Ghid utilizare Sistem de distribuire a produselor in scoli

- modul Solicitant -
Contents
Prezentare sistem informatic ................................................................................................................................................................................. 5
1. Adaugare furnizor .......................................................................................................................................................................................... 6
1.1 Adaugare furnizor existent in sistem ............................................................................................................................................................ 6
1.2 Adaugare furnizor inexistent in sistem ......................................................................................................................................................... 9
1.3 Adaugare asociatie furnizori........................................................................................................................................................................11
1.4 Filtrare si sortare lista .................................................................................................................................................................................12
1.5 Centralizator avize lapte .............................................................................................................................................................................14
1.6 Centralizator avize fructe si legume ............................................................................................................................................................18
2. Adaugare producator ....................................................................................................................................................................................20
2.1 Adaugare producator existent in sistem ......................................................................................................................................................21
2.2 Adaugare producator inexistent in sistem ...................................................................................................................................................24
2.3 Adaugare producator comun ......................................................................................................................................................................26
2.4 Filtrare si sortare lista .................................................................................................................................................................................28
3. Adaugare produs ..........................................................................................................................................................................................30
3.1 Adaugare Fisa tehnica pe un Produs lactat ..............................................................................................................................................31
4. Adaugare contracte ......................................................................................................................................................................................33
 4.1 Adaugare contract Distributie .....................................................................................................................................................................34
4.2 Adaugare contract Masura educativa ..........................................................................................................................................................39
4.3 Adaugare contract subsecvent Distributie ...................................................................................................................................................40
4.2 Adaugare contract subsecvent Masura educativa .......................................................................................................................................46
5. Adaugare lot .................................................................................................................................................................................................48
5.1 Adaugare lot fructe-legume ........................................................................................................................................................................48
5.1.1 Adaugare certificat de conformitate .....................................................................................................................................................50
5.1.2 Adaugare buletin de analiza .................................................................................................................................................................54
5.2 Adaugare lot produse lactate ......................................................................................................................................................................56
6. Adaugare masura educativa..........................................................................................................................................................................58
6.1 Adaugare masura educativa Cu plata ......................................................................................................................................................58
6.2 Adaugare masura educativa Fara plata....................................................................................................................................................63
6.1 Generare Nota justificativa .....................................................................................................................................................................67
7. Adaugare factura ..........................................................................................................................................................................................70
7.1 Adaugare factura tip Distributie ..............................................................................................................................................................70
7.2 Adaugare factura tip Masura educativa ...................................................................................................................................................73
7.3 Adaugare factura STORNO tip Distributie ................................................................................................................................................77
7.4 Adaugare factura STORNO tip Masura educativa .....................................................................................................................................78
8. Adaugare dovada de plata ............................................................................................................................................................................80
8.1 Adaugare ordin de plata ..........................................................................................................................................................................80
8.2 Adaugare extras de cont .........................................................................................................................................................................83
9. Generare cerere de plata ..............................................................................................................................................................................85
9.1 Cerere de plata Notificata .......................................................................................................................................................................99
10. Cerere aprobare/actualizare date ...........................................................................................................................................................105
10.1 Modificare date Solicitant ...................................................................................................................................................................106
10.2 Modificare date Institutie invatamant .................................................................................................................................................106
10.3 Adaugare Institutie invatamant ...........................................................................................................................................................108
10.4 Incarcare documente scanate .............................................................................................................................................................111
10.5 Cerere de aprobare/actualizare Notificata...........................................................................................................................................113
Prezentare sistem informatic

Modulul informatic Solicitant pune la dispozitia utilizatorilor functionalitatile necesare pentru crearea si transmiterea cererilor de plata pentru
obtinerea sprijinului financiar din FEGA pentru furnizarea fructelor si legumelor, laptelui si produselor lactate prescolarilor si elevilor din unitatile
de invatamant si pentru derularea masurilor educative aferente.

Astfel, Consiliile judetene si/sau consiliile locale ale municipiilor, oraselor, comunelor sau subdiviziunilor administrativ-teritoriale ale municipiului
Bucuresti, după caz - denumite in acest ghid Solicitant- vor putea inregistra si administra furnizorii, producatorii, loturile si produsele ce vor fi
distribuite catre institutiile de invatamant proprii.

Ulterior introducerii distributiei de catre institutiile de invatamant si a facturilor si dovezilor asociate de catre Solicitant, acesta va putea genera
cererea de plata si transmite catre modului APIA CJ pentru procesare, aprobare si plata. Etapele in care se afla cererea de plata sunt transparente
pentru Solicitant, acesta vizualizand in orice moment pasul de pe flux in care se afla cererea de plata.

Ghidul de fata prezinta ecranele si pasii ce trebuie urmati pentru a putea genera o cerere de plata completa.
 1. Adaugare furnizor

Pentru adaugarea unui furnizor, se alege Furnizori din meniul din stanga si se actioneaza Adauga furnizor nou

1.1 Adaugare furnizor existent in sistem

In ecranul nou-aparut, se completeaza CUI-ul companiei ce se doreste a fi introdusa si se actioneaza Cautare

Sistemul va afisa detaliile companiei, daca aceasta exista.

