Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Audit Public Intern in Institutie Public
Audit Public Intern in Institutie Public
INSTITUTIE PUBLICA
Coordonator:
Masterand:
2009
1
C U P R I N S:
CAP.IV ANEXE......................................................................................................................75
CAP.V BIBLIOGRAFIE.......................................................................................................84
2
CAP.I PREZENTAREA INSTITUTIEI PUBLICE
INSTITUTIA XXXXXXXXX este institutie publica , avand CODUL UNIC de
inregistrare R XXXXXXX
FORMA JURIDICA : Forma juridica DE STAT
DENUMIREA INSTITUTIEI PUBLICE - INSTITUTIA XXXXXXXXX
SEDIUL INSTITUTIEI - Sediul se stabileste in Municipiul , Str. B-dul MIHAI EMINESCU
nr.7
OBIECTUL SOCIETATII : Siguranta nationala si ordine publica
FORTA DE MUNCA: INSTITUTIA XXXXXXXXX are personal cu contract de munca
nedeterminat , cu repectarea prevederilor Legii 218/2002, Ordonanţa Guvernului nr. 38/2003
privind salarizarea şi alte drepturi cu modificãri prin Legea nr. 353/2003
COMPARTIMENT
FINANCIAR-
CONTABILITATE
3
CONTABIL
SEF
Sector Audit Intern Iasi , face parte din structura Directiei Generale Audit Intern din cadrul
Ministerului XXXXXXX, este o structura subordonata direct ministrului si realizeaza
misiuni de audit in toate judetele moldovei si la toate structurile ministerului.
Misiunile de audit sunt clasificate ca “secret de serviciu”, de aceea in misiune mea
de audit voi prezenta date, opinii, constatari, concluzii care nu au legatura cu rezultatele
misiunii de audit formulate de auditorii Sectorului Audit Iasi la INSTITUTIA
XXXXXXXXX
4
Organizaţia este rezultatul unui proces de organizare a unui grup de oameni, având ca
scop realizarea unor obiective comune, care prin anvergură şi complexitatea lor nu pot fi
realizate de către o singură persoană.
Auditul public intern, ca structură distinctă impusă prin lege, are rolul de a evalua
şi de a da o asigurare fundamentală şi obiectivă managementului asupra gradului de
funcţionalitate, atât pe ansamblul sistemului de control intern, cât şi pe fiecare formă concretă
de manifestare a acestuia, conform cadrului metodologic şi procedural şi practicii recunoscute
în domeniu.
Procedura reprezintă succesiunea paşilor care trebuie urmaţi pentru realizarea unei
activităţi, iar procesul este modul concret în care se desfăşoară lucrurile.
În activităţile specifice auditului intern, comunicarea este necesară încă din etapa
fundamentării planului de audit intern anual, pentru a identifica acele domenii/sisteme care
necesită declanşarea misiunilor de audit intern (Normele profesionale de audit intern IIA –
norma 2020 – Comunicare şi aprobare). De asemenea, planificarea misiunii de audit trebuie
să asigure comunicarea eficientă a scopului şi a ariei de cuprindere a acesteia, conducerii
unităţii. Desfăşurarea misiunii de audit intern presupune atât culegerea informaţiilor,
evaluarea/prelucrarea acestora, cât şi emiterea unor opinii, raportarea concluziilor,
implementarea recomandărilor, adică procedee specifice comunicării interumane menite să
asigure atingerea obiectivelor. (Normele profesionale de audit intern IIA – norma 2400 –
Comunicarea rezultatelor)
Organizarea şi exercitarea auditului în instituţiile publice, ca funcţie a
managementului actual, a presupus o ajustare a vieţii organizaţiei la condiţiile externe impuse
în principal de integrarea în Uniunea Europeană, în paralel cu o creştere a stabilităţii pe plan
intern, astfel spus o schimbare.
Această schimbare poate fi tratată sub două aspecte:
- a impactului pe care l-a avut asupra structurilor de audit intern
(relaţiile din interiorul acestor structuri);
- a impactului pe care îl are asupra entităţilor auditate;
Desfiinţarea controlului financiar de gestiune şi apariţia auditului intern
a reprezentat o schimbare atât pentru cei care au ales să exercite auditul intern în detrimetul
acestei forme de control, cât şi pentru cei din structurile auditate (mediul extern).
Iniţierea schimbării presupune înţelegerea şi definirea cauzei care determină nevoia de
schimbare şi are ca rezultat identificarea de soluţii potenţiale, nivelul de pregătire a
personalului pentru implementarea schimbării, nevoia de a elabora o strategie de reducere a
rezistenţei la schimbare.
Auditul intern promovează managementul modern, prin tratarea omului –auditorului
intern independent şi imparţial, nu ca pe un membru al unui colectiv de salariaţi, ca pe un
individ ce are valoare doar pentru însuşirile profesionale, ci ca individualitate socio-culturală,
ca personalitate.
5
Auditul de sistem reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere şi
control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi eficient,
pentru identificarea deficienţelor şi formularea de recomandări pentru corectarea acestora;
Abordările auditului diferă în funcţie de anumiţi factori, cu ar fi:
Maturitatea gestionării riscurilor în organizaţii;
Natura ariei examinate;
Experienţa, competenţa şi disponibilitatea resurselor de audit;
Nevoile conducerii la vârf.
Baza auditului de sistem o reprezintă analiza aprofundată a ceea ce reprezintă cu adevărat un
sistem şi anume intrările, procesele şi rezultatele (obiectivele).
Analiza trebuie să ofere răspunsuri cu privire la conceperea şi punerea în aplicare a sistemelor
potrivite, în concordanţă cu bunele practici şi că, deopotrivă, acestea funcţionează la
parametrii concepuţi.
ordinul de serviciu;
declaratia de independenta;
programul de audit;
fisa de evaluare a misiunii de audit intern catre structura audiata;
fisa de urmarire a recomandarilor;
planul de actiune si calendarul implementarii recomandarilor;
clasarea operatiilor in functie de analiza riscului;
delimitarea riscului;
identificarea riscului;
lista centralizatoare a obiectivelor auditabile;
stabilirea factorilor de analiza a riscului;
stabilirea nivelului si punctajului total al riscului;
tabelul cu puncte tari si puncte slabe;
chestionar-lista de verificare;
colectarea informatiilor.
Echipa de auditare:
6
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.
S/120/02.10.2008
Baza legală a acţiunii de auditare:
- Ordinul de serviciu nr. S/120/02.10.2008;
- Planul de audit public intern pe anul 2008 aprobat de conducerea ministerului cu
S/nr.188.141 din 28 noiembie 2007;
- Prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi
completările ulterioare;
- Normele generale privind exercitarea activităţii de audit public intern aprobate prin
Ordinul ministrului finanţelor publice nr.38/2003, cu modificările şi completările ulterioare;
- Normele Metodologice privind exercitarea auditului public intern în Ministerul
Administraţiei şi Internelor aprobate prin Ordinul ministrului administraţiei şi internelor
nr.555/2003;
- Carta auditului public intern referitoare la obiectivele auditului public intern, precum şi la
drepturile şi obligaţiile auditorilor interni din cadrul Ministerului aprobate prin Ordinul
ministrului nr.556/2003;
- Codul Controlului Intern cuprinzând standardele de management/control intern la
entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial aprobat prin
OMFP nr. 946/2005.
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
Exemplar unic
Nr. S/120/02.10.2008
7
ORDIN DE SERVICIU
1. Salarizare
PROCEDURA P-02
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Întocmit:
Data: 03.10.2008 Semnătura ………
Verificat:
Data: 03.10.2008 Semnatura............
8
Incompatibilităţi în legătură cu: INSTITUTIA XXXXXXXXX Da Nu
Ai avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiar sau personal cu
cineva care ar putea să vă limiteze în orice fel măsura în care X
puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni
de audit?
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii X
sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 X
ani într-un alt mod în activitatea unităţii ce va fi auditată?
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi X
proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de X
control ale unităţii ce urmează a fi auditată?
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea X
inclusiv cu conducătorul unităţii ce va fi auditată sau cu membrii
organului de conducere colectivă?
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă X
angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume,
organizaţie sau nivel guvernamental?
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată, şi alte instrumente X
de plată pentru unitatea ce va fi auditată?
Aţi ţinut anterior contabilitatea la unitatea ce va fi auditată? X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la X
unitatea ce va fi auditată?
Dacă în timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate
personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă X
afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoarte de audit
imparţiale, notificaţi de urgenţă şefului Direcţiei Audit Intern?
PROCEDURA P-03
MINISTERUL
9
NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE
AUDIT PUBLIC INTERN
C ă t r e:
INSTITUTIA XXXXXXXXX
Domnului
10
Cu deosebită stimă,
PROCEDURA P-04
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
11
Misiunea de audit: Salarizarea personalului
Întocmit:XXXXXXXXXXX Data: 03.10.2008
Avizat: XXXXXXXX Data: 03.10.2008
COLECTAREA INFORMATIILOR
DA NU OBSERVATII
Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile X -
structurii auditate
Obţinerea organigramei X -
Obţinerea Regulamentului de organizare si X -
funcţionare
Obţinerea fiselor posturilor X -
Obţinerea procedurilor scrise si formalizate - X Exista doar parţial
Identificarea personalului responsabil X -
Obţinerea Raportului de audit intern anterior X -
Rapoarte elaborate de alte instituţii X - Curtea de Conturi
PROCEDURA P- 05
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
PROCEDURA P- 05
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
13
Nr. Obiectiv de Obiecte (activităţi) auditabile Identificarea riscurilor
crt. audit
1.1 Organizarea 1.1.1 Asigurarea cu resurse Personalul angrenat în
sistemului de umane pregătite pentru activitatea de salarizare să fie
salarizare derularea în bune condiţii a insuficient sau pregătirea de
activităţii de salarizare a specialitate a acestuia să nu
personalului. corespundă cerinţelor
14
1.2.8 Plata salariilor, Înscrierea în o.p. a unor date
emiterea o.p. şi eronate sau omiterea virării la
virarea tuturor destinaţie a reţinerilor din
sumelor aferente salarii.
salariilor.
