Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1C:Business Management Suite elimină necesitatea de a stoca zeci de documente, rapoarte, foi
de calcul pe biroul dumneavoastră și în memoria computer-ului. Toate datele sunt înregistrate și
stocate într-o bază de date unică într-un singur fișier, fiind ușor de administrat și securizat.
1C:Business Management Suite este capabil să înregistreze toate tranzacțiile companiei
dumneavoastră și alte evenimente specifice unei companii, ambele putând fi programate și finalizate.
Acestea pot include (dar nu se limitează doar la atât) obligațiile către clienți, comenzile clienților,
sarcinile angajaților, alocarea resurselor planificate, gestionarea salariilor, producție și cotele de
vânzare.
O singură bază informațională (baza de date) include:
bază de date client;
operațiuni bancare și cu numerar, bancare on-line și planificarea plăților;
angajamente cu partenerii contractuali și plăți către angajați;
materiale, inventar, și contabilizarea produselor;
comenzile clienților;
planificarea activităților de producție și de contabilitate;
operațiuni comerciale (cum ar fi vânzări cu amănuntul);
managementul resurselor umane și salarizare;
costuri și contabilitatea de gestiune;
active și capitaluri;
profit și pierdere;
planificarea financiară (bugetară);
14. Butonul „Imprimare” deschide meniul din care urmează să alegeți un formular de
printare pentru diferite documente din sistem;
15. Butonul „Rapoarte” deschide meniul din care se pot crea diferite rapoarte pe baza
datelor din sistem.
3. Utilizatori
În sistemul informațional activitatea comună a mai multor utilizatori este posibilă. Administratorul
sau administratorii pot specifica metode de autentificare pentru fiecare utilizator, parole de acces,
roluri și interfețe personalizate pentru diferite categorii de utilizatori. Un utilizator cu drepturi de
administrator poate crea un număr nelimitat de utilizatori şi dacă doreşte poate configura utilizatorii
în catalog după grupe. Astfel, fiecărui utilizator în parte i se vor atribui anumite drepturi şi restricţii.
Drepturile aferente unui utilizator se încarcă în momentul în care acesta îşi introduce numele de
logare şi parola corespunzătoare la lansarea programului. Se poate limita sau interzice accesul la
secțiunile importante ale aplicației prin setările utilizatorului. Astfel, este posibil să creați un utilizator
Se poate seta o parolă pentru fiecare utilizator cu opțiunea ca utilizatorul să poată sau nu să o
modifice. Pentru a seta o parolă bifați „Autentificarea 1C:Întreprindere” și completați parola în
câmpul „Parola” și reintroduceți aceeași parolă în câmpul „Confirmarea parolei”. Dacă, folosiți
serviciul OpenID bifați opțiunea „Autentificarea prin protocolul OpenID” pentru a vă loga în aplicație
cu ajutorul acesteia.
Opțiunea „Autentificare automată pe baza utilizatorului sistemului de operare” permite ca un
utilizator din aplicație să fie conectat la un utilizator al sistemului de operare.
Astfel, la autentificare nu mai este nevoie de introducerea utilizatorului (login) și a parolei,
autentificarea făcându-se automat cu utilizatorul din aplicație legat la utilizatorul activ al sistemului
de operare.
Salvarea utilizatorilor se face prin apăsare butonului de salvare sau selectând „Salvare și
închidere” care salvează și închide fereastră curentă.
4.1.Multi-societate
În aceeași baza de date poate fi tinută evidența pentru mai multe organizații. Pentru a activa această
opțiune intrați în meniul „Administrare – Întreprindere” și selectați opțiunea „Ține evidența în baza
informațională pentru mai multe organizații”.
La pasul al doilea trebuie completată denumirea firmei în funcție de cerințele care sunt pe fiecare
rând. Pentru a trece la pasul următor apăsați butonul „Mai departe”.
În cadrul acestui pas trebuie completate datele organizației. Pentru a trece mai departe apăsați
butonul „Mai departe”.
