Colegiul Tehnic de Comunicaii Nicolae Vasilescu-Karpen Bacu

Nr. exemplare:
Cod: P.O.
Ediia: a I -a

Nr. pagini:

DENUMIREA PROCEDURII

PROCEDUR PRIVIND COMUNICAREA INTRA I INTERINSTITUIONAL

Semntura
Elaborat, Gabriela Bujor

Verificat, Director,
Emanoil Remus Cazacu

Aprobat, Semntura, Data aprobrii n

C.A/Data intrrii n
vigoare
C.A. reprezentat director
19.12.2011
Emanoil Remus Cazacu

Revizuire Data Persoana responsabil Semntura

1 16.12.2011 Gabriela Bujor
2
3
4
 PROCEDUR PRIVIND COMUNICAREA INTRA I INTERINSTITUIONAL

SCOP:
Organizaia colar are drept scop principal comunicarea i cum feedback-ul reprezint
principiul fundamental al comunicrii, instituia i va diminua efectele nedorite, i va construi
aciunile i i va consolida imaginea dac dezvolt comportamente tolerabile i i proiecteaz un
sistem de control permanent al feedback-ului att n interiorul ct i n exteriorul acesteia.
Procedura i propune optimizarea fluxului informaional i asigurarea transparenei/vizibilitii
activitilor proiectelor/evenimentelor din cadrul C.T.C. N.V. Karpen.
Organizaia colar are drept scop principal comunicarea cu instituiile care se afl n relaii de
subordonare Inspectoratul colar Judeean , Primria, Consiliul Local.
Procedura stabilete principiile i mijloacele de comunicare n interiorul instituiei ct i cu
entiti externe.
Implementarea acestei proceduri va permite facilitarea accesului la informaiile de interes
pentru toi membrii colectivului, sistematizarea acestor informaii pe domenii/subdomenii, dar va
constitui i un instrument eficient de analiz a activitii din cadrul colegiului n vederea
rapoartelor CEAC i a planului de mbuntire.
Aplicarea consecvent a acestei proceduri permite o mai bun mediatizare a activitii colii i
un exemplu de bun practic. Procedura va evalua ntr-o form transparent activitatea
personalului colii: evaluare pentru acordarea calificativului, pentru nscrierea la gradaii,
profesorului anului, evaluarea n cadrul inspeciilor ISJ/MECTS precum i evalurile interne i
externe privind calitatea educaiei. Comunicarea nonverbal se face prin afiaj la avizierul colii
sau al cancelariei, precum i prin postarea documentelor pentru cadrele didactice pe portal/site-ul
colii portal.ctcnvk.ro .
coala este contient c fr comunicarea interinstituional, mai ales cu acele instituii cu
care se afl n relaii de subordonare, nu se poate realiza un act educaional de calitate.
DEFINIII/PRECIZRI:
a. Comunicarea formal Reelele formale de comunicare sunt prescrise prin organigram,
document care reprezint organizarea funcional a activitilor i natura relaiilor de subordonare
i coordonare dintre compartimente i persoane. Derularea comunicrii formale scrise sau orale
este guvernat de o serie de reguli implicite i explicite privind coninutul (ce fel de informaie se
transmite), responsabilitatea (cine emite i cine controleaz i semneaz n cazul mesajelor
scrise), forma (oral / scris, modul de structurarea a mesajului, coninutul prii de identificare,
formulele de adresare), momentul (ocazii, termene) i destinaia mesajelor (cui sunt adresate).
Comunicare descendent poate avea loc n sensul cererii de situaii, date, etc. sau al
emiterii de decizii, dispoziii, instruciuni, informaii. Formele concrete folosite de o
organizaie pot fi decizii, circulare de informare, brouri sau manuale cu norme i
instruciuni, ziare de ntreprindere, scrisori ctre fiecare angajat, mesaje la staia
radio, dri de seam, rapoarte n faa adunrii generale a salariailor sau acionarilor.
Comunicarea ascendent poate fi un rspuns la cererile de situaii i date ale
conducerii sau emiterea unor cereri, plngeri, opinii. Formele folosite pot fi note de
serviciu, rapoarte, dri de seam, reglementate prin normele de organizare i
funcionare. Pe lng acestea conducerea poate folosi la fundamentarea deciziilor sale
date furnizate de chestionare de opinie sau atitudini, forme de colectare a propunerilor
i sugestiilor salariailor. Tehnici recente de canalizare a insatisfaciilor salariailor
sunt aa-numitele hot-lines i ua deschis.