PROCEDURA P-05
MINISTERUL
DIRECTIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
15
3.1.5.3. STABILIREA NIVELULUI ŞI PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
16
1.2.2.Operarea Omiterea sau 2 2 2 2 Mediu
în baza de date operarea
a programului inexactă în
de salarii a baza de date a
elementelor programului de
înscrise în salarii a
Situaţia elementelor
prezenţei la înscrise în
program Situaţia
prezenţei la
program
1.2.3 Operarea Operarea 2 2 2 2 Mediu
în baza de date eronată a unor
a programului date
de salarii a neconforme cu
documentelor cele înscrise în
privind certificatele
acordarea medicale
concediilor
medicale
1.2.4 Operarea Operarea 2 3 2 2,40 Mare
în baza de date inexactă a
a programului datelor înscrise
de salarii a în declaraţiile
documentelor salariaţilor
privind privind
acordarea persoanele
deducerilor aflate în
personale întreţinere
1.2.5 Emiterea Statul de plată 2 3 2 2,40 Mare
statelor de plată a salariilor să
nu cuprindă
toate
elementele
1.2.6 Emiterea Sumele 2 3 2 2,40 Mare
centralizatorului înscrise în
statelor de centralizatorul
salarii statelor de
salarii să nu
coincidă cu
totalul sumelor
consemnate în
statele de plată
1.2.7. Emiterea Să nu existe 2 3 1 2,30 Mediu
fluturaşilor de concordanta
salarii între
elementele
înscrise în
statele de
salarii şi cele
din fluturaş
1.2.8 Plata Înscrierea în 2 2 2 2 Mediu
salariilor, o.p. a unor
emiterea o.p. şi date eronate
virarea tuturor sau omiterea
sumelor virării la
aferente destinaţie a
salariilor reţinerilor din
salarii
17
1.2.9. ntocmirea Omiterea 2 2 2 2 Mediu
declaraţiilor întocmirii şi
fiscale privind depunerii la
constituirea şi organele
plata obligaţiilor abilitate a
către bugetul de declaraţiilor
stat, la fiscale sau
termenele întocmirea
legale eronată a
acestora
1.2.10Întocmire Neîntocmirea 2 2 2 2 Mediu
a fişelor fiscale sau întocmirea
eronată a
fişelor fiscale
Auditori:
Semnatura______________
Semnatura______________
PROCEDURA P-05
18
3.1.5.4.TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE
19
1.2.2 Omiterea sau Drepturi Mediu Punct Obiectul
Operarea în operarea salariale slab auditabil fiind
baza de date inexactă în acordate/reţinut clasat cu un
a baza de date a e în dezacord risc mediu dar
programului de programului de cu prevederile coroborat cu un
salarii a salarii a legale grad de
elementelor elementelor încredere
înscrise în înscrise în mediu, opinez
Situaţia Situaţia că este un
prezenţei la prezenţei la punct slab
program program
1.2.3 Operarea Drepturi de Mediu Punct Obiectul
Operarea în eronata a asigurări slab auditabil
baza de date unor date sociale fiind clasat
a neconforme acordate în cu un risc
programului cu cele mod mediu dar
de salarii a înscrise în necuvenit sau coroborat cu
documente certificatele neacordate un grad de
lor privind medicale încredere
acordarea mediu
concediilor opinez că este
medicale un
punct slab
20
1.2.6 Sumele înscrise Virarea de Mediu Punct Obiectul
Emiterea în centralizato- sume slab auditabil fiind
centralizator rul statelor de nereale/inexact clasat cu un
ului statelor de salarii să nu e către risc mediu dar
salarii coincidă cu diversele coroborat cu un
totalul sumelor fonduri grad de
consemnate în constituite la încredere
statele de plată nivelul mediu, opinez
bugetului de că este un
stat. Plata punct slab
eronată a
personalului
sau neplata
unor persoane
1.2.7 Să nu existe Plata eronată a Mediu Punct Obiectul
Emiterea concordanţă personalului slab auditabil fiind
fluturaşilor de între clasat cu un
salarii elementele risc mediu, dar
înscrise în coroborat cu un
statele de grad de
salarii şi cele încredere
din fluturaş mediu, opinez
că este un
punct slab
21
1.2.10 Neîntocmirea Stabilirea Mediu Punct ObiectuI
Întocmirea sau eronată slab auditabil fiind
fişelor fiscale întocmirea a obligaţiilor clasat cu un
eronată a individuale de risc mediu
fişelor fiscale plată dar coroborat
către bugetul cu un grad
de stat. de încredere
Imposibilitatea mediu,
exercitării în opinez că
mod este un punct
individual a slab
drepturilor
cuvenite
în calitate de
contribuabil
Auditori:
Semnatura______________
Semnatura______________
PROCEDURA P-06
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
Iniţierea TOTAL 16
misiunii
Elaborarea 8 XXXXXXXXXX SECTORUL
Ordinului de YYYYYYYYYY AUDIT INTERN
serviciu TTTTTTTTTTTT IASI
22
1
Pregătirea TOTAL 64
misiunii
4 Colectarea şi 24 XXXXXXXXXX SECTORUL
prelucrarea YYYYYYYYYY AUDIT INTERN
informaţiilor TTTTTTTTTTTT IASI
preliminare
23
Elaborarea 8 XXXXXXXXXX SECTORUL
7 Programului YYYYYYYYYY AUDIT INTERN
preliminar de TTTTTTTTTTTT IASI
audit
24
13 Elaborarea 2 MANAGER INSTITUTIA
FIAP-urilor XXXXXXXXXX
YYYYYYYYYY
TTTTTTTTTTTT
CONT.SEF
13
25
15 Constatarea si 4 XXXXXXXXXX INSTITUTIA
raportarea YYYYYYYYYY
iregularităţilor - TTTTTTTTTTTT
întocmirea
FCRI-ului
Raportul de 78
audit public TOTAL
intern
19 Elaborarea în 14 XXXXXXXXXX SECTORUL
fază de proiect YYYYYYYYYY AUDIT INTERN
a Raportului TTTTTTTTTTTT
de audit public IASI
intern
26
Analiza XXXXXXXXXX
21 observaţiilor şi 24 YYYYYYYYYY SECTORUL
punctelor de TTTTTTTTTTTT AUDIT INTERN
vedere ale IASI
entităţii
auditate sau
compartiment
ului auditat (de
la nivelul
entităţilor de
administraţie)
22 Planificarea şi 24 XXXXXXXXXX INSTITUTIA
organizarea YYYYYYYYYY
reuniunii de TTTTTTTTTTTT
cnciliere,daca
este cazul
Observaţie:
Durata auditării fiecărui obiectiv a fost stabilită funcţie de complexitatea acestuia şi de
experienţa auditorilor implicaţi. Durata totală a auditării obiectivelor efectuată de acelaşi
auditor sau grup de auditori (inclusiv duratele şedinţelor de deschidere-închidere şi a
revizuirii programului misiunii şi al intervenţiei la faţa locului) este egală cu durata totală a
intervenţiei la faţa locului.
27
Auditori:
Semnatura______________
Semnatura______________
Şeful structurii de audit:
Semnatura______________
Data: 11.10.2008
PROCEDURA P-06
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
A. MENŢIUNI GENERALE
Entitatea auditată: INSTITUTIA
Sisteme auditabile: Perioada auditată:
Sistemul se salarizare 01. 01. 2007 - 30. 09. 2008
Lista participanţilor:
28
B. CONCLUZII
În cadrul şedinţei de deschidere au fost prezentaţi auditorii interni, totodată
fiind prezentate şi discutate sistemele auditabile, precum şi obiectele de auditat, astfel
cum sunt stabilite prin Ordinul de serviciu înregistrat sub nr. S/120/02.10.2008
29
(nr.întrebare – FIAP nr.
în CCI) __)
1.1.1 Asigurarea Personalul Controlul Corelarea Verificarea 1 Controlul ierarhic Adecvat
cu resurse angrenat în ierarhic(5) resurselor organizării a fost organizat
umane activitatea umane, ca controlului corespunzător
pregătite de număr şi ierarhic la nivelul prevederilor
pentru salarizare pregătire, unităţii legale
derularea în să fie cu (compartimentul
bune condiţii insuficient activităţile salarizare)
a activităţii sau desfăşurat Structura 1
de salarizare pregătirea e de compartimen-tului
a de sistemul de salarizare
personalului specialitate de este adecvată
a acestuia salarizare a necesităţilor?
să nu personalului Gradul de 1
corespundă în vederea ocupare al
cerinţelor îndeplinirii funcţiilor
corespun- compartimentului
zătoare a de salarizare
obiectivelor asigură buna
specifice. desfăşurare a
activităţilor?
Personalul 1
compartimen-tului
de salarizare este
pregătit pentru
derularea în bune
condiţii a
activităţilor
specifice?
Sunt întocmite 1
fişele posturilor
din cadrul
compartimen-tului
de salarizare?
Există şi sunt 1
puse în aplicare
programe de
pregătire
profesională a
personalului din
cadrul
compartimentului
de salarizare?
1.1. Reflectarea Activitatea Controlul Corelarea Este elaborat şi 2 Controlul Adecvat
2 activităţii de de ierarhic(5) activităţilor aprobat de cei în ierarhic a fost
salarizare în salarizare din ROF cu drept organizat
Regulamen- să nu fie cele Regulamentul de corespunzător
tul de clar desfăşurate Organizare şi prevederilor
organizare şi reflectată în de sistemul Funcţionare? legale
funcţionare ROF de ROF conţine 2
a entităţii salarizare toate activităţile
a pe care le
personalulu desfăşoară
i în compartimentul
vederea de salarizare?
30
îndeplinirii Compartimentul 2
corespun- de salarizare
zătoare a desfăşoară şi
obiectivelor activităţi care nu
specifice sunt cuprinse în
ROF?
Atribuţiile din 2
ROF, pe linia
salarizării, se
regăsesc în fişele
posturilor
sistemului de
salarizare?
1.1. Asigurarea Dotarea cu Controlul Asigură Compartimentul 3 Controlul Adecvat
3 unei dotări tehnică de ierarhic (5) unitatea de de salarizare ierarhic a fost
corespun- calcul, crearea este dotat cu organizat
zătoare cu mobilier unui climat tehnică de calcul corespunzător
tehnică de şi spaţii de de muncă suficientă bunei prevederilor
calcul, lucru să fie corespun- desfăşurări a legale
mobilier şi insufcientă zător bunei activităţilor
spaţii de pentru desfăşurări specifice?
lucru în derularea a Dotarea cu 3
vederea activităţii de activităţilor mobilier a
derulării în salarizare. comparti- compartimentul
bune condiţii mentului de ui
a activităţii salarizare de salarizare
de salarizare şi este
îndeplinirea corespunzătoar
obiectivelor e
bunei
desfăşurări
a activităţilor?
Spaţiile de 3
lucru
ale
compartimentul
ui
de salarizare
sunt suficiente
şi
corespunzătoar
e?
Personalul 3
compartimentul
ui
de salarizare
este mulţumit
de
condiţiile de
muncă create?