La pasul cinci suntem anunțați ca au fost completate cu succes informațiile despre companie
urmând a fi salvate prin butonul „Completare finalizată”.
Completați informațiile despre „Persoana fizică - întreprinzător” așa cum trebuie să apară în
documentele oficiale.
În cadrul acestui pas trebuie completate soldurile inițiale ale mijloacelor bănești atât din bănci cât
și din casierii. Pentru a adăuga noi valori în listă apăsați butonul „Adăugare” din stânga ferestrei sau
tasta „Insert ” de la tastatură. Ca efect se va deschide fereastra de mai jos.
Pentru a adăuga un cont bancar nou selectați „Creare” sau apăsați butonul „Insert” de la tastatură.
Pentru introducerea soldurilor inițiale privind decontările cu furnizorii trebuie să creăm partenerii
(furnizorii), să selectăm tipul de contract pe care îl avem cu aceștia și suma de evidență.
La ultimul pas sunteți anunțat că ați introdus soldurile cu succes, salvați prin apăsarea butonului
„Completare finalizată”.
Astfel, înainte de a completa soldurile inițiale ale mijloacelor bănești trebuie selectate opțiunile
referitoare la valute. Dacă doriți să utilizați mai multe valute selectați opțiunea „Da”.
La „Valuta națională” selectați valuta din țara în care este utilizat sistemul informațional, iar la
„Valuta evidenței din sistem” selectați valuta în care doriți să se facă înregistrările și în care aveți
nevoie de rapoarte de evidență.
*Atenție! Valuta evidenței din sistem nu mai poate fi modificată după validarea documentelor.
Pentru a vedea mișcările din registre există opțiunea „Raport privind mișcările”.
5.3. Clasificatoare
Pe anumite modulele „Vânzări, Achiziții, Servicii, Producție” la secțiunea „Clasificatoare” avem
prezente următoarele cataloage:
5.3.1. Nomenclator
Catalogul "Nomenclator" este destinat pentru crearea articolelor şi ataşării acestora a diverselor
atribute, caracteristici, descriere detaliată precum şi imagini. Acestea au atribuite un cod de evidență
și o unitate de măsură după care pot fi sortate sau căutate cu ajutorul butonului „Căutare”.
1C:Business Management Suite permite structurarea nomenclatoarelor de articole în grupuri şi
subgrupuri în funcţie de nevoile dumneavoastră. Astfel, aveţi posibilitatea de a vizualiza
nomenclatorul de articole atât ca structura arborescentă, dar şi ca listă pe fiecare grup sau subgrup în
parte, ajungând până la nivel de articol.
Pentru fiecare articol pot fi vizualizate rapid informaţii foarte utile precum: stocul existent,
depozitul unde se află. Informaţiile afişate pot fi filtrate (de exemplu pot fi afişate numai articolele
dintr-un anumit depozit).
Pentru o identificare uşoară de către vânzător a articolelor uşor confundabile acestea pot fi
asociate cu imagini. În afară de denumire, suplimentar puteţi utiliza codul articol şi/sau un număr
nelimitat de coduri de bare, pentru identificare articolelor.
La parametrii de achiziție trebuie selectate valorile implicite pentru unitatea de măsură, modul de
casare și cota TVA, care vor fi preluate automat la crearea documentelor viitoare. Despre cum puteți
adăuga o unitate de măsură găsiți informații în capitolul următor.
În catalogul de articole, se pot adăuga noi articole, se pot modifica cele existente sau se pot
marca pentru ștergere articolele care nu vor mai fi utilizate.
Fie selectând-o din clasificatorul unităților de măsură internaționale care există în program
și apăsând „OK”.
Manual de utilizare 1C:Business Management Suite Page 26 / 177
5.3.3. Parteneri
Catalogul „Parteneri”conţine informaţii referitoare la partenerii cu care societatea dumneavoastră
are relaţii economice. În calitate de partener poate fi specificată orice persoană juridică sau
persoană fizică (mai puţin salariatul firmei).
