Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Manualro PDF
Manualro PDF
CUPRINS
1. INTRODUCERE...............2
2. COMUNICAREA .................2
3. NEGOCIEREA..............19
Acest Manual de training a fost pregtit pentru participanii la cele dou sesiuni de
training a cte cinci zile organizate de ctre proiectul Phare Servicii pentru sprijinirea
afacerilor la Predeal ncepnd cu 3 i respectiv 10 aprilie 2006. Totui, el este destinat
tuturor consultanilor care abordeaz probleme de promovare, vnzri i management
al serviciilor de consultan pentru ntreprinderi romneti - ca document de referin n
mbuntirea abilitilor de comunicare.
Manualul are trei seciuni, care acoper fiecare unul dintre subiectele tratate n curs:
Comunicarea, Negocierea i Comunicarea n dezvoltarea organizaional si este
completat cu materialele distribuite deja la curs.
3
ce poate mpiedica comunicarea eficient
rezolvarea conflictelor
mbuntirea permanent a abilitilor de comunicare
Fiecare comunic n felul su personal i vede lumea cu proprii ochi. Cea mai
important calitate pe care o putem avea n comunicare, pentru a ne putea mbunti
imediat i semnificativ abilitile de comunicare este capacitatea de a nelege punctul de
vedere al celuilalt i modul acestuia de a vedea lumea. Astfel ne vom putea adapta
propriul comportament n mod corespunztor.
Nu exist un singur mod corect de a comunica. Comunicarea eficient are loc atunci
cnd reacionm la acele lucruri care tim c sunt adevrate despre, sau pentru noi.
Stilul nostru personal spune poate mai multe dect toate cuvintele pe care le putem
folosi. Muli tind s caute ce e ru n ceea ce fac ei nii sau alii dect s se
concentreze asupra aspectelor pozitive care i caracterizeaz.
Dac nu ne este clar ce vrem i ce intenii avem, cealalt persoan (sau persoane) pot
uor (i uneori n mod deliberat) interpreta greit ceea ce spunem.
Ceea ce facem conteaz la fel de mult ca ceea ce spunem. Cuvintele sunt n general
considerate ca reprezentnd numai 7-11% din comunicare. Comportamentul transmite
un mesaj subcontient celorlali i trebuie s controlm neaprat coninutul acestui
mesaj.
4
Limbajul vorbit este unul dintre cele mai puternice reflecii ale modului n care gndim i
simim despre noi nine i despre ceilali. Trebuie s avem grij de scprile, justificrile
i scuzele pe care le folosim. Putem obine efecte importante schimbnd cte ceva n
limbajul nostru i dezvoltndu-ne abilitile verbale.
Ciclul de comunicare
Trebuie s fim contieni de supoziiile pe care le facem, mai ales imaginndu-ne ceva
i acionnd ca i cum ar fi fost adevrat. S fim ateni dac ne modificm
comportamentul fa de anumite persoane ca urmare a unor presupuneri pe care le
facem! De asemenea, s fim ateni la supoziiile pe care credem c le fac alii despre
noi!
Supoziiile nu sunt neaprat rele. Uneori este important s lsm oamenii s-i
pstreze supoziiile despre noi (sau mcar o parte dintre acestea)!
Este un domeniu pe care toi l cunoatem toi vrem s avem noi dreptate, iar cellalt
s greeasc. E nevoie s exersm capacitatea de a renuna la nevoia de a avea
ntotdeauna dreptate. S ne gndim c avem de comunicat o informaie sau un punct de
vedere, mai de grab dect s-l atacm pe cellalt cu argumente.
Dac vrem ntr-adevr s avem relaii bune cu cei din jur, cheia este s fim capabili s
schimbm ceea ce dorim n procesul de comunicare. Putem porni cu ideea de a dori ca
cealalt persoan s fie de acord cu noi, dar putem ajunge s renunm la aceast
dorin i s l lsm s vad c i nelegem punctul de vedere.
5
Acordul
Trebuie s ncercm s gsim ntre argumentele celeilalte persoane ceva cu care s fim
de acord n mod natural (orice). Acesta e un bun mod de a neutraliza ngrijorarea
celeilalte persoane i de a-i arta c nu vrem s ne lsm atrai ntr-o contradicie
insolubil. In general oamenii nu ascult pn cnd nu se simt ascultai la rndul lor.
S construim puni
'Eu' nu 'tu'
E bine s folosim fraze la persoana nti nu la persoana la doua, pentru a evita impresia
c l nvinuim pe cellalt. In acelai timp, aceasta denot c ne asumm rspunderea
pentru cum simim n loc s l facem pe cellalt responsabil s o fac n locul nostru.
