2.5 cm sau 1, în dependenţă de parametrii Windows),
trebuie de introdus caracterul punct şi virgulă, fără a indica
valori. Pentru câmpul cu listă în câmp se afişează prima coloană
vizibilă a listei. Tipul datelor, introduse în câmpul cu listă,
trebuie să coincidă cu tipul datelor a primei coloane vizibile sau
să fie analogic cu el.
Column Heads Defineşte utilizarea numelui câmpului din sursa iniţială pentru
Denumirea câmpul cu listă sau a listei în calitate de denumire a coloanelor
coloanelor în listă. În câmpul cu listă antetele apar numai atunci, când lista
este deschisă.
List Width Defineşte lăţimea listei în câmpul cu listă.
Lăţimea listei
List Rows Defineşte numărul maximal de rânduri, afişate în lista
Numărul de câmpului cu lista.
rânduri a listei
Limit to List Defineşte posibilitatea introducerii în câmpul cu listă a oricărui
Limită a listei text sau a textului care corespunde unei valori din listă. Pentru
adăugarea valorii noi introduse în câmp este necesar de atribuit
valorii pentru proprietatea dată valoarea No (Nu) şi de definit
procedura de prelucrare pentru proprietatea OnNotInList (lipsa
din listă).
OnNotInList Această proprietate se utilizează pentru adăugarea automată în
Lipsa din listă listă a valorilor noi.
Not In List Această proprietate este inaccesibilă opţiunii Lookup
(substituire) în modul de proiectare.
Auto Expand Defineşte adăugarea automată a caracterelor, introduse într-un
Autosubstituire câmp cu listă, până la valoarea cea mai apropiată. Această
32
Alcătuirea unui câmp, completat cu valori din tabelul asociat în modul foaie de date
2.Pentru inserarea unui câmp de substituire selectaţi o celulă în coloană, în stânga căreia trebuie de
inserat câmpul şi selectaţi în meniul Insert comanda LookupColumn
3.În prima casetă de dialog a asistentulide substituire selectaţi opţiunea, care indică câmpul de
substituire necesar pentru valorile din tabel sau interogare
4.Tastaţi butonul Next şi urmaţi instrucţiunile asistentului
După terminarea activităţii asistentului în tabel va fi adaugat un câmp de substituire. Implicit
câmpului de substituire i se atribuie numele Field#, unde # este un număr. La dorinţă acest nume poate
fi modificat.
Remarcă:La utilizarea asistentului de substituirepentru alcătuirea listei de substituire, unele
proprietăţi ale câmpului se atribuie pe baza parametrilor, selectaţi de utilizator în casetele de dialog
ale asistentului de substituire. Dacă câmpul cu listă de substituire se adaugă în formular, atunci
acolo se copie definirea lui. Astfel, nu va mai fi necesar de alcătuit liste de substituire sau valori
pentru formular. Însă, dacă după adăugarea în formular a definirii câmpurilor cu liste desubstituie
sau de valori ele au fost modificate, atunci în formular aceste modificări nu se reflectă. Pentru a
corecta formularul, excudeţi câmpul şi copiaţi-l din nou în formular. Pentru obţinerea informaţiilor
adăugătoare despre proprietăţile, atribuite de asistentul de substituire, tastaţi tasta. Este posibilă
formarea în tabel aunui câmp de substituire cu referire la alt câmp din acelaşi tabel.
Alcătuirea unui câmp cu listă de valori în modul de proiectare
1.Deschideţi tabelul în modul de proiectare.
2.Pentru inserarea câmpului selectaţi linia, deasupra căreia este necesar de a-l amplasa,şi pe bara cu
instrumente de lucru tastaţi tasta InsertRow(inserarea rândului).
Pentru adăugarea câmpului la sfârşitul tabelei selectaţi primul rând gol.
3.În coloana Field Name (Eticheta câmpului) întroduceţi numele câmpului, respectând regulile de
formare a etichetelor obiectelor Microsoft Acces.
4.În coloana Data type (Tipuri de date) utilizând săgeata selectaţi Look up Wizard (Asistentul de
Substituire).
5.În caseta de dialog a asistentului selectaţi parametrul, care indică tipul necesar de valori.
6.Tastaţi Next (mai departe) şi respectaţi instrucţiunile, propuse de asistentul de substituire.
Remarcă. La utilizarea asistentului de substituire pentru alcătuirea listei de substituire, unele
corecta formularul, excudeţi câmpul şi copiaţi-l din nou în formular. Este posibilă formarea în tabel
a unui câmp de substituire cu referire la alt câmp din acelaşi tabel.
Alcătuirea unui câmp de valori în modul foaie de date
1.Deschideţi tabelul în modul foaie de date.
2.Pentru inserarea unui câmp de substituire în tabel selectaţi celula în coloană, în stânga căruia
trebuie de inserat câmpul, selectaţi în meniul Insert comanda LookUpColumn.
3.În prima căsuţă de dialog a asistentului de substituire selectaţi parametrul, care indică câmpul
necesar de substituire pentru valorile din tabel sau interogare.
4.Tastaţi butonul Next şi urmaţi instrucţiunile propuse de asistentul de substituire.
După terminarea lucrului asistentului în tabel va fi adăugat un câmp de substituire.
Implicit câmpului de substituire i se atribuie eticheta Field #,unde # este un număr.
Remarcă. La utilizarea asistentului de substituirepentru alcătuirea listei de substituire, unele
33
corecta formularul, excudeţi câmpul şi copiaţi-l din nou în formular. Pentru obţinerea informaţiilor
adăugătoare despre proprietăţile, atribuite de asistentul de substituire, tastaţi tasta. Este posibilă
formarea în tabel aunui câmp de substituire cu referire la alt câmp din acelaşi tabel.
1.În ce cazuri MS ACCES afişează creion,asterisc şi săgeată în stânga înregistrării?
2.Cum se face trecerea de la câmp la câmp în înregistrare?
3.Ce trebuie de făcut pentru a schimba ordinea câmpurilor în înregistrare?
4.Care acţiuni sunt necesare pentru eliminarea câmpului din tabel?
5.Cum se inserează primul câmp în tabel?
6.Cum se schimbă lăţimea coloanei în tabel?
7.Cum se schimbă înălţimea liniei în tabel?
8.Cum se schimbă ordinea coloanelor?
9.Cum se modifică datele în câmp?
10.Care taste se utilizează la inserarea în câmp a valorii acestui câmp din înregistrarea precedentă,
valoarea implicită?
11.Cum se adaugă date noi în modul foaie de date?
12.Cum se trece din modul foaie de date în modul de proiectare şi invers?
13.Cum se copie un tabel într-o BD deschisă,altă BD?
14.Cum se redenumeşte tabelul?
15.Cum se lichidează tabelul?
Tema4. Interogări. Crearea interogărilor
4.1. Interogările şi utilizarea lor

Interogarea – este un obiect al Microsoft Access, cu ajutorul căruia din baza de date se
extrag înregistrări, care corespund condiţiilor indicate. Interogarea ne permite de a primi informaţie-
răspuns la aşa întrebări ca “Care beneficiari au înaintat comenzi în luna trecută ?” sau “Câtă marfă
este la fiecare categorie de mărfuri ?”.
34
Cu ajutorul interogărilor se poate de vizualizat, analizat şi modificat datele din câteva tabele.
De asemenea ele se utilizează în calitate de sursă de date pentru formulare şi rapoarte. Pentru a crea
o interogare este necesar de inclus tabelele şi câmpurile necesare în fereastra interogării .
Fereastra interogării – este prezentarea grafică a interogării conform exemplului model
(Query By Example, QBE). Datorită realizării grafice a acestui instrument dirijarea ( copierea,
transferarea, selectarea elementelor tabelei şi a..) obiectelor poate fi efectuată cu ajutorul şoricelului.
În partea de sus a ferestrei interogării este prezentată schema datelor din tabelele selectate cu
indicarea corelaţiilor şi numelor tuturor câmpurilor. În parte de jos a ferestrei interogării este plasat
blancul QBE, ce reprezintă grila unui oarecare tabel. Coloanele acestui tabel corespund
câmpurilor interogării create, iar numărul liniilor este variabil şi depinde de starea steguleţelor
“Numele tabelelor (Table name)” şi “Operaţii de grup (Totals)” din bara cu instrumente de lucru
sau meniul Vizualizare (View). În linia Câmp(Field) se indică numele coloanelor (câmpurilor)
interogării ce se alcătuieşte . În celula Numele tabelei (Table) apare numele tabelei, in care se
conţine câmpul introdus. În linia Sortare (Sort) se poate indica ordinea extragerii la ecran a
înregistrărilor ( în ordine crescătoare sau descrescătoare ). În câmpul Afişare (Show) se află
steguleţele – acceptând sau anulând steguleţul noi vom accepta sau anula afişarea datelor coloanei
la monitor. În câmpurile Criteriul selectării (Criteria) şi Sau (Or) se poate indica expresia logică sau
expresia condiţională , care permite alegerea numai a înregistrărilor, ce corespund criteriului dat.
4.2 . Crearea interogărilor de selectare şi utilizarea lor
Cel mai frecvent utilizate sunt interogările de selectare. Interogarea de selectare returnează
date din una sau mai multe tatabele, deasemenea şi rezultate, care pot fi modificate conform dorinţei
utilizatorului ( cu anumite restricţii). De asemenea se poate de folosit interogarea de selectare
pentru a grupa înregistrările, utilizate la calcularea sumelor, valorilor medii şi altor acţiuni.
Interogarea - selectarea – este un tabel rezultat compus din aceleaşi elemente de structură ca
şi tabelul obişnuit şi se crează din datele reale ale bazei de date. La crearea grilei interogării este
necesar de executat patru operaţii de bază :
Crearea interogării simple de selectare cu ajutorul asistentului.
Asistentul interogării simple de selectare se utilizează pentru crearea interogărilor de
selectare a datelor din câmpurile, definite în una sau mai multe tabele sau interogări. Cu ajutorul
asistentui se poate deasemenea de sumat, de numărat, de calculat valorile medii pentru toate
înregistrările sau a unor grupe de înregistrări determinate deasemenea de găsit în câmp valoarea
maximă sau minimă. Restabilirea înregistrărilor poate fi limitată indicând un criteriu de selectare .
1 În fereastra bazei de date treceţi la eticheta Query (Interogări) şi apăsaţi butonul New (Creare).
2 În fereastra de dialog New Query (Interogare nouă) selectaţi în fereastra asistentului Simple
QueryWizard (Cerere simplă).
3 Apăsaţi butonul OK .
4 Indicaţi numele tabelului sau interogării pe baza căreia creaţi interogarea , iar apoi selectaţi
câmpurile, datele din care trebuie să fie afişate.
5 Dacă este necesar, indicaţi tabela sau interogarea adăugătoare , apoi selectaţi din ele câmpurile
care vor fi întrebuinţate. Repetaţi acţiunile date până vor fi selectate toate câmpurile necesare.
6. Urmaţi indicaţiile din ferestrele de dialog ale asistentui. În ultima fereastră de dialog
utilizatorului i se propune vizualizarea interogării în modul de proiectare sau tabelă rezultat.
Dacă interogarea alcătuită nu corespunde cerinţelor, vă puteţi adresa asistentui sau puteţi
face modificări în interogare în modul de proiectare.
Crearea interogării de selectare fără utilizarea asistentului

1 În fereastra bazei de date treceţi la eticheta Query (Interogări) şi apăsaţi butonul Create (Creare) .
2 În fereastra de dialog NewQuery (Interogare nouă) selectaţi comanda Design (Proiectare) şi
apăsaţi butonul OK .
35
3 În fereastra de dialog AddTable (Adăugarea tabelei) treceţi la eticheta, ce include obiectele care
conţin datele necesare.
4 Pentru adăugarea obiectelor în interogare faceţi dublu clic cu butonul şoricelului pe numele
fiecăreia, şi apoi apăsaţi butonul Close (Închis) .
5 Dacă interogarea conţine câteva tabele sau interogări, asiguraţi-vă că ele sunt unite printr-o linie.
Pentru Microsoft Access aceasta înseamnă că aceste date sunt asociate. Dacă aceste linii nu sunt,
atunci creaţi-le .
Dacă aceste tabele sau interogări sunt asociate, atunci tipul asocierii poate fi modificat, influenţând
în aşa mod şi selectarea înregistrărilor în interogare.
6 Adăugaţi câmpurile în interogare, transferând numele lor cu ajutorul şoricelului din lista
câmpurilor în grila interogării .
7 Întroduceţi în interogare perfecţionările necesare : determinaţi condiţiile seletării, ordinea sortării,
creaţi câmpurile calculate (pentru calcularea sumei, valorii medii , recalculare şi alte acţiuni asupra
datelor ), sau modificaţi structura interogării .
8 Pentru salvarea interogării apăsaţi butonul Save (Salvaţi) din bara cu instrumente. Întroduceţi
numele, în corespundere cu prevederile despre numele obiectelor Microsoft Access, şi apăsaţi
butonul OK .
9 Pentru vizualizarea setului de rezultate ale interogării apăsaţi butonul View (Vizualizare ) din
bara cu instrumente şi selectaţi modul. DataSheet (foaie de date).
4.3. Crearea sau modificarea interogării
La elaborarea sau modificarea interogării este necesar de avut în vedere unele particularităţi:
Adăugarea în interogare a tabelei sau a interogării
1 Deschideţi interogarea în modul de proiectare .
2 Apăsaţi butonul ShowTable (Afişarea) din bara cu instrumente.
3 În fereastra de dialog ShowTable (Afişarea tabelei) selectaţi eticheta care conţine obiectele
necesare . Dacă tabelul necesar se află în altă bază de date sau în altă aplicaţie, mai întâi asociaţi
acest tabel cu baza de date activată .
4 Selectaţii numele obiectului ce va fi adăugat în interogare . Pentru selectarea simultană a mai
multor obiecte, selectaţi-le ţinînd apăsată tasta CTRL.
Pentru selectarea unui grup de obiecte învecinate, selectaţi numele primului obiect şi numele
ultimului obiect al grupului, apăsînd tasta SHIFT.
5 Apăsaţi butonul Add (Adăugare) şi mai apoi Close (Închide) .
Remarcă :Se admite de asemenea adăugarea în interogare a tabelului sau interogării prin
intermediul transferării numelui tabelului sau interogării cu ajutorul şoricelului din fereastra bazei
de date în panoul superior a ferestrei interogării în modul de proiectare.
Dacă interogarea conţine câteva tabele sau interogări, este necesar să le asociaţi .
Eliminarea tabelei sau interogării din interogare
1 Deschideţi interogarea în modul de proiectare.
2 În panoul superior al ferestrei interogării selectaţi tabelul sau interogarea ce urmează a fi
eliminată, plasînd cursorul in orice loc în lista câmpurilor lor şi apăsaţi tasta DEL.
Câmpurile adăugate în grilă prin transfer cu ajutorul şoricelului din lista câmpurilor, de asemenea
vor fi eliminate din interogare. Dar, tot odată , tabelul sau interogarea însăşi nu vor fi eliminate din
baza de date.
Unirea câtorva tabele sau interogări într-o interogare
În modul de proiectare al interogării transferaţi cu ajutorul şoricelului câmpul din lista
câmpurilor unui tabel sau interogări în câmpul corespunzător ( câmp ce are acelaşi tip de date sau
un tip compatibil de date, sau conţine date asemănătoare) din lista câmpurilor altui tabel sau
interogări .
La utilizarea acestui tip de asociere, din ambele tabele sau interogări se selectează înregistrările la
care valorile câmpurilor unite sunt egale.
Remarcă :Câmpurile numerice pot fi unite, numai dacă proprietatea Field Size (Dimensunea
câmpului) are valori de tip Byte (Bait) , Integer (Întreg) sau LongInteger (Întreg lung) .
36
Tipul asocierii poate fi schimbat în aşa mod , încât din tabel sau interogare vor fi selectate
toate înregistrările, indiferent de faptul dacă conţine al doilea tabel sau interogare înregistrările
corespunzătoare .
Modificarea tipului asocierii între tabele sau interogări în interogăre
2 Efectuaţi un dublu clic cu şoricelul pe linia de asociere între două liste de câmpuri ale tabelelor
sau interogărilor .
3 În fereastra de dialog Join Properties (Parametrii asocierii) selectaţi parametrul necesar şi apăsaţi
butonul OK .
Remarcă : Tipul asocierii instituit implicit poate fi schimbat în fereastra Relationships (Schema
datelor) .
La utilizarea oricărui tip de asociere indicat în fereastra Join Properties (Parametrii asocierii) ,
înregistrările vor fi selectate numai dacă valorile câmpurilor asociate sunt egale. De asemenea
se pot crea asocieri, ce selectează înregistrări , numai dacă ele sunt mai mari , mai mici, ne
egale, mai mari sau egale ori mai mici sau egale cu valorile din celălalt câmp asociat . Pentru
aceasta în modul SQL se crează instrucţia SQL.
Eliminarea legăturii
1 Închideţi toate tabelele deschise. Eliminarea legăturile între tabelele deschise este imposibilă.
2 Deplasaţi-vă în fereastra bazei de date. Pentru deplasarea în fereastra bazei de date din altă
fereastră apăsaţi tasta F11 .
3 În bara cu instrumente apăsaţi butonul Relationships (Schema datelor).
4 Dacă tabelele , între care este necesar de eliminat legăturile , nu sunt afişate pe ecran, din bara cu
instrumente apăsaţi butonul ShowTable (Afişaţi tabelul) şi faceţi dublu clic pe numele fiecărui
tabel , care e necesar de adăugat .Apoi apăsaţi butonul Close (Închide) .
5 Selectaţi linia de legătură care e trebuie eliminată (linia selectată este mai pronunţată) şi apoi
apăsaţi tasta DELETE .
Transferarea câmpului în grila interogării
1 Deschideţi interogarea în modul de proiectare.
2 Selectaţi coloana ce urmează să fie transferată .
Pentru selectarea coloanei marcaţi domeniul de selecţie al coloanei .
Pentru a selecta câteva coloane învecinate, glisaţi indicatorul şoricelului pe domeniile lor de
selecţie.
3 Din nou marcaţi domeniul de selecţie al oricărei coloane şi apoi transferaţi câmpul(sau câmpurile)
la locul nou .
Câmpul transferat şi toate câmpurile , ce se află la dreapta lui, se deplasează în dreapta .
Eliminarea câmpului din grila interogării
1 Deschideţi interogarea în modul de proiectare
2 Selectaţi câmpul necesar, marcând în grila interogării domeniul de selecţie al coloanei, şi apoi
apăsaţi tasta DELETE.
Remarcă : În timpul eliminării câmpului din grilă, el dispare numai din grila interogării. Câmpul şi
conţinutul lui din tabelul de bază nu se elimină .
Inserarea câmpului între alte câmpuri în grila interogării
1 Deschideţi interogarea în modul de proiectare
2 Transferaţi cu ajutorul şoricelului câmpul necesar din lista câmpurilor în acea coloană, unde este
necesar de a fi inserat.
Modificarea numelui câmpului în interogare

Câmpurile interogării se redenumesc pentru a descrie mai clar conţinutul lor . Aceasta este
deosebit de util la determinarea câmpului calculat sau la calcularea sumei, numărului de înregistrări
sau a altor valori totalizatoare din datele unui câmp existent . În aşa cazuri dacă utilizatorul nu
indică numele, Microsoft Access implicit aplică nume de tipul Expr1 (Expresia1) sau Sum (Suma).
Numele nou al câmpului trebuie să satisfacă convenţiilor despre numele obiectelor .
37
Schimbarea numelui câmpului în grila interogării duce la schimbarea antetului coloanei în
interogare în modul foaie de date . În afară de aceasta, dacă pe baza interogării se crează un obiect
nou, de exemplu un formular nou sau un raport, în obiectul nou se va utiliza numele nou al
câmpului . Astfel, dacă se crează un element de dirijare pentru afişarea valorilor câmpului
redenumit, atunci numele nou al câmpului va fi utilizat pentru numele elementului de dirijare şi în
descrierea lui . Numele câmpului în tabelul de bază în aşa caz nu se modifică . Acest nume de
asemenea nu se modifică în formularele şi rapoartele, care au fost create pe baza interogării până la
modificarea numelui câmpului .
Remarcă : Schimbarea numelui câmpului în interogarea activă nu acţionează la interogarea în
modul foaie de date, dacă în tabelul de bază sau interogare a fost dată valoarea proprietăţii Caption
(Titlu) . Pentru a utiliza un nume nou al câmpului numai în antetele coloanelor în modul foaie de
date al interogării sau ca etichetă a câmpurilor în formulare şi rapoarte, urmează de dat pentru acest
câmp proprietatea Caption (Titlu), dar nu de redenumit câmpul în grilă .
Redenumirea câmpului în interogare
2 Instalaţi cursorul în grilă înaintea primei litere a numelui curent al câmpului .
3 Întroduceţi numele nou fiind urmat de simbolul “ : “ .
Remarcă: În momentul modificării numelui Expr1 (Expresia1) ( sau Expr2 (Expresia2) şi a. m .d.,
automat aplicat de către Microsoft Access, schimbaţi numai numele, nemodificând expresia ce
urmează după două puncte .
Modificarea antetului câmpului în interogare
2 Selectaţi în grilă coloana, ce conţine câmpul , antetul căruia trebuie de schimbat şi apăsaţi butonul
Properties (Proprietăţi) din bara cu instrumente .
3 Întroduceţi textul antetului câmpului în celula proprietăţii (Titlu) .
Modificarea lăţimii coloanei în grila interogării
1 În modul de proiectare al interogării deplasaţi indicatorul şoricelului spre marginea din dreapta al
domeniului de selecţie al coloanei, lăţimea căreia trebuie de schimbat, până ce indicatorul va lua
forma de săgeată dublă (în ambele direcţii) .
2 Pentru a face coloana mai îngustă, deplasaţi marginea cu ajutorul şoricelului în stânga; pentru a
lărgi coloana, deplasaţi marginea spre dreapta . Pentru a instala lungimea coloanei la dimensiunea
celei mai lungi etichete vizibile din grilă, faceţi dublu clic pe butonul şoricelului .
Remarcă : Pentru ca simultan să fie schimbată lăţimea câtorva coloane, selectaţi coloanele, glisînd
indicatorul şoricelului prin domeniile de selecţie ale coloanelor, şi apoi executaţi acţiunile descrise
mai sus .
Schimbarea lăţimii coloanelor în modul de proiectare al interogării nu influienţează asupra
lăţimii coloanelor interogării în modul foaie de date.
Curăţirea grilei în modul de proiectare al interogării
În modul de proiectare al interogării selectaţi în meniul Edit (Redactare) comanda
ClearGrid (Curăţirea grilei) .
Atribuirea valorilor proprietăţilor interogării, câmpului interogării sau listelor câmpurilor
Utilizatorul are posibilitatea de a atribui valori proprietăţilor interogării, listelor câmpurilor
în interogare şi câmpurilor, adăugate în grila interogării .
2 Selectaţi câmpul, lista câmpurilor sau interogarea .
Pentru selectarea câmpului alegeţi celula în linia Field (Câmp).
Pentru selectarea listei câmpurilor alegeţi oricare loc în listă .
Pentru selectarea întregii interogări alegeţi oricare loc în fereastra de proiectare a interogării în
afara grilei interogării sau listei câmpurilor.
3 Apăsaţi butonul Properties (Proprietăţi) din bara cu instrumente pentru afişarea ferestrei
proprietăţilor obiectului selectat.
4 În fereastra proprietăţilor alegeţi celula proprietăţii şi executaţi una din următoarele acţiuni:
38
Dacă în celula proprietăţii apare butonul de deschidere a listei, apăsaţi acest buton şi alegeţi
valoarea propusă în listă .
Întroduceţi în celula proprietăţii o valoare sau o expresie .
Dacă alături de celula proprietăţii apare butonul constructorului Build , apăsaţi-o pentru a
activa acest constructor.
Dacă e nevoie de mai mult loc pentru întroducerea sau redactarea valorii proprietăţii,
apăsaţi tastele SHIFT+F2 pentru deschiderea ferestrei Zoom (Domeniul de întroducere)
Adăugarea coloanei în grila interogării
1 Selectaţi oricare loc în coloana, în stânga căreia trebuie de adăugat o coloană nouă .
2 Alegeţi comanda Column (Coloana) în meniul Insert (Inserare) .
Utilizarea simbolului steluţă în grila interogării
În interogare este mai comod de utilizat simbolul steluţei decât de selectat toate câmpurile .
În rezultatul utilizării steluţei se execută operaţii asupra unui grup de câmpuri.
Pentru câmpurile adăugate în interogare cu ajutorul steluţei nu se poate de indicat criteriul
de selectare sau criteriul de sortare . Pentru aceasta în interogare trebuie de adăugat fiecare câmp
aparte.
Dacă simbolul steluţei se întroduce în linia Field (Câmp) cu ajutorul tastaturii, şi nu prin
metoda transportării , atunci trebuie de întrodus de la tastatură şi numele tabelei . De exemplu,
întroduceţi Clienţi.*..
Inserarea sau eliminarea liniei criteriului de selecţie din grila interogării
Pentru a insera o linie criteriului de selecţie în fereastra modului de proiectare al
interogării, selectaţi linia, deasupra căreia trebuie să apară cea nouă, şi apoi alegeţi în meniul
Insert (Inserare) comanda Row (Linie) . Linia nouă se inserează deasupra liniei alese.
Pentru eliminarea liniei criteriului de selectare, marcaţi orice loc în această linie şi apoi
alegeţi în meniul Edit (Redactare) comanda DeleteRow (Eliminarea liniei) .
Întroducerea criteriilor de selectare în interogare
2 Selectaţi prima celulă Criteria (Criteriul selectării) pentru câmpul la care e necesar de instalat
criteriul selectării .
3 Întroduceţi expresia criteriului de selectare direct în celulă sau alcătuiţi-o cu ajutorul
constructorului expresiilor . Pentru activarea constructorului expresiilor apăsaţi butonul drept al
şoricelului în celula Criteria (Criteriul selectării) şi selectaţi comanda Build (Construire) .
Dacă interogarea conţine tabele asociate, atunci valorile indicate în criteriul selectării pentru
câmpurile din tabelele legate trebuie să fie în concordanţă cu registrul, aceasta înseamnă că ele
trebuie să corespundă registrului valorilor tabelului de bază .
3 Pentru întroducerea altei expresiei în acelaşi câmp sau în altul, treceţi în celula corespunzătoare
Criteria (Criteriul selectării) şi întroduceţi expresia .
Sortarea înregistrărilor cu ajutorul grilei interogării
1 Deschideţi pentru tabel, interogare sau formular interogarea în modul de proiectare .
2 Pentru sortarea câmpurilor mai întîi trebuie de aranjat câmpurile în grila interogării în ordinea
necesară . La început are loc sortarea celui mai din stânga câmp , apoi câmpurile ce se află în
dreapta lui , şi a.m.d. De exemplu, pentru a efectua sortarea mai întâi a câmpului “Familia”, şi apoi
“Numele”, în grila interogării câmpul “Familia” trebuie să fie în stânga câmpului “Numele”.
3 În celula Sort (Sortare pentru fiecare câmp indicaţi parametrul corespunzător .
4 Pentru vizualizarea tabelului rezultat al interogării apăsaţi tasta View (Vizualizare) din bara cu
instrumente.
Afişarea sau ascunderea câmpului în tabelul rezultat al interogării
În grila interogării puteţi adăuga un câmp ce se utilizează pentru indicarea criteriului de
selecţie sau ordinea sortării, fără afişarea datelor din acest câmp în tabelul rezultat al interogării.
În modul de proiectare al interogării de activat semnul de marcare în rândul Show (Afişare)
al grilei pentru acele câmpuri, care trebuie afişate şi de dezactivat pentru câmpurile ce nu se
39
afişează. După închiderea interogării toate câmpurile ascunse automat se transferă în coloanele din
dreapta ale grilei .
Legătura proprietăţilor dintre câmpuri în interogare cu proprietăţile câmpurilor în tabelul
sau interogarea de bază.
Câmpul în interogare implicit (automat) moşteneşte toate proprietăţile pe care le are în tabelul
sau interogarea de bază. De exemplu, dacă în tabel proprietatea Format (Formatul câmpului) “Data
plasării” are valoarea Medium date (Format mediu al datei), atunci în câmpul “Data plasării” din
tabelul rezultat al interogării deasemenea are proprietatea Medium date (Format mediu al datei).
În fereastra proprietăţilor interogării se afişează numai acele proprietăţi ale câmpului , care pot fi
modificate de către utilizator.
Dacă se modifică proprietatea câmpului în modul de proiectare al tabelei, atunci orice
interogare nouă sau deja existentă automat moşteneşte modificările , dacă această proprietate mai
inainte nu a fost modificată în interogare în modul de proiectare. Valorile proprietăţilor , date în
modul de proiectare al interogarii , nu se modifică în rezultatul modificărilor ulterioare în modul de
proiectare al tabelei, iar valorile proprietăţilor tabelei nu depind de modificările efectuate în modul
de proiectare al interogării .
Câmpurile calculate, în care se afişează datele ce nu-s memorizate în tabel, nu moştenesc
proprietăţile tabelei. De exemplu, dacă în interogare urmează de a include un câmp, în care se
calculează valoarea de tip Currency (Monedă), atunci valorile acestui câmp nu for fi prezentate în
formatulul Currency (Monedă), până ce proprietatea Format (Formatul câmpului) al
acestui câmp nu va lua valoarea Currency (Monedă).
La alcătuirea formularelor sau rapoartelor, create pe baza interogării, câmpurile formularelor
sau rapoartelor iau acele proprietăţi ale câmpurilor, care-s date în interogare sau în tabelul de bază.
Dacă ulterior în formular sau raport se modifică valorile elementelor de dirijare, aceste modificări
nu afectează valorile proprietăţilor date în interogarea sau tabelul de bază. În mod analogic,
modificarea valorii proprietăţii câmpului în interogare după crearea formularului , în care se
foloseşte acest câmp, nu duce la reînnoirea valorii proprietăţii elementului conducător; la necesitate
el trebuie reînnoit manual .
4.4. Executarea calculelor în interogare
Interogările ne permit să extragem la ecran în câmp rezultatele calculelor de următoarele
tipuri:
Valori totalizatoare, care se determină cu ajutorul următoarelor funcţii încorporate, ce
execută operaţiuni asupra grupurilor de înregistrări sau asupra tuturor înregistrărilor, selectate în
interogare : calcularea sumei, calcularea mediei, calcularea numărului valorilor , determinarea
valorii minime sau maxime, calcularea abaterii medii pătratice sau a dispersiei.
Acţiuni efectuate prin intermediul expresiilor determinate de utilizator asupra valorilor de
tip numeric sau şir de caractere sau asupra valorilor datelor calendaristice, care se execută pentru
înregistrările utilizînd valorile unuia sau câtorva câmpuri. Pentru întroducerea expresiei trebuie de
creat un câmp calculat nou nemijlocit în grila interogării .
Odată cu afişarea rezultatelor calculelor la ecran se permite următoarea utilizare a
câmpurilor de calcul :
pentru determinarea criteriilor de selectare a înregistrărilor în interogare sau pentru
determinarea înregistrărilor , asupra cărora se efectuiază operaţiuni ;
pentru actualizarea datelor în interogarea la actualizare.
Crearea expresiilor
Expresiile sunt modul principal de executare a multor operaţii a Microsoft Access. Expresia
reprezintă o combinaţie de simboluri , identificatori, operatori şi valori, ce dau un rezultat anumit.
De exemplu, următoarea expresie permite de a afişa în elementul de dirijare în formular sau
raport suma valorilor câmpurilor “PreţulTransportării” şi “SumaTotalăComandă” :
=[ PreţulTransportării]+[ SumaTotalăComandă]
Exemple de operaţii, în care se folosesc expresiile:
40
• Indicarea valorii proprietăţii, pe care o determină elementul de dirijare calculat, determinarea
criteriul pentru valoarea câmpului sau indicarea pentru câmp a valorii implicite.
• Indicarea criteriilor de selectare, crearea câmpului calculabil şi actualizarea înregistrărilor în
interogare sau filtru .
• Indicarea criteriilor executării macrocomenzii sau setului de macrocomenzi în macros şi
determinarea argumenţilor multor macrocomenzi .
• Determinarea argumenţilor pentru multe funcţii. Instrucţiuni şi metode în procedurile Visual
Basic pentru aplicaţiile (VBA) .
• Crearea şi modificarea interogărilor SQL în regimul SQL a ferestrei interogării sau
determinarea proprietăţilor şi argumenţilor cu ajutorul instrucţiunilor SQL .
La crearea expresiei e necesar de unit identificatorii, valorile şi operatorii în aşa fel, ca ei să
ofere un anumit rezultat . Cu ajutorul expresiilor se efectuiază atât operaţii aritmetice, aşa ca , de
exemplu adunarea numerelor (1+1), cât şi operaţii complicate cu datele , aşa ca verificarea
corespunderii valorii, întroduse în câmpul “Indice”, standartelor ţării, denumirea căreia se crează în
câmpul “Ţara” :
= [Ţara]In(“Franţa”, “Italia”, “Spania”)AndLen([Index])<>5.
Utilizatorul are posibilitatea să formeze expresii cu ajutorul constructorului expresiilor sau
independent să creeze expresii, combinînd componentele expresiilor .
Noţiuni generale despre constructorul expresiilor
Constructorul expresiilor (Builder) constă din trei părţi.
În partea de sus a ferestrei constructorului se află câmpul expresiei . Mai jos se află partea,
destinată pentru crearea elementelor expresiei şi a întroducerii lor ulterioare în câmpul expresiei .
Este posibilă întroducerea nemijlocită a unei părţi a expresiei în câmpul expresiei .
În partea de mijloc a ferestrei constructorului se află butoanele cu utilizare frecventă a
operatorilor . La apăsarea unuia din aceste butoane constructorul include operatorul corespunzător
în poziţia curentă a câmpului expresiei . Pentru afişarea listei depline a operatorilor, selectaţi mapa
Operators (Operatori) în câmpul stâng de jos şi tipul necesar în câmpul de mijloc . În câmpul drept
se vor afişa toţi operatorii tipului ales.
În partea de jos a constructorului se află trei câmpuri .
În câmpul stâng se afişează mapele , ce conţin tabele, interogări, formulare, obiecte ale bazei
de date, funcţiile incorporate şi determinate de către utilizator, constante, operatori şi expresii
generale.
În câmpul din mijloc se indică anumite elemente sau tipuri de elemente pentru mapele,
indicate în câmpul stâng . De exemplu, dacă selectăm în câmpul stâng Built-InFunctions (Funcţii
incorporate), atunci în câmpul din mijloc va apărea lista tuturor tipurilor de funcţii a Microsoft
Access.
În câmpul drept se afişează lista valorilor (dacă ele există) pentru elementele, determinate de
câmpurile stâng şi drept . De exemplu, dacă alegem în câmpul srâng Built-InFunctions (Funcţii
incorporate), şi tipul funcţiei în cel din mijloc, atunci în câmpul drept se va afişa lista funcţiilor
încorporate a tipului ales.
Remarcă: Pentru ca numele nou create să apară în constructorul expresiilor , trebuie preventiv de
memorizat tabela sau interogarea , ce conţine aşa câmpuri .
Dacă funcţia sau obiectul nu se afişează în partea de jos a constructorului expresiei, atunci
aceasta înseamnă că utilizarea lor este imposibilă în poziţia, din care a fost activat constructorul. De
exemplu, nu se poate face apelare la alt câmp sau element de dirijare la alcătuirea condiţiei de
atribuire a valorii pentru câmp în modul de proiectare al tabelei, astfel mapele Tables (Tabele),
Queries (Interogări), Forms (Formulare) şi Reports (Rapoarte) nu-s accesibile la lansarea
constructorului expresiilor din celula pentru proprietatea câmpului ValidationRule (Regula de
validare) în modul de proiectare al tabelei .
La întroducerea identificatorului în expresie constructorul întroduce numai acele părţi ale
lui, care sînt necesare în contextul curent . De exemplu, la lansarea constructorului expresiilor din
fereastra proprietăţii formularului “Clienţi” şi întroducerea identificatorului pentru proprietatea
41
Visible (Afişare) va fi întrodus numai numele proprietăţii : Visible . La utilizarea expresiei date în
afara contextului formularului e necesar de inclus identificatorul deplin :
Forms! [Clientela].Visible.
Crearea expresiei cu ajutorul constructorului expresiilor
Lansaţi constructorul expresiilor (Build)
Lansarea constructorului expresiilor : Constructorul expresiilor poate fi lansat în acele cazuri, când
utilizatorul trebuie să introducă expresia , de exemplu, în fereastra proprietăţilor , în câmpul
Criteria (Criteriul selectării) în grila interogării, în fereastra macrosului sau în fereastra modulului .
Lansarea constructorului expresiilor din fereastra proprietăţilor sau din jumătatea de jos a
ferestrei macrosului
1 Selectaţi celula proprietăţii sau argumentului, în care trebuie de întrodus expresia.
2 Apăsaţi butonul Build (Construire) , care se află alături de celula proprietăţii sau a argumentului .
Dacă pentru proprietatea dată se poate de utilizat mai mulţi constructori, atunci se deschide
fereastra Builds (Constructori) . Selectaţi Expression (Expresia) şi apăsaţi butonul OK.
Remarcă . Dacă celula sau argumentul pentru care e lansat constructorul expresiilor deja conţinea
careva valoare, atunci ea automat va fi copiată în câmpul expresiei .
Lansarea constructorului din grila interogării, coloanei criteriilor în fereastra macrosului sau
din fereastra modulului
Se permite activarea constructorului expresiilor din câmpurile Criteria (Criteriul selectării)
şi Field (Câmp) în grila interogării, din celula coloanei criteriilor în fereastra macrosului sau din
fereastra modulului.
1 Instalaţi indicicatorul în poziţia în care trebuie de întrodus expresia , şi apăsaţi butonul drept al
şoricelului .
2 În meniul de context selectaţi comanda Build (Construire) .
Remarcă. Dacă celula sau coloana Criteria (Criteriul) din care se lansează constructorul
expresiilor, deja conţine valoare, atunci această valoare automat este copiată în câmpul
constructorului expresiilor. Pentru a copia în constructorul expresiilor textul din fereastra
modulului, selectaţi textul pentru copiere înainte de a lansa constructorul expresiilor. În câmpul
stâng al constructorului selectaţi mapa, ce conţine elementul necesar .
3 În câmpul mijlociu de jos faceţi dublu clic pe element, pentru a-l întroduce în câmpul expresiei,
sau selectaţi tipul elementelor .
4 Dacă aţi ales tipul elementelor, atunci valorile vor fi afişate în câmpul stâng de jos. Faceţi dublu
clic pe valoare, pentru a o introduce în câmpul expresiei.
Sfat. Orice parte a expresiei poate fi întrodusă nemijlocit în câmpul expresiei.
5 Întroduceţi operatorii necesari în expresie. Pentru aceasta plasaţi indicatorul şoricelului în poziţia
determinată a câmpului expresiei şi selectaţi unul din butoanele cu semnele operaţiei, plasate în
mijlocul ferestrei constructorului.
6 Terminând crearea expresiei , apăsaţi butonul OK.
Microsoft Access copie expresia creată în acea poziţie, din care a fost chemat constructorul
expresiilor. Dacă în poziţia dată deja este o valoare sau dacă constructorul expresiilor a fost activat
din fereastra modulului, în care este textul evidenţiat, atunci valoarea iniţială sau textul evidenţiat
vor fi schimbate pe o expresie nouă .
Crearea expresiei fără ajutorul constructorului expresiilor