În momentul în care am terminat editarea putem apăsa butonul "Preluare date". Efectul apăsării
acestui buton va fi ca datele din tabel care sunt bifate să fie copiate automat pe fila "Informații
despre partener".
Grupuri de lucru
Catalogul „Grupuri de lucru” are rolul de a crea grupuri de angajați în vederea împărțirii acestora
după anumite proiecte sau pe diferite departamente. Așadar, pentru a crea un grup de lucru, trebuie
să apăsați butonul „Creare”.
5.3.4. Valute
Pentru a vizualiza valutele existente în sistemul informațional există două variante: mergem pe
compartimentul „Mijloace bănești și selectăm „Valute” sau pe compartimentul „Întreprindere”și
selectând „Clasificatoare”→ „Valute”.
Pentru a adăuga o valută în listă apăsăm „Selectare din clasificator” și adăugăm valutele dorite.
În fereastra de mai jos trebuie adăugate valutele pentru care să se încarce cursurile și valuta de
evidență.
Istoricul cursului pentru fiecare valută poate fi vizualizat prin selectarea „Cursurile valutelor”.
6.1. Vânzări
Modul de vânzări cuprinde: comenzi ale clienților, facturi proforme emise, vânzare bunuri , facturi
fiscale de vânzare, comisioane intermediari, vânzări cu amănuntul, rapoarte privind vânzările și alte
instrumente de gestionare a vânzărilor.
După selectare apăsăm „Aplicare” iar lista comenzilor se modifică după nevoile utilizatorului.
Pentru a adăuga în listă o nouă factură fiscală de vânzare apăsați butonul “Creare” .Dar, dacă
factura pe care doriți să o creați are la bază un alt document de exemplu o comanda client sau o
factură proformă, mergem pe documentul respectiv și cu ajutorul butonului „Creare pe baza”
După ce terminați de completat și editat factura trebuie salvată și validată cu ajutorul butoanelor
„Salvare” și „Validare”, pentru a ajunge în evidența contabilă din sistemul 1C:Business Management
Suite.
Pentru a vizualiza forma de printare și a printa eventual factura creată trebuie acționat butonul
„Imprimare”.
Există posibilitatea de a rotunji prețul nou creat prin majorarea la o zecimală. Se va selecta noul tip
de preț creat.
Formarea prețurilor se poate realiza prin mai multe metode puse la dispoziție de program, pe care
le vom prezenta în cele ce urmează:
Bifarea opțiunii „Adăugare conform tipului de preț la data”:
Alegem tipul de preț „Preț cu ridicata”, adica prețul de vânzare principal, stabilim data 20.05.2015,
aceasta fiind data pentru care există deja prețurile de vânzare principale.La final se apasă butonul
„Adăugare”.
Formarea noului preț de vânzare 1 se realizează pe baza Prețului de vânzare principal (Preț cu
ridicata).
Apăsând butonul „Modificare %”, există posibilitatea majorării sau diminuării prețurilor inițiale cu
un procent care poate varia în funcție de nevoile organizației.În exemplul prezentat mai jos, prețurile
s-au modificat cu un adaos de 10%.
Dacă dorim să modificăm prețul existent, se apasă butonul „Modificare”, cu un discount de 10% și
dăm click pe butonul „Executare”.
Se va scrie data de la care vor fi setate noile prețuri și apăsăm butonul „Setare”.În urma apăsării
acestui buton în lista de prețuri va apărea o nouă coloană actualizată denumită „Preț cu ridicata”.
Vom intra din nou în „Vânzări”, „Liste de prețuri” pentru a vedea noul preț pentru noile
articole.Această metodă ne aduce ultimul preț de achiziție, cel mai recent, la care se adaugă
20%.Există posibilitatea de a filtra informațiile existente pe „Tipul prețurilor”, „Grupuri de prețuri”,
sau „Nomenclator”.
Această metodă permite schimbarea prețurilor de vânzare principale pentru un anumit partener.
c) Butonul „Conform documentului”
e) Butonul „Modificare cu suma” este util atunci când se dorește schimbarea prețului inițial prin
adăugarea sau scăderea unei valori fixe, nu procentuale.
