Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Lectie EXCEL - 2013 PDF
Lectie EXCEL - 2013 PDF
Lansarea unei aplicaţii înseamnă încărcarea acesteia în memoria calculatorului pentru a putea
fi folosită. Pentru aceasta vom alege una din următoarele posibilităţi:
Activarea meniului START>PROGRAMS>MICROSOFT OFFICE>MS EXCEL
Aplicarea unui dublu-clic (dc) pe referinţa (Shortcut) MS EXCEL de pe desktop
Aplicarea unui dc pe referinţa oricărui fişier cu extensia „.xlsx”
Activarea meniului START>RUN>EXCEL.EXE
Fereastra EXCEL
După ce aţi lansat aplicaţia MS EXCEL, pe ecran va apărea fereastra aplicaţiei în care este
încadrată fereastra unui registru (fişier EXCEL) cu numele predefinit BOOK1. Se observă, că
fereastra aplicaţiei are elemente comune cu ferestrele WINDOWS:
Bara de titlu
Bara cu panglici
Bara de formule
Bara de stare
În registru este activă doar o singură foaie de calcul. Eticheta ei este evidenţiată si are un
nume predefinit: Sheet1, Sheet2,... În foaia de calcul activă o să observaţi cursorul tabelar - o celula
evidentiata de un chenar, care este plasat pe celula activă (cea, în care putem introduce sau redacta
date). În colţul dreapta jos a cursorului tabelar observaţi un buton, numit buton de umplere (este
utilizat pentru a copia formule şi a genera serii de date).
Fereastra registrului conţine de obicei 3 foi de calcul (Sheet1, Sheet2, Sheet3) ce sunt tabele
cu linii numerotate (1, 2, 3, …) şi coloane cu etichete (A, B, C, …), bare şi butoane de derulare.
Celulele din foaia de calcul se mai numesc zonă de lucru.
1
Lucrul cu registre (fişiere EXCEL)
Fişierul de lucru pentru EXCEL, după cum a şi fost menţionat este numit registru (workbook),
are un nume fixat de utilizator şi extensia „.xlsx”. Rolul unui registru este stocarea şi prelucrarea
datelor.
Pentru a crea un registru nou este suficient să lansăm aplicaţia MS EXCEL utilizând una din
metodele cunoscute. Registrul va apărea în cadrul ferestrei aplicaţie.
În cazul, că aplicația MS EXCEL este lansată, pentru a crea un registru nou vom activa
FILE>NEW>BLANK WORKBOOK.
Pentru a deschide un registru existent vom efectua dublu clic pe pictograma, ce corespunde
registrului.
În cazul, că suntem în mediul EXCEL vom activa FILE>OPEN, după care în zona de lucru a
ferestrei OPEN vom executa un clic pe numele registrului (pentru a-l selecta), iar apoi vom acţiona
butonul de comandă OPEN.
Pentru a lucra în MS EXCEL cu mai multe registre, este necesar ca ele să fie deschise. Pentru
a facilita lucrul cu registrele deschise se recomandă, ca ultimele să fie aranjate în careva mod în
cadrul ferestrei aplicație. Urmează în acest caz să activăm butonul ARRANGE ALL din panglica
VIEW fila WINDOW. În caseta de dialog Arrange Windows selectăm una din opțiunile propuse.
2
Lucrul cu foi de calcul în EXCEL
Foile de calcul sunt nişte obiecte ale aplicației MS EXCEL utilizate pentru stocarea şi
procesarea datelor. Într-o foaie de calcul datele sunt introduse în celule. Ele pot fi copiate, deplasate
modificate, afișate în diferite moduri. În foile de calcul se pot realiza calcule, pot fi inserate grafice,
imagini, se pot realiza analize a datelor ş. a.
Într-un registru foile de calcul sunt identificate prin etichete. Etichetele foilor de calcul din
registrul curent sunt afişate mai jos de domeniul de lucru. În mod implicit se numesc SHEET1,
SHEET2, SHEET3,… . Ele pot fi redenumite, astfel, încât să reflecte conţinutul informaţiei stocate
în foaie.
Sau
Sau
3
6. Acţionăm butonul de comandă OK
Sau
1. Selectăm foaia de calcul
2. Acţionăm tasta CTRL
3. Tragem foaia selectată după foaia unde trebuie să fie plasată copia (Locul, unde va fi
plasata copia este arătat de un indicator ce apare deasupra domeniului de etichete a
foilor de calcul).
Ultima metodă e cunoscută sub denumirea DRAG AND DROP.
În EXCEL datele se introduc în celulele foii de calcul. Ele pot fi introduse de la tastatură sau
utilizând nişte proceduri proprii procesorului tabelar MS EXCEL. De la tastatură datele se introduc
în celula activă. Se finalizează introducerea datelor prin mutarea cursorului tabelar pe o altă celulă
(acţionând tasta ENTER sau executând clic pe o altă celulă) sau prin activarea butonului ENTER de
la tastatură sau din bara de formule.
Tipuri de date
Secvenţele de simboluri introduse în celula foii de calcul sunt interpretate ca:
date numerice (dacă secvenţa introdusă poate reprezenta un număr)
date calendaristice (dacă secvenţa introdusă poate reprezenta o dată calendaristică cu un
format recunoscut de EXCEL)
date logice (secvenţele TRUE sau FALSE)
date textuale (în celelalte cazuri)
Remarcă: Secvenţele care încep cu semnul “=” sunt interpretate ca formule. În acest caz în
celulă se afişează doar rezultatele calculelor, care pot fi valori numerice, logice sau valori textuale.
Important: Regula de aliniere implicită a datelor este:
la stânga (valori text)
la centru (valori logice)
la dreapta (valori numerice, date calendaristice)
Introducerea datelor în foile de calcul este o procedură de rutină. Din acest motiv în EXCEL
sunt prevăzute diverse operaţii pentru a simplifica acest lucru. Foarte simplu pot fi create
următoarele serii de date:
progresii aritmetice
progresii geometrice
serii de date text cu număr (un set de simboluri care se sfârşeşte cu o cifră, de exemplu,
sectorul1, sectorul 2,...; trim1, trim2, ...)
serii de date calendaristice
liste predefinite
5
Crearea seriilor de date utilizând butonul de umplere (regimul Autofill).