La crearea expresiilor este necesar de unit identificatorii, valorile şi operatorii în aşa mod, ca să se
obţină un rezultat determinat. De exemplu, următoarea expresie măreşte valoarea elementului
conducător “PreţulTransportării” în formularul “Comenzi” cu 10 procente :
=[Forms]![Comenzi]![PrezulTransportării]*1.1
42
În expresia dată Forms![Comenzi]![PreţulTransportării] sunt identificatori ai referirii la
valoarea elementului conducător “PreţulTransportării” în formularul “Comenzi”, * - este operatorul
înmulţirii .
1.1 reprezintă numărul la care se înmulţeşte valoarea elementului conducător “PreţulTransportării”.
În dependenţă de rezultatul solicitat, identificatorii, operatorii şi valorile la crearea expresiilor
se combină prin diferite moduri . Cu ajutorul expresiilor se execută adunarea valorilor de tip şir de
caractere (text), adunarea sau înmulţirea valorilor numerice, chemarea funcţiilor, referirea la obiecte
şi valorile lor, de asemenea multe alte acţiuni.
Unele expresii dau rezultate de tip logic True (Adevăr) sau False (Fals) .De exemplu, la
întroducerea expresiei în celula coloanei Condition (Condiţie) în linia macrocomandei această
macrocomandă va fi executată numai în cazul când expresia este adevărată. Următoarea expresie
este adevărată dacă câmpul “Ţara” în formularul “Colaboratori” conţine valoarea “Lituania”:
Forms![Colaboratori]![Ţara]=”Lituania”
Utilizarea valorilor în expresii
Pentru a reprezenta o valoare în expresie se utilizează literale, constante, funcţii şi
identificatori.
Literal se numeşte o valoare în prezentarea distinctă , de exemplu , numărul , valoarea de tip şir de
caractere sau data calendaristică. Ca exemple de valori în prezentare distinctă pot servi “Moscova”,
100 şi #1-ian-99#. Datele calendaristice este necesar de inclus în simbolurile (#), iar valorile de tip
şir de caractere în ghilimele (“).
Constanta reprezintă o valoare ce nu se modifică. True, False şi Null sunt exemple de constante,
automat determinate de către Microsoft Access. Utilizatorul are posibilitatea de a determina
constantele proprii ale limbajului Visual Basic pentru aplicaţiile (VBA), care pot fi utilizate în
procedurile Visual Basic.
Funcţia returnează o valoare, care reprezintă rezultatul unor calcule sau a executării altor operaţii.
În Microsoft Access este determinat un şir de funcţii incorporate, ca de exemplu : funcţia Date
returnează data curentă; funcţia Sum returnează suma setului de valori ale câmpului; funcţia
DLookup returnează valoarea câmpului indicat. În limbajul Visual Basic utilizatorul are
posibilitatea de a crea funcţii proprii .
Identificatorul reprezintă referinţa la valoarea câmpului, elementul de dirijare sau la proprietate.
De exemplu, următorul indicator determină referinţa la valoarea proprietăţii DefaultValue (Valoare
predefinită) a elementului de dirijare “DataPlasării” în formularul “Comenzi” :
Forms![Comenzi]![DataPlasării].DefaultValue
Operatorul concatenării liniilor & permite de a uni valoarea câmpului , elementului de dirijare sau a
proprietăţii cu linia în prezentarea distinctă . De exemplu, în expresia următoare se execută
concatenarea liniei “[CodulTipului]=” cu valoarea elementului de dirijare “CodulTipului” în
formularul “Mărfuri”:
“[CodulTipului]=”&Forms![Mărfuri]![CodulTipului]
În unele cazuri, de exemplu, în funcţiile statistice pe submulţimi, aşa ca funcţia Dlookup,
valoarea trebuie să fie inclusă în ghilimele singulare (’) sau duble(“). Cel mai simplu mod de
adăugare a ghilimelelor este includerea simbolului ghilimelelor singulare în linia cu concatenarea
ulterioară a unei linii cu alta, conţinînd un singur simbol al ghilimelelor singulare, aşa ca în
exemplul de mai jos :
“[CodulTipului]”=’ “ &Forms![Mărfuri]![CodulTipului]&” ‘ “
Aplicaţiile existente ale Microsoft Access asigură utilizarea operatorilor liniei verticale(| |) în
locul perechii de simboluri de închidere şi deschidere a ghilimelelor duble (“) şi operatorului &
(concatenare) , de exemplu :
“[CodulTipului]=’ |Forms![Mărfuri]![CodulTipului]| ‘ “
Însă nu se recomandă utilizarea simbolului liniei verticale, deoarece în unele cazuri se pot
obţine rezultate neprevăzute.
43
Pentru a obţine în expresii o linie, inclusă în ghilimele, trebuie de utilizat linii incluse în
ghilimele singulare , sau de utilizat perechi triple de ghilimele duble. De exemplu, următoarele
expresii sunt echivalente :
Forms![Contacte]![Oraş].DefaultValue=” ‘Riga’ ”
Forms![Contacte]![Oraş].DefaultValue=” “ “Riga ” “ “
Exemple de expresii
Expresiile se utilizează la executarea multor operaţii ale Microsoft Access , inclusiv şi la
crearea elementelor de dirijare calculate, determinarea criteriilor în interogări şi filtre, valorilor
implicie, criteriilor pentru valoare şi condiţiilor în macrosuri. Frecvent cel mai simplu mod de
creare a expresiei este căutarea unei expresii asemănătoare şi utilizarea ei ulterioară în calitate de
machet pentru crearea expresiei necesare .
Exemple de expresii, utilizate în interogări sau filtre
Exemple de manipulare a textului în câmpurile calculate
Expresia se întroduce în grila interogării în celula Field (Câmp). Câmpurile, către care în
expresie sunt referinţe, se află în tabelele sau interogările interogării active.
Expresia Descrierea
NumeleDeplin: [Numele]&” “&[Familia] Reflectă valorile câmpurilor Numele” şi
“Familia”, despărţite prin spaţiu în
câmpul“NumeleDeplin
Adresa2:[Oraşul]&“ “&[Raionul]& ” “&[Indice] Reflectă valorile câmpurilor Oraşul”,
“Raionul” şi “Indice”, despărţite prin
spaţii în câmpul Adresa2”.
PrimaLiterăMarfii:Left([DenumireMărfi,1) Foloseşte funcţia Left pentru reflectarea

în câmpul “PrimaLiterăMarfii” a primului
simbol a valorii câmpului
”DenumireMărfii”.
CodulTipului:Right([CodulProdusului],2) Foloseşte funcţia Right pentru reflectarea

în câmpul “CodulTipului”a ultimelor
două simboluri a valorii câmpului
CodulProdusului” .
CodulRaionului: Mid([Telefon]),2,3) Foloseşte funcţia Mid pentru reflectarea

încâmpul “CodulRaionului” a trei
simboluri, începînd cu al doilea, a valorii
câmpului “Telefon”
Exemple de executare a operaţiilor aritmetice în câmpurile calculate

Expresie Descriere
FractulPrimar:[Fract]*1.1 1 Reflectă în câmpul
“FractulPrimar “ preţul fractului plus 1
procent .
VolumulComenzii:[Cantitatea]*[Preţul] Reflectă în câmpul

“VolumulComenzii”produsul valorilor
câmpurilor “Cantitatea” şi “Preţul”.
Reflectă în câmpul “TimpulTransportării”
44
TimpulTransportării:[DataComenzii] - diferenţa dintre valorile “DataComenzii”
[DataDescărcării] şi “DataDescărcării
TotalÎnStoc: [MărfuriLaDepozit]+ Reflectă în câmpul “TotalÎnStoc” suma

[MărfuriComandate] valorilor câmpurilor “MărfuriLaDepozit”
şi “MărfuriComandate
CotaFractului:Sum([Fract])/Sum([SumaTotală])* Reflectă în câmpul “CotaFractului
100 “ procentul la plata fractului pentru
fiecare total . Pentru aceasta suma tuturor
valorilor câmpului “Fract” se âmparte la
suma tuturor valorilor câmpului
“SumaTotală”.(În exemplul dat este
utilizată funcţia Sum) La monitor trebuie
să fie reflectată linia Operaţiunea de
grup(Total) în grila interogării, iar în
celula Operaţiunea de grup(Total) pentru
câmpul dat trebuie să fie stabilită
valoarea Expresia(Expression). Dacă
pentru câmpul dat în celula proprietăţii
Formatul câmpului (Format) este instalată
valoarea Procent (Percent) , nu includeţi
expresia *100 .
Remarcă . Dacă în expresie au fost utilizaţi operatorii aritmetici ( +,-, *, / ), iar valoarea unuia din
câmpuri este vidă, atunci valoarea întregii expresii va fi de asemenea vidă .
Dacă careva înregistrări în una din expresiile utilizate conţine o valoare vidă, atunci această
valoare vidă poate fi transformată în nulă utilizînd funcţia Nz, de exemplu:
Nz([MărfuriLaDepozitFract])+Nz([MărfuriComandate])
Exemple de calculare şi dirijare a datelor calendaristice în câmpurile calculate
Expresia Descrierea
DataPrimirii:DateDiff(“d”,[DataComenziii], Utilizează funcţia DateDiff pentru
[DataLivrării) reflectarea în câmp a numărului zilelor
între data comenzii şi data livrării
AnulAngajării:DatePart(“yyyy”,[DataAngajării]) Utilizează funcţia DatePart pentru
reflectarea în câmp a anului angajării
colaboratorului
Date() Utilizează funcţia Date pentru reflectarea
datei, de la care au trecut 30 de zile
Exemple de aplicatie a fuctiilor statistice asupra submultimilor sau functiilor statistice

SQL in campurile calculate
Expresia Descrierea
Count(* Este folosită functia Count pentru a
calcula numărul de înregistrari a
cererii,incluzînd şi înregistrările care
conţin câmpuri libere.
ParteaFr Câmpul “ParteaFractului”reflectă
45
actului.Su[Fract)/SumITotal global])*100 procentul de achitare a frahtului pentru
fiecare total.Pentru asta suma tuturor
valorilor câmpului ‘Fract’ se împarte la
suma tuturor valorilor câmpului
“TotalGlobal”.(Îin acest exemplu sa
stabilit functia Sum).La ecran trebuie să
fie indicat rândul de totalizare(Total) în
formularul cererii,iar în celula (Grup By)
trebuie să fie instalată valoarea
Expresie(Expression).Dacă pentru
câmpul dat în celula Proprietătile
Câmpului(Format) este stabilită valoarea
Procentului(Percent) ,nu introduceţi
Expresia*100
ReducereaMedie:Davg(“Reduceri”,”Comenzi”). Foloseşte funcţia Davg pentru a arăta în
câmpul “reducerea medie” valorile
reducerii medii oferite pentru toate
comenzile unite într-o cerere comună.
Exemple de lucru cu valori vide utilizînd câmpurile calculate.

În formularul cererii în celula Field (Câmp) se întroduce expresia. Câmpurile, către care
în expresie sunt referinţe, se află în tabelele sau interogările interogării active.
Expresia Descrierea
Rândul Curent:Iif(IsNull([Ţara]),” “,[Ţara]) Foloseşte funcţiile Iif şi IsNull pentru a
arăta rândurile nule în câmpul “Rândul
Curent”,dacă valoarea
câmpului”Ţara”are valoarea NULL ,în
caz contrar se afişează conţinutul
câmpului “Ţara”.
Timpul Executării:IIF(IsNULL([Data comenzii]- Foloseşte funcţia Iif şi ISNULL pentru
[Data executării]),[Data comenzii]- afişarea în câmpul DataPrimirii a
apelului“Verificaţi data” macar o
valoare a câmpurilor”Data
comenzii”.sau “Data executării” este
vidă,in caz contrar se afişează
diferenţa dintre valorile cîmmpurilor
Vînzările de jumate de an:NZ([Vînzări 1 sim]) Afişează în câmpul “vînzări de jumate
+NZ([Vînzări 2 sim]). de an”,suma valorilor câmpurilor cu
vînzările în 1sim si în al 2-lea,folosind
funcţia NZ pentru transformarea
preliminară a valorilor vide ale
câmpurilor în nule.
Iif(IsNULL([Preţ]),0,[Preţ]). Transformăvalorile vide din câmpul

“Preţ” în valori nule
Remarcă . Dacă în expresie au fost utilizaţi operatorii aritmetici ( +,-, *, / ), iar valoarea unuia din
câmpuri este vidă, atunci valoarea întregii expresii va fi de asemenea vidă.Dacă careva înregistrări
în una din expresiile utilizate conţine o valoare vidă, atunci această valoare vidă poate fi
transformată în nulă utilizînd funcţia Nz, cum se arată în tabelul de mai sus.
46
Exemple de expresii, care folosesc în calitate de condiţie de selecţie valori textuale
PunctulDestinaţiei “Kiev” Reflectă comenzile de livrare a
comenzilor la Kiev
PunctulDestinaţiei “Kiev” Or ”Mensc” Utilizează operatorul Or pentru
afişarea comenzilor de livrare la
Kiev sau Mensc
DataLivrării Between#05.01.95# And Utilizează operatorul Between…
#10.01.95# And pentru afişarea comenzilor de
livrare a mărfurilor nu mai devreme
de 5 ian. 1995 şi nu mai tîrziu de 10
ian.1995
DataLivrării #02.02.95# Afişează comenzile de livrare
pentru 2 feb 1995
ŢaraDestinaţie In(“Canada”,”Anglia”) Utilizează operatorul In pentru
afişarea comenzilor de livrare
pentru Canada şi Anglia
ŢaraDestinaţie Not “SUA” Utilizează operatorul Not pentru
afişarea comenzilor de livrare
pentru toate ţările cu excepţia SUA
NumeDestinatar Like “C” Comenzile de livrare clienţilor,
numele cărora începe cu caracterul
C
Denumirea >=”H” Afişează comenzile de livrare
amîrfurilor firmelor, denumirea
cărora se începe cu caracterele ce se
află în domeniul de la caracterul H
pînă la Z
CodComandă Right([CodComandă],2) Utilizează funcţia Right pentru
=”99” afişarea comenzilor, codul cărora se
termină cu 99
Denumirea Len([Denumirea]) Utilizează funcţiile Len şi Val
>Val(30) pentru afişarea comenzilor pentru
firmele, denumirile cărora constau
din nu mai mult de 30 de simboluri
Exemple de expresii, care calculează sau dirijează cu date calendaristice, apoi utilizează
rezultatele ca criterii de selecţie
DataExecutării Between Utilizează operatorul
Date()AndDateAdd(“m”,3, Between…And şi funcţiile date
Date() Add şi Date pentru afişarea
comenzilor care necesită
executarea în decurs de trei
luni, începînd cu data curentă
DataComenzii <Date()-30 Utilizează funcţia Date pentru
afişarea comenzilor făcute mai
devreme decât acum 30 de zile
DataComenzii Year([DataComenzii])=19 Utilizează funcţia Year pentru
96 afişarea comenzilor, făcute în
anul 1996
DataComenzii DatePart(“q”, Utilizează funcţia DatePart
[DataComenzii])’=4 pentru afişarea comenzilor
pentru semestrul patru
47
DataComenzii DateSerial(Year[DataCom Utilizează funcţiile DateSerial,
enzii],Month([DataComen Year şi Month pentru afişarea
zii])+1,1)-1 comenzilor din ultima zi a
fierărei luni
DataComenzii Year([DataComenzii])= Utilizeazăfuncţiile Year şi
Year(Now()) And Month şi deasemenea
Month([DataComenzii])= operatorul And pentru afişarea
Month(Now()) comenzilor lunii curente a
anului curent
Exemple de expresii, care utilizează valorile vide ale câmpurilor (valori vide si şiruri vide) ca
criterii de selecţie
RegiuneaLivrării Is Null Afişează comenzile
pentru clienţii la care
câmpul
RegiuneaLivrării este
vid
RegiuneaLivrării Is Not Nuii Afişează comenzile
câmpul
RegiuneaLivrării are
careva valori
Fax ““ Afişează comenzile
câmpul Fax are
valoare nulă
Exemple de expresii, care utilizează o parte din valoarea câmpului în calitate de criteriu de
selecţie
NumeClient Like”C*” Execută comenzile pentru clienţii,

numele cărora se încep cu caracterul
C
NumeClient Like”*Import” Execută comenzile pentru clienţii,
numele cărora se sfîrşesc cu
cuvîntul Import
NumeClient Like”[A-D]” Execută comenzile pentru clienţii,
numele cărora se începe cu un
caracter de la A la D
NumeClient Like”*tp*” Execută comenzile pentru clienţii,
numele cărora conţine combinaţia
de caractere tp
NumeClient Like ”Casa mod??” Execută comenzile pentru clienţii,
numele cărora se începe cu cuvîntul
Casa, al doilea cuvînt conţine 5
caractere, primele trei fiind mod
Exemple de expresii, care utilizează in calitate de criteriu de selecţie rezultatele funcţiilor

statistice, rulate pe o submulţime de valori
48
Fraht >(DstDev(”[Fraht])”, Utilizează funcţiile
”Comenzi”) Davg şi
DstDevDAvg(”[Fraht],”
Comenzi”) pentru
afişarea comenzilor,
pentru care preţul
frahtului a depăşit
media plus devierea
standartă a preţurilor
Cantitatea >Davg(“[Cantitatea])”,”S-a Utilizează funcţia Davg
comandat”) pentru afişarea
marfurilor camandate,
cantitatea cărora
depăşeşte madia
Exemple de expresii, care utilizeză în calitate de criterii de selecţie rezultatele rulării unei
interogări subordonate
Preţ (SELECT[Preţ] Mărfurile, preţul cărora

FROM[Mărfuri]WHERE este egal cu preţul
[DenumireaMărfii]=”Suc”) sucului
Preţ >(SELECT AVG [Preţ]Mărfurile, preţul cărora
FROM[Mărfuri] depăşeşte preţul mediu
Achitare >(SELECT [Achitare] FROM Salariul fiecărul
[Colaboratori] colaborator, care
WHERE([Postu]LIKE”*Manag depăşeşte salariul
er*”) OR([Postul] LIKE”*Vice colaboratorilor cu
Prezident*”)) posturile de Manager
sau Vice Prezident
Total: [Preţul]*[Cantitatea] >ALL Comenzile, suma totală
(SELECT AVG [Preţ] a cărora depăşeşte
*[Cantitatea])FROM[Comandat] valoarea medie a
) comenzii
4.5.Rezolvarea problemelor, aparute la rularea interogărilor de selecţie

