Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Arhivarea Documentelor
Arhivarea Documentelor
DOCUMENTELOR
Cuprins
Capitolul I. Arhivele. Noiuni generale: istoric, legislaie..........................................................................4
1. Noiuni generale: istoric, legislaie..................................................................................................4
Capitolul II. Instanele judectoreti...........................................................................................................7
1. Noiuni generale..............................................................................................................................7
2. Atribuiile personalului cu responsabiliti n munca de arhiv de la instanele judectoreti........9
2.1. Atribuiile pe linie de arhiv a conducerii instanelor i a responsabilului ef cu munca de
arhiv pe instan.....................................................................................................................10
2.2. Atribuiile responsabililor cu munca de arhiv de la instanele judectoreti...................11
Capitolul III. Constituirea arhivei curente...............................................................................................13
1. Gruparea documentelor n dosare - Nomenclatorul dosarelor.......................................................13
1.1. Precizri privind aplicarea Nomenclatorului......................................................................17
2. Evidena documentelor...................................................................................................................23
2.1. nregistrarea documentelor la compartimentele instanei....................................................23
2.2. nregistrarea dosarelor i a actelor la instanele judectoreti.............................................28
2.3. Termenele de pstrare a registrelor......................................................................................34
2.4. Sistemul informatizat de nregistrare...................................................................................36
2.5. nregistrarea i evidena tampilelor din cauciuc.................................................................39
3. Constituirea dosarelor i pregtirea unitilor arhivistice n vederea depunerii la arhiva general
a Departamentului economico-financiar i administrativ i a instanei....................................... 39
3.1. Constituirea dosarelor la compartimentele din cadrul Departamentului economico-financiar
i administrativ i pregtirea documentelor n vederea depunerii lor la arhiva
Departamentului economico-financiar i administrativ.........................................................39
3.1.1.Circuitul documentelor n cadrul procesului de formare a arhivei curente...................39
3.1.2. Pregtirea documentelor (unitilor arhivistice) n vederea
depunerii lor la arhiva Departamentului economico-financiar i
administrativ..........................................................41
3.2. Constituirea dosarelor de judecat i a materialelor preconstituite (registre, opise, condici,
mape, caiete de note) de la instanele judectoreti i pregtirea lor n vederea depunerii la
arhiva general........................................................................................................................42
3.2.1.Circuitul dosarelor n cadrul i n afara instanei...........................................................42
3.2.2.Constituirea i perfectarea dosarelor de
judecat..............................................44
3.2.3. Modul de redactare
i expediere a unei adrese depuse la dosar sau cu care se trimite un
dosar............................................................................................................
............................46
3.2.4. Pregtirea dosarelor n vederea depunerii la arhiva
general.......................................46
4. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de
Departamentul economico-financiar i administrativ i de
instanele judectoreti.
Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice ........................................50
4.1. Inventarierea dosarelor la compartimentele instanelor..................................................... 50
4.2. Depunerea documentelor de la compartimentele
instanelor..............................................53
4.3. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de
instanele judectoreti......................................................................................................... 57
4.4. Registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor
arhivistice.............................60
Capitolul IV. Ordonarea i inventarirea documentelor aflate n pstrare....................................................65
1. Ordonarea i inventarierea documentelor de la compartimentele Departamentului economicofinanciar i administrativ neconstituite conform nomenclatorului ..............................................65
2
Capitolul I
ARHIVELE
1. Noiuni generale: istoric, legislaie
Arhivele Naionale ale Romniei - instituie de stat specializat n preluarea, pstrarea i
valorificarea documentelor care au caracter istorico-documentar. Are o vechime de 180 de ani (1 mai
1831 Bucureti- 1 ian.1832 Iai) i funcioneaz n baza legislaiei privitoare la arhive:
Art. 4 din Legea Arhivelor Naionale stipuleaz, n capitolul I - Dispoziii generale - rspunderea
ce revine persoanelor fizice i juridice, creatoare i deintoare de documente care fac parte din FAN,
pentru evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor. Potrivit acestui
articol creatorii de documente sunt obligai s nregistreze s inventarieze, s selecioneze, s pstreze i
s foloseasc toate documentele intrate, ieite ori ntocmite pentru uz intern
Legea Arhivelor Naionale sau Legea 16/1996:
- instituia arhivelor este organizat pe principiul administrativ-teritorial, Arhivele Naionale ale
Romniei este unitate bugetar din cadrul Ministerului Administraiei i Internelor, cu sediul n Bucureti.
n teritoriu Arhivele Naionale ale Romniei i exercit atribuiile prevzute de lege prin cele 42 de
structuri teritoriale. Ca urmare a restructurrilor intrate n vigoare la 25 noiembrie 2009, direciile
judeene ale Arhivelor Naionale au devenit servicii judeene. Un nou statut de organizare al Arhivelor
Naionale a intrat n vigoare la 1 august 2011 astfel c la nivelul structurilor judeene unele servicii au
devenit birouri (Clrai, Covasna, Ilfov, Satu Mare, Teleorman, Tulcea).
- prin Legea Arhivelor Naionale, adoptat de Parlamentul Romniei ca Legea nr. 16/1996 i publicat n
Monitorul Oficial al Romniei, VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996, modificat i completat prin Legea nr.
358/2002 M. Of. Nr. 476/3.07.2002, completat i modificat prin O. U. G. 39/2006 M. Of. Nr. 486
din 5.06.2006, aprobat cu modificrile stabilite de Legea 474/2006 M. Of. 1016/21.12. 2006, Arhivele
Naionale prin compartimentele de specialitate i serviciile i birourile judeene i exercit atribuiile de
administrare, supraveghere i protecie a Fondului Arhivistic Naional respectiv controleaz i ndrum
activitatea de organizare, conservare i folosire a arhivelor la toate unitile, regiile autonome, instituii,
societi comerciale, cu alte cuvinte acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a
operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de arhiv dup cum urmeaz:
a) elaboreaz, n conformitate cu Legea Arhivelor Naionale, norme i metodologii de lucru pentru
desfurarea activitii arhivistice inclusiv pentru clasificarea i includerea n Fondul Arhivistic Naional a
documenelor oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, planuri, schie,
matrice sigilare nregistrri foto, video i informatice, cu valoare istoric. Principalele norme emise sunt:
Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente; Regulament privind
organizarea i funcionarea Comisiei de atestare a personalului de arhiv, Normativ privind depozitul de
arhiv, Codul deontologic al arhivitilor.
b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete msurile
ce se impun potrivit legii;
c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
(FAN). Vezi : Proiect de Lege nr. 459/2010 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale
mr. 16/1996. Cf. www.camera deputailor.ro Initiative legislative art. 18, 181,2 cu privire la sfera
4
Nial Raaen din lucrarea : Managementul documentelor Manual de formare pentru grefierii din cadrul
instanelor i parchetelor potrivit creia : ar fi posibil i necesar - - s fie elaborate o serie de politici
instituionale referitoare la modul de gestionare i pstrare al unor tipuri de documente care nu sunt
vizate de nomenclatoarele arhivistice respective : notie, jurnale, condici create de un grefier din raiuni
practice i pentru uzul individual (pentru a-i uura activitatea) formulare standard, materiale de referin,
copii ale unor documente furnizate spre informarea publicului sau a presei. Acelai autor, sugereaz n
lucrarea sa c : Unele documente cum ar fi documentele administrative sau cele privind resursele
umane pot fi pstrate i de instan i de alt autoritate sau instituie public dup cum este cazul,
practic ce ar uura activitatea unor compartimente din cadrul instanelor (prin operatorii economici
acreditai de Arhivele Naionale urmnd a se prelua asemenea categorii de documente i a le pstra pn
la expirarea termenelor lor de pstrare stabilite prin nomenclator sau predate pentru pstrare permanent
la Arhivele Naionale). n afara celor dou practici din lucrarea lui Nial Raaen, enumerate mai sus,
alegerea celor mai potrivite practici pentru crearea i gestionarea documentelor proprii prevzut n
Proiectul Legii Arhivelor, poate fi i modificarea Regulamentului de ordine interioar al instanelor
judectoreti prin introducerea unor articole referitoare la consemnarea n Programul ECRIS a unor noi
cmpuri care s cuprind indicativul dosarului dup nomenclator i termenul de pstrare.
n scopul evitrii unui monopol instituional i pentru elaborarea unei politici arhivistice coerente
pe plan naional, proiectul de lege propune nfiinarea Consiliului Naional al Arhivelor, compus din
reprezentani ai principalelor ministere sau structuri administrative creatoare de arhive. Acest Consiliu are
rolul de a elabora Strategia Naional n domeniul arhivistic. Potrivit art. 42 Consiliul Naional al
Arhivelor funcioneaz pe lng Ministerul Administraiei i Internelor avnd n componen cte un
reprezentant de la MAI, Ministerul Culturii i Cultelor, Ministerul Educaiei, Ministerul Economiei i
Finanelor, Ministerul Aprrii, Ministerul Afacerilor Externe, Ministerul Justiiei.
Proiect de Lege nr. 459/2010 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr.
16/1996. Cf. www.camera deputailor.ro Iniiative legislative
Proiectul de Lege preconizeaz modificri i completri la Legea Arhivelor Naionale prin care
urmeaz s se impun reglementarea sferei operatorilor economici i persoanelor competente s
elibereze cetenilor actele necesare reconstituirii drepturilor prevzute de lege, precum i activitile de
preluare, eviden, prelucrare, pstrare, conservare i utilizare a documentelor cu valoare practic n
cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan juridic, fr ca activitatea
acestuia s fie continuat.
Art. 18 Operatorii economici pot presta servicii de pstrare, conservare, restaurare, legtorie, prelucrare
arhivistic i utilizare a documentelor cu valoare practic pe care le dein numai dup obinerea
autorizaiei de funcionare din partea Arhivelor Naionale.
art. 19, 191,2,3 prevede ca documentele din Arhivele Naionale predate n custodie sau preluate n mod
abuziv de la cultele religioase vor putea fi retrase din administrarea Fondului Arhivistic Naional al
Romnei art. 192 prevede ca arhivele s nu fie napoiate solicitanilor pn nu vor fi microfilmate urmnd
s rmn la Arhivele Naionale.
Capitolul II
INSTANELE JUDECTORETI
1. Noiuni generale
Arhivele judectoreti sunt arhive din categoria arhivelor de instituie, care cuprind documente
create de instituiile judectoreti (instane judectoreti, colegiile avocailor i magistrailor, parchetele).
Documentele sunt n general create pentru a constitui dovada aciunilor persoanelor fizice sau
juridice i/sau pentru a servi drept probe care garanteaz respectarea drepturilor i obligaiilor persoanelor
fizice sau juridice, inclusiv a autoritilor publice. n domeniul judiciar, documentele, sunt utilizate, n
general, cu urmtoarele scopuri:
S confirme drepturile i obligaiile recunoscute de lege
S constituie probe referitoare la faptul c o activitate s-a realizat sau c un eveniment a
avut loc
S asigure respectarea principiului responsabilitii guvernamentale i organizaionale1
n epoca feudal, cnd dreptul de judecat n stat l deinea domnul rii ajutat de sfatul domnesc,
nu se poate vorbi de existena unor arhive judiciare propriu-zise, documentele de acest tip pstrndu-se fie
la destinatari, fie la arhiva instituiilor administrative care aveau i competene judectoreti. Dup 1831,
n ara Romneasc i Moldova, justiia se organizeaz pe baze noi, apar instituii judectoreti de-sinestttoare ca naltul Divan, nalta Curte de Revizie, nalta Curte, procuraturile judeene. n anul 1861
potrivit noii reorganizri a instituiilor judectoreti apar: nalta Curte de Casaie, curi de apel, tribunale
i judectorii fiecare cu jurisdicii bine determinate.
n Transilvania arhivele judectoreti de-sine-stttoare au luat natere abia n a doua jumtate a
secolului al XIX-lea, odat cu separarea puterii judectoreti de cea administrativ (1869) vechile
instituii feudale ce funcionau ca instane de judecat (scaunul general de judecat, scaunul filial sau
parial de judecat, Tabla regeasc sau mai apoi Tabla continu, scaunul de judecat al districtului sau
scaunului - secuiesc sau ssesc -) sunt nlocuite cu judectoriile de plas i tribunalele judeene.
Prin legea de organizare judectoresc din anul 1925 s-a uniformizat sistemul instituiilor
judectoreti n ntreaga ar, aceasta durnd pn n anul 1952 cnd prin organizarea judectoreasc au
fost nfiinate: tribunalele populare, (raionale i oreneti, regionale), Tribunalul Suprem iar mai apoi
judectoriile, tribunalele militare, judeene i Tribunalul Suprem. Potrivit cu reorganizrile justiiei din
diferitele perioade istorice s-au creat arhivele tribunalelor, judectoriilor (mixte, rurale, urbane, de ocol,
de plas), Curilor de apel, a parchetelor curilor de apel etc. care, o dat ordonate, selecionate i
inventariate, s-au preluat (parial, nu de la toate instanele din ar) pentru pstrare permanent la Arhivele
Naionale. O mare parte dintre aceste arhive se pstreaz n continuare n arhivele instanelor, alturi de
alte fonduri arhivistice preluate de instane n perioada anilor 1950-1960, majoritatea dintre ele fr
evidenele necesare pentru a putea fi predate-preluate de ctre Arhivele Naionale.
*
n prezent, n conformitate cu Legea privind organizarea judiciar nr. 304/2004, a
Regulamentului de ordine interioar a instanelor judectoreti puterea judectoreasc se exercit prin
nalta Curte de Casaie i Justiie i de celelalte instane judectoreti stabilite de lege. Consiliul Superior
Cf. Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor, 2011, pag. 9
http:// www.grefieri.ro Activiti Formare continu Mapa grefierului
1
al Magistraturii este garantul independenei justiiei care se realizeaz prin urmtoarele instane
judectoreti:
a) nalta Curte de Casaie i Justiie;
b) curi de apel;
c) tribunale;
d) tribunale specializate;
e) judectorii
Ministerul Justiiei asigur buna organizare i administrare a justiiei ca serviciu public.
Administrarea mijloacelor materiale i financiare se realizeaz prin curile de apel i tribunale.
Curile de apel sunt instane cu personalitate juridic, n circumscripia crora funcioneaz mai
multe tribunale i tribunale specializate. n cadrul curilor de apel funcioneaz secii pentru cauze civile,
cauze penale, cauze comerciale, cauze cu minori i de familie, cauze de contencios administrativ i fiscal,
cauze privind conflicte de munc i asigurri sociale, precum i, n raport cu natura i numrul cauzelor,
secii maritime i fluviale sau pentru alte materii.
Tribunalele sunt instane cu personalitate juridic, organizate la nivelul fiecrui jude i al
municipiului Bucureti, i au, de regul, sediul n municipiul reedin de jude. n circumscripia fiecrui
tribunal sunt cuprinse toate judectoriile din jude sau, dup caz, din municipiul Bucureti. n cadrul
tribunalelor funcioneaz secii pentru cauze civile i secii pentru cauze penale i, n raport cu natura i
numrul cauzelor, secii maritime i fluviale sau pentru alte materii.
Tribunalele specializate sunt:
a) tribunale pentru minori i familie;
b) tribunale de munc i asigurri sociale;
c) tribunale comerciale;
d) tribunale administrativ-fiscale.
Tribunalele specializate sunt instane fr personalitate juridic, care funcioneaz la nivelul fiecrui jude
i al municipiului Bucureti i au, de regul, sediul n municipiul reedin de jude.
Judectoriile sunt instane fr personalitate juridic, organizate n judee i n sectoarele
municipiului Bucureti. n raport cu natura i numrul cauzelor, n cadrul tribunalelor specializate i al
judectoriilor se pot nfiina secii.
Prin Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti aprobat de Consiliul Superior al
Magistraturii se stabilesc :
organizarea administrativ a curilor de apel, a tribunalelor, a tribunalelor specializate i a
judectoriilor;
atribuiile preedinilor, vicepreedinilor, judectorilor inspectori, preedinilor de secii, ale
judectorilor i ale celorlalte categorii de personal;
organizarea i modul de desfurare a activitii colegiilor de conducere ale instanelor
judectoreti i a adunrilor generale ale judectorilor;
modul de organizare, funcionarea i atribuiile compartimentelor auxiliare de specialitate;
modul de organizare, funcionarea i atribuiile departamentului economico-financiar i
administrativ.
modul de organizare i funcionare a Biroului de informare i relaii publice
evidena activitii instanei: sistemul informatizat i listarea periodic a nregistrrilor ; registrele
i condicile pentru evidena activitii instanelor
raporturile de serviciu cu publicul i atribuiile persoanei care coordoneaz activitatea
compartimentului de arhiv
activitatea premergtoare edinei de judecat i de rezolvare a lucrrilor cu caracter administrativ
(stabilirea numrului de nregistrare prin aplicaia ECRIS i data cert Sistemul ECRIS al
numrului unic al dosarului = numrul din registrul general electronic/numrul identificator al
instanei, anul nregistrrii dosarului (Ex. Curtea de Apel Cluj va nregistra dosarul 1/33/2010)
activitatea n timpul edinei de judecat
Prin coala Naional de Grefieri, potrivit Legii nr. 567/2004 privind Statutul personalului auxiliar de
specialitate al instanelor judectoreti, se asigur pregtirea personalului necesar desfurrii
Atribuiile grefierului arhivar i registrator n: Miriam Costea, Daniela Detean, Rolul grefierului n
asigurarea accesului publicului la informaii n sistemul judiciar. Ghid teoretic i practic, 2010, pag. 4348 http:// www.grefieri.ro Activiti Formare continu Mapa grefierului
2
n conformitate cu prevederile art. 23-24 din Legea nr. 16/1996 Legea Arhivelor Naionale i art.
3-4 din Instruciuni privind activitatea de arhiv aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul
de zi nr. 217 din 23 mai 1996, creatorii i deintorii de documente, persoane juridice, au obligaia de a
nfiina compartimente de arhiv, organizate n funcie de complexitatea i cantitatea arhivelor pe care le
creaz i le dein sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv, n funcie de valoarea i
cantitatea acestora.
Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, precum i structura i competena
acestora vor fi stabilite de conducerea unitii creatoare i deintoare de documente, prin decizie intern,
cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale sau, dup caz, al serviciilor i birourilor judeene ale
Arhivelor Naionale. Formarea, perfecionarea i atestarea personalului de arhiv se realizeaz prin coala
Naional de Grefieri n cadrul programelor de formare iniial i pregtire continu.
Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti prin dispoziiile sale stabilete
atribuiile manageriale n conducerea instanelor judectoreti. Conducerea instanelor este asigurat de
preedinte i n funcie de volumul de activitate i complexitatea cauzelor, de unul sau mai muli
vicepreedini. De asemenea la fiecare instan funcioneaz colegiul de conducere cu atribuii pe linia
activitii de arhiv.
2.1 Atribuiile pe linie de arhiv a conducerii instanelor i a responsabilului ef cu munca
de arhiv pe instan
n conformitate cu prevederile art. 5 alin. 2 litera h) i art. 10 aliniatul 1 literele e) i n), art. 49, art.
92 pct. 2 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti:
- preedintele curii de apel desemneaz judectorii care urmeaz s ndeplineasc, potrivit legii, i alte
atribuii dect cele privind activitatea judectoreasc (incluznd aici atribuii pe linie de arhiv)
- preedintele curii de apel numete prin decizie personalul auxiliar de specialitate: informaticienii efi,
primii-grefieri, grefierii-efi, grefierii efi de secii i grefierii-arhivari efi ai curii de apel i ai instanelor
din circumscripia acesteia, pentru o perioad de 5 ani.
- preedintele instanei desemneaz conductorul Biroului de informare i relaii publice
- vicepreedintele curii de apel, asigur controlul permanent asupra modului n care sunt pstrate
dosarele, mapele de hotrri i registrele curilor de apel i ale instanelor din circumscripia acesteia;
- preedintele tribunalului numete grefierii-arhivari i grefierii-registratori de la tribunal i judectoriile
din circumscripia acestuia, potrivit legii;
- vicepreedintele tribunalului i al tribunalului specializat, vicepreedintele judectoriei asigur controlul
permanent asupra modului n care sunt pstrate dosarele, mapele de hotrri i registrele curii de apel i
ale instanelor din circumscripia acesteia, a tribunalului specializat, respectiv, a judectoriei;
- colegiul de conducere promoveaz n funcii de conducere primii-grefieri, grefierii-efi, grefierii efi de
secie i grefierii arhivari efi;
- judectorii au ndatorirea de a asigura securitatea dosarelor pe perioada n care acestea le sunt
ncredinate spre studiu, soluionare sau motivare;
- preedintele, vicepreedintele sau colegiul de conducere din cadrul instanelor va numi prin decizie
intern, persoana care coordoneaz activitatea compartimentului de arhiv sau responsabilul ef cu
munca de arhiv pe instan (Curtea de Apel, tribunal, tribunal specializat, judectorie) dintre judectorii,
primii-grefieri, grefierii-efi sau grefierii arhivari efi ai curii de apel i ai instanelor.
Responsabilul ef cu munca de arhiv pe instan sau persoana care coordoneaz activitatea
compartimentului de arhiv (Curtea de Apel, tribunal, tribunal specializat, judectorie) are urmtoarele
atribuii:
a) este preedintele Comisiei de selecionare pe instan (Curtea de Apel, tribunal, tribunal special,
judectorii)
b) numete (mpreun cu preedintele), prin decizie intern, dintre grefierii-arhivari sau grefieriiregistratori, agentul procedural sau aprod, responsabilul cu munca de arhiv pe instan (secie civil,
secie penal sau alte categorii de instane) care este secretarul-raportor al Comisiei de selecionare din
cadrul instanei i gestionarul documentelor depuse n arhiva general a instanei.