Copierea datelor înseamnă dublarea lor din o locaţie iniţială (sursă) într-o nouă locaţie
(destinaţie). Aceasta presupune existenţa ulterioară a datelor atât în vechea locaţie cât şi în cea
nouă.
Deplasarea datelor înseamnă deplasarea lor dintr-o locaţie iniţială într-o nouă locaţie. Aceasta
presupune eliminarea datelor din locaţiea iniţială şi existenţa ulterioară a lor doar în locaţia nouă.
Ștergerea datelor înseamnă eliminarea lor din celulele foii de calcul.
7
Copierea şi deplasarea datelor în EXCEL poate fi realizată prin următoarele metode:
Metoda COPY/CUT>PASTE
Metoda DRAG&DROP
Deplasarea datelor
Pentru a deplasa datele dintr-un domeniu de celule vom proceda în felul următor:
1. Selectăm domeniul de celule (domeniul sursă)
2. Poziţionăm cursorul şoricelului pe chenarul domeniul selectat (cursorul se transformă în
cursor de deplasare)
3. Relaxăm butonul stâng al şoricelului
8
Ştergerea datelor din foaia de calcul
Pentru a şterge date din foaia de calcul vom proceda în felul următor:
1. Selectăm domeniul de celule
2. Activăm tasta DELETE
Sau
1. Selectăm domeniul de celule
2. Activăm HOME>EDITING>CLEAR>CONTENTS
Sau
1. Selectăm domeniul de celule
2. Activăm HOME>EDITING>CLEAR>CLEAR ALL, dar în acest caz vor fi şterse şi
comentariile ataşate celulelor, deasemenea se vor fixa formate predefinite valorilor din
celule
Zona PASTE permite lipirea selectivă a informaţiei ce ţine de celulele din domeniul selectat:
ALL – realizează acelaşi lucru ca şi opşiunea PASTE; aduce în domeniul destinaţie tot ce
este legat de celulă: valoarea, informaţia despre formatul specificat, formule, comentarii ş.a.
FORMULAS – realizează lipirea datelor din celulele sursă şi a formulelor
VALUES – realizează lipirea datelor şi a valorilor generate de formule
FORMATS – realizează atribuirea formatelor din domeniul sursă în domeniul destinaţie
COMMENTS – realizează atribuirea comentariilor celulelor din domeniul sursă la celulele
asociate din domeniul destinaţie
ALL EXCEPT BORDERS – realizează atribuirea la toţi parametrii cu excepţia chenarelor
Zona OPERATION dă posibilitatea de a efectua operaţii matematice între valorile aflate în
domeniul sursă şi a celor aflate în domeniul destinaţie:
ADD – calculează suma elementelor corespunzătoare din domeniul sursă şi domeniul
destinaţie, rezultatul fiind plasat în domeniul destinaţie
9
SUBSTRACT – calculează diferenţa elementelor corespunzătoare din domeniul sursă şi
domeniul destinaţie, rezultatul fiind plasat în domeniul destinaţie
MULTIPLY – calculează produsul elementelor corespunzătoare din domeniul sursă şi
domeniul destinaţie, rezultatul fiind plasat în domeniul destinaţie
DIVIDE – calculează raportul elementelor corespunzătoare din domeniul sursă şi domeniul
destinaţie, rezultatul fiind plasat în domeniul destinaţie
SKIP BLANKS lipeşte în domeniul destinaţie doar valorile corespunzătoare ale domeniului
sursă pentru care celulele conţin date.
TRANSPOSE – execută “lipirea” în formă transpusă a datelor din domeniul sursă.
Deseori apare necesitatea de a insera în foaia de calcul un domeniu de celule (una sau câteva
coloane, una sau câteva linii, o celulă sau un domeniu de celule. De menţionat, că după inserarea
domeniilor de celule datele din foaia de calcul vor fi deplasate pentru “a face loc” domeniilor
inserate.
3. În caseta de dialog INSERT selectăm una din opţiuni şi acţionăm butonul OK.
Remarcă: Dacă aţi selectat
SHIFT CELLS RIGHT – informaţia din celulele selectate anterior se va deplasa spre dreapta
pentru „a face loc” domeniului inserat
10
SHIFT CELLS DOWN - informaţia din celulele selectate anterior se va deplasa în jos
pentru „a face loc” domeniului inserat
ENTIRE ROW – vor fi inserate un număr de linii noi egal cu numărul de linii din domeniul
selectat
ENTIRE COLUMN - vor fi inserate un număr de coloane noi egal cu numărul de coloane
din domeniul selectat
3. În caseta de dialog DELETE selectăm una din opţiuni şi acţionăm butonul OK.
Remarcă: Dacă am selectat
SHIFT CELLS LEFT – informaţia din dreapta celulelor selectate anterior se va deplasa spre
stânga
SHIFT CELLS UP - informaţia situată mai jos de celulele selectate anterior se va deplasa în
sus
ENTIRE ROW – vor fi eliminate liniile, ce conţin celule selectate.
ENTIRE COLUMN - vor fi eliminate coloanele, ce conţin celule selectate..
11
Redactarea informaţiei din celule
Prin formatare se înţelege realizarea unui set de operaţii ce duce la schimbarea aspectului
informaţiei prezentate în foaia de calcul (schimbarea dimensiunii celulelor, a corpului de literă şi a
dimensiunii acestuia, fixarea chenarelor, fondalului, ş.a.).
Formatarea poate fi realizată, utilizând butoanele din panglica HOME din domeniile FONT,
ALIGNMENT, NUMBER, STYLES sau butonul FORMAT din domeniul CELLS.
Să observăm, că un text lung, ce se conţine într-o celulă va fi trunchiat în cazul când în celula
următoare din acelaşi rând se introduc date. Deasemenea, dacă avem o celulă în care vom introduce
un număr cu multe cifre, în locul cifrelor vom vedea un şir de „#”. Aceste efecte pot fi ocolite, dacă
vom mări lăţimea coloanei ce conţine celule. Modificarea lăţimii coloanelor şi înălţimii liniilor face
parte din multitudinea operaţiilor de formatare.
12
Utilizarea comenzii FORMAT CELLS
Aspectul informaţiilor din celulele unei foi de calcul poate fi modificat prin utilizarea
comenzii Format Cells. La lansarea acestei comenzi pe ecran apare caseta de dialog Format Cells.
