GHID DE COMUNICARE

GHID DE COMUNICARE

CUPRINS
Lista acronimelor i abrevierilor.......................................................................... 2 Introducere ................................................................................................... 3 Cum funcioneaz comunicarea .......................................................................... 4 Scopul planicrii n comunicare ......................................................................... 5 1. Structura planului de comunicare .................................................................... 6 1.1 Analiza situaiei actuale ............................................................................ 6 1.2 Stabilirea obiectivelor generale i specice ..................................................... 7 1.3 Identicarea grupurilor-int ...................................................................... 8 1.4 Imaginea de marc .................................................................................. 9 1.5 Stabilirea mesajelor-cheie ........................................................................10 1.6 Alegerea instrumentelor i a canalelor de comunicare .......................................11 2. Utilizarea instrumentelor de comunicare ..........................................................15 2.1. Relaia cu mass-media ............................................................................15 2.1.1 Gestionarea unui interviu ..................................................................17 2.1.2 Organizarea conferinelor de pres .......................................................17 2.1.3 Pregtirea unui comunicat de pres ......................................................21 2.1.4 Gestionarea situaiilor de criz ...........................................................21 2.2. Publicaiile..........................................................................................22 2.2.1 Realizarea unui newsletter .................................................................23 2.3. Organizarea i coordonarea centrelor de informare .........................................23 2.4. Gestionarea unui call center .....................................................................24 2.5. Organizarea evenimentelor: conferine, seminarii i trguri ..............................25 2.6. Dezvoltarea campaniilor pe internet ...........................................................26 2.7. Reclama strategii media ........................................................................28 2.7.1 Reclamele n pres ..........................................................................29 2.7.2 Expunerea tv .................................................................................30 2.7.3 Difuzarea radio ...............................................................................31 2.7.4 Amplasarea panotajului.....................................................................32 3. Managementul planului de comunicare .............................................................34 3.1 Bugetul ...............................................................................................34 3.2 Calendarul ...........................................................................................35 3.3 Resursele umane ....................................................................................36 3.4 Evaluarea ............................................................................................37 3.5 Brieful de comunicare/agenie ...................................................................38 Anexa 1. ......................................................................................................40

LISTA ACRONIMELOR I ABREVIERILOR AM Analiza SWOT ATN ADR PC CE CNDR CNA CM EUR FEDR FS FSE IEVP IMM INS MDLPL MIMMC OI ONG PCTE PND PO PDR POS POR TIC UE Autoritatea de Management Analiza punctelor tari/ slabe/ oportuniti/ ameninri Antena Agenia pentru Dezvoltare Regional Plan de Comunicare Comisia European Consiliul Naional pentru Dezvoltare Regional Consiliul Naional al Audiovizualului Comitet de Monitorizare Euro Fondul European pentru Dezvoltare Regional Fonduri Structurale Fondul Social European Instrumentul European pentru Vecintate i Parteneriat ntreprinderi Mici i Mijlocii Institutul Naional de Statistic Ministerul Dezvoltrii, Lucrrilor Publice i Locuinelor Ministerul pentru ntreprinderi Mici i Mijlocii, Comer, Turism i Profesii Liberale Organism Intermediar Organizaii Neguvernamentale Programul de Cooperare Teritorial European Planul Naional de Dezvoltare Program Operaional Planul de Dezvoltare Regional Programul Operaional Sectorial Programul Operaional Regional Tehnologii de Informare i Comunicare Uniunea European

GHID DE COMUNICARE

INTRODUCERE
n ultimii ani, Comisia European a recunoscut importana major a comunicrii cu cetenii, n special la nivel local. Necesitatea dezvoltrii unor activiti de informare i comunicare este important att pentru creterea nivelului de contientizare asupra instrumentelor nanciare puse la dispoziie de ctre UE si Statele Membre i impactului pozitiv al acestora asupra vieilor oamenilor, ct i pentru creterea nivelului de absorbie a fondurilor comunitare.1 Comisia European a pus bazele unei abordri ambiioase a comunicrii i promovrii programelor i proiectelor nanate din bugetul european. Comunicarea, diseminarea informaiei i reclama depesc limitele unei simple aciuni de publicitate i devin elemente necesare i integrate ale ecrui program operaional i ale tuturor proiectelor n derulare. Obligaiile ce le revin att Autoritilor de Management ct i beneciarilor n ceea ce privete informarea sunt prevzute n Regulamentul Comisiei Europene privind Fondurile Structurale nr. 1826/2006, Capitolul II, Partea I Informare i Publicitate (vezi Anexa). Tot n acest sens exist prevederi n cadrul Instrumentului European de Vecintate i Parteneriat, i anume articolul 42 din Regulamentul CE nr. 951/2007, din 9 august 2007, care pune bazele regulilor de implementare a programelor de cooperare transfrontalier nanate n cadrul Regulamentului Parlamentului i al Consiliului UE, nr. 1638/2006, prin care se enun prevederile generale ce nineaz Instrumentul European de Vecintate i Parteneriat. Informarea este o component esenial pentru planicarea i implementarea Fondurilor Structurale. Gestionarea Programelor Operaionale este o activitate complex, iar organizaiile i persoanele implicate n implementarea acestora se schimb n permanen. Prin urmare, se impune crearea unei strategii de comunicare i a unui ux informaional pentru a permite persoanelor implicate n procesul de implementare i a publicului general, s primeasc informaia corect la timpul potrivit. Manualul de fa are ca scop s vin n sprijinul Autoritilor de Management, Organismelor Intermediare i beneciarilor, contribuind la planicarea i implementarea cu succes a activitilor de comunicare dezvoltate de ctre acetia. Acest ghid de comunicare prezint reglementrile obligatorii pentru cei care trebuie s deruleze activiti de comunicare, dar totodat include i idei i exemple pentru cei care vor s realizeze activiti de comunicare pe lng cele prevzute de regulament i de obligaiile lor contractuale. Ghidul i propune s e un instrument uor de folosit, adaptat ecrui manager de program sau de proiect care dorete s dezvolte strategii de comunicare, ajutndu-l s conceap mesaje clare i bine orientate, s administreze ecient bugetele i s monitorizeze i evalueze cu uurin rezultatele campaniei. Proiectele co-nanate de Uniunea European i Statele Membre mpreun cu investiiile i contribuia nanciar a beneciarilor, contribuie, la nivel local i regional, la dezvoltarea infrastructurii, promovarea inovaiei, protecia mediului i crearea de noi locuri de munc sau oferirea de oportuniti de formare profesional. Acestea sunt activiti de care beneciaz ntreaga comunitate, iar rezultatele acestora trebuie comunicate pe larg, n mod ecient, pentru a ncuraja comunitatea s se implice i s contientizeze rolul nanrilor europene.
1 Practical Guide to communicating on the Structural Funds 2000-2006, European Commission, DG Regional Policy

O comunicare ecient trebuie s aib urmtoarele obiective generale : Informarea tuturor potenialilor solicitani despre existena programelor de nanare (Regio i Programele de Cooperare Teritorial European PCTE) i despre modalitile n care acestea pot accesate, pentru a asigura elaborarea unor cereri de nanare de calitate i n numr sucient de mare pentru a asigura absorbia fondurilor i a crete potenialul de dezvoltare local; Asigurarea transparenei folosirii fondurilor; Explicarea politicilor UE i creterea gradului de contientizare n rndul publicului general asupra aciunilor UE n parteneriat cu Statele Membre, precum i a rezultatelor acestor aciuni. Acest Ghid const ntr-o serie de descrieri i exemplicri ale conceptelor-cheie, instrumentelor i activitilor care pot incluse n planurile de comunicare pe acest subiect.

CUM FUNCIONEAZ COMUNICAREA

Cu toii suntem bombardai cu o cantitate mare de informaii n ecare zi. Comunicarea n scopul promovrii este numai una dintre categoriile de informaii pe care le primim, aadar ea trebuie s e foarte bine construit pentru a ne atrage atenia. O comunicare de calitate i ecient poate denit dup cum urmeaz: Are inuene multiple asupra publicului: transmite informaia corect/necesar, contientizeaz publicul despre/atrage atenia asupra unei idei, a unui aspect important i poate chiar amuza; Este observat de publicul dorit, n momentele favorabile receptrii ei; Mesajul trebuie s e uor de observat i de neles, atractiv, credibil i repetat pentru a ajunge la un numr sucient de indivizi din rndul publicului-int; Comunicarea trebuie s le spun oamenilor ce s fac n continuare: ndemnul la aciune i comunicarea informaiilor de contact sunt parte a oricrui proces bine realizat de comunicare a unui mesaj. Modalitile de comunicare iau diferite forme, de la o simpl apelare telefonic pn la difuzarea unei idei memorabile ce capteaz esena a ceea ce publicul-int trebuie s rein. O bun comunicare funcioneaz deoarece i face pe oameni s i aminteasc de comunicator i de informaia respectiv, face ca obiectul comunicat s e relevant i diferit. O bun comunicare i ndeplinete obiectivul. O strategie de comunicare ecient va convinge un procent semnicativ din audiena ctre care este direcionat c obiectul comunicrii (produs, serviciu, idee, persoan) este de valoare i necesar acesteia. O bun comunicare schimb comportamente i atitudini.

GHID DE COMUNICARE

SCOPUL PLANULUI DE COMUNICARE

Planul de comunicare presupune denirea obiectivelor strategice i a aciunilor aferente lor, precum i a modalitilor de implementare a acestora. Scopul acestuia este de orientare strategic a comunicatorilor. Din perspectiva acestui Ghid, planurile de comunicare sunt concepute pentru implementarea activitilor de informare i promovare pentru Regio i Programele de Cooperare Teritorial European (PCTE). La un nivel mai nalt, aceste planuri ar trebui s devin parte a unei strategii de comunicare general care s acopere toate aspectele comunicrii legate de operarea Fondurilor Structurale n Romnia.

1. STRUCTURA PLANULUI DE COMUNICARE (PC)

Un Plan de Comunicare conine: Cadrul general: obiectivele, publicurile-int, rezultatele estimate i criteriile de evaluare; Strategia de comunicare: prioritile operaionale i modalitile de abordare; Managementul: administrarea programului i resursele stabilite pentru implementarea strategiei; Componentele: activitile de comunicare. Un plan ecient ia n considerare urmtoarele:

1.1 ANALIZA SITUAIEI ACTUALE

Situaia actual privind nivelul de contientizare asupra programelor/proiectelor ar trebuie examinate att la nivel naional ct i regional. Urmtoarele dou metode pot puse n aplicare: Dac sunt disponibile, trebuie consultate informaiile legate de activiti asemntoare desfurate anterior. Asemenea date pot include: Rapoarte de cercetare cantitativ i calitativ, studii analitice i investigaii ocial recunoscute, care relev atitudini i comportamente ntr-un context general economic i social, precum i potenialul publicului-int de a rspunde comunicrii; Indicatori de performan ai comunicrii care urmresc gradul de contientizare, calitatea perceput, asocierile (recunoaterea mesajelor-cheie i a elementelor vizuale principale etc.), conexiunile emoionale; Indicatori cantitativi: numrul i calitatea cererilor de nanare depuse i problemele aprute n implementarea proiectelor. Evaluarea performanei unei comunicri anterioare poate fcut folosind tipul de analiz SWOT2 (puncte tari, puncte slabe, oportuniti, ameninri). Rezultatele vor furniza o evaluare a consecvenei campaniei de comunicare, a impactului campaniei i a perspectivelor de continuare a acesteia. Recapitularea problemelor aprute n implementarea planurilor de comunicare anterioare trebuie s conduc la mbuntiri n urmtorul Plan de Comunicare. Este important monitorizarea problemelor ce apar n furnizarea i receptarea informaiilor. Acestea se evalueaz dup urmtoarele criterii: calitatea, cantitatea, accesibilitatea, simplitatea i caracterul practic al informaiei furnizate; interesul solicitanilor; adaptarea instrumentelor la caracteristicile publicurilor int; impactul estimat al informaiei furnizate asupra publicului-int; gradul de contientizare cu privire la program/proiect; contientizarea posibilitii implementrii diferitelor tipuri de proiecte; numrul i calitatea cererilor de nanare primite; problemele aprute n implementarea proiectelor.
2 (En.) Strengths/Weaknesses/Opportunities/Threats

GHID DE COMUNICARE

Este, de asemenea, important de avut n vedere toate particularitile regionale, precum i asigurarea consecvenei i corelrii planului cu programele dezvoltate la nivel naional (activitile derulate la scar naional).

1.2 STABILIREA OBIECTIVELOR GENERALE I SPECIFICE

Principiile generale care ghideaz activitile de comunicare pentru Regio/PCTE sunt: Transparena informarea potenialilor beneciari n legtur cu oportunitile disponibile i realizarea unor proceduri accesibile acestora i, de asemenea, comunicarea rezultatelor programelor/proiectelor pe parcursul implementrii activitilor acestora. Creterea gradului de contientizare a publicului pentru a scoate n eviden: Aciunea comun susinut de UE i de Statele Membre, precum i rezultatele obinute; Obiectivele programelor/proiectelor nanate din Fondurilor Structurale; Participarea nanciar a UE. Aceste obiective generale vor completate cu obiective specice, adaptate la specicul ecrui grup-int, ecrei regiuni i stadiului de derulare a programului/proiectului. Obiectivele trebuie s e Specice, Msurabile, Realizabile, Realiste i realizate la Timp (SMART3). n funcie de calitatea formulrii obiectivelor se va putea realiza o evaluare clar a rezultatelor planului de comunicare. Planul de comunicare pentru Regio va avea cel puin dou paliere: Comunicarea naional a mrcii Regio, ce se va concentra pe mesajele-cheie ale mrcii (ref. Strategia de Comunicare a Mrcii) i pe cadrul informativ general ce trebuie reinut: ce este Regio, cui se adreseaz, care sunt criteriile de eligibilitate, orizontul de timp, impactul scontat; Comunicarea regional plus contactul direct cu grupurile-int, prin care vor particularizate aceste mesaje i se va activa marca, se vor transmite mesajele tehnice specice: cum se distribuie regional fondurile, care sunt termenele, contactele locale pentru informare, documentare, alte resurse i instituii implicate etc. n ceea ce privete PCTE, trebuie adugat un nivel suplimentar: Comunicarea transfrontalier - planurile de comunicare elaborate de Autoritile de Management trebuie s includ aciuni n toate Statelor Partenere la un anumit program; de asemenea, beneciarii trebuie s implementeze activiti n toate statele din care provin partenerii proiectului.