10
c) face propuneri pentru ntocmirea proiectului de nomenclator al dosarelor sau pentru reactualizarea lui
fiind rspunztor pentru stabilirea termenelor de pstrare propuse pentru fiecare dosar n parte. Asigur
aplicarea Nomenclatorului arhivistic la registratur i la gruparea actelor n dosare de ctre personalul cu
responsabiliti pe linie de arhiv din cadrul instanelor judectoreti
d) urmrete modul de constituire a dosarelor la nivelul instanei sau seciei i predarea acestora pe baz
de inventare i proces-verbal de predare-primire la arhiva general conform unei programri prealabile,
stabilite de comun acord cu responsabilul cu munca de arhiv pe instan. Predarea-primirea dosarelor n
vederea pstrrii i conservrii se efectueaz n prezena grefierilor-arhivari i grefierii-registratori,
agentul procedural i aprod i a responsabilului cu munca de arhiv pe instan.
e) aprob cererile - cu datele de identificare ale solicitantului - de consultare a dosarelor
2.2. Atribuiile responsabililor cu munca de arhiv de la instanele judectoreti (curtea de
apel, tribunal, tribunal specializat, judectorie)
Potrivit art. 37 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti la judectorii,
tribunale, tribunale specializate i curi de apel funcioneaz personal auxiliar de specialitate. Toate
instanele au cte o gref, o registratur, o arhiv, o bibliotec i un birou de informare i relaii publice
iar la curile de apel au departament economico-financiar, un compartiment de documentare i unul de
informatic juridic. Toate aceste structuri din cadrul instanelor judectoreti primesc, nregistreaz i
expediaz coresponden, constituie dosare, potrivit cu nomenclatorul arhivistic pe probleme i termene
de pstrare, le inventariaz i le dein temporar n arhiva curent pn la ultimul termen de judecat iar
apoi, pe baz de inventare i proces-verbal de predare-primire, le depun la arhiva general a instanei (n
al doilea an de la crearea lor potrivit Legii nr. 16/1996) pentru pstrare i conservare.
Grefierul - arhivar, grefierul-registrator, agentul procedural i aprodul n conformitate cu
prevederile art. 62, 65, 66 i art 68 -71 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti ,
grefierul-delegat pentru activitatea de nregistrare i eviden a persoanelor juridice (n conformitate cu
prevederile art. 58, pct. 1, litera a, b, c i d din Regulamentul de ordine interioar), grefierul delegat la
organul funciar local (n conformitate cu prevederile art. 59, pct. 1 litera a-f din Regulamentul de ordine
interioar) grefierul statistician (n conformitate cu prevederile art. 60 pct 1 litera a-e din Regulamentul de
ordine interioar) desfoar activiti pe linie de arhiv consemnate potrivit art. 42 alin.2-3 sau n fia
postului ntocmite de primii grefieri sau grefierii efi: primesc, nregistreaz i repartizeaz pe secii acte
de sesizare, dosarele de la celelalte instane, in evidena acestora i a circulaiei lor, pun dosarele la
dispoziia publicului, pregtesc dosarele pentru edinele de judecat i asigur circulaia lor n cadrul
instanei, asigur pstrarea n bun stare a dosarelor i registrelor, pstreaz, pe ani, dosarele soluionate,
mapele de hotrri, registrele i condicile de edin, particip anual la activitatea de arhivare i ntocmesc
listele (inventarele) dosarelor aflate n conservare n arhiva instanei, particip anual la activitatea de triere
(selecionare) a dosarelor arhivate, la expirarea termenelor de pstrare.
Pentru ncadrarea acestor activiti n prevederile Legislaiei arhivistice n vigoare, Legea nr.
16/1996, a Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatori i deintori la nivelul instanelor, din
rndul personalului auxiliar de specialitate va fi desemnat un responsabil cu munca de arhiv care va avea
urmtoarele atribuii (Instruciuni privind activitatea de arhiv art. 5 litera a-h):
- este numit prin decizie intern - n calitate de responsabil cu arhiva pe instan de ctre preedinte sau
de a care coordoneaz activitatea de arhiv din instan (responsabilul ef cu munca de arhiv pe
instan) consemnat n Fia postului cu alocarea timpului fizic necesar ndeplinirii sarcinilor ce decurg
din legislaia arhivistic;
- organizeaz activitatea de reactualizare a Nomenclatorului dosarelor n cadrul instanei punnd la
dispoziia instanei vechiul nomenclator, legislaia n vigoare, alte acte normative sau ordinele i
instruciunile interne. Prin circular intern, semnat de preedintele instanei (Curtea de Apel, tribunal,
tribunal specializat, judctorie) solicit predarea de ctre instan a proiectelor (propunerilor) de
nomenclator pentru ntocmirea lui pe ntreaga instan n vederea naintrii la Ministerul Justiiei pentru
ntocmirea nomenclatorului arhivistic pe ntreg ministerul ;
- asigur legtura cu Arhivele Naionale, n vederea verificrii propunerilor pentru nomenclator ;
11
12
Capitolul III
CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE
1. Gruparea documentelor n dosare - Nomenclatorul dosarelor
Legea Arhivelor Naionale Art. 8, anexa nr. 1
Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice (dosare), potrivit problematicii i termenelor
de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare creator
pentru documentele proprii. Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre
Arhivele Naionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre serviciile judeene ale Arhivelor Naionale,
potrivit anexei nr. 1/Legea 16/1996 vezi: Anexa 1 - 2 Anexe Cluj )
NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru n arhiva unei
instituii, constnd :
- dintr-o list sistematic a tuturor categoriilor de documente, create n decursul unui an la nivelul
instanei respective,
- grupate pe compartimente (activiti) Documente comune curilor, tribunalelor, judectoriilor
(I) i Dosare specifice instanelor judectoreti (II), potrivit schemei de organizare a instituiei
respective (organigrama), iar n cadrul acestora pe categorii: dosare administrative materiale
preconstituite; dosare de judecat materiale preconstituite. n cadrul acestora
- pe probleme i pe termene de pstrare.
Nomenclatorul servete registraturii
a. pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conine i are scopul de a pune ordine
n constituirea arhivei curente la nivelul fiecrei instane a fiecrui compartiment de munc din
cadrul Departamentului economico-financiar i administrativ.
b. la efectuarea activitii de selecionare a dosarelor, registrelor (prin evaluarea documentelor
pentru pstrare permanent sau eliminare atunci cnd nu s-a fcut clasarea documentelor potrivit
cu Nomenclatorul)
Nomenclatorul este ntocmit de fiecare instituie i se modific ori de cte ori este nevoie. n cazul
Ministerului Justiiei a fost aprobat prin Ordinul ministrului nr. 3149/C din 29. 12. 2010 vezi: (Anexa 6
Anexe 2- Cluj) Nomenclatorul arhivistic cadru al dosarelor i materialelor preconstituite pstrate la
instanele judectoreti.
Potrivit Ordinului 3149/C al ministrului justiiei din data de 29.12.2010 dosarele i materialele
preconstituite vor fi arhivate de la data de 3 ianuarie 2011 n conformitate cu noul Nomenclator arhivistic
cadru. Pe aceiai dat nceteaz aplicarea Nomenclatorului arhivistic cadru, aprobat prin Ordinul
ministrului justiiei nr. 665/C/1999.
Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui tabel n care se nscriu, pe instane curi de apel
(P. III-a), tribunale (P.II-a), judectorii (P.I-a) - toate categoriile de documente create la nivelul instanei
respective sau la Departamentul economico-financiar i administrativ pe activiti, iar n cadrul acestora
grupate pe probleme i termene de pstrare.
13
Nomenclatorul arhivistic pus n aplicare prin Ordinul Ministrului Justiiei nr. 3149/C din
29.12.2010 cuprinde lista sistematic a tuturor dosarelor i registrelor pentru cele trei categorii de
instane : Judectorii(I), Tribunale(II) i Curile de Apel(III). (Ex. ANEXE 2/a Anexe Cluj )
n prima rubric a nomenclatorului se trec, dup caz, denumirile
compartimentelor
(activitilor), n ordinea n care figureaz n schema de organizare (organigrama) a creatorului :
Direciile (Activitile) care se numeroteaz cu cifre romane I, II.
n cazul Ministerului Justiiei au fost notate cu cifre romane :
I.
Documentele comune de la curi, tribunale, judectorii i
II.
Dosarele specifice instanelor judectoreti
n rubrica a doua se trec subdiviziunile :
Serviciul (compartimentul), biroul, categorii de acte i se numeroteaz cu litere majuscule de la
A Z.
n cazul instanelor judectoreti se trec cele dou categorii de documente notate cu literele majuscule A ,
B:
- la documente comune de la curi, tribunale, judectorii (I) :
A - Dosare administrative
B - Materiale preconstituite (registre, condici)
- la dosare specifice instanelor judectoreti (II) :
A Dosare de judecat
B Materiale preconstituite
n rubrica treia se trece, n rezumat, coninutul pe scurt al documentelor ce constituie dosarul,
fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd de la cifra nr. 1 la fiecare compartiment (birou,
secie). La aceast rubric n nomenclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale
preconstituite (boniere, chitaniere).
n Nomenclatorul arhivistic elaborat de Ministerul Justiiei numerotarea dosarelor cu cifre arabe
se face n continuare, peste cele dou componente : Astfel, de la 1 - 127 la Curi de apel, de la 1 - 154 la
Tribunale de la 1-122 la Judectorii.
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului dup nomenclator
(I A/1 ; II B/7)
2/a
Activitatea
I. dosare
comune
tribunalelor
Categorii
A.dosare
administrative
Termenul
de
pstrare
B.
Materiale 43. Registru pentru evidena sigiliilor i
preconstituite
tampilelor
44. Registre de eviden a dosarelor
profesionale
.
51. Registru de intrare-ieire a
corespondenei adm.
61. Registru de eviden a petiiilor
67. Registru de predare-primire a
postului
14
P
P
30 ani CS
3 ani
2 ani
Obs
II.
dosare A. dosare
specifice
judecat
instanelor
judectoreti
P
10 ani CS
3 ani
P
P
P
3 ani
3 ani
Indicativul dosarului dup nomenclator, spre exemplu, la documentele create de Tribunale poate fi : I/A/6
= (Nomenclatorul dosarelor) n care
I = documente comune tribunalelor
A = dosare administrative
6 = coninutul pe scurt al dosarului (nomenclatorul documentelor ce se constituie ca material arhivistic)
sau II/B/145 = (Registru de eviden a redactrii hotrrilor) n care :
II = dosare specifice instanelor judectoreti
B = Materiale preconstituite
145 = registru de eviden a redactrii hotrrilor
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare. Este necesar evaluarea,
prin colaborarea cu arhivitii profesioniti, a valorii arhivistice pentru pstrare temporar sau permanent
datorit importanei coninutului documentelor, Nomenclatroul fiind confirmat de Arhivele Naionale.
Stabilirea lui se face inndu-se seama de :
- legile n vigoare (Legea privind organizarea judiciar nr. 304/2004, Regulamentului de ordine
interioar al instanelor judectoreti, Legea Arhivelor Naionale, Legea contabilitii nr. 82/1991, Ordin
nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile (Publicat n M. O. Partea I-a nr. 870 din 23.12.
2008), Legea contenciosului administrativ, Codul penal, alte legi hotrri i decrete)
- importana practic pentru activitatea creatorului de documente (soluionarea definitiv ori
irevocabil a dosarelor, punerea n executare a sanciunilor i contraveniilor, actele financiar contabile
cel puin pn la efectuarea Controlului financiar periodic, actele de personal),
- importana tiinific documentar-istoric a informaiilor pe care le conin documentele
administrative sau dosarele de judecat precum: patrimoniul unitii, mijloacele fixe, activitatea de
cerceare, analizele i drile de seam anuale asupra desfurrii activitii judectoreti. Aceste tipuri de
documente au caracter permanent i fac parte din Fondul Arhivistic Naional.
n lucrarea lui Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor 3,
perioada de pstrare pentru un anumit document se apreciaz c poate fi determinat de unul sau mai
multe dintre urmtoarele criterii :
Valoare administrativ : De obicei, instana stabilete valoarea administrativ dat de gradul de utilizare
curent a documentului respectiv n scopuri statistice sau care in de managementul general al instanei
respective
Cf. Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor, 2011, p. 5960 n: www.grefieri.ro Activiti formare continu Mapa grefierului
3
15
Valoare istoric : Cercetarea istoric sau valoarea de arhiv a documentelor face parte de obiciei din
activitatea oricrui arhivist profesionist. Valoarea istoric a unui document judiciar poate fi cel mai bine
evaluat de o instituie de specialitate independent, din afara sistemului de justiie, cum ar fi Arhivele
Naionale sau serviciile i birourile judeene ale Arhivelor Naionale. Uneori chiar i cauze individuale pot
avea o valoare istoric demn de luat n seam, n virtutea notorietii lor ntr-un anumit moment de timp
Valoare fiscal : Valoarea fiscal a unui document, dincolo de utilitatea acestuia pentru activitatea de tip
administrativ, cum ar fi planificrile bugetare sau necesarul privind achiziiile, este de obicei stabilit prin
lege sau determinat n funcie de perioada de timp stabilit de agenia responsabil cu auditarea
documentelor financiare ale instanei respective din cadrul sistemului judiciar (Cf. Managementul
documentelor).
Valoare juridic : Valoarea juridic este adesea determinat prin lege. De exemplu, pentru unele dosare
ale cauzelor soluionate, perioada de pstrare este cuprins ntre 3, 5 i 10 ani, n vreme ce pentru alte
dosare (cum sunt dosarele penale n care s-au pronunat pedepse mai mari de 15 ani de nchisoare) sau
pentru unele materiale preconstituite (registre i opisuri) s-ar putea s trebuiasc s se respecte cerine de
pstrare permanent. De asemenea, este posibil ca perioada de pstrare s fie etapizat de exemplu,
dosarul ntreg este pstrat pentru o perioad mai scurt, n timp ce hotrrea judectoreasc sau registrele
aferente sunt pstrate pentru o perioad mai lung sau n mod permanent (Cf. Managementul
documentelor).
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul Permanent
(prescurtat P), iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra arab care reprezint numrul anilor ct
se pstreaz (1 an, 2 ani, 3 ani, 5 ani, 10 ani, 30 ani, 50 ani, 90 ani, 100 ani).
Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n
momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi,
informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se
menioneaz C.S. (Comisie de selecionare). La expirarea termenului de pstrare al acestor categorii de
documente, se va anliza din nou de ctre comisia de selecionare sau n colaborare cu delegatul Arhivelor
Naionale i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau pentru pstrare permanent. (Ex. Registru de
intrare-ieie a corespondenei administrative - 30 ani CS)
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceiai problem, cu acelai termen de pstrare.
n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade diferite i, respectiv, cu termene de
pstrare diferite nu se vor include n acelai dosar; planurile, drile de seam lunare, trimestriale, anuale,
se constituie n dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare.
Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n
structura creatorului de documente (n organigrama instituiei). Dac se nfiineaz noi compartimente de
munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create
adugndu-se celor existente, n continuarea lor, prin atribuirea indicativului format din litera majuscul
care urmeaz i numrul de dosare respective. n cazul compartimentelor de munc (instane) care i
dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se
completeaz cu noile dosare prin atribuirea n continuare a cifrelor arabe la care s-a ajuns iniial.
ntruct numerotarea dosarelor n cadrul Curilor de apel, judectorii, tribunale se face pentru
toate activitile, n continuare, dosarele nou create pot fi incluse n nomenclator prin adugarea unei
litere minuscule (I/A/4a).
Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele (instanele), n vederea
aplicrii lui. Nomenclatrorul se aplic :
La nregistrarea documentelor : indicativul dosarului va figura n Registrul de intrare-ieire a
corespondenei administrative (Anexa 4 Anexe Cluj-), n Registrul general electronic4 (registrul
general de dosare (Anexa 5 Anexe Cluj-), la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document
(coperta dosarului-instane) Anexa 6 - Anexe Cluj) i coperta dosar uniti) Anexa 8 Anexe Cluj
), coperta registrulu gen. de dosarei ( Anexa 7 Anexe Cluj -) n parte. La nivelul registraturii este
obligatorie existena nomenclatorului dosarelor pe ntreaga instituie (instan). Potrivit ROI art. 62 alin.1
lit. 1-l grefierii arhivari i registratori primesc, nregistreaz actele de sesizare, dosarele de la celelalte
Evidena n sistem informatizat se pstreaz i pe suport hrtie, prin listarea periodic a nregistrrilor i
legarea lor n mape (registre) distincte (Cf. ROI art. 82 alin. 2).
4
16
Ordinul nr. 3149 din 29.12. 2010 la poziia 47 Registrul de intrare-ieire a corespondenei
administrative termen de pstrare 30 ani CS, iar registrul de intare-ieire a corespondenei de la
poziia 98 din Nomenclatorul pe anul 2010 are termen de pstrare de 30 ani CS. n acest caz consider c
Arhivele Naionale vor solicita termenul de 30 ani, iar n cazul n care orice dosar sau registru, potrivit
noului nomenclator, are termen de pstrare permanent, Arhivele Naionale vor solicita acest termen de
pstrare i pentru dosarele sau registrele din perioada 1999-2010. La tribunale, Registrul de intrare-ieire
a corespondenei administrative n Nomenclatoru pe anul 1999 poziia 55 termen de pstrare 10 ani iar
n Nomenclatorul pe anul 2010 are termen de pstrare de 30 ani CS (poziia 51). La judectorii: Registrul
de intrare-ieire a corespondenei administrative n Nomenclatoru pe anul 1999 poziia 25 termen de
pstrare 10 ani iar n Nomenclatorul pe anul 2010 are termen de pstrare de 30 ani CS (poziia 31).
6. Situaii asemntoare se pot constata la Registrul pentru evidena petiiilor care nu figureaz n
Nomenclatorul pe anul 1999 (Curtea de apel) dar este prevzut n Nomenclatorul pe anul 2010 la poziia
58 cu termen de pstrare de 3 ani (Acest registru apare la Tribunale cu termen de 3 ani n Nomenclatorul
pe anul 1999 dar i n cel de pe anul 2010).
7. O alt situaie este cea a Registrului judectorilor-sindici de la Tribunale - seciile comerciale
care nu figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999 dar figureaz n Nomenclatorul pe anul 2010 cu termen
de pstrare permanent (poz. 120)
8. n stabilirea termenului de pstrare a registrelor se va ine seama de poziia 97 din
Nomenclatorul arhivistic pe anul 2010 al Curilor de apel sau poziia nr. 123 al Nomenclatorului pe anul
2010 a Tribunalelor Alte registre cu caracter special, conform Regulamentului de ordine interioar
a instanelor judectoreti termen de pstrare Permanent. n ROI art. 23 semenioneaz c orice
alte registre stabilite de lege sau CSM se vor pstra permanent.
9. Se interzice selecionarea documentelor din perioada 1999-2010 care n Nomenclatorul
arhivistic aprobat prin ordinul nr. 3149/c din 29.12. 2010 au termene de pstrare mai mici sau mai mari
fa de cele din Nomenclatorul din anul 1999. Ex. Registru de cas din Nomenclatorul pe anul 1999 al
Curilor de apel poziia 42 cu termen de pstrare 10 ani nu se va seleciona potrivit termenului de 5 ani
din Nomenclatorul din anul 2010 poziia 52 5 ani. Pentru toate aceste situaii se va solicita asistena
Arhivelor Naionale.
10. n Nomenclatorul aprobat prin Ordinul 3149/c din 2010 figureaz ca poziii aparte, separat,
Nomenclatorul arhivistic, dosarul cu documentele de luare n eviden, actele comisiei de selecionare
(procese-verbale de selecionare, inventare), coresponden cu Arhivele Naionale privind eliminarea
documentelor etc. i un dosar separat pentru inventarele documentelor i proceselor verbale predate n
arhiva instanei, toate cu termen de pstrare permanent.
11. n noul nomenclator al dosarelor au intervenit o serie de modificri att n ceea ce privete
termenul de pstrare (de la Permanent la 5 ani; de la P la 10 ani; de la 5 ani la 10 ani) ct i n ceea ce
privete introducerea unor categorii noi de documente. Se impune verificarea poziie cu poziie a celor
dou nomenclatoare (din 1999 i 2010) pentru comparaie pentru o eventual folosire a ambelor deoarece
multe dintre dosare au fost introduse n anul 2005 n Regulamentul de ordine interioar, alte categorii de
dosare nu figureaz n ROI i nici n Nomenclatorul pe anul 2010.
12. Pentru perfecionarea continu a prezentului Nomenclator arhivistic se solicit instanelor
judectoreti ca, anual, s fie naintate propuneri pentru Nomenclatorul arhivistic cadru. Propunerile se
refer la schimbarea termenelor de pstrare sau pentru introducerea altor categorii de documente nou
create respectiv, scoaterea unora dintre documentele care nu mai sunt necesare. Propunerile se trimit pe
cale ierarhic la minister (prin intermediul Curilor de Apel).
1)
Aprob
SECRETAR GENERAL
Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NAIONALE
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. din
Direcia
Serviciile
Denumirea dosarului
18
Termenul
Obs
(coninutul pe scurt al
de pstrare
al problemelor la care
se refer)
____________________________________________________________________________________
I. Direcia
A. Serviciul
1. _______________
Permanent
Secretariat
2. _______________
50 ani
3. _______________
5 ani
B. Serviciul
1. _______________
Permanent
Administrativ
2. _______________
10 ani
3. ________________
5 ani
NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru n
arhiva unei instituii, constnd dintr-o list sistematic a tuturor categoriilor de
documente, create n decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei
de organizare a instituiei respective (organigrama), iar n cadrul acestora pe
probleme i pe termene de pstrare.
Nomenclatorul servete :
1) registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conine i
are scopul de a pune ordine n constituirea arhivei curente la nivelul fiecrei
instane i a fiecrui compartiment de munc. Se completeaz indicativul dosarului
dup nomenclator :
a) n registrul de general de dosare ( general electronic) n ultima rubric
b) Pe coperta dosarului (n partea de jos)
2) la selecionarea dosarelor
Nomenclatorul este ntocmit de fiecare instituie i se modific ori de cte ori este
nevoie. n cazul Min. Jus. se ntocmete Nomenclatorul cadru pe minister.
