Proiect la:

Suceava, 2013 2014

Auditul aciunii de mentenan
Tema:
Page 2
Auditul aciunii de mentenan
CUPRINS
I.Introducere ........................................................................................................................................ 4
II.Cadrul conceptual al auditlui mentenan ei .......................................................................................6
III.Auditul mentenanei produsului....................................................................................................12
IV.tapele de des!"#urare ale unui audit............................................................................................16
V.$ocumente de audit........................................................................................................................ 2%
VI.&i'lio(ra!ie................................................................................................................................... 30
Page 3
Auditul aciunii de mentenan
I. Introducere
ntreprinderea este un sistem ce cuprinde echipamentele necesare procesului de
producie i operatorii. Se aprecieaz c aproximativ 30% din capitalul unei ntreprinderi l
reprezint echipamentele, deci o valoare semnificativ. in acest motiv meninerea
echipamentelor n funcionare, la parametrii sta!ilili, constituie o condiie a o!inerii
eficienei intreprinderii. "ceast activitate este cunoscut astzi su! numele de
mentenan. n lim!a en#lez $mentenance% nseamn $susinere%. Semnificaia
mentenanei este aceea de administrare a ntre#ului proces productiv pentru a&'
menine n funciune la parametrii proiectai. ntr&o definiie lar# utilizat, mentenana
reprezint o direcionare i o or#anizare a resurselor n vederea stp(nirii
disponi!ilitii i performanelor unui sistem productiv la un anumit nivel.
)uncia de mentenan reprezint, n medie i n cost direct, *% din cifra
industrial de afaceri+ dac se includ i costurile indirecte, aceast valoare atin#e , - .
% din cifra de afaceri /ca urmare a impactului complementar datorat costurilor induse de
non - disponi!ilitate0.
"ceast funcie se doteaz cu specialiti a cror calificare este din ce n ce mai
ridicat i n domenii din ce n ce mai difereniate. 1entenana posed metode specifice
i instrumente din ce n ce mai sofisticate.
2olul mentenanei este adeseori su!estimat, iar funcia sa nu este recunoscut.
'mplementarea unui astfel de serviciu ca o funcie inte#rat a ntreprinderii va permite3
4 mana#ementul mentenanei prin #estiunea ratio - urilor reprezentative, analiza
staionrilor produciei, stp(nirea costurilor mentenanei i optimizarea ale#erii politicii
de mentenan+
4 utilizarea de metode de mentenan ce condu la planificarea aciunilor
preventive, de lu!rifiere, de #estiune a pieselor i su!ansam!lelor de schim!, la
pre#tirea interveniilor+
4 adaptarea resurselor, n particular, formarea i calificarea oamenilor n funcie
de sistemele utilizate, #estiunea interfeelor cu alte entiti ale ntreprinderii /conducere,
servicii de resurse umane, finaniar, calitate, tehnic, aprovizionare, post - v(nzare0.
'deea de a menine echipamentele n stare de funcionare n loc de a le nlocui cu
Page 4
Auditul aciunii de mentenan
altele noi are un aspect economic i ea s&a conturat in domeniul militar /5adrian n anul
670 d. 5. a nfiinat n "n#lia ateliere de reparat arme0. 1entenana i&a pstrat p(n n
8umtatea secolulului 99 caracterul artizanal. Sumele mari investite aici n ultimul
timp /cca 7:% din investiii0 au impulsionat conturarea unei teorii a mentenanei /fondat
de S. ;a<a8ima in 6=,60. "cesta a sesizat trei etape n dezvoltarea mentenanei3
1. mentenana corectiv & /pn n 6=:00 ce presupune reparaii c(nd se
defecteaz echipamentul+ ea se !azeaz pe noiuni din in#ineria tehnic3 uzur, defect,
o!oseala materialului+
2. mentenana preventiv & /p(n n 6=,00 presupune reparaii planificate
ale echipamentelor+ ea se !azeaz pe noiuni ale in#ineriei economice3 eficien, ciclul de
via+
3. mentenana sistemic & /numit i productiv sau total0 ce se !azeaz pe
teoria calitii /fia!ilitate, mentena!ilitate, disponi!ilitate0, teoria proiectrii, in#ineria
sistemic /se ncearc o!inerea unei disponi!iliti crescute a ntre#ului sistem
productiv3 celula de fa!ricaie, atelier de producie, ntreprindere0 i pe in#ineria uman. n
acest mod teoria mentenanei are concepte fundamentale de in#inerie.
'mportana mentenanei decur#e din fapul c3
a crescut valoarea echipamentelor industriale+
a crescut parcul de utila8e i instalaii+
au crescut pierderile n cazul avariilor+
au crescut cheltuielile de repara ii+
in acest motiv mentenana i propune3
meninerea utila8elor n stare de funcionare+
evitarea opririlor accidentale+
modernizarea utila8elor, simultan cu reparaia lor+
limitarea costurilor pentru reparaii+
n sens lar# termenul de audit descrie un proces sistematic, independent i
documentat destinat o!inerii de dovezi pentru audit i evaluarea lor o!iectiv pentru a
se determina #radul n care sunt ndeplinite criteriile sta!ilite.
Page )
Auditul aciunii de mentenan
II. Cadrul conceptual al auditlui mentenan ei
>ermenul de audit provine de la ver!ul $audio?, care n lim!a latin nseamn $a
asculta?. n evul mediu acest termen era utilizat n sensul de a asculta prile implicate
ntr&un proces. @lterior a cptat o lar# extindere, n rile an#lo&saxone i n )rana, n
domeniul reviziilor conta!ile, inclusiv al Aurii de Aonturi. "stfel, n dicionarul an#lo&
francez 5achett, din anul 6=3*, auditul este definit ca reprezent(nd $verificarea
conturilor de ctre experi?.
Botrivit Ce!sterDs EncFclopedic, prin audit se nele#e $examinarea oficial sau
verificarea conturilor i nre#istrrilor, n special a conturilor financiare?. "ceeai
semnificaie este dat termenului de audit n dicionarele aprute n ara noastr3 $audit3
verificare, revizie a conturilor, !ilan, a verifica conturi?+ $audit3 revizie /conta!il0?.
@n sens lar# dau acestui termen enciclopediile !ritanice, potrivit crora prin audit
se nele#e $o examinare? a unei situaii, ntr&un anumit sector.
Obiectivele generale i importana auditului mentenan ei
n mod normal, auditurile mentenaei sunt desfurate pentru atin#erea unuia sau
a mai multor o!iective, dup urmeaz3
s se verifice n cadrul unei or#anizaii dac propriul sistem al
mentenanei funcioneaz corect i satisface n permanen exi#enele prescrise
/conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului mentenan ei cu exi#enele
prescrise n standarde0+
s se determine eficacitatea sistemului de mana#ement al mentenanei n
satisfacerea o!iectivelor calitative prescrise+
s se ofere or#anizaiei auditate ocazia s&i amelioreze propriul sistem de
mana#ement al mentenanei+
s se realizeze o evaluare iniial a unui furnizor, n vederea sta!ilirii unor
relaii contractuale cu acesta+
s se verifice, n cadrul relaiilor contractuale, dac sistemul de
mana#ement al mentenanei furnizorul satisface n permanen exi#enele prescrise i
dac acesta funcioneaz corect+
s se permit certificarea sistemului de mana#ement al mentenanei
Page 6
Auditul aciunii de mentenan
or#anizaiei auditate.
