Sunteți pe pagina 1din 123

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII ŞI TINERETULUI

DANA PARASCHIV

CORESPONDENTA
IN ADMINISTRATIE SI SECRETARIAT
Clasa
a XI-a

FILIERA
TEHNOLOGICĂ

PROFILUL
SERVICII

Editura
Tipografie
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII ŞI TINERETULUI

DANA PARASCHIV

CORESPONDENŢA
ÎN ADMINISTRAŢIE
ŞI SECRETARIAT

Filiera tehnologică
profil Servicii
Clasa a XI-a

Calificarea profesională
Tehnician în administraţie

Editura OSCAR PRINT

1
Manualul a fost aprobat prin Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării şi
Tineretului nr. 1342/19,06,2007 în urma evaluării calitative şi este realizat în
conformitate cu programa analitică aprobată prin Ordin al Ministrului
Educaţiei şi Crcetării nr.... din.................

Titlul: Corespondeţa în administraţie şi secretariat (filiera tehnologică, profil


Servicii, ruta directă clasa a XI-a, calificările profesionale: Thenician în
activităţi economice, Tehnician în achiziţii şi contractări)

Copyright © Editura OSCAR PRINT


Toate drepturile asupra acestei ediţii sunt rezervate Editurii OSCAR PRINT
Reproducerea totală sau parţială a acestei lucrări este posibilă numai cu acordul
prealabil scris al Editurii OSCAR PRINT

Referenţi: .
Editura „OSCAR PRINT“
Bucureşti, b-dul REGINA ELISABETA nr. 71, sector 5
Tel./Fax.: 021 315.48.74, mobil: 0722.308.859 sau 0722.723.139
E-mail: contact@oscarprint.ro
Web: www.oscarprint.ro
Tehnoredactare computerizată: RĂZVAN BĂLAŞA
Coperta: RĂZVAN BĂLAŞA

Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a României


PARASCHIV, DANA
Corespondenţa în administraţie şi secretariat
(filiera tehnologică, profil Servicii, ruta directă
clasa a XI-a, calificările profesionale: Tehnician în
activităţi economice, Tehnician în achiziţii şi
contractări)/prof. gr. I Dana Paraschiv - Bucureşti:
Oscar Print, 2007

Bibliogr.
ISBN 978-973-668-170-7

651.7:352(075.8)

2
CUPRINS

1.Clasificarea corespondenţei .............................................................. 5


1.1. Importanţa şi clasificarea corespondenţei ...................................... 6
2. Particularităţile stilistice specifice corespondenţei administrative 13
2.1. Limbajul corespondenţei oficiale ...................................................... 14
2.2. Particularităţile stilului ...................................................................... 14
3. Structura scrisorii oficiale ................................................................ 22
3.1. Elaborarea scrisorii oficiale .............................................................. 23
3.2. Elementele componente ale scrisorii................................................ 24
3.3. Menţiunile de la începutul scrisorii ................................................... 26
3.4. Conţinutul scrisorii ........................................................................... 28
3.5. Menţiunile specifice finalului scrisorii................................................ 30
4. Tipuri de scrisori............................................................................... 36
4.1. Scrisoare iniţială .............................................................................. 37
4.2. Scrisoare de răspuns ...................................................................... 38
4.3 .Scrisoare de revenire ...................................................................... 40
4.4. Cerere de ofertă............................................................................... 43
4.5. Ofertă .............................................................................................. 45
4.6. Reclamaţie ..................................................................................... 49
4.7. Contesţia, întâmpinare, plângere ..................................................... 51
5. Categorii de cereri ........................................................................... 55
5.1.Cereri oficiale .................................................................................... 56
5.2. Cereri personale ............................................................................ 59
6. Conţinutul scrisorii oficiale .............................................................. 66
6.1. Planul scrisorii oficiale...................................................................... 67
6.2. Elementele structurale ale scrisorii oficiale....................................... 71
6.3. Forma grafică şi estetică de prezentare ........................................... 73
7. Documente oficiale uzuale ............................................................... 78
7.1. Documente oficiale uzuale cu caracter juridic .................................. 79
7.2. Acte doveditoare .............................................................................. 92
7.3. Documente oficiale uzuale cu caracter intern ................................... 96
8. Expedierea corespondenţei .......................................................... 106
8.1. Sortarea corespondenţei de expediat ............................................ 107
8.2. Modalităţi de expediere .................................................................. 108
8.3. Sisteme de înregistrare a corespondenţei ...................................... 110
8.4. Clasarea corespondenţei ............................................................... 114
8.5. Arhivarea corespondenţei .............................................................. 116
9.Teste rezolvate .....................................................................................121
Bibliografie ........................................................................................... 122

3
Prefaţǎ

Obiectul corespondenţei oficiale constă în iniţierea, stabilirea,


desfăşurarea, modificarea şi încetarea relaţiilor dintre persoane fizice şi
cele juridice sau numai dintre cele juridice, în scopul rezolvării intereselor
reciproce care sunt generate de aceste relaţii.
Ca modul de stagiu de pregǎtire practicǎ, corespondenţa are
ca obiectiv formarea competenţelor celor care îşi vor desfăşura
activitatea în instituţiile de stat sau private, privind aplicarea principiilor,
regulilor, metodelor şi formelor pe baza cărora se redactează, se
prezintă, şi se folosesc scrisorile şi actele oficiale.
Dificultatea controlării efectelor unei scrisori constă în faptul că
acestea depind şi de percepţia cititorului, percepţie care este strict
individuală, de felul cum acesta interpretează mesajul subliminal. Din
aceastǎ cauzǎ se impune respectarea întocmai a normelor, formelor şi
regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaţie, de fonetică, utilizarea
cuvintelor şi expresiilor care au circulaţie generală.
Locul modulului în cadrul planului de învăţământ precizeazǎ cǎ
acesta are alocate un număr de 90 ore/an, din care 90 de ore instruire
practică.Toate orele sunt desfăşurate de către profesorul de specialitate.
Procesul de evaluare pe parcursul anului şi evaluarea finală trebuie
să urmărească gradul de dobândire a competenţelor. Elevii îşi vor alcǎtui în
acest scop un portofoliu de documente (acesta va conţine documente
tipizate, documente date spre exemplificare, scrisori şi acte oficiale create
de elevi).

4
1
Clasificarea
corespondenţei

Scopul: de solicitare, informare comandă,


1 constatare, îndrumare şi control , reclamaţie ,
însoţitoare de acte.

2 Modul de întocmire etazipiten ,etazipit ‫׃‬

Valoarea juridică‫ ׃‬originalul, copia, duplicatul,


copie certificată, copie legalizată, fotocopie,
3 extrasul.
Etapa din procesul comunicării‫ ׃‬scrisoare
iniţială, de răspuns, de revenire
4 Natura actului ,eregnâlp ,eiţatsetnoc ,ererec ‫׃‬
întâmpinare, adeverinţă, delegaţie, chitanţă,
certificat.
5 Organ emitent elenagro ed esime elaicifo etca ‫׃‬
puterii de stat, organele administraţiei publice,
6 agenţii economici, persoanele fizice.

Competenţe specifice:
C1.Analizează corespondenţa

5
1.1. IMPORTANŢA ŞI CLASIFICAREA
CORESPONDENŢEI OFICIALE
Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o iau relaţiile
dintre două sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori).
După cum scrisorile se adresează unor persoane juridice sau fizice,
acestea alcătuiesc obiectul corespondenţei oficiale sau private.

REŢINEŢI

Între scrisoare şi act există următoarele deosebiri:


 − scrisoarea este o comunicare scrisǎ adresatǎ unei persoane;
actul este o dovadă scrisă prin care se constată un fapt, se
reglementează o obligaţie etc.
 − actul are titlu, scrisorile care au titlu se întâlnesc mai rar (de
exemplu comanda);
 − actul specifică titularul în folosul căruia se face constatarea;
 − majoritatea actelor sunt tipizate; în cazul scrisorilor, tipizarea este
rar utilizată;
 − scrisorile sunt înregistrate în Registrul de intrare-ieşire; actele au
numere proprii de ordine;
 − scrisorile pot fi redactate şi semnate de orice referent care are
atribuţii privind gestionarea corespondenţei; actele nu pot fi
întocmite şi semnate decât de funcţionarii investiţi printr-o dispoziţie
expresă a unui act normativ, cu aceste atribuţii;
 − actul circulă de la emitent la beneficiar însoţit de o scrisoare.

DEFINIŢIE

Corespondenţa oficială cuprinde


totalitatea scrisorilor şi actelor care
circulă între persoane juridice sau
între o persoană fizică şi o persoană
juridică, în scopul stabilirii unor relaţii
între ele. Actele emise de o
autoritate (persoană juridică) sunt
considerate acte oficiale.

Fig. 1.1. Redactare scrisori oficiale,


circulare

6
REŢINEŢI

Importanţa activităţii de corespondenţă constă în faptul că:


 este un element de bază pentru stabilirea relaţiilor numai între
persoanele juridice (agenţi economici) sau între persoanele fizice şi
persoane juridice care sunt obligate să-şi rezolve anumite probleme
în comun;
 oferă posibilitatea consemnării scriptice a unei activităţi;
 constituie un element de înregistrări contabile;
 serveşte ca probă în justiţie;
 permite, prin corelarea scrisorilor ce privesc o anumită problemă,
constituirea unui ciclu de corespondenţă;
 devine o importantă sursă de documentare, prin constituirea unui
fond arhivistic.
REŢINEŢI

Principii de bazǎ pentru întocmirea corespondenţei oficiale :


- evitarea corespondenţei inutile
- promptitudinea în formularea răspunsurilor
- raţionalizarea consumului de materiale consumabile.

Clasificarea corespondenţei

Corespondenţa oficială se poate clasifica


după mai multe criterii:
a) după scopul ei :
 corespondenţa de solicitare
(cererea economică, juridică etc.);
 corespondenţa de informare
(oferta, reclama, raportul, darea de
seamă etc.);
 corespondenţa de constatare
(procesul verbal etc.);
 corespondenţa de decizie, Fig. 1.2. Aplicarea
îndrumare, control (ordinul, principiilor corespondenţei
decizia);
 corespondenţa de reclamaţie (reclamaţia economică, juridică);
 corespondenţa însoţitoare de acte.

7
b) după modul de întocmire:
 documente tipizate fără regim special (adeverinţa, comanda,
avizul de însoţirea a mărfii etc. );
 documente netipizate (majoritatea scrisorilor)
c) după valoarea juridicǎ:
 originalul (primul exemplar care
se trimite destinatarului);
 copia simplă (de arhivă sau de
dosar) se scrie odată cu originalul la
indigo sau se printează 2 exemplare
la imprimantă;
 duplicatul originalului pierdut se
eliberează numai după publicarea
anunţului pierderii originalului în
Monitorul Oficial. Duplicatul este
eliberat tot de unitatea care a
eliberat şi originalul. Pe actul nou
eliberat se menţionează „duplicat”;
are puterea juridicǎ a originalului;
 copia după original – se copiază
exact textul de pe original; se scrie Fig. 1.3. Documente cu
„copie”, „locul sigiliului” (LS) şi „s-a valoare juridică
semnat” (SS); ea poate fi:
 copia certificată – are confirmarea că este valabilă; se semnează
şi se eliberează de secretariatul unităţii care păstrează originalul.
După colaţionare se scrie „conform cu originalul”, „pentru
conformitate”. Obligatoriu, copia poartă semnătură şi ştampilă;
 copia legalizată – este eliberată de notariat. Ea conţine
reproducerea exactă a conţinutului actului, dactilografiată în şir
indian (textul este compact, fǎră paragrafe) sau xerox, precum şi
încheierea de legalizare, sub semnătura notarului şi ştampila
biroului notarial. Documentele legalizate se înscriu într-un registru
special, la notariat;
 fotocopia – are valoare numai în cazul legalizării de notariat;
 extrasul – constituie copia unei părţi, a unui pasaj dintr-un act de
dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este conditionata de
certificare.
d) după etapa din procesul comunicării:
 scrisoarea iniţială este scrisoarea care deschide ciclul de scrisori,
stabilind anumite relaţii între expeditor şi destinatar;
 de răspuns urmează scrisorii iniţiale, din necesitatea de a respecta
angajamentele contractuale, pentru a nu crea prejudicii, pentru a

8
respecta cerinţele legale privind termenele de formulare a
răspunsurilor;
 de revenire este o repetare a unei scrisori iniţiale pentru un anumit
motiv şi într-o formă oarecum diferită, în funcţie de motivul care a
determinat-o .
e) după natura actului ‫׃‬
 cererea este o scrisoare de
iniţiativă prin care se solicită un
drept legal.
 contestaţia este o formă a cererii
oficiale prin care se solicită
amânarea, anularea, suspendarea
unei hotărâri administrative.
 plângerea se formulează
împotriva procesului verbal de
contravenţie.
 întâmpinarea exprimă dreptul
pârâtului de a prezenta apărarea
sa şi probele pe care se sprijină,
după ce reclamantul şi-a formulat
obiectul acţiunii sale, pretenţiile şi
Fig. 1.4. Portofoliu de documente
probele sale.
 adeverinţa este un act emis de o organizaţie la cererea unei
persoane fizice prin care se atestă un drept, un fapt , o situaţie.
 delegaţia este un act care atestă delegarea unei persoane pentru a
rezolva o anumită problemă, pe o perioadă limitată.
 chitanţa este un înscris prin care se atestă predarea-primirea unei
sume de bani.
 certificatul este actul doveditor eliberat de un organ de stat
specializat, prin care se atestă drepturi sau fapte deosebite
(certificat de naştere, certificat de studii, certificat de căsătorie)

f) după organul emitent ‫׃‬


 acte oficiale emise de organele puterii de stat (legi, decrete
prezidenţiale)
 acte oficiale emise de organele administraţiei publice (hotǎrâri
sau ordonanţe ale guvernului, hotǎrâri ale Consiliilor Judeţene sau
ale Consiliilor locale, decizii ale primarilor şi prefecţilor etc.)
 acte oficiale emise de agenţi economici (decizii şi dispoziţii ale
managerilor, cereri, reclamaţii administrative)
 acte emise de persoane fizice (cereri personale, reclamaţii
administrative).

9
APLICAŢII

1. Indicaţi deosebirile între corespondenţa oficială şi cea neoficială.


2. Precizaţi importanţa elaborării corespondenţei oficiale.
3. Realizaţi corelaţii între categoriile de corespondenţă oficială din coloana
“A “şi tipul de documente din coloana “B”:
Categorii de corespondenţă oficială Tip de documente
1. corespondenţa de informare a. comanda
2. corespondenţa de îndrumare b. cererea oficială
3. corespondenţa de constatare c. oferta
4. corespondenţa de solicitare d. procesul-verbal
5. documente tipizate fără regim special e. adeverinţa
8. documente netipizate f. chitanţa fiscală
9.documente tipizate cu regim special g. reclamaţia

4. Enumeraţi deosebiri între copia simplă, copia legalizată şi copia


certificată.
5. Precizaţi în ce situaţie se eliberează un duplicat.
6. Indicaţi menţiunile înscrise pe copia certificată de secretară.
7. Grupaţi următoarele documente în două categorii: scrisori oficiale şi acte
oficiale , completând cu ajutorul lor următorul tabel: ordin al ministrului ,
comandă, decizia şefului de compartiment, cerere, reclamaţie, adeverinţă,
certificat, ofertă, cerere de ofertă, decizii ale prefectului.
Scrisori oficiale Act oficial

10
Test de autoevaluare
I. Pentru fiecare dintre cerinţele de mai jos (1-4), scrieţi pe foaia de test
litera corespunzătoare răspunsului corect:
1. Corespondenţa oficială se adresează :
a) numai persoanelor fizice
b) numai persoanelor juridice
c) şi persoanelor fizice şi persoanelor juridice.
2. Spre deosebire de act, scrisoare are :
a) rar un titlul
b) întotdeauna un titlu
c) adesea titlu.
3. Un principiu de bază al elaborării corespondenţei este:
a) asigurarea documentării economice
b) promptitudinea în formularea răspunsurilor
c) constituirea de probe pentru justiţie
4. Ĩntâmpinarea este :
a) o formă a cererii oficiale
b) o scrisoare de iniţiativă
c) dreptul pârâtului de a-şi prezenta apărarea. 4 p.
II.Realizaţi corelaţii între criteriile de clasificare a corespondenţei oficiale
din coloana “A “şi tipuri de documente din coloana “B”:

A.Criterii clasificare B.Tipuri de documente


corespondenţă
1. scopul a. corespondenţa tipizată
2. organul emitent b. corespondenţa originală
3. mod de întocmire c. corespondenţa de informare
4. etapa procesului de comunicare d. adeverinţa
5. valoarea juridică e. acte emise de agenţii economici
f. scrisori de răspuns

2p.
III. Precizaţi valoarea de adevăr pentru următoarele afirmaţii :
1. Fotocopia are valoare juridicâ numai în cazul legalizării de notariat.
2. Contestaţia se formulează împotriva procesului verbal de contravenţie.
3. Scrisoarea iniţială este scrisoarea care deschide ciclul de scrisori.
4.Actele oficiale emise de organele puterii de stat sunt hotărârile şi
ordonanţele emise de Guvern. 2p.
IV. Precizaţi tipul de documente clasificate în funcţie de modul de întocmire.
1p.
Notǎ: Se acordǎ un punct din oficiu

11
Evaluare

1.. Pentru următoarele tipuri de documente precizaţi criteriul de


clasificare folosit:
a) cererea, adeverinţa, contestaţia, plângerea, întâmpinarea,
certificatul;
b) scrisoarea iniţială, de răspuns, de revenire;
c) originalul, copia, duplicatul, copia certificată, copia legalizată,
fotocopia, extrasul;
d) de solicitare, informare comandă, constatare, îndrumare şi control ,
reclamaţie, însoţitoare de acte;
e) documente tipizate şi netipizate . 2 puncte
2. Precizaţi valoarea de adevăr pentru următoarele afirmaţii :
a) Corespondenţa de informare include oferta, reclamaţia, raportul,
darea de seamă.
b) Documente tipizate pot fi chitanţa fiscală şi factura.
c) Actele oficiale emise de puterea de stat pot fi legile, decretele
prezidenţiale şi hotărârile Guvernului.
d) Copia certificată se scrie odată cu documentul original, folosind
indigoul.
e) Duplicatul este eliberat de notariat, după ce pierderea
documentului original a fost publicată în Monitorul Oficial. 2 puncte
3. Completaţi următoarele afirmaţii :
a) …………………… exprimă dreptul pârâtului de a prezenta
apărarea sa şi probele pe care se sprijină , după de reclamantul şi-a
formulat obiectul acţiunii sale …………….şi ……………………….sale.
b) …………………………. este un act emis de o organizaţie la
cererea unei persoane fizice prin care se atestă un …………., un fapt
, o………………….
c) …………………………este un ................... care atestă delegarea
unei persoane pentru a rezolva o anumită ………………, pe o
perioadă………...
d) Corespondenţa de ………………….. include procesele verbale .
e) Corespondenţa de decizie, îndrumare, control include ……………..
şi …………
f) …………………… este o scrisoare de iniţiativă prin care se solicită
un drept legal. 2 puncte
4. Precizaţi cinci deosebiri între scrisoare şi actul oficial. 2 puncte
5. Explicaţi legăturile între cerere şi contestaţie. 1 punct

12
Particularităţile
stilistice specifice
corespondenţei
administrative

1 Vocabular: terminologia din domeniu, cuvinte şi


expresii conforme cu fondul de noţiuni şi idei al
scrisorii, neologisme necesare; formă, gramatică,
construcţie sintactică.
2
Stil: claritate, concizie, corectitudine, precizie,
sobrietate şi oficialitate, politeţe şi demnitate.