1.Interogarea returnează alte înregistrări decât cele solicitate
Interogarea returnează prea multe înregistrări
Dacă in interogare sunt incluse câteva tabele sau interogări şi ele nu-s asociate, executaţi
asocierea.
Dacă asocierea este făcută, verificaţi tipul asocierii pentru fiecare linie de legătură. Tipul
asocierii defineşte faptul, dacă vor fi selectate din tabele sau interogări toate inregistrările sau numai
acele înregistrări, care sunt asociate cu înregistrările din celălalt tabel.
Adăugaţi condiţiile de selecţie, care limitează setul de înregistrări, returnat în interogare.
Interogarea returnează doar inregistrările, care satisfac condiţiile de selecţie.
Dacă condiţiile de selecţie sunt introduse, posibil este necesar de indicat condiţii
adăugătoare, pentru acelasi câmp cu ajutorul operatorului And sau condiţii pentru alte câmpuri.
Deasemenea trebuie de verificat corectitudinea expresiilor condiţionale introduse. Verificaţi dacă nu
sunt greşeli în denumiri, spaţii în plus sau caractere străine. Verificaţi dacă condiţiile sunt date
pentru câmpul necesar şi dacă sunt puse anume condiţiile necesare. La utilizarea condiţiei
alternative în linia Or (Sau) din grila interogării sau în expresia pentru condiţia de selecţie cu
operatorul Or, posibil este necesar de lichidat expresiile inutile.
49
Verificaţi datele iniţiale. Dacă valorile conţin spaţii adăugătoare sau simboluri speciale,
aceasta trebuie de reflectat în condiţiile de selecţie. Dacă valorile solicitate nu sunt cunoscute
definitiv, trebuie de alcătuit condiţiile de selecţie cu ajutorul simbolurilor de înlocuire. Dacă
condiţiile de selecţie se pun cu utilizarea simbolurilor de înlocuire, dar se returnează alte înregistrări
decât cele solicitate, posibil se utilizează simboluri de înlocuire ce nu corespund tipului de date.
La rularea interogărilor de selecţie, de adăugare sau de creare a unui tabel, în care se
selectează un număr anumit de valori maximale sau minimale ale câmpului cu ajutorul butonului
Set de valori din bara cu instrumente în modul de proiectare al interogării (sau la indicarea valorii
proprietăţii TopValues (Set de valori) în fereastra proprietăţilor interogării) se pot returna mai
multe înregistrări decât este indicat. Aceasta se întîmplă deoarece se returnează toate înregistrările,
la care valoarea câmpului coincide cu valoarea câmpului din ultima înregistrare.
Pentruca valorile dublicate să nu se returneze, trebuie ca în fereastra proprietăţilor
interogării pentru proprietatea UniquieValues (Valori Unicale) de atribuit valoarea Yes (Da).
2.Interogarea returnează prea puţine înregistrări
Dacă în interogare sunt incluse câteva tabele sau interogări, verificaţi tipul asocierii pentru
fiecare linie de legătură. Tipul asocierii determină vor fi selectate din tabela sau cererea dată toate
înregostrările sau numai acele, care sunt asociate cu înregistrările din celălalt tabel. Dacă se
utilizează tipul de asociere, la care din două tabele se returnează numai înregistrările asociate, atunci
orice înregistrare, la care în câmpurile asociate se conţin valori vide, nu vor fi incluse în tabelul
rezultat al interogării.Valorile vide pot fi transformate în valori nule, linii pustii sau alte valori
indicate, pentru ca ele să fie incluse în tabelul rezultat al interogării.
Posibil, sunt indicate condiţii de selecţie prea dure. De exemplu, dacă în linia Criteria sunt
date condiţiile de selecţie pentru două câmpuri diferite, atunci se returnează numai înregistrările,
pentru care fiecare din condiţii este adevărată. Pentru ca interogarea să returneze mai multe
înregistrări, condiţiile inutile trebuie lichidate.
Trebuie de verificat corectitudinea expresiilor condiţionale introduse. Verificaţi dacă nu sunt
greşeli în dimensiuni, spaţii în plus sau caractere străine. Verificaţi, dacă condiţiile sunt date pentru
câmpul curent şi dacă sunt puse anume condiţiile necesare.
Dacă numele câmpului conţine caracterul două puncte, trebuie la fiecare referire la acest
cămp într-o expresie de inclus numele în paranteze. În caz contrar numele va fi citit ca un text
simplu şi nu se vor returna înregistrările necesare. Dacă valorile solicitate nu sunt cunoscute
definitiv, trebuie de alcătuit condiţiile de selecţie cu ajutorul simbolurilor de înlocuire. Dacă
condiţiile de selecţie se pun cu utilizarea simbolurilor de înlocuire, dar se returnează alte înregistrări
decât cele solicitate, posibil se utilizează simboluri de înlocuire ce nu corespund tipului de date.
Adăugaţi condiţii alternative, care lărgesc diapazonul întreg selectat. Pentru aceasta trebuie
de adăugat o expresie în celula liniei Criteria sau în celula liniei Or (Sau) şi de legat cu expresia
deja introdusă cu ajutorul operatorului Or.
Dacă în condiţia de selecţie se stabilesc valori concrete pentru un câmp sau câteva câmpuri,
atunci înregistrarea ce conţine valori vide în aceste câmpuri nu va fi selectată. Pentru a include
aceste înregistări în tabelul rezultat al interogării, introduceţi în linia Or expresia Is Null.
3. Interogarea returnează înregistrări incorecte.
Trebuie de verificat corectitudinea expresiilor condiţionale introduse. Verificaţi dacă nu sunt
greşeli în dimensiuni, spaţii în plus sau caractere străine. Verificaţi, dacă condiţiile sunt date pentru
câmpul curent şi dacă sunt puse anume condiţiile necesare. Dacă interogarea include tabele
asociate, atunci valorile, indicate în condiţiile de selecţie în câmpurile asociate trebuie să fie
indicate conform registrului, aceasta înseamnă că ele trebuie să corespundă registrului valorilor din
tabelul de bază.
Verificaţi în panoul superior al ferestrei interogării în modul de proiectare setul tabelelor sau
interogărilor incluse în interogare.
4. Înregistările se afişează în ordine incorectă.
Dacă modul de sortare nu e indicat, indicaţi-l.
50
În timpul lucrului în reţea alt utilizator poate indica altă ordine de sortare. Ordinea sortării se
salvează odata cu interogarea. Puteţi modifica ordinea sortării în orice moment.
Dacă ordinea sortării este definită, posibil că a fost selectat un câmp greşit. Lichidaţi
condiţia actuală a sortării şi indicaţi modul corect de soratre pentru câmpul necesar.
Dacă ordinea sortării este definită pentru câmpul necesar, posibil că este indicată ordinea în
creştere (Ascending ) în loc de ordinea în descreştere (Descending) sau invers. Selectaţi ordinea
corectă de sortare.
Dacă este definită sortarea pentru câteva câmpuri, verificaţi corectitudinea ordinii
câmpurilor în grila interogării. Microsoft Access efectuiază sortarea pentru câteva câmpuri în
ordinea amplasării lor de la stânga la dreapta.
Câmpul, pentru care este definită sortarea poate fi ascuns. Pentru ca câmpul, după care se
sortează înregistrările să se afişeze pe ecran, este necesar ca în rândul Show (Afişare) să fie activat
semnul de marcare.
5.Interogarea returnează coloane incorecte.
• La rularea interogării se afişează prea multe coloane
Lichidaţi din grila interogării câmpurile, care nu trebuie să se afişeze în tabelul rezultat al
interogării şi lichidaţi simbolul * (steluţă), dacă este inclus în grilă. Simbolul steluţei defineşte
afişarea automată a tuturor câmpurilor din tabelul sau interogarea de bază.
Ascundeţi câmpurile, care nu-i necesar să fie afişate în tabelul rezultat.
Verificaţi, dacă este dezactivat semnul de marcare pentru opţiunea OutputAllFields
(Afişarea tuturor câmpurilor) în fereastra de dialog Options (Parametri). Pentru aceasta selectaţi în
meniul Tools (Instrumente) comanda Options (Parametri) şi selectaţi ethicheta Tables/Queries
(Tabele/Interogări). La activarea semnului de marcare la rularea interogărilor se vor afişa toate
câmpurile din tabelele sau interogările de bază, chiar şi fără adăugarea lor în grilă. Modificarea
valorii acestui parametru se referă numai la interogările nou create şi nu le afectează pe
precedentele. Dacă câmpul se include în grila interogărilor numai pentru definirea condiţiilor de
selecţie, dezactivaţi semnul de marcare Show (Afişare) pentru acest câmp, în caz contrar în tabelul
rezultat al interogăriise se va afişa o coloană inutilă.
• La rularea interogării se afişează prea puţine coloane
Adăugaţi câmpuri în grila interogării. Simbolul steluţă (*), inclus în grila interogării, defineşte
afişarea automată a tuturor cămpurilor din tabelul sau interogarea de bază.
Adăugaţi alte tabele sau interogări, apoi adăugaţi câmpurile necesare.
Afişaţi câmpurile ascunse.
Verificaţi dacă este anulat semnul de marcare OutputAllFields (Afişarea tuturor câmpurilor) în
fereastra de dialog Options (Parametri).
• La rularea interogării nu se afişează coloanele necesare
Lichidaţi în grila interogării numele câmpurilor, ce nu trebuie afişate
Dacă coloanele necesare nu se afişează, adăugaţi numele câmpurilor necesare în grilă.
Verificaţi, dacă tabelele sau interogările de bază din care se selectează înregistrările sunt corect
selectate.
1. Ce este o interogare ?
2. Ce trprezintă grila interogării?
3. Cum se crează o cerere de selecţie cu ajutorul asistentului?
4. Cum se crează o cerere de selecţie fără ajutorul asistentului?
5. Poate fi creată asocierea între tabele in grila interogării ?
6. Arătaţi două metode de includere a câmpului în interogare
7. Ce este un set dinamic?
8. Cum se defineşte criteriul de selecţie al înregistrării?
9. Pot fi modificate datele, corectînd în tabelul rezultat al interogării?
51
10. Cum se sortează înregistrările în interogare?
11. Ce este un câmp calculat în interogare?
12. Ce reprezintă constructorul de expresii?
13. Pentru ce serveşte butonul (comanda) Total?
14. Cum se face gruparea câmpurilor în interogare?
15. Care funcţie se utilizează la numărarea valorilor?
16. Cum se calculează valorile totale în interogare?
17. Ce este gruparea operaţiilor?
18. Enumeraţi toate tipurile operaţiilor de grupare
19. Cum se modifică formatul afişării numerelor pe ecran în interogare?
20. Cum se transferă coloana în grila interogării?
21. Cum se modifică lăţimea coloanelor? Cum se stabileşte automat lăţimea optimală a
coloanei?
22. Cum se inserează o coloană în interogare?
23. Pentru ce serveşte linia SHOW din grila interogării?
52
Tema 5. Tipuri speciale de interogări.
5.1. Interogările de actualizare şi utilizarea lor.

Interogarea de actualizare este o interogare, care printr-o operaţie modifică câteva înregistrări.
Există patru tipuri de interogări de actualizare: de lichidare, de actualizare şi de adăugare a
înregistrărilor şi de formare a unui tabel.
Interogarea de formare a unui tabel (Make Table Query)
Formează un tabel nou pe baza unei părţi sau a tuturor datelor din unul sau mai multe tabele.
Interogarea de formare a unui tabel este utilă pentru îndeplinirea următoarelor actiuni:
Formarea unui tabel pentru exportul datelor în altă bază de date Microsoft Access. De exemplu,
trebuie de fotmat un tabel, care conţine câteva câmpuri din tabelul “Colaboratori” şi apoi de
exportat acest tabel într-o bază de date, utilizată de secţia cadre.
Formarea rapoartelor, care conţin date, ce corespund unei ore şi unei date calendaristice
concrete. De exemplu, este necesar de imprimat pe data de 15 mai 1999 un raport despre volumul
vînzărilor,făcute în primul trimestru, bazat pe datele, ce se conţin într-un tabel de bază la orele 9:00
A.M. pe data de 1 aprilie 1999. Raportul creat pe interogarea sau instrucţia SQL, selectează din
tabele ultimele înregistrări (datele acumulate la 15 mai 1999), dar nu datele ce corespund orei
propuse. Pentru a obţine datele de la orele 9:00 A.M. din 1 aprilie 1999, trebuie de alcătuit o
interogare pentru formarea unui tabel, în care se introduc înregistrările ce corespund orei şi datei
calendaristice necesare.Apoi raportul se alcătuieşte pe baza noului tabel, dar nu pe baza interogării.
Alcătuirea unei copii de rezervă.
Alcătuirea unui tabel de arhivă, care conţine înregistrări vechi .Se poate de exemplu, de
format un tabel, care conţine toate comenzile vechi pînă a le exclude din tabelul de lucru
“Comenzi”.
Mărirea vitezei de rulare a formularelor şi rapoartelor, care se bazează pe interogări cu multe
tabele sau insrucţiuni SQL. De exemplu, trebuie de imprimat câteva rapoarte, care se bazează pe o
interogare, ce conţine cinci tabele în care se calculează totalurile. Pentru a accelera procesul de
execuţie, alcătuiţi o interogare pentru alcătuirea unui tabel, ce extrage înregisrările necesare şi le
stochează într-un tabel. Apoi creaţi pe baza acestui tabel un raport sau indicaţi acest tabel ca izvor
de înregistrări pentru o instrucţie SQL pentru formular sau raport. Aceasta va permite de exclus
rularea interogării pentru fiecare raport. Dar trebuie de avut în vedere, că după rularea interogării de
formare a unui tabel, datele din acest tabel nu se modifică.
Crearea unui tabel nou cu o interogare de formare a unui tabel.
1.Creaţi o interogare, selectînd tabelele sau interogările, ce conţin înregistrările, care se vor include
în noul tabel.
2.În modul de proiectare al interogării apăsaţi săgeata care e situată alături de butonul Query Type
(tipul interogării) în bara cu instrumente şi selectaţi comanda Make Table Query (formarea
tabelului). Pe ecran se afişează fereastra de dialog Make Table.
3.Tastaţi în caseta Table Name numele tabelului, ce trebuie format sau modificat.
4.Selectaţi parametrul Current Database (baza de date curente) pentru a include tabelul în baza de
date activă sau selectaţi parametrul Another Database şi tastaţi numelebazei de date în care veţi
plasa tabelul nou. Indicaţi la necesitate calea de acces.
5.Tastaţi OK.
6.Transferaţi câmpurile, pe care trebuie să le conţină noul tabel din lista câmpurilor în grila
interogării.
7.Întroduceţi criteriile de selecţie în celulele Criteria din grila pentru câmpurile adăugate.
8.Pentru vizualizarea tabelului nou pînă la formarea lui tastaţi butonul View din bara cu
instrumente. Pentru a reveni în modul de proiectare şi a introduce modificările necesare apăsaţi
butonul Desing View din bara cu instrumente.
9.Pentru formarea tabelului, apăsaţi butonul Run (rulare) din bara cu instrumente.
Remarcă:Pentru oprirea rulării integrării apăsaţi tastele CTRL+BREAK.
Proprietăţile câmpurilor şi a câmpurilor cheie nu se transferă la datele incluse în tabel.
53
Interogarea de lichidare.
Lichidează un set de înregistrări din unul sau mai multe tabele. De exemplu, interogarea de
lichidare permite să excludem înregistrările despre mărfurile, livrările cărora s-au întrerupt sau care
nu sunt comandate. Cu ajutorul interogării de lichidare putem lichida toată înregistrarea, nu numai
careva câmpuri din ea.
Lichidarea unui set de înregistrări cu ajutorul interogării.
Interogarea de lichidare permite lichidarea înregistrărilor dintr-un tabel, din mai multe tabele
legate prin asocierea “unul-la-unul” sau prin asocierea “unul-la-multe”, dacă a fost stabilită
lichidarea în cascadă (de exemplu, toţi clienţii din Cahul şi toate comenzile lor).
Dar, dacă pentru stabilirea criteriului de selecţie din tabelul părţii “multe” este necesar de inclus
împreună tabelul părţii “unul”, va fi necesar de rulat interogarea de două ori, deoarece o rulare nu
permite lichidarea înregistrărilor din tabelul principal şi din tabelele asociate concomitent.
Tipul asocierii poate fi definit în modul de proectare al interogării după simbolurile de pe
liniile de legătură. Dacă un capăt al liniei este marcat cu simbolul “infinitate” iar altul cu simbolul
1, avem o asociere “unul-la-multe”. Dacă ambele capete sunt marcate cu simbolul 1 avem o
asociere “unul-la-unul”.
Particularităţile care trebuie avute în vederela rularea interogării de lichidare.
Operaţia de licidare a înregistrărilor cu ajutorul integrării de lichidare nu poate fi anulată.
De aceia, pînă a rula interogarea, trebuie de vizualizat înregistrările selectate pentru
lichidare. Pentru aceasta apăsaţi butonul VIEW din bara cu instrumente şi vizualizaţi tabelul
rezultat al interogării.
Se recomandă de făcut copii de rezervă ale datelor. Astfel, dacă aţi lichidat înregistrări de
care aveţi nevoie, le puteţi restabili din copiile de rezervă.
Uneori la rularea interogării se pot lichida înregistrări din tabelele asociate, care nu sunt
incluse în interogare. Aceasta se întâmplă dacă în interogare este inclus un tabel, care se află de
partea “unul” a asocierii “unul-la-multe” şi pentru această asociere a fost stabilită lichdarea în
cascadă. La licidarea înregistrărilor din aceast tabel se vor lichida şi înregistrările din tabelul care se
afla de partea “multe”.
După modificarea tabelelor Paradox, dBASE sau Fox Pro, incluse în baza de date, operaţia
de lichidare a înregistrărilor după rularea interogării nu poate fi anulată.
Lichidarea înregistrărilor din unul sau mai multe tabele,asociate prin relatia “unul-la-unul”
1 Creaţi o înterogaare care conţine tabele cu înregistrări ce trebuie lichidate.
2 În modul de proectare al înterogării apasati săgeata care e situată alături de butonul QueryType
(Tipul întegrării) în bara cu instrumente şi selectaţi comanda DeleteQuery (lichidarea).
3 Transferaţi simbolul stelută (*) din lista câmpurilor tabelelor în grila interogării.
4 Pentru stabilirea criteriilor de selecţie ale înregistărilor în curs de lichidare , transferaţi câmpurîle
în grilă cu ajutorul şoricelului , în celula Delete (Lichidare) ale acestor câmpuri apare valoarea
Where (Condiţie).
5 Tastati criteriul de selecţie în celula Criteria a câmpurilor din grilă.
6 Pentru vizualizarea prealabilă a înregistrărilor ce vor fi lichidate, apăsaţi butonul View din bara cu
instrumente. Pentru reântoarcerea în modul de proiectare apăsaţi din nou butonul View din bara cu
instrumente. Toate modificările interogării se fac în modul de proiectare.
7 Pentru lichidarea înregistrărilor apăsaţi butonul Run din bara cu instrumente .
Remarcă:Pentru oprirea rulării interogării apăsaţi tastele CTRL+BREAK.
Lichidarea înregistrărilor dintr-un tabel din partea “unul”a unei asocieri de tipul “unul -la-
multe” cu ajutorul interogării.
La rularea interogării, care include un tabel din partea “unul” dintr-o asociere de tipul “unul-
la-multe” se lichidează şi înregistrările corespunzătoare din tabelul din partea “multe”, dacă pentru
asocierea dată a fost stabilită lichidarea în cascadă.
1 Creaţi o interogare, care include un tabel din partea “unul” şi conţine înregistrări care trebuie
lichidate.
54
2 În modul de proiectare al integrării apăsaţi săgeata care e situată alături de butonul QueryType
(Tipul interogării) în bara cu instrumente şi selectaţi comanda DeleteQuery.
3 Transferaţi simbolul stelută (*) din lista câmpurilor al tabelelor în grila interogării.
4 Pentru stabilirea criteriilor de selecţie ale înregistărilor în curs de lichidare , transferaţi câmpurile
în grilă cu ajutorul şoricelului , în celula Delete (Lichidare) ale acestor câmpuri apare valoarea
Where (Condiţie).
5 Tastati criteriul de selecţie în celula Criteria ale câmpurilor din grilă.
Lichidarea înregistrărilor din ambele tabele ale unei asocieri de tipul “unul-la-multe”
cu ajutorul interogării.
1 Creaţi o interogare, care include tabelele din care se vor stabili criteriile de selecţie .
2 În modul de proiectare al integrării apăsaţi săgeata care e situată alături de butonul QueryType
(Tipul interogării) în bara cu instrumente şi selectaţi comanda DeleteQuery
3 Din tabelul, care conţine înregistrările asociate (din partea “multe” ale asocierii “unul-la-multe” )
transferaţi cu ajutorul şoricelului simbolul “steluţa”(*) din lista câmpurilor în grila interogării.
4 Din tabelul principal (din partea “unul” a asocierii “unul-la –multe” ) transferaţi în grila
interogării câmpurile , pentru care se stabileşte criteriul de selecţie.
În celula Delete (Lichidarea) a acestor câmpuri apare valuarea Where (condiţie).
5 Tastati criteriul de selectie în celula Criteria a câmpurilor din grilă.
8.Pentru fiecare tabel din partea “multe” ale asocierii selectaţi lista câmpurilor, care trebuie şterse
din interogare şi apăsaţi tasta DELETE.
9.În grila interogarii a rămas tabelul principal şi câmpurile, pentru care trebuie de stabilit condiţiile
de selecţie. Apăsaţi din nou butonul Run. Astfel se vor lichida înregistrările indicate din tabelul
părţii “unu” ale asocierii.
Interogarea de actualizare a înregistrărilor.
Execută modificări generale într-un set de înregistrări din una sau mai multe tabele.De
exemplu:se ridică cu 10% preţul la produsele lactate sau se măreşte salariul unei categorii de
colaboratori cu 5%.
Modificarea unui set de înregistrări cu ajutorul interogării de actualizare.
1.Creaţi o interogare, care include tabelele sau interogările ce conţin înregistrări,
care trebuie modificate şi câmpuri, ce se vor utiliza la stabilirea criteriilor de selecţie.
2.În modul de proiectare al interogării apăsaţi săgeata care este situată alături de butonul Query
Type (tipul interogării) din bara cu instrumente şi selectaţi comanda UpdateQuery(Actualizare).
3.Transferaţi din lista câmpurilor cu ajutorul şoricelului în grila interogării câmpurile, care trebuie
actualizate şi câmpurile la care se stabilesc criteriile de selecţie
4.Introduceţi în celula Criteria (Criteriu) condiţiile de selecţie, la necesitate.
5.Pentru câmpurile, care trebuie actualizate în celula Update (Actualizare) introduceţi expresiile
sau valorile care se utilizează la actualizare.
6.Apăsaţi butonul View din bara cu instumente pentru a vizualiza conţinutul tabelului.Tabelul nu va
conţine valorile actualizate. Pentru a reveni în modul de proiectare, apăsaţi din nou butonul View
din bara cu instrumente.
7.Pentru actualizarea înregistrărilor şi obţinerea noului tabel apăsaţi butonul Run (Rulare) din bara
cu instrumente.
55
Actualizarea tabelului cu ajutorul valorilor din alt tabel.
1.Creaţi un tabel de actualizare, care include tabelul, ce trebuie actualizat şi tabelul, care serveşte ca
izvor de valori.
2.Dacă tabelele nu-s asociate, creaţi asocierea pe cămpurile, ce conţin valori asemănătoare.
3.Întroduceţi în celulele Update (Actualizare) ale câmpurilor actualizate expresii de forma:
[numeTabel].[numeCâmp], unde numeTabel ţi numeCâmp reprezintă numele tabelului şi al
cămpului, în care se conţin valorile iniţiale. De exemplu: pentru copierea datelor din câmpul
Denumire al tabelului Mărfuri,în celula Update(Actualizare) trebuie de întrodus următoarea
expresie:[Mărfuri].[Denumire].
Exemple de expresii în înterogările de actualizare.
În următorul tabel se aduc exemple de expresii, întroduse în celula Update
(Actualizare) a grilei interogării la câmpul actualizat:
Expresie Rezultat
“Vînzător” Modifică valoarea în “Vînzător”
#10.08.96# Modifică valoarea datei calendaristice
prin 10 august 96
Da(Yes) Modifică în câmpul logic valoarea Nu
(No) prin Da (Yes)
“PN”&[cod] Adaogă combinaţia “PN” la începutul
câmpului definit
[Preţ]*[Cantitate] Calculează produsul câmpurilor Preţ şi
Cantitate
[Fraht]*1.5 Măreşte valoarea câmpului Fraht cu 50%
DSun([Cantitatea]*[Preţ]”,”Comandant’,’ Dacă valoarea câmpului CodulMărfii din
[Codul Mărfii]=&[Codul Mărfii]). tabelul activ coincide cu valoarea
câmpului CodulMărfii din tabelul
“Comandat”, se actualizează valorile
totale ale vînzărilor, care se calculează ca
produsul câmpurilor Preţ şi cantitate
Right([NumeCâmp],5) Taie caracterele din stânga, lăsînd 5
caractere în dreapta câmpului
Interogare de adăugare (Append Query)

