04/12/2013

1
Business Process Management cu Microsoft
Visio i Interfacing BPMN Modeler

Tutorial SIMRU

Obiective
Prezentarea conceptelor cheie utilizate n
modelarea proceselor de business
Dezvoltarea unui model care s prezinte
procesul de recrutare i selecie de personal
Recrutarea (n cazul acestui model) va fi una
att intern ct i extern
04/12/2013
2
Definirea unui nou proiect
1. Deschidere aplicaie: Start All Programs Interfacing
BPMN Modelere For Visio New BPMN Model
2. Redenumire pagin principal (n mod implicit are
numele Scenario)
3. Click dreapta pe pagin Properties (se deschide
pagina Custom Property Editor)
4. Scenariul se redenumete: Resurse Umane
5. n seciunea Description se pot aduce explicaii legate
de modelul de fa (ex. Modelarea procesului de
recrutare i selecie a noilor angajai)
6. Modelul se salveaz (File Save) avnd grij ca tipul
de fiier selectat s fie Drawing (*.vsd)
Not
Un model de business complet, pentru a fi
analizat corespunztor, solicit existena:
Unei diagrame organizaionale (sunt prezentate
departamentele, rolurile (sau valori / assets) i
resursele implicate n model
Unei diagrame a ierarhiei procesului (secven de
activiti aflate n legtur / fluxul de activiti din
cadrul unei proces)
04/12/2013
3
Diagrama Organizaional
1. Dezvoltarea Paginii Organizaiei
1. n pagina de scenariu (Resurse Umane) click dreapta Create
Organization Page
2. A se observa c au fost create noi ferestre (tabs) de navigare n partea de jos
a ferestrei
3. Din pagina principal (scenariul Resurse Umane) navigarea spre pagina
organizaiei se poate face i prin: click dreapta pe obiectul Organization Go
To Organization
2. Dezvoltarea Diagramei Organizaionale (doar pt departamentul HR)
1. n pagina Organization dublu click pe Enterprise
2. Se deschide Custom Property Editor: se redenumete Enterprise / noul nume
Resurse Umane (suntem n departamentul principal al diagramei)
3. Se adaug compartimentele inferioare: click pe ferestra Scenario Advanced
(stnga aplicaiei) se selecteaz obiectul FS organization
4. Cu ajutorul acestui obiect se creeaz obiectele (compartimentele):
Administrativ, Recrutare, Suport

Diagrama Organizaional (2)
1. Dezvoltarea Diagramei Organizaionale
(continuare legturile dintre
compartimente i departamentul principal)
1. Se deschide fereastra Custom Property Editor
pentru fiecare obiect compartiment creat (prin
dubli click sau click dreapta properties)
2. n seciunea Parent se selecteaz obiectul
3. Se selecteaz Resurse Umane i se acioneaz
butonul Assign Organization