Competenţe specifice:
C1.Analizează corespondenţa

13
2.1. LIMBAJUL CORESPONDENŢEI OFICIALE

Vocabularul corespondenţei este alcătuit din :


 cuvinte şi expresii din limbajul general
 cuvinte şi expresii de specialitate, din practica lucrărilor de birou, de
corespondenţă, de secretariat, tehnice, economice, juridice, etc.
REŢINEŢI
Reguli privind alegerea vocabularului folosit pentru redactarea
corespondenţei şi a actelor oficiale :
 folosirea terminologiei de specialitate;
 alegerea cuvintelor şi expresiilor potrivite cu fondul de noţiuni şi de
idei din scrisoare;
 interzicerea folosirii de arhaisme, regionalisme, pleonasme, argou şi
jargon;
 utilizarea corectă a paronimelor, sinonimelor şi a neologismelor.

2.2. PARTICULARITĂŢILE STILULUI

Stilul scrisorilor oficiale


reprezintă forma specifică de
exprimare a ideilor, modul de folosire
al lexicului în comunicarea ideilor prin
intemediul corespondenţei.
Stilul corespondenţei oficiale
are caracteristicile stilului oficial-
administrativ.
Stilul oficial-administrativ se
întâlneşte în textele şi activităţile
administrative, juridice, diplomatice şi
economice.
Este mai conservator decât
celelalte stiluri; este realizat
îndeosebi în forma scrisă monologată,
dar poate lua şi forma dialogului (în
corespondenţa oficială, în negocieri) Fig. 2.1. „Culoarea“ imprimatǎ
se desfăşoară într-un cadru, local şi corespondenţei oficiale modifică
temporal, precis. stilul conservator

14
Formele stilului pot fi:
 normative (legi, decrete, hotărâri, ordonanţe, instrucţiuni, circulare
etc),
 de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluţia,
contractul etc.),
 de informare (anunţul, declaraţia, înştiinţarea, notificarea,
formularul de înscriere),
 de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma),
 de corespondenţă (scrisoarea, oferta etc).
Stilul corespondenţei oficiale prezintă anumite particularităţi
lexicale, morfologice, sintactice şi stilistice:

1.Particularităţi lexicale Tabel 2.1


Particlaritatea Conţinut Exemple
lexicalǎ
a.Cuvintele cuvinte cu formă adresă are două sensuri:
polisemantice identică, dar cu mai indicaţie (pe scrisori şi
multe sensuri înrudite colete), dar şi o comuni-
sau apropiate care în scris (scrisoare
adresată unei organizaţii
sau unei persoane fizice).
b.Cuvintele cuvinte cu formă sonoră original (act) şi originar
paronime asemănătoare, dar cu (loc de origine)
înţeles complet diferit
c.Sinonimele cuvinte cu formă termen, dată, scadenţă,
asemănătoare sau interval, timp.
aproape identică, dar cu
sens diferit
d.Pleonasmul greşealǎ la nivelul despăgubirea pagubelor,
vorbirii, realizatǎ prin şi-a exprimat părerea lui,
alăturarea unor cuvinte dar în schimb
sau construcţii lexicale
cu acelaşi înţeles.
e.Tautologia greşeală de exprimare ne scuzaţi pentru
care constă în repetarea întârzierea şi amânarea
inutilă, sub o altă formă, răspunsului
a aceleiaşi idei dintr-o
propoziţie
f.Neologismul în sens larg orice cuvânt computer, ordinator, hard-
nou împrumutat sau creat disk, soft
prin mijloacele interne ale

15
limbii, iar în sens
restrâns, un cuvânt străin,
împrumutat recent
g.Terminologia de asigură textelor concizie condiţia de „franco
specialitate depozit furnizor“ arată că
beneficiarul mărfurilor
plăteşte în întregime
costul transportului.
2.Terminologia folosită în corespondenţa oficială se grupeazǎ în
două categorii:
 terminologia creată în practica lucrărilor de secretariat şi
corespondenţă (este limitată la anumite denumiri de operaţii,
lucrări, obiecte etc., folosite în munca de birou). De exemplu:
antet, adresă, adeverinţă, alineat, anexe, arhivare, borderou,
clasarea corespondenţei, deviz, indicativ, îndosariere, parafă,
procură, procesare, rezoluţie, rezolvarea corespondenţei,
scăderea corespondenţei, şnuruire etc.
 terminologia creată în diferite domenii de activitate.
Terminologia de specialitate este destul de variată, îndeosebi în
domeniile de activitate cu un pronunţat caracter de tehnicitate

Terminologia de specialitate în redactarea corespondenţei:


Adresa – comunicare scrisă , document oficial elaborat de o organizaţie;
indicaţie cuprinzând numele şi domiciliul destinatarului ;
Adeverinţă – dovada scrisă care recunoaşte un fapt sau un drept al unei
persoane;
Antet – indicaţie scrisă care cuprinde denumirea, adresa, telefonul, fax-ul,
codul unic de înregistrare, nr. de cont bancar, denumirea şi
adresa băncii la care îşi are deschis contul agentul economic,
mărimea capitalului social;
Anexe – documente suplimentare ataşate la scrisoare ;
Borderou – listă, tabel centralizator în care se înscriu acte sau valori ;
Căsuţă poştală – compartiment rezervat la Poştǎ pentru primirea cores-
pondenţei ;
Parafă – o ştampilă cu diferite destinaţii;
Sigiliu – ştampila propriu-zisă a organizaţiei (instituţie, întreprindere) ;
Parafare – aplicarea parafei pe filele unui registru, jurnal sau dosar;
Sigilare – aplicarea sigiliului în anumite condiţii sau scopuri ;
Şnuruire – legarea specială a unui registru sau dosar în scopul sigilării;
Rezoluţie – hotărâre a conducerii privind modul de rezolvare a unei
corespondenţe ;

16
Rezolvarea corespondenţei – operaţia de înscriere a rezoluţiei pe
corespondenţă;
Scăderea corespondenţei – operaţie scriptică prin care o scrisoare este
dată celui ce trebuie să formuleze răspunsul;
Clasarea corespondenţei – ordonarea corespondenţei în dosare pentru a
fi arhivată;
Indicativ – simbol stabilit pentru fiecare problemă şi dosar ;
Nomenclatorul actelor – tabel prin care se organizează clasarea
corespondenţei ;
Indicativul de păstrare – listă cu termenele legale de păstrare pentru
corespondenţǎ

2. Particularităţi morfologice

REŢINEŢI

În redactarea corespon-
denţei oficiale se respectă
formele gramaticale prevăzute
de gramatica limbii române.
Specificul stilului
corespondenţei constă şi în Fig. 2.2. Dicţionarul bază de redactare
folosirea anumitor particularităţi, şi corectă a corespondenţei
anume:
 se foloseşte pluralul în loc de singular la pers. I , utilizarea
pluralului autorităţii: „Vă rugăm să…”, „Confirmăm primirea
ofertei dv….”;. La persoana a II-a se utilizează pronumelui
personal „dumneavoastră”: „Dv. veţi primi”,
 se foloseşte neconcordanţa între timpul real şi cel
gramatical, de ex.: „marfa se livrează la data …” în loc de ,,…
se va livra”
 se foloseşte reflexivul pasiv în locul diatezei pasive:
,,expoziţia s-a deschis...” nu ,,expoziţia a fost deschisă”;
reflexivul impersonal înlocuieşte diateza activă: ,,se certifică
vechimea în funcţie ...” ,,se aplică regulamentul ...”.
 gerunziul folosit la început de frază: acesta este la prezent
sau la trecut, se raportează întotdeauna la subiectul
propoziţiei principale.: ”Mulţumindu-vă pentru scrisoarea dv.,
vă rog să primiţi ...”
 se evită folosirea imperativului şi a expresiilor imperative.,
de exemplu,,a se urmări îndeplinirea formalităţilor” şi viitorul cu

17
valoare de imperativ ,,Serviciul Personal va aduce la îndeplinire
...”, ,,Vor fi sancţionaţi …” etc.
 abundenţa construcţiilor cu genitivul şi dativul
 frecvenţa mare a substantivelor, mai ales a celor provenite
din infinitive lungi), a pronumelor nepersonale (oricine, toţi,
fiecare etc) a prepoziţiilor şi conjuncţiilor, şi utilizarea
singularului (învinuitul, proprietarul, reprezentantul are
dreptul…).

3. Particularităţi de ordin sintactic


În scrisorile şi actele oficiale se respectă regulile stabilite de
sintaxa limbii române, dar şi în acest domeniu existǎ anumite
particularităţi:
 folosirea ordinii directe în propoziţie şi frază ;
 construirea de propoziţii şi fraze scurte;
 înlocuirea propoziţiilor subordonate cu părţi de propoziţie
corespunzătoare;
 evitarea construcţiilor infinitivale sau construcţiilor care exprimă
generalizare;
 introducerea unor formaţiuni lexico-sintactice stereotipe.

4. Particularităţi stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenţei oficiale Tabel 2.2

Particularităţi Conţinut
stilistice
Corectitudinea impune respectarea întocmai a normelor, formelor şi
regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaţie, de
fonetică.
Claritatea se asigură şi prin evitarea tuturor cuvintelor,
expresiilor şi a formelor gramaticale care nu au
circulaţie generală sau care exprimă aproximaţii,
îndoiala, înţelesuri alternative, echivocul
Concizia presupune fixarea ideilor în propoziţii şi fraze scurte,
grupate logic în paragrafe şi prin folosirea
obligatorie a terminologiei de specialitate; se elimină
cuvintele şi explicaţiile inutile, a perifrazelor
Precizia se asigură prin utilizarea terminologiei de
specialitate şi a exprimărilor cantitative şi valorice
Sobrietatea şi sunt impuse de faptul că actele oficiale trebuie să
caracterul oficial aibă un caracter obiectiv, impersonal

18
Politeţea şi stilul corespondenţei trebuie să fie prin definiţie un
demnitatea stil al politeţii şi demnităţii, presupune folosirea
pluralului autorităţii, al pronumelor de politeţe
Naturaleţea şi stilul corespondenţei este şi trebuie să fie direct şi
simplitatea firesc, nesofisticat

APLICAŢII
1. Precizaţi sensurile următoarelor cuvinte polisemantice :
a) acord b) adunare
c) angaja d) cadru
e) sarcină f) răspunde
g) probă h) condiţie
i) bază j) grad

2.Completaţi grupurile de cuvinte paronime :


a) acredita - …………………. b) adapta -……………………….
c) amabil -…………………… d) anual -………………………..
e) calitate - …………………… f) campanie -……………………
g) diferenţă -............................ i) evalua -……………………….

3.Precizaţi sinonime pentru următoarele cuvinte :


a) cerere = ………………………
b) aparţine = ……………………
c) ceremonie = ………………….
d) stare = ………………………..
4. Explicaţi sensul următoarelor neologisme: accesoriu, ad litteram, ad-
interim, antecesor, aranjament, aleatoriu, anticameră, cabinet, a certifica,
comision.
5. Explicaţi următoarele cuvinte care aparţin terminologiei de
specialitate , specifică activităţii de secretariat şi de corespondenţă:
antet, adresă, adeverinţă, alineat, anexe, arhivare, borderou, îndosariere,
parafă, procură.
6. Corectaţi următorul text, înlăturând pleonasmele şi tautologia :
M-am documentat, pentru elaborarea materialelor necesare pentru şedinţă,
din mai multe ziare cotidiene. Am evitat abundenţa mare de informaţii din
materialul redactat. Asta a presupus însă, o muncă laborioasă de
esenţializare a informaţiilor. Am evitat abuzul exagerat de abrevieri, pentru
ca textul să fie uşor de înţeles. Mă scuz însă, pentru întârzierea şi
amânarea prezentării materialului documentar, deoarece am vrut să
îmbunătăţesc calitatea exprimării scrise.

19
7. Folosiţi particularităţile de formă gramaticală ale corespondenţei
pentru a corecta următoarea scrisoare oficială :
„Eu vă confirm primirea scrisorii dumneavoastră numărul 541 din data de 5
aprilie 2007 prin care ne anunţi că nu s-au respectat prevederile
contractului numărul 204 din 24 februarie 2007, privind cantitatea de marfă
livrată în anul curent. Eu menţionez că numărul coletelor livrate corespunde
cu cel prevăzut în anexa 1 a contractului. Te rog să verifici şi să rezolvi
această neconcordanţă conform cu prevederile articolului 54 din contractul
specificat anterior.
8. Pentru textul dat anterior precizaţi ce particularităţi morfologice nu
s-au respectat.

Evaluare

1. Pe baza următoarei scrisori oficiale, precizaţi particularităţile de ordin


sintactic, cele stilistice şi cele morfologice respectate.

S.C. ACTIV S.R.L.


B-dul 1 Decembrie 1918,
Nr.12,Bucureşti
C.U.I. RO 4789922
Tel. 021/625327
Fax: 021/ 639622 Nr. înreg. 126/ 25 mai 2007

CĂTRE
Primăria Sectorului II
Ĩn atenţia domnului director comercial
Ref.: ofertă de produse de papetărie
De mulţi ani, deţinem un loc important pe piaţa Municipiului Bucureşti, prin
reprezentarea celor mai renumite mărci de produse de papetărie.
Ĩn vederea iniţierii unor relaţi de vânzare-cumpărare de produse de papetărie, din
oferta noastră, nu ezitaţi să ne contactaţi, pentru relaţii suplimentare, telefonic sau
prin fax.
Vă aşteptăm deasemenea la Târgul internaţional de la ROMEXPO, Standul 23,
Pavilionul 28, în perioada 5- 7 iunie 2007.
Cu stimă,
Director, Vasilescu Petre

Notă: Se acordă câte 3 puncte pentru fiecare tip de particularitate detaliat.


Se acordă un punct din oficiu.

20
Test de autoevaluare
I. Pentru fiecare dintre cerinţele de mai jos (1-4), scrieţi pe foaia de test
litera corespunzătoare răspunsului corect:
1. O regulă de alegere a vocabularului pentru redactarea corespondenţei
oficiale este:
a) utilizarea corectă a sinonimelor
b) folosirea numai de cuvinte şi expresii din limbajul general
c) interzicerea folosirii terminologiei de specialitate.
2.Paronimele sunt cuvinte :
a) cu formă identică dar cu mai multe sensuri
b) cu formă sonoră asemănătoare şi înţeles diferit
c) similare ca înţeles , diferite ca formă.
3. Rezoluţia este:
a) ştampilă cu diferite destinaţii
b) hotărâre a managerilor de rezolvare a unei scrisori
c) document oficial elaborat de organizaţie
4.Concizia stilului corespondenţei presupune:
a) utilizarea terminologiei de specialitate
b) evitarea cuvintelor care exprimă aproximări
c) formularea ideilor în propoziţii şi fraze scurte. 4 p.
II.Realizaţi corelaţii între termenii de specialitate folosiţi în corespondenţa
oficială din coloana “A “şi conţinutul acestor termeni din coloana “B”: 2p.
A. Termeni de specialitate Conţinuturi
pentru corespondenţă
1. sigiliu a. simbol fixat pentru fiecare dosar
2. parafă b. document oficial emis de instituţie
3. şnuruire c. document care recunoaşte un
drept
4. adresă d. ştampila propriu-zisă a firmei
5. indicativ e. legare specială pentru dosare în
vederea sigilării lor
f. ştampilă cu diverse destinaţii

III. Precizaţi valoarea de adevăr pentru următoarele afirmaţii :


1.Folosirea expresiilor imperative în redactarea corespondenţei .
2. Stilul corespondenţei trebuie să fie direct şi firesc, nesofisticat.
3. Folosirea ordinii directe în propoziţie şi frază pentru redactarea actelor.
4.Utilizarea construcţiilor infinitivale în scrisori. 2p.
IV. Precizaţi formele stilului.
1p.
Notǎ: Se acordǎ un punct din oficiu

21
3
Structura
scrisorii oficiale

Elemente obligatorii: antet, numărul şi data


1 înregistrării, adresa destinatarului, obiectul scrisorii,
funcţia, semnăturile, ştampila unităţii

2 Elemente ocazionale: anexe, iniţialele redac-


torului, menţiuni specifice.

Inscripţii exterioare (plic): expeditor, adresă,


3 menţiuni speciale (secret, strict secret,
personal,...).

Competenţe specifice:
C1. Analizează corespondenţa

22
3.1. ELABORAREA SCRISORILOR OFICIALE

Scrisoarea este o comunicare scrisă care circulă de la expeditor la


destinatar prin mijloace de comunicare curentă (prin serviciul poştă, curier
sau e-mail).
Scrisoarea comercială este un mesaj scris, relativ la operaţii
comerciale curente , redactat de emiţǎtor în douǎ exemplare, din care unul
îl păstrează , celălalt îl transmite unui destinatar.
Forma scrisorii
O organizaţie este apreciată de partenerii săi şi în funcţie de
calitatea corespondenţei dată de estetica şi corectitudinea formulǎrii
textului.
Formatul paginii cel mai utilizat este cel normalizat de 210 x 297mm.
Pentru scrisorile scurte se utilizează formatul memo ,( care are
dimensiunile 210 x 135 mm, mai reduse decât la cel normal).
Calitatea hârtiei
Puteţi alege calitatea, gramajul şi
culoarea hârtiei folosite pentru asigurarea
unei corespondenţe estetice.
Plicul
Dimensiunile sale uzuale sunt : 15
x 25 cm lungime , 9 x 11 cm lăţime.
Se recomandă folosirea plicurilor
cu fereastră.
Scrisoarea pentru a fi introdusă în
plic se pliază în trei, cu antetul deasupra, Fig. 3.1. Estetica aduce bani
pentru a fi vizibil prin fereastra plicului.
Menţiunile înscrise pe plic sunt :
 pe faţa plicului, în partea dreaptă, se trece denumirea şi adresa
destinatarului, nr.de ieşire al scrisorii, menţiunile speciale:
„confidenţial“ , „în atenţia“ etc.
 denumirea şi adresa expeditorului pot fi plasate în colţul din
stânga sus sau pe verso.