3 (En.) Specic, Measurable, Achievable, Realistic, Timely

1.3 IDENTIFICAREA GRUPURILOR-INT

Publicurile-int se refer la toate persoanele/organizaiile care sunt potenial interesate de mesajul transmis despre program/proiect. n general, segmentarea grupului-int se bazeaz pe criteriul demograc, geograc, psihograc i de comportament; comunicarea cu acesta depinde de principalele canale media la care ecare grup se expune. Pentru a aa nevoile de informare ale ecrui grup n parte pot utilizate cercetri sociologice. Acestea relev interesul i ateptrile acestor persoane n ceea ce privete tematica fondurilor structurale. Pentru Regio/PCTE, principalele categorii de grupuri-int sunt: 1) Entitile implicate n administrarea programului Autoritile de Management; Organismele Intermediare cele opt Agenii de Dezvoltare Regional, Ministerul pentru ntreprinderi Mici i Mijlocii, Comer, Turism i Profesii Liberale; Birourile Regionale de Cooperare Teritorial (BRCT); Comitetele de monitorizare i de evaluare strategic i corelare etc. 2) Poteniali solicitani i beneciari Autoriti ale administraiei publice locale i centrale; ONG-uri; Companii private; Universiti i institute de cercetare; Alte entiti eligibile pentru a solicita nanare prin Regio / PCTE. 3) Publicul larg i media Publicul larg poate mprit n dou subcategorii: Liderii de opinie: actori economici activi, educai, n legtur direct cu potenialii solicitani, ca de exemplu inginerii, consultanii, ntreprinztorii, camere de comer, instituiile, politicienii i alii cu interes indirect i implicare n dezvoltarea comunitilor locale; Toi ceilali membri ai comunitii locale i cei care sunt mai puin activi n procesul de dezvoltare a comunitii locale. Cele dou categorii de public nu se exclud una pe cealalt. Un actor poate face parte din una sau din ambele categorii. Prin urmare, unele instrumente de comunicare pot angajate pentru a servi mai multor obiective, transmind mesaje diferite unor audiene diferite. Mass-media este o categorie deosebit de important a publicului-int ntruct ea acioneaz ca intermediar i multiplicator al informaiei despre Regio/PCTE.

GHID DE COMUNICARE

1.4 IMAGINEA DE MARC

Programele pot deveni mai vizibile prin dezvoltarea unei identiti vizuale specice i a unor sloganuri, ca parte a procesului de creare a mrcii (branding). Branding-ul face un program mai memorabil i permite ca fragmentele sau informaiile venite din surse diferite s se conecteze mai repede ntre ele, deoarece toate stau sub umbrela aceleiai mrci. Exemple de utilizare a mrcii pot : o sigl aplicat pe un website sau pe toate materialele i produsele unui program, o identitate grac etc. n promovarea unei mrci, este necesar ca toate produsele de comunicare s relaioneze cu imaginea brandului. Brandurile au o imagine i o personalitate i cu ct referirea la acestea se face mai frecvent, cu att mai eciente devin, n timp, eforturile de comunicare. De aceea, odat creat identitatea unui program, aceasta trebuie promovat pentru a permite consolidarea unei imagini i personaliti puternice a acestuia. n acest scop, att pentru Regio, ct i pentru PCTE au fost denite manuale de identitate vizual, strategii de comunicare de marc i planuri de management al mrcii care trebuie puse n aplicare i respectate ct mai ndeaproape. STUDIU DE CAZ Esena brandului Regio (vezi Strategia de comunicare de marc) Regio nseamn fonduri europene mpreun cu iniiativa local i responsabilitatea individual (ca i comunitate, instituie sau afacere) pentru dezvoltarea regiunilor. Cultur i valori transparen, corectitudine; deschidere; dedicare, responsabilitate; abordare profesionist; parteneriat; iniiativ, antreprenoriat; orientare ctre interesul public i progres; nivel mare de ncredere; nelegere bun a nevoilor. Stil de comunicare ncreztor n sine, rbdtor, dar ndeamn la aciune; modern, tineresc, vioi; deschis i clar (inteligibil), concis, direct; prietenos fr a neprofesionist; atractiv, incitant; personalizat, dac este posibil. Personalitate demn de ncredere, realist; imaginativ, plin de succes. 9

Value Proposition Regio sprijin eforturile tale (ca administraie public local, ONG/instituie academic, companie privat) de dezvoltare. Are impact tangibil, cuprinztor i apropiat, dac l foloseti bine. Regio i d posibilitatea s ari cine eti i ce poi, ctignd respectul celorlali. Te ajut s te mplineti. Poziionare Pentru cei care vor s se dezvolte i nu au la ndemn resursele necesare, Regio nseamn fonduri i cunotine care i ajut s-i rezolve cu propriile fore problemele care conteaz cu adevrat pentru ei i pentru cei din jurul lor. Regio nseamn lucruri tangibile, apropiate de oameni i care vorbesc despre cei care le realizeaz.

1.5 STABILIREA MESAJELOR-CHEIE

Denirea mesajelor reprezint o component-cheie a planului de comunicare. Sloganul surprinde esena mrcii. Trebuie s e uor de reinut, plcut la auz, s aib ritm i ct mai multe semnicaii. Sloganurile aferente celor cinci programe au fost stabilite i ele trebuie promovate ca parte a brandului ecrui program: Regio: Iniiativ local. Dezvoltare regional. PCTE: Granie comune. Soluii comune. Pe lng acestea, dar pstrnd aceeai linie, se vor dezvolta mesaje mai detaliate i mai orientate ctre diferitele grupuri-int. Mesajele trebuie s ndrume publicul-int, s-l ghideze, s-i indice cum trebuie s acioneze. Reguli n conceperea mesajului: adecvarea la public i la canalul de comunicare; descifrabil4; credibil; concis; convingtor; memorabil. Strategiile de comunicare a mrcii pentru Regio i PCTE propun mesaje de tipul: ncearc Regio/PCTE; Sugestii: Poate mai bine. Chiar merge. Regio/PCTE e pentru cei crora le pas de cei din jurul lor, care pun lucrurile n micare i care nu se tem s ia rspunderea pe umerii lor. Te poi baza pe Regio/PCTE s te ajute. Din momentul n care mesajele au fost stabilite, trebuie s se decid i care vor imaginile care vor reecta cel mai ecient mesajul. Este esenial utilizarea imaginilor cu care membrii publicului se pot identica: emoionale, reprezentative pentru acetia, cu un impact vizual puternic.

4 N.R. uor de neles

10

GHID DE COMUNICARE

1.6 ALEGEREA A INSTRUMENTELOR I A CANALELOR DE COMUNICARE

Din momentul n care publicul-int a fost identicat, iar mesajele au fost stabilite, comunicarea se face e direct (verbal sau n scris), e indirect, printr-un canal de comunicare. Conceperea unui mix de comunicare este o sarcin dicil n special atunci cnd este vorba de un plan complex, cu un buget semnicativ, cu diferite segmente de public-int i un set divers de obiective de atins. Exist un numr mare de tehnici i modaliti de comunicare, printre care: A. Tehnici de Relaii Publice: Gestionarea relaiei cu mass-media prin: comunicate de pres, conferine de pres, evenimente de pres. Realizarea de publicaii: brouri, ghiduri, pliante, newslettere, rapoarte. Comunicarea direct: Centre de informare; Linie telefonic dedicat (Call center); Comunicare direct prin pot (Direct mailing); Liste de e-mail. Comunicarea prin Internet i media digitale: Website-uri; Intranet, interfee de comunicare specice; Portaluri, baze de date; Bloguri, forumuri i alte forme interactive de comunicare, aate ntr-o evoluie continu; Bannere i pop-up-uri, link-uri, jocuri tematice; Prezentri multimedia i alte instrumente. Organizare de evenimente: Conferine, seminarii, trguri; Competiii (pentru segmentele de public-int, tineri etc.); Zile ale Porilor Deschise; Excursii de prezentare; Vizite; Stagii de pregtire.

11

B. Tehnici de publicitate: Achiziia de spaiu publicitar: Televiziune (spoturi TV, lme promoionale, emisiuni, dezbateri, teletext, pachete de sponsorizare, pop-up-uri etc.) Radio (spoturi radio, dezbateri, sponsorizri, citirea materialelor promoionale, emisiuni speciale etc.) Presa (ziare, reviste, alte materiale tiprite). Publicitatea stradal i de interior: Panouri de dimensiuni mici i mari, panouri iluminate; Publicitatea n locuri publice, n sistemul de transport n comun etc.; Ae; Construcii (standuri) temporare. Materiale promoionale (publicitate 3D). n tabelul urmtor sunt prezentate cele mai des utilizate instrumente de comunicare pe tema fondurilor structurale, mpreun cu o scurt descriere a avantajelor i a dezavantajelor ecrui instrument, precum i a unor indicatori de reuit. Sunt, de asemenea, indicate categoriile mari de publicuri-int care pot atinse folosind instrumentele respective.
INSTRUMENT Spot TV SEGMENTE DE PUBLIC-INT Publicul larg. Publicul larg, poteniali beneciari, public specializat. Publicul larg, poteniali beneciari, beneciari. Publicul larg. Publicul larg. Publicul larg, poteniali beneciari. Accesibil de acas; poate genera dezbateri n familie; Atinge un procent mare din publicul int; Impact maxim; Rentabil. AVANTAJE DEZAVANTAJE INDICATORI DE EFICACITATE Numr de spoturi difuzate; Indicatori de audien. Numr de emisiuni difuzate; Indicatori de audien (www.arma.org.ro). Numrul de difuzri; Indicatori de audien. Indicatori de audien (numrul de bilete vndute). Numrul de spoturi difuzate; Indicatori de audien. Numr de emisiuni; Indicatori de audien; Numr de ntrebri din partea asculttorilor.

Emisiune TV

Film promoional Publicitate n cinematografe Spot radio

Costuri de lmare/ producie ridicate; Poate deveni mai costisitor n anumite perioade ale anului; Preurile de difuzare n intervalul prime time pot prohibitive; alte intervale pot ineciente. Este potrivit doar pentru mesajele generale; Un public general, urban. Fragmentat; Preul ridicat n cazul n care sunt mai multe posturi ntr-o singur regiune; Lipsa impactului vizual; Nu este ntotdeauna uor de cumprat n toat ara;

Public atent; Timpul de publicitate poate cumprat local. Posturile de radio locale sunt foarte populare n comunitile locale; Memorabilitatea/ creativitatea mesajului este esenial; Flexibililtate, uor de realizat.

Emisiuni radio (tip dezbatere)

12

GHID DE COMUNICARE

INSTRUMENT Ziare naionale regionale cu distribuie gratuit

SEGMENTE DE PUBLIC-INT Publicul general, poteniali beneciari. Publicul general, poteniali beneciari, public specializat.

AVANTAJE Adaptabilitate la public; Formate personalizate; Poziionri speciale; Informaie foarte precis; Rentabil; Interacionare direct prin cupoane de rspuns; Segmentare clar a publicului; Suport reproducere/culori; Transmisibile; Notorietate. Acoperire local/regional; Eciente dac sunt plasate n locuri strategice; Bun pentru contientizare; Expuse n zone de trac intens; Mesaj foarte concis; Consolideaz alte mesaje media. Flexibilitate; Mesaj personalizat; Comunicare n dublu sens; Implementare rapid; Costuri reduse.

DEZAVANTAJE Numai pentru persoane literate; Necesit condiii de tiprire de calitate; Durata redus de via; Poate s nu e rentabil. Se citete ntr-un timp ndelungat; Frecvena sczut; Numai pentru persoane literate; Are un public-int mai selectiv.

INDICATORI DE EFICACITATE

Reviste pe teme generale sau de specialitate: articole i publicitate

Numr de reclame / articole publicate; Tiraj; Numr de cititori.

Materiale indoor/ outdoor (ae, panotaj)

Publicul larg, poteniali beneciari, public specializat.

Timp limitat de expunere la mesaj; Coninut limitat al mesajului.

Oportunitatea de a vzut (OTSOpportunity To See); Numrul de ae; Articole / apariii generate.

Relaia cu media (comunicate/ conferine de pres)

Reprezentani media, publicul larg, poteniali beneciari, beneciari, public specializat.

Numrul de articole/ apariii generate; Potrivit pentru start-up-uri; Numrul de conferine Control redus asupra de pres organizate; rezultatelor. Prezena la conferinele de pres / interes. Este nevoie de o atenie sporit asupra interfeei website-ului; Greu de ntreinut; Numrul de vizitatori; Numrul de documente decrcate. Numrul de banner-e aprute; Numrul de vizite; Numr de vizitatori. www.trac.ro Rata sczut de rspuns; Posibilitate de a trece neobservat; Majoritatea utilizatorilor o consider drept junk mail Dicil identicarea i ntreinerea unor baze de date corecte; Creterea preurilor.