În 1C Business Management Suite avem posibilitatea de a adăuga, modifica sau urmări istoricul de
prețuri, accesând butoanele „Adăugare”, „Modificare”, „Istoric” din lista de prețuri.
Astfel, prețul de vânzare principal va fi modificat la noua valoare. După modificare, lista de prețuri
va fi actualizată.
Astfel, putem vedea că ne sunt aduse datele din documentul de vânzare într-un document de
cumpărare dar cu tipul operațiunii „Returnare de la cumpărător”. Înainte de validare efectuați
modificările necesare pentru un retur parțial, și verificați corectitudinea informațiilor.
Astfel, la completarea unui document de achiziție fie el comanda, factură proformă, cumpărări
mărfuri și servicii sau factură fiscală de cumpărare, în momentul în care alegem partenerul „Rocast
Group”, de exemplu și „marfa 1”, prețul este completat automat în aceste documente.Pentru a seta
un preț pentru un nomenclator aferent unui partener, deschideți informațiile despre nomenclator la
„Prețurile terților” și apăsați butonul „Creare”.Completați perioada din care este valabil acest preț
până în prezent. Selectați partenerul pentru care este valabil prețul și tipul de preț pentru acesta. De
asemenea, se poate seta prețul pe un nomenclator cu o caracteristică sau mai multe, cu posibilitatea
de a avea prețuri diferite în funcție de caracteristică.Trebuie completat prețul și unitatea de măsură.
De asemenea, documentul de retur către furnizor (Vânzare bunuri-) poate fi creat și ca document
nou cu ajutorul meniulul „Vânzări” - „Vânzări de bunuri” - „Creare” dar selectând la tipul operațiunii
„Returnare către furnizor”.
Din documentul de mai jos se pot abserva tipul operațiunii „Transfer (mișcări interne)”, depozitul
din care se realizează transferul „Depozit secundar” și depozitul beneficiar „Depozit principal”.
Pe baza acestui document cu ajutorul butonului „Imprimare” putem lista chitanță sau dispoziție de
încasare.
După ce se calculează salariul fiecărui angajat, la sfârșitul lunii se întocmește ștatul de plată.
Lista de ștate cuprinde evidența angajaților pe departamente, funcții, interval salarial și valuta
salariilor.
Astfel, informațiile generale despre fiecare angajat sunt păstrate în catalogul „Persoane fizice”.
Odată ce un contract de servicii a fost îndeplinit, 1C:Business Management Suite generează mai
multe documente necesare pentru a încheia proiectul.
Acțiunile de planificare ale producției și necesarul de resurse poate fi privit ca o diagramă ce
permite gestionarea eficientă a resurselor și a volumului de lucru.
Managerii pot obține rapid informații cu privire la comenzile clienților, transportul finalizat și
planificat, comenzi restante, și așa mai departe.
Planificarea vânzării se poate baza fie pe numărul de articole care sa fie vândute sau pe veniturile
preconizate.
1C:Business Management Suite poate face inventarul pentru mai multe magazine și depozite în
același timp. Acesta include o gestiune detaliată pe rafturi de depozitare, celule, sau diferite
elemente specifice fiecărei firme în parte.
Calendarul de plată poate depista în mod clar orice plăți restante - acest raport este adesea cerut
de proprietarii companiilor sau directorii financiari. Calendarul de plată este generat pe baza plăților
și cheltuielilor programate și pe baza altor planuri financiare. 1C:Business Management Suite vă
permite să înregistrați încasările, cheltuielile și transferurile, inclusiv operațiunile valutare.
Astfel, vă puteți păstra clienții, informațiile despre noutățile campanilei, ofertele pe care le aveți și vă
puteți planifica activitățile pentru a ține o strânsă legătură cu partenerii.