Aşezarea textului în paginǎ


REŢINEŢI

Se utilizează două tipuri de redactare :


 scrierea „BLOCK” ( toate paragrafele încep de la aceiaşi linie )

23
 scrierea „INDENTED FORM” (primul rând al paragrafului este
început cu 1 cm în interior, faţă de celelate rânduri din paragraf )
Marginea din stânga este de minim 2-3 cm.
Intre paragrafe se lasă unul sau două rânduri libere.
Paragrafelor li se pot atribui titlu sau un număr, pentru a asigura claritate
scrisorii.
Punctuaţia
Se foloseşte pentru a-l ajuta pe destinatar, să citească şi să
înţeleagă mesajul transmis prin intermediul scrisorii.

REŢINEŢI

Tabel 3.1. Redactare a scrisorilor :


a) Analizarea situaţiei - Precizaţi cine este destinatarul .
comerciale - Identificaţi care este problema ce
trebuie rezolvată .
- Alegeţi soluţia posibilă .
b) Pregătirea redactǎrii scrisorii - Consultaţi documentele utile .
- Căutaţi ideile pe care le veţi formula.
- Ordonaţi ideile logic în planul scrisorii.
c) Redactarea scrisorii - Abordaţi o singură problemă .
- Fiecare paragraf conţine o idee.
- Formulaţi fraze scurte
- Utilizaţi vocabularul de specialitate
- În introducere folosiţi perfectul compus
- În cuprins şi în concluzie utilizaţi
prezentul
- Dacă scrieţi în nume propriu folosiţi
pronumele „eu” sau în numele
organizaţiei folosind pronumele „noi”.
d) Recitirea scrisorii Corectaţi greşelile de exprimare şi de
ortografie.

3.2. ELEMENTELE COMPONENTE


ALE SCRISORII
Tabel 3.2. Aşezarea în pagină a elementelor componente ale scrisorii :
Elementele scrisorii Amplasare
Antetul (date de identificare a expeditorului) 1
Destinatarul –denumire , sediu social 2
Zona referinţelor: Ref. d-voastre= referitor la scrisoarea la 3

24
care se răspunde; Ref. noastre = referinţe ale scrisorii pe care
o expediem: iniţialele celui ce a redactat scrisoarea, nr. înreg.
şi data
Obiectul scrisorii rezumă în câteva cuvinte conţinutul 4
scrisorii
Locul, numărul de înregistrare şi data 5
Formula de adresare faţă de destinatar 6
Conţinutul scrisorii cu cele trei părţi: introducere, cuprins, 7
încheiere
Formula de politeţe din finalul scrisorii, care reia formula 8
de adresare
Semnăturile emiţătorilor şi ştampila organizaţiei 9
Post-scriptum (P.S.) se redactează întotdeauna sub 10
semnătură, de dorit a se evita în redactarea corespondenţei
comerciale
ANEXE: documente care însoţesc scrisoarea 11
Iniţialele celor care au elaborat şi redactat scrisoarea 12
Menţiunile : „Secret”, „Strict secret”, „Confidenţial” 13
1.S.C. FAVISAN S.A.
Str. Libertăţii, Nr.52
Lugoj, România
C.U.I. RO128453
Tel/ Fax : 0256-356696
E-mail :favisan @ mail.dnttm.ro
5. Nr. Inreg. 268/ 5 aprilie 2007
3.Ref. voastre : CD/ 125/ 23 martie 2007
Ref. noastre: PL/ 268/ 5.04.2007

CĂTRE
2. S.C. ADIMEX INTERNAŢIONAL S.R.L.
Bd. M. Kogălniceanu, Nr. 49, Bucureşti
6. Domnule Director,
4.Ref. Solicitare documente
7. Am primit scrisoarea d-voastră nr. 125/23 martie 2007, prin care ne prezentaţi un prospect
publicitar.
Suntem realmente interesaţi de produsele din oferta d-voastră.
Vă rog să ne trimiteţi prin fax documentaţia care să detalieze oferta din prospectul publicitar
trimis, în ceea ce priveşte cantitatea disponibilă pentru livrare, condiţiile de livrare şi de plată.
Aşteptăm un răspuns, din partea dumneavoastră, cât mai curând posibil, pentru a vă formula
o comandă.
8. Vă rog să primiţi, domnule director, salutul nostru cordial.
9.Director, L.S.
Vasile Angelescu
11. ANEXĂ: pliant prezentare firmă
12. PL/ AM
2exemplare

25
3.3. MENŢIUNILE
DE LA ĨNCEPUTUL SCRISORII

ANTETUL
În general, hârtia folosită pentru corespondenţă are antetul imprimat
sau gravat, plasat în partea superioară, pe mijloc sau în partea stângă a
paginii.
REŢINEŢI

Antetul cuprinde:
 elementul grafic (sigla sau
logo-ul) ;
 denumirea organizaţiei, scrisǎ
cu majuscule;
 forma sa juridică şi capitalul
Fig. 3.2. Economie
social; de timp şi bani
 sediul social (se indică strada,
numărul, localitatea, codul
poştal, ţara);
 numărul de înregistrare la Registrul Comerţului;
 codul unic de înmatriculare (C.U.I.);
 contul bancar şi banca unde societatea are deschis contul
respectiv;
 numărul de telefon, numărul de fax, e-mail-ul.
Exemplu de antet:
S.C.DESING SRL
Şos.Mihai Bravu nr. 45, Bucureşti, Sector 2
Nr. înreg. Registrul Comerţului J40/5082/1991
C.U.I. RO 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 021/ 2347777, e-mail: desing@gmail.com
NUMĂRUL ŞI DATA
Numărul şi data înregistrării determină identitatea scrisorii,
momentul de la care curg obligaţiile şi stă la baza clasării corespondenţei,
pentru îndosariere şi arhivare.
Numărul şi data se scriu în general sub antet sau în dreapta
scrisorii în partea opusă antetului, în dreptul rândului al doilea al acestuia.
De asemenea, în cazul unor documente, înainte de dată se indică şi locul
emiterii acestora; ele se separă prin virgulă.
Exemplu: Nr. înreg. : 512/ 22 martie 2007

26
REFERINŢELE se plasează de obicei în partea stângă a colii de hârtie
sau în acelaşi rând cu data, în partea dreaptă. Referinţa se notează prin
abrevierea „Ref.” şi include iniţialele angajatului care a redactat scrisoarea,
precum şi numărul de înregistrare al scrisorii la care se răspunde sau un
număr de îndosariere.
Există uzanţa includerii în scrisoare şi a celor ale firmei destinatare
(Ref. d-voastrǎ) în scopul identificării cu uşurinţă a corespondenţei
anterioare.
Exemplu: Ref. d-voastre : VN /315/ 19.03.2007 ;Ref. noastre: PD/
512/ 22.03.2007
DENUMIREA ŞI ADRESA DESTINATARULUI
Se plasează fie în partea stângă a colii de hârtie (pentru formatul BLOCK),
fie în partea dreaptă (pentru formatul „INDENTED FORM”) şi se scrie după
sistemul block.
Cele mai utilizate formule de adresare sunt:
1) unei persoane din firmă sau
instituţie ne adresăm cu numele
său complet. Numele va fi
precedat de formula de politeţe
„Domnului”, „Doamnei” precum şi
de funcţiile oficiale sau onorifice
ale persoanei respective.
Exemplu: Domnului Mihai Fig. 3.3. Formule protocolare
Popescu – Director ASIROM S.A. de adresare
2) unui funcţionar al cărui nume nu îl cunoaştem sau unui serviciu
din cadrul unei instituţii, ne adresăm denumind funcţia acestuia
sau serviciul. „În atenţia Directorului General / Serviciului Import
– Export”;
3) unei instituţii, firme, ne putem adresa menţionând doar numele
acesteia.
Iată două exemple des întâlnite în corespondenţă:
Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DESING SRL
Şos. Mihai Bravu. 45
Bucureşti, România
Sau
CATRE
S.C. DESING SRL
Şos. Mihai Bravu 45, sector 2
Bucureşti, România
În atenţia Directorului General sau
În atenţia Serviciului Relaţii publice

27
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)
Plasată de la margine sau de la alineat, formula de adresare se
scrie pe rând separat. Se plasează aproximativ la trei spaţii sub adresa
destinatarului. După formula de salut se pune virgulă şi nu se recomandă
abrevierea cuvintelor din formula de salut. Formula cea mai uzitată este
„Domnule …” sau „Doamnă …”, dacă destinatarul exercită o funcţie,
denumirea acesteia se adaugă: „Domnule primar”, „Domnule director”,
„Domnule Ministru” etc.
Formula de politeţe urmată de denumirea funcţiei nu trebuie
completată şi de numele persoanei titulare a postului indicat.
Ştiaţi că…

... într-o corespondenţă între două persoane egale din punct de


vedere ierarhic şi care se cunosc bine se poate adăuga la
apelativul propriu-zis şi „Stimate coleg” („Domnule director şi
stimate coleg”).
... există cuvinte a căror formă de feminin este marcată doar prin
titluri de politeţe: „Doamna Ministru”, „Doamna Judecător” etc.
... dacă ne adresăm unei firme sau instituţii în general, formula de
salut va fi „Stimaţi Domni”, „Stimate Doamne” (pentru firmele
despre care se ştie că sunt conduse de femei).
OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii după formula de adresare,
precedat de cuvintele „Referitor la …” sau „Ref.”. Rolul său este de a
prezenta succint problema tratată în scrisoarea respectivă şi de a uşura
operaţia de distribuire şi de clasare a corespondenţei.

3.4. CONŢINUTUL SCRISORII

Reprezintă partea esenţială a scrisorii şi de aceea trebuie redactată cu


deosebită atenţie.
REŢINEŢI

Conţinutul scrisorii cuprinde: - paragraful de introducere;


- mesajul (sau cuprinsul);
- încheierea;
Cele trei părţi se scriu cu aliniat şi se separă eventual printr-un spaţiu de
unu sau douǎ rânduri.

28
REŢINEŢI

INTRODUCEREA

Este strâns legată de obiectul


scrisorii la care face referire sau pe
care îl conţine, de exemplu:
confirmarea primirii unei
corespondenţe, formularea unui
răspuns la o scrisoare anterioară etc.
În corespondenţa comercială, Fig. 3.4. Tehnoredactare conţinut
introducerea prezintă succint, în scrisoare
formule tip, dar într-o manieră precisă,
subiectul scrisorii. Redactarea sa
variază în funcţie de situaţie.
1. Dacă scriem pentru prima oară destinatarului , trebuie să
abordăm imediat subiectul şi să formulăm clar cerinţele noastre.
2. Dacă scrisoarea este trimisă ca urmare a unui document sau
unei situaţii , trebuie să se facă referiri la acestea.
3. In anumite situaţii fraza introductivă poate conţine mulţumiri.

MESAJUL (CUPRINSUL)
Cuprinsul include mai multe paragrafe , care expun metodic şi în detaliu
faptele enunţate în introducere.
Mesajul poate să cuprindă mai întâi o motivare şi apoi o concluzie(este
metoda clasică, directă, de redactare). Dacă problema cuprinsă în
scrisoare nu necesită explicaţii (motivarea), conţinutul scrisorii se
concretizează în chiar concluzia acesteia.
Exemplu:
„Prin prezenta Domnul … ,este împuternicit sǎ contracteze fondul de marfă
pe semestrul II – 2007 şi concilierea litigiilor generate de restanţele în
livrările pe primul semestru.”
REŢINEŢI
În redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele două
metode:
 metoda directă : motivare – concluzie
„Întrucât mărfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepţiona”
 metoda indirectă : concluzie – motivare
„Nu putem recepţiona mărfurile, întrucât nu corespund calitativ”

29
Ştiaţi că.

Metoda indirectă este considerată şi metoda modernă.


De asemenea, organizarea indirectă a mesajelor este indicată, din
punctul de vedere al stilului (ton şi impact):· pentru majoritatea scrisorilor
neutre;- pentru mesajele care conţin veşti bune ;- pentru mesajul care
exprimă bună voinţă Nu este însă potrivită pentru anumite situaţii în care
mesajul este de convingere sau este un răspuns nefavorabil la o
solicitare sau cerere, refuzarea unei convenţii etc.

Alegerea metodei se face în funcţie de importanţa care se dă


motivării.
REŢINEŢI
Reguli de redactare a cuprinsului :
 evitarea începerii paragrafelor cu pronumele “Noi”;
 utilizarea de cuvinte de legătură care să permită înlănţuirea
logică a frazelor;
 evitarea începerii unei fraze printr-un participiu prezent.
ÎNCHEIEREA
Încheierea mesajului trebuie să reprezinte concluzia logică a
punctului de vedere cuprins în mesaj. Ea atrage atenţia asupra a ceea ce
se aşteaptă de la corespondent.

3.5. MENŢIUNI SPECIFICE


FINALULUI SCRISORII
FORMULA DE ÎNCHEIERE / DE POLITEŢE
Se plasează la 2-3 rânduri sub text, înaintea semnăturii.Formula
finală sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprimă în puţine
cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferenţă ale semnatarului.
SEMNĂTURA
Constituie un element important al scrisorii, întrucât ea este cea
care dă autenticitate scrisorii. În general, scrisoarea cuprinde două
semnături: a conducătorului unităţii şi a şefului compartimentului care a
emis scrisoarea. Aranjarea semnăturii în pagină se face dactilografiind la 3
rânduri de text funcţia semnatarului, urmată obligatoriu de virgulă. Se lasă
un spaţiu pentru semnătura olografă, apoi se dactilografiază numele şi
prenumele celui care va semna.
30
ŞTAMPILA
Se aplică pe semnătura conducătorului. În documentele tipizate se
aplică pe locul marcat cu iniţialele LS.
Elementele ocazionale ale scrisorii oficiale sunt:
 Menţiunea „anexe” – apare atunci când scrisoarea este însoţită
de anexe şi acestea se scriu sub numele expeditorului principal,
în stânga.
 Iniţialele celui care a redactat scrisoarea în colţul din stânga jos,
despărţite prin linie de fracţie (bară).

APLICAŢII
I. Se dau următoarele documente :
a) Scrisoare iniţială
S.C.EOL S.R.L.
Bd.C.A. Rosetti nr. 39, Bucureşti, Sector 2
Nr. înreg. Registrul Comerţului J40/1923 / 1996
C.U.I. RO 1286391
Tel/Fax: 021/ 3134768, e-mail: eol @gmail.com
Nr. înreg. 214/ 29 martie 2007

Ref. voastre : CD/ 125/ 23 martie 2007


Ref. noastre: PL/ 214/ 29.03.2007

CATRE
S.C. DINAMIC DEPOZITE S.R.L.
Şos. Colentina, Nr. 24, Bucureşti

Stimaţi domni,

Ref. Solicitare documente


Vă rugăm să ne trimiteţi prin fax o documentaţie completă privind oferta de
produse şi servicii a firmei d-voastră, precum şi o listă de preţuri şi tarife
actualizate.
Aşteptăm aceste documente în cel mai scurt timp posibil, pentru a vă trimite o
comandă, deoarece suntem interesaţi de oferta dumneavoastră.
Vă rog să primiţi , Domnilor, salutul meu cordial.

Director, L.S.
Petre Anghel
....................... .............................
ANEXĂ: pliant de prezentare firmă

b) Planul scrisorii de răspuns :


- confirmarea primirii scrisorii

31
- formularea de mulţumiri pentru oferta cerută
- anunţarea trimiterii documentaţiei solicitate ca anexă la scrisoare
- precizarea că le putem preciza informaţii suplimentare prin intermediul unui
reprezentant
- formula de politeţe

Cerinţe :
1. Pe baza scrisorii iniţiale prezentate, analizaţi situaţia profesională
dată , răspunzând la următoarele întrebări :
a) Cine a redactat scrisoarea ? Ce rol îndeplineşte ?
b) Cui îi este adresată scrisoarea ? Ce rol îndeplineşte ?
c) Care este obiectul scrisorii ? Cum a fost redactat acest obiect ?
d) Ce se solicită prin scrisoare?
e) Ce trebuie să facă destinatarul scrisorii ?

2. Stabiliţi planul scrisorii iniţiale.


3. Indicaţi cum vor fi redactate în scrisoarea de răspuns, semnată de
directorul comercial Popescu Dan, următoarele menţiuni :
- Antetul:............................
- Nr. Înreg. ..…./… ………..
- Ref. voastre:....................
- Ref. noastre:....................
- Ref....................................
- Anexe:..............................
4. Precizaţi formula de adresare utilizată în următoarele cazuri:
a) şeful serviciului resurse umane al S.C. EOL S.R.L.;
b) S.C. EOL S.R.L., domnului Director Petre Anghel
c) societăţii comerciale EOL S.R.L.
5.a) Redactaţi conţinutul scrisorii de răspuns pe baza planului dat,
respectând cele trei părţi, şi anume: introducere, cuprins, încheiere
(concluzia şi formula de politeţe) .
b) După ce aţi recitit şi corectat conţinutul, redactaţi scrisoarea de răspuns
împreună cu toate elementele sale componente. Respectaţi regulile de
aşezare în pagină a elementelor scrisorii.
6. Propuneţi formule de politeţe, pentru încheierea scrisorii de
răspuns, în următoarele situaţii, adresându-le :
a) domnului director al S.C.EOL S.R.L.
b) doamnei director comercial al S.C. EOL S.R.L.
c) şefului depozitului S.C.EOL S.R.L.

7. Prezentaţi scrisoarea următoare, destinată societăţii comerciale


EOL S.R.L. , pe o foaie albă de scris, de format A4, respectând regulile
specifice de aşezare în pagină.

32
S.C. EOL S.R.L. ,Bd.C.A. Rosetti nr. 39, Bucureşti, Sector 2, Nr. înreg ....../
.............,Ref. voastre : …./ …/ ………..Ref. noastre: …./ …….., obiectul
scrisorii………………………., anexe…………………, Domnilor, Vă
anunţăm că am primit comanda d-voastră din data de 12.04.2007, pentru
care vă mulţumim.Vă informăm că cele 3 imprimante laser şi cartuşele
aferente vor fi aduse la sediul d-voastră în termen de 8 zile de la primirea
comenzii, de un reprezentant al firmei noastre . Plata produselor livrate va
fi făcută în maxim 5 zile de la primirea facturii , prin ordin de plată.Fiţi siguri
că ne vom ocupa de onorarea comenzii d-voastre în cele mai bune condiţii.
Vă rog să primiţi, domnilor , expresia sentimentelor mele devotate.
Semnătură : Director comercial , Popescu Dan.