Pagini web Publicul larg, poteniali beneciari, beneciari.

Publicitate pe internet

Nivel ridicat de implicare a publicului; Uor de creat; Accesibil pentru motoarele de cutare pe Internet; Permite interaciunea cu publicul; Link-uri directe; Promoveaz identitatea organizaiei.

Numele organizaiei poate asociat cu coninutul website-ului.

Direct Mailing/ (comunicare prin pot)

Poteniali beneciari, beneciari, publicul specializat.

Vizarea ecient a publicului- int; Rentabil; Informaie detaliat.

Rata de rspuns; Numrul de destinatari.

13

INSTRUMENT

SEGMENTE DE PUBLIC-INT

AVANTAJE

DEZAVANTAJE

INDICATORI DE EFICACITATE

Publicaii (brouri, pliante, rapoarte, ghiduri etc.)

Poteniali beneciari, beneciari, publicul specializat.

Comunicare impersonal, unidirecional; Implicarea moderat a publicului-int; Cost mediu; Nivel ridicat de credibilitate, Grad mediu de atingere a acceptare i notorietate; publicului-int; Pot retransmise; Nu sunt produse cu Emitorul deine controlul regularitate; informaiei; Numai pentru persoane Ofer informaia complet; literate; Promoveaz imaginea Este nevoie de un suport organizaiei; logistic pentru gestionare; Pot recitite. Pot produse n exces; Nevoie de personal de creaie; Cere mai mult timp de observare fa de celelalte medii de comunicare. Posibilitate de a alege ntre mai multe medii de comunicare; Volum mai mare de informaie; Viteza de circulaie mai mare.

Tirajul; Numr publicaii distribuite/descrcate de pe website; Numrul reaciilor/ comentariilor; Numrul reaciilor/ comentariilor pozitive/ negative din totalul reaciilor/ comentariilor; Numrul solicitri de publicaii; Numrul de vizualizri pe Internet.

Media digital (CD, prezentri PowerPoint etc.)

Publicul larg, poteniali beneciari, beneciari, publicuri-int interne, public specializat.

Aplicaiile mai complexe cer servicii de design i programare.

Numrul de produse create; Numrul de materiale distribuite. Numr de participani; Gradul de participare la dezbateri; Numrul de articole/ tiri generate; Evalurile participanilor pe baza chestionarelor.

Evenimente: seminarii, conferine, trguri

Publicul larg, poteniali beneciari.

Costuri ridicate pentru Contactul direct cu audiena; evenimentele de Interactivitate. amploare; Lipsa controlului asupra participrii.

14

GHID DE COMUNICARE

2.UTILIZAREA INSTRUMENTELOR DE COMUNICARE

2.1. GESTIONAREA RELAIEI CU MASS-MEDIA
Regulamentul Comisiei Europene privind msurile de informare i publicitate pe tema Fondurilor Structurale (art. 3.2.2.1 i art. 4.1 din Regulamentul CE nr. 1159/2000) subliniaz importana implicrii mass-media ca propagator al informaiilor despre aciunile Uniunii Europene, n vederea creterii gradului de contientizare asupra acestora. Trebuie s existe un contact permanent cu mass-media pe toat perioada programului/proiectului (lansare, implementare, nchidere). Acest lucru este esenial cu att mai mult dac mass-media i exprim interesul continuu pentru subiectul Fondurilor Structurale. Fii mereu informat. Fii mereu informat asupra a ceea ce oamenii vorbesc - cel mai adesea inuenai de ceea ce apare sau se discut n mass-media. Este bine s cunoatei care sunt subiectele erbini i controversele locale i s le luai n considerare atunci cnd facei public o informaie. Cunoatei-i pe jurnalitii care scriu despre subiectele aate n aria dumneavoastr de activitate i monitorizai n detaliu atenia pe care o primesc aceste subiecte. Colectarea datelor. Mass-media nu este obligat s scrie de bine despre dumneavoastr. Fii proactiv i inuenai tirile, asumndu-v un rol activ n crearea lor. Colectai toate ziarele locale i revistele relevante pentru domeniul dumneavoastr de activitate i pstrai ntr-un dosar articolele legate de subiectul dumneavoastr. Realizai o baz de date care s conin numele i datele de contact ale jurnalitilor ce scriu despre subiectele dumneavoastr. Urmrii frecvena cu care aceti jurnaliti trateaz aceste subiecte, precum i atitudinea lor pozitiv/negativ/neutr. Gndii local. Timpul este unul din elementele cele mai importante atunci cnd este vorba de relaionarea cu media. Informaiile pe care le trimitei jurnalitilor trebuie s aib substan i s e proaspete, de ultim or. tirile trebuie, de asemenea, s conin elementul uman, pe care cititorii s-l considere interesant, i cu care se pot relaiona. Reporterii scriu despre poveti bune, plasndule ntotdeauna ntr-un context specic, cu amprent local. Aadar, reinei-le atenia plasndu-v mesajul sau informaia n contextul local. Alegei instrumentul potrivit. Pentru a realiza o comunicare ecient cu mass-media, trebuie s alegei instrumentul potrivit. Cteva dintre aceste instrumente sunt: comunicate de pres, informaii de pres5 i scrisori adresate editorilor, comunicate de pres video, anunuri de interes public, tiprituri publicitare, campanii cu uturai, conferine de pres i evenimente. n selectarea celui mai adecvat instrument trebuie luate n considerare, n primul rnd, natura mesajului pe care l transmitei, caracterul de urgen al mesajului, valoarea de tire, constrngerile nanciare i caracteristicile publicului-int.

5 (En.) Media advisories

15

Abordai tactici diverse. Comunicatele de pres sunt unul dintre cele mai facile i utile instrumentele prin care ctigai interesul jurnalitilor. Dar cnd avei att de multe moduri de abordare a jurnalitilor, trebuie s alegei i s combinai mai multe tactici i s i creativi n ncercarea de a ajunge la public. n funcie de publicul-int pe care-l avei n vedere i totodat n funcie de bugetul pe care l avei la dispoziie, poate organizat un eveniment, ntr-un format special. n cazul n care dispunei de un buget mai mic, selectai cu atenie publicaiile prin intermediul crora informaiile vor ajunge la publicul-int. Furnizai informaii suplimentare. Pe lng mesajul central, furnizai informaii suplimentare i oferii-le astfel jurnalitilor date pentru a putea dezvolta o poveste/un subiect. Venii n ajutorul lor punndu-le la dispoziie fotograi, e de prezentare, informaii biograce i de contact ale experilor dintr-un anumit domeniu sau adrese de website-uri relevante. Este deosebit de util pentru jurnaliti dac informaia poate accesibil online sau are un contact/adres de e-mail pentru mai multe detalii. De asemenea, informaii din cercetri colaterale sunt foarte utile jurnalitilor. Pentru tirile de televiziune este recomandat s punei la dispoziie nregistrarea video n format Beta, n plus fa de resursele deja menionate. Respect jocul. Practica a stabilit cteva reguli nescrise n gestionarea relaiei cu mass-media. Pentru a juca bine jocul cu mass-media trebuie s respeci aceste reguli, dac vrei ca la rndul ei, mass-media s te respecte. Unele dintre regulile de baz sunt: Cnd trimitei informaia ctre mass-media, precizai dac ea este destinat difuzrii imediate sau dac se impune un embargo pn la o anumit dat i or. Dac introducei un citat din surse neociale n textul comunicatului, obinei n prealabil permisiunea de la surs, nainte de difuzare. Informaiile de pres trebuie s conin doar detaliile de baz (cine, ce, unde, cnd, de ce i cum). Rspundei cu promptitudine solicitrilor jurnalitilor i apelurilor acestora. Nu ignorai o ntrebare din partea jurnalitilor. Nu promitei exclusivitate nimnui, dect dac intenionai s o i acordai. Nu-i tratai pe jurnaliti ca i cum ar dumanii dvs dac este cazul s i contrazicei, facei acest lucru ferm i din convingere profesional. Fii disponibili! Jurnalitii au i ei termenele lor limit. Atunci cnd un jurnalist caut o informaie, dorete s o obin ct mai repede, uneori pentru un articol sau un program din ziua urmtoare. Prin urmare, nu lsai nici o ntrebare fr rspuns, i mereu disponibili. Revista presei tirile aprute n mass-media despre Regio/PCTE trebuie monitorizate prin realizarea zilnic a revistei presei. Aceasta va facilita ulterior evaluarea cantitativ i calitativ a activitii de comunicare.

16

GHID DE COMUNICARE

2.1.1 GESTIONAREA UNUI INTERVIU

Pregtii-v, pregtii-v, pregtii-v; Se recomand exersarea unei maniere de exprimare bazat pe conversaie; Vorbii clar i concis; Pregtii-v o list scurt cu 2-3 subiecte-cheie ale discursului, ntr-o ordine logic. Nu abordai multe subiecte n acelai interviu, pentru c vei pierde audiena, iar ideile pe care vrei s le transmitei publicului, vor i ele pierdute; La interviurile n direct/nregistrate la radio sau televiziune, atunci cnd trebuie s vorbii despre un anumit subiect, informai-v mai nti cine sunt ceilali invitai. Este foarte important s tii dac ei vor de aceeai prere cu dumneavoastr sau mpotriv; Sprijinii-v discursul cu informaii mai generale, de context. Deoarece jurnalitii se pot muta de la un departament la altul, sau de la o publicaie la alta, exist posibilitatea s ntlnii jurnaliti care au nevoie de acest tip de informaii; Anticipai ntrebrile i nevoile de informaii ale jurnalitilor; ncercai s oferii rspunsuri explicative i simple pentru ceteanul obinuit deoarece acesta este punctul de referin pentru majoritatea reporterilor; Fii prietenoi i sinceri. Nu evitai ntrebrile i nu divagai de la rspuns; rspundei n propoziii scurte, ct de direct i de sincer posibil, neutiliznd jargoane; Tonul vocii trebuie s e convingtor. Din nou, exersai pentru a nu prea nesiguri; Nu utilizai expresia fr comentarii d impresia de arogan i ostilitate. Nu e obligatoriu s rspundei la orice ntrebare ns putei s admitei e c nu suntei sursa de informare potrivit pentru acea ntrebare, i s-i direcionai ctre cel care are informaia, e oferii-v s revenii cu informaia imediat dup interviu; ncercai s i memorabili dnd citate adaptate la context sau din context local (acestea sunt cele mai eciente); Rmnei la modul formal de transmitere a mesajului dumneavoastr i nu trecei la declaraii neociale6. Nu oferii niciodat informaii care nu dorii s e reproduse. Reporterilor le este dicil s ignore ceea ce i noteaz, atunci cnd redacteaz articolul; Nu prelungii interviul. elul dumneavoastr nal este transmiterea mesajului aa cum l-ai pregtit i nu estomparea lui prin discuii ndelungate cu reporterii; Limbajul corpului i inuta, precum i tonul vocii conteaz foarte mult, mai ales la televizor; felul n care artai i cum vorbii este crucial; La interviuri televizate sau spectacole, i ateni la inuta dumneavoastr; i ncreztor/-oare i transmitei acest lucru printr-o poziie dreapt a corpului. Nu purtai bijuterii mari, nu v mbrcai n dungi, pentru c sunt obositoare pentru ochi.

2.1.2 ORGANIZAREA CONFERINELOR DE PRES

Conferinele de pres sunt organizate pentru a marca un eveniment important i pentru a permite jurnalitilor s e primii care primesc informaii despre un anumit subiect. O conferin de pres ofer organizatorului oportunitatea de a informa jurnalitii despre un subiect anume. Astfel, jurnalitii proceseaz mult mai uor informaia primit.
6 (En.) Off the record.

