UNIVERSITATEA OVIDIUS CONSTANTA
FACULTATEA DE CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE
2014-2015
CONSIDERATII GENERALE
ASUPRA
CONTROLULUI DE GESTIUNE
GHEORGHE DIANA
CIG III, grupa 3
1. Aparitia si evolutia controlului de gestiune
Controlul de gestiune a aparut ca raspuns la nevoile dezvoltarii
preocuparilor fata de eficienta economica si asigurarii unei conduceri
performante, care a devenit din ce in ce mai complexa in conditiile
tendintelor de descentralizare a responsabilitatilor.
La sfarsitul anilor 20, la General Motors s-a incercat punerea la punct a
primelor mecanisme ale descentralizarii, la nivelul ierarhic cel mai inalt
pastrandu-se doar cateva functiuni care priveau trezoreria, finantarile si
cercetarea. Prin descentralizarea responsabilitatilor s-a realizat astfel un
sistem de evaluare perioadica a performantelor fiecarei structuri referitoare
la activele gestionate, stimulandu-se competitia interna intre componentelor
organizatorice.
Dupa cel de-al doilea razboi mondial a crescut interesul pentru dotarea
intreprinderilor private cu strategii, planuri operationale, bugete pe
structurile descentralizate, acestea facand parte din metodele si tehnicile de
gestiune previzionala.
In anii 60 se observa incercarea introducerii pe scara larga a principiilor
conducerii prin obiective, negocierea acestora si controlul prin intermediul
rezultatelor inregistrate constituind punctele de sprijin cele mai importante
ale acestui demers.
In perioada crizei economice din 1929-1933 si mai ales dupa aceasta
perioada, atat in SUA cat si in Europa, notiunea de control de gestiune a fost
cunoscuta sub denumirea de control bugetar. Desi comporatamentul
american fata de controlul de gestiune este mai riguros decat cel european,
puternica tendinta de aparare impotriva posibilelor lovituri ale pietei, care
incepe sa se manifeste intens in ambele parti, nu stimuleaza in suficienta
masura dezvoltarea acestuia.
Factorii, care au actionat in perioada postbelica asupra controlului de
gestiune si care au creat premisele conceptualizarii si extinderii sale,
concomitent cu elaborarea unui necesar de instrumente pentru actiunile
aplicative viitoare, sunt:
relansarea si cresterea economica care au redat pietei o anumita
autoritate prin sporirea exigentelor cererii, in conditiile unei oferte
relativ mai ridicata;
presiunea concurentiala, care a determinat orientarea eforturilor spre
rationalul economic si utilizarea termenilor de minimalizare a costurilor
si maximizare a profitului;
crearea unui nou cadru al schimbarilor comerciale in partea vest
europeana, ca urmare a infiintarii in 1957 a Pietei Comune;
dezvoltarea relatiilor economice cu firmele americane a pus marile
intreprinderi europene in situatia de a raspunde competitiv la
concurenta dura de pe piata.
Conducerea moderna a oricarei intreprinderi presupune stabilirea unei
strategii care sa permita intreprinderii sa obtina, pe termen lung,
maximizarea avantajelor in urma actiunii ei intr-un anumit mediu economico
social. Controlul de gestiunea fost creat in marile intreprinderi pentru a
verifica daca actiunile realizate pe termen scurt se inscriu in sensul
orientarilor strategice.
Sfera de aplicabilitate a controlului de gestiune este una vasta,
deoarece acesta opereaza la nivelul ansamblului intreprinderii, pe doua axe
principale de actiune si de responsabilitate:
o axa priveste utilizarea controlului de gestiune de catre
managerii operationali, adica acei decidenti care incorporeaza
judecatile si actiunile lor in sistemul controlului de gestiune,
adopta planuri de actiuni pentru atingerea obiectivelor si isi
masoara performantele plecand de la acestea;
o axa care se refera la managerii din directia generala a
intreprinderii, in special cei grupati in cadrul directiei financiare,
responsabila de echilibrele economice si financiare ale firmei.
Acesti manageri colecteaza, rezuma si prezinta informatii utile
pentru exercitarea controlului de gestiune. Calculele si analizele
lor sunt supuse judecatii managerilor operationali. Drept urmare,
controlul de gestiune asigura coerenta intre obiectivele
strategicee si deciziile operationale.