Atitudinea
Ascultarea activ
Dei multe dintre faetele abilitilor de ascultare par lucruri simple, de bun sim, n
practic putem constata printr-o evaluare sumar, c nu sunt chiar att de fireti sau
landemn.
Sigur c dac vorbim numai noi, nu vom fi buni asculttori, dar suntem n msur s
detectm corect bariera dintre rezonabil i prea mult? Suntem capabili s intrm cum se
spune n pantofii celuilalt? Am nvat n cei apte ani de acas s nu ntrerupem cnd
altcineva vorbete, dar de cte ori ne mai amintim?
Limbajul trupului
Vorbirea este un mod direct de a transmite un mesaj, dar aceasta poate tot att de bine
s ascund de fapt acel mesaj. Chiar i cand nu vorbim putem transmite mesaje i
exist o ntreag literatur despre decodarea celui mai mic gest posibil. Pstrnd
proporiile, dac i tcerea e un rspuns, atunci i limbajul trupului poate fi plin de neles
sau cum se mai spune: trupul vorbeste mai tare dect cuvintele. In timp ce vorbirea
reflec mai ales judecata noastr, limbajul trupului ne ilustreaz mai ales sentimentele.
Limbajul trupului poate fi i el ascus din team, iar aceasta poate impiedica relaiile
interumane s se dezvolte. La fel ca si cuvntul rostit i limbajul trupului poate fi
interpretat greit. Este necesar sa orice decodare s fie pus n context, raportat la stil
de via, aspecte culturale etc. In general fiecare dintre noi are un numr limitat de
gesturi pe care le utilizeaz i crora le d un anumit neles.
7
e bine s facem gesturi line i s nu ne agitm (atenie la micrile minilor i
picioarelor).
S fim pozitivi
Altfel spus, locul de munc poate deveni mult mai plcut dac facem un efort s ne
mbogim comunicarea cu feedback pozitiv. Ce este i mai important este s nu lsm
comunicarea n voia sorii. S o contientizm, s ne dezvoltm abilitile i s devenim
comunicatori mai buni.
COMUNICAREA SCRIS
Lsai deoparte pregtirea urmtoarei prezentri? ntrziai s scriei un email dificil sau
o scrisoare? V e team s ncepei un raport important?
Suferii de sindromul paginii albe, cnd o pagin alb nseamn o minte goal?
Contiina propriului eu poate interfera cu scrisul nostru mpiedicnd exprimarea
fireasc. S alegem ce fraz sun cel mai bine, ce cuvinte s folosim i n ce ordine
poate inhiba capacitatea noastr de a comunica n scris.
Multe pagini scrise sunt prea ncrcate, conin prea multe detalii, i prea muli termeni
tehnici. Muli cred c dac au muncit serios ca s pregteasc un material scris, atunci
toat lumea trebuie s afle asta. Pn n cele mai mici detalii! Rezultatul ns poate fi c,
n loc s aib un impact puternic, care s antreneze i s impresioneze cititorul, acesta
8
s fie de fapt complet uitat. In efortul de a finaliza documentul muli uit c un autor slab
creeaz victime printre cititori. Cteva tehnici simple pot face diferena. Oricine poate
scrie mai bine i cu mai mult ncredere folosind cteva tehnici i trucuri la ndemn
care ne pot debloca, pot avea impact i ne pot ajuta s scriem n aa fel nct s putem
reine atenia celui care citete i ne poate conecta cu acesta.
Pentru muli, edinele i ntlnirile pot ocupa mare parte din timpul de lucru. Dac
edinele sunt prost conduse i organizate ele se pot prelungi, se pot suprapune, pot fi
ntrerupte sau anulate distrugnd orice plan de management al timpului ca un adevrat
atac de cord.
E o plcere s participi la edine bine conduse. Au o agend clar, sunt inute la timp,
prezidate disciplinat i corect. Atunci cnd conduci o edin ai ntr-adevr autoritatea i
ocazia s modelezi lucrurile cum doreti.
Dar cnd nu eti tu cel care are acest rol? i mai important, ce poi face cnd nu eti tu
la crma edinei i lucrurile merg prost?
Toi am avut ocazia s participm la edine care ies din agend, bat pasul pe loc, o iau
de la '48, se blocheaz sau n care intervin persoane cu propria agend. Cunoatei
9
sentimentul. Tocmai cnd ai impresia c n cele din urm se ajunge undeva, se ridic
cineva i spune: Stai puin, eu nu neleg... i inima ni se frnge n timp ce ne gndim:
Taci din gur sau stm aici pn la miezul nopii!