Auditori:
Semnatura______________
Semnatura______________
Şeful structurii de audit:
Semnatura______________
Data: 12.10.2008
PROCEDURA P-08
31
MINISTERUL Ordin de serviciu nr.120
DIRECŢIA AUDIT INTERN Unitatea auditată: INSTITUTIA
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
32
Persoane cu Asigură În fişa postului 5 Au fost Adecvat
atribuţii clare entitatea cu aferentă persoanei desemnate
privind privire desemnate să persoane cu
operarea în preluarea întocmească Ştatele atribuţii clare
baza de date corectă şi cu de salarii au fost privind
a responsabilitate consemnate operarea în
programului a datelor din atribuţiuni în acest baza de
de Dispoziţia sens date a
salarii (7,8) de Operarea în baza de 5 programului
personal în date se face de către de salarii a
baza de date a persoana elementelor
programului responsabilă înscrise în
de Compararea datelor 5 dispoziţia de
salarii din Dispoziţia de personal
personal cu cele din
baza de date a
programului de salarii
Controlul Asigură Se verifică dacă 5 Controlul Adecvat
financiar entitatea cu controlul financiar financiar
preventiv privire la preventiv a fost preventiv a
propriu fondurile organizat şi dacă a fost
(1,2) băneşti fost elaborată lista de organizat
necesare şi la verificare (check list) corespunzăt
preluarea în privind plata salariilor or
baza de date Dispoziţia de 5
a programului personal
de salarii a este vizată pentru
elementelor din controlul financiar
Dispoziţia de preventiv propriu
personal Dispoziţia de ersonal 5
este înregistrată în
registrul proiectelor
de operaţiuni
prevăzute a fi
prezentate la viza de
control financiar
preventiv
1.2.2 Operarea Omiterea Proceduri Stabilirea unui Existenţa în formă 6 Nu există Neadecvat
în baza de sau interne set unitar de scrisă a procedurilor proceduri FIAP nr. 1
date a Operarea formalizate reguli pentru privind operarea în interne
programu- inexactă în (3,4) reglementarea baza de date a privind
lui de baza de activităţii de programului de salarii operarea în
salarii a date a procesare, în a elementelor baza de date
elemente- programului baza de date a înscrise în Dispoziţia a
lor înscrise de salarii a programului de de personal programului
în Situaţia elementelor salarii, a Verificarea autorizării 6 de salarii a
prezenţei înscrise în elementelor procedurilor elementelor
la program Situaţia înscrise în Asigură separarea 6 înscrise în
prezenţei la Dispoziţia de sarcinilor şi Situaţia
program personal responsabilităţilor prezenţei la
precum şi a Sunt complete, 6 program
responsabilităţi- asigură atingerea
lor pentru obiectivelor
întocmirea, Verificarea utilizării 6
avizarea şi procedurilor la
aprobarea operarea în baza de
acestei date a programului de
activităţi salarii a elementelor
înscrise în Situaţia
prezenţei la program
Situaţia Asigură Situaţia prezenţei la 6 Situaţia Neadecvat
prezenţei la entitatea cu program este emisă prezenţei la FIAP nr. 2
program privire la plata şi autorizată program nu
(11,12) salariilor Situaţia prezenţei la 6 este
proporţional cu program cuprinde întocmită pe
timpul lucrat informaţiile necesare baza datelor
şi suficiente transmise de
şefii ierarhici
33
Persoane Asigură Operarea datelor din 6 Au fost Adecvat
responsabile entitatea situaţia prezenţei se desemnat
privind cu privire a face de către e
operarea în preluarea persoana persoane
baza de date corectă a responsabilă cu atribuţii
a programului datelor din Compararea datelor 6 clare
de salarii a Situaţia din Situaţia prezenţei privind
elementelor prezenţei la la program cu cele operarea în
înscrise în program în din baza de date a baza de date
Situaţia baza date a programului de salarii a
prezenţei la programului de Se verifică operarea 6 programului
program (7,8) salarii în baza de date a de salarii a
programului de salarii elementelor
a elementelor înscrise în
înscrise în Situaţia Situaţia
prezenţei la program prezenţei la
program
Controlul Asigură Verificarea corelării 6 Nu a fost Neadecvat
ierarhic (6) entitatea că datelor din Situaţia exercitat FIAP nr. 2
datele înscrise prezenţei la program controlul
în Situaţia cu cele din D.Z.S.U. ierarhic
prezenţei la (O.Z.U.) asupra
program sunt Situaţiei
reale privind
prezenţa la
program
1.2.3 Operarea Operarea Proceduri Stabilirea unui Existenţa în formă 7 Nu există Neadecvat
. în baza de eronată a interne set unitar de scrisă a procedurilor proceduri FIAP nr. 1
date a unor date formalizate reguli pentru privind operarea în interne
programulu neconforme (3,4) reglementarea baza de date a privind
i de salarii cu cele activităţii de programului de salarii operarea în
a înscrise în procesare, în a elementelor baza de date
documente certificatele baza de date a înscrise în certificatul a
l or privind medicale program-mului medical programului
acordarea de salarii, a Verificarea autorizării 7 de salarii a
concediilor elementelor procedurilor documentelo
medicale înscrise în Asigură separarea 7 r privind
certificatul sarcinilor şi acordarea
medical responsabilităţilor concediilor
precum şi a Sunt complete, 7 medicale
responsabilităţil asigură atingerea
or pentru obiectivelor
întocmirea, Verificarea utilizării 7
avizarea şi procedurilor la
aprobarea operarea în baza de
acestei date a programului de
activităţi salarii a elementelor
înscrise în
certificatele de
concediu medical
Certificatul Asigură Certificatul medical 7 Indemnizaţi Adecvat
medical entitatea că este vizat de către ile de
(13,14) indemnizaţiile medicul de familie şi asigurări
de asigurări aprobat de şeful sociale
sociale sunt unităţii sunt plătite
plătite numai Operarea în baza de 7 numai celor
celor date a perioadelor de îndreptăţiţi
îndreptaţiţi incapacitate în baza
temporară de muncă, certificatului
se face în baza medical
certificatului medical
34
Persoana cu Asigură Compararea datelor 7 Au fost Adecvat
atribuţii entitatea cu înscrise în certificatul desemnate
privind privire la medical cu cele persoane cu
operarea în operarea în înscrise în statul de atribuţii clare
baza de date baza de date a plată a salariilor privind
a progra- programului de operarea
mului de salarii a datelor baza de date
salarii a consemnate în a
datelor din certificatele de programului
certificatele concediu de salarii a
de concediu medical datelor din
medical (7,8) certificatele
de concediu
medical
Controlul Asigură Verificarea exercitării 7 Indemnizaţiil Adecvat
financiar entitatea cu c.f.p.p. cu privire la e
preventiv privire la plata operarea în baza de de sigurări
propriu corectă a date a documentelor sociale sunt
(2) indemnizaţiilor privind acordarea vizate pentru
de asigurări concediilor medicale c.f.p.p.
sociale
1.2.4 Operarea Operarea Proceduri Stabilirea unui Existenţa în formă 8 Nu există Neadecvat
. în baza de inexactă a interne set unitar de scrisă a procedurilor proceduri FIAP nr. 1
date a datelor formalizate reguli pentru privind operarea în interne
programu- înscrise în (3,4) reglementarea baza de date a privind
lui de declaraţiile activităţii de programului de salarii operarea în
salarii a salariaţilor operare în baza a documentelor baza de date
document privind de date a privind acordarea a
elor persoanel programului de deducerilor personale programului
privind e aflate în salarii a Verificarea autorizării 8 de
acordarea întreţinere documentelor procedurilor salarii a
deduceri- privind Asigură separarea 8 documentel
lor acordarea sarcinilor şi or privind
personale deducerilor responsabilităţilor acordarea
personale Sunt complete, 8 deducerilor
precum şi a asigură atingerea personale
responsabilită- obiectivelor
ţilor pentru Verificarea utilizării 8
întocmirea, procedurilor la
avizarea şi operarea în baza de
aprobarea date a programului de
acestei salarii a documentelor
activităţi privind acordarea
deducerilor personale
Declaraţia Asigură Declaratia pentru 8 Deducerile Adecvat
pentru entitatea de completarea fişei personale
completarea legalitatea fiscale există şi este sunt
fişei fiscale acordării autorizată acordate în
(15,16) deducerilor şi Declaraţia este 8 cuantumul
de mărimea însoţită de anexe legal, pe
acestora care să justifice baza
acordarea declaraţiilor
deducerilor pentru
personale, este completarea
completă şi actuală fişei fiscale
Verificarea operării în 8
baza de date a
programului de salarii
se face în baza
declaraţiei
Persoana cu Asigură Operarea 8 Au fost Adecvat
atribuţii entitatea că documentelor se face desemnate
privind regimul de către persoana persoane cu
responsabilă
35
operarea în deducerilor se Verificarea operării 8 atribuţii clare
baza de date face cu corecte în baza de privind
a programului responsabilitate date a deducerilor operarea în
de salarii personale baza de date
(7,8) a
programului
de salarii
Control Asigură Compararea 8 Controlul Adecvat
ierarhic (6) unitatea de deducerilor acordate ierarhic se
derularea cu declaratiile exercită
corespunză- întocmite de cei asupra
toare a îndreptăţiţi să deducerilor
procesului beneficieze de aceste acordate
deduceri salariaţilor
1.2.5 Emiterea Statul de Proceduri Stabilirea unui Existenţa în formă 9 Nu există Neadecvat
. ştatelor de plată a interne set unitar de scrisă a procedurilor proceduri FIAP nr. 1
plată salariilor formalizate reguli pentru privind emiterea interne
să nu (3,4) reglementarea ştatelor de salarii privind
cuprindă activităţii de Verificarea autorizării 9 emiterea
toate emitere a procedurilor statelor de
elementele statelor de Asigură separarea 9 plata
salarii precum sarcinilor şi
şi a responsabilităţilor
responsabili- Sunt complete, 9
tăţilor pentru asigură atingerea
întocmirea, obiectivelor
avizarea şi
aprobarea Verificarea utilizării 9
acestei procedurilor la
activităţi emiterea statelor de
salarii
Statul de Asigură Statul de organizare 9 Statele de Adecvat
organizare(17 entitatea că este autorizat şi plată sunt
,18) întregul actualizat eleborate pe
personal este Statul de organizare 9 baza statului
cuprins în plată se utilizează la de
întocmirea ştatului de organizare
plată
Persoana Asigură Emiterea ştatelor de 9 Au fost Adecvat
responsabila entitatea că salarii se face de desemnate
(7,8) emiterea către persoana persoane cu
ştatelor de responsabilă atribuţii clare
plată se face cu Verificarea corelaţiei 9 privind
responsabilitate dintre persoanele din operarea în
ştatele de plată şi baza de date
cele din statul de a
organizare şi cu programului
stituaţiile prezentei de salarii
Controlul Asigură Ştatul de plată 9 Ştatele de Adecvat
financiar entitatea în conţine toate plată a
preventiv privinţa elementele (rubricile) salariilor sunt
propriu (2) legalităţii şi legale vizate pentru