Furnizorul poate fi setat ca fiind si Producator, selectand bifa aferenta, si astfel compania se va afisa atat in Lista furnizori, cat si in Lista producatori.
Un furnizor existent in sistem nu poate fi modificat sau sters.
1.2 Adaugare furnizor inexistent in sistem

Daca furnizorul nu exista in sistem, acesta va afisa un mesaj de informare: Nu a fost gasita nicio companie cu CUI-ul solicitat, iar utilizatorul va
putea completa detaliile companiei si salva:

 Denumire furnizor;
 Producator: se selecteaza daca furnizorul este si producator;
 Este strain: odata selectata aceasta bifa, se va putea completa adresa in campul specific “Adresa strain”;
 Descriere furnizor;
 Adresa furnizor (Judet, Oras, Strada, Nr strada);
Pentru salvare furnizor, se actioneaza optiunea Salveaza. Daca nu se mai doreste inregistrarea acestuia, se actioneaza optiunea Renunta.

Dupa salvare, furnizorul nou-adaugat va aparea in Lista furnizori. Daca s-a selectat Producator, inregistrarea va aparea si in Lista producatori.

Furnizorul nou-adaugat poate fi modificat sau sters atat timp cat nu este asociat la un produs.
1.3 Adaugare asociatie furnizori

Utilizatorul va putea introduce o asociatie de furnizori formata din furnizorii existenti in Lista furnizori. Astfel, se acceseaza Adauga asociatie din
Lista furnizori - tab Asociatie furnizor

Utilizatorul completeaza Denumire asociatie, alege cel putin doua inregistrari in campul Companie si selecteaza Compania coordonatoare
Pentru salvare asociatie, se actioneaza optiunea Salveaza. Daca nu se mai doreste inregistrarea acesteia, se actioneaza optiunea Renunta.

Dupa salvare, asociatia nou-adaugata va aparea in Asociatie furnizor.

Asociatia nou-adaugata poate fi modificata sau stearsa atat timp cat nu este asociata la un produs.

1.4 Filtrare si sortare lista

Furnizorii pot fi filtrati dupa fiecare coloana in parte. Astfel, se selecteaza semnul din dreptul fiecarei coloane, se alege Egal pentru a cauta
dupa denumirea exacta a coloanei sau Contine pentru a cauta dupa denumirea partiala a coloanei si se actioneaza Aplica.

Butonul Sterge goleste valorile completate si butonul Reset reseteaza toate filtrele.
De asemenea, selectand de pe coloana Actiuni si apoi Reseteaza filtre , sistemul afiseaza lista fara niciun filtru aplicat.
Lista de furnizori poate fi exportata in format EXCEL selectand de pe coloana Actiuni si apoi Export EXCEL.

1.5 Centralizator avize lapte

Pentru a se afisa raportul Centralizator avize lapte, se alege un furnizor din lista si se actioneaza Centralizator avize lapte
In ecranul nou-aparut, se aleg Tip raport din variantele PDF si EXCEL, An scolar si Semestru si se actioneaza Genereaza.
Raportul se poate descarca din Lista rapoarte.
Daca furnizorul nu are avize asociate, sistemul afiseaza mesajul “Furnizorul selectat nu are avize asociate” tinand cursorul mouse-ului pe din
Lista rapoarte.
1.6 Centralizator avize fructe si legume

Pentru a se afisa raportul Centralizator avize fructe legume, se alege un furnizor din lista si se actioneaza Centralizator avize fructe legume
In ecranul nou-aparut, se aleg Tip raport din variantele PDF si EXCEL, An scolar si Semestru si se actioneaza Genereaza.

Raportul se poate descarca din Lista rapoarte.

Daca furnizorul nu are avize asociate, sistemul afiseaza mesajul “Furnizorul selectat nu are avize asociate” tinand cursorul mouse-ului pe
din Lista rapoarte.

2. Adaugare producator

Pentru adaugarea unui producator, se alege Producatori din meniul din stanga si se actioneaza Adauga producator nou.
2.1 Adaugare producator existent in sistem

In ecranul nou-aparut, se completeaza CUI-ul companiei ce se doreste a fi introdusa si se actioneaza Cautare

Sistemul va afisa detaliile companiei, daca aceasta exista.
Producatorul poate fi setat ca fiind si Furnzior, selectand bifa aferenta, si astfel compania se va afisa atat in Lista producatori, cat si in Lista
furnizori.
Un producator existent in sistem nu poate fi modificat sau sters.
 2.2 Adaugare producator inexistent in sistem

Daca producatorul nu exista in sistem, acesta va afisa un mesaj de informare: Nu a fost gasita nicio companie cu CUI-ul solicitat, iar utilizatorul va
putea completa detaliile companiei si salva:

 CNP;
 Denumire producator;
 Furnizor: se selecteaza daca producatorul este si furnizor;
 Este strain: odata selectata aceasta bifa, se va putea completa adresa in campul specific “Adresa strain”;
 Descriere producator;
 Adresa producator (Judet, Oras, Strada, Nr strada);
Pentru salvare producator, se actioneaza optiunea Salveaza. Daca nu se mai doreste inregistrarea acestuia, se actioneaza optiunea Renunta.

Dupa salvare, producatorul nou-adaugat va aparea in Lista producatori. Daca s-a selectat Furnizor, inregistrarea va aparea si in Lista furnizori.