17

O conferin de pres reuit necesit mobilizarea unor resurse substaniale. Pentru ca la conferin s participe 10 jurnaliti, de obicei trebuie invitai n jur de 20. O pregtire minuioas a unei conferine dureaz ntre 4 i 8 zile de lucru intens, la acestea adugndu-se prezena la eveniment i monitorizarea rezultatelor. Este extrem de important s se organizeze conferine de pres doar pentru evenimentele importante i s nu se abuzeze de aceast metod doar pentru anunarea unor detalii. Iat cteva observaii care necesit atenie deosebit: Invitaiile Invitaiile trebuie trimise cu dou-trei sptmni nainte de conferin. Se trimit dou copii ale invitaiei pentru colectivul editorial: una pentru jurnalist i a doua pentru redactorul-ef. Data Planicarea datei unei conferine de pres presupune vericarea datelor celorlalte evenimente anunate pentru perioada respectiv, pentru a se asigura interesul maxim al jurnalitilor invitai. Locaia Se alege o locaie central i accesibil; se poate ataa invitaiei i o hart i se fac aranjamente pentru parcare. Primirea Se amenajeaz un birou de nregistrare la intrarea n sala de conferin. Jurnalitii vor rugai s ofere datele lor de contact, care vor ulterior incluse n ierele de pres. Pregtii pentru jurnaliti o map de pres coninnd discursurile vorbitorilor, comunicatul de pres, precum i orice alte informaii ajuttoare sau explanatorii pentru eveniment. Plasai-i pe cei care in discursuri unul lng altul, astfel nct s poat intra toi n cadrul unei fotograi i amplasai n spatele prezidiului ae sau bannere cu subiectul conferinei. Astfel, fotograile i materialul lmat de reporteri va purta marca evenimentului. Asigurai ap i cafea celor prezeni. Pentru vorbitori este recomandat apa plat. Introducerea Este important ca la conferina de pres s existe un moderator, care le va ura bun venit tuturor celor prezeni i-i va prezenta reporterilor pe membrii prezidiului. De asemenea, n decursul conferinei moderatorul poate da microfonul i direciona ntrebrile reporterilor ctre persoana care poate oferi rspunsul. Brieng Trebuie s existe un purttor de cuvnt principal care va conduce conferina i care va rspunde la toate ntrebrile. naintea evenimentului, purttorul de cuvnt trebuie informat n detaliu despre toate subiectele din agend i pregtit pentru posibilele ntrebri ale jurnalitilor. 18

GHID DE COMUNICARE

Amintii-v c discursul ecrui vorbitor nu trebuie s depeasc 10-15 minute. Dup ce discursurile s-au ncheiat, deschidei sesiunea de ntrebri. Aceasta nu trebuie s e mai lung de 20 minute. De-brieng Dup conferin, organizatorii, inclusiv purttorul de cuvnt, vor lua parte la o ntlnire n cadrul creia se trag concluziile despre desfurarea evenimentului, cu scopul de a analiza unde-dac este cazul unor mbuntiri, pentru evenimentele viitoare. Meninerea relaiei cu presa Conferina de pres trebuie s asigure iniiatorului stabilirea unor contacte directe i de ncredere cu reprezentanii mass-media. Aceste contacte vor permite ulterior meninerea interesului i a curiozitii jurnalitilor. Nu ntotdeauna exist un eveniment major, dar acest lucru nu trebuie s mpiedice pregtirea terenului. Astfel, n momentul n care apare ceva important, jurnalitii vor pregtii s vorbeasc despre el, datorit uxului continuu de informaii pe care le primesc. Diferite formate de evenimente Conferinele de pres pot avea diferite formate. n funcie de situaie, pot planicate cu mult timp n avans sau organizate n ultimul moment. Pot adresate tuturor jurnalitilor, unui grup-int restrns n funcie de subiectul abordat sau de zona geograc sau pot rezervate pentru un cerc limitat de jurnaliti, considerai ca lideri de opinie. Conferinele de pres se in de obicei n prima parte a zilei, ntr-un spaiu x. De asemenea, pot avea loc dimineaa devreme (conferina de mic-dejun) sau la amiaz (conferina de prnz). Alte evenimente de pres pot dura o jumtate de zi sau chiar o zi ntreag (de reinut c timpul jurnalitilor este preios): de exemplu, o vizit a jurnalitilor pentru a vedea proiectele ncheiate. Mai multe elemente pot combinate, cum ar o excursie pe teren urmat de conferina de pres la prnz. Mai jos gsii o list de vericare a organizrii unei conferine de pres, ce v poate de ajutor.
Detalii ale organizrii unei conferine de pres 1. Stabilirea datei i orei Observaii Nu exist alte evenimente preconizate n acelai timp cu conferina de pres i care pot intra n competiie cu aceasta pentru tiri; n perioada mari joi, dimineaa (10-13h). Locaia uor de gsit (accesibil cu ajutorul mijloacelor de transport n comun); Sala nu trebuie s e foarte mare, pentru a crea impresia de aglomeraie i importan a evenimentului; Sala trebuie s e echipat cu dotrile necesare (microfoane, telefoane, lumin sucient, podium/ mas de prezidiu, loc pentru ntmpinarea jurnalitilor i refugiu pentru ap/cafea); Vorbitorii trebuie plasai n centru. Conine timpul estimat pentru ecare discurs / vorbitor i ecare punct din agend;

2. Stabilirea i amenajarea locaiei

3. Agenda

19

Detalii ale organizrii unei conferine de pres 4. Listarea posibililor invitai care vor vorbi; trimiterea invitaiilor pentru vorbitori

Observaii Conrmri ale prezenei vorbitorilor; Includei maxim 3 vorbitori; Etichete cu numele i instituia (nu i funcia, aceasta va anunat de moderator); Asigurai-v c avei toate discursurile i c acestea trateaz subiectele conferinei, fr a se suprapune; ntrebai-i pe vorbitori dac doresc ca intervenia lor s e inclus n mapa de pres; dac nu doresc, includei cele mai importante citate (3-4 propoziii) n comunicatul de pres.

5. ntocmirea unei liste cu mass-media interesat de ntocmii o list cu jurnalitii pe care dorii s-i invitai subiectul conferinei 6. Invitaii ctre mass-media Invitaii trimise cu 3-4 zile naintea conferinei (nu mai mult, pentru c vor uita) Invitaiile nu ar trebui s e prea lungi; Invitaiile ar trebui s menioneze cine sunt vorbitorii; Invitaia ar trebui s descrie pe scurt care este scopul conferinei (maximum 3 paragrafe); Locul, data i denumirea evenimentului trebuie clar subliniate; Cu 1-2 zile naintea conferinei jurnalitii trebuie sunai la telefon pentru a li se reaminti i a li se cere conrmarea participrii la conferin. Trimise cu cel puin dou sptmni naintea conferinei. Avei conrmarea disponibilitii; Moderatorul tie despre ce este conferina i are descrierea tuturor momentelor din desfurarea evenimentului (inclusiv anunuri pe care trebuie s le fac n timpul conferinei: chestiuni administrative; unde va servit cafeaua etc.). Mapa coninnd materiale suport, comunicatul de pres, o copie scris a discursurilor. Putei chiar include informaii despre un subiect, grace, tabele/ hri. Elemente vizuale pregtite: banner-e, poster-e, grace, hri mari, poze sau alte reprezentri care ar putea transmite mesajul conferinei. Exist desemnat o persoan care s primeasc i s ghideze reporterii i care s le cear s semneze lista de prezen (aceti reporteri vor ulterior inclui n lista de distribuie a informaiilor ctre mass-media, a comunicatelor de pres, circularelor etc.).

7. Invitaii ctre ali invitai 8. Moderatorul (facilitatorul) pentru conferina de pres este disponibil

9. Mapa pentru mass-media este pregtit

10. Pregtirea de instrumente de informare i vizuale auxiliare 11. Pregtirea unei liste de prezen pentru mass-media

12. Vericarea slii de conferin

20

GHID DE COMUNICARE

2.1.3 PREGTIREA UNUI COMUNICAT DE PRES

Fii ateni la titlul comunicatului de pres, este important folosirea de cuvinte care atrag atenia. ncercai s folosii nu mai mult de un singur rnd pentru titlu; Primul paragraf al comunicatului trebuie s conin toate informaiile importante: mesajul principal care trebuie transmis mpreun cu cea mai important parte a subiectului; Citatele trebuie s e atribuite clar persoanei creia i aparin: se folosete un citat n primul paragraf sau n cel de-al doilea pentru a atrage atenia cititorului; Folosii un limbaj simplu i clar; Comunicatul este redactat folosind spaierea la dou rnduri i margini late pentru a permite jurnalitilor s i fac propriile adnotri; Uneori e necesar adugarea unor informaii suplimentare la sfritul comunicatului; Data i ora comunicatului sunt obligatorii; Numele i datele de contact ale purttorului de cuvnt trebuie menionate obligatoriu, pentru cazul n care un jurnalist are nevoie de informaii suplimentare; Nu includei opiniile personale n comunicatul de pres, nu utilizai cuvinte ca foarte bine, extrem de important etc. Fii obiectivi; Titlul comunicatului trebuie s e captivant i original: un titlu bun l convinge pe receptor s l i citeasc; Distribuirea comunicatelor se face prin fax sau prin e-mail; Formatul comunicatului trebuie s respecte manualele de identitate vizual ale instituiei/ programelor Regio/PCTE. Dac se produce o fotograe pentru a ataat comunicatului de pres, urmtoarele puncte trebuie respectate: S amplice mesajul comunicatului; Subiectul pozei s e interesant i relevant; Pozele clare cu una sau dou fee zmbitoare sunt mult mai eciente dect fotograile cu o mulime de elemente disparate; Fotograile trebuie puse la dispoziie att n format alb-negru ct i color; Se trimite un set de fotograi pentru a permite celui care le primete s aleag pozele care, n opinia lui, ilustreaz cel mai bine subiectul i se ncadreaz n spaiul disponibil; Fotograile trebuie s e nsoite ntotdeauna de o descriere scurt i de lista numelor i funciilor persoanelor suprinse n acestea (al cror acord prealabil pentru publicare a fost cerut).

2.1.4 GESTIONAREA SITUAIILOR DE CRIZ

Criza este denit ca ind o situaie neprevzut care amenin imediat i serios o organizaie, funcionarea ei, imaginea ei, interesele, precum i personalul, clienii i acionarii. Gestionarea crizelor este un exerciiu proactiv menit s protejeze imaginea i reputaia organizaiei atunci cnd aceasta este ameninat.

21

Rolul purttorului de cuvnt: Purttorul de cuvnt este o persoan specializat n Relaii Publice, obinuit s interacioneze cu mass-media; n timpul unui crize, purttorul de cuvnt are rolul de a transmite mesajul potrivit n modul cel mai adecvat. Purttorii de cuvnt evalueaz poziia mass-media, rspund ntrebrilor publicului i jurnalitilor, soluioneaz alte cereri de informaii, monitorizeaz articolele din mass-media, precum i armaiile mediatizate ale ocialilor sau altor actori importani. Se recomand ca toate informaiile s treac pe la i s e ltrate de ctre purttorul de cuvnt. Nicio alt persoan din organizaie nu trebuie s fac declaraii sau s furnizeze informaii fr acordul purttorului de cuvnt. Practici eciente n comunicarea n situaii de criz: Cel care vorbete primul este cel mai credibil. Nu ateptai ca alii s dea informaia presei; Asigurai-v care sunt faptele reale i adunai toate detaliile legate de acestea; Fii sinceri admind ce informaii nu sunt cunoscute sau nu pot furnizate; Comunicai-le jurnalitilor c vei reveni cu mai multe informaii de ndat ce acestea vor disponibile; Aai control i ncredere, fr a epata; Fii empatici; Nu trivializai ngrijorrile publicului i nu oferii asigurri n exces; Recunoatei-v incertitudinile i alte reacii normale; Tonalitatea vocii este foarte important n orice comunicare. Exprimai angajament i competen; Luai n considerare ntrebrile cum ar dac? (scenariul cel mai grav).

2.2. PUBLICAIILE
Pot materiale de informare (pe un anumit subiect) sau de promovare (pentru promovarea organizaiei); Sunt un instrument relativ scump, de aceea coninutul trebuie selectat astfel nct s permit o folosire ndelungat a publicaiei; Permit prezentarea unor informaii mai complexe i detaliate; Reprezint o carte de vizit care poate oferit i unor cititori cu inuen: oameni politici, autoriti naionale i locale, poteniali parteneri, investitori, mass-media etc. Sfaturi pentru realizare publicaiilor: Oferii cititorilor posibilitatea s reacioneze incluznd date de contact i eventual, cupoane detaabile autoadresate pentru sugestii/comentarii; Realizai i o variant electronic a publicaiei pe care o postai pe website-ul instituiei astfel nct s poate multiplicat i de ctre ali membri ai reelei; ncercai s evitai duplicarea efortului concepnd publicaii similare altora care exist pe pia; putei, n schimb, s le reeditai sau multiplicai; Acordai o atenie deosebit selectrii fotograilor; acestea trebuie s e de calitate bun. Atenie la drepturile de autor. n scop de informare, pot utilizate gratuit fotograile din mediateca Comisiei Europene, cu menionarea sursei: http://ec.europa.eu/avservices/photo/index_en.cfm 22

GHID DE COMUNICARE

inei cont de faptul c la tiprire, costurile scad pe msur ce crete tirajul; Elemente eseniale ale succesului publicaiei sunt: designul i distribuia; Trebuie conceput o strategie de diseminare. Pentru publicaiile tiprite costurile de expediere prin pot pot destul de ridicate, de aceea se poate opta pentru distribuirea la evenimentele din domeniu direct sau prin parteneri/reele.