corectitudinii Ştatele de plată sunt 9 c.f.p.p
calculului în corelaţie cu baza
salariului de date a
programului de salarii
1.2.6 Emiterea Sumele Proceduri Stabilirea unui Existenţa în formă 10 Nu există Neadecvat
. centraliza- înscrise în interne set unitar de scrisă a procedurilor proceduri FIAP nr. 1
torului centraliza- formalizate reguli pentru privind emiterea interne
ştatelor de torul (3,4) reglementarea centralizatorului privind
salarii statelor de activităţii de ştatelor de salarii emiterea
salarii să nu emitere a Verificarea autorizării 10 centraliza-
coincidă cu centralizatorulu procedurilor torului
totalul i ştatelor de Asigură separarea 10 ştatelor de
sumelor salarii precum sarcinilor şi salarii
consemnate şi a responsabilităţilor
36
în ştatele de responsabilită- Sunt complete, 10
plată ţilor pentru asigură atingerea
întocmirea, obiectivelor
avizarea şi Verificarea utilizării 10
aprobarea procedurilor la
acesteia emiterea
centralizatorului
ştatelor de salarii
Ştatele de Asigură Ştatele de salarii 10 Ştatele de Adecvat
salarii entitatea de conţin elementele plată sunt
(19,20) centralizarea necesare întocmirii utilizate la
corectă în centralizatoarelor emiterea
vederea Sunt întocmite ştatele 10 centralizato-
contabilizării de salarii rului ştatelor
Ştatele de salarii sunt 10 de salarii
utilizate la emiterea
centralizatoarelor
Persoane Asigură Emiterea 10 Au fost Adecvat
responsabile entitatea cu centralizatoarelor se desemnate
(7,8) privire la face de catre persoane
emiterea persoane cu atribuţii
cu responsabile clare
responsa- Concordanţa dintre 10 privind
bilitate a sumele înscrise în operarea în
centralizatoa- centralizatorul ştatelor baza de date
relor de plată şi totalul a
sumelor consemnate programului
în ştatele de plată de salarii
Compararea nr. total 10
al ştatelor de plată cu
cel cuprins în
centralizator
Controlul Asigură Vizarea pentru c.f.p.p. 10 Centralizator Adecvat
financiar entitatea cu a centralizatorului ul
preventiv privire la ştatelor de salarii ştatelor de
propriu (2) emiterea salarii este
corectă a supus vizei
centralizatorului c.f.p.p
statelor de
salarii
1.2.7 Emiterea Să nu existe Proceduri Stabilirea unui Existenţa în formă 11 Nu există Neadecvat
. fluturaşilor concordanţ interne set unitar de scrisă a procedurilor proceduri FIAP nr. 1
de salarii ă formalizate(3, reguli pentru privind listarea interne
între 4 reglementarea fluturaşilor de salarii privind
elementel activităţii de Verificarea autorizării 11 emiterea
e listare a flutura- procedurilor fluturaşilor
înscrise în şilor de salarii Asigură separarea 11 de salarii
ştatele de precum şi a sarcinilor şi
salarii şi responsabilită- responsabilităţilor
cele din ţilor pentru Sunt complete, 11
fluturaş întocmirea, asigură atingerea
avizarea şi obiectivelor
aprobarea Verificarea utilizării 11
acestei procedurilor la
activităţi emiterea fluturaşilor
de salarii
Persoane Asigură Emiterea fluturaşilor 11 Au fost Adecvat
responsabile entitatea cu de salarii se face de desemnate
(7,8) privire la către persoane persoane cu
emiterea cu responsabile atribuţii clare
responsabilitate Elementele înscrise 11 privind
a fluturaşilor de în fluturaş corespund operarea în
salarii cu cele din ştatul de baza de date
plată a
programului
de salarii
37
Statele de Asigură Ştatele de salarii 11 Ştatele de Adecvat
salarii (21,22) entitatea ca conţin elementele salarii sunt
datele din necesare întocmirii utilizate la
fluturaşul de fluturaşilor emiterea
salarii coincid Ştatele de salarii sunt 11 fluturaşilor de
cu cele din utilizate la emiterea salarii
ştatul de plată fluturaşilor
1.2.8 Plata Înscrierea Proceduri Stabilirea unui Existenţa în formă 12 Nu există Neadecvat
. salariilo în o.p. a interne set unitar de scrisă a procedurilor proceduri FIAP nr. 1
r, unor date formalizate(3, reguli pentru privind plata interne
emitere eronate sau 4) reglementarea salariilor, emiterea privind plata
a o.p. si omiterea activităţii de o.p. şi virarea salariilor,
virarea virării la plată a tuturor sumelor emiterea o.p.
tuturor destinaţie a emiterea o.p. aferente salariilor şi
aferente salarii si virarea Verificarea autorizării 12 virarea
salariilor tuturor procedurilor tuturor
sumelor Asigură separarea 12 sumelor
aferent sarcinilor şi aferente
e responsabilităţilor salariilor
salariilo Sunt complete, 12
r asigură
precum şi a atingerea obiectivelor
responsabilită Verificarea utilizării 12
- procedurilor privind
ţilor pentru plata salariilor,
întocmirea, emiterea o.p. şi
avizarea şi virarea
aprobarea tuturor sumelor
acestei aferente salariilor
activităţi
Centralizatoru Asigură Centralizatorul 12 Centralizator Adecvat
l entitatea de ştatelor de salarii este ul
ştatelor de corectitudinea aprobat (autorizat) de ştatelor de
salarii (23,24) sumelor de conducătorul entităţii salarii stă
virat Centralizatorul 12 la baza
conţine elementele emiterii
necesare o.p. prin
realizării activităţii de care sunt
virare a sumelor virate la
respective destinaţie
reţinerile în
salari
Persoana Asigură Activitatea de emitere 12 Au fost Adecvat
responsabilă entitatea cu a desemnate
(7,8) privire la o.p. şi virare a persoane
întocmirea cu obligaţiilor se face de cu atribuţii
responsabilitat către persoana clare
e a ştatelor de responsabilă privind
salarii şi a O.P. Verificarea semnăturii 12 operarea
privind virarea salariaţilor pe în baza de
la destinaţie a fluturaşii date a
reţinerilor din programului
salarii de salarii
Controlul Asigură Verificarea corelaţiei 12 C.f.p.p. se Adecvat
financiar entitatea că sumelor de virat cu exercită
preventiv viramentele cele înscrise în asupra
propriu (2) către salariaţi, centralizatorul statelor viramentelor
bugetul de stat, de salarii către
bugetul Verificarea 12 salariaţi,
asigurărilor corectitudinii bugetul de
sociale de stat destinaţiei fiecărui stat, bugetul
şi fonduri virament asigurărilor
speciale sunt Verificarea vizei 12 sociale de
conforme şi băncii de certificare a stat şi
legale viramentului fonduri
Verificarea extraselor 12 speciale
de cont privind
viramentele efectuate
38
Statele de Asigură plata Ştatele de plată sunt 12 Ştatele de Adecvat
plată (20,21) salariilor către aprobate de plata conţin
persoanele conducătorul unităţii date corelate
îndreptăţite Verificarea corelaţiei 12 cu sumele
între desfăşurătoarele virate către
transmise băncii,
detaliate pe persoane
şi ştatele de plată
1.2.9 Întocmire Omiterea Procedura Stabilirea unui Existenţa în formă 13 Nu există Neadecvat
. a întocmirii şi internă set unitar de scrisă a procedurilor proceduri FIAP nr. 1
declaraţiil depunerii la formalizată reguli pentru privind întocmirea şi interne
or fiscale organele (3,4) reglementarea depunerea privind
privind abilitate a activităţii de declaraţiilor fiscale întocmirea
constituir declaraţiilor întocmirea Verificarea 13 declaraţiilor
ea şi fiscale sau declaraţiilor autorizării fiscale
plata întocmirea fiscale precum procedurilor privind
obligaţiilo eronată a şi a Asigură separarea 13 constituirea
r către acestora responsabilită- sarcinilor şi şi plata
bugetul de ţilor pentru responsabilităţilor obligaţiilor
stat, la întocmirea, Sunt complete, către bugetul
termenele avizarea şi asigură atingerea de stat, la
legale aprobarea obiectivelor termenele
acestei Verificarea utilizării legale
activităţi procedurilor privind
întocmirea şi
depunerea
declaraţiilor fiscale
Statele de Asigură Ştatele de salarii 13 Statele Adecvat
salarii entitatea de conţin elementele de salarii
(25,26) stabilire corectă necesare întocmirii sunt
a elementelor declaraţiilor fiscale utilizate
necesare La întocmirea 13 la
întocmirii declaraţiilor fiscale întocmire
declaraţiei se preiau datele din a
fiscale statele de salarii declaraţii
lor
fiscale
Persoana Asigură Emiterea declaraţiilor 13 Au fost Adecvat
responsab entitatea de fiscale se face de desemnate
ilă (7,8) derularea cu către persoana persoane cu
responsabilitat responsabilă atribuţii clare
e a activităţii privind
de întocmire a operarea în
declaraţiilor baza de
fiscale date a
programului
de salarii
Controlul Asigură Verificarea 13 Controlul Adecvat
ierarhic entitatea de corelaţtiei între ierarhic
(5,6) desfăşurarea elementele din este
corespunză- ştatele de salarii exercitat
toare a cu cele din asupra
activităţii de declaraţiile fiscale declaraţiilor
întocmire şi Verificarea 13 fiscale
depunere a certificării depunerii privind
declaraţiilor declaraţiilor fiscale constituirea
fiscale şi plata
obligaţiilor
către
bugetul de
stat
1.2.1 Întocmire Neîntocmire Procedu Stabilirea unui Existenţa în formă 14 Nu există Neadecvat
0 a fişelor a sau ri interne set unitar de scrisă a proceduri FIAP nr. 1
fiscale întocmirea formaliz reguli pentru procedurilor interne
eronată a ate (4,5) reglementarea privind întocmirea privind
activităţii de fişelor fiscale întocmirea
39
fişelor întocmire a Verificarea 14 fişelor
fiscale declaraţiilor autorizării fiscale
fiscale precum procedurilor
şi a Asigură 14
responsabilită- separarea
ţilor pentru sarcinilor şi
întocmirea, responsabilităţil
avizarea şi or
aprobarea Sunt complete, 14
acestei asigură atingerea
activităţi obiectivelor
Verificarea 14
utilizării
procedurilor
privind
întocmirea
fişelor fiscale
Ştatele de Asigură La întocmirea fişelor 14 Statele Adecvat
plata (27,28) entitatea fiscale datele de plată
de necesare sunt sunt
întocmirea preluate din ştatele utilizate
corectă şi de salarii la
completă a Sunt emise fişe 14 întocmir
fişelor fiscale fiscale pt. toate ea
persoanele care se fişelor fiscale
regăsesc în ştatul
de plată a salariilor
Persoana Asigură Întocmirea fişelor 14 Au fost Adecvat
responsab entitatea cu fiscale se face de desemnate
ilă (7,8) privire la către persoana persoane cu
întocmirea cu responsabilă atribuţii clare
responsabilitate privind
a fişelor fiscale operarea în
baza de
date a
programului
de salarii
Controlul Asigură Verificarea 14 C.f.p.p. se Adecvat
financiar entitatea cu concordanţei dintre exercită
preventiv privire la datele înscrise în asupra
(2) întocmirea fişele fiscale şi cele modului de
corectă a din statul de plată întocmire a
fişelor fiscale fişelor fiscale
Auditori:
Semnatura______________
Semnatura______________
40
PROCEDURA P-08
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
3 Există proceduri scrise (formalizate) privind X Test nr. 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12,
operarea în baza de date a programului de 13, 14
salarii a elementelor înscrise în
documentele anexate la statul de salarii,
emiterea fluturaşilor de salarii, întocmirea
declaraţiilor şi fişelor fiscale ?
