Despre declaratia 394

-Reguli de introducere date

-Etapele ce trebuie parcurse pentru a intocmi corect si cat mai usor declaratia

Aveti doua tipuri de documente care trebuie sa apara in declaratia 394 : ACHIZITII SI LIVRARI .

In cazul achizitiilor :

Conform regulilor din Ghidul de completare : NU se declara facturi de la bugetari la achizitii !!!!!! si
nici facturi de la platitori de TVA scutite de TVA

- Furnizorul este societate cu TVA normal => tip document A si tip partener 1 chiar daca nu
deduc TVA sa zicem ca eu sunt societate cu TVA la incasare
- Furnizorul este societate cu TVA la incasare => tip document AI si tip partener 1 in toate
cazurile
- In cazul in care achizitia e de la neplatitor de TVA obligatoriu se completeaza FEL DOCUMENT
adica 1 factura/2 borderou achizitie etc ...
- Furnizorul este persoana juridica din ROMANIA neplatitoare de TVA => tip document N , tip
partener 2 , fel document 1 factura (poate fi si altceva) obligatoriu se completeaza codul
fiscal si NU se completeaza detalierea pe produse (cereale sau bunuri/servicii)
- Furnizorul este persoana fizica =>tip document N si tip partener 2 +fel document borderou
achiz,fila carnet etc . Acestea se vor declara distinct pe fiecare partener . Daca nu am CNP
valid am posibilitatea sa introduc date la ADRESA NEPLATITOR unde TARA , JUDETUL trebuie
sa existe !!! Obligatoriu se completeaza distinct sumele din document pe produs sau
detaliere bunuri/servicii (vezi tabelul comun cu taxarea inversa) .

(daca aveti mai multe documente de acest tip puteti sa folositi codificarile din detaliere produse si la
inregistrarea contabila completand in rubrica Cod.TVA codul 34 de ex. pentru alte bunuri sau 35
pentru servicii . )

Achizitii taxare inversa : tip document C , tip partener 1 si obligatoriu detaliere pe coduri produse

1. Achizitii bonuri fiscale cu codul firmei mele completat pe ele : tip document BFA
2. Achizitii facturi simplificate de la furnizor TVA normal : tip document FSA
3. Achizitii facturi simplificate de la furnizor TVA la incasare : tip document FSAI

1,2,3 se vor centraliza pe cote de TVA la calcul declaratie indiferent de furnizor si sumele
respective le veti putea vizualiza/modifica in meniul declaratiei 394 la rubrica DATE DESPRE
FACTURI SIMPLIFICATE SI BONURI CU CIF
 In caz ca aveti date deja introduse la achizitii si mai ales in cazul in care inregistrarile apar in urma
importului din alte programe (gen program stocuri , facturare etc) e indicat sa verificati in meniul
ACHIZITII & LIVRARI imediat sub Refacere Sold atat pe achizitii cat si pe livrari pe rubrica
Documente .

Coloana D394 trebuie sa contina A,AI,C,N,BFA,FSA,FSAI sau X in functie de caz pentru achizitii

X va fi atribuit documentelor ce apar in 390 si acelor documente ce n-au legatura cu obiectul 394
(in Ghidul de intocmire 394 de pe ANAF gasiti detalii)

LIVRARI

- Facturile vor avea cod L si tip partener va fi 1,2,3,4 in functie de caz . Daca aveti legatura la
internet butonul TVA ANAF va e foarte util pentru ca va returneaza starea clientului la data
intocmirii documentului . Clientii persoane juridice din UE vor avea tip 3 iar cei non UE tip 4
dar va trebui sa completati codul . Restul clientilor neplatitori de TVA se vor raporta distinct
daca sunt persoane juridice sau daca clientul persoana fizica are o factura ce depaseste
10000 lei (total valoare !!!) . Daca clientul este persoana fizica si factura lui e sub 10000 lei se
va genera o GRAMADA cu toate facturile de acest fel la care se vor raporta numarul de
facturi , baza si TVA pe cote de TVA => nu e cazul sa completati CNP pentru genul asta de
clienti .
- Incasarile prin casa se raporteaza ca tip I1 . Numarul de bonuri se poate completa inainte de
calculul declaratiei la butonul LIVRARI LUNARE AMEF sau il puteti completa la fiecare raport Z
introdus . Daca aveti facturi emise aferente unor bonuri fiscale acestea trebuie introduse
distinct si valoarea raportului Z diminuata corespunzator . Scopul actiunii e ca numarul de
facturi emise sa fie corect si in acelasi timp TVA colectat sa nu se dubleze cu sumele aferente
acestora . Practic , daca toate bonurile mele au si factura pot sa am cazul in care numar
bonuri #0 si sumele aferente lor sa fie 0
- Taxarea inversa la livrare are tip V , tip partener 1 , obligatoriu defalcarea pe produse !