Sunt i alte aspecte care pot ruina cele mai bune intenii ale unui plan de edin i pot
conduce la haos.
Dinamica edinelor
Structura unei ntlniri este foarte important. Oamenii pot veni cu propriile opinii i idei
pe care le mprtesc apoi altor colegi n sperana c vor realiza un consens privind o
aciune comun pentru atingerea anumitor scopuri.
Totui, pentru c edinele sunt de fapt nite forumuri, ele sunt expuse riscului ca
anumite persoane cu agende proprii s le foloseasc i chiar s abuzeze de ele.
Aceasta se poate ntmpla cu premeditare, pe baza unui plan i a unei agende
pregtite, dar cel mai adesea sunt situaii ntmpltoare, rezultatul interveniei cuiva
care are o opinie foarte puternic cu privire la un anumit subiect sau pur i simplu este
mai dificil n general.
Se pot identifica diverse tipuri de comportament n edine. Ele pot fi privite ca jocuri pe
care le joac oamenii n timpul edinelor. Pe lista de mai jos putem descoperi
cunotine, chiar dac nu apar cu numele lor adevrat. Si mai ngrijortor, am putea s
ne gsim chiar pe noi. Nu sunt neaprat nite comportamente rele n sine, dar sunt sau
pot fi duntoare, chiar i cnd se bazeaz pe cele mai bune intenii i motive:
Sau, putem avea un salvator. Cineva care i face griji c oamenii pot fi rnii sau
suprai de o anumit decizie i dorete ca toi oamenii s fie amabili i prietenoi unii cu
alii. edinele au scopul de a rezolva probleme i conduce la decizii, iar un salvator
poate da lucrurile peste cap.
Uneori o edin se poate ngropa pur i simplu n probleme tangente, istorii nerelevante
i toat lumea s se trezeasc prins n divagaii pe care fiecare le poate amplifica. La
un moment dat poi realiza c nu ti efectiv cum s-a ajuns n acel punct.
Sunt totodat fraze comune pe care le rostesc oamenii i care arat c, de fapt,
joac un joc, n loc s fie oneti:
In mod surprinztor acest tip de joc este tolerat n multe edine i oamenii sunt lsai s
se aib comportamente care ar trebui respinse. Aceasta mai ales pentru c cei mai muli
dintre noi evit pe bun dreptate s intre n conflicte deschise. De cele mai multe ori
11
ns aceste jocuri nu sunt deliberate i de aceea nici nu e cazul s se aplice msuri
drastice. Exist i metode mai subtile i mai eficiente de a readuce discuia n matca
fireasc. Deci, ce se poate face?
Iat mai jos dou abordri posibile pentru aceste tipuri de situaii.
Dac observm c dintr-o dat edina se blocheaz datorit diverilor juctori, trebuie
s ne detam de edin i de gndurile care o privesc. Rostim o fraz care ilustreaz
ce se ntmpl. Trebuie s fie ct mai neutr, s ne abinem ca aceasta s sune
acuzator i s evitm de asemenea s propunem o soluie (care ar deveni o directiv i
ne-ar transforma i pe noi n juctori).
Cnd gndim: "A vrea ca voi doi s tcei i s l ascultm de cel care conduce
edina."
Trebuie s spunem: "Se pare c avem dou edine n acelai timp."
12
Cnd gndim: "Aceste dou persoane chiar nu se agreeaz deloc."
Trebuie s spunem: "Se pare c lucrurile iau o ntorstur personal.
Iat alte cteva fraze care nu sunt acuzatoare i nici nu sun ca un ordin:
Odat fraza pregtit (una dintre cele de mai sus, de ex), nu ateptm un moment mai
potrivit, ridicm mna i vorbim suficient de tare pentru a fi auzit i a accede la discuie.
Cnd vorbim, nu ne uitm la persoana care ne-a inspirat intervenia (juctorul) i
ncercm s ne pstrm tonul neutru i lejer.
Efectul ar trebui s fie ntreruperea edinei pentru un minut sau dou ca s se niveleze
orice avantaje sau dezavantaje dintre juctori, de unde i denumirea de nivelare.
Trebuie vzut ca o mic bomb aruncat n timpul edinei care nu face nici un ru,
dar i face pe participani s reflecteze i s aduc discuia pe fgaul normal. Nu
sugerm c este singura modalitate de a contribui la bunul mers al unei edine. Putem
alege noi nine unul dintre rolurile de juctori pentru a intra n joc sau putem s
rmnem la stilul nostru propriu de comunicare. Totui tehnica nivelrii are avantajul c
13
despic cumva apele i face dificil continuarea jocurilor obstructive.