41
8 Persoana desemnată îşi exercită X Test nr. 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12,
corespunzător atribuţiile privind activitatea 13, 14
de salarizare?
9 La acordarea/modificarea salariului de X Test nr. 5
bază şi a altor elemente de natură
salarială (sporuri cu caracter
permanent,etc) se utilizează Dispoziţia
de personal?
42
21 Restul de plată este adus la cunoştinţa X Test nr. 11
personalului, prin intermediul
fluturaşului de salariu?
Auditori:
Semnatura______________
Semnatura______________
43
PROCEDURA P-08
3.2.1.3. TESTE
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 1
Denumirea unităţii auditate: INSTITUTIA
Sistemul de auditat: 1. SALARIZAREA PERSONALULUI
Perioada supusă auditului: 01.01.2007-30.09.2008
Obiectiv: 1.1. Organizarea sistemului de salarizare
Stabilirea eşantionului:
Eşantionul supus verificării a fost format din:
D.S.Z.U. nr. 1/03.01.2007 şi D.S.Z.U. nr. 1/04.01.2008 prin care a fost organizat controlul
ierarhic;
Statul de organizare nr. II/0565/10.07.2006;
Fişele postului aferente compartimentului salarizare;
Programele de pregătire profesională a personalului nr. S/3421/05.01.2007 şi
S/785/09.01.2008.
Descrierea testului:
S-a verificat dacă la nivelul compartimentului de salarizare a fost organizat controlul
ierarhic şi dacă structura compartimentului este adecvată necesităţilor.
S-a verificat dacă gradul de ocupare al funcţiilor compartimentului de salarizare asigură
buna desfăşurare a activităţilor şi dacă personalul compartimentului este pregătit pentru
derularea în bune condiţii a activităţilor specifice.
S-a verificat dacă sunt întocmite fişele posturilor din cadrul compartimentului de salarizare
şi dacă există şi sunt puse în aplicare programe de pregătire profesională a personalului
din cadrul compartimentului de salarizare.
Concluzie:
A fost organizat controlul ierarhic la nivelul compartimentului salarizare.
Structura comp. salarizare corespunde necesităţilor compartimentului auditat.
Gradul de ocupare al funcţiilor compartimentului de salarizare asigură buna desfăşurare a
activităţilor iar personalul compartimentului este pregătit pentru derularea în bune condiţii a
activităţilor specifice.
Sunt întocmite fişele posturilor din cadrul compartimentului de salarizare.
Există şi sunt puse în aplicare programe de pregătire profesională a personalului din
cadrul compartimentului de salarizare.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
44
Semnatura 20.10.2008
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 2
Stabilirea eşantionului:
A fost supus verificării R.O.F., aprobat prin O.M.A.I. nr. 494/20.03.2007.
Descrierea testului:
S-a verificat dacă este elaborat şi aprobat de cei în drept Regulamentul de Organizare şi
Funcţionare.
S-a verificat dacă ROF conţine toate activităţile pe care le desfăşoară compartimentul de
salarizare.
S-a verificat dacă Compartimentul de salarizare desfăşoară şi activităţi care nu sunt
cuprinse în ROF şi dacă atribuţiile din ROF, pe linia salarizării, se regăsesc în fişele
posturilor persoanelor încadrate la compartimentul salarizare.
Concluzie:
Regulamentul de Organizare şi Funcţionare este elaborat şi aprobat de cei în drept.
ROF conţine toate activităţile pe care le desfăşoară compartimentul de salarizare.
Compartimentul de salarizare nu desfăşoară activităţi care nu sunt cuprinse în ROF.
Atribuţiile din ROF, pe linia salarizării, se regăsesc în fişele posturilor persoanelor încadrate
la compartimentul salarizare.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
45
Semnatura 20.10.2008
PROCEDURA P-08
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 3
Stabilirea eşantionului:
Descrierea testului:
S-a verificat dacă compartimentul de salarizare este dotat cu tehnică de calcul şi mobilier,
necesare bunei desfăşurări a activităţilor specifice. S-a verificat dacă spaţiile de lucru ale
compartimentului de salarizare sunt suficiente şi corespunzătoare şi dacă personalul
compartimentului este mulţumit de condiţiile de muncă.
Concluzie:
Compartimentul de salarizare este dotat cu tehnică de calcul şi mobilier, necesare bunei
desfăşurări a activităţilor specifice.
Spaţiile de lucru ale compartimentului de salarizare sunt suficiente şi corespunzătoare, iar
personalul compartimentului este mulţumit de condiţiile de muncă.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
46
PROCEDURA P-08
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 4
Denumirea unităţii auditate: INSTITUTIA
Sistemul de auditat: 1. SALARIZAREA PERSONALULUI
Perioada supusă auditului: 01.01.2007-30.09.2008
Obiectiv: 1.2. Plata corectă şi la timp a drepturilor
băneşti
Stabilirea eşantionului
Descrierea testului:
S-a verificat dacă există proceduri clare privind desfăşurarea procesului de salarizare,
dacă acestea sunt autorizate şi dacă asigură separarea sarcinilor şi responsabilităţilor.
S-a verificat dacă aceste proceduri sunt complete, dacă asigură atingerea obiectivelor şi
dacă sunt utilizate în desfăşurarea procesului de salarizare.
Concluzii:
Nu există şi nu sunt utilizate proceduri interne privind desfăşurarea procesului de
salarizare.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
PROCEDURA P-08
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 5
Stabilirea eşantionului
Descrierea testului:
S-a verificat dacă acordarea sau modificarea elementelor ce compun salariul de bază,
acordarea salariului de merit, acordarea/diminuarea sporurilor care nu se acordă pe baza
prezenţei la program se operează în baza de date a programului de salarii doar dacă a fost
emisă dispoziţia de personal de catre organul competent.
S-a verificat dacă dispoziţia de personal cuprinde toate elementele necesare scopului
pentru care a fost emisă şi dacă datele şi elementele înscrise în aceasta sunt corelate.
S-a verificat dacă în fişa postului aferentă persoanei desemnate să întocmească
ştatele de salarii au fost consemnate atribuţiuni în acest sens şi dacă operarea în baza de
date se face de către această persoană.
S-au comparat datele din Dispoziţia de personal cu cele din baza de date a programului de
salarii.
S-a verificat dacă controlul financiar preventiv a fost organizat şi dacă a fost elaborată lista
de verificare (check list) privind plata salariilor.
S-a verificat dacă dispoziţia de personal este vizată pentru controlul financiar preventiv
propriu şi dacă este înregistrată în registrul proiectelor de operaţiuni prevăzute a fi
prezentate la viza de control financiar preventiv.
Concluzii:
Acordarea sau modificarea elementelor ce compun salariul de bază, acordarea salariului
de merit, acordarea/diminuarea sporurilor care nu se acordă pe baza prezenţei la program
se operează în baza de date a programului de salarii doar dacă a fost emisă dispoziţia de
personal de către organul competent.
48
Dispoziţia de personal cuprinde toate elementele necesare scopului pentru care a fost
emisă, iar datele şi elementele înscrise în aceasta sunt corelate. În fişa postului, aferentă
persoanei desemnate să întocmească ştatele de salarii, au fost consemnate atribuţii în
acest sens, iar operarea în baza de date se face de către această persoană.
Date din Dispoziţia de personal concordă cu cele din baza de date a programului de salarii.
Controlul financiar preventiv a fost organizat şi a fost elaborată lista de verificare (check
list) privind plata salariilor.
Dispoziţia de personal este vizată pentru controlul financiar preventiv propriu şi este
înregistrată în registrul proiectelor de operaţiuni prevăzute a fi prezentate la viza de control
financiar preventiv.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
49
PROCEDURA P-08
MINISTERUL
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 6
Stabilirea eşantionului
Descrierea testului:
S-a verificat dacă există proceduri clare privind procesarea datelor înscrise în Situaţia
prezenţei la program, dacă acestea sunt autorizate şi dacă asigură separarea sarcinilor şi
responsabilităţilor.
S-a verificat dacă operarea datelor din Situaţia prezenţei la program se face în baza unor
proceduri şi dacă aceste proceduri sunt complete şi asigură atingerea obiectivelor.
S-a verificat dacă situaţia prezenţei la program este emisă şi autorizată şi dacă cuprinde
informaţiile necesare şi suficiente.
S-a verificat dacă există concordanţă între elementele operate în baza de date a
programului de salarii şi cele înscrise în Situaţia prezenţei la program şi cele consemnate în
D.Z.S.U.(O.Z.U.)
S-a verificat dacă a fost desemnată o persoană care să opereze elementele înscrise în
Situaţia prezenţei la program.
S-a verificat dacă este organizat controlul ierarhic, stabilite persoane şi responsabilităţi, la
nivelul sistemului de salarizare, cu privire la întocmirea situaţiei prezenţei la program şi la
procesarea datelor consemnate în aceasta.
