Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Birotica Si Secretariat Curs PDF
Birotica Si Secretariat Curs PDF
Examen
INTRODUCERE
n actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea i comunicarea
informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii n viaa tiinific,
economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica termenul
fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea
activitilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor administrative.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat
cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice
secretariat al unei organizaii sau instituii sporind considerabil productivitatea i calitatea
muncii administrative.
Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de
birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea
performanei i calitii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate.
Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai
importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat funcii i roluri
multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i n
cazul societii romneti.
Principalele funcii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea
informaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legtur pentru
solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct a managementului.
Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent
manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaia oferind suportul pentru
decizia managerial, iar comunicarea de informaii i de decizii ocupnd o pondere important
ntr-o organizaie.
n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti, atribuii i
sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex
de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti de documentare, coresponden, protocol,
arhivare de documente .a.).
Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar i practice,
referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.
Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul i
marketingul, ntr-o organizaie, noiuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea
cuprinde, n cea mai mare parte, noiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici
de secretariat, funciile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei
contemporane, elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial.
Am considerat util s furnizm celor interesai att noiuni teoretice ct i practice, deoarece n
prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i
asisten managerial adaptat la realitile romneti.
Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor (asistent
manager) i ale secretariatului.
Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbuntit pe msura atenionrii noastre de
ctre specialiti.
Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de
Administraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii din Bucureti.
Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c
prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un preios instrument de lucru
care va contribui la mbuntirea i modernizarea activitii de birou, n special a
secretariatelor i a secretarelor (asistent manager).
BIROTIC
Lector univ. dr. Ionel Enache
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
1. CONCEPTUL DE BIROTIC
n contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, n care informatica i telecomunicaiile,
producerea i comunicarea informaiei sunt prioriti incontestabile, cu largi aplicaii n ntreaga
via economic, tiinific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.
Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toate acestea,
obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele
mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informaiei
audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n
special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer
noilor tehnici de procesare a informaiei valene profesionale i economice cu multiple efecte
sociale.
Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu
rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin
accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i
calitatea muncii administrative.
Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului
francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office
automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup
Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz
domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA
BIROULUI.
Se poate spune c termenul a nceput s circule n Frana dup 1982 cnd, ntr-o publicaie de
specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: Birotica: ansamblu de tehnici i de
mijloace utilizate n automatizarea activitilor de birou, n special a aspectelor legate de
comunicaie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine.
n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica.
n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de
exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui
disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica.
Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii
administrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat a datelor,
urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou n orice domeniu de activitate.
ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societii informaionale spre
care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel
mai important loc de munc al societii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele
birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei
activiti de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic.
Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:
1.
2.
3.
Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activiti:
1.
Managementul documentelor.
2.
3.
Conducerea proiectelor.
4.
Coordonarea personalului.
5.
Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activiti ocup
restul de 60% n mod egal.
Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularitilor i
tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul su economic.
Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionale i
decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofer suportul deciziei
manageriale n orice sistem i organizaie economico-social.
O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informaii i
de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.
n Romnia, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acest fenomen poate
fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:
Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere
privind ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea
sarcinilor n cadrul firmei respective.
Informaiile se obin n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea.
Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit
semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm
sau la procese din afara acesteia.
n concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat este o informaie,
ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.
n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informaiilor. Iat
cteva dintre acestea:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, producie, financiarcontabile, personal.
Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat n procesele manageriale pentru
fundamentarea deciziilor.
Alte criterii de clasificare pot fi:
1.
2.
dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video;
3.
tratare a informaiei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate:
WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.
Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic
prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i
a mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic.
b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte. Obiectul
procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor
operaii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de
aezare a textului n pagin.
Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt: desprirea
automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n
urma acestor operaii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe
ecran ori imprimat pe hrtie sau pe microfilm n vederea arhivrii.
Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte
wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de
programe avnd alt destinaie principal, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului
grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i
ale sistemelor integrate (WORKS).
c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor
informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor
coninute n documente.
Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i rapoarte rezultate
din procesarea datelor, documente coninnd texte obinute n urma procesrii textelor, tabele
i reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schie i desene tehnice, grafic
bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic,
desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii
scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.
Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre
programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK
XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate ale procesoarelor de texte sau de
tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).
Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit
organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau
pe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic.
d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri
telefonice, ntlniri, conferine) la sunete obinute prin sintez electronic, la sunete naturale
sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaie sonor sau auditiv, perceput
analogic i convertit n form digital, ofer materia prim ce urmeaz a fi procesat digital
cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n tratarea informaiei sonore, cum este
sistemul SOUND BLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal. Se
realizeaz n acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio
analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de
comunicaie acustic de genul: telefon, interfon etc.
e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibiliti oferite de
celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale
electronicii i informaticii.
Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini
succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului
uman senzaia vizual de micare. Sursele de informaie video (imagini n micare) sunt
diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color),
imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaii video de natur
profesional, precum i imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe
calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i logice.
n mod curent prelucrarea informaiei vizuale este nsoit i de prelucrarea informaiei sonore,
dup cum imaginea este nsoit de sunet sau de voce uman.
nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid n aceea c ultimele
patru tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora,
dei s-a plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un
loc important n activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii operaiilor de
prelucrare video i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare
i de procesare a imaginilor fixe i mobile asistate de calculator.
Circuite i fluxuri informaionale
Toate aceste categorii de informaii circul n cadrul unitii ntre persoane i ntre
compartimente, precum i ntre uniti socio-economice, formnd circuite informaionale.
Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre emitor i
receptor (destinatar). O seciune prin acest circuit informaional formeaz un flux
informaional.
Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor i
beneficiar. Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven, lungime,
vitez, fiabilitate, cost.
Circuitele i fluxurile informaionale pot fi clasificate dup mai multe criterii:
1.
2.
3.
Proceduri informaionale
O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele
moderne o constituie procedurile informaionale.
Prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc
modalitile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informaiilor cu
precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de
tratare.
Caracteristicile procedurilor informaionale n prezent sunt:
-
au un caracter detaliat;
caracter operaional.
3.
Automate: calculatoare.
2.
Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare
realizrii obiectivelor societii comerciale.
3.
Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionarea personalului
prin mbogirea cunotinelor.
Deficienele sistemului informaional
1.
Distorsiunea const n modificarea parial, neintenionat a coninutului mesajului
unei informaii.
2.
3.
Redundana const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor
informaii.
4.
Suprancrcarea circuitelor informaionale const n depirea capacitii de transport a
circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor.
Parametrii calitativi ai informaiei
Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. n consecin, pentru a asigura
o percepere realist a proceselor la care se refer, informaiile trebuie s ndeplineasc o serie
de condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la
beneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate
nivelului de nelegere a personalului implicat.
Principiile sistemului informaional
1.
Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelor
managementului firmei.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Flexibilitatea.
8.
Eficacitatea i eficiena.
Toate aceste elemente (deficiene, parametrii calitativi ai informaiei i principiile) stau la baza
procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaional i indirect a sistemului
birotic.
Tendine n conceperea i n funcionarea sistemelor informaionale:
1.
2.
3.
4.
5.
schimbri n mentalitatea managerilor n sensul nelegerii necesitii introducerii
calculatoarelor n firmele pe care le conduc.
2.2. Sistemul informatic
3.
Baza de date cuprinde un ansamblu de colecii de date i descrierea legturile dintre
acestea.
4.
Resursele umane cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analiti,
ingineri de sistem).
5.
Cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal necesar funcionrii sistemului informatic
(staii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).
Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrare
automat a datelor cu scopul obinerii de informaii n vederea fundamentrii deciziilor sau
realizrii produciei.
2.3. Sistemul birotic
ntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activitile de birou sunt integrate
raional n cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu
informatic, de interfee specifice cu toate tipurile de periferice, precum i de echipamente de
stocare i de transmitere a informaiei sub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri
(date, texte, documente, sunet i imagini).
Figura 1 sugereaz fluxurile informaionale care pun n eviden locul i rolul sistemului birotic
n cadrul unei organizaii. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n
activitatea unei ntreprinderi sau organizaii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i
operaionale, pe de o parte, i cu sistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte.
Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate i
transmise prin intermediul sistemului informaional (sistemul informatic, sistemul birotic i
sistemul de comunicaii intern) tuturor compartimentelor de execuie care formeaz sistemul
operaional.
n sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i la celelalte aspecte
eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt percepute de sistemul informaional,
selectate, analizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din
sistemul decizional.
Toate acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne ale sistemului ntreprinderii.
Sistemul informaional realizeaz, ns, i funcia de relaii informaionale ale sistemului
ntreprinderii cu mediul social economic: organe financiare i bancare, alte organizaii de stat
i private, organele ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agenii), parteneri de
afaceri, furnizori, clieni, acionari. Aceast funcie extern, de legtur permanent cu mediul,
ar fi de neconceput, n condiiile de astzi, fr valorificarea avantajelor oferite de sistemele
moderne de comunicare a informaiei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul crora
sistemele de telecomunicaii asistate de calculator ocup un loc central.
Din observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot
mai mult un rol de interfa ntre:
2.
3.
4.
5.
6.
n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, decizia la fel ca i
informaia trebuie s ntruneasc cteva cerine cum ar fi:
-
s fie asumat;
Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot
mai dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici
decizionale, multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice. Iat cteva
dintre acestea: ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizional, arborele decizional.
3. FUNCIILE I STRUCTURA SISTEMULUI BIROTIC
3.1. Funciile generale ale sistemului birotic
Funciile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare a
activitii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunicaiile le
ofer n vederea realizrii acestor obiective.
Un sistem birotic ndeplinete urmtoarele funcii generale:
1.
2.
3.
Funcia de prelucrare.
4.
Funcia de ieire.
5.
informaii
comenzi
Fig. 2. Funciile sistemului birotic
Funcia de introducere a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate de modaliti, cum
sunt:
preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale,
publice sau private;
Informaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori
comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii.
Funcia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i de procese:
tratarea propriu-zis a informaiei, care const n efectuarea celor mai variate operaii
care pot privi:
-
natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informaia la ieire;
b. Unitile de intrare ieire ale sistemului birotic conin att periferice comune cu
celelalte sisteme informatice, ct i periferice specifice tratrii textelor, documentelor, imaginii
i sunetului.
Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:
Scanner;
Interfa video;
Imprimanta;
Plotter-ul;
Interfaa video;
Interfaa audio.
B.
Soft de aplicaii
n acelai timp compatibilitatea diferiilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor date
folosite de mai multe firme.
3.
Softul generalizat programele din aceast categorie pot fi folosite de orice utilizator
fr nici o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate n funcie de tipul
calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendina n
realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor funcii, n condiiile n care
utilizatorul nu este un specialist n informatic.
Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari de programe:
Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este Microsoft
Office. Pachetul cuprinde o suit de programe de aplicaii produse de compania Microsoft, n
care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.
Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fiierelor de tip text
precum i schimbul de date cu alte programe.
Funciile realizate de acesta sunt:
-
crearea de fiiere;
selectarea textului;
crearea de tabele;
crearea de formulare;
tiprirea rapoartelor.
Preluate din reelele de date i de comunicaii, locale sau la distan (date, texte,
documente, sunet i imagine).
Consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte, documente),
desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor,
ecran).
Pstrare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri imediate.
Pstrare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic
(microfilm).
Din cele de mai sus se poate concluziona c funcionarea unui sistem informatic de birou este
posibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale acestuia:
echipamentele, programele i informaiile.
4. COMUNICAIILE I TELECOMUNICAIILE N CADRUL BIROURILOR
4.1. Comunicaiile
1.1.1.
Definirea comunicaiei
2.
3.
1.1.2.
1.1.3.
Tipologia comunicaiilor[2]
Varietatea comunicaiilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existena mai multor
criterii de clasificare:
a)
canalul de comunicare
comunicaii formale
comunicaii informale
b)
direcie (sens)
comunicaii orizontale
comunicaii oblice
c)
coninut
comunicaii operatorii
comunicaii opionale
comunicaii generale
comunicaii motivaionale
d)
mod de transmitere
comunicaii verbale
comunicaii non-verbale
b)
1.1.5.
b)
bariere contextuale
bariere mixte
filtrajul
distorsiunea
1.1.6.
a)
utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua
curiozitatea i interesul receptorului;
Telecomuncaiile
privina numrului posturilor telefonice exist mari diferene ntre rile lumii. Astfel New Yorkul are mai multe posturi telefonice dect ntreaga Afric. La fiecare 1000 de locuitori Suedia
are 900 de posturi telefonice, n timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5.
1.2.1.
TELEFONUL este cel mai important mod de comunicaie n afaceri. Este direct, personal i
rapid.
Faciliti ale telefoniei moderne:
difuzor telefonul conine un difuzor care ofer posibilitatea efecturii unei convorbiri
chiar dac minile sunt ocupate.
Servicii oferite de telefonia modern:
1.
2.
Servicii alarm;
3.
Servicii de informaii despre: starea vremii, ora exact, spectacole, evenimente sportive
etc.;
4.
5.
6.
Serviciul de securitate. Pune la dispoziia abonailor senzori de securitate care
detecteaz eventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i alte disfuncionaliti.
Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Roboii sunt dispozitive
electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivnd imposibilitatea
abonatului de a rspunde la telefon i l invit s lase un mesaj nregistrat dup semnal.
Telefonia digital (Integrated System Digital Network) se refer la procesul de
transformare a reelelor analogice n digitale, adic informaia circul prin cabluri, sub forma
trenurilor de bii.
Ca aplicaii caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferina, videotex-ul i clasicul
teletex. Videoconferina este o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele.
Avantaje oferite de ISDN:
Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic portmoneu, care se
poate purta de ctre abonat. Atunci cnd acesta este cutat, este avertizat printr-un semnal.
Pe ecranul dispozitivului apare mesajul. O dat cu apariia telefoniei mobile interesul pentru
pagere a sczut.
TELEX-ul
Este una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. Folosete pentru nregistrarea
informaiilor o band perforat. Fiecare liter sau cifr corespunde unei perforaii anume, astfel
nct banda citit (n cazul n care se cunoate limbajul) poate fi recunoscut i fr
decodificatoare (citirea se face de ctre un operator telex).
n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c se poate
comunica simultan indiferent de condiiile atmosferice.
FAX-ul (facsimil, telefax, telegrafie facsimil)
Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor.
Opereaz prin scanarea limii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i unde este
marcat, mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scanri sunt transmise apoi
prin liniile telefonice. La destinaie informaia este tiprit pe o coal de hrtie, dnd natere
unei copii a coninutului originalului. Astfel, orice persoan poate obine o copie a semnelor de
pe original, indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice.
Evoluia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. Primele dou tipuri (G1 i G2),
create n urm cu doar civa ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate
din grupa G3.
Mainile din fiecare generaie pot comunica ntre ele. Viteza mainilor crete odat cu grupele.
Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagin de tip A4.
A doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup transmit numai semnale
analogice, de aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt n
ntregime digitale, transmind documente prin reelele telefonice digitale. Unele din ele dispun
de faciliti de transmitere a informaiei, de videotext, de videofon, de telefotografie, de
teletratarea textelor i graficii.
Majoritatea fax-urilor aflate n funciune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte larg.
Pot transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezoluia pe orizontal este de 8
puncte/mm, iar cea vertical de minimum 4 linii/mm, caz n care fotografiile pot fi transmise
cu o calitate deosebit: pn la 16 nuane de gri i adesea 32 pe cele mai mari fax-uri.
Memoria permite stocarea nregistrrii unui document, transmisia fcndu-se mai trziu
(noaptea tarifele sunt mai reduse).
Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acelai document fiind transmis ctre
mai muli destinatari programai la ore diferite.
COPIATORUL
Alturi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate echipamente n munca
de birou. Dei nu este un echipament specific de telecomunicaii, copiatorul particip indirect la
procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hrtia sau foile
transparente.
Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission of
Radiation Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radiaiei).
Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina reflectat
de la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotete cu o vitez corespunztoare n jurul
axului su. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizeaz static i
atrage particule fine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul exist att sub form
de pulbere ct i lichid). Tonerul astfel atras este depus pe hrtie.
Copiatoarele actuale exist n numeroase configuraii, putnd fi grupate n patru categorii:
Numrul de copii/minut;
Faciliti de micorare/mrire;
VIDEOTEX
Videotex-ul reprezint un grup de servicii care pune la dispoziia utilizatorilor informaii pe
calculator. Aceste informaii sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu. Dou
exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i viewdata.
TELECONFERINE
Reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor fr a mai fi necesar deplasarea
participanilor, ci doar prezena lor n faa unui telefon sau ntr-un studio.
Tipuri de teleconferine:
a)
audioconferina permite comunicarea ntr-o edin prin intermediul sistemului
telefonic;
b)
videoconferina
Fiecare dintre calculatoarele participanilor preia imaginea i sunetul prin intermediul unei
camere de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale sunt compactate
pe baza unor algoritmi compleci i apoi trimise pe liniile telefonice ctre ceilali participani la
videoconferin, unde are loc procesul de decodificare i de afiare pe ecran.
Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor ntre
calculatoare, i anume linia telefonic. De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor avea
imaginile i sunetul.
n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services Digital
Network ISDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari dect liniile
obinuite i elimin paraziii i sunetul de fond.
c)
teleconferina pe computer. Permite comunicarea prin intermediul potei
electronice, chiar dac nu toi participanii utilizeaz calculatoarele n acelai timp. Participanii
pot trimite mesaje altor participani n orice moment i pot recepiona orice parte din
dezbaterile edinei.
* Astfel, arabii deineau n sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un minister
al comunicaiilor. De asemenea dispuneau de o linie de turnuri-semafor pe o lungime de
5000 de km., ntre Maroc i Bagdad i de un serviciu de porumbei cltori. O mie de ani mai
trziu flota de lup a britanicilor a folosit un sistem de steaguri semnalizatoare n btlia din
1805 de la Trafalgar. n 1878, doar la cteva decenii de la btlia de Trafalgar, s-a stabilit
primul contact telefonic comercial. Astfel, dou invenii ale secolului al XIX-lea (tastatura i
telefonul) au pus bazele industriei telecomunicaiilor moderne.
4.3.
Reele de calculatoare
programele pot fi pstrate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de oricare
dintre utilizatorii reelei;
resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai muli utilizatori;
Principalele componente ale unei reele sunt: server-ul (un calculator mai puternic care
gestioneaz activitatea ntregului sistem) i staiile de lucru (work-station).
Alte echipamente specifice reelelor sunt:
- bridge (punte) face legtura ntre dou sau mai multe reele
- gateway (poart) leag calculatoare de tipuri diferite
- modem permite conectarea calculatorului prin intermediul reelelor telefonice; transform
semnalul digital n analog prin modulare i demodulare
- transceiver conecteaz dou reele prin radio
4.3.1. Tipuri de reele
A.