Evaluare
1. Directorul comercial al S.C. DINAMIC DEPOZITE S.R.L. vă remite o
scrisoare pe care a primit-o în dimineaţa acestei zile, pe care a făcut
mai multe adnotări.
Aceste precizări sunt: confirmarea primirii scrisorii, identificarea eroarii din
partea firmei noastre, am uitat să livrăm un articol, trimiterea acestuia
imediat, formularea unor scuze pentru situaţia creată.
Cerinţe:
a) După ce analizaţi situaţia profesională dată, elaboraţi planul scrisorii de
răspuns.
b) Elaboraţi apoi conţinutul acestei scrisori.
c) După lecturarea şi corectarea conţinutului acestei scrisori , prezentaţi-o
pe o foaie albă, format A4, incluzând toate elementele componente,
respectând aşezarea în pagină.
3 puncte
2 Pentru urmǎtoarea scrisoare rezolvaţi urmǎtoarele cerinţe:
a) Delimitaţi cele trei părţi ale conţinutului scrisorii.
b) Indicaţi metoda de reactare folosită pentru conţinutul scrisorii.
c) Precizaţi motivaţia şi concluzia scrisorii.
d) Reformulaţi conţinutul scrisorii aplicând cealaltă metodă de redactare.
e) Notaţi alte trei formule de politeţe pentru încheierea scrisorii de
comandă.
f) Redactaţi o scrisoare de confirmare a primirii comenzii. 6 puncte

33
S.C.EOL S.R.L.
Bd.C.A. Rosetti nr. 39, Bucureşti, Sector 2
Nr. înreg. Registrul Comerţului J40/1923 / 1996
C.U.I. RO 1286391
Cont RO27RNCB0082044173270006
BCR-Sucursala Unirea
Tel/Fax: 021/ 3134768, e-mail: eol @gmail.com
Nr. înreg. 234/ 12 aprilie 2007

Ref. voastre : PD/ 146/ 5 aprilie 2007


Ref. noastre: PL/ 234/12.04.2007

CATRE
S.C. DINAMIC DEPOZITE S.R.L.
Şos. Colentina, Nr. 24, Bucureşti
Ĩn atenţia domnului director comercial

Ref. comandă
Oferta dumneavoastră pe care ne-aţi trimis-o în data de 5 aprilie 2007, ne-a reţinut
atenţia.
Ĩn consecinţă, avem plăcerea de a vă comanda următoarele produse :
- 3 imprimante laser Canon , cu preţul unitar de 550 lei;
- 3 cartuşe toner , cod 535, cu preţul unitar de 164 lei.
Dorim să ne livraţi aceste mărfuri, la sediul nostru , în cel mai scurt timp posibil.
Conform condiţiilor dumneavoastră de plată, vom achita valoarea facturii , prin
ordin de plată, emis în ziua livrării bunurilor comandate prin această scrisoare.
Vă rugăm să primiţi, domnule director comercial, expresia sentimentelor noastre
distinse.

Director, L.S.
Petre Anghel
....................... .............................

ANEXĂ: bon de comandă


PL/ AM
2exemplare

NOTA: Se acordă un punct din oficiu.

34
Test de autoevaluare
I. Pentru fiecare dintre cerinţele de mai jos (1-4), scrieţi pe foaia de test
litera corespunzătoare răspunsului corect:
1. Scrierea BLOCK în redactarea scrisorilor presupune ca paragrafele:
a) să înceapă de la aceeaşi linie
b) să înceapă la un centimentru în interiorul paginii
c) să aibă un titlu şi un număr.
2. Pregătirea redactării scrisorii presupune:
a) abordarea unei singure probleme
b) ordonarea logică a ideilor
c)precizarea destinatarului.
3.Metoda directă de redactare presupune:
a) motivare- concluzie
b) concluzie -motivare
c) introducere- motivare - concluzie
4.Elementele ocazionale ale unei scrisori sunt:
a) antetul
b) formula de încheiere
c) anexele. 4 p.
II.Realizaţi corelaţii între elementele scrisorii oficiale din coloana “A “şi
conţinutul acestor termeni din coloana “B”: 2p.
A. Elementele scrisorii oficiale B.Conţinuturi
1.Obiectul scrisorii a. care reia formula de adresare
2. Antetul b. are trei părţi: introducere, cuprins,
încheiere
3.Formula de adresare c.rezumă în câteva cuvinte
conţinutul scrisorii
4.Conţinutul scrisorii d. precizează documentele ataşate
5.Formula de politeţe e. faţă de destinatar
f. date de identificare a expeditorului

III . Redactaţi un antet. 1p.


IV. Explicaţi obiectul scrisorii oficiale.
1p.
V. Precizaţi menţiunile specifice finalului scrisorii. 1p.
Notǎ: Se acordǎ un punct din oficiu

35
4
Tipuri de scrisori

De iniţiativă: scrisoare iniţială, scrisoare de


1 răspuns, scrisoare de revenire.

2 De cerere: cerere de ofertă, ofertă, reclamaţie.

Juridice: contestaţie, întâmpinare, plângere


3

Competenţe specifice:
C2.Redactează scrisori oficiale

36
4. TIPURI DE SCRISORI
4.1. SCRISORI INIŢIALE
Din punct de vedere al iniţiativei trimiterii scrisorilor, se disting
următoarele tipuri de scrisori :
 iniţiale
 de răspuns
 de revenire
Fiecare dintre ele au caracteristici proprii de formulare, limbaj şi stil.
Scrisoarea iniţială (din propria iniţiativă) este prima scrisoare din
ciclul de corespondenţă între două firme, stabilind anumite relaţii între
expeditor şi destinatar. Acestui tip de scrisoare îi sunt specifice formule
proprii de introducere, adaptate ocaziei cu care se trimit aceste scrisori.
Scrisoare iniţială

S.C. ACTIV S.R.L.


B-dul 1 Decembrie 1918, Nr. înreg. 281/ 6 aprilie 2007
Nr.12, Bl. L35 A, Bucureşti
C.U.I. RO 245670
Tel/Fax: 021/ 3134768, e-mail: activ @ yahoo.com

Ref. voastre : -
Ref. noastre: BG/ 281/ 6.04.2007

CATRE
S.C BIROTICA S.R.L.
Calea Griviţei , Nr. 24, Bucureşti
Ĩn atenţia domnului director comercial

Ref. solicitare listă de preţuri


Prin prezenta, vă rugăm să ne trimiteţi lista de preţuri pentru piese de mobilier de
birou, deoarece dorim să ne modernizăm imaginea firmei noastre pentru clienţi.
Suntem interesaţi de următoarele tipuri de mobilier de birou: mese de consiliu,
birouri pentru calculator, scaune directoriale, scaune ergonomice, scaune pentru
vizitatori, biblioteci, rafturi.
Vă rugăm să ne trimiteţi, prin fax, o listă de preţuri pentru mobilierul indicat, în cel
mai scurt timp posibil.
Vă mulţumim pentru atenţia acordată solicitării noastre.
Director,
Bogdan Georgescu

ANEXA : pliant prezentare firmă


BG/ AM

37
4.2. SCRISORI DE RĂSPUNS

Scrisorile de răspuns devin necesare şi obligatorii în cazul


instituţiilor şi firmelor, din următoarele motive:
 interesul fiecărei firme este să se rezolve la timp şi în bune
condiţii angajamentele (reciproce) cu partenerii săi;
 într-o serie de cazuri, legea obligă unităţile să răspundă la
scrisorile primite în anumite termene şi în condiţii legale
de rezolvare.
Când răspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din
motive obiective, în acest caz este obligatorie trimiterea unei scrisori
de scuze şi explicaţii.
Scrisoare de răspuns
S.C. BIROTICA S.R.L.
Calea Griviţei , Nr. 24, Bucureşti Nr. înreg. 326/ 16 aprilie 2007
C.U.I. RO 353286
Tel/Fax: 021/ 5144168, e-mail: birotica@ yahoo.com

Ref. voastre : BG/ 281/ 6 aprilie 2007


Ref. noastre: VI / 326/ 16.04.2007

CATRE
S.C ACTIV S.R.L.
B-dul 1 Decembrie 1918,
Nr.12, Bl. L35 A, Bucureşti
Ĩn atenţia domnului director comercial

Ref. confirmare cerere listă preţuri


Conform dorinţei dumneavoastrǎ, exprimată în scrisoarea nr. 281 din data de 6
aprilie 2007, vă trimitem alăturat lista de preţuri pentru piesele de mobilier de
birou necesare modernizării firmei dumneavoastră.
Vă mulţumim pentru atenţia acordată ofertei noastre . Aşteptăm să ne trimiteţi prin
fax, cât mai curând posibil, bonul de comandă Astfel veţi scurta perioada de
livrare a produselor şi veţi putea beneficia şi de o ofertă promoţională, acordată
numai până la sfârşitul acestei luni.
Vă rugăm să primiţi expresia întregii noastre stime.
Director,
Valentin Ionescu

ANEXE: 1. listă de preţuri (2pg.)


2. bon de comandă
VI / RG 4. 3. SCRISORI DE REVENIRE

38
Scrisoarea de revenire – constituie o repetare a unei scrisori
iniţiale, pentru un anumit motiv şi într-o formă oarecum diferită, în funcţie
de motivul care a determinat-o.
REŢINEŢI

În principiu, scrisorile de
revenire nu sunt indicate,
deoarece constituie risipă de timp şi
cheltuieli materiale inutile, iar uneori
produc perturbări în rezolvarea
problemelor.
Cauzele care dau naştere la
reveniri pot să aparţină
expeditorului sau destinatarului,
după cum urmează: Fig. 4.1. Revenire asupra scrisorii
a) din cauze subiective sau iniţiale incomplete
nejustificate :
 − reveniri din cauza (vina) expeditorului
 − reveniri din vina destinatarului
b) reveniri din cauze obiective sau justificate: De exemplu, când a
intervenit o dispoziţie legală nouă, când au apărut situaţii sau fapte noi,
când au apărut motive de anticipare sau întârziere a răspunsului solicitat.

Ştiaţi că….

În ceea ce priveşte introducerea, toate scrisorile de revenire


se redactează similar, printr-o formulă din care trebuie să rezulte
ideea de revenire.
În toate scrisorile de revenire, stilul şi limbajul trebuie să fie
politicos, dar ferm, iar când este nevoie, să se utilizeze formule sau
apeluri de avertizare, pentru intrarea în legalitate.

39
Scrisoare de revenire

S.C. ACTIV S.R.L.


B-dul 1 Decembrie 1918, Nr. înreg. 298/ 20 aprilie 2007
Nr.12, Bl. L35 A, Bucureşti
C.U.I. RO 245670
Cont RO12RNCB0082144273470008
BCR-Sucursala Universitate
Tel/Fax: 021/ 3134768, e-mail: activ @ yahoo.com

Ref. voastre : VI / 326/ 16 aprilie.2007


Ref. noastre: BG/ 298/ 20.04.2007

CATRE
S.C BIROTICA S.R.L.
Calea Griviţei , Nr. 24, Bucureşti

Ĩn atenţia domnului director comercial

Ref. completare listă de preţuri

Revenim la scrisoarea noastră nr. 281 din data de 6 aprilie 2007 prin care vă
rugam să ne trimiteţi lista de preţuri pentru piese de mobilier de birou, inclusiv
pentru scaune ergonomice.

Am primit această listă de preţuri prin scrisoarea d-voastră nr. 326/ 16 aprilie
2007, dar fără să includeţi şi preţurile pentru scaunele ergonomice, deşi ele fac
parte din oferta firmei BIROTICA S.R.L.
Vă rugăm să ne trimiteţi, în cel mai scurt timp posibil, prin fax, preţurile şi pentru
mobilierul specificat.

Mulţumindu-vă anticipat pentru atenţia acordată solicitării noastre, vă adresăm


salutul nostru cordial.

Director,
Bogdan Georgescu ...............................

BG/ CI
2exemplare

40
APLICAŢII
1. Realizaţi planul celor trei scrisori: iniţială, de răspuns, de revenire, date
ca exemplu în paginile anterioare.

2. Precizaţi tipul cauzelor care au determinat elaborarea scrisorii de


revenire, date ca exemplu.

3. Indicaţi din cauza cui a trebuit să se revină cu o nouă scrisoare în


situaţia profesională dată.

4. Identificaţi formulele specifice folosite în scrisoarea iniţială, în cea de


răspuns şi în cea de revenire, date ca exemplu.

5. Reformulaţi conţinutul scrisorii de răspuns, dată spre exemplificare , în


aşa fel încât să nu mai fie necesară elaborarea scrisorii de revenire.

6. Scrieţi conţinutul unei scrisori iniţiale pornind de la următorul plan dat:


Obiectul scrisorii: solicitarea de informaţii despre un telefon mobil
Introducere: cerem indicarea celor mai noi modele de telefoane mobile din
oferta firmei
Cuprins: precizarea că suntem interesaţi de telefoanele mobile care permit
accesul la internet
Concluzia: dorim să primim cât mai curând informaţiile solicitate.
Mulţumim.
Formula de politeţe.
7. Scrieţi conţinutul unei scrisori de răspuns pornind de la următorul plan
dat:
Obiectul scrisorii: oferirea de informaţii despre un telefon mobil
Introducere: indicarea a două noi modele de telefoane mobile din oferta
firmei, care permit accesul la internet
Cuprins: precizarea comparativă a caracteristicilor acestor două noi
modele de telefoane mobile
Concluzia: dorinţa de a primi cât mai curând o comandă fermă. Mulţumim.
Formula de politeţe.
8. Scrieţi conţinutul unei scrisori de revenire pornind de la următorul plan dat:
Obiectul scrisorii: solicitare preţuri pentru telefoane mobile
Introducere: precizaţi din nou motivaţia scrisorii iniţiale
Cuprins: precizarea cauzei care a determinat revenirea printr-o nouă scrisoare
Concluzia: doriţi să comandaţi cât mai curând telefoanele solicitate.
Formula de politeţe.

41
Test de autoevaluare
I. Scrieţi pe foaia de test informaţia corectă care completează spaţiile
libere:
a.…………1………/…2.........este prima scrisoare din ciclul de
corespondenţă între două firme, stabilind anumite …3………între expeditor
şi destinatar.
b. …………4…./…5 /…6………..devin ……7………….în cazul instituţiilor şi
firmelor,datorită interesului acestora de a rezolva la timp şi în bune condiţii
angajamentele cu partenerii săi.
c…………8……../…9./……10…….– constituie o repetare a unei
……11……/…12………, pentru un anumit motiv şi într-o formă oarecum
diferită, în funcţie de motivul care a determinat-o. 2 p.

II. Pentru următoarea scrisoare dată ca exemplu , răspundeţi la


următoarele cerinţe:
a. Identificaţi tipul scrisorii. 1p.
b. Stabiliţi elementele specifice ale scrisorii oficiale . 2p.
c. Realizaţi un plan al acestei scrisori. 2p.
d. Precizaţi asemănări şi deosebiri faţă de scrisoarea de revenire. 2p.
Notǎ: Se acordǎ un punct din oficiu

S.C. CARPATICA S.A..


Calea Fl9reasca, Nr. 28,
Bucureşti Nr. înreg. 326/ 16 aprilie 2007
C.U.I. RO 353286
Tel/Fax: 021/ 6344168, e-mail: carpatica@gmail.com

Ref. voastre :PG / 281/ 6 mai 2007


Ref. noastre: VA / 326/ 16.05.2007

CATRE
S.C ANA S.R.L.
B-dul Decebal, Nr.12
Bl. L35 A, Bucureşti
Ĩn atenţia domnului director comercial

Ref. confirmare cerere catalog


Conform solicitǎrii dumneavoastrǎ, exprimată în scrisoarea nr. 181 /6 mai 2007, vă
trimitem alăturat catalogul cu noua ofertă de mobilier de birou.
Vă mulţumim pentru atenţia acordată ofertei noastre ferme . Aşteptăm să ne
trimiteţi prin fax, cât mai curând posibil, comanda .Astfel veţi putea beneficia de o
ofertă promoţională, acordată numai până la sfârşitul acestei luni.
Vă rugăm să primiţi expresia întregii noastre stime.
Director,

42
CORESPONDENŢA COMERCIALĂ
(DE AFACERI)
4.4.CEREREA DE OFERTĂ
Cererea de ofertă este o scrisoare iniţială emisă de expeditor cu
scopul de a-şi găsi furnizori de bunuri şi servicii.
Ştiaţi că…

Cererea de ofertă este documentul prin care se declanşează efectiv


dialogul precontractual între doi parteneri.
Prin cererea de ofertă se poate solicita furnizorului potenţial:
a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, broşuri, prospecte sau
specificaţii ale mărfurilor;
b) o ofertă completă, detalii cu privire la preţ, condiţii de plată şi livrare;

Cererea de ofertă poate fi:


1) Cerere de ofertă circulară
– în care beneficiarul se
adresează mai multor furnizori,
în vederea obţinerii unor
condiţii mai avantajoase de
aprovizionare.
2) Cererea de ofertă generală
– beneficiarul se adresează
unui singur destinatar, dar fără
să precizeze o anumită marfă
pe care ar fi intereasat să o Fig. 4.2. Pregătirea corespondenţei
achiziţioneze. de afaceri
3) Cererea de ofertă specială – se adresează unui singur destinatar, cu
obiect precis, ofertarea anumitor produse, servicii sau lucrări.
Dacă ofertantul potenţial, este o firmă cu care nu au mai existat relaţii
comerciale anterioare, este indicat să se prezinte firma (domeniul de
activitate şi profilul); să se explice cum s-a ajuns la partenerul potenţial.
REŢINEŢI
În redactarea unei cereri de ofertă trebuie ca scopul scrisorii să fie
enunţat precis şi concis, iar fraza finală trebuie să invite ofertantul să
acţioneze rapid.
A. Cererea de ofertă deschide un ciclu de corespondenţă economică,
urmată de cel puţin o scrisoare de răspuns, şi anume oferta.