Producatorul nou-adaugat poate fi modificat sau sters atat timp cat nu este asociat la un produs.
 2.3 Adaugare producator comun

Utilizatorul va putea introduce un producator comun format din producatorii existenti in Lista producatori. Astfel, se acceseaza Adauga
producator comun nou din Lista producatori - tab Producator comun
Utilizatorul alege cel putin doua inregistrari in campul Companie si selecteaza Compania coordonatoare; sistemul afiseaza automat Denumire
asociatie ca fiind numele companiilor alaturate.

Pentru salvarea producatorului comun, se actioneaza optiunea Salveaza. Daca nu se mai doreste inregistrarea acesteia, se actioneaza optiunea
Renunta.

Dupa salvare, producatorul comun va aparea in tab Producator comun.

Producatorii pot fi filtrati conform descrierii de la punctul 1.4.

2.4 Filtrare si sortare lista

Producatorii pot fi filtrati dupa fiecare coloana in parte. Astfel, se selecteaza semnul din dreptul fiecarei coloane, se alege Egal pentru a cauta
dupa denumirea exacta a coloanei sau Contine pentru a cauta dupa denumirea partiala a coloanei si se actioneaza Aplica.

Butonul Sterge goleste valorile completate si butonul Reset reseteaza toate filtrele.
De asemenea, selectand de pe coloana Actiuni si apoi Reseteaza filtre, sistemul afiseaza lista fara niciun filtru aplicat.

Lista de producatori poate fi exportata in format EXCEL selectand de pe coloana Actiuni si apoi Export EXCEL.
 3. Adaugare produs

Pentru adaugarea unui produs, se alege Produse din meniul din stanga si se actioneaza Adauga produs.

In ecranul nou-aparut, se completeaza campurile:

 Categorie produs: se alege din lista;

 Grupa produs: se alege din lista;
 Tip produs: se alege din lista;
 Soi/Denumire comerciala: se alege din lista;
 Denumire furnizor: se alege din lista;
 Denumire producator: se alege din lista;
Un produs poate fi modificat sau sters atat timp cat cererea de plata in care nu a fost cuprins intr-o cerere de plata.

Un produs nu poate fi sters daca a fost asociat unui lot.

Produsele pot fi filtrate conform descrierii de la punctul 1.4.

3.1 Adaugare Fisa tehnica pe un Produs lactat

Fisa tehnica se poate adauga doar pe un produs din categoria Produse lactate.
Pentru adaugarea unei fise tehnice, se actioneaza optiunea Adauga Fisa tehnica din sectiunea Fisa tehnica

In ecranul nou-aparut, se completeaza campurile de mai jos si se actioneaza Salveaza:

 PL-L / PL-F: se completeaza automat de catre sistem in functie de produsul selectat anterior; nu poate fi modificat;
 Procent grasime;
 Continut minim lapte;
 Procent proteina;
 Cantitate neta/portie;
 Data limita consum;
 Nr autorizatie sanitar-veterinara;
 Nr autorizare sanitar-veterinara pentru schimburi intra-comunitare;
 Conditii de pastrare;
 Data eliberarii.
Produsul lactat nu poate fi salvat fara o fisa tehnica adaugata.

Un produs poate avea mai multe fise tehnice.

4. Adaugare contracte
Sistemul permite introducerea atat a contractelor, cat si a contractelor subsecvente.

4.1 Adaugare contract Distributie

Pentru adaugarea unui contract de tip Distributie, se alege Contracte din meniul din stanga si se actioneaza Adauga contract.

La contract se asociaza produsele ce urmeaza a fi distribuite, precum si institutiile de invatamant catre care se vor distribui acestea.

In ecranul nou-aparut, se completeaza campurile:

 Tip contract: se alege Distributie;

 Tip atribuire contract: se alege din valorile salvate in sistem (Directa, Achizitie publica etc);
 Numar contract;
 Data contract;
  Valabil de la;
 Valabil pana la;
 Valoare contract – fara TVA;
 Valoare contract – cu TVA;
 Furnizor: se alege din furnizorii introdusi la punctul 1;
 Categorie produs;

Pentru adaugarea produselor, utilizatorul actioneaza Lista produse si in ecranul afisat, utilizatorul bifeaza produsul dorit si actioneaza Selecteaza.

Sistemul afiseaza campurile Pret produs si Numar portii pe care utilizatrul trebuie sa le completeze pentru a putea salva produsul. Sistemul salveaza
informatiile si le afiseaza in lista, in partea de jos a ecranului de adaugare contract, cu urmatoarele coloane:
  Grupa produs;
 Tip produs;
 Pret produs;
 Numar portii;
 Valoare: calculata Numar portii * Pret produs;
 Numar portii distribuite: afiseaza numarul de portii distribuite din respectivul produs inregistrate in institutiile de invatamant asociate
solicitantului.

Contractele pot contine produse dintr-o singura categorie: doar Fructe-Legume sau doar Produse lactate.

Produsele lactate de pe un contract trebuie sa aiba asociate o Fisa tehnica.

Pentru adaugarea institutiilor de invatamant, se actioneaza Institutii – Lista institutii si in ecranul nou-afisat se bifeaza scolile ce vor primi
produsele adaugate si se actioneaza Selecteaza.
Pentru salvare contract, se actioneaza optiunea Salveaza. Daca nu se mai doreste inregistrarea acestuia, se actioneaza optiunea Renunta.

Dupa salvare, contractul nou-adaugat va aparea in Lista contracte.

Contractele pot fi filtrate conform descrierii de la punctul 1.4.