b. Comunicarea informal Paralel cu comunicarea formal sunt iniiate comunicri informale

ntre participani, pentru a schimba informaii care nu au o legtur direct cu activitatea. Cu
timpul se constituie reele informale de comunicare, bazate pe criterii afective simpatie / antipatie,
interese comune legate (sau nu) de organizaie; canalele folosite sunt altele dect cele formale,
regulile de comunicare sunt mai puin stricte.
Reelele de comunicare formale i informale sunt coexistente i uneori interferente, n
sensul c cele informale pot bloca circulaia informaiei n reeaua formal, o pot distorsiona n
funcie de relaiile i interesele celor implicai sau, dimpotriv, pot flexibiliza i mbunti
comunicarea formal. Structura reelelor de comunicare informale este aleatorie, orizontal i
vertical, contactele personale scurtcircuiteaz reeaua formal, funcionarea lor se bazeaz pe
comunicare nepermanent, bi- i multi-direcional. Formele mai frecvente de comunicare
organizaional informal sunt zvonurile, semnele secrete de avertizare, materialele satirice scrise.

c. Comunicare scris i comunicare oral

Comunicrile scrise sunt folosite n organizaie n cazul mesajelor care trebuie s dureze n
timp, ori de cte ori trebuie prevenit uitarea sau fixat responsabilitatea ntr-o manier lipsit de
echivoc. Comunicrile scrise pot constitui elemente ale unor nregistrri contabile, pot fi o
documente care vor fi pstrate un anumit timp n fonduri arhivistice, pot fi folosite ca probe n
justiie. Cu ct organizaia este mai mare i mai complex, cu att ponderea documentelor scrise n
ansamblul comunicrii crete.
ntr-o organizaie, comunicrile scrise pot fi standardizate (toate formularele care
sistematizeaz informaii despre diferite aspecte ale activitii) sau ocazionale. Traseul
comunicrilor scrise poate fi clar fixat (mai ales n cazul comunicrilor standardizate, existnd
persoane i chiar compartimente specializate care le ntocmesc, le dirijeaz circuitul lor sau care le
aprob, dar exist i comunicri scrise ocazionale, care au un traseu mai puin riguros.

d. Roluri n comunicare
Rolurile n comunicare sunt manifestri comportamentale ale indivizilor n procesul de
comunicare. Aa cum am artat anterior, persoanele centrale sunt mai active n reea, mai
satisfcute i dein, prin nsi poziia lor, o putere potenial rezultat din monopolizarea
informaiei. Ele o pot transpune n fapt reglementnd circulaia informaiei ntre membrii i
intrarea informaiei noi n reea. Acest rol activ n comunicare se manifest i n influenarea
rezultatului cooperrii (performana n munc) i n luarea deciziilor.
Controlorul informaiei poate fi i o alt persoan dect persoana central a reelei. Rolul
de controlor poate fi jucat de oricine, n circulaia ascendent (subordonatul poate influena decizia
superiorilor selectnd informaia care le parvine) sau n cea descendent (eful comunic
subordonailor numai ceea ce trebuie s tie i n felul acesta le influeneaz cooperarea i
performana), numai c prerile participanilor la reea difer referitor la ceea ce trebuie s tie
fiecare). Controlul are aspecte pozitive i negative, ducnd la furnizarea unor cantiti insuficiente
sau excesive, n unele cazuri producndu-se baraje.
Omul de legtur este o persoan a crei activitate presupune contacte frecvente cu dou
sau mai multe grupuri. Ea faciliteaz coordonarea acelor grupuri informndu-le reciproc despre
activitile celorlalte, atunci cnd ele nu interacioneaz n procesul muncii. Legtura este necesar
mai ales n organizaiile cu difereniere mare a subunitilor sau cu activiti cu un grad mare de
autonomie.
Entitatea juridic = ansamblu economico-social autonom posesor al unei averi
(patrimoniu) distincte de cea a proprietarilor si (acionari, asociai, stat).
Entitatea public = autoritatea public, instituia public, regia autonom,
compania/societatea naional, societatea comercial la care statul sau o unitate administrativ-
teritorial este acionar majoritar i care are personalitate juridic.
Instituia = organ sau organizatie de stat care desfasoara activitati din domeniul conducerii
statului sau al serviciilor publice prin care nu contribuie (direct) la productie sau la circulatia
produsului social.
 Agentul economic = persoana sau grup de persoane indeplinind functii bine determinate in
viata economica. Agentii economici sunt entitati de natura sociala recunoscute si, eventual,
oficializate ca atare.
Asociaia = grupare de persoane fizice sau juridice organizata pe baza unui statut in
vederea realizarii unui scop comun (stiintific, cultural, artistic, sportiv).
Persoana fizic = reprezinta omul privit individual, ca titular de drepturi si obligatii.
Persoana juridic = colectivitate de persoane fizice, cu calitate de subiect distinct, de
drept bunurandu-se de o organizare de sine statatoare si de un patrimoniu propriu, indreptat spre
realizarea unui anumit scop.