Evaluarea implementrii sistemului de management al mentenanei implic o
analiz a dovezilor o!iective cu privire la activitile curente, a nre#istrrilor unor
activiti trecute, a atitudinii personalului i sta!ilirea msurii n care cerinele sunt
ndeplinite.
Evaluarea conformitii sistemului de management al mentenanei presupune
colectarea dovezilor o!iective cu privire la3 politica din domeniul mentenanei, modul de
or#anizare, resursele existente, precum i la procedurile scrise ale contractului iGsau
cerinele le#ale. ovezile o!iective pot fi3 specificaii, nre#istrri, instruciuni de lucru,
o!servaii directe ale auditorilor sau chiar afirmaii directe ale unor persoane avizate.
>oate acestea c(ti# n valoare n cazul n care sunt i verificate /documentul este
avizat n mod corect0.
Evaluarea eficienei sistemului de management al mentenanei presupune
sta!ilirea msurii n care sistemul de mana#ement al mentenanei este apt s&i
ndeplineasc o!iectivele, respectiv, msura n care el contri!uie la o!inerea unui nivel
calitativ superior prin prevenirea defectelor produselorGserviciilor i la creterea
satisfaciei clienilor. Evaluarea eficienei este cea mai dificil sarcin pentru un auditor,
i se !azeaz pe urmtoarele tipuri de nre#istrri3
edine de analiz ale conducerii cu privire la sistemul de mana#ement al
mentenanei+
concluziile i constatrile auditurilor interne i ale auditurilor secund parte
/efectuate de clieni03 neconformiti constatate, aciuni corective ntreprinse etc.+
modalitatea de atin#ere a o!iectivelor propuse, termene de ndeplinire
etc.+
eecuri n satisfacia clienilor3 reclamaii, refuzuri, reparaii post&v(nzare,
nt(rzieri sau anulri de livrri, pli n perioada de #aranie etc.+
eecuri n realizarea calitii specificate3 refuzuri, re!uturi, reprelucrri,
costul pierderilor etc.
ntr&un asemenea audit, auditorul va urmri nu numai existena unor asemenea
dovezi o!iective, ci i frecvena cu care apar anumite pro!leme, precum i trendul ce se
nre#istreaz. @nul dintre rolurile importante ale unui auditor este i acela de a
Page *
Auditul aciunii de mentenan
intervieva personalul ce desfoar activiti cu inciden asupra mentenanei, pentru a
sta!ili msura n care acesta a neles sistemul de mana#ement al mentenanei i rolul
acestuia, procedurile i instruciunile utilizate, politica i o!iectivele n domeniul
mentenanei, precum i utilizarea sistemului n rezolvarea pro!lemelor i n
m!untirea mentenanei. e asemenea, el tre!uie s verifice importana care este
acordat fiecrei pro!leme a mentenanei i perioadele de timp pentru care ele rm(n
nerezolvate.
@nele audituri interne pot avea drept scop evaluarea efectului economic i al
eficienei.
Efectul economic se refer la utilizarea, cu costuri c(t mai reduse, a intrrilor n
proces, lipsa efectului put(nd lua una din urmtoarele forme3 folosirea unor materiale
superioare specificaiilor, o!inerea unor produse cu caracteristici de calitate superioare,
inutile scopului propus, nivel nalt al pierderilor ce putea fi evitat etc.
Brin eficien se nele#e o!inerea unui raport optim ntre valoarea intrrilor i
cea a ieirilor din proces, lipsa eficienei put(nd fi ilustrat prin3 proceduri neclare,
responsa!iliti neclare, omise sau suprapuse, informaii i instruciuni contradictorii etc.
esfurarea oricrui audit are ns ca scop final mbuntirea performanelor
unei organizaii i tocmai de aceea, concluziile auditului tre!uie s furnizeze conducerii
informaii suficiente i relevante pentru atin#erea acestui scop.
"uditurile pot fi declanate cu o anumit re#ularitate sau cu ocazia unor
modificri importante ale sistemului de mana#ement al mentenanei, ale proceselor,
produselor sau serviciilor unei or#anizaii sau n urma unor aciuni corective ntreprinse.
Aoncluziile auditurilor pot fi folosite de ctre toi factorii de decizie pentru
ameliorarea funcionrii sistemelor n vederea atin#erii o!iectivelor fixate n cadrul
politicilor lor #enerale.
Bentru a se ndeplini caracterul de proces independent i sistematic, aa cum
este el definit, principiul care #uverneaz desfurarea unui audit este principiul
independenei, ca !az a imparialitii i o!iectivitii concluziilor furnizate de ctre
auditori. "uditorii tre!uie s fie independeni fa de activitatea auditat, s nu fie
prtinitori sau s se afle ntr&un conflict de interese. Aoncluziile i constatrile auditului
tre!uie s fie documentate pe !az de dovezi o!iective /dovada este considerat !aza
Page %
Auditul aciunii de mentenan
raional pentru o!inerea unor concluzii credi!ile i reproducti!ile0, astfel nc(t auditorii
care lucreaz independent s poat a8un#e la aceleai concluzii.
"uditorii i desfoar activitatea prin aplicarea urmtoarelor principii3
conducere etic, !azat pe un nalt profesionalism, inte#ritate,
confidenialitate i discreie+
prezentare corect a celor constatate, respect(nd cu exactitate adevrul,
inclusiv raportarea opiniilor diver#ente ivite ntre mem!rii echipei de audit i a
o!stacolelor semnificative constatate n timpul auditului i nerezolvate+
competen i maxim de atenie profesional n desfurarea activitii,
in(nd cont n permanen de importana auditului i de ncrederea pe care clienii le&au
acordat&o.
Bentru nele#erea corect i complet a procesului de audit, este necesar
explicarea unor termeni cu care se opereaz n permanen n acest domeniu3
auditatul reprezint or#anizaia care este supus procesului de audit+
auditorul reprezint persoana ce deine competena necesar de a efectua
un audit+
clientul auditului este or#anizaia sau persoana care are un drept
re#lementar sau contractual de a solicita un audit.
Alientul poate fi3
4 auditatul, care dorete ca propriul su sistem de mana#ement al calitii s fie
auditat n raport de o norm a acestuia+
4 un client ce dorete auditarea sistemului de mana#ement al calitii unui
furnizor, fc(nd apel la proprii auditori sau la o ter parte+
4 un or#anism independent mandatat s determine dac sistemul de
mana#ement al calitii unor furnizori permite conducerea adecvat a produselor sau
serviciilor aprovizionate /or#anisme de control alimentar, farmaceutic, nuclear etc.0+
4 un or#anism independent nsrcinat cu efectuarea unui audit, n vederea
certificrii sistemului de mana#ement al calitii al or#anizaiei auditate+
echipa de audit este alctuit din unul sau mai muli auditori. 'ndiferent de
faptul c un audit este efectuat de o sin#ur persoan sau de o echip,
responsa!ilitatea #eneral va fi repartizat unui responsa!il de audit - eful echipei de
Page +
Auditul aciunii de mentenan
audit. n funcie de circumstane, echipa de audit poate fi alctuit i din auditori n curs
de formare sau din o!servatori, su! rezerva acceptrii lor de ctre clientul auditat i de
ctre responsa!ilul de audit. "ceast echip poate primi n le#tur cu su!iectul auditat
informaii de la un expert tehnic, pe !aza cunotinelor i a experienei profesionale ale
acestuia /cunotine referitoare la or#anizaie, procesul sau activitatea auditat,
ndrumri de lim! sau de cultur0. "cest expert nu funcioneaz ns ca un auditor,
mem!ru al echipei de audit+
programul de audit reprezint un ansam!lu de unul sau mai multe audituri,
planificate pe parcursul unui anumit interval de timp i desfurate cu un anumit scop.