2)Anexa 1
Aprob
SECRETAR GENERAL
Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NAIONALE
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr.3149 din 29.12.2010
PARTEA A III-a CURI DE APEL
Direcia
Serviciile
Denumirea dosarului
Termenul
Obs
(coninutul pe scurt al
de pstrare
al problemelor la care
se refer
____________________________________________________________________________________
I. Documente A. Dosare
1. Regulament, ordine
Permanent
Comune
administrative 10. Bilanuri contabile anuale
50 ani
curtilor
38. Corespondena adm.
3 ani
de apel
B. Materiale
42. Registru de eviden
preconstituite
a dosarelor profesionale
Permanent
52. Registru de cas
5 ani
II. Dosare
A. Dosare de
ale instanelor judecat
Permanent
10 ani CS
Permanent
10 ani CS
2)
Anexa 1 la Legea 16/1996
Aprob
SECRETAR GENERAL
Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NAIONALE
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. din
Direcia
Serviciile
Denumirea dosarului
Termenul
Obs
(coninutul pe scurt al
de pstrare
al problemelor la care
se refer
___________________________________________________________________________________
I.DOSARE
A. Dosare
1. Regulament, ordine
Permanent
COMUNE
administrative
2. Bilanuri contabile an
50 ani
INSTANE
3. Corespondena adm.
5 ani
(tribunal,jude- B. Materiale
4. Registru de eviden
ctorii, curi)
preconstituite
a dosarelor personale
Permanent
5. Registru de cas
10 ani
II. Dosare
A. Dosare de
ale instanelor
judecat
Permanent
10 ani CS
B. Materiale
Preconstituite
8. Registrul general
de dosare
Permanent
9. Registru de eviden
a corpurilor delicte
10 ani CS
indicativul dosarului = I/A/1 = Regulament de ordine interioar
= II/B/8 = Registrul general de dosare
2a
Nomenclatrorul arhivistic al dosarelor i materialelor preconstituite la tribunale
20
Activitatea
Categorii
De acte
I. dosare
comune
tribunalelor
A.dosare
administrative
Termen de
pstrare
Obs
P
P
2 ani
B.Materiale
preconstituite
-IEIRE
_________________________________________________________________________________
Data exp. Modul de rezolvare
DestiDoc.la care se conex.
an luna zi
natar
Indicativul dos. dup
Nomenclator
__________________________________________________________________________________
7
8
9
10
Data
nregistrr
ii
Nr. Act
de
sesizare
i
organul
care l-a
trims
Numele
i pren.
Prilor
Natura cauzei
Actele
primite
dupa
formarea
Dosarului
Ind. Dos.
Penala
Prima
instanta
1
12.11.
3/09
Pop
6)
Obiectul
Cauzei
Ci
de
atac
6
civila
Prima
instanta
7
Cai
de
atac
8
10
II/A/69
COPERT DOSAR
ROMNIA
CURTEA DE APEL CLUJ
SECIA CIVIL,
DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE,
PENTRU MINORI I FAMILIE
COMPLET ..
OBIECT .
PRI
DATA NREGISTRRII ..
TERMENE
NR. I DATA HOTRRII ..
REDACTOR .
22
INDICE STATISTIC .
DOSAR NR.
ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar:
(dup inventariere)
8)COPERT DOSAR
DENUMIREA UNITII
....................................
Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................
DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)
referitor la..........................................(din Nomenclator)
nceput la............
ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................
Termenul de pstrare: (din Nomenclator)
Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)
7)
_________________
Denumirea instanei
Denumirea seciei
ARHIVA
IND. DOS:
TERMEN DE PSTRARE:
REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
ANUL ___________________
(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)
De la nr.____
la nr. _____________
(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)
Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la
ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de
file folosite, cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv)
.. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i
parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima
operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele
23
instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de
secie aplicndu-se tampila instanei.
2. Evidena documentelor
2.1. nregistrarea documentelor la compartimentele instanei. nregistrarea documentelor la
compartimentul financiar-contabil, compartimentul administrativ, compartimentul personal (de la
curile de apel i tribunale), precum i la inginerul constructor, compartimentul de documentare,
compartimentul de informatic juridic de la curile de apel
Departamentul economico-financiar i administrativ din cadrul curilor de apel i al tribunalelor
asigur activitatea economic, financiar i administrativ a instanelor iar compartimentul personal
desfoar activiti de eviden precum i lucrri privind ncadrarea i promovarea personalului.
Inginerul constructor, Biroul de informare i relaii cu publicul, compartimentul de documentare i cel de
informatic juridic, la rndul lor, desfoar activiti pentru bunul mers al instanelor din activitatea
tuturor acestor compartimente rezultnd documentele administrative, financiar-contabile, de personal, de
informatic sau cele care asigur legtura instanei cu publicul. Aceste dosare administrative create la
judectorii, tribunale, tribunale specializate i curi de apel se nregistreaz, inventariaz, selecioneaz,
pstreaz i se folosesc potrivit legislaiei i normelor tehnice arhivistice n vigoare, respectiv Legea
16/1996.
Potrivit art. 83 alin. 18 din Regulamentul de ordine interioar n Registrul de intrare-ieire a
corespondenei administrative (vezi: Anexa nr. 4 Anexe Cluj Styx; Anexa 1 Anexe 2 - Cluj) se
nregistreaz corespondena care nu are legtur cu dosarele de judecat. De asemenea, plicurile
coninnd coresponden cu caracter confidenial se nregistreaz n Registrul de intarare ieire a
corespondenei, cu aceast meniune : "fr a fi desfcute, dup care se predau destinatarului".
Corespondena de serviciu care nu este destinat publicitii se va nregistra ntr-un registru
separat : Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative care nu este destinat publicitii n
conformitate cu Legea privind liberul acces la informaiile de interes public nr. 544 din 12 octombrie
2001 (M. O., P. I-a, nt. 663 din 23 octombrie 2001).
Legea Arhivelor Naionale art. 7 - Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s
nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i
a celor ieite, potrivit legii
Se consider documente intrate toate actele adresate unei instituii de ctre persoane juridice sau
fizice (coresponden, cereri ale persoanelor fizice i juridice, comenzi, contracte cu diveri parteneri etc).
Prin documente ieite se neleg toate actele emise de instituia emitent adresate unei persoane
fizice sau juridice care este prevzut cu antetul propriu, numr de nregistrare din Registrul de intrareieire, data emiterii i indicativul dosarului.
Documentele ntocmite pentru uz intern sunt actele emanate n vederea desfurrii activitii
interne (decizii interne, circulri ctre compartimente, instane, coresponden cu compartimentele i
instanele proprii).
Antetul = este constituit din : denumirea instituiei, cu toate elementele - minister, filial,
sucursal, scris fr prescurtri, nsoit de adres - strad, numr - Nr. telefon sau Nr. Fax, adeseori i cu
o reprezentare grafic
nregistrarea documentelor se face la registratura general, fie ntr-un singur registru de intrareieire a corespondenei, fie, concomitent, n mai multe registre, fr ca numerele de nregistrare date
documentelor s se repete. Astfel, cnd creatorul de documente primete, emite i ntocmete pentru uz
intern un numr mare de documente, nregistrarea acestora se poate face i la fiecare compartiment de
munc. n acest situaie, la registratura general se nscrie numrul de nregistrare atribuit de expeditor i
denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.
nregistrarea documentelor n Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative (vezi :
Anexa 1 Anexe 2 Cluj) Registrul de intrare-Giroc 2011 Calculator-Styx) se efectueaz
cronologic, n ordinea primirii lor pentru nregistrare.
24
25
8 modul rezolvrii este rubrica n care se consemneaz coninutul pe scurt al actului rezolvat sau a
actului expediat (din oficiu) a actului de uz intern (circular, ordin, decizie intern) cu consemnarea
succint a modului de rezolvare.
9 destinatarul sau ctre cine s-a trimis corespondena reprezint rubrica n care se consemneaz
instituia sau persoana creia i se expediaz documentul. Se va consemna de asemenea denumirea
complet fr precurtri sau iniiale.
10- numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup
nomenclator, care se vor stabili i completa n registru dup rezolvarea documentelor sau unde s-a
clasat lucrarea reprezint rubrica care ne ajut la regsirea documentelor.
Documentele care se refer la aceiai problem se conexeaz la primul document nregistrat ; n
dreptul fiecrui document conexat se trece, n rubrica corespunztoare, numrul documentului la care se
face conexarea. (Spre exemplu : la un document nregistrat la nr. 1 din registrul de intrare-ieire privitor la
comunicarea numrului de grefieri solicitat de ctre CSM se pot conexa documentele nr. 15 sau 100 din
registrul de intrare-ieire care au fost nregistrate ulterior actului cu numrul de nregistrare 1 dar care se
refer tot la comunicarea numrului de grefieri. n dreptul numerelor 15 sau 100 din registrul de intrareieire la acest rubric se va trece numrul 1 la care au fost conexate).
Indicativul dosarului dup nomenclator se stabilete la nregistrarea documentelor, prin
parcurgerea nomenclatorului pe ntreaga unitate i, consemnarea n ultima rubric, a acestuia.
Concomitent indicativul se va consemna cu creionul n partea din dreapta sus a documentului (dosarului),
pe msura posibilitilor n interiorul stampilei aplicate pentru consemnarea numrului de intrare.
Indicativul dosarului dup nomenclator se poate consemna pe act i cu prilejul rezolvrii actului de ctre
compartimentul de munc desemnat cu rezolvarea aceastuia urmnd ca la registratur, cu prilejul
expedierii documentului, s se completeze rubrica respectiv.
Ultimele patru rubrici (7 -10) reprezint partea de ieire a registrului.
Documentele expediate Din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz n mod
obligatoriu ca i documentele intrate, completndu-se coloanele adecvate dup cum urmeaz :
- numrul de nregistrare
- data nregistrrii
Toate documentele expediate de unitate sau cele ntocmite pentru uz intern sunt considerate documente =
Din Oficiu rubrica n care se face consemnarea este rubrica a 4-a Emitentul sau De la cine vine
corespondena
- data expedierii sau data ieirii (care coincide cu data nregistrrii)
- modul de rezolvare n care se consemneaz coninutul actului expediat Din oficiu
- destinatarul sau ctre cine s-a trimis corespondena
- indicativul dosarului dup nomenclator
Documetele expediate ca rspuns la un document intrat (primit) vor primi n mod
obligatoriu numrul de nregistrare al documetului la care se rspunde. Se interzice acordarea unui
alt numr de nregistrare la un document nregistrat anterior.
Pentru realizarea unei evidene exacte i a posibilitii urmririi circuitului documentelor de la
registratur la compartimentele de munc sau ctre destinatari, n mod obligatoriu, corespondena se
repartizeaz pentru rezolvare pe baz de Borderou de coresponden sau Condici de expediie.
Pentru repartizarea documentelor spre rezolvare, de la registratur la compartimente, se folosete
borderoul de coresponden cu urmtoarea rubricatur :
1. Numrul curent
2. Data repartizrii
3. Numrul de nregistrare din registrul de intrare-ieire a documentului repartizat spre rezolvare
4. Persoana la care a fost repartizat documentul
5. Semntura celui care a preluat documentul spre rezolvare
Pentru expedierea documentelor la destinatari prin oficiile potale se folosete borderoul sau
condica de expediie cu antetul i rubricatura :
- Antet ..........(Denumirea unitii)
- Ctre........ (Oficiul potal prin care se face expedierea)
- Borderou nr.
- Data ziua, luna, anul
26
Rubrici :
1. Nr. Curent
2. Denumirea unitii (destinatarul)
3. Localitatea de destinaie
4. Numrul de nregistrare a documentului expediat
5. Suma (preul timbrelor)
6. Observaii
De modul n care se respect nregistrarea documentelor n registrul de intrare-ieire a
corespondenei respectiv completarea tuturor rubricilor pe care le solicit documentul nregistrat i n mod
deosebit rubrica indicativul dosarului, depinde rapiditatea i operativitatea regsirii documentelor din
arhiva curent. Circuitul documentului, de la nregistrare i pn la expedierea sau clasarea lui n cadrul
arhivei, are dou aspecte cu importan deosebit n formarea arhivei oricrei instituii. Un prim aspect,
este acela al circuitului ntre registratur i compartimentele de munc, prezentat mai sus, al doilea, fiind
cel dintre compartimentele de munc i arhiva general a instituiei i apoi ntre arhiva general i
Arhivele Naionale, pentru documentele permanente, respectiv, cu unitile de recuperare a documentelor,
pentru cele cu teremene temporare de pstrare dup efectuarea selecionrii lor.
Filele registrului de intrare-ieire a corespondenei se numeroteaz, iar pe copert (Anexa 8
Anexe Cluj) se trec urmtoarele elemente :
- denumirea instituiei
- denumirea (seciei, compartimentului n cazul nregistrrii la compartimente)
- anul sau anii la care se refer documentele
- numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru
- indicativul dosarului dup nomenclator
- termenul de pstrare
La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur,
numrul de nregistrri i numrul de file folosite,cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie
pe anul (sau perioada respectiv) .. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i
semntura celui care face certificarea i parafarea.
La fiecare instan se ine un singur registru de intrare-ieire a corespondenei administrative
(Regulamentul de ordine interioar art. 18)
Se pot deschide Registre separate pentru nregistrarea unor categorii de documente de acelai fel
care se creaz n cursul unui an : Registrul de petiii, Registrul de decizii etc. dar fiecare dintre aceste
registre se vor diferenia printr-o cifr roman sau liter majuscul.
4)Anexa 1/Legea 16/1996
REGISTRUL DE INTRARE-IEIRE
_______________________________________________________
Nr. Data nregistrrii
Nr. i data Emitentul Coninutul
Compartimentul
nreg. anul luna ziua
doc. intrat
doc.
___________________________________________________________________________________
1
2
3
4
5
6
___________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Data exp. Modul de rezolvare
DestiDoc.la care se conex.
an luna zi
natar
Indicativul dos. dup
Nomenclator
____________________________________________________________________________________
7
8
9
10
8)
COPERT DOSAR
27
DENUMIREA UNITII
....................................
Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................
DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)
referitor la..........................................(din Nomenclator)
nceput la............
ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................
Termenul de pstrare: (din Nomenclator)
Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)
2.2. nregistrarea dosarelor i a actelor la instanele judectoreti - Registrul general de
dosare, Opisul alfabetic, Registrul informativ, Registrul de termene al arhivei etc. instrumente de
lucru pentru activitile de ordonare, inventariere i selecionare a dosarelor create nainte de
introducerea sistemului informatizat ECRIS.
Toate instanele judectoreti au cte o gref, o registratur, o arhiv, un birou de informare i
relaii publice din a cror activitate rezult documentele specifice instanelor judectoreti. Grefa,
registratura i arhiva primesc, nregistreaz, i expediaz corespondena, ndosariaz actele, ntocmesc i
pstreaz registrele potrivit cu prevederile Legii nr. 304/2004 privind organizarea judiciar i a
Regulamentului de ordine interioar al instanelor judectoreti.
La fiecare instan funcioneaz o registratur i o arhiv. La instanele cu volum mare de
activitate poate funciona o registratur general, precum i cte o arhiv pentru fiecare secie, n baza
hotrrilor colegiilor de conducere. Colegiile de conducere pot hotr organizarea de arhive distincte
pentru completele de judecat.
La registratura general se ntocmesc i se pstreaz :
1. registrele generale de dosare pentru nregistrarea actelor de sesizare, a dosarelor primite n apel, a
dosarelor primite n recurs, a actelor de procedur i a corespondenei n prezent toate operaiunile de
nregistrare fiind efectuate n Registrul general electronic
2. borderouri pentru expedierea prin pot i condici de predare a dosarelor, actelor de procedur i a
restului corespondenei
Grefierul-registrator face parte din personalul auxiliar de specialitate a crui principal atribuie
este primirea, nregistrarea i repartizarea pe secii i la celelalte compartimente a actelor de sesizare a
instanei, dosarele de la celelalte instane i restul corespondenei, expediaz dosarele soluionate i
corespondena. Grefierii-registratori, de asemenea, primesc i nregistreaz dosarele intrate, in evidena
acestora i a circulaiei lor.
nregistrrile n registrele i condicile existente la fiecare instan se in, de regul, n sistem
informatizat cu meniunea c, pn la generalizarea sistemului informatizat, la instanele la care nu exista
nregistrarea electronic ECRIS, evidenele se ineau pe suport de hrtie, n registrele i condicile
prevzute la art. 83 din Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti (2006-2009).
ntruct sistemul ECRIS al numrului unic de dosar, potrivit prevederilor art. 99/2 respectiv art.
99/4 din Regulamentul de ordine interioar (aprobat n anul 2005), s-a generalizat la toate instanele
(2006) cnd a fost decis ca obligatorie utilizarea programului ECRIS i, avnd n vedere c, pn n anul
2005 (cnd a fost demarat programul ECRIS) timp de 1 an (la unele instane pn n 2009) s-a fcut
nregistrare dubl (electronic i manual), vom prezenta instrumentele de eviden obligatorii la o
28
In acest registru se trecea, in ordinea intrarii, toate dosarele (actele) nregistrate la judecatorii,
tribunale, tribunale specializate, curi de apel sau la seciile acestora, cu rubricile stabilite in acest scop.
Sub acelasi numar se nregistrau toate cererile depuse ulterior sau corespondena in legtur cu dosarul.
La nregistrarea documentelor se vor preciza urmtoarele elemente, respectiv, registrul general de
dosare sau de intrare- ieire dosare va avea urmtoarea rubricatur:
1. Numr dosar sau numrul de nregistrare reprezint numrul curent al dosarului care se
efectueaz cronologic n ordinea intrrii neadmindu-se nici un fel de modificri. n cazul unor greeli de
nregistrare poziia respectiv se anula i se consemnea prin barare i semntur anulat, numrul
respectiv nemaifiind acordat.
2. Data nregistrrii sau data intrrii documentului cuprinde : anul, luna, ziua care se
completeaz n mod obligatoriu la nregistrarea fiecrui document primit, emis sau folosit pentru uz
intern.
Numrul de nregistrare mpreun cu data nregistrrii sau intrrii documentului se aplic pe fiecare
document (copert de dosar instane Anexa 6 Anexe Cluj -) intrat iar pentru uurarea i
consemnarea corect a acestor date se tipresc coperi, separat pentru fiecare dintre instane, coninnd
elementele necesare nregistrrii. Aplicate pe fiecare document (dosar) intrat, servete apoi pentru cel ce
rezolv actul la ntocmirea rspunsului pentru actul deja nregistrat.
3. Nr. actului de sesizare i organul care l-a trimis este preluat de pe coperta dosarului intrat sau
din antetul documentului intrat)
4. Numele i prenumele prilor sunt consemnate prile
5. Natura cauzei (potrivit seciei : penal, civil etc)
6. Prima instan
7. Calea de atac i altele
8. Prima instan
9. Cale de atac i altele
10. Obiectul cauzei se precizeaz denumirea cauzei
11. Actele primite dup formarea dosarului
Indicativul dosarului dup nomenclator (cifra roman, litera majuscul i cifra arab) se stabilete
la nregistrarea documentelor, prin parcurgerea nomenclatorului pe ntreaga instan i, consemnarea
acestuia n ultima rubric, a registrului. Concomitent, indicativul se va consemna cu creionul n partea din
dreapta sus a documentului (dosarului), sau pe msura posibilitilor n apropierea locului de consemnare
a numrului de intrare. Indicativul dosarului dup nomenclator se poate consemna pe act (dosar) i cu
prilejul rezolvrii actului (dosarului) de ctre cei desemnai cu rezolvarea aceastuia urmnd ca la
registratur, cu prilejul expedierii documentului, s se completeze rubrica respectiv. Statisticianul, spre
exemplu, poate aplica indicativul dosarului i termenul de pstrare n timpul prelucrrii statistice
a datelor din dosare.
Indicativul dosarului dup nomenclator se stabilete la:
a. nregistrarea dosarelor (documentelor)
b. stabilirea obiectului cauzei (I LA ECRIS)
c. nregistrarea celorlalte cereri i acte inclusiv corespondena administrativ (Registru de intare-ieire a
corespondenei administrative)
d. nregistrarea cererilor de apel sau recurs i la restituirea lor de la instanele de apel i de recurs
Aceast prevedere a Legislaiei arhivistice n vigoare nu a fost practicat de-a lungul timpului de
ctre instanele judectoreti pentru documentele (dosarele) create urmnd ca aceast operaiune s fie
realizat pentru documentele (dosarele) care urmeaz s fie create ncepnd cu anul 2012 sau pentru
dosarele deinute n depozitele de arhiv cu prilejul ordonrii, inventarierii i selecionrii lor.
Pe coperta dosarului se va consemna termenul de pstrare preluat din nomencalator concimitent cu
consemnarea indicativului dosarului.
2. Opisul alfabetic
(inclus n ECRIS)
Pentru realizarea unei evidene exacte i a posibilitii urmririi circuitului documentelor
(dosarelor) de la registratur la alte instane, la alte compartimentele de munc (la arhiv) sau ctre ali
30
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima
operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele
instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de
secie aplicndu-se tampila instanei.
De modul n care se respect nregistrarea documentelor (dosarelor) n registrul general de dosare
sau de intrare-ieire a dosarelor, respectiv completarea corect a tuturor rubricilor pe care le solicit
documentul (dosarul) nregistrat i n mod deosebit rubrica indicativul dosarului, depinde rapiditatea i
operativitatea regsirii documentelor (dosarelor) din arhiva curent sau cu prilejul trierii lor n activitatea
de selecionare. Circuitul documentului (dosarului), de la nregistrare i pn la expedierea sau clasarea
lui n cadrul arhivei, are trei aspecte cu importan deosebit n formarea arhivei oricrei instituii. Un
prim aspect, este acela al circuitului ntre registratur i instane (compartimente), al doilea, fiind cel
dintre instane i arhiva general a instituiei i apoi ntre arhiva general a instanei i Arhivele Naionale,
pentru documentele permanente, respectiv, cu unitile de recuperare a documentelor, pentru cele cu
teremene temporare de pstrare dup efectuarea selecionrii lor prin topirea lor.
n Manualul su, Nial Raaen5 referindu-se la ciclul de via al documentelor susine c acesta se
ntinde de la crearea i gestionarea activ a acestora i pn la eliminarea/distrugerea lor final (dup
expirarea termenelui legal de pstrare). Sunt enumerate cinci etape succesive prin care trece orice tip de
dosar al cauzei n cadrul sistemului judiciar :
1. Etapa de nregistrare/creare a dosarului cauzei
- include etapele parcurse pentru a accepta sau crea dosarul propriu-zis i a-l nregistra n mod
corespunztor n sistemul de gestionare a circuitului dosarelor din cadrul instanei (de exemplu,
acordarea unui numr de nregistrare, introducerea datelor corespunztoare n sistemul ECRIS)
2. Etapa de utilizare i gestionare efectiv a dosarului respectiv pe parcursul desfurrii
procedurilor legale specifice
- pe msur ce procesul de soluionare a unui dosar progreseaz, vor fi adugate la acesta
documente i informaii noi i se vor opera nregistrrile corespunztoare n registrele, opisurile i
condicile aferente
3. Etapa de soluionare definitiv a cauzei i scoaterea dosarului respectiv din circuitul activ
- perioada de timp dintre soluionarea unui dosar pe fond, de exemplu, i soluionarea definitiv i
irevocabil a acestuia, poate varia considerabil, n funcie de o varietate de aspecte, cum sunt tipul
cauzei i procedurile corespunztoare de exercitare a cilor de atac
- la ncheierea acestei perioade, dosarul soluionat este trecut din arhiva curent n arhiva
permanent/depozit, unde va fi pstrat conform nomenclatoarelor arhivistice n vigoare
4. Etapa de punere n executare a hotrrii judectoreti definitive i irevocabile
- include o serie de activiti subsecvente de gestionare a dosarului cauzei, efectuate pe de o parte
de instan/parchet, i pe de alt parte de ctre diferitele entiti/autoriti cu atribuii n acest sens
5. Etapa de pstrare/arhivare a dosarului soluionat sau a unor documente/elemente ale acestuia),
conform prevederilor legale i/sau eliminarea/distrugere a dosarului (n urma expirrii
termenului legal de pstrare)
- include o serie de activiti specifice, care trebuie s in cont de prevederile legale cuprinse n
Regulamentele de Ordine Interioar i n Nomenclatoarele arhivistice pentru instane i parchete,
cu diferenierile de rigoare:
- n aceast etap documentele pstrate n arhiva permanent/depozit sunt sortate i sunt fie predate
Arhivelor Naionale (dac au valoare intrinsec de ordin istorico-juridic, cultural, (conform
reglementrilor legale n materie), fie eliminate/distruse (metoda cea mai des ntlnit este aceea a
topirii acestora, prin intermediul unor firme specializate)
Regulament ord. int. instane art. 83/1
5)
REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
Cf. Nial Raaen, Manual pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor, 2011
32
Nr.