4.2 Adaugare contract Masura educativa

Pentru adaugarea unui contract de tip Masura educativa, se alege Contracte din meniul din stanga si se actioneaza Adauga contract.

In contract, se defineste cate un Cod masura pentru care se vor putea inregistra masuri educative.

In ecranul nou-aparut, se completeaza campurile:

 Tip contract: se alege Masura educativa;

 Tip atribuire contract: se alege din valorile salvate in sistem (Directa, Achizitie publica etc);
 Numar contract;
 Data contract;
 Valabil de la;
 Valabil pana la;
 Valoare contract – fara TVA;
  Valoare contract – cu TVA;
 Furnizor: se alege din furnizorii introdusi la punctul 1;
 Cod masura;

Pentru salvare contract, se actioneaza optiunea Salveaza. Daca nu se mai doreste inregistrarea acestuia, se actioneaza optiunea Renunta.

Dupa salvare, contractul nou-adaugat va aparea in Lista contracte.

Contractele pot fi filtrate conform descrierii de la punctul 1.4.

4.3 Adaugare contract subsecvent Distributie

Pentru adaugarea unui contract subsecvent de tip Distributie, se alege Contracte subsecvente din meniul din stanga si se actioneaza Adauga
contract.
In ecranul nou-aparut, se completeaza campurile:

 Tip contract: se alege dintre valorile Distributie;

 Tip atribuire contract: se alege din valorile salvate in sistem (Directa, Achizitie publica etc);
 Numar acord cadru;
 Data acord cadru;
 AC valabil de la;
 AC valabil pana la;
 Numar contract subsecvent;
 Data contract subsecvent;
 CS Valabil de la;
 CS Valabil pana la;
 Valoare contract subsecvent– fara TVA;
 Valoare contract subsecvent – cu TVA;
  Furnizor: se alege din furnizorii introdusi la punctul 1;
 Categorie produs;

Pentru adaugarea produselor, utilizatorul actioneaza Lista produse si in ecranul afisat, utilizatorul bifeaza produsul dorit si actioneaza Selecteaza.

Sistemul afiseaza campurile Pret produs si Numar portii pe care utilizatorul trebuie sa le completeze pentru a putea salva produsul. Sistemul
salveaza informatiile si le afiseaza in lista, in partea de jos a ecranului de adaugare contract, cu urmatoarele coloane:

 Grupa produs;
 Tip produs;
 Pret produs;
 Numar portii;
  Valoare: calculata Numar portii * Pret produs;
 Numar portii distribuite: afiseaza numarul de portii distribuite din respectivul produs inregistrate in institutiile de invatamant asociate
solicitantului.

Contractele subsecvente pot contine produse dintr-o singura categorie: doar Fructe-Legume sau doar Produse lactate.

Produsele lactate de pe un contract subsecvent trebuie sa aiba asociate o Fisa tehnica.

Pentru adaugarea institutiilor de invatamant, se actioneaza Institutii – Lista institutii si in ecranul nou-afisat se bifeaza scolile ce vor primi
produsele adaugate si se actioneaza Selecteaza.

Pentru salvare contract subsecvent, se actioneaza optiunea Salveaza. Daca nu se mai doreste inregistrarea acestuia, se actioneaza optiunea
Renunta.

Dupa salvare, contractul nou-adaugat va aparea in Lista contracte subsecvente.

Contractele pot fi filtrate conform descrierii de la punctul 1.4.

4.2 Adaugare contract subsecvent Masura educativa

Pentru adaugarea unui contract subsecvent de tip Masura educativa, se alege Contracte din meniul din stanga si se actioneaza Adauga contract.

In contract subsecvent, se defineste cate un Cod masura pentru care se vor putea inregistra masuri educative.

In ecranul nou-aparut, se completeaza campurile:

 Tip contract: se alege Masura educativa;

 Tip atribuire contract: se alege din valorile salvate in sistem (Directa, Achizitie publica etc);
 Numar acord cadru;
 Data acord cadru;
 AC valabil de la;
 AC valabil pana la;
 Numar contract subsecvent;
  Data contract subsecvent;
 CS Valabil de la;
 CS Valabil pana la;
 Valoare contract subsecvent– fara TVA;
 Valoare contract subsecvent – cu TVA;
 Furnizor: se alege din furnizorii introdusi la punctul 1;
 Cod masura;

Pentru salvare contract subsecvent, se actioneaza optiunea Salveaza. Daca nu se mai doreste inregistrarea acestuia, se actioneaza optiunea
Renunta.
Dupa salvare, contractul nou-adaugat va aparea in Lista contracte subsecvente.

Contractele subsecvente pot fi filtrate conform descrierii de la punctul 1.4.

5. Adaugare lot

Pentru adaugarea unui lot se alege Loturi din meniul din stanga.