Caseta conţine mai multe file cu opţiuni utilizate pentru fixarea elementelor de formatare.
Conţinutul casetei Format Cells variază în funcţie de fila selectată în partea superioară a
ferestrei. Opţiunile posibile sunt:
Number - pentru modificarea formatului numerelor
Alignment - pentru modificarea tipului de aliniere din celulă
Font - pentru modificarea fonturilor
Borders - pentru adăugarea de chenare în jurul celulelor
Patterns - pentru stabilirea culorii de fond în celulă
Protection - pentru protejarea informaţiilor din celulă
Remarcă: butoane, ce corespund opţiunilor din caseta Format Cells se regăsesc şi în panglica
HOME domeniile FONT, ALIGNMENT, NUMBER, STYLES
13
Important: Dacă se introduce o dată calendaristică într-o celulă formatată cu formatul Number,
data va apărea ca număr (numărul serial al datei). Pentru a rezolva problema, se modifică formatul
celulei din Number în Date.
Important: Eliminarea formatului numeric dintr-o celulă sau domeniu de celule se realizează
aplicând formatul General.
Când se introduc date în foile de calcul Excel, acestea sunt formatate automat folosind fontul
implicit (de obicei Arial). Aspectul textului poate fi modificat folosind caseta de dialog Format
Cells.
Pentru a modifica fonturile în Excel, trebuie să efectuaţi următorii paşi:
1. Se selectează celula sau domeniul de celule ce conţine datele care trebuie formatate.
2. Se activează comanda Format Cells.
3. Se selectează fila Font din partea superioară a casetei Format Cells
caseta Font. Această casetă conţine toate fonturile disponibile. De aici se selectează fontul
dorit.
caseta Font Style. Această casetă conţine stilurile corpului de literă care pot fi aplicate
caracterelor.
caseta Size. Această casetă vă permite să modificaţi dimensiunea corpului de literă.
caseta Underline. Această casetă vă permite să specificaţi diferite tipuri de subliniere a
textului
caseta Color. Această casetă vă permite să specificaţi culoarea corpului de literă
secţiunea Effects. Această casetă vă permite să fixaţi diferite efecte
secţiunea Preview. Această casetă vă afişează corpul de literă cu opţiunile fixate
15
Adăugarea chenarelor la celulele din foaia de calcul
În mod normal liniile de reţea din jurul celulelor nu sunt tipărite. Excel oferă posibilitatea de a
adăuga chenare celulelor selectate. Chenarul poate apărea pe cele patru laturi ale celulei sau numai
pe laturile specificate.
Pentru a adăuga chenare la o celulă sau unui domeniu de celule, vom efectuaţi următorii paşi:
1. Se selectează celula (celulele) în jurul căreia (cărora) se va trasa chenarul.
2. Se activează comanda Format Cells, din care vom selectează fila Borders.
3. Se va selecta mai întâi culoarea chenarului(caseta Color), apoi stilul liniei pentru
chenar(caseta Style), şi după aceasta vom utiliza butoanele din domeniile Presets şi
Border pentru a adăuga chenere.
16
4. Se aplică un clic pe butonul OK sau se apasă tasta Enter.
Elementele din această secţiune sunt:
caseta Background Color. Din această listă se selectează culoarea pentru fundal.
casetele Pattern Color şi Pattern Style. Din aceaste casete se selectează textura şi
corespunzător culoarea texturii care se aplică deasupra culorii de fundal.
zona Sample. În această zonă se poate observa efectul opţiunilor selectate
Pentru a preveni modificarea, mutarea sau ștergerea datelor de către alți utilizatori, aveți
posibilitatea să protejați domenii de celule din foaia calcul. Pentru acest lucru Excel permite
blocarea celulelor. De asemenea pot fi ascunse formulele din celulele foilor de calcul.
Pentru a proteja domeniile de celule din foile de calcul, trebuie să efectuaţi următorii paşi:
1. Se selectează foaia de calcul.
2. Se activează comanda Format Cells, din care vom selectează fila Protection
17
Efectuarea calculelor în EXCEL. Formule și funcții.
Formule în EXCEL.
Pentru a efectua calcule, EXCEL utilizează formule.
Definiţia 1: O formulă este o secvenţă de simboluri, care începe cu semnul ”=” , conţine
de regulă adrese de celule, funcţii, valori şi operatori (valorile textuale se vor întroduce între
ghilimele).
EXCEL utilizează următorii operatori:
1. Operatori algebrici: +; -; *; /; ^
2. Operatori relaţionali: =; <; <=; >; >=; <>
3. Operatori textuali: & - concatenarea a două fragmente de text
Exemple de formule:
=A1+B2^2+3
=SHEET1!A2-B5/3+A18
=“TOTAL:”&A5
=A1>B5
=7+B17/A1+SUM(A1:B3)
În formule EXCEL utilizează câteve tipuri de adrese ale celulelor:
Adrese relative
Adrese absolute
Adrese mixte
Definiţia 2: Adresa reletivă a celulei se compune din eticheta coloanei şi numărul liniei ce
determină celula(este referința celulei).
Exemple de adrese relative:
A7, D15, BA23
Definiţia 3: Adresa absolută a celulei se obţine din cea relativă, dacă se pune semnul “$”
înaintea etichetei coloanei şi înaintea numărului liniei.
Exemple de adrese absolute:
$A$7, $D$15, $BA$23
Definiţia 4: Adresele mixte ale celulei se obţin din cea relativă, dacă se pune semnul $ sau
înaintea etichetei coloanei sau înaintea numărului de linie.
Exemple de adrese mixte:
a) $A7, $D15, $BA23
b) A$7, D$15, BA$23
18
Formulele pot fi copiate şi în celule neadiacente utilizând metoda COPY>PASTE sau alte
proceduri de copiere a datelor.
Important Când se va copia o formulă, adresele relative se vor modifica, cele absolute
vor rămâne neschimbate, iar cele mixte se vor modifica parţial.
Important Pentru a întroduce în formulă adresa relativă a celulei este suficient să
efectuăm clic pe celulă. Pentru a transforma adresa întrodusă în adresă absolută sau mixtă se va
acţiona repetat tasta F4.
