FIȘĂ- PROIECT FICTIV

PROIECT REALIZAT DE:

COJOCARU ESTER

FUS VLAD

MÂNATU DAVID

Membrii echipă:

Cojocaru Ester
Fus Vlad
Mânatu David

Mentori echipă:

Borcescu Maria
Croitoru Călin
Tocaciu Ioana

Perioada de implementare:

18 septembrie 2023 – 24 aprilie 2024 (sâmbătă)

Grup țintă:

- direct: cauza pe care o susținem, adolescenți cu vârste

cuprinse între 14-18 ani și tinerii adulți (19-25 ani)
- indirect: persoane pasionate de golf și de muzică

1. Descriere sumară a proiectului

" Golf N’Roll’’ este un eveniment caritabil marca Interact Cișmigiu.

Acesta se axează pe promovarea sportului, în special a minigolfului
și pe debutul trupelor rock și pop abia formate ce doresc să fie
descoperite și să urce pentru prima dată pe o scenă, în fața unui
public dornic să asculte și să se regăsească într-o atmosferă
magică. În cadrul evenimentului se va organiza un turneu de
minigolf, iar pe tot parcursul acestuia va putea fi ascultată muzică
rock si pop. La finalul turneului, 4-5 trupe vor avea ocazia să urce
pe scenă și să împărtășească cu noi momente speciale. Chiar
înainte de sfârșitul evenimentului, va fi votată cea mai bună trupă
de către toți participanții din cadrul: ’’ Golf N’Roll’’, iar în acest timp
se vor stabili și câștigătorii turneului de minigolf. În închidere,
câștigătorii, participanții la turneu și una dintre trupe vor primi
produse personalizate cu grafica evenimentului. Astfel, în urma
acestei seri, dorim ca participanții să rămână cu o pasiune a
sportului, unii sperând că îl vor practica poate și ca un hobby, cu
momente speciale pline de magie în cadrul reprezentațiilor oferite
de trupe, iar acestea cu o experiența de neuitat și nu în ultimul
rând, cu o zi de neuitat, în care muzica și sportul au fost contopite
pentru a crea o amintire unică în inimile tuturor celor care au pășit
pragul evenimentului.

2. Motivație și viziune
Dorim să implementăm proiectul nostru întrucât minigolful nu
este un sport atât de promovat în țara noastră, dar este o
activitate distractivă și benefică prin prisma faptului că
încurajează atât buna stare a sănătății fizice, cât și socializarea. 
Astfel, prin evenimentul "Golf N’Roll" vrem să promovăm
avantajele unui sport ce este adesea distractiv și constituie un
mod bun de a lua o pauză de la viața cotidiană, dar și deschiderea
unor noi orizonturi pentru invitați prin intermediul cunoașterii
unui nou sport. Mai mult decât atât, muzica și trupele ce vor
umple spațiul de talent și emoție le vor oferi participanților o
energie aparte, creând o atmosferă favorabilă.

3. Scop

Scopul nostru principal este de a susține cauza parteneră

evenimentului, Mia's Children, care se ocupă cu salvarea copiilor și
tinerilor din Bucureşti și din zonele limitrofe care au resurse limitate,
sunt neglijați, abandonați sau abuzați. Vrem să contribuim la
asigurarea unui mediu iubitor şi încurajator prin donația sumei
integrale de bani strânsă în cadrul evenimentului, sumă ce va fi
obținută prin achiziția de bilete pentru participarea la acesta. De
asemenea, dorim să încurajăm adolescenții să (re)descopere
frumusețea sportului, acesta venind în întâmpinarea lor cu multe
beneficii pe plan fizic, psihologic și emoțional, în special în perioada
dezvoltării și maturizării lor. Mai mult, vom oferi posibilitatea noilor
artiști să debuteze pe primele scene, creând un contrast minunat
între muzica și sport, în cadrul evenimentului.