Dos
Data
nregistrr
ii
Nr. Act
de
sesizare
i
organul
care l-a
trims
Numele
i pren.
Prilor
Natura cauzei
Penala
Prima
instanta
1
12.11.
3/09
Pop
Ci
de
atac
6
Civila
Prima
instanta
7
Cai
de
atac
8
Obiectu
l
Cauzei
Actele primate
dupa formarea
Dosarului
Ind.
Dos./termen de
pstrare
10
II/A/69
7)
Coperta registrului general de dosare
_________________
Denumirea instanei
Denumirea seciei
ARHIVA
IND. DOS
TERMEN DE PSTRARE
Nr. inventar
REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
ANUL ___________________
(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)
De la nr.____
la nr. _____________
(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)
Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la
ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de
file folosite, cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv)
.. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i
parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima
operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele
instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de
secie aplicndu-se tampila instanei.
6)
COPERT DOSAR
REDACTOR .
INDICE STATISTIC .
DOSAR NR.
ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar:
(dup inventariere
2.3. Termenele de pstrare a registrelor. Reglementri cu privire la termenele de pstrare a
unor registre prevzute de Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti i n
conformitate cu noul Nomenclator arhivistic cadru elaborat de MJ n anul 2010.
La fiecare instan se ine un singur registru de intrare-ieire a corespondenei administrative
(Regulamentul de ordine interioar art. 18)
Se pot deschide Registre separate pentru nregistrarea unor categorii de documente, de acelai fel,
care se creaz n cursul unui an : Registrul de petiii, Registrul de decizii etc. dar fiecare dintre aceste
registre se pot diferenia printr-o cifr roman sau liter majuscul pentru a se evita orice confuzii de
nregistrare.
n Nomenclatorul actual (2010) au fost incluse mai multe registre noi pentru nregistrarea actelor
i dosarelor unele menionate n ROI (2005), altele nefigurnd n ROI iar pentru unele dintre registrele
deja existente n Nomenclatorul din anul 1999 au fost schimbate termenele de pstrare. Fiecare dintre
registre sunt cuprinse la poziii diferite n nomenclator i au diferite termene de pstrare. Pentru ca
numerele de nregistrare acordate actelor create ntr-o instan s nu se suprapun este necesar acordarea
unui indicativ distinct (litera sau litere majuscule) care se ataeaz la indicativul dosarului dup
nomenclator sau la numrul de nregistrare respectiv pentru fiecare dintre registre i documentele
nregistrate n aceste registre. Astfel, n noul nomenclator au fost incluse registre noi sau la unele au fost
modificate termenele de pstrare.
Chiar dac la Judectorii, Tribunale, Curi de apel, o serie de registre au un regim special ( nu se
dau publicitii, sunt clasificate Ex. Registrul de eviden a sesizrilor privind autorizarea efecturii
percheziiilor date de judector n cursul urmririi penale; Registrul de eviden a petiiilor i Registrul de
eviden pentru nregistrarea cererilor privind accesul la informaii de interes public = ambele la Biroul de
informare i realii publice) fiind completate, manipulate i pstrate de primii-grefieri sau grefieri efii din
cadrul instanelor, grefierii arhivari trebuie s cunoasc registrele respective i aceste modificri deoarece,
n final, toate categoriile de dosare dar i registre, condici, mape trebuiesc inventariate i pstrate, n
funcie de termenul lor de pstrare stabilit prin Nomenclatorul arhivistic, n depozitul de arhiv al
instanei. De altfel, n ROI art. 23, aliniatul 2 prevede Pentru evidena activitii instanei vor fi inute
orice alte registre prevzute de lege sau stabilite de Consiliul Superior al Magistraturii iar n
Nomenclatorul arhivistic din anul 2010 Partea a II-a - Tribunale poz. 123, i Partea I-a Judectorii
34
poz. 93 se precizeaz: Alte registre cu caracter special, conform ROI se pstreaz permanent. S urmrim
cteva exemple:
1. Registru de eviden pentru coresponden din domeniul relaiilor judiciare externe, inclusiv evidena
emiterii mandatelor de arestare european
Termen de pstrare 30 ani CS
poz. 32 Judectorii; poz. 50 Tribunale: poz. 99 Curi de Apel
figureaz n vechiul nomenclator din anul 1999 al Curilor de Apel la poziia 41 cu termen de
pstrare 15 ani
nu figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999 la Judectorii i Tribunale
nu figureaz n Regulamentul de ordine interioar
documentele se vor depune n dosarul 58-J; dos.86-Tr; dos. 74-C (dosare avnd ca obiect
proceduri n materia cooperrii juridice internaionale, inclusiv extrdarea i transferul
persoanelor condamnate n strintate)
Se pstreaz la executorul penal
Sugestie: toate documentele nregistrate n acest registru, spre exemplu la Judectorii, vor primi la
numrul de nregistrare: 58, litera majuscul E (numrul de nregistrare al dosarului va fi: 58/E iar
indicativul dosarului dup nomenclator va fi I/B/58/E)
2. Registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative
Termen de pstrare 30 ani CS.
poz. 33 Judectorii; poz. 51 Tribunale; poz. 47- Curi de Apel
figureaz n vechiul Nomenclator din anul 1999 J-Tr-C termen 10 ani
figureaz n Regulamentul de ordine interioar
n fiecare instan se ine un singur Registru de intrare-ieire a corespondenei administrative.
La J-Tr-C se nfiineaz dosarele administrative cu respectarea normelor tehnice privind nregistrarea,
selecionarea i pstrarea documentelor i a mapelor cu drile de seam statistice.
Documentele din aceste registre nu vor fi prevzute la numrul de nregistrare cu un alt indicativ.
Se pstreaz la Serviciul Secretariat/Grefierul ef
Corespondena de serviciu care nu este destinat publicitii se va nregistra n Registru de intrare-ieire a
corespondenei administrative care nu este destinat publicitii sau n Registrul de eviden a
documentelor secrete de serviciu (HG 781/2002 Anexa 1). Documentele vor fi nsoite de litera S
pentru a le diferenia de celalalte documente nesecrete. Dup declasificare acestea ajung n arhiva
instanei pentru a fi eliminate sau pstrate permanent.
3. Registrul de eviden al petiiilor
Termen de pstrare 3 ani
35
n acest registru sunt nregistrate documentele de la poz.: Dosare specifice instanelor judectoreti
din Nomenclatorul pe anul 2010 ca spre ex.: plicurile coninnd corespondena cu caracter
confidenial, cererile pentru eliberarea certificatelor i a copiilor de pe acte (i dup caz n
Registrul general de dosare) (art. 128, alin.6); eliberarea copiilor de pe hotrri (art. 128 alin.7)...
5. Registru privind evidena i punerea n executare a plngerilor introduse mpotriva actelor i msurilor
luate de procuror n faza urmririi penale
Termen de pstrare 10 ani CS
Poz. 99 J; poz. 131- Tr; poz. 106-C
nu figureaz n Nomenclatroul pe anul 1999
figureaz n Regulamentul de ordine interioar
plngerile figureaz n Nomenclator la Poz. 68, 78 J; Poz. 99 i 109 Tr; Poz. 80 C
se pstreaz la executorul judectoresc
Sugestie: actele din acest registru vor primi la rndul lor un numr de nregistrare format dintr-o cifr i o
liter majuscul sau minuscul pentru a le delimita de documentele nregistrate n alte registre cu acelai
numr
6. Registru de eviden a sesizrilor privind autorizarea efecturii percheziiilor date de judector n cursul
urmririi penale
Termen de pstrare 5 ani cs.
Poz. 9 J; Poz. 140 T; Poz. 114 - C
nu figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999
figureaz n Regulamentul de ordine interioar
documentele se vor depune n dos. 109 J; dos. 140-Tr; dos.114 C
se pstreaz la grefierul ef
Sugestie: actele din acest registru vor primi la rndul lor un indicativ format dintr-o liter majuscul sau
minuscul pentru a le diferenia de alte documente nregistrate n alte registre.
7. Registru de eviden a declaraiilor de avere i de interese pentru personalul auxiliar i funcionarii
publici
Termen: Permanent
figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999 la Curile de Apel Termen: 50 ani
figureaz n Nomenclatorul pe anul 2010 poz. 49 -Tribunale termen Permanent
figureaz n Nomenclatorul pe anul 2010 poz. 49 Curi de Apel 5 ani
se pstreaz la Serviciul Resurse umane
Sugestie: toate documentele nregistrate n acest registru vor primi la numrul de nregistrare la Tribunale
spre exemplu: 49, litera majuscul D (numrul de nregistrare al dosarului va fi: 49/D iar indicativul
dosarului dup nomenclator va fi I/B/49/D)
8. Registru de eviden pentru nregistrarea cererilor i rspunsurilor privind accesul la informaiile de
interes public (HG nr. 123/din 2002, Anexa nr. 5)
Termen de pstrare 3 ani
nu figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999
figureaz n Regulamentul de ordine interioar
figureaz n Nomenclatroul pe anul 2010 poz. 39-J; poz. 62-Tr; poz. 59-C
documentele din acest registru (cererile) se vor depune n dos. 21-J; dos.36-Tr; dos. 36-C
se pstreaz la Biroul de informare i relaii publice
Sugestie: toate documentele nregistrate n acest registru vor primi, spre exemplu la Tribunale, numrul de
nregistrare, 36, literele majuscule IP (numrul de nregistrare va fi 36/IP iar indicativul dosarului dup
Nomenclator I/B/36/IP
36
Termen 10 ani CS
nu figureaz n Nomenclatorul pe anul 1999 sub aceast denumire ci sub denumirea de registru de
eviden privind propunerile de prelungire a arestrii preventive termen 5 ani
figureaz n ROI cu meniunea referitoare le prelungirile arestrii preventive
figureaz n Nomenclatorul pe anul 2010 poz. 97 J; poz. 127 Tr
documentele din acest registru se pstreaz un termen de 5 CS n dosarele 107 Tr; dosar 76 J
se pstreaz la grefierul ef
dosarului din nomenclator, respectiv, dosarele avnd acelai termen de pstrare. Registrele listate din
sistemul ECRIS, compactate vor constitui, n timp, inventare pentru dosarele de judecat, n timp,
arhivele judectoreti vor rmne la instane pentru pstrare i conservare, pentru folosire.
Potrivit art. 82 alin. 2 evidena n sistem informatizat se pstreaz i pe suport hrtie, prin listarea
periodic a nregistrrilor i legarea lor n mape (dosare) distincte. Prin introducerea n sistemul ECRIS a
indicativului dup nomenclator i a termenului de pstrare registrul general electronic poate constitui n
continuare evidena de baz arhivistic din cadrul instanelor judectoreti, n registru urmnd a se opera
lucrrile de selecionare a documentelor cu termenele de pstrare expirate dar i consemnarea celor cu
termen de pstare permanent.
n capitolul III, Seciunea II-a Activitatea premergtoare edinei de judecat i de rezolvare a
lucrrilor cu caracter administrativ sunt consemnate modalitile prin care actele de sesizare ale instanei
sunt preluate n eviden la registratura instanei. Astfel, actele de sesizare a instanei, depuse personal sau
prin reprezentant, sosite prin pot, curier sau fax, se depun la registratur, unde n aceiai zi, dup
stabilirea obiectului cauzei, primesc numr din aplicaia ECRIS i dat cert. n continuare, dup
stabilirea obiectului cauzei de ctre un grefier cu studii superioare, sub conducerea unui judector,
dosarele se predau personalului responsabil cu efectuarea repartizrii aleatorii avnd ataate dovezile
privind modul n care au fost transmise. Cu alte cuvinte documentele (dosarele) odat ce primesc numr
i dat cert din aplicaia ECRIS sunt predate, n funcie de obiectul cauzei, celor desemnai cu
rezolvarea lor.
Celelalte cereri i acte de orice natur, inclusiv corespondena cu caracter administrativ sosite prin
pot, curier, fax, e-mail sau prin orice alt mijloc de comunicare, se nregistreaz n registrul general de
dosare, registrul de intrare-ieire a corespondenei administrative ori n registrul de eviden a petiiilor i
se prezint, dup caz, preedintelui instanei. Dovezile de comunicare a procedurilor se primesc la
registratura instanei sub semntur, dup caz, se predau arhivarului care le ataeaz la dosar, fcndu-se
meniune despre aceasta pe conceptul de citare.
Actele i cererile de orice natur, prezentate de justiiabili, inclusiv de avocai, preedintelui
instanei ori judectorului de serviciu, primesc dat cert la prezentarea lor, prin aplicarea tampilei de
intrare a instanei respective, iar dup rezolvare se predau registratorului care le nregistreaz potrivit
prevederilor legale, dup caz.
nregistrarea, evidena i pstrarea documentelor ce nu sunt destinate publicitii se vor face n
condiiile prevzute de Legea privind protecia informaiilor clasificate nr. 182/2002 din 12 aprilie 2002
(publicat n M. O. Partea I-a nr. 248) i Legea privind liberul acces la informaiile de interes public nr.
544/din 12 octombrie 2001 (publicat n M. O. Partea I- a nr. 663) i Legea Arhivelor Naionale nr.
16/1996 (Anexa 6).
Plicurile coninnd coresponden cu caracter confidenial se nregistreaz n Registrul de intarare
ieire a corespondenei, cu aceast meniune, fr a fi desfcute, dup care se predau destinatarului.
n vederea repartizrii pe complete i a stabilirii primului termen de judecat, dosarele nouformate vor fi transmise persoanei desemnate cu repartizarea aleatorie a cauzelor. Repartizarea cauzelor
se va efectua n sistemul informatic prin programul ECRIS. Dosarele repartizate pe complete n mod
aleatoriu vor fi preluate de preedinte sau de unul dintre judectorii completului de judecat.
n concluzie putem constata c nregistrarea documentelor (dosarelor de judecat i a materialelor
preconstituite) de la instanele judectoreti difer de cea existent la ali creatori de arhiv ea fiind
stipulat de prevederile Regulamentului de ordine interioar al instanelor judectoreti. Diferenele apar
ncepnd chiar de la modul de repartizare a acestora dup nregistrare, continund cu circulaia i
manipularea lor n interiorul i exteriorul instanelor i ncheind cu conexarea actelor intrate ulterior (la
acelai obiect al cauzei). Chiar i n aceste condiii consemnarea indicativului dosarului dup
nomenclator i termenul de pstrare al dosarului n registrul general electronic de dosare se impune
a se realiza ct de urgent pentru uurina regsirii actelor, cu deosebire, dup existena unei sentine
definitive din dosar i trimiterea lor spre pstrare i conservare la arhiva general a instanei.
Referindu-se la ciclul de via al documentelor Nial Reean susine n manualul su 6 c acesta se
ntinde de la crearea i gestionarea activ a acestora i pn la eliminarea/distrugerea lor final (dup
expirarea termenelui legal de pstrare). Sunt enumerate cinci etape succesive prin care trece orice tip de
dosar al cauzei n cadrul sistemului judiciar :
1. Etapa de nregistrare/creare a dosarului cauzei
- include etapele parcurse pentru a accepta sau crea dosarul propriu-zis i a-l nregistra n mod
corespunztor n sistemul de gestionare a circuitului dosarelor din cadrul instanei (de exemplu,
acordarea unui numr de nregistrare, introducerea datelor corespunztoare n sistemul ECRIS)
2. Etapa de utilizare i gestionare efectiv a dosarului respectiv pe parcursul desfurrii
procedurilor legale specifice
- pe msur ce procesul de soluionare a unui dosar progreseaz, vor fi adugate la acesta
documente i informaii noi i se vor opera nregistrrile corespunztoare n registrele, opisurile i
condicile aferente
3. Etapa de soluionare definitiv a cauzei i scoaterea dosarului respectiv din circuitul activ
- perioada de timp dintre soluionarea unui dosar pe fond, i soluionarea definitiv i irevocabil a
acestuia, poate varia considerabil, n funcie de o varietate de aspecte, cum sunt tipul cauzei i
procedurile corespunztoare de exercitare a cilor de atac
- la ncheierea acestei perioade, dosarul soluionat este trecut din arhiva curent n arhiva
permanent/depozit, unde va fi pstrat conform nomenclatoarelor arhivistice n vigoare
4. Etapa de punere n executare a hotrrii judectoreti definitive i irevocabile
- include o serie de activiti subsecvente de gestionare a dosarului cauzei, efectuate pe de o parte de
instan/parchet, i pe de alt parte de ctre diferitele entiti/autoriti cu atribuii n acest sens
5. Etapa de pstrare/arhivare a dosarului soluionat sau a unor documente, conform prevederilor
legale i/sau eliminarea/distrugere a dosarului (n urma expirrii termenului de pstrare)
- include o serie de activiti specifice, care trebuie s in cont de prevederile legale cuprinse n
Regulamentele i n Nomenclatoarele arhivistice pentru instane i parchete, cu diferenierile de
rigoare:
- n aceast etap documentele pstrate n arhiva permanent/depozit sunt sortate i sunt fie predate
Arhivelor Naionale (dac au valoare intrinsec de ordin istorico-juridic, cultural, fie
eliminate/distruse (metoda cea mai des ntlnit este aceea a topirii acestora, prin intermediul unor
firme specializate)
2.5. nregistrarea i evidena tampilelor din cauciuc
Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice alte
materiale, se inventariaz ntr-un registru separat ntocmit potrivit modelului prezentat n anexa nr. 7 din
Instruciuni privind activitatea la creatorii de arhiv n ordinea drii lor n folosin. n cazul n care
instutuia nu deine matrice sigilare din metal se poate deschide un registru pentru evidena tampilelor
avnd urmtoarea prezentare i rubricatur i care se poate deschide sub forma unui registru (caiet
studenesc a cror pagini se vor numerota) i care are termen de pstrare permanent:
Denumirea instanei
.....................................
Denumirea seciei (compartimentului)
...................................
Registru
pentru evidena sigiliilor i tampilelor
1. Nr. crt
2. Imprimarea n tu a tampilei i transcrierea legendei de pe tampil
3. Data drii n folosin ( Semntura celui care preia tampila)
4. Data scoaterii din uz ( Semntura celui care pred tampila)
5. Observaii
39
Registrul pentru evidena tampilelor se poate ntocmi la nivel de compartiment sau pe ntreaga
unitate n funcie de numrul acestora. Se va respecta cu strictee darea n folosin pe baz de semntur
pentru a se evita folosirea tampilei de ctre alte persoane dect cele avizate.
tampilele, parafele se vor pstra la cei care le au n eviden rspunderea folosirii revenind
acestora.
40
42
sau prin reprezentant, sosite prin pot, curier ori fax, se depun la registratur,
unde, n aceiai zi, dup stabilirea obiectului cauzei, primesc numr din aplicaia
ECRIS i dat cert. Stabilirea obiectului cauzei se face, de regul, de ctre un
grefier cu studii superioare, sub conducerea unui judector. Dup stabilirea
numrului din aplicaia ECRIS, dosarele se predau personalului responsabil cu
efectuarea repartizrii aleatorii, avnd ataate dovezile privind modul n care au
fost transmise.
Celelalte cereri i acte de orice natur, inclusiv corespondena cu caracter
administrativ sosite prin pot, curier, fax, e-mail sau prin orice alt mijloc de
comunicare, se nregistreaz n registrul general de dosare, registrul de intrareieire a corespondenei administrative ori n registrul de eviden a petiiilor i se
prezint, dup caz, preedintelui instanei. Dovezile de comunicare a procedurilor se
primesc la registratura instanei sub semntur, dup caz se predau arhivarului
care le ataeaz la dosar, fcndu-se meniune despre aceasta pe conceptul de
citare.
Actele i cererile de orice natur, prezentate de justiiabili, inclusiv de avocai,
preedintelui instanei ori judectorului de serviciu, primesc dat cert la
prezentarea lor, prin aplicarea tampilei de intrare a instanei respective, iar dup
rezolvare se predau registratorului care le nregistreaz potrivit prevederilor legale.
n vederea repartizrii pe complete i a stabilirii primului termen de judecat,
dosarele nou-formate vor fi transmise persoanei desemnate cu repartizarea
aleatorie a cauzelor. Repartizarea cauzelor se va efectua n sistemul informatic prin
programul ECRIS.
Odat consemnat
nregistrarea documentelor n ordinea cronologic a
numerelor de intrare din registru general electronic, stabilit de calculator, se trece
la completarea copertei dosarelor de instan (Anexa 6 Anexe Cluj ) i
concomitent a cmpurilor din calculator potrivit cu coninutul documentului
(dosarului) nregistrat.
Pe coperta dosarului se va meniona, dup caz :
- denumirea instanei
- secia
- completul de judecat
- numrul dosarului
- numele sau denumirea prilor
- obiectul pricinii
- starea de arest
- termenele de judecat
- numrul i data hotrrii
- iniialele judectorului nsrcinat cu redactarea hotrrii
- indicele statistic
- poziia din registrul de executri penale
Completarea rubricii indicativul dosarului, operaiune prevzut de normele
arhivistice n vigoare (vezi - Instruciuni privind activitatea de arhiv art. 9 aliniatul
5), n prezent, nu se efectueaz la instanele de judecat. Acest indicativ al
dosarului se preia din Nomenclatorul de dosare al Ministerului Justiiei i va trebui
consemnat att n registrul electronic, ca un cmp aparte, ct i pe copert
dosarului, pe colul din dreapta sus (cu creionul). Odat cu completarea indicativului
dup nomenclator, n mod obligatoriu, se preia termenul de pstrare din
nomenclatorul dosarelor care, de asemenea, se va consemna ntr-un cmp aparte n
registrul general electronic i apoi pe coperta dosarului (de regul la prima
nregistrare la prima instan).