e. Climatul de comunicare este atmosfera general n care are loc comunicarea organizaional.
Climatul influeneaz att procesul comunicrii, ct i efectele sale asupra performanei
individuale i de grup i a satisfaciei. Climatul de cooperare este caracterizat prin flexibilitate,
spontaneitate, respect, empatie, ncredere reciproc, centrare pe sarcin. Participanii sunt
preocupai de rezolvarea problemelor de serviciu, se apreciaz i se respect reciproc, nu
acioneaz pe baza unor agende ascunse. Climatul defensiv este generat de lipsa de ncredere
reciproc ntre angajai, suspiciune, tendin de a-i domina i controla pe ceilali, tendin de
securizare prin recurgere la agenda ascuns (una spun i alta gndesc i fac). Participanii sunt
preocupai mai mult de conflicte i tensiuni dect de activitatea propriu-zis, sunt manipulativi,
blocheaz i filtreaz informaia i ncearc s dobndeasc prin aceasta mai mult putere
personal. Climatul de comunicare depinde nu numai de natura organizaiei, ci i de valorile i
tradiiile sale, de grupurile de putere existente i de relaiile dintre ele, de politicile manageriale, de
gradul de rigiditate al reelelor de comunicare.
Performana n munc poate fi abordat la mai multe niveluri: individual, grupal, organizaional.
Pe lng variabilele individuale care influeneaz performana (aptitudini, competene, motivaie,
trsturi de personalitate, stare de sntate) i alte variabile organizaionale, de natur tehnic,
tehnologic i de organizare a activitii (echipamente, spaiu i orar de munc, tehnologii,
management, sisteme de stimulare etc.), comunicarea interpersonal i organizaional este
considerat ca un factor important. Cercetrile au artat c feedback-ul - cunoaterea rezultatelor
imediate i finale ale activitii proprii - are o influen pozitiv indiferent de sursa de la care
provine (organizaie, efi, colegi, sarcina n sine). Comunicarea rezultatelor are un rol
informaional i totodat motivaional: centreaz atenia pe aspectele relevante ale sarcinii,
orienteaz spre comportamente dezirabile i adecvate performanei; excesul de feedback poate
deteriora performana n timp ce deficitul poate duce la un comportament aleator i ineficient.
Pentru a evita deteriorarea performanei la nivel organizaional prin integrarea lent a
noilor angajai, unele firme au conceput programe speciale de familiarizare rapid prin furnizarea
informaiilor eseniale despre norme, reglementri, canale de comunicare, etc.
Satisfacia n munc este influenat i ea de comunicare, aa cum am artat n paragrafele
precedente: cei care au acces la mai mult informaie sunt mai mulumii, dei au performane mai
slabe, deficitul de informaie i distorsiunea creeaz insatisfacie, mai ales atunci cnd este vorba
de informaie util pentru munc. Excluderea de la comunicare creeaz nu numai insatisfacie ci i
nesiguran i tensiune emoional.

f. Eficiena activitii la nivel grupal depinde de natura reelei (formal / informal) i de structura
ei (restrictiv / flexibil). Reelele formale sunt destinate circuitului informaiilor necesare bunei
desfurri a activitii i, din acest motiv sunt i restrictive: participanii au acces numai la acele
informaii care le sunt indispensabile activitii proprii i colaborrilor implicate. Cu ct
organizaia este mai ierarhizat, cu att controlul fuxului informaional crete. Reele restrictive,
prin faptul c au circuite informaionale i reguli de comunicare bine definite, au avantajul c
permit o execuie rapid (principala raiune a unitii de comand) i nu las loc pentru deliberri,
interpretri individuale. Dezavantajul lor este legat de faptul c nu permit dect n mic msur
realizarea funciei expresive a comunicrii, au tendina de a genera stri de insatisfacie, tensiuni,
opoziie, filtrri i blocaje.
Funcionalitatea reelelor nerestrictive, fie ele formale sau informale este afectat de
lentoarea difuzrii mesajelor, de dependena transmiterii de caracteristicile individuale ale
participanilor (motivaie, interese etc) i de tendina spre exces de informaie. Avantajul lor const
n faptul c satisfacia generat de accesul la informaie mrete coeziunea grupurilor i loialitatea
fa de organizaie.
Existena reelelor de comunicare informal nu are numai efecte negative asupra eficienei
activitii. Rezistena la schimbare poate fi contracarat promovnd elemente ale schimbrii prin
aceste reele: credibilitatea informaiilor va fi crescut de asocierea lor cu sursele informale, iar
angajaii vor accepta mai uor persuasiunea i vor adera la schimbrile propuse.

