Manual Docpat

DOCPAT- Manual de utilizare
cIMeC Institutul de Memorie Cultural
DOCPAT
Programul de eviden informatizat a

patrimoniului cultural mobil i a arhivelor documentare
Manual de utilizare
Versiunea 4
2012
Institutul Naional al Patrimoniului - Direcia Cercetare, Eviden a Patrimoniului Cultural Mobil, Imaterial i Digital
(fost CIMEC)
0
DOCPAT Program pentru evidena patrimoniului cultural
Manual de utilizare
DOCPAT 2012
Copyright: Institutul Naional al Patrimoniului - Direcia Cercetare, Eviden a Patrimoniului Cultural Mobil,
Imaterial i Digital (fost CIMEC)
2012
Piaa Presei Libere nr. 1, 013701, Bucureti
Tel: 021-317.90.72; Fax: 021-317.90.64
(fost CIMEC)
1
e-mail: docpat@cimec.ro
asisten tehnic web: http://www.cimec.ro/ProgrameUtile/DocpatWEB/Descriere.htm
Cuprins
1. Scurt prezentare a calculatoarelor personale (PC).............................................3
Rularea programelor....................................................................................................3
nchiderea programelor................................................................................................3
Comutarea ntre programe............................................................................................4
Copierea fiierelor........................................................................................................4
Redenumirea fiierelor.................................................................................................4
tergerea fiierelor......................................................................................................4
Recuperarea din Recycle Bin.......................................................................................4
Crearea unui director...................................................................................................5
Crearea unui shortcut..................................................................................................5
Imaginea de pe desktop...............................................................................................5
Screen saver...............................................................................................................6
Schimbarea datei........................................................................................................6
Programe utile............................................................................................................6
2. Scurt prezentare Microsoft Access......................................................................6
Comenzi de pe tastatur...............................................................................................7
3. Solicitarea programului DOCPAT..........................................................................8
4. Securitatea datelor...............................................................................................8
Copia de siguran a bazei de date (back-up)..................................................................8
5. Instalarea aplicaiei DOCPAT................................................................................9
Conversia datelor dintr-o alt versiune.........................................................................10
6. Prezentarea meniului (comenzilor principale)....................................................11
Recomandri generale privind introducerea datelor n program........................................16
7. tergerea fielor.................................................................................................19
8. Operaii cu imagini..............................................................................................20
9. Modulul clasare i documentaia (pe hrtie i suport digital) ce nsoete un lot
de propuneri de clasare pentru bunurile culturale mobile ......................................23
10. Actualizarea listelor de termeni........................................................................24
11. Selecii..............................................................................................................25
12. Setarea datei la forma romneasc pentru DOCPAT.........................................30
13. Importul datelor n DOCPAT..............................................................................32
14. Exportul datelor n DOCPAT..............................................................................33
15. Validarea nregistrrilor introduse....................................................................35
16. Formularul pentru arhive documentare............................................................37
17. Vizualizarea i printarea rapoartelor (fie, cataloage, liste).............................39
18. Copii de siguran, transferul programului DOCPAT pe alt calculator, salvarea
nregistrrilor sub form de fiier PDF....................................................................40
19. Duplicarea fielor .............................................................................................41
20. Editarea i parcurgerea imaginilor ..................................................................42
21. Registrul pentru Evidena Analitic .................................................................45
22. Salt la fie .......................................................................................................50
---------------------------------------------------------------------------------------------
Definiiile cmpurilor se gsesc n meniul AJUTOR, n Instruciunile de

completare ale fielor analitice de eviden (aferente fiecrui domeniu
cultural).
(fost CIMEC)
2
1. Scurt prezentare a calculatoarelor personale (PC)

n sens general, prin calculator, se nelege un ntreg sistem de calcul compus dintr-o
mulime de dispozitive, numite generic periferice.
Partea principal din acest sistem o constituie Unitatea Central, care conine elementele de
procesare (microprocesor) i stocare a informaiilor (hard disc). Unitatea central este
considerat n sens restrns ca fiind calculatorul propriu-zis, la care se conecteaz
dispozitivele periferice: monitor, boxe, tastatur, mouse, scanner, imprimant.
Dispozitivele periferice se clasific dup tipul lor n urmtoarele dou categorii:
- dispozitive periferice de ieire - convertesc semnalele electrice din interiorul
unitii centrale n informaie accesibil utilizatorului uman: monitorul, boxele,
imprimanta
- dispozitive periferice de intrare - convertesc informaiile din lumea nconjurtoare
n semnale electrice utilizate de ctre calculator: tastatura, mouse-ul, scanner-ul.
Dup cum am specificat mai nainte, unitatea central constituie calculatorul propriu-zis. n
interiorul acesteia se afl unele dintre cele mai scumpe i importante componente ale
calculatorului: microprocesorul i hard discul.
Calculatoarele funcioneaz cu ajutorul unor programe (software). Cel mai important este
sistemul de operare (de obicei Microsoft Office).
Rularea programelor
Fr programe (aplicaii) Windows ar fi nefolositor. Din fericire exist o multitudine de
programe pentru acest sistem. Prima problem pe care i-o pune orice nceptor este modul
n care poate rula un anumit program (de exemplu jocul sau programul de tehnoredactare
preferat).
Se va prezenta n continuare modalitatea de lansare n execuie a programelor existente pe
calculator. n principal pentru lansarea acestora se folosesc urmtoarele metode:
-
lansarea de pe Desktop
lansarea din meniul Programs
lansarea folosind My Computer sau Windows Explorer
Lansarea de pe Desktop
Pentru a lansa un program direct de pe Desktop, trebuie ca pictograma acestuia s existe pe
Desktop. Dac aceasta exist, atunci se va aciona dublu-clic cu butonul stng al mouse-ului
asupra acesteia.
Lansarea din meniul Programs
n Windows, n colul din stnga-jos a ecranului se afl un buton pe care scrie Start. Dac se
efectueaz clic-stnga cu mouse-ul asupra acestui buton va apare un meniu din care se pot
selecta diverse opiuni. Pentru a gsi programele Windows, se acioneaz n continuare
meniul Programs, i dac este cazul i submeniurile acestuia.
Lansarea folosind My Computer sau Windows Explorer
Aceast metod este folosit de utilizatorii mai avansai. Ea presupune lansarea iniial a
unuia din programele My Computer sau Windows Explorer, urmat de lansarea programului
dorit. Pictograma pentru My Computer se gsete pe Desktop, iar cea pentru Windows
Explorer n meniul Programs.
nchiderea programelor
Dac nu mai folosii un anumit program atunci acesta trebuie nchis pentru a nu ncetini
calculatorul.
nchiderea unui program se face n unul din urmtoarele moduri:
(fost CIMEC)
3
Acionnd butonul din colul dreapta-sus al ferestrei X

Acionnd (dac este posibil) comanda Exit din meniul File.
Comutarea ntre programe

Windows este un sistem multitasking, adic are capacitatea de a rula mai multe programe
simultan.
Pentru fiecare program care ruleaz n memoria calculatorului, Windows pune cte un buton
cu numele lui pe bara din partea de jos a ecranului, numita Taskbar. Acest lucru permite
comutarea rapid ntre programe.
Comutarea ntre programe este uoar, se face prin efectuarea unui clic cu butonul stng al
mouse-ului asupra unui program din taskbar sau folosind combinaia de taste alt + TAB.
Copierea fiierelor
O operaie foarte important ntr-un sistem de operare o constituie copierea fiierelor i
directoarelor, de pe un mediu de stocare pe alt mediu, sau pe acelai mediu n alt loc.
De exemplu se dorete copierea unor fiiere de pe discul C: pe CD sau tot pe discul C: n alt
director. Pentru aceast operaie se folosete unul din programele: My Computer sau
Windows Explorer, parcurgnd urmtoarele etape:
- Se lanseaz programul dorit (icon-ul pentru My Computer se afl, de obicei, pe
Desktop, iar cel pentru Windows Explorer n meniul Programs).
- Efectum dublu-clic cu butonul stng al mouse-ului pe disc-ul de pe care dorim s
copiem fiierele i apoi, dac este cazul, pe directoarele de pe acesta, pn ajungem n
directorul care conine fiierele dorite
- n acest director selectm fiierele i directoarele care se doresc a fi copiate (pentru
selectarea mai multor fiiere odat se ine apsat tasta Ctrl n timp ce se d clic cu mouseul) i apoi se alege opiunea Copy din meniul Edit.
Dup efectuarea operaiilor de mai sus trebuie s v deplasai n directorul n care dorii s
depunei (copiai) fiierele i s selectai opiunea Paste din meniul Edit.
Redenumirea fiierelor
Pentru regsirea rapid a informaiilor, fiierele i directoarele trebuie s aib nume
sugestive. De aceea operaia de redenumire (schimbare a numelui) este foarte important.
Se folosete unul din programele: My Computer sau Windows Explorer.
S presupunem ca ai ales Windows Explorer. Selectai fiierul (sau directorul) la care dorii
s-i schimbai numele i apoi selectai opiunea Rename din meniul File.
tergerea fiierelor
Orict de ncptor ar fi un disc, la un moment dat el tot se va umple cu informaie. Apare n
acel moment necesitatea tergerii informaiei nefolositoare.
Pentru a efectua tergerea unor fiiere i directoare se folosete unul din programele: My
Computer sau Windows Explorer.
S presupunem ca ai ales Windows Explorer.
V ducei pn n directorul n care se gsesc fiierele pe care dorii s le tergei. n acest
director se selecteaz obiectele care se doresc a fi terse (pentru selectarea mai multor
fiiere odat se ine apsat tasta Ctrl n timp ce se da clic cu mouse-ul) i apoi: se alege
opiunea Delete din meniul File sau se apas tasta Del.
Observaie: Windows nu terge propriu-zis fiierele, ci doar le mut ntr-un director special
numit Recycle Bin. Acest lucru d posibilitatea recuperrii lor ulterioare i de asemenea
previne pierderea informaiilor n cazul tergerilor accidentale.
Recuperarea din Recycle Bin
(fost CIMEC)
4
Pe Desktop se afl un icon special numit Recycle Bin. Acesta este coul de gunoi al
calculatorului. n mod normal, toate fiierele care se terg ajung aici.
Dac nu se afl nici un fiier n Recycle Bin atunci acesta este reprezentat n mod deosebit
fa de cazul n care este ceva aici.
Un fiier ters se poate recupera doar dac se afla in Recycle Bin. Pentru a vedea dac se
afl aici se execut dublu-clic cu mouse-ul pe icon-ul de pe Desktop.
n cazul n care fiierele care se doresc recuperate se gsesc aici, acestea se selecteaz cu
mouse-ul i apoi se alege comanda Restore din meniul File
Dac se dorete golirea coului de gunoi, adic tergerea definitiv a fiierelor ce se gsesc
aici, atunci se acioneaz comanda Empty Recycle Bin, tot din meniul File. Alt[ modalitate de
tergere este cu ajutorul tastelor Ctrl+A apoi click dreapta din mouse se alege comanda
Delete
Crearea unui director
n scopul organizrii informaiei se obinuiete punerea fiierelor n diferite directoare dup
diverse criterii.
Pentru a crea un nou director (folder) se folosete unul din programele My Computer sau
Windows Explorer:
Se deschide directorul n care se dorete crearea unui nou director. Directorul nou creat va fi
subdirector primului, iar primul director va fi director printe pentru subdirectorul su. Se
acioneaz comanda File > New > Folder.
Se completeaz la prompt-ul care apare numele noului director.
Crearea unui shortcut
Windows are o metod rapid de rulare a programelor de ctre utilizator. Se pot crea pe
Desktop scurtturi (shortcuts) ctre programele care se folosesc frecvent.
Aceste shortcut-uri sunt reprezentate sub forma unor pictograme cu o sgeat mic n colul
din stnga jos. Prezena sgeii pe un icon informeaz utilizatorul c respectivul icon
reprezint un shortcut ctre un fiier i nu un fiier real. Dac un utilizator terge un astfel
de shortcut cu metoda descris la tergerea fiierelor, atunci el va terge numai acel shortcut
i nu fiierul ctre care indic.
Crearea unui shorcut se face astfel:
v poziionai pe folderul sau fiierul dorit
Din mouse se d click dreapta, se alege Create Shortcut. Shortcut-ul se deplaseaz n
partiia dorit cu ajutorul mouse-ului.
O alt metod care se mai poate folosi o constituie folosirea comenzilor Copy i Paste
Shortcut. Aceast metod este similar, din punct de vedere al aciunilor pe care trebuie s
le ntreprind utilizatorul, copierii fiierelor.
Se folosete aadar Windows Explorer sau My Computer pentru localizarea fiierelor ctre
care se dorete s se creeze shortcut-uri. Aceste fiiere se vor selecta i li se va aplica apoi
comanda Copy, dup care n directorul n care se dorete se d comanda Paste shortcut.
Imaginea de pe desktop
Sistemul Windows permite punerea unei imagini pe Desktop. n continuare este descris
modul n care se poate realiza acest lucru, sau modul n care se poate schimba imaginea, n
cazul n care exist deja o imagine.
Se d clic-dreapta cu mouse-ul pe Desktop. Din meniul care apare se selecteaz (i se d
clic-stnga) opiunea Properties.
Se verific dac butonul Background, din partea superioar a ferestrei, este adus n primplan. n caz contrar se apas. n aceast fereastr se observ o list numit Wallpaper, n
care sunt trecute imaginile (fiierele .BMP) existente n directorul Windows. Selectai
imaginea pe care o dorii. Dac nu v place nici o imagine de aici, atunci putei aciona
butonul Browse pentru a cuta o alt imagine n alt director.
Dup ce se realizeaz modificrile dorite se acioneaz butonul OK. Acesta are ca efect
confirmarea modificrilor i nchiderea ferestrei. Dac se dorete s se renune la modificrile
fcute atunci se acioneaz butonul Cancel.
(fost CIMEC)
5
Acum ar trebui ca pe ecranul calculatorului s vedei ceva asemntor cu imaginea pe care