2. Definitia controlului de gestiune
Controllingul cauta sa conceapa si sa elaboreze instrumentele de
informare destinate sa permita responsabililor de a actiona, realiznd
coerenta economica globala ntre obiective, mijloace si realizari. El trebuie
considerat ca un sistem de informare util n pilotajul ntreprinderii, deoarece
el controleaza eficienta si eficacitatea actiunilor si mijloacelor pentru
atingerea obiectivelor (Grenier, citat de Boisselier,1999).
n literatura de specialitate, controlul de gestiune sau controllingul
(controlling, engl.; contrle de gestion, fr.) este definit ca procesul prin care
managerii se asigura ca resursele sunt obtinute si utilizate cu eficienta,
eficacitate si pertinenta pentru realizarea obiectivelor organizatiei. Din
aceasta definitie rezulta ca un sistem de controlling nglobeaza un proces ct
si o structura. Procesul consta din ansamblul de actiuni ntreprinse iar
structura priveste adaptarile organizationale si constructiile de informare
care faciliteaza procesul.
Definitia controlului de gesiune presupune explicitarea unor termeni
care o compun. Obiectivele organizatiei (cum sunt: lansarea unui nou produs,
accesul pe o piata noua, achizitia unui concurent, realizarea unei fuziuni
etc.), fixate cu ocazia formularii strategiei, constituie elemente date pentru
controllingul. Totusi, achizitia de noi experiente ca urmare a actiunilor
corective ct si evolutia permanenta a contextului i pot conduce pe
manageri la reformularea acestor obiective.
n definirea controllingului, termenul de eficienta este utilizat n sens
tehnic si semnifica modul cum sunt utilizate resursele, adica rezultatul
obtinut pe unitate de resurse angajate (efect/efort).
Astfel, o masina eficienta este cea care produce o cantitate data de
utilitati cu un consum minim de resurse sau cea care produce cel mai mare
efect posibil cu o cantitate data de resurse. Prin resursele ntreprinderii
trebuie sa ntelegem toti factorii antrenati n circuitul economic al
ntreprinderii: active fixe, stocuri, resurse financiare, informatii, capitalul
ecologic ct si resursele umane.
Eficacitatea reprezinta aptitudinea organizatiei de a-si atinge
obiectivele fixate. Un centru de responsabilitate este considerat eficient n
masura n care si realizeaza obiectivele cu consumul cel mai redus posibil.
Corelarea obiectivelor ntreprinderii cu mijloacele ridica problema
pertinentei, adica obiectivele (ca volum si calitate) trebuie sa fie fixate n
raport cu mijloacele existente sau mobilizabile ntr-un termen scurt.
Notiunea de control este utilizata in stiintele organizatiilor inca de la
inceputul secolului XX, avand in vedere faptul ca [Link] atribuia conducerii
intreprinderii, in afara de functiile de prevedere, organizare, comanda si
coordonare si pe cea de control.
3. Obiectivele controlului de gestiune
Controlul de gestiune trebuie sa ofere garantia ca resursele sunt bine
utilizate si in concordanta cu interesele generale ale organizatiei.
Obiectivele pe care controlul de gestiune trebuie sa le indeplineasca se
refera la:
1. asigurarea intocmirii unor scenarii compatibile cu constrangerile
financiare ale intreprinderii, in asa fel ca suportul financiar sa fie
garantul credibilitatii si coerentei proiectelor definite prin strategie.
Aceasta inseamna ca intreprinderea isi pastreaza directia in raport cu
liniile strategice, facandu-se comparatii periodice ciu previziunile de
ansamblu, ceea ce antreneaza o corectie a devierilor.
2. urmarirea aplicarii alegerilor strategice nu numai din punct de vedere
financiar, ci si pe baza indicatorilor de bord care au o caracteristica
tehnica, observand daca inflexiunile strategice functioneaza in
ansamblul lor pe baza factorilor cheie de succes.
3. masurarea performantelor prin utilizarea acelor indicatori si criterii care
fac posibila o cat mai corecta evaluare a rezultatelor, in conditiile in
care inflatia afecteaza rezultatele contabile si interpretarea corecta a
cifrelor.
4. impunerea respectarii anumitor reguli si proceduri de buna gestionare
a intregului patrimoniu.
5. determinarea in permanenta a luarii masurilor corective prin controlul
actelor de pilotaj.
6. evaluarea si informarea asupra riscurilor in functie de care se propun
alocarile de resurse, participand activ la gestionarea acestora.
7. stabilirea sistemului de delegare a autoritatii, influentand motivarea
factorului uman pentru a obtine rezultatele scontate.