43
B. Răspunsul la cererea de ofertă poate fi :
- Negativ: furnizorul nu doreşte să livreze marfa sau să presteze serviciile
solicitate: - fie total, fie parţial (livrează mai târziu)
- Pozitiv: furnizorul acceptă în totalitate condiţiile precizate de client în
cererea sa de ofertă , fie le acceptă doar parţial
C. Formulări folosite în răspunsul la cererea de ofertă
1) „Vă mulţumim pentru cererea de ofertă. Ca răspuns la aceasta, vă
trimitem în plic separat catalogul nostru ilustrat.”
2) „Cererea de ofertă este în centrul atenţiei noastre şi sperăm să vă
trimitem curând listele noastre de preţuri, după ce acestea vor fi
actualizate”.
3) „Cu regret vă informăm că în prezent nu putem oferi spre vânzare
mărfurile solicitate de dumneavoastră, datorită epuizării lor din stoc”

Cerere de ofertă
Primăria Sectorului 2
Str. Chiristigiilor,Nr.11-13 Nr. înreg.1256/ 17aprilie 2007
Sector 2, Bucureşti
Tel : 021/2096000
Fax: 021/ 2096282
Ref. voastre : -
Ref. noastre: BL/ 1256/ 17.04.2007

CĂTRE
S.C. COMUNICAŢII MEDIA S.A.
Bd. Primăverii, nr.12, Bucureşti
Ĩn atenţia domnului director comercial

Ref. cerere de ofertă servicii multimedia


Am reţinut anunţul dumneavoastră din revista “e- FINANCE” în care vă prezentaţi
noua ofertă de servicii multimedia.
Prin prezenta solicităm o ofertă detaliată de servicii pe care le prestează
departamentul dumneavoastră Multimedia, pentru a transpune în imagini ideile
noastre publicitare. Dorim să proiectaţi şi să concepeţi prezentări multimedia, pe
suport CDROM, DVD şi site Web, pentru a promova imaginea instituţiei noastre şi
oferta noastră de servicii pentru agenţii economici şi pentru populaţie.Vă stăm la
dispoziţie cu informaţii suplimentare la numărul de telefon sau de fax din antet.
Vă mulţumim şi aşteptăm în cel mai scurt timp posibil un răspuns favorabil la
cererea noastră de ofertă.

Director relaţii publice ,


Luminiţa Bunrău
BR/MN

44
4. 5. OFERTA
Oferta este scrisoarea de iniţiativă sau de răspuns la o cerere
de ofertă, prin care ofertantul face cunoscut unor potenţiali clienţi că
pune le oferǎ acestora mărfuri sau servicii în anumite condiţii.
Ştiaţi că…

În mod obişnuit, ofertele se transmit prin poştă, fax, e-mail, în cadrul


reclamei comerciale prin presă, radio, televiziune, afişaj, prin
reprezentanţi sau pe cale telefonică (în acest caz se recomandă să fie
confirmată în scris).

REŢINEŢI

Tipuri de ofertă
Din punct de vedere comercial,
deosebim patru categorii de oferte
şi anume:
1) oferta iniţială – este o
scrisoare trimisă din proprie
iniţiativă de furnizor
2) ofertă solicitată – ca răspuns la o
cerere de ofertă;
3) oferta repetată – în situaţia când
se transmite o variantă
actualizată a acesteia;
4) oferta la contraofertă – se Fig. 4.3. Prezentarea ofertei prin fax
utilizează atunci când clientul şi e-mail
răspunde la o ofertă anterioară
printr-o contraoferta, în care el
propune modificări ale condiţiilor
menţionate inţial .
Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaţiilor pe care şi
le asumă ofertantul distingem mai multe tipuri de oferte:
1) oferta fermă – în cazul căreia vânzătorul nu poate modifica condiţiilor
precizate. ĺn acest caz, nu se mai încheie contract de vânzare-cumpărare
între părţi, comenzile făcându-se pe baza ofertei ferme.
2) oferta fără clauze speciale – include precizări privind: solicitǎri ale
acceptului sau refuzului imediat, utilizarea pentru cazul în care oferta este
prezentată telefonic sau prin fax.

45
3) oferta cu termen – menţionează un termen în interiorul căruia oferta
rămâne valabilă.
4) oferta necondiţionată – aceasta evită asumarea oricăror angajamente
REŢINEŢI

Condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească o ofertă:


 să fie completă (să conţină toate datele esenţiale ale viitoarei
înţelegeri: obiectul, determinări cantitative şi calitative, preţ, livare,
alte clauze);
 să fie fermă;
 să fie neechivocă (trebuie să exprime clar, fără dubiu voinţa
ofertantului de a încheia contractul, în eventualitatea acceptării
ofertei de către client)
 -să fie exprimată în scris sau verbal (ofertele exprimate verbal
trebuie să fie dublate de o ofertă scrisă).
REŢINEŢI

Elementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor


de iniţiativă sau de răspuns.
Oferta trebuie să conţină:
 elemente de identificare a ofertantului
 denumirea exactă a produselor/ serviciilor oferite spre vânzare;
 descrierea detaliată a mărfii, caracteristici; (eventual însoţită de
mostre);
 calitatea produselor/ serviciilor;
 cantitatea ce poate fi livrată;
 preţul, cu menţiunea dacă cheltuielile de transport şi ambalaj sunt
incluse în preţ; se poate indica preţul total sau preţul în detaliu,
acordarea reduceri de preţ;
 condiţiile de livrare;
 termenul de livrare;
 condiţiile de plată;
 precizări referitoare la locul livrării;
 recepţia şi ambalajul;
 durata de valabilitate a ofertei – este indicată cu precizie
 semnătura împuternicitului firmei.

46
Ştiaţi că…

Anularea ofertei poate interveni într-una din următoarele situaţii:


 oferta este revocată înainte de a ajunge la destinatar;
 destinatarul nu acceptă unul sau mai mulţi termeni ai ofertei;
 ofertantul intră în incapacitate de plată (devine insolvabil, dă
faliment);
 destinatarul nu răspunde înainte de expirarea termenului de
acceptare;
Limbajul şi forma scrisorii de ofertă
Indiferent de tipul de ofertă, aceasta are o structură
compoziţională specifică:
 -în introducere se face referire la cererea de ofertă sau la condiţiile
în care s-a obţinut adresa destinatarului şi se exprimă satisfacţia de
a stabilii relaţii comerciale cu firma respectivă.
 în cuprins se motivează, de asemenea necesitatea expedierii
ofertei. Poate conţine şi un paragraf publicitar, care nu se regăseşte
în toate ofertele, dar care are rolul de a trezi interesul destinatarului
ofertei, cuprinzând informaţii suplimentare referitoare la produsele/
serviciile vândute.
 -în încheiere, regăsim ca şi la cererea de ofertă exprimarea
speranţei de a primi un răspuns, în cazul de faţă o comandă şi de a
se ajunge la negocierea şi încheierea unui contract.

Fig. 4.4. Finalizarea conţinutului ofertei de către manager

47
APLICAŢII
Studiu de caz : Analizarea unei oferte

S. C. PET STAR GRUP SRL


Căzăneşti – Ialomiţa Nr. înreg. 576/18 octombrie 2007
Nr. Înmatriculare : J 21/ 160/1999
Cod unic de înregistrare : RO 123993680
Tel.0234 264403, fax 0234 264404
E-mail : petstar@ dsn.ro
CATRE
S.C.MINERAL QUANTUM S.A.
Sâncrǎieni, Str.Gării, Nr.12
Stimaţi domni,

Ref.ofertǎ flacoane de plastic tip PET


Ne bucurăm să vă aducem la cunoştinţă că societatea noastră produce de circa 5
ani ambalaje de tip PET reuşind să-şi crească producţia până la 200000 bucăţi /zi .
Echipa managerială este deja recunoscută ca fiind extrem de serioasă iar produsele
oferite de noi s-au remarcat şi s-au impus în faţa concurenţei zonale printr-o superioritate
calitativă şi estetică de necontestat, câştigându-şi clienţi cu nume de marcă : VINCOM SA-
Focşani, ULTEX SA – Ţăndărei , ULCOM SA – Slobozia, TOPWAY SA –craiova, LACTA
SA –Giurgiu, HIPROMA SA –Bucureşti, etc.
Vă prezentăm preţurile pentru flacoanele model prezentate :
1. Flacon PET 1 L – culoare clară, transparentă, lucioasă, forma rotundă şi plată
- preţ 0,063 EURO / buc, inclusiv capac cu filet
2. Flacon PET 1,5 L – culoare clară, transparentă, lucioasă, forma petalată
- preţ 0,075 EURO / buc, inclusiv capac cu filet
3. Flacon PET 2 L – culoare clară, transparentă, lucioasă, forma pătrată, petalată,
- preţ 0,080 EURO / buc, inclusiv capac cu filet
Preţurile nu conţin TVA şi nici costul de transport. Preţurile se calculează la cursul BNR
din ziua efectuării plăţii. Plata se va efectua fie la livrare cu filă CEC , fie cu billet la ordinsau
ordin de platǎ, dacă plata se va efectua în termen de 14 zile de la livrare.
Pentru detalii suplimentare vă aşteptăm să ne contactaţi la numărul de telefon
0234 264403 sau prin fax la numărul 0234 264404 , persoană de contact MIrela Drăgoi.

Sincere salutări,
Director economic:
Mirela Drăgoi

CERINŢE:
1. Identificaţi elementele componente ale unei oferte.
2. Elaboraţi o cerere de ofertă către acest furnizor.
3. Redactaţi un răspuns favorabil pentru această ofertă.
4. Redactaţi o scrisoare de refuzare a ofertei.

48
4.6. RECLAMAŢIA
În practică, apar însă, o serie de dificultăţi în derularea contractelor ,
care pot constitui cauza primirii sau înaintării de reclamaţii.
REŢINEŢI

O scrisoare de reclamaţie trebuie:


 să fie înaintată imediat ce a apărut situaţia de reclamat;
 să prezinte politicos, clar şi concis situaţia reclamată
 să ceară în mod ferm, dar politicos să se soluţioneze reclamaţia
conform prevederilor contractuale şi uzanţelor comerciale;
 să prezinte pretenţiile de despăgubire şi să propună căi de
soluţionare a reclamaţiei;
 să exprime încrederea că reclamaţia se va rezolva în mod
satisfăcător.
 să fie scrisă pe un ton impersonal şi constructiv, să evite tonul
acuzator;
 să indice baza legală a reclamaţiei;
 să indice documentul pe care se fundamentează reclamaţia;
 să indice termenele de executare a reparării prejudiciilor sau plata
despăgubirilor;
Răspunsul la reclamaţie
trebuie să fie prompt şi redactat pe un
ton cât mai calm şi politicos. Răspunsul
poate fi de acceptare sau de refuz a
reclamaţiei.
Răspunsul de acceptarea a
reclamaţiei trebuie:
 să prezinte scuze pentru
neplăcerea cauzată partenerului,
să exprime regretul pentru cauza
care a generat reclamaţia;
 să prezinte o scurtă explicaţie în
legătura cu apariţia cauzelor
reclamaţiei şi să solicite timp Fig. 4.5. Răspuns la reclamaţie
pentru studierea reclamaţiei,
atunci când este cazul;
 să prezinte căile de soluţionare a reclamaţiei, să specifice
despăgubirile oferite;
 să utilizeze formula de politeţe care exprimǎ posibilitatea restabilirii
relaţiilor

49
Refuzul de acceptare a reclamaţiei trebuie:
 să cuprindă motivele obiective pe care se întemeiază refuzul;
 să precizeze cui îi aparţine vina producerii situaţiei reclamate;
 să aibă un stil moderat şi politicos;
 să exprime în încheiere regretul şi dorinţa de a continua şi în viitor
bunele relaţii.

Studiu de caz : Analizarea unei reclamaţii

S.C.MINERAL QUANTUM S.A.


Sâncrǎieni, Str.Gării,.12 Nr.înreg. 612.16.11.2007
C.U.I : RO241563
Tel/fax : 0266 / 332630

Ref. voastre : MD/576/18.10.2007


Ref. noastre:PG/ 548/ 28.10.2007
CATRE
S. C. PET STAR GRUP SRL
Căzăneşti – Ialomiţa
Ref. reclamaţie privind întârzierea în livare
V-am solicitat sǎ ne livraţi o anumitǎ cantitate de flacoane PET, prin comanda nr.
548/28 octombrie 2007, în conditiile precizate în oferta dumneavoastră.
Până la data de 15 noiembrie 2007, specificată în comandă, nu am primit decât
30000 de flacoane PET de 1,5 l şi 23000 de flacoane PET de 2 l, deşi factura care
a însoţit marfa este completată pentru întreaga cantitate solicitată.
Ştiţi că avem nevoie urgentă de întreaga cantitate de butelii PET comandate,
pentru a ne onora la timp contractele pentru clienţii noştri.Vă rugăm să ne
telefonaţi pentru a ne anunţa dacă vom primi restul de produse nelivrate, până la
sfârşitul acestei săptămâni. Dacă din diferite motive, nu veţi putea onora în
întregime comanda, până la data de 25 noiembrie 2007, vom anula comanda şi
vom plăti doar cantitatea livrată efectiv. Solicităm în acest caz şi refacerea facturii
pentru acestă cantitate.
Mulţumimdu -vă anticipat, pentru rezolvarea în bune condiţii a reclamaţiei noastre,
vă adresăm respectuoase salutări.

DIRECTOR, Director comercial,


Pandele George Dumitru Carmen

CERINŢE: 1.Identificaţi elementele obligatorii existente într-o reclamaţie.


2.Redactaţi o scrisoare de acceptare a reclamaţie, asumându-
vǎ culpa în calitate de furnizor.
3.Redactaţi o scrisoare de respingere a reclamaţiei, indicând
culpa transportatorului, care nu a preluat la timp întreaga
cantitate de mǎrfuri disponibile pentru livrare.

50
CORESPONDENŢA JURIDICĂ
4.7. CONTESTAŢIA, ÎNTÂMPINAREA,
PLÂNGEREA

În cadrul corespondenţei oficiale un loc important îl ocupă


scrisorile cu conţinut juridic, referitoare la apariţia, stingerea sau
modificărea de obligaţii juridice.
REŢINEŢI
Principala corespondenţă juridică constă în: cereri de acţionare în
judecată, contestaţii, întâmpinări, plângeri, cereri de recurs şi citaţii emise
de organele judecătoreşti.
Cererea de acţionare în
justiţie se formulează de reclamant
Cererea de acţionare în judecată
trebuie să cuprindă, în principal
următoarele: date de identificare a
reclamantului şi a pârâtului, solicitarea
de a rezolva litigiul în favoarea
reclamantului, valoarea litigiului,
motivele pentru acţionarea în justiţie,
menţiuni din care să rezulte că au fost
epuizate căile de rezolvare a
Fig. 4.6. Corespondenţă juridică
diferendului prin înţelegere între părţi.
Faţă de cererea de acţionare în judecată şi de recurs, pârâtul
poate să formuleze ,,întâmpinare”, pe care o depune la organul
judecătoresc, în care menţionează motivele pentru care nu este de
acord cu cererea formulată de reclamant.
Această scrisoare are o formă tip şi cuprinde: destinatarul
(preşedintele instanţei investite); datele personale de identificare în baza
actului de identitate şi calitatea în cauza la care se depune prezenta
scrisoare de întâmpinare; punctul de vedere al autorului şi cererea către
instanţă urmată de motivarea în fapt şi în drept a cererii sale; se încheie
obligatoriu cu prezentarea probelor de care înţelege să se folosească;
numele şi prenumele în clar şi semnătura olografă.
Pârâtul, răspunde la acuzaţiile care i se aduc, prin intâmpinare,
conform art. 115 Codul de procedură Civilă. Aceasta se aseamănă cu
cererea de chemare în judecată şi trebuie să conţină: excepţii procedurale,
motivarea în fapt şi în drept (se răspunde la fiecare punct al cererii de

51
chemare în judecată), dovezile cu care se apară (se depun copii certificate
de pe inscrisuri) şi semnatura (este obligatorie).
Ştiaţi că…

Partea pârâtă este solicitată să se prezinte în faţa instanţei de judecată,


în vederea dezbaterii problemelor în litigiu, prin citaţia pe care o emite.
Contestaţia este o formă a cererii oficiale prin care se solicită
amânarea, anularea, suspendarea unei hotărâri administrative.
Plângerea se face împotriva procesului-verbal de contravenţie. Se
adresează fie Judecătoriei locale, fie organismului funcţional competent.
Plângerea penalǎ:• Poate fi făcută numai de către victima unei
infracţiuni de corupţie care a suferit un prejudiciu;
• Conţine numele, prenumele, calitatea şi domiciliul petiţionarului,
descrierea faptei care formează obiectul plângerii, indicarea făptuitorului
dacă este cunoscut şi a mijloacelor de probă;
• Poate fi făcută atât în scris cât şi oral;
• Poate fi făcută personal sau prin mandatar

Contestaţie - model

Către: Comisia pentru Bursa Specială „Guvernul României”

În atenţia: Registraturii Bursa Specială „Guvernul României”


Adresa: Ministerul Educaţiei şi Cercetării - Oficiul Naţional al Burselor de Studii în
Străinătate, Str. Spiru Haret, nr. 12, parter, camera 5, 010176, sector 1, Bucureşti

Data:

REF _________________________________________________
(nr. de înregistrare dosar, numele şi prenumele candidatului)

Stimate domnule Preşedinte,


Prin prezenta contest rezultatul evaluării dosarului de candidatură înregistrat cu
nr. ______ pentru studii de tip _______________ şi confirm luarea la cunoştinţă a
prevederilor procedurilor referitoare la depunerea şi soluţionarea contestaţiilor.

Astfel, solicit revizuirea punctajului acordat datorită următoarelor considerente:


_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
______________________________________
Cu stimă,

Nume :...............................
Semnătură:........................

52
Domnule Preşedinte,
Subsemnatul [...], domiciliat în [...],în calitate de pârât în dosarul nr.[...], cu termen
la[....], depun prezenta
Intâmpinare
Prin care vă solicităm respingerea cererii de chemare în judecată formulată de
reclamantul[...].

Motivele intâmpinarii:

În fapt, arătăm că, prin cererea de chemare în judecată formulată de[...], s-a
solicitat[...]
Având în vedere faptul că ( se arată mai întâi excepţiile )[...], solicităm respingerea
acţiunii.
In ceea ce priveşte cererea reclamantului, situatia în fapt şi în drept este cu totul
alta (se răspunde la fiecare capăt de cerere cât şi la elementele de drept invocate
în cerere)[...]
În drept, imi intemeiez cererea pe dispozitţile art.115-118 Codul de procedură
civilă
Dovada cererii înţeleg să o fac cu : acte( trebuie enumerate şi depuse copii de pe
acestea), interogatoriul reclamantului, martori ( trebuie arătat numele şi adresele
acestora), expertiza( trebuie arătate obiectivele acesteia şi ce anume vrea să se
dovedească cu ea).
Depun întâmpinarea şi actele de care am făcut vorbire în [...]exemplare, unul
pentru instanţă şi [...] pentru a fi comunicate reclamantului.
Data [...............................]
Semnatura[……………...]