Exemplu:
Să copiem formula din celula C2 în celula E5. Pentru a înţelege cum se vor modifica adresele
relative din formulă, ne închipuim, că domeniul de celule ce conţine formula şi celulele, adresele
căror se regăsesc în formulă se va deplasa (transla) astfel, ca celula cu formula de copiat să fie
plasată peste celula unde urmează să o copiem (adică domeniul A1:C2 va ocupa locul domeniului
C4:E5).
În formula copiată adresele relative se vor schimba cu adresele imaginilor lor după ce
domeniul a fost deplasat. Imaginea celulei A1 va fi C4, iar imaginea celulei B2 va fi D5. Deci după
ce copiem formula din C2 în E5, în E5 vom avea =C4+D5.
Observaţie Dacă formula se copie în aceiaşi coloana, atunci etichetele de coloană a
adreselor utilizate în formula copiată rămân neschimbate.
Dacă formula se copie în aceiaşi linie, atunci etichetele liniilor a adreselor utilizate în formula
copiată rămân neschimbate.
Aplicaţie
19
Utilizarea funcţiilor în EXCEL
Pentru efectuarea calculelor EXCEL oferă peste 200 funcţii standard (nişte formule
predefinite). O funcţie este definită de un nume şi de o listă de argumente. Argumentele funcţiei se
întroduc între paranteze şi se separă prin “;”. În unele cazuri funcţiile sunt fără argumente, pe când
parantezele urmează a fi puse obligator imediat după numele funcţiei. Să menţionăm, că
argumentele unor funcţii pot fi opţionale.
În EXCEL funcţiile sunt grupate în mai multe categorii:
Funcţii matematice şi trigonometrice
Statistice
Logice
Text(de lucru cu texte)
Dată şi oră( de lucru cu date calendaristice şi ore)
De căutare şi referinţe
Financiare
ş.a.
Pentru a introduce o funcţie în formulă putem utiliza una din următoarele metode:
1. Funcţia este întrodusă de utilizator de la tastatură.
2. Funcţia este întrodusă activând FORMULA>SINSERT FUNCTION sau
acţionând butonul din bara de formule.
Pe ecran va apărea caseta de dialog INSERT FUNCTION
În caseta SELECT A CATEGORY sunt afişate categoriile de funcţii, iar în caseta SELECT A
FUNCTION sunt afişate în ordine alfabetică funcţiile din categoria selectată.
După ce a fost selectată funcţia, vom acţiona butonul OK pentru a trece la următoarea casetă
de dialog, care vă permite să întroduceţi argumentele funcţiei selectate. În calitate de argumente vor
fi utilizate valori, referinţe sau alte funcţii.
20
Întroducerea funcţiei se termină acţionând butonul OK.
S-a menţionat mai sus, că unele argumente ale funcţiilor pot fi deasemenea nişte funcţii. Să
menţionăm, că funcţia întrodusă în calitate de argument poate fi selectată acţionând butonul din
partea stângă a barei de formule. Pentru a reveni la caseta de argumente a unei funcţii din formulă,
în partea dreaptă a barei de formule vom executa clic pe numele funcţiei respective.
Funcţii matematice
Cea mai numeroasă categorie de funcţii este categoria de funcţii matematice. Se explică
aceasta prin faptul, că majoritatea calculelor economice, ştiinţifice, inginereşti se efectuiază cu
ajutorul acestor funcţii. Mai jos vom descrie doar o parte din acestea:
21
MOD(număr;divisor) – calculează restul împărţirii numărului la divisor
Exemplu: MOD(9,2) va returna 1
RAND() – este o funcţie fără argumente şi returnează un număr aleator de pe segmentul [0,1]
Exemplu:
22
Dacă se va cere de calculat numărul total de lipse pentru studenţii de la facultatea
„Contabilitate”, vom scrie:
SUMIF(A2:A9;”Contabilitate”;C2:C9)
Calcule cu matrici
În categoria de funcţii matematice se întâlnesc funcţii, argumentele căror sunt matrici. Mai jos
vom descrie cum se utilizează aceste func’ii.
Exemplu:
Fie că trebuie să calculăm matricea inversă pentru matricea din exemplul precedent. Deoarece
rezultatul acestei funcţii este o matrice, se va proceda astfel:
1. Selectăm domeniul de celule unde vor fi plasate elementele matricei inverse
2. =MINVERS(A1:B2)
3. Acţionăm butoanele <SHIFT> + <CTRL> + <ENTER>
Astfel, în domeniul selectat va fi afişată matricea inversă.
Exemplu:
Fie, că matricea 1 se află în domeniul A1:B2, iar matricea 2 în domeniul D1:D2. Pentru a
calcula produsul lor vom urma pașii:
1. Selectăm domeniul unde va fi plasat rezultatul (F1:F2)
2. =MMULT(A1:B2;D1:D2)
3. Acţionăm butoanele <SHIFT> + <CTRL> + <ENTER>
Funcţii statistice
Funcţiile statistice calculează nişte valori pentru un set de argumente de regulă numerice.
Exemplu:
Dacă se va cere de calculat numărul total de grupe de la facultatea „Contabilitate”, vom scrie:
=COUNTIF(A1:A9;”Contabilitate”).
MEDIAN(referinţă) – calculează mediana pentru setul de argumente (un aşa număr, pentru
care numărul argumentelor ce nu-l depăşesc este egal cu numărul argumentelor ce nu sunt mai mici
decât el).
Funcţii logice
Funcţiile logice sunt folosite în cazul, că este necesar de evaluat o expresie logică. De regulă
ele apar ca elemente ale expresiilor logice sau ca argumente la alte funcţii.
AND(v_logică 1; v_logică 2;…) – argumentele sunt valorile logice TRUE ori FALSE.
Funcţia returnează valoarea TRUE numai în cazul , când toate argumentele au valoarea TRUE.
OR(v_logică 1; v_logică 2;…) – argumentele sunt valori logice TRUE ori FALSE. Funcţia
returnează valoarea TRUE, când măcar unul din argumente are valoarea TRUE.
NOT(v_logică) – returnează FALSE, dacă argumentul are valoare logică este TRUE şi
TRUE, dacă argumentul are valoare logică FALSE.