Spre deosebire de ali creatori de arhiv, dosarele de judecat constituite de
ctre instane au un parcurs (de la crearea lui i pn la depunerea la arhiva
44
Cf. Nial Raaen, Manual pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor, 2011
47
existente n nomenclator prin completarea datelor necesare pe coperta registrului deoarece ele vor
constitui instrumentele de eviden (inventare) pentru dosarele judectoreti, cu deosebire, registrul
general electronic de dosare care este listat periodic i compactat ca map aparte.
Pe coperta dosarelor tiprite (Anexa 6 Anexe Cluj), prezentate mai sus, n
afara datelor stabilite pentru coperta respectivei instane sau secii: secia,
completul, obiectul, pri, data nregistrrii, nr. i data hotrrii, indice statistic,
dosar nr.) se vor completa, suplimentar, n conformitate cu prefederile legislaiei
arhivistice cele trei elemente :
- indicativ dosar arhiv nr... (se preia indicativul dosarului din nomenclator I/A/1, II/B/3 etc.) n colul
de jos al dosarului
- Termenul de pstrare (se preia din Nomenclator)
- Numrul de inventar al dosarului (se trece dup efectuarea operaiei de ordonare
i inventariere a documentelor (dosarelor) din arhiva general pentru documentele
cu termen de pstrare permanent).
Pe coperta registrelor (Anexa 7 - Anexe Cluj) se vor consemna la
deschiderea registrului aa cum am mai menionat denumirea instanei,
denumirea seciei ; anul sau anii la care se refer documentele ; numerele de
nceput i sfrit cuprinse n registru, indicativul dosarului dup nomenclator,
termenul de pstrare i nr. inventar. La sfritul anului sau la ncheierea fiecrui
volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul
de file folosite cu urmtoarea formulare : Prezentul registru se ncheie pe anul
(sau perioada respectiv) la fila . Cu nr. de nregistrare . . Se trece apoi data
i semntura celui care face certificarea.
Respectnd aceste prevederi ale legislaiei documentele vor fi grupate din
start corect, pe probleme i termene de pstrare uurndu-se i celelalte operaiuni
care urmeaz a se efectua asupra dosarelor (inventariere, selecionare)
n concluzie putem afirma c la instanele judectoreti prevederile
legislaiei arhivistice n vigoare cu privire la constituirea dosarelor i pregtirea lor n
vederea predrii la depozitul general de arhiv al instanei se aplic parial, acestea
fiind reglementate, n mare parte, datorit specificului activitii de creare i
manipulare a dosarelor (documentelor) de judecat, prin Regulamentul de ordine
interioar al instanelor judectoreti.
Astfel, la instanele de judecat, nu se aplic Nomenclatorul dosarelor la
nregistrarea actelor n Registrul general electronic i nici la gruparea lor n dosare.
nregistrarea dosarelor la registratur se efecteaz n mod corect, prin completarea
datelor din calculator i pe coperta dosarelor (cu execeia neconsemnrii pe
copert i n cmpul calculatorului a indicativului din nomenclator i a termenului de
pstrare la deschiderea dosarului de judecat ) n conformitate cu prevederile
Regulamentului de ordine interioar, dosarele fiind repartizate spre rezolvare, n
mod aleator, prin calculator, potrivit prevederilor legale. Circuitul dosarelor
ncepnd de la prima instan (prima nregistrare) i pn la depunerea definitiv la
arhiv este stipulat prin prevederile Regulamentul de ordine interioar,
documentele grupndu-se n dosare potrivit desfurrii procedurilor juridice.
Legislaia arhivistic prevede ca documentele (dosarele) i registrele
constituite pe parcursul unui an calendaristic, potrivit cu nomenclatorul, s fie
predate la arhiva general, n al doilea an de la constituire. n cazul instanelor
judectoreti, potrivit Regulamentului de ordine interioar, predarea n al doilea an
de la constituirea dosarelor nu este posibil n totalitate, multe dintre dosare se
depun n arhiva general mai repede, altele se pstreaz la instane peste anul
calendaristic respectiv.
Pregtirea (perfectarea) dosarelor i registrelor n vederea depunerii la arhiva
general a instanei (perfectarea dosarelor) se poate realiza pentru o parte din
dosarele i registrele create, cu deosebire a celor cu termen de pstrare limitat (10
49
COPERT DOSAR
ROMNIA
CURTEA DE APEL CLUJ
SECIA CIVIL,
DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE,
PENTRU MINORI I FAMILIE
COMPLET ..
OBIECT .
PRI
DATA NREGISTRRII ..
50
TERMENE
NR. I DATA HOTRRII ..
REDACTOR .
INDICE STATISTIC .
DOSAR NR.
ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar:
(dup inventariere)
8)
COPERT DOSAR
DENUMIREA UNITII
....................................
Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................
DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)
referitor la..........................................(din Nomenclator)
nceput la............
ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................
Termenul de pstrare: (din Nomenclator)
Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)
7)
51
52
9
Anexa 2 Legea 16/1996
(denumirea creatorului)
____________________
(denumirea compartimentului)
INVENTAR PE ANUL............
pentru documentele care se pstreaz..........
___________________________________________________________________________________
Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului
Datele
Nr.
Obs
crt.
extreme
filelelor
____________________________________________________________________________________
54
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Prezentul inventar format din..... file conine
dosare, registre,
condici
Dosarele de la nr. crt.
au fost lsate la
nefiind
ncheiate
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt.
Astzi,
s-au preluat
Am predat,
dosare.
Am primit,
8)
COPERT DOSAR
DENUMIREA UNITII
....................................
Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................
DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)
referitor la..........................................(din Nomenclator)
nceput la............
ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................
Termenul de pstrare: (din Nomenclator)
Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)
4.2. Depunerea documentelor de la compartimentele instanelor. Depunerea
documentelor de la compartimentele Departamentului economico-financiar i administrativ inclusiv compartimentul personal - din cadrul curilor de apel i tribunalelor; compartimentul de
informatic juridic ; compartimentul de documentare; biroul de informare i relaii publice ;
inginerul constructor din cadrul curilor de apel la arhiva general
Potrivit prevederilor art. 23 din Instruciuni: Constituirea dosarelor,
inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor creatoare de
documente. Predarea la arhiva general se face conform unei programri prealabile,
stabilit de comun acord ntre cele dou pri (predtor = compartimentul;
primitor= responsabilul cu arhiva, arhivarul). Predarea-preluarea se face n mod
55
56
- unde s-au predat: denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (Arhivele
Naionale, unitile de recuperare a hrtiei)
- Denumirea actului de predare nr. i data: reprezint denumirea actului
numrul de nregistrare al acestuia i data actului pe baza cruia au fost scoase din
eviden (confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, procesul verbal de
predare-preluare a documentelor permanente de ctre Arhivele Naionale)
- totalul dosarelor ieite
- total u.a. rmase n arhiv
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale n urma:
- selecionrii
- transferului ctre alt unitate deintoare
- ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale
Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup
caz:
1. proces-verbal de selecionare (Anexa 18 Anexe Cluj ) conform anexei nr.
5/Legea 16/1996)
2. proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6 la Instruciuni privind activitate de
arhiv Anexa 20 Anexe Cluj )
3. proces.verbal de constatare a deteriorrii complete a documentelor sau a
lipsei acestora (Anexa 21 Anexe Cluj-) Proces-verbal de selecionare n caz de
inundaii).
Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de
selecionare, aprobat de conducerea unitii i confirmat de Arhivele Naionale.
9
Anexa 2 Legea 16/1996
(denumirea creatorului)
____________________
(denumirea compartimentului)
INVENTAR PE ANUL............
pentru documentele care se pstreaz..........
____________________________________________________________________________________
Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului
Datele
Nr.
Obs
crt.
extreme
filelelor
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________Prezentul
inventar
format
din..... file conine
dosare, registre, condici
57
au fost lsate la
dosare.
Am primit,
8)
COPERT DOSAR
DENUMIREA UNITII
....................................
Compartimentul (Birou, Serviciul)
......................................
DOSAR NR.............(indicativul din nomenclator - B/11)
referitor la..........................................(din Nomenclator)
nceput la............
ncheiat la............
Nr. file.................
Vol......................
Termenul de pstrare: (din Nomenclator)
Nr. inventar:
(numrul n ordinea cronologic a dosarelor din inventar)
10)
Anexa nr. 3 la Legea 16/1996
Instituia ........................
(Judecatoria Cluj)
PROCES VERBAL
De predare-preluare a documentelor
Azi, .. subsemnaii ................................
delegai ai compartimentului (seciei) . si ...............................................
arhivarul instituiei ... ..............................................am procedat primul la predarea i
al doilea la preluarea documentelor create n perioada . de ctre serviciul (secia) menionat, n
cantitate de dosare.
Predarea-preluarea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd pagini dactilografiate, spre
cele legale.
58
Am predat,
Am primit,
18)
Anexa nr. 5 Legea nr. 16/1996
__________________
Denumirea instituiei
Sediul .
PROCES-VERBAL NR. .
Comisia de selecionare numit prin Ordinul nr. .. din . Selecionnd n edinele din
__________ documentele din anii avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.
Preedinte,
(numele i prenumele
Membri,
Semntura
Semntura
Secretar,
(numele i prenumele)
Semntura
20
ANEXA NR. 6 (la Instruciuni privind
activitatea de arhiv la creatori i deintori)
PROCES- VERBAL
Predare-preluare din __________________________________________________
(anul, luna, ziua)
Subsemnaii ________________________ din partea ___________________________________
i ___________________________ din partea ______________________________________________
am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea _______________________________________
anii extremi ______________________ nsumnd _____________ u.a. i ________________ m.l.
Totodat, s-au predat i preluat ___________________
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele ____________ u. a.
Prezentul proces-verbal cuprinde _______ file i s-a ncheiat n dou exemplare.
Am predat,
Am primit,
21)
Anexa > Proces verbal de selecionare n caz de inundaii, incendii
(Denumirea instanei)
(Denumirea seciei)
Se aprob,
Preedinte.
L. S.
59
Ss indescifrabil
PROCES-VERBAL nr.____ din _________
Comisia de selecionare numit prin Ordinul (decizia) nr.___ din __________________________
n urma ______________(incendiului _____, inundaiei _____ etc. care a avut loc la data de _______, la
sesizarea arhivarului (responsabilului cu arhiva) de la instana noastr, ne-am deplasat la faa locului la
data de ______ constatnd c au fost distruse, fr posibilitate de restaurare o parte din fondul
_____________ sau documentele create de secia (compartimentul) _________ sau seciile
(compartimentele) ___________ aflate n ncperea sau ncperile __________________ (se vor
concretiza situaiile, dup caz) sau c lipsesc documentele cuprinse ntre anii ______ (se vor trece anii
extremi ai documentelor), n cantitate de _______ uniti arhivistice i ________ ml.
ntre documentele distruse se afl (nu se afl) i documente cu valoare istorico-documentar
(arhivistic) (sau se afl numai documente cu valoare practic, financiar contabil etc.).
Avnd n vedere faptul c aceste documente nu mai pot fi recuperate, n baza Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996, art. 9 i a Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, art. 27-28, c rugm s verificai i s confirmai scoaterea din evidena arhivei a
documentelor menionate mai sus.
Preedinte,
Numele i
prenumele
funcia
semntura
Membri
Numele i
prenumele
funcia
semntura
Secretar,
Numele i
prenumele
funcia
semntura
21)
Adresa pentru Procesul verbal de selecionare n caz de inundaii, incdendii
Denumirea instanei
(Denumirea Seciei)
(Sediul)
Nr._______ din ____
Dosar nr. (Indicativul dosarului dup Nomenclator)
Ctre
Arhivele Naionale ____________
sau Serviciul Judeean _________
a Arhivelor Naionale
V trimitem alturat procesul verbal nr. _____ de constatare a distrugerii complete, fr
posibilitate de restaurare, a unor documente din fondul ____________ (denumirea creatorului fondului)
sau lipsei documentelor ___________din fondul _________ cuprinse ntre anii ______ (se vor trece
primul i ultimul an al documentelor n cauz), n cantitate de ___ u.a. i ________ml, cu rugmintea ca
s verificai i confirmai scoaterea din evidena arhivei a acestor documente.
4.3. Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de
instanele judectoreti
Articolul 9 din Legea Arhivelor Naionale prevede
obligativitatea ca
documentele s fie depuse la depozitul de arhiv n al doilea an de la constituire, pe
baz de inventar i proces-verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr.
2 i 3 (Anexele 9 10 Anexe Cluj ).
Inventarul constituie evidena de baz a Fondului Arhivistic Naional. Inventarul
este un instrument de eviden a unitilor arhivistice existente ntr-un fond n care
60
d. Dosarele (registrele) care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la
anul de nceput, menionndu-se n inventar datele extreme. Dac, spre exemplu,
un dosar (registru) cuprinde acte din anii 1996-1997 dosarul se va inventaria n
inventarul din anul 1996 la instana i termenul de pstrare respectiv cu
menionarea anilor la rubrica datele extreme.
e. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele
nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un
exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun,
odat cu dosarele, la arhiva general.
Potrivit prevederilor art. 23 din Instruciuni: Constituirea dosarelor,
inventarierea i predarea lor la arhiva general intr n obligaia instanelor, seciilor
creatoare de documente. Predarea la arhiva general se face conform unei
programri prealabile, stabilit de comun acord ntre cele dou pri (predtor =
registratura, secia; primitor= responsabilul cu arhiva, arhivarul). Predarea-preluarea
se face n mod obligatoriu pe baza procesului-verbal de predare-primire a
documentelor (vezi : Anexa 10 Anexe Cluj ) anexa nr. 3 la art. 9 din Legea
Arhivelor Naionale).
Odat intrate n arhiv documentele intr n custodia responsabilului cu arhiva
el avnd obligaia de a ntocmi evidenele pentru toate documentele aflate asupra
sa. Articolul 5 din Instruciuni consemneaz ntre atribuiile arhivarului: ntocmirea
de inventare pentru documentele fr eviden, aflate n depozit. Acest lucru se
poate ntmpla i cu prilejul prelurii unor fonduri arhivistice neordonate i
neinventariate de la uniti aflate n desfiinare sau comasare. Dosarele, registrele,
condicile se vor depune pe raft pe secii, termene de pstrare n aa fel nct s se
poat efectua o rotire permanent a dosarelor eliminate cu prilejul selecionrii i a
celor noi depuse n depozit de la registratur.
La preluare, responsabilul cu munca de arhiv are obligaia de a verifica fiecare
dosar (registru), urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor,
concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar.
63
64
9
Anexa 2 Legea 16/1996
(denumirea creatorului)
____________________
(denumirea compartimentului)
INVENTAR PE ANUL............
pentru documentele care se pstreaz..........
____________________________________________________________________________________
Nr. Ind. dos Coninutul pe scurt al dosarului
Datele
Nr.
Obs
crt.
extreme
filelelor
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Prezentul inventar format din........... file conine
dosare, registre, condici
Dosarele de la nr. crt.
au fost lsate la
nefiind
ncheiate
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt.
Astzi,
s-au preluat
dosare.
Am predat,
Am primit,
10)
Anexa nr. 3 la Legea 16/1996
Instituia ........................
(Judecatoria Cluj)
PROCES VERBAL
De predare-preluare a documentelor
Azi, .. subsemnaii ................................
delegai ai compartimentului (seciei) . si ...............................................
arhivarul instituiei ... am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea
documentelor create n perioada . de ctre serviciul (secia) menionat, n cantitate de
dosare.
Predarea-preluarea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd pagini dactilografiate, spre
cele legale.
Am predat,
Am primit,
8)
COPERT DOSAR
DENUMIREA UNITII
....................................
65
..
REDACTOR .
..
INDICE STATISTIC .
DOSAR NR.
.
ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar: (dup inventariere)
7)
_________________
Denumirea instanei
Denumirea seciei
66
ARHIVA
IND. DOS
TERMEN DE PSTRARE
REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
ANUL ___________________
(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)
De la nr.____
la nr. _____________
(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)
Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la
ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de
file folosite, cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv)
.. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i
parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima
operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele
instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de
secie aplicndu-se tampila instanei.
21)
Anexa > Proces verbal de selecionare n caz de inundaii, incendii
(Denumirea instanei)
(Denumirea seciei)
Se aprob,
Preedinte.
L. S.
Ss indescifrabil
PROCES-VERBAL nr.____ din _________
Membri
Numele i
prenumele
funcia
semntura
Secretar,
Numele i
prenumele
funcia
semntura
21)
Adresa pentru Procesul verbal de selecionare n caz de inundaii, incendii
Denumirea instanei
67
(Denumirea Seciei)
(Sediul)
Nr._______ din ____
Dosar nr. (Indicativul dosarului dup Nomenclator)
Ctre
Arhivele Naionale ____________
sau Serviciul Judeean _________
a Arhivelor Naionale
V trimitem alturat procesul verbal nr. _____ de constatare a distrugerii complete, fr
posibilitate de restaurare, a unor documente din fondul ____________ (denumirea creatorului fondului)
sau lipsei documentelor ___________din fondul _________ cuprinse ntre anii ______ (se vor trece
primul i ultimul an al documentelor n cauz), n cantitate de ___ u.a. i ________ml, cu rugmintea ca
s verificai i confirmai scoaterea din evidena arhivei a acestor documente.
Preedinte,
L.S,
ss indescifrabil
eful Compartimentului
(care rspunde de arhiv)
ss indescifrabil
20
ANEXA NR. 6 (la Instruciuni privind
activitatea de arhiv la creatori i deintori)
PROCES- VERBAL
Predare-preluare din _______________________________________
(anul, luna, ziua)
Subsemnaii ________________________ din partea _______________________________
i ___________________________ din partea ___________________________________________
am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea ____________________________________
anii extremi ______________________ nsumnd _____________ u.a. i ________________ m.l.
Totodat, s-au predat i preluat ___________________
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele ____________ u. a.
Prezentul proces-verbal cuprinde _______ file i s-a ncheiat n dou exemplare.
Am predat,
Am primit,
Capitolul IV
ORDONAREA I INVENTARIEREA DOCUMENTELOR
AFLATE N PSTRARE
68
- denumirea destinatarului
- tampila de nregistrare
- rezoluii sau note tergale
- coninutul actului
Odat stabilit apartenena la fond dosarele respective se grupeaz aparte, pe grupe, la fiecare din
fondurile stabilite (Tribunalul Cluj, Judectoria Cluj, Composesorat etc).
2. A doua etap este ordonarea documentelor (dosarelor) n cadrul fondului, pentru a reda ordinea iniial
a documentelor dup un criteriu stabilit (structural- cronologic = pe ani i compartimente de munc iar n
cadrul compartimentului pe probleme; structural-cronologic = pe compartimente i n cadrul acestora pe
ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic etc) ; cronologic pe probleme = pentru fondurile care nu au
avut compartimente sau cnd nu se poate stabilii crui compartiment au aparinut.
Documentele rvite, neconstituite n dosare, dar care au fcut parte anterior din fondul respectiv
se constituie n dosare, pe ani i n cadrul anilor pe probleme se integreaz la untile arhivistice de care
au aparinut.
n cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani, se ordoneaz la anul cel mai vechi
al dosarului (Ex 1958-1961 se va pune la 1958).
Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an. n interiorul dosarului,
documentele se ordoneaz pe ani, luni, zile, dup ce au fost nlturate piesele metalice i filele nescrise.
Datele actelor ce compun dosarul se stabilete dup data nregistrrii, pentru actele intrate, i data
emiterii, pentru cele expediate. Planurile de munc anuale, bilanurile, rapoartele, drile de seam se
ordoneaz la anul la care se refer i nu la anul la care au fost ntocmite.
Dosarele constituite n uniti arhivistice vor fi apoi cusute sau legate, vor avea coperi tari, vor fi
numerotate i certificate. Pe coperta dosarului (vezi : Anexa 12 Anexe Cluj Styx) se va nscrie cu
cerneal neagr urmtoarele elemente:
- denumirea creatorului fondului (denumirea instanei)
- denumirea seciei
- numrul dosarului potrivit poziiei din inventar
-datele extreme ale documentelor
- numrul filelor i
- rezumatul din inventar.
n cazul dosarelor care au nscrise pe coperte elementele menionate, acestea vor fi pstrate, barndu-se
vechile numere de inventar cu creionul negru i trecndu-se cele noi.
- certificarea se face pe o fil goal la sfritul dosarului nscriindu-se n cifre i, n paranteze, n
litere, numrul filelor , data certificrii, numele i prenumele celui care face certificarea i semntura.
Dosarele sau foile volante aparinnd unui fond se vor ordona conform cu schema de organizare a
comapartimentului financiar-contabil i administrativ sau n modul stabilit n funcie de cantitatea i
structura fondurilor.
n funcie de modul n care a fost ordonat fondul, la inventarierea sa trebuie avute n vedere i
urmtoarele aspecte :
1. dac fondul a fost ordonat pe ani i n cadrul acestora pe compartimente, atunci numrul curent din
inventar se va da n continuare n cadrul anului, fr a se ine seama de compartimente.
2. cnd fondul cuprinde un numr mic de uniti arhivistice, numrul curent se d n continuare, pe ntreg
fondul, fr a se ine seama de ani.
3. dac fondul a fost ordonat pe compartimente iar n cadrul compartimentului pe ani, numrul de ordine
se d n cadrul fiecrui compartiment, fr a se ine seama de ani.
Registrele, condicile i alte documente preconstituite urmeaz n inventar dup dosare.
Inventarul trebuie s aib i o succint prefa care s cuprind date asupra fondului, conform
planului metodic de lucru.
Elementele inventarului pentru documentele create nainte de aplicarea nomenclatorului va avea
aproximativ aceleai elemente din anexa nr. 2 a Legii nr. 16/1996 (Anexa 11 Anexe Cluj) : denumirea
fondului (reprezint denumirea instanei) ; titlul inventarului. Inventarul va avea rubrici : nr. crt. (unde se
trec numerele unitilor arhivistice, ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare parte structural sau an ;
numrul vechi al unitii arhivistice (dac exist) ; cuprinsul pe scurt al unitii arhivistice (dosarului) ;
anul sau anii extremi ai documentelor, numrul filelor i Observaii (vezi : Anexa 11 Anexe Cluj )
70
Inventarul se ntocmete (dactilografiat sau scris pe calculator) n dou exemplare i are caracter
provizoriu pn la selecionarea unitilor arhivistice dup care se ntocmete un inventar definitiv numai
pentru unitile arhivistice care se pstreaz permanent (Anexa 2 vezi : Anexa 13 Anexe Cluj)
Pe parcursul ordonrii documentelor fr evidene, aflate n depozitul de arhiv, se separ
documentele de acelai fel, cu termene de pstrare de 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici
de prezen) n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare.
