Toaz - Info Procedura de Aprovizionare PR

S.C. NATLOG PROCEDURA DE LUCRU Ediţia 1/09.03.
2015
S.R.L Procedura de APROVIZIONARE Rev. 0
Ex: 1/6
COD: PO-03 Pagina18 din 20
FISA DE PROCES
APROVIZIONARE
Ediţia nr. 1 Revizia nr.0

Exemplar nr. 1 Destinatar:
Controlat x
Difuzat în regim:
Informativ
Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

Data 09.03.2015 DIJMARESCU Cristina
Numele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa
Semnătura
S.C. NATLOG PROCEDURA DE LUCRU Ediţia 1/09.03.2015
Ex: 1/6
Cuprins
Nr. Denumire Pag.

cap.
Pagina de garda 1
Cuprins 2
Note explicative 3
Lista de difuzare 4
Indicatorul reviziilor 5
1 Scop şi domeniul de aplicare 6
2 Documente de referinţă şi conexe 6
3 Definiţii şi abrevieri 6
4 Responsabilităţi (Matricea 7
responsabilitatilor)
5 Diagrama flux (procedura propriu 8
zisa)
6 Înregistrări 9

Semnătura
Ex: 1/6
Note explicative
 Toate paginile procedurii aparţin ediţiei menţionate pe pagina de prezentare;

 Procedura este supusă reviziilor parţiale ori de câte ori este necesar;
 Se redactează câte o nouă ediţie a procedurii după efectuarea unui număr mare
de revizii succesive, care ar îngreuna lecturarea acesteia;
 O ediţie poate conţine pagini cu revizii diferite;
 Revizia aplicabilă este cea menţionată pe fiecare pagină în parte şi în lista de

revizii;

Semnătura
Ex: 1/6
 Difuzarea în regim controlat a Procedurii şi a fiecărei revizii se face pe baza Listei

de difuzare;
Lista de difuzare
Nr. Departament Data Numele şi Semnătura

exemplaruli prenumele
1 Resurse umane 09.03.2015 Ing.Moldovan
(SMC) Cristina
2 Administratie 09.03.2015 Ing. Marinca
Iustina
Semnătura
Ex: 1/6
3
4
5
6
Indicatorul reviziilor
Revizia nr. Capitolul Pagina Data Numele şi Semnătura

Semnătura
Ex: 1/6
revizuită prenumele
CUPRINS
1. Scop şi domeniul de aplicare

Semnătura
Ex: 1/6
2. Documente de referinţă şi conexe
3. Definiţii şi abrevieri
4. Responsabilităţi (Matricea responsabilitatilor)
5. Diagrama flux (procedura propriu zisa)
6. Înregistrări
1. SCOP SI DOMENIUL DE APILCARE
1.1 SCOP
Prezenta procedură defineşte managementul procesului de APROVIZIONARE, avand

drept scop ţinerea sub control a produselor aprovizionate pentru ca acestea să fie conforme cu
cerinţele specificate şi pentru a stabilii o metodologie de evaluare şi de selectare a furnizorilor
pe baza capabilităţilor de a furniza produse conforme cu cerinţele.

Semnătura
Ex: 1/6
1.2 DOMENIUL DE APLICARE
Prezenta procedura se aplica in SC. NATLOG S.R.L, pentru urmatoarele activitati:

a) achizitionarea de materii prime, materiale, componente, utilizate pentru realizarea
produselor, proceselor, transferului tehnologic, serviciilor sau pentru montaj.
b) subcontractarea unor activitati si/sau servicii care afecteaza calitatea produselor,
proceselor transferului tehnologic si serviciilor oferite de SC. NATLOG S.R.L.
c) achizitionarea de echipamente, utilaje si materiale utilizate in activitatea de
transfer, productie sau pentru inspectii si incercari.
2. DOCUMENTE DE REFERINTA
2.1. SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calităţii. Principii

fundamentale şi vocabular.
2.2. Standardul SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calităţii.
Cerinţe.
2.3. Manualul calităţii, cod: MC-01.
3. DEFINITII SI ABREVIERI
3.1 DEFINITII
3.1.1 Proces: ansamblu de activitati corelate sau in interactiune care transforma

elementele de intrare in elemente de iesire. (definitia 3.4.1. din SR EN ISO
9000:2006)