1)
3)
Dezavantaje:
2) BUS (magistral) presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile reelei.
Avantaje:
interconectare simpl
Dezavantaje:
3. STAR (stea) presupune un nod privilegiat n reea (cu rol de server) la care sunt
conectate toate celelalte.
Avantaje:
Dezavantaje:
Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s foloseasc
o idee demodat cea a notelor de subsol ntr-un mod cu totul nou. Cnd un autor al unui
articol de revist sau al unei cri introduce o not de subsol, cititorul examineaz subsolul
paginii i probabil este ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte. Web-ul poate face n
esen acelai lucru, folosind o tehnic ce va sublinia sau evidenia un cuvnt, o expresie sau o
imagine din document. Cuvntul sau expresia evideniat arat utilizatorului c exist un alt
document asociat primului. Acest document poate fi accesat i afiat imediat pe ecran.
Documentul de acest tip poart numele de hypertext.
De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redarea fotografiilor, a
imaginilor fixe i a celor animate i a secvenelor video i audio. Utiliznd un astfel de
instrument clienii pot s vad rapid i uor informaiile i imaginile grafice stocate, probabil,
pe calculatoare aflate la mii de km distan. Utilizarea unui browser Web seamn foarte mult
cu o cltorie adevrat, numai c aceasta se face mult mai uor. Acest tip de cltorie poart
numele de navigare pe Internet.
Societile comerciale i alte organizaii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de
publicitate pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel de vitrin
electronic. Odat ce adresa paginii Web este cunoscut, posibilii clieni pot afla informaii
despre firma respectiv.
Chat-ul (discuii prin Internet)
Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje ntr-un timp foarte scurt.
Dei este utilizat de diferite categorii de vrst, el este foarte popular n rndul tinerilor. Odat
conectat, utilizatorul este pus n legtur cu o mulime de ali utilizatori din toat lumea.
Aa-numitele spaii de discuii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi sciencefiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spaiu apar aproape simultan pe
ecranele calculatoarelor tuturor participanilor la discuii. Aceste spaii sunt active n general 24
de ore pe zi.
De la inventarea sa n 1980, numrul reelelor a crescut (dup unele estimri n prezent sunt
peste 30000), numrul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an, astfel c la sfritul anului
1999 acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de fcut o prognoz, dar se pare c, n
10 ani, numrul utilizatorilor se va dubla. Cert este un singur lucru: firmele de echipamente
pentru Internet vnd astzi mai multe consumabile dect cele de echipament pentru IT
(tehnologia informaiei). Mai mult dect att, raportul Centrului de Cercetri Henley a analizat
i implicaiile sociale. Concluzia: cei care au acces la Internet la locul de munc sunt mult mai
bine informai, mai productivi, ns din cauza abundenei de date de procesat, numrul orelor
de lucru este n cretere, proporional cu acumularea oboselii i stresului.
Ce fel de informaii putem localiza pe Internet? El ofer o colecie de date care se mbogete
ntr-un ritm rapid, colecie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la tehnologie. El
prezint un material complet din domeniul artelor, precum i materiale de cercetare pentru
studeni i materiale referitoare la recreere, la divertisment, la sport i chiar posibiliti de
gsire a unui loc de munc. Prin Internet putem avea acces la almanahuri, la dicionare, la
enciclopedii i la hri.
* Spre exemplu, cumprturile n cyberspaiu reprezint un paradis pentru 13% din numrul
brbailor care utilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac mult mai rapid. Acest motiv
convinge, din pcate, numai 2% din femei s cumpere on-line. ns, din totalul utilizatorilor,
doar 19% privesc Internetul ca pe un mijloc de a cumpra diverse lucruri, pentru c 46% l
descriu ca pe o surs de informaii, 24% ca pe un mijloc de a fi n contact cu ceilali oameni i
10% ca pe o surs de distracie.
5. ERGONOMIA LOCULUI DE MUNC N BIROU
caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existena unor multiple solicitri de
efort fizic i psihic n munc;
Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului un
efort intelectual deosebit, ns exist numeroase activiti care necesit un efort fizic intens.
Din punct de vedere fizic se poate considera c activiti precum cele de procesare a
corespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor sunt grele, solicitnd
ntr-un grad ridicat posibilitile fiziologice ale personalului, n special cele ale secretarelor.
Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creterea efortului fizic i
anume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea i varietatea informaiilor solicitate.
Avnd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este evident,
deoarece numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilitile
umane fireti, fr ameninarea sntii lucrtorilor. Printr-o organizare corespunztoare a
muncii pe baza principiilor ergonomice, prin mecanizarea i prin informatizarea unor activiti
i prin stabilirea corect a numrului i a structurii personalului se poate aciona eficient pentru
reducerea efortului fizic.
O alt caracteristic a activitii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de influen
a efortului este poziia de lucru. Aceasta este poziia eznd, care uneori nu se modific nici n
timpul pauzelor, datorit condiiilor de amenajare a locurilor de munc. Aceast caracteristic
se ntlnete la toate categoriile de personal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cu
deosebire la cei implicai n procesul de ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest caz
studiile de ergonomie trebuie ndreptate spre organizarea raional a timpului de lucru i spre
crearea condiiilor de schimbare a poziiei corpului.
Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur la
principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implicai n activiti de
cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la cei
din serviciile de relaii cu publicul.
n cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o
contribuie nsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi dialogul
ce trebuie meninut cu fiecare persoan pentru stabilirea informaiilor dorite. Pentru a se putea
face fa acestor solicitri, studiile de ergonomie indic o serie de caliti pe care trebuie s le
aib lucrtorii dintr-un astfel de serviciu i anume: cunotine temeinice n domeniul solicitat,
arta de a vorbi cu oamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitate de
decizie i iniiativ.
Practica a demonstrat c n serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cauze care conduc
de regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucrtori, fie de
clieni.
Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus cea acumulat) cu
implicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestat prin lips de amabilitate i
prin nervozitate. n multe cazuri efortul lucrtorilor de a avea un comportament civilizat poate
duce la suprasolicitare.
Dificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor, care nu vd
n acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o
persoan care trebuie n orice condiii s-i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate.
Solicitarea neuropsihic a angajailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celor din
secretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, de neadaptarea orarelor
de funcionare a acestora la fluxul clienilor i de existena unor lipsuri n organizarea muncii.
n legtur cu acest aspect trebuie menionat c organizarea ergonomic a muncii trebuie s
asigure concordana dintre numrul angajailor existeni i afluena solicitanilor. Avnd n
vedere c fluxul acestora este n general aleator, structurile respective pot aciona printr-o mai
mare flexibilitate n stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a formaiilor
de lucrtori, prin folosirea unor grafice de munc. Aceste msuri determin servirea civilizat a
clienilor i creterea randamentului n munc n condiii de solicitare normal a lucrtorilor.
Ali factori care influeneaz substanial solicitarea psihic sunt factorii de mediu (zgomotul,
temperatura, umiditatea i lumina), precum i relaiile dintre membrii colectivelor de munc.
5.2. Stresul i oboseala profesional
Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave
disfuncionaliti care apar n munca de birou. Din aceast cauz a aprut necesitatea
organizrii ergonomice a muncii n birouri.
Stresul reprezint o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. Dac pn n 1989 factorii
stresani ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, n
prezent societatea de tranziie aduce pe scena vieii noi tipuri de situaii stresante cum ar fi :
incertitudinea, schimbrile rapide i adesea imprevizibile, concurena, omajul, necesitatea
reorientrii i recalilificrii rapide i, nu n ultimul rnd, scderea nivelului de trai.
Oamenii, ca indivizi izolai, au rareori posibilitatea de a influena evenimentele stresante
externe. Tot ce pot face este s-i nsueasc nite strategii adaptative care s-i fac mai
rezisteni la agresiunile psihice i mai eficieni n activitatea profesional.
Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana
respectiv este una extrem de echilibrat pot aprea tulburri psihologice temporare. Individul
poate tri o stare de disfuncionalitate sau chiar o cdere psihic brusc n urma unei
psihotraume severe (accident, incendiu, decesul unui membru apropiat din familie).
Reacia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp ndelungat unor
condiii de tensiune psihic, mai ales atunci cnd este atins imaginea sa, situaia marital,
profesional sau material. De obicei individul i revine cnd situaia stresant a fost
nlturat, dei uneori pot rmne unele sechele sau o vulnerabilitate crescut fa de anumii
factori de stres*.
Factorii de mediu reprezint, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman i animal,
producnd perturbri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Aceti factori, dintre care
amintim: temperatura (prea ridicat sau prea sczut), umiditatea, zgomotul, agenii poluani
pot produce traume fizice, dar i psihice.
Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situaiile conflictuale, presiunea social prea
mare, factori care pun n pericol situaia material sau statutul social al individului, care sunt
percepui ca o ameninare pentru individ. Stresul nu este influenat numai de situaiile externe
ci i de vulnerabilitatea, de tolerana la stres a individului sau de unele trsturi ale
personalitii acestuia.
Exist, de asemenea, situaii de via care sunt considerate stresori universali, ca de exemplu:
rzboiul, detenia, calamitile naturale, accidentele care produc invaliditate sau bolile
incurabile, pierderea unor persoane apropiate. Unele situaii de via nu sunt la fel de
stresante pentru toat lumea. De pild, pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica
efului determin reacii diferite de la un individ la altul. Chiar i n cazul unor dezastre sau
calamiti naturale exist persoane care i pstreaz calmul i acioneaz oportun i eficient,
n timp ce alii intr n panic sau manifest un comportament bizar.
Lazarus arat c cercetrile asupra unor combatani din rzboiul din Vietnam sau din rzboiul
arabo-israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procent dintre acetia au aprut
simptome emoionale grave, temporare sau permanente, care i-au fcut inapi pentru lupt,
ceilali nedezvoltnd ceea ce specialitii numesc nevroza de rzboi.
Oboseala reprezint o reacie a organismului de readaptare, de refacere a funciilor sale. Ea
reprezint un fenomen fiziologic normal care apare n urma solicitrilor prezente n activitatea
uman.
n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o perioad de
odihn sau de somn, organismul i reface plenitudinea funciilor sale. Ea nu este o boal, dar
poate avea consecine temporare asupra organismului precum slbirea ateniei fa de munca
ndeplinit i fa de mediu.
Specialitii clasific oboseala n urmtoarele grupe:
Oboseala poate fi provocat de o mulime de cauze, dintre care cele mai des ntlnite sunt:
boli i dureri.
scderea ateniei;
n birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afecteaz mai ales persoanele
care lucreaz cu publicul. Cei mai muli cred c munca n birouri i secretariate este lipsit de
stres sau cu stres redus, ns lucrurile nu stau deloc aa. Tensiunile psihice i stresul
contactelor inter-umane determin oboseal sau chiar epuizare. Cercetrile efectuate asupra
lucrtorilor din birouri arat c peste 50% dintre acetia sunt afectai de un sindrom de
epuizare emoional. Cauzele ar consta n lipsa de spaiu i de intimitate a locului de munc,
precum i n dificultatea sarcinilor de serviciu.
n general, persoanele care manifest simptome de oboseal fizic i psihic au o atitudine
negativist n relaiile cu ceilali i resimt o diminuare a respectului de sine.*
n afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poate realiza prin
reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei sptmnii de lucru i a concediilor de odihn.
n munca de birou remediile pentru epuizarea i pentru oboseala profesional se pot asigura la
dou niveluri. La nivelul vieii personale angajaii trebuie s-i structureze activitile astfel
* Conceptul de stres apare pentru prima dat n cercetrile de fiziologie ntreprinse pe animale
de ctre Hans Selye n 1950, care descrie aa-numitul sindrom general de adaptare ce
caracterizeaz reacia organismelor biologice la stres.
* Tina Roose, referindu-se la cei care lucreaz n biblioteci, susine aceast idee, artnd c:
muli specialiti n informare, proaspei absolveni ai facultilor de profil, vin la primul lor loc
de munc plini de entuziasm, nerbdtori s se remarce i s-i ajute pe oameni n satisfacerea
cerinelor de informare. Nu mult timp dup angajare ns, noii bibliotecari realizeaz c nevoile
i c speranele lor personale nu corespund ntotdeauna cu cele ale instituiei sau ale
utilizatorilor. Volumul de munc este deseori prea mare pentru timpul alocat; membrii
personalului sunt obligai s ndeplineasc simultan mai multe sarcini; activitatea depus este
rareori apreciat att de beneficiari ct i de ctre instituie. Multe organizaii nu ofer
personalului nici o posibilitate de a-i aduce contribuia la structurarea propriului destin.
Acestea sunt cteva dintre motivele permanente de stres care pot transforma entuziasmul n
inerie, n frustrare i, mai trziu, n apatie.
5.3. Analiza ergonomic a locului de munc
Pentru a asigura eficiena sistemului om-mijloace de munc-mediu i a micora posibilitile
de eroare, n condiiile reducerii solicitrilor, concomitent cu creterea satisfaciei n munc,
este necesar, att pentru proiectant ct i pentru organizatorii i pentru conductorii
proceselor de munc, s se foloseasc metode adecvate, care s se bazeze pe cunoaterea
posibilitilor i a cerinelor omului n procesul muncii. n aceste condiii analiza, proiectarea i
reproiectarea ergonomic a locului de munc este de mare utilitate.
Procedeul are ca punct de plecare analiza condiiilor de munc existente sau proiectate pentru
a se realiza n diferite variante i pentru fiecare loc de munc, n funcie de factorii de evaluare
i de criteriile de influen [1] .
5.4. Proiectarea ergonomic a mobilierului de birou
Cteva din cerinele la care trebuie s rspund un loc de munc organizat pe baza principiilor
ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea relaiei om-mijloc de munc-mediu se refer la
mobilier:
- amplasarea i combinarea adecvat a mobilierului, din punct de vedere funcional i estetic;
- mobilierul s fie simplu, s asigure poziia corect a prilor corpului n timpul executrii
operaiilor i s corespund cerinelor ergonomice i estetice.
Mobilierul de birou a fcut obiectul unor norme i recomandri precise care le stabilesc
dimensiunile, capacitatea de stocare, spaiul necesar pentru utilizare; acestui mobilier i se
asociaz echipamentele i materialele utilizate n mod curent sau cu intermitene n serviciile i
]n posturile de lucru.
Alegerea mobilierului va fi relativ uoar dac beneficiarul se adreseaz unor productori
specializai. Cea mai mare parte dintre acetia au experien i dispun de echipe care se pot
deplasa i pot propune proiecte de implementare care s corespund ct mai exact posibil
nevoilor beneficiarului, posibilitilor financiare i planurilor arhitectului. ncercnd s obin cel
mai bun pre, beneficiarul poate apela la mai muli furnizori, reinnd pe cei care ofer livrarea
i montarea pe loc n termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere i faptul c
implementarea mobilierului nu este niciodat definitiv i dup un timp pot fi necesare unele
modificri; de aceea este preferabil mobilierul format din module mici, demontabile, uor de
deplasat i de aezat (rafturi independente cu fa dubl, scaune ergonomice sau pliante,
fotolii dispuse individual sau n banchete, mese de lucru ce pot lua diferite forme). Multe
probleme datorate unei previziuni deficitare la nivelul stabilirii planurilor se pot rezolva sau
ameliora prin dispunerea variabil a mobilierului.
Alegerea cu grij a mobilierului de birou poate avea o contribuie important asupra moralului
personalului i de asemenea poate fi o cale de cretere a eficienei n munc. Mobilierul
nepotrivit poate avea serioase repercusiuni asupra sntii i strii fizice a personalului, care
n final se poate transpune ntr-un nivel ridicat de absenteism i ntr-un randament redus.
Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic (computere, terminale,
imprimante, echipamente pentru microfilme) trebuie s fie proiectat astfel nct s satisfac
toate necesitile personalului care lucreaz cu aceste echipamente. De asemenea, este
necesar s existe cabluri suficient de lungi care s fie aezate astfel nct s fie ct mai puin
vizibile. Cablurile pot fi ncorporate n birouri astfel nct computerele, telefoanele sau sursele
de lumin s poat fi poziionate n locuri corespunztoare, n felul acesta securitatea n lucru
crete i se creeaz economii importante de cablu.
Numeroase firme ofer astzi mobilier modern pentru personalul care lucreaz n grup cu
echipamente legate la reea. Aceste staii de lucru faciliteaz colaborarea iar mobilierul se
adapteaz uor la necesitile echipamentelor. Pupitrele pentru terminale pot avea extensii de
tastatur pentru operare confortabil, iar mesele pentru imprimante pot avea un sertar
dedesubt n care este pstrat hrtia .
Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt: lemnul, plasticul
i metalul.
n opinia multor specialiti, cea mai important pies de mobilier n birouri este scaunul, de
aceea alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg n acest capitol.
Dei pentru muli poate s par o problem lipsit de importan, chiar hilar, alegerea
scaunului pentru locul de munc a devenit n ultimul timp un subiect mult discutat i studiat de
specialitii n ergonomie.
Pentru cei mai muli oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul. ntradevr, att calculatorul ct i proiectarea ntregii staii de lucru este astzi important, dar s
nu uitm c fr un scaun confortabil, munca lucrtorilor nu poate fi eficient.
Majoritatea lucrtorilor din birou stau n medie opt ore pe zi pe scaun la masa de lucru, de
aceea nu este deloc uimitor c scaunul a devenit astzi cea mai important pies de mobilier n
birouri. Statul pe scaun o perioad mare de timp poate provoca diverse probleme cum ar fi:
dureri ale picioarelor, datorit marginilor platformei; dureri de spate, cauzate de poziia
ncordat a coloanei i a muchilor dorsali, poziie care provoac vasoconstricii ce ncetinesc
circulaia sngelui, deci i oxigenarea*.
Scaunul trebuie, de asemenea, s ofere, n special pentru oamenii mai scunzi, posibilitatea de
sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condiie obligatorie pentru cei care lucreaz n
poziia eznd). Acest suport, ns, trebuie s permit extensia picioarelor i pstrarea poziiei
verticale a corpului sau puin aplecat pe spate.
Ajustabilitatea este cea mai important trstur de calitate a scaunelor de birou. Pentru
alegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarde realizate de firme
specializate*.
La fel de important n munca de birou este ajustarea meselor de lucru. nlimea planului
de lucru trebuie dimensionat n funcie de distana optim de vedere pentru meninerea
corpului n poziie natural, precum i n funcie de mrimea efortului solicitat de brae.
Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun de un
mecanism care permite ajustarea nlimii pn la nivelul corespunztor.
n prezent firmele specializate n producerea mobilierul de birou pun tot mai mult accent pe
aspectul ergonomic al produselor lor.
[1] Les profils des postes, Paris, Ed. Masson, 1976, p. 20-40.