Domnului Preşedinte al.................................

APLICAŢII
1. Precizaţi ce elemente tip poate conţine o cerere de ofertă .
2. Precizaţi ce tip de ofertă a fost dat ca exemplu. Motivaţi răspunsul dat.

3. Formulaţi o cerere de ofertă de servicii necesare desfăşurării activităţii


instituţiei publice în care veţi lucra.

4. Formulaţi o ofertă detaliată de servicii pe care o primărie le prestează


pentru agenţii economici.

5. Redactaţi o comandă pentru serviciile prestate de o instituţie publică


pentru agenţii economici.

53
6. Redactaţi o scrisoare de modificare a preţurilor precizate pentru o ofertă
de servicii prestate de o instituţie publică.

7. Elaboraţi o scrisoare de reclamaţie privind calitatea necorespunzătoare a


materialelor consumabile de birou, livrate de un agent economic unei
instituţii publice.

8. Prezentaţi un răspuns negativ la reclamaţia anterioară formulată de


instituţia publică

9. Elaboraţi un ciclu de scrisori alcătuit dintr-o cerere de ofertă, o ofertă , o


reclamaţie şi o scrisoare de răspuns favorabil la acea reclamaţie.

10. Redactaţi o plângere privind plata unei amenzi stabilită printr-un


proces-verbal de contravenţie.

11. Completaţi formularul de întâmpinare dat, în cazul în care un cetăţean


dă primăria în judecată pentru nerepararea unei străzi, fapt care i-a produs
prejudicii.

12. Completaţi primul formular tip de contestaţie, pentru acordarea bursei


speciale „Guvernul României“.

Evaluare

1. Realizaţi un ciclu de scrisori , astfel în scrisoarea iniţială solicitaţi


informaţii despre o instituţie publică, în scrisoarea de răspuns primiţi doar o
parte din informaţiile dorite, iar în scrisoarea de revenire cereţi să vă fie
trimise şi restul de informaţii precizate în scrisoarea iniţială Indicaţi toate
elementele scrisorii oficiale şi respectaţi regulile de aşezare în pagină
. 5 puncte

2. Redactaţi o contestaţie privind rezultatele pe care le-aţi obţinut la un


examen. 2 puncte
3. Formulaţi o plângere împotriva unui proces-verbal de contravenţie prin
care aţi fost amendaţi pentru neacordarea de prioritate. 2 puncte

NOTA: Se acordă un punct din oficiu.

54
5
Categorii de cereri

Oficială: de aprobări şi autorizaţii, de remitere de


1 acte, de chemare in judecată, de arbitrare

Personală: de concediu, de transfer, de trecere la


altă categorie de angajare, de înscriere la cursuri,
2 de pensionare, de stabilire a obligaţiilor
administrative, de certificare

Competenţe specifice:
C2.Redactează scrisori oficiale

55
5.CATEGORII DE CERERI

5.1.CERERILE OFICIALE

Cererea este o scrisoare de iniţiativă, prin care se solicită un drept


legal. Cererea poate fi adresată atât de persoane juridice, cât şi de
persoane fizice, în funcţie de aceasta distingându-se cererea oficială şi
cererea pesonală.
REŢINEŢI
Cererea oficială – este scrisoarea prin care o unitate economică
sau socială solicită unei alte unităţi un drept ce i se cuvine şi de care
depinde rezolvarea unor activităţi ale unităţii.
Ştiaţi că…

Tipuri de cereri adresate administraţiei publice pot fi: cereri de


aprobare şi autorizaţii, cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc.
Tot cereri oficiale sunt cele de chemare în judecată sau de executare
silită, cererea de arbitrare etc.
Caracteristicile de redactare a cererii oficiale sunt specifice unei
scrisori de iniţiativǎ în ceea ce priveşte structura şi formulele
specifice. De exemplu: ,,Vă rugăm a aviza….”; Prin prezenta vă
supunem spre aprobare…”; ,,Vă rugăm a dispune…”; Vă rugăm ca în
conformitate cu… să ne…” etc.

REŢINEŢI

Redactarea se face după modalitatea indirectă, începând cu


concluzia (întrucât se solicită un anumit lucru) şi continuând cu motivarea.
La anumite cereri, cum sunt cele adresate organelor judecătoreşti sau altor
organe de stat, este necesară o motivare dezvoltată sau anexată într-un
memoriu. În alte cazuri, în care se solicită, de exemplu, eliberarea unor
acte personale, originale sau copii legalizate, motivarea nu este
întotdeauna necesară.
Cererea trebuie să fie clară, fundamentată şi precisă. Din
concluzie trebuie să reiasă ce se cere, iar din motivare pe ce bază se cere.

56
OFICIUL REGISTRULUI
COMERŢULUI DE PE LÂNGĂ
TRIBUNALUL
.....................
II.
C E R E R E ELIBERARE ACTE
III.
Formular nr. 9
Nr. intrare: ............................................
Data : ....................................................
TAXĂ SUPLIMENTARĂ*):
� 48 de ore – 50%
IV.
1. Solicitant
...................................................................................................................................denumir
e firmă, nr de ordine în reg .comerţului sau cod unic de înregistrare / nume, prenume)
cu sediul/domiciliul în ....................................., str. ..........................................., nr. .......,bl.
......., sc. ...., etaj ....., ap. .…, judeţ/sector .................., tel........................., fax ..............., e-
mail ............................................,prin ......................................., în calitate de
................................................., conform ........................................, cu domiciliul în
...........................................,str. .............................................., nr. ........, bl. .........., sc. …...,
etaj ....., ap. ….., judeţ/sector ....................................,
2. pentru firma: ......................................................................................................................
având număr de ordine în registrul comerţului ....................................., cod unic de
înregistrare ..................…..............................;în temeiul Legii nr. 26/1990 privind
registrul comerţului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, solicit:
3. Obiectul cererii:
3.1. �Certificat constatator pentru: � licitaţie � bancă � obţinere viză � leasing �
notariat
� SAPARD � fonduri IMM � CAS ................................
� altele**): ...........................................................................................................................
Tipurile de date cuprinse în certificat**): � date de identificare � durata de funcţionare
declarată � activitatea principală
� activităţi secundare � capital social � asociaţi / acţionari � administratori / persoane
împuternicite � cenzori
� auditori � subunităţi / alte sedii secundare � mărci, brevete � activităţi autorizate �
societatea de registru independent
� dobândirea de către societate a unui bun de la un fondator/acţionar
� persoană fizică sau juridică: ...........................................................................................
� asociat / acţionar � persoană împuternicită în firme înregistrate în registrul comerţului
� date din situaţiile financiare anuale pe anul ...............: � cifră de afaceri � profit brut �
profit net � număr salariaţi
� toţi indicatorii � alţi indicatori:
.....................................................................................................................................
3.2. �Extras de registru
3.3. �Copii certificate: � dosar complet � actele:
..............................................................................................................

57
4. Număr exemplare solicitate: .......... 5. Formulare răspuns în: � limba română �
limba engleză
Data: .................................... Semnătura ..................................
VI.
Termen ......................................................................... Confirmare primire …………
Întocmit ........................................................................ Nr. şi data ieşirii ...................
Verificat .......................................................................
V. Persoana şi domiciliul ales pentru comunicări, potrivit art.28 din Legea nr.26/1990,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare:
1. Nume şi prenume:
......................................................................................................................
2. Adresa: localitatea .................................., str. .......................................................,
nr. ..................., bloc......., scara.............., etaj.............., ap...........,
judeţ/sector.....................,
cod poştal................, telefon ................fax........................, e-mail ........................................
.
3. � Solicit comunicarea prin: � poştă � e-mail � biroul eliberări, la sediul instituţiei

Cerere de chemare în judecată - model


Domnule Presedinte,

Subsemnatul [.....], domiciliat în [....],în calitate de reclamant, chem în judecată pe numitul


[....], domiciliat în [.....],în calitate de pârât, pentru că, prin hotărârea ce o veţi pronunţa, să
fie obligat la [.....].
Obiectul actiunii [....]( trebuie precizat în concret, iar dacă este vorba despre o acţiune cu
caracter patrimonial, trebuie arătată şi valoarea acestuia ). Solicit, de asemenea, obligarea
pârâtului la plata cheltuielilor de judecată pentru acest proces.
Motivele actiunii :
În fapt, arăt că [....] ( se arată împrejurările faptice care constituie izvorul material al
pretenţiilor reclamantului ).
În drept, imi intemeiez acţiunea pe dispoziţiile art.[...] (dacă nu se poate indica un art de
lege, reclamantul poate preciza care este temeiul juridic al cererii, de ex. revendicarea,
anularea unui act, răspunderea contractuală sau delictuală etc.)
Dovada actiunii inţeleg să o fac cu : acte (trebuie enumerate şi depuse copii de pe
acestea), expertiza ( trebuie arătate obiectivele acesteia şi ce anume vrea să se
dovedească cu ea).Depun acţiunea şi actele de care am facut vorbire în [...] exemplare,
unul pentru instanţă şi [....] pentru a fi comunicate pârâtului ( pârâtilor ) o data cu citaţia. De
asemenea anexez chitanţa nr [....] reprezentand taxa de timbru, şi timbrul judiciar în
valoare de [...] .
Data[...]
Semnatura[....]

Domnului Preşedinte al ( Judecătoriei, Tribunalului, Curţii de Apel)[.....]

Model cerere de arbitrare


Formular de compromis recomandat de CCIR
Subsemnaţii/Subscrisele:
1. .................. (nume/denumire; numele reprezentanţilor legali; domiciliu/sediu; număr de
înmatriculare la Registrul Comerţului; număr de telefon, telex, fax), denumită în continuare
partea 1, şi

58
2. (aceleaşi date), denumită în continuare partea 2, constatăm că între noi a intervenit un
litigiu izvorât din contractul nr. ........ din ........... , litigiu având următorul obiect:
Partea 1 pretinde că ....... (expunerea pe scurt a pretenţiilor)
Partea 2 susţine că ......... (expunerea pe scurt a obiecţiilor).
Subsemnaţii convenim ca acest litigiu să fie soluţionat prin procedura de arbitraj
simplificată a Curţii de Arbitraj Comercial Internaţional de pe lângă Camera de Comerţ şi
Industrie a României, în conformitate cu Regulile de procedură ale acestei Curţi.
Hotărârea arbitrală pronunţată în acest litigiu este definitivă şi obligatorie.
Părţile vor mai adăuga obligatoriu, una din următoarele menţiuni:
1. „Tribunalul arbitral va fi compus din dl. ...................... în calitate de arbitru unic.”
sau
„ Tribunalul arbitral va fi compus dintr-un arbitru unic numit de preşedintele Curţii de
Arbitraj Comercial Internaţional de pe lângă Camera de Comerţ şi Industrie a României”
sau
„ Tribunalul arbitral va fi compus conform Regulilor de procedură arbitrală”.
Incheiat în dublu exemplar, la ...... , astăzi ………. .

Semnătura părţii 1, Semnătura părţii 2,

5.2. CERERI PERSONALE


Cererea personală – este o scrisoare prin care o persoană fizică,
în calitate de cetăţean sau salariat, solicită din partea organizaţiei unde
lucrează sau din partea instituţiilor şi organelor de stat care realizează
servicii publice, anumite drepturi prevăzute de lege.
REŢINEŢI

Cererea personală se mai numeşte şi petiţie, cel care o


adresează este petiţionar, iar dreptul de a formula cereri, prevăzut de
lege, constiuie drept de petiţionare. Problematica cererilor personale
este foarte variată, astfel:
 în raporturile dintre salariaţi şi unităţile în care lucrează intervin
cereri de: eliberări de adeverinţe sau certificări de acte, cereri de
concediu, de transfer, de trecere la o altă categorie de retribuţie, de
plată a alocaţiei pentru copii sau a altor drepturi băneşti, cereri de
recomandare pentru a urma sau a fi înscris într-o formă de
învăţământ etc.;
 în cazul în care un cetăţean doreşte să lucreze sau să activeze
într-o instituţie intervin: cereri de angajare, de înscriere într-o
formă de învăţământ sau la cursuri organizate, de înscriere într-o
asociaţie de profil;
 în cazul în care o persoană doreşte să obţină un act
administrativ care să-i confere un complex de drepturi şi obligaţii

59
se fac cereri de: pensionare, cereri de obţinere de carnete auto,
diplome şcolare etc.
 în cazul în care cetăţenii doresc să li se stabilească drepturi sau
obligaţii determinate de către administraţia publică: cerere de
stabilire a obligaţiei administrative a unei persoane de a plăti
impozitele pe venit, pentru locuinţe sau mijloace de transport
personale; cerere de atribuire a unui teren pentru construcţia de
locuinţă proprietate personală, cererea de autorizaţie, de certificare
a unei anumite meserii;
 în cazul în care cetăţenii doresc să obţină anumite drepturi:
cerere de primire a copiilor în grădiniţe, cereri de ajutor social,
cerere de stabilire a unei succesiuni;
 în cazul în care o persoană se consideră lezată în drepturi,
constată o încălcare a legii, intervin cereri adresate organelor de
justiţie şi parchetului :cererea de chemare în judecată.
REŢINEŢI

Redactarea cererii personale include elemente specifice structurii


propriii:
 formula de adresare menţionează funcţia conducătorului unităţii
căreia i se adresează cererea, însoţită de cuvântul ,,Domnule….”
 textul scrisorii (cererii) se amplasează în centrul paginii.
Introducerea începe cu expresia ,,Subsemnatul(a)” urmată de
numele, locul de muncă, funcţia, adresa petiţionarului; concluzia
constituie obiectul cererii. Concluzia este urmată de o motivare
 încheierea constituitǎ dintr-o formulă de respect, de mulţumire sau
de salut;
 semnătura solicitantului se amplasează sub text, spre dreapta;
 adresarea scrisorii se face în subsolul paginii, realizată prin
completarea formulei iniţiale cu denumirea unităţii (Domnului
Director General al Institutului de Informatică Bucureşti).
Ştiaţi că…

În cererile tehnoredactate, formulele de adresare finale se scriu ca şi


cele iniţiale, cu majuscule şi fără prescurtări;
– data se amplasează la stânga, sub text. Din punct de vedere legal,
data cererii este considerată data la care a fost înregistrată la unitatea
destinatară.
Pentru cereri se folosesc coli A4. Cererile personale pot fi însoţite de un
memoriu, prin care se detaliază motivarea cererii.

60
CERERE-TIP

Denumirea autorităţii sau instituţiei publice ...............................


Sediul/Adresa ...............................................................
Data ............................................

Stimate domnule/Stimată doamnă .............................................,

Prin prezenta formulez o cerere conform Legii nr. 544/2001 .Doresc să primesc o copie de
pe următoarele documente (petentul va enumera cât mai concret documentele sau
informaţiile solicitate)
…………………………………………………………………………………………………………
Doresc ca informaţiile solicitate să îmi fie furnizate, în format electronic, la următoarea
adresă de e-mail (opţional): ................................... .
Sunt dispus să plătesc taxele aferente serviciilor de copiere a documentelor solicitate.
Vă mulţumesc pentru solicitudine, ...............................
(semnătura petentului)
Numele şi prenumele petentului .......................
Adresa ..................................................
Profesia (opţional) .....................................

A. N. R.C.
B-dul Libertăţii, 14, sect 5,
Bucureşti, 050706
Tel+4021 3075400
Fax: +:4021 30754 02 De acord,
Preşedinte,
Dan Cristian GEORGESCU

CERERE CONCEDIU DE ODIHNĂ

Subsemnatul(a) [Numele solicitantului] , având funcţia de [funcţia] Direcţia


[Numele direcţiei] , Serviciul [Numele serviciului] , vă rog a-mi aproba efectuarea
concediului de odihnă legal, cuvenit pe anul [anul în curs] , începând din data de
[zz.ll.aa] până la data de [zz.ll.aa] , reprezentând [numărul de zile lucrătoare] zile
lucrătoare.
Menţionez că nu solicit plata anticipată a drepturilor de concediu şi a primei de
vacanţă.
În perioada concediului de odihnă voi fi înlocuit de [Numele persoanei care înlocuieşte] ,
[funcţia persoanei care înlocuieşte] .

Semnătura solicitantului(ei) Semnătura persoanei care îl(o) înlocuieşte

Şef Serviciu, Serviciul Resurse Umane,

Zile C.O. legale pe anul..... din care efectuate..........


Director,

61
Model de cerere de certificare a unei specializări

ASOCIAŢIA DE PROPRIETARI / LOCATARI BL. _______________


Str. _________________________________________
Nr. ___________ , Bl. ___________ , Sc. ___________
Cod de Înregistrare Fiscală : ______________________
Încheierea judecătorului delegat ___________________
Nr. ______________, din data ___________________
Domnule Primar,
Subsemnatul _________________________________, domiciliat în Bucureşti, Sector _____ ,
Str. __________________________ , nr.__________ , bloc _______ , scara _________, etj. ____ , ap.
_______ , Telefon: __________________________ ,legitimat cu B.I./C.I. seria _________ , nr.
________________ , CNP _______________________________, vă rog să-mi aprobaţi participarea la
examinarea necesară obţinerii atestatului de administrator imobile.
La prezenta cerere anexez următoarele documente :
□ 1. Curriculum vitae;
□ 2. Copie B.I./CI.;
□ 3. Copii legalizate - a actelor de stare civilă (conform. H.G. NR. 400/2003 Art. 67 alin 3.1. modificat şi
completat prin H.G. Nr. 1386/2003);
□ 4. Copii legalizate - a actelor de studii (conform. H.G. NR. 400/2003 Art. 67 alin 3.1. modificat şi
completat prin H.G. Nr. 1386/2003);
□ 5. Certificat de cazier (original);
□ 6. Adeverinţă de la medicul de familie din care reiese că solicitantul e apt de muncă;
□ 7 Copie xerox legalizată după diploma de absolvire a unui curs de pregătire profesională de
specialitate (pentru persoanele care nu au desfăşurat activitate de administrare imobile cel puţin 3 luni)
□ 8. Un dosar de încopciat cu şină.

Anexe numărul total de ____________ file.


