Structura organizatorica a unui hotel

"Hotelul este unitatea comercial de cazare omologat care ofer camere sau apartamente mobi-late pentru a fi nchiriate, fie unei clientele de sejur (sptmnal sau lunar) oricum o nchiriere care ex-ceptez propriul domiciliu. El poate fi explorat pe tot parcursul anului, sau numai de-a lungul unuia sau mai multor sezoane anuale." Aceasta definitie cuprinde elemente indispensabile perceperii corecte a noiunii de hotel i anume: faptul c este vorba despre o unitate comercial, al crei principal produs este cazarea; faptul c avem de a face cu o unitate ospitalier specializat, excluznd formele de nchiriere re-zidenial sau ntmpltoare; faptul c nu orice adpost poate oferi serviciul de cazare. Am ales pentru ilustrare, din varietatea unitilor ospitaliere specializate, structura organizatoric a unui hotel. Pentru a nelege mai bine raiunea organizrii unui hotel, va trebui s ne oprim asupra noiu-nii de cazare ca principal serviciu hotelier, cel fr de care unitatea de cazare nu i-ar justifica existena. Ce este, aadar, cazarea? Ca serviciu, cazarea satisface una din nevoile eseniale ale cltorului i anume nevoia de ad-post. Adpostul poate fi obinut ntr-o multitudine de variante: cltorul poate utiliza o reedin secun-dar, sau poate face apel la rude, cunotine ori prieteni (uneori chiar pltind); nu rareori sunt folosite spaii improvizate: birouri, oficii, sli de clas, etc. Se ntmpl ca adpostul s fie obinut n sala de a-teptare a unei gri sau a unui aeroport, iar n cazuri nefericite, la o secie de poliie sau ntr-un spital. Toate aceste adposturi sunt impropriu denumite cazare. Prin cazare ar trebui s nelegem numai adpostul pltit ntr-o unitate ospitalier specializat, orict de modest ar fi aceasta din punctul de vedere al capacitii sau al categoriei de clasificare. n a-celai timp, este necesar prezena urmtoarelor funcii obligatorii: funcia de recepie necesar oficializrii calitii de client prin identificarea acestuia i vnzarea serviciului; funcia de etaj referitoare la asigurarea igienei spaiilor hoteliere; funcia de ntreinere (mentenan) garant a bunei funcionri a ntregului ansamblu hotelier. Este evident c efectuarea serviciului de cazare implic toi lucrtorii compartimentului de cazare din unitatea ospitalier. n jurul serviciului de cazare se structureaz organizarea respectiv subdivizarea compartimen-telor i sectoarelor unui hotel. Pentru o descriere ct mai complet a structurii organizatorice, este ne-cesar examinarea modelului unui hotel de capacitate mare i de categorie medie sau superioar, de-oarece pe msur ce dimensiunile i categoria scad, are loc o comprimare i deci o integrare a mai multor sectoare i funcii ori posturi (ocupaii) specific hoteliere. Structurarea organic modern a hotelului mai sus propus spre examinare impune astzi o con-cepie nou a poziionrii diferitelor compartimente operative, a sectoarelor, i funciilor. Ea presupune abandonarea modelului piramidal de subordonare i a vechii politici de centralizare a controlului (ilustra-te ntru totul de personalitatea managerului autoritar de mod veche). Organizarea piramidal, utilizat pn la mijlocul anilor 80 ai secolului

trecut n hotelria internaional punea pe un piedestal greu acce-sibil figura directorului de hotel; din turnul su, considerat unica baz de plecare a dispoziiilor, hotrri-lor, precederilor i inovaiilor, directorul i exercita puterea, ntr-un mod mai mult sau mai puin carisma-tic, asupra subalternilor i uneori i asupra clienilor. Astzi, studiul noilor strategii confirm o structur nou, care nu rupe lanul deciziilor i vrful piramidei dictatoriale, ci dilueaz i redistribuie reponsa-bilitile. Acest stil managerial modern este cunoscut sub numele de operare circular; prin intermediul acestei structuri organizatorice, directorul de hotel nu se mai afl n vrf, ci n mijlocul lanului de co-mand, putnd radia pe diverse niveluri echidistante rezultatele propriului sistem de lucru. n acest caz, stabilitatea directivelor i luarea deciziilor implic toate sectoarele i liniile operative ale ntreprinderii. Hotelul modern este alctuit dintr-o serie de compartimente independente, conduse de persoane res-ponsabile care coordoneaz activitatea; aceste persoane colaboreazavnd idei pe baza crora pot lua decizii comune i pot interveni la unison; ele formeaz aa numitaechip managerial (management team). Fiecare manager, n urma consultrilor avute cu colaboratorii prioritate avnd cei aflai n con-tact direct cu oaspeii contribuie n echip, mpreun cu directorul general, la procesele decizionale menite s duc la atingerea obiectivelor propuse; ntregul proces aspir la satisfacerea permanent a clientelei, patronatului, personalului, furinizorilor, adminstraiei locale, asociaiilor profesionale, etc. O prim subdiviziune a compartimetelor hotelului evidenieaz trei arii operative: compertimentele de conducere i administrare; compartimentele interne; compartimentele furnizoare de servicii pentru clieni. Cap. 1 Compartimentele de conducere i administrare 1.1. Resurse umane