@na i aceeai or#anizaie poate sta!ili mai multe pro#rame de audit. ;ecesitatea
efecturii unui audit este determinat de client, care ine cont de exi#enele prescrise
sau de alte re#lementri n vi#oare. 1odificrile importante din cadrul #estiunii
or#anizaiei, din politica or#anismului, a tehnicilor sau tehnolo#iilor care pot afecta
sistemul de mana#ement al mentenanei sau modificrile survenite n sistem conduc la
concluzia c auditurile precedente sunt exemple de circumstane ce tre!uie luate n
considerare pentru a decide frecvena auditurilor. n interiorul unei or#anizaii, auditurile
interne pot fi or#anizate la intervale re#ulate, pentru nevoile interne de #estiune sau
pentru conducerea activitii+
planul de audit este documentul ce descrie activitile i aran8amentele
desfurate la faa locului pentru un audit+
domeniul auditului se refer la ntinderea i la limitele unui audit. Alientul
ia, n ultim instan, deciziile referitoare la elementele sistemului de mana#ement al
mentenanei, la zonele afectate i la activitile ce vor fi auditate. "ceste decizii le va lua
mpreun cu responsa!ilul de audit i dac este cazul, cu or#anizaia auditat ce va fi
consultat n momentul determinrii domeniului de audit. omeniul auditului i #radul de
profunzime sunt astfel sta!ilite nc(t s permit satisfacerea nevoii de informaie a
clientului. ;ormele sau documentele n funcie de care tre!uie s se conformeze
sistemul de mana#ement al mentenanei or#anizaiei auditate sunt sta!ilite de client.
omeniul de audit tre!uie s furnizeze pro!e o!iective i suficiente pentru a demonstra
funcionarea eficient a sistemului de mana#ement al mentenanei or#anizaiei auditate
iar mi8loacele an#a8ate n audit tre!uie s fie suficiente pentru a permite atin#erea
Page 10
Auditul aciunii de mentenan
scopului i a #radului dorit de profunzime al auditului+
criteriile de audit reprezint setul de politici, proceduri sau cerine utilizate
ca referin n desfurarea unui audit+
dovezile auditului sunt reprezentate de nre#istrri, declaraii de fapte sau
alte informaii relevante pentru criteriile de audit i care sunt verifica!ile. ovezile pot fi
at(t de natur cantitativ, c(t i calitativ+
constatrile auditului reprezint rezultatul evalurii dovezilor de audit,
cercetate n funcie de criteriile ce stau la !aza desfurrii auditului. "ceste constatri
pot semnala conformitatea sau neconformitatea cu criteriile de audit, inclusiv dovezile
o!iective pentru reducerea, eliminarea i prevenirea neconformitilor, precum i
ansele de m!untire existente+
concluzia auditului reprezint de fapt rezultatul ntre#ului audit prezentat
de echipa de audit, av(nd la !az o!iectivele auditului i constatrile nre#istrate.
H or#anizaie poate hotr(, prin urmare, efectuarea unor audituri periodice pentru
a sta!ili dac produsele n curs de fa!ricaie sau cele noi corespund cerinelor
specificate /n standarde sau n alte documente normative0 i pentru a evalua n ce
msur procesele sunt inute su! control.
Be de alt parte, auditurile pot fi efectuate pentru evaluarea sistemului
mentenanei or#anizaiei, n raport cu un anumit standard, sau pentru a verifica dac
acest sistem este implementat i satisface n mod constant cerinele presta!ilite. Brin
auditul mentenanei or#anizaia urmrete, de asemenea, identificarea punctelor critice,
n vederea reducerii costurilor referitoare la mentenan, ca i suprave#herea aplicrii
msurilor corective sta!ilite.
Be !aza rezultatelor pot fi mai !ine fundamentate aciunile de m!untire a
mentenanei proceselor, produselor i a sistemului mentenanei or#anizaiei. n msura
n care aceste audituri sunt corect planificate i pro#ramate, in(nd seama de natura i
importana activitilor i sunt efectuate de auditori calificai, se poate a8un#e la
micorarea continu a a!aterilor i implicit la creterea #radului de satisfacere a
cerinelor.
Page 11
Auditul aciunii de mentenan
Fig. 1. Eficien a auditului mentenan ei
III. Auditul mentenanei produsului
Obectivele auditului mentenanei produsului
"uditul mentenanei produsului servete pentru evaluare conformitii
caracteristicilor de mentenan a unui produs finit sau semifinit /componente, pri
constructive0 cu cerinele clientului sau cu cerinele specifice in documentele de referin
/standarde, specificaii tehnice, documente de fa!ricaie0. Au acest prile8 sunt verificate
i documentele de referin, pentru a se sta!ili dac sunt corespunztoare pentru
realizarea o!iectivelor preconizate n domeniul mentenanei produselor.
"uditul nu se rezum ns numai la o simpl examinare a mentenanei
produsului, ci are n vedere evaluarea eficacitii msurilor de asi#urare a mentenanei,
referitoare la produsul respectiv. Be !aza rezultatului auditului mentenanei pot fi
sta!ilite msurile corective sau de m!untire necesare, privind produsul auditat.
Bentru efectuarea auditului mentenanei produsului se iau n considerare
procedurile sistemului mentenanei, specificaia produsului, caietul de sarcini,
documentele i mi8loacele de fa!ricaie i inspecie corespunztoare.
Metodologia auditului mentenanei produsului
Efectuarea unui audit al sistemului mentenanei presupune parcur#erea
urmtoarelor etape3 declanarea, pregtirea i realizarea auditului, elaborarea
documentelor acestuia, incheierea auditului i urmrirea implementrii aciunilor
Page 12
Auditul aciunii de mentenan
corective.
a0 eclanarea auditului presupune sta!ilirea o!iectului auditului, frecvenei
acestuia i examinarea preliminar /prin auditul de preevaluare0.
!biectui auditului este stabilit de client. Se recomanda ca aceast decizie
s fie luat mpreuna cu responsa!ilul auditului, put(nd fi consultat i ntreprinderea
auditat. Alientul sta!ilete, de asemenea, standardele sau documentele de referin
pentru efectuarea auditului sistemului mentenanei.
Frecvena auditurilor este sta!ilit tot de ctre client, n funcie de
eventualele modificri importante intervenite n mana#ementui ntreprinderii, care ar
putea afecta sistemul mentenanei acestuia, de modificrile aduse n mod direct
sistemului etc. Bot fi luate n considerare i concluziile auditurilor anterioare.
Examinarea preliminar "auditul de preevaluare# const n analiza
documentaiei referitoare la metodele utilizate de ctre cel auditat pentru satisfacerea
cerinelor sistemului mentenanei. Brincipalul document analizat este manualul calitii,
sau un document echivalent cu acesta.
ac , n urma acestei examinri , rezult c sistemul mentenanei descris
de cel auditat nu este corespunztor pentru satisfacerea cerinelor, se recomand ca
auditul propriu&zis s fie efectuat dup rezolvarea pro!lemelor constatate.
!0 $regtirea auditului presupune ela!orarea unui plan de audit, or#anizarea
echipei de audit i sta!ilirea documentelor de lucru, care vor fi utilizate pe parcursul
desfaurrii auditului.