5.1 Adaugare lot fructe-legume

Se actioneaza Adauga lot fructe-legume si se completeaza campurile:

 Numar lot
 Data lot
 Denumire lot
 Cantitate –kg-
 Greutate minima per portie
Pentru asocierea produsului la lot, se aleg furnizor si Tip produs din listele specifice si se actioneaza Asociaza produse. In ecranul nou aparut, se
alege produsul dorit si se actioneaza Adauga
5.1.1 Adaugare certificat de conformitate

Pentru adaugarea unui certificat de conformitate, se actioneaza optiunea Adauga certificat conformitate din tab Certificate conformitate
In ecranul nou-aparut, se completeaza campurile de mai jos si se actioneaza Salveaza:

 Numar certificat conformitate: camp obligatoriu de completat;

 Data emitere: camp obligatoriu de completat;
 Denumire ambalator identificat pe ambalaj, daca este diferit de operator
 Denumire organism de control
 Categoria de calitate
 Greutate totala, in kg, brut/net: camp obligatoriu de completat;
 Valabil de la
 Valabil pana la
 Loc emitere
 Denumire operator/producator
 Intern / Extern; se alege Intern sau Extern;
 Ambalaje
 Nume inspector
 Prenume inspector
 Observatii
 Locul de efectuare a controlului/tara de origine
 Regiune sau tara de destinatie
 Organismul de control mentionat mai sus certifica, pe baza unei verificari prin sondaj, ca marfa indicata mai sus corespunde la momentul
efectuarii controlului standardelor de comercializare in vigoare
 Birou vamal vizat: intrare/iesire
5.1.2 Adaugare buletin de analiza

Pentru adaugarea unui buletin de analiza, se actioneaza optiunea Adauga buletin analiza din tab Buletin analiza

In ecranul nou-aparut, se completeaza campurile de mai jos si se actioneaza Salveaza:

 Numar buletin
 Denumire autoritate emitenta
  Laborator emitent
 Standard European de acreditare
 Data emitere
 Soi
 Greutate
 Concluzii

Dupa completarea tuturor datelor, lotul poate fi salvat.

Un lot poate fi modificat sau sters atat timp cat cererea de plata in care a fost cuprins nu a fost transmisa catre APIA CJ.

Un lot nu poate fi sters daca a fost asociat unui aviz.

Loturile pot fi filtrate conform descrierii de la punctul 1.4.

5.2 Adaugare lot produse lactate

Se actioneaza Adauga lot produse lactate si se completeaza campurile:

 Numar lot
 Data lot
 Cantitate –kg-
 Greutate minima per portie
Pentru asocierea produsului la lot, se aleg furnizor si Tip produs din listele specifice si se actioneaza Asociaza produse. In ecranul nou aparut, se
alege produsul dorit si se actioneaza Adauga
 6. Adaugare masura educativa

Pentru adaugarea unei masuri educative, se alege Masuri educative din meniul din stanga si se actioneaza Adauga masura educativa.

6.1 Adaugare masura educativa Cu plata

In ecranul nou-aparut, se completeaza urmatoarele campuri:

 Data efectuarii activitatii;

 Numar participanti;
 Cod masura: se afiseaza doar codurile de masura pentru care exista contracte inregistrate valabile la Data efectuare activitatii; in momentul
selectarii, sistemul va afisa in partea de jos a ecranului toate activitatile configurate pentru codul ales;
 Institutie invatamant: se alege din institutiile aprobate pe respectivul solicitant;
  Activitatea efectuata in cadrul masurii educative;
 Tip plata; se alege dintre valorile Cu plata;
 Furnizor: se alege din furnizorii introdusi la punctul 1;
 Detaliere activitate;
 Pret masura: se calculeaza automat de catre sistem dupa introducerea activitatilor

Activitatile se adauga in partea de jos a ecranului astfel:

 Se apasa sageata din dreptul primei activitati

Sistemul afiseaza Grupa de produse/materiale/obiecte aferente activitatii extinse.

Pentru introducerea efectiva a obiectelor/produselor si materialelor, se actioneaza

Se completeaza denumirea obiectului si se actioneaza Salveaza.

Dupa salvare, obiectul poate fi eliminat prin actionarea butonului sau pot fi completate detalii despre acesta actionand sageata ca in
imaginea de mai jos

Se vor completa campurile nou-aparute

 Numar participanti;
 Nivel invatamant
  Unitate masura
 Numar itemi: numar de obiecte/materiale/produse;
 Cantitate (kg,l): se completeaza doar cand este selectata la Unitate masura una dintre optiunile: litri sau kilograme;
 Cota TVA
 Pret fara TVA
 Pret cu TVA: camp calculat de sistem ca fiind Pret fara TVA * Cota TVA;
 Producator; camp optional;
 Furnizor produs; se completeaza automat cu furnizorul ales anterior;
 Contracte: se afiseaza contractele introduse anterior pentru furnizorul ales.

Pentru a salva, se actioneaza sageata pentru restrangerea detaliilor obiectului. In acel moment, sistemul completeaza campul Pret masura si se
va actualiza la fiecare obiect/material/produs introdus.
Pentru salvare masura educativa, se actioneaza optiunea Salveaza. Daca nu se mai doreste inregistrarea acestuia, se actioneaza optiunea
Renunta.

Dupa salvare, masura educativa nou-adaugata va aparea in Masuri educative.

O masura educativa poate fi modificata sau stearsa atat timp cat nu a fost cuprinsa intr-o factura.

Masurile educative pot fi filtrate conform descrierii de la punctul 1.4.