ai selectat-o mai devreme.
Screen saver
Foarte frecvent se ntmpl ca utilizatorul s plece din faa calculatorului pentru mai mult
timp, fr a-l opri. n tot acest timp pe ecran rmne o imagine static. Acest lucru poate
avea efecte nedorite pentru monitor: se slbete contrastul, culorile i pierd claritatea i
chiar pot aprea pete pe ecran.
Sistemul Windows are o metod de protecie pentru a prentmpina asemenea fenomene: se
poate stabili ca dup un anumit timp de inactivitate din partea utilizatorului, pe ecranul
calculatorului s apar o animaie, sau s se coloreze n negru (programul cu care se
realizeaz acest lucru se numete screen-saver).
Pentru a folosi aceast facilitate trebuie setat un screen-saver:
Se d clic-dreapta cu mouse-ul pe Desktop. Din meniul care apare se selecteaz (i se d
clic-stnga) opiunea Properties.
Se verific dac butonul Screen Saver, din partea superioar a ferestrei, este adus n primplan. n caz contrar se apas.
n aceast fereastr aciunile cele mai importante care se pot efectua sunt:
alegerea screen saver-ului dorit din lista din partea stng,
stabilirea timpului dup care apare acesta.
Dup ce se realizeaz modificrile dorite se acioneaz butonul OK. Acesta are ca efect
confirmarea modificrilor i nchiderea ferestrei. Dac se dorete s se renune la modificrile
fcute atunci se acioneaz butonul Cancel.
Schimbarea datei
Calculatoarele PC dispun de un ceas intern de timp real. Acesta are o baterie ce i asigur
funcionarea nentrerupt, chiar dac se scoate din priz calculatorul.
Pentru ca aceast indicaie s fie corect trebuie ca ceasul s fie potrivit (setat).
Acest lucru se realizeaz parcurgnd urmtorii pai:
Se d dublu-clic cu butonul stng al mouse-ului peste indicaia din TaskBar:
Va apare o fereastr n care se pot modifica urmtoarele elemente: anul, luna,
ziua din lun, ora, minutul i secunda.
Dup ce se realizeaz modificrile dorite se acioneaz butonul OK. Acesta are ca
efect confirmarea modificrilor i nchiderea ferestrei. Dac se dorete s se
renune la modificrile fcute atunci se acioneaz butonul Cancel.
Programe utile
Windows include n mod normal un numr de programe folositoare oricrui utilizator. Pentru
a ajunge la aceste programe acionai butonul Start de pe taskbar i apoi selectai Programs.
Aici vei gsi, grupate dup categorie, urmtoarele programe:
programe pentru editat texte: WordPad, NotePad
program pentru editarea imaginilor: Paint
programe pentru ntreinerea sistemului: ScanDisk, Disk Defragmenter
programe pentru multimedia: Media Player
programe diverse: Calculator
mini joculee: Solitaire, Minesweeper, Hearts, FreeCell
2. Scurt prezentare Microsoft Access

Microsoft Access este un RDBMS (Relational Database Management System). Un sistem de
baze de date este un sistem care pstreaz si acceseaz datele intr-o baz de date.
O aplicaie Microsoft Access se bazeaz pe aceleai obiecte ca i o baz de date Microsoft
Access - tabele, interogri, formulare (formulare, machete), rapoarte, macrouri si module
(linii de program). Obiectele se afla in unul sau mai multe fiiere (.mdb). Ceea ce este diferit
(fost CIMEC)
6
la o aplicaie Microsoft Access in comparaie cu o baza de date Microsoft Access, este modul
in care sunt legate si interacioneaz obiectele intre ele intr-un sistem coerent. O aplicaie se
bazeaz pe task-uri relaionate astfel nct utilizatorul sa se poat concentra pe munca sa n
vederea rezolvrii unei probleme date i nu pe aplicaie n sine sau pe programul folosit
pentru a dezvolta aplicaia.
Comenzi de pe tastatur
Deplasarea intr-o foaie de date se realizeaz cu ajutorul urmtoarelor taste:
- TAB = cursorul se deplaseaz de la stnga la dreapta ntre cmpurile unei
nregistrri
- Shift+TAB = cursorul se deplaseaz de la dreapta la stnga ntre cmpurile unei
nregistrri
- Tastele cu sgei = cursorul se deplaseaz n sus, n jos, la dreapta sau la stnga
- PageUp =
deruleaz foaia de date n sus ecran cu ecran
- PageDown =
deruleaz foaia de date n jos ecran cu ecran
- Home
=
deplaseaz cursorul la nceputul nregistrrii curente
- End =
deplaseaz cursorul la sfritul nregistrrii curente
- Ctrl+Home =
deplaseaz cursorul la primul cmp din prima nregistrare
- Ctrl+End
=
deplaseaz cursorul la ultimul cmp al ultimei nregistrri
- Ctrl+PageUP =
deplaseaz cu un ecran la stnga
- Ctrl+PageDown = deplaseaz cu un ecran la dreapta
Alte comenzi:
- Ctrl+F =
caut nregistrri dup anumite criterii, n cadrul unui tabel,
formular de selecie sau formular
- Ctrl+C =
copiaz in clipboard selecia fcut anterior
- Ctrl+V =
transfer datele din clipboard in locul unde se afl cursorul
- Ctrl+X =
terge datele i le transfer in clipboard
- Del =
terge datele selectate
- Esc =
anuleaz un meniu, o comand, o caset de dialog sau
restaureaz date unui cmp (nregistrri) daca nu a fost salvat.
- Ctrl+" =
copiaz ntr-un cmp valoarea acestuia din nregistrarea
precedent.
(fost CIMEC)
7
3. Solicitarea programului DOCPAT

DOCPAT reprezint o aplicaie de baze de date cu formatul de fiier Microsoft Access 2000 i
beneficiaz de toate facilitile oferite de acest program, dar i de limitrile lui. Au fost
realizate versiuni anterioare att pentru MS Access 97, ct i pentru MS Access 2000.
Access Runtime 2007
DOCPAT necesit o versiune de Microsoft Access 2000 sau mai recent sau programul
Access Runtime 2007.
Pe CD-ul de instalare avei disponibil aplicaia AccessRuntime2007.exe
Acelai program este disponibil pentru preluare de pe internet la adresa:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=d9ae78d9-9dc6-4b38-9fa62c745a175aed&displaylang=en
Aplicaia DOCPAT se poate obine prin cerere oficial din partea instituiei, trimis prin pot
sau fax (cIMeC Institutul de Memorie Cultural Piaa Presei Libere 1, C.P. 33-90, 013701
Bucureti, fax: 021/317.90.64).
Ca urmare a cererii dvs., vei primi n termen de maximum o lun un CD-ROM cu programul
DOCPAT, instruciuni de instalare i o licena de utilizare gratuit n cadrul instituiei (licena
este pentru utilizarea programului DOCPAT, nu i pentru programul Access 2000). Expedierea
acestui program este gratuit.
Dac avei o versiune mai veche a aplicaiei este bine s specificai acest lucru n cerere.
Exist dou modaliti de a afla numrul versiunii pe care l deinei:
a. Este vizibil n icon-ul de pe desktop n partea de jos. Ex.: Versiunea 2.19.2
b. Pe pagina de iniializare a aplicaiei DOCPAT
c. n meniul AJUTOR, n documentul istoric DOCPAT sunt niruite versiunile de la cea mai
veche pn la cea deinut de utilizator.
Pentru a afla ce mbuntiri s-au fcut ntre versiunea deinut i ultima versiune creat de
CIMEC accesai pagina de web: http://www.cimec.ro/ProgrameUtile/DOCPATWEB/Istoric.htm
avei un istoric al versiunilor programului cu toate mbuntirile aferente fcute.
4. Securitatea datelor
Elemente de securitate (a datelor)
-
Este de preferat s executai comanda Fiier Compactare odat la fiecare sptmn

pentru a reduce din dimensiunile bazei de date DOCPAT (Microsoft Access reine
informaii n cadrul bazei de date chiar i cnd acestea nu mai sunt disponibile, astfel
ocupnd spaiu inutil)
Urmtoarele informaii in de administrarea i securitatea bazei de date.
CD DOCPAT martor
Pachetul n care vine programul DOCPAT trebuie pstrat n siguran, pentru a se recunoate
versiunea de program pe care ai primit-o.
Copia de siguran a bazei de date (back-up)
Periodic e necesar a se face cte o copie de siguran a programului DOCPAT pentru a reduce
pierderile de date n urma unor evenimente neplcute care pot afecta programul DOCPAT sau
calculatorul pe care e instalat acesta. Aceste evenimente neplcute includ virusarea
calculatorului, deteriorarea fizic a unitii HardDisk (HDD) din interiorul calculatorului, sau
(fost CIMEC)
8
reinstalarea sistemului de operare pe acel calculator cu tergerea implicit a tuturor datelor,

inclusiv a programului DOCPAT.
Copia de siguran a programului e necesar i pentru conversia datelor la o versiune mai
nou.
a. Pentru salvare accesai din meniu comanda Fiier -> Salveaz o copie de siguran
(operaie periodic). Aceast opiune a fost adugat recent n DOCPAT. Dac
lipsete, cerei de la CIMEC ultima versiune sau folosii metoda indicat la paragraful
urmtor.
b. Pentru obinerea unei copii de siguran a unei versiuni anterioare, copiai folderul
docpat2k, adic folderul n care s-a instalat programul DOCPAT, sub un folder cu
numele de forma:
DOCPAT2k_AAAA_LL_ZZ_nnnn
unde AAAA anul curent, LL luna curent, ZZ ziua curent, nnnn titlu descriptiv
Folderul rezultat se va scrie pe un CD, se va copia pe un alt HDD (HardDisk) sau pe o alt
partiie logic.
Anterior instalrii unei versiuni noi de DOCPAT, dup ce efectuai copia de siguran, v
rugm s eliminai de la locaia original folderul docpat2k pentru a face loc pentru noua
versiune.
5. Instalarea aplicaiei DOCPAT