$lanul de audit trebuie apro!at de client i comunicat auditorilor i celui auditat.
Se recomand ca acest plan s fie astfel conceput nc(t s ai! flexi!ilitatea necesar
pentru a putea fi adaptat unor n situaii concrete, pe !aza informaiilor o!inute n
timpul efecturii auditului.
!rganizarea echipei de audit. "uditul sistemului mentenanei poate fi
efectuat de unul sau mai multi auditori. 2esponsa!ilitatea #eneral a auditului revine
responsa!ilului de audit /%lead auditor%0. El tre!uie s ai! capacitatea, experiena i
autoritatea necesar pentru a lua deciziile referitoare la conducerea auditului, n toate
fazele desfurrii acestuia. 2esponsa!ilul de audit sta!ilete atri!uiile fiecrui auditor
din cadrul echipei de audit, pe elemente ale sistemului mentenanei, sau pe
Page 13
Auditul aciunii de mentenan
compartimentele ntreprinderii. Echipa de audit poate cuprinde i experi, specialiti n
domeniul respectiv, auditori n curs de formare sau o!servatori, n condiiile acceptrii
lor de ctre client, cel auditat i de responsa!ilul auditului.
%tabilirea documentelor de lucru. Bentru facilitarea desfurrii auditului i
pentru consemnarea i raportarea concluziilor pot fi utilizate urmtoarele tipuri de
documente3 liste de verificare, pentru evaluarea fiecrui element al sistemului
mentenanei /ela!orate, de re#ula, de auditorul desemnat pentru auditarea acestor
elemente0+ formulare pentru raportarea o!servaiilor auditorului+ formulare pentru
documentarea dovezilor care vor servi la fundamentarea concluziilor finale ale
auditorilor etc. ocumentele de lucru tre!uie astfel concepute nc(t s nu limiteze
activitile sau investi#aiile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul
desfurrii auditului.
c0 Efectuarea auditului presupune parcur#erea a trei etape3 reuniunea de
deschidere, examinarea propriu&zis a elementelor sistemului mentenanei i reuni unea
de ncheiere a auditului,
'euniunea de deschidere are loc n urmtoarele scopuri3 prezentarea
mem!rilor echipei de audit conducerii ntreprinderii auditate, discutarea o!iectivelor i
domeniului de aplicare al auditului, prezentarea succint a metodelor i procedurilor
care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului, determinarea sistemului oficial de
comunicare ntre echipa de audit i cel auditat, confirmarea asi#urrii mi8ioacelor i
facilitilor necesare efecturii auditului, confirmarea datei la care va avea loc reuniunea
de ncheiere, precum i reuniunile intermediare ale echipei de audit cu conducerea
ntreprinderii, clarificarea detaliilor planului de audit.
Examinarea sistemului mentenanei, sau a unor elemente ale acestuia,
presupune cule#erea dovezilor i formularea o!servaiilor auditorilor.
( )ulegerea dovezilor se realizeaz prin analiza documentelor, chestionarea
personalului implicat n domeniul auditat i prin o!servarea direct a desfurrii
activitilor n domeniul respectiv.
4 !bservaiile auditorilor, formulate dup auditarea tuturor activitilor , sunt
analizate de echipa de audit, pentru a se sta!ili care din ele vor fi raportate ca
neconformiti. "ceste neconformiti tre!uie s fie documentate clar i concis i
Page 14
Auditul aciunii de mentenan
demonstrate pe !aza unor dovezi corespunzatoare. 'dentificarea neconformitilor se
realizeaz n raport cu cerinele specificate n standard sau n alte documente de
referin ale auditului. Se recomand ca o!servaiile s fie analizate de responsa!ilul de
audit, mpreuna cu reprezentantui conducerii ntreprinderii auditate.
n mod o!inuit, neconformitile constatate cu prile8ul auditului se clasific, n
funcie de #ravitatea lor, n dou cate#orii3 ma8ore i minore. "ceast delimitare este
important n luarea deciziei de apro!areGcertificare a sistemului mentenanei
or#anizaiei.
*econformitile ma+ore se refer la nesatisfacerea cerinelor standardului
de referin, care afecteaz ntr&o msur important implementarea sau meninerea
sistemului mentenanei.
n cazul constatrii unor neconformiti ma8ore, echipa de audit nu recomand
apro!areaGcertificarea sistemului mentenanei or#anizaiei auditate.
*econformitile minore sunt neconformiti izolate sau sporadice, care nu
afecteaz n mod semnificativ implementarea sau meninerea sistemului mentenanei.
n cazul constatrii unor neconformiti minore, echipa de audit recomand
apro!areaGcertificarea sistemului mentenanei or#anizaiei auditate, urm(nd ca
verificarea implementrii aciunilor corective necesare s se fac, de re#ul, cu prile8ul
auditului de suprave#here.
Bentru ca o neconformitate s poat fi considerat minora, este important ca
aceast s apar n mod izolat. n caz contrar, poate deveni o neconformitate ma8or.
'euniunea de ncheiere cu conducerea ntreprinderii are loc nainte de
ela!orarea raportului de audit. Ia aceast reuniune particip i responsa!ilii domeniilor
auditate. 2esponsa!ilul auditului prezint constatrile echipei de audit i concluziile
acesteia privind eficacitatea sistemului mentenanei n realizarea o!iectivelor.
d0 Elaborarea i gestionarea documentelor auditului. Brincipalul document cu
care se finalizeaz auditul sistemului mentenanei este raportul de audit.
Elaborarea raportului de audit se realizeaz su! coordonarea
responsa!ilului de audit.
ifuzarea raportului de audit. 2aportul de audit este predat clientului de
ctre responsa!ilul auditului. Alientul este cel care pune la dispoziia conducerii
Page 1)
Auditul aciunii de mentenan
ntreprinderii auditate un exemplar al acestui raport. ifuzarea raportului ctre teri este
posi!il numai cu acordul celui auditat.
$strarea documentelor auditului se realizeaz potrivit celor sta!ilite de
comun acord, de ctre client, or#anismul auditor i cel auditat.
e0 ,ncheierea auditului. "uditul se consider ncheiat atunci c(nd raportul de audit
a fost predat clientului.
f0 -rmrirea aciunilor corective. 2esponsa!ilitatea sta!ilirii aciunilor corective
pentru eliminarea neconformitilor identificate cu prile8ul auditului, sau a cauzelor
acestora, revine ntreprinderii auditate.
2esponsa!ilitatea auditorului se limiteaz la identificarea neconformitilor.
Alientul, mpreun cu cel auditat, poate sta!ili, dup consultarea or#anismului
auditor, data finalizrii aciunilor corective i a auditurilor de urmrire /%folloJ&up audits%0.
up verificarea implementrii aciunilor corective, or#anismul auditor poate ela!ora un
%raport de urmrire%, pe care&l va difuza n acelai mod ca i raportul de audit iniial.
Se recomand ca necesitatea i frecvena auditurilor mentenanei produselor s
fie fcut de compartimentul de mentenan din or#anizaie /serviciul de asi#urare a
mentenanei0. 'ndependent de aceast pro#ramare, tre!uie asi#urat posi!ilitatea
efecturii unor audituri ori de c(te ori este necesar, de exemplu, n cazul unor produse
reclamate de !eneficiari sau care prezint neconformiti ma8ore sau repetate.
2aportul ntocmit la finalizarea auditului tre!uie s conin toate rezultatele
inspeciilor i ncercrilor efectuate, identific(ndu&se neconformitile i cauzele
acestora, pentru a se putea sta!ili cele mai potrivite msuri corective sau de
m!untire a mentenanei produsului.