6.2 Adaugare masura educativa Fara plata

Dupa actionarea optiunii Adauga masura educative, in ecranul nou-aparut, se completeaza urmatoarele campuri:

 Data efectuarii activitatii;

 Numar participanti;
 Cod masura: se afiseaza doar codurile de masura pentru care exista contracte inregistrate valabile la Data efectuare activitatii; in momentul
selectarii, sistemul va afisa in partea de jos a ecranului toate activitatile configurate pentru codul ales;
 Institutie invatamant: se alege din institutiile aprobate pe respectivul solicitant;
 Activitatea efectuata in cadrul masurii educative;
 Tip plata; se alege dintre valorile Fara plata;
 Furnizor: se introduce numele persoanei care a derulat activitatea masurii educative;
 Detaliere activitate.
Activitatile se adauga in partea de jos a ecranului astfel:

 Se apasa sageata din dreptul primei activitati

Sistemul afiseaza Grupa de produse/materiale/obiecte aferente activitatii extinse.

Pentru introducerea efectiva a obiectelor/produselor si materialelor, se actioneaza

Se completeaza denumirea obiectului si se actioneaza Salveaza.

Dupa salvare, obiectul poate fi eliminat prin actionarea butonului sau pot fi completate detalii despre acesta actionand sageata ca in
imaginea de mai jos

Se vor completa campurile nou-aparute

 Numar participanti;
 Nivel invatamant

Pentru a salva, se actioneaza sageata pentru restrangerea detaliilor obiectului.

Pentru salvare masura educativa, se actioneaza optiunea Salveaza. Daca nu se mai doreste inregistrarea acestuia, se actioneaza optiunea
Renunta.

Dupa salvare, masura educativa nou-adaugata va aparea in Masuri educative.

O masura educativa poate fi modificata sau stearsa atat timp cat nu a fost cuprinsa intr-o factura.

Masurile educative pot fi filtrate conform descrierii de la punctul 1.4.

6.1 Generare Nota justificativa

Nota justificativa este raportul ce cuprinde toate masurile educative dintr-un anumit semestru, selectate ca fiind Fara plata.

In ecranul Masuri educative, se actioneaza Genereaza Nota justificativa si utilizatorul alege Anul scolar si Semestru si actioneaza Genereaza.
 7. Adaugare factura

Pentru adaugarea unei facturi, se alege Facturi din meniul din stanga si se actioneaza Adauga factura

7.1 Adaugare factura tip Distributie

Factura tip Distributie se asociaza avizelor introduse anterior de institutiile de invatamant ale Solicitantului.

Astfel, in ecranul de adaugare factura, se alege Distributie si se completeaza campurile:

 Numar factura
 Data factura
 De la: se vor lua in considerare avizele incepand cu aceasta data;
 Pana la: se vor lua in considerare avizele pana la aceasta data;
  Nivel de invatamant: Prescolar / Primar / Gimnazial – se vor lua in considerare avizele inregistrate pe nivelurile selectate
 Furnizor;
 Luna pentru care se emite factura;

Dupa completarea tuturor campurilor, se actioneaza Cauta avize. Sistemul afiseaza toate avizele din perioada selectata, asociata furnizorului ales,
pentru nivelurile de invatamant selectionate si care nu sunt deja asociate unei alte facturi.

Pentru asocierea avizelor afisate la factura, se actioneaza Adauga.

Sistemul afiseaza avizele intr-un tabel in partea de jos.

Daca se doreste eliminarea unui aviz, se actioneaza din dreptul lui.

Dupa asocierea avizelor, se completeaza campurile Valoare fara TVA si Valoare cu TVA si se actioneaza Salveaza.

7.2 Adaugare factura tip Masura educativa

Factura tip Masura educativa se asociaza avizelor introduse anterior de institutiile de invatamant ale Solicitantului.

Astfel, in ecranul de adaugare factura, se alege Masura educativa si se completeaza campurile:

 Numar factura
 Data factura
 Cod masura
 Furnizor;
  Luna pentru care se emite factura;

Dupa completarea tuturor campurilor, se actioneaza Cauta masuri educative. Sistemul afiseaza toate masurile educative cu codul masura selectata,
asociate furnizorului ales si care nu sunt deja asociate unei alte facturi.

Pentru asocierea activitatilor afisate la factura, se actioneaza Adauga.

Sistemul afiseaza activitatile intr-un tabel in partea de jos.

Daca se doreste eliminarea unei activitati, se actioneaza din dreptul ei.

Dupa asocierea activitatilor, se completeaza campurile Valoare fara TVA si Valoare cu TVA si se actioneaza Salveaza.

O factura poate fi modificata sau stearsa atat timp cat cererea de plata in care a fost cuprinsa nu a fost transmisa catre APIA CJ.

Facturile pt fi filtrate si sortate conform punctului 1.4.

Facturile pot fi exportate in fisier excel selectand de pe coloana Actiuni si apoi Export excel.
 7.3 Adaugare factura STORNO tip Distributie

O factura STORNO se poate adauga doar daca exista cel putin o factura de tip Distributie.

Factura simpla aleasa pentru stornare trebuie sa aiba avize cu status INCHIS. Se pot storna doar avizele din care nu se mai distribuie.

Se alege Tipul de factura = Distributie, se bifeaza STORNO si sistemul afiseaza ecranul specific facturii STORNO:

 Numar factura
 Data factura
 Furnizor;
 Luna pentru care se emite factura;
 Factura: se afiseaza toate facturile inregistrate ale furnizorului anterior selectat pentru care nu au fost introduse facturi STORNO;
 Numar itemi stornati;
 Valoare fara TVA;
 Valoare cu TVA.
Se completeaza Numarul de portii ce trebuie stornate – care poate diferi de Numar portii ramase din avize -, Valoare fara TVA si Valoare cu TVA si
se actioneaza Salveaza.