4. Cauză

Noi am ales fundația Mia's Children din dorința de a

susține salvarea copiilor și tinerilor oferindu-le un cămin
și un mediu iubitor și încurajator.
Copiii care au resurse limitate, sunt neglijați,
abandonați sau abuzați sunt adesea predispuși sărăciei,
prostituției, abandonului școlar și drogurilor.
Astfel, Mia’s Children vine în întâmpinarea acestor
probleme și încurajează dezvoltarea copiilor și tinerilor
prin consiliere, cursuri de artă, canto, creație literară,
teatru, dar în special prin activități sportive, aceștia
obținând premii la o mulțime de competiții.
5. Activități și descrierea lor
Înaintea evenimentului:
1.1. Întocmim un tabel intitulat “Cauze” unde membrii echipei de
proiect vor trece cât mai multe cauze potrivite tematicii
evenimentului.
1.2. După ce trece o săptămână de la întocmirea tabelului, membrii
echipei de proiect vor fi împărțiți în mod egal în vederea contactării
cauzelor ce se găsesc în tabel și vor începe discuțiile.
1.3. În urma discuțiilor, stabilim de comun-acord împreună cu toți
cei din echipa de management o cauză pe care să o susținem.
1.4. După ce decizia a fost luată, semnăm contractul cu cauza
respectivă.

2.1. Creăm un tabel numit “Locații”, unde membrii echipei de

proiect vor trece cât mai multe locații potrivite desfășurării
evenimentului.
2.2. Vom concepe un model de mail standard care va fi ulterior
folosit pentru a contacta locațiile trecute în tabel de fiecare dintre
membrii echipei de proiect. Aceștia vor fi nevoiți să schimbe
informații esențiale precum: nume/prenume, adresă de e-mail și
număr de telefon.
2.3. Se vor distribui în mod egal locațiile și se vor contacta. În
tabel se vor nota atât răspunsurile primite, cât și mențiuni
acolo unde este cazul.
! PRECIZARE: Vom începe prin a trimite mail-uri în primele
2 săptămâni, iar acolo unde nu vom obține un răspuns
vom reveni și îi vom contacta și telefonic.
2.4. În urma discuțiilor, analizăm ofertele și mergem
să vedem locațiile posibile ale evenimentului.
2.5. După ce am văzut locațiile, acceptăm cea mai bună
ofertă și semnăm un contract cu cei ce se ocupă de locația
în care evenimentul se va desfășura.
 ! PRECIZARE: În cazul în care nu vom obține nicio ofertă în urma
discuțiilor, vom continua să trecem firme în tabelul menționat
anterior la 2.1. și vom repeta din nou toți pașii, dar grăbind procesul
de contactare.

3.1. Creăm cinci tabele numite: “Sponsorizări mâncare”; “Sponsorizări

băuturi”; “Sponsorizări în bani”; “Sponsorizări premii”; “Sponsorizare
sunet”.
! PRECIZARE: Tabelul “Sponsorizare sunet” va fi creat doar dacă
locația evenimentului nu va dispune de un sistem de sunet. În cazul în
care nu găsim locație în primele 3 luni de la începerea realizării
proiectului ne vom apuca să căutăm în orice caz sistem de sunet.
3.2. Pentru fiecare dintre acestea se
va crea un grup separat,
coordonat de câte o persoană din echipa nucleu, iar echipele vor fi
alcătuite din voluntari de la nivelul echipei de proiect.
3.3. Vom realiza cinci template-uri de mail pentru fiecare tip de
sponsorizare, ce vor fi folosite de către voluntarii echipei de proiect
atunci când vor începe să contacteze firmele în vederea
sponsorizărilor. Unele date esențiale precum: nume/prenume, adresă
de e-mail sau număr de telefon vor fi schimbate de fiecare membru
atunci când trimite un astfel de mesaj.
3.4. Voluntarii echipei de proiect vor trece în tabele cât mai multe firme
potrivite pentru fiecare categorie.
3.5. După prima săptămâna de research, firmele existente în tabele vor
fi contactate de membrii echipei de proiect, împărțiți în mod egal.

3.6. Se vor trimite doar mail-uri în prima săptămână de contactat, iar

firmele de la care nu obținem un răspuns se vor contacta și telefonic de
către aceleași persoane care au contactat și prin mail.
! PRECIZARE: În urma discuțiilor, în cazul în care am obținut
sponsorizări, trimitem contractele și ne asigurăm de semnarea lor. În
caz contrar, vom trece din nou alte firme în tabel și vom relua pașii de
la 3.5. , dar vom grăbi procesul de contactare.

