Soft pentru eficientizarea activităților din cadrul departamentului

de Resurse Umane

Cuprins:

1. Introducere...............................................................................................................................
a. Stadiul initial al lucrarii……………………………………………………………………
b. Functionalitati initiale……………………………………………………………………..
c. Tehnologii folosite……………………………………………………………………...
i. PHP
ii. MySQL
iii. Javascript
iv. AJAX
2. Optimizarea activitatilor din cardul departamentelor de RU…………………………………

a. Introducerea noilor functionalitati………………………………………………………

b. Avantajele introducerii noilor functionalitati……………………………………………...

c. Integrarea si modalitati de integrare………………………………………………………

3. Studiu de caz dupa intreducerea noilor functionalitati…………………………………….........

a. Avantajul folosirii aplicatiei in departamentu de RU……………………………………...

b. Analiză comparativa in eficientizarea proceselor în departamentul de Resurse Umane

c. Optimizarea activitatilor dintr-o companie............................................................................

4. Concluzii………………………………………………………………………………………...

1
 1. Introducere
a. Stadiul inital al lucrarii

Această documentație are ca scop prezentarea rezultatelor cercetării și

dezvoltării ulterioare a aplicației pentru eficientizarea activităților din cadrul
departamentului de Resurse Umane (HR) inițial dezvoltată în cadrul lucrării de
licență. Prezentul proiect se concentrează pe îmbunătățirile aduse
funcționalităților inițiale ale aplicației și pe evaluarea performanței acesteia în
urma noilor adăugiri și optimizări.

Scopul inițial al aplicației dezvoltate în cadrul lucrării de licență a constat în

eficientizarea proceselor specifice departamentului de HR, contribuind la
reducerea timpului și efortului implicate în gestionarea resurselor umane.
Această versiune inițială a aplicației a oferit funcționalități esențiale pentru
automatizarea unor activități specifice, cum ar fi gestionarea CV-urilor,
programarea interviurilor sau generarea de rapoarte.

Însă, conștienți de nevoile în continuă schimbare ale departamentului de HR

și de evoluția tehnologică, am realizat că există oportunitatea de a îmbunătăți și
extinde această aplicație pentru a răspunde mai bine cerințelor și provocărilor
actuale. Prin urmare, în cadrul acestei disertații, ne-am propus să adăugăm noi
funcționalități, să optimizăm procesele existente și să evaluăm performanța
generală a aplicației îmbunătățite.

2
 Prin implementarea noilor funcționalități, ne-am propus să aducem un plus
de valoare departamentului de HR, sporind eficiența și productivitatea acestuia.
Noile funcționalități dezvoltate se concentrează pe aspecte precum
managementul eficient al resurselor umane, analiza datelor, colaborarea și
comunicarea în cadrul echipei de HR.

Prezentul proiect de disertație va explora în detaliu aceste noi adăugiri și

optimizări, evidențiind avantajele pe care le aduc aplicației și impactul lor
asupra departamentului de HR. De asemenea, se va realiza o evaluare riguroasă
a performanței îmbunătățite a aplicației și se vor prezenta studii de caz relevante
pentru a ilustra eficacitatea noilor funcționalități în rezolvarea problemelor
specifice.

În continuare, vom explora în detaliu fiecare aspect al dezvoltării și evaluării

aplicației îmbunătățite, evidențiind astfel diferențele semnificative.

Departamentul de Resurse Umane are un rol vital în orice organizație. În

mod tradițional, activitățile de resurse umane au fost gestionate manual, ceea ce
a dus la o serie de probleme și provocări. Însă, cu progresele tehnologice și
creșterea disponibilității software-ului de resurse umane, companiile pot acum
să își optimizeze și să își eficientizeze activitățile de resurse umane, reducând
erorile, creșterea productivității și îmbunătățind experiența angajaților.
Alegerea temei "Soft pentru eficientizarea activităților din cadrul
departamentului de Resurse Umane" a fost motivată de importanța strategică a
funcției de resurse umane în orice organizație. Departamentul de resurse umane
are o serie de responsabilități critice, cum ar fi recrutarea și selecția angajaților,
dezvoltarea profesională, evaluarea performanței, compensarea și beneficiile,

3
 gestionarea absențelor și concediilor, conformitatea legală și multe altele. Toate
acestea necesită o mare atenție la detalii și o abordare riguroasă pentru a fi
executate cu succes.
Dinamica cu care se modifica mediul de lucru obliga departamentul HR sa
fie pregatit sa ofere raspunsuri rapide.

Provocarile au o alta anvergura, atat din punct de vedere al volumului de

informatii pe care specialistii HR trebuie sa le gestioneze, cat si a diversitatii de
documente. La acestea se adauga presiunile legate de costuri, o realitate cu care
se confrunta orice departament. Din aceste considerente, rolul tehnologiei in
departamentul de HR este esentiala in derularea activitatilor curente, fie ele
repetitive sau nu.

