Studiu de caz I

Situaţia iniţială

Parte a unui proiect mai amplu de eficientizare a proceselor la nivelul întregii companii, din nevoia
de a crește performanța, simplificând modul de lucru și crescând nivelul și calitatea comunicării,
organizatia a luat decizia de a optimiza procesele de resurse umane cu ajutorul soluției Human
Resources Planing – Colourful HR dezvoltata de Romanian Software. Romanian Software a preluat în
cadrul acestui proces totată practica de salarizare și administrare de personal și a pus la dispoziția
eMag toate tool-urile platformei Human Resources Planning.

Soluţia

Human Resources Planning oferă soluția de automatizare și integrare a tuturor proceselor de

resurse umane din companie, venind în întâmpinarea nevoilor specifice ale organizatiei cu
configurări personalizate. Implementarea soluției s-a realizat în mai puțin de două luni, timp în care
s-au analizat în detaliu procesele de HR, s-au realizat configurări personalizate, simplificându-se
toate fluxurile de HR și s-a preluat toată practica de salarizare și administrare de personal.

Astfel, în cadrul implementării, Romanian Software a oferit organizatiei următoarele soluții:

Auditarea dosarelor de personal, scanarea tuturor documentelor din dosarele de personal,

încărcarea acestora pe platformă și indexarea acestora

S-au configurat notificări care să interacționeze din tabloul de bord al platformei cu utilizatorii
(contracte pe perioadă determinată cu data de final în următoarea lună, salariați a căror perioadă de
probă expiră, sesiuni de medicina muncii care trebuie organizate în următoarea perioadă, etc.)

Pontarea salariaților se va face prin Time Management, aplicație pusă la dispoziția unor operatori de
pontaj din cadrul companiei, la nivelul căreia sunt configurate tipurile de program de lucru și validări
specifice Mai departe, pontajul este transmis către departamentul de HR, care după o validare
intermediară, va transmite informațiile către Romanian Software, în vederea calculului de salarii

Salariații companiei vor avea acces, prin spațiul personal Me – Employee Self Service, la
documentele scanate din dosarul de personal, informații salariale, acces la joburile vacante din
companie, detalii despre training-urile la care vor participa, sesiunile de evaluare în care sunt
implicați

Prin spatiul personal, salariații vor putea lansa cereri de concediu, comunica cu departamentul de
HR, lansând cereri pentru adeverințe și alte tipuri de cereri, toate aceste fluxuri fiind însoțite de
notificări, pentru a informa utilizatorii cu privire la acțiuni pe care este necesar să le întreprindă
(utilizatorii cu rol de manager vor avea acces și la informațiile privind salariații din subordine, vor
putea aproba sau respinge cererile acestora, completa formulare de feedback în cadrul sesiunilor de
evaluare, sau propune persoane din echipa pentru anumite sesiuni de training)

Recruitment Management va permite recrutorilor din companie să păstreze o bază de date de

candidați, cu posibilitatea de filtrare după multiple criterii, inclusiv etichete relevante care se pot
atașa candidaților urmare a inerviurilor la care au participat. Recrutorii vor putea să creeze proiecte
de recrutare, în care se vor defini etapele procesului (contactare candidat si testare psihologica,
interviu telefonic, testare, interviu cu managerul, ofertare), pozițiile căutate și numărul de poziții. În
fiecare etapă se pot trimite candidaților comunicări din sistem pe email, în vederea testării acestora,
testele pot avea o limită de timp și un punctaj minim, candidații vor răspunde la întrebări online, prin
autentificarea în platformă și rezultatele vor fi transferate recrutorilor și stocate în platformă, în
profilul fiecărui candidat. Tot în etapele procesului de recrutare se pot face anumite comentarii în
profilul candidaților, care rămân în baza de date și pot fi accesate de toti cei implicati in procesul de
recrutare, dar și de către ceilalți recrutori. La nivelul practicii se poate vizualiza în orice moment
statusul candidaților în etapele de recrutare, pe fiecare proiect sau pentru fiecare recutor, oferind o
imagine foarte clară a volumului, dar pot fi calculați și indicatori privind durata unui proces de
recrutare sau fluctuația candidaților angajați, în vederea stabilirii eficienței practicii

Training Management, aplicație administrată de coordonatorul practicii de Learning & Development,

va pune la dispoziția salariaților lista sesiunilor de training disponibile în companie, va organiza
sesiuni de training în funcție de solicitări specifice venite din partea salariaților și va oferi programe
de e-learning, construite chiar în platformă. În baza tuturor informațiilor gestionate, se pot genera
statistici privind numărul de participări, pe domenii de activitate, departamente și costul acestor
programe

Performance Management susține procesele de evaluare din companie și permite evaluari 360.
Evaluarile pot fi construite intr-un mod flexibil, pornind de la setul standard de competențe ale
organizatiei și de la obiectivele generale la nivel de companie, unitate organizatorică și proiect, din
care derivă și la care se adaugă obiective specifice, individuale. Prin platformă se derulează întregul
proces de evaluare, în diferite etape, persoanele implicate primind notificări, fie pentru definirea
obiectivelor, completarea formularelor de feedback sau construirea unui plan de dezvoltare
personală

Enumerati beneficiile implementarii soluției Human Resources Planing.

Raspuns :
- se concentreaza pe gasirea de angajati cu motivatia si atitudinea potrivita , deci numai angajati de
calitate

- HRP este o investitie importanta pentru orice afacere, deoarece permite companiilor sa ramana
atat productive cat si profitabile

-cresterea productivitatii ;

-beneficiile vor fi la nivelul fiecarui angajat deoarece accesand programul gaseste repede orice
informatie despre personalul companiei

-reducerea costurilor ;

-posibilitatea de centrare a datelor ; accesul rapid la diverse rapoarte si date in legatura cu

activitatiledesfasurate este unul din beneficiile majore ale utilizarii unui soft de resurse umane.