ETAPE calcul declaratie

1.

Date societate : completati rubricile DATE FIRMA , DATE REPREZENTANT FISCAL , DATE
INTOCMIT in plus aveti de completat NUMAR CASE DE MARCAT pentru cei care detin si folosesc case
de marcat si SERIE facturi in cazul in care societatea foloseste o singura serie (se completeaza mai
usor seriile facturilor emise , anulate )

In cazul in care solicitati RAMBURSAREA DE TVA bifati rubrica Solicit Rambursare

Operatiuni efectuate trebuie BIFAT daca declaratia 394 contine operatiuni

2.

Preluare lunara date din documente

Etapa aceasta trebuie parcursa lunar chiar daca societatea e cu raportare la 3 luni . E mai usor de
gasit neconcordantele lunar intre balanta si documentele din 394 si din cauza aceasta am optat
pentru impartirea datelor primare lunar urmand ca in luna trimestrului la CALCUL declaratie sa
totalizez datele .

Se foloseste butonul PRELUARE DATE se raspunde cu Da la intrebarea Golesc fisierele si apoi se

verifica nomenclatorul de terti . La preluarea documentelor se stabileste si incadrarea facturii de
livrare in factura ce apare la client sau factura ce intra in GRAMADA de persoane fizice . In dreapta
sus aveti o rubrica FARA CUI . Daca e bifata centralizez documentul in GRAMADA . In GRAMADA ar
trebui sa intre doar persoanele fizice cu CNP=13 caractere sau fara CNP completat

Aveti si un buton care va selecteaza doar facturile acestea LIVRARI NEPLATITORI CE SE VOR DECLARA
CUMULAT . Ideea e ca aici n-ar trebui sa apara nici o persoana juridica decat daca n-am alta solutie .
In acelasi timp butonul LIVRARI CE SE VOR CENTRALIZA DISTINCT PLATITORI va afiseaza facturile cu
tip partener 2 si fara campul FARA CUI completat pentru cazul in care scapa vreun CNP-ist pe aici din
diverse motive , cel mai intalnit fiind un CNP cu mai putin de 13 caractere (sau date buletin
completate la rubrica COD)

Diferitele filtre va permit sa verificati ca n-ati scapat vreun partener nedorit in declaratie sau ca
incadrarea tipului facturii a fost incorecta . Foarte important , dupa verificarea in nomenclatorul de
terti a tipului de platitor (ma refer la tip platitor cu TVA la incasare => campul Tip TVA sa fie I) e bine
sa folositi butonul ACHIZITII A sau AI cu probleme pentru societatea cu TVA normal .

Achizitiile incadrate gresit ca tip A in loc de AI si invers TREBUIE CORECTATE pornind de la

inregistrarea contabila chiar daca factura a fost achitata pe loc . De la furnizorii cu TVA la incasare
deducerea TVA-ului se face doar in urma imperecherii facturii cu plata ! Si pentru asta trebuie sa
prind sumele initial in TVA neexigibil aferent achizitiilor de la furnizori cu TVA la incasare . Plata
facturii acestor documente va trebui sa fie o inregistrare separata ca ulterior sa poata fi
imperecheata cu factura . Puteti proceda si altfel dar datele le veti corecta manual in declaratie !

La NOMENCLATORUL de terti

Se verifica dublurile . Programul va genera doua pozitii si in cazurile in care am un cod cu

RO123456789 si celalalt cod RO 123456789 sau simplu 123456789 sau ro 123456789 desi au aceeasi
denumire . Cazurile acestea sunt false dubluri si vor fi IGNORATE .

In cazul in care la acelasi cod fiscal am doua sau mai multe denumiri (din greseala sau pentru ca au
puncte de lucru diferite) se stabileste o denumire unica pe care o completez in coloana DTERT !

Codurile fiscale eronate vor fi cautate si se completeaza versiunea corecta la rubrica DCOD. Nu se
modifica nici TERT nici COD pentru ca in acest caz nu mai pot stabili legatura cu datele de la
inregistrari .

In stanga aveti butoane care va pot ajuta sa stabiliti daca o societate e platitoare de TVA sau nu REG
TVA ANAF este garantata de ANAF (cu conditia sa mearga internetul se pare ca pe anumite sisteme
mai vechi de operare nu prea merge (Windows XP) ) . Butonul cu TVA la incasare functioneaza pe
datele de pe un site gestionat de o firma . S-a intamplat ca la o firma cu miscari gen TVA la incasare
inregistrat , radiere de la TVA la incasare si iar inregistrat sa genereze incadrare gresita . Daca vreti sa
fiti foarte siguri de starea unei firme la o anumita data folositi aplicatia RTVAI pe care o puteti
descarca de aici

https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/primapagina/modalitati_consultare_registrul_contribuabili.htm

In acest sens puteti corecta valoarea pe care o inscrie verificarea de TVA la incasare manual !!!