* Peste 31 de milioane de americani sufer n prezent de dureri de spate. Dar aceste dureri
reprezint numai una din problemele de sntate pe care lucrtorii din birouri din Statele Unite
le au la locurile lor de munc. Centrul Naional pentru Statistica Sntii arat c aproximativ
20% din durerile de spate sunt cauzate de poziia la locul de munc, determinnd o scdere a
productivitii cu 25%. Acelai centru menioneaz c durerile de spate reprezint aproximativ
40% din totalul durerilor musculare aprute la locurile de munc. Aetna Life and Casualty
estimeaz c durerile repetitive, inclusiv cele de spate, determin n Statele Unite pierderi de
20 de miliarde de dolari pe an cuprinse n costuri medicale i n reduceri de salariu.
Geoff Wright, un specialist canadian n ergonomie arat c: Astzi majoritatea specialitilor
recunosc c staia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel nct s se adapteze diferenelor
fizice dintre lucrtori. Dac acest lucru nu este fcut, angajaii nu vor putea lucra la ntreaga
lor capacitate, iar riscul durerilor de gt, de umeri, de spate, de brae sau de ncheieturi este
deosebit de mare.
Un scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, n special zonei lombare, un suport. Dr. Wright
spune c acest suport ar trebui s fie ajustabil. De asemenea, sptarul scaunului ar trebui s
permit i o ajustare pe vertical pentru a se adapta lungimii spatelui lucrtorilor, dei aceast
soluie, arat profesorul Burloiu, nu rezolv problema durerilor de spate. Durerea este
provocat de nclinarea n fa a corpului, nsoit de ncordarea coloanei i a muchilor dorsali,
de aceea este necesar o nclinare a planului de lucru spre operator (ca un pupitru) astfel nct
corpul s nu se mai ncline n fa, s stea drept sau chiar puin nclinat pe spate. Dei muli
specialiti spun c este necesar o ajustare nainte a sptarului pentru a reduce durerile de
spate, proiectarea, n ultimul timp, a unor tastaturi pentru calculatoare cu un sistem care
permite schimbarea unghiului de lucru, ntrete ideea profesorului Burloiu.
* De exemplu, n Statele Unite, American Naional Standards Institute-Human Factors and
Ergonomics Society (ANSI-HFES), un grup independent, analizeaz i produce astfel de
standarde. Aceast instituie recomand pentru scaunele de birou urmtoarele caracteristici:
- s permit lucrtorilor s stea cu braele drepte de la umr i cu coatele ndoite;
- s permit lucrtorilor s stea pe scaun cu genunchii ndoii i cu picioarele sprijinite pe
podea sau pe un suport;
- s dispun de un sptar care s pstreze poziia dreapt a spatelui.
Standardele ergonomice sunt mbuntite periodic iar standardele ANSI-HFES sunt n mod
curent revizuite. Administraia Clinton s-a ocupat n mod deosebit de aceast problem, cernd
Occupational Safety and Health Administration (OSHA) s fac noi propuneri n acest sens.
n acelai timp, un mare numr de state din America au propus propriile standarde
ergonomice. Semnificativ este propunerea California Occupational Safety and Health
Administration (CALOSHA). Conform acestor standarde platforma scaunelor trebuie s fie
ajustabil att n nlime ct i n adncime, sptarul trebuie s fie ajustabil, n special pentru
zona lombar, i de asemenea suportul pentru brae.
Propunerile OSHA i revizuirea standardelor staiilor de lucru de ctre ANSI-HFES au ca
obiectiv creterea productivitii i reducerea riscurilor de apariie a unor dureri determinate de
echipamentele i de mobilierul de birou. n acelai timp specialitii n ergonomie sprijin
activitile de realizare a unor noi produse care s asigure siguran i sntate la locurile de
munc.
i n Marea Britanie exist o mare preocupare pentru realizarea unor astfel de standarde
ergonomice. n acest sens, British Standard ofer urmtoarele dimensiuni pentru scaunele
ajustabile ale dactilografelor i operatorilor pe calculator:
Aceste dimensiuni sunt proiectate s asigure poziia confortabil pe scaun cu spatele rezemat
de sptar i cu picioarele sprijinite pe podea. Totui ele nu trebuie considerate ca etalon
deoarece sunt valabile numai n condiiile antropometrice specifice rii respective.
Majoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este ntr-adevr important pentru
creterea confortului lucrtorilor, pentru eliminarea problemelor de sntate care n final pot
duce la creterea productivitii, numai c acest scaun i n general mobilierul ergonomic este
nc prea scump (cel puin pentru firmele romneti). Totui trebuie s ne gndim la faptul c
pierderile determinate de nefolosirea lor sau necunoaterea utilizrii lor (20 de miliarde de
dolari pe an n SUA) depesc cu mult aceste costuri. S reflectm asupra vorbei englezului:
Sunt prea srac pentru a cumpra lucruri ieftine.
5.4.1. Proiectarea i mbuntirea factorilor de ambian fizic
Ambiana fizic reprezint o component important a procesului de proiectare ergonomic a
locului de munc. Etimologic noiunea de ambian se refer la mediul material i social n care
o persoan sau o colectivitate i desfoar activitatea.
n birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib n vedere: caracteristicile generale
ale muncii, coninutul specific al muncii, solicitrile impuse n procesul muncii, factorii psihosociali. De asemenea, importante sunt i posibilitile materiale, tehnico-economice ale acestor
structuri.
Principalii factori de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura, umiditatea,
viteza aerului, puritatea aerului), coloritul i zgomotul.
Iluminatul este unul dintre factorii care exercit o influen important asupra productivitii
angajailor i asupra gradului lor de oboseal. O iluminare defectuoas poate cauza disconfort
vizual i o poziie nenatural a corpului, fiind deci o piedic n calea performanei.
Cercetrile arat c 80% pn la 85% din cantitatea de informaie pe care o asimilm parvine
pe cale vizual, de aceea confortul vizual este esenial. Dar modul de iluminare nu afecteaz
numai confortul vizual ci i pe cel fizic.
Iluminatul la locul de munc poate fi mprit n 4 categorii:
1.
Iluminarea ambiental este dat de obicei de o surs de lumin montat n tavan (tub
fluorescent). Uneori este singura surs de lumin la locul de munc.
2.
Iluminarea cu ajutorul lmpilor de birou. Dei ofer confortul individual, acest tip de
iluminare este absent n cele mai multe locuri de munc.
3.
Iluminarea direcionat este de obicei asigurat de surse de lumin orientate n jos, sau
de lumini de urmrire. Este folosit pentru iluminatul anumitor obiecte sau pentru creterea
nivelului de intensitate.
4.
Iluminarea natural provine prin geamuri, ui sau perei de sticl. Are un efect pozitiv
asupra omului, dar nu este disponibil permanent.
Poziionarea. Locul de munc trebuie astfel poziionat nct linia vizual s fie paralel cu
lumina i cu ferestrele. Lumina care cade ntr-un unghi corespunztor pe suprafaa de lucru
previne reflexia care poate ntuneca imaginea sau poate crea contraste de fundal.
Comutatorul. Diferitele tipuri de comutatoare permit lucrtorilor s aprind pe rnd cte o
serie de lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de lumin ambiental.
Jaluzelele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul ntregii zile.
O alt problem a iluminatului o reprezint ntreinerea. O bun ntreinere a elementelor
componente ale lmpilor include o schimbare regulat la 2/3 din via a acestora, controale
atunci cnd ncep s dea mai puin lumin i curirea regulat. O nou generaie de startere
electro-magnetice i de tuburi fluorescente cu eficien i cu via mrite sunt din ce n ce mai
folosite, reducnd foarte mult aceste probleme de ntreinere.
Iluminarea eficient determin i scderea costurilor. Studiile arat c 85 de ceni dintr-un
dolar cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul de electricitate. Investiiile
n sisteme eficiente de iluminare duc la reducerea acestor costuri, vor reduce munca de
ntreinere i vor mbunti calitatea luminii.
Cromatica (coloritul) constituie un alt factor de ambian fizic ce influeneaz productivitatea
muncii i care are un rol important asupra capacitii vizuale, n asigurarea unui iluminat
eficient i a unui confort sporit. Folosirea culorilor n munca de birou se bazeaz pe efectele
fiziologice i psihologice ale culorilor asupra omului (tabelul 3).
Astfel:
Roul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaz circulaia sngelui i pofta de
mncare, vasele limfatice i metabolismul. Roul accelereaz ritmul cardiac i respiraia,
combate frigul, d impresia de mrire a spaiului, d rezisten la efort psihic i fizic, creeaz o
ambian vesel i optimist. Dar privitul intens i timp ndelungat a acestei culori determin
oboseala care se va resimi la nivelul ntregului organism. Roul ajut n urmtoarele afeciuni:
rceli, stri subfebrile, dureri reumatice provocate de frig i de oboseal, eczeme, TBC,
depresie nervoas, paralizie, astenie fizic.
Verdele este calmant i d senzaia de odihn. Este culoarea naturii i a speranei, dilat
vasele de capacitate mic, scade tensiunea arterial, echilibreaz. Lumina verde favorizeaz
sugestia i autosugestia, dar obosete dac nuanele sunt prea ntunecate.
Oranjul tonific aparatul respirator, combate strile de anxietate, stimuleaz atenia, fixeaz
calciul n oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentru ficat i pentru funciile de
nutriie. Oranjul este indicat n bronite cronice, sclerodermii, enfizem pulmonar, astm bronic,
rinite cronice, litiaz biliar, boli de rinichi. Oranjul nu are contraindicaii.
Albastrul are ca efect scderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeaz respiraia i
reduce frecvena pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarte rece, odihnitoare i
linititoare care ndeamn la calm i la reverie, la predispoziie spre concentrare i spre linite
interioar. n exces, albastrul poate duce la depresie. Albastrul confer seriozitate, tendina
spre evocare, spaialitate, ngduin, pace interioar, nostalgie.
Violetul este culoarea regal prin excelen. Recunoscut ca sedativ, violetul stimuleaz
producerea globulelor albe, crete tensiunea arterial i frecvena ritmului cardiac.
Culorile birourilor ergonomice se aleg i n funcie de coeficientul de reflexie. Astfel se
recomand vopsirea plafoanelor n culori cu coeficient de reflexie ridicat, ns mat, pentru a
mpiedica strlucirea. Pardoseala s aib un coeficient de reflexie de 15-30%. Pentru mobilier
se recomand culori deschise, avnd un coeficient de reflexie de 30% pn la 50%. Pentru
maini de scris sau pentru calculatoare sunt indicate culori neutre (gri, bej).
Zgomotul. Nivelul general al zgomotelor trebuie s se nscrie n limite corespunztoare
specificului muncii de birou, al crui coninut implic un anumit grad de solicitare psihic i
nervoas.
Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt:
15% mecanizat;
5% manual.
planificarea primar;
Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se obine optimizarea fabricaiei,
a organizrii unei ntreprinderi n general. Instrumentele integrrii sunt introduse pe mai multe
etape:
1. legtura organizatoric ntre sistemele tehnice;
2. cnd sistemele de baz sunt nelegate, se vor realiza reelele necesare;
3. legturi de date (transferul de date ntre sisteme);
4. crearea bazei comune de date pentru CIM.
Conceptul de sistem, ca i cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul
unei organizaii. O organizaie este privit, n general, ca un sistem cu un anumit numr de
subsisteme i un scop comun. Aceste subsisteme trebuie s fie legate mpreun i controlate
pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizeaz date n legtur cu cadrul intern
i extern i ajut conducerea n luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existenei i
funcionrii n continuare a organizaiei.
Sistemele informatice de birou integreaz tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor,
textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregtirea documentelor i comunicarea mesajelor n forme
variate produc o serie de beneficii, cum ar fi:
a) creterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicrii ntre diferite persoane;
b) accesul la informaie care poate fi gsit n diferite locuri i sub diferite forme, economisind
i timpul pentru descoperirea ei;
c) creterea productivitii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibil
creterea randamentului;
d) creterea gradului de continuitate ntre diferite activiti;
e) mbuntirea controlului asupra activitilor personale.
Sistemul integrat implic existena a dou elemente fundamentale: o baz de date central i
o reea de telecomunicaii.
La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicaiilor, declannd
una dintre cele mai dramatice confruntri comerciale a timpului.
Dat fiind c o parte mare din afaceri depinde acum de obinerea i trimiterea de informaii,
companiile din toat lumea s-au grbit s-i interconecteze angajaii prin reele electronice.
Aceste reele formeaz infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de important pentru mersul
afacerilor i dezvoltarea economiei naionale asemenea cilor ferate pe timpul lui Morse
afirma A. Toffler n celebra sa carte Puterea n micare.
Fr telecomunicaii nu ar fi posibil dect o parial automatizare a biroului. O reea de
telecomunicaii permite computerelor i terminalelor din diferite locuri s comunice unele cu
altele. Aceasta are diverse forme i mrimi. Mrimea reelei depinde att de locul unde sunt
instalate terminalele interconectate, ct i de numrul de conectri necesar. O reea poate
include un cablu coaxial ce conecteaz dou birouri, sau un satelit ce leag cldirile din diferite
orae sau ri. Reelele sunt de diferite tipuri, n funcie de datele care sunt transmise prin
reea. Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circul cu anumit vitez.
Raportat la un birou, o reea care poate s opereze cu diferite tipuri de date este cea mai
potrivit. Astfel de reele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se
urmrete la nceput planificarea ctorva noduri, adic o reea local (LAN) spune Myles E.
Walsh n lucrarea Sisteme informaionale computerizate.
Companiile devin din ce n ce mai dependente de reelele lor electronice pe care le folosesc n
activitile zilnice. Privite cndva ca instrumente strict administrative, reelele informative sunt
considerate tot mai mult arme strategice, ajutnd companiile s-i protejeze pieele constituite
i s le atace pe cele noi.
Computerele, terminalele, reelele de telecomunicaii formeaz corpul i structura scheletic a
unui sistem, atribuindu-i o anumit form de organizare. Software-ul este cel ce d via
acestui sistem i i permite s realizeze funciile de birou.
Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesri ale
informaiei.
Primul pas n automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu
logic distribuit. Acest sistem este echipat cu capaciti de telecomunicare i de procesare a
datelor. ntr-un sistem cu logic distribuit software-ul este nmagazinat n computerul
principal. Fiecare terminal folosete acelai program din computer pentru a-i realiza sarcina.
ntr-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie i putere de
procesare. n acest fel va reine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai
avansate ale acestor sisteme includ interfee cu echipament foto, copiatoare pentru ieiri i
echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intrri.
ntr-un birou nu se lucreaz numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea
imaginilor fixe sau mobile, proiectarea asistat, realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate.
Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea i stocarea datelor fr a mai fi
necesar introducerea de la tastatur. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot
cpta o form digital folosind un scanner (echipament ce poate transforma informaia
analogic n digital).
Procesarea vocii este o alt realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii
continu s fie limitate datorit modului n care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea
informaiei ntr-un astfel de sistem este necesar o central telefonic sau o combinaie
telefon-terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile n procesor prin intermediul
butoanelor, apoi se introduce mesajul audio vorbind direct n receptor. Mesajele sunt stocate
sub form digital, dar pot fi transformate i n form analogic.
Imaginea i vocea formeaz un tandem n timpul videoconferinelor.
Una dintre cele mai importante realizri ale unui birou automatizat este teleconferina
capacitatea de a lega persoane aflate la distan, care au acces la propriile fiiere i la baza de
date a organizaiei respective.
Videotextul este de asemenea rezultatul utilizrii noilor tehnologii birotice. Este o form de
editare electronic ce ofer un potenial uria pentru afaceri i guvern. Procesarea de date,
texte, voce i a imaginii precum i transmiterea acestora se potrivesc unui numr tot mai mare
de aplicaii de birou.
Sistemele suport personale formeaz o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce
ofer asisten celor din executiv, managerilor i altor utilizatori.
Acest tip de sisteme ofer potenialul necesar pentru creterea eficienei prin mbuntirea
organizrii activitilor. Ele pot furniza urmtoarele servicii:
a) calendare de management;
b) programe de ntruniri;
c) pota electronic;
d) pregtirea documentelor;
e) localizarea documentelor i gruparea acestora;
f) note i comentarii.
n concluzie, prin automatizarea activitilor de birou se urmrete o integrare a unora dintre
tehnologiile computerizate dezvoltate ncepnd cu anii 60. Este punctul culminant al unor ani
ntregi de cercetri, experimentri i al politicii miilor de persoane din industria computerelor.
(Burton V. Dean Management strategic)
7. BIROUL VIITORULUI
n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului tehnologic
continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va costa cu 20-30% mai
puin n viitor.
Dac n 1980 un computer principal pentru afaceri de mare ntindere costa 4,5 mil.$ i avea
capacitatea s execute 4,5 MIPS (milioane de instruciuni pe secund) se folosete ca etalon
IBM 3033 iar n deceniul 90 acelai computer, suferind mbuntiri de 30% pe an, costa 125
000$. dup cum afirm James A. Senn n Sisteme informatice n management, n prezent
costul lui este de cteva mii de dolari.
Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii c acest
termen se va scurta.
Capacitatea de stocare secundar se mbuntete, de asemenea, cu 40% pe an.
Nevoia de interconectare va asigura existena capacitii de a lega utilizatorii i managerii cu
datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg rspndit i tot mai
multe companii vor investi n serviciile de baze de date comerciale.
Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligena artificial, care vor
facilita construirea bazei de cunotine i procedurilor de interferen. Managerii sistemelor
informatice vor avea o preocupare sporit n activitatea de organizare, influennd natura
activitilor. n prezent, probabil cea mai prosper ramur a inteligenei artificiale este cea a
sistemelor expert destinate rezolvrii de probleme n domenii de specialitate.
Sistemele expert preiau cunotinele bazate pe informare direct sau pe experien, acumulate
de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, i i asum sarcina rezolvrii
acestora, urmrind minimalizarea interveniei utilizatorului n cursul rezolvrii.
Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implementrii de sisteme expert a avut ca
suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente complexe dedicate
acestui domeniu, denumite sisteme cadru sau sisteme anvelop, care permit preluarea n
mod eficient a seturilor de cunotine specifice din domeniul de specialitate pentru care este
realizat sistemul expert respectiv.
De regul un sistem expert se construiete utilizndu-se un limbaj specializat (LISP, PROLOG,
SNARK etc.). El se realizeaz, pe de o parte, de ctre specialitii n informatic, dispunnd
eventual de un produs-program adecvat, iar pe de alt parte, de expertul uman sau de experii
n domeniul vizat.
Unul dintre obiectivele activitii de cercetare n domeniul sistemelor expert este ca utilizatorul
calculatorului s devin invizibil. n afara unor cunotine standard, practic toate cunotinele
urmeaz s fie introduse n memoria mainii de ctre viitorul utilizator, n scopul soluionrii
unor probleme de care creatorul sistemului nu va avea niciodat cunotin. Inteligena
acestuia din urm intr doar n preul iniial de vnzare a produsului.
Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificarea cunotinelor.