2.2.1 REALIZAREA UNUI NEWSLETTER

Newsletter-ul este un instrument practic folosit pentru a comunica informaii punctuale, n mod regulat i proactiv ctre publicuri int variate. Poate trimis electronic, caz n care trebuie avute n vedere urmtoarele sfaturi: Newsletter-ul este structurat n coloane standard i conine informaie concis. Cititorul caut s acumuleze rapid informaia, avnd posibilitatea de a obine informaii suplimentare prin accesarea unor link-uri; Newsletter-ul este transmis proactiv spre cititori ntr-un mod exibil. Nu este doar o surs de informare ci i un instrument de contientizare i de stimulare a interesului pentru o licitaie deschis de proiecte, noi surse de informare sau exemple inovatoare; Pune accentul pe dimensiunea uman i furnizeaz exemple de proiecte. Stilul su rezult din contientizarea nevoilor de informare ale audienei. Trebuie s e uor de citit - 4-8 pagini sunt uor de parcurs i de produs cu un cost sczut. ntrebri care trebuie luate n calcul la realizarea unui newsletter: Este direcionat ctre publicul potrivit? Cum ar trebui s arate? Ct de frecvent ar trebui s e utilizat i ct de lung ar trebui s e? Care este stilul cel mai potrivit? Va produs intern sau va subcontractat? Cum ar trebui distribuit (tiprit sau n format electronic)? Cum va gestionat lista de distribuie? Exemple: http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/document/che/fr_npcal_mag_en.pdf

2.3. ORGANIZAREA I COORDONAREA CENTRELOR DE INFORMARE

Birourile de informare sunt ninate ca rspuns la nevoia de informare i consultan a potenialilor beneciari i a publicului general. Responsabiliti recomandate ale centrelor de informare: Informare i contientizare Distribuie documentaie (formulare, ghiduri, manuale etc.); Asigur diseminarea documentaiei generale i specice despre Regio/PCTE, inclusiv condiiile de participare, posibilitile i modalitile de depunerea a cererilor de nanare; 23

 Organizeaz activiti de promovare, n colaborare cu Autoritatea de Management (MA) (ex. zile de informare, seminarii, conferine, newsletter-e, website-uri, trguri etc.). Consultan, asisten i training Ofer formare profesional i asisten pentru redactarea cererilor de nanare (sfaturi practice pe anumite capitole i paragrafe ale cererii); Ofer sfaturi cu privire la procedurile administrative i chestiuni contractuale (ex. rolul i responsabilitile beneciarilor/partenerilor, cheltuieli eligibile, drepturi i obligaii ale contractorilor, respectarea prevederilor referitoare la etic etc.); Organizeaz seminarii de pregtire pentru grupuri-int specice (ONG-uri, autoriti locale, asociaii profesionale etc.) pe diverse subiecte (aspecte contractuale, modaliti de participare, zonele eligibile ale programului, criteriile de eligibilitate etc.); Sprijin organizaiile n vederea participrii lor la Regio/PCTE. Organizarea centrului de consultan Centrul ar trebui s aib o identitate vizual proprie, uor de recunoscut, i s e dotat cu facilitile de comunicare necesare (calculatoare, telefoane, fax, conexiune la Internet); n funcie de resursele disponibile, poate funciona permanent n timpul perioadelor de depunere a proiectelor sau doar n anumite zile ale sptmnii. n cazul n care funcioneaz doar n timpul perioadelor de depunere a proiectelor, activitatea sa trebuie promovat odat cu lansarea programului. Pentru a ecientiza activitatea, este recomandat ca n anumite intervale orare (sau n anumite zile ale sptmnii), personalul centrului regional s e disponibil pentru ntlniri cu potenialii solicitani; Funcia de consultan a centrului de informare ar trebui s nceteze cu 21 de zile nainte de termenul limit al depunerii cererilor de nanare; Activitatea centrelor de consultan trebuie monitorizat. Exemplu: http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/document/che/fr_npcal_mag_en.pdf

2.4. GESTIONAREA UNUI CALL CENTER

Un call center este un spaiu dotat cu personalul i echipamentele necesare prelurii de apeluri telefonice de la public i transmiterii de rspunsuri la ntrebrile primite. De la un call center pot transmise mesaje prin fax, pot i e-mail. n general, telefoanele primite se refer la cereri de informaii despre activitatea instituiei sau specicul unui program (Regio, PCTE). Personalul call center-ului primete aceste cereri i le rspunde instantaneu sau administreaz formularea rspunsului general ctre publicul-int, n funcie de legislaia n vigoare (Legea 544/2001, n Romnia).

24

GHID DE COMUNICARE

Pai pentru ninarea unui call center similari cu cei urmai pentru pregtirea unui plan de afacere: Evaluarea nevoii unui call center: numrul telefoanelor i ntrebrilor primite pe liniile telefonice obinuite, website, email, fax etc; rapoartele (din surse credibile) despre nivelul de satisfacie a publicului fa de comunicarea cu instituia; Evaluarea mrimii proiectului: estimarea bugetului de investiie, n varianta realizrii call centerului n cadrul instituiei sau mpreun cu o companie specializat, n afara acesteia; Pregtirea proiectului de investiie i obinerea aprobrilor cu privire la: dimensiunea proiectului, beneciile ateptate, indicatori, calendarul de implementare; aceast etap include i obinerea aprobrilor de la autoritile din telecomunicaii; Pregtirea bazelor de date de pornire: liste de contacte publice, informaii disponibile demograce i calitative despre segmentele de public avute n vedere, existena sau lipsa permisiunii de contactare n scop informativ; Pregtirea planului de comunicare i a mesajelor ce vor folosite n activitile de informare prin intermediul call center-ului, independent sau n paralel cu alte instrumente de comunicare; Implementarea logistic: alegerea unui spaiu de birou care s gzduiasc n mod adecvat personalul i echipamentul; obinerea conexiunii de Internet de band larg i a liniilor telefonice (inclusiv numr gratuit de tipul 0800 sau numere obinuite uor de reinut); achiziia echipamentului i a programelor de calculator de gestionare a bazelor de date; angajarea i pregtirea personalului; desfurarea unor simulri de funcionare a call center-ului; lansarea ocial a call center-ului, anunarea ctre pres a scopului su i a datelor de contact.

2.5. ORGANIZAREA EVENIMENTELOR: CONFERINE, SEMINARII, TRGURI

Conferinele, seminariile i trgurile pot folosite pentru a furniza informaii generale despre coninutul i obiectivele politicilor UE i despre oportunitile de nanare prin fondurile structurale ctre grupurile-int ale programului, structurile parteneriale (asociaii profesionale, ONG-uri, organisme ale administraiei publice etc.) i reprezentani mass-media. Pot conine referine la proiecte nalizate din regiunea respectiv. Principalele obiective: furnizarea de informaii despre rezultatele preconizate ca urmare a implementrii programului/ proiectului; prezentarea de informaii specice despre licitaiile de proiecte lansate sau aate n stadiu de pregtire, despre regulile referitoare la pregtirea cererilor de nanare i la selecia proiectelor, pentru beneciarii poteniali, camere de comer, asociaii profesionale, mass-media. Conferinele i seminariile trebuie special concepute pentru un anumit grup-int, iar aceast decizie va inuena coninutul i forma evenimentului.

25

Este relevant implicarea unor beneciari care pot prezenta problemele pe care le-au ntmpinat n procesul de pregtire i implementare a proiectelor lor, permind transferul de experien ctre potenialii beneciari. La seminarii trebuie invitai i reprezentani ai organismelor de implementare care pot rspunde pe loc la ntrebrile puse de participani. Prin organizarea acestor tipuri de evenimente un numr mare de poteniali solicitani i pot rezolva problemele fr s mai apeleze individual la consultan. Evenimentele de anvergur sunt un instrument ecient pentru diseminarea unor mesaje generale ctre un numr mare de oameni. Sunt adesea asociate cu etapa dezvoltrii programului, pentru consultri extinse asupra posibilelor opiuni strategice, i cu lansarea programului/proiectului. Seminariile sau atelierele de lucru sunt cea mai bun alegere cnd trebuie transmise mesaje specice ctre un grup mai mic i/sau mai specializat. Sunt n mod deosebit recomandate pentru procesele de nvare activ n grup. ntlnirile fa-n-fa sunt folosite atunci cnd trebuie s se lucreze intens, ntr-un interval de timp limitat i pe teme foarte specice. Acestea pot viza oferirea de consultan pentru solicitani n vederea completrii cererii de nanare. Contactul direct este recomandat la fazele de nceput ale elaborrii proiectului. n multe cazuri, este contactat direct persoana/unitatea responsabil de un anumit aspect al programului, prin telefon, vizit, scrisoare sau e-mail. Ce asigur succesul unui eveniment: Are scopuri clare i un public-int clar delimitat; Este organizat astfel nct s maximizeze participarea i impactul; Implic audiena; Nu neglijeaz activitile post-eveniment (materialele conferinei, follow-up); Este evaluat (sunt monitorizate reaciile generate de eveniment i se trag concluzii care pot utile pentru organizarea evenimentelor viitoare).

2.6. DEZVOLTAREA CAMPANIILOR PE INTERNET

Internetul este un mijloc de comunicare a crui amploare crete ntr-un ritm rapid. Peste 6 milioane de persoane acceseaz lunar cel puin un site romnesc (sursa: www.trac.ro). Potrivit Studiului Naional de Audien (SNA), 43% din populaia urban a folosit Internetul anul trecut, iar peste 20% l utilizeaz cel puin o dat pe sptmn. Comunitile online din Romnia s-au mrit considerabil, ca rezultat al trecerii de la conexiunile dial-up la cele prin band larg. Comunitile online permit segmentarea publicului, mii de membri ind interesai de subiecte comune care au alocate site-uri specializate (ex. comuniti de afaceri: doctori, avocai, imobiliare, brokeri; comuniti bazate pe hobby-uri: iahturi, pescuit, offroad, gadget-uri; comuniti de lifestyle: cluburi, cineli, mame etc.).

26

GHID DE COMUNICARE

De exemplu, peste 10 companii de media online mpart piaa comunicrii online din Romnia (AdEvolution, Netbridge, Arbomedia, MPInteractive, SMInteractive, Rol Network, Neogen Network, Beyond Media, Media Caf, Clir Media etc). Peste 500 de site-uri sunt incluse n aceste reele de publicitate, comunicatorii putnd s valorice audienele generale ale portalurilor sau audienele foarte segmentate ale site-urile specializate. Cele mai utilizate formate de comunicare online sunt: Bannere care sunt cel mai utilizat format (dreptunghiuri, cu diferite dimensiuni i poziionri); banner-ul este o imagine publicitar (care poate include i text) inserat permanent sau periodic pe un website. Acioneaz ca link ctre o alt adres de Internet al crei coninut l promoveaz; Formate intruzive dei au adeseori consecine negative de receptare, sunt folosite de unii comunicatori, sub form de: over-layers, rollovers, sau tranziionale/interstiiale; Newsletter-e electronice; Advertoriale; Sponsorizarea unei pagini sau a unei seciuni; Personalizarea unui site cu elementele grace ale campaniei; Concursuri/Jocuri online; Blog-urile - a cror utilizare a crescut recent (n special prin intermediul jurnalitilor). Website pentru program/proiect Un website a devenit un instrument esenial al oricrei strategii de comunicare, iar acesta trebuie promovat pe toate materialele pentru pres, brouri, uturai, newslettere, precum i pe alte materiale create pentru public. Iat cteva reguli care asigur eciena unui site: S aib un coninut foarte bine structurat care s permit vizitatorilor accesul ct mai rapid la informaii; S poat dezvoltat i extins spre deosebire de o publicaie, un website ofer oportuniti nelimitate de actualizare i completare a coninutului; Succesul su depinde de: Frecvena cu care este actualizat; Nivelul de accesibilitate, mai ales pentru utilizatorii care dispun de conexiuni slabe la Internet i de calculatoare depite din punct de vedere tehnic. Exemple: http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/outils_en.htm. Structura recomandat a website-ului pentru Regio/PCTE: tiri; Licitaii de proiecte: mprit n active i nchise (de exemplu www.esfcr.cz), precum i documentaiile complete ale licitaiilor (proceduri, ghiduri etc.); Documentaii:

27

 Documentele programului: Regio/PCTE; Referine/surse de informare pentru solicitani: documente necesare pentru completarea cu succes a cererii de nanare; Informaii pentru beneciari: documente necesare pentru implementarea i administrarea proiectului; Legislaia naional i comunitar; Ghiduri, brouri, pliante etc.; Alte surse de informare (documentele Comisiei Europene, documente strategice, rapoarte despre implementarea programului, studii, analize, sondaje de opinie public etc.); Evenimente (conferine, seminarii, cursuri, trguri) organizate de diferitele organisme implicate n implementarea programului, mprite n: evenimente care vor avea loc i arhiva evenimentelor desfurate. Suportul informativ al acestor evenimente trebuie postat pe site pentru a disponibil pentru descrcare; Proiecte: o list a proiectelor depuse, precum i a celor selectate arhiv structurat n funcie de licitaiile pe diferitele domenii de intervenie i exemple de proiecte nalizate cu succes; Structura de implementare: organigrama de baz, cu o descriere a rolului ecrui departament, inclusiv informaii despre ntlnirile comitetelor de monitorizare etc.; Contacte: lista persoanelor de contact de la Autoritatea de Management, de la Organismele Intermediare/Secretariatul Tehnic Comun, pentru consultan pentru programe, pe regiuni etc.; ntrebri i rspunsuri: seciune actualizat permanent care conine ntrebri generale i specice i rspunsuri relevante; Link-uri: link-uri ctre website-urile organismelor de implementare; nregistrare/Abonare: multe portaluri ofer opiunea standard de a primi tiri prin e-mail, un instrument extrem de util pentru informarea grupurilor-int; Diverse n funcie de nevoile i natura programului; Toate materialele produse n cadrul campaniei de informare trebuie s se gseasc pe site n format electronic, pentru a facilita accesul la ele; Seciune dedicat presei: comunicatele de pres, evenimente de pres etc. n cazul proiectelor, un website dedicat sau o seciune special pe un website existent ar trebui s includ cel puin urmtoarele: Descrierea proiectului; Beneciarii i partenerii (dac e cazul); Calendarul implementrii proiectului; Rezultate; Materiale de informare: pliante, brouri, newsletter-e; Seciune dedicat presei; Evenimente; Galerie foto; Contacte. De asemenea, este important s se asigure o prezen adecvat a site-ului n browser-ele des utilizate. Majoritatea utilizatorilor folosesc aceste aplicaii pentru localizarea surselor de informaii pe Internet. 28

GHID DE COMUNICARE

2.7. RECLAMA STRATEGII MEDIA

n funcie de obiectivele planului de comunicare, de specicul grupurilor-int identicate i n cazul n care bugetul aferent planului de comunicare o permite, se poate include n strategia de comunicare i o component media constnd n realizarea planului media i achiziia de spaii de publicitate pe canalele considerate cele mai adecvate (vezi tabel pag. 12-14). Planicarea media prezint numeroase aspecte tehnice; se bazeaz pe cunotine specice, monitorizare media i nu se poate realiza fr deinerea unor licene software. Din acest motiv, dei comunicatorul poate implicat n alegerea unui canal n defavoarea altuia, a unui ziar sau post de radio, strategia media ar trebui s e n totalitate conceput de un specialist, o agenie de media sau un specialist media independent. Alegerea canalelor potrivite (planicare media) ncepe prin a rspunde la cteva ntrebri elementare: Care sunt cele mai inuente segmente de public care pot s ne susin punctul de vedere? Care este cel mai mic public int care conteaz? De unde se informeaz aceste persoane? n ce organizaii sau metode de informare au ncredere (ziare/ TV etc). De cine ascult? Cine sunt aliaii notri? Cine are nevoie de informaie de la noi? Cu cine trebuie s discutm? Care este acoperirea mediatic cea mai bun care ne va ajuta s ne atingem scopurile? Ce dorim s realizm prin expunerea media? Planicarea media se bazeaz i pe criterii adiionale, precum: Alegerea unui canal potrivit mesajului; Alegerea unui canal potrivit conceptului creativ (dei un concept excelent se poate declina cu uurin pentru orice tip de canal) exploatai ideea/mesajul la maximum; Realizarea unei planicri detaliate; comunicatorul trebuie s se bazeze pe cunotinele, creativitatea i instrumentele ageniei de media, pentru a ecientiza cheltuirea bugetului; Folosirea cifrelor din industria de comunicare despre audiene, penetrarea pieei, aniti, costuri pe ecare tip de media, pe ecare tip de program sau interval orar acestea cresc ansa de a ajunge la publicul vizat.