Adaugă un set de înregistrări din unul sau mai multe tabele la sfîrşitul unuia sau mai multor
tabele. De exemplu au apărut cîţiva clienţi noi şi baza de date, care conţine informaţia despre ei.
Pentru a nu introduce datele manual, datele pot fi adăugate în tabelul “Clienţi”. Interogarea de
adăugare este utilă şi la îndeplinirea următoarelor acţiuni:
• Adăugarea câmpurilor respectînd anumite condiţii. De exemplu, este necesar de adăugat numele
şi adresele clienţilor cu comenzi foarte mari.
• Adăugarea înregisrtrărilor, dacă unele câmpuri dintr-un tabel nu se conţin în alt tabel. De
exemplu, în baza de date tabelul “Clienţi” conţine 11 câmpuri. Fie că trebuie adăugate
înregistrări din alt tabel, cu câmpuri ce corespund câmpurilor 9 şi 11 din tabelul “Clienţi”.
Interogarea de adăugare va adăuga datele în câmpurile care corespund şi le va omite pe
celelalte.
Adăugarea înregistrărilor dintr-un tabel în altul cu ajutorul interogării de adăugare.
1.Creaţi o interogare care conţine tabelul cu înregistrări, ce trebuie adăugate în alt tabel.
2.În modul de proiectare al interogării apăsaţi săgeata, situată alături de butonul QueryType (Tipul
interogării) din bara cu instrumente şi selectaţi comanda AppendQuery (Adăugare).
3.În câmpul Table Name (Numele tabelului) introduceţi numele tabelului, în care
trebuie adăugate înregistrările.
56
4.Selectaţi parametrul Curent DataBase (În baza de date activă), pentru a amplasa tabelul în baza
de date deschisă sau parametrul Another Data Base (În altă bază de date), şi introduceţi numele
bazei de date, în care este necesar de amplasat tabelu din nou. La necesitate indicaţi calea de acces.
5.Tastaţi butonul OK.
6.Transferaţi din lista câmpurilor cu ajutorul şoricelului în grila interogării câmpurile, care trebuie
adăugate şi câmpurile la care se stabilesc criteriile de selecţie. Poate fi adăugat şi câmpul cheie,
dacă are tipul de date contor. Dacă toate câmpurile în ambele tabele au aceleaşi nume, se poate de
transferat cu ajutorul şoricelului a simbolului steluţă (*) în grila integrării.
7.Dacă în ambele tabele câmpurile selectate au aceleaşi nume, numele corespunzătoare se introduc
automat în linia Append (Adăugare). Dacă numele câmpurilor tabelelor se deosebesc, în linia
Append (Adăugare) introduceţi numele câmpurilor, adăugate în tabel.
8.Introduceţi criteriile de selecţie, conform cărora se va face adăugarea în celula Criteria (criteriu)
a câmpurilor.
9.Pentru vizualizarea prealabilă a înregistrărilor ce vor fi adăugate apăsaţi butonul View din bara cu
instrumente de lucru. Pentru a reveni în modul de proiectare apăsaţi din nou butonul View. Orice
modificare trebuie făcută în modul de proiectare.
10.Pentru adăugarea înregistrărilor apăsaţi butonul Run (Rulare) din bara cu instrumente.
5.2.Interogări încrucişate.
În interogările încrucişate se afişează rezultatele unor calcule statistice (ca de exemplu sume,
numărul înregistrărilor sau valori medii), efectuate asupra datelor dintr-un câmp. Aceste rezultate se
grupează după două seturi de date în formatul unui tabel încrucişat. Primul set se afişează în
coloana stîngă şi formează antetele rândurilor, iar al doilea se afişează în rândul superior şi
formează antetele coloanelor.
Crearea unei interogări încrucişate cu ajutorul asistentului cu gruparea valorilor
totalizatoare pe linii şi coloane.
1.Selectaţi în fereastra bazei de date eticheta Query (Interogări) şi apăsaţi butonul New.
2.În fereastra de dialog New Query (Interogare nouă) selectaţi Gross Tab Query Wizard
(Integrare încrucişată) şi tastaţi OK.
3.Îndepliniţi instrucţiile, ce se afişează în fereastra de dialog a asistentului. În prima fereastră –
selectarea tabelului de bază. A doua fereastră – selectarea câmpurilor pentru formarea antetelor
liniilor. A treia fereastră – selectarea câmpurilor pentru formarea antetelor coloanelor.Următoarea
fereastră propune selecţia câmpului şi a funcţiilor pentru completarea celulelor de totalizate În
ultima fereastră de dialog se propune rularea interogării sau posibilitatea deplasării în modul de
proiectare al integrării.
Dacă interogarea creată nu corespunde cerinţelor, reveniţi la asistent şi modificaţi
interogarea.
Sfat: există posibilitatea introducerii datelor într-un tabel încrucişat fără crearea unei interogări
aparte în baza de date.
Pentru aceasta este necesar de format în formular sau raport un tabel totalizator. În tabelul
totalizator utilizatorul poate modifica antetele rândurilor sau a coloanelor, ceea ce permite
analizarea datelor prin diferite metode.
Crearea unei interogări încrucişate fără asistent.
1.Selectaţi în fereastra bazei de date eticheta Query (interogări) şi apăsaţi butonul New (nou).
2.În fereastra de dialog New Query (Interogare nouă) selectaţi Design View (Proiectarea
interogării) şi tastaţi OK.
3.În fereastra de dialog Show Table (Afişarea tabelelor) selectaţi eticheta, care conţine obiectele, de
unde vor fi selectate datele utilizate în interogare.
4.Selectaţi obiectele adăugate în interogare cu un dublu clic pe numele fiecărui obiect şi închideţi
fereastra apăsînd Close (Închide).
5.Adăugaţi câmpurile în rândul Field (Câmp) în grila interogării şi introduceţi criteriile de selecţie.
57
6. Tastaţi butonul Query Type (Tipul interogării ) din bara cu instrumente şi selectaţi
CrossTabQuery (Interogare încruţişată)
7.Pentru câmpul sau câmpurile, valorile cărora se vor afişa în interogare ca antete ale rândurilor,
selectaţi celula din rândul Cros Tab (Tabel încrucişat) şi tastaţi Row Headings (Antetele
rândurilor). Pentru aceste câmpuri trebuie de lăsat în rândul Total (Totalizare) valoarea standardă
Group By (Grupare)
8. Pentru câmpul, valorile căruia trebuie să reprezinte în interogare antetele coloanelor, selectaţi
celula din rândul CrossTab (Tabel încrucişat) şi tastaţi ColumnHeadings (Antetele Coloanelor).
Valoarea Column Headings poate fi selectată doar pentru un câmp. Pentru acest câmp în rândul
Total (Totalizare) trebuie să lăsaţi valoarea standard Group By (Grupare).
Implicit antetele coloanelor se sortează după alfabet sau după valorile numerice. Dacă
antetele trebuie sortate în altă ordine sau dacă trebuie de limitat numărul antetelor afişate, trebuie
de utilizat proprietatea Column Headings (Antetele coloanelor) a interogării.
9. Pentru câmpul, valorile căruia se vor utiliza la formarea tabelului încrucişat, selectaţi celula din
răndul CrossTab (Tabel încrucişat) şi selectaţi Value (Valoare). Valoarea poate fi dată numai unui
singur câmp.
10. În rândul Total (Totalizare) selectaţi o funcţie statistică, care va fi utilizată pentru complectarea
tabelului încrucişate (de exemplu Sum, Avg sau Count).
11.Pentru a defini criterulle de selecţie, care va limita antetele rândurilor pînă la efectuarea
calculelor, introduceţi o expresie în rândul Criteria (criteriu) pentru câmpul cu valorile
RowHeadings (Antetele rândurilor) în celula liniei CrossTab (Tabel încrucişat) şi GroupBy
(Grupare) în celula liniei Total (Totalizare). De exemplu, se pot introduce sumele totalizatoare ale
vînzărilor pentru unele categorii de mărfuri, aşa ca conserve de carne sau peşte.
Pentru a defini condiţia de selecţie, care va limita înregistrările selectate pînă la gruparea
antetelor rândurilor şi pînă la complectarea tabelului încrucişat, afăugaţi în grila interogării un
câmp, pentru care se va defini criteriul de selecţie, selectaţi pentru el Where (Condiţie) în celula
rândului Total (Totalizare), lăsaţi celula din linia CrossTab vidă şi introduceţi expresia în celula
liniei Criteria (Criteriu). (Câmpurile care au valoarea Where (Condiţie) în linia Total (Totalizare)
nu se afişează în tabelul rezultat al interogării).
12. Pentru vizualizarea tabelului rezultat tastaţi butonul Run (Rulare) din bara cu instrumente.
Pentru oprirea rulării interogării apăsaţi tastele CTRL+BREAK
Remarcă: Dacă câmpul se include în grila interogării dar în celulele CrossTab (Tabel ţncrucişat) şi
GroupBy (Grupare) se selectează NotShow (ne afişare) şi se activează semnul de marcare pentru
celula Total (Totalizare), atunci pentru acest câmp se efectuiază gruparea la fel ca şi la câmpurile,
selectate pentru antetele rândurilor, însă nu se afişează un rând aparte în tabelul rezultat al
interogării.
Dacă valoarea ColumnHeadings include caractere, care de obicei nu se utilizează pentru
numele câmpurilor, ca de exemplu puncte zecimale, atunci în tabel ele se înlocuiesc caracterul semn
de subliniere.
Sortarea sau limitarea antetelor coloanelor care se afişează într-o interogare
încrucişată.
Proprietatea ColumnHeadings (Antetele Coloanelor) a interogării permite executarea
sortării sau limitarea valorilor care se afişează în antetele coloanelor tabelului rezultat al interogării.
De exemplu , într-o interogare încrucişată , în care antetele coloanelor sînt numele lunilor anului ,
acestea pot fi afişate în ordine cronologică , dar nu alfabetică sau putem afişa numai coloanele
lunilor ianuarie-iunie.
1.Creaţi o interogare încrucişată (cu sau fără asistent).
2.Executaţi un clic în cadrul ferestrei interogării în modul de proiectare , dar nu în lista câmpurilor
sau grila ei.
3.Deschideţi fereastra proprietăţilor interogării cu un clic în bara cu instrumente.
4.În celula proprietăţii ColumnHeading întroduceţi antetele coloanelor în ordinea în care ele
trebuie să se afişeze în tabelul rezultat .Antetele coloanelor trebuie să fie
58
despărţite prin caracterul punct şi virgulă sau să se utilizeze caracterul de separare al ţării date.
Antetele introduse trebuie să corespundă întocmai antetelor coloanelor din interogare în modul
foaie de date. De exemplu , dacă în antetul coloanei din tabel se afişează “USA”, trebuie de
introdus anume “USA” dar nu “US”. (După apăsarea tastei ENTER sau după transferarea
indicatorului în alt tabel , numele fiecărui antet se include în ghilimele).
5.Pentru vizualizarea tabelului rezultat al interogării apăsaţi butonul Run (Rulare) din bara cu
instrumente de lucru .
Remarcă: Dacă interogarea încrucişată se utilizează des sau dacă seerveşte ca bază pentru un
formular sau un raport, atunci acţiunile descrise mai sus de atribuire a antetelor fixate coloanelor
permite micşorarea timpului de rulare al interogării .
Dacă utilizaţi permanent aceleaşi antete pentru diferite interogări , creaţi un tabel cu un câmp de
tip text , în care se păstrează antetele coloanelor. După aceasta deschideţi tabelul şi copiaţi antetele
în celula proprietăţii ColumnHeadings.
Rezolvarea problemelor apărute la rularea interogărilor încrucişate.
Antetele coloanelor se afişeaază ţn ordine greşită sau se afişează antete de prisos .
Indicaţi în proprietatea ColumnHeadings (Antetele coloanelor) numele antetelor coloanelor
în ordinea, în care ele se afişează .
Una sau câteva coloane au antetul “<>”.
Microsoft Acces returnează simbolul “<>” în antetul coloanei pentru orice valoare vidă a
câmpului, pentru care în linia CrossTab (Tabel încrucişat ) este marcată celula ColumnHeadings .
Pentru a evita acest caz , îndepliniţi una din următoarele acţiuni :
Definiţi ţn mod cert antetele coloanelor cu ajutorul proprietăţii interogării
ColumnHeadings(antetele coloanelor).
Introduceţi expresia IsNotNull în celula Criteria (Criteriu) a coloanei câmpului selectat
pentru antetele coloanelor.
În celula Criteria din coloana câmpului selectat pentru antetele coloanelor transformaţi
valorile vide în valori cu careva sens (de exemplu “Lipseşte”) cu ajutorul funcţiei Nz.
Se afişează mesajul de eroare “Imposibil de adăugat numele <nume>”
Acest mesaj de eroare înseamnă , că numele indicat nu poate fi adoptat ca nume de câmp sau
expresie. Această situaţie apare în următoarele cazuri:
În fereastra de dialog QueryParameters (Parametrii interogării) nu e indicat tipul de date
pentru parametrul interogării încrucişate sau a interogării, care serveşte ca bază pentru interogarea
încrucişată sau pentru diagramă . Pentru corectarea erorilor executaţi următoarele acţiuni:
1.Indicaţi în fereastra de dialog QueryParameters a interogării , în care se defineşte un parametru
numele şi tipul de date al parametrului.
2.Definiţi valorile proprietăţii Column Heading (Antetele coloanelor) pentru integrarea, în care se
utilizează un parametru.
În antetele rândurilor sau coloanelor se afişează valori greşite ale câmpurilor.
Verificaţi dacă este selectat elementul Column Heading din linia Gross Tab (Tabelul
încrucişat) din grila interogării pentru câmpurile, valorile cărora servesc ca antete pentru coloane.
Pentru modificarea valorilor din celulă, selectaţi celula, apoi selectaţi elementul necesar din lista
care se deschide.Dacă trebuie de afişat în antetele coloanelor valori concrete, indicaţi aceste valori
în proprietatea interogării Column Headings .
Rezultate greşite ale calculelor totalizatoare(statistice) în interogare.
Dacă există câmpuri cu valori vide, incluse în calcule, atunci înregistrările respective vor fi
omise din calcule. Dacă gruparea înregistrărilor se face incorect, controlaţi dacă în celula liniei
Total (grupare) a câmpurilor, după care se face gruparea, este selectat elementul Group By
(grupare).
Într-o interogare încrucişată ca pricină a rezultatelor incorecte poate servi numărul prea mare
sau prea mic al câmpurilor de grupare. Adăugaţi, lichidaţi sau modificaţi câmpurile, indicate ca
antete ale rândurilor, la care valorile totalizatoare se grupează pe verticală. Controlaţi dacă au fost
corect selectate valorile câmpurilor, utilizate în calitate de antete ale coloanelor, în care valorile
59
totalizatoare se grupează pe orizontală. Amplasarea criteriilor de selecţie în grila interogării
defineşte dacă se va efectua selecţia înregistrărilor pînă la grupare, dacă se vor selecta grupele pînă
la efectuarea calculelor, deasemenea care rezultate se vor returna după efectuarea calculelor.
Verificaţi dacă au fost corect selectate funcţiile statistice. Dacă nu, selectaţi altă funcţie din lista din
celula Total (grupare ).
Nu se face actualizarea datelor într-o interogare încrucişată
Datele dintr-o interogare încrucişată nu admit actualizarea.
Interogarea se rulează prea încet.
Pentru accelerarea rulării interogării:
Activaţi Analizatorul rulării , care va verifica automat interogarea şi va afişa recomandări de
îmbunătăţire a productivitaţii ei. Creaţi indexi pentru tabelele de bază.
Remarcă :Dacă analiza rulării se face cu ajutorul asistentului , atunci asistentul va afişa propuneri
de creare a relaţiilor şi indexilor necesari.
Modificaţi grila interogării pentru ridicarea productivitătii ei.
5.3.Interogări cu parametri şi utilizarea lor.
Interogare cu parametri se numeşte interogarea la rularea căreia se deschide o fereastă de
dialog cu propunerea de a introduce anumite informaţii , de exemplu criterii de selecţie ale
înregistrărilor sau valoare pentru includere în câmp. Se admite crearea interogărilor, în care se
deschid câteva ferestre de dialog pentru introducerea diferitor informaţii ,de exemplu a două date
calendaristice. După aceasta în interogare se selectează înregistrări , care nimeresc într-o anumită
perioadă de timp.
Interogările cu parametri este comod de utilizat ca izvor de bază de date pentru formulare şi
raporturi. De exemplu pe baza unui raport cu parametri se poate crea un raport despre veniturile
lunare. În timpul imprimării raportului Microsoft Acces va deschide fereasra de dialog cu invitaţia
de a indica luna , pentru care se creează raportul. După introducerea lunii,Microsoft Acces tipăreşte
raportul corespunzător .
În loc de utilizare a interogării cu parametri se poate crea un formular special sau o fereastră de
dialog , în care se vor cere datele necesare.
Crearea interogării cu parametri cu invitaţia de introducere a criteriilor de selecţie.
Dacă este necesar de rulat de multe ori aceeaşi interogare de selecţie sau interogare
încrucişată , schimbînd numai condiţiile de selecţie , atunci crearea unei interogări cu parametri
permite să economisiţi din timp. Interogarea cu parametri nu necesită executarea de fiecare dată a
modificărilor grilei interogării, în loc de aceasta introduce condiţiile de selecţie. Se admite definirea
setului de parametri pentru fiecare câmp.
Presupunem ,de exemplu , că trebuie de rulat de multe ori interogarrea de calculare a
numărului total de comenzi , executate de diferiţi vînzători. In acest caz este comod de creat o
interogare cu parameti, în care se afişează invitaţia de a introduce numele vînzătorului nemijlocit la
rularea interogării.
1.Creaţi o interogare de selecţie sau o interogare încrucişată.
2. În modul de proiectare al interogării transferaţi cu ajutorul şoricelului câmpurile din lista
câmpurilor în grila interogării.
3. Pentru fiecare câmp , care se presupune a fi utilizat ca parametru , în celula liniei Criteria
(criteriu) , introduceţi textul invitaţiei, cuprins în paranteze patrate . Această invitaţie se va afişa la
rularea interogării. Acest text trebuie să se deosebească de numele câmpului, dar poate să-l
includă. Pentru afişarea invitaţiei “Introduceţi data iniţială :”şi “Introduceţi data finală:” pentru
definirea perioadei de selecţie a valorilor ,introduceţi Between [Introduceţi data iniţială :] And
[ Introduceţi data finală :] în celula liniei Criteria (criteriu) al coloanei câmpului “Data Amplasării
“.
4. Pentru vizualizarea prealabilă a interogării pînă la rularea ei , apăsaţi butonul View din bara cu
instrumente şi introduceţi valoarea parametrului. Pentru reîntoarcerea în modul de proiectare al
interogării apăsaţi iarăşi butonul View din bara cu instrumente.
5. Pentru rularea interogării cu parametri , apăsaţi butonul RUN din bara cu instrumente.
60
Remarcă: Este necesar de definit tipul de date pentru parametri într-o interogare încrucişată
sau într-o interogare cu parametri , care serveşte ca bază pentru o diagramă sau o interogare
încrucişată. În interogarea încrucişată este necesar de asemenea de atribuit valori proprietăţii
Column Heagings (Antetele câmpurilor ). În alte interogări cu parametri este necesar de indicat
tipul de date al parametrului pentru câmpurile logice şi pentru câmpurile din tabulele bazelor de
date externe SQL.
În formular se permite imprimarea parametrilor.
Indicarea tipului de date pentru parametri într-o interogare cu parametri.
1.Creaţi o interogare cu parametri şi în modul de proiectare al interogării selectaţi din meniul
Query comanda Parametres.
2.Introduceţi în prima celulă a coloanei Parametr prima invitaţie , introdusă în grila interogării.
3.În celula coloanei Data Type (Tip de date ) a acestei linii selectaţi tipul de date necesar
4.Repetaţi paşii 2 şi 3 pentru fiecare parametru, pentru care este necesar de introdus tipul de date
Rezolvarea problemelor , apărute la rularea interogărilor cu parametri
Invitaţia de introducere a parametrilor se afişează când nu trebuie.
Dacă invitatia de introducere a valorilor parametrilor se afişează atunci , când după
părerea utilizatorului nu trebuie să apară ,este posibilă una din următoarele pricini :
Parametrul a fost eliminat din grila interogării , dar nu a fost eliminat din fereastra de
dialog Query Parameters (Parametrii interogării )
Numele câmpului a fost introdrus incorect în interogare sau raport şi nu coincide cu
câmpul tabelului.
Există o referire la un câmp calculat. Dacă pentru câmp în interogare sunt definite
operaţii cu valori ale unui câmp calculat , este necesar de stabilit semnul de marcare Show
(afişare) în grila interogării.
Este necesar un parametru, care asigură reîntoarcerea în interogare cu parametrii
tuturor înregistrărilor.
În grila interogării sub celula câmpului în rândul Criteria (criteriu), care conţine
invitaţia de introducere a parametrului, introduceţi în celula rândului Or (sau) expresia (text
invitaţie) Is Null , unde text invitaţie trebuie să coincidă cu invitaţia introdusă în linia Criteria
(criteriu) al acestui câmp . De exemplu
Câmpul : Cod marfa
Criteriu de selecţie Like[introduceţi codul mărfii] sau [introduceţi codul mărfii] Is
Null.
Dacă la reluarea unei asemenea inerogări în fereasra de dialog Enter Parameter Value
nu se introduce nici o valoare, interogarea returnează toate înregistrările.
Se afişiază mesajul de eroare”Imposibil de adăugat numele <nume>”.
Acest mesaj de eroare arată, că numele indicat nu poate fi adoptat ca nume de câmp sau
expresii. Această situaţie apare în cazul următor:
În fereastra de dialog Query Parameters (Parametrii interogării) nu este indicat tipul de
date pentru parametrul interogării incrucişate sau a interogării care serveşte ca bază pentru
interogarea incrucişată sau pentru diagramă. Pentru corectarea erorilor, executaţi următoarele
acţiuni
1. În interogarea, în care se defineşte parametrul, indicaţi în fereastra de dialog Query Parameters
(Parametrii interogării) numele şi tipul de date al parametrului.
2. În interogarea, în care se utilizează parametrii indicaţi valorile proprietăţii Column Headings
(Antetele coloanelor)
1. Ce reprezintă o interogare de acţiune?
2. Indicaţi tipul interogărilor de acţiune ?
3. Pentru ce este necesară interogarea de formare a unui tabel ?
61
4. Cum se crează un tabel nou cu ajutorul interogării de formare a unui tabel ?
5. Ce execută interogarea de lichidare?
6. Se pot lichida câmpuri cu ajutorul unei interogări de lichidare ?
7. Cum se crează o interogare de lichidare?
8. Cu ce se deosebesc acţiunile butoanelor Run şi View în interogările de acţiune?
9. Care este esenţa interogării de actualizare?
10. Cum se crează o interogare de actualizare.?
11. Care este esenţa unei interogări de adăugare?
12. Cum se crează o interogare de adăugare ?
13. Pentru ce servesc interogările încrucişate.?
14. Cum se crează o interogare incrucişată cu ajutorul asistentului ?
15. Cum se crează o interogare incrucişată fără ajutorul asistentului?
16. În ce cazuri se utilizează interogările cu parametri?
17. Ce este o interogare cu parametri?
62
Tema 6. Formulare. Crearea formularelor.
6.1. Noţiuni generale despre formulare.

Formularul – un obiect a bazei de date destinat pentru vizualizarea datelor unei inregistrări.
Folosind formularul putem efectua în mod elegant operaţiile tipice din bazele de date: vizualizarea,
agăugarea, modificarea datelor. Utilizatorul are posibilitatea să modifice ordinea câmpurilor, să le
plaseze în cadrul formularului în poziţiile necesare, să introducă diferite elemente decorative e.t.c.
Access are facilitatea de a afişa formularul în diferite moduri penrtu vizualizare.Astfel:
• se folosesc diferite culori, fonturi, alte elemente grafice la reorezentarea datelor;
• reprezintă o formă asemănătoare unui formular tipărit pe hârtie.
• conţin diagrame;
• conţin expresii pentru efectuerea calculelor;
• afişează datele din mai multe tabele;
• automamatizează îndeplinirea anumitor operaţii.
După structura sa formularul e ceva asemănător unei cvasete pentru dialog.
O mare parte de date reprezintate în formular sunt reflectate din tabele sau înregistrări. Datele
nelegate de tabele sau cererile, ce reprezintă sursa de bazăa datelor folosite la crearea formularului,
se păstrează în macheta formularului.
La crearea legăturii dintre formular şi înregistrările tabelei , ce reprezintă sursa de bază a datelor
din formular, se folosesc obiectele grafice numite elemente de control. Elemente de control-
obiecte, plasate în formular şi destinate pentru a reflecta datele, indeplinirea operaţiilor sau pentru
o prezentare mai elegantă a datelor.
Unele elemente de conrtol sunt legate cu câmpurile tabelei de bază sau cămpurile raportului de
bază, pentru a fi folosite la întroducerea valorilor în aceste câmpuri sau reflectarea valorilor din
aceste câmpuri. Exemplu: pentru întroducerea şi reflectarea textului sau a numerelor, putem folosi
elemente de control- câmpuri pentru, pentru reflectarea imaginilor – cadrul obiectului. Alte
elemente de control se folosesc la reflectarea datelor, ce sepăstreauă în macheta formularului.
Exemplu: pentru reprezentarea unui text explicativ putem folosi etichetele, dar pentru gruparea
datelorşi îmbunătăţirea aspectului exterior a formularului – linia şi dreptunghiul.
6.2 Crearea formularelor.
Access ne permite să creăm formulare în două moduri: asistaţi de FormWizard sau prin forţe
proprii. În primul caz crearea formularului este facilitat de întrebările asistenţilor. Cea mai simplă
metodă de creare a formularului este folosirea asistentului (FormWizard). S-ar putea ca stilul
formatelor predefinite să nu fie pe placul dumneavoastră sau să doriţi să creaţi un anum,it stil de
format predefinit, specific unei anumite aplicaţii.
Creaţi un formular şi modificaţii aspectul astfel încât formularul să aibă fontul, chenarul,
culoarea fontului şi alte opţiuni exact aşa cum le doriţi pentru noul Dumneavoastră format
predefinit sau pentru cel particularizat.
Puteţi modifica unele dintre valorile prestabilite pe care programul Access le utilizează la
crearea tuturor formularelor selectînd opţiunile Tools, Option şi apoi eticheta Form/Report.
Puteţi crea un formular şablon care să înlocuiască ţablonul standard şi puteţi stabili cum să fie
afişate obiectele în momentul când le selectaţi.
Asistenţii ne permit se creăm noi elemente de control mai rapid .Acesta ne permite să creăm câteva
tipuri de formulare standarde:
• AutoForm:Datasheet
AutoForm:Columnar
• AutoForm:Tabular
Crearea formularului cu ajutorul AutoForm.
63
Aceasta este cea mai simplă metodă de a obţine un formular. Cu formularul AutoForm putem
vizualiza o singură înregistrare.
AutoForm crează un formular simplu în mod automat, fără să solicite informaţii suplimentare.
AutoForm: Columnar- câmpurile sunt plasate pe vertical unul sub altul, în partea stângă fiind
plasată eticheta câmpului respectiv. La un moment dat vizualizăm o singură înregistrare.
AutoForm:Tabular – plasează câmpurile unei înregistrări pe orizontal, avînd în parte superioară
numele câmpurilor pe poziţia antetelor de coloană. Avem posibilitatea să vizualizăm deodată mai
multe înregistrări. Aspectu este asemănător unui tabel.
1. În fereastra bazei de date acţionaţi eticheta Tables sau Queries
2. Selectaţi tabelul sau cererea, pe baza cărora se va crea formularul sau deschideţi aceste obiecte
în orice mod de vizualizare.
3. Acţionaţi butonul de deschidere a listei derulante din apropierea butonului NewObject, din
panoul cu instrumente şi selectaţi AutoForm necesară.
Crearea formularului cu ajutorul asistentlui.
1. În fereastra bazei de date acţionaţi eticheta Forms.
2. Acţionaţi butonul de comandă New.
3. În caseta pentru dialog NewForms selectaţi asistentul necesar, descrierea fiecurui asistent
selectat apare în partea stîngă a casetei pentru dialog.
4. Selectaţi denumirea tabelului sau a înregistrării, ce vor constitui sursa de bază a formularului
definit.
Remarcă: La definirea formularului cu ajutorul asistenţilor, datele trebue selectate din lista
obţinută la extinderea listei derulante din caseta pentru dialog.
5. Acţionaţi butonul OK.
6. Dacă la pasul 3 afost ales FormWizard, ChartWizard sau PivotTableWizard, atunci la
crearea formularului îndepliniţi sugestiile din casetele pentru dialog.
Aspectul formularului poate fi modificat în modul de proiectare Design.
Remarcă:La alegerean unui formular predefinit folosiţi AutoForm , care a fost activat ultima
dată in caseta pentru dialog sau cu ajutorul comenzii AutoForm din meniul Format.
Crearea formularului fără asistent.
Utilizarorul poate începe de la un formular nou şi poate personaliza acest formular.
1. Acţionaţi eticheta Forms.
2. Acţionaţi butonul New.
3. În caseta pentru dialog NewForm selectaţi Design View.
4. Selectaţi denumirea tabelului sau cererea se vor constitui sursa de bază a formularului. Dacă
formularul nu va conţine date ( de exemplu dacă formularul va fi utilizat ca o casetă pentru
dialog specială) nu selectaţi nimic din lista derulantă.
Remarcă:Formularul ce reflectă date din mai multe tabele , trebue definit pe baza cererii, ce
conţine aceste date din tabele.
5. Acţionaţi butonul OK.
Formularul va apărea la ecran în modul de afişare Design.
Crearea formularului pe baza mai multor tabele.
Cea mai simplă şi mai rapidă metodă de definire a formularelor pe baza mai multor tabele
În prima casetă pentru dialog selectăm câmpurile ce se vor conţine în formular, cimpurile pot fi
selectate dintr-un singur tabel sau mai multe. Se crează formulare standarde sau ierarhice. Un
formular standard reflectă informaţia despre marfă şi furnizorii ei, iar cel ierarhic conţine unul sau
mai multe formulare subordonate ( subformular). Formularul subordonat se utilizează la
reprezentarea datelor din tabele cu ralaţia unu la mai mulţi.De exemplu poate fi creat formularul
“Categorii” ce conţine date din tabelul “Categoriile mărfii” şi “Mărfuri”. Datele pot fi reprezentate
în formă ierarhică fară utilizarea formularelor subordonate.Dacă formularul conţine multe elemente
de control atunci subformularul nu mai poate fi inclus în formular. În acest caz poate fi utilizat
asistentul la crearea formularelor simultam.
64
Regimurile de vizualizare a formularului.
Formularul poate fi vizualizat în unul din următoarele 4 categorii:
Modul Design
Modul Datasheet
Modul Form
Modul PrintPreview
Modul Design este destinat pentru modificarea formularelor deja existente şi crearea celor noi.
Modul Form e necesar la întroducerea, modificarea şi afişarea datelor în formular. În acest mod
sunt vizibile toate câmpurile unei înregistrări.
Modul Datasheet e necesar la întroducerea, modificarea şi afişarea datelor, prezentate în formulare
de tabel.În acest mod la ecran pot fi afişate simultan mai multe înregistrări, dar nu sunt vizibile toate
câmpurile. În acest regim nu sunt afişate butoanele, obiectele grafice şi alte obiecte OLE.
În modul de vizualizare prealabilă formularul este afişat aşa cum va fi tipărit.
6.3. Lucrul în regimul de proiectare
Fereastra Formularului în regimul de proiectare.
Folosirea formularului în modul de proiectare conţine machetul formularului în starea sa curentă şi
mijloacele predestinate pentru modificarea acestui formular: panoul cu instrumente, rigla, panoul cu
elemente de dirijare, bara de stare şi e.t.c.
Marcarea formularului.
1. Deschideţi formularul în modul de proiectare Design.
2. Acţionaţi domeniul marcat al formularului.
Dacă rigla nu e afişată la ecran, selectaţi comanda SelectForm din meniul Edit sau acţionaţi pe
fonul din stânga formularului, pentru a marca formularul.
Marcarea secţiunilor în formulare.
2. Acţionaţi domeniul marcat a secţiunii sau în orice loc din zona antetului.Pentru a selecta o
secţiune a formularului la fel putem acţiona cu mouse-ul pe fonul secţiunii.
Marcarea elementelor de control.
2. Poziţionaţi cursorul pe elementul de control şi acţionaţi cu mouse-ul. Dacă elementul de control
conţine o etichetă legată , atunci se selectează şi ea.
Remarcă:Dacă alegem un element deja selectat, în el apare indicaturul cursorului ce permite să
întroducem sau să modificam textul. În acest caz pentru selectarea elementului de control, urmează
să acţionăm inafara elementului de control, apoi din nou selectăm elementul de control.
Selectarea elementelor de control consecutive.
1. Deshideţi formularul în regimul de proiectare Design.
2. Acţionaţi în afara elementelor de control, apoi trageţi cadrul dreptunghiular peste elementele de
control
Selectarea elementelor de control neconsecutive.
1. Deshideţi formularul în regimul de proiectare Design.
2. Acţionaţi butonul Shift, ţineţi acţionat acest buton şi selectaţi fiecare element de control.
Ascunderea grilei.
1. Deschideţi formularul în regimul Design.
2. În meniul View selectaţi opţiunea Grid.
Activarea/dezactivarea grilei.
2. Activaţi opţiunea Snap to grid din meniul Format.
Dacă opţiunea Snap to Grid este activată elementele de control se vor alinia la cele mai apropiate
linii de grilă otizontale şi verticale Punctele de intersecţie ale grilei se numesc noduri.
La crearea elementului de control, prin selectarea locului în formular sau raport, colţul stânga-sus al
elementului se plasează în cel mai apropiat nod al grilei,dacă opţiunea Snap to Grid.
65
Dacă elementele de control sunt create prin tragere cu mouse-ul, atunci toate colţurile elementului
se plasează în nodutile grilei. La deplasarea sau redimensionarea elementului de control, Microsoft
Access permite deplasarea elementului sau deplasarea cadrului da la un nod la altul. Dimensionarea
elementelor de control respectă spaţierea grilei şi corespunde conţinutului său.
Dacă opţiunea Snap to Grid este dezactivată, este ascunsă grila, atunci elementele de control pot
fi deplasate şi redimensionate în mod independent.
Sfat:La dezactivarea temporară a opţiunei Snap to Grid, Activaţi tasta CTRL şi la deplasarea sau
redimensionarea elementelor de control se ţine tastată (acţionată). La eliberarea tastei CTRL se
activează din nou opţiunea Snap to Grid.
Modificarea pasului grilei.
2. Faceţi dublu clic în domeniul marcat al formularului, pentru a deschide caseta cu proprietăţi.
3. Granulzitatea grilei este definită prin intermediul proprietăţii formularului GridX şi GridY ,
care se referă la distanţa dintre liniile pe orizontală, respectiv pe verticală. ( Punctele de
intersecţie ale grilei sunt afişate în regimul Design).
Spaţierea grilei pe orizontală se modifică astfel: atribuiţi proprietaţii GridX o valoare nouă, pe
verticală- atribuiţi proprietăţii GridY o valoare nouă. Cu cât numărul este mai mare (valoarea)
cu atît e mai mică distanţa dintre spaţii – pasul.
Remarcă:Valoarea prestabilită pentru spaţierea grilei este de 10 puncte pentru GridX şi GridY la
1centimetru. Deasemenea sefoloseşte spaţierea de 24 puncte pe inci pe orizontală şi pe verticală.
Valorile se conţin în intervalul de la 1 la 64. Dacă spaţierea grilei este mai mae de 24 puncte pe inci
sau 10 puncte pe centimetru, punctele nu sunt vizibile.
Utilizarea fomatelor predefinite la formulare şi elemente de control.
1. Deschideţi formularul în regimul de proiectare Design.
2. Îndepliniţi una din următoarele acţiuni:
Acţionaţi domeniul marcat al formularului pentru formatarea totală a formularului;
Acţionaţi domeniul marcat al secţiunii, pentru formatarea secţiunii respective;
Marcaţi elementele de control care necesită formatarea.
3. Acţionaţi butonul AutoFormat din panoul cu instrumente.
4. Selectaţi formatul necesar.
5. Acţionaţi butonul Option - pentru a specifica anumiţi parametri, necesari pentru modificarea
atributelor textului.
Formatarea textului poate să includă următoarele caracteristici :
- fontul, dimensiunea şi stilul
- culoarea( caracterelor şi a fontului);
- chenarul (tipul, grosimea, stilul şi culoarea);
- tipul de subliniere şi felul alinierii.
Remarcă:La adăugarea imaginei de fundal se marchează tot formularul.
Ajustarea autoformatului pentru formulare.
1. Dechideţi formularul în regimul de proiectare Design.
2. Acţionaţi comanda AutoFormat din meniul Format.
3. Selectaţi aitoformatul necesat din lista afişată la ecran în caseta pentru dialog AutoFormat
4. Acţionaţi butonul Option şi selectaţi atributele ce vor fi modificate.
5. Acţionaţi buronul Customize şi selectaţi parametrul necesar.
Se permit urmatoarele acţiuni:
-crearea unui nou AutoFormat pe baza formularului deschis;
- actualizarea AutoFormat-ului selectat pe baza formularului deshis;
- eliminarea AutoFormat-ului selectat din listă.
6. Faceţi dublu clic pentru a închide caseta pentru dialog.
Adăugarea în formular a datei şi timpului curent.
1. Deshideţi formularul sau raportul în regimul de proiectare Design.
66
2. Acţionaţi comanda Data and Time din meniul Insert.
3. Pentru adăuhgarea datei curente in formular instalati caseta de validare IncludeData şi
specificaţi formatul necesar pentru reprezentarea datei.
4. Pentru adăuhgarea timpului curente in formular instalati caseta de validare IncludeTime şi
specificaţi formatul necesar pentru reprezentarea timpului.
Pe formular se va adăuga câmpul cu expresia corespunzătoare proprietăţii ControlSource.
Instalarea regimului de deschidere a formularului pentru o singură înregistrare, câteva sau
un tabel.
1. Deschideţi formularul în regimul de proiectare design.
2. Pentru a deschide caseta cu proprietăţile formularului, faceţi dublu clic în domeniul marcat al
formularului.
3. Instalaţi una din următoarele valori pentru proprietatea DefaultValue:
Valoarea Descrierea
SingleForm Reflectă o înregistrare ( În regimul Form).
ContinuosForm Reflectă toate înregistrările ce se pot conţine în
secţiunea Detail.
Datasheet Reflectă înregistrările ordonate în linii şi coloane. Nu
toate cămpurile înregistrării sunt vizibile
.
Remarcă:La deconectarea regimului Form sau Table instalaţi proprietatea ViewsAllowed.
Deschiderea formularului numai pentru întroducerea datelor.
1. Deschideţi formularul în regimul de proiectare design.
2. Deschideţi fereastra Properties cu dublu clic în domeniul marcat al formularului.
3. Pentru a deschide formularul pentru întroducerea datelor (cu o inregistrare nouă), Confirmaţi
valoarea Yes pentru proprietatea DataEntry. La afişarea tuturor înregistrărilor selectaţi
valoarea No.
Secţiunile formularului.
Formularele conţin următoarele secţiuni:
Antetul formularului - apare o singură dată, în partea superioară a formularului.
Antetul paginii - apare în partea superioară a fiecărei pagini a formularului tipărit.
Detaliile - conţine câmpurile înregistrărilior. La vizualizare această
secţiune va fi repetată pentru fiecare înregistrare.
Subsolul paginii - apare în partea inferioară a fiecărei pagini a formularului tipărit.
Subsolul formularului - apare o singură dată, în partea inferioară a formularului.
Includerea şi excluderea antetului şi zonei de subsol.
2. Selectaţi comanda Form Header/Footer sau Page Header/Footer din meniul View.
Remarcă:Antetul şi zona de subsol a formularului sunt plasate pe formular respectiv în partea de
sus sau în parte de jos a formularului în regimul Form şi la începutul şi sfîrşitul formularului tipărit.
Secţiunile de antet şi de subsol ale paginii apar doar pe formularul tipărit şi nu sunt afişate la ecran
în modul Form.
La excluderea zonei de antet şi subsol a paginii automat se include şi conţinutul elementelor de
control.
Secţiunile Page Header şi Page Footer sunt adăugate simultan pe formular. Dacă aceste secţiuni
nu sunt necesare, dimensiunile lor pot fi micşorate maximal sau instalaţi pentru proprietatea Visible.
valoarea No. Ascunderea sau vizualizarea secţiunilor se instalează cu valorile prestabilite de
proprietatea DisplayWhen . Această proprietate posedă urmatoarile valori:
Permanent - Allways
La tipar - Print Only
La ecran - Screen Only
Modificarea dimensiunilor secţiunii de antet şi de subsol.
67
Înălţimea fiecărei secţiuni nu este determinată de o valoare concretă (anumită). Dimensiunea lăţimei
secţiunilor este una şi aceiaş pentru toate. Modificarea lăţimii unei secţiuni duce la modificarea
automată a lăţimii tuturor secţiunilor.
Modificarea lăţimii sau înălţimii.
2. Poziţionaţi indicatorul mouse-ului pe marginea de jos a unei bare despărţitoare sau pe marginea
din dreapta.
3. La modificarea înălţimii trageţi indicatorul mouse-ului ( ca să variaţi dimensiunea), în sus sau în
jos. La modificarea lăţimii trageţi indicatorul mouse-ului în stânga sau în dreapta.
Modificare simultană a dimensiunulor ( înălţimea şi lăţimea).
Poziţionaţi indicatorul mouse-ului în colţul dreapta-jos a secţiunii şi trageţi indicatorul mouse-ului
în orice direcţie, pentru a varia dimensiunea secţiunii.
Modificarea dimensiunei formularului după conţinutul său.
2. Selectaţi comanda Size to Fit Form din meniul Window.
Remarcă: Dacă fereastra formularului este maximizată, atunci comanda Size to Fit Form nu este
accesibilă.
3. Pentru pastrarea dimensiunelor formularului, acţionaţi butonul Save din panoul cu instrumente.
La indeplinirea comenzii Size to Fit Form, Microsoft Access defineşte dimensiunile formularului
in corespundere cu valoarea atribuită proprietăţii DefaultView: Single sau Continuos.
Single( forma simplă)- dacă dimensiunile înregistrării ce se reflectă sunt mai mici ca fereastra
formularului, comanda Size to Fit Form face redimensionarea ferestrei pînă la dimensiunea
înregistrării.
Dacă dimensiunea înregistrării este mai mare ca fereastra formularului, atunci comanda Size to
Fit Form redimensionează fereastra formularului astfel ca înregistrarea să fie afişată pe cit e
posibil.
Continuos – Dacă înregistrarea din partea de jos a ferestrei formularului este reflectată parţial –
comanda Size to Fit Form o exclude de pe ecran.
Dacă se reflectă o singură înregistrare şi este afişată parţiol, atunci această comandă modifică
dimensiunile ferestrei astfel ca să fie afişată înregistrarea pe măsura posibilităţilor.
Stabilirea dimensiunilor formularului la deschiderea sa iniţială.
2. Stabiliţi dimensiunile necesare formularului, deplasîn graniţile sale cu ajutorul mouse- ului în
modul de afişare narmal.
3. Acţionaţi butonul Save din panoul cu instrumente.
Remarcă:Dacă pentru roprietatea AutoResize e definită valoarea Yes, atunci dimensiunile
formularului automat se instalează astfel, ca înregistrarea să fie reflectată complet. Pentru stabilirea
dimensiunelor proprii formularului atribuiţi proprietăţii AutoResize valoarea No.
Centrarea formularului la deschiderea sa iniţială în fereastra aplicaţiei.
2. Poziţionaţi indicatorul mouse-ului în domeniul marcat al formularului şi faceţi dublu clic pentru
a deschide caseta cu proprietăţi.
3. Stabiliţi pentru proprietatea AutoCenter valoarea No. La următoarea deschidere a sa
formularul se plasează la centru în fereastra aplicaţiei .
Modificarea ordinei de vizualizare.
2. Antrenaţi comanda TabOrder din meniul View.
3. Din câmpul Section selectaţi secţiunea ce o modificaţi.
• AutoOrder – pentru a impune ordinea de vizitarea automată: de sus în jos şi de la stânga la
dreapta.
68
• Acţionăm antetul controlului vizat, apoi acţionăm încă o dată, antrenăm si-l depunem în poziţia
cu lista elementelor de control.
5. Acţionăm butonul OK.
6. Dacă doriţi să verificaţi ordinea de vizitare a controalelor, treceţi în regimul Form. ( În regimul
Design, ordinea de vizitare permanent corespunde cu ordinea în care au fost create elementele
de control).
Remarcă: Dacă e necesar de a marca un element de control, ce nu se va conţine in lista cu ordinea
de vizitare , stabiliţi valoarea No pentru proprietatea TabStop.
Dacă TabStop este No, caseta de text ocolită atunci cind se face trecerea de la un control
la altul.
La fel putem indica la ce pagină sau înregistrare va fi deplasat cursorul de indicaţie la
acţionarea butonului Tab în ultimul câmp a înregistrării curente.
Modificarea titlului formularului.
1. Deschideti formularul în regimul de proiectare Design.
2. Poziţionaţi indicatorul mouse-ului pe formular ţi faceţi dublu clic pentru a deschide caseta cu
proprietăţi.
3. Întroduceţi textul ce va fi afişat in antetul formularului , definit de proprietatea Caption.
4. Treceţi în regimul Form şi vizualizaţi denumirea formularului.
Sfat:Dacă formularul nu va conţine denumire, nu definiţi nimic în câmpul proprietăţii Caption.
Dacă prăprietatea Caption este necompletată în calitate de titlu va fi afişat numele
formularului.
1. Noţiune de formular?
2. Ce reprezintă elementele de control?
3. Enumeraţi modurile de afişare a formularului?
4. Tipurile de formulare AutoForm. Deosebirea dintre ele?
5. Crearea formularului cu ajutorul asistentului FormWizard?
6. Crearea formularului fără FormWizard?
7. Crearea formularului pe baza mai multor tabele?
8. Marcarea formularului, secţiunilor şi elementelor de control?
9. Elementele de bază a machetei formularului?
10. Deschiderea formularului pentru întroducerea datelor?
11. Ajustarea autoformatului pentru formulare?
.
69
Tema 7. Prelucrarea formularelor
7.1. Noţiuni generale a elementelor de control