Datorit msurilor ntreprinse a fost creat o baz larg i sofisticat de cunotine, existnd
posibilitatea ca acestea acumulate i stocate s fie distribuite la cererea celor interesai.
ntr-o vreme n care limbajul tiinific este att de diversificat, n care minii umane i vine din
ce n ce mai greu s aspire ctre disciplinaritate, perspectiva unei integrri viitoare a
sistemelor expert ofer o alternativ reconfortant.
7.2. Reele de telecomunicaii. Internet intermarketing
Telecomunicaiile reprezint unul dintre cele mai dinamice domenii ale economiei mondiale,
fapt ilustrat de cel puin trei elemente:
- sistemul de dezvoltare a reelelor de telecomunicaii, care depete constant ritmul mediu
de cretere a produsului naional brut;
- are loc o reutilare a reelelor pe baza celor mai noi realizri tehnico-tiinifice n domeniul
microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparen ridicat etc.;
organizrii distribuite este cel n care se mut din sfera conducerii n subsidiar. Ierarhia este
deci n descretere. n multe cazuri organizaiile trebuie s neleag importana pstrrii unor
informaii confideniale, rezervndu-i astfel un avantaj n competiie.
Urmtoarea list conine anumite atribute care descriu noul mod de organizare comparativ cu
cel vechi.
Moduri de organizare (comparaie)
Nou
Vechi
Dinamic
Stabil
Abundena informaiei
Lipsa informaiei
Global
Local
Dimensiuni reglabile
Dimensiuni mari
Funcional
Spirit de echip
Spirit individualist
Implicare
Comand, control
Ierarhic
n esen, exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fie asociate cu
toate sistemele manageriale ale unei organizaii. Noile organizaii trebuie s adopte conceptul
de auto-structurare n ceea ce privete organizarea activitii. n multe cazuri noua structur n
ansamblu necesit o tehnologie avansat i ar fi total nerealist s le solicitm de la nceput
perfeciune.
7.4. Noul loc de munc
Biroul viitorului va deine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s-i fac fa, s
o exploateze i chiar s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include urmtoarele elemente:
comunicaiile;
Sistemele birotice create n ultimul timp sunt parte integrant a sistemului informaional al
unitii, i n aceast postur, obiectivele i sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i
sarcinilor generale ale organizaiei.
Computerele uureaz munca n domeniul administrativ, dar schimb i faa locului de munc.
n sistemul de educaie al zilei de mine, locul de munc centralizat va pierde din importan
(). O bun parte din studiu se va realiza chiar n camera studentului, acas sau ntr-un
dormitor comun, la orele pe care el nsui le va alege afirma A. Toffler n ocul viitorului.
TEHNICI DE SECRETARIAT
Lector univ. Nina VRGOLICI
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
funcia de cercetare-dezvoltare;
b)
c)
funcia de producie;
d)
funcia financiar-contabil;
e)
funcia de personal.
un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile
reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice
acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;
spaiul de lucru ;
obiecte de iluminat;
n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este parial
centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet, secretarii
conductorilor).
Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje:
pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse
centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;
sistemul informaional ;
ntre sistemul operaional i cel decizional legtura se stabilete prin sistemul Informaional
(SI). Sistemul Informaional este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de
mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale de circulaie, proceduri i
mijloace de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor
organizaiei.
Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz emit sau transmit
informaii utile n cadrul sistemului organizaiei.
Mijloacele materiale se refer la maini i echipamente de birou (calculator, maina de scris,
de copiat, telefonul, faxul etc.).
Informaia poate fi definit ca un mesaj, o tire, un semnal, un grup de imagini ce reflect
starea unui sistem sau a modului n care aceasta funcioneaz i care aduce receptorului date
noi, un plus de cunoatere.
Fiecrei activiti umane desfurate n forma de organizare i structur specifice i corespund
informaii specifice. Sursele de informaie se regsesc att pe plan decizional ct i
operaional. Informaia este util cuiva dac este cerut de un consumator de informaie,
indiferent dac acesta este decedent sau executant. Indiferent de complexitatea sistemului,
comunicarea necesit cteva elemente eseniale :
Informaia circul ntre emitor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.) i poate
fi sub form de : date, texte, imagini fixe, secvene audio sau video etc.
Cantitatea de informaii care se vehiculeaz ntre emitor i receptor constituie fluxul
informaional. Distingem un flux de intrare de informaii i un flux de ieire de informaii. De
exemplu, legtura cu alte organizaii aduce un flux de informaii din afar (o cerere de ofert,
o comand, etc.). n fluxul de ieire al informaiilor se pot ncadra diverse forme de
coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a informaiei care circul att n cadrul
organizaiei ct i ntre aceasta i exterior.
Comunicarea n cadrul unei organizaii sau n afar acesteia se desfoar n bune condiii doar
n cazul n care fluxul informaional cu elementele sale componente preluarea prelucrarea
i transmiterea informaiilor respect o serie de reguli referitoare la alegerea sursei de
informaii potrivite, la modificrile, transformrile, prelucrarea n vederea obinerii obiectivelor
stabilite (de consumatorul de informaii) prin respectiva informaie. De asemenea, un rol
important l are i forma de prezentare precum i alegerea canalului adecvat pentru
transmiterea informaiei. Este un lucru recunoscut c n acest proces preluare prelucrare
transmitere, secretarei (asistentei manager) i revin sarcini importante.
O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate, cum s obin n timp util
i s le foloseasc eficient pentru fiecare situaie. Este cunoscut faptul c la angajare, firmele
solicit secretarei (asistentei manager) cunotine despre utilizarea Internetului, a
calculatorului i a altor mijloace moderne de informare.
Preluarea informaiei necesit cunoaterea surselor de informaii. Sursele de informaii pot fi
comenzile, minutele diverselor ntlniri de afaceri, cercetri de pia, baza proprie de date,
anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizaii, programe de activitate,
serviciul de informaii teletext, Internetul, reeaua Intranet, manuale, fie, biblioteca proprie
etc.
Dup preluarea unei informaii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor interne de
transmitere a informaiei) persoanelor competente la rndul lor, acestea pot pstra informaia
sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel extern, sub forma
unei informaii rspuns adecvate.
Informaia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i n funcie de modul de
prezentare. Modalitatea de prezentare a informaiilor transmise constituie un element cheie n
dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent ns de modul de prezentare trebuie
avut n vedere c mesajul s fie foarte clar, s rspund intereselor celor care au cerut s fie
ntr-o form ct mai atractiv.
Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coerena informaiei i canalul ales
pentru transmitere. n caz contrar pot aprea distorsiuni n receptarea informaiei. Astfel :
dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va alege faxul, e-mail-ul ;
dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile (timp i bani) se
va alege videoconferina ;
dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explicaii suplimentare se
va alege discuia fa n fa sau telefonul ;
comunicri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anunarea unor
chemri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)
prezentarea unor situaii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor grafice;
transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le
execute;
note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, constituind decizii
asupra modului de rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretri ulterioare
care s genereze nendeplinirea sau ndeplinirea parial sau incorect a unor sarcini.
A treia etap a circuitului informaional, n care secretariatului i revin sarcini importante este
din nou n sens ascendent n cursul executrii deciziei.
n aceast etap n afar informaiilor date de compartimentele operaionale, secretariatul
informeaz permanent conducerea asupra respectrii termenelor de execuie. Pentru aceasta
secretara (asistenta manager) i organizeaz un sistem de evidene operative, (scadentarul de
termene, agend, fiiere n care sunt incluse detaliat toate deciziile conducerii) care i permit
s urmreasc pentru informarea conducerii stadiului realizrii acestora.
Schimbul de informaii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri permanente.
Permanentul schimb de informaii, dei util prin operativitate poate duce uneori la frecvente
ntreruperi n munca de concepie a conducerii dar i a secretariatului.
Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe
compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu i este
mprit n dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar cealalt parte de la
secretariat. Sunt exceptate informaiile foarte urgente care sunt transmise imediat.
2. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) N LUMEA PROFESIONAL
CONTEMPORAN
educaia (specific nivelului de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau
cursuri pregtitoare etc.) ;
experien profesional (unele funii se pot ncredina imediat dup terminarea colii,
altele necesit o anumit experien) ;
multiplic materialele,
preiau mesaje,
nu au responsabiliti,
2) Tinere secretare
expediaz corespondena,
primete vizitatorii,
3) Secretare personale
primesc vizitatorii,
au cunotine de contabilitate,
4) Asistente personale
secretare urmtorul avantaj: timpul ctigat pe care l poate folosi pentru a obine sarcini mai
atractive.
Pentru secretare apar i alte perspective [2] i anume:
1)
asistena managerial calificat: Dac pe viitor vor fi mai puini efi, acetia vor avea
mai mult de lucru, deci, crete domeniul de conducere; se vor schimba i sarcinile de
conducere. Conducerea subordonailor se va face mai ales prin comunicare, pentru care efii
au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional i talentate psihologic.
n spatele efilor eficieni vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, nite administratoare
eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i totalitatea fluxurilor
organizatorice din secretariat, ci i pri din sarcinile lor, pe care le vor rezolva independent
(de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate);
2)
prestrile de servicii n mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe firme
experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O astfel de form
o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei cruia clienii i comand ntocmirea
utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaz i se dirijeaz videoconferinele, sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea edinelor, congreselor.
3)
externalizarea unor funciuni din ntreprinderi: reprezint, poate, o nou ans pentru
secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se ntinde de la
tradiionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor, aranjamentele de cltorii,
traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea informaional sau coordonarea.
Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc s
se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i
posibilitatea acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile
salariatelor. Formarea profesional continu devine obligaie, prin aceasta nu se nelege
formarea tradiional, ci nvarea pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai calificat
competena profesional, cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i cu att mai
sigure sunt locurile lor de munc.
Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere mai bun
i la o percepie public apreciativ sporit a statutului profesional i social al secretarei n
societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb strin i lucrul pe
calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente importante, ns departe de
a suplini cei apte ani de acas, permanenta preocupare de a nva, de a se autodepi,
precum i grija constant de a pstra proporiile dictate de bunul sim i de respectul pentru
ceilali.
Competente i contiente de sine aa le dorim pe secretarele i asistentele manageriale de
mine. Sperm ca i n contiina concetenilor notri s se formeze acea imagine pe care o
merit secretarele de mult vreme.
n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a
instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reui s nlocuiasc
niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu.
2.2. Funcia de asistent manager
Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n
acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul
manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac la
rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate,
asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc.
Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale, dar i o
serie de constrngeri:
Avantaje:
contacte variate;
Constrngeri :
program flexibil ;
raportri permanente ;
stagii de perfecionare.
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
delegarea responsabilitilor
raportarea activitii
comunicarea interpersonal
Aceste uniti de competen definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar
aa cum am mai spus, ele se stabilesc n funcie de domeniul n care lucreaz i de poziia pe
care o ocup (n subordinea directorului general, a unui director de departament etc.).
Asistenta manager ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd cartea de
vizit a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i
indiferena acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, o bun asistent trebuie s
cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa de
clieni, s respecte timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod
plcut o conversaie.
2.3. Calittile i aptitudinile secretarei (asistentei manager)
n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea personalului
din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de cunotinele de cultur
general, dar i de anumite caliti i aptitudini.
Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate
cerinele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai multe
din aceste caliti, pe care, printr-o educaie permanent le poate dobndi sau dezvolta.
1. Inteligena n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune:
spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor i din
necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de
activitate, scadentarul de termene etc.);
2. Discernmnt pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i alegerea celei
mai bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n
situaia de a alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect
poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii
respective.
3. Memorie face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor unei
secretare; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i
alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele
operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). Este adevrat c
memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai puin dotai obin
rezultate performante prin exerciiu de memorie.
4. Atenia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, nregistrnd i
transmind datele fr erori.
5. Iniiativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite.
Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de
multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este
cazul). n strns legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea,
responsabilitatea celui care o ia. Iniiativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n
prerogativele conducerii i nici n iniiativele celorlalte compartimente;
6. Spirit creativ este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea
continu de soluii care ar putea mbuntii activitatea firmei.
7. Simul estetic se concretizeaz n:
preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n spaiul
propriu de lucru, ct i n cel al conducerii;
preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie ct mai
adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al tuturor
materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere etc.).
aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau
grafice.
ordine n idei;
ordine n acte;
l asigur pe ef c a neles instruciunea lui, dar c mesajul clientului i s-a prut suficient de
important. eful va fi recunosctor c a neles situaia i c l-a ntrerupt cu tact.
13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i
respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice.
14. Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert i
deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie autocontrolul este o
operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i alte forme:
n relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se
autocontroleze n vorbire, gestic, comportare.
15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor
(asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari progresele tehnologice,
cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s
ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu
angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare
cu att va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care lucreaz. Secretarele care vor
beneficia cel mai mult de recompensri prin avansri i mriri de salariu sunt cele cu abiliti
de comunicare.
16. Independena. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s
lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza
activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu
trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii.
17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii, pentru
realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la
dispoziie toate informaiile necesare.
18. Atitudinea pozitiv fa de munc. n mod evident duce la productivitatea de ansamblu
a biroului. Iat cteva atitudini :
Negativ
Pozitiv
bine renunm
De ce s achiziionm un alt
dispozitiv ?
19. Buna dispoziie i simul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o aib orice
secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de
serviciu este o dovad a profesionalismului.
20. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante
caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de
eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i dorete
un subaltern loial pe care s poat baza oricnd.
21. Confidenialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci cnd
cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe
confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor
fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune
exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai
ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o poziie
cheie ntr-o instituie.
22. Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ
scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc
corect prioritile pentru a fi eficient.
tehnoredactare;
baze de date;
pota electronic;
Fcnd o grupare a relaiilor ce se stabilesc ntre secretariat i alte persoane avem urmtoarele
categorii :
1)
2)
3)
1)
Acest tip de relaie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte
cerinelor de disciplin, punctualitate i ordine.
In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine interioar,
a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului profesional.
Intr-o organizaie pot fi civa directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei
manageriale i secretara are un rol important n funcionarea cu succes a acestei echipe.
Relaiile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara
trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de
lucru n funcie de acestea.
De asemenea, secretara trebuie :
s fie capabil s rspund cu diplomaie oricrei cereri telefonice, iar executivul trebuie
s aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod confidenial ;
s fie capabil s rezume esena unor lucrri, scutind conducerea de a le mai studia ;
s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd
trebuie ;
La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s permit
secretarei s aib iniiativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s aprecieze munca
secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen pozitiv asupra psihologiei
secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea.
Ca secretar ea va stabili relaii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de
exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edine sau s cear informaii urgente). De
bunele relaii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condiii a sarcinilor de
serviciu.
2)
secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se
prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr dac problema
ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac vizitatorul nu dorete
s spun scopul, eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu. Nu este de competena
secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe motiv c acesta dorete s-i
comunice personal efului scopul vizitei.
s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activitii de
secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important);
vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi rugai s-i comunice numrul de telefon
pentru a putea fi contactai;
autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint n
secretariat.
Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel:
1)
Imediat caz n care secretara l roag pe vizitator s o urmeze n biroul conducerii, l
prezint apoi se retrage.
2)
Dup un timp de ateptare n acest caz vizitatorul ateapt n biroul secretariatului
(secretara i propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de ateptare se prelungete
secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator.
3)
n cazul n care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara cere
scuze acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o not scris
conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemulumirea,
secretara trebuie s rmn calm, politicoas dar ferm.
De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd data i
ora.
In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil s
discute cu ei, s le dea anumite relaii (ea trebuie s cunoasc cel puin o limb strin de
circulaie internaional), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura rii
de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut c anumite gesturi, pe
care noi le considerm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare. n general,
vizitatorii strini i exprim n scris, cu mult timp nainte, intenia de a vizita instituia
respectiv.
4) Relaiile cu mass-media
Relaiile cu mass-media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu
reprezentanii radioului, televiziunii sau presei.
Mass-media poate contribui la promovarea unor bune relaii ale firmei cu publicul. Aadar, este
n interesul firmei s ofere presei informaii i imagini ntr-o form favorabil pentru ea. n
relaiile cu mass-media secretara trebuie:
dac este necesar, secretara va fixa o ntrevedere cu o persoan din conducere, lsndui acesteia timp s-i pregteasc rspunsul.
n contextul relaiilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare civilizat contribuie la
desfurarea normal i fructuoas a acestor relaii.
Printre ndatoririle secretarei, obligat prin natura funciei s contribuie la stabilirea unor relaii
interpersonale, se numr cunoaterea i respectarea unor reguli de protocol la care se adaug
cele de comportament i conduit uzual.
Cunoaterea i respectarea regulilor n privina manierelor, a obiceiurilor i a modelelor de
comportament care se aplic n anumite situaii le va scuti de greeli i gafe.
Astzi, cnd automatizarea a devenit parte integrant din viaa noastr, cnd brbaii i
femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt n posturi de decizie), cnd muli tineri,
oameni de afaceri mnnc la fast-food aceste cerine de comportament pot prea demodate,
dar ar fi o mare greeal s nu le acordm atenia cuvenit.
Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vom fi apreciate
dac ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfaciile profesionale nu vor ntrzia s
apar.
scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris
prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.
majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;
este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre
persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n
comun;
devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd
stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii
diferite de activitate.
4.2. Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
a)
corespondena externa (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie
sau persoan) ;
b)
d)
scrisoarea iniial;
de rspuns ;
de revenire;
f)
g)
documente tipizate ;
documente netipizate;
h)
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are
tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.;
copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul
sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari.
Valabilitatea lui este condiionat de certificare.
4.3. Cerine actuale fa de coresponden oficial
Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre
oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de
stricte: tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare
permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei,
dintre acestea amintim:
1)
Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac
obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o
solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem
despre persoana sau instituia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c este
eficient i c ne respect.
2)
Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea
subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul
manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp,
necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu
scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate
trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai puin
costisitoare. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de
urmtoarele aspecte.
3)
Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce
dorim, deoarece n funcie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori
poate fi:
s ne scuzm;
s felicitm;
4)
Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere
ierarhice.
5)
Eficien i credibilitate.
pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major.
asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect
anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie.
Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce
sentimente s o fac.
7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel
formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal motivare
i nu manipulare).
8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv
sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a
asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin
intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii
rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul
limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de politee, consideraie, concizie,
mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncredere
destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ
poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu putem s v
satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu mesajul
pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare
ru c nu putem s v pltim cecul la data de/cecul dv. va fi achitat la data de)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce
avem, nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l
admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm atitudinea
pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.
4.4. Stilul corespondenei oficiale
Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficialadministrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i
economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris
monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri, n
raporturile cetenilor cu autoritilor sau n aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru
instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete,
hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul,
protocolul, rezoluia, contractul etc.) de informare (anunul, declaraia, ntiinarea,
notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura,
diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc).
In raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi
stilului publicistic.
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] : limbajul
juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis
apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe domenii,
ierarhizare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de
aceea permite unele elemente stilistice individuale.
Funciile dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul fiind avut
permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice).
Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, gramaticale, sintactice i
stilistice.
Particulariti lexicale
Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul
este folosit n comunicare gndurilor.
Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles,
este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele
tratate.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen
de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratata i poate
exprima ideea unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la
bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor cu grad
corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea
cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesigurana,
comoditate, lipsa de informaie precum i diferiilor factori de team (de a omite ceva, de a
divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i savante
cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz competena cu parada
cuvintelor.
Particulariti gramaticale
In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica
limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor
particulariti, i anume:
se folosete pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordana ntre numrul real i cel
gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm primirea ofertei dv.
...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se utilizeaz formele de politee
ale pronumelui personal dumneavoastr, care se acord cu predicatul la plural : Dv. vei
primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ
la singular: dv. suntei reprezentantul firmei.
se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin
utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de sigurana i nu de
eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de se va livra sau pentru
numirea n funcie se numete n funcia de n loc de se va numi n funcia de .
frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi
(rezolvare, soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare
etc.) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive
personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului
(nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul).
Particulariti de ordin sintactic
In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n
acest domeniu exist anumite particulariti:
construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la
confuzii, producnd greuti n nelegere;
Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i
forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile de adresare, greelile
gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o
imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz.
O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu
putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face
personal.
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena
ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile proiectarea i conceperea
scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, secretara va nota pe margine sau sub
textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile
altor scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct i
amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide
de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei telegrafului i a telefonului, a telexului i
telefaxului, scrisorile oficiale continua s-i pstreze locul i importana lor.
In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea
mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar
redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea
expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt incluse n tehnicile de redactare a
corespondenei n forma sa clasic.
Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie deosebit, este
necesar o pregtire temeinica a acestor.
Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:
1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);
2) Documentarea consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului;
informaiile se pot obine prin:
consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac
obiectul mesajului respectiv;
Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie,
modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.
3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau
dezvoltat;
4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a
textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul
textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul).
5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori
din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea
textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd greelile
gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice.
6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi formatarea
i editarea (scoaterea la imprimant).
Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s
predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a
prezenta opere de art n loc de simple scrisori
4.6. Forma de prezentare a scrisorilor
n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele
cerine:
dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de
rndurile din text, dac scriem la un rnd;
continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;
distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s
intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii.
scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniate pentru scoaterea n eviden a unor
cuvinte sau poriuni de text;
prin liniue;
1.
prin cifre;
a)
textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor
(dac este cazul)
evitarea P.S. care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea
expeditorului;
n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin:
forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca form derivat a formei
bloc este forma semi-bloc;
Este indicat folosirea unui singur model de aranjare n pagin (cel folosit n firm).
n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se
las spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate.
n forma dantelat (numit i forma indentat), unele elemente (expeditorul, formula de
introducere, etc.) sunt poziionate n marginea din stnga, iar n dreapta (nr. i dat, adresa
destinatar, semntura expeditorului, formula de ncheiere).
Primul rnd al fiecrui paragraf mare al mesajului propriu-zis este retras cu 8-10 intervale de
la linia marginal stnga.
Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat, rndurile
constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura
plasate la dreapta, se scriu n forma bloc.
Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm
i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit.
De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul.
Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des
este folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i
Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei)
imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa
destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni:
adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar att din punct de vedere al
coninutului, ct i a firmei. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei,
strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se expediaz n alte
ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit
serviciu sau persoan. Ex: n atenia
adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele
firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic.
indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere
a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile, par-avion, prin curier, recomandat, postrestant, etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea
expeditorului).
4.7. Elementele componente ale scrisorii
Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur:
antet,
coninutul,
numrul i data,
formula de ncheiere,
referinele,
formula de salut,
adresa destinatarului,
semntura,
formula de salut,
referiri,
formula de adresare,
anexe.
obiectul scrisorii,
ANTETUL
n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea
superioar pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n
subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.
Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect
plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i
informare i pe cea de publicitate.
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat,
sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.);
denumirea societii;
forma sa juridic;
adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara);
codul fiscal;
numrul de fax;
e-mail-ul;
Bucureti 7000
ROMNIA
Telephone: (00401) 6477340
Facsimile: (00401) 7777775
NUMRUL I DATA
Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin
identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a
executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin, etc.) i st la baza clasrii numerice i
cronologice.
Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta
lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lui se
scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, data poate fi scris diferit n
corespondena n limba englez. Forma britanic este asemntoare celei romneti mai nti
ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi
ziua (january 16, 2002).
De asemenea, n cazul unor document, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul
de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele
locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu,
cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora.
n aceste condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligatorie.
REFERINELE
Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd din dat n partea
dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea
Ref. i include inialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de
problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratur, numrul de dosar al contractului, etc.
Exemplu:
Ref.: VN/822/1.X.2002.
Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i
cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei
anterioare.
ADRESA DESTINATARULUI
Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt
(pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc.
Aceasta cuprinde:
-
adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru
Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care
nu se pune virgul).
Cele mai utilizate forme de adresare sunt:
1)
unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie ne adresm cu numele su
complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de
funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai
Popescu Director ASIROM S.A.
2)
unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii,
ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la
sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n atenia
Directorului General / Serviciului Import Export;
3)
n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor
urmat de :.
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor
la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv
i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului
scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este
prezentat pe scurt n primul paragraf al ei.
CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII
Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie.
Cuprinde:
paragraful de introducere;
ncheierea;
Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana
dintre rnduri la care este scris textul, obiectivul.
INTRODUCEREA
Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu:
confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o
scrisoare anterioar, etc.
n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie
lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar).
Exemple:
1)
s v informm despre
s v anunm
s v avertizm de
pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri,
anunarea promovrii)
pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.)
Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine
elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare
sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) .
n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea
destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana care
se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete
metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect.
NCHEIEREA
ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n
mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de
Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se
scriu sub numele destinatarului principal, n stnga.
Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de
fracie (bar).
FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN
Lector univ. drd Maria PARIZA
Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat
Universitatea Ovidius Constana
Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar
O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evoluiei
istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele de nceput, n
practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care i-au marcat funcionarea
pn astzi:
Funcia de documentare;
Funcia de reprezentare.
n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare funcie n
parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i
tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice i
sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a
procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata
distinct n exercitarea unei funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.
I. FUNCIA DE TRATARE A INFORMAIEI
Stocarea informaiilor (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate de informaii
este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informaie poate fi
recepionat de mai multe ori, fiind conservat, n funcie de necesiti sau importan, pentru
perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp.
Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informaionale.
Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii n interiorul
organizaiilor sau ntre organizaii este denumit comunicaie. Procesele comunicaionale
cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor.
In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci sunt strns
intercolerate, constituind sistemul informaional al unei organizaii.
Orice angajat, implicat n activitile de birou, trebuie s cunoasc proveniena informaiilor pe
care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor de
prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor n sistem.
Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu
informaiile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei. Gradul de
complexitate, al activitilor specifice procesului informaional, variaz n funcie de
complexitatea activitii de management, a deciziilor i aciunilor ntreprinse de managerul
cruia i este subordonat secretariatul.
Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de ctre
specialiti n domeniu, se consum astfel:
primirea de informaii 23 %
dare de dispoziii 1%
schimb de informaii 4%
elaborare de informaii 4%
confirmare decizii 8 %
se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu
indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi
telefonice, etc.
se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea
contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea
corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc.
B)
Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informaiei ce se
desfoar ntre conductor i subsistemul condus:
circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informaiile de control prin care
conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de
dri seama, rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza de retroaciune (feed-back-ul)
n exercitarea funciei ce control i evaluare.
C) Secretariatul este o central de comutaie a informaiilor pentru informaiile care intr din
mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies din organizaie spre mediul
extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare,
organizaii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agenii, sucursale), alte organizaii i
parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta prin scrisori, chiar
dac ntr-o faz iniial se poart eventuale comunicri verbale.
D) Circuit informaional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de
secretariat, n cadrul relaiilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organizaiei permit astfel
de structuri.
Experiena practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea direcionat a
informaiilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat.
Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiuni care sunt
n general:
traducerea documentelor.
evitarea corespondenei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin
contact personal sau telefonic;
promtitudinea rspunsurilor
elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i structurarea
ideilor ;
scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota electronic);
costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie,
mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n
dosare i spaii special amenajate;
prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie de
costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu.
1. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena
A) Operaiuni cu corespondena primit
Verificarea corespondenei este operaiunea necesar pentru a constata eventuale greeli
de expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de expediie sau
dac sunt n stare bun.
Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil.
In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan. Indiciile n
acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme de ulei sau de
grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de migdale sau o gaur de
ac n ambalaj.
Adresate greit.
Nu se deschid scrisorile care poart meniunea Personal strict secret, Strict personal
Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de
distribuire;
Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat
expeditorului aceast problem;
constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza
primirii cu ntrziere a documentului;
Avantajele sistemului:
-
- prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai
uor compartimentele n care a fost reinut mai mult timp.
Alte posibiliti:
secretariatul trimite cte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup aplicarea
rezoluiei de ctre conductor;
- scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea de coresponden din
oficiu.
Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei.
Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai ndelungat de timp,
organizaia expeditoare trebuie anunata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul
ntrzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv.
Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti:
Redactarea corespondenei
Situaii:
a) Scrisoarea este conceput de manager.
In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoarea primit i alte
date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate.
b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente
n cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziia primit, se
consult corespondena anterioar i documentaia la care se refer;
n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden, se
adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema ce
constituie obiectul scrisorii, se culeg informaii de la serviciile de specialitate i de la cei n
drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi de compartimente).
Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de
taxe sau stampila potei ;
Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n
partea de sus;
Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic.
Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de
scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce anexa n ultima
mpturire a scrisorii;
Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz n
plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care poate
fi sigilat sau nu, n funcie de cerine, i introdus n plicul mare;
Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n colul de sus, stnga. Dac
sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra.
Destinatar
Nr.
recipis
Data
Nr. de
nregistrare
Destinatar
Nume i
penume
Semntura
adresele cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula, 23 fraze
i se folosesc pentru nsoirea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat;
notele interne adresate personalului din cadrul organizaiei sunt ntocmite redactate i
difuzate de secretariat;
Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i
arhivarea acestora;
se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text n alte locuri;
textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd astfel
s fie memorate i regsite;
existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor, oferind
alternative;
primirea corespondenei;
trimiterea de mesaje;
In aceste codiii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n comun
a unor sarcini intelectuale comune.
1.7.1. Aplicaiile potei electronice n secretariate
Secvenele de activiti n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi:
- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele
menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii.
Vom reda, n acest sens, cteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pe suportul
modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de
interes a muncii administrative.
A)
Documentele imprimate
texte
Dup form:
foi volante
brouri
cri
documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii publice sau private.
In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt:
documente vizuale
documente sonore
vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate,
documentele grafice (schematice i iconografice)
auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru
audiere.
Organizaiile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n funcie
de sfera de activitate.
Putem meniona, astfel:
dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispoziii,
hotrri judectoreti etc.
Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut n acestea,
att la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se
stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuiile sale fundamentale n exercitarea acestei
profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoatere a tipologiei documentelor pe
care le manevreaz sub multiple aspecte (forma, coninut, destinaie, etc.), precum i o bun
stpnire a metodelor i tehnicilor de evident, sistematizare clasare i arhivare.
ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii, fiecare
presupunnd particulariti de aciune.
a)
Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-au ale
altor compartimente din organizaie, n cazul n care funcioneaz centralizat, i gestioneaz
informaiile coninute n acestea. n aceasta situaie are rol pasiv atunci cnd le primete i
activ cnd le prelucreaz i transmite .
b)
Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de
specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. n aceasta situaie are rol activ n
depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, aciunile
avnd tangenta cu domeniul documentarii tiinifice.
2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n cadrul
organizaiei
Spre deosebire de alte birouri care au funcii specializate, informaiile fiind mai omogene i mai
uor de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i de
diverse informaii.
Acestea difer att n privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare. n
plus, aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice (dischete,
benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM).
De asemenea, cele tradiionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante,
care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, brouri, pliante,
plane, etc.
Aceste documente se pstreaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur organizat,
n scopul valorificrii practice.
Cerine generale, n asigurarea condiiilor de stocare a documentelor:
S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr-un loc convenabil iar
dosarele din interior s fie uor de localizat;
Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul,
mrimea, i natura corespondenei;
Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul
secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i
apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unitilor
arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc o strategie zilnica de repartizare a
documentelor.
n continuare, vom reda n ordinea prioritii, cteva strategii de operare, n acest sens.
A. Organizarea locurilor de staionare
Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare ngreuiaz regsirea rapid a
documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot gsi
documentele.
ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spaiu a documentelor, dup
criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situaie, problema este
foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i
suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.
Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a organizaiei
i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de domeniul de activitate,
precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc.
Probleme deosebite, n privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante,
reprezentnd documentaia specifica activitii administrative.
Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor documente,
ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu:
c)
Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dup operaiunile
menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie de a mai diminua din
hrtiile rmase. Sunt situaii n care, prin experiena practic, este uor de luat decizii n acest
sens.
Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri care nu
prezint interes pentru organizaie.
Selecia devine ns dificil n cazul informaiilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru o
operare corespunztor n astfel de situaii, se recomand consultarea cu consilierul juridic al
organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care
trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers se poate ntocmi
o list orientativ n care se vor scrie motivaiile pentru care trebuie pstrate documentele, i
care va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privina distrugerii anumitor documente,
astfel:
sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau
informare proprie
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.
Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna
cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;
Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se
claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu:
Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui
va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei.
Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe
(contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc.
n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic,
arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale
adoptate ca standarde romane *.
de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferii recipieni sau n rafturi, dosare
care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate,
ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.
b)
Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni
generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma,
asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera
de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific
ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a
fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de
persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele
organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea
comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n
scopul regsirii rapide.
n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a
organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director
a fost cel subliniat.
Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul
documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale, Societatea
de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va
fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca
acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect
urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele
sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E.
Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i
documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR
S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.
- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu
acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz
localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM)
cuvntul director il va constitui primul cuvnt;
- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu
ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM;
ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea
documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;
- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea
natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n
mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere,
se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte,
iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru
Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune
aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n
cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar
repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden
ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii
-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane
-
Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.
Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe
compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea zecimal
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n
activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n
capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal
Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu
precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le
Generaliti
5.
tiine naturale
1.
Filozofie
6.
Tehnic
2.
Religie
7.
Arte
3.
tiine sociale
8.
Literatur
4.
Filologie
9.
Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina
ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare
trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate
cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare
prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2
aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare
cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ
alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului
(nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar
Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate,
statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale
organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s
localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.
Surse externe de documentare
Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind:
Constituia Romniei
locale;
Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub forma
fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale
organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de
ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
Publicaiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare
i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare
n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu
este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum
ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor
tiinifice.
Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind
n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor
de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de
specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.
Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale
Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de
Statistica sau publicaia Standarde Romane.
Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i
folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca
instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal,
protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n
calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre
specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de
Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din subordinea
guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional.
Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o
anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng societi
comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind
membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de
stat, de ramura de ntreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS,
numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper
orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii de standarde, publicate de
Editura Tehnic.
Lucrri de referin
Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, din domeniul
telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici (volumele Pagini
aurii cu abonaii telefonici locali, Pagini Naionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor;
publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte
publicaii care indic diferente de fus orar, i alte informaii geografice.
Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic,
dintre care sunt indispensabile: Dicionarul Explicativ al Limbii Romane, dicionare bilingve,
ndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de
coresponden n limba romn i n limbi strine.
Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura de
specialitate, precum cele menionate n bibliografie.
Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd
cont de importana acestor publicaii n ceea ce privete noutatea informaiei difuzate.
Nu ntmpltor, n limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscute cu
denumirile news, nouvelle, novosti.
Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat att n sfera de interes a
secretariatului, ct i n aceea a managerului.
Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevnd managerul de
lectur, n momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.
De asemenea, secretariatul poate include n colecia documentar a biroului, extrase din
aceste publicaii, prin xerografiere.
Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerarea spaiului cu
informaii inutile.
Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat n mod
special, spre materiale ce conin informaii despre:
produse de birotic
servicii de traduceri
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s
cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de
sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile
coninute n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de
televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de
zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb
valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri)
grupate pe diferite domenii de activitate:
locuri de munc
finane
servicii publice
telecomunicaii
cltorii etc.
Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate
conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori
care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele
elemente:
Numele autorului
Data apariiei
In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite
cnd intr o ter persoan n birou;
Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier
atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n
cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;
Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea
se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea
lor;
Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;
La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigouri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila;
Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea
patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a
aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate
electronic.
[1] Indexare mod de analiz n care coninutul unui document este reprezentat dup
anumite reguli prin cuvinte sau simboluri)
2.2.2. Clasarea documentelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi
volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente
tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice
tipurilor de documente.
n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii
ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o
metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activitii, de volumul
documentelor manipulate.
n cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia,
dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele
elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.
Exemple:
Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director
pentru ordonare.
Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau al dicionarelor.
Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde internaionale
elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i
documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS
8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii.
Principii i reguli generale.
Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare
alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile
neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem.
Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme de complexitate
precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin
o astfel de clasare ntr-o organizaie, este indicat s existe la dispoziie aceste Standarde.
Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor
directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei,
ponderea documentelor din birouri.
a)
Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna
cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;
Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se
claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu:
Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui
va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei.
Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe
(contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc.
n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic,
arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale
adoptate ca standarde romane *.
Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni
generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma,
asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera
de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific
ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a
fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de
persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele
organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea
comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n
scopul regsirii rapide.
n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a
organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director
a fost cel subliniat.
Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul
documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale, Societatea
de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va
fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca
acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect
urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele
sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E.
Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i
documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR
S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.
- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu
acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz
localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM)
cuvntul director il va constitui primul cuvnt;
- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu
ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM;
ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea
documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;
- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea
natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n
mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere,
se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte,
iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru
Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune
aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n
cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar
repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden
ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii
-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane
-
Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.
Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe
compartimente.
Generaliti
5.
tiine naturale
1.
Filozofie
6.
Tehnic
2.
Religie
7.
Arte
3.
tiine sociale
8.
Literatur
4.
Filologie
9.
Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina
ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare
trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate
cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare
prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2
aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare
cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ
alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului
(nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar
inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor
ulterioar n arhive.