Achizitia unui soft HR implica alocarea unor resurse materiale, umane si

financiare pe care compania trebuie sa fie sigura ca le are si le poate sustine.
Partea de echipamente hardware este esentiala si poate impune achizitii initiale
si upgrade-uri ulterioare. In plus, se recomanda disponibilitatea unui expert IT.
Apoi, este necesara bugetarea unor costuri cu licentele software aferente unui
soft HR dedicat si cele pentru sistemele de operare absolut obligatorii. O
investitie initiala mare poate fi optiunea unei companii care doreste sa deruleze
„in house” toate procesele

b. Functionalitati initiale

Gestionarea angajatilor

În cadrul departamentului de Resurse Umane, gestionarea eficientă a angajaților

este esențială pentru funcționarea optimă a organizației. Procesele de adăugare,
ștergere și editare a datelor angajaților necesită o atenție sporită și un sistem bine
pus la punct pentru a asigura integritatea și acuratețea informațiilor. Aplicația

4
noastră pentru eficientizarea activităților din departamentul de HR vine în ajutorul
echipei de HR pentru a facilita aceste operațiuni și a aduce un plus de eficiență în
gestionarea angajaților.

Adăugarea angajaților:

Procesul de adăugare a unui nou angajat în sistem este crucial pentru a asigura o
evidență completă și precisă a personalului. Aplicația noastră pune la dispoziție un
formular structurat și intuitiv, în care informațiile cheie despre angajat pot fi
introduse cu ușurință. Aceste informații pot include date personale (nume, adresă,
contacte etc.), detalii despre angajare (data angajării, poziția ocupată,
departamentul etc.) și orice alte informații relevante, cum ar fi beneficii sau
permisiuni speciale.

De asemenea, aplicația oferă posibilitatea de a încărca documentele necesare,

cum ar fi copia actului de identitate, diploma de absolvire sau alte certificate
relevante. Astfel, toate aceste informații și documente sunt stocate într-un mod
sigur și accesibil, asigurând un dosar complet al angajatului.

5
 Demisia angajaților:

În situația în care un angajat părăsește organizația, este important să se

actualizeze baza de date și să se efectueze operațiile de ștergere corespunzătoare.
Aplicația noastră permite o gestionare simplă și ordonată a acestui proces.
Utilizatorii autorizați pot selecta angajatul respectiv din lista existentă și pot marca
starea sa ca "inactivă" sau pot utiliza opțiunea de ștergere definitivă, în funcție de
politicile și cerințele organizației.

Un aspect important al funcționalității de ștergere este gestionarea datelor

personale. Aplicația asigură respectarea reglementărilor privind confidențialitatea
și protecția datelor, permițând eliminarea completă și securizată a informațiilor
personale sensibile ale angajatului care părăsește organizația.

6
 Editarea datelor angajaților:

Pe parcursul angajării, este posibil ca anumite informații despre un angajat să se

schimbe sau să necesite actualizări. Aplicația noastră pune la dispoziție
funcționalități de editare, care permit utilizatorilor autorizați să actualizeze
informațiile despre angajat în mod rapid și precis.

Astfel, în cazul în care un angajat își schimbă adresa, numărul de telefon sau
alte detalii personale, aceste modificări pot fi înregistrate în sistem prin intermediul
aplicației. De asemenea, aplicația permite actualizarea informațiilor despre statutul
angajării, poziția ocupată sau alte detalii relevante, asigurând o evidență actualizată
și exactă a angajaților.

Prin implementarea acestor funcționalități de adăugare, ștergere și editare a

angajaților în aplicația noastră, departamentul de HR beneficiază de o gestionare
eficientă și sistematică a personalului. Aceasta asigură integritatea datelor și
facilitează procesele administrative, eliberând timp și resurse pentru alte activități
de importanță strategică.

7
 Pontajul angajaților:

Aplicația noastră include funcționalități pentru gestionarea pontajului

angajaților, facilitând evidența orele lucrate și calcularea corespunzătoare a
salariilor. Utilizatorii autorizați pot adăuga informații despre orele lucrate pentru
fiecare angajat, specificând data, ora de intrare și ieșire, precum și eventualele
pauze.

8
 De asemenea, aplicația oferă posibilitatea de a efectua modificări și ajustări
înregistrărilor de pontaj, în cazul în care sunt identificate erori sau este necesară
actualizarea datelor. Utilizatorii autorizați pot edita înregistrările existente,
permițând corectarea sau completarea informațiilor despre orele lucrate de către
angajați.

9
c. Tehnologii folosite

i. PHP 8

PHP 8 este o versiune majoră a limbajului PHP, care aduce îmbunătățiri

semnificative în ceea ce privește performanța și funcționalitatea. Folosind PHP 8,
avem posibilitatea de a personaliza și adapta aplicația noastră la cerințele specifice
ale organizației noastre, astfel putem adăuga funcționalități personalizate, extinde
caracteristicile existente și ajusta aplicația pentru a se potrivi perfect nevoilor
noastre. Această flexibilitate ne permite să creăm o aplicație HR completă și
eficientă, care se aliniază cu fluxul nostru de lucru și cerințele specifice ale
departamentului de resurse umane.

ii. MySQL

Termenul de baza de date apare in 1967 si reprezinta o colectie de

informatii corelate despre subiectul studiat, relatiile logice dintre aceste informatii
si tehnicile de prelucrare corespunzatoare (sortare, regasire, apreciere, stergere,
adaugare, inserare, modificare).

Sistemul de gestiune a bazelor de date S.G.B.D. reprezinta sistemul de

programe care permite construirea bazelor de date, introducerea de inregistrari in
bazele de date si dezvoltarea de aplicatii privind bazele de date, permitand astfel
accesul utilizatorului la date printr-un limbaj de nivel inalt, apropiat modului
obisnuit de operare; el reprezinta o interfata intre utilizator si sistemul de operare.