4.0. Întocmim un tabel intitulat “Trupe” în care membrii vor trece

trupe de muzica pop/rock în vederea unor mini-concerte la finalul
evenimentului nostru.
! PRECIZARE: Vom trece mai întâi trupe cunoscute, contacte directe
etc. , iar dacă nu sunt suficiente vom începe să facem research.
4.1. După prima săptămână de la crearea tabelului, vom începe să
contactăm trupele. Trupele vor fi contactate de persoanele care le-au
trecut în tabel.
4.2. În urma discuțiilor, vom începe să facem research pentru mai
multe trupe, în cazul în care nu sunt suficiente. Apoi stabilim ultimele
detalii cu trupele care sunt dispuse să ne ajute.

Cu o zi înainte de eveniment (23 aprilie 2024):

1.1. Ora 14.00: Achiziționarea materialelor sanitare, a trusei de prim
ajutor și a tot ce mai este nevoie pentru desfășurarea evenimentului.
1.2. Ora 16.00: Colectarea băuturilor și a mâncării de la sponsori și
aducerea acestora la locație/acasă la unul dintre membrii echipei de
proiect.
1.3. Ora 16.30: Ultima verificare a tuturor materialelor necesare
evenimentului.

În ziua evenimentului (24 aprilie 2024):

2.1. Ora 11.00: Echipa ajunge la locație, alături de orice materiale
necesare ce se aflau în posesia acestora.
2.2. Ora 12.00: Verificăm sistemul de sunet, în cazul în care locația
beneficiază de unul sau montăm propriul sistem de sunet.
2.3. Ora 12.30: Trupele ajung la locație pentru a testa echipamentul
sonor.
2.4. Ora 13.00: Începem să aranjăm mâncarea și băutura pe mese.
2.5. Ora 13.30: Montăm/pregătim orice fel de materiale promoționale,
atât de la sponsori, cât și de la cauză sau de la Interact/Rotary.

2.6. Ora 14.00: Verificăm ultimele aspecte și ne pregătim de

începutul evenimentului.
2.7. Ora 15.00: Începe evenimentul, lumea poate intra. Participanții
se pot servi cu produsele sponsorilor noștri.
2.8. Ora 15.30: Cei de la cauză vor ține un mic discurs introductiv,
urmat de un discurs din partea echipei noastre.
2.9. Ora 16.00: Turneul de mini-golf începe.
2.10. Ora 18.00: Se încheie turneul de mini-golf. Trupele își fac
apariția și încep mini-concertele.
2.11. Ora 20.00: Trupele își termină momentele, iar participanții sunt
invitați să voteze trupa preferată printr-un poll pe Instagram, realizat
cu ajutorul Google Forms.
2.12. Ora 20.30: Votul se încheie. Se anunță câștigătorii, atât ai
turneului, cât și trupa aleasă de public, și se împart premiile.
2.13. Ora 21.00: Sfârșitul evenimentului!

3.1. Ora 21:00: Strângerea gunoaielor și a materialelor folosite și

predarea locației.

Ziua de după eveniment (25 aprilie 2024):

3.2. Ora 12.00: Se creează un formular care se va trimite pe grupul
principal al evenimentului pentru oferirea de feedback din partea
echipei de proiect.
3.3. Ora 14.00: Se numără banii strânși în ziua evenimentului și se
redirecționează către cauză.

 6. Resurse umane (HR)

A. Echipa de proiect/Management
- Echipa nucleu - formată din 5 membrii
- Echipa de proiect (15-20 membri/aspiranți) care să aibă sarcini diferite
(contactat: mancare, bautură, locație sau trupe) împărțite în mod egal

B. Voluntari/Angajați
- Un grafician;
- 4 sau 5 trupe;
- Un fotograf.

7. Produs/Serviciu/Pachete (Marketing)

- vom oferi stickere specifice evenimentului, broșuri Interact Cișmigiu;

- cauza va oferi broșuri personalizate care includ o secțiune dedicată

pentru promovarea sa, oferind participanților o oportunitate exclusivă de a
explora și de a afla mai multe despre aceasta.

- vom oferi totebag-uri personalizate cu grafica evenimentului

 8. Metode de promovare (PR)

Social Media:
- rețelele de socializare ale Interactului
- rețelele de socializare ale revistelor cu care colaborăm și a
mai multor cluburi

Afișe:
- în licee/școli și locuri publice (cafenele din apropierea
liceelor frecventate de grupul țintă).