IV. Etapele de desfurare ale unui audit
n desfurarea unui audit exist trei faze distincte3
1# $regtirea auditului, care cuprinde trei etape principale, i anume3
iniierea auditului ce const n3 desemnarea efului echipei de audit,
definirea o!iectivelor, a domeniului i a criteriilor de audit, determinarea feza!ilitii
auditului, sta!ilirea echipei de audit, sta!ilirea contactului iniial cu auditatul pentru
o!inerea acordului asupra scopului auditului, standardelor etc., vizita preliminar
Page 16
Auditul aciunii de mentenan
efectuat de eful echipei de audit+
analiza documentelor presupune o analiz a documentelor relevante ale
sistemului de mana#ement al mentenanei, a nre#istrrilor, inclusiv determinarea
#radului de conformitate ale acestora+
pregtirea auditului la faa locului care cuprinde planificarea activitilor
auditului, planificarea documentelor de lucru, repartizarea sarcinilor n cadrul echipei de
audit i sta!ilirea datei de ncepere a auditului.
.# esfurarea auditului, care const n3 edina de deschidere+ comunicarea n
timpul auditului prin intermediul edinelor echipei de audit, sta!ilirea rolului i a
responsa!ilitilor #hizilor i ale o!servatorilor, investi#aii, colectarea i verificarea
informaiilor, documentarea constatrilor+ pre#tirea concluziilor auditului i edina de
nchidere+
/# 'ezultatele auditului, care cuprind3
pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit +
ncheierea auditului , respectiv pstrarea documentelor i finalizarea
auditului+
efectuarea auditurilor de urmrire , respectiv verificarea aciunilor corective,
preventive, de m!untire i a altor detaliilor /un audit nu poate fi considerat complet
p(n ce aciunile corective nu au fost verificate. "ceste aciuni nu sunt totui
considerate ca parte a auditului dec(t n msura n care ele sunt incluse n planul de
audit0.
emararea unui proces de audit impune desemnarea de ctre conducerea
pro#ramului de audit a unui ef de echip de audit "auditor ef#. n cazul unui audit
comun, nainte de nceperea auditului, se impune acordul or#anizaiilor auditate cu
privire la responsa!ilitile specifice fiecrei or#anizaii, n special cu privire la
autoritatea efului de echip.
Bentru a se asi#ura un audit eficient, fluent i cu costuri reduse, care s permit o
evaluare demn de ncredere a or#anizaiei, este necesar o planificare a activitii,
care cade n responsa!ilitatea efului echipei de audit.
Keful echipei de audit poart rspunderea pentru toate fazele auditului. El tre!uie
s posede capacitatea i experiena necesar n materie de #estiune a auditului,
Page 1*
Auditul aciunii de mentenan
precum i autoritatea corespunztoare pentru a lua deciziile referitoare la conducerea
auditului.
Brincipalele responsa!iliti ale efului unei echipe de audit sunt urmtoarele3
analizeaz documentele referitoare la activitatea sistemului de
mana#ement al mentenanei existent pentru a determina dac acestea sunt sau nu
adecvate+
particip la ale#erea celorlali mem!ri ai echipei de audit+
pre#tete planul de audit+
definete exi#enele misiunii auditului+
respect exi#enele aplica!ile auditului, precum i pe cele ale altor
directive aplica!ile+
pre#tete auditul, documentele de lucru i d instruciuni echipei de audit+
reprezint echipa de audit pe l(n# conducerea auditatului+
semnaleaz imediat auditatului neconformitile critice+
semnaleaz toate o!stacolele ma8ore ivite n execuia auditului+
raporteaz concluziile auditului n mod clar, fr echivoc i definitiv+
prezint raportul de audit.
ntre o!iectivele unui audit se pot nscrie urmtoarele3
determinarea #radului de conformitate a sistemului de mana#ement al
auditatului /sau al unor pri ale acestuia0 cu criteriile de audit+
evaluarea capa!ilitii sistemului de mana#ement al mentenanei n
asi#urarea conformitii cu cerinele re#lementate sau contractuale+
evaluarea eficacitii sistemului de mana#ement al mentenanei n
ndeplinirea cerinelor specificate+
identificarea zonelor de m!untire potenial a sistemului etc.
omeniul auditului se refer la ntinderea i limitele acestuia3 amplasamente
fizice, uniti or#anizatorice, activiti i procese ce vor fi auditate i perioada efecturii
auditului.
)riteriile de audit includ3 politicile aplica!ile, standardele, le#ile i re#lementrile
Page 1%
Auditul aciunii de mentenan
aplica!ile, procedurile, cerine ale sistemelor de mana#ement, cerine contractuale,
coduri de conducere ale sectoarelor etc.
Brincipalele responsa!iliti i drepturi ale unui client de audit sunt urmtoarele3
decide dac este necesar s se efectueze un audit, definete o!iectivele
auditului, domeniul i criteriile n raport de care se va efectua auditul+
declaneaz procesul+
sta!ilete or#anismul auditor+
primete raportul de audit.
Tehnici de evaluare utiliate pe parcursul des!urrii auditului sistemului
de mentenan
>ehnicile de evaluare sunt utilizate pentru a o!ine informaiile necesare privind
conformitatea sistemului mentenanei or#anizaiei auditate, cu standardul de referin.
@rmrind un plan lo#ic, procesul de o!inere a dovezilor o!iective se simplifica i
nu exista pericolul s se omit unele zone, funcii sau operaii.
@n astfel de plan lo#ic ar tre!ui s conin 3
L analiza procedurilor de sistem i a celor de lucru, care detaliaz ce este de
fcut, cum i de ctre cine+
L examinarea zonelor de lucru, a operaiilor i proceselor+
L examinarea produsului realizat pentru a sta!ili conformitatea cu instruciunile de
lucru documentate i cu desenele+
L analiza disponi!ilitii resurselor /personal, materiale si echipamente0 n fiecare
zon+
L analiza modului de pstrare a documentaiei, a rapoartelor i nre#istrrilor+
L formularea de ntre!ari pentru o!inerea informatiilor necesare+
L examinarea documentelor care confirm declaraiile fcute i verificarea
informaiei o!inute, atunci c(nd este cazul, pe !aza unui alt document.
$rincipii de auditare0
comportament etic - !aza profesionalismului+
prezentarea corect - o!li#aia de a raporta cu acuratee+
Page 1+
Auditul aciunii de mentenan
responsa!ilitate profesional - aplicarea perseverenei i a 8udecii n
auditare+
independena - !aza pentru imparialitatea i o!iectivitatea concluziilor
auditului+
utilizarea dovezilor - !aza raional pentru a a8un#e la concluzii de
ncredere i reproducti!ile ntr&un proces sistematic de audit.
"scultarea activ
"scultarea activ este o tehnic pe care ar tre!ui s&o nvee i s&o aplice n mod
constant toi auditorii, aceasta fiind cheia comunicrii eficiente. "scultarea activ implic
at(t ascultarea propriu&zis, c(t i corecta nele#ere a tuturor mesa8elorGsemnalelor
transmise de vor!itor.
"scultarea activa este o tehnica pe care muli o considera dificil de utilizat pentru
c ei3
L nu&l las pe vor!itor s&i urmeze ritmul i aud numai ce vor sau ce asteapt ei
s aud+
L reactioneaz prematur i G sau emoional+
L permit diva#aiile, care afecteaza capacitatea de concentrare+
L se %dezacordeaz?, dac su!iectul devine dificil, din punct de vedere emoional+
L vor!esc prea mult.