Mai nti facei o copie de siguran de la versiunile anterioare de DOCPAT instalate:
Se urmeaz procedura descris la capitolul Securitatea datelor, seciunea Copia de siguran
a bazei de date (back-up).
Repetai la fiecare alt baz de date DOCPAT instalat pe calculator.
Procedura de instalare a aplicaiei DOCPAT este urmtoarea:
Se introduce CD-ul de instalare n unitatea CD-ROM a calculatorului, se las s se execute
comanda autorun i se alege locaia unde va fi instalat acest program. Dup instalare se
creeaz pe Desktop un icon ctre programul DOCPAT 2000, care poate avea diverse
sufixe, ce reprezint versiunea programului (v - primul i b - al doilea nivel al versiunii).
n cazul n care nu pornete automat operaia de autorun, se intr n Windows Explorer,
n structura CD-ului, iar n folder-ul instalare executai fiierul docpat2k.exe, care
reprezint fiierul de instalare al programului, dup care urmai instruciunile de la
punctul anterior.
La prima deschidere a programului se face iniializarea, adic este solicitat numele instituiei
(muzeu), n plus este solicitat i numele care va fi afiat pe fundalul programului. Dac dorii
s convertii datele dintr-o versiune mai veche de DOCPAT, comanda Import dintr-o alt
baz de date DOCPAT 2000 din fereastra de iniializare a programului v permite transferul
acestora ct i a elementelor de personalizare (titlul de fundal, codul i numele deintorului
pentru fiele analitice de eviden).
Atenie! Dac nu v regsii pe lista deintorilor, completai denumirea instituiei n cmpul
a crei denumire este marcat cu culoarea roie.
(fost CIMEC)
9
Dup instalarea programului, e posibil (n funcie de setrile calculatorului) s apar aceast

fereastr la fiecare deschidere a aplicaiei DOCPAT.
Pentru
dispariia acesteia trebuie:

s d clic pe butonul Cancel
din meniu se parcurge urmtorul traseu:Tools->Macro->Security
n aceast fereastr se schimb bifa de la a doua opiune (Medium) la a treia opiune
(Low), se apas OK pentru confirmare, la urmtoarea fereastr se rspunde Yes, apoi
OK la ultimul mesaj
se nchide aplicaia
La redeschidere nu va mai aprea aceast fereastr.
Conversia datelor dintr-o versiune anterioar
Mai nti facei o copie de siguran de la versiunile anterioare de DOCPAT instalate:
Repetai la fiecare alt baz de date DOCPAT instalat pe calculator.
Dac avei n posesie DOCPAT cu nregistrri introduse, versiunea DOCPAT 97, sau o versiune
mai veche dect DOCPAT 2000 v.2.3, contactai CIMEC pentru o conversie special la sediul
instituiei. Vei primi napoi ultima versiune DOCPAT cu datele trimise.
La alte versiuni, conversia datelor se efectueaz din interiorul programului DOCPAT.
La prima deschidere a programului, suntei ntmpinat de fereastra de iniializare.
Comanda Import dintr-o alt baz de date DOCPAT 2000 din fereastra de iniializare a
programului v permite transferul nregistrrilor i a elementelor de personalizare (titlul de
fundal i codul i numele deintorului pentru fiele FAE) dintr-un DOCPAT anterior.
Ulterior iniializrii pot fi importate i alte baze de date prin comanda Fiier -> Import fie
din aceeai versiune (v.2.3).
(fost CIMEC)
10
6. Prezentarea meniului (comenzilor principale)

Meniul Fiier
Seteaz pagina pentru tiprit definete caracteristicile raportului care va fi scos la

imprimant: dimensiunile marginii, afiare vertical sau orizontal (portrait/landscape) etc.
Tiprete - Rapoarte execut tiprirea

Salveaz n Word Rapoarte - raportul ales poate fi transformat ntr-un document word
(pune automat icon-ul acestuia pe desktop). Se transfer doar informaia, fr imagini i linii
separatoare, din cauza limitelor programului ACCESS.
Import fie din aceeai versiune (v.2.3) - pentru unificarea mai multor baze de date este
nevoie ca acestea s fie n aceeai versiune. Pentru conversia datelor dintr-o versiune mai
veche n ultima versiune se parcurg etapele din pagina anterioar.
Afieaz raportul privind importurile Deschide documentul
importurilor efectuate ctre versiunea curent de DOCPAT.
care
conine
istoricul
Compacteaz baza de date permite o mai bun rulare a programului. Este indicat ca
aceast operaie s se fac o data pe lun.
Salveaz o copie de siguran (operaie periodic) copiaz folderul curent al programului
DOCPAT (nregistrri, fiiere imagini, inclusiv fiierul aplicaiei curente) la o locaie aleas.
Pentru mai multe informaii consultai capitolul Securitatea datelor, seciunea Copia de
siguran a bazei de date (back-up).
(fost CIMEC)
11
Ieire - comand pentru nchiderea programului.

Meniul Introducere
Arheologie tiin i tehnic deschide formularele de Arheologie tiin i tehnic n

formularul de introducere date. nregistrrile care s-au introdus pn la acel moment nu pot
fi vizualizate sau modificate din meniul Introducere, ci doar din meniul Modificare.
Arhive documentare deschide formularul de Arhive documentare n modulul introducere
date. nregistrrile care s-au introdus pn la acel moment nu pot fi vizualizate sau
modificate din meniul Introducere, ci doar din meniul Modificare.
Meniul Modificare
n acest meniu pot fi modificate fiele existente i introducerea unor noi nregistrri.
Utilizatorul poate alege modalitatea de ordonare a fielor din meniul Modificare (fie c e
vorba de fie analitice, indiferent de domeniul cultural, fie de nregistrrile din evidena
arhivei documentare. Butonul pentru deschiderea ferestrei cu aceste criterii se afl pe
interfaa programului.
Ordonarea poate fi dup: data introducerii fiei i dup numrul de inventar.
(fost CIMEC)
12
Pentru alegerea criteriului ordonare se d click pe criteriul dorit i apoi se nchide aceast
fereastr apsnd din nou pe butonul Criterii Sortare.
La redeschiderea aplicaiei DOCPAT se pstreaz ordinea stabilit i formularul vizualizeaz
ultima fi deschis n sesiunea anterioar.
Arheologie tiin i tehnic deschide formularele de Arheologie tiin i tehnic n
formularul tip modificare date. nregistrrile care s-au introdus pn n acel moment pot fi
vizualizate, modificate. Formularul de modificare permite i nregistrri noi.
Toate Domeniile n formular sunt vizibile toate fiele din DOCPAT, indiferent de domeniul
culltural. Aceste fie pot fi modificate , formularul permite i introducerea de nregistrri noi.
Limitele programului Access fac ca n formularul Toate Domeniile din meniul Modificare,
afiarea nregistrrilor s fie aleatorie i nu e posibil folosirea funciilor specifice programului
Access (exemplu: cutarea, ordonarea, filtrarea datelor).
Identificarea utilizatorului curent
(fost CIMEC)
13
Deintor numele deintorului introdus/ales n etapa instalrii programului pe computer

Cod deintor codul deintorului aferent deintorului, conform Listei deintorilor de
bunuri culturale mobile din Romnia, list administrat de CIMEC
Tip utilizator ascuns la iniializarea programului i implicit Operator la pornirea programului.
Trecea la tipul Administrator permite tergerea de nregistrri, adic permite folosirea
butonului tergei fia din cadrul formularelor de modificare pentru fie sau arhive
documentare.
Meniul Clasare
n acest meniu documentaia bunurile culturale mobile clasate poate fi vizualizat rapid.
Meniul Selecii (Selecii pentru fie)
Selecie fie Deschide formularul de selecii. nregistrrile gsite pot fi apoi vizualizate,
modificate, scoase la imprimant sub form de rapoarte sau exportate ca fiiere word.
Nume selecie / Bif de selecie Se deschide pentru a efectua o selecie cu bif.

Gestiune selecii pentru export de date Se deschide pentru a efectua exportul nregistrrilor
bifate. Seleciile prin bif existente se pot vizualiza, modificarea sau exporta.
(fost CIMEC)
14
Meniul Validare
Acest meniu se folosete n cazul n care se dorete validarea nregistrrilor introduse.

Exist dou posibiliti:
1. semnaleaz nregistrrile care au la cmpurile cu liste ataate forme diferite (greeli
de tastare, forme accentuate diferite de formele neaccentuate din liste) sau
inexistente listele standard.
2. s apar un mesaj din care rezult c nu exist nici un termen nevalidat.
Aplicaia DOCPAT permite completarea datelor care nu sunt n listele ataate, prin urmare
modificarea neconcordanelor semnalate este opional.
Meniul Rapoarte (Rapoarte pe toate fiele)
Acest meniu permite vizualizarea pe ecran sau listarea la imprimant a rapoartelor cu care
este nzestrat programul, rapoarte grupate pe urmtoarele categorii:
- Fie
- Liste
- Cataloage
- Rapoartele arhivelor documentare
(fost CIMEC)
15
Meniul Termeni (Actualizare termeni)
Vizualizare permite consultarea tezaurelor de termeni fr a putea face modificri

Actualizare - permite consultarea i actualizarea tezaurelor de termeni
Lista Experi permite consultarea i actualizarea listei experilor pentru patrimoniul cultural
mobil
Meniul Ajutor
Despre DOCPAT informaii despre versiunea curent a programului i datele de contact al

Institutului de Memorie Cultural
Manual DOCPAT- manualul de utilizare a programului DOCPAT
Istoric DOCPAT - istoricul dezvoltrii aplicaiei DOCPAT
Setarea Date instruciunile de setare a datei n forma romneasc pentru DOCPAT, n
funcie de ce versiune Microsoft Windows are calculatorul utilizatorului
ntrebri frecvente Rspunsurile la ntrebri primite frecvent de la utilizatori
Forma fiei FAE Formatul standard al fielor analitice de evidene specifice fiecrui domeniu
cultural
Instruciuni de completare a fielor manuale FAE instruciuni de completare a fielor de
eviden din fiecare domeniu de patrimoniu cultural mobil i a formularelor necesare clasrii
(fost CIMEC)
16
Recomandri generale privind introducerea datelor n program

nainte de a se ncepe evidena informatizat ntr-o instituie este necesar stabilirea
de reguli de completare uniforme (aplicate constant), cum ar fi: ce se scrie cu majuscul,
dac sunt admise prescurtri (exemplu: tipul de obiect se va scrie ncepnd cu majuscul, la
datare se scrie secol i nu sec., sferturile de secol se scriu secol i nu primul sfert)
etc. De preferat ar fi s nu se scrie nimic doar cu majuscule.
Pentru introducerea fonturilor diferite de limba romn (ex.: greceti), se procedeaz
astfel:
a) ntr-un fiier word se scrie textul cu ajutorul comenzii Insert->Symbol, apoi se copiaz
n programul DOCPAT (cu ajutorul comenzilor din taste ctrl+c/ctrl+v sau a comenzilor din
mouse Copy/Paste)
b) de pe bara de Start->Accesories->Character Maps se selecteaz fonturile n cmpul
"Characters to copy", iar cuvintele greceti rezultate se copiaz n cmpul din aplicaia
DOCPAT.
Pentru a putea ordona, n diverse selecii, dup numrul de inventar trebuie ca

numrul de inventar s se scrie sub forma: 0001, 0002, 0003 etc., dac avem numere de
inventar de ordinul miilor). Calculatorul face ordonarea dup primul caracter din dreapta.
La un numr de inventar avem mai multe obiecte identice sau diferite (exemplu: un
costum popular, o cutie cu fluturi etc.). Dac obiectele sunt identice se introduc ntr-o singur
nregistrare i se alege ca tip de fi cea colectiv.
Dac obiectele sunt diferite, atunci pentru fiecare pies se face o nregistrare separat
iar la numrul de inventar se va aduga un separator (cratim, bar nclinat) urmat de cifr
sau sigl (exemplu: numr de inventar n registru:15, piesele componente 15-1, 15-2, 15-3
etc.)
Pentru informaiile privind localizarea, cmpurile s se completeze n ordinea
administrativ: jude, comun (dac e cazul), localitate. Aceast ordine permite folosirea
listelor ierarhice ataate (uureaz munca, evit scrierea greit sau necompletarea
comunei). n cazul n care se scrie mai nti localitatea i apoi comuna, informaia din
localitate va disprea.
Numele de persoane se trec sub forma nume, prenume, exceptnd numele cu grafie
special, istoric consacrat.
Informaiile legate de starea de conservare (ex.: col rupt, zgrietur etc.) se trec n
cmpul de descriere.
Pentru domeniul tiinelor naturale la Descriere nu trebuie descris specimenul, ci
enumerate elementele distincte (cel mai adesea legate de starea de conservare).
Pentru cmpurile de tip dat (zz/ll/aaaa) n cazul n care se tie doar anul, se va
completa o dat convenional, respectiv prima zi din prima luna a anului, sub forma
01/01/aaaa
Valoarea nominal pentru un numr de inventar care are mai multe obiecte identice
reprezint valoarea general, nu a unui singur obiect (ca n inventarul contabil). n plus,
exist posibilitatea ca un numr de inventar s conin obiecte diferite/cu valori diferite i
este dificil s se fac detalierile valorice pentru fiecare obiect (exemplu: un album de
fotografii).
Introducerea unor descrieri mai lungi ale obiectului
Numrul de caractere admis de cmpul de descriere este foarte mare, nu prezint o
problem introducerea de descrieri, de exemplu, chiar de cteva pagini. La vizualizarea fiei
(fost CIMEC)
17
de eviden a obiectului trebuie s alegem Extins cu poz (dac dorim s fie i imaginea
inserat n fi) sau Extins fr poz (dac dorim s nu fie i imaginea inserat) i apoi se
apas pe butonul Raport, aflat n partea dreapt, sus a ecranului.
Diferena ntre fia standard i fia extins este c prima are formatul fix, fa verso
(respectnd formatul standard de carton al fiei de obiect), pe cnd a doua nu are limitare ca
numr de pagini (doar cmpul Descriere este mrit nu i alt gen de informaie).
Se completeaz cmpul Nr. inv. colecie dac exist n muzeu i un inventar

separat pentru colecii, dac nu exist cmpul va rmne gol. Nu trebuie s se treac aceeai
valoare care este completat n Nr. inventar, ce reprezint numrul de inventar al bunului din
Registrul de inventare
n activitatea de introducere a datelor este util folosirea comenzilor din tastatur sau
mouse
A. Comenzi de pe tastatur
- Ctrl+" =
-
copiaz intr-un cmp coninutul din nregistrarea precedent.
Ctrl+F = caut nregistrri dup anumite criterii, n cadrul formularului de completare