Prin intermediul acestor obiective, controlul de gestiune indeplineste o
functie de legatura dintre strategie si operatiuni, ceea ce faciliteaza luarea
deciziilor.
4. Finalitatea controlului de gestiune
Finalitatea controlului de gestiune este furnizarea de informatii utile
pentru deciziile managerilor. De aceea, este necesara discutia privind
legatura intre informatie, decizie si controlul de gestiune. In general, decizia
reprezinta transformarea informatiilor primate de un decident in actiuni, in
cadrul unei organizatii sau al unei parti ale organizatiei.
Astfel, pentru a fi util n actul decizional, informaia furnizat de
controlul de gestiune trebuie s ndeplineasc urmtoarele caracteristici:
s fie fiabil ( s dea o reprezentare ct mai bun a realitii);
s fie actual (furnizat n timp util);
s fie complet (s indice toate elementele care s permit luarea
deciziei);
s fie pertinent ( s fie adaptat problemei vizate); s fie accesibil
pentru decideni.
5. Modul de desfasurare a controlului de gestiune
Activitatea de control de gestiune este una complexa, antrenand o
permanenta legatura intre managerul aflat in varful ierarhiei si ceilalti
membri ai intreprinderii. Prin acest proces managerii influenteaza pe ceilalti
membri ai organizatiei pentru a aplica strategiile.
Aceste interactiuni reprezinta o latura importanta a controlului de
gestiune deoarece, fiind o relatie sociala, implica luarea in considerare a
factorilor de comportament. Orice fundamentare a deciziilor numai pe
demersuri empirice nu va putea asigura convergenta intre obiectivele
intreprinderii si cele individuale. Managerii intreprinderilor nu vor fi
influentati doar de intuitie si de dispozitivele externe de reglare a activitatii,
ci in mare masura de mediul informal care urmareste procesele interne.
Controlul de gestiune impune coordonarea functionarii tuturor
subansamblelor intreprinderii tinand seama de circumstantele interne, dar si
cele externe entitatii, astfel incat rezultatul sa exprime corectitudinea
actiunilor intreprinse pe baza prevederilor initiale, sau a corectiilor
acestora,in cazul in care ceea ce s-a stabilit la inceput nu mai este adecvat.
Particularitatile activitatii
caracteristicile sale, si
controlului
de
gestiune
deriva
din
anume:
controlul de gestiune este un proces sistematic si permanent, constand
din mai multe secvente ce pot fi descrise separat: elaborarea
obiectivelor, realizarea lor si evaluarea;
atentia sa este concentrata asupra intregii intreprinderi, prin aceasta
asigurandu-se coordonarea si mentinerea echilibrului intre diferitele
parti componente ale organizatiei;
utilizeaza ca si criterii de apreciere a performantei, eficienta si
eficacitatea;
desi poate fi considerat un sistem total, controlul de gestiune este
constrans de natura si limitele resurselor de care dispune, el trebuind
sa fie exercitat in interiorul actiunilor de planificare strategica;
orizontul sau priveste anul in curs si cel mult anul urmator;
etapa finala a procesului de control de gestiune este stabilirea gradului
de indeplinire a obiectivelor, prioritatea sa fiind masurarea
performantelor;
rapiditatea obtinerii unor informatii poate prevala asupra exactitatii lor;
disciplinele pe care se bazeaza sunt cele din categoria stiintelor de
gestiune, economice si psihosociologice;
este un instrument care ajuta la pilotarea unitatii de gestiune,
responsabilitatea asumata referindu-se atat la obiective cat si la
rezultatul final;
pentru a fi utilizat, controlul de gestiune trebuie adaptat la organizarea
si specificul activitatii fiecarei intreprinderi.
Orice ntreprindere, pentru a funciona i a produce rezultatele scontate
are la baz o organizare care din punct de vedere al parametrilor care i stau
la baz poate fi:
procesual, avnd drept parametrii funciile ntreprinderii;
structural, avnd drept parametrii verigile organizatorice n care se
realizeaz funciile
Rolul controlului de gestiune n strategia ntreprinderii este vizibil la dou
niveluri:
in momentul realizrii diagnosticului strategic cnd se stabilesc
punctele tari i punctele slabe, n special cele privind sistemul de
informare, controlul de gestiune contribuie la elaborarea planului de
aciune i la aplicarea lui , servind ca instrument de luare a deciziilor.