Cheia este subtilitatea, nimeni nu ar trebui s-i dea seama c ai apelat la o tehnic i
nimeni nu trebuie s se simt acuzat, nvinuit sau umilit pentru comportamentul
nepotrivit.
"Anunarea comportamentului".
Aceast tehnic este mai evident dect nivelarea pentru c oricine i va da seama ce
se ntmpl. Este potrivit pentru edine regulate, cum ar fi ale echipei, ale grupurilor de
rezolvare a problemelor sau grupurilor consultative. Iat cum funcioneaz. Ideea este
de a crea un climat n care oricine poate s ia rolul de facilitator i s comenteze cu
privire la procedura de lucru i nu numai la subiect.
Unul dintre membrii echipei intervine i i atrage lui Ioan atenia: Uite Ioan, vreau s te
anun, eu cred c ne nvrtim n cerc i am mai discutat deja subiectul acesta.
Comportamentul su este ntrerupt, dar nu n mod acuzator. n cazul acesta nici nu e ru
de adugat ce credem c trebuie fcut n continuare: Cred c trebuie s revenim la
ordinea de zi.
Cnd anunm pe cineva, trebuie s-i pronunm numele: Alina, te anun c la subiectul
acesta foloseti tot timpul i nu poate vorbi toat lumea.
Cnd ntrerupem comportamentul cuiva, nu este neaprat acuzator, dar nu este nici
subtil. Anunarea spune exact despre ce e vorba, dar fr a blama. (Nu poate vorbi
toat lumea e mai bine dect N-ai de gnd s mai taci!)
Propria anuanare
14
noastr. Putem interveni i spune: Eu nu sunt de acord i iat de ce. Nu e nimic ru n
asta.
Este uimitor ce efect poate avea acest mesaj (i s fie mult mai acceptabil), dac este
introdus de maniera: Voi fi acum avocatul diavolului pentru un moment i voi privi
lucrurile din alt perspectiv.
Ceea ce e interesant aici e c putem juca un rol, dar anunndu-l, toat lumea va ti,
iar pentru noi va fi foarte clar ce avem de fcut n acel moment.
De exemplu, n mijlocul unei edine ne amintim ceva care nu este foarte relevant, dar
credem c poate amuza sau binedispune participanii sau pur i simplu poate actualiza
un subiect care nu este pe ordinea de zi. Dac intervenim, vom deveni palavragiul , dar
dac vom anuna (Voi fi acum cel care ntrerupe pentru un moment ...) toi vor ti ce
facem i edina nu va avea de suferit.
Sunt i alte cteva fraze care pot ajuta edinele s ajung unde trebuie.
Utiliznd tehnici simple ca acestea putem ncepe s avem edine agreabile, pozitive i
productive. Toat lumea va fi recunosctoare pentru economia de timp, iar stresul va
scdea corespunztor.
ABILITILE DE PREZENTARE
15
E bine s exersm cu un coleg sau un prieten. S ne gndim cine este audiena i ce
vrem s obinem de la o prezentare eficient. Trebuie s ne gndim la coninut i stil.
Dac ne putem filma, e bine s rugm pe cineva s ne evalueze performana, pentru c
ar fi foarte dificil s fim obiectivi cu noi nine. S ne pregtim, s ne pregtim, s ne
pregtim.
Verificarea slii
E bine s vedem nainte sala n care va avea loc prezentarea; s exersm micrile
care trebuie fcute (de ex. urcarea pe podium). Greelile din primele 20 de secunde pot
fi devastatoare. Totui nu trebuie s exagerm cu pregtirea. Nu e bine s repetm totul
de prea multe ori. Timpul e mai bine folosit dac trecem peste introducere i final. Putem
alege cteva paragrafe s le nvm pe de rost.
Verificarea echipamentului
Trebuie probat echipamentul nainte de prezentare (oridecte ori este posibil); trebuie s
ne familiarizm cu el nainte de a ncepe. PowerPoint i videoproiectoarele par adesea
fcute s ne domine, deci trebuie s fim siguri c noi le controlm pe ele. Trebuie
controlate de asemenea, ntreruptoarele i comenzile de la lumin, aer condiionat,
nclzire.