Concluzie:
Nu există proceduri privind procesarea datelor înscrise în situaţia prezenţei la program.
Situaţia prezenţei la program nu este emisă şi înaintată la compartimentul financiar de
fiecare structură (compartiment) în parte.
Situaţia prezenţei la program este autorizată (aprobată de persoanele competente) dar
nu cuprinde informaţiile necesare şi suficiente.
Datele înscrise în ştatul de plată şi situaţia prezenţei la program nu concordă cu cele din
Dispoziţia zilnică a şefului unităţii.
50
Exemplificare:
X.Y. figurează în pontaj în misiune în străinătate în perioada 19-23.09.2007, iar în dispoziţia
zilnică perioada este 17–22.09.2007.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
51
PROCEDURA P-08
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 7
Stabilirea eşantionului
Descrierea testului:
S-a verificat dacă există proceduri clare privind procesarea datelor înscrise în certificatul
medical, dacă acestea sunt autorizate şi dacă asigură separarea sarcinilor şi
responsabilităţilor.
S-a verificat dacă operarea datelor din certificatul medical se face în baza unor proceduri şi
dacă aceste proceduri sunt complete şi asigură atingerea obiectivelor.
S-a verificat dacă certificatele medicale sunt emise de către medicii de familie şi dacă sunt
aprobate de către conducătorul entităţii.
S-a verificat dacă indemnizaţia de incapacitate de muncă a fost calculată în concordanţă cu
datele înscrise în certificatele medicale.
S-a verificat dacă statele de plată a salariilor sunt vizate de c.f.p.p.
Concluzii:
Nu există proceduri privind procesarea datelor înscrise în certificatul medical. Certificatele
medicale sunt emise de către medicii de familie şi aprobate de către conducătorul entităţii.
Indemnizaţia de incapacitate temporară de muncă a fost calculată în concordanţă cu datele
înscrise în certificatele medicale.
Statele de plată a salariilor sunt vizate de c.f.p.p.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 8
Denumirea unităţii auditate: INSTITUTIA
Sistemul de auditat: 1. SALARIZAREA PERSONALULUI
Perioada supusă auditului: 01.01.2007-30.09.2008
Obiectiv: 1.2. Plata corectă şi la timp a drepturilor
băneşti
Descrierea testului:
S-a verificat dacă există proceduri clare privind procesarea în baza de date a programului
de salarii a documentelor privind acordarea deducerilor personale, dac ă acestea
sunt autorizate şi dacă asigură separarea sarcinilor şi responsabilităţilor.
S-a verificat dacă operarea documentelor privind acordarea deducerilor personale se face
în baza unor proceduri şi dacă aceste proceduri sunt complete şi asigură atingerea
obiectivelor.
S-a verificat dacă declaraţia pentru completarea fişei fiscale există, este autorizată, este
însoţită de anexe care să justifice acordarea deducerilor personale, este completă şi
actualizată.
S-a verificat dacă deducerile personale sunt operate în baza de date a programului de
salarii în baza declaraţiei dată de cei care beneficiază de deduceri.
S-a verificat dacă a fost desemnată o persoană pentru a procesa datele din declaraţia
privind acordarea deducerilor.
S-a verificat dacă cuantumul deducerilor acordate este în concordanţă cu datele din
declaraţiile întocmite de cei îndreptăţiţi să beneficieze de aceste deduceri.
Concluzie:
Nu există proceduri în formă scrisă privind procesarea în baza de date a programului de
salarii a documentelor privind acordarea deducerilor personale.
Declaraţia pentru completarea fişei fiscale există, este autorizată, este însoţită de anexe
care să justifice acordarea deducerilor personale, este completă şi actualizată.
Deducerile personale sunt operate în baza de date a programului de salarii în baza
declaraţiei dată de cei care beneficiază de deduceri.
A fost desemnată o persoană pentru a procesa datele din declaraţia privind acordarea
deducerilor.
Cuantumul deducerilor acordate este în concordanţă cu datele din declaraţiile
întocmite de cei îndreptăţiţi să beneficieze de aceste deduceri.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
53
Şeful structurii de audit:
Semnatura 20.10.2008
PROCEDURA P-08
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 9
Descrierea testului:
S-a verificat dacă statele de salarii sunt emise pe baza unui ştat de organizare autorizat şi
actualizat.
S-a verificat dacă emiterea ştatelor de salarii se face de către persoana anume desemnată.
S-a verificat dacă statele de plată a salariilor sunt vizate pentru c.f.p.p.
S-a verificat dacă statul de plată conţine toate elementele (rubricile) legale precum şi dacă
statele de plată sunt în corelaţie cu baza de date a programului de salarii.
S-a verificat dacă persoanele remunerate se regăsesc în statul de organizare şi situaţia
prezenţei la program.
Concluzie:
Statele de salarii sunt emise pe baza unui stat de organizare autorizat şi actualizat.
Emiterea statelor de salarii se face de către persoana anume desemnată şi sunt vizate
pentru c.f.p.p.
Statul de plată conţine toate elementele (rubricile) legale iar statele de plată sunt în
corelaţie cu baza de date a programului de salarii. Persoanele remunerate se regăsesc în
ştatul de organizare şi situaţia prezenţei la program.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
54
PROCEDURA P-08
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 10
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 11
Stabilirea eşantionului
Descrierea testului:
S-a verificat dacă există proceduri clare privind emiterea fluturaşilor de salarii, dacă
acestea sunt autorizate şi dacă asigură separarea sarcinilor şi responsabilităţilor.
S-a verificat dacă emiterea fluturaşilor de salarii se face în baza unor proceduri şi dacă
aceste proceduri sunt complete şi asigură atingerea obiectivelor.
S-a verificat dacă elementele înscrise în fluturaş corespund cu cele din ştatul de plată.
Concluzie:
Nu există proceduri clare privind emiterea fluturaşilor de salarii. Elementele
înscrise în fluturaş corespund cu cele din ştatul de plată.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
56
PROCEDURA P-08
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 12
Denumirea unităţii auditate: INSTITUTIA
Sistemul de auditat: 1. SALARIZAREA PERSONALULUI
Perioada supusă auditului: 01.01.2007-30.09.2008
Obiectiv: 1.2. Plata corectă şi la timp a drepturilor
băneşti
Descrierea testului:
S-a verificat dacă centralizatorul ştatelor de salarii este aprobat (autorizat) de conducătorul
entităţii şi dacă conţine elementele necesare realizării activităţii de virare a sumelor
respective.
S-a verificat dacă emiterea o.p. şi virarea la destinaţie a reţinerilor din salarii se face de
către o persoană anume desemnată şi dacă în fişa postului are prevăzute astfel de atribuţii.
S-a verificat corelaţia sumelor de virat cu cele înscrise în centralizatorul ştatelor de salarii şi
corectitudinea destinaţiei fiecărui virament.
S-a verificat existenţa vizei trezoreriei pe extrasele de cont privind viramentele
efectuate şi semnătura salariaţilor pe fluturaşii de salarii.
S-a verificat dacă ştatele de plată sunt aprobate de către conducătorul entităţii şi dacă sunt
transmise băncii, prin care se face plata salariilor pe card, desfăşuratoare detaliate pe
persoane.
Concluzie:
Centralizatorul ştatelor de salarii este aprobat (autorizat) de conducătorul entităţii şi
conţine elementele necesare realizării activităţii de virare a sumelor respective.
Emiterea o.p. şi virarea la destinaţie a reţinerilor din salarii se face de către o persoană
anume desemnată care în fişa postului are prevăzute astfel de atribuţii.
Există corelaţie între sumele virate şi cele înscrise în centralizatorul ştatelor de salarii.
Viramentele sunt efectuate la destinaţia corectă.
Există viza trezoreriei pe extrasele de cont privind viramentele efectuate şi semnătura
salariaţilor pe fluturaşii de salarii.
Ştatele de plată sunt aprobate de către conducătorul entităţii şi sunt transmise băncii,
prin care se face plata salariilor pe card, desfăşurătoare detaliate privind suma cuvenită
fiecărei persoane.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
57
Şeful structurii de audit:
Semnatura 20.10.2008
PROCEDURA P-08
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 13
Denumirea unităţii auditate: INSTITUTIA
Sistemul de auditat: 1. SALARIZAREA PERSONALULUI
Perioada supusă auditului: 01.01.2007-30.09.2008
Obiectiv: 1.2. Plata corectă şi la timp a drepturilor
băneşti
Stabilirea eşantionului:
Eşantionul supus verificării a fost format din totalitatea declaraţiilor fiscale emise în
perioada auditată.
Descrierea testului:
S-a verificat dacă există proceduri clare privind întocmirea declaraţiilor fiscale privind plata
obligaţiilor către bugetul de stat, dacă acestea sunt autorizate şi dacă asigură separarea
sarcinilor şi responsabilităţilor.
S-a verificat dacă întocmirea declaraţiilor fiscale privind plata obligaţiilor către bugetul de
stat se face în baza unor proceduri şi dacă aceste proceduri sunt complete şi asigură
atingerea obiectivelor.
S-a verificat dacă statele de salarii conţin elementele necesare întocmirii declaraţiilor fiscale
iar la întocmirea acestora se preiau datele din statele de salarii.
S-a verificat dacă declaraţiile fiscale sunt întocmite de către o persoană anume desemnată.
S-a verificat corelaţia dintre elementele înscrise în statele de salarii cu cele din declaraţiile
fiscale şi certificarea depunerii declaraţiilor fiscale.
Concluzie:
Nu există proceduri clare privind întocmirea declaraţiilor fiscale privind plata obligaţiilor
către bugetul de stat.
Ştatele de salarii conţin elementele necesare întocmirii declaraţiilor fiscale iar la întocmirea
acestora se preiau datele din ştatele de salarii.
Declaraţiile fiscale sunt întocmite de către o persoană anume desemnată.
Există corelaţie între elementele înscrise în ştatele de salarii şi cele din declaraţiile fiscale.
Este certificată depunerea declaraţiilor fiscale.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
58
Şeful structurii de audit:
Semnatura 20.10.2008
PROCEDURA P-08
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
TESTUL nr. 14
Denumirea unităţii auditate: INSTITUTIA
Sistemul de auditat: 1. SALARIZAREA PERSONALULUI
Perioada supusă auditului: 01.01.2007-30.09.2008
Obiectiv: 1.2. Plata corectă şi la timp a drepturilor
băneşti
Stabilirea eşantionului:
Eşantionul supus verificării a fost format din totalitatea fişelor fiscale întocmite în
perioada auditată.
