Sunteți pe pagina 1din 6

V.

CARACTERISTICI DE REDACTARE A TIPURILOR DE SCRISORI


5.1 Scrisorile de iniiativ, de rspuns, de revenire
5.2 Cererile oficiale i personale
5.1 Scrisorile de iniiativ, de rspuns, de revenire
n corespondena dintre partenerii de afaceri i din punct de vedere al iniiativei trimiterii
scrisorilor, se disting urmtoarele tipuri de scrisori:
- scrisori iniiale (din proprie iniiativ;
- scrisori de rspuns;
- scrisori de revenire.
Scrisoarea iniial (din propria iniiativ) este prima scrisoare din ciclul de coresponden ntre
dou firme. Acestui tip de scrisoare i sunt specifice anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu
care se trimit aceste scrisori. De exemplu:
Ea este ntocmit de emitent cu scopul de a iniia, informa, a oferi sau a ncepe ceva. Ea este prima
scrisoare din ciclul de coresponden pe care o deschide emitentul. n scrisoarea de iniiativ pot fi incluse:
cererile personale, oficiale, oferta, anunuri, reclama, delegaia etc.
Ex: - Obiectul scrisorii noastre este: s v informm despre; s v anunm c;s v
comunicm ..
- Prin prezenta: v informm c...; v comunicm c; v aducem la cunotin c; v spunem
c...
- Avem plcerea: de a v informa c; de a v aduce la cunotin c.
- Pentru informarea dv., v comunicm c. . . .
Scrisoarea de rspuns. Potrivit normelor de politee orice corespondent este obligat s rspund
operativ la scrisorile primite. Scrisorile de rspuns devin necesare i obligatorii n cazul instituiilor i
firmelor, din urmtoarele motive:
- interesul fiecrei firme este s se rezolve la timp i n bune condiii angajamentele (reciproce) cu
partenerii si, cunoscnd c altfel poate cauza sau suferi prejudicii;
- ntr-o serie de cazuri, legea oblig unitile s rspund la scrisorile primite n anumite termene i
n condiii legale de rezolvare. n cazul n care acestea nu rspund la scrisorile adresate lor de instituiile
bancare i de credit, de organele superioare care exercit atribuii de control, coordonare etc., la cererile,
reclamaiile i sesizrile cetenilor, se aplic sanciuni celor care aveau obligaia s rspund n baza unui
act normativ, a contractului de munc, a regulamentului de ordine interioar etc.

Sunt cazuri cnd rspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective; n acest
caz este obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze i explicaii.
n ceea ce privete rspunsurile la scrisorile protocolare (invitaii, scrisori de felicitare) adresate
unor firme din ar sau strintate, acestea trebuie expediate la timp, pentru a nu-i pierde valabilitatea i
implicit efectul dorit.
Scrisorile de rspuns la rndul lor conin: punct de confirmare, de aprobare sau de refuz.
n introducerea scrisorilor de rspuns apar unele formulri ca:
- Ca rspuns / raspunznd la scrisoarea dv. din...
- Suntem ncntai:
c am primit.
s fim n posesia scrisorii dv din ..
- Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dv. ., din
- Ca urmare :
scrisorii / telegramei dv. din
convorbirii noastre telefonice din.
- Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dv..nr din .
- V mulumim pentru invitaia la.
- Ne pare ru/regretm c:
nu am putut rspunde la timp scrisorii dv.
scrisoarea dv. (ulterioar) nu a sosit la timp.
Scrisoarea de revenire - constituie o repetare a unei scrisori iniiale, pentru un anumit motiv i
ntr-o form oarecum diferit, n funcie de motivul care a determinat-o. n principiu, scrisorile de revenire
nu sunt indicate, deoarece constituie risip de timp i cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc
perturbri n rezolvarea problemelor.
Cauzele care dau natere la reveniri pot s aparin expeditorului sau destinatarului, dup cum
urmeaz:
reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit s revin asupra scrisorii sale
iniiale cnd aceasta conine greeli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau cnd din
nepricepere a ntocmit o scrisoare neclar care a produs confuzii;
reveniri din vina destinatarului: n multe cazuri, autorul scrisorii iniiale este nevoit s revin
asupra ei din vina destinatarului, cnd acesta ntrzie rspunsul, refuz s rspund, d un rspuns greit,
confuz, d dovad de reavoin;
reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit s revin asupra acesteia din
cauze obiective. De ex., cnd a intervenit o dispoziie legal nou, care schimb raporturile dintre
corespondeni, sau modul de rezolvare a problemelor, cnd au aprut situaii sau fapte noi, care schimb
datele problemei la care trebuia s rspund expeditorul, cnd au aprut motive de anticipare sau ntrziere
a rspunsului solicitat, ateptat.
2

