ORGANIZAREA ŞI EFECTUAREA INVENTARIERII

ELEMENTELOR DE ACTIV ŞI PASIV

Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi

pasiv, de către societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale,
regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile
cooperatiste, instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice
cu sau fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară
activităţi producătoare de venituri, este standardizată la nivel naţional şi
este reglementată prin diferite acte normative.
Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de
inventariere (art. 11 alin.3 din Legea contabilităţii nr. 82/1991,
republicată), revine administratorului (conducătorului unităţii),
ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării
elementelor de activ şi pasiv şi care elaborează şi transmite comisiilor de
inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unităţii economice.
Din punct de vedere metodologic, etapele inventarierii sunt
aceleaşi, indiferent de obiectul activităţii entităţii economice şi de natura
elementelor patrimoniale care se inventariază.
Având în vedere ordinea şi succesiunea de realizare, precum şi
natura lucrărilor ce se efectuează, inventarierea elementelor de activ şi
pasiv presupune următoarele etape:
.pregătirea inventarierii;
.inventarierea propriu-zisă;
.evaluarea şi stabilirea rezultatelor inventarierii;
.înregistrarea în contabilitate a rezultatelor definitive ale
inventarierii.
Pregătirea inventarierii se referă la măsuri cu caracter
organizatoric şi contabil care să asigure desfăşurarea în bune condiţiuni
a celorlalte etape care se succed.Se ştie că rezultatul acţiunii privind
inventarierea bunurilor depinde în mare măsură de modul cum este
constituită comisia de inventariere, seriozitatea şi capacitatea
persoanelor cooptate în această acţiune şi condiţiile create membrilor

1
comisiei.Mai întâi, se constituie comisia de inventariere prin decizie
scrisă, semnată de conducătorul entităţii economice.Se efectuează
instructajul membrilor acesteia(asupra modului de organizare şi
desfăşurare a inventarierii, tehnicii de lucru sau procedeelor
folosite).Comisia este formată din cel puţin două persoane, cu pregătire
corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure efectuarea corectă
şi la timp a inventarierii elementelor de activ şi pasiv,inclusiv evaluarea
elementelor patrimoniale.Acolo unde este cazul, comisiile sunt
coordonate de o comisie centrală.La lucrările de inventariere trebuie să
participe întreaga comisie de inventariere.La persoanele fizice care
desfăşoară activităţi producătoare de venituri, precum şi la unităţile al
căror număr de salariaţi este redus, iar valoarea bunurilor din gestiune nu
depăşeşte plafonul stabilit de administratori, inventarierea poate fi
efectuată de către o singură persoană.
Inventarierea şi evaluarea elementelor de activ şi de pasiv se pot
efectua atât cu salariaţii proprii, cât şi pe bază de contracte de prestări de
servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire
corespunzătoare.
Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în
cazuri bine justificate şi numai prin decizie scrisă, emisă de persoanele
care i-au numit.Dacă s-ar permite înlocuirea membrilor comisiei de
inventariere în perioada desfăşurării acţiunii, s-ar perturba activitatea, s-
ar putea acoperi unele nereguli în gestiuni şi nu s-ar duce la capăt
acţiunea în timpul programat.
Nu pot face parte din comisiile de inventariere:gestionarii
depozitelor şi magazinelor supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin
evidenţa gestiunilor respective.
Trebuie amintit că în decizia de numire a comisiei de inventariere
se menţionează, în mod obligatoriu,componenţa comisiei, numele
responsabilului comisiei(preşedintelui), modul de efectuare a
inventarierii(în totalitate sau prin sondaj), gestiunile supuse inventarierii,
data de începere şi terminare a operaţiunilor.
Tot sub aspect organizatoric, se iau măsuri pentru crearea
condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei(comisiilor) de inventariere
prin:

2
 -stabilirea elementelor de activ şi pasiv care se inventariază şi
ordinea în care se efectuează inventarierea acestora;
-ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei
contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe;
-asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor
materiale care se inventariază;
-sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora, întocmirea
etichetelor de raft;
-dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în
număr suficient pentru măsurare, cântărire etc., cu mijloace de
identificare(cataloage, mostre), precum şi cu formulare şi rechizite
necesare;
-asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor, etc. de la
magazine, depozite, gestiuni etc.
Din punct de vedere contabil , se iau măsuri de înregistrare la zi în
evidenţa tehnico-operativă ( fişele de magazie ) organizată la gestiuni,
precum şi contabiliatea sintetică şi analitică, a tuturor documentelor până
la data la care se face inventarierea, stabilindu-se soldurile in fişele
sintetice şi analitice ale conturilor respective .

Inventarierea propriu-zisă se realizează la locurile de păstrare

sau depozitare, cu participarea gestionarului sau a persoanei
responsabile de păstrarea mijloacelor supuse inventarierii.
Înainte de începerea operaţiunii de inventariere, comisia de
inventariere ia o declaraţie de inventar (cod 14-8-1) de la gestionar din
care să rezulte dacă:
- gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare ;
- în afara bunurilor unităţii economice, are în gestiune şi alte
bunuri aparţinând terţilor, primite cu sau fără documente ;
- are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate sau
valoare are cunoştinţă;
- are bunuri nerecepţionate sau care trebuie livrate sau expediate,
pentru care s-au întocmit documentele aferente;
- a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale;

3
 - deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea
bunurilor aflate în gestiunea sa;
- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în
evidenţa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate;
De asemenea, gestionarul va menţiona, în declaraţia scrisă felul,
numărul şi data ultimului document de intrare /ieşire a bunurilor în / din
gestiune. Declaraţia trebuie să conţină data cand se întocmeşte şi
semnătura gestionarului acelei gestiuni care urmează să fie inventariată,
precum şi semnăturile membrilor comisiei de inventariere, care atestă că
a fost dată în prezenţa acestora.
Comisia de inventariere trebuie să bareze şi să semneze, la ultima
operaţiune, fişele de magazie, menţionând data la care s-au inventariat
valorile materiale; să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri
de valori materiale, existente în gestiune, dar neînregistrate. La unităţile
de desfacere cu amănuntul care folosesc metoda global-valorică,
comisia de inventariere trebuie să asigure întocmirea de către gestionar,
înainte de începerea operaţiunii de inventariere, a raportului de gestiune
în care să se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare şi ieşire a
mărfurilor, precum şi cele privind numerarul depus în casierie, întocmită
până în momentul începerii inventarierii, precum şi depunerea acestui
raport la contabilitate. De asemenea, comisia de inventariere are
obligaţia să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor
din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului şi depunerea
numerarului la casieria unităţii; precum şi ridicarea benzilor de control
de la aparatele de marcat fiscale şi ştampila unităţii (acolo unde este
cazul ) şi să le păstreze în siguranţă.
În conformitate cu prevederile OMFP nr.1753/2004 pentru
aprobarea normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii
elementelor de activ şi de pasiv, pe toată durata desfăşurării
inventarierii, programul şi perioada inventarierii vor fi afişate în loc
vizibil.

Evaluarea şi stabilirea rezultatelor inventarierii

Evaluarea elementelor de activ şi de pasiv cu ocazia inventarierii
se face potrivit prevederilor reglementărilor contabile aplicabile, cu