2.2.3. Asigurarea documentrii managerului
Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect
administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta
informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura
economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psihosocial, educaional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de piaa
este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate
exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul
mediului.
n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de
documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului
printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i
prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i
uor.
n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n
biroul acestuia sau n cel al secretariatului.
n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se
pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile
profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de
cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea,
stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata.
n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe
de informare.
Surse interne documentare
n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc
din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de
lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:
Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate,
statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale
organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s
localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.
Surse externe de documentare
Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea
informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea
documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de referin,
informaii pe suport tehnic etc.
Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra
instituiilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii
managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare.
Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului.
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat
ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic etc.
n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente
legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi
i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei.
Publicaiile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic,
cu urmtoarele pari:
Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind:
Constituia Romniei
locale;
Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor
Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se pot
achiziiona i volumele Legislaia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei
sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legislaia publicat n
cursul unui an n Monitoarele Oficiale.
n unitile n care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al
managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz
funcionarea organizaiei, precum cele menionate.
Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub forma
fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutul publicaiilor oficiale
organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de
ordine. Informaia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:
Munca
Legea nr. 53/ 2003
Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)
Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.
Publicaiile seriale de specialitate
Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale de informare
i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare
n fascicule succesive, nlnuindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu
este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.
Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum
ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor
tiinifice.
Secretariatul poate ndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip de publicaii venind
n ntmpinarea informrii n organizaie spre diverse direcii cum ar fi: colecionarea revistelor
de specialitate privind domeniul de activitate al organizaiei sau privind domeniul de
specialitate al managerului, publicaii din domeniul economic sau al afacerilor etc.
Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organizaiei.
Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiile naionale
Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de
Statistica sau publicaia Standarde Romane.
Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode n scopul generalizrii i
folosirii unitare de soluii optime n domeniul produciei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca
instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal,
protecia vieii, sntii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n
calea comerului internaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre
specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de
Standardizare (IRS), organism de specialitate al administraiei publice centrale din subordinea
guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n producia naional.
Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o
anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lng societi
comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.
IRS reprezint interesele Romniei n organismele internaionale de standardizare, fiind
membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).
Conform legislaiei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de
stat, de ramura de ntreprindere.
Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS,
numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper
produse de birotic
servicii de traduceri
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s
cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de
sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile
coninute n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de
televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de
zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb
valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri)
grupate pe diferite domenii de activitate:
locuri de munc
finane
servicii publice
telecomunicaii
cltorii etc.
Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate
conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori
care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele
elemente:
Numele autorului
Data apariiei
In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de
orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe baza
unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare
semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii. Ele
se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau
scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare.
2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative
Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier
atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n
cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;
Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea
se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea
lor;
Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;
La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigouri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila;
Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea
patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a
aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate
electronic.
2.2.2. Clasarea documentelor
Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz ntr-un birou (acte, foi
volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete, i alte documente
Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor.
Exemple:
Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna
cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui;
Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul iniialelor identice se
claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu:
Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.
n cazul n care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentnd numele tatlui
va fi luat n consideraie ca element subdirector sau o funcie reprezentativ a persoanei.
Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe
(contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc.
n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic,
arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate internaionale
adoptate ca standarde romane *.
Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni
generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe aciuni, regie autonoma,
asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera
de Comer Industrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific
ntre alte organizaii, n special, cu acelai obiect de activitate.
n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de opiune a
fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de
persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagme diferite, cifre etc.).
De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele
organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea
comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) .
n faa unor astfel de situaii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n
scopul regsirii rapide.
n cazul Societilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a
organizaiei.
Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director
a fost cel subliniat.
Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul
documentelor prin forma prescurtat cu iniiale.
Exemple: Camera de comer Industrie i Navigaie, antierul de Construcii Navale, Societatea
de investiii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc.
Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va
fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;
Cnd o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite n mod subiectiv, fr ca
acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect
urmtoarea regul:
a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe, documentele
sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E.
Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc.
b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i
documentele vor fi plasate n poziia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR
S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc.
- n cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau uniti de stat cu
acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz
localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.
- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM)
cuvntul director il va constitui primul cuvnt;
- Dac denumirea unei organizaii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu
ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM;
ALMA S.R.L.
- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea
documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;
- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea
natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.
De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de
documente.
In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare,
depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpri n
mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc.
In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere,
se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte,
iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.
Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru
Indexarea alfabetic a coninutului documentelor.
Clasare numeric
Atunci cnd exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent,
departament sau angajat, n funcie de ceea ce avem de clasat.
n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune
aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document.
Clasarea numerica se aplic, n special, n unitile care funcioneaz n mai multe cldiri sau n
cazul organizrii corespondenei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar
repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden
ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie.
Exemplu:
De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii
-5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane
-
Avantajele sistemului:
- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la
vederea numrului de nregistrare.
-
Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.
Dezavantaje:
- documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din
circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe
compartimente.
- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.
Clasarea zecimal
Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n
activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mprirea lucrrilor tiinifice n
capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal
Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu
precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n funcie de subiectele pe care le
trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuineaz pentru a reprezenta
subiectele documentelor o notaie zecimala, prin mprirea totalitii cunotinelor umane n
zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este
universal, att n privina coninutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) ct i n
privina notaiei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror
nelegere i semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema
claselor mari, reprezentnd cunotinele omeneti, se prezint astfel:
0.
Generaliti
5.
tiine naturale
1.
Filozofie
6.
Tehnic
2.
Religie
7.
Arte
3.
tiine sociale
8.
Literatur
4.
Filologie
9.
Istorie
Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceasta determina
ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare
trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unui domeniu de la general la particular.
Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung.
Astfel: Clasa 3 tiine sociale cuprinde subdiviziunile:
331 Munca. Relaii de munc
331.1. Teoria i organizarea muncii
331.101. Teoria muncii, tiina muncii
331.101.1 Ergonomie
331.2. Rolul muncii
331.101. 21 Dreptul la munc
Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate
cunosc o diviziune pronunat.
In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metod de clasare
prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.
Exemplu: 0 Conducere
1 Serviciul aprovizionare
2 Resurse Umane
3 Serviciu aprovizionare
Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz
documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2
aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare
cu piese de schimb pentru autobasculante etc.
Clasarea combinat
Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.
Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ
alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi.
Este o metod practicat i n cazul constituirii unitilor arhivistice* conform Nomenclatorului
(nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu coninut similar
inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obligaiile legale privind pstrarea lor
ulterioar n arhive.
2.2.3. Asigurarea documentrii managerului
Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect
administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obliga la permanenta
informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura
economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psihosocial, educaional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de piaa
este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate
exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior potenialul
mediului.
n cazul n care n organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii de
documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului
printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii, de culegere i
prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informaii rapid i
uor.
n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colecionare a surselor
documentare.
Exercitarea unei astfel de activiti presupune, n primul rnd, constituirea unui punct
documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului.
n funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar va fi plasat n
biroul acestuia sau n cel al secretariatului.
n ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se
pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilitile rmn deschise n funcie de aspiraiile
profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice ale managementului. Orice spor de
cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibiliti nu poate fi dect benefic, de aceea,
stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata.
n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe
de informare.
Surse interne documentare
n primul rnd trebuie s menionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc
din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de
lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:
Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate,
statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.
Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferite compartimente ale
organizaiei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s
localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.
Surse externe de documentare
Posibilitile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinerea
informaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea
documentelor de diverse tipuri precum: volume, publicaii periodice, materiale de referin,
informaii pe suport tehnic etc.
Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra
instituiilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens.
Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii
managerului, o atenie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare.
Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerina fundamental a secretariatului.
Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz ntr-un cadru legislativ aflat
ntr-o permanent schimbare n funcie de transformrile mediului economic, social, politic etc.
n organizaiile n care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei de documente
legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispoziia celor interesai, legi
i acte normative privind desfurarea activitii organizaiei.
Publicaiile oficiale
Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic,
cu urmtoarele pari:
Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive, falimente, bilanuri.
Potenialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind:
Constituia Romniei
locale;
Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau ale autoritilor
produse de birotic
servicii de traduceri
Servicii de informare
Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuie s
cunoasc i potenialii furnizori de informaii.
Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de
sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informaiile
coninute n colecii.
Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societi de
televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de
zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb
valutar etc.
Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese, denumiri)
grupate pe diferite domenii de activitate:
locuri de munc
finane
servicii publice
telecomunicaii
cltorii etc.
Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate
conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar.
Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori
care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele
elemente:
Numele autorului
Data apariiei
Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la
cunotina efului ierarhic;
Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier
atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n
cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;
Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea
se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea
lor;
Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;
La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigouri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila;
Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.
O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i aprarea
patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a
aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate
electronic.
Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori i clieni din
mediul economicosocial extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz
frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influennd
negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale
cadrelor de conducere.
Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de
specialitii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investigaii, 40% din
timpul de lucru al directorilor se desfoar cu secvene mai scurte de 10 minute de lucru
nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai puin de 20%.
Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea funciei de
legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte directe.
3.1. Comunicrile telefonice
Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie
echipamentul esenial de birou n ceea ce privete rapiditatea comunicaiei.
n general, informaiile care circul n interiorul sau n afara organizaiilor se transmit iniial
telefonic.
n exercitarea funciei de legtur i filtru secretariatul se poate afla n situaii diferite.
3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i n afara
organizaiei
Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s ntocmeasc
Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urmtoarele rubrici:
numele i adresa organizaiei; numele persoanei i funcia; codul rii; codul zonei; numrul de
interior.
n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se consemneaz,
n ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera de interes a
organizaiei.
n cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are
legturi, Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia cu numele
fiecrui agent economic sau persoan. Fiierul prezint avantajul ca poate permite o
actualizare permanent, fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de persoan sau
organizaie care apare pe parcurs poate fi uor intercalat n ordine alfabetic iar pentru numele
frecvent solicitate (zilnic, sptmnal) se poate ntocmi o fi care se va aeza n faa celorlalte
n fiier. De asemenea, fiele pot permite i notarea altor informaii ce intr n sfera de interes
a secretariatului, pe lng cele menionate anterior, pentru list.
Numele i adresa
Companiei
Nume
persoane
Funcia
Petrescu Ion
Hotel Aurora,
ap.1012.
director
Numrul de telefon
Cod
ar
Cod Zon
Telefon
numr
exemp
0241
8700
623145
0241
8600
688841
Secretariat
0722197422
Direct
vnzri
Constana
comp paper sa
Ion Mirela
Director
Constana
general
ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente ale celor
doi conductori;
n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana c mesajul a fost
bine neles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet
ntotdeauna;
n cazul cuvintelor mai greu de neles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul:
A de la ANA
B de la BARBU
C de la COSTICA etc.
3.1.2 Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii
Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una dintre sarcinile
cele mai complexe, constituind o adevrat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea
pozitiv a situaiilor depinde de mputernicirea pe care conductorul o acord secretariatului
dar i de abilitatea secretariatului de a transforma aceste nelegeri n principii i tehnici, fr a
intra n conflict cu solicitanii.
n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi:
n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va culege mai
nti toate informaiile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul
conductorului, l va informa asupra acestor intervenii, stabilind urgena contactului sau o
programare ntro perioad de timp viitoare.
Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe
aptitudini de comunicare eficient:
telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att
pentru conducere ct i pentru cei care apeleaz;
o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care sun este pe lista de
persoane restricionate sau evitate;
atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din organizaie,
convorbirile vor fi direcionate ctre acestea;
dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabice prin da i
nu sunt indicate pentru a o descuraja.
n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informaii, secretara
va ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea problemei;
ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor;
eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun capt
convorbirii;
este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru notaii curente, care
vor fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii;
dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie imediat
informate asupra coninutului;
n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informaii ce presupun actualizarea
unor documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul i sub ndrumarea
conductorului.
Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se recunoate
numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unui rspuns nainte de a ridica
receptorul mai ales cnd se cunoate motivul contactului. De asemenea, ntrun birou n care
se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist ansa
de a opera selectiv, conform urgenelor i prioritilor.
Preluarea mesajelor n absena conductorului i informarea operativ a acestuia.
n astfel de situaii, exist cteva reguli:
Pentru ..
Numele solicitantului ..
Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei
A telefonat .va reveni dorete s vad
V rog s sunai ..va trece pe aici problema urgent.
Coninutul mesajului .
Dataora..
Cine transmite
Cine primete
MODEL B
Rugm sunai
A trecut pe aici
Va reveni
Dorete s v vad
Urgent
litere;
atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre sau
nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefon pentru c nu
exist sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie
rugat s fac o cerere scris iar dac o problem este urgent, secretariatul va insista pentru
revenirea cu un telefon, avnd rgazul s se consulte cu conductorul.
Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente sosesc
la orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas.
Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul
prenregistrat care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele organizaiei,
un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat mesajul.
n cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se specific
acest lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora la care la
care au sunat.
Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost cutate.
3.2. Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea
Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr
legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Aceste solicitri de
contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele s creasc.
n astfel de situaii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i neeseniale.
Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situaii, se pot exprima abilitile personale
ale secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord ce stabilete spontan n tandemul
conductorsecretar.
Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situaii, de politica
managementului privind contactele cu vizitatorii.
Conform unor studii de management[1] n practic, managerii opereaz prin sintagmele ua
nchis i ua deschis care trebuie nelese n mod metaforic n sensul introducerii sau
eliminrii unor bariere precum:
a)
pentru ua nchis: stabilirea unui sistem al orelor interzise prin plcue indicatoare
sau printrun sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i tranant n
comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlali; constituirea unui munte de hrtii n faetc.
b) pentru ua deschis: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua biroului este practic
nchis, aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputaii care invit la
ntreruperi frecvente.
Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivitii superficiale duce la propria
distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii.
n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai poate
controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ua nchis devine la fel de
incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce msur poate nlesni sau
mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai eficient.
Pentru secretara aflat ntruna din extremele menionate, o posibil strategie ar fi o bun
cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai
potrivite momente pentru a stabili legturile.
i n aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionat sau interzis.
Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea acestei
funcii depinde n mod special de spiritul de echip n relaia managersecretar.
IV. FUNCIA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI
culege informaii;
stimula contracte;
ncheia contracte;
Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai puin, sunt
delimitate urmtoarele tipuri de edine:
edine decizionale organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i strategic,
unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor obiective;
edine de informare prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de informaii,
edina fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed backului. n funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfura conform unui calendar
prestabilit (sptmnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situaii speciale, urgene
i/sau complexe;
edine de exploatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unor situaii
speciale previzibile n viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile de exploatare.
Putem spune c exploateaz zona viitorului.
n general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului de creativitate
al personalului;
edine de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului din
compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De
regul sunt edine operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau
programe de o complexitate mai deosebit;
edinele eterogene ntrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuri de edine
prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul managementului superior i mediu
al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investigaiilor de specialitate,
aceasta explicndu-se prin criza de timp a participanilor sau prin ignorarea utilizrii edinei ca
pe o metod cu specific i cerine proprii.
edinele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun i
rezolvare urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonane care implic
schimbri.
4.1.1. Proceduri organizatorice
Rezultatele unei edine depind, n primul rnd, de coninutul acesteia i de hotrrile luate.
ntr-o mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire i desfurare a ntlnirii
precum i de urmrirea respectrii hotrrilor ce se iau n cadrul acestuia.
Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa direct la
toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe secretare n pregtirea
reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind organizarea
acestora.
Pregtirea edinelor
Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei edine este
foarte important pentru desfurarea ei cu succes.
Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7-14 zile, precum:
stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi;
stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor
edinei;
stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare informrii i a datei
limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte);
stabilirea locului, datei, orei de ncepere.
Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr-o not cunoscut sub diferite
denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Coninutul agendei este stabilit,
n principal, de managerul care organizeaz edina. Agenda de lucru este, de obicei,
dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informa membrii participani asupra
subiectelor ce vor fi discutate.
Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consftuire, pentru
ca membrii participani s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi discutate i s
poat pregti, eventual, documentele necesare.
De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa timpul sau
de a anuna eventuala absen motivat.
Ordinea de zi poate fi nsoit i de documente necesare pentru desfurarea discuiilor.
Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sau tabele
nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele participanilor la edin.
Dac exist situaii n care, n edinele anterioare, au rmas probleme asupra crora
dezbaterile nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi menionat n not la punctul: Probleme
ale ultimei edine.
De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare.
De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, pot cere
includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin.
Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine:
1)
Antetul organizaiei;
2)
Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de
departamente etc.);
3)
4)
5)
Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau a
problemelor de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentru conformitate).
Exist i situaii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de nregistrarea
discuiilor.
ANTET
NOT DE CONVOCARE
cu privire la edina (Consiliului de Administraie)
organizata la . n ziua de .
cu ncepere de la ora pn la ora
Puncte ale Agendei
1. Scuze pentru absen ------------------------
....
Data DIRECTOR/PREEDINTE,
Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora.
Sunt situaii, n care, edinele pot fi programate s se desfoare sptmnal, decadal sau
lunar, n aceleai zile i ore. Este cazul edinelor de informare, pentru care, participanii sunt,
n general, pregtii.
Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru
constatarea eventualelor absene.
n cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul de
administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale menionate.
n cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi se public n ziare
locale sau centrale, de larg circulaie, n conformitate cu actele normative care impun
aceasta.
Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conine informaii
suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care i ofer conductorului
detaliile necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se
lase un spaiu liber unde conductorul i noteaz propriile observaii.
Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va consulta
cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra eventualelor
termene limita de rezolvare.
Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape:
se include punctul Diverse i se specific dac exist participani care mai trebuie
anunai despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edinei;
se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni;
se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru absen;
urmeaz, conform unei ordini convenionale, tratarea mai nti a problemelor de rutin:
minutele ultimei edine, citite i semnate, problemele aprute din minute, corespondena
primit;
se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un
scurt rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine i pn cnd;
Dup edin:
se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin, precum i
celorlalte persoane care trebuie s fie informate;
Observaii:
n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele:
Distribuie adiional
Subiect:
Dl.Barbu
Dl.Cristea
Dl.Panait
Dl.Furtun
Dra Moise
Dl.Costea
Dl.Petre
Dl.Popescu
Dl.Cristea
D.Furtun
- certificare de garanie
D.Costea
- condiii de
vnzare/nchiriere
Dl.Popescu
Data
Ora
23.04.2002
10,00
Locul
Condus de
S.C. ERCO SA
Dl.Barbu
Organizat de:
Telefon
S.C. ERCO SA
041/689.351
- caracteristici tehnice
Subiect
Sumar/Aciuni
Creterea vnzrilor
Actelor necesare
Responsabil
Dl.Costea
Dra Moise
Termen
30.04.2002
nchirierea
autobasculant
Proces verbal de
--
27.04.202
__
02.05.2002
nchiriere
Vnzare excavator
In ajunul edinei:
se va asigura de existena produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor, erveelelor
etc. n sala de edina;
va ndeplini rolul de gazd, avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup
ntlnire;
va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea slii cu toate cele menionate anterior
va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i
corespondena indicata de conductor;
dac se ntmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l ntrerup
politicos pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s-au
ntmplat;
Dup edin
dac se practic metoda consemnrii discuiilor prin minute, dup edin secretara
dactilografiaz procesul verbal n forma final, pentru a fi trimis participanilor pentru citire i
semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru prezentare);
Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edinele. Se desfoar de obicei cu participarea
unui numr redus de persoane, din rndul angajailor sau al partenerilor de afaceri.