04/12/2013
4
Diagrama Organizaional (3)
Not: nainte de a asocia resurse (ex. persoane) la anumite activiti, trebuie s definim roluri
i resurse individuale.
Not: n modelele de business, majoritatea activitilor pot fi executate fie de resurse
individuale, fie de roluri (funcii sau obiecte).
1. Selectm tabul Resources
2. Cream rolurile
1. Folosim obiectele de tip Role din fereastra Scenario Advanced
2. Implementm 3 roluri: Tehnologie ITC, Manager HR, Asistent
3. Adugm resursele
1. Folosim obiectele de tip FS resources din fereastra Scenario Advanced
2. Adugm resurse Sistem ITC HR (din fereastra Custom Property Editor)
3. Acionm obiectul pentru a deschide fereastra Organization
Selection
4. Selectm compartimentul Suport i acionm Assign Organization
5. Acionm butonul Assign din seciunea Roles se deschide fereastra
Assign Roles
6. Selectm rolul de Tehnologie ITC
Not: o resurs poate fi asociat mai multor roluri n cazul n care este necesar
Diagrama Organizaional (4)
Similar adugai urmtoarele resurse:
Nume Resurs Rol
(Assigned Role)
Compartiment
(Assigned Organization)
Valentin Mzreanu Manager HR Recrutare
Daniela Popescul Manager HR Recrutare
Ionu Georgescu Asistent Administrativ
Observaii:
Pentru o rearanjare automat n pagin a obiectelor create: click dreapta n
pagina Organization layout this page
Resurselor create li se pot aduga informaii suplimentare (ex. Adresa email,
numr telefon) seciunea Custom Property Editor pentru fiecare obiect
04/12/2013
5
Ierarhia Procesului
Se definete fluxul de (sub) procese de
business i activiti din cadrul unui proces
Un model de proces este format din etape (ex.
formularea descrierii postului, publicarea
intern/extern a ofertei, iar fiecare etap
este reprezentat printr-un obiect BPMN
n modelele complexe se utilizeaz
descompounerea pe subprocese.
Ierarhia Procesului (2)
Reminder : dezvoltm un model de business (BPMN)
pentru procesul de recrutare i selecie
Crearea procesului i a obiectelor principale (sub-
procesele):
1. Selectm pagina scenariului principal (Resurse Umane)
2. Folosim obiectele Process din fereastra BPMN
3. Vom numi procesul (Custom Property Editor): Recrutare
i Selecie Personal
4. Click dreapta n procesul creat Go To Process
5. Adugm sub-procesele (tot cu obiectul Process):
Pregtire Descriere Job, Iniializare Recrutare, Interviu
Candidai
Obs. Navigarea se poate face prin folosirea tab-urilor, prin comenzile Go To Process / Go
To Parent (depinde de locul n care ne aflm) sau din Add-in Interfacing Menu
Interfacing Explorer
04/12/2013
6
Ierarhia Procesului (3)
Stabilirea legturilor ntre sub-procese (i astfel
definirea fluxului procesului):
1. Poziionarea n pagina procesului principal
(Recrutare i Selecie)
2. Se folosete obiectul FS process link din pagina
BPMN
3. Se ataeaz linia de legtur ntre subprocese
(Pregtire Descriere Job i Iniializare Recrutare,
Iniializare Recrutare i Interviu Candidai)
4. Obs. Momentan nu se adaug informaii n
fereastra de proprieti a linie de legtur

Ierarhia Procesului (4)
Modelarea subprocesului Pregtire Descriere Job
Detalii:
subprocesul este format din activitile:
Identificarea descriere (existent) job
Evaluare descriere job
Modificare/Actualizare descriere job
subprocesul ncepe atunci cnd din cadrul unui alt departament (ex.
Marketing) se primete o solicitare de tip necesar de personal
ntr-un model de business punctul de start (declanatorul) este considerat un
eveniment de start
Evenimentul de start este folosit atunci cnd este necesar s se defineasc
intrri (input) care i au originea n afara modelului curent (n cazul nostru
modelul curent este subprocesul iar originea intrrii este departamentul de
marketing)
Evenimentul de start este aadar o dat de intrare care declaneaz ntreg
fluxul de activiti din cadrul subprocesului
Obs. Un eveniment de start nu poate avea linii (legturi) de intrare care provin
de la alte activiti (chiar dac sunt din interiorul aceluiai subproces)
04/12/2013
7
Ierarhia Procesului (5)
Pregtire Descriere Job
1. Ne plasm n pagina Pregtire Descriere Job (din fereastra Recrutare i Selecie click
dreapta pe subprocesul dorit Go To Process)
2. Folosim obiectul Start (din fereastra BPMN)
3. n fereastra de proprieti (Custom Property Editor) numim evenimentul Primire
Notificare
4. Click dreapta pe obiectul Start se selecteaz Message ca tip al evenimentului de
start (ex. n acest caz vorbim despre un mesaj primit de la departamentul de
marketing prin care HR este anunat despre necesarul de personal)
5. Se adaug obiectele de tip activiti Task pentru activitile principale din acest
subproces: Identificarea descriere (existent) job, Evaluare descriere job,
Modificare/Actualizare descriere job
6. Modelarea activitii de evaluare presupune un punct de decizie care determin o
separare a fluxului de activiti (dac n urma evalurii descrierea jobului este OK
atunci se poate publica anunul, dac nu este nevoie de o nou evaluare):
Din fereastra BPMN se selecteaz obiectul Gateway
Acest eveniment va avea numele Este acceptabil evaluarea?
Click dreapta pe acest obiect i se selecteaz ca fiind de tip XOR (condiie XOR = fie A,
fie B)
7. Urmeaz etapa de stabilire a legturilor (FS process link) (vezi slide-ul urmtor)

Ierarhia Procesului (6)
Pregtire Descriere Job
n vederea stabilirii legturilor urmrii tabelul
de mai jos:

Sursa Destinaia
Eveniment de Start Identificarea descriere (existent) job
Identificarea descriere (existent) job Evaluare descriere job

Evaluare descriere job

Este acceptabil evaluarea?