24
IF(expresie logică; valoare_adevăr; valoare_fals) – dacă valoarea expresiei logice este TRUE
(adevăr) funcţia va returna valoarea argumentului al doilea, în caz contrar funcţia va returna
valoarea argumentului al treilea.
Exemplu:
IF(5<2;100;200) – returnează 200, deoarece expresia 5<2 se evaluiază cu FALSE
Aplicaţie În unul din tabelele de mai jos sunt afişate rezultatele sesiunii. Să se calculeze bursa
studenţilor în funcţie de nota medie la examene, ţinând cont de următoarele condiţii:
Funcţii text
Funcţiile TEXT sunt utilizate pentru a efectua diverse operaţii cu date textuale. Dintre ele:
EXACT(text 1;text 2) – returnează TRUE, dacă text 1 şi text 2 sunt identice3 şi FALSE în caz
contrar. Funcţia face distincţie între literele mari şi mici.
FIND(text căutat;text sursă; start număr) – caută textul fixat în primul argument (text căutat)
în textul fixat în argumentul al doilea (text sursă), începând cu caracterul de pe poziţia indicată de
valoarea start număr. Returnează poziţia de început a fragmentului căutat, dacă acesta se regăseşte.
Remarcă: funcţia FIND face distincţie între literele mari şi mici.
Exemplu:
FIND(“A”;”Academie”;1) – returnează 1
FIND(“a”;”Academie”;2) – returnează 3
25
LEN(text) – calculează numărul de caractere din text
Exemplu:
LEN(“Calculator”) – returnează 10
MID(text; start număr;număr caractere) – extrage un şir de caractere din text, începând cu
poziţia start număr şi de lungimea număr caractere
Exemplu:
MID(“Microsoft”;3;4) - returnează cros
PROPER(text) – returnează un fragment, unde fiecare cuvânt din text se începe cu majusculă,
restul fiind litere mici
Exemplu:
PROPER(“MICROSOFT OFFICE”) – returnează Microsoft Office
REPLACE(text; start număr; număr caractere; text nou) va înlocui în text începând cu poziţia
start număr un număr de caractere cu textul nou.
Exemplu:
REPLACE(“2009”;3;2;”10”) returnează 2010
REPLACE(“PORTOFOLIU”;5;6;”AR”) returnează PORTAR
RIGHT(text; număr caractere) – returnează ultimele număr caractere din argumentul text
Exemplu:
RIGHT(“MICROSOFT”;4) – returnează SOFT
SUBSTITUTE(text; text vechi; text nou; număr) – înlocuieşte în text fragmentele text vechi
cu fragmente text nou. Dacă argumentul “număr” lipseşte, atunci funcţia va înlocui în “text” toate
fragmentele “text vechi” cu fragmente “text nou”. Dacă argumentul “număr” este fixat, atunci cu
fragmentul “text nou” va fi înlocuit doar acel fragment ”text vechi”, care este a ”număr” repetare a
fragmentului ”text vechi”
Exemplu:
SUBSTITUTE(“5 octombrie 2005, 5 noiembrie 2005”;5;9) – returnează
9 octombrie 2009, 9 noiembrie 2009
SUBSTITUTE(“5 octombrie 2005, 5 noiembrie 2005”;5;9;1) – returnează
9 octombrie 2005, 5 noiembrie 2005
SUBSTITUTE(“5 octombrie 2005, 5 noiembrie 2005”;5;9;2) – returnează
5 octombrie 2009, 5 noiembrie 2005
SUBSTITUTE(“5 octombrie 2005, 5 noiembrie 2005”;5;9;3) – returnează
5 octombrie 2005, 9 noiembrie 2005
TRIM(text) – şterge toate spaţiile din text şi lasă doar câte un spaţiu între ele
Exemplu:
TRIM(“ MICROSOFT EXCEL “) – returnează “MICROSOFT EXCEL”
26
Funcţii dată şi oră
MS EXCEL păstrează datele calendaristice afişate în mod special (cu un format anume).
Valorile ce corespund datei calendaristice (orei) se numesc numere seriale. Fiecărei date
calendaristice îi corespunde un număr întreg. Numărului „1” îi corespunde datei 1 ianuarie 1900;
numărului “2” – 2 ianuarie 1900 ş.a.m.d. Orelor li se pun în corespondenţă numere seriale din
mulţimea [0,1).
Important: Dacă celulelor cu valori numerice li se atribuie un format dată calendaristică (oră)
în celulă se va afişa o dată calendaristică (oră) şi invers dacă celulelor ce conțin date calendaristice
li se atribuie un format numeric, în ele vor fi afișate valori numerice.
Cele mai frecvent utilizate funcţii din această categorie sunt:
DAY(număr serial) – returnează un număr natural între 1 şi 31, adică ziua din data
calendaristică cu numărul serial.
Exemplu:
DAY(33) - returnează 2
DAY360(start dată; sfirşit dată; metodă) – calculează numărul de zile între 2 date
calendaristice, considerând anul de 360 zile.(când “metodă”=FALSE sau se omite - se utilizează
metoda US de calcul, când “metodă”=TRUE - se utilizează metoda UE)
MONTH(număr serial) – returnează un număr natural între 1 şi 12, adică luna din data
calendaristică, ce corespunde numărului serial
YEAR(număr serial) – returnează un număr întreg între 1900 şi 9999, adică anul ce
corespunde datei calendaristice cu numărul serial
HOUR(număr serial) – returnează un număr întreg între 0 şi 23, adică ora ce corespunde părţii
întregi a numărului serial
28
Problemă:
1. Fixaţi salariile angajaţilor în funcţie de categorie
=LOOKUP(C9;A2:B5)
2. Fixaţi suplimente la salariile angajaţilor în funcţie de categorie
=LOOKUP(C9;A2:C5)
Funcţii financiare
FV(rată; număr perioade; pmt; [pv]; [type]) – calculează valoarea finală a investiţiei bazată pe
plăţi periodice constante şi o rată lunară constantă.
Unde:
type = 0 – plăţile sunt efectuate la sfârşitul perioadei
type = 1 - plăţile sunt efectuate la începutul perioadei
rata – rata lunară
număr perioade – numărul de perioade pentru plăţi
pmt – valoarea plăţilor periodice (lunare)
pv – valoarea iniţială a investiţiei
Exemplu: De calculat valoarea investiţiei, cu rata anuală 20%, pe o perioadă de 2 ani, cu plăţi
periodice 200 lei (lunar) şi cu valoarea iniţială a investiţiei 1000 lei.