Dacă crearea formularului începe cu unul nou, atunci amplasarea elementelor de control în
formular rămâne pe seama utilizatorului. Dacă formularul a fost creat cu ajutorul asistentului atunci
utilizatorul poate schimba aspectul lui prin adăugarea, reamplasarea şi modificarea acestor
elemente.
Elementele de control – obiecte a formularului sau raportului care servesc pentru reprezentarea
datelor la ecran, îndeplinirea macrocomenzilor.
De exemplu : câmpul se poate utiliza pentru afişarea datelor la ecran, în formular, butonul – pentru
deschi-derea altui formular sau raport, dar linia sau dreptunghiul – pentru evidenţierea şi gruparea
elementelor de control fiind mai accesibile utilizatorului.
Elementele de control se clasifică în 3 categorii:
• elemente de control legate;
• elemente de control nelegate;
• elemente de control calculate.
Elementul de control sursa căruia este un câmp din tabel cerere se numeşte legat. Elementele de
control legate sunt alipite la câmpurile din tabelul şi cererea de bază. Aceste elemente se utilizează
pentru afişarea informaţiei din/în câmpurile tabelului sau interogării în baza cărora a fost definit
formularul.
Elementul de control sursa căruia este o expresie (dar nu câmp) se numesc calculate. Pentru a
indica tipul expresiilor definite de elementele de control, e necesar de a defini expresia care va fi
sursa pentru acest element de control.
Expresiile pot conţine operatorii (=,+), denumirile elementelor de control, denumirea câmpurilor,
funcţii.
În expresii pot fi folosite date din tabelul de bază şi cerere, şi datele altui element de control a
formularului sau raportului.
Elementul de control sursa căruia nu e definită se numeşte nelegat. Elementele de control nelegate
se folosesc pentru afişarea la ecran a datelor, liniilor, dreptunghiurilor şi imaginilor grafice.
Elementele de control nelegate sunt elementele independente ale formularului şi au, în cele mai
multe cazuri, un caracter decorativ (etichete, dreptunghiuri şi linii de demarcare a unor grupuri de
elemente). Din categoria acestor elemente fac parte atăt câmpurile din zona de date (Detail), cât şi
textele incluse în zona de titlu şi subsol.
Atunci când creem sau modificăm un formular în regimul Design, apare o casetă specială cu
instrumente ToolBox. Elemente de control legate sau calculate:
Numele butonului Acţiunea

Select Control marchează elementele de control
Control Wizards lansează /include programul de asistenţă pentru crearea
unor elemente de control
Label crează etichete
Text Box crează câmpuri legate sau calculate
Option Group crează grupuri de opţiuni care conţin butoane de
comutare, butoane de opţiuni sau Casete de validare.
Toggle Button crează butoane de comutare.
Option Button crează buton de opţiuni
70
Check Box crează casetă de validare
Combo Box crează casete combinate
List Box crează casete listă
Command Button crează butoane de comandă
Image plasează imagini
Unbound Object Frame afişează cadru pentru elemente nelegate
Bound Object Frame afişează cadru pentru elemente legate
Page Break marchează trecerea la o nouă pagină.
Tab Contro crează formulare cu mai multe file
Subform/subreport crează un subformular/subraport
Line trasează o linie
Rectangle trasează un dreptunghi
More Controls alte elemente de control
7.2 Crearea elementelor de control.

Adăugarea elementelor de control legate.
1. Deschideţi formularul sau raportul în regimul Design.
2. Activaţi butonul Control Wizards din caseta cu instumente Tool Box (pentru a crea elementul
de control)
3. Selectaţi opţiunea Field List din meniul View(butonul Field List din panoul cu instrumente)
4. Alegeţi unul sau mai multe câmpuri din această listă
Alegerea câmpurilor
Obiectele Metoda de selectare
Un grup de câmpuri consecutive Selectaţi primul câmp, apoi ţinînd acţionată tasta
Shift executaţi un clic pe ultimul element din
şir.
Un grup de câmpuri neconsecutive Acţionăm tasta Ctrl, apoi selectăm celelalte
câmpuri necesare.
Toate câmpurile Poziţionaţi cursorul pe antetul listei şi faceţi
dublu clic cu mouse-ul.
5. Trageţi câmpul selectat (sau câmpurile) din fereastra FieldList, utilizând metoda Drag-&-
Drop, în locul necesar din zona Detail a formularului.
Microsoft Access creează elementul de control corespunzător câmpului şi îi atribuie valori
corespunzătoare a proprietăţilor (introducem informaţiile suplimentare), conform tipului de date a
câmpului şi valori parametrului Display Control. Dacă doriţi să creaţi alte categorii de elemente de
control în caseta cu instrumente, acţionaţi butonul corespunzător controlului pe care doriţi sa-l
adăugaţi, apoi trageţi câmpurile selectate. Tipul elementului de control poate fi modificat după
crearea lui.
Remarcă : La deplasarea câmpurilor se ţine apăsat butonul stâng al mouse-ului (şoricelului), în caz
contrar nu se vor crea elementele de control. Dacă alegeţi câmpul din lista cu cimpuri definite şi
dezactivaţi butonul mouse-ului, apoi acţionaţi locul unde doriţi să apară elementul de control , acest
element nu se va crea. În formular vor fi create câmpuri pentru fiecare cimp selectat din caseta
listă.. Fiecare câmp creat in formular e ataşat la câmpul din sursa de bază şi implicit va avea o
etichetă asociată.
Pentru fiecare câmp Access crează :o casetă pentru text, legată de un câmp;o etichetă ataşată
casetei.
6. Redimensionaţi câmpul în corespundere cu datele ce sunt afişate în acest câmp.
7. La dorinţă, puteţi modifica textul etichetei
8. Elementele de control create în formular vor fi afişate în unul din următoarele regimuri,:
regimul Form, regimul Table, regimul Print Preview
Adăugarea elementelor de control independente.
71
Pentru adăugarea elementului de control nelegat :
1. Deschideţi formularul sau raportul în regimul Design
2. Activaţi butonul Control Wizard din caseta cu instrumente
Remarcă : Control Wizard lansează/include programul de asistenţă pentru crearea unor elemente
de control, butoane, câmpuri cu liste derulante, diagrame, subformulare.
În caseta cu instrumente, acţionăm butonul corespunzător controlului pe care dorim să-l adăugăm.
Acţionăm într-o secţiune a cadrului Detail, în locul în care dorim să plasăm controlul.
După dezactivarea mouse-ului, Microsoft Access crează un element cu dimensiuni implicite, însă
pot fi redimensionate. Dacă doriţi să modificaţi dimensiunile elementului de control – selectaţi cu
mouse-ul elementul şi antrenaţi până obţineţi dimensiunile necesare.
Sfat:La crearea mai multor elemente de control de unul şi acelaş tip, poziţionaţi indicatorul mouse-
ului pe butonul ce reprezintă controlul necesar şi faceţi dublu clic.
Remarcă : Asistenţii permit de a crea butoane, liste, casetă cu listă, formular subordonat şi
grupuri de butoane etc. Asistenţii se mai utilizează la crearea elementelor de control pentru
diagrame şi tabele asociate.
Adăugarea elementelor de control calculate.
1. Deschideţi formularul sau raportul în regimul Design
2. Acţionăm butonul corespunzător tipului de control din caseta cu instrumente (butonul Text Box,
de exemplu)
Remarcă:De obicei elementul de control, folosit la afişarea valorilor calculabile, este un câmp, dar
se permite utilizarea oricărui element de control.
3. Acţionăm în formular locul în care dorim să plasăm controlul cu dimensiuni implicite sau
antrenăm pentru a obţine unul la dimensiunile dorite.
4. Îndepliniţi o acţiune din cele descrise mai jos :
Introducerea expresiei pentru câmpuri se permite direct în elementul de control. Dacă
elementul de control nu este un câmp sau e necesar de a introduce expresia cu ajutorul
constructorului de expresii, acţionaţi butonul Properties, şi în caseta Control Source, introduceţi
expresia sau activaţi butonul Build pentru a crea cu ajutorul constructorului de expresii.
Expresiile pot conţine funcţii, denumiri ale câmpurilor şi trebuie să fie precedate de semnul "=".
Dacă e necesar de mai mult spaţiu pentru introducerea expresiei în caseta Control Source
acţionaţi tastele Shift + F2 pentru a deschide fereastra Zoom.
Elementele de control calculate pot fi create şi pe baza cererii ce conţine un câmp calculabil.
7.3. Crearea unui element de control cu ajutorul instrumentelor din panoului de instrumente
Etichete
Etichetele reprezintă elemente de control independente şi se utilizează pentru a introduce diferite
texte explicati, titluri, recomandări, avertismente. În etichete nu se afişează valorile câmpurilor sau
expresiilor, ele permanent sunt nelegate şi nu se modifică la trecerea de la o înregistrare la alta.
Eticheta poate fi asociată la un element de control.
Eticheta creată cu ajutorul butonului Label, este plasată separat şi poate fi asociată la alte elemente
de control. Aceste etichete se folosesc pentru afişarea denumirii formularului sau raportului sau
pentru note explicative.
Etichetele independente nu se afişează în modul de vizualizare Datasheet. Pentru a crea o etichetă
ataşată la un element de control , definiţi acest element şi Microsoft Access automat ataşează
eticheta la elementul de control pe parcurs ce se crează acest element.
Crearea etichetei :
1. Deschideţi formularul în regimul Design
2. Acţionaţi butonul Label din caseta cu instrumente
3. Executaţi un clic în acel loc al formularului, unde va apărea eticheta
Remarcă : Pentru ca textul etichetei să apară pe două sau ami multe rânduri este necesar să apăsaţi
combinaţia de taste Ctrl + Enter la sfârşitul primului rând al textului. Lăţimea maximală a etichetei
este definită de lăţimea textului din primul rând. Dacă e necesar de a include în etichetă simbolul
72
ampersend (&), atunci introduceţi de 2 ori acest simbol, deoarece un singur simbol, Microsoft
Access implicit se foloseşte la definirea tastei corespunzătoare etichetei sau butonului.
Casete de validare
Casete de validare este un element de control, în care se afişează câmpuri de tip logic din tabelul
iniţial, cerere sau instrucţiuni SQL.
De exemplu : caseta de validareeste asociată câmpului "Furnizarea întreruptă" din tabelul
"Mărfuri". Câmpul " Furnizarea întreruptă " este de tip logic. Dacă caseta e selectată, câmpul
respectiv în tabelul "Mărfuri" are valoarea logică "Da" (Yes), în caz contrar (dacă nu e selectată),
câmpul primeşte valoare "Nu" (No).
Atribuim respectiv valoare proprietăţii Format (Yes/No, On/Off, True/False) a câmpului. În acest
caz la conectarea sau deconectarea casetei de validare legat de câmpul logic. Access afişează
valoarea în tabelul de bază.
Casetele de validare pot fi utilizate la afişarea listelor de selectare a valorilor. Casete de validare
multiple trebuie plasate în afara grupurilor de opţiune pentru selectarea unei valori dintr-un set de
opţiuni.
Butoanele de validare nelegate se utilizează în casete de dialog speciale la introducerea datelor,
nemijlocit, de utilizator.
Butoanele de comutare.
Butoanele de comutare sunt elemente de control nelegat care afişează valorile câmpurilor de tip
logic a tabelului de bază, cererii sau comenzilor SQL
Exemplu : butonul de comutare e legat de câmpul " Furnizarea întreruptă ", a tabelului "Mărfuri".
Câmpul acesta este definit ca câmp de tip logic. Dacă butonul de opţiune este selectat, câmpul în
tabelul "Mărfuri" posedă valoarea "Yes", în caz contrar câmpul are valoarea "No". atunci când
utilizatorul acţionează butonul comuta-tor, alipit la câmpul logic, Microsoft Access reflectă
valoarea în tabelul de bază, în formatul definit de prop-rietatea câmpului Format (Yes/No,On/Off,
True/False)
În cadrul unui grup de opţiuni, acţionarea unui buton comutator dezactivează butonul comutator
acţionat anterior. Butoanele comutatoare pot fi utilizate pentru a permite utilizatorului să selecteze o
valoare dintr-un set.
Butoanele comutatoare nelegate se mai folosesc în casete de dialog pentru acceptare datelor
introduse de utilizator.
Butoane de opţiuni.
Dacă opţiunea e selectată
Butoanele de opţiuni se comportă la fel ca un buton de comutare.
Dacă butonul de opţiune este activ, câmpul în tabelul “Mărfuri” are valoarea Yes, dacă este
deconectat câmpul are valoarea No.
Atunci când utilizatorul alege butonul de opţiuni legat de un cimp de tip Yes/No, Microsoft Access
reflectă valoarea în tabelul de bază în formatul definit de valoarea proprietăţii Format
(Yes/No,On/Off, True/False).
Butoanele de acest tip sunt utilizate cel mai frecvent în grupurile de opţiuni pentru selectarea unei
valori dintr-un set de opţiuni.
Crearea casetei de validare, butonul comutator sau butonul de opţiuni legate la câmpul
logic :
1. Deschdeţi formularul în modul de proiectare Design.
2. În panoul cu instrumente, acţionaţi butonul corespunzător controlului pe care doriţi să-l creaţi.
Dacă nu cunoaşteţi denumirea butonului selectat, plasaţi indicatorul cursorului pe butonul necesar
şi aşteptaţi pînă apare denumirea butonului( Check Box, Toggle Button, Option Button ).
3. Acţionaţi butonul Field List din panoul de instrumente, pentru a deschide lista câmpurilor. Dacă
butonul sau comanda nu este ( accesibilă, e necesar de a lega formularul sau raportul la sursa
înregistrărilor cu ajutorul proprietăţii (Record Sourse).
4. Selectaţi din lista cu câmpuri – câmpul necesar (câmpul de tip logic) şi prin tragere î-l deplasaţi
în formu-lar sau raport.
73
Remarcă : La deplasarea câmpului e necesar ca butonul mouse-ului să-l ţineţi apăsat. Elementul de
control nu se va crea, dacă selectaţi câmpul necesar, dezactivaţi butonul mouse-ului şi apoi acţionaţi
în locul unde doriţi să fie plasat.
Textul etichetelor poate fi modificat.
Treceţi în regimul formularului, regimul Table sau Print Preview pentru a vizualiza elementul de
control creat.
Sfat : Dacă un câmp des se reflectă în formulare sau rapoarte în formă de casetă de validare, atunci
controlaţi valoarea câmpului (Display Control posedă valoarea CheckBox). În acest caz la
deplasarea câmpului cu aju-torul mouse-ului în formular, caseta de validare se crează în mod
automat.
Crearea grupului cu casete de validare, butoane comutatoare sau butoane de opţiuni.
Noţiuni generale a grupului (de parametri).
Grupul se utilizează în formular sau raport pentru întroducerea uniu set limitat de parametri. Grupul
face selecţia parametrilor mai simplu şi evident.În orice moment în grup poate fi selectat numai un
parametru. Grupul constă din cadrul grupului în care sunt amplasate casete de validare, butoane
comutatoare sau butoane de opţiuni. La asocierea unui grup la un câmp se (alipeşte) asociază numai
cadrul grupului, ci nu şi elementele ce se conţine în cadru. Utilizatorul nu trebuie să definească
proprietatea (Control Sourse ) pentru fiecare element din grup. Selectaţi proprietatea (Option
Value) şi atribuiţi un număr, care este admis câmpului la care este asociat cadrul grupului, pentru
fiecare element aparte.
La selectarea parametrului, în grup Microsoft Access introduce pentru câmpul respectiv, valoarea,
care a fost atribuită proprietăţii Option Value.
Remarcă:Proprietatea OptionValue poate primi numai valori numerice deoarece grupul acceptă
numai valori nuimerice . Access păstrează aceste valori în tabelul de bază. În exemplul dat pentru
reflectarea datelor numerice din tabelul”Comevzi “ prin numele clientului e necesar de a crea un
tabel nou “Livrări”cu următoarele câmpuri:numele firmei care execută livrarea,apoi de creat câmpul
“livrări”din tabelul “ Comenzi”cimp asociat, ce primeşte valori din tabelul “Livrări”.
Grupul poate fi asociat unei expresii sau poate fi neasociat. Grupul neasociat se foloseşte în casete
de dialog speciale la primirea datelor, introduse de utilizator şi la îndeplinirea acţiunilor bazate pe
aceste date. Utilizatorul poate crea grupul independent sau cu ajutorul “asistentului”. Asistentul
accelerează procesul de definire a grupului, automat îndeplinind toate acţiunile. Asistentul crează
grupul pe baza răspunsurilor la întrebări şi sugestiile afişate în caseta de dialog furnizate de
utilizator.
Sfat : Pentru reflectarea mai multor parametri e mai bine de a folosi nu grupuri ci liste sau casete-
listă.
Grup de parametri.
Grupul se foloseşte în formular sau raport pentru afişarea unui set limitat de parametri se repetă .
Grupul se utilizează în formular sau raport pentru întroducerea uniu set limitat de parametri.
Grupul face selecţia parametrilor mai simplu şi evident.În orice moment în grup poate fi selectat
numai un parametru. Grupul constă din cadrul grupului în care sunt amplasate casete de validare,
butoane comutatoare sau butoane de opţiuni. La asocierea unui grup la un câmp se (alipeşte)
asociază numai cadrul grupului, ci nu şi elementele ce se conţine în cadru. Utilizatorul nu trebuie să
definească proprietatea (Control Sourse ) pentru fiecare element din grup. Selectaţi proprietatea
(Option Value) şi atribuiţi un număr, care este admis câmpului la care este asociat cadrul grupului,
pentru fiecare element aparte.
La selectarea parametrului, în grup Microsoft Access introduce pentru câmpul respectiv, valoarea,
care a fost atribuită proprietăţii Option Value.
Grupul poate fi asociat unei expresii sau poate fi neasociat. Grupul neasociat se foloseşte în casete
de dialog speciale la primirea datelor, introduse de utilizator şi la îndeplinirea acţiunilor bazate pe
aceste date. Utilizatorul poate crea grupul independent sau cu ajutorul asistentului
Remarcă:Proprietatea OptionValue poate primi numai valori numerice deoarece grupul acceptă
numai valori nuimerice . Access păstrează aceste valori în tabelul de bază. În exemplul dat pentru
74
reflectarea datelor numerice din tabelul”Comenzi “ prin numele clientului e necesar de a crea un
tabel nou “Livrări”cu următoarele câmpuri:numele firmei care execută livrarea,apoi de creat câmpul
“livrări”din tabelul “ Comenzi”cimp asociat, ce primeşte valori din tabelul “Livrări”.
Crearea grupului cu ajutorul “asistentului”.