g. Programe de comunicare
Comunicarea organizaional eficient presupune existena unor principii clare, utilizarea
unor mijloace i asigurarea bunei funcionri a reelelor de comunicare existente.
Principii
un bun program de comunicare trebuie s aib dou sensuri (asigurarea feedback-
ului);
subiectele comunicrilor trebuie s aparin sferei de interes ;
comunicrile sunt eficiente cnd au ca obiect fapte i sunt ineficiente cnd constau n
discursuri sau teorii;
stilul comunicrilor trebuie s fie obiectiv (nici condescendent, nici paternalist, nici
cald, emoional sau dimpotriv, vexatoriu).
respectarea ierarhiilor, veridicitatea comunicrii, operativitatea i respectarea
termenelor, transparena
Mijloace
vizite neoficiale ale conducerii in cancelarie au un efect de calm, satisfacie i
stimulare, conducerea invizibil are efecte proaste;
discuii directe ef / subaltern;
edine scurte, n grupuri mici;
anihilarea zvonurilor prin discutarea deschis n grup.
A. Intra
edine ordinare lunare(CA, CP, comisii, servicii funcionale)
edine extraordinare
Telefon fix(centrala telefonic proprie)
Telefon mobil(convorbire i SMS)
Fax
E-mail exist creat cont de lucru pe serverul propriu al colii
Portal intern: portal.ctcnvk.ro
Site: www.ctcnvk.ro
Aviziere
Tabl cancelarie
Radio Adolescena
B. Inter
Telefon fix, mobil, SMS
Portal ISJ Bacu: www.isjbacau.ro
E-mail
Portal MECTS: www.edu.ro
 Portal: portal.ctcnvk.ro
Radio Adolescena(on-line)
Coresponden potal i curierat clasic
Deplasare transmitere documente oficiale prin persoane delegate din coal
edinele de instruire(ISJ, primrie, prefectur, Consiliul Local, Consiliul Judeean,
Casa Corpului Didactic, CJRAE, Clubul Elevilor)
Simptome patologice de evitat
refuzul directorului de a comunica clar obiectivul de atins;
teama directorului c subalternul s cunoasc obiectivele superioare;
refuzul directorului
de a comunica subalternilor informaiile necesare pentru a-i ndeplini munca.