Rezolvare: FV(20%/12;2*12;-200;-1000)
29
PMT(rată; număr perioade; pv; fv; type) – calculează valoarea plăţilor lunare ale unui credit
cu o rată anuală constantă şi rambursări periodece constante.
Unde:
rata – rata lunară a dobânzii
număr perioade – numărul de perioade (luni) pentru plăţi (achitatea creditului)
pv – valoarea împrumutului
fv – restanţa după ultima plată (la sfârşitul perioadei)
type = 0 – plăţile sunt efectuate la sfârşitul perioadei
type = 1 - plăţile sunt efectuate la începutul perioadei
Exemplu: De calculat valoarea plăţilor lunare pentru un credit de 10000 lei cu rata dobânzii
20%, care urmează a fi rambursat într-un an şi jumătate.
Rezolvare: PMT(20%/12;18;10000). Rezultatul cu semnul minus – trebuie să daţi bani băncii.
Vom considera, că valoarea lui se va afla în celula A2, iar forma analitică a funcţiei din
ecuaţie în celula B2 (vezi imaginea de mai sus).
În acest caz pentru a rezolva ecuaţia vom realiza următoarele acţiuni:
1. Poziţionăm cursorul tabelar pe celula B2 (celula cu formula)
2. Activăm Data>What-if-Analysis>Goal Seek
Să se determine ce împrumut putem lua de la o bancă, dacă rata dobânzii este de 20% anual,
dorim să achităm datoriile în 15 luni şi să rambursăm câte 1000 lei în fiecare lună.
In acest caz putem utiliza funcţia financiară PMT pentru care argumentul pv – valoarea
împrumutului este necunoscut.
Vom proceda conform schemei(algoritmului) de mai sus. Fie:
In rezultat vom obţine, că valoarea împrumutului pentru condiţiile din problemă este de
13175,57 lei.
31
LISTE ÎN EXCEL
În Excel datele pot fi gestionate cu uşurinţă dacă sunt organizate în formă de liste. O listă
reprezintă un tabel din foaia de calcul pentru care sunt îndeplinite nişte criterii:
1. Fiecare coloană din listă are o etichetă unică (numită câmp).
2. Datele din fiecare coloană a listei reprezintă o anumită categorie (un anumit tip) de
date.
3. Fiecare linie dintr-o listă constituie o înregistrare (informaţie ce se referă la un obiect
bine determinat).
4. Înregistrările în listă se vor introduce în liniile imediat de sub etichetele coloanelor.
5. Lista nu va conţine înregistrări vide (fără date).
Pentru a crea o listă se introduc etichete pentru fiecare coloană, iar mai apoi înregistrările.
Listele se pot crea în orice zonă din foaia de calcul, trebuie doar ca zona de sub listă să nu conţină
date, astfel încât lista să se poată întinde fără să interfereze cu alte date din foaia de calcul.
Pentru a introduce înregistrări în listă se vor introduce date în liniile imediat de sub titlurile
coloanelor. Fiecare înregistrare trebuie să conţină aceleaşi câmpuri. În figura de mai jos este
prezentată o listă care conţine informaţii despre produsele stocate la un depozit.
Pentru a uşura introducerea şi editarea înregistrărilor dintr-o listă se pot utiliza facilităţile
oferite de formulare.
Un formular oferă o modalitate comodă de a introduce sau de a afișa un rând complet de
informații într-o listă, fără a defila pe orizontală. Utilizarea unui formular poate face introducerea
datelor mai simplă decât atunci când vă deplasați de la o coloană la alta, în situațiile în care aveți
mai multe coloane de date decât pot fi vizualizate pe ecran.
Excel poate genera automat un formular predefinit pentru o listă Formularul afișează toate
etichetele de coloană într-o sigură casetă de dialog. Fiecare etichetă are o casetă text necompletată
adiacentă în care se introduc datele pentru fiecare coloană. Cu ajutorul unui formular este posibil să
introduceți înregistrări noi în liste, să găsiți înregistrări prin navigare sau să ștergeți înregistrări.
Dacă o celulă conține o formulă, rezultatul formulei este afișat în formular, dar nu este posibil să
modificați formula utilizând formularul.
Pentru a adăuga înregistrări cu ajutorul formularului se va proceda în felul următor:
1. Se poziţionează cursorul în orice celulă din listă.
2. Seactivează Form (pentru aceasta butonul trebuie sa fie plasat în una din panglicile
aplicaţiei EXCEL). Pe ecran apare caseta de dialog DataForm cu numele foii, ce conţine lista.
3. Pentru a adăuga o nouă înregistrare în listă se aplică un clic pe butonul New. În formular
32
toate casetele text ce corespund câmpurilor listei sunt goale. În fiecare casetă text pot fi introduse
informaţiile corespunzătoare. Pentru deplasare în următoarea casetă se apasă tasta <Tab>, pentru
deplasare în caseta text anterioară se apasă <Shift+Tab>. După terminarea introducerii datelor se
apasă tasta <Enter> pentru adăugarea de înregistrări noi în listă. În cazul în care în anumite
câmpuri au fost scrise informaţii şi se constată că înregistrarea respectivă nu trebuie adăugată în
listă, se aplică un clic pe butonul Restore pentru a elimina înregistrarea din formular. Clicul pe
Restore trebuie aplicat înainte de a apăsa tasta <Enter > prin care se salvează înregistrarea.
4. Se aplică un clic pe butonul Close pentru a reveni în foaia de calcul.
Formularul de date poate fi folosit şi pentru vizualizarea înregistrărilor din listă. Există mai
multe metode pentru a realiza acest lucru. O metodă ar fi folosirea barei de derulare din caseta de
dialog Data Form. Se apasă pe săgeata în sus sau săgeata în jos pentru a vizualiza înregistrarea
anterioară sau înregistrarea următoare. Pe măsură ce sunt vizualizate înregistrările din listă în colţul
din dreapta sus al casetei de este indicat numărul curent al înregistrării. O altă metodă ar fi utilizarea
butoanelor Find Next pentru a vizualiza următoarea înregistrare şi Find Previous pentru a vedea
înregistrarea anterioară. Dacă la apăsarea acestor butoane Excel emite un semnal sonor înseamnă că
sunteţi poziţionaţi pe ultima, respectiv prima înregistrare din listă.