Grupul se crează numai pentru câmpuri numerice (unde proprietatea Field Size are valoarea
Integer sau Long Integer) sau câmpuri logice. Pentru celelalte tipuri de date se folosesc listele sau
câmp cu listă.
1. Deschideţi formularul în registru de proiectare Design.
2. Acţionaţi butonul Control Wizard din panoul cu instrumente, dacă nu a fost acţionată.
3. Acţionaţi butonul Option Group din panoul de instrumente.
4. Poziţionaţi cursorul acolo unde doriţi să apară colţul din stânga-sus al grupului de opţiuni.
5. Asistentul vă ghidează prin întrebările şi sugestiile afişate în casete de dialog. După selectarea
tuturor parametrilor, asistentul construieşte grupul de opţiuni pe baza răspunsurilor date. La
ultima casetă pentru dialog acţionaţi butonul Finish şi veţi vizualiza grupul de opţiuni creat, în
regimul de proiectare Design.
Crearea grupului fără “asistent”.
2. Dacă în panoul cu instrumente butonul Control Wizards e acţionat, acţionaţi-l încă o dată pentru
a-l deconecta.
3. Acţionaţi butonul Option Group din panoul cu instrumente.
• Pentru a crea un grup neasociat, poziţionaţi cursorul acolo unde doriţi să apară colţul stânga-sus
al grupului de opţiune şi apoi acţionaţi butonul mouse-ului.
• Pentru a crea un grup asociat acţionaţi butonul Field List din panoul cu instrumente, apoi prin
tragere deplasaţi câmpul din lista cu formular. Dacă butonul acesta sau comanda nu este
accesibilă, e necesar de a lega formularul de sursa înregistrărilor cu ajutorul proprietăţii Record
Sourse.
5. Acţionaţi butonul Check Box, Option Button sau Toggle Button din panoul cu instrumente,
apoi în cadrul grupului poziţionaţi cursorul acolo unde doriţi să apară colţul din stânga-sus al
elementelor : Check Box, Option Button, Toggle Button. Dacă indicatorul mouse-ului se află pe
cadrul grupului, Microsoft Access marchează acest grup, astfel indică că elementul de control va fi
inclus în grupul de opţiuni.
Atunci când elementul de control se include în grup, proprietatea Option Value automat primeşte
valoarea 1.
6. Repetaţi pasul 5 pentru fiecare element de control, inserat în grup.
Pentru al doilea element de control proprietatea Option Value automat primeşte valoarea 2, pentru
al 3-lea valoarea 3 şi a.m.d.
Remarcă : Dacă valoarea parametrului se foloseşte foarte des, atunci e mai bine să fie o valoare
implicită. Elementele de control Check Box, Option Button, Toggle Button ce nu se conţin în
grup, pot fi inserate : mai întîi se taie elementul necesar apoi se înserează în grup. (Înainte de a fi
inserat marcaţi cadrul grupului). La tăierea şi inserarea elementului de control proprietatea sa
Option Value automat primeşte valoarea 1. În acest caz acestei proprietăţi e necesar de a-i atribui
valoarea necesară. Dacă trageţi în cadrul grupului un element care deja există, atunci el nu va
deveni parte componentă a grupului.
Butoane.
Butoanele se utilizează în formulare pentru îndeplinirea anumitor acţiuni sau unui şir de acţiuni. De
exemplu, putem defini un buton de comandă pentru deschiderea altui formular. Butonul va îndeplini
anumite acţiuni, va fi creat macroul sau procedura de prelucrare a evenimentelor şi vor fi legate
dacă proprietăţile butonului (On Clik)
75
Remarcă. Numele etichetei de pe buton este predefinit de valoarea proprietăţii Caption. Dacă
doriţi ca eticheta butonului să conţină o imagine, indicaţi în proprietatea Picture. Utilizatorul poate
crea butonul cu ajutorul “asistentului” sau în regimul de proiectare. Asistentul construieşte butonul
pe baza răspunsurilor date de utilizator în mod automat. Asistentul permite de a crea mai mult de 30
butoane. Exemplu: poate fi creat un buton pentru căutarea înregistrărilor sau utulizarea filtrului în
formular. Asistentul ajută la descrierea procedurilor de prelucrare a evenimentelor. La crearea
butonului cu ajutorul asistentului, Microsoft Acces crează procedura de prelucrare a evenimentelor
şi o asociază butonului. Utilizatorul are posibilitatea de a deschide procedura şi a face cunoştinţă cu
programul şi la doprinţă poate fi modificat.
Creare butonului cu ajutorul asistentului.
8. Acţionaţi butonul ControlWizard din panoul cu instrumente , dacă nu e acţionat.
9. Acţionaţi butonul CommandButton din panoul cu instrumente.
10. Acţionaţi în secţiunea Detail în locul în care doriţi să apară colţul stânga sus a butonului.
Access afişează casete pentru dialog, prin care ne solicită amănuntele pentru proiecterea butonului.
Se finalizează proiectarea acestui buton cu acţionarea butonului Finish în ultima casetă pentru
dialog. Formularul apare în modul de proiectare Design şi apare şi butonul creat.
Crearea butonului fără Control Wizard.
1. Deschideţi formularul în modul de proiectare Design .
2. Acţionaţi butonul ControlWizard , dacă a fost acţionat pentru a deconecta acest buton .
3. Acţionaţi butonul CommandButton din panoul cu instrumente.
4. Acţionaţi în secţiunea Detail locul unde doriţi să apară colţul stânga sus a butonului.
5. Acţionaţi butonul Properties din panoul cu instrumente , pentru a deschide caseta
proprietăţilor.
6. În grila (cecula) proprietaţii OnClick Indicaţi (întroduceţi) numele macroului sau a procedurii
de prelucrare a evenimentelor, care se vor îndeplini la acţionarea butonului sau acţionaţi butonul
ProgramWizard.
7. Întroduceţi textul pentru etichetă butonului creat În grila proprietăţii Caption. Titlul etichetei
poate fi înlocuit cu o imagine.
Sfat: Butonul ce defineşte un macrou Poate fi creat prin metoda Drag and Drop ( prin tragere),
deplasînd macroul din fereastra bazei de date în modul de proiectare a formularului.
Casetă de listă (câmp).
Câmpurile se folosesc în formulare sau rapoarte pentru a reflecta datele din tabel, cerere sau
comenzile SQL.Câmpul de acest tip se numeşte asociat(legat), deoarece este asociat unui câmp
dint-un tabel , care reprezintă sursa de date.Câmpurile pot fi şi neasociate (nelegate). De
exemplu,putem crea un astfel de câmp pentru a reflectarea rezultatele din expresii.sau pentru
acumularea datelor întroduse de utilizator.
Conţinutul câmpului neasociat nu se păstrează.
Casetă combinată.
Deseori e mai convinabil de a selecta o valoare din listă.
Caseta combinată vă permite să selectaţi o valoare anumita din lista cu valori predefinite
Sunt foarte utile cind apare necesitatea de a întroduce un cod ce defineşte numele unei persoane,
a firmei sau a unui produs.Atunci când completaţi cimpurile cu datele necesare nu mai aveţi
necesitatea de astefel de utilitare ca stiloul şi hârtie pentru a vă Remarcă codurile şi numele. Caseta
combinată reprezintă o combinaţie a două elemente: câmpul şi lista derulantă. Valoarea selectată
sau tastată de utilizator în câmpul asociat la listă se înserează în cimpul la care este asociată caseta
combinată. Caseta combinată este alcătuită din linii cu date. Liniile conţin o coloană sau mai multe,
cu antet sau fără.Dacă caseta combinată conţine mai multe coloane şi este asociat, se păstrează
valoarea unei singure coloane.
Caseta combinată neasociată permite de a păstra valori ce sunt folosite în alte elemente de control.
De exemplu cu ajutorul casetei combinate neasociate pot fi limitate volorile selectate din alt câmp
76
sau din casetele pentru dialog speciale.Câmpul neasociat se utilizează şi la căutarea înregistrărilor
cu valoarea selectată sau tastată în caseta combinată.
Caseta combinată posedă proprietatea Limit ToList ce defineşte valorile admisibile: se furnizează
date definite sau numai valori ce coincid cu una din listă.
Crearea unei casete-listă sau casetei combinate asociată pe baza unei liste de valori statice
1. In modul de proiectare a tabelei creaţi câmpul de substituire cu ajutorul asistentului Lookup
Wizard.
Remarcă: Caseta listă de substituire sau caseta combinată pot fi create fără acest câmp de
substituire.
Caseta-listă sau caseta combinată pot fi create o singură dată, dacă câmpul de substituire a fost creat
cu ajutorul asistentului Lookup Wizard. Caseta –listă de substituire poate fi utilizată în oricare alt
formular.În cazul când caseta-listă va fi inclusă numai într-un singur formular,poate fi creată cu
ajutorul Combo Box Wizard – caseta combinată sau List Box Wizard – caseta listă în modul de
proiectare a formularului.
• Creaţi un formular nou avind sursa de date câmpurile prestabilite, create la primul pas.
Microsoft Access automat crează caseta –listă cu valori furnizate de utilizator sau caseta
combinată.
• Deschideţi formularul predefinit , ce are ca sursă de date înregistrările cu câmpuri prestabilite
create la primul pas în modul de proiectare a formularului.
Acţionaţi butonul FeldList din panoul cu instrumente, pentru a deschide caseta cu lista câmpurilor.
Executaţi clic pe numele câmpului predefinit, apoi trageţi şi deplasaţi cu ajutorul mouse-ului acest
câmp in formular. Microsoft Access automat crează caseta listă sau caseta combinată.
3. Acţionaţi butonul Form View din panoul cu instrumente ca să verificaţi casetele combinate sau
casetele –listă.
Adăugarea unei casete-combinată sau casetă-listă (legată) a carei sursă de date este o tabelă
sau o înregistrare.
În majotitatea cazurilor, asociaţi unui câmp lista derulantă sau caseta combinată pentru ca opţiunea
selectată din listă să actualizeze valoarea câmpului respectiv.
1. În modul de proiectare a tabelului, creaţi câmpul de substituire. Acest câmp se va crea pe baza
tabelei ce conţine chee exterioară. De exemplu la crearea tabelului “ furnizarea mărfii”câmpul de
substituţie “Furnizori “ se defineşte în tabelul “Mărfuri”.
Remarcă: Caseta listă de substituire sau caseta combinată pot fi create fără acest câmp de
substituire.
Dacă câmpul de substituire a fost creat cu ajutorul asistentului Lookup Wizard, atunci caseta-listă
sau caseta combinată pot fi create o singură dată, Caseta –listă de substituire poate fi utilizată în
oricare alt formular.În cazul când caseta-listă va fi inclusă numai într-un singur formular,poate fi
creată cu ajutorul Combo Box Wizard – caseta combinată sau List Box Wizard – caseta listă în
modul de proiectare a formularului.
Remarcă; La crearea casetei-listă sau a casetei combinate a cărei sursa de date este o tabelă sau o
înregistrare cu ajutorul asistentului, Microsoft Access crează o instrucşiune SQL, incluzând şi
câmpurile selectate. Această instrucţiune devine o valoare a proprietăţii Row Source a elementului
de control creat. Dacă elementele casetei-listă sau casetei combinate nu sunt sortate în ordinea
necesară particularizaţi instrucţiunea SQL cu ajutorul generatorului Query Builder acţionaţi
butonul ce se află alături de proprietatea Row Source.
Crearea casetei liste sau casetei combinate nelegate pe baza unei liste de valori statice.
2. Acţionaţi butonul Control Wizard din panoul cu instrumente ( dacă butonul nu este acţionat).
3. Executaţi clic pe butonul List Box sau Combo Box din caseta cu instrumente Tool Box.
4. Acţionaţi în cadrul formularului în locul unde doriţi să plasaţi caseta-listă sau caseta combinată.
5. Îndepliniţi sugestiile ce apar în casetele pentru dialog a asistentului ListBoxWizard şi faceţi
urmatoarele precizări:
77
• Alegeţi modul de întroducere a valorilor pentru caseta-listă ( să se întroducă de latastatură)
• Alegeţi memorarea valorii selectate pentru o utilizare ulterioară.
Crearea casetei-listă sau casetei combinată nelegate , a cărei sursă de date este o tabelă sau o
înregistrare.
2, Acţionaţi butonul Control Wizard din panoul cu instrumente ( dacă butonul nu este
acţionat).
1. Executaţi clic pe butonul List Box sau Combo Box din caseta cu instrumente Tool Box.
2. Acţionaţi în cadrul formularului în locul unde doriţi să plasaţi caseta-listă sau caseta combinată.
În caseta pentru dialog ListBoxWizard sau ComboBoxWizard faceţi următoarele precizări:
• Alegeţi modul de întroducere a valorilor pentru caseta-listă sau caseta combinată (din cimpul
tabelului sau înterogării)
• Alegeţi memorarea valorii selectate pentru o utilizare ulterioară
Remarcă; La crearea casetei-listă sau a casetei combinate a cărei sursa de date este o tabelă sau o
înregistrare cu ajutorul asistentului, Microsoft Access crează o instrucţiune SQL, incluzând şi
câmpurile selectate. Acestă instrucţiune devine o valoare a proprietăţii Row Source a elementului
de control creat. Dacă elementele casetei-listă sau casetei combinate nu sunt sortate în ordinea
necesară particularizaţi instrucţiunea SQL cu ajutorul generatorului Query Builder acţionaţi
butonul ce se află alături de proprietatea Row Source.
Inserarea imaginii sau altui obiect în formular sau raport.
Microsoft Access are facilitatea de a insera în formular sau raport, obiecte sau secvenţe de obiecte
create în alte aplicaţii. De exemplu o imagine creată în Microsoft Paint, un tabel electronic –
Microsoft Excel sau un document textual creat în Microsoft Word. Există posibilitatea de a insera
conţinutul complet al fişierului sau parţial (numai conţinutul marcat). Metoda de inserare a imaginii
sau a obiectului va depinde de tipul obiectului ce urmează să fie creat:asociat sau neasociat (legat
sau nelegat). Obiectul legat este memorat şi se modifică pentru fiecare afisare.
De exemplu , prin metoda aceasta este comod de a păstra imaginile tuturor salariaţilor de la
întreprindere. Obiectul nelegat este o parte a structurii formularului sau raportului.Când se face
trecerea la o nouă înregistrare obiectul nu se modifică. Imaginea plasată nu este legată cu nici unul
din câmpurile tabelului sau înterogării şi se afişează pentru fiecare ecran al formularului. De
exemplu, astfel poate fi plasat în formular sau raport, emblema firmei sau un semn de avertizare,
creat în aplicaţia Microsoft Paint.
Adăugarea unui obiect de control asociat într-un formular sau raport.
Imaginile grafice şi alte obiecte OLE stocate în câmpurile OLE Object din tabelele Access
utilizează un element de control Bound Object Frame Control (cadru de obiect asociat) pentru
afişarea prezentării lor. Elementul de control Bound Object Frame Control este un container în
care pot fi afişate imaginiile bitmap şi cele vectoriale.
O metodă de creare a unui cadru de obiect asociat este să executaţi clic pe instrumentul
pentru cadru de obiect asociat din caseta cu instrumente, să executaţi , de exemplu, clic pe câmpul
Photo din tabelul Personalul şi să trageţi simbolul Field pe formular. Access vă alege un cadru de
obiect asociat când în lista Field alegeţi un câmp de tipul OLE Object.
Când utilizaţi instrumentul pentru cadru de obiect asociat sau caseta cu instrumente,
valoarea Enabled este pusă de Yes, iar valoarea Locked este pusă pe No.
Adăugarea unui cadru de obiect neasociat într-un formular sau raport.
Imaginile din cadrele de obiect neasociat îşi stochează proprietăţile ca date în zona
fişierului .MDB dedicată formularelor şi rapoartelor.
Deosebirile între utilizarea cadrelor de obiect neasociat şi cea a cadrelor de obiect asociat
sunt următoarele:
• De cele mai multe ori puneţi proprietatea Enabled a cadrelor de obiect neasociat pe No, astfel
că serverul OLE care a furnizat obiectele neasociate nu apare când executaţi dublu clic pe
obiect în timpul execuţiei.
78
• Cadrele de obiect neasociat au unele proprietăţi (RowSource, LinkChild Fields, Link Master
Fields, Column Count) care nu pot fi aplicate cadrelor de obiect asociat.
• Puteţi crea o legătură părinte-copil între conţinutul unui cadru de obiect neasociat şi valoarea
unui câmp din tabela sau interogarea în care este plasat cadrul respectiv.
• Obiectele multimedia, cum sunt sunetul, secvenţele video şi grafica animată sunt incluse de
multe ori în cadre de obiect neasociat.
Pentru a insera în formular sau raport un obiect neasociat:
1. Deschideţi formularul/raportul în modul de vizualizare Design.
2. Deschideţi caseta cu instrumente ToolBox.
3. Executaţi clic pe butonul Object Frame.
4. Executaţi clic n locul în care doriţi să poziţionaţi imaginea grafică.
Crearea diagramelor.
Diagramele se crează cu ajutorul asistentului ChartWizard. În dependenţă de datele indicate
ChartWizard va decide modul de reflectare a datelor:
- Să se reflecte datele din toate câmpurile într-o diagramă comună.
- Să se construiască diagrama ce reflectă înregistrarea.
La trecerea de la o înregistrare la alta , în cazul diagramei asociate unei înregistrări , în diagrama se
vor reflacta numai datele înregistrării curente.O diagramă comună, creată cu ajutorul asistentului de
creare a diagramelor ChartWizard, poate fi asociată unei anumite înregistrări.
Dacă iniţial a fost instalat Microsoft Graph 97,atunci la crearea diagramelor poate fi utilizat
ChartWizard. Implicit Microsoft Graph nu se instalează.
Diagrama poate fi creată pe baza unei diagrame existente din alt fişier.
Adăugarea unei diagrame noi în formular.
1. Deschideţi formularul în modul de proiectare.
2. Acţionaţi comanda Chart din meniul Insert.
Sfat Se recomandă să adăugaţi butonul Chart în panoul cu instrumente , dacă creaţi mai multe
diagrame.
3. Acţionaţi în formular sau raport locul , unde doriţi să plasaţi diagrama.
4. Îndepliniţi sugestiile din casetele pentru dialog ChartWizard. Pe baza tabelului sau cererii, la
fel şi câmpurile selectate construeşte diagrama.
Remarcă Cel puţin un câmp din cele selectate să fie de tipul Currency, Number, Autonumber.
Treceţi la modul de afişare normal al unui formular sau vizualizare prealabilă, pentru a vizualiza
diagrama şi datele curente.
Remarcă În modul de proiectare a formularului sau raportului în diagrame se reflectă des datele
din exemple sau cele precedente.Dacă doriţi să vă verificaţi ce date sunt afişate (cele curente), e
necesar să vizualizăm formularul sau raportul în mod normal sau în modul de vizualizare prealabilă.
Asistentul de diagrame crează o cerere pentru proprietatea RowSource ce reflectă valorile
admisibile indicate în caseta pentru dialog ChartWizard.
7.4 Crearea subformularelor.
Noţiuni generale.
Subformular - un formular afişat în cadrul altui formular. Formularul iniţial se numeşte principal,
iar formualarul din cadrul formularului se numeşte formular subordonat (subformular ). Combinaţia
formular/subformular foarte des se mai numeşte formular ierarhic sau formularul părinte şi fiu.
Subformularul se utilizează pentru afişarea datelor din tabel sau cererile, legate de relaţia de la unu
la mai multi.În formularele de tip one-to-many ( unu la mai multi) trebue să legaţi subformularul de
formularul principal pentru ca toate informaţiile afişate în subformular să corespundă înregistrării
curente din formularul principal. De exemplu, poate fi creat formularul cu subformular pentru a
prezente datele din tabelul “Tipuri” şi din tabelul “Mărfuri”.Datele din tabelul “Tipuri”se afla in
relaţia unu. Datele în tebelul”Marfuri” se află în relaţia mai mulţi ( fiecare tip de marfă conţine mai
multe denumiri de marfă.
Formularul principal şi subformularul în acest tip de formulare sunt legate astfel în subformular se
afişează numai acele înregistrări, care care sunt cu înregistrarea curentă din formularul principal. De
79
exzemplu , când formularul principal reflectă tipul de date Băuturi răcoritoare, subformularul
reflectă numai acele mărfuri, care se conţin în tipul Băuturi răcoritoare.
La utilizarea formularului cu subformular pentru adăugarea înregistrărilior noi, înregistrarea
curentă în formularul principal se salvează . Atunci când utilizatorul trece la o altă înregistrare din
formularul principal, Access actualizează automat subformularul cu înregistrările asociate
corespunzător. Aveţi posibilitatea să adăugaţi înregistrări noi în tabelul de baza(principal) în
formularul principal sau în tabelul asociat în subformular. In subformular înregistrările sun afişate
în modul Continuous sau Datasheet., iar formularul principal afişează o înregistrare din tabelui de
bază în modul SingleForm.
Un formular principal poate să conţină mai multe subformulare , cu condiţia ca fiecare să se conţină
în formularul principal. Un subformular poate conţine un alt subformular pentru a afişa o relaţie de
la unu la mai mulţi, cu toate că nu se acceptă o imbricare mai profundă. De exemplu poate fi creat
formularul principal , care afişează datele despre clienţi, subformularul afişează datele despre
comenzi şi un alt formular , ce reflectă ce este comandat.
Metoda de creare a subformularului depinde de modul de creare
- Formular principal şi subformularul se crează simultan;
- De instalat subformularul într un formular exzistent
- De adăugat un formular exzistent în alt formular predefinit
Crearea simultană a formularului şi subformularului.
1. Controlaţi dacă e definită corect relaţia dintre tabele.
2. Acţionaţi butonul ce se află în apropierea butonului NewObject pentru a deschide caseta şi
selectaţi comanda Form.
În caseta pentru dialog NewForm , selectaţi asistentul de creare a formularului şi faceţi dublu clic
cu mouse ul.
În prima casetă pentru dialog alegeţi tabelul sau cererea ( alegem prin selecţia opţiunii respective),
ce vor constitui sursa pentru subformular. De exemplu pentru crearea formularului Tipuri , ce
conţine un subformular în care se reflectă mărfurile fiecărui tip, selectaţi tabelul Tipuri.
Selectaţi câmpurile acestui tabel sau cereri, ce vor constitui sursa pentru viitorul subformular şi
faceţi dublu clic.
În aceiaşi casetă pentru dialog din listă selectaţi alt tabel sau cerere. Folosind acelaşi exemplu a
formularului Tipuri, alegeţi tabelul Mărfuri (din partea mulţi relaţia unu la mai mulţi ) indifirent
ce tabel selectaţi premordial.
Selectaţi denumirea câmpurilor din acest tabel sau cerere, ce vor constitui sursa pentru viitorul
subformular şi faceţi dublu clic.
Dacă relaţia dintre tabele este definită corect atunci la acţionarea butonului Next , se cere de a
indica tabelul sau cererea folosite la reprezentarea datelor. Folosind acelaşi exemplu a formularului
Tipuri faceţi selectarea după câmpul Tipuri.
În aceiaşi casetă pentru dialog acţionaţi parametrul Subform.
Îndepliniţi sugestiile necesare în urmatoarele casete pentru dialog. La acţionarea butonului Finish
vor fi create două formulare, unul principal, ce conţine elementul de control subformularul,şi cel de
al doilea - cel subordonat va fi afişat în acest element de control.
Crearea formularului subordonat şi plasarea într un formular existent
Verificaţi dacă relaţia dintre tabele e definită corect, apoi îndepliniţi următoarele acţiuni.
1. Deschideţi formularul , în care va fi plasat un subformular , în moul de proiectare.
2. Verificaţi dacă butonul asistentului este acţionat ( Nu uitaţi că butonul ControlWizard din
caseta cu instrumente trebue să fie apăsat, dacă vreţi ca un program Wizard să lucreze pentru
Dumneavoastră.
3. Acţionaţi butonul SubForm/SubReport din caseta cu instrumente.
4. Acţionaţi locul în formular unde va fi plasat subformularul.
5. Îndepliniţi sugestiile din casetele pentru dialog.
Elementul de control a subformularului apare în formular la acţionarea butonului Finish. Simultan
se crează un formular separat, care se va afişa în cadrul elementului de control a subformularului.
80
Adăugarea formularului într-un formular existent pentru crearea formularului subordonat
1. Deschideţi formularul în modul de proiectare (acel formular, care se va folosi ca principal). De
obicei acest formular se află în partea unu (relaţia unu la mai mulţi).
2. Acţionaţi butonul ControlWizard din caseta cu instrumente.
3. Acţionaţi butonul F11 pentru comutarea în fereastra bazei de date.
4. Trageţi cu ajutorul mouse-ului formularul sau tabelul din fereastra Bazei de date în formularul
principal. Elementul de control a subformularului apare în formular. (Subformularul se afişează
in acelaş mod în care se află formularul). Dacă formularul este afişat în mod normal, atunci
subformularul se va afişa în acelaş mod.
7.5.Crearea formularului cu butoane.
Crearea formularului cu butoane cu ajutorul asistentului.
La crearea bazei de date cu ajutorul asistentului , în mod automat se crează un formular cu butoane,
ce permite deplasarea mai comodă în formularele şi rapoartele bazei de date. Utilizatorul are
posibilitatea de a crea un formular cu butoane personal cu ajutorul SwitchBoardManager.
Acţionaţi comanda AddIns (ajustare) şi subopţiunea SwitchBoardManager din meniul Tools.
Dacă apare invitaţia de confirmare a creării formularului cu butoane acţionaţi butonul Yes.
În caseta pentru dialog SwitchBoardManager acţionaţi butonul Edit.
În caseta pentru dialog EditSwitchBoardPage definiţi valoarea pentru câmpul
SwitchBoardPageName şi acţionaţi butonul New.
În caseta pentru dialog EditSwitchBoardItem culegeţi textul pentru definirea etichetei primului
buton şi selectaţi comanda din caseta listă Command. Pentru majoritatea comenzilor selectate din
câmpul Command se deschide o nouă casetă listă. La dorinţă, selectaţi elementul necesar pentru
acest câmp. De exemplu, dacă e selectată o comandă de lucru cu formularele, atunci caseta Form,
urmează a fi selectat numele formularuluice va fi activat.
Selectaţi elementul din a doua casetă listă. De exemplu , pentru textul şi comenzile selectate la pasul
5, urmează a fi selectat numele formularului Comenzi şi acţionaţi butonul Ok
Repetaţi pasul 5-7 pentru crearea butoanelor necesare din formular. Dacă doriţi să modificaţi sau să
lichidaţi butoanele create, selectaţi numele butonului respectiv din lista SwitchBoardItem şi apoi
acţionaţi butonul Edit (pentru modificare) sau Delete (pentru suprimare). La fel puteţi schimba şi
ordinea butoanelor, mai întîi selectaţi apoib acţionaţi butonul MoveUp sau MoveDown.
Se finalizează crearea formularului cu butoane cu acţionarea comenzii Close.
Remarcă. Asistentul formularului cu butoane permite de a crea formulare cu butoane, butoanele
cărora deschid alte formulare cu butoane. Cu ajutorul acţiunilor descrise mai sus pot fi create mai
multe formulare cu butoane. Pentru a deschide un formular cu butoane din cadrul altui formular cu
butoane, selectaţi la pasul 5 comanda GoToSwitchBoard şi indicaţi numele formularului cu
butoane, la care se face trecerea.
La crearea formularului cu butoane cu ajutorul asistentului , Microsoft Access creează tabelul
SwitchBoardItems, ce conţine descrierea butoanelor , incluse în formular şi funcţiile lor.
Anexa nu va mai lucra dacă încercaţi să modificaţi formularul în modul de proiectare.Dacă apare
necesitatea de aface modificări esenţiale, se recomandă să creaţi un formular nou cu butoane, apoi
să indicaţi numele nou al formularului ce va fi utilizat în calitate de formular iniţial
Modificarea formularului cu butoane creat cu ajutorul asistentului de creare a bazei de date.
La crearea bazei de date cu ajutorul asistentului, automat se crează formularul cu butoane, ce
ajută la deplasarea în cadrul bazei de date. În panoul cu butoane sunt amplasate butoanele, la
acţionarea cărăra se deschid formulare sau rapoarte (sau se deschid alte formulare cu butoane, cu
ajutorul cărora se deschid alte formulare sau rapoarte), se îndeplineşte ieşirea din Microsoft Access
sau se schimbă însăşi formularul cu butoane.
Modificarea formularului cu butoane existent.
Deschideţi baza de date ,dacă nu a fost deschisă, şi acţionaţi butonul ChangeSwitchBoardItems
din formularul du butoane ce se deschide la lansare.
Selectaţi formularul cu butoane din lista SwitchBoardItems şi acţionaţi butonul Edit.
81
Selectaţi butonul formularului cu butoane ce va fi modificat şi ăndepliniţi una din următoarele
acţiuni
Pentru a modifica textul etichetei butonului,comenzii ce se îndeplineşte la acţionarea
butonului sau obiectultu, ce se deschide cu butonul ,acţionati butonul Edit.
Pentru a insera un buton , acţionaţi butonul New, culegeţi textul etichetei , apoi din caseta
Command selectaţi pentru acest buton comanda definită. În majoritatea cazurilor pe ntru
comenzile din licta Command se desnoi casete listă Command , selectaţi pentru acest buton
comanda definită.. În majoritatea cazurilor pentru aceste comenzi se deschid noi casete listă. La
dorinţă selectaţi elementul necesar din această casetă. De exemplu, dacă e selectată o comandă din
cele ce apelează la formulare, atunci în caseta Form urmează a fi selectat numele formularului ce se
va deshide. Pentru excluiderea butonului acţionaţi butonul Delete.
Poate fi schimbată ordinea butoanelor selectate din listă.Selectaţi din listă elementul necesar şi
acţionaţi butonul MoveUp (în sus ) sau MoveDown(în jos).
Dacă aţi terminat modificarea acţionaţi butonul Close.
Selectarea formularului cu butoane la deschiderea bazei de date
Deschideţi baza de date, dacă nu este deshisă şi acţionaţi butonul ChangeSwitchBoardItems din
formularul cu butoane, ce se deschide la lansare.
Îndicaţi numele formularului cu butoane din caseta SwitchBoardPage,dacă se conţine, în caz
contrar creaţi acest formular.
Acţionaţi butonul MakeDefault. La următoarea deschidere a bazei de date formularul indicat se va
activa automat.
Suprimarea formularului cu butoane
Deschideţi baza de date, dacă nu este deshisă şi acţionaţi butonul ChangeSwitchBoardItems din
formularul cu butoane, ce se deschide la lansare.
Alegeţi numele formularului cu butoane din caseta ChangeSwitchBoardItems şi acţionaţi butonul
Delete.
1. Tipurile elementelor de control.
2. Elemente de control legate.
3. Elemente de control nelegate ( independente).
4. Elemente de control calculabile.
5. Crearea elementului de control legat.
6. Crearea elementului de control nelegat.
7. Crearea elementului de control calculat.
8. Panoul cu elemente de control ToolBox.
9. Activarea panoului cu elemente de control ToolBox.
10. Elementul de control – eticheta Label.
11. Crearea etichete.
12. Elementul de control CheckBox – caseta de comutare.
13. Utilizarea butonului de opţiuni- OptionButton.
14. Creare controlului CheckBox în macheta formularului.
15. Crearea controlului Option Button cu ajutorul asistentului.
16. Crearea controlului Option Button fără asistent.
17. Ce reprezintă caseta cu listă.
18. Inserarea imaginei în formular.
19. Subformularul.
20. Crearea subformularului cu ajutorul asistentului.
21. Crearea formularului cu butoane cu ajutorul managerului SwitchBoardManager.
82
Tema 8 Rapoarte
8.1. Noţiuni generale despre rapoarte