Butonul AFISARE POZITII NECLARE va afiseaza tertii care la interogarea pe ANAF pt.TVA n-au intors
nici o valoare si cei care au schimbare de stare in cursul lunii . Ca regula , daca o societate n-a fost
niciodata platitoare de TVA aceasta nu va intoarce nici o valoare !!! Pentru cei ce-si schimba starea in
cursul lunii e bine sa se faca verificarea la nivel de document , in acest caz avand importanta si data
documentului .

La sfarsitul verificarilor in nomenclatorul de terti se foloseste butonul CORECTIE DATE DOCUMENTE !

Acesta schimba denumirea si codul ce vor apare in declaratie si tipul partenerului unde e cazul

______________________

CALCULUL EFECTIV AL DECLARATIEI

Sunt mai multe sectiuni care vor contine informatii si , in functie de specificul societatii va trebui sa
completati si manual anumite date !

- Dati Calcul declaratie . Ca sa va fie usor la completarea seriilor facturilor alocate si emise am
gandit sa extrag numerele facturilor emise din DOCUMENTE de la LIVRARI TVA . E obligatoriu
pentru declaratie sa aveti cel putin o SERIE de facturi alocate definita in cadrul perioadei de
raportare chiar daca nu aveti facturi emise .

Foarte important : e bine sa aveti partea de introducere date terminata pe partea de livrari daca
vreti sa obtineti date utile la calcul , altfel o sa aveti pachete des intrerupte de numere de facturi
si n-o sa stiti care din facturile lipsa sunt din categoria anulate si care n-au apucat sa fie introduse
. Evident ca puteti oricand completa manual seriile facturillor alocate/emise !

Seriile alocate vor incepe cu primul numar de factura emis incepand cu octombrie si se vor
termina cu ultimul numar din carnet sau ultimul numar din seria alocata prin decizia interna .
Seriile alocate pot sa aibe doar numar de inceput ! Numarul de sfarsit la aceste serii nu e
obligatoriu !

Seriile emise vor contine doar facturi interne ! Daca printre facturile emise aveti si facturi de
export acestea vor intrerupe seria facturilor emise . De exemplu , intr-un carnet de facturi cu
numere de la 51 la 100 toate facturile sunt emise dar factura 60 este de export . Se vor declara
doua serii in acest caz , nu una : plaja 51-59 si plaja 61-100 .

La calcul declaratie veti avea marcate cu GRI randurile cu facturile emise ce nu apar in declaratie
ca sa stiti ca ele nu trebuie prinse si la SERII EMISE si ca sa stiti ca nu sunt facturi lipsa adica
ANULATE .

In tabelul cu facturi de la calcul (trebuie sa aveti bifat Facturi emise , anulate , stornate ,...)
procedati in felul urmator :

- Prima pozitie imi completeaza automat Nr.de inceput ,

caut fie cu butoanele F2 caut intreruperi , fie cu F3 Repeta cautarea locatia primei intreruperi in
sirul crescator de numere . Apas butonul Nr.de sfarsit . Completez si seria (daca e una singura si
ati completata-o la date societate apare implicit) Acum am toate datele ca sa generez pozitie in
SERII FACTURI EMISE (F6 sau click pe butonul respectiv) .

Ca sa fac acelasi lucru cu SERIA alocata fie apas F5 cu aceeasi combinatie de numere si corectez
direct in coltul dreapta sus in coloana cu numar final , fie caut in continuare si tot completez serii
emise urmand ca la ultimul numar din serie sa completez si seria alocata . De fapt e mai simplu
de facut decat de explicat .

O data ce am stabilit corect seriile EMISE si ALOCATE voi constata ca urmatorul CALCUL
DECLARATIE imi va descoperi facturile lipsa = anulate la care programul le acorda tipul 2 . O
factura pe care o pun ca fiind anulata o pot scoate din categoria asta scriind 0 sau 9 in coloana tip
in dreptul ei . Facturile stornate (cu valoare totala negativa) au tip 1 determinat de program din
inregistrari . Si aici puteti interveni in acelasi mod .

IN LEGATURA cu facturile din categoria AUTOFACTURARE se pare ca acestea nu trebuie declarate

in lista de livrari din 394 . Ele vor fi declarate la facturi speciale cu tipul 3 si in cazul lor se vor
completa si BAZA si TVA pe cote . Solutia la care ne-am gandit este ca in momentul operarii s-o
treceti la tip X si in acelasi timp , la CALCUL DECLARATIE sa o cautati printre facturile ce nu se
declara si s-o incadrati la tipul 3 .