n ceea ce privete introducerea, toate scrisorile de revenire se redacteaz similar, printr-o formul
din care trebuie s rezulte ideea de revenire. Ex.:
,,Revenim la scrisoarea noastr nr. din sau ,, Ne permitem s revenim la scrisoarea noastr
nr. ..din; ,,ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .. din
n toate scrisorile de revenire, stilul i limbajul trebuie s fie politicos, dar ferm, iar cnd este
nevoie, s se utilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea n legalitate.
5.2 Cererile oficiale i personale
Cererea este o scrisoare de iniiativ, prin care se solicit un drept legal. Cererea poate fi adresat
att de persoane juridice, ct i de persoane fizice, n funcie de aceasta distingndu-se cererea oficial i
cererea pesonal.
Cererea oficial este scrisoarea prin care o unitate solicit unei alte uniti un drept ce i se cuvine
i de care depinde rezolvarea unor activiti ale unitii.
Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri de aprobare i autorizaii, cereri de
avizare, cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de chemare n judecat sau de executare
silit, cererea de arbitrare etc.
Caracteristicile de redactare a cererii oficiale: fiind vorba de o scrisoare de iniiativ, aceasta
ntrunete toate caracteristicile scrisorii de iniiativ, ca structur i formule caracteristice. De
exemplu: ,,V rugm a aviza.; Prin prezenta v supunem spre aprobare; ,,V rugm a dispune;
V rugm ca n conformitate cu s ne etc.
Tratarea se face dup modalitatea indirect, ncepnd cu concluzia (ntruct se solicit un anumit
lucru) i continund cu motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele adresate organelor judectoreti sau
altor organe de stat, este necesar o motivare dezvoltat sau anexat ntr-un memoriu. n alte cazuri, n
care se solicit, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale sau copii legalizate, motivarea nu
este ntotdeauna necesar.
Precizarea de la nceput a concluziei, a obiectului cererii, este necesar nu numai persoanei a crei
funcie o ndreptete s o rezolve, ci i secretariatului care poate determina, de la nceput,
compartimentul sau persoana n a crei sfer de atribuii este cuprins problema enunat n cerere.

Cererea trebuie s fie clar, fundamentat i precis. Din concluzie trebuie s reias ce se cere, iar
din motivare pe ce baz se cere.
Cererea personal este o scrisoare prin care o persoan fizic, n calitate de cetean sau salariat,
solicit din partea organizaiei unde lucreaz sau din partea instituiilor i organelor de stat care
ndeplinesc servicii publice anumite drepturi prevzute de lege.
Cererea personal se mai numete i petiie, cel care o adreseaz petiionar, iar dreptul, prevzut
de lege, drept de petiionare. Dreptul de petiionare este reglementat prin lege, care garanteaz exercitarea
lui. Legea prevede i modalitile de exercitare i sanciunile pentru unitile sau salariaii care nu respect
acest drept.
Problematica cererilor personale este foarte variat:
- n raporturile dintre salariai i unitile n care lucreaz intervin cereri de: eliberri sau
certificri de acte, adeverine, cereri de concediu, de transfer, de trecere la o alt categorie de retribuie, de
plat a alocaiei pentru copii sau altor drepturi bneti, cereri de recomandare pentru a urma sau a fi nscris
ntr-o form de nvmnt etc.;
- n cazul n care un cetean dorete s lucreze sau s activeze ntr-o instituie intervin: cereri
de angajare, de nscriere ntr-o form de nvmnt sau la cursuri organizate, de nscriere ntr-o asociaie
de profil;
- n cazul n care o persoan dorete s obin un act administrativ care s-i confere un
complex de drepturi i obligaii se fac cereri de: pensionare, carnete auto, diplome colare etc. Astfel de
cereri presupun, ns, dreptul persoanelor de a le obine, pe baza desfurrii unei activiti anterioare, ca:
exercitarea unei meserii sau profesii ntr-o unitate pe o perioad corespunznd cerinelor legii,
frecventarea unei coli de conducere auto, absolvirea unui ciclu de nvmnt etc.;
- n cazul n care cetenii doresc s li se stabileasc drepturi sau obligaii determinate de
ctre administraia public: cerere de stabilire a obligaiei administrative a unei persoane de a plti
impozitele pe venit, pentru locuine sau mijloace de transport personale; cerere de atribuire a unui teren
pentru construcia de locuin proprietate personal, cererea de autorizaie, de certificare a unei anumite
meserii;