Ctrl+C = copiaz informaia selectat
Ctrl+V = transfer informaia n locul unde se afl cursorul
Ctrl+X = terge datele si le transfera in clipboard
Esc = anuleaz o comanda
B. Comenzi cu ajutorul mouse-ului

Sunt comenzi rapide care ne permit urmtoarele operaii:
1) Ordonarea (alfabetic sau invers alfabetic) nregistrrilor
Se fixeaz cursorul n cmpul respectiv, se d clic dreapta din mouse i se alege comanda
Sort ascending (dac se dorete ca informaia s fie n ordine alfabetic/cresctoare) sau
Sort descending (dac se dorete s fie n ordine invers alfabetic/descresctoare).
2) Selectarea nregistrrilor pe un criteriu
a. Se selecteaz pe formularul de MODIFICARE informaia/parte din informaie pentru filtru.
Se d clic dreapta din mouse i se alege comanda Filter by Selection. n formular vom avea
afiate doar nregistrrile dup criteriul impus. Aceste nregistrri se mai pot ordona cu
ajutorul comenzii Sort ascending/Sort descending, din acel cmp sau din oricare cmp dorit.
Se fixeaz cursorul n cmpul respectiv, se d clic dreapta din mouse i se alege comanda
Sort ascending (dac se dorete ca informaie s fie n ordine alfabetic/cresctoare) sau
Sort descending (dac se dorete s fie n ordine invers alfabetic/descresctoare).
3) Selectarea nregistrrilor care nu conin o anumit informaie
a. Se selecteaz pe formularul de MODIFICARE informaia/parte din informaia, dup care se
dorete filtru. Se d clic dreapta din mouse i se alege comanda Filter Excluding Selection. n
formular vom avea afiate doar nregistrrile dup criteriul impus. Aceste nregistrri se mai
pot ordona cu ajutorul comenzii Sort ascending/Sort descending, din acel cmp sau din
oricare cmp dorit. Se fixeaz cursorul n cmpul respectiv, se d clic dreapta din mouse i se
alege comanda Sort ascending (dac se dorete ca informaie s fie n ordine
alfabetic/cresctoare) sau Sort descending (dac se dorete s fie n ordine invers
alfabetic/descresctoare).
(fost CIMEC)
18
7. tergerea fielor n DOCPAT
Pentru a evita tergerea neautorizat a unor fie introduse s-a impus acest nivel simplu de
securitate. tergerea unei fie const n eliminarea tuturor referinelor legate de acea fi:
date i imaginile ataate acelei nregistrri.
La pornirea programului utilizatorul se ncadreaz automat sub tipul de utilizator Operator.
tergerea fiei se activeaz prin selectarea din meniu: Modificare -> Identificarea muzeului,
unde se va schimba valoarea cmpului Tip utilizator n Administrator i apoi se va apsa
butonul Aplic setarea. Schimbarea acestei setri face ca formularul de introducere, aflat n
fundal, s se nchid automat.
Modificare Identificarea utilizatorului curent
8. Operaii cu imagini
a) Prelucrarea imaginilor
Imaginile digitale ar trebui prelucrate nainte de ataare, ca s aib o dimensiune mai mic
(nici o dimensiune mai mare de 500 pixeli), altfel programul va rula greu. Exist posibilitatea
ca la un numr mare de nregistrri cu imagini nemicorate s apar chiar erori. Din acest
motiv s-a impus ca fiierele tif s nu poat fi ataate, deoarece consuma prea mult spaiu,
E recomandabil ca fotografiile iniiale s le pstrai la dimensiunea normal pentru c dei
programul v permite exportul imaginii ntr-o locaie aleas, fiind la dimensiuni mici, nu mai
poate fi folosit pentru un afi, pliant.
n cazul n care nu s-a fcut prelucrarea fiecrei imagini, e bine s se fac prelucrarea
automat a ntregului folder de imagini (micorarea acestora). Acestea necesit urmtoarele
operaii:
1. nainte de prelucrare se face o copie a folderului, ca msur de siguran. Atenie! Pe
desktop se afl Icon-ul (shortcut), locaia programului este n C/Program Files (locaie
automat) sau alt locaie (pe care ai ales-o la instalare).
2. Pentru a prelucra rapid un numr mai mare de imagini avei nevoie de un program de
prelucrare a imaginii (ex.: Adobe sau Irfanview).
Programul Irfanview are avantajul de a se putea descrca (gratuit) programul de pe adresa
WEB.
a) Se descarc programul de pe http://www.irfanview.com/main_download_engl.htm
(oricare dintre trimiterile din pagin).
Din File-> Open se deschide o imagine din folderul cu imagini de micorat.
Din bara de meniu se urmeaz aceast cale: File -> Batch Conversation/Rename->Add All
Pentru micorarea calitatea imaginii (reduce substanial mrimea imaginii) se urmeaz calea:
Output Format->Options ->Save quality (se deplaseaz cursorul pn la valorile 20 sau 30)
-> OK.
n cmpul Output directory se alege locaia unde s fie salvate imaginile micorate (E
obligatorie alegerea altei locaii!)
Se apas START apoi se apas pe butonul Exit.
(fost CIMEC)
19
Acest program permite micorarea automat a unui folder de imagini TIF i transformarea
acestor imagini n fiiere jpg.
Etapele sunt identice ca mai sus, n plus trebuie doar ca n cmpul Output-JPEG Format s se
aleag din lista JPG-JPEG Format.
b) ataarea
Operaia de ataare a imaginilor digitale este extrem de simpl, fiind similar cu cea de
ataare a fiierelor n e-mail.
Se apas pe butonul Adaug, se selecteaz imaginea dorit din partiia computerului/alt
suport digital. n cadrul programului imaginea este redenumit automat i nu se pstreaz
corespondena denumirilor. n cazul n care se dorete selectarea mai multor imagini se
repet operaia (nu exist limitare la numrul de imagini ataate). Este important ca prima
imagine din folderul de imagini s fie reprezentativ deoarece numai aceasta apare n
vizualizarea/printarea fiei de eviden. n cazul n care se dorete schimbarea imaginii
pentru prima poziie se merge cu cursorul pe cea dorit i se apas pe butonul n top.
Pentru a remprospta lista cu fotografii digitale se apas pe butonul Refresh.
Pentru ataarea imaginii unui obiect care are avers/revers cele dou fotografii digitale se
lipesc cu ajutorul unui program de prelucrare a imaginilor i apoi se ataeaz n aplicaia
DOCPAT.
naintea operaiei de lipire trebuie ca ambele fotografii digitale s aib aceleai dimensiuni,
pentru ca n imaginea final s apar centrate i la fel de mari.
Unificarea imaginilor implic urmtoarele operaii:
- Se deschide Irfanview.
- Din bara de meniu se urmeaz aceast cale: Image -> Create Panorama image...
- La Direction se alege Vertical (dac se alege opiunea Horizontal imaginea nu va
corespunde spaiului standard din fia obiectului la vizualizare/printare).
- Se apas Add images i se alege prima poz (ex.: aversul monedei), se apas Add images
i se alege a doua poz (ex.: reversul monedei).
- Dup ce ai adugat fiecare imagine, apsai Create image pentru a obine imaginea
unificat.
- Pentru salvare, se alege din bara de meniu urmtoarea cale: File -> Save, se alege locaia
unde se salveaz, se redenumete imaginea i din Save as Type se alege opiunea JPG
JPEG Files (pentru a pstra claritatea imaginii).
- nchidei Irfanview.
c) vizualizarea imaginilor
Se pot vizualiza prin dou metode:
(fost CIMEC)
20
- Ne poziionm pe nregistrarea aleas, se merge n folderul Imagini, se intr pe lista de

imagini, vznd fotografiile digitale poziie cu poziie.
- Ne poziionm pe nregistrarea aleas, se merge pe butonul Raport (butonul din dreapta,
sus a formularului de introducere/modificare), se alege opiunea List de fotografii i se
apas pe butonul Raport pentru vizualizare.
d) tergerea imaginilor
n cazul n care se dorete tergerea unei imagini se merge cu cursorul pe poziia imaginii
dorite i se apas butonul tergere.
e) exportul imaginilor
Se poziioneaz pe imaginea aleas, se apas pe butonul Export i se alege locaia unde
dorii s fie salvat imaginea.
La export imaginea va avea ca denumire codul dat automat de program; sau cea anterioar
atarii n DOCPAT, dac este o versiune de DOCPAT v3b4c5 sau mai recent; sau eticheta
imaginii.
La
imaginile
ataate
cu
versiunile
anterioare
DOCPAT,
numele
va
fi
:
6456C150091B487B9BDE3ED896986ED7.jpg i nu TapiserieScenaVinatoare.jpg.
(fost CIMEC)
21
9. Modulul clasare i documentaia (pe hrtie i suport digital) ce nsoete

un lot de propuneri de clasare pentru bunurile culturale mobile
susceptibile de a fi clasate
Un lot (tran) de propuneri pentru clasare naintate compartimentului de specialitate din
Ministerul Culturii i Cultelor trebuie s conin: fiele de eviden FAE, cererile de clasare,
rapoartele de expertiz, centralizatorul privind bunurile culturale propuse (n cazul n care
avem mai multe propuneri), copia nregistrrilor respective n DOCPAT, fiierele digitale ale
imaginilor propunerilor la rezoluie mare. Unele documente pot fi acum listate pe hrtie i
extrase pe suport digital din programul DOCPAT.
a. Cerere de clasare i raport de expertiz