Descrierea testului:
S-a verificat dacă există proceduri clare privind întocmirea fişelor fiscale, dacă acestea
sunt autorizate şi dacă asigură separarea sarcinilor şi responsabilităţilor.
S-a verificat dacă întocmirea fişelor fiscale se face în baza unor proceduri şi dacă aceste
proceduri sunt complete şi asigură atingerea obiectivelor.
S-a verificat dacă la întocmirea fişelor fiscale datele necesare sunt preluate din ştatele de
salarii.
S-a verificat dacă sunt emise fişe fiscale pentru toate persoanele care se regăsesc în ştatul
de plată a salariilor.
S-a verificat dacă întocmirea fişelor fiscale se face de către persoana anume desemnată.
S-a verificat dacă există concordanţă între datele înscrise în fişele fiscale şi cele din ştatul
de plată.
Concluzie:
Nu există proceduri clare privind întocmirea fişelor fiscale.
La întocmirea fişelor fiscale datele necesare sunt preluate din ştatele de salarii.
Sunt emise fişe fiscale pentru toate persoanele care se regăsesc în ştatul de plată a
salariilor, inclusiv pentru persoanele cărora le-au încetat raporturile de muncă.
Întocmirea fişelor fiscale se face de către o persoană anume desemnată. Există
concordanţă între datele înscrise în fişele fiscale şi cele din ştatul de plată.
Auditori:
Semnatura 20.10.2008
Semnatura 20.10.2008
59
Şeful structurii de audit:
Semnatura 20.10.2008
MINISTERUL Nesecret
DIRECŢIA AUDIT INTERN Exemplar unic
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
3.2.1.4.PISTA DE AUDIT
60
Listarea Persoana Contabilul şef Centralizatorul
centralizatoarelor de desemnată statelor de salarii
salarii din cadrul
Serviciului
financiar-
contabilitate
Listarea fluturaşilor Persoana Contabilul şef Statul de salarii
de salarii desemnată Fluturaşi de
din cadrul salarii
Serviciului
financiar-
contabilitate
Întocmirea ordinelor de Persoana Contabilul şef Statul de salarii
plată privind obligaţiile desemnată Ordine de plată
către bugetul de stat, din cadrul privind plata,
bugetul asigurărilor Serviciului virarea obligaţiilor
sociale de stat, financiar- la bugetul de stat,
fondurile speciale şi contabilitate bugetul
contul de salarii asigurărilor
plătite prin card, sociale de stat,
precum şi a reţinerilor fondurile speciale
din salarii şi contul de salarii
plătite prin card,
precum şi a
reţinerilor din
salarii
Întocmirea Persoana Contabilul şef Declaraţii fiscale
declaraţiilor fiscale desemnată Ordine de plată
privind constituirea şi din cadrul State de plată
plata obligaţiilor Serviciului
fiscale către bugetul financiar-
de stat, la termenele contabilitate
legale
Întocmirea fişelor Persoana Contabilul şef Fişe fiscale
fiscale desemnată
din cadrul
Serviciului
financiar-
contabilitate
61
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
62
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
PR0BLEMA:
Lipsa de concordanţă între datele cuprinse în „Foaia colectivă de prezenţă” şi cele
cuprinse în dispoziţia zilnică pe unitate, urmare a organizării şi exercitării inadecvate a
controlului ierarhic asupra prezenţei la program a prsonalului cu riscuri majore de natură
financiară ce se pot materializa în plata nejustificată a drepturilor salariale.
C0NSTATĂRI:
Inexistenţa concordanţei între datele privitoare la prezenţa la program a personalului
de la nivel central din cadrul XXXXXXXXXXX, cuprinse în „Foaia colectivă de prezenţă” şi
cele înscrise în dispoziţiile zilnice pe unitate.
Exemplificare:
– X.Y. în „Foaia colectivă de prezenţă” figurează în misiune în străinătate în perioada
19-23.09.2007, iar în dispoziţia zilnică figurează în perioada 17-22.09.2007.
CAUZE:
CONSECINŢE:
63
– Favorizarea condiţiilor de plată nejustificată a drepturilor salariale; – Managementul de
vârf este lipsit de asigurarea că personalul subordonat este plătit proporţional cu timpul
lucrat.
RECOMANDĂRI:
1. „Foaia colectivă de prezenţă” se va întocmi de Serviciul resurse umane pe baza
datelor referitoare la prezenţa la program transmise de şefii ierarhici ai personalului în
cauză;
Exercitarea controlului ierarhic în ceea ce priveşte întocmirea situaţiei prezenţei la program
va fi consemnată în Registrul de evidenţă a controalelor ierarhice;
64
PROCEDURA P-09
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
Nr.354280
BUCURESTI 01.11.2008
Auditori:
CAUZE:
CONSECINŢE:
1. Dificultăţi în evaluarea corespunzătoare a realizării atribuţiilor celor implicaţi.
2. Salariile să nu fie plătite corect şi la timp.
3. Favorizarea condiţiilor de plată nejustificată a drepturilor salariale;
4. Managementul de vârf este lipsit de asigurarea ca personalul
subordonat este plătit proporţional cu timpul lucrat.
RECOMANDĂRI:
1. Realizarea unor proceduri scrise prin care să se descrie etapele de urmat în
realizarea sarcinilor, funcţiile implicate, termenele şi responsabilităţile pe care le presupune
salarizarea personalului.
2. „Foaia colectivă de prezenţă” se va întocmi de Serviciul resurse umane pe baza
datelor referitoare la prezenţa la program transmise de şefii ierarhici ai personalului în
cauză;
3. Exercitarea controlului ierarhic în ceea ce priveşte întocmirea
situaţiei prezenţei la program va fi consemnată în Registrul de evidenţă a
controalelor ierarhice;
E. Anexe:
– Dispoziţia zilnică a şefului unităţii nr. 186 din 22.09.2007 – Foaia colectivă
de prezenţă pe luna septembrie 2007.
Auditori:
66
PROCEDURA P-10
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
Intocmit:
31.10.2008 Semnatura
67
31.10.2008 Semnatura
PROCEDURA P-11
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
Lista participanţilor:
CONCLUZII
MINISTERUL
DIRECŢIA AUDIT INTERN
SECTORUL AUDIT INTERN IASI
PROCEDURA P-12
S U M A R:
> INTRODUCERE
> OPINIA AUDITULUI
> CONSTATĂRI
> CONCLUZII
> ÎNCHEIERE
A N E X E:
INTRODUCERE
OPINIA AUDITULUI
CONSTATĂRI
70
controalelor ierarhice şi sunt aduse la cunoştinţa şefului unităţii în vederea dispunerii
măsurilor necesare;
• In fişa postului aferentă persoanei desemnate să întocmească statele de salarii au
fost consemnate atribuţiuni în acest sens;
• Datele înscrise în dispoziţiile de personal, referitoare la salariile de funcţie şi
încadrare, salariile de grad profesional, salariile de merit, indemnizaţia de conducere,
gradaţii, sporuri şi condiţii de muncă, sunt procesate corect;
• Certificated medicale sunt emise de către medicii de familie şi aprobate de către
conducătorul entităţii;
• Indemnizaţia de incapacitate de muncă a fost calculată în concordanţă cu datele
înscrise în certificatele de concediu medical;
• Declaraţia pentru completarea fişei fiscale este însoţită de anexe care să justifice
deducerile personale;
• Deducerile acordate sunt în concordanţă cu documentele anexate la declaraţiile
întocmite de cei îndreptăţiţi să beneficieze de aceste deduceri;
• Numărul de persoane prevăzut în statul de organizare se regăseşte în statul de
plată;
• Statul de plată a salariilor este aprobat de către şeful unităţii şi este vizat pentru
c.f.p.p;
• Au fost consemnate atribuţii privind controlul intern (autocontrolul) în fişa postului
aferentă persoanei desemnate să întocmească statele de salarii;
• Există concordanţă între sumele înscrise în centralizatorul statelor de plată şi
totalul sumelor înscrise în statele de plată.
• A fost elaborată lista de verificare (check-list) privind plata salariilor;
• Centralizatorul ştatelor de plată a salariilor este aprobat de către conducătorul
agenţiei;
• Elementele înscrise în fluturaşul de salarii corespund cu cele din ştatul de plată;
• Fluturaşul de salarii este semnat de către fiecare salariat;
• Reţinerile de salarii au fost virate la destinaţie;
• Obligaţiile către bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, bugetul
asigurărilor sociale de sănătate şi fonduri speciale au fost virate integral şi la termen;
• Viramentele în contul de carduri sunt în concordanţă cu restul de plată din
centralizatorul de salarii;
• Virarea salariilor în contul de card individual este conformă cu lista cuprinzând
numele, numărul contului şi suma de plată;
• Declaraţiile fiscale au fost depuse la instituţiile abilitate;
• Au fost întocmite fişe fiscale pentru toţi angajaţi şi aceastea au fost semnate de
către conducătorul entităţii auditate;
• Există concordanţă între datele înscrise în fişele fiscale şi cele din ştatul de plată.
Totodată, caracterul opiniei oferite de către auditori a fost determinat şi de
următoarele constatări cu caracter negativ, ierarhizate în funcţie de nivelul de prioritate:
1. SISTEMUL DE SALARIZARE
CAUZE:
1. S-a considerat că nu este necesară întocmirea procedurilor,
deoarece legislaţia în vigoare precum şi normele de aplicare a acesteia sunt
suficiente pentru desfăşurarea corespunzătoare a procesului de salarizare.
2. „Foaia colectivă de prezenţă” întocmită de Serviciul resurse umane nu a avut la
bază datele referitoare la prezenţa la program trasmise de şefii ierahici ai personalului în
cauză potrivit prevederilor art. 14 din O.I. nr. 316/2002 privind programul de lucru, formele
de organizare a acestuia şi acordarea repausului săptămânal, modificat şi completat de O.
nr. 159/2004 şi O.. nr 1155/2006;
3. În cadrul compartimentelor de la nivel judetean din INSTITUTIA nu a fost exercitat
controlul ierarhic asupra prezenţei la program a personalului, aşa cum este definit la art. 1 şi
art. 14 din Instrucţiunile nr. 447/2003 privind organizarea şi exercitatrea controlului ierarhic în
M.A.I.;
4. Absenţa unei proceduri scrise referitoare la întocmirea dispoziţiei zilnice pe unitate
şi a documentelor ce presupun justificarea prezenţei la program a personalului şi a circuitului
acestora.