Semnătura
Ex: 1/6
3.1.2 Procedura: mod specific de executare a unei activitati sau a unui proces.
(definitia 3.4.5. din SR EN ISO 9000 :2006)
3.1.3 Cerinta: nevoie sau asteptare care declarata, in general implicita sau
obligatorie. (definitia 3.1.2. din SR EN ISO 9000 :2006)
3.1.4 Sistem de management: sistem(3.2.1) prin care se stabilesc politica si
obiectivele si prin care se realizeaza acele obiective. (definitia 3.2.2 din SR EN ISO
9000 :2006)
3.1.5 Sistem de management al calitatii: sistem de management(3.2.2) prin care se
orienteaza si se controleaza o organizatie(3.3.1) in ceea ce priveste calitatea (3.1.1).
(definitia 3.2.3 din SR EN ISO 9000 :2006)
3.1.6 Client: organizatie(3.3.1) sau persoana care furnizeaza un produs(3.4.2)
3.1.7 Furnizor: Organizatie (3.3.1) sau persoana care furnizeaza un produs (3.4.2)
3.1.8 Manualul calitatii: document (3.7.2) care descrie sistemul de management al
calitatii (3.2.3) al unei organizatii (3.3.1) (definitia 3.7.4 din SR EN ISO 9000 :2006)
3.1.9 Planul calitaii: document (3.7.2) care specifica ce proceduri (3.4.5) si resurse
asociate trebuie aplicate, de cine si cand pentru un anumit proiect (3.4.3), produs
(3.4.2), proces (3.4.1) sau contract. (definitia 3.7.5 din SR EN ISO 9000 :2006)
3.2.0 Pentru scopurile procedurii sunt valabile definitiile continute in referentialul SR
EN ISO 9000:2006, SISTEME DE MANAGEMENT AL CALITATII. Principii
fundamentale si vocabular.
3.2. ABREVIERI
3.2.1 SC – Societate Comercială

Semnătura
Ex: 1/6
3.2.2 AD – Administrator
3.2.3 RMC – Reprezentantul Managementului pentru Calitate
3.2.4 RAC – Responsabil cu Asigurarea Calităţii
3.2.5 SMC – Sistem de Management al Calităţii
3.2.6 LFA – LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI
3.2.7 CEF – Chestionar de evaluare a furnizorilor
3.2.8 CA – Comanda de aprovizionare
3.2.9 NA – Necesar de Aprovizionare
4. RESPONSABILITATI
4.1 Coordonatorul (Managerul) NATLOG S.R.L

• aprobă LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI
• aprobă NECESARUL DE APROVIZIONARE
• aprobă toate documentele de aprovizionare sau furnizare
4.2 Resp. ec. - financiar, contabilitate

• avizează NECESARUL DE APROVIZIONARE
• avizează toate documentele de aprovizionare sau furnizare
4.3 RMC
• întocmeşte şi actualizează (ţine la zi) LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI a
NATLOG S.R.L
• conduce evaluările furnizorilor
• participă la verificările referitoare la aprovizionare sau furnizare.
4.4 Responsabilul cu aprovizionarea

Semnătura
Ex: 1/6
• întocmeşte documentele de aprovizionare (mai puţin NA)

• participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor
• urmăreşte derularea contractului sau comenzii de aprovizionare
• păstrează înregistrările referitoare la aprovizionare sau furnizare.
5.5 Responsabilul de proiect/contract

• elaborează documentul NECESAR DE APROVIZIONARE
• analizează documentele de aprovizionare sau furnizare
• participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor, pentru contractul al cărui
responsabil este.

Semnătura
Ex: 1/6
5. DIAGRAMA FLUX ( procedura propriu-zisa)
Schema flux
Necesar …………… .......…> ......