4
respectarea principiului permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele
şi regulile de evaluare trebuie menţinute, asigurând comparabilitatea în
timp a informaţiilor contabile.
La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se va aplica principiul
prudenţei, potrivit căruia se va ţine seama de toate ajustările de valoare
datorată deprecierilor. În cazul în care se constată că valoarea de
inventar, stabilită în funcţie de utilitatea bunului pentru unitate şi preţul
pieţei, este mai mare decât valoarea cu care acesta este evidenţiat în
contabilitate, în listele de inventariere se vor înscrie valorile din
contabilitate. În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai
mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie
valoarea de inventar.
Imobilizările necorporale şi corporale constatate ca fiind depreciate
se vor evalua la valoarea actuală a fiecareia, stabilită în funcţie de
utilitatea sa şi preţul pieţei. Corectarea valorii contabile a imobilizărilor
necorporale şi corporale şi aducerea lor la nivelul de inventar se
efectuează, în funcţie de tipul de depreciere existentă, fie prin
înregistrarea unei amortizări suplimentare, în cazul în care se constată o
depreciere ireversibilă, fie prin constituirea sau suplimentarea unor
provizioane pentru depreciere, în cazul în care se constată o depreciere
ireversibilă a acestora.
Evaluarea imoblizărilor corporale la data bilanţului se efectuează la
cost, mai puţin amortizarea şi provizioanele cumulate din depreciere, sau
valoarea reevaluată, aceasta fiind valoarea justă la data reevaluării, mai
puţin orice amortizare şi orice depreciere cumulată, în conformitate cu
reglementările contabile aplicabile.
Activele de natura stocurilor se evaluează la valoarea contabilă,
mai puţin depecierile constatate.În cazul în care valoarea contabilă a
stocurilor este mai mare decât valoarea de inventar, valoarea stocurilor
se diminuează până la valoarea realizabilă netă, prin constituirea unui
provizion pentru depreciere. Provizioanele pentru deprecieri sau
amortizarea suplimentară se înregistrează în contabilitate indiferent de
situaţia economică a entităţii economice, inclusiv atunci când aceasta
înregistrează pierdere contabilă.

5
 Evaluarea titlurilor de valoare (titluri de participare, titluri de
plasament, alte titluri) se efectuează, în cazul celor cotate pe pieţe
reglementate şi supravegheate de Comisia Naţională a Valorilor
Mobilare, pe baza preţului mediu ponderat, calculat pe ultimele 12 luni
calendaristice pentru ttlurile tranzacţionate în respectivul interval de
timp, iar în cazul titlurilor netranzacţionate pe pieţele reglementate şi
supravegheate, în funcţie de valoarea activului net pe acţiune.

Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizează prin confruntarea

datelor consemnate în listele de inventariere cu cele din evidenţa
tehnico-operativă şi din contabilitate.
Pentru ca cifrele să fie comparabile şi diferenţele reale, este
necesar ca datele inventarierii să fie stabilite la aceeaşi dată
calendaristică. Determinarea rezultatelor invantarierii, respectiv a
diferenţelor în plus sau în minus, se face direct pe listele de inventariere.
În cazuri de neconcordanţă ( lipsuri sau plusuri de inventar ), comisia de
inventariere cere gestionarului explicaţii, pe care acesta trebuie să le dea
sub forma unei declaraţii scrise. În baza acestor declaraţii, comisia de
inventariere face propuneri asupra modului de regularizare a diferenţelor
(imputare, scădere ca pierdere normală etc.).
Datele din listele de inventariere servesc la întocmirea registrului
inventar (cod 14-1-2 ).
Rezultatele inventarierii se consemnează într-un proces- verbal, în
care se înscriu în principal data intocmirii, numele şi prenumele
membrilor comisiei de inventariere; numărul şi data deciziei de numire
de comisie de inventariere; gestiunea inventariata; data începerii şi
terminării operaţiunii de inventariere; rezultatele inventarierii;
concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale
minusurilor constate şi la persoanele vinovate, precum şi propuneri de
măsuri în legătură cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fără
mişcare, greu vandabile, fără desfacere asigurată; propuneri de scoatere
din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri
constatări privind păstrarea bunurilor din gestiune, precum şi alte
aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate .

6
 Documente financiar-contabile specifice activităţii de
inventariere

Principalele documente utilizate în activitatea de inventariere a

elementelor patrimoniale de activ şi de pasiv sunt:
1. decizia de inventariere ;
2. declaraţia de inventar ( cod 14-8-1 ) ;
3. extras de cont ( cod 14-6-3 ) ;
4. lista de inventariere ( cod 14-3-12 , 14-3-12/a , 14-3-12/b ) ;
5. decizia de imputare ( cod 14-8-2 ) ;
6. angajamentul de plată ( cod 14-8-2/a ) ;
7. registrul - inventar ( cod 14-1-2 ) .