Procesul verbal de selecionare va cuprinde elementele procesului verbal de selecionare model Anexa nr.
5 la Legea ArhivelorNaionale nr. 16/1996 cu menionarea categoriilor de documente propuse pentru
eliminare i nu cu dosarele cuprinse n inventarele anexate avnd urmtoarea formulare i rubrici
(vezi
Anexa 14 Anexe Cluj-)
14)
DENUMIREA UNITATII
......................................
Se aprob,
(Semntura conduc.
tampila)
unitii
Compartimentul
.............................
(sediul)
Proces-verbal Nr..........
Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din....................
selecionnd
n
edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz
ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii
____________________________________________________________________________________
Nr. Categoria de documente
Anii
Cantitatea
Poziia
Termen
crt.
extremi
kg/ml
din
Nomenclator
____________________________________________________________________________________
1.
Boniere, chitaniere
1975-1994
200
B/5
5 ani
Preedinte,
Membrii,
Secretar raportor,
12)
COPERTA DOSARULUI (pentru Ordonarea doc. fr evidene)
DENUMIREA INSTANEI _______________
DENUMIREA SECIEI _________________
NUMRUL DOSARULUI : ______(potrivit pozieie din inventar)
ORDONARE FR NOMENCLATOR
Denumirea fondului
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
INVENTAR
Pentru documentele create n anii
(se vor trece anii extremi)
Cuprinsul pe scurt al
Anul sau anii
Nr. Filelor
dosarului
extremi
Observaii
Prezentul inventar format din . file (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.
Data
ntocmit .
La Rubrica Observaii pentru documentele supuse selecionrii se va trece poziia din nomenclator i
termenul de pstrare.
( n cuprinsul documentelor dosarelor judectoreti vor fi menionate n mod
obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul
aciunii (cauza respectiv)
13)
ORDONARE FR NOMENCLATOR
Anexa 2
Denumirea fondului
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
INVENTAR
Pentru documentele permanent create n anii .
Cuprinsul pe scurt al
Anul sau anii Nr. filelor
dodarului
extremi
Observaii
Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.
La preluare au lipsit u. a. de la nr.
Astzi .. s-a preluat .. u. a.
Am predat ..
Am preluat
(reprezentantul instanei)
(reprezentantul Arhivelor naionale)
2. Ordonarea i inventarierea documentelor neconstituite conform nomenclatorului create
de instanele judectoreti (tribunale, judectorii)
Documentele care se gsesc n arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz,
inventariaz i selecioneaz n arhiva instanelor respective. Prin urmare sarcina ordonrii i inventarierii
acestor documente revine responsabilului cu munca de arhiv care, mpreun cu ceilalai grefieri-arhivari,
grefieri- registratori, grefieri de edin, etc. coordoni de judectorul desemnat ca responsabil ef cu
munca de arhiv din instan i cu sprijinul nemijlocit al Arhivelor Naionale s ntocmeasc un plan de
activitate comun pentru definitivarea acestor lucrri i punerea n circulaia tiinific a unui nsemnat
izvor de informaii. Valoarea deosebit a documentelor aflate n pstrarea instanelor judectoreti (Curi
72
de apel, Tribunale, Judectorii) din perioada 1875-1989 impune pe lng msuri de protejare i
conservare trecerea de urgen la activitatea de ordonare i inventariere, de selecionare a acestor fonduri.
Pentru ordonarea documentelor constituite dup sistemul dosarelor, dar nainte de aplicarea
nomenclatorului, provenind de la mai multe instane, deci cu fonduri amestecate, aflate n locuri de
pstrare diferite n depozitul de arhiv, trebuiesc parcurse mai multe etape.
Pentru asigurarea efecturii n condiii corespunztoare a ordonrii, inventrierii i selecionrii
acestor arhive, nainte de nceperea activitii, personalul cu rspunderi pe linie de arhiv din instane
trebuie s ntocmeasc un plan metodic de lucru. Documentarea n vederea ntocmirii acestui plan
lmurete anii extremi ai documentelor, sfera de activitate, schema de organizare, transformrile survenite
n timp, clarificnd felul n care se va face ordonarea documentelor.
Planul metodic va cuprinde un scurt istoric al instanei care a creat fondul, cu : anii extremi, sfera
de activitate, modul de organizare cu modificrile n timp, inclusiv schimbri de denumire, sediu, modul
reorganizrii, desfiinrii, uniti succesoare. Un sumar istoric al fondului se va referi la anii extremi ai
documentelor, cantitatea acestora, sistemul de constituire, lipsuri, starea de conservare, valoarea
documentar-istoric i practic. n acest plan se regsesc operaiunile necesare, ordinea executrii lor,
schema de ordonare, sistemul de inventariere, modul de selecionare, forele de munc necesare,
termenul de efectuare a lucrrilor. Planul metodic de lucru se va definitiva dup consultarea cu arhivistul
de la Arhivele Naionale.
Pentru delimitarea corect a unui fond trebuie studiat legislaia i actele legale pe baza crora a
luat fiin i i-a ncheiat activitatea, statute, ordine, procese-verbale, dri deseam, monografii,
dicionare, tot ce poate furniza informaii despre instan i documentele create de ea.
Principiul de baz al ordonrii acestor documente l constituie aducerea lor la forma iniial de
constituire la creator. Aceasta se face prin una din principalele operaiuni arhivistice ordonarea
documentelor.
La operaiunea de ordonare i inventariere a dosarelor create de instanele judectoreti din
perioada 1920-1952 (Tribunale, Judectorii urbane, Judectorii de Ocol, Composesorate agricole, de
pdure sau alte fonduri arhivistice pstrate n depozitul de arhiv) se vor avea n vedere urmtoarele
activiti:
1. Prima etap este determinarea apartenenei la fond (fondare= delimitarea, separarea fondurilor)
sau ordonarea documentelor pe fonduri. Aceast operaiune are loc numai la instanele care dein i alte
fonduri n afar de cel propriu, care este fond deschis, ntruct instana i continu activitatea. Dac
instana s-a desfiinat, fr ca actvitatea ei s fie continuat de alt instan, (spre exemplu Judectoria
rural Bora 1920-1948), documentele acesteia vor forma un fond nchis. Fondarea se efectueaz
inndu-se seama de: denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluii sau note tergale,
coninutul actului.
Odat stabilit apartenena la fond dosarele i registrele respective se grupeaz aparte, pe grupe, la fiecare
din fondurile stabilite (Tribunalul Cluj, Judectoria Cluj, Composesorat etc).
2. A doua etap este ordonarea documentelor (dosarelor) n cadrul fondului, pentru a reda ordinea
iniial a documentelor dup un criteriu stabilit. La fondurile arhivistice al cror documente au fost
constituite cronologic reconstituirea lor se va face cu ajutorul instrumentelor contemporane de eviden
(registrele de intrare ieire a dosarelor, opisele alfabetice). Potrivit schemei de ordonare cronologic
documentele se grupeaz n cadrul fondului pe secii iar n cadrul seciilor pe ani i numere.
Astfel, la instanele judectoreti dosarele cauzelor vor fi ordonate pe baza registrelor de intrareieire i a opiselor pe secii, ani i numere. Registrele de intrare-ieire a dosarelor i opisele vor fi utilizate
ca instrumente de eviden care se vor cuprinde n inventarele din anii respectivi. Practic, activitatea de
ordonare n cadrul fondului ncepe cu ordonarea cronologic a registrelor de intrare-ieire i a opiselor
pentru a constata anii sau perioadele pentru care acestea lipsesc aceste registre care la rndul lor se
inventariaz cronologic reprezentnd inventarul instrumentelor contemporane de eviden pentru
documentele (dosarele) instanei judectoreti respective. La ordonarea cu Registrul general de dosare se
verific existena dosarelor, mapelor, condicilor din registrul respectiv. Se pot ntocmi liste de lipsuri iar
inventarele registrelor se vor folosi ca instrumente de eviden.
n cazul fondurilor la care lipsesc registrele de intrare-ieire a dosarelor i opisele, dosarele vor fi
ordonate pe secii, ani i numere i vor fi inventariate poziie de poziie. De asemenea, documentele
rvite, neconstituite n dosare, dar care au fcut parte anterior din fondul respectiv se constituie n
73
dosare, pe ani i n cadrul anilor pe probleme i se integreaz la untile arhivistice de care au aparinut
sau n cadrul fondului.
n cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani, se ordoneaz la anul cel mai vechi
al dosarului. n cuprinsul documnentelor dosarelor din fondurile instanelor judectoreti n inventar vor fi
menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul
aciunii (cauza respectiv)
Pentru fondurile arhivistice pstrate n depozitele de arhiv ale instanelor care nu au instrumente
contemporane de eviden (registre de intrare-ieire a dosarelor de judecat, opise alfabetice) sau au fost
ordonate dup alte criterii se va proceda dup cum urmeaz :
Dup stabilirea apartenenei la fond (dup fondarea documentelor) urmeaz ordonarea
documentelor (dosarelor) n cadrul fondului, pentru a reda ordinea iniial dup un criteriu stabilit
(cronologic-structural = pe ani i compartimente de munc iar n cadrul compartimentului pe probleme;
structural-cronologic = pe compartimente i n cadrul acestora pe ani, iar n cadrul anului pe probleme,
alfabetic etc) ; cronologic pe probleme = pentru fondurile care nu au avut compartimente sau cnd nu se
poate stabilii crui compartiment au aparinut (pe secii, pe ani, pe numere)
Documentele rvite, neconstituite n dosare, dar care au fcut parte anterior din fondul respectiv
se constituie n dosare, pe ani i n cadrul anilor pe probleme, se integreaz la untile arhivistice de care
au aparinut. n cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani, se ordoneaz la anul cel mai
vechi al dosarului.
Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an. n interiorul dosarului,
documentele se ordoneaz pe ani, luni, zile, dup ce au fost nlturate piesele metalice i filele nescrise.
Datele actelor ce compun dosarul se stabilete dup data nregistrrii, pentru actele intrate, i data
emiterii, pentru cele expediate. Rapoartele, drile de seam alte categorii de acte se ordoneaz la anul la
care se refer i nu la anul la care au fost ntocmite.
Dosarele constituite n uniti arhivistice vor fi apoi cusute sau legate, vor avea coperi tari, vor fi
numerotate i certificate. Pe coperta dosarului (vezi : Anexa 12 Anexe Cluj ) se va nscrie cu cerneal
neagr urmtoarele elemente: denumirea creatorului fondului (denumirea instanei),
denumirea seciei, numrul dosarului potrivit poziiei din inventar, datele extreme ale documentelor,
numrul filelor i rezumatul din inventar.
n cazul dosarelor care au nscrise pe coperte elementele menionate, acestea vor fi pstrate,
barndu-se vechile numere de inventar cu creionul negru i trecndu-se cele noi.
- certificarea se face pe o fil goal la sfritul dosarului nscriindu-se n cifre i, n paranteze, n
litere, numrul filelor , data certificrii, numele i prenumele celui care face certificarea i semntura.
Dosarele sau foile volante aparinnd unui fond se vor ordona conform cu schema de organizare a
instanei sau n modul stabilit n funcie de cantitatea i structura fondurilor.
n funcie de modul n
care a fost ordonat fondul, la inventarierea sa trebuie avute n vedere i urmtoarele aspecte :
1. dac fondul a fost ordonat pe ani i n cadrul acestora pe compartimente, atunci numrul curent
din inventar se va da n continuare n cadrul anului, fr a se ine seama de compartimente.
2. cnd fondul cuprinde un numr mic de uniti arhivistice, numrul curent se d n continuare, pe
ntreg fondul, fr a se ine seama de ani.
3. dac fondul a fost ordonat pe compartimente iar n cadrul compartimentului pe ani, numrul de
ordine se d n cadrul fiecrui compartiment, fr a se ine seama de ani.
Registrele, condicile i alte documente preconstituite urmeaz n inventar dup dosare. Inventarul
trebuie s aib i o succint prefa care s cuprind date asupra fondului, conform planului metodic de
lucru. Elementele inventarului pentru documentele create nainte de aplicarea nomenclatorului va avea
aproximativ aceleai elemente din anexa nr. 2 a Legii nr. 16/1996 (vezi : Anexa 1 vezi : Anexa 11
Anexe Cluj ) : denumirea fondului (reprezint denumirea instanei) ; titlul inventarului. Inventarul va
avea rubrici : nr. crt (unde se trec numerele unitilor arhivistice, ncepnd cu numrul 1 pentru fiecare
parte structural sau an ; numrul vechi al unitii arhivistice (dac exist) ; cuprinsul pe scurt al unitii
arhivistice (dosarului) ; anul sau anii extremi ai documentelor, numrul filelor i Observaii. Inventarul se
ntocmete n dou exemplare i are caracter provizoriu pn la selecionarea unitilor arhivistice dup
care se ntocmete un inventar definitiv numai pentru unitile arhivistice care se pstreaz permanent
(vezi : Anexa 2 vezi : Anexa 13 Anexe Cluj )
74
Se aprob,
(Semntura conduc.
tampila)
unitii
Compartimentul
.............................
(sediul)
Proces-verbal Nr..........
Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din....................
selecionnd
n
edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz
ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii
_____________________________________________________________________________________
Nr. Categoria de documente
Anii
Cantitatea
Poziia
Termen
crt.
extremi
kg/ml
din
Nomenclator
_____________________________________________________________________________________
1. Boniere, chitaniere
1975-1994
200
B/5
5 ani
Preedinte,
Membrii,
Secretar raportor,
P.S. La consemnarea anilor extremi din rubrica 3 se vor consemna anii pentru care, potrivit cu
nomenclatorul, documentele respective au termenul de pstrare expirat.(Ex. documentele cu
termen de pstrare de 3 ani vor avea n anul 1999 ca ani extremi: anul cel mai vechi pentru care
sunt asemenea categorii propuse pentru eliminare i pn n anul 1995 inclusiv, respectiv 1996 dac
se predau dup data de 31 decembrie 1999 la unitile de recuparare).
12)
COPERTA DOSARULUI (pentru Ordonarea doc. Fr evidene)
DENUMIREA INSTANEI _______________
DENUMIREA SECIEI _________________
NUMRUL DOSARULUI : ______(potrivit pozieie din inventar)
REZUMATUL DIN INVENTAR
_____________________________________________________________
(n cuprinsul documentelor dosarelor vor fi menionate n mod obligatoriu numele sau denumirea,
domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul aciunii)
DATELE EXTREME ALE DOCUMENTELOR :______________
NUMRUL FILELOR :
11)
ORDONARE FR NOMENCLATOR
75
Denumirea fondului
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
INVENTAR
Pentru documentele create n anii
(se vor trece anii extremi)
Cuprinsul pe scurt al
Anul sau
Nr.
dosarului
anii extremi
Filelor
Observaii
Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.
Data
ntocmit .
La Rubrica Observaii pentru documentele supuse selecionrii se va trece poziia din nomenclator i
termenul de pstrare.
( n cuprinsul documentelor dosarelor judectoreti vor fi menionate n mod
obligatoriu numele sau denumirea, domiciliul sau sediul prilor n cauz i obiectul
aciunii (cauza respectiv)
13)
Denumirea fondului
Nr.
crt
INVENTAR
Pentru documentele permanente create n anii .
Nr. vechi al
Cuprinsul pe scurt al
Anul sau
Nr.
dosarului
dosarului
anii extremi
Filelor
Observaii
Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.
La preluare au lipsit u. a. de la nr.
Astzi .. s-a preluat .. u. a.
Am predat ..
Am preluat
(reprezentantul instanei)
(reprezentantul Arhivelor naionale)
76
77
Capitolul V
SELECIONAREA DOCUMENTELOR
1. Selecionarea documentelor constituite potrivit cu nomenclatorul
Legea Arhivelor Naionale n art. 9 aliniatul 3
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii
provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenltuat.
In cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz o comisie de
selecionare, numit prin decizie sau ordinul conductorului instanei respective (preedintele).
Comisia de selecionare este compus din:
- preedinte (judector- responsabil din partea conducerii cu arhiva)
- secretar-raportor (responsabilul cu arhiva pe instan)
- numr impar de membrii (3-5-7)
Comisia de selecionare este numit din rndul specialitilor proprii reprezentnd principalele
compartimente creatoare de arhiv din cadrul instanelor judectoreti sau din cadrul compartimentelor de
la departamentul economico-financiar. Preedintele, de regul, este reprezentantul compartimentului cu
cea mai mare pondere n crearea documentelor de arhiv sau care rspunde din partea conducerii pentru
activitatea pe linie de arhiv din instan (judector desemnat responsabil ef cu munca de arhiv pe
instan, contabilul ef, eful serviciului administrativ, personal etc. la departamentul economico
financiar)
Secretar al comisiei de selecionare este, de drept, responsabilul cu munca de arhiv la
departamentul economico-financiar i administrativ sau grefierul-arhivar numii n calitate de responsabil
cu munca de arhiv pe instan prin decizie intern. Responsabilul cu munca de arhiv de la
departamentul economico-financiar sau grefierul-arhivar numit responsabilul cu munca de arhiv pe
instan n calitatea lor de secretari-raportori ai Comisiei de selecionare, sesizeaz preedintele Comisie
de selecionare care convoac comisia de selecionare n vederea analizrii dosarelor cu termene de
pstrare expirate i care, n principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare.
Convocarea comisie de selecionare se face anual sau ori de cte ori este nevoie. Astfel, n mod
obligatoriu n cazul unor evenimete care au provocat distrugeri de documente ce trebuiesc scoase din
eviden datorit distrugerii sau imposibilitii folosirii lor este convocat Comisia de selecionare pentru
evaluarea distrugerilor i se solicit prezena delegatului Arhivelor Naionale pentru confirmarea la faa
locului a distrugerilor provocate (inundaii, incendii, etc (vezi : Proces-verbal de selecionare inundaii
Anexe Cluj -2a ). Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate.
n aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n vedere respectarea termenelor de
pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorul dosarelor, acordnd o atenie deosebit celor care au,
pe lng termenul de pstrare, meniunea C.S. (Proces-verbal de selecionare n caz de calamiti,
inundaii vezi anexa)
Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare
sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare
termenului lor de pstrare, la anul sau compartimentul de munc respectiv. Selecionarea fiind o operaie
care stabilete pstrarea sau eliminarea documentelor ea se va face cu cea mai mare atenie, fiecare unitate
arhivistic, n parte, se analizeaz, stabilidu-i-se valoarea practic i tiinific sau istoric.
78
Se aprob,
Preedinte.
L. S.
Ss indescifrabil
PROCES-VERBAL nr.____ din _________
n urma ______________(incendiului _____, inundaiei _____ etc. care a avut loc la data de _______, la
sesizarea arhivarului (responsabilului cu arhiva) de la instana noastr, ne-am deplasat la faa locului la
data de ______ constatnd c au fost distruse, fr posibilitate de restaurare o parte din fondul
_____________ sau documentele create de secia (compartimentul) _________ sau seciile
(compartimentele) ___________ aflate n ncperea sau ncperile __________________ (se vor
concretiza situaiile, dup caz) sau c lipsesc documentele cuprinse ntre anii ______ (se vor trece anii
extremi ai documentelor), n cantitate de _______ uniti arhivistice i ________ ml.
ntre documentele distruse se afl (nu se afl) i documente cu valoare istorico-documentar
(arhivistic) (sau se afl numai documente cu valoare practic, financiar contabil etc.).
Avnd n vedere faptul c aceste documente nu mai pot fi recuperate, n baza Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996, art. 9 i a Instruciunilor privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, art. 27-28, c rugm s verificai i s confirmai scoaterea din evidena arhivei a
documentelor menionate mai sus.
Preedinte,
Numele i
prenumele
funcia
semntura
Membri
Numele i
prenumele
funcia
semntura
Secretar,
Numele i
prenumele
funcia
semntura
eful Compartimentului
(care rspunde de arhiv)
ss indescifrabil
18)
Anexa nr. 5 Legea nr. 16/1996
__________________
Denumirea instituiei
Sediul .
PROCES-VERBAL NR. .
80
Comisia de selecionare numit prin Ordinul nr. .. din . Selecionnd n edinele din
__________ documentele din anii avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.
Preedinte,
(numele i prenumele
Membri,
Semntura
Secretar,
(numele i prenumele)
Semntura
Semntura
14)
DENUMIREA UNITATII
......................................
Se aprob,
(Semntura conduc.
tampila)
unitii
Compartimentul
.............................
(sediul)
Proces-verbal Nr..........
Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din....................
selecionnd
n
edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz
ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii
_____________________________________________________________________________________
Nr. Categoria de documente
Anii
Cantitatea
Poziia
Termen
crt.
extremi
kg/ml
din
Nomenclator
_____________________________________________________________________________________
1. Boniere, chitaniere
1975-1994
200
B/5
5 ani
Preedinte,
Membrii,
Secretar raportor,
P.S. La consemnarea anilor extremi din rubrica 3 se vor consemna anii pentru care, potrivit cu
nomenclatorul, documentele respective au termenul de pstrare expirat.(Ex. documentele cu
termen de pstrare de 3 ani vor avea n anul 1999 ca ani extremi: anul cel mai vechi pentru care
sunt asemenea categorii propuse pentru eliminare i pn n anul 1995 inclusiv, respectiv 1996 dac
se predau dup data de 31 decembrie 1999 la unitile de recuparare).
9)
INVENTARIERE
Anexa nr. 2 la Legea 16/1996
(denumirea creatorului)
____________________
(denumirea compartimentului)
INVENTAR PE ANUL............
pentru documentele care se pstreaz..........
____________________________________________________________________________________
Nr.
Ind. dos
Coninutul pe scurt al dosarului
Datele
Nr.
Obs
81
crt.
extreme
filelelor
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Prezentul inventar format din..... file conine .............. dosare, registre, condici
Dosarele de la nr. crt. .. au fost lsate la nefiind ncheiate
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. .
Astzi, .............., s-au preluat ............
dosare.
Am predat,
Am primit,
atenie deosebit celor care au, pe lng termenul de pstrare, meniunea C.S. (Se ntocmete procesulverbal de selecionare pentru situaii de calamitate, incendii, inundaii- vezi anexa)
Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare
sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare
termenului lor de pstrare, la anul sau secia respectiv. Selecionarea fiind o operaie care stabilete
pstrarea sau eliminarea documentelor ea se va face cu cea mai mare atenie, fiecare unitate arhivistic, n
parte, se analizeaz, stabilidu-i-se valoarea practic i tiinific sau istoric.