Aproviziona Cercetare Fx
……………> re a Pietei x
NU NU
Analiz
a
posibi ………………>
li
Negocier Contracta
furniz
e re
Livrare
ori ……………..........
Recepti Fisa de
..…>
e receptie
Procedura propriu-zisa
5.1 Procesul de aprovizionare

Semnătura
Ex: 1/6
5.1.1 Înainte de lansarea unui contract, atunci când se iveşte necesitatea efectuării unor
achiziţii, se stabileşte necesarul de materii prime, materiale, echipamente ce trebuie
achiziţionate, precum şi serviciile sau lucrările ce trebuie subcontractante.
5.1.2 În vederea aprovizionării cu materii prime, materiale, componente, echipamentele,

utilajele sau pentru subcontractările de activităţi sau de servicii - necesare pentru realizarea
contractelor, întocmeşte înregistrarea denumită NECESAR DE APROVIZIONARE, care
conţine cel puţin următoarele informaţii: identificarea produselor, serviciilor sau lucrărilor ce
trebuie aprovizionate/subcontractate; termenele de aprovizionare sau de finalizare a lucrărilor
subcontractate; subcontractanţii potenţiali; condiţii de calitate pentru produse, servicii, lucrări
subcontractate; condiţii impuse pentru subcontractanţi; ediţiile aplicabile ale specificaţiilor şi
desenelor (dacă se apreciază ca fiind necesar).
5.1.3 Toate produsele/serviciile aprovizionate de NATLOG S.R.L sunt conforme cu cerinţele

specificate în NECESARUL DE APROVIZIONARE
5.1.4 NATLOG S.R.L face aprovizionarea cu produse şi servicii numai de la furnizorii incluşi
în Lista furnizorilor acceptaţi.
5.1.5 În NATLOG S.R.L potenţialii furnizori de materiale, de produse şi / sau servicii sunt
selectaţi şi incluşi în LFA în baza informaţiilor pe care aceştia le transmit prin completarea
unui CHESTIONAR DE EVALUARE A FURNIZORILOR, luând în considerare şi abilitatea
acestora de a furniza materiale, produse şi / sau servicii în concordanţă cu cerinţele
specificate.
5.1.6 Tipul şi amploarea controlului aplicat asupra furnizorului şi asupra materialelor,

produselor şi / sau serviciilor aprovizionate depinde de efectul acestora în timpul etapelor de
realizare/asupra produsului finit.
5.2 Informaţii referitoare la aprovizionare

Semnătura
Ex: 1/6
5.2.1 În baza NECESARULUI DE APROVIZIONARE se emite COMANDA DE

APROVIZIONARE;
5.2.2 COMANDA DE APROVIZIONARE include informaţii care descriu materialul,

produsul/serviciul comandat, iar atunci când se consideră necesar, cuprinde şi:
- identificarea completă şi corectă a materialului, produsului, serviciului, transferului

tehnologic sau lucrării subcontractante;
- cerinţe pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor şi echipamentelor;
- cerinţe pentru calificarea personalului;
- metode de recepţie şi criterii de acceptare;
- cerinţe pentru sistemul de management al calităţii.
5.2.3 Înainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se asigura că

datele conţinute de acestea sunt corecte şi complete.
5.3 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat
5.3.1 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat se face de o COMISIE DE RECEPŢIE

(numită prin decizie), în vederea asigurării că produsul/serviciul aprovizionat este conform cu
condiţiile specificate.
5.3.2 În funcţie de rezultatele evaluării furnizorilor se stabileşte dacă este necesar ca

furnizorul să elaboreze şi să implementeze un plan al calităţii pentru produsul, procesul,
transferul tehnologic, serviciul sau lucrarea în cauză, sau dacă sunt necesare anumite verificări
efectuate de reprezentanţii ENVICONS CIT la sediul furnizorului, pe fluxul de transfer şi
fabricaţie al acestuia sau la final.
Semnătura
Ex: 1/6
5.3.3 În vederea verificării produsului/serviciului aprovizionat, în COMANDA DE