Toate acestea fiind facute nu mai aveti decat de apasat butonul COMPLETARE FACTURI
STORNATE , ANULATE , AUTOFACTURARE etc . Si in felul asta scapati de a le trece manual la
sectiunea rrespectiva .

- CALCUL DECLARATIE centralizeaza pe baza tipului BFA , FSA , FSAI , FSL sumele ce trebuie
completate la sectiunea DATE DESPRE FACTURI SIMPLIFICATE SI BONURI CU CIF . Acestea pot
fi completate si manual caz in care ar fi indicat sa debifati butonul Toalizare bonuri ...
- CALCUL DECLARATIE centralizeaza pe baza tipului I1 sau I2 incasarile prin case de marcat .
Numarul de case de marcat a ramas ca-l treceti la DATE SOCIETATE . Numarul de bonuri
 fiscale emise fie l-ati completat la introducerea rapoartelor Z odata cu inregistrarea contabila
fie il treceti direct la sectiunea LIVRARI LUNARE AMEF . In majoritatea cazurilor puteti obtine
rapoarte lunare Z de la casa si acolo aveti informatia de total bonuri emise .
- Trebuie sa stiti ca valoarea bonurilor fiscale in declaratie se diminueaza cu valoarea facturilor
emise si incasate cu bon fiscal .
- Deci dupa Calcul DECLARATIE verificati sectiunea Livrari lunare AMEF si completati numarul
de bonuri daca nu e deja completat

CALCUL DECLARATIE incearca sa determine si suma platilor aferente facturilor de achizitie de la

furnizori cu TVA la incasare sau , daca sunt societate cu TVA la incasare , defalcat suma platita pe
suma platita furnizorilor normali si cei cu TVA la incasare . Sumele acestea le extrag din
IMPERECHEREA facturilor cu platile , le puteti vedea si la IMPERECHERE DOCUMENTE apasand
butonul DATE LEGATE DE TVA DEDUS/COLECTAT . Puteti completa manual la sectiunea MARJA de
PROFIT , TVA DEDUS , COLECTAT prin plati/incasari dar atentie ca sumele se defalca pe cote de TVA

FOARTE UTIL !

In partea de jos a ecranului aveti un buton RULAJ CONT PE COTE DE TVA . Aici puteti obtine o
lista/fisa pe cote de tva a oricarui cont . Utila atat pentru stabilirea pe cote a platilor cat si pentru
stabilirea veniturilor aferente activitatilor speciale specificate in lista de CAEN-uri speciale .

Ca sa terminam discutiile legate de platile / incasarile aferente facturilor cu TVA la incasare e bine de
stiut ca platile pot fi alocate si unor facturi anterioare lunii octombrie . La acele facturi nu am
indicativul A sau AI ca sa stiu daca furnizorul a fost furnizor normal sau cu TVA la incasare de aceea va
rog sa verificati la imperecherea documentelor si sa incadrati corect facturile achitate . Lucrul acesta
e destul de important la societatile cu TVA la incasare . V-am oferit spre ajutor si butonul VERIFICARE
STARE TVA PENTRU FURNIZORI

- In caz ca in luna depunerii declaratiei solicit rambursare de TVA am de bifat butonul

corespunzator in DATE SOCIETATE . Apoi la sectiunea INFORMATII SUPLIMENTARE
RAMBURSARE TVA bifez cazurile in care s-ar incadra si activitatea societatii in perioada
anterioara depunerii declaratiei

LIVRARI ANUMITE CAEN sectiunea se completeaza doar in cazul in care va incadrati cu o parte din
activitate in CAEN-urile desemnate prin ORDIN

ACHIZITII SPECIALE SI FACTURI LA CARE NU S-A DEDUS TVA se completeaza doar in cazul agentiilor de
turism

In acest moment avem declaratia calculata si toate datele de care avem nevoie sunt trecute la
rubrica corespunzatoare .

VIZUALIZARE DECLARATIE SI EXPORT XML va genereaza fisierul XML pentru validarea cu

DUKIntegrator si in acelasi timp va listeaza continutul acestul fisier XML intr-o forma usor de inteles .

Posibile erori : sume scutite de TVA la achizitii de la furnizori tip 1 (platitori de TVA)
 - Cod fiscal cu denumiri multiple (in cazul in care n-ati corectat aparitiile duble din
nomenclatorul de terti)
- Taxare inversa fara detaliere pe produse
- Fel document la achizitiile de tip N necompletat
- Caractere de tip ,,,, ce nu sunt permise in cadrul declaratiei

SUCCES !!!