Acest lucru oferă companiei dumneavoastră următoarele avantaje :
o comunicare în mod constant cu clienții;
o creștere constantă a calității serviciilor dumneavoastră;
creșterea bazei de clienți potențiali;
acces rapid la istoricul relației cu clienții,chiar dacă managerul responsabil pentru aceasta
nu este disponibil.
Sc.1.1. Utilizatori
Sc.1.1.1. Crearea utilizatorilor
Pentru a crea un utilizator nou vom accesa „Administrare”, secțiunea „Setări generale” și selectăm
„Administrare utilizatori și setare drepturi → Utilizatori”. Cu ajutorul butonul „Creare” se deschide
Se poate seta o parolă pentru fiecare utilizator cu opțiunea ca utilizatorul să poată sau nu să o
modifice. Pentru a seta o parolă bifați „Autentificarea 1C:Întreprindere”, completați parola în câmpul
„Parola” și reintroduceti aceeași parolă în câmpul „Confirmarea parolei”. Dacă, folosiți serviciul
OpenID bifați opțiunea „Autentificarea prin protocolul OpenID” pentru a vă loga în aplicație cu
ajutorul acesteia.
Opțiunea „Autentificare automată pe baza utilizatorului sistemului de operare” permite ca un
utilizator din aplicație să fie conectat la un utilizator al sistemului de operare. Astfel, la autentificare
nu mai este nevoie de introducerea utilizatorului (login) și a parolei, autentificarea facându-se
automat cu utilizatorul din aplicație legat la utilizatorul activ al sistemului de operare.
Salvarea utilizatorilor se face prin apăsare butonului de salvare sau selectând „Salvare și
închidere” care salvează și închide fereastră curentă.
Pe fila „Adrese și numere de telefon” pot fi completate informațiile de contact ale utilizatorilor.
Pentru a adăuga mai multe informații despre un utilizator apăsați pe „Adăugare” și selectați ce
anume doriți să completați, astfel o să fie adăugat un nou câmp pe fila respectivă.
Pentru a adăuga un partener nou se procedeaza astfel: ne poziționăm pe categoria de furnizori sau
clienți unde dorim să îl adăugăm, se apasă butonul „Creare” și în cadrul filei „Pentru documente” se
va introduce C.U.I-ul (Codul Unic de Inregistrare) partenerului. Astfel se vor prelua automat informații
de contact ale clienților, furnizorilor sau parteneri potențiali apăsând butonul „Preluare date” de pe
site-ul www.mfinante.ro.
Se finalizează salvarea unui partener prin accesarea butonului „Salvează și închide” (Ctrl + S).
Dacă se dorește editarea culorii de fundal, se va bifa „Culoare de fundal”, iar dacă se va edita doar
culoarea textului, se va bifa „Culoare text” și se vor alege nuanțele pentru fiecare
Managerul de achiziții imprimă raportul „Analiza plăților privind comenzile către furnizori” şi îl
transmite directorului. Directorul marchează ce comenzi trebuie să plătească, semnează şi transmite
documentul la departamentul de contabilitate.
Acest raport analizează starea comenzilor către furnizori:plata în avans, suma plătită, valoarea
rămasă de plătit în valută.
În acest raport se reflectă soldul inițial, cantitatea de articole comandate, plătite și soldul final.
Managerul de achiziții poate vedea comenzile onorate de fiecare furnizor în parte pentru fiecare
produs.
Sc.1.8. Dispecerul
Numirea curierului pentru „Comanda cumpărătorului”.
Dispecerul numeşte curierul pentru fiecare comandă, îi scrie numele şi prenumele (numele firmei)
în câmpul suplimentar al documentului „Comanda clientului”.
Dispecerul platește din casieria companiei suma stabilită şi înregistrează în program cu ajutorul
documentului „Plată din casă”.
„Cheltuieli de numerar”
Raportul „Achiziții”
Sc.1.9.Managerul de vânzări
Directorul de vânzări poate găsi „Comanda furnizorului” după numărul facturii, creată în baza
documentului „Cumpărări mărfuri și servicii”, în care este indicat numărul şi data documentului.Se
poate schimba statutul documentului „Comanda furnizorului” la „Executat”.