-o mai buna comunicare intre departamente ;

-trasabilitatea si diminuarea riscurilor ; utilizarea unui soft de resurse umane va permite urmarirea
activitatilor din cadrul companiei, acestea putand fi identificate usor atunci cand este necesar, de la
salarizare la pontaj si urmarirea diferitelor documente

-imbunatatirea experientei angajatului ;

-respectarea legislatiei in vigoare

Auditarea dosarelor de personal, scanarea tuturor documentelor din dosarele de personal,
încărcarea acestora pe platformă și indexarea acestora

S-au configurat notificări care să interacționeze din tabloul de bord al platformei cu utilizatorii
(contracte pe perioadă determinată cu data de final în următoarea lună, salariați a căror perioadă de
probă expiră, sesiuni de medicina muncii care trebuie organizate în următoarea perioadă, etc.)

Pontarea salariaților se va face prin Time Management, aplicație pusă la dispoziția unor operatori de
pontaj din cadrul companiei, la nivelul căreia sunt configurate tipurile de program de lucru și validări
specifice Mai departe, pontajul este transmis către departamentul de HR, care după o validare
intermediară, va transmite informațiile către Romanian Software, în vederea calculului de salarii

Salariații companiei vor avea acces, prin spațiul personal Me – Employee Self Service, la
documentele scanate din dosarul de personal, informații salariale, acces la joburile vacante din
companie, detalii despre training-urile la care vor participa, sesiunile de evaluare în care sunt
implicați

Prin spatiul personal, salariații vor putea lansa cereri de concediu, comunica cu departamentul de
HR, lansând cereri pentru adeverințe și alte tipuri de cereri, toate aceste fluxuri fiind însoțite de
notificări, pentru a informa utilizatorii cu privire la acțiuni pe care este necesar să le întreprindă
(utilizatorii cu rol de manager vor avea acces și la informațiile privind salariații din subordine, vor
putea aproba sau respinge cererile acestora, completa formulare de feedback în cadrul sesiunilor de
evaluare, sau propune persoane din echipa pentru anumite sesiuni de training)

Recruitment Management va permite recrutorilor din companie să păstreze o bază de date de

candidați, cu posibilitatea de filtrare după multiple criterii, inclusiv etichete relevante care se pot
atașa candidaților urmare a inerviurilor la care au participat. Recrutorii vor putea să creeze proiecte
de recrutare, în care se vor defini etapele procesului (contactare candidat si testare psihologica,
interviu telefonic, testare, interviu cu managerul, ofertare), pozițiile căutate și numărul de poziții. În
fiecare etapă se pot trimite candidaților comunicări din sistem pe email, în vederea testării acestora,
testele pot avea o limită de timp și un punctaj minim, candidații vor răspunde la întrebări online, prin
autentificarea în platformă și rezultatele vor fi transferate recrutorilor și stocate în platformă, în
profilul fiecărui candidat. Tot în etapele procesului de recrutare se pot face anumite comentarii în
profilul candidaților, care rămân în baza de date și pot fi accesate de toti cei implicati in procesul de
recrutare, dar și de către ceilalți recrutori. La nivelul practicii se poate vizualiza în orice moment
statusul candidaților în etapele de recrutare, pe fiecare proiect sau pentru fiecare recutor, oferind o
imagine foarte clară a volumului, dar pot fi calculați și indicatori privind durata unui proces de
recrutare sau fluctuația candidaților angajați, în vederea stabilirii eficienței practicii

Training Management, aplicație administrată de coordonatorul practicii de Learning & Development,

va pune la dispoziția salariaților lista sesiunilor de training disponibile în companie, va organiza
sesiuni de training în funcție de solicitări specifice venite din partea salariaților și va oferi programe
de e-learning, construite chiar în platformă. În baza tuturor informațiilor gestionate, se pot genera
statistici privind numărul de participări, pe domenii de activitate, departamente și costul acestor
programe

Performance Management susține procesele de evaluare din companie și permite evaluari 360.
Evaluarile pot fi construite intr-un mod flexibil, pornind de la setul standard de competențe ale
organizatiei și de la obiectivele generale la nivel de companie, unitate organizatorică și proiect, din
care derivă și la care se adaugă obiective specifice, individuale. Prin platformă se derulează întregul
proces de evaluare, în diferite etape, persoanele implicate primind notificări, fie pentru definirea
obiectivelor, completarea formularelor de feedback sau construirea unui plan de dezvoltare
personală

Enumerati beneficiile implementarii soluției Human Resources Planing.

Raspuns :
- se concentreaza pe gasirea de angajati cu motivatia si atitudinea potrivita , deci numai angajati de
calitate

- HRP este o investitie importanta pentru orice afacere, deoarece permite companiilor sa ramana
atat productive cat si profitabile

-cresterea productivitatii ;

-beneficiile vor fi la nivelul fiecarui angajat deoarece accesand programul gaseste repede orice
informatie despre personalul companiei

-reducerea costurilor ;

-posibilitatea de centrare a datelor ; accesul rapid la diverse rapoarte si date in legatura cu

activitatiledesfasurate este unul din beneficiile majore ale utilizarii unui soft de resurse umane.

-o mai buna comunicare intre departamente ;

-trasabilitatea si diminuarea riscurilor ; utilizarea unui soft de resurse umane va permite urmarirea
activitatilor din cadrul companiei, acestea putand fi identificate usor atunci cand este necesar, de la
salarizare la pontaj si urmarirea diferitelor documente

-imbunatatirea experientei angajatului ;

-respectarea legislatiei in vigoare