Reviste:
- Revista LZR (contact direct: Vlad Fus);
- Revista Vianews (contact direct: Ester Cojocaru);
- Revista Mozaic (contact direct: Mânatu David).

Podcast:
- Podcast Lazăr (contact direct: Vlad Fus);
- Podcast Moisil (contact direct: Mânatu David).
9. Prioritizarea sarcinilor - EISENHOWER

  URGENT    NEURGENT 

-stabilirea unei cauze -stabilirea unui calendar de

potrivite    promovare 
-găsirea unei locații -contactarea a cât mai multe
potrivite desfășurării firme în vederea obținerii unor
evenimentului   sponsorizări de
-contactarea unor trupe băutură/mâncare
potrivite tematicii -contactarea de firme în
             
evenimentului în vederea legătură cu un sistem de
IMPORTANT 
unor mini-concerte   sonorizare în cazul în care
-contactarea și găsirea locația nu beneficiază de unul
unor sponsori potriviți atât  
pentru băutură/mâncare,
cât și pentru sistem de
sonorizare  
-semnarea contractelor  

-contactarea unor firme în -achiziționarea unor premii

legătură cu premii pentru pentru participanți în cazul în
câștigătorii turneului    care nu obținem sponsorizări
 
-achiziționarea unor produse
NEIMPORTANT 
sanitare în cazul în care vom
avea nevoie de ele
-aranjarea locației  
10. Resurse organizaționale - ANALIZA SWOT

+ __

S – Puncte tari  W - Puncte slabe

Un concept Resurse limitate în cazul

original/inovativ; în care nu reușim să
Idee captivantă în rândul obținem sponsorizări; 
Dificultatea găsirii unei
Mediu intern adolescenților si tinerilor
adulți; locații adecvate.
Varietatea activităților
din cadrul
evenimentului.

O – Oportunități T - Amenințări

Lipsa de concurență; Vremea nefavorabilă;

Atragerea participanților în Posibile accidente pe
sfera sportiva, in special cea parcursul desfășurării
a minigolfului; activității sportive.
Mediu extern Atragerea de noi sponsori,

ce pot contribui și ajuta la

viitoarele proiecte Interact;
Promovarea clubului
Interact Cișmigiu. 
11.Riscuri și prevenirea lor

Risc Prevenire

Dacă locația nu ne oferă Vom cauta sponsorizări sau

dispozitive de sonorizare le vom închiria

Ne asigurăm că locația are

Dacă plouă în ziua un spațiu acoperit unde ne
evenimentului putem desfășura activitatea
sau ne vom folosi de prelate

Dacă sunt foarte puține Vom apela la membri pentru

înscrieri a aduce invitați

Locația anulează cu puțin Avem o altă locație de back-

timp înainte de eveniment up

Vom dispune de o trusă de

Dacă se accidentează cineva 
prim ajutor 
 12. Buget
Nr. Categorie   Categorie   Subcategorie   Unități   Preț unitate   Subtotal   Total  

0- sponsorizare
1  Locație     1   2500  de la Mini-golf 0  
café Herastrau   
0- sponsorizare
Pizza   50  40   0 
de la Trattoria  
2  Mâncare  
0- sponsorizare
Napolitane Joe   120  7   0  
de la Joe  
0- sponsorizare
Apa   200   2,5   0  
de la Bucovina  
0- sponsorizare
3   Băuturi   Suc - Vitanimix   50   6,5   0  
de la Vitanimix  
0- sponsorizare
Suc - Bundaberg  50  11  0 
de la Sanovita 
2 seturi  (100
Tacâmuri   54   108  108 
Materiale buc/set)  
4 
menajere   4  seturi (50
Farfurii   20  80  80 
buc/set)  
Trusa prim
Prim ajutor si 1   100   100   100  
5  ajutor  
dezinfectant  
Dezinfectant   5  5   25  25 

2 seturi (12
Mingii de golf    60  120  120 
buc/set)  
Tricouri 0- sponsorizare
Premii-produse 30  50   0  
6  personalizate   de la Imprinto 
personalizate  
Șepci 0- sponsorizare
12   40   0  
personalizate   de la Imprinto 
Tote bag   40  10  400  400 

7  Buget de siguranță            250  250 

8  TOTAL              1083 
Mulțumim în mod deosebit sponsorilor noștrii!
:))