Constituind modaliti concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme aprute n dinamica
procesului de coordonare a organizaiei, ntlnirile de lucru presupun o pregtire din timp
pentru ntrunirea participanilor, chiar dac se desfoar n condiii mai reduse de timp.
Dificulti de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un numr mai mare de
persoane. Iat, cteva aspecte ce trebuie avute n vedere:
Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi stabilite
de comun acord.
etc.
ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor persoane.
O problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date i
ore care s convin tuturor persoanelor implicate.
n practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee:
se ntocmete un tabel n care se menioneaz data i ora la care este disponibil fiecare
participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea persoanelor sunt disponibile. Data i
ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor.
4.1.3 Teleconferinele
Teleconferinele reprezint metode de desfurare a edinelor i altor tipuri de ntlniri, fr a
fi necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficient prezena lor n faa unui
telefon sau ntr-un studio.
Tipuri de teleconferine:
Videoconferinele
Videoconferina se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care leag
persoane din diferite localiti. Fiecare camer de conferine este echipat cu camere de luat
vederi, monitoare i un microfon. Multe organizaii mari, naionale i internaionale, au
propriile lor studiouri. n timpul conferinei se pot folosi hrtii desene, schie, imagini video.
Avantaje:
Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau douzeci de ori mai
puin dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe toi participanii la o edin.
Urgena demarrii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaiuni, precum cele
menionate, pentru pregtire i desfurare.
Dezavantaje:
Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organizaionale cu mediul economicosocial. Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul n care-si desfoar activitatea ea
fiind nsi produsul mediului respectiv. De aceea ele capt o amploare deosebit n viaa
economico-social, constituind una dintre aciunile eseniale pentru afirmarea identitii i
imaginii unei organizaii.
In practica organizaiilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este
gndit n funcie de civa factori, precum:
proporiile participrii
gradul de oficializare
procedurile organizatorice
Astfel, se pot distinge:
4.2.
Manifestri de proporii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n simpozioane,
sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ;
4.3.
Manifestri de proporii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese
rotunde i dezbateri, consftuiri;
4.4.
Manifestri cu caracter mai puin oficial, precum mesele de lucru (masa bufet,
cocktailurile, recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri (aniversari,
Crciun, pensionari, excursii organizate de firm etc).
Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni de comunicri
scrise ntre specialiti, n faa unui auditoriu interesat de tematica abordata.
Dup proporiile manifestrii pot fi:
expuneri fcute n faa unui public, asupra unei teme tiinifice, literare, politice,
economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului.
definirea obiectivelor;
planificarea
execuia
evaluarea
verificarea succesului
2)
Cercul participanilor;
3)
Momentul manifestrii;
4)
Durata manifestrii;
5)
Locul desfurrii
6)
scrierea invitaiilor
echiparea slilor;
In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lng munca lor cotidian
normal, efectuarea multiplelor pregtiri.
Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie nlocuitor, mai ales
n toiul evenimentelor.
Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s fie
uitate lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative n derularea aciunilor. n general lista
trebuie s cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesul organizrii i conducerii
unei reuniuni pentru a evita situaii stnjenitoare.
Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe list sunt
universal valabile.
Iat, n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control:
- Publicitate promovare-anunare: afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii, cum se
ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentanii presei, copii ale
interveniilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier, contacte personale diverse.
- Amenajarea localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize
microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica, ui, grupuri sanitare, acces
la telefon, scri, ascensoare, instalaii de termoreglare, instalaii de ventilare, parcare,
(capacitate de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea slii,
spatii de expunere, panouri / aviziere, impactul emoional (design, estetica), diverse.
- Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr), microfoane,
casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied
pentru afiare de avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle, cni
i pahare cu ap, instalaii i ceti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta,
burete, maini de scris, couri de hrtii, table de afiat buletine, mas pentru retroproiector,
aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare,
diverse.
Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor, pixuri cu
mine groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca, ace,
foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul manifestrii,
publicaiile organizaiei, materiale de expoziie, flori sau aranjamente florale, decoraiuni,
postere, afie, foi cu instruciuni, menionarea n scris a persoanelor utile, semne indicatoare
spre locul manifestrii, mape, diverse.
- Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiria pentru
dotare tehnic, chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tiprire buletine, hrtie, inclusiv
calc,), materiale de scris, transport, mesele participanilor, bar, cafea, rcoritoare,
multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiecii, operator microfoane,
traductori, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse.
- Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor mprumutate;
sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea protocolului; evaluarea
notielor, memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de
fotografii invitailor de onoare, referenilor i eventual participanilor; decontarea numerarului;
decontarea onorariilor i a cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea
facturilor sosite i dispunerea plii acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu
direct i indirect depind de: treapta ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor
precum i de propria iniiativ i iradiere personala.
Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz n
perfecionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se nglobeaz n
competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar
trebuie s plac, s tie s se fac plcut. n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului
care place, care tie s se fac plcut, s comunice pe plan individual i profesional. Deoarece
aceste aspecte in de alte domenii ale cercetrii, precum psihologia social, n contextul acestui
manual am ncercat doar s exprimm cteva idei care s releve idealul.
n acest sens, reproduce un adevr verificat n orice profesiune: Cunoaterea este arma cu
care se nvinge n orice profesiune.
ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE
Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu
Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat
Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti
Prof. Maria Petre
Arhivele Naionale Istorice Centrale Bucureti
Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili
(uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n
vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i
valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care
studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de
cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a
lor ct mai bine la beneficiar.
Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala
surs de informare documentar.
Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un
fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivit normelor internaionale
documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informaie sau o
informaie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n:
informaii, nregistrarea lor, suportul.
Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg. Astfel n
Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind
orice surs pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore,
cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric[1].
Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice alt mrturie care
servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar
i avnd unitate de unitate de coninut i neles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996
menioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Naional al Romniei se nelege:
acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie,
chemri, planuri, schite, hari, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i
nregistrri foto, video, audio i informaia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre
creatori romani n strintate[2].
Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul
informaiei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive
naionale, departamentale (judeene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri
i colecii.
Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de
stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au ndeplinit funcii sau misiuni de
rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n viaa politic, social, economic, tiinific,
cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii
politice, economice, sociale i culturale a rii[3].
In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc
Fondul Arhivistic Naional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre
organele de stat, organizaiile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase,
militare, precum i de ctre persoanele fizice[4].
Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut
prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaie, de o
familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic,
particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont de proveniena lor[5]. Colecia are mai
muli creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de
timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare.
S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar
teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente i arhive moarte, care
nu mai ndeplineau acest oficiu.
Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe
criterii de clasificare:
A.
B.
arhive de depozit;
C.
arhive feudale;
arhive moderne;
arhive capitaliste;
arhive socialiste.
D.
arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era
destinat i care beneficia de coninutul lui);
arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i
eviden); copierea se fcea n registru;
E.
arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc, tribunale,
curi cu juri etc.;
arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii n diferite ramuri ale
economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comerului;
arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin
nfiinarea oficiilor statistice (1859);
arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat
Major;
arhive sanitare aparin unor instituii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de
leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;
arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cu scopul de a-i
pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii (bresle i corporaii);
arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu
documentele cele mai vechi;
arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie
ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaia lor s-au
pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.
F.
hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucrat din tulpina
plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris obinut
din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.
G.
arhive vizuale;
arhive sonore;
arhive audio-vizuale.
spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majoritii
creatorilor de arhiv.
Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite
nlturarea eventualelor greeli n redactarea coninutului rezumatelor i evit mutarea
repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau
cronologic; trecerea pe calculator.[16]
Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de
inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate
dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de
munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt
prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare
dosar va primi un numr direct, distinct.
Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare
pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face
predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele
nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n
inventarul anului respectiv, cu menionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul
rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n
inventare se va meniona acest lucru.
Rubrica Coninutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden, sinteze,
rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele coninute i
perioada la care se refer.
Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din coninutul
dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu
denumirea complet. Problema sau problemele coninute n dosar constituie esena lui i se va
reproduce ct mai exact. nlturarea neesenialului i redactarea ntr-o form clar a
problemelor importante duce la regsirea rapid a informaiilor. Dosarele care cuprind acte din
mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar anii extremi.
Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente n arhiv, determin
eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un
document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de
probleme conexe. Informaia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului
pierderii din neputina de a reda diversitatea de probleme n coninutul dosarului.[18]
Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obligaia compartimentelor
creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe
baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar,
urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul
acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la
cunotina compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19]
Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de
eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaia arhivistic.[20]
Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden
curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond.
Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor
preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se
noteaz:
Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau
deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, n urma selecionrii,
transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente
neprevzute.[21]
Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe
baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:
Selecionarea documentelor
Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, ntruct n
cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte
pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea
creatorilor de arhiv.
Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentaristoric, n vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parte introducerea n circuitul
economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect.
Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spaii
de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i evidena lor.
Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiinific sau utilitatea
practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20
etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru
activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele
au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribuiei .a).[24]
Legislaia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente
s funcioneze cte o comisie de selecionare numit prin decizia sau ordinul conductorului
unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri,
numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv.
eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selecionare.[25]
Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rndul specialitilor cu experien
care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul
respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importanei informaiilor cuprinse n
documente.
documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de
stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componena
dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare,
legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la
compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la
expirarea caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac
n acelai mod ca la documentele nesecrete.
Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de
pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la compartimentul special de o comisie de
selecionare compus din persoane care au acces la date, informaii i documente secrete de
stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special.
Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva
general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii sunt secrete pn la
finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele,
aceast operaiune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult
necesitatea urmrii cu atenie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor
secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentartiinific.[34]
Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare
n situaia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii
economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n
paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important de instituii, sunt numeroase
cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd la articolele 4042, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de
pstrare.
Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond
(fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluia
sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un
criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe
probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un
dosar cuprinde documente din mai muli ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n
consideraie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu
numrul 1, pe fiecare an.[35]
n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se
grupeaz pe probleme n dosare.
Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de
termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarele poziie cu poziie,
stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein, prezentnd importana
tiinific i practic.
n procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai fel, cu
termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen), n
vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirarea termenului de pstrare.
Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria
de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau uniti arhivistice), poziia n
nomenclator i termenul de pstrare.[36]
Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare,
inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul
cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale
poporului romn.
Folosirea documentelor
fondului (coleciei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea
compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului
i data.
Dac aceste operaiuni sunt respectate ntocmai, situaia fiecrei uniti arhivistice dintr-un
depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de
control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unitii arhivistice,
asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic
Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce
mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare deosebite fa de alte
tipuri de arhiv.
Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de
informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici,
fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura
informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor,
dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator,
ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur
general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n
circulaia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei
pentru crearea unei uniti arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem
dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de
compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an
dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a
fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa
nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se
consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44].
Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea
principiilor generale:
Art. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n sensul
prezentei legi, se nelege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii,
manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule cinematografice i alte
asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu
valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate.
Art. 3 Administrare, supravegherea i protecia special a Fondul Arhivistic Naional al
Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de
Interne.
Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i prin direciile
judeene ale Arhivelor Naionale.
Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n condiii de pace,
potrivit prevederilor legii, iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctre creatori, cu
sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de
specialitate a Arhivelor Naionale.
Art. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente care fac
parte din Fondului Arhivistic Naional al Romniei, denumite n continuare creatori i deintori
de documente, rspund de evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea
documentelor n condiiile prevederilor prezentei legi.
Capitolul II
Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia
special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei
Art. 5 Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a
operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind
urmtoarele atribuii:
a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru
pentru organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i
includerea n Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care se
dau publicitii, dup caz;
b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete
msurile ce se impun potrivit legii;
c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei, n condiiile i la termenele prevzute n prezenta lege;
d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le
deine;
e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate;
f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reeaua automatizat de
informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnic i
metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a
compartimentelor similare din cadrul Sistemului naional de informare i documentare;
g) elaboreaz i editeaz Revista Arhivelor i alte publicaii de specialitate, destinate
informrii i sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac
parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei;
h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de Perfecionare Arhivistic
pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor arhivistice;
i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei;
j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri
tiinifice sau culturale internaionale
k) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, n vederea
informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de
pe acestea; asigur aplicarea conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul
arhivistic i particip la congrese, conferine, reuniuni i consftuiri arhivistice internaionale;
l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei documentelor care
fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de stat,
paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi.
Art. 6 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din specialiti ai
Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele
interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i
metodologiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii
activiti arhivistice.
Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific se stabilesc prin
regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Naionale.
Capitolul III
Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
Seciunea I
Evidena documentelor
Art. 7 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena
tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite,
potrivit legii.
Art. 8 Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice, potrivit problematicii i
termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete
de ctre fiecare creator pentru documentele proprii.
Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Naionale,
iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale Arhivelor Naionale, potrivit anexei
nr. 1.
Art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de
la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, ntocmite potrivit
anexelor nr. 2 i 3.
Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui
registru, potrivit anexei nr. 4.
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor
sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale
Arhivelor Naionale, dup caz, n funcie de creatorii de nivel central sau local, n urma
selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de
calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat.
Seciunea a II-a
Selecionarea documentelor
Art. 10 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionare a
documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite i
deinute de creatori la nivel central, iar n cadrul direciunilor judeene ale Arhivelor Naionale
funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de
selecionare a documentelor ntocmite i deinute de ceilali creatori.
Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind
activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor Naionale.
Art. 11 n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte o
comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorul unitii respective, fiind
compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din rndul
specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar,
pentru analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric;
hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5.
Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca
fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se
nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul creatorilor i deintorilor
de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, n cazul celorlali creatori i deintori de documente.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselorverbale ale comisiilor prevzute la alin. 2.
n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea documentelor
ce urmeaz a fi arhivate.
Seciunea a III-a
Pstrarea documentelor
Art. 12 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele create
sau deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii,
sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cel prevzute de lege.
Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le pstreze n spaii
special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi
avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz,
unele numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor.
Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungi termenul de
pstrare a documentelor la deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor.
Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul documentelor, cu
mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i
sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.
Seciunea a IV-a
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale
Art. 13 Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare
permanent la Arhivele Naionale i la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum
urmeaz:
a)
documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la
crearea lor;
b)
documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup
30 de ani de la crearea lor;
c)
d)
e)
matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i
denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.
Art. 14 Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare
n desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor Naionale, n
cazul creatorilor i deintorilor la nivel central i a directorilor direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, pentru ceilali creatori i deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei
legi.
Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informaii,
Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, ale organe cu atribuii n
domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele proprii
n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13.
Art. 15 Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei le pot depune la Arhivele Naionale sub form de custodie sau
donaie, scutite de taxe i impozite.
Deintorul care dorete s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care au prioritate la
cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i
care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii.
Art. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i
extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i
deintorii de documente.
Art. 17 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, sunt obligai s
depun la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, cte
un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea
termenelor de depunere a acestora.
Art. 18 n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente, persoan
juridic, fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare
istoric, n sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de ctre Arhivele Naionale sau de
direciile judeene ale Arhivelor Naionale, iar cele cu valoare practic, n baza crora se
elibereaz copii certificare i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor vor fi depuse
la Ministerul Muncii i Proteciei Sociale sau la direciile judeene ale acestuia.
Art. 19 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei o dat intrate,
potrivit legii, n depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor predate n
custodie.
Capitolul IV
Folosirea documentelor care fac parte
din Fondul Arhivistic Naional al Romniei
Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi folosite
pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, aciuni educative,
elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi consultate, la
cerere, de ctre cetenii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru
documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu
aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri.
Art. 21 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la
cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care
le creeaz i dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la art. 13,
dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant.
Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice
i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de lege.
Art. 22 Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturile i
libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate
fizic este n pericol nu se dau n cercetare.
Fac parte din aceast categorie documentele care:
a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului romn, potrivit
prevederilor constituionale i ale legislaiei n vigoare;
b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;
c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia de
specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal;
d) nu sunt prelucrate arhivistic.
Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora, potrivit anexei
nr. 6.
Capitolul V
Personalul arhivelor
Art. 23 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 2, persoane juridice, au
obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu
probleme de arhiv, n funcie de valoarea i calitatea acestora.
Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena acestor
compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitii creatoare i deintoare
de documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz, al direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale.
Art. 24 Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate din Arhivele
Naionale, ct i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente de arhiv se
realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic.
Art. 25 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat n funcie
de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din
categoria funcionarilor publici.
Capitolul VI
Rspunderi i sanciuni
Art. 26 Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspundere
contravenional, civil sau penal.
Art. 27 Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei constituie infraciune i
se pedepsete conform prevederilor Codului penal.
Art. 28 Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane juridice strine fr
autorizarea Arhivelor Naionale, constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la
7 ani, dac fapta nu constituie o infraciune mai grav.
Tentativa se pedepsete.
Art. 29 Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu sunt
svrite n astfel de condiii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni:
a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de ctre creatorii acestora, persoane
juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2;
Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al Republicii Socialiste
Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor
prezentei legi se abrog.
Aceast lege a fost adoptat de Senat n edina din 4 martie 1996, cu respectarea
prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.
Preedintele Senatului
prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN
Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputailor n edina din 12 martie 1996, cu
respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia Romniei.
Preedintele Camerei Deputailor
ADRIAN NSTASE
Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16
(Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996)
Aprob
Formular nr. 1
PRESEDINTELE CONSILIULUI DE
ADMINISTRATIE
(DIRECTOR)
Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL
ARHIVELOR NOTIONALE
(DIRECTORUL DIRECTIEI JUDEENE
A ARHIVELOR NAIONALE)
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............
Direcia
Serviciile
Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt
al problemelor la
care se refer)
Termenul de
pstrare
Direcia
A. Serviciul
secretariat i secretariat
administrativ
1).
.............................
2).
.............................
10
3).
.............................
B. Serviciul 1).
administrativ .............................
2).
10
Obs
.............................
3).
.............................
........................................
Formular nr. 2
Denumirea creatorului
Inventarul pe anul...........
........................................
Denumirea compartimentului
se pstreaz ..an
(permanent)
NR.
CRT.