SQL - Structured Query Language

SQL (Structured Query Language) a fost conceput initial de firma IBM, pentru
produsul dBASE, ca un limbaj standard de descriere a datelor si de acces la
informatiile din bazele de date. Limbaj de interogare a bazelor de date relationale,

10
SQL a fost utilizat pe scara larga si pana in prezent au fost dezvoltate sapte
versiuni ale standardului SQL, trei dintre ele apartinind Institutului National
American de Standarde (ANSI), celelalte fiind concepute de firme de prestigiu ca
IBM, Microsoft si Borland sau de catre consortii ca SAG (The SQL Access Group)
si X/Open.

iii. Structura MVC

1. Ce este MVC? MVC este un design pattern (sablon de proiectare) care separa
componentele unei aplicatii in trei parti principale: Model (Modelul), View
(Vizualizarea) si Controller (Controlorul). Aceasta separare ajuta la organizarea
si mentenanta codului, si faciliteaza dezvoltarea aplicatiilor scalabile si usor de
inteles.
2. Modelul (Model)
Modelul reprezinta componenta aplicatiei responsabila pentru gestionarea
datelor si logicii de business. Acesta interactioneaza cu baza de date sau alte surse
de date pentru a obtine si manipula informatiile. Modelul poate include clase
pentru accesul la baza de date, manipularea datelor si validarea acestora. Acesta
poate include urmatoarele aspecte:
3. Vizualizarea (View)
Vizualizarea este componenta responsabila pentru afisarea datelor utilizatorului
si pentru interactiunea cu acesta. Aceasta poate fi reprezentata sub forma de pagini
HTML, sabloane de afisare sau alte elemente de interfata. Vizualizarea primeste
informatiile de la Model sau de la Controlor si le afiseaza intr-un mod
corespunzator. Iata cateva aspecte despre vizualizare:

11
4. Controlorul (Controller)
Controlorul gestioneaza fluxul de date intre Model si View. El preia inputul de
la utilizator (de exemplu, cereri HTTP) si decide cum trebuie sa reactioneze
aplicatia. Controlorul apeleaza metodele din Model pentru a obtine datele necesare
si apoi selecteaza vizualizarea potrivita pentru a afisa rezultatul utilizatorului. Iata
cateva aspecte despre controlor:
iv. Javascript
JavaScript este un limbaj de programare de înaltă nivel utilizat în principal
pentru programarea în mediul browserelor web, dar și în dezvoltarea de aplicații
server-side sau mobile. Este un limbaj interpretat, ceea ce înseamnă că codul
JavaScript este executat direct de către browser sau de către un motor JavaScript.
Iată câteva informații despre JavaScript:
1. Funcții esențiale: JavaScript oferă funcții esențiale pentru a manipula și
interacționa cu elementele unei pagini web. Poate fi utilizat pentru a selecta
elemente HTML, a modifica conținutul acestora, a manipula stilurile CSS, a
reacționa la evenimente precum apăsarea unui buton sau completarea unui
formular și multe altele. Prin intermediul JavaScript, se poate crea o
experiență interactivă și dinamică pentru utilizatorii paginilor web.
v. AJAX
1. Ce este AJAX? AJAX este o tehnologie care permite comunicarea asincronă
între browser și server fără a reîncărca întreaga pagină web. Aceasta
utilizează JavaScript pentru a trimite cereri HTTP către server și pentru a
manipula răspunsurile primite în mod dinamic.
2. Principiul de funcționare al AJAX: Atunci când se utilizează AJAX,
browserul poate trimite cereri către server în fundal, fără a întrerupe
activitatea utilizatorului pe pagină. Răspunsurile primite de la server pot fi

12
 procesate dinamic folosind JavaScript pentru a actualiza doar părți specifice
ale paginii web.
3. Utilizarea AJAX: AJAX este adesea utilizat pentru a încărca conținut în mod
dinamic, a trimite și a prelua date în timp real, a valida și a salva date într-o
bază de date fără reîncărcarea întregii pagini etc. De exemplu, un formular
poate fi trimis prin AJAX fără a reîncărca pagina și răspunsul serverului
poate fi afișat în mod dinamic fără a afecta restul paginii.
AJAX a revoluționat dezvoltarea web prin posibilitatea de a crea aplicații
interactiva și dinamice. Permite îmbunătățirea performanței și oferă o experiență
mai interactivă pentru utilizatori.

13
 2. Optimizarea activiatilor din cadrul departamentului de RU

a. Introducerea noilor functionalitati

Concediile angajaților:

Gestionarea concediilor angajaților este o parte esențială a activității

departamentului de HR. Aplicația noastră oferă funcționalități pentru a înregistra și
gestiona concediile angajaților într-un mod simplu și eficient. Utilizatorii autorizați
pot adăuga informații despre concediul solicitat de angajați, inclusiv data de
început și de sfârșit, tipul de concediu (medical, odihnă, maternitate etc.) și orice
alte detalii relevante.

De asemenea, aplicația permite editarea concediilor existente, în cazul în care se

produc modificări sau ajustări în programul de concedii al angajaților. Utilizatorii
autorizați pot actualiza data de început, data de sfârșit sau alte detalii asociate
concediului.

În plus, aplicația oferă și funcționalitatea de ștergere a concediilor, în cazul în

care angajatul anulează solicitarea de concediu sau este necesară eliminarea unei
înregistrări greșite.