7
 DECIZIA DE INVENTARIERE
Nr…./…….
Se decide efectuarea inventarierii anuale, a tuturor
elementelor patrimoniale, în vederea stabilirii situaţiei
reale a patrimoniului societăţii, aferente exerciţiului
financiar…….. .
Inventarierea va avea loc în perioada …………. şi se va
efectua în conformitate cu prevederile Legii contabilităţii
nr. 82/1991 cu modificările ulterioare,ale Ordinului
Ministrului Finanţelor Publice nr. 1753/2004.
Pentru bunurile de natura imobilizârilor şi a
stocurilor, inventarierea se efectuează cantitativ şi
valoric, la locurile de existenţă, depozitare a bunurilor,
prin numărare, măsurare, cântărire sau orice alte metode
de determinare a existenţei faptice a acestora.
Rezultatele inventarierii se vor înscrie într-un
proces- verbal care va cuprinde: perioada de efectuare a
inventarierii, persoanele care au efectuat inventarierea,
gestiunile inventariate, plusurile şi minusurile
constatate, cauzele plusurilor şi minusurilor,
compensările efectuate, bunurile depreciate,concluzii şi
propuneri.
Se numeşte preşedintele comisiei de inventariere:Dl……
Subcomisiile de inventariere:
Stocul de mărfuri:
Comisia 1 formată din ………………………………….
Comisia 2 formată din ………………………………….
Mijloace fixe şi obiecte de inventar
Comisia 3 formată din ………………………………….
Casierie şi conturi de disponibilităţi băneşti,
CEC-uri, BO-uri
Comisia 4 formată din ………………………………….
Datorii, creanţe şi alte posturi din bilanţ
Comisia 5 formată din ………………………………….
DIRECTOR GENERAL,

8
 DECLARAŢIA DE INVENTAR

Se prezintă sub formă de blocuri a 100 de file, de

format A5, tipărit pe ambele feţe.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil,
împreună cu lucrările comisiei de inventariere.

DECLARAŢIE DE INVENTAR

………………………………….
(Unitatea)

Subsemnatul…………………….gestionar al……………………….numit
prin decizia nr. …….. din data de ……..declar:

1.Toate valorile materiale şi băneşti aflate în gestiunea

subsemnatului se găsesc în încăperile (locuibile)…………………………
2.Posed (nu posed) valori materiale şi băneşti aparţinând
terţilor………………………………………………………………………………
3.Am (nu am) cunoştinţă de existenţa unor plusuri sau minusuri
în valoare de……………………………………………………………………
4.Am (nu am) eliberat valori materiale şi băneşti fără
documente legale.Beneficiar…………………………………………………..
5.Am (nu am) valori materiale nerecepţionate sau care trebuie
expediate, pentru care s-au întocmit documentele aferente în cantitate
de …………………………………………………………………………………...
6.Am (nu am) documente de primire-eliberare care nu au fost
operate în evidenţa operativă……………………………………………

9
 (verso)

……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
7.Deţin (nu deţin) numerar din vânzarea mărfurilor aflate în gestiune, de lei..
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
8. Ultimele documente de intrare sunt:
fel …………………………..nr. ………………din data de ………………….………..
fel …………………………..nr. ………………din data de ……………………………
9. Ultimele documente de ieşire sunt:
fel …………………………nr. ……………….din data de …………………………….
fel …………………………nr. ……………….din data de …………………………….
10. Ultimul raport de gestiune a fost încheiat la data de …………………………
…………………………………..pentru perioada ……………………………………...
……………………………………………………………………………………………….
11. Dacă mai aveţi ceva de adăugat …………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………….
Semnături DATĂ ÎN FAŢA NOASTRĂ GESTIONAR

Data …………ora …….

10