Este acceptabil evaluarea? Modificare/Actualizare descriere job
Modificare/Actualizare descriere job Evaluare descriere job
04/12/2013
8
Ierarhia Procesului (7)
Iniializare Recrutare
Detalii:
Asistentul (Ionu) primete descrierea jobului i pubic anunul de recrutare pe pagina intern a
companiei i pe un site de recrutare.
Din aplicrile pe care le va primi, va contacta pentru interviu pe cei care sunt calificai.
1. Ne plasm n pagina Iniializare recrutare (din fereastra Recrutare i Selecie
click dreapta pe subprocesul dorit Go To Process)
2. Definim trei activiti: Publicare Intern, Publicare Extern i Selectare Candidai
pentru Interviu
3. Definim un eveniment de tip Intermediate (fereastra BPMN): Primire Candidaturi
pentru Job
4. Acest eveniment intermediar va fi de tip Message
5. Definim condiia ca anunul s fie publicat intern, extern sau ambele obiect de
tip Gateway numit Distribuire Anun Intern i/sau Extern evenimentul va fi de
tip condiie OR (fie A, fie B, fie A i B)
6. Stabilim punctul de unire a celor dou fluxuri (vezi explicaiile de mai jos): obiect
de tip Gateway, numit Ateptare Perioad de Vizibilitate Anun, eveniment de tip
OR
7. Se stabilesc legturile dintre evenimente i activiti (vezi slideul urmtor)



Obs. Condiia OR presupune c pot exista activiti care se pot derula n paralel. In astfel de condiii se poate stabili
(modela) dac cele dou fluxuri se vor uni pe viitor. Pentru astfel de cazuri se folosesc tot obiecte de tip Gateway (de
acelai tip ca cel care a fost folosit atunci cnd fluxul iniial a fost separat)
Ierarhia Procesului (8)
Iniializare Recrutare



Sursa Destinaia
Distribuire Anun Intern i/sau Extern Publicare Intern
Distribuire Anun Intern i/sau Extern Publicare Extern
Publicare Intern Ateptare Perioad de Vizibilitate Anun
Publicare Extern Ateptare Perioad de Vizibilitate Anun
Ateptare Perioad de Vizibilitate Anun Primire Candidaturi pentru Job
Primire Candidaturi pentru Job Selectare Candidai pentru Interviu
04/12/2013
9
Ierarhia Procesului (9)
Interviu Candidai
Detalii:
Candidaii se prezint la interviu.
n caz de sunt potrivii, li se prezint oferta de angajare; n caz contrar procesul se termin
(eveniment de final).
Evenimentul de final marcheaz sfritul unui flux de activiti.
n cazul de fa, un eveniment de final de tip Message va presupune notificarea candidatului despre
oferta de munc iar un eveniment de final de tip Terminate va presupune respingerea candidatului
pentru c respectivul flux nu va mai continua.
1. Se creeaz dou obiecte de final (End) cu numele: Notificare Acceptare i
Respingere Candidat
2. Respingere Candidat va fi de tip Terminate
3. Notificare Acceptare va fi de tip Message
4. Se creeaz dou activiti (Task): Intervievare Candidai i Ofertare candidat
5. Se creeaz un obiect de tip Gateway, numit Este candidatul acceptat? de tip XOR
6. Se creeaz legturile ntre activiti i evenimente conform tabelului din slideul
urmtor

Ierarhia Procesului (9)
Interviu Candidai
Sursa Destinaia
Intervievare Candidai Este candidatul acceptat?
Este candidatul acceptat? Ofertare candidat
Este candidatul acceptat? Respingere Candidat
Ofertare candidat Notificare Acceptare
04/12/2013
10
Reminder: identificarea intrrilor i ieirilor
din cele trei subprocese deja create
Subproces Intrare Ieire
Identificarea descriere
(existent) job
Notificare necesar de
personal
Descrierea Jobului
Evaluare descriere job Descrierea Jobului Candidaturi la Job
Modificare/Actualizare
descriere job
Candidaturi la Job Notificare Acceptare
Not
Descrierea procesului de Recrutare i Selecie
format din cele 3 subprocese s-a terminat.
Urmeaz etapa prin care se fluidizeaz ntregul
proces: definirea intrrilor i ieirilor din fiecare
activitate / eveniment creat n cadrul
subproceselor
Pentru aceast etap avem nevoie de definirea
obiectelor de tip materiale (Materials), care pot
lua forma documentelor, a datelor, obiectelor
folosite n realizarea activitilor.
04/12/2013
11
... To be continued