Pentru a şterge o înregistrare cu ajutorul formularului de date:
1. Se poziţionează cursorul în orice celulă din listă.
2. Activăm comanda Form. Pe ecran apare caseta de dialog DataForm.
3. Se afişează înregistrarea care trebuie ştearsă.
4. Se acţionează butonul Delete din formular.
5. Se aplică un clic pe butonul Delete din formular pentru a efectua ştergerea. Excel va
solicita confirmarea pentru ştergerea înregistrării. Se va răspunde cu OK pentru a şterge
înregistrarea sau cu Cancel pentru a anula operaţia de ştergere.
6. Se aplică un clic pe butonul Close pentru revenirea în foaia de calcul.
Formularul de date poate fi folosit şi pentru a găsi înregistrările care satisfac unul sau mai
multe criterii. Dacă se foloseşte formularul în acest scop nu se poate vizualiza decât câte o
înregistrare găsită. Paşii pentru a găsi o înregistrare sunt:
1. Se selectează o celulă din listă.
2. Se activează comanda Form.
3. Din caseta de dialog Data Form se selectează butonul Criteria.
4. Se introduc criteriile pentru efectuarea căutării.
33
5. Se aplică un clic pe butonul Find Next sau Find Preview (se apasă pe săgeata în jos sau
în sus din bara de derulare a formularului) pentru a vizualiza şi alte înregistrări. În
formular va fi afişat rezultatul căutării.
Dacă nu există nici o înregistrare corespunzătoare se va auzi un semnal sonor.
Sortarea este operaţia de ordonare a înregistrărilor în funcţie de valorile unui sau a mai multor
câmpuri din listă.
. Pentru a sorta o listă se efectuează următorii paşi:
1. Se selectează o celulă din listă
2. Se aplică comanda Data > Sort. Pe ecran apare caseta de dialog Sort .
3. Pentru a evita sortarea capului de tabel împreună cu restul listei, se activează butonul My
data has headers.
4. În caseta Sort By se selectează numele coloanei în funcţie de care se va face sortarea.
Dacă lista nu conţine nume de coloane (în acest caz la pasul 3 nu a fost activată opţiunea
My data has headers), în loc de numele coloanei se va selecta litera coloanei din foaia de
calcul.
5. În caseta Order se selectează ordinea de sortare: în ordine alfabetică(crescătoare), în
ordine invers alfabetică(descrescătoare) sau sortarea după valorile unei liste predefinite.
34
6. Dacă este necesară o sortare după valorile a două sau mai multe câmpuri se acţionează
butonul Add level și se completează următoarea casetă.
7. Se selectează butonul OK.
O listă se poate sorta mai rapid cu ajutorul a două butoane din panglica Data: , pentru
sortare în ordine crescătoare şi , pentru sortare în ordine descrescătoare.
Pentru a sorta o listă cu butoanele de sortare:
1. Se selectează o celulă din coloana ce va fi folosită drept cheie de sortare.
2. Se execută un clic pe unul din cele două butoane de sortare.
3. Butoanele de sortare efectuează această operaţie doar după un câmp cheie - câmpul
selectat înainte de apăsarea butonului. Pentru sortare, Excel foloseşte următoarele reguli:
Datele sunt sortate în ordine ascendentă, de la A la Z (ordonarea se face de sus în jos pentru
linii, sau de la stânga la dreapta pentru coloane) sau în ordine descendentă, de la Z la A (ordonarea
se face de sus în jos sau de la stânga la dreapta). Spaţiile libere sunt puse la sfârşitul listei.
Este folosită următoarea ordine de priorităţi:
1. numerele de la cel mai mic număr negativ la cel mai mare număr pozitiv
2. texte (de la A la Z)
3. rezultatele FALSE
4. rezultatele TRUE
5. valori de eroare
6. spaţii libere
Excel poate ignora diferenţele dintre literele mari şi mici sau poate ţine cont de acestea. Acest
lucru se poate specifica dacă din caseta de dialog Sort se selectează butonul Options. Pe ecran
apare caseta de dialog Sort Options:
Dacă este marcată opţiunea Case Sensitive se face distincţie între literele mici şi cele mari,
dacă nu este marcată nu se face distincţie. Tot în această casetă de dialog se specifică în ce ordine se
va face sortarea: - de jos în sus (Sort Top To Bottom), sau de la stânga la dreapta (Sort Left To
Right).
Când se sortează datele dintr-o listă după valorile unui sau a mai multor câmpuri, Excel
permite efectuarea unor sinteze a datelor pe baza totalurilor calculate pentru grupuri de înregistrări.
Când se efectuează calcule, acestea sunt calculate pentru fiecare grup din listă. Un grup este alcătuit
din mai multe linii (înregistrări) care au aceeaşi informaţie într-o coloană (sau câteva coloane, în
cazul, că se vor calcula subtotaluri ierarhizate).
Pentru a calcula subtotaluri trebuie ca datele să fie sortate după valorile câmpurilor de
grupare.
După sortare calcularea subtotalurilor se face parcurgând următorii paşi:
1. Se selectează orice celulă din listă.
2. Se aplică comanda Data, Subtotals. Pe ecran apare caseta de dialog Subtotal.
35
3. Pentru a fixa câmpul de grupare selectăm din lista derulantă At Each Change in numele
coloanei după care care determină grupurile de înregistrări.
4. Din lista derulantă Use Function se selectează funcţia care calculează totalurile. Funcţiile
frecvent utilizate sunt:
SUM – suma valorilor din grup
COUNT – numărul înregistrărilor
MAX – valoarea maximală a elementelor
MIN – valoarea minimală
AVERAGE – media aritmetică
PRODUCT – produsul
5. Din lista Add Subtotal to se selectează câmpul, valorile cărui vor fi supuse agregării de
funcția selectată, activând caseta corespunzătoare.
6. Pentru a înlocui totaluri existente se marchează opţiunea Replace Current Subtotals.
7. Pentru a insera un salt de pagină înaintea fiecărui grup se marchează opţiunea Page break
between groups.