14
Implementarea acestor noi functionalitati este posibila doar prin introducerea
unor noi metode, implementate in PHP ce organizeaza legaturile dintre tabelele
SQL si interfata de utilizator.
Astfel definim urmatoarele metode, necesare implementarii, creand un
CRUD(create,read,update,delete) ce primeste ca informatii input-urile
completate de utilizator si prelucreaza datele, completand astfel calendarul mai
sus mentionat cu datele specifice concediului fiecarui utilizator.

15
 Preluarea datelor și prelucrarea acestora reprezintă un aspect crucial în
departamentul de Resurse Umane. Este important să se colecteze și să se
stocheze informațiile relevante despre angajați într-un mod eficient și sigur, iar
apoi să se proceseze aceste date pentru a genera rapoarte și analize utile pentru
luarea deciziilor. Acest lucru este posibil deasemenea prin implementarea unor
metode prin care se preiau datele din baza de date in functie de anumiti
parametrii predefiniti si care ajuta la organizarea datelor intr-un mod facil.

16
17
Organizarea ședințelor:

Aplicația noastră facilitează și procesul de organizare a ședințelor în cadrul

departamentului de HR. Utilizatorii autorizați pot adăuga informații despre ședințe,
inclusiv data, ora, locația și participanții implicați.

Funcționalitatea de editare permite modificarea informațiilor despre ședințe, în

cazul în care există schimbări în planificare sau alte detalii necesită actualizare. De
asemenea, utilizatorii autorizați pot șterge ședințele înregistrate, dacă acestea sunt
anulate sau nu mai sunt relevante.

Prin adăugarea acestor funcționalități pentru pontajul angajaților, concediile

angajaților și organizarea ședințelor, aplicația noastră oferă o soluție integrată și
eficientă pentru gestionarea activităților cheie din cadrul departamentului de HR.
Aceste facilități contribuie la optimizarea proceselor administrative și asigură o
mai bună planificare și organizare a resurselor umane în organizație.

18
2. Conturile utilizatorilor grupate în funcție de job-ul ocupat:

Pentru o gestionare mai eficientă a utilizatorilor și a accesului la aplicație,

am introdus o funcționalitate care permite gruparea conturilor utilizatorilor în
funcție de job-ul pe care îl ocupă în organizație. Această abordare facilitează
administrarea și atribuirea drepturilor de acces în aplicație, astfel încât fiecare
utilizator să aibă acces numai la funcționalitățile relevante pentru rolul său.

În cadrul grupării, am inclus job-uri comune din diferite departamente, cum

ar fi IT, paza, HR, manager etc. În plus, în funcție de specificul organizației
tale, pot fi adăugate și alte funcții noi în grupurile de conturi, astfel încât să se
reflecte structura și rolurile specifice din organizație.

19
 Această funcționalitate asigură un nivel adecvat de securitate și
confidențialitate, controlând accesul utilizatorilor la informații și acțiuni în
aplicație și contribuind la o gestionare mai eficientă a resurselor umane.

3. Gestionarea departamentelor și angajaților:

Pentru o organizare mai eficientă a resurselor umane, am adăugat

funcționalități pentru gestionarea departamentelor și angajaților în aplicație.
Utilizatorii autorizați pot crea și gestiona departamentele organizației, inclusiv
definirea numelui, alocarea bugetului, stabilirea responsabilităților și atribuirea
managerilor de departament.

De asemenea, aplicația permite înregistrarea și gestionarea detaliilor

angajaților în cadrul departamentelor. Utilizatorii pot introduce informații
precum numele angajatului, funcția ocupată, data angajării, nivelul de
experiență, competențele și alte informații relevante. Aceste detalii pot fi
utilizate ulterior pentru evaluarea performanței, planificarea resurselor și
administrarea angajaților în cadrul organizației.

Prin intermediul acestei funcționalități, aplicația oferă o imagine de

ansamblu asupra structurii organizaționale, alocării resurselor și performanței
20
angajaților, facilitând gestionarea eficientă a departamentelor și a personalului
din cadrul acestora.

4. Gestionarea funcțiilor ocupate în companie:

O altă funcționalitate adăugată în aplicație este posibilitatea de a gestiona

funcțiile ocupate în companie. Utilizatorii pot defini lista funcțiilor disponibile,
specificând denumirea, descrierea și cerințele specifice pentru fiecare funcție.

Aplicația permite atribuirea angajaților la funcțiile corespunzătoare,

înregistrarea perioadelor de ocupare și actualizarea informațiilor despre
funcțiile ocupate. Aceasta facilitează monitorizarea și urmărirea ocupării

21
funcțiilor în organizație, asigurând o aliniere adecvată între competențele
angajaților și cerințele fiecărei funcții.

Această funcționalitate sprijină procesul de planificare a resurselor umane,

dezvoltarea și promovarea angajaților în cadrul organizației, asigurând că
fiecare funcție este ocupată de persoana potrivită și că există un flux adecvat al
resurselor umane.

5. Posibilitatea cererilor de adeverințe direct în platformă:

Pentru a simplifica și eficientiza procesul de obținere a adeverințelor necesare

angajaților, am introdus o funcționalitate care permite depunerea cererilor de
adeverințe direct în platformă. Utilizatorii pot completa cererea online,
specificând tipul de adeverință necesară (adeverință de venit, adeverință CNAS,
adeverință de salariat etc.), perioada și orice alte informații relevante.

Aplicația înregistrează cererea și o transmite automat departamentului

responsabil, care poate verifica și procesa cererea. Aceasta elimină necesitatea
completării și înaintării manuale a cererilor de adeverințe și reduce timpul și
efortul necesare pentru obținerea lor.