7.4 Adaugare factura STORNO tip Masura educativa

O factura STORNO se poate adauga doar daca exista cel putin o factura de tip Masura educativa.

Se alege Tipul de factura = Masura educativa, se bifeaza STORNO si sistemul afiseaza ecranul specific facturii STORNO:

 Numar factura
 Data factura
 Cod masura;
 Furnizor;
 Factura: se afiseaza toate facturile inregistrate ale furnizorului anterior selectat pentru care nu au fost introduse facturi STORNO;
 Luna pentru care se emite factura;
 Valoare fara TVA;
 Valoare cu TVA.
 8. Adaugare dovada de plata

Pentru adaugarea unei dovezi de plata, se alege Dovezi plata din meniul din stanga si se actioneaza Adauga dovada plata.

8.1 Adaugare ordin de plata

Ordinul de plata se adauga completand urmatoarele campuri in ecranul nou-aparut:

 Numar document
 Data document
 Cont IBAN platitor
 Cont IBAN beneficiar
 Banca/Trezorerie platitor
 Banca/Trezorerie beneficiar
  Valoare
 Descriere
 Furnizor: se alege din lista; daca se alege un furnizor care nu are facturi associate sau neplatire, sistemul avertizeaza utilizatorul cu un
mesaj

Odata ales furnizorul, optiunea Adauga factura devine activa.

Sistemul afiseaza toate facturile neplatite asociate furnizorului ales. Utilizatorul o alege pe cea pe care doreste sa o plateasca, iar sistemul ii
afiseaza automat data acesteia. Utilizatorul completeaza suma ce urmeaza a fi platita si actioneaza Salveaza.
Sistemul avertizeaza daca valoarea introdusa in campul Valoare platita este mai mare decat valoarea facturii.
Facturile se vor salva intr-un tabel in partea de jos a ordinului de plata. Pot fi vizualizate , modificate sau eliminate actionand
iconitele corespunzatoare.

Dupa salvare, ordinele de plata pot fi filtrate si sortate conform punctului 1.4. De asemenea, pot fi exportate in fisier excel selectand de pe
coloana Actiuni si apoi Export excel.

Un ordin de plata poate fi modificat sau sters atat timp cat cererea de plata in care a fost cuprins nu a fost transmisa catre APIA CJ.

8.2 Adaugare extras de cont

Se selecteaza un ordin de plata introdus anterior, se actioneaza Editeaza de pe lista si se completeaza informatiile cu privire la extras de
cont:

 Data extras
 Valoare platita conform extras.
 9. Generare cerere de plata

Pentru adaugarea unei cereri de plata, se alege Cereri plata din meniul din stanga si se actioneaza Genereaza.

In ecranul nou-aparut, se alege anul scolar si semestru si se actioneaza Salveaza

In acest moment, sistemul genereaza cererea de plata pentru perioada aleasa cu toate informatiile culese din distributia inregistrata in cadrul
institutiilor de invatamant subordonate, cat si a celor introduse in modulul Solicitant.

Informatiile sunt structurate pe tab-uri, avand denumirile ca in format hartie: Partea1, Partea 2 etc. - datele afisate nu pot fi modificate.

Partea 1 – Detalii Solicitant

Partea 2 – Detaliere cerere de plata contine sapte sub-sectuni:

2.1 – Distributie FL
2.2 - Masuri educative FL

2.3 - Total solicitat FL

2.4 - Distributie PL

2.5 – Masuri educative PL

2.6 - Total solicitat PL

2.7 – Total solicitat

Partea 3 – Detaliere produse contine patru sub-sectiuni:

3.1 – Distributie FL

3.2 – Masuri educative FL

3.3 – Distributie PL

3.4 – Masuri educative PL

Partea 4 – Detaliere facturi si plata facturilor contine patru sub-sectiuni:

4.1 – Distributie FL

4.2 – Masuri educative FL

4.3 – Distributie PL

4.4 – Masuri educative PL

Partea 5 – Desfasurator Institutii invatamant – Distributie

Partea 6 – Desfasurator Institutii invatamant – Masuri educative

Pentru a accesa diverse parti care nu sunt vizibile in ecran, se actioneaza sagetile de pe acelasi nivel cu tab-urile.

Utilizatorul poate adauga documente scanate in Partea 7 – Atasamente. Se alege sectiunea cu documente pe care se doreste incarcarea si se
actioneaza Adauga document
In ecranul nou-aparut, se alege Tip document, sistemul afisand automat descrierea acestuia.
Pentru atasare, se face click pe imaginea e incarcare document si sistemul va afisa fisierele salvate pe calculator de unde veti putea alege
documentul dorit.

Daca nu este fisierul dorit, acesta poate fi eliminat actionand Elimina din acelasi ecran de incarcare. Daca este documentul dorit, se actioneaza
Salveaza.
Documentele incarcate sunt afisate in lista aferenta fiecarei sectiuni in parte. De aici pot fi eliminate sau descarcate .
Dupa verificarea informatiilor afisate in cererea de plata, utilizatorul actioneaza Salveaza.

Daca datele nu sunt in regula, se actioneaza Renunta si se modifica distributia, facturile sau orice informatie necesara.

Dupa salvarea cererii de plata, aceasta se va afisa in lista. De aici, va putea fi modificata sau transmisa catre APIA CJ .

Dupa transmiterea catre APIA, cererea nu va mai putea fi modificata.

