Intrebare: Se doreste decontarea transportului pana la si de la locul de munca pentru

angajati. Deoarece angajatii locuiesc in zone diferite, nu se poate efectua o cursa pentru toti
angajatii. Se pot deconta bonurile de motorina in cazul angajatilor care se deplaseaza cu
masini personale, sau care este procedura corecta?
Raspuns:
Potrivit norme de aplicare pentru art. 21 alin. (1) din Codul fiscal, regasite la pct. 23 lit. f) din HG
44/2004 cu modificari, cheltuielile cu deplasarea salariatiilor de la domiciliu la locul de desfasurare
a activitatii sunt deductibile la calculul impozitului pe profit. Implicit angajatorul poate (este un
drept si nu o obligatie) deconta aceste cheltuieli.
Daca programul de lucru sau traseul urmat de salariati este diferit de programul mijloacelor de
transport public atunci si TVA poate fi dedusa integral conform norme pentru art. 145^1 din Codul
fiscal, regasite la pct 45^1 din HG 44/2004 cu modificari.
In caz contrar daca exista mijloace de transport public ce se suprapun peste programul de lucru al
salariatilor atunci TVA nu se poate deduce si va fi inregistrata ca si o componenta a costului cu
transportul, conform pct. 51 din OMFP 3055/2009 privind contabilitatea.
Pentru decontare legislatia nu a prevazut o procedura individualizata la aceasta situatie si astfel noi
va propunem sa urmariti cel putin urmatoarele aspecte:
a) se necesita un acord al angajatorului sau o decizie prin care acesta isi insuseste decontarea
cheltuielilor de transport pentru salariati; Consideram ca acest document este in competenta de
aprobare a adminstratorului societati sau al inlocuitorului de drept daca exista, conform drepturilor
sale de a conduce societatea comerciala;
b) se necesita acordarea unei cantitati maxime de combustibil raportat la 100 de km. Va
recomandam sa stabiliti cantitate de 7,5 lit/100 km cantitate aplicabila si la institutiile publice
conform HG 1860/2006 privind delegarea si deplasarea in interiorul tarii;
c) se necesita intocmirea foilor de parcurs pentru deplasarile efecutate conform pct. 45^1 din HG
44/2004, exsitenta folior de parcurs este o conditie pentru justificarea deductibilitatii cheltuielii la
calculul impozitului pe profit; desigur daca se deduce TVA foile de parcurs sunt obligatorii si pentru
justificarea traseului parcurs de autoturism;
d) se necesita intocmierea unor deconturi de cheltuieli cu sume aprobate. Daca se va deduce TVA se
necesita factura corect intocmita sau bonuri fiscale emise de casa de marcat pana la 100 eur inclusiv
TVA, avand codul de inregistrare in scopuri de TVA al societatii dvs, imprimat termic in
documentul emis de catre casa de marcat;
e) se necesita un acord pentru utilizarea autoturismului propriu si cel mai indicat este intocmirea
unui contract de comodat.
Retinem si faptul ca sumele acordate pentru decontarea cheltuielilor de transport de la domiciliu la
locul de desfasurarea a activitatii nu sunt considerate venituri de natura salariala la persoana fizica
conform art. 55 alin . (3) lit. b) din Codul fiscal.