- n cazul n care cetenii doresc s obin anumite drepturi: cerere de primire a copiilor n
cmine i crete, cerere de primire a unor vrstnici fr copii n cmine, cereri de ajutor social, cerere de
stabilire a unei succesiuni etc.;
- n cazul n care o persoan se consider lezat n drepturi, constat o nclcare a legii,
intervin cereri adresate organelor de justiie i parchetului.
Caracteristicile de redactare a cererii personale: ca structur se deosebete de cererea oficial, fiind
compus din urmtoarele elemente:
- formula de apel (de adresare) menioneaz funcia conductorului unitii creia i se adreseaz
cererea, nsoit de cuvntul ,,Domnule.
- textul scrisorii (cererii) se amplaseaz n centrul paginii, n raport cu celelalte elemente.
Redactarea textului trebuie s in seama de anumite reguli de aranjare a elementelor ntr-o ordine
prestabilit. Astfel: introducerea ncepe cu expresia ,,Subsemnatul(a) urmat de numele, prenumele, locul
de munc, calitatea, adresa petiionarului. Concluzia este al doilea element al textului cererii i constituie
obiectul acesteia. n multe cazuri, ea este urmat de o motivare fundamentat; aceasta poate lipsi ns n
cazul cererilor simple ca: legalizri de acte, adeverine etc.;

ncheierea este un element facultativ, constituit dintr-o formul de respect, de mulumire sau de
salut;

semntura solicitantului se amplaseaz sub text, spre dreapta;

adresarea scrisorii se face n subsolul paginii, realizat prin completarea formulei iniiale cu
denumirea unitii (Domnului Director General al Institutului de Informatic Bucureti).
n cererile dactilografiate, formulele de adresare finale se scriu ca i cele iniiale, cu majuscule i

fr prescurtri;
- data se amplaseaz la stnga, sub text. Din punct de vedere legal, la cererile prezentate personal,
data cererii este considerat data la care a fost nregistrat la unitatea destinatar.
Pentru cereri se folosesc coli A4. Cererile personale pot fi nsoite de un memoriu, prin care se
detaliaz motivarea cererii. n unele cazuri, cererea, ca atare, mbrac forma unui memoriu.

Memoriul ntocmit de o persoan fizic este un document prin care aceasta expune documentat o
problem legat de persoana sa, evenimente dintr-o perioad trecut, legate de persoana autorului i care
explic sau fundamenteaz obiectul cererii.
Memoriul de activitate (de titular sau de lucrare) servete pentru promovarea n munc sau
pentru obinerea unor grade n serviciu. Se aseamn cu cererea personal, avnd un scop bine definit, ce
se arat, de obicei, n final; este bine documentat, prin enumerarea unor date sau fapte n susinerea
obiectului solicitat.
Memoriul justificativ este folosit pentru a certifica i motiva o anumit aciune svrit ca
urmare a unei dispoziii sau reieind din sarcinile de serviciu ale titularului. Fr s fie o cerere propriuzis, sensul memoriului justificativ este fundamentarea (subneleas) a unei cereri de a primi aprobarea
forului ierarhic superior sau a altui for pentru o anumit aciune (folosirea unor materiale, cheltuirea unor
sume de bani, repararea unor fonduri fixe etc). Pentru aceasta se ntocmete un deviz, care se prezint
conducerii nsoit de schia de plan i de memoriul justificativ care demonstreaz utilitatea construciei,
eficiena economic, fundamentarea amplasrii construciei ntru-un anumit loc, termenul de execuie etc.
i, n final, se cere aprobarea pentru executarea construciei.