De asemenea, cererea va fi generata in format PDF si va putea fi tiparita.

Tab Istoric cereri afiseaza versiunile anterioare ale cererii de plata in momentul in care aceasta a fost actualizata in urma statusului Notificata de
la Controlul APIA.
 9.1 Cerere de plata Notificata

Tab Neconformitati afiseaza neconformitatile selectate la controlul APIA cand cererea a fost Notificata.

Cand cererea a fost Notificata, in tab Neconformitati sunt afisate observatiile completate de catre Apia cu privire la neconformitatile constatate.
In acest tab se pot adauga observatii (raspunsuri) pentru fiecare neconformitate/observatie inregistrata de Apia.
Dupa completarea observatiilor, utilizatorul poate genera formularul de raspuns al notificarii cererii de plata actionand butonul Formular Raspuns
Notificare care contine atat observatiile introduse de APIA, cat si raspunsul Solicitantului.

Tab Documente atasate afiseaza documentele incarcate de APIA.

Utilizatorul poate descarca documentele incarcate de APIA accesand butonul .

De asemenea, in tab Documente atasate utilizatorul poate incarca documente accesand butonul Adauga document.
In ecranul nou-aparut, se alege tipul de document care urmeaza a fi incarcat, se completeaza campurile Denumire, Numar, Data si se face click pe
imaginea de incarcare document, iar sistemul va afisa fisierele salvate pe calculator de unde veti putea alege documentul dorit.
Daca nu este fisierul dorit, acesta poate fi eliminat actionand Elimina din acelasi ecran de incarcare. Daca este documentul dorit, se actioneaza
Salveaza.

Documentele incarcate sunt afisate in tab Documente atasate. De aici pot fi eliminate sau descarcate .
Ulterior completarii raspunsurilor corespunzatoare neconformitatilor/observatiilor identificate de APIA, utilizatorul actioneaza butonul
Actualizeaza.

Utilizatorul transmite la APIA cererea de plata actualizata.

Dupa transmitere cererea nu mai poate fi modificata.

10. Cerere aprobare/actualizare date

Sistemul permite adaugarea unei cereri de aprobare/actualizare date prin care se vor putea actualiza datele solicitantului, precum si a institutiilor
de invatamant asociate acestuia. De asemenea, vor putea fi adaugate sau dezactivate institutii.

Pentru adaugarea unei cereri de aprobare/actualizare date, se alege Lista cereri de aprobare/actualizare date din meniul din stanga si se actioneaza
Adauga cerere de aprobare/actualizare date.
 10.1 Modificare date Solicitant

In ecranul nou-aparut, Solicitantul va putea modifica toate campurile cu exceptia campului Email din tab Date identificare solicitant.

10.2 Modificare date Institutie invatamant

Pentru a modifica detaliile unei institutii de invatamant, se actioneaza de pe tab Institutii de invatamant beneficiare - Institutii de invatamant
aprobate.

In acest ecran se pot modifica toate campurile.

Se poate modifica inclusiv Statusul din Activ in Inactiv.

Modificarile se vor salva pe tab Institutii de invatamant modificate de unde pot fi si anulate modificarile, prin actionarea
 10.3 Adaugare Institutie invatamant

Pentru a adauga o institutie de invatamant, se urmeaza pasii:

- Se actioneaza Adauga institutie invatamant de pe tab Institutii de invatamant modificate

- In ecranul nou-aparut, se completeaza Codul unic al institutiei si se actioneaza Cautare; sistemul va afisa informatiile existente pentru
codul cautat.
Daca nu exista codul introdus, sistemul va informa utilizatorul si va afisa ecranul de introducere date.

Daca este o institutie cu totul noua, se actioneaza direct Cautare si se completeaza detaliile institutiei.
Daca institutia este deja asociata la un alt solicitant, sistemul avertizeaza utilizatorul si afiseaza ecranul de Transfer.
Daca solicitarea va fi aprobata de APIA CJ, institutia de invatamant dispare din lista Solicitantului de la care a fost transferata si va fi afisata in lista
solicitantului care a inregistrat solicitarea.

10.4 Incarcare documente scanate

Pentru incarcarea de documente, se alege tab Documente scanate si se actioneaza Incarca document

In ecranul nou-aparut, se face click pe imaginea de incarcare document si sistemul va afisa fisierele salvate pe calculator de unde veti putea alege
documentul dorit.
Daca nu este fisierul dorit, acesta poate fi eliminat actionand Elimina din acelasi ecran de incarcare. Daca este documentul dorit, se actioneaza
Salveaza.
Documentele incarcate sunt afisate in lista aferenta fiecarei sectiuni in parte. De aici pot fi eliminate sau descarcate .

10.5 Cerere de aprobare/actualizare Notificata

Tab Neconformitati afiseaza neconformitatile selectate la controlul APIA cand cererea a fost Notificata.

Cand cererea a fost Notificata, in tab Neconformitati sunt afisate observatiile completate de catre Apia cu privire la neconformitatile constatate.
In acest tab se pot adauga observatii (raspunsuri) pentru fiecare neconformitate/observatie inregistrata de Apia.
Dupa completarea observatiilor, utilizatorul poate genera formularul de raspuns al notificarii cererii de aprobare/actualizare actionand butonul
“Formular Raspuns Notificare” care contine atat observatiile introduse de APIA, cat si raspunsul Solicitantului.