2.7.1 RECLAMELE N PRES

Piaa publicaiilor tiprite este alctuit din editori internaionali ca Ringier, Edipresse, Sanoma Hearst, WAZ i editori locali cum ar Media Pro Group (Mediafax, Publimedia, Playboy), Intact (Sptmna Financiar, Jurnalul Naional), Realitatea Media Caavencu (Cotidianul, Money Express), Satirikon (Adevrul, Click), Global Media (Ziua) etc. 29

Principalele grupuri de pres dein o vast gam de categorii de publicaii n portofoliile lor: ghiduri TV, lifestyle, afaceri i economie, sport, ziare de top, att naionale ct i locale. Ali editori sunt specializai pe categorii: Edipresse reviste pentru femei, Business Media Group reviste pentru afaceri. n ceea ce privete audiena, printre cele mai citite se a titlurile din categoriile: ghiduri practice (gtit, cas & grdin), IT, calculatoare, telecomunicaii, publicaii pentru brbai i de lifesyle. Exist de asemenea mai muli distribuitori de spaii media n publicaii locale (ex. ARBOmedia), cu o acoperire geograc semnicativ. Reclamele n pres Acest mediu este deosebit de valoros dac este utilizat n mod corespunztor. Pe baza obiectivelor de comunicare, trebuie dezvoltat un plan media ecient, ncepnd cu analiza titlurilor disponibile, coninutul i cititorii lor. Dac au fost identicate titlurile corespunztoare, presa este un mediu cu o ecacitate ridicat care atinge audiena dorit la un cost unitar relativ sczut; Una dintre consideraiile cheie atunci cnd folosim presa este msurarea numrului de cititori i a numrului de copii difuzate din respectiva publicaie. Numrul celor care citesc publicaia (readership) este de obicei mai mare dect numrul celor care o cumpr (copii difuzate). Biroul Romn de Audit al Tirajelor (BRAT - www.brat.ro) este n msur s furnizeze cu acuratee datele despre acest subiect; De multe ori machetele pot plasate n anumite pagini sau seciuni ale unei publicaii. Poziionrile special alese, formatele mari, reclamele color de dimensiuni mari sunt mult mai scumpe, dar sunt considerate i mai eciente pentru transmiterea mesajului. Presa prezint o mare varietate de oferte, ceea ce face posibil direcionarea mesajului ctre grupuri clar delimitate de cititori la nivel naional, regional i local sau pe baza unui interes specic al acestora; O machet de pres realizat corect trebuie s conin un mesaj central/slogan interesant, un design clar i puternic i un text foarte bine scris. Se pot folosi culori, ilustraii, fotograi pentru a scoate n eviden mesajul. n cotidiane, o reclam poate chiar relaionat cu coninutul unei tiri de actualitate. Advertoriale Sunt reclame care apar sub forma unor articole de fond i sunt concepute astfel nct s arate ca tiri independente. n general tonul folosit este asemntor cu cel al unui comunicat de pres, dar apariia lor este pltit.

2.7.2 EXPUNEREA TV
Televiziunea reprezint mediul cu cea mai mare i rapid acoperire la nivel naional, precum i local, capacitatea sa de penetrare ind apropiat de 100%. Televiziunea este principalul vehicul de informare, ind accesibil majoritii populaiei. innd cont de specicul i nevoile informrii regionale, staiile TV locale joac un rol important n cadrul planului media TV. Expunerea ar trebui optimizat prin difuzri calitative. 30

GHID DE COMUNICARE

Spoturile TV Spoturile au att rolul de a promova programe noi, de a atrage atenia (ex. cu privire la licitaii de proiecte, subvenii, evenimente, noi servicii destinate publicului etc.), ct i de a promova o imagine (ex. de a consolida imaginea unei instituii i de a crete ncrederea n aceasta prin prezentarea unor proiecte anterioare care au avut succes) sau de a reaminti oamenilor despre brandurile deja existente; Prin intermediul televiziunii, accesul ctre publicul larg se face relativ rapid i exibil, dar este i condiionat de tipul staiei de televiziune (naional, regional sau local), de condiiile impuse de staie, de timpul alocat difuzrii i de tipul programelor n timpul crora se vor difuza reclamele (n stabilirea mesajului trebuie avute n vedere i reglementrile impuse de Consiliul Naional al Audiovizualului - www.cna.ro); n funcie de mesajul promovat i de impactul spotului TV, o campanie ecient presupune c publicul-int vizat a fost expus la mesaj de cel puin 3 ori; Reclamele sunt destinate n special unui public general i mai puin unui public specializat. O segmentare mai precis a publicului se poate totui realiza prin selectarea unui anumit canal TV de ni, a unor programe specializate sau prin alegerea intervalului orar de difuzare. Alte forme de publicitate TV: Sponsorizarea unui program/emisiune TV Sponsorizarea reprezint inserarea spotului/a siglei brandului i a unui mesaj nainte i dup difuzarea unui program (billboard-in i billboard-out). Avantajul acestei forme de publicitate este c mesajul este plasat imediat nainte i imediat dup programul sponsorizat, ceea ce nseamn c spotul se difuzeaz separat de calupul publicitar, ind astfel mai vizibil pentru publicul-int; Pop-up-uri Inserarea siglei sponsorului n timpul transmiterii unui anumit program. Logo-ul apare surprinztor n timpul programului, ntr-un moment special ales, n care audiena este concentrat asupra ecranului i nu poate trece cu vederea pop-up-ul. Exemple din alte ri UE, despre comunicarea TV privind Fondurile Structurale: http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/outils_en.htm

2.7.3 DIFUZAREA RADIO

Posturile comerciale de radio dein o poziie bine denit n zonele urbane (au o audien format preponderent din tineri i aduli cu un nivel educaional i nanciar mediu spre superior) i ncearc s-i consolideze continuu poziia n zonele rurale prin extinderea acoperirii tehnice i atragerea unor noi asculttori. Staiile comerciale de radio acoper 95% din totalitatea zonelor urbane. Staiile locale de radio sunt bine reprezentate i au un mare impact regional. Acestea fac parte e dintr-o reea naional mai larg, e sunt simple staii locale. Postul public Radio Romnia Actualiti (RRA) are aproximativ 100% acoperire naional, att n zonele urbane, ct i rurale. 31

Reclamele radio Spoturile radio dureaz cteva secunde (n general ntre 10 i 30 de secunde) i sunt ideale pentru transmiterea rapid a informaiilor (ex. evenimente ca zilele porilor deschise, lansarea unui nou program/proiect etc). Scopul folosirii spoturilor radio poate de a contientiza publicul unei anumite instituii, al unui anumit program/proiect. Reclamele radio sunt exibile i uor de produs; n comparaie cu alte tipuri de canale, radioul necesit repetarea frecvent a mesajului, deoarece este tratat de multe ori de asculttor ca zgomot de fond. La fel ca n cazul publicitii la televiziune, spoturile radio trebuie s e repetate (de cel puin 7 10 ori) pentru a reinute; Spoturile pot adresate unui public general, precum i potenialilor solicitani. Radioul local permite accesul la informaii nu numai locuitorilor din zon, ci i ntreprinztorilor privai, muncitorilor, funcionarilor publici, angajailor etc. Programe de dezbateri la radio Sunt n special avantajoase pentru prezentarea unei informaii de actualitate (licitaii, prezentarea unor proiecte de succes) sau pentru a prezenta sau explica subiecte/probleme care apar n derularea programelor. ntrebrile telefonice din partea asculttorilor pot incluse. Postul radio trebuie selectat lund n considerare publicul int cruia i se adreseaz; Participarea la aceste dezbateri se poate stabili ad-hoc sau, n cazul n care prile implicate colaboreaz n mod repetat i sistematic, se poate semna un parteneriat media. Timpul necesar pentru organizarea acestor dezbateri variaz de la un post la altul. Programe sponsorizate sau serii de programe Comunicatorii pot alege s sponsorizeze programe/serii de programe sau evenimente care nu se difuzeaz n direct7 la care particip postul de radio, dar care sunt mediatizate de postul de radio. Reclama citit Aceasta conine doar informaie textual, citit cu voce tare la radio de ctre prezentatorul programului, fr a se utiliza efecte de sunet i nici editare. Exemple: http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/outils_en.htm

2.7.4 AMPLASAREA PANOTAJULUI

Panourile publicitare sunt un instrument foarte util pentru xarea mesajului vizual cheie al unei campanii. Printre avantajele specice ale acestui mediu de comunicare se numr: xare foarte bun a imaginii prin expunerea ndelungat; cost excelent raportat la numrul de ari; vizibilitate permanent pe toat perioada campaniei; dimensiuni mari, cu impact major;
7 (En.) Off-air.

32

GHID DE COMUNICARE

posibilitatea modicrii ulterioare comode a mesajului; adresarea direct ctre locuitorii/persoanele aate n tranzit prin anumite zone (ex: drumul spre mare, puncte vamale, orae vizate etc). Formate de panotaj publicitar, disponibile n prezent: Unipoluri: 8x3 m, 10x4 m, 14x4 m Panouri n staii de autobuz/citylights: 1.1x1.6 m, 1.2x1.8 m Panouri iluminate din interior: 3.2x2.4 m, 3.5x2.5 m, 4x3 m, 6x3 m Rolling masters: 3.2x2.4 m Metrou (Bucureti): 3x2 m, 3x1.5 m, 4x1.5 m, 2x1.5 m Alte tipuri de comunicare stradal: banner-e standard i mesh-uri, mobilier urban (prisme, cuburi, standuri rotunde de susinere a posterelor), semnalistic, steaguri, bannere, construcii pe terasa cldirilor, ecrane TV. Mesajele publicitare pentru panotaj. Sunt tiprite digital pe diverse materiale (PVC autocolant sau translucid, hrtie, pnz etc.) n general innd cont de locul unde sunt amplasate (interior sau exterior). Trebuie s conin un text concis, clar i memorabil, titluri proeminente i imagini (fotograi) prin intermediul crora se poate capta atenia. Publicitatea pe mijloacele de transport n comun. Acest tip de reclam este ntlnit n general n oraele mari, unde exist un sistem dezvoltat de transport n comun. n afara acoperirii exterioare a mijloacelor de transport cu diverse reclame i mesaje, exist posibilitatea plasrii mesajelor n interiorul vehiculelor. Panotajul interior.8 Se practic n special n magazinele mari, n hypermarketurile importante, supermarketuri, farmacii i benzinrii, coli, universiti/campusuri, centre medicale, centre cosmetice i de tness, centre de afaceri (n lifturi) i chiar n toaletele barurilor i cluburilor. Trebuie valoricate locurile frecventate de reprezentanii publicului-int sau unde acetia caut informaii despre nanri (ex. bnci, instituii publice etc.). Potrivit reglementrilor europene (Regulamentul CE nr. 1828/2006), beneciarii de nanare din fondurile structurale au obligaia contractual de a amplasa panouri temporare i plci permanente conform prevederilor din Manualele de Identitate Vizual aferente ecrui program. Exemple: http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/outils_en.htm http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/document/fiche/sv_train_en.pdf (publicitatea n mijloacele de transport)

8 (En.) Indoor

33

3. MANAGEMENTUL PLANULUI DE COMUNICARE

3.1 BUGETUL
nainte de a face orice fel de calcule trebuie luate n considerare cerinele legislative, cum ar regula cu privire la cheltuielile eligibile pentru programele de nanare. Pentru o detaliere clar a activitilor calculele trebuie s ia n considerare: 1) Costurile interne (asociate cu administrarea i coordonarea Planului de Comunicare i cu activitile implementate direct folosind resurse interne), cum ar : costurile de personal; costuri de achiziionare de echipament sau de ntreinere a acestuia; costuri administrative. 2) Costurile externe direct legate de activitile de informare i promovare, de obicei n ceea ce privete subcontractanii selectai prin proceduri de achiziii publice, cum ar : costul activitilor de informare i promovare n sine: tiprituri, producii audio/video, achiziie de spaii media etc.; costul serviciilor de: consultan, evaluare, RP9, creaie i alte servicii externe. n ierarhizarea i selecia canalelor de comunicare, determinarea costurilor este critic, att ca indicator de ecien, ct i ca valoare absolut. Conceperea unui buget este un proces conceput n doi pai: o abordare de sus n jos, pentru a stabili bugetul disponibil pentru comunicare, urmat de o bugetare de jos n sus a ecrei aciuni prevzute n planul de comunicare. Abordarea de sus n jos presupune o decizie a managementului asupra limitei de buget ce poate cheltuit, pe baza analizelor anterioare i a bugetului general disponibil. Fiind cunoscute aceste limite, pe ecare aciune n parte, managerul de proiect direct implicat estimeaz costurile de execuie, iar bugetul rezultat de la costuri n sus trebuie s se ncadreze n bugetul total alocat. n acest proces, trebuie s se rspund la cteva ntrebri simple: Care este bugetul potrivit? Care este maximul ce se poate cheltui? Care sunt nevoile concrete? Cum poate utilizat cel mai ecient bugetul disponibil? Pasul urmtor const n fragmentarea bugetului plafon pe uniti de timp. n acelai timp alocarea de buget poate relaionat cu calendarul de activiti, pentru a ne asigura c fondurile alocate sunt adecvate ecrei etape a programului/proiectului (la nceput vor cheltuieli mai ridicate pentru lansarea campaniei de informare i promovare etc.).