22
Acest lucru este obtinut prin integrarea unor metode de verificare a campurilor
completate de utilizator si generarea unui document pdf cu toate acestea.

23
Prin rumatoarea bucata de cod

24
25
Această funcționalitate contribuie la simplificarea și automatizarea proceselor
administrative în ceea ce privește adeverințele, asigurând o experiență mai
convenabilă și mai rapidă pentru angajați și pentru departamentul de HR.

Prin aceste noi funcționalități, aplicația noastră pentru eficientizarea activităților

din cadrul departamentului de HR devine o soluție completă și integrată pentru
gestionarea resurselor umane în organizație. Aceasta facilitează procesele
administrative, îmbunătățește comunicarea și colaborarea între departamente și
angajați și contribuie la creșterea eficienței și productivității organizației tale.

26
 Schimbarea interfeței de utilizator:

Una dintre cele mai evidente îmbunătățiri aduse de Bootstrap 5 este

posibilitatea de a schimba complet aspectul și designul interfeței utilizator. Cu
ajutorul componentelor și stilurilor predefinite, putem crea o interfață modernă,
atrăgătoare și coerentă, care să se adapteze la diverse dispozitive și dimensiuni de
ecran.

Bootstrap 5 vine cu o nouă gamă de culori și teme vizuale, împreună cu un sistem

de grilă flexibil, care permite plasarea și aranjarea elementelor în mod intuitiv.

27
Aceasta înseamnă că putem crea interfețe personalizate, cu un aspect profesionist
și estetic plăcut, adaptate specificațiilor și cerințelor platformei noastre.

Dashboard de administrare avansat:

Un alt aspect important al utilizării Bootstrap 5 este posibilitatea de a dezvolta un

dashboard de administrare avansat și ușor de utilizat. Dashboard-ul va servi drept
panou central de control pentru utilizatorii cu privilegii de administrare,
permițându-le să gestioneze și să monitorizeze eficient toate aspectele platformei
noastre.

Cu ajutorul Bootstrap 5, putem crea grafice interactive, tabele flexibile, widget-uri

personalizabile și alte componente specifice unui dashboard de administrare
modern. Acestea vor oferi o vizualizare clară și concisă a datelor relevante, cum ar
fi statistici ale utilizatorilor, performanța platformei și alte informații cheie.

Interfața intuitivă a dashboard-ului de administrare va permite utilizatorilor să

acceseze rapid și ușor funcționalitățile și să ia decizii informate. Aceasta va
contribui la creșterea eficienței proceselor administrative și la facilitarea gestionării
platformei noastre.

Compatibilitate cross-platform:

Un alt avantaj major al utilizării Bootstrap 5 este responsivitatea și

compatibilitatea cross-platform. Interfața și dashboard-ul dezvoltate cu ajutorul
Bootstrap 5 vor fi adaptate automat la diferite dimensiuni de ecran, asigurând o
experiență coerentă și plăcută utilizatorilor, indiferent de dispozitivul pe care îl
utilizează.

28
 Aceasta înseamnă că interfața noastră va fi ușor de navigat și utilizată atât pe
desktop, cât și pe tablete sau telefoane mobile. Utilizatorii vor putea accesa și
utiliza toate funcționalitățile platformei noastre fără probleme, indiferent de
dispozitivul pe care se află.

Această compatibilitate multi-dispozitiv va facilita utilizarea și administrarea

platformei noastre, asigurând o experiență optimă și consistentă pentru toți
utilizatorii.

În concluzie, integrarea Bootstrap 5 în aplicația noastră pentru eficientizarea

activităților din cadrul departamentului de HR va aduce îmbunătățiri semnificative
în ceea ce privește designul, interactivitatea și gestionarea platformei. Prin
intermediul unei interfețe moderne și a unui dashboard de administrare avansat,
utilizatorii vor beneficia de o experiență mai plăcută și eficientă, iar administrarea
și monitorizarea activităților HR vor fi mai ușoare și mai intuitive. Bootstrap 5 ne
va permite să creăm o platformă profesionistă, responsivă și personalizabilă,
adaptată nevoilor și cerințelor organizației tale.

b. Avantajele introducerii noilor functionalitati

Evaluarea performanței angajaților reprezintă un aspect vital în procesul de

management al resurselor umane. Prin măsurarea și monitorizarea performanței
angajaților, organizațiile pot identifica punctele forte și lacunele în activitatea
acestora, pot oferi feedback constructiv și pot dezvolta strategii pentru creșterea
performanței individuale și a echipei în ansamblu. Aplicația noastră pentru
eficientizarea activităților din departamentul de HR vine în întâmpinarea acestor
nevoi, facilitând procesul de evaluare a performanței inițiale a angajaților.

1. Definirea obiectivelor și indicatorilor de performanță:

29
 Pentru a realiza o evaluare eficientă a performanței inițiale, este crucial să se
stabilească obiective clare și indicatori de performanță relevanți. Aplicația noastră
permite departamentului de HR să definească obiectivele specifice pentru fiecare
angajat în funcție de rolul și responsabilitățile sale.

Aceste obiective pot fi legate de rezultatele măsurabile, competențele

profesionale sau alte criterii relevante pentru performanță.

De asemenea, aplicația facilitează definirea indicatorilor de performanță care

vor fi utilizați pentru a evalua progresul și atingerea obiectivelor. Acești indicatori
pot fi înregistrări de vânzări, proiecte finalizate, feedback-ul clienților sau orice
altă metrică adecvată pentru evaluarea performanței angajaților.