La ncheierea lucrrilor comisiei de selecionare, comisia ntocmete procesul-verbal de
selecionare, model anexa nr. 5 (vezi : Anexa 18 Anexe Cluj), care se nainteaz spre aprobare
conducerii untii. Concomitent membrii comisiei de selecionare vor semna fiecare inventar al
documentelor propuse pentru eliminare care atest astfel verificarea inventarelor respective de ctre
comisie. Numerotarea proceselor verbale de selecionare se face n continuare, peste ani, ncepnd cu
numrul 1, la prima selecionare, continund aceast numerotare peste ani.
Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite de procesulverbal de selecionare aprobat de conducerea unitii (semnat i tampilat n dreptul semnturii
conductorului unitii) i de inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se
efectueaz selecionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat n Registrul de intrareieire a corespondenei administrative, pentru confirmare, la Arhivele Naionale.
n calitatea sa de secretar-raportor al comisiei de selecionare, grefierul-arhivar, responsabilul cu
munca de arhiv pe instan, are obligaia de a ntocmi formele prevzute de lege pentru confirmarea
lucrrii de seleconare ctre Arhivele Naionale asigurnd predarea integral a arhivei selecionate la
unitile de recuperare i consemnarea n registrul de eviden curent a scoaterii dosarelor respective prin
completarea rubricilor cerute. Ca atare orice lucrare de selecionare va cuprinde urmtoarele piese:
1. Adresa de trimitere spre confirmare de ctre Serviciul Judeean Cluj a Arhivelor Naionale n
care se consemneaz numrul procesului verbal al lucrrii de selecionare naintate;
2. Procesul-verbal de selecionare (Anexa 18 Anexe Cluj) model anexa nr. 5, sau model pentru
documentele eliminate global, la kg vezi : Anexa 14 Anexe Cluj) semnat de ctre conductorul
instanei pentru aprobare i tampilat)
3. Inventarele documentelor propuse pentru eliminare, semnate de ctre toi membrii comisiei
(inventare dactilografiate n trei pentru documentele cu termen limitat de pstrare respectiv patru
exemplare pentru documentele permanente - Anexa 9 Anexe Cluj)
4. Inventarele documentelor permanente din perioada pentru care se face selecionarea.
Potrivit art. 10 din Legea Arhivelor Naionale, n cadrul acestora funcioneaz, Comisia central
de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i
deinute de creatorii la nivel central (ministere) iar n cadrul serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale
funcioneaz cte o Comisie de selecionare a documentelor care coordoneaz activitatea de selecionare a
documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori (la nivelul ntregului jude)
Documentele se pstrez, n ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de organele de control ale
Arhivelor Naionale, n vederea confirmrii lucrrii de selecionare. Documentele se scot din evidenele
arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselor-verbale de selecionare ale comisiilor i dup
verificarea lor la faa locului de ctre organele de control.
Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare,
chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar.
Dup primirea confirmrii scrise de la Arhivele Naionale, documentele stabilite a fi eliminate se
preadau de ctre uniti la intreprinderile de colectare a hrtiei.
Precizri privind selecionarea dosarelor i registrelor de la instanele de judecat:
Comisia de selecionare din cadrul unei instane efectueaz selecionarea att a documentelor
proprii, cele create de instan, ct i a celor create de alte instane (cele din perioada 1920-1952)
organizaii, instituii i pstrate n depozitul de arhiv care nu au fost constituite potrivit cu nomenclatorul
dosarelor ci dup alte criterii. Dac instana deine i alte fonduri dect cele proprii atunci toate lucrrile
asupra acestor fonduri se fac separat, ncepnd de la ordonare i inventariere i continund cu
selecionarea i trecerea lor n Registrul de eviden curent. (Ex. Unele instane au n pstrare fonduri
arhivistice precum Composesoratele de pduri sau agricole, Acte privind Reforma Agrar, etc. din
perioada interbelic.
83
Se aprob,
(Semntura conduc.
unitii i tampila)
Compartimentul
.............................
(sediul)
Proces-verbal Nr..........
Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din....................
selecionnd
n
edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz
ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii
____________________________________________________________________________________
Nr.
Categoria de documente
Anii
Cantitatea
Poziia
Termen
crt.
extremi
kg/ml
din
Nomenclator
____________________________________________________________________________________
1.
Boniere, chitaniere
1975-1994
200
B/5
5 ani
Preedinte,
Membrii,
Secretar raportor,
84
P.S. La consemnarea anilor extremi din rubrica 3 se vor consemna anii pentru care, potrivit cu
nomenclatorul, documentele respective au termenul de pstrare expirat.(Ex. documentele cu
termen de pstrare de 3 ani vor avea n anul 1999 ca ani extremi: anul cel mai vechi pentru care
sunt asemenea categorii propuse pentru eliminare i pn n anul 1995 inclusiv, respectiv 1996 dac
se predau dup data de 31 decembrie 1999 la unitile de recuparare).
Selecionarea documentelor din fondurile judectoreti care au registre generale de dosare i opisele
alfabetice, care n acest caz in loc de inventare se execut dup cum urmeaz:
Comisia de selecionare din cadrul instanei va trebui s confrunte fiecare poziie din registru general
de intrare-ieire (Anexa 5 Anexe Cluj) cu dosarele, hotrnd soarta acestora, firete innd seama i de
termenele de pstrare din nomenclator.
Pentru dosarele propuse s se pstreze permanent, n dreptul acestora, n ultima rubric a registrului
general de dosare, sau n fa, n dreptul acestora se va face meniunea P (permanent), sau M
(maculatur) ori S (selecionat) pentru cele propuse s fie eliminate, ca maculatur, i L (lips)
pentru dosarele care lipsesc.
Numerele de dosare propuse pentru eliminare se trec, pe ani, n ordine crescnd, n procesul
verbal de selecionare, model anexa nr. 2 (Anexa 16 Anexe Cluj)
Precizm c din dosarele propuse pentru eliminare vor trebui scoase sentinele sau hotrrile
judectoreti definitive i eventualele documente originale ataate la dosar. Acestea vor fi grupate
cronologic, pe ani i constituite n dosare aparte, pentru a fi pstrate permanent.
Documentele permanente rmase n urma selecionrii vor trebui inventariate, aa cum prevede Legea
nr. 16/1996 i Instruciunile de aplicare a ei - model de inventar anexa 3 ) vezi : Anexa 17 Anexe Cluj)
2a
(Denumirea instanei)
(Denumirea seciei)
Se aprob,
Preedinte.
L. S.
Ss indescifrabil
Membri
Numele i
prenumele
funcia
85
Secretar,
Numele i
prenumele
funcia
semntura
semntura
semntura
2a
Denumirea instanei
(Denumirea Seciei)
(Sediul)
Nr._______ din ____
Dosar nr. (Indicativul dosarului dup Nomenclator)
Ctre
Arhivele Naionale ____________
sau Serviciul Judeean _________
a Arhivelor Naionale
V trimitem alturat procesul verbal nr. _____ de constatare a distrugerii complete, fr
posibilitate de restaurare, a unor documente din fondul ____________ (denumirea creatorului fondului)
sau lipsei documentelor ___________din fondul _________ cuprinse ntre anii ______ (se vor trece
primul i ultimul an al documentelor n cauz), n cantitate de ___ u.a. i ________ml, cu rugmintea ca
s verificai i confirmai scoaterea din evidena arhivei a acestor documente.
Preedinte,
L.S,
ss indescifrabil
eful Compartimentului
(care rspunde de arhiv)
ss indescifrabil
14)
DENUMIREA UNITATII
......................................
Se aprob,
(Semntura conduc.
tampila)
unitii
Compartimentul
.............................
(sediul)
Proces-verbal Nr..........
Comisia de selecionare, numit prin ordinul nr.... din....................
selecionnd
n
edinele din..... documentele din anii...... ..avizeaz
ca dosarele de mai jos s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii
_____________________________________________________________________________________
Nr.
Categoria de documente
Anii
Cantitatea
Poziia
Termen
crt.
extremi
kg/ml
din
Nomenclator
_____________________________________________________________________________________
1.
Boniere, chitaniere
1975-1994
200
B/5
5 ani
Preedinte,
Membrii,
86
Secretar raportor,
P.S. La consemnarea anilor extremi din rubrica 3 se vor consemna anii pentru care, potrivit cu
nomenclatorul, documentele respective au termenul de pstrare expirat.(Ex. documentele cu
termen de pstrare de 3 ani vor avea n anul 1999 ca ani extremi: anul cel mai vechi pentru care
sunt asemenea categorii propuse pentru eliminare i pn n anul 1995 inclusiv, respectiv 1996 dac
se predau dup data de 31 decembrie 1999 la unitile de recuparare).
18)
Anexa 1
Denumirea fondului
Nr.
Crt
Nr. vechi al
dosarului
INVENTAR
Pentru documentele create n anii
(se vor trece anii extremi)
Cuprinsul pe scurt al
Anul sau
Nr.
dosarului
anii extremi
filelor
Observaii
Prezentul inventar format din . file (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.
Data
ntocmit .
La Rubrica Observaii pentru documentele supuse selecionrii se va trece poziia din nomenclator
i termenul de pstrare.
16)
Anexa 2
Denumirea instanei
Secia
Sediul
PROCES-VERBAL Nr. .1
Comisia de selecionare, numit prin Ordinul (Decizia) nr. . din . 2 , selecionnd n edinele
din .3 documentele din anii ..4 avizeaz ca documentele (dosarele) menionate mai jos pentru
care n inventare (registre generale de dosare sau registre de intrare-ieire) s-a fcut meniunea M
(maculatur) sau S (selecionare)5, s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de
pstrare prevzute n nomenclatorul instanei.
Preedinte,
Membri
Funcia
Semntura
Semntura
Secretar
Numele i prenumele
Funcia
Semntura
17)
Anexa 3
Denumirea fondului
INVENTAR
Pentru documentele permanent create n anii .
Nr.
crt
Nr. vechi al
dosarului
Cuprinsul pe scurt al
dosarului
Anul sau
anii extremi
Nr.
filelor
Observaii
Prezentul inventar format din . File (nr. filelor inventarului) cuprinde .. uniti arhivistice.
La preluare au lipsit u. a. de la nr.
Astzi .. s-a preluat .. u. a.
Am predat ..
Am preluat
(reprezentantul instanei)
(reprezentantul Arhivelor naionale)
Regulament ord. int. instane art. 83/1
5)
REGISTRUL GENERAL DE DOSARE
Nr.
Dos
Data
nregistr
rii
Nr. Act
de
sesizare
i
organul
care l-a
trims
Numele
i pren.
Prilor
Natura cauzei
Obie
ctul
Cauz
ei
Actele
primite
dupa
formare
a
Dosarul
ui
Ind.
Dos.
12.11.
3/09
Pop
penala
Prima
instant
a
5
Ci
de
atac
6
civila
Prima
instant
a
7
Cai
de
atac
8
10
II/A/69
P
M/S
L
88
P = permanent
M = maculatur
S = selecionare
L = lips
6)
COPERT DOSAR
ROMNIA
CURTEA DE APEL CLUJ
SECIA CIVIL,
DE MUNCA I ASIGURRI SOCIALE,
PENTRU MINORI I FAMILIE
COMPLET ..
OBIECT .
PRI
DATA NREGISTRRII ..
TERMENE
NR. I DATA HOTRRII ..
REDACTOR .
INDICE STATISTIC .
DOSAR NR.
ARHIV :
Ind. dos nomenclator: II/A/7
(se trece prin parcurgerea nomenclatorului = la nregistrare sau alte operaiuni)
Termen de pstrare: P
(se trece la nregistrarea n Registru general de dosare (electronic)
Nr. Inventar:
(dup inventariere)
7)
ANUL ___________________
(SAU ANII LA CARE SE REFER DOCUMENTELE)
De la nr.____
la nr. _____________
(Numerele de nceput i sfrit cuprinse n registru)
Filele registrului general de dosare se numeroteaz. La sfritul anului sau la
ncheierea fiecrui volum al registrului se certific, sub semntur, numrul de nregistrri i numrul de
file folosite, cu urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pe anul (sau perioada respectiv)
.. la fila . cu nr. de nregistrare .. Se trece apoi data i semntura celui care face certificarea i
parafarea.
Potrivit art. 86 alin. 1-2 din Regulamentul de ordine interioar, la sfritul fiecrui an, dup ultima
operaie, n fiecare registru se va ntocmi un proces verbal de nchidere, care va fi semnat de preedintele
instanei i primul- grefier, respectiv grefierul-ef sau, dup caz, preedintele de secie i grefierul ef de
secie aplicndu-se tampila instanei.
3. Selecionarea matricelor sigilare i a tampilelor
Selecionarea sigiliilor i tampilelor scoase din uz, confecionate din metal sau cauciuc, se
efectueaz, ca i pentru celelalte documente, de ctre comisiile de selecionare pe baz de proces-verbal
de selecionare nsoit de, inventar, cu confirmarea Arhivelor Naionale.
Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul
acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere i alte elemente: nsemnele i nscrisul din cmpul
sigilar, valoarea artistic, ferecvena.
Dup selecionare, cele din metal, cu stema i denumirea complet a unitii se depun ntr-un exemplar la
Ahivele Naionale iar celelalte la Monetria Naional. tampilele din cauciuc se depun la organul
ierarhic superior, pstrndu-se n arhiv Registrul de nregistrarea i imprimarea tampilelor. Organul
ierarhic superior va proceda la distrugerea tampilelor. Dac acesta consider c distrugerea se poate face
la unitatea deintoare poate aproba numai lista tampilelor ce se distrug.
90
Capitolul VI
PSTRAREA I CONSERVAREA DOCUMENTELOR
1. Pstrarea i conservarea documentelor
Legea Arhivelor Naionale Art. 12 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s
pstreze documentele create i deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii,
degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cele prevzute de lege.
Astfel, art. 12 prevede obligativitatea ca deintorii de arhive s pstreze documentele n condiii
corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte
situaii dect cele prevzute de lege. Cu alte cuvinte trebuiesc intreprinse permanent msuri care s
contribuie la eliminarea oricrui pericol de distrugere a documentelor, acestea, n marea lor majoritate, pe
lng valoarea lor practic, au o valoare documentar tiinific deosebit, prin coninutul informaiilor
cuprinse n ele, sunt considerate documente ce fac parte din Partrimoniul Arhivistic Naional.
Importana unui management al documentelor, cu deosebire privind pstrarea i conservarea lor
este recunoscut la nivel internaional prin publicarea Standardului internaional (ISO) 15489-18,
Managementul nregistrrilor/documentelor informare i documentare printre a cror principii se includ
i cele privitoare la pstrare:
- stabilirea cerinelor pentru scoaterea din arhive n vederea utilizrii, utilizarea i transmiterea
documentelor ntre diferitele etape de activitate i ntre diferii utilizatori, precum i a perioadelor
n care documentele vor fi pstrate n vederea respectrii acestor cerine
- stabilirea modalitii n care documentele vor fi organizate astfel nct s poat ndeplini cerinele
privind accesul la acestea i utilizarea lor adecvat
- pstrarea documentelor i stabilirea procedurii de acces la acestea n timp, n vederea ndeplinirii
cerinelor instituiei i ateptrilor publicului
- pstrarea documentelor ntr-un spaiu corespunztor i n care s fie n siguran
Foarte important n etapele succesive prin care trece orice tip de dosar al cauzei n cadrul sistemului
judiciar - ciclu de via al documentelor menionat n Manualul de formare pentru grefierii din cadrul
instanelor i parchetelor9 este etapa de pstrare/arhivare a dosarului sau a unor documente conform
prevederilor legale care include o serie de activiti specifice. n aceast etap documentele pstrate n
arhiva permanent/depozit sunt selecionate i sunt predate Arhivelor Naionale (dac au valoare
isorico-juridic, cultural) fie eliminate/distruse. Se recomand ca aranjarea documentelor n spaii de
depozitare unde vor fi prerezervate pe termen lung s aib loc cu respectarea unor cerine minime de
depozitare i etichetare, pentru ca accesul la acestea s fie uor realizat, att n vederea consultrii ct
i a unui viitor management de arhivare electronic sau a celui de eliminare atunci cnd ciclul de via
al acestora se va ncheia.
Cf. Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i parchetelor, 2011, pag. 15-16
92
93
n sens arhivistic sistematizarea este o etap determinat sub aspectul gruprii unitilor arhivistice
(u.a.) n cadrul fondului i, n sensul mai larg al noiunii, sub aspectul gruprii fondurilor n depozitele de
arhiv.
Sistematizarea n cadrul fondului are ca obiectiv gruparea documentelor ordonate n u. a. (dosare
perfectate, fascicole, registre) sau serii, grupe (cronologice, tematice, pe registraturi, pri structurale)
n aa fel ca prin determinarea locului u.a. i a succesiunii lor n cadrul fondului, acestea s devin
ct mai accesibile folosirii, n acelai timp, pstrndu-i particularitpile din punct de vedere al
activitii instituiei i a evoluiei acesteia.
Sistematizarea fondurilor (nchise sau deschise) n depozite urmrete o grupare la nivelul
fondurilor (compartimentelor de munc) care s asigure, pe ct posibil, legturile fireti ntre fonduri i s
contribuie la folosirea ct mai uoar i eficace a acestora. Scopul sistematizrii este de a nlesni ct mai
mult posibil evidena n depozite a fondurilor i n acelai timp, valorificarea, sub toate formele a
documentelor arhivistice.
Determinant n sistematizarea fondurilor este numrul i capacitatea depozitelor, folosirea
judicioas a ntregului spaiu de depozitare, forma documentelor arhivistice. n alegerea felului de aezare
a fondurilor arhivistice trebuie avut n vedere metoda cea mai comod i uoar pentru folosirea lor de
ctre cei interesai dar se va ine seama i de prelurile ulterioare de documente, cele impuse de legislaia
arhivistic cu privire la depunerea la arhiva general a documentelor de ctre instane sau
compartimentele de munc.
n activitatea de sistematizare a documentelor n depozitele de arhiv cnd sunt mai multe fonduri
arhivistice sau colecii, fondurile i coleciile se aeaz n depozite pe instane, secii sau domeniu de
activitate. Pentru fondul propriu (fond deschis) care i continu activitatea va trebui lsat spaiu de
cretere, n funcie de cantitatea de documente ce se creeaz anual, ca i de posibiliti.
La instituiile n care se dispune de mai multe ncperi cu destinaia de arhiv, fiecare depozit trebuie
numeroatat. Astfel, depozitele de arhiv din cadrul unei cldiri se numeroteaz ncepnd cu numrul 1, iar
rafturile se numeroteaz n limitele unui depozit, ncepnd cu numrul 1, de la stnga la dreapta de la
intrare, iar poliele, de asemenea, se numeroteaz cu numrul 1 de sus n jos, de la stnga la dreapta. n
cadrul fondului arhivistic propriu, documentele se aeaz pe instane sau pe grupe de acelai fel, i, n
cadrul lor, cronologic (pe ani, pe luni, pe numere de dosar).
Dosarele preluate de la compartimentele de munc a departamentului economico-financiar i
administrativ sunt depuse pentru pstrare permanent n depozitele departamentului i se aeaz pe
rafturi (pe polie) fie n ordinea cronologic a anilor, iar n cadrul anului pe termene de pstrare, fie pe
compartimente i, n cadrul compartimenului, pe ani i pe termene de pstrare.
Dosarele de judecat i registrele, preluate de la registratura instanelor de judecat, se aeaz n
rafturi pe ani i n cadrul anului n ordinea cronologic a numerelor din registrul general de dosare n
cazul n care instanele mai efectueaz nregistrarea manual ca spre exemplu judectoriile sau, n
ordinea datei certe preluat din Registrul general electronic al dosarelor n cazul sistemului ECRIS al
numrului unic.
Dosarele create la tribunale i judectorii, acolo unde afluxul de documente i folosirea acestora
de ctre justiiabili sau alte persoane avizate este foarte mare, prin aprobarea colegiului de conducere, se
pot pstra la registratur unde se va organiza o arhiv intermediar, n care dosarele i registrele se
pstreaz un termen de pn la cinci ani dup care se predau pe baz de inventare (ale instrumentelor de
eviden) i proces-verbal de predare - primire la arhiva general.
Registrele generale de dosare, opisele alfabetice i Registrul informativ sau Registrul general
electronic de dosare reprezentnd instrumentele de eviden pentru dosarele de judecat, inventariate
anual, se vor aeza n raft n ordinea cronologic din inventare.
Pe rafturi dosarele se aeaz de sus n jos i de la stnga la dreapta. Prelurile ulterioare care
ntregesc compartimentele, respectiv documentele instanei, pe msura crerii lor i depunerii la arhiva
general, vor fi aezate n continuarea anilor (arhivelor de instan) sau compartimentelor respective (n
arhiva departamentului economico-financiar).
Se recomand depunerea documentelor permanente separat de cele cu termenul de pstare limitat
n locurile cele mai corespunztoare de pstrare din cadrul depozitului pentru asigurarea celei mai bune
conservri i a evitrii oricrui pericol de distrugere. Documentele permanente de la instane se pot aeza
pe raft, cronologic, ndeosebi dup efectuarea selecionrii documentelor pe baza registrului general de
94
95
Se desfoar ntr-un cadru legislativ bine definit (Codul muncii, Legea proteciei muncii nr.
90/1996 i Normele metodologice de aplicare a ei, Regulamentul de ordine interioar al instanelor
judectoreti 2005 Compartimentul de protecia muncii).
Obligaii i rspunderi ale conducerii instanei sunt, n primul rnd, cele cuprinse n Seciunea a XI-a Compartimentul de protecia muncii a Regulamentului de ordine interioar al instanelor judectoreti:
- La fiecare instan se organizeaz compartimentul de protecia muncii sau
se desemneaz o persoan responsabil cu aceste atribuii. Unde sunt compartimente de protecia muncii
vor fi nfiinate serviciul de securitatea muncii i serviciul de medicina muncii.
- Serviciul de securitate a muncii (sau persoanele desemnate) au atribuii :
a. evalueaz riscurile de accidentare i mbolnviri profesionale
b. controleaz toate locurile de munc n scopul prevenirii accidentelor i mbolnvirilor profesionale
c. asigur instruirea i informarea personalului n probleme de protecia muncii
- Serviciul de medicin a muncii are atribuii:
a. particip la evaluarea, identificarea i comunicarea riscurilor privind mbolnvirile profesionale
b. monitorizeaz starea de sntate a personalului
n afara acestor prevederi din Regulamentul de ordine interioar, conducerilor instanelor de
judecat le mai revin urmtoarele obligaii:
- s stabileasc msurile tehnice, sanitare i organizatorice de protecie a muncii, corespunztor condiiilor
de munc i factorilor de mediu specifici dintr-o arhiv
- s asigure informarea fiecrei persoane, anterior angajrii n munc, asupra riscurilor la care acestea se
expun la locul de munc precum i asupra msurilor de prevenire necesare.