9 Relaii Publice

34

GHID DE COMUNICARE

Monitorizarea cheltuielilor n timpul implementrii se bazeaz pe patru principii: Economie Ecacitate Ecien Sustenabilitate Monitorizarea trebuie s e efectuat n mod constant, lunar, trimestrial sau anual pentru ecare activitate individual i trebuie s in cont de bugetul iniial estimat. n nal, folosirea fondurilor poate evaluat cumulat la nivel de program, prioriti sau obiective, facilitnd astfel monitorizarea costurilor raportat la rezultatele ateptate.

3.2 CALENDARUL
Pentru a asigura implementarea cu succes a planului de comunicare, trebuie stabilite termenele limit de realizare a activitilor ce l compun. Din punct de vedere al ecacitii i ecienei cheltuielilor, momentul de desfurare a ecrei activiti este crucial; acestea nu pot implementate la ntmplare, ci doar n momentele n care impactul lor potenial este evaluat ca ind maxim. Fiecare activitate necesit anumite etape clare de pregtire, care trebuie s e incluse n calendar, mpreun cu o estimare a perioadei n care au loc diferitele licitaii pentru selectarea furnizorilor etc. Dei calendarul din documentul planului de comunicare este doar orientativ, el trebuie s e realist i s respecte urmtoarele principii: Pentru lansarea programului expunerea trebuie s e ct mai mare. Programul este nou i necunoscut, prin urmare trebuie adoptat un mix de comunicare ecient pentru obinerea unui grad de contientizare ct mai mare; Calendarul trebuie s ia n considerare etapa de pregtire; persoanele responsabile cu implementarea lui trebuie s aib n vedere timpul necesar pentru pregtirea diverselor instrumente utilizate; Calendarul trebuie s reecte alocarea bugetar pentru ecare perioad; n conceperea calendarului trebuie s se ia n considerare faptul c fondurile programului sunt folosite pe parcursul unei perioade de 6 ani, iar pe lng aceasta, informarea i activitile de publicitate (pltit sau nu) necesit continuitate; la fel i monitorizarea i evaluarea activitilor ntregului Plan de Comunicare. Calendarul planurilor de comunicare anuale poate organizat lunar sau chiar sptmnal, pentru a avea o planicare a activitilor detaliat i realist. Calendarul evenimentelor ar trebui promovat din timp pentru a crea premisele ca cei interesai s poat participa ntr-un numr ct mai mare.

35

3.3 RESURSELE UMANE

nainte de a externaliza anumite activiti de comunicare este indicat s se fac o evaluare intern a capacitii de a implementa respectivele activiti. De obicei, este creat o echip de comunicare cu rolul de a concepe, implementa i evalua activitile de informare i promovare. n acest caz, este important ca echipa s comunice ecient i constant cu conducerea Autoritii de Management. De asemenea, aceast echip de comunicare va relaiona cu toate entitile implicate n managementul programului. Acest departament va avea rolul de coordonare a comunicrii interne i externe. Personalul de baz ntr-o echip de comunicare: A. Directorul de comunicare: are ntreaga responsabilitate n ceea ce privete activitatea de comunicare a organizaiei. Coordoneaz comunicarea informaiei i a uxului informaional. B. Managerul de comunicare: creeaz, implementeaz i monitorizeaz planurile de comunicare care promoveaz organizaia i programele ei. Atribuiile i responsabilitile sale includ urmtoarele: contribuie la dezvoltarea i punerea n practic a planurilor de comunicare pentru a ndeplini obiectivele stabilite; asigur dezvoltarea strategic i execuia cu succes a activitilor de comunicare, att scris ct i oral; coordoneaz implementarea planului de comunicare; aprob achiziia de spaii media, logistica evenimentelor; se preocup de promovarea identitii organizaiei/programului, a numelui i a reputaiei; supravegheaz producia materialelor de informare precum brouri, uturai, pliante, videoclipuri promoionale, lme i produse multimedia; se asigur c website-urile sunt actualizate la timp pe msur ce apar evenimente/informaii noi; coordoneaz diverse activiti interne i externe, cum ar : trguri evenimente publice expoziii. C. Oerul de Relaii Publice (poate avea i rolul de purttor de cuvnt) Oerul de Relaii Publice utilizeaz toate instrumente de comunicare pentru a construi i a gestiona imaginea organizaiilor, de la cele publice i de servicii, la cele de afaceri i de voluntariat. Scopul RP este de a gestiona imaginea organizaiei astfel nct s genereze nelegere i susinere, i de a inuena opinii i comportamente. Dei este acceptat n mod unanim faptul c nu exist o zi tipic n munca de relaii publice, printre atribuiile specialistului n RP se numr urmtoarele: cercetarea i analiza, urmat de evaluarea continu a unei organizaii sau a unei strategii de campanie prin: realizarea de focus grupuri; coordonarea cercetrilor; investigarea unor rapoarte i articole recente; 36

GHID DE COMUNICARE

iniierea i planicarea campaniilor de RP: denirea obiectivelor, analiza problemelor i a oportunitilor, relaionarea cu conducerea i clienii (interni i externi); redactarea de comunicate de pres, newsletter-e pentru publicul intern, discursuri, articole, rapoarte anuale; meninerea i actualizarea informaiilor pe website-ul organizaiei; rspunsul la solicitri din partea persoanelor, jurnalitilor sau a altor persoane/organizaii; susinerea de prezentri, conferine de pres, participarea la interviuri la radio i TV i reprezentarea organizaiei n ntlniri; organizarea unor evenimente speciale, cum ar conferine de pres, expoziii, zilele porilor deschise, turnee, excursii, competiii i sponsorizri; dezvoltarea i meninerea unor relaii bune de colaborare cu mass media, incluznd ziare locale i naionale, reviste, posturi radio i de televiziune. D. Purttorul de cuvnt: are autoritatea de a vorbi n numele organizaiei pe care o reprezint. Este primul punct de contact cu media i este responsabil cu furnizarea informaiei ctre aceasta. E. Consilierii pe teme de comunicare: experi n comunicare, agenii de media, ali experi; cunosc foarte bine subiectul, adesea au cunotine n domeniul cercetrii opiniei publice i au o reea extins de relaii. Descrierea postului att pentru oerii de relaii publice ct i pentru managerul de comunicare trebuie promovat n interiorul organizaiei, astfel nct rolul i responsabilitile acestora s e general cunoscute.

3.4 EVALUAREA
Evaluarea este ultima etap a planului de comunicare, n care se msoar rezultatele acestuia, cu scopul de a decide o continuare n aceeai formul sau eventuale schimbri care trebuie efectuate. Planul a fost ecient n momentul n care activitile au fost bine planicate, cei care au primit mesajul l-au neles, au fost atinse publicurile int primare i secundare, participarea la evenimente a fost satisfctoare, reaciile din media sunt pozitive i, nu n ultimul rnd, au fost atinse obiectivele propuse. Evaluarea stabilete calitatea i eciena activitilor derulate. De aceea este important s e denite, n primul rnd, criteriile de validare a calitii i ecienei. A evalua nseamn a msura. Pentru aceasta trebuie identicai i utilizai indicatori specici. A. Indicatori cantitativi: Indicatori de impact: schimbare (cretere/scdere) a nivelului de transparen (se tie mai mult despre modalitile de accesare a programelor de nanare); 37

schimbare (cretere/scdere) a gradului de contientizare/cunoatere (se tie mai mult despre aciunile Uniunii Europene prin intermediul Fondurilor Structurale). Indicatori de rezultate: evalueaz efectele directe i imediate ale instrumentelor de comunicare folosite asupra grupurilor-int. numrul de vizitatori pe un website; numrul de participani la un eveniment, n comparaie cu numrul de invitai; numrul de cereri de nanare primite n comparaie cu numrul de poteniali beneciari informai; numrul de articole de ziar sau de tiri de televiziune sau radio rezultate n urma unei conferine de pres sau a unui eveniment major. Indicatori de implementare: evalueaz implementarea ecient a diferitelor msuri/instrumente prevzute n Planul de Comunicare n comparaie cu cele planicate. numrul de msuri/instrumente implementate n comparaie cu numrul de msuri/ instrumente planicate. Indicatori de buget: evalueaz cheltuielile efectuate pentru activitile de comunicare n comparaie cu bugetul disponibil. cheltuielile efectuate, n comparaie cu cele estimate. B. Indicatori calitativi: sunt indicatori specici pentru ecare activitate/produs realizat. Exemple: Pentru evenimente: calitatea organizrii (punctualitate, funcionarea serviciilor, atitudinea personalului angajat), nivelul de participare la dezbateri, profesionalismul, claritatea i lungimea discursurilor, calitatea documentaiei oferite. Pentru publicaii: atractivitatea, claritatea limbajului, echilibrul ntre text i imagine, accesibilitatea, utilizarea uoar.

3.5 BRIEFUL DE AGENIE

Brief-ul este un document cheie, standard i compact, care transmite solicitrile dumneavoastr legate de planul de comunicare ctre consultani specializai: agenii de publicitate i media, companii de RP, comunicatori Internet etc. Pe lng coninutul general descris mai jos, brief-ul devine specic atunci cnd ne referim la strategia de creaie, planul media etc. prin adugarea detaliilor relevante, fr a suprancrca documentul cu date inutile. n afar de a compact i standardizat ca format, acest document trebuie s foloseasc o exprimare clar i s stimuleze imaginaia companiilor. Structura unui brief de comunicare A. Sumarul proiectului: cuprinde o prezentare general a proiectului - obiectivele generale i specice, informaii de context relevante.

38

GHID DE COMUNICARE

B. Prolul audienei: reprezint descrierea publicurilor-int. Sunt necesare detalii suciente pentru a se obine o imagine clar despre audien. De preferin se includ informaii demograce. Urmtoarele ntrebri pot folosite ca un ghid. Audiena este mprit n tot attea grupuri diferite cte sunt vizate de activitile de comunicare. Care sunt grupurile-int? Includei date despre ocupaie, grupa de vrst, sex, preocupri i alte informaii relevante. Care sunt activitile desfurate de aceste persoane? Care sunt preferinele acestor persoane? De ce ar interesai de ceea ce produsul dumneavoastr le va oferi? Ce le-ar putea declana interesul? C. Percepie/Ton/Coordonate: Cum ar trebui s reacioneze audiena dup comunicare? Ce crede i ce simte audiena despre program/proiect i despre activitile de comunicare derulate n prezent? Cum vrem noi ca ei s gndeasc i s simt? Cum vor contribui noile activiti de comunicare la realizarea acestui obiectiv? Care sunt termenii care pot folosii pentru a descrie modul n care dorim ca programul/proiectul i comunicarea s e percepute de ctre publicul-int? Exist anumite repere vizuale pe care comunicarea ar trebui s le urmreasc? D. Strategia de comunicare: Cum ne vom realiza obiectivele msurabile? Care este mesajul principal pe care dorii s l transmitei audienei? Identicai stadiile de dezvoltare (dac este cazul) pentru atingerea obiectivelor. Cum vei msura succesul? E. Buget Ce buget este disponibili pentru comunicare? Dac nu a fost stabilit bugetul, care este minimul i maximul rezonabil? Exist dou abordri de stabilire a bugetului. n prima se denesc parametrii i se solicit preurile estimative. n a doua se anun de la nceput bugetul i se colaboreaz n vederea utilizrii ct mai eciente a acestuia.