Trebuie parcurse urmtoarelor etape:
1.
Completaii n Formularul de introducere/modificare fia bunului cultural propus
pentru clasare. Dac aceast exist deja, o cutai i o afiai pe ecran n formularul de
introducere.
2. Apsai pe butonul "Clasare".
3.
Se deschide formularul de completare a Cererii de clasare i a Raportului de
expertiz pentru bunul cultural. Se completeaz informaiile deschiznd pe rnd
subpaginile pentru Cerere (paginile 1-3) i Raportul de expertiz (paginile 1-4).
- O parte din datele obiectului selectat pentru clasare se completeaz automat n
anumite cmpuri, fiind extrase din fia obiectului (deintor, numr de inventar,
tip, subtip/titlu).
- Alte informaii introduse la primul dosar vor aprea automat la urmtoarele
completri (de exemplu, adresa deintorului, codul fiscal/personal, informaiile
legate de expert).
- Bifele automate sunt pentru cazurile cele mai des ntlnite (exemplu: clasarea
unui bun cultural n categoria Tezaur). Programul permite schimbarea manual a
acestor bife (exemplu: cnd se propune clasarea n categoria Fond).
- La completarea criteriilor de clasare programul nu admite s se dea valoarea 0 la
vreun punctaj, dar permite necompletarea sa. Exemplu: un bun cultural mobil are
valoare artistic, dar nu are valoare memorial. n acest caz rmne necompletat
doar criteriul memorial.
4. Se salveaz formularele apsnd pe butonul "Salveaz".
5. Pentru listarea Cererii de clasare i a Raportului de expertiz se apas butonul
"Raport". Se vizualizeaz pe ecran nainte de listare. Dac vedei date, incorecte
nchidei fereastra de raport i v ntoarcei la formularul de clasare pentru a modifica
datele necorespunztoare.
Vizualizarea tuturor propunerilor de clasare se face accesnd meniul Clasare -> Cerere
de clasare i raport de expertiz.
(fost CIMEC)
22
b. FIA FAE
1.Pentru ntoarcerea la fia de obiect din Formularul de modificare se apas pe
butonul "Fia obiectului".
2.Se vizualizeaz Fia extins cu poz din lista ataat butonului Raport (butonul
poziionat n formular, dreapta sus). Este recomandat folosirea raportului extins
deoarece permite listarea integral a coninutului fiecrei rubrici, decalnd
corespunztor spaiile din fia standard dac lungimea textului unei rubrici depete
spaiul mediu alocat. n fia printat vor fi vizibile toate datele, indiferent de
dimensiune.
nainte de a lista fia de obiect, s v asigurai c imaginea din raport este
reprezentativ pentru obiect (s nu fie o imagine de detaliu sau una calitativ
inferioar).
3. Se printeaz fia (Fiier->Tiprete Rapoarte)
c. Centralizatorul privind propunerile pentru bunurile culturale clasate
Exist dou situaii:
c.1.Este primul lot de propuneri de clasare n DOCPAT - pentru a se vizualiza raportul
se parcurge traseul: Rapoarte pe toate fiele ->Liste->Centralizator. Se printeaz
centralizatorul (Fiier->Tiprete Rapoarte).
c.2 n DOCPAT exist i alte loturi de propuneri de clasare
Sunt dou variante de vizualizare a centralizatorului:
1. Se vizualizeaz raportul din formularul de selecii (Selecii pentru fie->Selecii
fie). Dup impunerea criteriilor de selecie, care s aib ca rezultat nregistrrile din
lotul de propuneri respectiv, se vizualizeaz raportul Centralizator din lista ataat
butonului Raport.
2. Se export lotul de propuneri, folosind funcia Export (Selecii pentru fie ->
Gestiune selecii pentru export de date). n DOCPAT-ul rezultat, ce va conine lotul
respectiv de fie, se vizualizeaz raportul parcurgnd etapele descrise la punctul c.1.
d. Copia programului DOCPAT ce conine doar nregistrrile din lotul respectiv.
Aceast copie se obine folosind funcia de export (vezi pag. 29).
(fost CIMEC)
23
10. Actualizarea listelor de termeni
Acest meniu permite actualizarea tezaurului de termeni pentru orice cmp (excepie sunt
doar listele cu localizri geografice).
La Vizualizare pot fi vzute listele cu termeni, iar la Actualizare, pe lng vizualizare se pot
introduce noi nregistrri. Listele sunt structurate pe domenii culturale de patrimoniu, cu
cmpurile corespondente.
Selectai domeniul de patrimoniu dorit
Liste de termeni->Actualizare->Domeniu->Lista dorit
Noul termen l introducei la sfritul listei. La o redeschidere a listei termenul introdus va fi
afiat la poziia determinat de ordinea alfabetic.
n cazul n care termenul a fost adugat cu formularul de introducere/modificare deschis n
fundal pentru a-l putea vedea i n lista ataat cmpului din formular trebuie ca acesta s
fie nchis i dup ce a fost redeschis termenul va fi vizibil, respectnd ordinea alfabetic.
(fost CIMEC)
24
11. Selecii
Pentru a uura accesul la informaia stocat n programul DOCPAT au fost concepute o serie
de formate prestabilite: cataloage, fie, liste i rapoarte, dup criterii de selectare generale
(domeniu de patrimoniu). Programului i-a fost adugat formularul Selecii, ce ofer
utilizatorului posibilitatea de a extrage informaii din baza de date dup criteriile dorite, altele
dect cele prestabilite, ex.: tip de obiect, artist, material, numr de inventar, data intrrii n
colecie, loc de descoperire sau de colectare i multe altele.
Informaiile din baza de date pot fi regsite cu uurin, cu condiia s existe, s fie
completate corect i uniform. Selecia se poate face numai dintre nregistrrile dintr-un
domeniu de patrimoniu (art decorativ, arheologie, art plastic, documente etc.) sau
pentru toate nregistrrile din baza de date, indiferent de domeniu. Programul permite, de
asemenea, selecia dup un singur criteriu (ex. material: argint) sau - simultan - dup mai
multe criterii (ex.: material: argint, tip de obiect: colier i perioad: medieval).
Ajustarea paginii de selecii se poate face astfel:

Din colul stnga sus se selecteaz comanda Move, i apoi se trage (prin fixarea mouse-ului
pe contur) de fiecare latur, la mrimea dorit.
Se poate deplasa toat fereastra, fr a i se modifica dimensiunile, prin fixarea mouse-ului
pe bara orizontal albastr din partea superioar a ferestrei.
A. Selectarea dup un criteriu

Alegerea domeniului de patrimoniu. Opiunea implicit este de selectare din toate
domeniile. Dac se dorete selectarea nregistrrilor dintr-un singur domeniu, se debifeaz
opiunea Toate domeniile prin clic n fereastra de bifare i apoi se selecteaz domeniul dorit
din lista de opiuni a ferestrei Selectai domeniul (ex.: ARH, ETN, DOC, ARD etc.)
Alegerea rubricii (cmpului) de selecie. Se selecteaz din lista de opiuni a ferestrei

Selectai cmpul titlul rubricii n care se poate gsi criteriul de selecie dorit: ex.: tip
categorial, datare, autor, atelier etc. Apoi se poate alege un operator din lista ferestrei
Operator (=, LIKE, NOT LIKE, < etc.):
(fost CIMEC)
25
a) pentru date de tip alfanumeric se pot selecta nregistrrile:

=
- identice cu condiia impus (cazul cel mai frecvent!)
LIKE
- care conin condiia dorit
Exemplu: dac n cmpul Tip termenul pictur nu a fost introdus uniform, uneori
completat pictura, alteori pictur, ca s se selecteze toate nregistrrile cu picturi se
alege operatorul LIKE, iar n Selectai termenul criteriul de cutare se scrie pictur.
Astfel, vom regsi n lotul de nregistrri selectate ambele forme.
NOT LIKE - fr condiia dorit (vor fi selectate toate nregistrrile, mai puin cele care
conin irul de caractere pictur).
<>
- care nu conin condiia impus (dac aceast condiie e pictur, atunci n
nregistrrile selectate vor aprea pe lng celelalte tipuri din baz i cele cu pictura i
pictur).
b) pentru date de tip numeric se pot selecta toate nregistrrile care au n cmpul respectiv
valoarea:
= - egal cu acel numr
> - mai mare dect acel numr
>= - mai mare sau egal cu acel numr
< - mai mic dect acel numr
<= - mai mic sau egal cu acel numr
<> - diferit de acel numr
Alegerea termenului de selecie. Se selecteaz din list corespondentul dorit pentru
criteriul de selecie din cmpul Selectai termenul-criteriu de cutare.
IMPORTANT! n lista de opiuni apar numai termenii existeni n baza de date la momentul
seleciei.
Cnd lista de termeni este foarte lung, putem s ne poziionm la termenul cutat utiliznd
bara de butoane cu caractere alfabetice, cifre i caractere speciale aflat dedesubt. Este un
instrument ajuttor pentru poziionarea n lista de termeni la termenii care ncep cu o anume
liter, cifr sau caracter special (asterisc, ghilimele etc.). Astfel, clicnd pe caracterul dorit,
vor aprea n lista de termeni din fereastra Selectai termenul-criteriu de cutare termenii
care ncep cu litera, cifra sau caracterul special respectiv.
Confirmarea opiunii de selecie. Prin clicarea pe butonul Adugare criteriu de selecie

din stnga am confirmat (i salvat) opiunea de selecie, iar n cmpul de lucru aflat sub
criteriul de cutare poate fi vizualizat.
nregistrrile dorite pot fi vizualizate n formatul dorit.
B. Selectarea dup mai multe criterii

Cei patru pai menionai mai sus se reiau pentru fiecare criteriu de selecie adugat.
Alegerea relaiilor ntre criteriile de selecie: Pentru dou sau mai multe criterii de
selecie alese prin procedeul descris mai sus trebuie s indicm i raporturile dintre criterii,
respectiv: s fie concomitente (operatorul boolean i), s fie alternative (operatorul
boolean sau).
Exemple:
(fost CIMEC)
26
i = cele dou criterii trebuie s fie prezente concomitent ntr-o nregistrare:

cercel i argint Caut numai cercei din argint; Caut obiecte din argint din
perioada medieval: argint i medieval).
Sau = trebuie s fie prezent cel puin unul dintre criterii: cercel sau argint
Vreau s mi afieze toate nregistrrile cu obiecte care fie sunt cercei (indiferent de
material), fie orice obiect din argint.
Pstrarea sau tergerea criteriilor de selecie

Pentru memorarea sau tergerea criteriilor de selecie (poate fi un singur criteriu sau un
ansamblu cu mai multe criterii) se folosesc urmtoarele butoane de comenzi:
X - dac se dorete tergerea seleciei;
S - dac se dorete salvarea seleciei, cu toate criteriile alese i folosirea ei
alt dat (denumirea salvrii poate fi numeric dat automat sau alfanumeric - aa
cum dorii);
I se ncarc o selecie salvat anterior.
Prin clicarea pe selecia dorit din lista de selecii afiate, formularul de selectare
va fi ncrcat automat cu aceasta.
Vizualizarea numrului de nregistrri rezultate din selecie

Numrul de nregistrri selectate sunt afiate n Status: ... record(s). Dac rezultatul
seleciei nu este mulumitor, poate c selecia trebuie reformulat pe baza unor criterii mai
precise. De exemplu, selecia pe criteriul medieval poate s selecteze cteva mii de fie.
n acest caz, este de dorit s introducem un al doilea criteriu, care s selecteze i categoria
de piese, datarea, proveniena sau materialul.
Alegerea criteriilor de ordonare a rezultatelor seleciei

Din cmpul Sortare se alege ordinea de afiare a rezultatelor seleciei, pe unul sau mai
multe chei de ordonare. De exemplu, pentru a obine ordonarea nregistrrilor cresctor dup
numr de inventar, se selecteaz denumirea cmpului Nr. Inventar. Se pot selecta mai
multe criterii de ordonare, caz n care se recomand s se nceap cu cele mai cuprinztoare
i n cadrul lor s se aplice criterii mai restrnse. De exemplu, putem opta s ordonm un
numr mare de rezultate dup coal, n cadrul colii dup numele artistului, iar la acelai
artist dup titlul operei artistice. Cmpurile alese n fereastra din stnga jos se afieaz n
fereastra alturat din dreapta. Cu ajutorul sgeilor orientate spre dreapta sau spre stnga
se pot aduga sau scoate cheile de sortare. Afiarea se va face alfabetic/n ordine
(fost CIMEC)
27
cresctoare. Prin dublu-clic pe criteriul de ordonare, selecia va fi afiat n ordine

descresctoare.
Alegerea modului de afiare a rezultatelor seleciei
n cazul n care s-a debifat cmpul Toate domeniile i s-a ales o categorie de patrimoniu din
lista ataat cmpului Selectai domeniul, vedei doar nregistrrile din acel domeniu, iar
nregistrrile selectate pot fi vizualizate n formatele specifice (ex. : doar dac e bifat
domeniul NUM nregistrrile selectate pot fi vzute sub forma unui catalog numismatic).
Exist mai multe metode de afiare a seleciei dorite, pe ecran sau pe hrtie:
Consultare - se vizualizeaz formularul cu nregistrrile respective, dar nu se pot face
modificri pe nregistrrile afiate.
Form - se vizualizeaz formularul cu nregistrrile respective i permite efectuarea de
modificri n nregistrrile afiate.
Raport sunt afiate ntr-un raport nregistrrile selectate n ordinea sortrii stabilite:
-FAE fi analitic de eviden (se poate alege varianta fi cu fotografie sau
doar fi text)
- Catalog de expoziie (cu sau fr imagini)
- Catalog general (n varianta pe o coloan sau pe dou coloane)
- Lista de imagini (imagini suplimentare fa de cea care apare pe fi)
- Tabel de inventar
- List de inventar
Dup selectarea raportului dorit pentru vizualizare trebuie s se apese butonul
Raport.
Pentru nchiderea ferestrei Selecii se face clic pe butonul IEIRE sau pe butonul x, de
pe bara superioar orizontal a ferestrei.
Exemplu de selecii multiple:

Vreau s selectez din aplicaia DOCPAT nregistrrile cu
picturile i sculpturile din perioada 1900 1950, ale cror
stare de conservare permit s fie expuse ntr-o expoziie.
Aceasta implic selectarea picturilor (informaii din cmp Categorie)
i sculpturilor (informaii din cmp Categorie) din perioada 1900 - 1950 (informaii n
cmpurile An nceput, An sfrit) care ndeplinesc condiia bun de expus (bifat n cmpul
Bun de expus).
Ca s
se obin selecia dorit trebuie urmate urmtoarele etape:

Se apas butonul (...)
Din cmpul Selectai cmpul se alege Categorie
Se alege Operatorul LIKE
n cmpul Selectai termenul criteriul de cutare se selecteaz din lista ataat
valoarea Sculptur
Se apas pe butonul Adugare criteriu de selecie
(fost CIMEC)
28
Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SAU

Se alege Operatorul LIKE
n cmpul Selectai termenul criteriul de cutare se selecteaz din lista ataat
valoarea Pictur
Se apas butonul (...)
Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SAU
Din cmpul Selectai cmpul se alege An nceput
n cmpul Selectai termenul criteriul de cutare se selecteaz din lista ataat anul
ce reprezint marginea inferioar a intervalului 1900
Se alege Operatorul >
Dintre operatorii SI/SAU se alege butonul SI
n cmpul Selectai cmpul se alege An sfrit
n cmpul Selectai termenul criteriul de cutare se selecteaz din lista ataat anul
care reprezint marginea superioar a intervalului 1950
Se alege Operatorul <
Pentru vizualizarea acestor nregistrri rezultate se alege formatul dorit (formular

Form/Consultare sau rapoarte).
Vreau s tiu cte fie au fost introduse ntr-un anumit interval de timp.
1. Se deschide formularul Selecii pentru fie.
2. Dac sunt fie introduse ntr-un singur domeniu se debifeaz cmpul Toate
domeniile i se selecteaz domeniul respectiv.
3. Din Selectai cmpul se alege din list Data introducerii.
4. n cmpul Selectai termenul-criteriu de cutare se alege din lista ataat dat de
nceput al intervalului, dar se terge ora (Ex.: n list avem 01.01.1999 02:11:36 i
se las 01.01.1999 sau 10-May-07 11:55:13 va deveni 10-May-07. (Pot fi
diferite formele de afiare a datei, n funcie de setrile calculatorului).
5. n cmpul Operator se selecteaz din list operatorul matematic >= (mai mare
sau egal), astfel vor fi selectate toate nregistrrile pornind de la acea dat (inclusiv).
6. Se apas pe butonul Adugare criteriu de selecie i condiia impus va fi vizualizat
n fereastra de mai jos.
7. Se apas pe butonul i.
8. n cmpul Selectai termenul-criteriu de cutare se selecteaz data sfritului de
interval, dar se terge ora. (Ex.: n list avem 01.09.2003 15:44:14 i se las
01.09.2003).
9. n cmpul Operator se selecteaz din list operatorul matematic <= (mai mic sau
egal), astfel vor fi selectate toate nregistrrile introduse pn la acea dat (inclusiv).
(fost CIMEC)
29
10. Se apas pe butonul Adugare criteriu de selecie i condiia impus va fi vizualizat

n fereastra de mai jos.
11. n partea de jos a ecranului se pot vedea cte nregistrri respect condiiile impuse
(Ex.: Status: 94 record(s)).
(fost CIMEC)
30
12. Setarea datei la forma romneasc pentru DOCPAT

Forma datei se configureaz pentru limba romn, astfel pentru diferite versiuni de
Microsoft Windows:
a. Windows 2003 server
Control Panel -> Regional and Language Options ->
-> Regional Options trebuie s arate astfel:
Standards and formats = Romanian
b. Windows XP
Control Panel -> Regional and Language Options ->
-> Regional Options trebuie s arate astfel:
Standards and formats = Romanian
c. Windows 2000
Control Panel -> Regional Settings ->
-> Regional Settings -> Language = Romanian
d. Windows Me
-> General -> Your locale (location) = Romanian
e. Windows 98SE
-> Regional Settings = Romanian
(fost CIMEC)
31
13. Importul datelor n DOCPAT
Dac efectuai importul de mai multe ori, la versiunea curent, dintr-o alt baz de date
DOCPAT, nu vei obine dect nregistrrile introduse ulterior importului anterior.
Din motive de securitate, nu sunt luate n calcul modificrile aduse fielor deja importate.
Nu se pot importa date dintr-o versiune anterioar DOCPAT 2000 v2.3 sau dintr-o alt baz
de date dect DOCPAT. Pentru conversa datelor contactai CIMEC.
Comanda de import se gsete la meniul Fiier Import fie din aceeai versiune (v2.3.). n
fereastra care se va deschide, trebuie s selectai folder-ul programului DOCPAT
(ex:docpat2k - conine baza de date MS Access i folderele: Imagini, utile, DocpatManual).
Repetai pentru orica alt baz de date DOCPAT pe care dorii s-o importai.
Exemplu de eroare cauzat de utilizare incorect a programului:
Un utilizator a dorit ca fiecare colecie s se introduc separat ntr-o aplicaie informatic
DOCPAT, creznd c nu se pot face selecii (nu cunotea funciile DOCPAT-ului).
Trebuia pentru instalarea fiecrei aplicaii, s se foloseasc de fiecare dat executabilul
standard, primit de la CIMEC (prin CD sau e-mail).
S-a procedat incorect, dup ce s-au introdus datele de la prima colecie, pentru urmtoarea
s-a copiat aplicaia DOCPAT, cu nregistrri, nu cea standard. Introducerea datelor din cea
de-a doua colecie s-a fcut doar prin tergerea datelor din cmpuri, nu a nregistrrilor
existente. n plus, nici imaginile ataate din vechea aplicaie nu au fost terse consumnd
inutil spaiul. La unificarea cu alte aplicaii DOCPAT a constatat c nu se regsesc toate
nregistrrile.
Explicaie:
La unificarea mai multor aplicaii DOCPAT cheia de legtur este codul nregistrrii, cod unic,
generat automat de program pentru fiecare nregistrare introdus. Pstrndu-se coduri
existente n alt aplicaie DOCPAT au aprut dubluri la coduri (dei datele acestor nregistrri
erau difererite) i prin unificare, dublurile - artificial create - nu au fost recunoscute i nu
apreau n aplicaia final.
DOCPAT permite unificarea mai multor aplicaii, care pot avea nregistrri de obiecte cu
acelai numr de inventar (n muzee nu ntotdeauna numerele de inventar sunt unice), dar
nu i cu aceleai coduri generate de program (acestea trebuie s fie unice).
Recomandri:
a. ca pe un calculator s fie o singur aplicaie DOCPAT din urmtoarele motive:
- pentru situaii statistice trebuie s fie toate nregistrrile n aceeai aplicaie;
- va fi mai uoar efectuarea conversiei datelor la o versiune ulterioar (orice program
informatic are, n timp, mai multe versiuni).
b. n cazul n care se dorete instalarea mai multor aplicaii - aferente fiecrei colecii - pe
acelai calculator trebuie ca:
- pentru fiecare aplicaie instalat s se foloseasc CD-ul original;
- la instalarea unei noi versiuni a aplicaiei DOCPAT, s se descarce executabilul pentru toate
aplicaiile. Unificarea datelor nu se poate face cu aplicaii care au versiuni diferite.
(fost CIMEC)
32
14. Exportul unor date din DOCPAT
Aplicaia DOCPAT permite exportarea unor fie de obiect sau nregistrri din arhiva
documentar. Aceste nregistrri vor fi depozitate ntr-o versiune similar de DOCPAT, la o
locaie aleas de utilizator.
Selectarea nregistrrilor pentru export depinde de identificarea acelor nregistrri, prin
deschiderea unui form de fi FAE sau a formului de arhiv documentar, i de deschiderea
formului Nume selecie / Bif de selecie de la opiunea Selecii pentru fie.
A. Se afieaz n formularul de modificare o nregistrare care va face parte din
selecia dorit.
Identificare nregistrrilor se poate face i din formularul de selecii.
Aceast modalitate este recomandat atunci cnd sunt foarte multe nregistrri n baz i
este necesar o selecie preliminar.
Dup construirea seleciei se apas pe butonul Formular de modificare.
Alte moduri de a ajunge la nregistrarea dorit sunt urmtoarele:
- comanda Find, dup un criteriu (comanda din taste: Ctrl+F)
- dac sunt foarte multe nregistrri n baz, pentru o gsire mai rapid se poate
utiliza iniial o comand de filtru (comanda cu ajutorul mouse-ului Filter By
Selection) i apoi s se utilizeze comanda Find.
- butoanele din bara de navigare
B. Deschidei formul Nume selecie / Bif de selecie de la opiunea Selecii pentru fie
n fereastra aprut pe ecran se completeaz denumirea dorit pentru lotul de nregistrri

selectate care vor fi exportate i se bifeaz.
Pentru alte nregistrri care fac parte din acelai lot de nregistrri, n formul de fi se caut
urmtoarele nregistrri i se bifeaz nemodificnd numele seleciei.
(fost CIMEC)
33
Pentru obinerea unui lot diferit, din formul Nume selecie / Bif de selecie se va modifica
numele seleciei apoi se va bifa.
n denumire nu sunt admise spaiile. Sunt admise caractere alfanumerice, precum i semnele
-, _.
Pentru fiecare nregistrare din lot trebuie s se bifeze cmpul de selecie.
Exemplu: Am n DOCPAT 30 picturi i 67 sculpturi. Vreau s clasez trei picturi (autori:
Petracu, Gheorghe i Grigorescu, Nicolae). Pentru constituirea dosarului de propuneri de
clasare este nevoie i de o copie electronic a acestor fie.
Selectarea se poate face alegnd una din modalitile de mai jos:
a. Se caut n cmpul de autor cu ajutorul comenzii Find valorile: Petracu, Gheorghe
apoi Grigorescu, Nicolae. Se bifeaz cmpul de selecie.
b. Se face un filtru preliminar prin comanda FILTER n cmpul TIP punnd valoarea
pictur. Cu ajutorul butoanelor de navigare se parcurg cele 30 de picturi i se
bifeaz cele trei dorite.
c. Cu ajutorul butoanelor din bara de navigare se parcurg cele 97 nregistrri i se
bifeaz doar cnd pe ecran se vizualizeaz nregistrrile dorite.
Dup alegerea fielor dorite se nchide aceast fereastr din butonul X.
Pentru exportul nregistrrilor din arhive documentare se procedeaz la fel ca pentru exportul
fielor de eviden.
C. Pentru vizualizarea i exportarea lotului de nregistrri selectare se parcurge din
meniu:
Selecii pentru fie -> Gestiune selecii pentru export date
Pentru a exporta un lot trebuie s se aleag tipul de date din lotul respectiv: fie FAE sau
nregistrri din arhiva demonstrativ. n fereastra urmtoare vor fi afiate denumirile loturilor
de selecii aferente.
Apsnd pe butonul Afieaz selecii alese vor putea fi vizualizate nregistrrile din acel lot
avnd cteva elemente de identificare: numr de inventar, domeniul cultural de care aparin,
categorie obiect, tip.
Apsnd butonul Export selecia aleas aceste nregistrri vor fi exportate ntr-o locaie
aleas de dvs. Aceast aplicaie va conine doar nregistrrile din lotul respectiv.
Clicnd pe butonul Salveaz cu un alt nume se poate schimba denumirea lotului respectiv
sau a unei pri a acesteia (se debifeaz nregistrrile din lot care nu respect condiia dorit
de partiie). Numele schimbat va fi completat n cmpul aferent.
Un lot de selecii poate fi ters prin poziionarea denumirii acestuia din lista de denumiri i
apsnd butonul terge selecii alese.
(fost CIMEC)
34
15. Validarea nregistrrilor introduse
Acest meniu se folosete n cazul n care se dorete validarea nregistrrilor introduse.