INDICATIVUL
DOSARULUI
DUP
NOMENCLATOR
CONINUTUL PE
DATELE
EXTERNE
SCURT AL
DOSARULUI,
REGISTRULUI, ETC.
NUMRUL
FILELOR
OBS.
Prezentul inventar format din ...... file conine ... dosare, registre,
condici, cartoteci, etc.
Dosarele
de
la
nr.
crt.
..................
.....................nefiind ncheiate.
au
fost
Am primit,
lsate
la
Formular nr. 3
Instituia
(Regie autonom,
Societate.)
PROCES VERBAL
de predare primire a documentelor
Astzi,
...........................subsemnaii
..............................................
delegai
ai
compartimentului ..................................................., i ............................ arhivarul
instituiei ......................................am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea
documentelor create n perioada ....................................... de serviciul menionat, n
cantitate de .................dosare.
Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............... pagini
dactilografiate.
Am predat,
Am primit,
Formular nr. 4
REGISTRU DE EVIDEN
A INTRRILOR IEIRILOR UNITILOR ARHIVISTICE
INTRRI
Nr.
crt
IEIRI
Data
Denumirea
Datele
Nr.dosar Nr.
Nr.
Dat
compartimentului extreme ale
dup dosare dosare ieiri
intrrii
documentului inventar primite rmase
efectiv
efectiv
2
1.
2.
1.
Unde s- Denumirea
au
actului de
predat predare, nr.
i data
9
10
Se aprob
(denumirea creatorului)
(conducerea unitii)
.......................................
L. S., s.s.
.......................................
(sediul)
PROCES VERBAL Nr. .....................
Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din .......................,
selecionnd n edinele din ..................... documentele din anii*) ................, avizeaz ca
dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de
pstrare prevzute n Nomenclatorul unitii.
Preedintele, Membrii, Secretar,
Formular nr. 6
PROCES VERBAL
Predare preluare din
(anul, luna, ziua)
Subsemnaii .. din partea i .. din
partea .. am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea
. anii extremi nsumnd .. u. a. i m. l.
Total
dosare
ieire
11
Formular nr. 7
INVENTAR
al coleciei de matrice sigilare
Nr. Data prelurii Materialul Forma Dimensiunile Descrierea Legenda
Anul
Observaii
cmpului
confecionrii
de organizaiei
inv. sau numele
persoanei de
la care s-a
preluat
matricea
1
Formular nr. 8
REGISTRU DE DEPOZIT
Nr.
crt.
Denumirea
Cota
fondului,
u.a.
compartimentului
Scopul
Numele
Data scoaterii
Data
Observaii
scoaterii solicitantului;
u.a.
restituirii
din depozit
funcia
semntura
u.a.:
solicitantului semntura
solicitantului
4
Formular nr. 9
FIA DE CONTROL
FONDUL .
COLECIA
COMPARTIMENTUL ..
NR. INVENTAR. ..
ANUL
NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ...
DATA
*) Anii extremi
ELEMENTE DE PROTOCOL
Necesare activitii de secretariat
1. Rolul protocolului
Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre
interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui
obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunitile la care are
dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care
permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun
curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin. Ceremonialul i
protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor
documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii de afaceri.
Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri.
2. Eticheta
Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna
desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii in
afaceri n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre
fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri
eronate, la complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n
cauz. Nu se pot concepe relaii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul
acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet.
Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan, o lips de competen
profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri pe planul relaiilor
specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s
constituie o sarcin de ordin profesional.
A. inuta fizic (pe strad i n societate)
Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze
permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul
unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista
sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este aezat
pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier
nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti
dispus s-l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de
sptar, btutul cu degetele pe braele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare
nlime trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum
stau pe scaun i cum i ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii.
n timpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru
a da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l aprobi btndu-l pe umeri ori
lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un rs zgomotos,
tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)
B. Salutul
Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El
comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze
sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal. Cteva reguli de baza
n legtur cu salutul:
Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee. Este
recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i
privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl
nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia
rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul
ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie
fcut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica
imediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele
persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut
este mpreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. n
timpul salutului se folosesc i formulele: bun dimineaa, bun ziua sau bun seara. La
ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte,
ministru etc.#.
Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a
sta de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii
de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai
n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o
secund, cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii.
n toate mprejurrile, brbaii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n
schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe
care dorete s-o onoreze n mod special.
Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind
considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite,
de soii de nali demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea
corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de
exemplu). Este greit s se srute mna nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve
acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun.
C. Prezentrile
n probleme de etichet, de o deosebit importana n activitatea partenerilor este felul n care
se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli:
Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n viaa publica se va pronuna
numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc.
D. Conversaia
Orice reuniune sau aciune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin
plictisitoare n lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere
plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspeilor, astfel nct ntre acetia s
existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate
sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin formaia lor intelectual.
Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de
munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, o component principal a
muncii de informare i de relaii.
Arta conversaiei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei
conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i
profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee i alte asemenea
nsuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fi obinute printr-o munc
struitoare, permanent de pregtire multilateral.
n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos
s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei
conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n
conversaie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei
personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu
nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form
politicoas, dar ferm, n explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod
eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere
contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie
evitate ntreruperile partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc.
Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversaiilor, acestea
fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte
fa de interlocutor.
La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntrein cu partenerul din dreapta i din
stnga sa i s evite, pe ct posibil, discuiile cu partenerii ndeprtai. La recepii, cocktailuri
este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se evite conversaia cu strinii, iar
reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri.
E. Convorbirea telefonic
Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale
curente, ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile
telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n
acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare,
iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea
trebuie s se fac indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i
instituia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia.
n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la
telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este
recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la
identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct
anumite raiuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat.
n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice
persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota
transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul
transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se
cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise.
F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor aciuni protocolare (mese,
recepii, cocktailuri).
inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul aciunilor protocolare menionate
prezint o deosebit importan.
inuta i comportarea n timpul unei mese
inuta vestimentar va fi cea indicat n invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu
exist, se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective.
inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu incomoda
vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie puin aplecat
deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea
mncrii la gur se execut cu antebraul i minile fr a antrena micarea braului i a
umerilor.
La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroiala
hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret
posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng
farfurie. Nu se mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea
sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i cuitul se folosesc numai cu mna dreapt.
Furculia se ine ns cu mna stng cnd, n acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se
folosete numai furculia, ea poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se
face discret pe msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp
ce se mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus sau a
gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau unul lng altul,
cuitul n partea dreapt iar furculia cu dinii n sus. Dup terminarea fiecrui fel de mncare,
furculia i cuitul se pun n prealabil pe farfurie, n aceeai poziie: furculia va avea ns, de
ast dat, dinii n jos. Este nepoliticos s se mnnce direct de pe cuit. Cnd se scap un
tacm pe jos, se ridic, se pune pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor
evita zgomotele inutile i dizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea
tacmurilor, scobirea n dini etc.
De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun
cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie.
La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar
din partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng.
Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima servit
fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, ncepndu-se cu brbatul care ocup locul din
dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda
femeie, invitnd oaspeii s serveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii.
Ridicarea de la mas va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c
toi invitaii au terminat de mncat.
Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul
mesei. ntr-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie deja turnat
n pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn
la nivelul feei. Dac n timpul toastului brbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmne jos.
Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu brbaii.
Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se
invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz pe
mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai
de civa osptari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult
dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt,
folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria
pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate n acest scop.
Cocktailurile i recepiile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de
osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea
unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-se singuri, sau cu
ajutorul ctorva osptari.
G. Fumatul
n aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie stingherii de
ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr
lng o persoan mai n vrst, un funcionar n faa sau lng superiorul su, dac tie c toi
acetia nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permitei s
fumez?, mai ales cnd este nsoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde
bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Abinerea
de a fuma, n asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute n
vedere i alte cteva reguli eseniale:
nu se vorbete cu igara sau pipa n colul gurii i nu se ine igara permanent n gur
pufind din ea;
nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuina unde eti invitat sau n biroul
superiorilor n grad.
Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas.
n societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brbailor. O femeie poate oferi foc
altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea
scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare
oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invitailor
si; invitaii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se
fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a
se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur.
H. inuta vestimentar
n activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan. Regula de
etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conformaia corpului i
mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu
nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei
lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun
calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a
se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cma curat
i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i nclmintea sau ciorapii, la culoarea
costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie
armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i evidenieze i mai
mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur
mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup
cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu
contribuie la obinerea unei note de mai mult elegan, ci dimpotriv.
rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite
sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel);
accesorii discrete;
Pentru brbai:
costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit;
Unele precizri:
cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu
mult grij;
toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstanele care impun
elegan.
inuta de sear sau inuta de culoare nchis
La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand:
Pentru femei
rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime
obinuit sau dac moda impune, mai lung;
mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr
mneci);
poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele
etc.), de culoare asortat cu mbrcmintea;
pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate
cu mbrcmintea;
Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese,
recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes,
costumul taior sau deux-pieces, confecionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult
gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni.
Pentru brbai
costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni
sau cu dungi discrete din acelai fir);
cma alb;
ciorapi negri;
poet neagr;
pantofi negri;
Pentru brbai
La nmormntri:
cma alb;
dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci,
fr plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung);
dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei),
partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui;
dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu
mnui lungi.
Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese, recepii,
cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de
invitaie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri:
Portul mnuilor
Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua
din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat
dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se
scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se
pot purta n tren, la sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate
manifestrile publice care au loc n interior, brbaii i vor scoate mnuile, n timp ce femeile
dac doresc pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr n sufragerie cu mnuile
n mn. Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii.
Alte reguli de etichet:
Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel
mai n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior.
Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad
(cu excepia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru
interlocutori).
n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei,
dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa, lng ofer. n cazul cnd dou femei
i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din
spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brbailor n fa.
Dac doi brbai nsoesc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe
bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa.
3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i ntlnirilor prieteneti
A. Organizarea meselor (dejun, dineu)
Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personaliti locale, a
ncetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un
instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial n care se desfoar, poate permite
att realizarea unor contacte mai strnse ntre participani, ct i discutarea sau chiar
rezolvarea unor probleme de munc.
Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea aciunii
i de alegerea oaspeilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se
ocup de invitai.
a) Oportunitatea organizrii meselor
n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s
constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea i dezvoltarea activitii
organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate.
b) Alegerea invitailor
Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:
Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar s existe un
echilibru ntre nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel al reprezentanilor gazdei,
astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuie de interes comun.
La alegerea invitailor se va avea n vedere ca participanii s se poat nelege ntre ei ntr-o
limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o limb
de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu
translatorul su.
c) Trimiterea invitaiilor
Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel
invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita
aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi
invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau
scopului pentru care se face invitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel
invitat.
Textul invitaiei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i
nu funciei celui invitat. n msura n care uzanele locale prevd, pe invitaii va fi indicat i
inuta dorit la aciune. n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, inuta de
ora, la dejun i haina de culoare nchis, pentru dineu. n funcie de nivelul i importana
care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional
prevede pentru acest gen de aciuni:
Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n colul din dreapta
jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui invitat vor purta
meniunea RSVP (repondez s'il vous plait).
De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de
neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-o
formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se va putea sau nu onora
invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiinarea i
asentimentul prealabil al gazdei.
Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile naintea aciunii.
d) Plasamentul la mas
Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n funcie de ncpere, privirii
ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i
fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.
Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brbailor
ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de funcie. La nivel de reprezentare
egal, vechimea n funcie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se
poate realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau divorate au precdere n principiu
asupra celor necstorite, atunci cnd nu au funcie.
Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae
dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invitailor este mare,
pentru a se evita circulaia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se
folosete al doilea rnd de cartonae pe care este schiat planul general al mesei i este marcat
locul invitatului. n funcie de numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un
tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se pot
avea n vedere i soluii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese
rotunde sau dreptunghiulare, n funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. n
situaia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din
urm poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa
locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau soia este absent, se
obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai
mare. Cnd se dorete s se acorde oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este
absent) o atenie deosebit, locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. n acest caz,
gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai
politicos. n funcie de nivelul la care are loc aciunea, n situaia n care exist, locul
translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei.
Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane.
Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspeii se
servesc singuri sau ajutai de civa osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau
saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i
tacmuri. Nu se face plasament.
e) Aranjarea mesei
Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul
osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1].
Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii
s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct discuiile s fie
stnjenite.
Faa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc).
nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent clcat,
astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe
fee de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor
s se fac pe o linie ct mai puin perceptibil. Sub faa de mas se ntinde, de obicei, un
molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete.
n ultimul timp, se folosesc n mod curent fee mici de mas, individuale, fcute dintr-o
pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Feele de mas individuale
se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect
lustruit.
Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din
argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a se
ncredina c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n timpul unei
mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De
regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se
aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru
un dineu:
Paharele se aranjeaz n faa farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor
depinznd de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un
dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru
pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete direct la mas, se pune n
plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple nainte de aezarea
oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau puin
mai nainte.
Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri.
Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate scurt,
puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspeii plasai faa n fa s se poat vedea cu uurin.
Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere,
precum i diferite bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de flori se pot pune n
vaze speciale pe mobilele din jur.
Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau
alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau fructe
care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se
obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s se pun cte un bol cu ap, n care oaspeii i vor
putea clti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de lmie etc.
f) Meniul
Meniul va fi ntocmit n funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o
constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau
care presupun un consum exagerat de alcool.
La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou
feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n
general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate
introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n funcie de restul meniului: un desert
mai uor (salat de fructe, ngheat), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un
desert mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert
(proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat.
Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri
de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.
Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se
servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspeii n
salonul respectiv.
Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate
n cazul cnd eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei, este bine ca
cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este
departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspeii la ieirea
din vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac
special, de obicei confecionat din piele sau material plastic, n care se introduc buci mici
de carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei,
montat n mijlocul plcii;
Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte avnd n vedere
c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a
evita ca ceilali invitai s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea
situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc
drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre toi
participanii la mas.
inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist,
n funcie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de
culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc).
La orice mas, brbaii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii
costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast
izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit
vrstei n privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de
mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr-un
material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac.
Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o
mas de sear, se obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de
croiala rochiei i de gustul personal.
Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspetelui principal
i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar
ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese
prima din sufragerie.
nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspeii care nu se
cunosc.
Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspeii-femei, n ordinea de precdere a acestora i
continu apoi cu brbaii, astfel nct gazda-soie va fi servit ultima dintre femei, iar gazdaso ultimul dintre brbai.
Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai
croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea n care vor fi servii oaspeii
i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule n timpul
toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.).
Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obligaia de a discuta ntre ei. A proceda altfel
nseamn o total lips de politee. n cazul cnd doi oaspei plasai unul lng altul nu se
cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd:
Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a
persoanei necunoscute.
Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspeii cu igri. n cazul cnd igrile
sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne)
sau pn cnd gazda nu face o invitaie n acest sens.
Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, n mod
obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineneles, n aceast privin nu exist o
regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n funcie i de alte elemente ca: atmosfera
existent i natura discuiilor care se poart, anumite interese personale sau angajamente
ulterioare etc. n cazul cnd unii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea
invitatului principal, vor putea prsi locuina, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de
gazd.
B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor
Cocktail-urile i recepiile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua naional, prezena n
ar a unei delegaii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai puin
oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile au un caracter mai oficial, n
cinstea unei delegaii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau
20.00. Pe invitaii se menioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia
respectiv. Oaspeii vor fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual,
de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de
oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se ntrein cu ct mai muli oaspei i n special cu
personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s
le abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume dintre
colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai persoane s nu
i se ridice probleme similare de ctre diferii membri ai instituiei.
C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti
Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o
ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie dimineaa ntre orele
10.30-11.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot
servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n ncheiere diferite sucuri.
4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia
Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite n funcie de
ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau
secretarul de stat;
Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n funcie de ziua i ora
sosirii la Bucureti;
Dac n aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori n acelai avion sau
nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii
alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sori.
Absena efului de misiune
n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului
Afacerilor Externe Direcia Protocol indicnd numele colaboratorului care l nlocuiete pe
timpul absenei sale, n calitate de nsrcinat cu afaceri a.i.
De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direcia Protocol
ntoarcerea i reluarea funciilor sale;
n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui nsrcinat cu afaceri a.i.,
notificarea nlocuirii acestuia cu un alt nsrcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau
telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de ctre ministrul afacerilor
externe al rii respective.
Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune
La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Preedintele
Romniei fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu depunerea
scrisorilor lor de acreditare;
Scrisorile de rechemare ale nsrcinailor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor
externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet.
efii de misiune care prsesc definitiv Romnia sunt salutai la plecare, la gar sau la
aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia.
Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic,
srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de
orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol.
Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prin Nota
Verbal n care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturii unor vizite de rmas
bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a cror perfectare
se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direcia Protocol.
La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii
Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun
sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune.
Obligaiile protocolare ale soiilor efilor de misiune
Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuia poate
solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilor externe. Soiile efilor
de misiune trimit cri de vizit soiilor personalitilor romne crora soii lor le-au fcut vizite
protocolare de prezentare sau le-au trimis cri de vizit.
Prezentarea scrisorilor de cabinet de ctre nsrcinaii cu afaceri titulari la ministrul
afacerilor externe
n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, nsrcinatul cu afaceri titular vine
la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului cruia i nmneaz,
ntr-o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntrevedere,
directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat.
nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat
scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului su, n
cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire.
inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a nsrcinatului cu
afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis.
Prezentarea colaboratorilor efului de misiune
eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o face
directorului Protocolului i directorului de relaii din Ministerul Afacerilor Externe.
Ceilali membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentai, la sosireala post, directorului
adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcii
Ataaii militari i ataaii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Aprrii Naionale i,
respectiv, la Ministerul Industriei i Comerului, conform uzanelor respectate n aceste
ministere.
Decanul Corpului Diplomatic
Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i
plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic
este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nuniul Apostolic.
Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, fr nici
o ceremonie. n absena acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat
imediat dup Nuniul Apostolic, n ordinea de precdere. Notificarea acestei situaii la Ministerul
Afacerilor Externe Direcia Protocol intr n practic diplomatic.
ANEXA
Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urmtoarele:
Masa la care particip numai brbai
Varianta 1
G = gazda
O = oaspetele de
onoare
Varianta 2
G = gazda
O = oaspetele de
onoare
G = gazda
SG = soia gazdei
Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd numrul
femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta de plasament:
G = gazda
SG = soia gazdei
G = gazda
SG = soia gazdei
Varianta 2
G = gazda
SG = soia gazdei
Masa rotund
Numrul invitailor este mic.
G = gazda
SG = soia gazdei
Nota:
Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situaii ce pot aprea n cadrul unor
asemenea aciuni.