Suportul vizual
Pentru a crea o imagine de ansamblu ct mai rapid, e bine s folosim ct mai multe
grafice, fotografii, animaii etc; cuvintele pot veni apoi s explice. Slidurile cu prea multe
cuvinte sunt puin sugestive. Putem ajunge s ne dm seama c de fapt artm
audienei toate notiele noastre!
16
S fim noi nine
Ar trebui s folosim orice gest sau inflexiune a vocii n favoarea noastr. E difficil s ne
schimbm modul nostru de a ne exprima. Cele mai eficiente prezentri sunt acelea n
care ne putem pune toat energia n slujba prezentrii. Nu e indicat s ncercm s fim
altcineva sau s copiem stilul altcuiva.
Controlul emotivitii
Un anumit nivel de emotivitate este necesar pentru o bun prezentare. Ceea ce simim
cnd stm n faa audienei este impulsul fie s fugim fie s luptm. Dac ncercm s
nbuim aceste sentimente vom fi inhibai sau reinui. Adrenalina ne va ascui abilitile
i ne va face capabili s interacionm cu audiena. Totui surplusul de adrenalin poate
duce i la respiraie incomplet sau tensiune. E bine s ncercm s respirm adnc de
cteva ori nainte de a ncepe pentru a ne relaxa.
nceputul
Cnd ncepem, ne simim mai nesiguri. Pentru a ne lansa mai uor e bine s uitm de
interdicii cel puin n aceast faz. Pn ne facem curaj, putem s apelm la orice
sprijin care ne ajut. De exemplu, dac ne face bine, ne putem sprijini de o mas.
Fr grab
Colaborarea cu audiena
17
Interaciunea cu audiena
Exist posibilitatea ca cineva din audien s nu ne plac sau s nu fie de acord cu noi.
Exist i cineva acolo pe care nu-l deranjm. Ca regul general, cea mai mare parte a
audienei dorete s ne plac, pe noi i ce avem de spus - vor ca noi s fim buni. Nu vin
cu ideea c am putea s-i plictisim sau irita cu prezentarea noastr.
Finalul
E bine s ncheiem ca i cum totul ar fi mers perfect. Chiar i atunci cnd avem impresia
c nu ne-am descurcat prea bine. n primul rnd, nu suntem cel mai indicat judector al
propriei performane i, n al doilea rnd, dac ncheierea e bun avem ansa de a
convinge o parte a audienei c, a una peste alta, nu a fost ru.
ncrederea n sine
Dac nu credem c suntem n stare s facem o anumit prezentare fie cerem ajutor
(training i repetiii) fie trebuie s gsim pe altcineva s fac prezentarea (nu e nici o
ruine s ne recunoatem limitele). Totui, cei mai muli dintre noi au abiliti de
prezentare mai bune dect cred. Trebuie s ne contientizm punctele tari. Dac ne
18
ndoim de exemplu de capacitatea de a gndi n timp ce facem prezentarea, atunci e
bine s lsm ntrebrile pentru final. De asemenea, nu trebuie s folosim a glum
pentru a sparge gheaa, dac nu ne pricepem la asta. Nu trebuie s ne suprasolicitm.
Mai multe prezentri scurte pe care le stpnim bine pot valora mult mai mult dect una
prea lung care ne epuizeaz i ne facem s nu ne simim la locul nostru.
Feedbackul
E bine s-i ncurajm pe cei din jurul nostru s ne spun ce am fcut bine. Prea puini
dintre noi progresm ascultnd doar observaii despre ce nu ne reuete. Cnd ne aflm
n faa unei audiene cu toii avem ego-uri foarte fragile.
19
3. NEGOCIEREA ELEMENTE DE BAZ
Negocieri ratate sunt acelea cnd ambele pri simt c au renunat prea mult, a trebuit
s lase de la ei mai mult dect au dorit pentru c au resimit o presiune prea mare, s-au
simit ameninai i au fcut sacrificii pe care nu au dorit s le fac.
In aceste situaii, cealalt parte poate crede c a ctigat i s se simt bine, dar de fapt
nu este vorba despre un succes. Poate c au ctigat pe moment, dar partenerul nu va
mai avea niciodat ncredere n ei i nu va mai dori s repete experiena. Conform
cliche-ului, poate c au ctigat o btlie, dar nu i rzboiul. Intr-adevr negocierile pot fi
percepute uneori ca un rzboi, de unde i ateptarea de a ctiga / pierde.
1. Negocierile nu decurg de dou ori la fel. Uneori nu sunt nici mcar similare. Chiar
dac trebuie s ai de-a face cu aceeai persoan despre acelai subiect, poate fi diferit.