Comanda permite verificarea termenilor din cmpurile care apar n meniul Actualizare
termeni i are ca rezultat:
- un raport care poate fi vzut pe ecran sau listat la imprimant (Pentru imprimarea
raportului se deschide meniul Fiier i se selecteaz comanda Tiprete rapoarte.
Pentru a avea informaii legate de actualitatea raportul printat acesta va avea la
subsol data i ora printrii.)
sau
- un mesaj din care rezult c nu exist nici un termen nevalidat sau altul c nu
exist nregistrri asupra crora s se efectueze validarea.
Aceast comand detaliaz erorile dar nu mpiedic introducerea, afiarea sau selectarea
nregistrrilor respective.
Cmpurile care au liste de termeni pot fi:
- cu aceeai denumire n toate domeniile de patrimoniu: (tip, material, tehnic,
cuvinte cheie etc.);
- specifice unui domeniu de patrimoniu (Exemple: arheologie - tip, Epoc/Perioad,
Mediu cultural etc.; art decorativ - coal/Atelier; numismatic - Stat emitent,
Suveran emitent etc.).
Afiarea se va face n ordinea alfabetic a denumirii cmpurilor. Pentru o identificare mai
rapid sunt afiate informaii privind: domeniul cultural/deintorul i numrul de inventar a
bunului cultural mobil.
Exemplu:
Pentru completarea n cmpul Tip exist posibilitatea de a selecta corespondentul tipului dorit
din lista anexat, n cazul n care acesta nu exist se completeaz n Actualizare termeni>Actualizare, n domeniul dorit i n lista aferent Tipului. Se revine pe formularul
Introducere/Modificare i se selecteaz noul corespondent introdus n list.
Dac se completeaz direct - fr ca tipul respectiv s se regseasc n list - sau dac este
scris altfel (erori de tastare, form accentuat, cuvinte intercalate sau adugate etc.) dect
n list, va aprea o eroare semnalat n meniul Validare.
(fost CIMEC)
35
Tipul Protom zoomorf, nefiind n list, va fi afiat la validare.
(fost CIMEC)
36
16. Formularul pentru arhive documentare
Arhiva documentar reprezint evidena materialelor (tip: fotografie, diapozitiv, clieu,

caset video i caset audio) care au valoare documentar.
n cazul fotografiilor cu valoare memorial acestea sunt considerate bunuri culturale cu
valoare istoric i se introduc n aplicaia DOCPAT, la domeniul cultural Istorie.
Pentru a vedea fia documentar se apas pe butonul Raport.
Dac se dorete s se vad sub form de cataloage, n funcie de tipul materialului
documentar Rapoarte pe toate fiele -> Arhive documentare
An nceput (pagina Descriere) anul de nceput din intervalul de timp din datare, cnd
datarea nu este exact
An sfrit (pagina Descriere) anul de sfrit din intervalul de timp din datare, cnd
datarea nu este exact
Atelier (pagina Coninut) atelierul unde s-a produs suportul documentar
Autor (pagina Coninut) autorul suportului documentar
Autor obiect (pagina Gestiune) autorul obiectului de pe suportul documentar
Autor transcriere (pagina Coninut) autorul transcrierii nregistrrii
Colecia (pagina Gestiune) colecia din care face parte
Comun (pagina Provenien) comuna evenimentului nregistrat
Contor (pagina Coninut) indicaia dat de contor la suportul documentar respectiv
Cuprins (pagina Coninut) descrierea coninutului suportului documentar
Data (pagina Coninut) data suportului documentar
Data ieirii (pagina Circulaie) data ieirii din instituie
Data inv.(pagina Principal) - data cnd a intrat n arhiv
Data ntoarcerii (pagina Circulaie) - data ntoarcerii n instituie
Data transcriere (pagina Coninut) data transcrierii nregistrrii audio
Datare obiect (pagina Descriere) datarea bunului cultural din suportul documentar
Dimensiuni (pagina Descriere) dimensiunile suportul documentar
Drepturi (pagina Gestiune) cine are drepturi de autor asupra imaginii
Etnie (pagina Provenien) etnia
Jude (pagina Provenien) judeul evenimentului nregistrat
Loc (pagina Coninut) locul evenimentului nregistrat
Localitate (pagina Provenien) localitatea evenimentului nregistrat
Locul (pagina Circulaie) - locul unde a fost trimis
Martor foto (pagina Gestiune) - dac exist martor foto
(fost CIMEC)
37
Material tehnica (pagina Descriere) materialul i tehnica suportului documentar

Mod de depozitare (pagina Gestiune) modul depozitrii (ex.: album, cutie)
Motiv (pagina Circulaie) scopul ieirii din instituie (ex.: expoziie)
Nr. act data (pagina Circulaie) numrul actului care a reglementat aceast ieire
Nr. folie (pagina Gestiune) - numrul foliei suportului documentar
Nr. inv. (pagina Principal) numrul de inventar din arhiva documentar
Nr. map (pagina Gestiune) - numrul mapei unde este depozitat suportul documentar
Nr. poziie (pagina Gestiune) numrul poziiei din locaia sa
Observaii (pagina Circulaie) observaii legate de ieirea suportului documentar
Observaii (pagina Gestiune) observaii legate de suportul documentar
Stare de conservare (pagina Gestiune) - starea de conservare a suportului documentar
Tema (pagina Principal) evenimentul surprins
Tip document (pagina Principal) tipul suportului documentar
Titlu (pagina Principal) titlul obiectului/evenimentului din suportul documentar (ex.
fotografie)
Val. de cumprare (pagina Gestiune) valoarea cu care a fost cumprat suportul
documentar
Valoare (pagina Gestiune) valoarea actual a suportului documentar
Verificri (pagina Gestiune) data sau persoana care a fcut verificarea informaiilor
Zon (pagina Provenien) zona de unde provine suportul documentar, n cazul n care
nu se cunoate cu exactitate localitatea de provenien, zona istoric sau etnografic
(fost CIMEC)
38
17. Vizualizarea i printarea rapoartelor (fie, cataloage, liste)

Dup completarea unei fie pentru a vedea datele sub form de fi de eviden analitic
trebuie s se aleag un tip de raport din lista din dreapta ecranului, n partea de sus i apoi
se apas pe butonul Raport.
Printare fi analitic de eviden
Exist dou modaliti de a printa fia de eviden dorit.
a. Deschidem n formular nregistrarea dorit. n funcie de forma dorit se alege din
Raport una din opiuni:
Standard fr poz fia fr imaginea ataat (format standard fa verso)
Standard cu poz fi cu imaginea obiectului ataat (format standard fa verso)
Extins fr poz fia fr imaginea ataat (format variabil) Este vizibil ntreaga
informaie dintr-un cmp, indiferent de mrimea sa.
Extins fr poz fia fr imaginea ataat (format variabil)
List de imagini permite vizualizarea tuturor pozelor ataate la o nregistrare
Pentru vizualizare se apas butonul Raport. Pentru printare, din meniul Fiier se alege
comanda Tiprete - Rapoarte i vor fi printate dou pagini, fa i verso-ul fiei standard.
b. Din meniul Rapoarte pe toate fiele se alege domeniul de patrimoniu i n cadrul
domeniului selectat se caut nregistrarea dorit (cu ajutorul cursorului de poziie din partea
de jos a ecranului). Fia este vizualizat fa la o poziie, i verso la urmtoarea poziie).
Pentru printare se acceseaz meniul Fiier-> Tiprete Rapoarte, precizndu-se paginile ce
urmeaz s fie printate. Dac nu sunt specificate, vor fi printate toate fiele de eviden
aferente domeniul cultural respectiv.
Dac la printarea fiei nu apare imaginea exist dou posibile motive:
- S-a ales opiunea greit de printare Standard fr poz.
- S-a ales corect opiunea Standard cu poz. n cazul n care se printeaz mai multe fie, iar
imprimanta este mai lent, atunci poate s printeze fiele cu imaginea incomplet sau
inexistent, pentru c memoria imprimantei prelucreaz mult mai rapid informaia de tip text
dect cea tip imagine. Pentru a nltura acest neajuns se va printa fi cu fi.
Atenie! Dup selectarea tipului de fi dorit trebuie, pentru vizualizare, s se clicheze pe
butonul Raport.
Printare list, catalog
Din meniul Rapoarte pe toate fiele se vizualizeaz catalogul sau lista dorit. Pentru printare
se acceseaz meniul Fiier-> Tiprete Rapoarte.
(fost CIMEC)
39
18. Copii de siguran, transferul programului DOCPAT pe alt calculator,

salvarea nregistrrilor sub form de fiier PDF
Recomandm ca programul DOCPAT s fie inclus n operaia de arhivare a datelor de pe
calculator.
n funcie de volumul introducerilor se pot face arhivri pe acelai computer (lunar,
sptmnal). Recomandm copierea arhivelor DOCPAT pe un mediu extern (CD/DVD/alt
computer).
Pentru detalii privind arhivarea programului DOCPAT, vedei capitolul Securitatea datelor,
seciunea Copia de siguran a bazei de date (back-up).
Salvarea fielor de evidena analitic ca fiiere PDF
Avantaj: se salveaz perfect imaginea fiei de eviden (cu text, imagine)
Dezavantaj: nu mai permite modificri ulterioare
Pentru acest tip de salvare sunt necesare urmtoarele operaii:
a) instalarea programului necesar
Se poate folosi orice program care instaleaza o imprimanta virtuala de tip PDF.
Pentru programul DOCPAT, recomandm Bullzip Free PDF Printer, pentru c este nsoit de
o licen public. Acest program se afl i pe CD-ul de instalare DOCPAT.
Putei descrca programul i de pe internet, de la adresa:
http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php#download
Dup descrcare, se dezarhiveaz i apoi se execut fiierul din interior.
Pentru dezarhivare, v recomandm programul WinRAR:
http://www.rarlab.com/download.htm
b) salvarea se face fi cu fi
Ca s se salveze fiele se intr n DOCPAT, la meniul Modificare, se alege domeniul cultural n
care sunt fiele, se alege nregistrarea dorit. Deschiderea fiei implic:
- la butonul "Raport" din formular, dreapta sus, se alege din lista ataat "standard cu poz",
apoi se apas pe butonul Raport i se vizualizeaz fia fa-verso
- La meniul Fiier (primul din bara de sus), se alege "Tiprete rapoarte" i trebuie schimbate
setrile imprimantei, din lista ataat la "Name:" se alege "Bullzip PDF Printer", apoi se
apas butonul OK. Nu o s se printeze fia, ci se va salva ca un fiier PDF, automat, n My
Documents, sau la o locaie aleas.
Se schimb locaia de salvare apsnd pe butonul "..." i se alege partiia dorit.
Pentru urmtoarea fi se caut n formularul de modificare nregistrarea dorit, cu ajutorul
comenzilor Ctrl+F. Se vizualizeaz fia, se merge la tiprire etc. (se reiau etapele, dar nu
mai trebuie sa schimbai setarea "Bullzip PDF Printer" deoarece aceasta rmne salvat ct
timp inei DOCPATUL activ). Dac a doua zi se dorete reluarea operaiei trebuie s se
parcurg toate etapele, chiar i cea cu schimbrile setrii imprimantei.
Transferul programului DOCPAT pe un alt computer care conine DOCPAT:
Pentru calculatoare fr reea
Folderul rezultat se copiaz pe un mediu de stocare (CD sau alt dispozitiv de stocare de date)
Se deschide DOCPAT de pe calculatorul destinaie i se execut importul, alegnd, de pe
mediul de stocare, folderul DOCPAT corespunztor.
Pentru calculatoare n aceeai reea
Se face disponibil n reea folderul aplicaiei DOCPAT.
Pe calculatorul de destinaie, se deschide DOCPAT i se execut importul, alegnd din reea,
folderul DOCPAT corespunztor.
(fost CIMEC)
40
19. Duplicarea fielor

La operarea n program apar fie cu date similare, care trebuiesc redate n cea mai mare
parte la fel. Acesta este i motivul pentru care s-a creat facilitatea de duplicare.
Duplicarea fiei este fcut pentru fiele de Eviden analitic i pentru fia de Arhiv
documentar.
Comanda se d din butonul Duplic .
Cnd se duplic, se transfer datele fiei, datele ataate, dar nu i imaginile asociate fiei de
unde s-a apsat butonul.
i este obligatoriu s se dea un alt nr de inventar, altfel se anuleaz fia nou.
(fost CIMEC)
41
20. Editarea i parcurgerea imaginilor

Reprezint o fi de imagine. Conine date extrase de la fia de obiect (Eviden analitic sau
Arhiv documentar).
Se deschide fie din meniu: Imagini -> Vizualizeaz imaginile / Modific eticheta imaginii
i atunci fereastra va conine toate imaginile ataate la fie i va arta aa:
Sau se deschide din fia de obiect, n pagina Imagini, prin:

apsare pe butonul Schimb eticheta
dubl apsare pe textul din lista de imagini
(fost CIMEC)
42
dubl apsare pe poz
Dup acionare se deschide o fereastr nou care arat asemntor:
La ataarea unei imagii n programul DOCPAT aceasta primea automat denumirea sub forma
unui cod alfa-numeric. n cazul n care se dorete ca denumirea s fie una explicit se
utilizeaz cmpul Eticheta imaginii. Aceast denumire va fi pstrat i dac va fi exportat
din DOCPAT.
Fereastra mai conine i alte butoane/ faciliti:
Deschide imaginea cu programul local de imagini, care permite prelucrarea imaginii cu
(fost CIMEC)
43
ajutorul programului local destinat imaginilor.