Bentru dezvoltarea iscusinei de a asculta activ, un auditor tre!uie3
& s puna ntre!ri scurte i s nu vor!easc mai mult de 70% din timp .
El tre!uie s&i aminteasc mereu c atunci c(nd vor!ete nu afl nimic despre
auditat+
& s nu&i fie fric de tcere & %d timp persoanei s se #(ndeasc i las tcerea+
& s transmit interesul i nevoia de a spune mai mult+
& s evite diva#aiile i s ncerce s stopeze interveniile inoportune ale altor
persoane+
& s formuleze ntre!ri deschise+
& s spri8ine pe vor!itor n exprimarea ideilor.
Tehnici generale de interviu
Page 20
Auditul aciunii de mentenan
Brincipalul mod n care auditorii pot o!ine informaii cu privire la funcionarea
sistemului mentenanei este prin a adresa ntre!ri persoanelor care desfaoar
activiti n zona auditat. )c(nd acest lucru, ei i completeaz informaiile o!inute
din materialele str(nse i ofer celor auditai prile8ul de a explica sistemele i metodele
de lucru utilizate.
>otodat, se o!in informaii asupra modului n care cei auditai nele# i susin
sistemul mentenaei.
n fiecare zon auditat, auditorul formuleaz intre!ri referitoare la activitatea
desfurat, procedurile, documentaia utilizat, echipamentele folosite i care este
stadiul activitii desfurate.
n #eneral, nu este posi!il s se analizeze totul, auditorul select(nd un numr de
dovezi pentru a fi analizate.
Ia nceput, auditorii vor discuta despre sistemul mentenanei cu responsa!ilul
zonei auditate, dar nu se vor limita la acesta, ci vor contacta i alti an#a8ai din zona
respectiv.
ac reprezentantul conducerii apreciaz c ntre!rile nu sunt !ine nelese,
sau persoana intervievat nu este cea potrivita, atunci auditorul i poate solicita a8utorul
pentru a #asi o formulare mai clara a ntre!rii sau pentru a identifica persoana
autorizat s raspund.
Se recomand folosirea ntre!rilor deschise, la care nu se poate raspunde cu
%da% sau %nu% /de ex3 %cum procedati c(nd se ntampl acest lucruM%0. >re!uie avut #ri8
n formularea acestor ntre!ri, pentru a o!ine exact informaia dorit, deoarece
intre!rile deschise sunt mari consumatoare de timp.
ntre!rile nchise, adic acelea la care se poate raspunde cu %da% sau %nu%, ar
tre!ui folosite mai rar i numai atunci c(nd tre!uie clarificat o nenele#ere, pentru c
rspunsul la asemenea ntre!ri poate ascunde unele informaii importante, ntotdeauna
ns, tre!uie s se acorde atenie tonului cu care se formuleaz ntre!area, astfel nc(t
s nu par un intero#atoriu.
)olosind cele ase ntre!ari3 ce1, de ce1, c2nd1, cum1, unde1, cine1 com!inate
cu 3altcineva4 si Ndac %/de ex3 %cum procedati dac M%+%cine altcinevaM%0 se o!in
informaii eseniale pentru un auditor.
Page 21
Auditul aciunii de mentenan
"lte doua formulri de !aza sunt3 4presupun2nd c.......... atunci ce14 4v rog,
artai&mi%.
#ecomandri privind des!urarea auditului
;u se recomand utilizarea ntre!rilor %capcan%. 2spunsul la aceste ntre!ri
este n detrimentul auditorului. e aceea tre!uie sa se formuleze ntre!ri %oneste%.
a# ,nelegerea ntrebrii
n primul r(nd, auditorul tre!uie s formuleze ntre!area n mod clar, astfel nc(t
s poat fi neleas de auditat. n al doilea r(nd, rspunsul tre!uie neles de auditor.
"uditorul tre!uie s formuleze ntre!rile av(nd n vedere caracteristicile,
activitatea i personalitatea celui chestionat. Aonfuziile pot s apar din ne(nele#erea
termenilor tehnici sau din exprimarea neclar. e aceea auditorul tre!uie s formuleze
ntre!area n mai multe feluri, pentru a o!ine un rspuns clar i consistent.
@nii auditori folosesc urmatoarea re#ul3 pun ntre!area n trei feluri i accept ca
rspuns adevrat pe acela care d aceeai informaie n dou din cele trei rspunsuri.
"cest procedeu pare simplu, dar auditorul tre!uie s fie foarte atent la rspunsul
primit pentru a sesiza orice element care indic nele#erea necorespunztoare a
ntre!rii. n acest caz auditorul tre!uie s reformuleze ntre!area.
b# Formularea ntrebrilor
1odul n care se formuleaz ntre!area tre!uie luat n considerare pentru
o!inerea unui rspuns corespunzator.
"uditorul tre!uie s formuleze ntre!area astfel nc(t rspunsul s permit un
anumit nivel de explicare, n msura s #enereze celui ntre!at un sentiment de
mulumire.
"uditorul tre!uie s foloseasc ntotdeauna lista de verificare pentru a se asi#ura
c toate aspectele au fost acoperite.
ac n timpul chestionrii se trece de la un su!iect la altul, exist riscul s se
piard informaii i auditul s devin ineficient.
c# ,ntrebarea 4concluzie4
A(nd auditorul a a8uns s nelea# desfurarea activitii pe care o analizeaz,
el poate pune o ntre!are %concluzie% la sf(ritul secvenei de ntre!ari.
d# 5ntervievarea 3intrare contra ieire6
Page 22
Auditul aciunii de mentenan
>oate activitile din ntreprindere au NintrriN i NieiriN. A(nd se dorete
identificarea informaiilor referitoare la intrri se pune urmtoarea ntre!are3 %ce
informaie, ce serviciu sau a8utor ai primitM%. >otui, scopul final al auditului mentenanei
este de a descoperi dac sistemul implementat este eficient. in acest motiv, se
recomand s se pun ntre!ri suplimentare, cum ar fi3 %Brimii toate informaiile pe
care le solicitaiM%.
e# 5ntervievarea aplicativa
S presupunem c cele ase ntre!ri de !az sunt adresate ntr&un mediu
deschis, onest, prietenos unde oamenii sunt mulumiti de munca i funciile lor. ar nu
ntotdeauna se nt(mpl astfel. "desea auditorul nt(lneste o echip a auditatului, care
nu este mulumit c este auditat i nici nu este nc(ntat de statutul i autoritatea sa.
"uditorul tre!uie s fie atent la sentimentele acestor persoane i s fie pre#tit la tonul
intero#rii. Bentru a te apropia de oamenii care se simt mar#inalizai se prefer
ntre!area3 %Ae v&ar place s vedei fcutM% mai de#ra! dec(t ntre!area %Ae facetiM%.
H!iectivul auditorului este de a o!tine intotdeauna maximum de informaii din
orice intre!are formulata, de aceea o ntre!are simpla, exprimat n termeni o!inuii,
pus unui auditat nemulumit, va o!ine de o!icei o replic minima. ntre!(nd asemenea
persoane dac primesc tot spri8inul de care au nevoie, auditorul va deschide poarta
pl(n#erilor i, astfel, el va o!serva cum funcioneaz sistemul de comunicare n
realitate, dec(t cum ar tre!ui s funcioneze sau cum este planificat.