2. Monitorizarea activității și colectarea datelor:

Aplicația noastră permite departamentului de HR să monitorizeze activitatea

angajaților și să colecteze date relevante pentru evaluarea performanței inițiale.
Acest lucru poate include rapoarte periodice generate automat, înregistrări de
activitate sau alte surse de informații relevante.

Prin intermediul aplicației, managerii și evaluatorii pot înregistra și documenta

rezultatele angajaților în cadrul proiectelor, colaborărilor cu colegii sau
interacțiunilor cu clienții. Aceasta asigură o bază solidă de informații pentru
evaluarea performanței inițiale și facilitează procesul de identificare a punctelor
forte și a domeniilor în care angajații pot îmbunătăți performanța.

3. Evaluarea performanței și furnizarea de feedback:

Aplicația noastră oferă suport pentru efectuarea evaluării performanței inițiale a

angajaților, furnizând un cadru structurat și coerent pentru procesul de evaluare.
Utilizatorii autorizați pot accesa instrumentele de evaluare integrate în aplicație și

30
pot completa formularele de evaluare în funcție de criteriile și obiectivele stabilite
anterior.

Un alt beneficiu important al aplicației este facilitarea procesului de furnizare a

feedback-ului către angajați. Managerii și evaluatorii pot utiliza aplicația pentru a
înregistra și comunica feedback-ul constructiv privind performanța angajaților.
Acest feedback poate fi specific, obiectiv și direcționat spre îmbunătățirea
performanței individuale și a rezultatelor organizației.

4. Îmbunătățirea procesului de evaluare:

Pe lângă gestionarea evaluării performanței inițiale, aplicația noastră oferă

funcționalități suplimentare pentru a îmbunătăți și optimiza acest proces.
Utilizatorii autorizați pot accesa rapoarte și analize de performanță care oferă o
vedere de ansamblu asupra rezultatelor și tendințelor de performanță în organizație.
Aceste informații pot fi utilizate pentru identificarea nevoilor de dezvoltare a
angajaților, planificarea strategiilor de creștere a performanței și luarea deciziilor în
ceea ce privește recunoașterea și promovarea angajaților talentați.

c. Integrarea si modalitati de integrare

Departamentul de Resurse Umane desfășoară o gamă largă de activități, cum ar fi

recrutarea și selecția personalului, administrarea salariilor și beneficiilor,
gestionarea performanței angajaților și dezvoltarea profesională. Eficientizarea
acestor activități poate aduce numeroase avantaje, precum economisirea timpului și
resurselor, reducerea erorilor umane și creșterea satisfacției angajaților.

Atunci când se adaugă noi funcționalități într-o aplicație de Resurse Umane,

este crucial să se integreze în mod corespunzător cu infrastructura existentă. Acest
lucru poate implica integrarea cu sistemele de gestionare a resurselor umane
existente, precum HRIS (Human Resources Information System) sau ERP
31
(Enterprise Resource Planning). Integrarea eficientă necesită dezvoltarea de
interfețe sau API-uri pentru a permite transferul de date între diferitele componente
ale sistemului.

Dezvoltarea și implementarea noilor funcționalități necesită timp și resurse

adecvate. Este important să se stabilească un program realist și să se aloce suficient
timp pentru a finaliza procesul de dezvoltare și integrare. În acest timp, este
esențială o analiză atentă a cerințelor și obiectivelor departamentului de Resurse
Umane, în colaborare cu utilizatorii finali, pentru a asigura că soluția dezvoltată
răspunde în mod adecvat nevoilor și proceselor specifice.

Pentru a asigura o soluție eficientă și corespunzătoare, este crucial să se

exploreze toate posibilitățile disponibile. Acest lucru poate include analiza și
evaluarea diferitelor soluții software existente pe piață, cum ar fi aplicații sau
platforme specializate în gestionarea resurselor umane. De asemenea, interacțiunea
cu utilizatorii finali și echipa din departamentul de Resurse Umane este deosebit de
valoroasă în identificarea nevoilor și provocărilor specifice și pentru a asigura că
noile funcționalități aduc beneficii semnificative.

După implementarea noilor funcționalități, este important să se efectueze

teste riguroase pentru a asigura funcționarea corectă și integrarea adecvată.
Feedback-ul utilizatorilor finali și al echipei din departamentul de Resurse Umane
este esențial în identificarea oricăror probleme și pentru a aduce îmbunătățiri
ulterioare. Testarea continuă și iterativă poate contribui la optimizarea și
îmbunătățirea funcționalităților existente.

În concluzie, pentru a eficientiza activitățile din cadrul departamentului de

Resurse Umane, este necesară o abordare atentă și planificată. Integrarea
corespunzătoare, alocarea timpului adecvat, explorarea tuturor opțiunilor și testarea

32
riguroasă sunt chei pentru dezvoltarea cu succes a noilor funcționalități și pentru
obținerea beneficiilor dorite. Colaborarea cu utilizatorii finali și echipa din
departamentul de Resurse Umane este esențială pentru a asigura că soluția
dezvoltată îndeplinește în mod corespunzător nevoile și cerințele specifice ale
organizației.