h. Comunicarea managerial
Managerul, ca persoan care gestioneaz resursele materiale, financiare i umane ale unei
organizaii i asum funcii specifice: planificare, organizare, comand, coordonare i control.
Exercitarea fiecreia din aceste funcii presupune comunicarea cu ceilali membrii ai organizaiei i
cu persoane, grupuri sociale i instituii exterioare organizaiei. Bunul mers al ntregii organizaii,
supravieuirea ei n mediul social, depind de modul n care managerul gestioneaz o a patra
resurs, de natur subtil - informaia. S-a spus: informaie = putere. De fapt circulaia informaiei
- comunicarea - este cea care leag ntre ele celelalte resurse. n i prin activitatea sa, managerul
stabilete structurile i imprim stilul de comunicare, i consolideaz puterea. Formula de mai sus
ar putea fi exprimat: comunicare = putere. Managerul exist ca putere real n organizaie i i
ndeplinete funciile comunicnd:
Planificarea activitii se bazeaz pe o ampl informare intern asupra resurselor
materiale, financiare, umane, asupra disfunciilor i problemelor interne ct i pe informare
extern asupra situaiei de pe pia, a diferitelor evenimente care afecteaz organizaia,
informare vital mai ales n condiiile unei situaii dinamice, cum este cea din societatea
romneasc n tranziie. Calitatea deciziilor luate depinde de calitatea i cantitatea de
informaie de care dispune managerul la un moment dat. Deciziile manageriale,
concretizate n obiective i planuri de realizare sunt apoi comunicate tuturor celor implicai
n realizarea lor.
Organizarea - funcie subsecvent planificrii, presupune stabilirea i atribuirea de sarcini,
determinarea structurilor funcionale, stabilirea termenelor i a parametrilor de executare a
sarcinilor (cine, ce, cum, cnd are de fcut). Alocarea resurselor organizaiei este mediat
de comunicarea intern, deci eficiena organizrii depinde, alturi de competena
managerului, de felul n care se informeaz i i informeaz pe ceilali.
Comanda - funcia cea mai sensibil determinat de comunicare - const n direcionarea
subordonailor pentru atingerea obiectivelor prin dispoziii, ordine, instruciuni. Modul n
care managerul i conduce oamenii spre obiective, delegarea responsabilitilor,
motivarea pentru munc depind de stilul de comunicare.
Coordonarea resurselor i compartimentelor funcionale pe parcursul realizrii
obiectivelor, climatul de colaborare, atenuarea tensiunilor, rezolvarea conflictelor i depind
i ele de stilul de comunicare i de tactul managerului.
Controlul const din verificarea ndeplinirii obiectivelor de ctre fiecare persoan i
compartiment funcional n condiiile prescrise (termene, calitate etc.), evaluarea
performanelor i comportamentului organizaional al angajailor. Stilul de comunicare,
relaionare i conducere se manifest plenar n interviurile de comunicare a evalurii,
discuiile de disciplinare, analiza rapoartelor subordonailor i ntocmirea propriului raport
de activitate.
 Analize ale ponderii comunicrii n activitatea managerial au artat c timpul alocat
acesteia este foarte mare i crete odat cu nivelul ierarhic. Aceast situaie pune nc o
dat n eviden importana abilitilor sociale i comunicaionale pentru munca
managerului. Munca real a managerului se concretizeaz prin roluri interpersonale,
informaionale, decizionale
Rolurile interpersonale sunt jucate de manager ca persoan de legtur ntre organizaie i
exterior, ntre membrii organizaiei, ntre diferite compartimente, ntre persoane i
compartimente / instane ierarhice. Personalitatea managerului se manifest n fiecare
dintre aceste relaii i se modeleaz prin exercitarea rolurilor.
Rolurile informaionale, manifestate prin gestionarea resursei informaie, contribuie la
cutarea i primirea de informaii (interne i din mediu) necesare deciziilor, transmitere de
informaii utile pentru ndeplinirea sarcinilor de ctre subordonai, reprezentarea
organizaiei n exterior.
Rolurile decizionale, implicite actului de conducere, se bazeaz pe primele dou categorii
i constau n adoptarea de strategii de dezvoltare, schimbare, rezolvarea
disfuncionalitilor pentru atingerea obiectivelor.
Exercitarea acestor roluri manageriale presupune folosirea funciilor organizaionale ale
comunicrii (informare, coordonare, control, motivare, exprimare emoional) pentru ndeplinirea
funciei de gestiune a tuturor resurselor organizaiei. Iat cteva exemple de situaii de comunicare
fr de care munca managerial ar fi de neconceput: participarea la edine (operative, de comisie
etc.), discuii telefonice cu personalul din subordine, discuii cu alte persoane din conducere,
discuii cu diferii clieni, furnizori, alte organizaii, audiene, activiti de protocol (primirea unor
delegaii din ar i din strintate), rezolvarea corespondenei i semnarea mapei, discuii cu liderii
sindicali din institutie, consultarea unor materiale de specialitate.
Scopurile comunicrii manageriale sunt strns legate de obiectivele generale ale
organizaiei: informare, comand i instruire, influenare i convingere, ndrumare i sftuire,
integrare i meninere. Managerul face s circule informaia util atingerii acestor obiective,
coordoneaz sursele intermediare de comunicare, face s ajung informaiile utile la timpul potrivit
i la persoana potrivit, folosete informaia pentru a face clare scopurile organizaiei pentru
angajai, pentru a-i cointeresa i a le crea satisfacia atingerii scopurilor. Adeziunea angajailor la
scopurile organizaiei, concertarea i concentrarea eforturilor lor se pot realiza folosind toate
formele i resursele comunicrii manageriale.