- s asigure obligatoriu i gratuit, dotarea cu echipamente de protecie a salariailor care desfoar
activiti la persoanele fizice sau juridice potrivit criteriilor stabilite n Normativul-Cadru de acordare i
utilizare
Obligaiile i drepturile persoanelor care lucreaz n depozite de arhiv la instanele judectoreti:
- s-i nsueasc i s respecte normele de protecie a muncii i msurile de aplicare ale acestora
- nici o persoan nu va putea fi admis la lucru fr efectuarea instrucajului introductiv general i a
instructajului la locul de munc. Instrucajul periodic se va defura ori de cte ori este necesar, la
intervale ce nu vor depi 6 luni. Se va completa Fia individual de instructaj privind protecia
muncii.
La depozitele de arhiv este obligatorie respectarea urmtoarelor msuri minimale de protecie a muncii:
1. ancorarea rafturilor metalice (sau din fier cornier cu polie de lemn) pentru evitarea rsturnrii
acestora
2. folosirea scrilor adecvate pentru scoaterea corect a dosarelor de pe rafturile ce depesc 2,40 ml
(scri stabile cu sprijin dublu pentru posibilitatea folosirii ambelor mini pentru manipularea dosarelor
n raft i nu a scrilor care se sprijin pe raft. n caz de necesitate se poate asigura scoaterea de pe raft
de ctre dou persoane, acolo unde rafturile sunt mai nalte de 2,50 ml i nu exist platform pe
culuarul dintre rafturi.
3. Folosirea mijloacelor de protecie mpotriva prafului, mucegaiurilor, i a altor factori biologici
(mnui de protecie, masc de protecie pe fa, halate de protecie).
96
Capitolul VII.
FOLOSIREA DOCUMENTELOR DIN ARHIV
1. Folosirea documentelor de arhiv
Legea Arhivelor Naionale art. 20-22
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi folosite
pentru:
a) cercetare tiinific
b) rezolvarea unor lucrri administrative
c) informri
d) documentri
e) aciuni educative
f) elaborarea de publicaii
g) eliberarea unor copii, extrase, certificate,
Avnd n vedere activitatea specific instanelor judectoreti folosirea
documentelor de arhiv este stipulat n articolele Regulamentului de ordine
interioar precizndu-se n primul rnd obligaiile personalului auxiliar de
specialitate i din departamentul economico-financiar i administrativ cu privire la
respectarea secretului informaiilor obinute n cursul ndeplinirii atribuiilor lor,
pentru documentele care nu sunt destinate publicitii.
Atribuiile personalului de la instanele judectoreti privind folosirea
documenelor care sunt destinate publicitii se suprapun uneori cu obligaiile de
serviciu : cele ale grefierilor efi de secie, grefierului ef al judectoriei, grefierului
delegat, grefierului statistician i ndeosebi ale grefierilor registratori i grefierilor
arhivari n ceea ce privete:
- verificarea dosarelor seciei nainte de trimiterea lor altor organe,
- verificarea i semnarea pentru conformitate a copiilor legalizate i certificatelor
ntocmite;
- eliberarea la cerere, a certificatului de nscriere a unei persoane juridice;
- punerea dosarelor la dipoziia publicului i inerea evidenei persoanelor care
primesc dosarele spre studiu;
- pregtirea dosarelor pentru edinele de judecat i asigurarea circulaiei acestora
n cadrul instanei, precum i trimiterea lor la alte instane
- informeaz persoanele care au calitatea de pri ori sunt mputernicite de acestea,
conform legii, asupra datelor solicitate din dosarele n care acestea sunt direct
interesate.
O activitate concret de folosire a documentelor de la instanele judectoreti
este cea a Biroului de informare i relaii publice care este organizat i funcioneaz
potrivit dispoziiilor Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes
public i ale Ordonanei Guvernului nr. 26/2002 privind reglementarea activitii de
soluionare a petiiilor, aprobat cu modificri prin Legea nr. 233/2002.
97
101
c. Instituie sau parte structural (Arhivele Naionale) a unei organizaii care efectueaz primirea i
pstrarea documentelor organiznd folosirea lor n scopuri politice, tiinifice, economice, sociale
culturale
Arhiv totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul i metoda de inscripionare, create i/
sau deinute de-a lungul timpului de ctre orice persoan juridic de drept public sau privat, n exerciiul
activitii sale, precum i de orice persoan fizic, n decursul existenei acesteia. O arhiv poate fi
format din unul/una sau mai multe fonduri arhivistice i colecii arhivistice.
ARHIVA GENERAL
Arhiva constituit din totalitatea documentelor create i pstrate permanent n depozite aflate, de obicei,
n grija statului. La arhiva general sunt depuse i pstrare documentele de la toate instanele i seciile
judectoreti i de la compartimentele de munc din cadrul instanelor de judecat n al doilea an de la
crearea lor.
ARHIVA CURENT
Arhiva de instituie constituit din documentele primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern,
rezultate din activitatea cotidian a organizaiilor, societilor comerciale, instituiilor administrative,
bancare, judectoreti, care sunt pstrate n serviciul de registratur un timp limitat (un an sau doi, pn la
cinci ani), pn ce consultarea lor nu mai este necesar. De obicei se afl asupra registraturii, a seciilor
din instane, la compartimentele de munc din Departamentul economico-financiar i administrativ
depozitat n dulapuri sau ncperi din vecintate i care se folosete n mod curent de compartiment.
ARHIV DESCHIS
Arhiva n formare a unei organizaii, instituii, societi comerciale care se realizeaz prin preluarea
anual a documentelor acestora de la instanele judectoreti i compartimentele economico-financiar i
administrativ, Biroul de Informare i Relaii publice i adugarea lor la cele create n anii precedeni,
ncepnd de la nfiinare.
ARHIV NCHIS
Arhiva creat de o instituie, organizaie, regie autonom, societate comercial care i-a ncetat activitatea
prin desfiinare, comasare i a crei fond arhivistic are documente din perioada de la nfiinare i pn la
desfiinare.
ARHIVE JUDECTORETI
Arhive din categoria arhivelor de instituie, care cuprind documente create de instituiile judectoreti
(instane judectoreti : nalta Curte de Casaie i Justiie, curi de apel, tribunale, tribunale speciale,
judectorii)
ARHIVARE
Operaiunea de organizare a documentelor n depozitul de arhiv, dup criterii prestabilite. Este sinonim
pentru desemnarea activitilor de ordonare, inventariere, cotare
Arhivare : n contextul procesrii de date, arhivarea se refer n general la crearea unor copii de siguran
ale dosarelor n sistem electronic n special pentru pstrarea pe termen lung. n cazul documentelor n
format de hrtie, poate face referire la transferarea documentelor n arhiv pentru pstrare pe termen lung
(Cf. Managementul documentelor).
ARHIVIST
Specialist care i desfoar activitatea n cadrul Arhivelor Naionale i a altor instituii centrale i
judeene avnd ca sarcin organizarea, conservarea i valorificarea documentelor din Fondul Arhivistic
Naional
ARHIVAR
102
Funcionar care se ocup cu munca de arhiv la Arhivele Naionale sau la celelalte instituii, executnd
operaiuni de primire-predare a documentelor n depozit, conform normelor, precum i operaiuni de
ordonare, inventariere i pstrare a arhivei. (similar Grefier-arhivar)
Autoritate sau instituie public : este orice autoritate sau instituie ce utilizeaz sau administreaz
resurse financiare publice, orice regie autonom, companie naional, precum i orice societate
comercial aflat sub autoritatea unei autoriti publice centrale sau locale i la care statul romn sau,
dup caz, o unitate administrativ teritorial este acionar unic sau majoritar (Cf. Miriam Costea, Daniela
Detean, Rolul grefierului ...).
Cartona de marcare a lipsei unui document de la raft : un cartona completat care arat data,
descrierea documentului, instituia/persoana care a solicitat documentul i alte informaii pertinente.Acest
cartona va fi plasat n locul dosarului/documentului pe raftul de arhiv i va fi eliminat atunci cnd
documentul este returnat (vezi i Revers, Fi ;a de control) (Cf. Managementul documentelor)
Ciclul de via al documentelor : Etapele prin care trec documentele de la crearea lor la distrugerea
final sau la pstrarea lor permanent la Arhivele Naionale (Cf. Managementul documentelor)
Copia de referin : O copie a unui document oficial care servete ca substitut al acestuia, n scopul ca
documentul s fie consultat mai uor. Aceasta mai este denumit copie de lucru (Cf. Managementul
documentelor)
CREATOR DE ARHIV
Fiecare din instituiile, ntreprinderile, organizaiile de stat i particulare, persoane fizice care n decursul
activitii au creat documente cu valoare istorico-documentar
Creator de arhiv persoan juridic de drept public sau privat, precum i persoana fizic care n
decursul activitii, respectiv existenei sale, a creat sau creeaz arhive ;
Depozit de arhiv spaiu special amenajat pentru pstrarea, conservarea i protejarea arhivelor ;
Depozitarea documentelor: Asamblarea sistematic a documentelor n cutii sau dieverse sisteme de
depozitare (rafturi metalice, dulapuri cu sertare metalice) n vederea unei posibile utilizri viitoare (Cf.
Managementul documentelor)
DEINTOR DE ARHIV
Organizaie sau persoan fizic care are n pstrare documente rezultate din activitatea proprie, preluate
prin desfiinarea, comasarea i reprofilarea altor organizaii, dobndite prin motenire, donaie sau
cumprare ori n alte mprejurri
Deintor de arhiv persoan juridic de drept public sau privat, precum i persoan fizic ce exercit,
temporar, atribute ale proprietarului, n temeiul unui titlu
Document orice informaie nregistrat pe orice fel de suport material, creat sau primit pe parcursul
activitii unei persoane juridice de drept public sau privat ori n decursul existenei unei persoane fizice
i pstrat ca mrturie a activitii sale, pentru utilizarea ulterioar ;
Document: orice form de act prin care se adeverete, se constat sau se preconizeaz un fapt, se confer
un drept, se recunoate o obligaie (Cf. Managementul documentelor
Documentele administrative: Documente create pentru a sprijinii instana n ndeplinirea funciilor sale
administrative (Cf. Managementul documentelor)
Documente inactive: Documentele care au o rat de referin mai mic i/sau au ajuns la un stadiu pe
durata ciclului lor de via n care sunt considerate inactive. Tot documente inactive sunt i cele care nu
trebuie s fie disponibile pentru acces imediat i care sunt pstrate n scop administrativ sau pentru
valoarea lor legal, istoric, sau din alte considerente (Cf. Managementul documentelor)
Dosarele curente: Materialele pstrate n cadrul instanei/parchetului n scopul desfurrii operaiunilor
curente i la care se face referire frecvent; denumirea poate face referire i la dosarele cauzelor aflate pe
rol la instana de fond sau la dosarele cauzelor aflate pe rol la instana de control judiciar (Cf.
Managementul documentelor)
Documente permanente: Un document care este considerat att de valoros sau unic nct trebuie pstrat
permanent, conform nomenclatoarelor arhivistice (Cf. Managementul documentelor)
103
104
Indicativ al dosarului : ansamblu de semne constnd din litere i cifre care individualizeaz dosarul i
indic locul pe care l ocup n nomenclator (ex. III B 12 : cifra roman = activiti comune instanelor i
dosare specifice ; litera majuscul = categorii de acte ; cifra arab = numrul dosarului)
Informaie de interes public : Conform art. 2 al Legii nr 544/2001 orice informaie care se refer la sau
rezult din activitile unei instituii sau autoriti publice ori ale unei regii autonome care utilizeaz bani
publici (Cf. Miriam Costea, Daniela Detean, Rolul grefierului...)
Instrument de eviden document de sintez care ofer date i informaii pentru controlul fizic i de
coninut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea i utilizarea informaiilor cuprinse n
fondurile i coleciile arhivistice ;
INVENTAR
Instrument de eviden a unitilor arhivistice existente ntr-un fond sau colecie n care documentele
(dosarele) sunt nregistrate din punct de vedere cantitativ i al coninutului. In raport de structura fondului
se pot ntocmi inventare pe compartimente, serii, genuri de documente. Constituie evidena de baz a
Fodului Arhivistic Naional
Inventarul documentelor : Lista fizic a tuturor seriilor de documente create i pstrate n instan. De
obicei incluse colecia de date privitoare la numrul i obiectul cauzei, datele de nregistrare i de
soluionare, stadiul curent, locaia, cantitatea, aspecte legate de gestionarea activ, duplicare i alte
informaii (Cf. Managemebtul documentelor)
INVENTARIERE
Operaiune de luare n eviden a documentelor i unitilor arhivistice dintr-un fond dup ordonarea lor,
conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul dosarelor
ndosarierea : Procesul de aranjare i sortare a documentelor, astfel nct s poat fi accesate rapid atunci
cnd sunt necesare (Cf. Managementul documentelor)
Managementul documentelor : Controlul sistematic al documentelor de la crearea lor, pe durata
gestionrii i utilizrii lor active, a stocrii/arhivrii inactive i pn la distrugerea/eliminarea final a
acestora sau predarea la Arhivele Naionale pentru pstrare permanent (Cf. Managementul
documentelor)
MATRICE SIGILAR
Sigiliu confecionat dintr-un material dur (fier, oel, alam,) care poart gravate pe suprafaa sa, n negativ,
un text i o reprezentare menite a individualiza posesorul. Matricea este alctuit din dou pri: a)
suprafaa metalic pe care se graveaz emblema i legenda i b) mnerul
Metru liniar : O unitate de msurare folosit pentru a se stabili cantitatea de documente n termeni de
lungime a spaiului ocupat, indiferent de nlime i lime (Cf. Managementul documentelor).
Nomenclator arhivistic list sistematic pe probleme a documentelor create i primite de ctre o
organizaie, grupate n uniti arhivistice, mpreun cu termenele de pstrare ale acestora, constituit
conform structurii organizatorice sau dup categorii de activiti i funcii ndeplinite ;
Nomenclatorul arhivistic : este o list a unitilor i grupelor de documente n care sunt clasificate
documentele individuale (Cf. Managementul documentelor).
Patrimoniul Arhivistic Naional documentele cu valoare arhivistic, aflate n arhive publice sau n
arhive private ;
Perioad de pstrare : Perioada de timp n care un document trebuie s rmn arhivat nainte de
distrugerea/eliminarea sa final (dup expirarea termenelor de pstrare prevzute de nomenclatoarele
arhivistice) Cf. Managementul documentelor)
Planificarea termenelor de pstrare a documentelor (conform nomenclatoarelor arhivistice) : Un
document care cuprinde perioada de timp n care o serie de documente trebuie pstrat ntr-un sistem de
stocare activ/inactiv nainte de soluionarea acestora i pn la arhivarea pe termen lung/permanent sau
distrugerea/eliminarea lor (la expirarea termenelor de pstrare) (Cf. Managementul documentelor)
Prelucrare arhivistic ansamblul operaiunilor efectuate asupra unei arhive sau a unei pri a
acesteia, cu scopul de a asigura utilizarea documentelor ;
105
REARHIVARE
Repunerea unui document (dosar) scos de la locul su din cadrul fondului pentru folosin mai scurt sau
mai ndelungat, n locul documentului scos lsndu-se reversul necesar cu datele de pe coperta dosarului
(Fia de control) vezi i returnarea documentelor.
REGISTRATOR
Denumire desemnnd pe funcionarul care nregistreaz documentele intrate i ieite dintr-o instituie
(actele de sesizare, dosarele primite n apel, dosarele primate n recurs, actele de procedur i
corespondena)
Returnarea documentelor : Procesul de returnare a unui document la locul su de origine la dosar/la
arhiv, dup ce a fost solicitat i obinut pentru a fi consultat (Cf. Managementul documentelor).
Selectarea documentelor : Ultima etap de gestionare a documentelor, n vederea pregtirii acestora
pentru distrugere (eliminare, pstrare permanent sau arhivare (Cf. Managementul documentelor).
Selectarea dosarelor : Procesul de selectare, din zona de stocare activ, a documentelor inactive sau a
cror perioad de pstrare a expirat (conform nomenclatoarelor arhivistice), pentru a fi pstrate n alt loc
sau pentru a fi eliminate/distruse (Cf. Managementul documentelor).
Selecionare operaiune arhivistic de reinere pentru pstrare sau eliminare a documentelor, ca
urmare a evalurii ;
SELECIONARE A UNITILOR ARHIVISTICE
Una din operaiunile de baz ale activitii arhivistice care const n stabilirea valorii documentar istorice sau practice a unitilor arhivistice dintr-un fond arhivistic sau colecie n vederea pstrrii
permanente a celor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional i eliminarea celor lipsite de importan.
Selecionarea se execut pe baza urmtoarelor criterii:
- criteriul cantitii: norm de apreciere a import. u.a. n raport de numrul documentelor pstrate ntr-un
fond.
- criteriul caracteristicilor externe: norm de apreciere a importanei u.a. avnd n vedere natura i
calitatea suportului, filigranului, ornamentaiilor i valorii lor artistice, felul i forma sigiliului
- criteriul frecvenei: norm de apreciere a importanei u.a. n raport de numrul documentelor de acelai
fel create ntr-o anumit perioad de timp.
- criteriul importanei creatorului de fond: norm de apreciere a valorii u.a. n raport de rolul, atibuiile i
locul ocupat de creatorul de fond n sistemul instituional, de relaiile acestuia cu alte instituii i
personaliti, de implicaiile pe care activitatea desfurat de acesta le-a avut asupra dezvoltrii vieii
economice, sociale, politice, tiinifice i culturale.
- criteriul tipologic al u.a.: norm de apreciere a importanei u.a. n raport de caracteristicile distinctive
fundamentale ale unui document fa de altele, n vederea pstrrii tuturor tipurilor de documente care sau creat de-a lungul timpului.
- criteriul valorii istorico-documentare: norm de apreciere innd seama de valoarea informaiilor
istorico-documentare pe care le cuprinde.
- criteriul valorii practice a u.a..: norm de apreciere n raport de utilitatea ei social-economic.
- criteriul vechimii u.a: norm de apreciere a importanei u.a. innd seama de perioada istoric n care a
fost creat.
UNITATE ARHIVISTIC (u.a.)
Unitate de eviden i clasificare a documentelor de arhiv, care reprezint un document distinct sau
totalitatea documentelor care au o importan de - sine stttoare. Se evideniaz prin coninutul i forma
sa, referindu-se la o aciune, problem sau lucru i ocup o poziie distinct ntr-un instrument de eviden
(sinonime= unitate de inventariere, unitate de pstrare)
Unitate arhivistic grupare de documente referitoare la aceiai problem sau activitate care poate
constitui elementul de baz n descrierea i/sau administrarea unui fond sau a unei colecii ;
Valoare administrativ : De obicei, instana stabilete valoarea administrativ dat de gradul de utilizare
curent a documentului respectiv n scopuri statistice sau care in de managementul general al instanei
respective (Cf. Managementul documentelor).
106
BIBLIOGRAFIE
CapitoluI. Arhivele
Noiuni generale: istoric, legislaie
1. Legea Arhivelor Naionale - n: M.O. al Romniei VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996 cap. I-II art. 1-6; cap.
V, art. 23-25;
107
108
13. Legea nr. 202/2010 privind unele msuri pentru accelerarea soluionrii proceselor n: M. Of. Nr.
714/26/10/2010
14. Legea Arhivelor Naionale - n: M.O. al Romniei VIII, nr. 71 din 9 aprilie 1996 cap. I-II art. 1-6; cap.
V, art. 23-25
15. Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente aprobat de Arhivele
Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23.06.1996 n: Broura: Actele normative privind arhivele, Zalu,
1996, cap. I art. 1-5, p. 2-3, 13-14; vezi i: www.grefieri.ro Activiti formare continu mapa
grefierului- Arhivare i Registratur
Atribuiile personalului cu responsabiliti n munca de arhiv de la instanele judectoreti
1. Legea Arhivelor Nationale art. 23-24
2. Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti, Hot. 387/2005: art. 5 alin. 2 litera h) i
art. 10 aliniatul 1 literele e) i n), art. 49, art. 92 pct. 2
3. Miriam Costea, Daniela Detean, Rolul grefierului n asigurarea accesului publicului la informaii n
sistemul judiciar. Ghid teoretic i practic, 2010, pag. 39-47 www.grefieri.ro Activiti formare continu
Mapa grefierului
4. Managementul timpului. Kate Harrison, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, 110 pag. www.grefieri.ro Activiti formare continu Mapa grefierului
109
1-6; Art. 86, alin. 1; Art. 102, alin. 1-7; Art. 115, alin. 1-4 i Art. 116, alin. 1-2 (circuitul dosarelor
restituite de instanele de apel sau de recurs)
4. Miriam Costea, Daniela Detean, Rolul grefierului n asigurarea accesului publicului la informaii n
sistemul judiciar. Ghid teoretic i practic, 2010, pag. 39-47 www.grefieri.ro Activiti formare continu
Mapa grefierului
5. Nial Raaen, Managementul documentelor - Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, p 136-139 Glosar de termini www.grefieri.ro Activiti formare continu Mapa
grefierului
Inventarierea arhivei curente i depunerea la arhiva general a documentelor create de Departamentul
economico-financiar i administrativ i de instanele judectoreti. Registrul de eviden curent a
intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice (Legea nr. 16/1996, art. 9 Anexa nr. 4)
1. Legea Arhivelor Naionale art. 9 (anexele 2, 3, 4), art. 29 lit. b
2. Instruciuni privind activitatea de arhiv art.18, lit.C, art. 18-28, anexa nr. 2; art.
25-26 anexa nr. 4
3. Regulamentul de ordine interioar al instanelor judectoreti (Anex la Hotrre
nr. 387 din 22 09. 2005 a Consiliului Superior al Magistraturii) Art. 62, alin. 1, litera
i, j, k (Registrul general de dosare mpreun cu dosarele judectoreti i celalalte
registre se predau pe baz de inventar i proces verbal de predare-primire la arhiva
general);
7. Managementul documentelor - Nial Raaen, Manual de formare pentru grefierii din cadrul instanelor i
parchetelor, 2011, pag. 15-16, 21-22, 52-54
111