3. Studiu de caz dupa introducerea noilor functionalitati

a. Avantajul folosirii aplicatiei in departamentul de RU

Reușita strategiei de resurse umane a unei organizații depinde atât de practicile

folosite, cât și de un software resurse umane sau de instrumentele utilizate de
departament în activitatea cotidiană. Când mergi cu mașina la service, te aștepți
probabil ca mecanicii de acolo să aibă deja toate instrumentele necesare pentru a te
ajuta, într-o variantă cât mai modernă.

Credem că și în HR ar trebui să fie la fel. De la recrutare și administrare de

personal la training-uri, managementul performanței și comunicarea internă,
procesele din cadrul departamentului HR au nevoie de un suport adecvat pentru a fi
realizate în cele mai bune condiții.

Organizațiile înțeleg din ce în ce mai des că digitizarea datelor și automatizarea

fluxurilor de lucru reprezintă suportul necesar pentru ca departamentul de HR să își
desfășoare activitatea în cele mai bune condiții. Specialiștii se pot concentra în
acest fel pe aspectele esențiale ale afacerii, aducându-și într-un mod mai valoros
contribuția la dezvoltarea companiei.

33
Un software resurse umane este de cele mai multe ori soluția optimă de
automatizare a proceselor repetitive din cadrul departamentelor de resurse umane.
Procese precum planificarea și gestionarea structurii organizatorice, recrutarea și
onboarding-ul, administrarea de personal, pontajul, salarizarea, evaluarea
performanței și lucrul cu obiectivele individuale, managementul programelor de
training sau comunicarea internă sunt integrate într-o singură platforma de resurse
umane.

Beneficiarii direcți ai software-ului de managementul personalului sunt atât

departamentul de HR cât și angajații, care comunică mai ușor în acest fel (cu
colegii, dar și cu managerii sau membrii departamentului de resurse umane) și au
acces mai ușor la informații de interes.

Folosirea unei aplicații în departamentul de Resurse Umane aduce numeroase

avantaje, inclusiv:

Eficiență îmbunătățită: O aplicație bine dezvoltată și personalizată pentru

departamentul de Resurse Umane poate automatiza și simplifica multe dintre
activitățile repetitive și de rutină. Aceasta poate duce la o eficiență sporită în
gestionarea datelor și proceselor, economisind timp și resurse prețioase.

Accesibilitate și flexibilitate: Utilizarea unei aplicații permite accesul la informații

și funcționalități relevante în orice moment și de oriunde. Angajații și managerii
pot accesa și actualiza datele legate de resurse umane de pe orice dispozitiv cu
conexiune la internet, oferind flexibilitate și mobilitate în gestionarea sarcinilor și
luarea deciziilor.

34
Centralizarea datelor: O aplicație bine concepută poate centraliza și integra
diferitele aspecte ale gestionării resurselor umane, cum ar fi datele angajaților,
informațiile despre salarii și beneficii, evaluările performanței, formarea și
dezvoltarea profesională etc. Acest lucru facilitează accesul rapid și consolidarea
datelor relevante, asigurând coerență și precizie.

Automatizarea proceselor: O aplicație poate automatiza și simplifica procese

critice, cum ar fi recrutarea și selecția, gestionarea performanței și evaluările,
administrarea concediilor și absențelor etc. Aceasta reduce efortul manual și
minimizează riscul de erori umane, asigurând conformitatea și coerența în
gestionarea resurselor umane.

Rapoarte și analize avansate: O aplicație poate genera rapoarte și analize

avansate pe baza datelor colectate. Acestea pot oferi insight-uri valoroase privind
metricile de resurse umane, tendințele angajării și performanței, costurile salariale
etc. Aceste informații pot ajuta la luarea deciziilor strategice și la optimizarea
proceselor de resurse umane.

Ușurință în conformitatea legală: O aplicație de Resurse Umane bine configurată

și actualizată poate ajuta la asigurarea conformității cu reglementările legale și
politica internă a companiei. Aceasta poate ajuta la gestionarea dosarelor
angajaților, documentelor de angajare, politici de confidențialitate, politici de
securitate etc., asigurând că organizația respectă cerințele legale și normele etice.

35
Prin urmare, utilizarea unei aplicații în departamentul de Resurse Umane poate
îmbunătăți eficiența, optimiza procesele, asigura o gestionare mai bună a datelor și
oferi insight-uri valoroase pentru luarea deciziilor strategice. Aceasta contribuie la
creșterea productivit

b. Analiză comparativa in eficientizarea proceselor în departamentul de Resurse

Umane

Eficientizarea proceselor în departamentul de Resurse Umane este

esențială pentru creșterea performanței organizaționale și pentru
asigurarea satisfacției angajaților. Există mai multe aspecte care pot fi
luate în considerare în analiza comparativă a eficientizării proceselor în
acest departament. In primul rand automatizarea proceselor
administrative prin Utilizarea tehnologiei și a sistemelor informatizate
poate duce la automatizarea activităților administrative repetitive, cum ar
fi gestionarea datelor angajaților, administrarea concediilor și procesarea
documentelor. Prin automatizare, se reduce efortul și timpul necesare
pentru aceste sarcini, permițând echipei de Resurse Umane să se
concentreze asupra activităților cu valoare adăugată.

Pentru a îmbunătăți automatizarea proceselor administrative în

departamentul de Resurse Umane, exista cateva aspecte ce pot fi luate în
considerare.