39

ANEXA 1 Extras din REGULAMENTUL COMISIEI (CE) NR. 1828/2006 din decembrie 2006 privind regulile pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006, n care se stabilesc prevederile generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune, i pentru implementarea Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regional Capitolul II, Partea I Informare i publicitate Articolul 2: Pregtirea planului de comunicare 1. Un plan de comunicare, ca i orice amendamente majore ale sale, va elaborat de ctre autoritatea de management (un plan de comunicare pentru programul operaional de care rspunde) sau de ctre Statul Membru (un plan de comunicare care s acopere mai multe programe sau toate programele operaionale conanate din Fondul European de Dezvoltare Regional (FEDR), Fondul Social European (FSE) sau Fondul de Coeziune). 2. Planul de comunicare va cuprinde cel puin urmtoarele: (a) obiectivele i grupurile-int; (b) strategia i coninutul msurilor de informare i publicitate ce vor realizate de ctre Statul Membru sau de ctre autoritatea de management, orientate spre beneciari, beneciarii poteniali i public, reectnd plusul de valoare adus de asistena Comunitii la nivel naional, regional i local; (c) bugetul estimativ pentru implementarea planului; (d) departamentele administrative sau organismele responsabile de implementarea msurilor de informare i publicitate; (e) o propunere cu privire la modul n care msurile de informare i publicitate vor evaluate din punctul de vedere al vizibilitii i al gradului de contientizare cu privire la programele operaionale i la contribuia Comunitii. Articolul 3: Examinarea compatibilitii planului de comunicare Statul Membru sau autoritatea de management va nainta Comisiei planul de comunicare n decurs de patru luni de la data adoptrii programului operaional sau, n cazul n care planul de comunicare acoper dou sau mai multe programe operaionale, de la data adoptrii celui din urm dintre aceste programe operaionale. Dac nu se primesc observaii din partea Comisiei n decurs de dou luni de la primirea planului de comunicare, se va considera c planul este n conformitate cu Articolul 2(2). n cazul n care Comisia trimite observaii n decurs de dou luni de la primirea planului de comunicare, Statul Membru sau autoritatea de management va trimite Comisiei, n decurs de dou luni, un plan de comunicare revizuit. n absena unor noi observaii din partea Comisiei n decurs de dou luni de la naintarea planului de comunicare revizuit, se va considera c acest plan de comunicare poate implementat. Statul Membru sau autoritatea de management va ncepe activitile de informare i publicitate prevzute n Articolele 5, 6 i 7, acolo unde este relevant, chiar i n absena versiunii nale a planului de comunicare. Articolul 4: Implementarea i monitorizarea planului de comunicare 1. Autoritatea de management va informa comitetul de monitorizare pentru ecare program operaional cu privire la urmtoarele: (a) planul de comunicare i modul n care decurge implementarea acestuia; (b) msurile de informare i publicitate derulate;

40

GHID DE COMUNICARE

(c) instrumentele de comunicare folosite. Autoritatea de management va furniza comitetului de monitorizare exemple privind aceste msuri. 2. Rapoartele anuale i raportul nal asupra implementrii unui program operaional, la care se face referire n Articolul 67 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006, vor include: (a) exemple de msuri de informare i publicitate pentru programul operaional realizate n timpul implementrii planului de comunicare; (b) asigurarea condiiilor pentru msurile de informare i publicitate amintite la punctul (d) al Articolului 7(2), inclusiv, acolo unde este cazul, adresa electronic la care se pot gsi aceste date; (c) coninutul oricror amendamente majore la planul de comunicare. Raportul anual de implementare pentru anul 2010 i raportul nal de implementare vor conine un capitol de evaluare a rezultatelor msurilor de informare i publicitate din punctul de vedere al vizibilitii i al contientizrii cu privire la programele operaionale i la contribuia Comunitii, potrivit prevederilor de la punctul (e) al Articolului 2(2). 3. Instrumentele utilizate pentru implementarea, monitorizarea i evaluarea planului de comunicare vor proporionale cu msurile de informare i publicitate identicate n planul de comunicare. Articolul 5: Msuri de informare pentru potenialii beneciari 1. n conformitate cu planul de comunicare, autoritatea de management se va asigura c programul operaional este diseminat pe scar larg, inclusiv detaliile cu privire la contribuiile nanciare din Fondurile n cauz, i c respectivul program este disponibil pentru toi cei interesai. n plus, va asigura diseminarea la scar ct mai larg a informaiilor privind oportunitile de nanare oferite de asistena comun din partea Comunitii i a Statului Membru prin programul operaional. 2. Autoritatea de management va furniza potenialilor beneciari informaii clare i detaliate cel puin cu privire la urmtoarele: (a) condiiile de eligibilitate ce trebuie ndeplinite de ctre cei ce doresc s se calice pentru nanare dintr-un program operaional; (b) o descriere a procedurilor de evaluare a cererilor de nanare i a perioadelor de timp implicate; (c) criteriile de selecie a operaiunilor ce vor nanate; (d) persoanele i organismele de contact la nivel naional, regional sau local care pot oferi informaii despre programele operaionale. n plus, autoritatea de management va informa potenialii beneciari n legtur cu informaiile prevzute la punctul (d) al Articolului 7(2). 3. Autoritatea de management va implica n msurile de informare i publicitate, n conformitate cu legile i practicile naionale, cel puin unul dintre urmtoarele organisme care pot asigura diseminarea la scar larg a informaiilor enumerate n paragraful 2: (a) autoriti naionale, regionale i locale i agenii de dezvoltare; (b) asociaii comerciale i profesionale; (c) parteneri economici i sociali; (d) organizaii neguvernamentale; (e) organizaii reprezentative ale mediului de afaceri; (f) centre de informare european, precum i reprezentane ale Comisiei n Statele Membre; (g) instituii de nvmnt. Articolul 6: Msuri de informare pentru beneciari Autoritatea de management va informa beneciarii c acceptarea nanrii reprezint, de asemenea, o acceptare a includerii lor n lista beneciarilor, publicat n conformitate cu punctul (d) din Articolul 7(2). Articolul 7: Responsabilitile autoritii de management legate de msurile de informare i publicitate pentru public 1. Autoritatea de management se va asigura c msurile de informare i publicitate vor implementate

41

n conformitate cu planul de comunicare i c acestea vor urmri obinerea unei acoperiri n mass-media ct mai largi, utiliznd diferite forme i metode de comunicare la nivelul teritorial adecvat. 2. Autoritatea de management va rspunztoare pentru realizarea cel puin a urmtoarelor msuri de informare i publicitate: (a) o activitate ampl de informare, care s promoveze lansarea unui program operaional, chiar n absena versiunii nale a planului de comunicare; (b) cel puin o activitate ampl de informare pe an, potrivit celor stabilite n planul de comunicare, n cadrul creia vor prezentate realizrile programului/programelor operaional(e), inclusiv proiectele majore, dac acest lucru este relevant; (c) arborarea steagului Uniunii Europene timp de o sptmn ncepnd cu 9 mai, n faa sediului ecrei autoriti de management; (d) publicarea, electronic sau sub o alt form, a listei beneciarilor, a numelor operaiunilor i a sumei la care se ridic nanarea public alocat operaiunilor. Nu se vor meniona participanii la o operaiune nanat din FSE. Articolul 8: Responsabilitile beneciarilor legate de msurile de informare i publicitate pentru public 1. Beneciarul va responsabil pentru informarea publicului cu privire la asistena obinut din fonduri, prin msurile stabilite n paragrafele 2, 3 i 4. 2. Beneciarul va monta o plac permanent explicativ, vizibil i de dimensiuni semnicative, n maximum ase luni de la nalizarea unei operaiuni care ndeplinete urmtoarele condiii: (a) contribuia public total la operaiune depete 500 000 de euro; (b) operaiunea const n cumprarea unui obiect zic, n nanarea infrastructurii sau n operaiuni de construcie. Pe plac se va specica tipul i numele operaiunii, pe lng informaiile menionate la Articolul 9. Acele informaii vor ocupa cel puin 25% din suprafaa plcii. 3. Pe durata implementrii operaiunii, beneciarul va monta un panou informativ n locaia ecrei operaiuni ce ndeplinete urmtoarele condiii: (a) contribuia public total la operaiune depete 500 000 de euro; (b) operaiunea const n nanarea infrastructurii sau n operaiuni de construcie. Informaiile prevzute la Articolul 9 vor ocupa cel puin 25% din suprafaa panoului. La nalizarea operaiunii, panoul va nlocuit prin placa explicativ permanent menionat la paragraful 2. 4. n cazul n care o operaiune primete nanare dintr-un program operaional co-nanat din FSE i, dac este cazul, atunci cnd o operaiune beneciaz de nanare din FEDR sau Fondul de Coeziune, beneciarul va asigura informarea cu privire la nanare a tuturor celor care particip la operaiune. Beneciarul va anuna n mod clar faptul c operaiunea n curs de implementare a fost selectat n cadrul unui program operaional co-nanat din FSE, FEDR sau Fondul de Coeziune. Orice document, inclusiv orice participare sau certicat de alt natur cu privire la o asemenea operaiune va include meniunea c programul operaional a fost co-nanat din FSE sau, unde este cazul, din FEDR sau Fondul de Coeziune. Articolul 9: Caracteristici tehnice ale msurilor de informare i publicitate pentru operaiune Toate msurile de informare i publicitate destinate beneciarilor, potenialilor beneciari i publicului vor include urmtoarele: (a) sigla Uniunii Europene, n conformitate cu standardele grace stabilite n Anexa I din prezentul regulament, alturi de menionarea Uniunii Europene; (b) menionarea fondului n cauz: (a) pentru FEDR: Fondul European de Dezvoltare Regional;

42

GHID DE COMUNICARE

(b) pentru Fondul de Coeziune: Fondul de Coeziune; (c) pentru FSE: Fondul Social European; (c) o armaie aleas de ctre autoritatea de management, n care se evideniaz plusul de valoare adus de intervenia Comunitii, de preferin alturi de Investim n viitorul tu. Pentru obiecte promoionale mici nu se aplic punctele (b) i (c). Articolul 10: Reeaua i schimbul de experien 1. Fiecare autoritate de management va desemna persoanele de contact responsabile cu informarea i publicitatea i va informa Comisia n mod corespunztor. n plus, Statele Membre pot desemna o singur persoan de contact pentru toate programele operaionale. 2. Se pot crea reele la nivel comunitar, cuprinznd persoanele desemnate n paragraful 1, pentru a asigura schimbul de bune practici, inclusiv cu privire la rezultatele implementrii planului de comunicare, i schimbul de experien n implementarea msurilor de informare i publicitate conform acestei Pri. 3. Schimburile de experien din domeniul informrii i al publicitii pot sprijinite prin asisten tehnic, potrivit Articolului 45 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006. Anexa I la Regulamentul Comisiei 1828/2006 DESCRIERE SIMBOLIC Pe un fundal albastru, dousprezece stele galbene formeaz un cerc reprezentnd comunitatea oamenilor din Europa. Numrul stelelor este x, doisprezece ind simbolul perfeciunii i al unitii. DESCRIERE HERALDIC Pe un cmp albastru este plasat un cerc de dousprezece stele aurii, ale cror vrfuri nu se ating. DESCRIERE GEOMETRIC

Sigla are forma unui steag albastru dreptunghiular a crui lungime este o dat i jumtate mai mare dect nlimea. Cele dousprezece stele galbene, situate la intervale egale, formeaz un cerc imaginar al crui centru se a la intersecia diagonalelor dreptunghiului. Raza cercului este egal cu o treime din nlimea steagului. Fiecare stea are cinci vrfuri situate pe circumferina unui cerc imaginar a crui raz este egal cu 1/18 din nlimea steagului. Toate stelele sunt aezate avnd unul dintre vrfuri dispus vertical i ndreptat n sus i alte dou vrfuri aezate pe o linie care face un unghi drept cu catargul steagului. Stelele sunt poziionate asemenea cifrelor de pe cadranul unui ceas. Numrul lor este invariabil.

43

CULORI IMPUSE Sigla are urmtoarele culori: PANTONE REFLEX BLUE pentru suprafaa steagului. PANTONE YELLOW pentru stele. Policromie (patru culori) Dac se folosete o variant policrom, se vor reface cele dou culori standard prin utilizarea celor patru culori ale sistemului policromic. PANTONE YELLOW este obinut prin utilizarea n proporie de 100% a Process Yellow. PANTONE REFLEX BLUE este obinut din amestecul 100% Process Cyan i 80% Process Magenta. INTERNET n mediul electronic, PANTONE REFLEX BLUE corespunde culorii RGB:0/0/153 (hexadecimal: 000099), iar PANTONE YELLOW culorii RGB:255/204/0 (hexadecimal: FFCC00). PROCES DE REPRODUCERE MONOCROM (o culoare) Utiliznd negrul, conturul dreptunghiului este negru, iar stelele sunt negre pe fundal alb. Utiliznd albastrul (Reex Blue), acesta se folosete n proporie de 100% ca fundal, iar stelele sunt reproduse n negativ (alb).

REPRODUCERE PE UN FUNDAL COLOR Dac nu exist o alternativ la un fundal multicolor, se folosete un contur alb cu grosimea egal cu 1/25 din nlimea dreptunghiului.

44

Ministerul Dezvoltrii, Lucrrilor Publice i Locuinelor Str. Apolodor nr. 17, Bucureti, Sector 5 Tel.: 0372 111 409 Fax: 0372 111 513 Email: info@mdlpl.ro www.mdlpl.ro Programul Operaional Regional www.inforegio.ro Programul de Cooperare Transfrontalier Romnia Bulgaria www.cbcromaniabulgaria.eu Programul de Cooperare Transfrontalier Romnia Serbia http://www.romania-serbia.net Programul Operaional Comun Romnia Ucraina Moldova http://www.ro-ua-md.net Programul Operaional Comun n Bazinul Mrii Negre http://www.blacksea-cbc.net

Proiect Phare - Campania de contientizare a Programului Operaional Regional Cod contract de servicii: RO 2004/016-772.04.03.01.03.05 Publicaie editat de Ministerul Dezvoltrii, Lucrrilor Publice i Locuinelor. Noiembrie 2007 Coninutul acestui material nu reprezint n mod necesar poziia ocial a Uniunii Europene. Pentru informaii i sesizri, contactai cfcu.phare@mnante.ro