Eliberarea banilor din contul bancar pentru achitarea comenzii furnizorului se înregistrează prin
documentul „Plată bancară”.
Pentru a vizualiza legătura dintre documente managerul de vânzări folosește link-ul „Structura de
subordonare”.
Informațiile despre plăţile reciproce cu clienții pot fi vizualizate de către managerul de vânzări în
raportul „Plata comenzilor”.
Decontările cu furnizorii
Contabilul, în conformitate cu lista de plăţi aprobată de către director, caută, după numărul de
intrare al facturii, „Comanda furnizorului” în lista comenzilor pentru furnizori și creează ordinele de
plată.
După ce directorul aprobă furnizorului factura de plată, contabilul înregistrează plata cu ajutorul
documentului „Plată bancară”.
În cazul în care cumpărătorul a plătit comanda, managerul eliberează marfa din depozit. Eliberarea
mărfii se înregistrează în program prin documentul „Vânzare de bunuri”.
Pe baza „Comandă funrizor” vom crea documentul „Cheltuieli de numerar”– efectuarea plății din
casierie
Fila „Cheltuieli”
Realizarea evidenței timpului de lucru prin apăsarea butonului „Creare pe baza Sarcinii”
Planificarea vânzării
„Stocuri disponibile”
„Comenzi de producție”
Când toate cheltuielile sunt înregistrate şi sunt create toate elementele de tip nomenclator
necesare, putem trece la înregistrarea documentului „Comanda clientului”
Aceste materiale vor fi folosite pentru executarea lucrărilor. Operaţia am înregistrat-o cu ajutorul
a două documente:
15.01.2015 am înregistrat factura primită de la furnizor cu ajutorul documentului
„Comanda furnizor”.
În aceeași zi am înregistrat primirea materiilor prime, acest lucru fiind reflectat prin
documentul „Cumpărări marfuri și servicii”, pe care l-am creat automat în baza
documentului „Comanda furnizorului”.De asemenea am indicat că materiile prime de care
avem nevoie sosesc direct la depozitul principal Armoniei.
Realizarea de cumpărări mărfuri și servicii prin butonul „Creare pe bază”
Înainte de închiderea lunii, ne-a rămas să facem ultimul pas, şi anume repatizarea cheltuielilor in
procesul de construire a blocului. Această operaţie se înregistrează în BMS - Construcții cu
documentul „Repartizarea cheltuielilor”, care se află la secțiunea „Producţie”.
Pe documentul „Repartizarea cheltuielilor”se află trei file:
Prima filă este „Producţia”- unde se află informaţiile despre produsul finit pe care dorim să
repartizăm cheltuielile.
„Repartizarea cheltuielilor”pe baza comenzii producției
În cea de-a doua filă „Stocuri” se reflectă informaţia despre materialele care compun
produsul finit. În cazul nostru, dacă am completat corect pagina „Producţie”, putem folosi
butonul „Completare”, la tastarea caruia partea tabelară „Stocuri” se completează automat
cu materialele pe care le-am indicat în procedeul de construcție Apoi tastăm „Repartizare”şi
repartizăm cheltuielile pe costul obiectului nostru.
Informaţiile despre venituri, cheltuieli și profit le puteţi observa din raportul „Venituri și cheltuieli”
Concluzie
În speranța că acest document v-a fost de folos pentru familiarizarea cu aplicația 1C:Business
Management Suite, vă urăm succes în continuare la utilizarea acestuia. În cazul, în care întâmpinați
probleme sau aveți întrebări/sugestii nu ezitați să ne contactați.
Vă mulțumim,
Echipa 1C-România S.C. „1C-Account Timbal” S.R.L.
Web: www.1C-Rom.ro
E-mail: info@1C-Rom.ro
E-mail suport: support@1C-Rom.ro
Telefon suport: 0733066385, 0733066395
S.C. „1C-Account Timbal” S.R.L
NRC: J40/997/2012
CUI: RO29617927