A trecut probabil ceva timp, lucrurile s-au mai schimbat i poate aprea ceva nou.
20
De ce negociem
Nu este sufficient s tim ce dorim noi ntr-o negociere, e nevoie s anticipm ce vrea i
cealalt parte. Nu numai negocierile i negociatorii sunt diferii, motivele pentru a
negocia pot fi i ele foarte diferite.
nainte de a merge la o negociere trebuie s tim care este cea mai bun alternativ pe
care o avem (Best Alternative to A Negotiated Agreement). Zona cuprins ntre cea mai
bun i cea mai proast alternativ se numete domeniu de soluionare i orice opiune
situat n acest teritoriu este o variant bun.
Exist cel puin cinci tipuri de negociere cu care cei mai muli dintre noi pot avea de-a
face att n viaa personal ct i profesional:
Este vorba aici de cel mai bun mod de a ajunge la un rezultat convenit prin consens.
In acest tip de negociere oamenii analizeaz o idee pentru a vedea despre ce e vorba,
ce trebuie fcut i cine ce s fac.
21
In negocierile diplomatice exist de obicei agende ascunse i necesitatea de a fi
contieni de implicaiile fiecrei decizii luate.
Aceste cinci tipuri de negociere nu sunt nici corecte nici greite. Nu poate fi vorba de
corect sau greit cnd vorbim de negocieri. Conteaz s tim de ce intrm ntr-o
anumit negociere i s ne pregtim pentru a face fa. Nu este posibil s mergem pe
ghicite.
Bunii negociatori sunt ntotdeauna capabili s-i citeasc pe ceilali. Sunt capabili s
renune la propria poziie, abandonnd un anumit punct i alegnd altul. Pot s-i asume
rolul de observator imparial, meninndu-i o stare de calm mental. Ei pot lupta dur i
totui s piard cu mult graie cnd este necesar.
Ideea de alegere este n sine foarte important. Dac oamenii au de ales cum s se
comporte pot realiza c este n ordine s se acomodeze cu ceva care nu le convine. Pot
s o fac fiindc vor, este n avantajul lor. Muli cred c pentru a fi asertiv trebuie s
22
ignori ceea ce simi i doar s te ii tare pe poziie. In fond ignori acele sentimente n
detrimentul tu.
De aceea, cnd este vorba de practicarea artei de a spune nu, este nelept s lrgim
perspectiva, cci nu e vorba de a deveni mai asertiv, ci mai degrab de a ne schimba
comportamentul pentru a-l adapta condiiilor.
23
4. COMUNICAREA N DEZVOLTAREA ORGANIZAIONAL
Dezvoltarea organizaional este un concept bazat pe valori. Dintre acestea cel mai des
invocate sunt:
respectul pentru toate opiniile;
egalitatea de anse
ncurajarea comunicrii interne a organizaiilor;
dezvoltarea abilitilor interpersonale ale tuturor angajailor;
asumarea responsabilitii i participarea la decizii.
24
Dezvoltarea organizaional este strns legat de managementul schimbrii, resursele
umane, cultura i comportamentul organizaional, managementul performanei,
rezolvarea problemelor.
Intruct schimbarea este o constant n evoluia oricrei organizaii a aprut nevoia de
un management al schimbrii care include de obicei cteva componente obligatorii:
- evaluarea nevoii de schimbare
- planificarea schimbrii
- ndrumarea managerilor care i conduc pe ali membrii ai organizaiei n
procesul de schimbare
- sprijin pentru adaptarea la schimbare
- controlul rezistenei la schimbare
Diagnosticarea se bazeaz pe analiza strii de fapt care trebuie adus, prin intervenie,
la parametrii corespunztori obiectivelor propuse. Se planific intervenia necesar n
acest scop i se trece la implementare. La ncheierea exerciiului se evalueaz
rezultatele obinute.
26
Stimulentele pot fi de mai multe feluri:
nefinanciare: acces la training, recunotere, imputernicire etc, cu impact bun pe
termen mediu i lung
financiare: retribuirea n funcie de nivelul de performan a indivizilor sau
echipelor, cu impact mai bun pe termen scurt. Desigur, acestea trebuie corelate
cu un sistem bine pus la punct de msurare a performanei.
Dezvoltarea personal i trainingul fac parte din majoritatea interveniilor din domeniul
dezvoltrii organizaionale, fie ele mai complexe sau mai sumare. Aceasta datorit
faptului c implementarea unei schimbri n cadrul organizaiei atrage dup sine nevoia
de dezvoltare personal i training. Este necesar o analiz (TNA) la toate nivelurile
(individual, departamental, la nivelul ntregii organizaii) pentru a identifica nevoile i a
planifica cine i cnd va fi instruit.