i. Documente de baz n comunicarea organizaional

Nota de serviciu este o comunicare intern scurt, referitoare la un fapt particular, prin care
se solicit ceva sau se informeaz persoane sau compartimente asupra unor evenimente, msuri
etc. Ea d esenialul, simplific secundarul i sacrific restul. Fiind o comunicare oficial care
stabilete responsabiliti, nota de serviciu se ntocmete de obicei n dou exemplare, destinatarul
semnnd de primire pe copie (pentru unele tipuri de note exist formulare cu rubrici pentru
menionarea datei i orei de primire). Ca orice alt form de comunicare scris, nota va meniona
emitentul i destinatarul (nume, funcie, compartiment) i va fi semnat de primul.
Procesul verbal consemneaz o relaie precis, scris de o persoan calificat i autorizat
n acest sens, pentru a fi citit n public (de unde i numele ei). Procesul verbal conine:
constatarea unui fapt, incident, eveniment;
consemnarea unei mrturii, a unei declaraii;
acordul la care au ajuns dou pri;
rezoluiile luate cu o anumit ocazie.
Autorul comunicrii relateaz cu fidelitate evenimentul, declaraia, rezoluia, acordul, dar nu
comenteaz n nici un fel coninutul. Procesul verbal este datat i semnat de autor i de declarani
sau martori pentru a confirma autenticitatea.
 Darea de seam are, de obicei, o ntindere mai mare dect procesul verbal i comunic
detaliat modul de ndeplinire a unei nsrcinri. Faptele sunt descrise ct mai fidel pentru a pune la
curent cu realitatea un superior sau un for, ntr-o manier obiectiv, fr a analiza sau comenta. Ca
i la celelalte forme de comunicare scris, se va meniona data ntocmirii, emitentul i destinatarul.
Raportul este o comunicare mai complex, care cuprinde analiza unor fapte sau a unei
situaii, cu scopul de a orienta un for superior spre o anumit decizie sau aciune. El are o form
riguroas i trebuie s respecte cteva reguli:
s dea date precise despre subiect;
nlnuirea ideilor s fie logic i s cuprind argumentri i aprecieri personale;
s tind n final spre prezentarea unor propuneri practice

ARIA DE CUPRINDERE:
Procedura se aplic tuturor categoriilor de personal(cadre didactice, personal didactic
auxiliar, personal nedidactic) din cadrul Colegiului Tehnic de Comunicaii Nicolae Vasilescu-
Karen Bacu , elevi i prini, I.S.J. Bacu, Primria Bacu i alte entiti publice.

RESPONSABILITI:
Conducerea colii
Coordoneaz aplicarea procedurii la nivelul unitii colare;
Aprob elaborarea documentelor de ctre responsabilii seciunilor de lucru.
Responsabilii de comisii/catedre/colective de lucru
Va structura pe niveluri/meniuri/submeniuri informaiile dintr-o anumit
seciune;
Coordoneaz aplicarea procedurii la nivelul su de competen(nivel/meniu
principal/subdomeniu);
Elaboreaz documente specifice seciunilor de lucru.
Personalul colii
Va cunoate modul de lucru cu portalul/site-ul colii i va avea acces la
aceste documente prin intermediul unei parole;
Persoanele desemnate cu postarea documentelor, serviciul Secretariat
Vor cunoate algoritmul de postare pe portal/site;
Vor afia documentele create cu avizul efului de comisie sau la solicitarea
acestuia.

ETAPELE PROCEDURII(cine comunic?, cine primete informaia?, cum se transmite

informaia?, cnd se transmite informaia?):

Comunicarea intern(comunicare curent i periodic)