Semnătura _______________

Model de cerere de înscriere la cursuri

R E N A R ASOCIAŢIA DE ACREDITARE DIN ROMÂNIA


v.4/ 27.07.2006 © 05.2005 Cătălin Gurău – consilier juridic
CERERE DE ÎNSCRIERE LA CURSURI DE INSTRUIRE
SC ____________________________ cu sediul în __________________, cont bancar
___________________, reprezentatǎ legal prin _____în calitate de_________tel.
______________fax
e-mail ____________________v ă _ rugăm să înscrieţi pe:
1. Dna/ Dl.____________ având funcţia de_________, CNP ___________tel. ________fax
2. Dna/Dl ___________ având funcţia de__________, CNP _________tel. _________fax
la cursul 3
________________________________________________________________
organizat de către RENAR - CFPA în data de
_________________________________________________________
Declarăm că prezenta cerere reprezintă comanda fermă, că am luat cunoştinţă de prevederile
contractului de prestări servicii anexat prezentei cereri şi că acceptăm tariful de _________________+
TVA/ persoană pe care îl vom achita în condiţiile contractului de prestări servicii semnat şi transmis o
dată cu prezenta cerere.
DATA Semnătura Ştampila
Spaţiu rezervat CFPA - RENAR
Aprobat Respins
Comentarii ________________________________________________
Data Ştampila Semnătura

62
CERERE PENTRU ACORDAREA Nr. _______ din _______
PENSIEI PENTRU LIMITĂ DE VẬRSTĂ
PENSIE ANTICIPATĂ
PENSIE ANTICIPATĂ PARŢIALĂ

Către, CASA JUDEŢEANĂ DE PENSII _________

Subsemnatul(a) __________________________________________ cu codul personal de asigurare


socială_______________________domiciliat(ă) în localitatea ___________________str.
_________________________________ nr.________ bI. _____ Sc. ____ et.____ ap. ______ judeţul
___________________ posesor act identitate seria _____ nr.____________ eliberat de
________________ Ia data de _____________ născut Ia data de ______________ În locatitatea/judeţul
_______________________ fiul(fiica) _____________________________lui _____________________
şi al ________________________________ solicită Inscrierea Ia pensie pentru limită de
vărstă/pensionare anticipatä/pensie anticipată parţială cu data de _________________
În acest scop depun urmätoarele acte:
 Carnetul de muncă seria ________ nr. _________________ original şi copie
 Carnet de asiguräri sociale seria________ nr. ____________ original şi copie
 Livret militar seria ________ nr. ____________ original/copie
 Adeverinţä certificare perioadă de studii Invăţămănt superior nr._______ din ___________
 Adeverinţä privind sporurile Ia salariu _______________________
 Adeverinţă condiţii de muncă ______________________
 Dovadä certificare stagiu de cotizare ______________________
 Data încetării calitäţii de asigurat
 Adeverinţă din care sä rezulte achitarea contribuţiei de asiguräri sociale până Ia data solicitării
drepturilor _____________________________
Declar pe proprie răspundere sub sancţiuniIe Codului Penal pentru declaraţii neadevărate că:
 sunt / nu sunt asigurat(ă)
 primesc / nu primesc o altă pensie sau ajutor social
 primesc / nu primesc indemnizaţie
 primesc / nu primesc indemnizatie de şomaj, aIocaţia de sprijin
 primesc / nu primesc indemnizatie de handicapat
 primesc / nu primesc indemnizatie DL 118/1990 CEC nr.
 primesc / nu primesc indemnizaţie L 189/2000 CEC nr.
Mă oblig a anunţa, în termen de 15 zile, Casa judeţeană de pensii orice schimbare ce va surveni în cele
declarate mai sus. În cazul în care nu-mi voi respecta declaraţia asumată prin prezenta, mă oblig să
restitui integral sumele încasate nelegal, suportând rigorile legii.
Am completat şi am citit cu atenţie conţinutul declaratiei de mai sus, după care am semnat.
Data _____________ SEMNATURA

63
Model de cerere pentru trecerea la o altă categorie de angajare

Agenţia Naţională de Reglementare


în Comunicaţii
B-dul Libertăţii, 14, sect 5,
Bucureşti, 050706
Tel+4021 3075400
Fax: +:4021 30754 02

DOMNULE PREŞEDINTE

Subsemnatul Constantin Paul, având funcţia de referent debutant, în cadrul serviciului


administrativ, vă rog să-mi aprobaţi numirea ca referent definitiv, grad 2, clasa-III-a, treapta
a-3-a, întrucât am efectuat cele şase luni de stagiu obligatoriu, prevăzute în Statutul
funcţionarilor publici, pentru funcţionarii din categoria C (care au studii liceale).

Menţionez că am depus la şeful serviciului administrativ, raportul de activitate solicitat


pentru perioada de stagiu, acesta fiind validat.

Data: 18.03.2008 Semnătura

DOMNULUI PREŞEDINTE
AL AGENŢIEI NAŢIONALE DE REGLEMENTARE ĨN COMUNICAŢII

Model de cerere pentru stabilirea unei obligaţii administrative

DOMNULE PREŞEDINTE,

Subsemnata Popescu Maria, cu domiciliul în Bucureşti, str. Frumoasă, nr 1, sect 1,


recurentă în Dosarul nr xxxx/xxxx, formulez
CERERE DE REDUCERE A TAXEI DE TIMBRU
Vă rugăm să dispuneţi reducerea sau măcar eşalonarea la plată a taxei de timbru în sumă
de xxxx RON, deoarece sunt persionară şi primesc lunar o pensie de xxx RON din care
întreţin şi un copil minor.
În drept, îmi întemeiez cererea pe prevederile art. 74, 75 şi urm C. pr. civ..
În dovedirea cererii mele anexez :
cupon pensie
certificat naştere Ionescu Ioana
Vă rog să binevoiţi a cerceta cererea mea, vă rog să admiteţi cererea şi să dispuneţi
reducerea acestei taxe.

Vă mulţumesc
Popescu Maria
Data :15.10.2007

DOMNULUI PREŞEDINTE AL TRIBUNALUI SECTORUL 1

64
APLICAŢII
1. Elaboraţi o cerere personală pentru a obţine o adeverinţă de elev.

2. Redactaţi o cerere personală pentru obţinerea unui concediu de studii.

3. Pentru fiecare dintre cererile personale date ca exemplu stabiliţi câte o


listă de elemente caracteristice.

4. Precizaţi regulile de redactare estetică a unei cereri personale.

5. Elaboraţi o cerere personală de certificare a studiilor absolvite (ciclul


inferior al liceului) .

Evaluare

1. Redactaţi o cerere oficială pentru obţinerea unei aprobări, respectând


următorul plan :
obiect: cerere de aprobare
introducere: subsemnaţii, funcţia, organizaţia, adresa sediului social,
solicită aprobarea
cuprins: necesitatea obţinerii aprobării pe baza indicării legislaţiei
încheiere: documente anexate, data , semnături, ştampilă 2 puncte

2. Completaţi formularul de compromis propus de CCIR,( anexat), pentru a


rezolva prin arbitraj, litigiul generat de nerespectarea termenului de livrare
prevăzut într-un contract de vânzare- cumpărare, clientul dorind obţinerea
plăţii unor despăgubiri sub forma penalităţilor de întârziere. 2 puncte

3. Elaboraţi o cerere de înscriere la cursuri de scurtă durată pentru


perfecţionarea calificării profesionale. 2 puncte

4. Redactaţi o cerere oficială de remitere de acte de la CASA JUDEŢEANA


DE PENSII, privind vechimea în muncă înregistrată în perioada 2002-2007,
pentru angajaţii firmei care fac solicitarea. 3 puncte

NOTǍ: Se acordă un punct din oficiu.

65
6
Conţinutul
scrisorii oficiale

Planul scrisorii: introducere, motivare (conţinut),


1 concluzii

Elemente structurale: titlu, număr propriu de


2 ordine, obiectul, scopul emiterii, acte doveditoare,
analiza faptelor, funcţia semnatarului, ştampilă,
număr de exemplare.

Forma grafică şi estetică de prezentare


3

Competenţe specifice:
C2.Redactează scrisori oficiale

66
6. CONŢINUTUL SCRISORII OFICIALE
6.1.PLANUL SCRISORII OFICIALE

O scrisoare oficială este mijlocul de comunicare utilizat cel mai


curent de o organizaţie, pentru a aduce sau cere informaţii, astfel putând
comunica eficient cu mediul său extern.

Ştiaţi că…

Ea este reprezentativă pentru organizaţie deoarece înlocuieşte contactul


personal , ceea ce impune atenţia deosebită acordată asigurării unei prezentări
estetice şi unei redactări corecte.
Prezentarea sa se respectǎ reguli specifice de redactare, diferite de cele ale
corespondenţei particulare.

REŢINEŢI

Toate scrisorile oficiale presupun existenţa în conţinutul lor a următoarelor


părţi :
1.introducerea
2.curprinsul (motivaţia)
3.concluzia
4.formula de politeţe.

A.Redactarea unei introduceri :


Introducerea prezintă succint, dar într-o manieră precisă,
subiectul acrisorii .
Este alcătuită adeseori dintr-o singură propoziţie sau frază, se
referă la o scrisoare anterioară la care se răspunde sau se revine, sau
poate presupune iniţierea şi desfăşurarea unor relaţii sociale sau de
afaceri.
Paragraful introductiv dă tonul scrisorii care poate fi unul amical
sau formal.
Redactarea introducerii variază în funcţie de situaţie :
a) abordarea directǎ şi clarǎ a subiectul comunicării dacă scriem pentru
prima dată;
b) confirmarea primirii documentului sau reamintirea situaţiei la care ne
raportăm.
În anumite cazuri introducerea poate conţine mulţumiri.

67
B. Elaborarea cuprinsului scrisorii :
Acesta reprezintă conţinutul principal al scrisorii şi se constituie
dintr-o înşiruire de paragrafe , structurate conform temei scrisorii .
Aceste paragrafe expun metodic şi în detaliu faptele enunţate în
introducere .
REŢINEŢI

Recomandări privind formularea cuprinsului scrisori


a) evitarea începerii paragrafelor cu pronumele “noi”,;
b) începerea uneori a paragrafelor prin subiect sau printr-o
interogaţie; asigurarea înlănţuirii logice a paragrafelor folosind cuvinte
de tranziţie adecvate;
c) evitarea începerii paragrafelor printr-un participiu trecut;
d) evitarea frazelor lungi, acumularea de adverbe sau pronume
relative;
e) evitarea termenilor tehnici complicaţi care pot crea confuzii

C.Redactarea concluziei:
Are ca scop indicarea
comportamentului sau acţiunilor
destinatarului pe care şi le doreşte
expeditorul.
Concluzia se formulează ca o frază
scurtă. Ea are ca scop atragerea
atenţiei destinatarului, pentru ultima
oară, asupra a ceea ce se aşteaptă de
la el ca atitudine şi comportament.
Fig. 6.1. Tehnoredactarea corespondenţei
REŢINEŢI
Recomandări privind formularea concluziei:
a) evitarera începerii concluziei cu un participiu prezent.
b) înscrierea în două paragrafe distincte a concluziei şi0 a formulei de
politeţe.

D. Redactarea formulei de politeţe:


O scrisoare se încheie printr-o formulă de politeţe adaptată
corespondentului şi situaţiei Recomandări privind redactarea formulei
de politeţe:
a) începerea formulei de politeţe prin „Vă rugăm să aceptaţi…“ sau „Dorim
să primiţi…“;

68
b) utilizarea următoarelor două formule care pot fi folosite în orice situaţie
curentă: „Vă rugăm să primiţi salutul nostru distins“ şi „Vă rugăm să
acceptaţi expresia sentimentelor noaste distinse“

APLICAŢII
1. Pornind de la frazele introductive următoare , precizaţi subiectul fiecărei
scrisori .Indicaţi apoi dacă ele sunt formulate pe baza unei situaţii
anterioare.
a) Am primit scrisoarea dvs. nr. … din data ….., prin care ne
semnalaţi întârzierea prestării serviciilor contracte.
b) Vă rugăm să aveţi amabilitatea de a participa la Simpozionul cu
tema „Protecţia consumatorilor”.
c) Am aflat din surse autorizate că firma dumneavoastră nu are
capacitate de producţie suficientă, pentru a realiza în bune condiţii
lucrarea pe care doriţi s-o contractaţi.
2. Elaboraţi câte o frază introductivă referitoare la fiecare din situaţiile
următoare, adresând totodată mulţumiri:
a) trebuie să se formuleze un răspuns la scrisoarea de cerere a unui
loc de muncă primită de la un tânăr absolvent;
b) trebuie să se trimită copia de pe un ordin de plată care să ateste
plata contravalorii unei facturi proforma utilizată pentru cumpărarea
prin virament a unor materiale consumabile de birou.
3. Completaţi următoarele fraze,din cuprinsul unei scrisori oficiale, cu
cuvinte tranzitorii ca: deoarece, în consecinţă, ca efect, pe de o parte şi pe
de altă parte:
a) Regretăm că nu putem accepta cererea dumneavoastră
………………. nu mai prestăm aceste servicii pentru populaţie.
b) Vă rugăm să respectaţi clauzele contractului nr…. din data…..
privind plata anticipată a serviciilor noastre ,……………… dorim să
achitaţi în cel mai scurt timp posibil contravaloarea facturii nr.
254/…………..
c) Ca răspuns la comanda d-voastră nr.548/23.02.2008 vă anunţăm
……/……/…/………….. că serviciile respective nu mai sunt
subvenţionate de primărie, dar ………/……/……/………... vă
informăm că puteţi beneficia de subvenţionarea altor servicii, în
aceleaşi condiţii.
d) Nu putem considera finalizată construcţia …../……….. al neprimirii
procesului-verbal de recepţie iniţială.

69
4. Propuneţi alte două formulări pentru fraza dată din cuprinsul unei scrisori
oficiale:
Vă rugăm să ne trimiteţi în cel mai scurt timp posibil , prin curier,
instrucţiunile dumneavoastră privind prestarea serviciilor pe care le
solicitaţi.
5. Dezvoltaţi cuprinsul unei scrisori oficiale folosind următoarele idei:
- nu suntem în măsură să participăm la licitaţie la data anunţată
- explicăm motivele obiective care ne împiedică să dăm curs invitaţiei
- propunem să participăm la a doua şedinţă de licitaţie
- vom prezenta în plic închis condiţiile noastre, pe care le considerăm
acceptabile, pentru a închiria spaţiul comercial propus de primărie
6. Corectaţi concluzia următoare:
„Aşteptând cu nerăbdare să primim informaţiile solicitate, vă rugăm,
domnule, să primiţi sincerele noastre salutări.”
7. Redactaţi o frază pentru concluzionarea unei scrisori , plecând de la
următoarele situaţii:
a) solicitarea unei documentaţii
b) rezolvarea unei reclamaţii pe care aţi formulat-o în cuprinsul
scrisorii
8. Dumneavoastră lucraţi cu şeful compartimentului resurse umane, care
vă roagă să redactaţi conţinutul a două scrisori .
Planul scrisorii nr.1
Obiect: verificarea referinţelor unui funcţionar
Introducere: solicitarea informaţilor despre funcţionarul X, care va
ocupa un post
Cuprins: verificarea faptului cǎ a fost angajat în acea instituţie
Concluzie: trimiterea unei aprecieri detaliate datorită importanţei
postului vizat
Formulă de politeţe
Planul scrisorii nr.2
Obiect: refuz de candidatură
Introducere: aţi analizat scrisoarea de candidatură şi C.V.-ul anexat
Cuprins : alt candidat corespunde mai bine cerinţelor postului vacant,
dar veţi păstra documentele în baza de date
Concluzie: vă returnăm copiile actelor de studii şi fotografia
Formulă de politeţe

70
6.2. ELEMENTE STRUCTURALE
ALE SCRISORII OFICIALE
Scrisoarea, ca tip de text are particularităţi evidente datorate situaţiei şi
canalului de comunicare specifice.
Ştiaţi că…

Stilurile epistolare se evidenţiază mai ales prin asocierea dintre formulele


fixe (iniţiale, finale) şi zonele de mai mare libertate.

REŢINEŢI
În prezent, scrisoarea îmbracǎ forme noi, cu ajutorul mediilor
electronice. Limbajul administrativ îşi confirmă autonomia prin
formulele şi tiparele sale fixe. Astfel se recomandă evitarea unui
vocabular conservator, rigid, limitat şi cu frazeologie clişeizată
specific stilului excesiv birocratic .
Modificările nu au apărut atât în lexic, cât în unele aspecte globale
de construcţie a textului:
 prin impersonalizare extremă,
 prin reducerea formulelor de politeţe
 prin punerea în evidenţă oarecum „brutală“ a actului de
cerere, ofertă, refuz etc.
În asemenea condiţii, relaţiile publice stabilite îşi pierd orice
flexibilitate, rămânând invariabil formale.
Textul său are toate atributele formale ale unei scrisori oficiale:
antet, număr de înregistrare, formulă de adresare impersonală („Către
Primarul...“).
Uneori în corespondenţa oficială a fost suprimată adresarea
personalizată. Au fost utilizate formule de adresare de genul „Către
IMPSCB“.
În ultimele decenii, majoritatea
corespondenţei propriu-zise
recurgea la formula de precizare
restrictivă (şi tot impersonală) „În
atenţia...“.
Corespondenţa comercială
începe să se adreseze personal
pentru că a fost asumată de angajaţi
individualizaţi, care vor să convingă
şi să menţină parteneri.
Fig. 6.2. Corespondenţă comercială

71
Scrisorile trebuie să fie adresate direct şi personal („D-sale d-lui
primar al municipiului Z.../ Domnule primar, ...“ )
În cuprinsul scrisorilor oficiale frapantă este reducerea la
minimum a formulelor de politeţe. Mulţumiri pot fi adresate şi
persoanelor care cer sfaturi, referinţe, mostre sau chiar cuiva care
face reclamaţii .
Se recomandă pentru a îmbunătăţii exprimarea politicoasă ,
folosirea unor formule de tipul: „Am onoarea a vă informa...“; „Ne luăm
libertatea de a vă preveni...“; „Mă veţi îndatora foarte mult dacă veţi avea
amabilitatea să...“ etc.
În corespondenţa oficială impusă după 1950, formula de
adresare este impersonală, aceasta se referă la instituţie, enunţurile
fiind: „vă informăm că...“, „vă remitem...“, „vă solicităm... “. Scrisoarea de
răspuns începe, pe un ton neutru, în mod rigid: „Ca răspuns la...“; „Ca
urmare la...”.,”n considerarea adresei dvs.“ etc. Singura marcă de politeţe
întrebuinţatǎ adesea, rămâne obişnuitul „vă rog“.
Se recomandă evitarea oscilării între singularul şi pluralul
persoanei I, între tonul de rugăminte personală şi cel de adresă
oficială, prin care se trimit indicaţii şi dispoziţii
Finalul scrisorii oficiale,
administrative ori comerciale s-ar
putea formula firesc printr-o formulă de
tipul „Cu stimă“, „Cu consideraţie, ...“.O
formulă de încheiere răspîndită, dar nu
foarte potrivită în orice situaţie este şi
„Vă mulţumesc pentru sprijinul
acordat“. Bazată pe anticiparea reacţiei
favorabile,aceastǎ formulǎ, folosită
destul de des pentru situaţii cînd
răspunsul ar putea să nu fie favorabil,
pare mai puţin politicoasă decât altele Fig. 6.3. Expediere scrisoare oficială
de tipul „Sper că veţi examina cu
bunăvoinţă cererea mea“) .
În fine, nu e lipsită de semnificaţie nici simpla semnătură: funcţia precede
numele (DIRECTOR – şi, dedesubt, Ion Vasile) de cea în care numele
apare pe primul loc .
REŢINEŢI

Se recomandă evitarea a două din marile defecte ale


corespondenţei oficiale româneşti din „perioada de tranziţie“: confuzia
situaţiilor şi totala ignorare a caracteristicii de a fi convingǎtoare (şi,
implicit, a unei politeţi mai clar marcate).