Brin urmare, auditorul tre!uie s ai! a!ilitatea sa&l fac pe auditat s comunice
n mod firesc, av(nd n vedere scopul intero#arii. e asemenea, el tre!uie s fie capa!il
s&i schim!e modul de exprimare pentru a o!ine datele de care are nevoie n vedere
atin#erii o!iectelor auditului.
$eri!icarea rspunsurilor primite de auditor
"uditorul tre!uie s verifice toate faptele, dac tot ceea ce i s&a spus se i aplic
n practic. ar, tre!uie avut #ri8 ca ceea ce i se arat auditorului s fie modul o!inuit
de desfurare a unei activiti i nu o demonstraie special.
'nformaiile o!inute pe !az de interviuri ar tre!ui verificate prin confruntarea lor
cu informaii din alte surse independente, cum ar fi rezultatele unor inspecii.
u!la verificare a unei informaii o!inute ar fi ideal. Este, totusi, imposi!il ca
Page 23
Auditul aciunii de mentenan
auditorul s verifice de dou ori fiecare informaie, document sau declaraie o!inut. e
aceea auditorul tre!uie s decid asupra numrului de documente pe care s le
analizeze i asupra amplitudinii investi#aiei n orice zon auditat. "uditorul nu tre!uie
s insiste n analiza unei sin#ure zone, n sperana c va #asi ceva #reit, dac la
prima vedere lucrurile mer# !ine. El tre!uie s treac la urmtorul punct al planului de
audit, dac se descoper o pro!lem+ atunci auditorul tre!uie s insiste pentru a afla
dac este un incident izolat sau un aspect al unei pro!leme cu o extindere mai mare.
ovezile o!inute tre!uie s fie semnificative i numai auditorul va decide c(te
sunt necesare, pentru formularea unei concluzii. Exemplele ncep s fie semnificative,
dac se repet n dou, trei cazuri.
Probleme care apar %n timpul auditului sistemelor mentenanei
Bro!lemele care apar n timpul auditului pot fi intenionate sau neintenionate.
'ntenionate sunt cele care apar datorit auditatului, care se opune desfurrii normale
a auditului. Bro!lemele neintenionate apar tocmai pentru c cel auditat vrea s fie c(t
mai ospitalier i util n desfurarea auditului.
Probleme posibile %n !aa de pregtire a auditului
Bro!lemele specifice, care ar putea s apar n faza de planificare a audi tului,
sunt prezentate n continuare3
a# $rogramarea auditului
up cum se tie, sta!ilirea datei pentru audit se face de comun acord cu
auditatul. ar, auditorul ef poate primi de la conductorul seciei auditate o cerere de
am(nare, pe motiv c secia are foarte mult de lucru la data respective /de exemplu, se
lanseaz un produs nou n perioada n care s&a prevazut auditul0.
n acest caz auditorul ef tre!uie s analizeze situaia i s&i dea seama dac
auditatul chiar are un motiv ntemeiat pentru am(narea auditului. Bentru aceasta el
poate propune c scopul auditului s fie verificarea modului de lansare a unui nou
produs. 2spunsul la aceast propunere indic adevaratul scop al am(nrii.
@n alt rspuns al auditorului ef la cererea de am(nare ar putea fi acela c unul
dintre o!iectivele auditului este s verifice eficiena sistemului, iar dac %pro!lema%
ridicat de auditat face parte din activitile normale, atunci nu este nici un motiv de
Page 24
Auditul aciunii de mentenan
am(nare a auditului.
"uditorul ef tre!uie s analizeze toi factorii. n orice caz pro#ramarea auditurilor
interne tre!uie ri#uros controlat. Ael auditat mpreun cu auditorul ef tre!uie s
sta!ileasca de comun acord datele pentru efectuarea auditurilor.
b# $ersoana care lipsete
@n alt motiv de am(nare a auditului este acela c la data auditului unele
persoane lipsesc din ntreprindere. >re!uie reamintit auditatului c unul din o!iectivele
auditului este de a verifica cum funcioneaz sistemul calitii n astfel de situaii c(nd
cineva cu anumite responsa!iliti lipsete.
Probleme posibile %n des!urarea auditului
"tunci c(nd echipa de audit ncepe auditul, pot aprea o serie de pro!leme
intenionate sau nu.
ac auditatul percepe auditul ca o %!tlie% n care tre!uie s %marchezi puncte
n poarta auditorului%, atunci el va ncerca prin orice mi8ioace s&l distra# pe auditor de
la pro#ramul prevzut. Aea mai o!inuit pro!lem a auditului va fi pierderea de timp,
fie deli!erat, fie pentru c auditatul este prea zelos.
a# $ierderea de timp la edina de deschidere
Bresupun(nd c auditul a fost corect planificat, atunci vor fi anse mici s se
piard timpul n edine nt(mpltoare, sau ca persoanele importante pentru
desfurarea auditului s lipseasc.
ac planificarea edinei de deschidere a fost corect fcut i a#enda de lucru
a fost ntocmit suficient de detaliat pentru fiecare element, atunci nu se va pierde
timpul.
"uditatul poate pre#ti o prezentare foarte lun# i detaliat a activitilor i
su!iectului auditului. "uditorul ef tre!uie s asi#ure controlul edinei, astfel nc(t s
se dea numai informaiile cerute de echipa de audit i acestea cu c(t mai puine detalii.
@n auditat care vrea s o!strucioneze auditul poate adopta aceast prezentare lun#,
dar cu fermitate i politee auditorul ef l poate aduce pe auditat la su!iectul n cauz.
0 alt tactic care poate fi adoptat de auditat o reprezint a!ordarea
%anticamera su!iectului %/a nu intra n su!iect0. "ceasta se ncearc, uneori, n timpul
auditului de selectare a fumizorilor, unde aparent, fiecare informaie cerut este dat
Page 2)
Auditul aciunii de mentenan
auditorului n edina iniial, fr s se prseasc sala n care are loc edina.
H asemenea a!ordare poate avea succes la un auditor neexperimentat, atunci
c(nd are de&a face cu un mana#er care %cunoate foarte !ine% sistemul mentenanei.
ntreprinderea are, adesea, o prezentare impresionanta a activitilor sale, cu
nre#istrri video, desene, dischete etc. esi#ur, multe din aceste informaii pot fi !une
pentru scopul auditului, dar nu tre!uie s nlocuiasc niciodat faza %artai&mi%, c(nd
lucrurile !ine descrise tre!uie demonstrate.
"ceast tactic se poate aplica i ntr&o secie mic sau departament, unde
explicaiile i toate informaiile cerute sunt date de mana#erul seciei n !iroul lui.
"uditorul are responsa!ilitatea de a se asi#ura c teoria se aplic n practic i de
aceea tre!uie s verifice ce se nt(mpl n realitate.
b# 47orbreu54
"ceasta este a!ordarea prezentrilor lun#i care nu spun nimic, fcute pentru a
distra#e atenia de la lucruri care pot fi dezavanta8oase pentru auditat. n asemenea
situaii, auditorul tre!uie s formuleze ntre!rile ntr&un mod strict, la care se poate
rspunde cu %da% sau %nu%, sau dac tot primete rspunsuri lun#i tre!uie s adreseze
ntre!rile altei persoane mai puin vor!ree. ac o asemenea persoan nu exist
sau nu e disponi!il, atunci auditorul va prelun#i timpul de audit, astfel nc(t auditatul
s&i dea seama c este implicat pentru mai mult timp, dec(t se atepta, n audit.
c# 8anagerul 3foarte ocupat6
"ceasta se poate nt(mpla atunci c(nd mana#erul sectorului auditat nu este
informat de ctre conducere c auditul are loc n sectorul respectiv. n acest caz
mana#erul poate pretinde c are alte activiti, neput(ndu&se implica n desfurarea
auditului. 0 asemenea pro!lem este, de o!icei, simplu de evitat prin afiarea anunului
cu data auditului la intrarea seciei. Echipa de audit tre!uie s indice mana#erului seciei
auditate ora la care a8un#e n secie. Sau se poate spune3 %ac nu v putem vedea
acum pentru c suntei ocupai, putem discuta dup orele de pro#ram%.
d# 9bateri de la programul auditului
"ceasta poate fi o pro!lem neintenionat sau poate fi deli!erat, pentru a
ncetini i pentru a dezor#aniza auditul.