Pasul I
ntrunirea cadrelor didactice, desfurarea edinelor CA, CP, comisiilor metodice,
comisiilor de lucru, serviciilor funcionale.
Pasul II
n cadrul edinelor se ncheie procese verbale, n registre speciale de comisii. Rezumatul
acestor edine se afieaz i se comunic.
Pasul III
n general, directorul comunic personalului didactic informaiile de ultim or prin
Consilii Profesorale, iar n cazul n care s-au luat hotrri importante n Consiliul de Administraie,
directorul sau directorii adjunci comunic direciile pe care trebuie s le urmeze. Din partea
conducerii colii exist o comunicare clar, bazat pe un limbaj comun, mprtit de comunicani.
 Comunicarea nonverbal se face prin afiaj la avizierul colii sau al cancelariei, precum i
prin redirecionarea mesajelor importante pentru cadrele didactice pe adresa de e-mail, prin SMS,
fax, telefon fix i mobil(central proprie).
Pasul IV
Documentele utilizate ntr-o unitate colar se realizeaz n proporie de 99% n format
electronic. Pentru documentele care nu se creeaz electronic exist posibilitatea de scanare,
infrastructura existent permind acest lucru(format PDF).
Exist i sunt funcionale:
-portalul colii: portal.ctcnvk.ro
-site-ul colii: www.ctcnvk.ro
- adresa secretariat: secretariat@ctcnk.ro
Portalul este destinat informailor cu caracter nchis(pentru personalul/elevii coli noastre),
dar va permite att postarea informaiilor cu caracter public - care pot fi accesate ct i postarea
documentelor cu parol accesibile doar de personalul colii.
Site-ul coli este destinat n special persoanelor externe care doresc s afle informaii
despre unitatea noastr(fotografii, animaii, filme).
Toate documentele sunt create de ctre personalul colii n ndeplinirea atribuiilor ce i
revin ca angajat sau responsabil i sunt postate pe portalul colii. Excepie fac datele cu caracter
personal care nu vor putea fi postate.
Pasul V
Abordarea unei atitudini deschise, cooperante, binevoitoare n care se ofer sau se primete
feedback i impunerea evitrii conflictelor ce se pot isca din nenelegeri.
Pasul VI
Cu elevii se comunic, n principal, la orele de dirigenie, prin Consiliul reprezentativ al
elevilor sau prin radio-ul colii Radio Adolescena prin care li se aduc la cunotin ultimele
nouti.
a) Comunicarea curent
Cine comunic? Cine primete Cum se transmite Cnd se
informaia? informaia? transmite
informaia?
Conducerea colii/ Personalul didactic pot electronic, n mod curent
Directorul/ efi radio, afiare la
comisii metodice avizierul din
cancelarie, note
informative,
note de serviciu
Personalul didactic Conducerea colii/ pot electronic, n mod curent
Directorul/ efi radio, afiare la
comisii metodice/ avizierul din
Consilier educativ cancelarie, note
informative,
fie de eviden a
activitilor extra-
curriculare/ orelor
suplimentare, condica
de prezen,
portofoliile cadrelor
didactice/ responsabilii
de comisii metodice
Conducerea colii/ Personalul didactic pot electronic, n mod curent
Directorul auxiliar radio,
discuii cu persoana/
persoanele implicate,
note de serviciu,
grafice de lucru
Personalul didactic Conducerea colii/ procese-verbale, n mod curent
auxiliar Directorul registre de eviden/
nregistrare a
documentelor, condica
de prezen
Conducerea colii/ Personalul note de serviciu, n mod curent
Director/ nedidactic grafice de lucru,
Administrator condica de prezen
Conducerea colii/ Elevii colii pot electronic, n mod curent
Director/ Consilier radio, afiare la
educativ/ Diriginte avizierul elevilor,
proces-verbal, note
informative, informare
website
Elevii colii/ efii Conducerea colii/ pot electronic, n mod curent
claselor Director/ Consilier procese-verbale pentru
educativ/ Diriginte opiunile CD,
procese-verbale de la
edinele Consiliului
elevilor, fie feedback,
chestionare

b) Comunicarea periodic
Cine comunic? Cine primete Cum se transmite Cnd se
informaia? informaia? transmite
informaia?
Conducerea colii/ Personalul didactic ROI, Proceduri interne Conform
Directorul/ efi edine de analiz Graficului
comisii metodice edinelor
Consiliului
profesoral
Dare de seam/ Raport
semestrial/ anual Semestrial/ Anual
instituional,
La nceputul
Grafice, Decizii semestrului
Personalul didactic Conducerea colii/ Raport de activitate Semestrial/ Anual
Directorul/ efi individual/ la nivelul
comisii metodice comisiei Conform
edine de analiz, Graficului
edinelor
Consiliului
profesoral
Chestionare feedback Semestrial
Conducerea colii/ Personalul didactic ROI, edine de analiz Semestrial
Directorul auxiliar Raport de activitate
Personalul didactic Conducerea colii/ Raport de activitate Semestrial/ Anual
auxiliar Directorul individual/ la nivelul
departamentului,
edine de analiz,
Chestionare feedback Semestrial
Conducerea colii/ Personalul ROI, Semestrial
Director/ nedidactic edine de analiz
Administrator Raport de activitate
individual/ la nivelul
departamentului,
Chestionare feedback
Conducerea colii/ Elevii colii ROI, Semestrial/ La
Director/ Consilier edine de analiz finalizarea
educativ/ Diriginte Raport de activitate a activitilor
Consiliului elevilor, extra-curriculare
website
Elevii colii Conducerea colii/ Procese-verbale pentru Anual
Director/ Consilier opiunile CD,
educativ/ Diriginte procese-verbale de la
edinele Consiliului Conform Graficului
elevilor, de edine al
Consiliului elevilor