Ca instrument de control , n timpul derularii planului strategic, el pune
n eviden coreciile necesare, identificate n timpul supravegherii i
realizarii programului.
o Controlul de gestiune si contabilitatea financiara
Controlul de gestiune utilizeaz informaiile din contabilitatea financiar
dar, la rndul su, furnizeaz elementele pentru evalurile i inregistrrile
din contabilitatea financiar. Utilizarea informaiilor contabilitii financiare n
exercitarea controlului de gestiune trebuie fcut cu o anumit precauie
deoarece aceste informaii sunt elaborate avnd n vedere o serie de
convenii contabile care creeaz dificulti n obinerea unei informaii
pertinente in actul de gestiune, cum ar fi valoarea economic a unui utilaj
supus amortizrii sau valoarea actual a unui stoc consumat.
o Control de gestiune si resurse umane
Aceast relaie se realizeaz prin evaluarea utilizrii resurselor umane,
prin indicatorii de performan privind personalul, cum sunt ratele de
[Link] de alta parte , controlul de gestiune exercit o influen
asupra oamenilor prin intermediul modelului organizaional reinut pentru
ntreprindere de ctre managerii si.
o Controlul de gestiune si gestiunea financiara a intreprinderii
Controlul de gestiune include elaborarea planurilor de finanare ale
ntreprinderii ct i gestiunea investiiilor [Link] o previziune
financiar face apel la conceptele i instrumentele proprii gestiunii
financiare.
o Controlul de gestiune si gestiunea productiei
ntre cele dou component ale gestiunii unei ntreprinderii exist o relaie
strans. Astfel , controlul vizeaz gestiunea bugetar a produciei ct i a
produciei [Link], chiar dac administrarea produciei n plan ethnic
revine cadrelor inginereti, realiyarea unei bune bugetri a produciei
presupune cunoaterea instrumentelor elementare de gestiune a acesteia.
6. Instrumentele controlului de gestiune
In vederea elaborarii unui sistem de control de gestiune, managerii
utilizeaza diferite instrumente de informare, care pot orienta actiunea si
luarea deciziilor:
informatiile privind planurile pe termen mediu si lung;
studii economice punctuale;
statistici extracontabile, care privesc de regula operatiile curente;
contabilitatea financiara si analizele financiare;
contabilitatea de gestiune.
Un sistem de control de gestiune pentru a fi eficient si pentru a deveni
operational trebuie sa cuprinda in continutul sau o serie de elemente strict
necesare, care se refera la:
cunoasterea exacta a situatiei intreprinderii in momentul inceperii
elaborarii
planului de actiune;
definirea obiectivelor si programarea amanuntita a indeplinirilor;
verificarea permanenta a realizarii prevederilor prin compararea lor cu
rezultatele
inregistrate;
constatarea abateilor si decalajelor dintre evolutia normala a
realizarilor si
obiectivelor stabilite;
cautarea si luarea masurilor necesare de inlaturare a erorilor si
corectarea
abaterilor.
7. Meseria de controlor de gestiune
n ntreprinderile mari, exercitarea controllingului
profesionisti ncadrati pe functia de controller .
se
face
de
De fapt, controllerul este responsabil de buna functionare a
sistemului informational care serveste la luarea deciziilor ntr-o
ntreprindere. Daca, pentru o anumita parte din timp, controllerul lucreaza
singur (n marile ntreprinderi, controllerul poate lucra mpreuna cu
colaboratorii din departamentul specializat), totusi el se afla ntrun contact
permanent cu ceilalti membri ai organizatiei: el l frecventeaza de o maniera
privilegiata pe superiorul sau ierarhic sau pe directorul general nsa are
relatii si cu persoane din afara societatii sau cu responsabilii operationali.
Altfel spus, controllerul este un interlocutor privilegiat, ceea ce explica si
rolul sau de animator n cadrul ntreprinderii, care vehiculeaza o importanta
componenta comportamentala la nivelul indivizilor care formeaza
organizatia.
Meseria de controlor de gestiune este centrat pe colectarea, difuzarea
i organizarea informaiei de gestiune, de unde rezult c misiunea postului
este aceea de a administra procedurile i sistemul de informaii al
organizaiei, de a le construi sau de a le ameliora.
Controlorul de gestiune trebuie s fie polivalent :
specialist : s cunoasc instrumentele de gestiune specifice ;
generalist : s organizeze i s coordoneze procedurile ;
operaional: s gestioneze execuia;
funcional: consilierea managerilor;
tehnic: integrarea dimensiunii tehnice;
uman: s gestioneze oamenii, echipele.
