Anexa la fisa postului

Secretara / Asistent Director

Nr.
Crt. Zilnic
Intocmirea prezentei: notarea absentelor, a intarzierilor, a celor care sunt la clienti, a
celor care sunt invoiti sau in concediu si transmiterea situatiei pe e-mail, la ora 9:00
1 catre responsabilul HR
2 Notarea cursului valutar zilnic in agenda electronica
Trierea emailurilor primite pe adresa de email a firmei si transmiterea lor catre
3 persoanele corespunzatoare
4 Primirea, inregistrarea si distribuirea corespondentei
Scanare si arhivare documente (contracte si note importante) transmise de
5 responsabilii de dosar

6 Organizarea deplasarii colegilor care lucreaza la clienti

7 Diverse legate de gestionarea zilnica a activitatii biroului

8 Primire clienti cf datelor inscrise in tabelul de utilizare a salilor de protocol
Pregatire diversa corespondenta pt clienti ( traduceri -efectuate direct sau prin
9 furnizor de traduceri) relatia cu firma de arhivare

Saptamanal

1 Pregatire deplasari (daca e cazul ) pt saptamana urmatoare

Verificarea rechizitelor necesare si comandarea acestora daca e cazul cf procedura
2 interna
Verificarea produselor de protocol si de curatenie si decizie cumparae cf cu bugetul
3 aprobat cf procedura interna

Lunar
Inventariere obiecte de inventar si a starii lor ( calculatoare, telefoane mobile,
scaune,etc) si transmitere situatie care Managing Partner cu propuneri de rezolvare a
1 eventualelor deficiente\
2
Transmiterea catre clienti a facturilor lunare (email curier, posta, etc)

Luat la cunoştinţă de către ocupantul postului:

Numele şi prenumele: ..........................................................................................
Semnătura.............................................................................................................
Data.......................................................................................................................
Avizat de:
Numele şi prenumele:
Funcţia de conducere:
Semnătura.........................................................
Data:

1/1 Informatiile cuprinse in acest document sunt confidentiale si nu pot fi divulgate tertilor