Cea mai bun cale pentru cunoaterea bunelor practici sunt vizitele de studiu, n cursul
crora este posibil descoperirea de noi proceduri, standarde i performane atinse de
organizaii similare sau din acelai domeniu de activitate.
27
COMUNICAREA INTERN
Dezvoltarea strategiei pentru comunicare intern este necesar pentru a stabili obiective
clare n domeniu i prioriti pentru atingerea acestora. Scopul ei este:
- s dea un neles clar procesului de schimbare,
- s ctige ataamentul angajailor fa de schimbarea propus,
- s minimizeze nenelegerile i dezinformarea
- s tempereze ngrijorarea excesiv
- s ajute la nelegerea schimbrii propuse att la nivelul indivizilor ct i al
echipelor/grupurilor din organizaie.
28
Comunicarea de sus n jos (dinspre conduceret spre angajai) este utilizat pentru a:
informa i explica
convinge
insufla ncredere i indica direcia de aciune
Este un exerciiu de ascultare pentru management i are loc prin: dialog direct cu
angajaii (managerii se deplaseaz prin organizaie n acest scop), scheme de colectare
a propunerilor, sondaje interne de opinie, intranet (forumuri), dialog cu sindicatele.
Comunicarea orizontal are loc ntre angajaii din diferite compartimente, managerii
diverselor divizii etc.
poate fi formal sau informal
contribuie la circulaia informaiei i experienei dobndite ntre diversele
compartimente ale organizaiei
previne duplicarea unor activiti sau neefectuarea altora, ajutnd la evitarea
pierderilor operaionale i administrative.
29
colectarea i stocarea informaiilor din toate sursele implicate (echipe de proiect,
grupuri de lucru etc.) precum i asigurarea accesului tuturor celor implicai la
aceste informaii
organizarea unui program de ntlniri cu frecven rezonabil cu toi angajaii
pentru a fi la curent cu nivelul acestora de motivare i eventuale probleme
existente
asigurarea de feedback prompt la toate ntrebrile/cererile angajailor
monitorizarea canalelor de comunicare i a eficienei acestora.
ASERTIVITATEA
Drepturile oricrui angajat includ att drepturile de natur juridic ct i pe cele general
umane. Intre acestea din urm se numr:
dreptul de a exprima opinii i idei diferite
30
dreptul de a se gndi la propriile nevoi
dreptul de a nu nelege
dreptul de a cere sfatul sau ajutorul celor din jur
dreptul de a refuza
dreptul de a grei
dreptul de a-i schimba opinia
dreptul de a avea succes
Abiliti de asertivitate
31
Muli oameni nu agreeaz ideea de a le spune altora c nu pot face un anumit lucru.
Sau se simt obligai cnd colegii le cer o favoare sau se simt sub presiune cnd cineva
superior ierarhic le cere ceva.
Exist locuri unde a spune nu este privit cu dezaprobare, iar n poliie, de exemplu, se
poate considera o indisciplin. Desigur, sunt situaii n care a spune nu este o
necesitate. Exist ns atta angoas n jurul consecinelor posibile nct oamenii nu
spun nimic, consimt la situaii pe care nu le agreeaz sau se ncarc cu sarcini care nu
le aparin.
Asta nu e bine pentru nimeni, dar n special pentru persoana care se vede n situaia de
a lucra peste program pentru a-i termina propriile treburi abia dup ce le-au fcut pe ale
altora; sau care i nghite resentimentele cnd devine voluntar pentru ceva care nu
dorete s fac; sau care se cutremur la ideea de a fi puin mai dur n relaia cu un
furnizor sau chiar cu cineva din subordine.
Sfatul pe care l vei primi este s fii mai degrab asertivi dect agresivi, ca i cum
asertivitatea este singura soluie de a rezolva o situaie dificil. i nu este. Dac suntem
atacai sau se abuzeaz de noi atunci un mod agresiv de a lupta cu atacatorul este
probabil mai potrivit. Cuvntul cheie este potrivit.
Deci agresivitatea poate fi potrivit, asertivitatea poate fi nepotrivit, dar exist o gam
mult mai larg de opiuni care pot fi adecvate dect aceste dou tipuri.
Iat cteva exemple de ce li se poate ntmpla unora, cnd ceea ce gndesc i simt
este diferit de ceea ce fac.