8. În mod implicit subtotalurile şi totalurile generale apar la sfârşitul grupului de date (opţiunea
Summary below data se marchează automat). Dacă ele trebuie afişate înaintea grupului de
date se va demarca opţiunea Summary below data.
9. Se selectează butonul OK.
Pentru eliminarea subtotalurilor din caseta de dialog Subtotal se selectează butonul Remove
All.
36
Utilizarea comenzii Filter
Top 10 Autofilter
Din prima listă derulantă se selectează Top /Bottom, în funcţie de direcţia în care se va face
filtrarea de sus (Top) sau de jos (Bottom). În a doua listă derulantă se introduce sau se selectează
un număr care indică câte înregistrări (dacă în a treia listă derulantă este selectată opţiunea Items)
sau ce procent din numărul total de înregistrări (dacă în a treia listă derulantă este selectată opţiunea
Percent) vor vor fi afișate.
37
Custom AutoFilter
Pentru a introduce criterii se selectează un operator din prima casetă derulantă, apoi se
introduce sau se selectează o valoare din caseta alăturată. Dacă există un al doilea criteriu se
selectează una din opţiunile AND(şi) sau OR (sau) şi se introduce în mod similar al doilea criteriu.
O altă metodă de filtrare este folosirea comenzii Advanced Filter. Cu această comandă se
pot efectua operaţii de filtrare bazate pe criterii complexe. Pentru folosirea comenzii trebuie creat
un domeniu de criterii. Domeniul de criterii specifică condiţiile pe care datele filtrate trebuie să le
îndeplinească. Prima linie din domeniul de criterii conţine numele câmpurilor pentru care se vor
specifica criterii. Numele câmpurilor trebuie scrise exact la fel ca numele câmpurilor din listă. În
liniile imediat următoare, sub numele câmpurilor, se introduc criteriile pentru câmpurile respective.
Domeniul de criterii se va termina cu o linie goală. Criteriile care sunt pe aceeaşi linie în domeniul
de criterii vor trebui să fie îndeplinite simultan pentru ca o înregistrare să fie afișată. Vor fi afișate
acele înregistrări, pentru care se îndeplinesc toate criteriile cel puțin pentruuna din liniile de criterii.
După pregătirea domeniului de criterii se execută următorii paşi:
1. Se poziţionează cursorul în orice celulă din listă
2. Se activează Data > Advanced Filter.
Pe ecran apare caseta de dialog Advanced Filter:
3. Dacă lista filtrată va fi afişată în acelaşi loc ca şi lista iniţială se selectează opţiunea Filter
the list in place. Dacă datele trebuie plasate într-o altă zonă a foii de calcul pentru a fi prelucrate
ulterior se selectează opţiunea Copy to another location. În acest caz în caseta
38
Copy to se specifică domeniul de celule ce va conţine lista, dacă acesta nu a apărut automat.
4. În caseta List Range se introduce referința domeniul de celule care conţine lista, dacă
acesta nu este fixată.
5. În caseta Criteria Range se introduce referința domeniului de criterii.
6. Dacă prin filtrare trebuie înlăturate înregistrările duble se marchează opţiunea Unique
Records Only.
7. Se selectează butonul OK.
Tabele Pivot
Un Tabel Pivot reprezintă un mod de a rezuma cantități mari de date organizate în liste, el se
mai utilizează pentru analiza datelor și permite să efectuam următoarele acţiuni:
Interogarea unor cantități mari de date.
Calcularea subtotalurilor și agregarea datelor numerice, pentru a rezuma date după categorii
și subcategorii de înregistrări.
Mutarea rândurilor în coloane sau a coloanelor în rânduri, pentru a vedea rezumări diferite
ale datelor sursă.
Filtrarea, sortarea, şi gruparea datelor.
În urma acestor acţiuni o să obţineţi un raport, ce realizează grupări de date cu totaluri pentru
grupuri de înregistrări. Valorile distincte ale unor campuri de grupare sunt etichete de coloană,
valorile distincte ale altor campuri de grupare sunt etichete de linie a raportului, iar la intersecţia
liniilor şi coloanelor vor fi plasate totaluri calculate pentru grupuri de înregistrări.
Pentru a crea un table pivot vom urma paţii:
3. În caseta de dialog Create Pivot Table veţi observa referinţa domeniului de celule, ce
conţine Lista (caseta Table Range) sau fixate această referinţă.
4. Alegeţi locul de amplasare a tabelului Pivot
39
New worksheet – pe o foaie de calcul nouă
Existing Worksheet – pe foaia de calcul existent
5. Activaţi butonul de comandă OK
6. Apare caseta de dialog PivotTable Field Listcare va conţine:
Caseta Report Filter valorile câmpurilor după care se va efectua filtrarea.
Caseta Row Labels – valorile campului pe care il aducem din lista de campuri
(Pivot Table Field List) folosind tehnica „Drag&Drop” (vor fi utilizate ca etichete
de linie).
Caseta Column Labels – valorile campului pe care îl aducem din lista de campuri
in aceasta zona folosind tehnica „Drag&Drop”. (vor fi utilizate ca etichete de
coloană).
Caseta Values -asupra valorilor campului pe care îl aducem din lista de campuri in
aceasta zona folosind tehnica „Drag&Drop”, Microsoft Excel va aplica automat
una dintre functiile SUM si COUNT si mai mult va face asta separat pentru
fiecare valoare a campurilor care apar deja in zonele ROW si COLUMN (puteţi
selecta o altă funcţie din lista derulantă din cadrul casetei Values).
Aplicaţie
40
Contabilitate CON 131 Semestrul 2 25
Cibernetică CIB 131 Semestrul 2 14
Finante FB 132 Semestrul 2 24
Contabilitate CON 132 Semestrul 2 27
Cibernetică CIB 132 Semestrul 2 19
De creat un Tabel Pivot, unde valorile câmpului Facultatea ar fi folosite pentru filtrarea
înregistrărilor, valorile cîmpului Grupa ar fi etichete de coloane, iar valorile câmpului Semestrul ar
fi etichete de linie (etichetele de linie şi cele de coloană sunt valori ale câmpurilor de grupare) .
Valorile câmpului Lipse le vom folosi pentru a calcula totauri pentru grupurile de înregistrări
formate.
Vom obţine urmâtorul rezultat:
41