Raportul este un obiect al unei baze de date Access pe care-l folosim pentru prezentarea datelor
dintr-unul sau mai multe tabele şi a rezultatelor prelucrărilor asupra lor. Rapoartele ne permit
obţinerea şi prezentarea unor informaţii în funcţie de necesităţi. Rapoartele sunt un mijloc efectiv de
tipărire periodică a informaţiei.
În cazul în care utilizatorul foloseşte un raport în mod repetat, îl salvează ca şablon, ulterior creând
mai multe copii particularizate. Dacă în raport sunt necesare unele modificări trecem în regim de
proiectare, modificăm (schimbăm) şablonul acestui raport sau creăm un raport utilizând şablonul
acestui raport.
Microsoft Access permite crearea rapoartelor care :
- grupează şi totalizează datele ;
- îndeplinesc obţinerea totalurilor pe grupe, subgrupe şi totaluri generale ;
- conţin subformulare, subrapoarte, diagrame ;
- prezintă datele captivant folosind reprezintări grafice, linii şi stiluri
Un raport funţionează pe baza informaţiilor de structură stabilite la crearea raportului. Acestea
definesc elementele care alcătuiesc raportul (secţiuni şi controale), caracteristicile acestora,
aranjarea în pagină, legăturile cu câmpurile şi expresiile care produc datele prezentate. Secţiunile
sunt diviziunile raportului, iar controalele sunt obiectele grafice care fac legătura şi afişează datele
din câmpuri sau expresii. Unele controale nu prezintă date, ci obiecte decorative ale raportului cum
sunt liniile, cadrele şi casetele nelegate, care afişează imagini.
În modul de proiectare fiecare secţiune apare o singură dată. Atunci când raportul este tipărit,
secţiunile sunt repetate, dacă este cazul, până când toate datele, din raport sunt tipărite. Controalele
sunt folosite pentru precizarea datelor tipărite în cadrul raportului, cît şi a poziţiei şi formei acestora
8.2.Crearea raportului
Utilizatorul are posibilitate de a crea rapoarte cu ajutorul asistenţilor (Report Wizards) şi prin
proiectare independentă. Utilizarea asistenţilor este recomandată proiectanţilor începători, în cazul
creării unor rapoarte simple, deoarece “Asistentul” îndeplineşte lucrul de rutină şi permite crearea
rapidă şi uşoară a rapoartelor, prin casetele de dialog pe care le afişează, în baza răspunsurilor
utilizatorului. Asistenţii pentru rapoarte sunt folosiţi şi de proiectanţii experimentaţi deoarece
permit crearea rapidă a şablonului, care serveşte ca temei pentru crearea rapoartelor.
Crearea unui raport AutoReport
AutoReport este mijlocul de creare a rapoartelor în care sunt afişate toate câmpurile şi
înregistrările din tabelul sau cererea pe care se bazează raportul.
1. În fereastra Database selectaţi et eticheta Reports.
2. Selectaţi butonul New.
3. În fereastra de dialog New Report (Raport Nou) alegeţi unul din instrumentele Auto Report:
Columnar- afişează toate câmpurile unei înregistrări dintr-o tabelă într-o coloană lungă de casete
de text. O etichetă în stânga indică numele câmpului. Auto Report : Tabular-furnizează câte o
coloană pentru fiecare câmp. Titlurile se tipăresc deasupra fiecării pagini. Microsoft Access
utilizează ultimul autoformat, folosit la crearea rapoartelor. Dacă anterior nu aţi creat rapoarte cu
ajutorul asistenţilor sau nu aţi folosit comanda Autoformat din meniul Format v-a fi utilizat
autoformatul standard.
83
Remarcă. De asemenea poate fi creat un raport cu câmpuri situate într-o coloană, sursă de bază a
datelor care este tabelul sau cererea, selectate în baza de date. Alegeţi instrucţiunea Autoreport în
meniul Insert sau apăsaţi butonul de derulare alăturat butonului New Object de bara de
instrumente şi alegeţi opţiunea Autoreport. Rapoartele create în modul acesta conţin numai însăşi
înregistrările.
Crearea unui raport cu instrumentul Report Wizard
1. În fereastra (bazei de date) Database alegeţi eticheta Reports.
2. Apăsaţi ( clik ) pe butonul New.
3. În caseta de dialog New Raport (Raport nou) alegeţi asistentul Report Wizard. Descrierea
acţiunilor executate de asistent sunt afişate în partea stângă a ferestrei de dialog.
4. Selectaţi tabelul sau cererea în baza căreia doriţi să creaţi raportul.
Remarcă. Microsoft Access automat utilizează tabelul sau crearea dată ca sursă de date pentru
raport. Însă asistentul permite modificarea surselor de date şi de asemenea selectarea câmpurilor din
alte tabele sau cereri.
5. Apăsaţi butonul OK.
Dacă la pasul 3 a fost ales asistentul pentru crearea rapoartelor, asistentul diagramelor sau asistentul
etichetelor, executaţi instrucţiunea asistentului care se afişează în fereastra de dialog. Dacă se alege
unul din asistenţi autorapoartelor, raportul se creează automat.
Dacă raportul creat de asistent trebuie schimbat (modificat), faceţi aceasta în regimul de proiectare a
rapoartelor.
Crearea raportului cu forţe proprii
Utilizatorul poate începe de la un raport gol şi independent amplasează în el toate câmpurile
necesare, înregistrările şi alte elemente de control.
1. În fereastra bazei de date selectaţi eticheta Reports (Rapoarte) .
2. Executaţi clicul pe butonul New (Nou).
3. În fereastra de dialog New Report (Raport Nou) alegeţi modul de proiectare ( Design View ).
Alegeţi tabelul sau cererea ce conţin date după care trebuie creat raportul. ( Dacă e necesară crearea
unei schiţe de raport nu alegeţi numele din lista câmpurilor disponibile.)
Remarcă :Pentru utilizarea în raport a datelor din câteva tabele, creaţi rapoarte în baza cererilor.
4. Executaţi clic pe OK .
Noul raport v-a fi deschis în fereastra rapoartelor în regim de proiectare.
Regimurile ferestrei raportului (modurile de afişare a raportului)
Fereastra raportului poate fi afişată în unul din modurile: de proiectare (Design View), de
vizualizare mostrei Layout View , de vizualizare preventivă ( Print Preview ).
• Modul Design View este destinat creării noilor rapoarte şi modificării rapoartelor existente.
• Modul Layout View se utilizează pentru apreciera corectitudinei aspectului raportului şi
amplasării obiectelor de control în el.
• În modul Print Preview raportul apare pe ecran aşa cum ar fi tipărit pe hârtie:
Deschideţi raportul în orice mod de afişare.
Executaţi clic pe butonul de vizualizare View de pe bara cu instrumente pentru a schimba modul de
afişare a raportului. Pentru a vedea lista tuturor modurilor de vizualizare a rapoartelor pe ecran,
apăsaţi săgeata listei derulante alăturată butonului de vizualizare View.
Crearea rapoartelor pe baza tabelelor corelate
Crearea raportului cu ajutorul asistentului este metoda cea mai uşoară şi mai rapidă, utilizând datele
din mai multe tabele.
Asistentul pentru crearea rapoartelor Microsoft Access îndeplineşte tot lucrul de rutină şi
permite crearea rapidă a lui. În prima fereastră deschisă de asistent este necesar de ales câmpurile ce
v-or fi incluse în noul raport. Se permite alegerea câmpurilor din unul sau mai multe tabele. La
crearea raportului multitabelar cu ajutorul asistenţilor, Microsoft Access creează cererea pentru
raportul dat. Cererea conţine datele despre tabelele şi câmpurile utilizate.
84
Dacă utilizatorul creează raportul independent (cu forţe proprii), este necesar de creat în
primul rând cererea, apoi raportul pe baza acestei cererii.
Crearea etichetelor poştale
Cu ajutorul rapoartelor cu etichetile poştale este posibilă tipărirea numelor şi adreselor unor
corespondenţi (angajaţi, clienţi furnizori etc).
1. În fereastra bazei de date alegeţi eticheta Report.
2. Executaţi clic pe butonul New (Nou).
3. În fereastra de dialog New Object (Raport nou) alegeţi asistentul pentru crearea etichetelor
poştale (LabelWizard).
4. Alegeţi tabelul sau cererea, ce conţine datele pentru etichete şi apăsaţi OK.
Executaţi instrucţiunile ce sunt afişate în casetele de dialog a asistentului. Dacă raportul creat nu
este potrivit cerinţelor ştergeţi-l şi creaţi-l din nou.
Păstrarea (salvarea) unui formular ca un raport
1. Reveniţi în fereastra bazei de date.
2. Alegeţi eticheta Forms (Formular).
3. Executaţi clic dreapta pe formularul ce îl salvaţi.
4. În meniul contecstual ce apare alegeţi opţiunea Save As Report (Salvaţi ca raport).
5. Scrieţi numele raportului în câmpul Report Name (Nume Raport).
6. Executaţi clic pe OK.
7. Alegeţi eticheta Reports (Raport) şi executaţi dublu clic pe raport pentru a-l vizuliza preventiv.
Raportul v-a conţine aceleaşi elemente şi proprietăţi ca şi formularul.
Şabloane pentru formulare şi rapoarte
Dacă formularul sau raportul este creat cu ajutorul asistenţilor, atunci implicit puteţi folosi
caracteristicile sale ca o bază pentru crearea de noi formulare şi rapoarte .
Şabloanele determină secţiunile ce se vor conţine în documentul creat şi ce mărimi vor avea
ele.
Pentru rapoarte şi formulare implicit sunt utilizate şabloane Normal. Însă utilizatorul are
posibilitate de a arăta în calitate de şablon numele oricărui formular sau raport existent.
Se permite de asemenea crearea formularelor şi rapoartelor speciale destinate pentru
utilizare în calitate de şabloane.
Remarcă. Schimbarea şablonului nu acţionează asupra formularelor şi rapoartelor deja create.
Şablonul nu permite crearea elementelor de control în noul formular sau raport.
Pentru a vedea numele şablonului curent utilizat ca şablon pentru formularele şi rapoartele noi,
alegeţi opţiunea Options (Parametri) din meniul Tools (Instrumente), apoi eticheta Forms/Reports
(Formular/Raport).
Pentru utilizarea noilor şabloane în altele baze de date este necesară copierea sau exportarea
şabloanelor în aceste baze de date . În caz că şablonul dat lipseşte în baza de date va fi utilizat
şablonul Normal (Normal).
Definirea noului şablon pentru formular şi raport
1. Selectaţi din meniul Tools opţiunea Options.
2. Alegeţi eticheta Forms/Reports .
3. Introduceţi numele noului formular în câmpul Form Template sau numele raportului nou în
câmpul Report Template.
4. Selectaţi OK.
Subrapoarte
Subrapoarte sunt rapoarte încorporate în alte rapoarte. La combinarea rapoartelor unul din ele este
principal.
Raportul principal poate fi asociat (legat) sau neasociat (nelegat), adică să nu se bazeze pe tabel,
interogare sau instrucţiuni SQL.
85
Raportul principal este legat la tabelă, interogare sau instrucţiunea SQL în acele cazuri,
când în el este necesară inserarea subrapoartelor, în care se afişează date legate cu datele din
raportul principal.
De exemplu, în raportul principal sunt afişate toate înregistrările de vînzare pe an, dar în
subraport datele totalizate, de exemplu, sumele vînzărilor pe fiecare trimestru. În raportul
principal se conţin date comune pentru două sau câteva subrapoarte. În acest caz datele se afişează
în subrapoarte.
În raportul principal de rând cu subrapoartele sunt incluse şi subformularele, numărul lor
fiind nelimitat.
Mai mult ca atât, raportul principal poate conţine subformulare sau rapoarte încorporate de
două niveluri.
De exemplu, raportul poate conţine un subraport, care la rândul său conţine un subformular sau un
subraport. Combinaţiile posibile ale subformularelor şi rapoartelor sunt demonstrate în următorul
tabel:
Nivelul 1 Nivelul 2
Subraportul 1 Subraportul 2
Subraportul 1 Subformularul 1
Subformularul 1 Subformularul 2
Crearea subraportului
Subrapoartele se creează prin 2 metode: prin crearea subrapoartelor din raportul deja
existent sau prin adăugarea raportului existent în alt raport existent. În ultimul caz raportul adăugat
devine subraport.
Crearea subraportului în raportul existent
Dacă subraportul este legat cu raportul principal atunci pentru executarea următoarelor acţiuni
1. Convingeţi-vă că este stabilită corect corelaţia între tabele.
2. Deschideţi raportul care trebuie să fie principalul raport în regim de proiectare.
3. Convingeţi-vă că butonul asistentului Control Wizard este apăsat pe bara cu instrumente.
4. Apăsaţi butonul Subform/Subreport (Subformular/Subraport) de pe bara cu instrumente.
5. Poziţionaţi indicatorul mouse-ului în raport în acel loc, unde trebuie amplasat subraportul şi
apăsaţi butonul mouse-ului.
6. Executaţi instrucţiunile ce apar în ferestrele de dialog ale asistentului.
7. Apăsaţi butonul Finish (Sfârşit), elemente de control Subform/Subraport se vor inversa în
raportul principal. Concomitent se v-a crea un raport aparte afişat ca un subraport.
Adăugarea raportului existent în alt raport existent
Dacă subraportul este legat cu raportul principal atunci înainte de executare următoarelor acţiuni,
convingeţi-vă că sunt stabilite corect legăturile între tabele .
1. Deschideţi raportul care trebuie să fie principal în modul de proiectare.
2. Convingeţi-vă că butonul asistentului de pe bara cu instrumente este apăsat.
3. Apăsaţi butonul F11 pentru revenirea în fereastra bazei de date.
4. Deplasaţi cu ajutorul mouse-ului raportul sau tabelul din fereastra bazei de date în acea secţiune
a raportului principal, în care trebuie deplasat subraportul.
5. Elemente de control Subform/Subreport se vor insera în raportul principal .
Legătura între raportul principal şi subraport
După inserarea în raportul principal a subraportului ce conţine date care se referă la datele
din raportul principal este necesar de a stabili legătura între raportul principal şi subraport. Legătura
asigură coincidenţa înregistrărilor afişate în subraport, înregistrărilor din raportul principal.
La crearea subraportului cu agutorul asistenţilor sau prin deplasarea cu ajutorul mouse-ului a
raportului sau tabelului în alt raport, Microsoft Access automat îndeplineşte sincronizarea raportului
principal şi subraportului în următoarele cazuri :
Rapoartele se bazează pe tabele între care este stabilită legătura în fereastra Relationships
La crearea rapoartelor în baza unei cereri sau a cererilor sincronizarea raportului cu subraportul se
execută automat, dacă legăturile sunt stabilite pentru tabelele de bază a cererii sau cererilor. Dacă
86
legătura tabelelor de bază sunt stabilite corect Microsoft Access execută sincronizarea raportului
principal şi a subraportului automat.
Raportul principal se bazează pe tabele ce conţin câmpuri-chee, iar subraportul se bazează
pe tabelul ce conţine câmpuri cu acelaşi nume şi cu tipuri de date compatibile. Aceiaşi condiţie
trebuie să se îndiplinească pentru tabelul de bază a cererilor dacă raportul se bazează pe cereri.
Remarcă. La asocierea raportului principal cu subraportul Mirosoft Access utilizează
proprietăţile Link Master Fields (Câmpuri de bază) şi Link Chil Fields (Subcâmpurile) a
elimentului de control Subform / Subreport.
Dacă din anumite motive Microsoft Access nu leagă în mod automat raportul principal şi
subraportul, utilizatorul are posibilitatea de a acorda valori acestor proprietăţi independent.
Legarea raportului principal cu subraportul

Dacă subraportul se crează cu ajutorul asistentului de creare a rapoartelor sau a asistentului
pentru crearea subrapoartelor, atunci la îndeplinirea unor condiţii Microsoft Access automat leagă
raportul principal cu subraportul. Dacă condiţiile nu se respectă pentru legarea rapoartelor este
necesar de îndeplinit următorele acţiuni :
1. Deschideţi raportul principal în regim de proiectare.
2. Pentru vizualizarea ferestrei cu proprietăţi convingeţi-vă că subraportul necesar este selectat şi
apăsaţi butonul Properties de pe bara cu instrumente.
3. Introduceţi în celula de proprietăţi Link Chil Fields numele câmpului legat a subraportului iar
în celula cu proprietăţi Link Master Fields numele câmpului legat sau elementele de control a
raportului principal.
Remarcă. Nu se admite introducera numelui elementelor de control în celula cu proprietăţile Link
Chil Fields
Dacă întâlniţi incomodităţi în alegerea câmpurilor legate apăsaţi butonul asistentului pentru
a activa denumirea câmpurilor legate.
Pentru a stabili legătura între câteva câmpuri divizaţi numele câmpurilor prin punct şi
virgulă.
Remarcă. Câmpurile legate nu este obligatoriu să fie afişate în raportul principal sau în subraport,
însă este obligatoriu ca ele să fie incluse în sursele de bază a înregistrărilor raportului.
Deci subraportul se crează cu ajutorul asistentului. Microsoft Access automat include
câmpurile legate în sursa de înregistrare chiar dacă aceste câmpuri nu sunt selectate de către
utilizator.
Câmpurile legate trebuie să conţină date de acelaşi tip şi să aibă tipuri compatibile de date
sau dimensiuni ale câmpurilor. De exemplu, câmpul de tipul Autonumber este compatibil cu date
numerice pentru care în proprietăţile Fied Size este indicată dimensiunea Long Integer .
Modificarea şablonului subraportului
1. Deschideţi raportul principal în regim de proiectare.
2. Poziţionaţi indicatorul mouse-ului şi apăsaţi butonul mouse-ului înafara subraportului, pentru a
vă convinge că nu este selectat.
3. Poziţionaţi indicatorul în interiorul subraportului şi executaţi dublu-clik cu mouse-ul.
Subraportul va fi deschis în regimul de proiectare.
4. Includeţi modificările în şablonul subraportului.
5. Salvaţi şi închideţi subraportul.
Remarcă. Dacă este modificată lăţimea subraportului va fi necesară schimbarea lăţimii raportului
principal.Este posibil pentru schimbarea şablonului subraportului, deschiderea directă a
subraportului din fereastra bazei de date.
1. Creaţi raportul.
Remarcă. La tipărirea ( imprimarea ) raportului în câteva coloane antetul şi subsolul raportului
precum şi secţiunile de antet şi subsol de pagină se afişează pe ecran în lăţimea totală a raportului,
deaceia amplasarea elementelor de control în regim de proiectare în aceste secţiuni este posibilă în
locurile libere a suprafeţei raportului.
87
La imprimarea raportului antetul şi subsolul grupului, de asemenea secţiunea datelor grupurilor se
afişează pe lăţimea unei coloane. De exemplu, dacă datele se afişează în două coloane, lăţimea
fiecăriia a cîte 8 cm., atunci este necesar ca în lăţimea aceasta să fie amplasate toate elementele de
control în grup ; altfel spus ( cu alte civinte)
în modul de proiectare este necesar de a amplasa aceste elemente de control pe primele 8 cm. din
stăngă.
2. Alegeţi din meniul File opţiunea Page Setup.
3. În fereastra de dialog Page Setup alegeţi eticheta Columns.
4. În grupul Gridsetting introduceţi în câmpul Number of Columns , numărul de coloane ce se
vor afişa pe fiecare pagină.
5. Introduceţi în câmpul Row Spasing mărimea spaţiului între înregistrări în secţiunea datelor.
Remarcă. Dacă este lăsat spaţiul între ultimul element de control în secţiunea datelor şi marginea
de jos a ei, atunci în câmpul Row Spasing introduceţi valoarea nulă (0) .
6. Introduceţi în câmpul Column Spasing mărimea spaţiului dintre coloane.
7. In grupul Column Size introduceţi lăţimea necesară în câmpul Heidht sau indicând înălţimea
secţiunii în modul de proiectare.
8. Alegeţi unul din parametri în grupul Column Layout : Down, then Across, then Down .
9. Alegeţi eticheta Page.
10. În grupul Orientation alegeţi parametrul Portrait sau Landscape .
11. Apăsaţi OK.
Crearea raportului încrucişat cu titlurile permanente a coloanelor
Crearea cererii de bază.
1. Creaţi o cerere încrucişată.
2. În regim de proiectare a cererii deschideţi fereastra proprietăţilor acţionând dublu butonul stâng
al mouse-ului cu indicele stabilit în orice loc în afara şablonului cererii şi lista de câmpuri.
3. Introduceţi ( titlurile ) antetele de coloane necesare, care trebuie să fie afişate în raport, în celula
proprietăţi Column Headings, despărţindu-le prin ( ; ). Dacă antetul coloanei conţine spaţii este
necesar de a-l introduce intre ghilimele (“ “).
De exemplu, pentru afişarea în raport a vânzărilor trimestriale totale introduceţi :
“Trimestru 1” ; “Trimestru 2“ ; “Trimestru 3” ; “Trimestru 4 “
Crearea raportului :
1. Creaţi un raport vid legat cu cererea încrucişată.
2. Adăugaţi în raport elementele de control necesare.
Amplasaţi înscrierile antetelor coloanelor şi liniilor în antetul de pagină.
Amplasaţi câmpurile pentru antetele coloanelor şi valorile coloanelor în secţiunea datelor.
8.3. Particularităţile lucrului cu rapoartele
Deschiderea raportului
1. În fereastra bazei de date alegeţi eticheta Reports .
2. Selectaţi numele raportului.
3. Apăsaţi butonul Design pentru a deschide raportul în regim de proiectare sau butonul View
pentru a deschide raportul in modul de vizualizare preventivă.
Remarcă. Este posibilă deschiderea raportului în modul de vizualizare preventivă deplăsînd
raportul cu ajutorul mouse-ului din fereastra bazei de date în regiunea de lucru a aplicaţiei.
Sortarea înregistrărilor în raport
Microsoft Access permite sortarea datelor în raport. În rezultatul sortării înregistrările se
aranjează după valori în unul sau mai multe câmpuri în ordine ascendentă sau descendentă. În
rapoarte se permite sortarea după 10 sau mai multe câmpuri sau expresii.
1. Deschideţi raportul în modul de proiectare.
2. Apăsaţi butonul Sorting and Grouping de pe bara cu instrumente pentru a deschide fereastra
cu acelaşi nume.
3. În prima linie a şablonului în celula Field / Expresion alegeţi numele câmpului sau introduceţi
expresia.
88
Câmpul sau expresia, indicată în prima linie, determină primul ( de bază ) nivel al sortării.
A doua linie determină al doilea nivel de sortare ş.a.m.d. La completarea celulei din coloana
Field/Expersion în celula coloanei Sort Order automat se introduce valoarea Ascending
(Crescător). Sortarea datelor în ordinea crescătoare valorie se sortează în ordine de la „ A „ la „ Z
„ şi de la 0 la 9.
4. Pentru a schimba ordinea sortării alegeţi Descending (Descresător ) în celula Sort Order.
Sortare datelor în ordine descrescătore valorile se sortează în ordine de la “Z” la “A” şi de la “9”
la “0”.
Gruparea înregistrărilor în raport