APROVIZIONARE sunt precizate înţelegerile referitoare la verificare şi metoda de eliberare
a produsului.
5.3.4 Tipul şi aprobarea controlului aplicat asupra produsului/serviciului aprovizionat depinde

de efectul acestuia în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.
5.3.5 În cazul în care se specifică în contract, sunt precizate clauze de acces ale clientului sau
ale reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dacă produsul/serviciul aprovizionat
este conform cu condiţiile specificate
5.3.6 Documentele în baza cărora se fac inspecţiile şi încercările la primire sunt, după caz:
proceduri de lucru, standarde şi reglementări în vigoare, documente de aprovizionare care
însoţesc produsele/serviciile aprovizionate
5.3.7 Stadiul produsului aprovizionat în raport cu cerinţele de inspecţie este identificat prin
NOTA DE INTRARE-RECEPŢIE.
5.3.8 Rezultatul recepţiei, este consemnat de Comisia de recepţie în NOTA DE INTRARE-

RECEPŢIE. Dacă produsul este admis la recepţie, este luat în primire pe baza aceluiaşi
document.
5.3.9 Atunci când, din motive de urgenţă, produsul este utilizat înainte de verificare, acesta
este identificat şi înregistrat precis, în scopul permiterii rechemării şi înlocuirii sale în cazul
constatării ulterioare a stării de neconformitate faţă de condiţiile specificate.
5.4 Păstrarea produselor aprovizionare
5.4.1 Produsele aprovizionate se manipulează astfel încât să nu fie afectată calitatea sau
caracteristicile funcţionale ale acestora.

Semnătura
Ex: 1/6
5.4.2 Depozitarea materialelor aprovizionate se face în spaţii corespunzătoare, în magazii

închise, pe sortimente, conform cerinţelor de fabricaţie sau specificaţiei de pe ambalaj.
5.4.3 Depozitarea materialelor aprovizionate se face pe categorii de material şi pe dimensiuni,

astfel încât marcajele de identificare să fie uşor vizibile.
6. INREGISTRARI
7. ANEXE
Anexa 7.1 - NECESAR DE APROVIZIONARE (cu anexele REFERAT PENTRU

EFECTUARE DE CHELTUIELI şi REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI)

Semnătura
Ex: 1/6
F.PO.7.4 - 1 Anexa 7.1
APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager) S.C. NATLOG S.R.L Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume,
semnătură)
NECESAR DE APROVIZIONARE
Contract / PNCDI : ______________________ / ___________________
Comanda / etapa : ___________________ / ______________________
Nr. Produs, serviciu, Cantita Preţ Valoare Termen Furnizo Condiţi Condiţii
Crt lucrare, material te de unitar totală de ri i de impuse
etc. aprov. aproviz. potenţi calitate pentru
de aprovizionat ali impuse furnizo
pentru ri
materia
l,
produs,
serviciu
,
lucrare
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1
2
3
Semnătura
Ex: 1/6
4
5
6
7
8
9
10
Resp. ec. - financiar, contabilitate, Director/ Responsabil de proiect,

___________________ __________________

semnătură)
Anexa 1 la F.PO 7.4 - 1
APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager) S.C. NATLOG S.R.L Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
semnătură)
Denumire proiect/serviciu:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
__
Contract: __________/ Program: ____________; Comanda internă:_________
Etapa / Faza: ________/______
Poziţie: (materiale /colaborări / dotări): ________________________________
REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI
Se anexează la F.061. – 1, Necesar de aprovizionare
Nr Produs, serviciu, lucrare, material Cantitate Valoare totală Observaţii

. etc.
crt de aprovizionat
.
Semnătura
Ex: 1/6
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Se solicită avans lei:
Se solicită plata facturii proforma anexate şi avizate de noi, nr.
Se poate suporta provizoriu, cu recuperare la încasarea
facturii, din contul:
ÎNTOCMIT,
Director proiect / Responsabil de contract: ________________________
(nume, prenume, semnătură)
Anexa 2 la F.PO 7.4 - 1
APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager)S.C. NATLOG S.R.L Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
semnătură)
Denumire proiect/serviciu:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
__
Contract: __________/ Program: ____________; Comanda internă:_________
Etapa / Faza: ________/______
Semnătura
Ex: 1/6
Poziţie: (materiale /colaborări / dotări): ________________________________
REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI

Nr. Document Nr. crt. Furnizo Valoare fără TVA Valoare Observaţii
crt justificativ (produs, r TVA totală
. (factura serviciu,
fiscală, lucrare,
chitanţă material etc.
fiscală, bon de
fiscal, nr.) aprovizionat)
conform
referatului
pt. efectuare
de cheltuielii
1
2
3
4
5
TOTAL (lei) :
1. Avans încasat: ............................................. (lei)
2. Diferenţă:
 De primit: ............................................... (lei)
 De restituit: .......................................... (lei)
ÎNTOCMIT,
Director proiect / Responsabil de contract: ________________________
(nume, prenume, semnătură)

Semnătura

Toaz - Info Procedura de Aprovizionare PR

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Toaz - Info Procedura de Aprovizionare PR

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

S.C. NATLOG PROCEDURA DE LUCRU Ediţia 1/09.03.