Cei mai muli neasertivi recunosc c modelul lor de comportament este s fie amabili
sau asculttori mult mai mult dect ar dori pn ajung la un punct n care numai sunt
capabili s se abin i atunci izbucnesc n mod dezagreabil i nepotrivit asupra oricui se
nimerete prin preajm.
Sunt trei feluri n care poate avea loc explozia. Primul este cnd furia are loc n interiorul
subiectului i rmne neexprimat. Cel de-al doilea este cnd este exprimat n mod
inadecvat i cineva care nu face parte din conflict - un coleg, o secretar sau chiar un
strin - devine receptorul. Cel de-al treilea fel lovete chiar persoana surs, dar este
disproporionat fa de pictura care a umplut paharul aflat la originea respectivei
explozii.
32
Aceasta poate lsa impresia c exist doar dou tipuri de stri sau comportamente pe
care le pot aplica: amabil sau dezagreabil. De fapt exist o multitudine de
comportamente aflate ntre cele dou care pot fi intitulate ne-amabil sau chiar ne-
dezagreabil.
Conceptul de a te afirma pe tine nsui (a-i face auzit vocea, a fi neles, a fi luat n
seam, a avea propria cale) trebuie lrgit pentru a include toate formele de
comportament. Poate include umorul, supunerea, iresponsabilitatea, manipularea, joaca,
agresivitatea etc.
A spune nu
Dac cineva vine la biroul nostru i vrem s prem pe faz, ne ridicm n picioare. La fel
cnd vorbim la telefon. n picioare suntem la acelai nivel i creeaz un avantaj
psihologic.
E potrivit s ntrerupem pentru a spune ceva de genul: mi pare ru, te ntrerup. Apoi
putem folosi orice se potrivete cu situaia. Dac lsm pe cineva s-i termine
intervenia fr a-l ntrerupe, va avea impresia c suntem interesai i doritori. Neprimind
nici un rspuns va crede c suntem de acord cu planul lor (de a ne face s facem ce vor
ei). Iat dou abordri posibile:
33
1. ndat ce observm c cineva vrea s ne ncarce cu ceva (inima noastr simte
c vor s ne cear ceva) trebuie s le artm c tim: tiu ce vrei vrei s m rogi s
termin propunerea pentru proiectul acela. A vrea s te ajut, dar din pcate nu pot
acum.
Aceste mici trucuri ne pot ajuta s ne simim mai siguri i s ne adaptm unui nou
comportament. Pentru c este clar: dac ceilali tiu c pot profita de tine (i poate s nu
fie intenionat, pur i simplu eti o int uoar) e nevoie s ari cu hotrre c lucrurile
se schimb.
Este parte a naturii umane s i acuzm pe alii cnd lucrurile merg prost n viaa noastr
sau cnd suntem rnii. Renunnd la scuza dac, ne eliberm i de nevoia de a-i
acuza i nvinovi pe alii. E bine de asemenea, s ne gndim c dect s ateptm s
se schimbe alii pentru ca lucrurile s mearg bine, avem cu toii capacitatea s lum
controlul i s le schimbm cum ne convine nou.
Ceea ce face lucrurile mai simple este c pentru a ne obinui s spunem mai uor nu,
nu trebuie s ne schimbm ntreaga personalitate pentru a obine un rezultat mai bun!
34
MANAGEMENTUL CONFLICTELOR
Analiza
descrierea conflictului pe scurt, n mod obiectiv.
identificarea prilor aflate n conflict
care sunt relaiile cu acestea?
Contientizarea:
definirea conflictul din punctul de vedere al autoevaluatorului
definirea conflictului din cellalt punct de vedere
35
Atitudinea:
evaluarea propriei atitudinii (am fost rezonabil?)
evaluarea atitudinii celeilalte prti (a fost rezonabil?)
identificarea argumentelor n susinerea evalurilor
Aciunea:
ce se ntreprinde vizavi de conflict?
adoptarea unei strategii de comunicare verbal/ non-verbal
Evaluarea:
conflictul a fost rezolvat?
care a fost rezultatul?
dac rezultatele nu sunt mulumitoare, ce pai ar fi trebuit urmai pentru a se
ajunge la un compromis?
In cazul n care apar conflicte care nu pot fi soluionate ntre prile implicate este
necesar medierea acestora de ctre un ter.
*
* *
Dezvoltarea organizaional joac un rol tot mai important n managementul modern,
fiind legat de resursa cea mai important a oricrei organizaii, oamenii. Este aplicabil
indiferent de mrimea sau domeniul de activitate al organizaiei, dnd roade att n
societile comerciale ct i n sectorul public sau n organizaiile neguvernamentale.
36