CONSECINŢE:
1. Dificultăţi în evaluarea corespunzătoare a realizării atribuţiilor celor implicaţi.
2. Salariile să nu fie plătite corect şi la timp.
3. Favorizarea condiţiilor de plată nejustificată a drepturilor salariale;
4. Managementul de vârf este lipsit de asigurarea că personalul
subordonat este plătit proporţional cu timpul lucrat.
RECOMANDĂRI:
CONCLUZII
ÎNCHEIERE
1. În conformitate cu prevederile procedurii P-14 din Normele
metodologice privind exercitarea auditului public intern în , aprobate prin
Ordinul ministrului 55/2003, entitatea auditată
are obligaţia să întocmească şi să transmită în scris la Sectorul
Audit Intern Iasi calendarul de implementare al recomandărilor formulate
de auditorii interni în anexa nr. 7 la prezentul raport.
2. Cu ocazia prezentei misiuni de audit public intern au fost constituite:
• dosarul permanent, care cuprinde secţiunile A, B, C, D, E şi F în care sunt
incluse documentele aferente procedurilor aplicate, conform opisului;
• dosarul documentelor de lucru, cuprinzând secţiunea E şi F în care sunt
incluse documentele probante pe care se bazează constatările auditorilor interni,
corespunzător obiectivelor de audit la care se referă.
3. Prezentul raport de audit public intern, din care fac parte
integrantă anexele nr.1-8, a fost întocmit în două (2) exemplare cu
următoarea destinaţie:
– exemplarul nr. 1 se transmite la INSTITUTIA care are obligaţia de a-l înregistra;
– exemplarul nr.2 se păstrează la Sectorul Audit Intern Iasi în secţiunea A a
dosarului permanent al misiunii.
Auditori:
73
PROCEDURA P-17
Data
Impl Parţial Neim planificata
Nr.
Recomandarea emen implem pleme Data
Crt.
tat entat ntat implement
ării
1. Se recomanda revizuirea activitatii privind 01.12.200
aplicarea prevederilor Ordonanţa Guvernului nr. 8
38/2003 privind salarizarea şi alte drepturi
x
aprobatã cu modificãri prin Legea nr. 353/2003 cat
si pentru toate activitatile institutiei si intarirea
rolului controlului intern.
2. In vederea aprofundarii cunostintelor, legislatiei si La
practicii in domeniu, se recomanda realizarea unor momentul
proceduri scrise prin care să se descrie etapele de oportun
x
urmat în realizarea sarcinilor, funcţiile implicate,
termenele şi responsabilităţile pe care le presupune
salarizarea personalului
74
PROCEDURA P-18
3.5. SUPERVIZAREA
FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CĂTRE
STRUCTURA AUDITATĂ
Nr. Note
Obiectiv auditat Observaţii
crt 1 2 3 4 5
1 Obiectivele de audit au fost comunicate clar
x
la începutul misiunii
2 Au fost furnizate suficiente informaţii
x
privind misiunea de efectuat
3 Misiunea a contribuit la obţinerea de
rezultate sau la îmbunătăţirea unora deja x
existente
4 Misiunea a beneficiat de direcţii clare şi
x
precise privind modul de desfăşurare
5 Obiectivele de audit stabilite au fost în
x
concordanţă cu activităţile desfăşurate
6 Constatările au fost prezentate într-o
maniera logică, structurată, dinamică şi x
interesantă
7 S-a răspuns în toate cazurile la întrebările
legate de misiunea de audit, iar răspunsurile x
au condus la obţinerea de concluzii relevante
8 Misiunea a fost desfăşurată adecvat,
intervenţia la faţa locului a privit doar x
obiectivele stabilite şi comunicate
9 A existat un feed-back pe tot parcursul
misiunii, iar acesta a fost util în găsirea de x
soluţii la probleme
10 In desfăşurarea misiunii de audit au fost
prezentate constatările şi recomandările când x
au fost identificate probleme
11 A existat o bună comunicare între auditori şi
x
cei auditati
12 Auditorul au avut un comportament adecvat x
75
Nr. Note
Obiectiv auditat Observaţii
crt 1 2 3 4 5
şi profesional
CAP.IV ANEXE
Anexa nr. 1
LA PROIECTUL DE RAPORT
DE AUDIT PUBLIC INTERN
76
Anexa nr. 2
LA PROIECTUL DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN
77
Anexa nr. 3
LA PROIECTUL DE RAPORT
DE AUDIT PUBLIC INTERN
Anexa nr. 4
LA PROIECTUL DE RAPORT
DE AUDIT PUBLIC INTERN
78
1. Teste de substanţă în susţinerea concluziilor înscrise în chestionarul de control
intern.
2. Situaţie centralizatoare a documentelor verificate, potrivit strategiilor interne
adoptate în cursul misiunii.
3. Chestionar pentru cunoaştera opiniilor şi fundamentarea aprecierilor.
Anexa nr. 5
LA PROIECTUL DE RAPORT
DE AUDIT PUBLIC INTERN
c) Observarea fizică pe baza căreia se poate forma o părere proprie privind modul
de întocmire şi circulaţie a documentelor.
Anexa nr. 6
LA PROIECTUL DE RAPORT
DE AUDIT PUBLIC INTERN
OBIECTIVE DE AUDIT
79
În conformitate cu programul misiunii de audit public intern, obiectivul
de audit, avut în vedere, a fost evaluarea prin prisma managementului riscurilor
şi a controlului intern al sistemului de salarizare, sub aspectul plăţii drepturilor
salariale în cuantumul corect şi la timp.
Anexa nr. 7
LA PROIECTUL DE RAPORT
DE AUDIT PUBLIC INTERN
80
Anexa nr. 8
LA PROIECTUL DE RAPORT
DE AUDIT PUBLIC INTERN
LEGENDĂ
PENTRU IERARHIZAREA OPINIILOR, CONSTATĂRILOR ŞI A
RECOMANDĂRILOR
> principiului excepţiei, în sensul că au fost exprimate opinii şi făcute menţiuni numai
pentru sistemele care necesită corecţii ale mecanismelor de management şi control.
Lipsa acestora, în legătură cu celălalt sistem, înseamnă că funcţie de aria auditabilă
aleasă şi timpul avut la dispoziţie, acesta funcţionează adecvat;
> principiului asigurării rezonabile, potrivit căruia auditorii interni acţionează suficient de
prudent şi competent şi cu bună-credinţă, pentru a identifica anomaliile sau iregularităţile
semnificative, dar nu pot oferi o asigurare absolută.
PRIORITATE MARE
81
MARE Slăbiciuni critice ale sistemului de control care conduc la existenţa unui nivel
inacceptabil de risc, în sensul neatingerii pricipalelor obiective ale entităţii auditate.
PRIORITATE MEDIE
MEDIE Slăbiciuni ale sistemului de control, care favorizează riscuri nedorite de pierderi,
neconfidenţialitate, cheltuieli neeconomicoase, incapacitate de a realiza unele activităţi
sau de a obţine rezultatele scontate ale acestora.
PRIORITATE MICĂ
MICA Slăbiciuni minore ale sistemului de control, care pot fi remediate prin
imbunătăţirea practicilor de lucru.
82
CAP.V BIBLIOGRAFIE
1. Legea nr. 500/11 iulie 2002 privind finanţele publice.
2. Ordonanţa Guvernului României nr. 119/31 august 1999 privind auditul intern şi
controlul financiar preventiv.
3. Ordonanţa Guvernului României nr. 72/30 august 2001 pentru modificarea şi
completarea Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern şi controlul
financiar preventiv.
4. Legea nr. 84/18 martie 2003 pentru modificarea şi completarea Ordonanţei Guvernului
nr. 119/1999 privind auditul intern şi controlul financiar preventiv.
5. Ordonanţa de urgenţă a Guernului României nr. 75/1 iunie 1999
privind activitatea de audit financiar.
7. Hotărârea Guvernului României nr. 362/5 mai 2000 privind organizarea inspecţiilor
pentru audit intern şi stabilirea atribuţiilor generale pentru efectuarea acestora.
8. Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului României nr. 63/28 iunie 2003 privind
organizarea şi funcţionarea Ministerului Administraţiei şi Internelor.
9. Hotărârea Guvernului României nr. 725/28 iunie 2003 privind structura organizatorică
şi efectivele Ministerului Administraţiei şi Internelor.
10. Legea nr. 672/19 decembrie 2002 privind auditul public intern.
11. Ordonanţa Guvernului României nr.37/29 ianuarie 2004 pentru modificarea şi
completarea reglementărilor privind auditul intern.
13. Ordinul ministrului finanţelor nr. 332/25 februarie 2000 privind aprobarea Normelor
metodologice generale pentru organizarea şi funcţionarea auditului intern în baza
prevederilor Ordonanţei Guvernului nr. 119/1999 privind auditul intern şi controlul
financiar preventiv.
14. Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 38/2002 de aprobare a Normelor Generale
privind exercitarea activităţii de audit public intern.
15. Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 252/3 februarie 2004
pentru aprobarea Codului privind conduita etică a auditorului intern.
19. Ordinul ministrului de interne nr. 447/2003 privind exercitarea controlului ierarhic în
unităţile Ministerului de Interne.
20. Instrucţiunile ministrului de interne nr. 1136/2000 privind organizarea şi funcţionarea
auditului intern în Ministerul de Interne.
21. Ordinul ministrului administraţiei şi internelor nr. 555/7 octombrie 2003 pentru
aprobarea Normelor metodologice privind exercitarea auditului public intern în Ministerul
Administraţiei şi Internelor.
22. Ordinul ministrului administraţiei şi internelor nr. 556/7 octombrie 2003 pentru
aprobarea Cartei auditului public intern referitoare la obiectivele auditului public intern,
precum şi la drepturile şi obligaţiile auditorilor interni din cadrul Ministerului Administraţiei
şi Internelor.
23. Curs « Auditul si controlul sistemelor informatice » -Florin Boghean Universitatea
Stefan cel Mare Suceava
24. Renard, Jacques. Teoria şi practica auditului intern, Editată de Ministerul Finanţelor
Publice, Bucureşti, 2003.
83
25. Norme Profesionale ale Auditului intern. Programul UE – PHARE „Dezvoltarea
procedurilor de audit şi control intern”, Editat de Ministerul Finanţelor Publice, Bucureşti,
2002.
26. Greceanu-Cocoş, Virginia. Practica auditului la instituţiile publice şi legislaţia utilă,
Societatea Adevărul SA, 2000.
27. Document de Poziţie Revizuit II al României, Capitolul 28 – Controlul Financiar,
adoptat de Guvernul României în şedinţa din 9 mai 2002;
28. Boulescu, Mircea. Desfăşurarea şi controlul activităţii de audit intern la instituţiile
publice, Revista Controlul economic financiar, nr. 2/2001;
84