Ediţia nr. 1 Revizia nr.0

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

Nr. Denumire Pag.

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

 Toate paginile procedurii aparţin ediţiei menţionate pe pagina de prezentare;

 O ediţie poate conţine pagini cu revizii diferite;

 Revizia aplicabilă este cea menţionată pe fiecare pagină în parte şi în lista de

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

 Difuzarea în regim controlat a Procedurii şi a fiecărei revizii se face pe baza Listei

Nr. Departament Data Numele şi Semnătura

Revizia nr. Capitolul Pagina Data Numele şi Semnătura

1. Scop şi domeniul de aplicare

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

2. Documente de referinţă şi conexe

4. Responsabilităţi (Matricea responsabilitatilor)

5. Diagrama flux (procedura propriu zisa)

1. SCOP SI DOMENIUL DE APILCARE

Prezenta procedură defineşte managementul procesului de APROVIZIONARE, avand

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

1.2 DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta procedura se aplica in SC. NATLOG S.R.L, pentru urmatoarele activitati:

2.1. SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calităţii. Principii

3.1.1 Proces: ansamblu de activitati corelate sau in interactiune care transforma

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

3.2.1 SC – Societate Comercială

4.1 Coordonatorul (Managerul) NATLOG S.R.L

4.2 Resp. ec. - financiar, contabilitate

4.4 Responsabilul cu aprovizionarea

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

• întocmeşte documentele de aprovizionare (mai puţin NA)

5.5 Responsabilul de proiect/contract

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

5. DIAGRAMA FLUX ( procedura propriu-zisa)

Necesar …………… .......…> ......

5.1 Procesul de aprovizionare

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

5.1.2 În vederea aprovizionării cu materii prime, materiale, componente, echipamentele,

5.1.3 Toate produsele/serviciile aprovizionate de NATLOG S.R.L sunt conforme cu cerinţele

5.1.6 Tipul şi amploarea controlului aplicat asupra furnizorului şi asupra materialelor,

5.2 Informaţii referitoare la aprovizionare

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

5.2.1 În baza NECESARULUI DE APROVIZIONARE se emite COMANDA DE

5.2.2 COMANDA DE APROVIZIONARE include informaţii care descriu materialul,

- identificarea completă şi corectă a materialului, produsului, serviciului, transferului

- cerinţe pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor şi echipamentelor;

- cerinţe pentru calificarea personalului;

- metode de recepţie şi criterii de acceptare;

- cerinţe pentru sistemul de management al calităţii.

5.2.3 Înainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se asigura că

5.3 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat

5.3.1 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat se face de o COMISIE DE RECEPŢIE

5.3.2 În funcţie de rezultatele evaluării furnizorilor se stabileşte dacă este necesar ca

5.3.3 În vederea verificării produsului/serviciului aprovizionat, în COMANDA DE

5.3.4 Tipul şi aprobarea controlului aplicat asupra produsului/serviciului aprovizionat depinde

5.3.8 Rezultatul recepţiei, este consemnat de Comisia de recepţie în NOTA DE INTRARE-

5.4 Păstrarea produselor aprovizionare

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

5.4.2 Depozitarea materialelor aprovizionate se face în spaţii corespunzătoare, în magazii

5.4.3 Depozitarea materialelor aprovizionate se face pe categorii de material şi pe dimensiuni,

Anexa 7.1 - NECESAR DE APROVIZIONARE (cu anexele REFERAT PENTRU

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat Aprobat

F.PO.7.4 - 1 Anexa 7.1

Contract / PNCDI : ____ / _

Comanda / etapa : _ / ____