În rapoarte este posibil de divizat înregistrările sortate în grupuri. Gruparea datelor permite
organizarea şi aranjarea. înregistrărilor în aşa mod, ca să fie vizibile legăturile între grupuri şi cu
uşurinţă de găsit informaţia necesară. Gruparea datelor se poate face în funcţie de valorile unui
câmp sau pe baza unei expresii, de exemplu calcularea valorii medii pentru fiecare grup de
înregistrări.
2. Apăsaţi butonul Sorting and Grouping de pe bara cu instrumente, pentru a deschide fereastra
cu acelaşi nume.
3. Indicaţi ordinea sortării datelor în raport.
4. Selectaţi câmpul sau expresia pentru care se indică parametrii grupărilor
5. Indicaţi valorile proprietăţilor grupului enumărate în următoarea listă. Pentru crearea nivelului
grupării şi determinarea altor proprietăţi ale grupului este necesar de indicat valoarea Yes cel
puţin pentru una din proprietăţile Grup Header sau Group Footer .
Antetului de grup Grup Header . Adaugă sau exclude titul de grup determinat de câmp sau
expresie.
Subsolul de grup Group Footer . Adaugă sau exclude antetul de subsol determinat de câmp sau
expresie.
Group On (Gruparea După ) stabileşte modul de grupare a înregistrărilor. Lista valorilor accesibile
a acestei proprietăţi depinde de tipul de date din câmp după valorile căruia dorim să grupăm
înregistrările. Gruparea pe expresii afişează lista completă a valorilor proprietăţii date.
Interval Group Interval stabileşte orice interval admis a valorilor câmpului sau expresiei pe care
se face gruparea.
Keep Together stabileşte sau exclude tipărirea obligatorie pe aceeaşi pagină.
Modificarea ordinii sortării şi grupării în rapoarte
1. Deschideţi raportul în modul de proiectare ( Design View ).
2. Apăsaţi butonul Sorting And Grouping de pe bara de instrumente pentru a deschide fereastra
cu acelaşi nume.
3. În fereastra Sorting and Grouping alegeţi domeniul de selecţie a rândului pentru câmpul sau
expresia, poziţia căreia în şablon cere modificări.
4. Apăsaţi din nou butonul mouse-ului şi neeliberîndu-l, mutaţi rândul în noua poziţie în şablon.
Dacă grupurile mutate au antet sau subsol de grup, atunci la noul loc vor fi deplasate antetele,
subsolurile de grup şi toate celelalte elemente. Însă în acest caz poate fi necesară precizarea
aranjării elementelor de control în domeniile antetului şi subsolului.
Indicarea câmpului sau expresiei adăugătoare pentru sortare şi grupare în raport
2. Apăsaţi butonul Sorting and Grouping de pe bara cu instrumente pentru a deschide fereastra
Sorting and Grouping .
3. În fereastra Sorting and Grouping alegeţi domeniul de selecţie a rândului în care este necesar
de a introduce (insera) câmpul nou sau expresia şi găsiţi butonul INS.
89
4. În celula coloanei Field/Expersion a rândului vid inserat, alegeţi numele câmpului după care se
efectuează sortarea, sau introduceţi expresia. La completarea celulei coloanei Field Expresion
în celula coloanei Sort Order automat se introduc valorile Ascending.
5. Pentru schimbarea ordinii sortării alegeţi Descending în celula Sort Order.
Anularea sortării sau grupării în raport după un câmp sau expresie anumită
2. Apăsaţi butonul Sorting and Grouping de pe bara cu instrumente, pentru a deschide fereastra
cu acelaşi nume.
3. În fereastra Sorting and Grouping alegeţi domeniul de selecţie a rândului pentru câmpul său
expresia, care este necesar de a o exclude din şablonul sortării şi grupării şi găsiţi butonul
DELETE.
4. Confirmaţi excluderea câmpului sau expresiei din şablon prin apăsarea butonului OK sau
apăsaţi Undo pentru abandonarea excluderii.
Remarcă. Dacă pentru câmpul sau expresia ce trebuie exclusă a fost indicată afişarea secţiunilor
antetului şi/sau subsolului, atunci aceste secţiuni vor fi excluse împreună cu elementele ce le conţin.
Schimbarea ordinii sortării în raport
1. Deschideţi raportul în regim de proiectare. Dacă este deja deschis, convingeţi-vă că e selectat.
2. Apăsaţi butonul Properties de pe bara cu instrumente pentru vizualizarea proprietăţilor
raportului.
3. Alegeţi celula Sort Order . Indicaţi câmpul şi ordinea sortării. Pentru sortarea înregistrărilor
după un singur câmp în ordine accedentă introduceţi numele câmpului în paranteze drepte ([ ]),
apoi indicaţi ASC.
[ nume Câmp1] ASC
Pentru sortarea înregistrărilor după un singur câmp în ordine descendentă introduceţi numele
câmpului în paranteze drepte ([ ]), apoi indicaţi DESC.
[ nume Câmp2 ] DESC
Sortarea înregistrărilor pe mai multe câmpuri în ordine crescătoare sau descrescătoare se
face astfel :
[nume Câmp1] ASC, ănume Câmp2 DESC
Remarcă. Dacă după numele câmpului în mod vădit nu este indicat ASC sau DESC, atunci automat
se execută sortarea conform primului câmp al listei ascendent, apoi după următorul câmp a listei
ascendent ş.a.m.d.
Excluderea sau utilizarea ordinii moştenite ale sortării
1. Deschideţi raportul în modul de proiectare. Dacă deja este deschis convingeţi-vă că el este
selectat.
2. Apăsaţi butonul Properties de pe bara cu instrumente pentru vizualizarea proprietăţilor
raportului.
3. În celula proprietăţi Order By On selectaţi No ca să anulaţi sortarea sau Yes pentru a o
include.
Remarcă. Ordinea sortării efectuată prin intermediul asistentului de creare a raportului sau în
fereastra de dialog. Sortarea şi gruparea în regimul de proiectare a raportului, schimbă ordinea
moştenită a sortării.
8.4 Calcule din raport
Crearea elementelor de control calculate.
1. Deschideţi formularul în modul de proiectare a formularelor sau a raportului în regim de
proiectare a rapoartelor.
2. Alegeţi pe bara cu elemente instrumentul pentru crearea obiectului de control ce va fi utilizat că
calculabil.
Remarcă. De obicei elementul de control utilizat pentru evidenţierea valorii de calcul, este câmpul,
dar se admite şi utilizarea oricărui element de control ce are proprietăţile datelor Control Source .
3. În formular sau raport alegeţi locul de amplasare al elementului de control.
4. Executaţi una din următoarele operaţii:
90
• Pentru câmp se admite introducerea direct în elementul de control.
• Dacă elementul de control nu este câmp sau dacă este necesar introducerea expresiei în câmp
prin intermediul costructorului expresiilor convingeţi-vă că elementul de control este evidenţiat,
apăsaţi butonul Properties de pe bara cu instrumente şi introduceţi expresia în celula
proprietăţilor Control Source sau apăsaţi butonul Expression Builder ca să deschideţi
constructorul de expresii.
Remarcă. În elementele de control calculate înainte de orice expresie se amplasează semnul
egalităţii ( = ). Dacă este necesar mai mult loc pentru introducerea în celula proprietăţii Control
Source , apăsaţi tastele SHIFT + F2 pentru deschiderea ferestrei Zoom
Dacă formularul are o cerere de bază, se admite introducerea expresiei în cerere în loc de
introducere în elementul de control calculat.
Crearea câmpului de totalizare în înregistrările din raport
2. Adăugaţi în secţiunea de date câmpul calculat.
3. Pentru a deschide fereastra proprietăţi, convingeţi-vă că câmpul necesar e selectat şi apăsaţi
butonul Properties de pe bara cu instrumente.
4. Executaţi una din următoarele acţiuni:
• Introduceţi expresia în celula Control Source.
• Pentru a crea expresii cu ajutorul constructorului de expresii apăsaţi butonul constructorului.
Remarcă. Dacă sursa de date a raportului este o cerere, expresia poate fi amplasată în cererea de
bază a raportului. Aceasta accelerează acţiunile raportului iar dacă se presupune calcularea valorilor
totale după grupele de înregistrări se admite folosirea numelui câmpului calculat în funcţii statistice.
Calculul în raport a valorilor totale pentru înregistrările grupate sau pentru toate
înregistrările.
2. Adăugaţi câmpul căutat în unul din următoarele secţiuni:
• Pentru calculul valorii totale pentru înregistrările grupate adăugaţi un câmp în antetul grupului
sau în subsolul grupului.
• Pentru calculul valorii totale a tuturor înregistrărilor adăugaţi câmpul în antetul raportului sau în
subsolul raportului.
3. Pentru a deschide fereastra proprietăţilor, convingeţi-vă că câmpul necesar e selectat şi apăsaţi
4. Executaţi una din următoarele acţiuni
• În celula Control source întroduceţi expesia ce conţine funcţia Sum, pentru a calcula
totalurile, ori funcţia Avg pentru calcularea mediei.
• Pentru a crea expresii prin intermediul constructorului de expresii, apăsaţi butonul
constructorului.
Calculul în raport a sumelor cu acumulări
1. Deschideţi raportul in modul de proiectare.
2. Adăugaţi un câmp in unul din secţiunile raportului
• Pentru calcularea sumei cu acumulări ce sporeşte pentru fiecare înregistrare , adăugaţi în
secţiunile de date câmpul ataşat ori cel calculat.
• Pentru calculul sumei cu acumulări şi pentru fiecare grup de înregisatrări adăugaţi în antetul
grupului sau în subsolul grupului câmpul ataşat sau cel calculat.
3. Pentru a deschide fereastra proprietăţilor, convingeţi-vă că câmpul necesar e selectat şi apăsaţi
4. Întroduceţi pentru
Running Sum valori, corespunzătoare tipului sumei cu acumulări.
Over Group.Valoarea se micşorează pînă la zero la începutul fiecărui grup de un nivel mai înalt.
Over All. Suma se acumulează pînă la sfîrşitul raportului.
91
Remarcă. Dacă pentru proprietăţile Running Sum (Suma cu acumulări) este dată valoarea Over
All (Pentru toate), totalul general al valorii poate fi repetat în subsolul raportului . Creaţi în subsolul
raportului câmpul şi introduceţi în calitatea de valori proprietăţile lui Control Source numele
câmpului, în care se calculează suma cu acumulări, de exemplu: =[Suma Comenzilor].
Calcularea valorilor relative din raport
2. Adăugaţi câmpuri în care vor fi calculate valori totalizate pentru înregistrări, grupuri şi raport în
întregime.
3. În secţiunea dorită creaţi un câmp, în care se vor efectua calculele valorilor relative.
• Pentru a efectua calculele fiecării părţi a elementului relativ în sumarea valorilor pe grup sau
relativ a sumei totale, plasaţi câmpul în secţiunea datelor.
• Pentru a calcula o parte a sumei pe grup relativ a sumei totale, plasaţi câmpul în antetul de grup
sau în subsolul de grup.
Dacă raportul înclude cîteva nivele de grupuri amplasaţi câmpul în antetul sau subsolul de grup al
acelui nivel pentru care se va calcula valoarea relativă.
4. Pentru a deschide fereastra proprietăţilor, convingeţi-vă că câmpul necesar este ales şi apăsaţi
butonul Properties de pe bara cu insrumente.
5. Executaţi una din următoarele acţiuni:
• Inroduceţi în celula proprietăţii Control Souce expresia în care valoarea elementului sau
valoarea totalului intermediar se împarte la valoarea totalului global. De exemplu, împărţiţi
valoarea elementului de control “Total zilnic” la valoarea elementului de control “Total global”
• Pentru crearea expresiei cu ajutorul constructorului pentru expresii, apăsaţi butonul
constructorului
6. După necesitate, intoduceţi pentru proprietatea câmpului dat Format valoarea Percent
Calculul în formulare sau rapoarte a valorilor totalizate pentru elementul de control calculat
La calcularea valorilor totalizate utilizând funcţiile statistice, de exemplu, SUM sau a
funcţiei statistice pentru submulţimi, de exemplu DSUM, este interzisă folosirea numelor
elementelor de control calculate în funcţiile statistice. În acest caz urmează de a repeta expresia în
elementul de control.
De exemplu : =SUM ([CANTITATEA]*[PREŢUL]).
Însă, dacă câmpul calculat este inclus în cerea de bază, de exemplu:
=Preţ de producere: [CANTITATEA]*[PREŢUL], atunci numele acestui câmp poate fi utilizat în
funcţia SUM:
=SUM([preţ de producţie])
7. Ce este raportul în MS Access?

8. Ce reprezintă şablonul în raport?
9. Unde sunt amplasate datele în raport?
10. Cum se creează un raport utilizînd Auto Report?
11. Indicaţi tipurile de rapoarte şi ce reprezintă ele?
12. Cum se creează un raport cu ajutorul Asistentului pentru rapoarte (Report Wizard)?
13. Cum se creează un raport cu forţe proprii?
14. Indicaţi modurile de afişare a ferestrei raportului şi care este destinaţia lor?
15. Cum se creează etichetele poştale?
16. Ce reprezintă raportul combinat?
17. Cum se creează raportul combinat (raport cu subraport)?
18. Cum se efectuează sortarea în raport?
19. Cum se efectuează gruparea în raport?
20. Pentru ce servesc proprietăţile Group Header, Group Footer în raport?
92
21. Pentru ce servesc proprietăţile Group On, Group Interval, Keep Together în raport?
22. Cum se creează elementul calculat de control în raport?
23. Cum se efectuează calculele valorilor totale de grup în raport sau pentru toate înregistrările?
24. Cum se evaluează în raport suma cu acumulări?
25. Cum se calculează în raport valorile relative?
26. Cum se calculează valorile totale pentru elementul de control calculat?
TEMA 9. COMENZILE MACRO
9.1. Noţiuni generale

În sens general, programarea spune calculatorului ce să execute şi cum să execute. Se poate
de automatizat o aplicaţie de bază de date folosind programarea prin comenzi macro.
În programarea prin scrierea comenzilor macro creăm mici programe numite comenzi
macro. Fiecare comandă macro constă dintr-o listă de acţiuni (comenzi), pe care dorim să le execute
macro, este necesar de selectat una dintre cele 49 de acţiuni definite pentru a fi incluse în comenzile
macro. Unele dintre aceste acţiuni dublează comenzile din meniu (Print, Close, Apply, Filter).
Altele înclocuiesc acţiunea mouse-lui (SelectObject, OpenForm). Altele acţiuni ale comenzilor
macro nu se numără printre comenzile din meniu şi a mouse-ului (Beep, MsgBox).
Majoritatea acţiunilor din comenzile macro necesită argumente, care precizează informaţii
suplimentare şi specifică modul în care se execută acţiunea. După ce comanda macro este creată,
comunicăm programului Acces să o execute. Există mai multe moduri de a lansa în execuţie o
comandă macro. Probabil cel mai important mod de a iniţia o comandă macro este să cerem
programului Acces să o execute ca răspuns la un eveniment. Un eveniment este o schimbare a stării
unui obiect care determină o întrerupere a prelucrării normale şi defineşte un răspuns. Evenimentele
apar ca răspuns la o acţiune a utilizatorului (apăsarea unui taste, clic al mouse-ului).
9.2. Crearea şi executarea comenzilor macro
Comenzile macro pot fi create şi editate într-o fereastră specială de proiectare – fereastra
Macro. Fereastra (foaia) Macro are patru coloane: MacroName (numele comenzii Macro);
Condition (condiţia), Action (acţiunea) şi Comments (comentarii). Afişarea primelor două coloane
este controlată prin starea butoanelor MacroNames şi Conditions ale bazei cu instrumente
MacroDesing. Dacă nu se specifică altfel, programul Acces afişează doar coloanele Action şi
Comments. Pentru a afişa toate cele patru coloane, selectaţi opţiunile Tools, Options, eticheta
View şi activităţi casetele de validare Names Column şi Conditions Column din grupul de opţiune
Show în MacroDesing din foaia cu proprietăţi Options.
În partea de jos a ferestrei Macro sunt afişate argumentele asociate de o acţiune selectată.
Etapele de creare a unei comenzi macro
1. Decideţi ce doriţi să execute comanda macro. Comenzile macro simple se compun din
câteva acţiuni şi le puteţi concepe în minte. Pentru operaţiile mai complexe utilizaţi o schemă
logică.
2. În fereastra bazei de date executaţi clic pe eticheta Macro.
3. Executaţi clic pe butonul New.
4. Pe prima linie necompletă executaţi clic într-o celulă din coloana Action, apare un buton
cu săgeată în jos în partea dreaptă a zonei active a celulei. Executaţi clic pe acest buton ca să afişaţi
lista casetei combinate ce conţine acţiunile.
5. Selectaţi din lisă acţiunea necesară.
93
6. În partea de jos ale ferestrei indicaţi argumentele asociate de acţiune, care definesc modul
în care lucrează comanda macro. Unele argumente trebuie testate, dar majoritatea lor furnizează
casete combinate care permit testarea sau selectarea din lista valorii argumentelor.
7. În coloana Comments introduceţi mesaje de informaţie pentru uzul propriu (nu e
obligatoriu).
8. Pentru adăugarea unei noi comenzi maco în liniile următoare repetaţi punctele de la 4
până la 7.
Remarcă. Puteţi introduce acţiuni prin tragerea obiectelor bază de date cu mouse-ul şi plasarea lor
în celulă Action. Dacă trageţi din fereastra DataBase o tabelă, o integrare, un formular sau un raport
şi le plasaţi într-o celulă. Programul Access inserează o linie deasupra celulei peste care aţi plasat
pictograma obiectului şi introduce automat acţiunea care deschide obiectul respectiv. De asemenea,
programul Access completează argumentul acţiunii care apelează numele obiectului care va fi
deschis.
Editarea comenzilor macro

1. În fereastra bazei de date executaţi clic pe eticheta Macro.
2. Selectaţi macroul, pe care doriţi să-l deschideţi.
3. Executaţi clic pe butonul Desing.
4. Introduceţi modificări necesare.
Ştergerea, inserarea sau deplasarea liniilor
Liniile dintr-o comandă macro pot fi şterse atunci când acţiunea sau condiţia nu mai sunt
necesare. Puteţi să ştergeţi una sau mai multe linii executând clic pe săgeata selectorului liniei din
partea stângă a foii de comenzi macro. Ca să selectaţi mai multe linii executaţi clic pe săgeata
selectorului şi trageţi în jos peste câte linii doriţi. După selectarea liniilor apăsaţi tasta Delete sau
executaţi clic pe butonul Delete Row al barei cu instrumente.
Inserarea unor linii într-o comandă macro este necesară dacă doriţi să adăugaţi o acţiune
între două acţiuni existente sau să introduceţi o linie goală între comenzile macro, pentru ca acestea
să fie uşor de citit. Ca să inseraţi linii plasaţi cursorul de editare pe o linie (linia inserată apare
deasupra celei care conţine cursorul de editare). Executaţi clic pe selectorul liniei sau trageţi
cursorul mouse-ului peste mai multe butoane selectare şi apoi apăsaţi tasta Insert sau executaţi clic
pe butonul Insert Row al barei de instrumente.
Remarcă.Ca să anulaţi inserarea sau ştergerea pe care tocmai aţi executat-o selectaţi Edit, Undo,
apăsaţi CTRL+Z sau executaţi clic pe butonul Undo al barei cu instrumente.
Ca să mutaţi una sau mai multe linii folosiţi mouse-ul, executaţi clic pe butonul selector al liniei sau
trageţi peste unul sau mai multe butoane selectoare, ca să selectaţi liniile cărora să doriţi să le
schimbaţi locul. Eliberaţi butonul mouse-ului. Apoi plasaţi indicatorul mouse-ului pe unul dintre
selectoarele de linie selectate şi ţineţi apăsat butonul mouse-ului. În acest timp indicatorul mouse-
ului apare însoţit de un pătrat de culoare închisă. Trageţi indicatorul mouse-ului şi plasaţi-l în linia,
în care să mutaţi liniile selectate. Remarcaţi că apare o linie orizontală acolo unde vor fi plasate
liniile. Eliberaţi indicatorul mouse-ului acolo unde doriţi să mutaţi liniile.
Copierea comenzilor macro
Puteţi să copiaţi toată comanda macro sau numai o parte din ia. Ca să copiaţi o singură
celulă, de exemplu, o acţiune, selectaţi toate caracterele din celulă şi apăsaţi CTRL+C sau executaţi
clic pe butonul Copy al barei cu instrumente. Ca să tăiaţi conţinutul unei celule, selectaţi caracterele
şi apăsaţi CTRL+X sau executaţi clic pe butonul Cut al barei cu instrumente. Mutaţi cursorul de
editare în poziţia în care doriţi să plasaţi conţinutul celulei şi apăsaţi CTRL+V sau executaţi clic pe
butonul Paste al barei cu instrumente. Când copiaţi o acţiune dintr-o celulă şi îl lipiţi în altă celulă
argumentele acţiunii nu sunt copiate în noua poziţie.
Ca să copiaţi linii în întregime sau toată comanda macro, selectaţi liniile dorite cu un clic pe
săgeţile selectoarelor de linie şi apoi apăsaţi CTRL+C sau executaţi clic pe butonul Copy.
Deschideţi o comandă macro nouă sau deja existentă. Selectaţi celula în care se lipiţi datele
copiate şi apăsaţi apoi CTRL+V sau executaţi clic pe butonul Paste.
94
Organizarea comenzilor macro în grupuri
O foaie cu mai multe comenzi macro este numită grup de comenzi macro. Sintaxa următoare
identifică o anumită comandă macro dintr-un grup:
NumeGrup. NumeMaco
1. În fereastra DataBase executaţi clic pe eticheta Macro.
2. Executaţi clic pe butonul New.
3. Executaţi clic pe butonul MacroNames al barei de instrumente.
4. Tastaţi numele comenzii macro în coloana MacroName.
5. Introduceţi acţiunile şi argumentele lor.
6. Repetaţi punctele de la 3 până la 5.
Specificarea argumentelor unei acţiuni
Argumentele definesc modul de lucru a acţiunii. Fiecare tip de acţiune are un set asociat de
argumente. Când introduceţi pentru prima dată o acţiune în fereastra de jos apare lista argumentelor.
Unele argumente trebuie tastate, dar majoritatea lor furnizează casete combinate care vă permit să
tastaţi valoarea argumentului sau să o selectaţi din lista. Când lista combinată prezintă un set de
opţiuni puteţi executa dublu clic pe argument pentru a parcurge opţiunile disponsibile. Dacă un
argument necesită o expresie butonul Build apare în dreapta casetei text atunci când selectaţi
argumentul. Selectaţi alt argument sau deplasaţi-vă cu tasta Tab la argumentul următor.
Găsirea acţiunii potrivite
În Access 95 există 49 de acţiuni care pot fi incluse în comenzile macro. Acţiunile
comenzilor macro dublează majoritatea comenzilor necesare într-o aplicaţie de bază de date
automată. Acţiunile comenzilor macro satisfac majoritatea cerinţelor de programare a unei aplicaţii.
Unele acţiuni ale comenzilor macro:
Add Menu MenuName (nume meniu) Adaugă un meniu derulant unei bare de
MenuMacroName (nume meniu meniuri particulare sau un meniu
de comenzi macro) imediat
Status Bar Text (textul barei de
stare)
Appşy Filter Filter name Where Condition Filtrează datele disponibile pentru un
(condiţie Where) formular sau raport folosind un filtru, o
interogare sau o clauză Where în SQL
Beep Fără argumente Produce un sunet pentru avertizare

Close Object Type (tipul obiectului) Include fereastra activă sau o fereastră
Object Name (numele obiectului) specifică
CopyObject Destination (destinaţia) DataBase Copiază obiectul bază de date

(baza de date) specificat într-o altă bază de date sau în
New Name (noul nume) aceeaşi bază de date cu alt nume
DeleteObject ObjectType (tip obiect) Object Şterge obiectul specificat
Name (nume obiect)
Echo Echo ON (econ action) Activează/Dezactiovează

Status Bar Text reîmprospătarea ecranului în timpul
execuţiei unei comenzi macro.
Ascunde rezultatele intermediare şi
măreşte viteza de execuţie a comenzii
macro
MsgBox Message (mesaj) Afişează o casetă cu un mesaj de
Beep (sunet) avertizare sau de informare şi aşteaptă
Type (tipul) ca utilizatorul să execute clic pe
95
Titrle (titlu) butonul OK
OpenForm FormName (nume formular) View Deschide sau activează un formular

(modul de afişare) Filter Name într-un dintre modurile de
(nume filtru) Ehere Condition afişare posibile. Puteţi indica un
(condiţia Where) criteriu de selecţie a datelor din
Data Mode (modul de afişare a formular, diverse moduri de editare şi
datelor) dacă formularul se compară ca casetă
Window Mode (tipul de fereastră) de dialog modală sau de tip meniu
derulant
Open Query Query Name (nume interogare) Deschide o interogare de selecţie sau
View (modul de afişare) încrucişată ori executaţi o interogare
Data Mode (modul de lucru cu
datele
OpenReport ReportMane (nume raport) View Deschide un raport în modul de afişare

(modul de afişare) Filter Name specificat şi filtrează înregistrările
(nume filtru) Where Condition înaintate de tipărire
(condiţia Where)
OpenTable Table Name (nume tabel) View Deschide sau activează un tabel în
(modul de afişare) modul de afişare specificat. Pentru
Data Mode (modul de lucru cu tabele afişate în fereastra DataSheet
datele) View puteţi indica unul dintre
modurile de lucru: introducerea de
date sau editare
Print Print Range (domeniul) Tipăreşte foaia de date, raportul sau
Page From (de la pagina) Page To formularul active
(până la pagina) Print Quality
(tipul de litere) Copies (numărul
de copii) Collate Copies (copii
legate)
Quit Options (opţiuni) Încheie execuţia programului Acces,
salvează obiectele modificate în funcţie
de comenzi dă specificată
Ruu Macro Macro Name (nume comandă Execută comanda macro specificată.
macro)Repeat Count (număr de Introduceţi numele întreg al comenzii
repetări) Repeat expression macro ca să lansaţi în execuţie o
anumită comandă macro dintr-un grup.
Utilizaţi argumentele Repeat Count şi
Repeat Expressing ca să specificaţi de
câte ori se execută comanda macro.
Luarea deciziilor folosind comenzile macro condiţionale
O comandă macro condiţională furnizează o modalitate prin care Acces ia o decizie bazată
pe valorile curente din baza de date şi execută un set de acţiuni, dacă este îndeplinită o condiţie.
Condiţia este o expresie care, în funcţie de valorile curente, poate fi evaluată ca fiind True
(adevărat) sau False (fals). Condiţiile pot fi create utilizând expresii şi referiri la formulare şi
obiecte de control.
Dacă doriţi ca acţiunile unei comenzi macro să se execute numai dacă o condiţie este True,
afişaţi coloana Condition în foaia/fereastra comenzilor macro şi introduceţi condiţia. În coloana
Action adiacentă introduceţi acţiunea care doriţi să fie executată când condiţia este True. Dacă
doriţi să executaţi mai multe acţiuni când condiţia este True, tastaţi în coloana Condition câte un
semn de omisiune lângă fiecare acţiune pe care comanda macro ar trebui să o execute suplimentar.
96
După ce a executat acţiunile pentru ramura True, Acces trece la linia următoare şi verifică dacă
există alte condiţii. Dacă nu, programul Access execută acţiunea pentru cazul când valoarea
condiţiei este fie True, fie False Dacă doriţi ca acţiunea să nu se execute pentru condiţia True,
tastaţi acţiunea StopMacro ăe ultima poziţie din setul de acţiuni pentru ramura True.
Pentru a crea comenzi macro cu acţiuni ce se execută când condiţia este evaluată ca True,
procedaţi astfel:
1. Executaţi clic pe butonul Conditions de pe baza cu instrumente Macro pentru că în foaia
comenzilor macro să apară coloana Conditions.
2. Tastaţi condiţia în coloana Conditions.
3. În coloana Action introduceţi acţiunea care doriţi să fie executată când condiţia este
adevărată.
4. Dacă doriţi să executaţi şi alte acţiuni când condiţia este True, introduceţi-le în coloana
Action, sub acţiunea de la pasul 3.
5. Dacă în pasul 4 aţi introdus acţiuni suplimentare, tastaţi câte un semn de omisiune în
coloana Condition în dreptul fiecărei acţiuni.
6. dacă doriţi să executaţi alte acţiuni pentru condiţia True sau False, introduceţi-le sub
acţiunea completată în pasul 5. Dacă doriţi ca aceste condiţii suplimentare să fie executate numai
dacă valoarea condiţiei este False, introduceţi acţiunea StopMacro la sfârşitul setului de acţiuni, în
punctul 5.
Condiţii macro tipice
Condiţia Descriere
[Oras] = “Paris” True când valoarea obiectului de control este Paris
[Quantity] > 5 True dacă valoarea din obiectul din control este mai mare
decât 5
Not [Quantity] > 5 True dacă valoarea din obiectul don control este mai mică
sau el puţin egală cu 5
IsNull [Amount] True dacă obiectul de control nu are o valoare.

Remarcă. Plasaţi operatorul Not la stânga unei condiţii pentru a obţine condiţia opusă.
Executarea unei comenzi macro
Există mai multe moduri în care puteţi să rulaţi (sau să lansaţi în execuţie) o comandă
macro:
– din fereastra MacroDesing;
– din orice fereastră activă;
– din fereastra DataBase;
– din altă comandă macro;
– cu butonul unei bare cu instrumente particularizată;
– printr-o comandă dintr-un meniu particularizat;
– prin acţionarea unei taste de înlocuire;
– la lansarea în execuţie a aplicaţiei;
– prin preluarea unui eveniment produs de un formular sau un raport.
Primele trei metode sunt utile când creaţi comanda macro care va fi folosită imediat.
Celelalte metode sunt utilizate pentru automatizarea execuţiei unor programe separate şi pentru
crearea unor aplicaţii automatizate.
Executarea unei comenzi comenzi macro din fereastra MacroDesing să efectuează prin
utilizarea butonului Run de pe bara cu instrumente sau selectaţi opţiunile Start, Run.
Ca să executaţi o anumită comandă macro dintr-un grup, selectaţi Tools, Macro. Când
apare caseta de dialog Run Macro tastaţi sau selectaţi din lista combinată numele întreg al
97
comenzii macro: numele grupului urmat de un punct şi de numele comenzii macro. Apoi executaţi
clic pe OK sau apăsaţi tasta Enter.
Rularea unei comenzi macro folosind o fereastră activă oarecare să efectuează prin
selectarea opţiunilor Tools, Macro şi utilizarea casetei de dialog RunMacro.
Când fereastra DataBase este activă puteţi lansa în execuţie o comandă selectând opţiunile
ToolsMacro şi utilizând caseta de dialog RunMacro. Există şi altă metodă: să executaţi clic pe
butonul Run din fereastra DataBase.
Puteţi să creaţi o comandă macro pe care programul Access să o execute automat la
momentul când deschideţi baza de date. Includeţi această comandă macro într-o foaie separată
numită Autoexec. Când deschideţi pentru prima dată baza de date, programul Access caută o
comandă macro numită Autoexec şi o execută imediat. Dacă doriţi ca programul Access să nu
execute la pornire comanda macro Autoexec, apăsaţi tasta Shift când selectaţi baza de date din
caseta de dialog OpenDatabase-.
Remarcă: O noutate în ultimele versiuni Access este dialogul StartUp,. care vă permite să stabiliţi
câteva proprietăţi pentru lansarea unei aplicaţii, fără să fie necesar să creaţi o comandă macro. Cu
toate acestea comanda macro Autoexec este mai flexibilă şi va permite să stabiliţi condiţii
suplimentare de lansare a aplicaţiei şi executaţi operaţii imediat.
1. Definiţi comanda macro.
2. Definiţi noţiunea eveniment.
3. Descrieţi fereastra Macro.
4. Prezentaţi etapele de creare a unei comenzi macro.
5. Cum să efectuează editarea comenzilor macro.
6. Explicaţi metode de copiere a comenzilor macro.
7. Caracterizaţi organizarea comenzilor macro în grupuri.
8. Cum în comenzile macro să specifică argumentele unei acţiuni.
9. Explicaţi luarea deciziilor folosind comenzile macro condiţionale.
10. Cum procedaţi creând comanda macro condiţionată.
11. Descrieţi moduri de lansare în execuţie a comenzilor macro.
98

Ma NualAccess1

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ma NualAccess1

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE DIN MOLDOVA

Catedra “Bazele informaticii economice”

Utilizare Microsoft Office

Sistemul de gestiune al bazelor de date MS ACCESS

Burlacu M.,Capaţina V., Moraru M., Negară M., Todica V.

Utilizare Microsoft Office

Sistemul de gestiune al bazelor de date MS ACCESS

Recenzent: conferenţiar universitar, doctor în economie Gâdilica T.

Autori: Burlacu M.,Capaţina V., Moraru M., Negară M., Todica V.

1.1. Baza de date MS Access. Noţiuni teoretice.

1.4. Lucrul cu bazele de date şi obiectele ei

Redenumirea bazei de date

2.1. Noţiuni generale despre tabele.

Number (valori Sunt disponibile mai multe Pâna la 16 octeţi.

Copierea, mutarea şi ştergerea textului Tastele

Adăugarea datelor noi în modul foaie de date sau formular

Tema4. Interogări. Crearea interogărilor

4.1. Interogările şi utilizarea lor

Crearea interogării de selectare fără utilizarea asistentului

Modificarea numelui câmpului în interogare

Crearea expresiei fără ajutorul constructorului expresiilor

PrimaLiterăMarfii:Left([DenumireMărfi,1) Foloseşte funcţia Left pentru reflectarea

CodulTipului:Right([CodulProdusului],2) Foloseşte funcţia Right pentru reflectarea

CodulRaionului: Mid([Telefon]),2,3) Foloseşte funcţia Mid pentru reflectarea

Exemple de executare a operaţiilor aritmetice în câmpurile calculate

VolumulComenzii:[Cantitatea]*[Preţul] Reflectă în câmpul

Reflectă în câmpul “TimpulTransportării”

TotalÎnStoc: [MărfuriLaDepozit]+ Reflectă în câmpul “TotalÎnStoc” suma

Exemple de aplicatie a fuctiilor statistice asupra submultimilor sau functiilor statistice

Exemple de lucru cu valori vide utilizînd câmpurile calculate.

Iif(IsNULL([Preţ]),0,[Preţ]). Transformăvalorile vide din câmpul

NumeClient Like”C*” Execută comenzile pentru clienţii,

Exemple de expresii, care utilizează in calitate de criteriu de selecţie rezultatele funcţiilor

Preţ (SELECT[Preţ] Mărfurile, preţul cărora

4.5.Rezolvarea problemelor, aparute la rularea interogărilor de selecţie

5.1. Interogările de actualizare şi utilizarea lor.

Interogare de adăugare (Append Query)

6.1. Noţiuni generale despre formulare.

7.1. Noţiuni generale a elementelor de control

Numele butonului Acţiunea

7.2 Crearea elementelor de control.

Crearea grupului cu ajutorul “asistentului”.

8.1. Noţiuni generale despre rapoarte

Legarea raportului principal cu subraportul

Gruparea înregistrărilor în raport

7. Ce este raportul în MS Access?

TEMA 9. COMENZILE MACRO

9.1. Noţiuni generale

Editarea comenzilor macro

Beep Fără argumente Produce un sunet pentru avertizare

CopyObject Destination (destinaţia) DataBase Copiază obiectul bază de date

Echo Echo ON (econ action) Activează/Dezactiovează

OpenForm FormName (nume formular) View Deschide sau activează un formular

OpenReport ReportMane (nume raport) View Deschide un raport în modul de afişare

[Oras] = “Paris” True când valoarea obiectului de control este Paris

IsNull [Amount] True dacă obiectul de control nu are o valoare.

S-ar putea să vă placă și