Chestionare feedback Semestrial

Comunicarea extern cu prinii i alte instituii/grupuri semnificative de interes

Pasul VII
Cu prinii se comunic prin edinele pe clas, prin lectoratele cu prinii pe coal sau
prin convocarea Consiliului Reprezentativ al Prinilor(Asociaia Karpen 2010)
Pasul VIII
O modalitate neprotocolar de a semnala un lucru important care s-a petrecut sau se va
petrece se face prin memorandum(not intern sau de serviciu, preaviz) i decizii ale directorului
colii care sunt comunicate celor implicai de ctre serviciul Secretariat.
Pasul IX
Directorul colii este cel care d tonul n relaiile cu instituiile cu care se afl n relaii de
subordonare , de flexibilitatea acestuia depinznd tipul de relaii de colaborare pentru bunul mers
al educaiei.
Pasul X
Este important i comunicarea cu alte instituii(AJOFM, ageni economici) sau
presa/radio/televiziune.
Pasul XI
Fa de Inspectoratul colar Judeean Bacu colegiul comunic att nonverbal, prin
mijloacele de comunicare moderne: telefon, Internet, fax, ct i verbal, prin directorul colii,
responsabilii de comisii metodice i toate cadrele didactice prin ntlniri n cadrul edinelor de
lucru, consftuiri sau inspecii tematice.
Pentru prevenirea unor incidente cu efecte nedorite, orice eveniment deosebit din cadrul
instituiei noastre( de ex. fapte grave de indisciplin, accidente etc.) va fi comunicat n cel mai
scurt timp la I..J. Bacu, scris i verbal, Inspectorului de sector, Inspectorului colar General
Adjunct i Inspectorului colar General;
Pasul X
Cu Primria Bacu, Consiliul Local coala trebuie s fie un partener deschis spre
acelai scop educarea elevilor, comunicarea existnd chiar n interiorul instituiei de
nvmnt avnd n vedere c, conform Legii Nr.1/2011, din Consiliul de Administraie al
unitii, din Comisia de evaluare i asigurare a calitii face un reprezentant al Consiliului
Local.

Cine comunic? Cine primete Cum se transmite Cnd se

informaia? informaia? transmite
informaia?
Conducerea colii/ Prini PDI, permanent
Directorul Plan managerial anual
instituional, ROI,
Raport de evaluare
intern, Oferta
educaional, publicare
website anual
Lectorat (Proces- cf. graficului
verbal) semestrial
edine cu prinii semestrial/ anual
Dare de seam/ Raport
semestrial/ anual
instituional
( Proces-verbal),
Zilele porilor deschise, anual
Note informative
privind situaia colar semestrial
pentru elevii corigeni,
avertismente privind
situaia absenelor ocazional
Personalul didactic Prini ROI, Carnet elev, permanent
portofoliile elevilor
Or de consultaii cu sptmnal
prinii,
lectorate, acord de anual
parteneriat
edine cu prinii semestrial
(Proces-verbal),
publicare website, permanent
Zilele porilor deschise Anual
Prini Conducerea colii/ Or de consultaii cu sptmnal
Director/ Personal prinii,
didactic lectorate, acord de anual
parteneriat
edine cu prinii semestrial
(Proces-verbal),
cerere de nvoire, 3 zile/ semestru
chestionare feedback semestrial
Conducerea colii/ ISJ, MECTS, Raport de evaluare anual
Director ARACIP intern,
Raport de activitate/ anual
Dare de seam,
Note informative, Not semestrial
de fundamentare a
cifrei de colarizare, cf. graficelor
Rapoarte, state de incluse n
funcii, documente metodologiile
personal, dosare cadre specifice
didactice, statistici etc.,
Publicare website permanent
ISJ, MECTS, Conducerea colii/ Legislaie n vigoare, permanent
ARACIP Director note, recomandri,
adrese, metodologii
specifice email,
telefon, fax, documente
nregistrate
Conducerea colii/ Instituii partenere Website, contracte de semestrial/ la
Director/ Consilier parteneriat, ROI, finalizarea
educativ/ Dirigini edine de analiz activitilor extra-
Raport de activitate a curriculare
Consiliului elevilor,
website,
Plan managerial Comunicare curent
Consilier educativ,
email, fax, telefon
Instituii partenere Conducerea colii/ Website, contracte de Comunicare curent
Director/ Consilier parteneriat, email, fax,
educativ/ Dirigini telefon, documente
specifice proiectelor
derulate

MATERIALE/DOCUMENTE
Documente n format electronic pe -portalul colii: portal.ctcnvk.ro , -site-ul
colii: www.ctcnvk.ro
Avizierul colii
Radio-ul
Publicaii, reviste
Procese verbale
Legea nr.87/13.04.2006 privind asigurarea calitii n educaie;
Standardele ARACIP privind evaluarea unitilor de nvmnt preuniversitar
Registre speciale ale comisiilor metodice, de lucru