In primul rand identificarea proceselor administrative care

consumă mult timp și sunt predispuse la erori umane. Acestea pot
36
include procese precum gestionarea datelor angajaților, procesarea
formularelor și documentelor, administrarea concediilor și absențelor
sau generarea rapoartelor. Deasemenea este nevoie de cercetare și
evaluare a soluțiilor software și platformelor specializate care se
potrivesc nevoilor și cerințelor organizației dumneavoastră. Desi există o
varietate de software de automatizare a resurselor umane, disponibile pe
piață, prin platforma dezvoltata de fata putem gestiona diferite aspecte,
cum ar fi gestionarea informațiilor despre angajați, procesarea automată
a salariilor sau generarea de rapoarte.

Un sistem bine structurat de evaluare și management al

performanței poate ajuta la optimizarea proceselor de evaluare,
identificarea nevoilor de dezvoltare a angajaților și stabilirea
obiectivelor clare. Prin intermediul unui sistem de management al
performanței, se poate monitoriza mai eficient performanța angajaților și
se pot lua măsuri pentru îmbunătățirea lor.

Înlocuirea proceselor de recrutare tradiționale cu platforme de

recrutare online poate accelera și simplifica procesul de recrutare și
selecție. Prin intermediul acestor platforme, este posibilă publicarea
rapidă a posturilor vacante, gestionarea CV-urilor, filtrarea automată a
candidaților și comunicarea eficientă cu aceștia pe parcursul procesului
de recrutare.

37
 Investiția în programe de training și dezvoltare poate conduce la
îmbunătățirea competențelor și abilităților angajaților. O dezvoltare
eficientă a forței de muncă poate duce la creșterea productivității,
reducerea timpului necesar pentru instruirea noului personal și creșterea
satisfacției angajaților.

Furnizarea unei platforme de self-service angajaților poate reduce

sarcinile administrative ale departamentului de Resurse Umane.
Angajații pot accesa și actualiza informațiile personale, pot solicita
concedii, pot accesa documente și pot găsi răspunsuri la întrebările
frecvente, fără a necesita intervenția directă a personalului din Resurse
Umane.

Utilizarea instrumentelor de analiză și raportare poate oferi o

perspectivă mai clară asupra eficienței proceselor din departamentul de
Resurse Umane.

Monitorizarea și măsurarea indicilor cheie de performanță (KPI-

uri) relevanți, precum timpul de recrutare, costul per angajat sau nivelul
de satisfacție al angajaților, pot ajuta la identificarea domeniilor în care
procesele pot fi îmbunătățite.

Managementul performantei reprezintă un proces extrem de

important în structura internă a oricărei companii, indiferent de mărimea
acesteia. Cu ajutorul lui, antreprenorii, managerii și specialiștii în resurse

38
umane pot anticipa, măsura și evalua în mod eficient și în timp real
rezultatele angajaților.

Pe lângă aceste aspecte, procesul de management al performantei

ajută angajații să se dezvolte în cadrul companiei, să crească în mod
constant și să evolueze din punct de vedere profesional.

Fiind vorba de un proces ce măsoară și calibrează acțiunile

angajaților, managementul performantei ține în principal de funcționarea
internă a companiei și de comunicarea între echipa de HR, manageri și
angajați.

Pe lângă aceste aspecte, te poți folosi de un instrument care să te

ajute să optimizezi întregul proces: un software de HR, care va fi extrem
de util pe parte de validare, optimizare și calibrare în toate etapele
procesului de management al performantei.

c. Optimizarea activitatilor in departamentul de HR dintr-o companie.

4. Concluzii

Software-ul dedicat gestionării resurselor umane (HRMS - Human

Resource Management System) este o soluție informatizată care ajută
departamentul de Resurse Umane să gestioneze și să automatizeze
diverse aspecte ale activităților legate de personal.

39
Acesta integrează diferite module și funcționalități pentru colectarea,
stocarea, prelucrarea și gestionarea datelor despre angajați.

HRMS-ul permite colectarea și stocarea centralizată a informațiilor

despre angajați, cum ar fi datele personale, experiența profesională,
informațiile despre salariu și beneficii, datele de contact și altele. Aceste
informații pot fi actualizate și accesate în mod eficient.

Permite gestionarea procesului de recrutare, inclusiv publicarea de

posturi vacante, colectarea CV-urilor, evaluarea candidaților și
comunicarea cu aceștia. De asemenea, poate oferi facilități pentru
gestionarea interviurilor, evaluarea abilităților și luarea deciziilor de
angajare.

HRMS-ul poate permite angajaților să solicite concedii și să-și

urmărească soldul de concedii disponibile. De asemenea, poate genera
rapoarte și oferi vizualizări de ansamblu asupra absențelor și a utilizării
concediilor în organizație.

HRMS-ul facilitează procesul de evaluare și gestionare a performanței

angajaților. Permite setarea obiectivelor, monitorizarea progresului,
înregistrarea feedback-ului și evaluarea performanței individuale și a
echipei. De asemenea, poate ajuta la identificarea nevoilor de dezvoltare
și la planificarea măsurilor de creștere a performanței.
40
HRMS-ul poate gestiona procesele legate de salarii și beneficii, inclusiv
calculul salariilor, generarea de plăți și declarații de impozit, gestiunea
datelor despre asigurări și beneficii suplimentare, precum și raportarea
financiară a costurilor salariale.

HRMS-ul oferă funcționalități puternice de raportare și analiză,

permițând generarea de rapoarte personalizate, vizualizări grafice și
analize comparative. Acest lucru ajută departamentul de Resurse Umane
să obțină informații relevante și să ia decizii bazate pe date.

41