Deschide folderul i selecteaz imaginea este pentru selectarea fiierului de imagine
Export imaginea este pentru extragerea imaginii selectate i salvarea ei n alt loc cu un
nume ales. La export se va sugera, pentru nume, eticheta imaginii.
Dup salvare, la destinaie arat aa:
(fost CIMEC)
44
21. Registrul pentru Evidena Analitic

La proiectarea acestui registru s-a inut cont de prevederile Ordinului Ministerului Culturii nr.
2035 /18.04.2000 (http://cimec.ro/Colectii-Muzeale/pdf/Legislatie/ORDnr2035.htm).
Registrul permite operaii precum: generarea de nregistrri noi, modificarea/tergerea
datelor de la un bun cultural mobil, printarea sau conversia registrului n fiier MS Excel.
Componena tabelului
Registrul are 16 coloane (n coloana 17 se repet numrul de inventar, pentru a putea urmri
mai uor informaiile de pe pagina a doua).
Coloana 1: Numrul de inventar
Coloana 2: Data intrrii n patrimoniu
Coloana 3: Denumirea sau titlul i autorul obiectului
Coloana 4: Descrierea i denumirea fiei de fototec
Coloana 5: Numrul de buci
Coloana 6: Locul, data i autorul descoperirii
Coloana 7: Colecia
Coloana 8: Materialul sau titlul
Coloana 9: Dimensiuni i greutate
Coloana 10: Stare de conservare
Coloana 11: Provenien
Coloana 12: Documentul de intrare
Coloana 13: Valoarea de intrare
Coloana 14: Ieire
Coloana 15: Verificare
Coloana 16: Observaii
Coloana 17: Repetarea Coloanei 1
Pentru completarea formularului, pe coloane, se fac urmtoarele precizri:
Coloana 1 se completeaz cu numrul de inventar atribuit obiectului, care reprezint codul
de identitate al acestuia, cod care se nscrie pe obiect i care devine astfel semnul su de
recunoatere. Numrul de inventar va nsoi obiectul atta timp ct acesta va face parte din
coleciile instituiei. Dac obiectul va fi scos, transferat sau predat, acesta va fi radiat din
Registrul pentru evidena analitic a bunurilor culturale i va fi sczut din gestiune o dat cu
ntocmirea actului de scdere. Pentru fiecare obiect intrat n patrimoniul unei instituii publice
se atribuie un singur numr de inventar. Nu se admite un singur numr de inventar pentru o
entitate compus, cum ar fi un tezaur monetar sau de alt natur. n cazul unei entiti
compuse din elemente diferite, de exemplu "costum", se d un singur numr de inventar,
enumerndu-se ns explicit componentele. Fiecare component va primi acelai numr de
inventar, dar la rubricile "dimensiuni" i "descriere" fiecare component va fi tratat n mod
explicit, separat.
Coloana 2 se completeaz cu data intrrii n patrimoniu a bunurilor culturale.
Coloana 3 cuprinde denumirea obiectului, denumirea lui tipologic sau, dup caz, titlul
obiectului i autorul n cazul lucrrilor de art. n aceast coloan se consemneaz i
informaiile despre localizarea obiectului, precum i perioada n care acesta a fost fcut.
Localizarea obiectului trebuie interpretat ca zona unde a fost creat.
Coloana 4 cuprinde descrierea obiectului, care este menit s ajute la stabilirea identitii
acestuia. Ea trebuie s se raporteze la elementele care pot permite identificarea uoar a
obiectului: morfologia, aspectul, cromatica i elementele decorative ale acestuia, tehnicile i
materialele din care acesta este fcut. Descrierea are un caracter tehnic i nu unul literar.
Coloana 11 se completeaz cu sursa din care provine obiectul: donaie, achiziie, descoperire
rezultat dintr-o cercetare de teren, etnografic, arheologic etc.
n coloana 12 se nscrie numrul actului de intrare n muzeu - actul de donaie, procesulverbal al comisiei de achiziie, documentaia rezultat din cercetarea de teren la care se
poate raporta obiectul sau altele asemenea.
n coloana 13 se nscrie valoarea de achiziie a bunurilor cumprate, respectiv, de utilitate,
(fost CIMEC)
45
aferent bunurilor primite cu titlu gratuit.
Taste de navigare
Pentru navigarea n registru se pot folosi comenzile din taste, n partea de jos a ecranului,
acestea au fost detaliate.
OPERAII EFECTUATE N REGISTRUL PENTRU EVIDEN ANALITIC

A. Inregistrarea de noi bunuri culturale
Inregistrarea unui bun cultural nou se poate face prin trei metode, n funcie de opiunea
utilizatorului:
1. Din pagina principal, Meniul orizontal, se deschide Formularul Introducere, se alege
domeniul cultural, pe formularul unei fie de nscriere se completeaz datele referitoare la
bunul cultural.
2. Din pagina principal, Meniul orizontal, se deschide Formularul Modificare, se alege

domeniul cultural, pe formularul n care se vd toate fiele aparinnd domeniului cultural
respectiv, se genereaz o nregistrare nou i se completeaz datele referitoare la bunul
cultural.
3.Din registrul informatizat
(fost CIMEC)
46
Se selecteaz din registru domeniul cultural crui i aparine bunul cultural care intr n
evidena deintorului.
Se apas pe butonul din stnga, jos, pe ecran pentru a genera o nou nregistrare.
Se aloc numrul de inventar n fereastra aprut i apoi se apas pe butonul Salveaz i

nchide.
Pentru completarea celorlalte date i ataarea imaginii digitale, n formularul Modificare,

trebuie ca utilizatorul s apese butonul Editai fia FAE.
B. Modificarea datelor nregistrate

Datele din registrul de eviden analitic sunt identice cu cele din fiele analitice de eviden,
orice modificare n fi va fi actualizat i n registru.
Pentru modificarea datelor existente aferente unui bun cultural (datele se modific att n
registru, ct i n fia de obiect) se poziioneaz mousul pe nregistrarea dorit i apoi se
apas pe butonul Editai Fia FAE fia.
Se va deschide formularul Modificare i se actualizeaz datele dorite.

C. tergerea unui bun cultural din registru
(fost CIMEC)
47
Dup tergerea datelor referitoare la un bun cultural din registru, acestea nu mai pot fi
vzute n formularul de vizualizare a fiei analitice de evidene i nici recuperate din aplicaia
DOCPAT.
D. Printarea registrului
Se efectueaz apsnd butonul Vizualizai i listai Registrul pentru eviden analitic sau
apsnd tasta R.
Registrul poate fi printat integral, cu bunurile culturale aparinnd unui

domeniu cultural sau doar nregistrrile rezultate n urma unei selec ii (din
meniul principal Selecii -> Selecie fie).
E. Exportul registrului ntr-un fiier Excel

Se realizeaz apsnd butonul Exportai n Raport MS Excel sau apsnd tasta E. Trebuie ca,
n prealabil, pe computer s fie instalat un program care s citeasc fiiere tip xls.
(fost CIMEC)
48
n urma exportului datelor din registru n fiier de tip Excel, cmpul Descriere va pstra doar
255 de caractere.
(fost CIMEC)
49
22. Salt la fie

Aceast fereastr permite o alternativ rapid de selecie (exist i un formular complex de
selecie, unde utilizatorul i poate construi o selectare dup unul sau mai multe criterii) la
fiele bunurilor culturale n funcie de: domeniu, nume colecie sau prefixul numrului de
inventar, denumit i indicativ de colecie (exemplu: ETN216).
Lista se gsete pe fundalul programului DOCPAT:
Se activeaz apsnd - din pagina principal a aplicaiei - pe butonul Salt la fie.

La cmpurile de selecie sunt liste ajuttoare care arat ce s-a completat pn n acel
moment, precum i numrul de nregistrri aferent.
Exemple:
1.Dac se dorete vizualizarea tuturor fielor de etnografie, se alege din lista de la
cmpul Domeniul valoarea Etnografie, se aplic bif n cmpul Toate fiele i se apas
pe butonul pentru deschiderea formularului.
Se vor vedea fiele n formatul formularului Modificare.

2.Dac se dorete s se vad o colecie trebuie:
- ales Domeniul (Medalistic) din care face parte colecia respectiv,
- se bifeaz cmpul Nume de colecie (Colecia Muzeului Ardelean). In dreptul fiecrei
colecii se poate vedea cte fie sunt introduse.
- se selecteaz colecia dorit i se apas pe butonul pentru deschiderea formularului.
Se vor vedea fiele bunurilor culturale din colecia respectiv n formularul de modificare.
(fost CIMEC)
50
Butonul Ref listele (refresh) are scopul de a actualiza listele.

nchiderea ferestrei cu variante de salt se face clicknd pe butonul Salt la fie.
(fost CIMEC)
51

Manual Docpat

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual Docpat

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

DOCPAT- Manual de utilizare

cIMeC Institutul de Memorie Cultural

Programul de eviden informatizat a

DOCPAT- Manual de utilizare

DOCPAT Program pentru evidena patrimoniului cultural

DOCPAT- Manual de utilizare

asisten tehnic web: http://www.cimec.ro/ProgrameUtile/DocpatWEB/Descriere.htm

Definiiile cmpurilor se gsesc n meniul AJUTOR, n Instruciunile de

DOCPAT- Manual de utilizare

1. Scurt prezentare a calculatoarelor personale (PC)

DOCPAT- Manual de utilizare

Acionnd butonul din colul dreapta-sus al ferestrei X

Comutarea ntre programe

DOCPAT- Manual de utilizare

DOCPAT- Manual de utilizare

Acum ar trebui ca pe ecranul calculatorului s vedei ceva asemntor cu imaginea pe care

2. Scurt prezentare Microsoft Access

DOCPAT- Manual de utilizare

DOCPAT- Manual de utilizare

3. Solicitarea programului DOCPAT

Este de preferat s executai comanda Fiier Compactare odat la fiecare sptmn

DOCPAT- Manual de utilizare

reinstalarea sistemului de operare pe acel calculator cu tergerea implicit a tuturor datelor,

5. Instalarea aplicaiei DOCPAT

DOCPAT- Manual de utilizare

Dup instalarea programului, e posibil (n funcie de setrile calculatorului) s apar aceast

dispariia acesteia trebuie:

DOCPAT- Manual de utilizare

6. Prezentarea meniului (comenzilor principale)

Seteaz pagina pentru tiprit definete caracteristicile raportului care va fi scos la

Tiprete - Rapoarte execut tiprirea

DOCPAT- Manual de utilizare

Ieire - comand pentru nchiderea programului.

Arheologie tiin i tehnic deschide formularele de Arheologie tiin i tehnic n

Ordonarea poate fi dup: data introducerii fiei i dup numrul de inventar.

DOCPAT- Manual de utilizare

Identificarea utilizatorului curent

DOCPAT- Manual de utilizare

Deintor numele deintorului introdus/ales n etapa instalrii programului pe computer

Nume selecie / Bif de selecie Se deschide pentru a efectua o selecie cu bif.

DOCPAT- Manual de utilizare

Acest meniu se folosete n cazul n care se dorete validarea nregistrrilor introduse.

DOCPAT- Manual de utilizare

Meniul Termeni (Actualizare termeni)

Vizualizare permite consultarea tezaurelor de termeni fr a putea face modificri

Despre DOCPAT informaii despre versiunea curent a programului i datele de contact al

DOCPAT- Manual de utilizare

Recomandri generale privind introducerea datelor n program

Pentru a putea ordona, n diverse selecii, dup numrul de inventar trebuie ca

DOCPAT- Manual de utilizare

Se completeaz cmpul Nr. inv. colecie dac exist n muzeu i un inventar

copiaz intr-un cmp coninutul din nregistrarea precedent.

Ctrl+F = caut nregistrri dup anumite criterii, n cadrul formularului de completare

B. Comenzi cu ajutorul mouse-ului

DOCPAT- Manual de utilizare

7. tergerea fielor n DOCPAT

DOCPAT- Manual de utilizare

DOCPAT- Manual de utilizare

- Ne poziionm pe nregistrarea aleas, se merge n folderul Imagini, se intr pe lista de

DOCPAT- Manual de utilizare

9. Modulul clasare i documentaia (pe hrtie i suport digital) ce nsoete

a. Cerere de clasare i raport de expertiz

DOCPAT- Manual de utilizare