Nu este numai compartimentul care controleaz i pune la punct actele angajailor hotelului, nca-srile salariale sau procedurile de angajare i liceniere; acest compartiment a devenit astzi extrem de productiv n viaa unui hotel. Condus de ctre un director de resurse umane, compartimentul ncearc s valorifice la maximum potenialul fiecrui lucrtor, angajat pe baza unei selecii riguroase. Scopul final este obinerea unui personal antrenat, puternic motivat, contient de rolul su n construirea imagi-nei Casei. 1.2. Economic

Acesta este compartimentul care nregistreaz toate datele activitii financiare, sub toate aspecte-le ei gestionare i patrimoniale, de la ntocmirea bugetului previzionat i pn la controlul ntregii activi-ti economice. Directorul economic, cu ajutorul unei reele de analize, previziuni, documente contabile i bilanuri, care nu las loc improvizaiilor sau aproximrilor, ntocmete rapoarte zilnice, lunare, se-mestriale i anuale. Aceste rapoarte sunt adevrate barometre pentru conductorii diferitelor comparti-mente i pentru directorulgeneral, oferindu-le suportul exact pentru luarea viitoarelor decizii. 1.3. Marketing i Vnzri

Este cosiderat vital pentru existena programatic a hotelului; rezultatele muncii lui mereu proiec-tat ctre exterior prin cunoaterea i exploatarea tuturor pieelor existente i poteniale asigur exce-lente rezultate financiare i atingerea obiectivelor propuse. 1.4. Statistic, Programare, Dezvoltare

Condus de un specialist n analiz gestionar i prognoz, compartimentul numit uneori Centrul de elaborare date adpostete inima sistemului informaional al hotelului; aici se elaboreaz perma-nent statistici i rapoarte, dar i propuneri legate de efectele unor eventuale investiii, a achiziionrii i exploatrii unui utilaj, sau a utilizrii raionale a personalului unui anumit sector. Centralizarea datelor i transmiterea informaiilor necesare gestionrii i controlului, permit elaborarea politicilor de dezvoltare i modernizare. De aceea, acest compartiment constituie, pentru celelalte compartimente i sectoare, ba-za eventualelor erori sau a schimbriii radicale a planului de aciune. Cap. 2 Compartimentele interne 2.1. Aprovizionare

Coordonatorul acestui compartiment, specialist i bun cunosctor al conceptelor moderne legate de depozitarea, pstrarea i conservarea mrfurilor, dar i a tehnicilor de evaluare a pieelor i furnizo-rilor, determin necesarul de materii prime, materiale i ustensile necesare desfurrii activitii hote-liere n condiii optime. n acest scop, se ncheie contracte de aprovizionare cu furnizorii alei, se recep-ioneaz mrfurile, care ulterior se depoziteaz, iar apoi se gestioneazprin distribuire ctre colaborato-rii aflai n diferitele sectoare ale hotelului. 2.2. ntreinere

Condus de obicei de ctre un inginer sau tehnician experimentat, acest compartiment asigur exis-tena n condiii de normalitate a hotelului. ntreinerea hotelului, n concepia actual, prevede sisteme raionale de proiectare, cu raz lung de aciune, a celor mai moderne echipamente i instalaii, capabi-le s menin n bun stare ntregul patrimoniu material al hotelului i s i asigure exploatarea econo-mic. n hotelurile mari, existena unui compartiment de ntreinere bine organizat devine indispensabil. Astfel, ateliere i echipe specializate sunt destinate supravegherii permanente a funcionalitii cldirilor, spaiilor, instalaiilor echipamentelor, dotrilor i obiectelor de inventar, in vederea prevenirii i remedie-rii eventualelor defeciuni. Orientarea general a unitilor ospitaliere medii i mici, este legat ns de reducerea dimensiuni-lor acestui compartiment; se dorete existena unui numar minim de lucrtori policalificai i apelarea n situaii critice fie la compartimentul dipecerizat al companiei (societii) din care face parte hotelul, fie la firme specializate exterioare. 2.3. Paza

Este un compartiment reprezentat ca atare, mai cu seam n cadrul marilor complexe, fiind consi-derat de ctre specialiti serviciul cel mai puin ospitalier din cadrul hotelului, dei, fr ndoial, extrem de util. Lucrtorii din acest compartiment rspund de supravegherea hotelului n vederea prevenirii e-ventualelor aciuni ndreptate mpotriva vieii sau bunurilor oaspilor. Dar i pentru protejarea cldirilor, spaiilor, echipamentelor i dotrilor hotelului. Cel mai adesea ns, acest compartiment se rezum la activitatea unui detectiv al hotelului n fie-care tur, care are sarcinade a organiza prevenirea incendiilor i aciunile de evacuare a hotelului n caz de for major, superviznd totodat personalul operativ n aciunea acestuia de supraveghere a vieii i bunurilor clienilor. Cap. 3 Compartimentele furnizoare de servicii pentru clieni

Dup cum se poate vedea n schema anterior prezentat, nivelul care constituie nucleul comparti-mentelor hotelului este cel al prestatorilor de servicii pentruclieni. Este normal s fie aa, deoarece acesta este productorul celor dou servicii hoteliere de baz, respectiv cazarea i masa: acest nivel este compus din dou mari compartimente: Cazare (Rooms Division) i Restauraie (Food and Bevera-ge Division). Schema urmtoare prezint subdivizarea acestor dou compartimente. Activitatea compartimentului de restauraie constituie obiectul multor lucrri de specialitate apari-nnd unor reputi autori romni. Compartimentul de cazare este structurat, n funcie de caracteristicile individualizante ale principa-lului serviciu hotelier de baz, n dou sectoare: sectorul de recepie (Front Office) i sectorul de etaj (Housekeeping)