"semenea a!ateri sunt, de o!icei, nt(rzierea la nt(lnirea sta!ilit sau a!ordarea
Page 26
Auditul aciunii de mentenan
%sunt prea ocupat acum%, sau chiar un telefon neateptat pentru care persoana
prsete edinta, sau vor!ete la telefon.
"uditorul tre!uie s detecteze inteniile deli!erate de ntrerupere a audi tului i s
le ia n considerare. Boate s cheme pe reprezentantul auditatului, dac el nu este de
fa, pentru a ine locul persoanei care lipsete. ac se repet ntreruperile, auditorul
ef ia le#tura cu conducerea pentru clarificrile necesare.
;umai n cazurile severe se atenioneaz clientul auditului. e re#ul, aceste
ntreruperi se rezolv prin prelun#irea perioadei de audit sau prin repro#ramarea lui.
"colo unde este posi!il, dac aceast tactic de nt(rziere se folosete, auditorii
tre!uie s&i continue auditul n secie, p(n c(nd mana#erul seciei se eli!ereaz de
pro!lema ivit. O(ndul c auditorul vor!ete cu alii i vede prile ne#ative ale
%imperiului%, l va aduce pe mana#erul seciei napoi, mai repede dec(t se atepta
auditorul.
e# istragerea ateniei auditorului
Pine intenionat sau nu auditatul poate oferi explicaiiGdemonstraii privind unele
elemente sau procese, care sunt nerelevante pentru audit, dar care potrivit opiniei
auditatului, l&ar interesa pe auditor. epinde de auditor s nu se lase atras ntr&un
domeniu care l intereseaz, dar care l face s piard timpul necesar auditului. ;umai
printr&o disciplin ri#uroas, auditorul poate evita o asemenea curs.
f# !bstrucionarea auditului
L 'nfluenarea auditorului prin anumite exemple
n timpul auditului, auditatul poate ncerca deli!erat s&l #hideze pe auditor ctre
o operaie specific, un anumit operator sau un document caracteristic. "uditorul tre!uie
s fie atent la acest lucru i s spun3 %Pine ales acest exemplu, acum e r(ndul meu s&l
ale# pe acesta%. @n auditat de !un credin va ru#a pe auditor s selecioneze
activitile pe care dorete sa le examineze.
L Qariaiile n sistem
"desea, c(nd se descoper o diferen ntre procedur i practic, auditorului i
se poate spune c este un caz special. e fapt, dac auditorul descoper mai multe
neconcordane, i pune pro!lema dac procedura a fost implementat corespunztor
n zona auditat. e o!icei, pentru c procedurile sunt corect documentate, cel auditat
Page 2*
Auditul aciunii de mentenan
ncearc s scuze o serie de diferene care apar n desfurarea activitilor, prin
circumstane %speciale%.
V. ocumente de audit
1. $lanul de audit
"uditorul tre!uie s ela!oreze un plan de audit pentru audit pentru a reduce riscul
de audit la un nivel accepta!il de sczut.
Blanul de audit este mai detaliat dec(t strate#ia #eneral de audit i include
natura, momentul i ntinderea procedurilor de audit care urmeaz s fie efectuate de
mem!rii echipei an#a8amentului pentru a o!ine suficiente pro!e de audit adecvate
pentru a reduce riscul de audit la un nivel accepta!il de sczut. ocumentarea planului
de audit servete de asemenea ca o nre#istrare a planificrii i efecturii adecvate a
procedurilor de audit care poate fi revizuit i apro!at nainte de efectuarea altor
proceduri de audit.
Blanul de audit include3
o descriere a naturii, momentului i ntinderii procedurilor planificate de
evaluare a riscului suficient pentru a evalua riscul denaturrilor semnificative
o descriere a naturii, momentului i ntinderii unor proceduri ulterioare de
audit planificate la nivel de aseriune pentru fiecare clas semnificativ de tranzacii,
solduri de conturi i prezentri. Blanul pentru alte proceduri ulterioar de audit reflect
decizia auditorului dac s testeze eficiena funcionrii controalelor, natura, momentul
i ntinderea procedurilor de fond planificate i
alte astfel de proceduri de audit cerute s fie efectuate n an#a8ament
/spre exemplu comunicarea diect cu avocaii entitii0.
Blanificarea acestor proceduri de audit are loc pe parcursul auditului pe msur
ce se dezvolt planul de audit. Spre exemplu, planificarea evalurii de ctre auditor a
procedurilor de evaluare a riscului apare de o!icei n primele etape ale procesului de
audit. >otui, planificarea naturii, momentului i ntinderii altor proceduri specifice de
audit depinde de rezultatul acelor proceduri de evaluare a riscului. n plus, auditorul
poate ncepe executarea altor proceduri de audit pentru clase de tranzacii, solduri ale
conturilor i prezentri nainte de finalizarea tuturor celorlalte proceduri din planul de
audit detaliat.
Page 2%
Auditul aciunii de mentenan
.. 'aportul de audit
2aportul de audit conine cazurile de neconformitate sau deficiene constatate de
echip, precum i aciunile corective asupra crora s&a convenit.
Aoninutul raportului de audit este structurat pe elementele prezentate n ta!elul
urmator3
:abelul 1. )oninutul raportului de audit
;r.crt. Elementele raportului de audit
6 H!iectivele i domeniul auditului
7 etalii n le#tur cu planul de audit, identitatea mem!rilor echipei
de audit i a reprezentailor auditatului, data efecturii auditului,
identificarea or#anizaiei auditate.
3 'dentificarea documentelor de referin ale auditului
* "precierile echipei de audit privind conformitatea sistemului
mentenanei cu referenialul sta!ilit
: "precierile echipei de audit n le#tur cu eficiena sistemului
menenanei n realizarea o!iectivelor
R Iista de difuzare a raportului de audit
"uditul se termin odat cu predarea raportului i nsuirea acestui de client.
"ctivitile ulterioare de urmrire a auditurilor interne au ca scop verificarea i
nre#istrarea implementrii aciunilor corective sta!ilite i evaluarea eficienei acestor
aciuni.
2aportul de audit este predat clientului de auditorul ef, iar difuzarea acestuia
ctre teri este permis numai cu acordul celui auditat. Bstrarea documentelor auditului
revine n sarcina clientului, or#anismului auditor i celui auditat.
Page 2+
Auditul aciunii de mentenan
VI. !i"lio#rafie
6. 'on Qerzea, $8anagementul activit ii de mentenan 6 , Editura Bolirom, 'a i,
6=== +
7. Sorin 'onescu, $8anagementul produc iei6 , Editura Eficient, Pucure ti, 7006
3. JJJ.re#ielive.ro
Page 30