72
APLICAŢII

1. Completaţi următoarele reguli de redactare a scrisorilor oficiale:


a) Scrisorile trebuie să fie adresate …………… şi ………………
b) Dupǎ prepoziţia din formula de adresare “Către...” este greşit să
folosim ……………….
c) Limbajul oficial se supune faţă de ………………/ ………………..ale
limbajului.
d) Pentru a îmbunătăţii exprimarea oficială se folosesc formule de
…………..
e) Evitarea oscilării între singularul şi pluralul…………………, între
tonul de rugăminte personală şi cel de…………../……………., prin
care se transmit indicaţii şi dispoziţii.
f) Ĩn cazul semnăturii ………………… precede ………………………..
g) Evitarea defectelor corespondenţei oficiale …………./………….. şi
totala ……../…/……….
2. Redactaţi o scrisoare oficialǎ de invitaţie la un eveniment social, în care
să respectaţi planul dat. Textul să cuprindă toate atributele formale ale unei
scrisori oficiale .
Obiectul scrisorii: invitaţie
Introducerea: fraza de invitaţie, precizarea evenimentului
Cuprinsul: sopul derulării evenimentului, data, locul desfăşurării
Concluzie: confirmarea participării până la data, prin scrisoare, fax
sau telefonic
Formula de politeţe

6.3. FORMA GRAFICĂ ŞI ESTETICĂ DE


PREZENTARE A SCRISORILOR OFICIALE

La prezentarea textelor se utilizează:


a) forme specifice de prezentarea actelor de întindere mare şi cu
conţinut divers;
b) forme comune de evidenţiere a corespondenţei.
a) Forme specifice de prezentare
a.1. Ĩmpărţirea textului în capitole şi subcapitole
Un text de dimensiuni mari, cu multe idei, se poate împărţi pe capitole, iar
acestea se pot împărţi pe subcapitole. Capitolele şi subcapitolele au titluri,
respectiv subtitluri. Aceste titluri se indexează cu cifre şi litere.

73
a.2. Folosirea paragrafelor
Paragrafele sunt părţi de text despărţite
printr-un alineat nou. Primul cuvânt
poate fi scris la o distanţă mai mare de
marginea din stânga a textului.
a.3. Folosirea citatelor
Citatele se introduc în text între
ghilimele. Referinţele la citate se
plasează la sfârşitul citatului, fie ca o
trimitere la o notă în subsolul paginii.
Referinţa conţine numele autorului,
numele cărţii, editura, anul apariţiei,
eventual pagina.
Fig. 6.5 Corectarea prezentării corespondenţei
a.4. Folosirea trimiterilor
Uneori în text este nevoie să se introducă explicaţii suplimentare. In locul
unde acestea ar fi necesare fie se pune un asterix, fie un număr ce
corespunde unei note înscrise în subsolul paginii. Această notă va fi
despărţită de text printr-o linie orizontală cu fie pe 5- 10 spaţii, fie pe toată
lăţimea paginii.
a.5. Folosirea bibliografiei
Bibliografia este indicată pentru a prezenta sursele de documentare folosite
pentru redactarea unui material. Bibliografia este ordonată alfabetic pe
baza numelor autorilor materialelor studiate. Pentru fiecare lucrare se
notează: numele autorului, titlul cărţii, editura, oraşul în care a fost editată
lucrarea, anul apariţiei.
a. 6. Tabelele
Acestea reprezintă o formă sintetizată a unor date cu caracteristici comune.
Un tabel are următoarele părţi: titlu, capul tabelui şi corpul tabelului. Reguli
de prezentare estetică a tabelelor:
 lungimea tuturor coloanelor va fi egală;
 lăţimea coloanelor va fi stabilită după cuvântul sau expresia cea
mai lungă;
 problemele diferite se separă prin cel puţin două intervale ;
 titlul se centrează ;
 capetele coloanelor trebuie să fie separate de text prin intervale
vizibile;
 coloanele tabelului se pot numerota începând de la zero;
 dacă se continuă tabelul pe pagina următoare, se poate nota
încă o dată capul tabelului sau numai numerele coloanelor.
b) Forme comune de prezentare
b.1. Sublinierea cuvintelor, frazelor sau părţilor de text care trebuie să fie
evidenţiate.

74
b.2. Folosirea majusculelor
b.3. Spaţierea literelor Textul este scris
folosindu-se o distanţă mai mare între litere
b.4. Amplasarea unei fraze în mijlocul
paginii
b.5. Retragerea unei părţi de text de la
marginea paginii, folosită special pentru
enumerări. Fiecare punct al enumerării va
începe cu aceiaşi parte de cuvânt, fie verb,
fie substantiv.
b.6. Aranjarea în acoladă a textului
Fig. 6.6. Folosirea majusculelor
constă în prezentarea unor diviziuni şi pentru denumirea firmelor
subdiviziuni, pornind de la general la
particular.
b.7. Aranjarea în scheme constă în prezentarea unor diviziuni şi
subdiviziuni în căsuţe legate între ele prin linii.

APLICAŢII

1. Împărţiţi următorul text în paragrafe:


„Când o firmă vrea să angajeze personal, mijlocul cel mai potrivit este să
dea un anunţ într-un ziar. Pentru ca anunţul să fie eficient se alege un
cotidian important, cu un tiraj mare. Puteţi să adresaţi o cerere pentru
anunţ printr-un telefon dat la redacţia ziarului. Există de asemenea agenţii
de publicitate care pot primi anunţul dumneavoastră.“
2.Prezentaţi un citat dintr-o lege.
3. Prezentaţi un citat dintr-o carte de specialitate, din textul căruia lipseşte
o parte.
4. Indicaţi cinci surse bibliografice legate de activitatea de corespondenţă şi
secretariat.
5. Aşezaţi într-un tabel sarcinile secretarei privind organizarea unei şedinţe:
cu trei săptămâni înainte secretara stabileşte lista de participanţi care se
aprobă de conducere, elaborează lista materialelor documentare necesare;
cu zece zile înainte verifică trimiterea invitaţiilor, difuzează materiale
documentare participanţilor; cu şase zile înainte se pregătesc dosarele
pentru participanţi, se asigură aparatura necesară, cu două zile înainte se
verifică starea sălii de şedinţă; în ajunul şedinţei; se instalează aparatura,
notează cine a anunţat că nu poate participa; înaninte de începerea
şedinţei: se completează lista de participanţi care se înmânează apoi

75
conducerii; în timpul şedinţei: notează absenţii, va lua notiţe pentru
redactarea procesului verbal; după şedinţă strânge materiale documentare,
le arhivează, distribuie deciziile adoptate celor care trebuie să le realizeze.
6. Indicaţi titlul capitolului al patrulea din prezentul manual, precum şi
titlurile subcapitolelor, arătând şi indexarea lor cu cifre.
7. Completaţi tabelul următor. Formulaţi un titlul pentru acest tabel .
a) Forme specifice de prezentare b) Forme comune de prezentare

Evaluare

1. Redactaţi o scrisoare oficialǎ de mulţumire , în care să respectaţi planul


dat. Textul să cuprindă toate atributele formale ale unei scrisori oficiale .
Introducerea: confirmarea primirii scrisorii prin care solicitaţi informaţii
Cuprinsul: adresarea de mulţumiri pentru interesul acordat transmiterii
informaţiilor care v-au fost de un real folos
Concluzie: precizarea efectelor utilizǎrii acestor informaţii
Formula de politeţe 2 puncte
2. Aranjaţi următorul text cu ajutorul acoladelor:
Circulara este o scrisoare tipizată care se adresează mai multor persoane
interesate, având acelaş text pentru toţi destinatarii. Există mai multe tipuri
de circulare, şi anume cele care informează clienţii (avizul simplu şi
circulara documentară), circularele care motivează clientul (circulare
personalizate şi circulare de publicitate directă), precum şi circulara urmată
de relansări. 1 punct
3. Aranjaţi acelaş text sub forma unei scheme cu căsuţe şi linii. 1 punct
4. Creaţi o trimitere şi o notă de subsol pentru următorul citat :
“Când eşti angajat într-o firmă. (…) Ascultă şi învaţă mai bine decât să
vorbeşti într-una.(…) Fii drăguţ, în mod egal, cu toată lumea. (…) Nu te
grăbi să faci aprecieri.“ (Letiţia Badrige “Codul manierelor în afaceri”, Ed.
Ştiinţa şi tehnică, Bucureşti, 1994 ). 1 punct

76
5. Explicaţi următoarele trimiteri utilizate în textul de mai jos:
“Urarea-tip, fixată prin uz, reprodusă de tipar, valabilă în situaţiile cele mai
diverse, suferă un proces de obiectualizare. De foarte multe ori ea este
introdusă printr-o formulă de tipul „primiţi de la noi urarea:...“; „tradiţionala
urare de...“ [1] (urarea-emblemă e de multe ori diferenţiată grafic: prin
ghilimele, majuscule, poziţie excentrică în text“) [2]. Urarea devine astfel un
citat, izolat de restul textului. Existenţa unei relaţii destul de strânse între
urarea uzuală şi corespondenţa oficială e confirmată de alte formule şi mai
protocolare: „Vă rog să primiţi cele mai sincere urări“; „primiţi, vă rog... “;
„permiteţi-mi să vă adresez calde urări“; „vă rog să-mi permiteţi să vă
urez...“ etc[3].” 2 puncte
6. Redactaţi o scrisoare oficială prin care adresaţi urări cu prilejul
sărbătorilor de Paşti cetăţenilor din localitate. Folosiţi majusculele,
spaţierea literelor, amplasarea unei fraze în mijlocul paginii .

2 puncte

NOTǍ: Se acordă un punct din oficiu.

77
7
Documente oficiale
uzuale

Cu caracter juridic: hotărâri, dispoziţii, acorduri,


1 autorizaţii, avize, ordine, circulare, somaţii,
reclamaţii.

2 Acte doveditoare: adeverinţă, delegaţie, chitanţă,


certificate.

Cu caracter intern: dare de seamă, referat, raport,


3 procese verbale, minute.

Competenţe specifice:
C3.Editează documente oficiale uzuale

78
7. DOCUMENTE OFICIALE UZUALE
7.1. DOCUMENTE OFICIALE UZUALE
CU CARACTER JURIDIC

Activitatea de bază a fiecărei instituţii publice, care se fundamentează pe


legea organică care stă la baza înfiinţării lor, se derulează de manageri prin
ordine, decizii, dispoziţii, care au un caracter obligatoriu.
a) Ordinul – este un act emis şi semnat de un ministru, care are
valabilitate pentru ramura de activitate pe care o coordonează. Este un act
de dispoziţie, la fel ca şi decizia. Elementele pe care trebuie să le
cuprindă un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale
deciziei.
Ştiaţi că…

În unele cazuri, funcţiile ordinului sunt cumulate cu cele ale


circularei, obţinând astfel un nou tip de document – ordinul circular.

b) Dispoziţia – poate fi emisă de orice persoană cu funcţie de


management.
Caracteristici de redactare pentru decizie, dispoziţie şi ordin sunt:
denumirea unităţii emitente;
titlul, numărul şi data emiterii documentului;
preambulul (menţiuni prealabile): prevederea legală care dă
dreptul managerului respectiv de a emite asemenea acte
introdusǎ prin una din formulele: ,, Având în vedere…”, ,,pe baza
…”, ,,în temeiul…”;
formula de dispoziţie: ,,emite următorul ordin (decizie, dispoziţie)”,
precedată de indicarea funcţiei emitentului;
conţinutul, organizat pe puncte sau articole numerotate;
încheierea (numerotată în continuare), cuprinzând organul sau
organismele de conducere, compartimentele care urmează să
îndeplinească prevederile actului
semnătura emitentului (precedată de indicarea funcţiei).
Astfel de acte pot fi emise în comun de acestea şi semnate de
conducătorii fiecăruia dintre ele.
c) Circulara – este documentul prin care un organ ierarhic superior,
transmite unităţilor din subordine, concomitent şi cu acelaşi conţinut

79
dispoziţii sau îndrumări. Circulara este un document cu dublă
semnificaţie:
- este un act, prin care un manager transmite subordonaţilor anumite
sarcini;
- este o ofertă tipizată folosită pentru publicitate.
O caracteristică de tehno-
redactare a scrisorii circulare constă
în aceea că ea se scrie în mai
multe exemplare, adresa destina-
tarului completându-se pe fiecare
exemplar separat. Copiile, având
valoarea originalului, se expediază
cu semnătura conducătorului şi
ştampila unităţii.
Scrisorile de acest tip au un titlu, ca
în cazul actelor, şi un număr propriu FIg. 7.1. Discutarea unui acord
de ordine (ex.: ,,Instrucţiune nr…”,
,,Circulara nr….”).
La destinatar ele primesc rezoluţia ,, în evidenţă”, pentru a fi
avute permanent în vedere. Ele au o singură semnătură – a directorului.

d) Acordul
Acordurile reprezintă puncte de vedere comune sau un
consimţământ dat de un organ al administraţiei competent, unui alt
organ al administraţiei care are competenţa de a emite un act.
Acordurile pot fi prelabile, concomitente sau posterioare
emiterii actului administrativ.
Ca element al corespondenţei interne, acordul de principiu nu are o
formă specifică, el putându-se manifesta prin:
- aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobării. Există
situaţii în care acest aviz este obligatoriu pentru asigurarea valabilităţii unei
decizii.;act distinct, care va purta titlul de ,,acord de principiu”;
- adresă în care obligatoriu se întâlneşte fraza ,,ne exprimăm
acordul de principiu faţă de …..”.
Aceste documente reprezintă de fapt răspunsuri la alte
elemente ale corespondenţei interne.
e) Avizele sunt opinii exprimate de un funcţionar administrativ sau un
organ al administraţiei publice, exprimate la cererea organului sau
funcţionarului administrativ ce urmează să emită un act administrativ.
Solicitarea de avize este prevăzută în diferite acte normative.
Avizele sunt acte preparatorii premergătoare emiterii actului
administrativ. Ele pot proveni din interiorul sau exteriorul unei organizaţii.

80
REŢINEŢI

Avizele se clasifică astfel :


 avize facultative: instituţia competentă să emită actul administrativ,
dacă doreşte cere şi se conformează avizului primit;
 avize consultative: instituţia competentă să emită actul administrativ
este obligată să ceară avizul, dar are libertatea de a se conforma
acestuia sau nu;
 avize conforme: sunt obligatorii a fi cerute şi aplicate de organul
care are competenţa de a emite un act administrativ.
f) Autorizaţia constituie operaţiunea cu caracter juridic şi/sau tehnic ce
implică participarea, într-o măsură mai mare sau mai restrânsă, a altor
organe sau structuri interne administrative privind emiterea unui act
administrativ.
g) Hotărârea se emite în vederea executării în bune condiţii a legilor
.Hotărârea se clasifică astfel :
 hotărâre normativă stabileşte norme juridice pe baza şi în vederea
executării legii, crează un cadru normativ general pentru o mai bună
şi corectă aplicare a legii sau permite aprobarea de regulamente de
aplicare a legilor adoptate;
 hotărârea individuală are în vedere numirea, eliberarea din funcţie,
stabilirea statutului profesional al unei persoane, acordarea sau
renunţarea la cetăţenie etc.
Hotărârile sunt emise de Guvern, Consiliile Judeţene sau de
Consiliile Locale.
h) Somaţia
În managementul aprovizionării,
un spaţiu distinct îl ocupă comunicarea
scrisă şi telefonică purtată în scopul
recuperării creanţelor sau al onorării
altor obligaţii contractuale (livrări
neefectuate la termen, servicii
neprestate).
O procedură eficace de
avertizare şi somare asigură urmărirea
derulării în condiţii de eficienţă a
relaţiilor cu clienţii şi reducerea Fig. 7.2. Somaţia
pierderilor.
O acumulare prea mare de creanţe neîncasate poate face
compania insolvabilă şi poate da faliment. De aceea, compania nu poate
aştepta pasiv ca debitorii să-şi onoreze obligaţiile.

81
De regulă se scriu mai multe scrisori de somaţie până să se ajungă la
ultima soluţie, justiţia.
i) Reclamaţiile administrative
Sunt formulate de agenţii economici sau de cetăţeni care sunt
nemulţumiţi de serviciile prestate de instituţiile publice sau de conţinutul
actelor administrative pe care le-au emis. Legea impune, de la caz la caz,
un termen de răspuns pentru aceste reclamaţii.

Exemple de documente oficiale cu conţinut juridic

ROMÂNIA
MINISTERUL EDUCAŢIEI SI CERCETĂRII
CABINET MINISTRU
Str. G-ral Berthelot 28-30, Bucuresti; Tel. 021/ 313.33.15; Fax: 021/412.47.19

ORDIN
cu privire la aprobarea componenţei Comisiei Naţionale de evaluare a
candidaturilor unităţilor de învăţământ preuniversitar înscrise în competiţia
pentru obţinerea Certificatului „Scoală Europeană”

În temeiul prevederilor Legii Învţământului nr. 84/1995, republicată, cu modificările


şi
completările ulterioare,
În temeiul H.G. nr. 223/2005 privind organizarea si funcţionarea Ministerului
Educaţiei si Cercetării, cu modificările şi completările ulterioare,
MINISTRUL EDUCAŢIEI ŞI CERCETĂRII
emite prezentul ordin:
Art.1. Se aprobă componenţa Comisiei Naţionale de evaluare a candidaturilor
unităţilor de învăţământ preuniversitar înscrise în competiţia pentru obţinerea
Certificatului „Scoală Europeană” prezentată în Anexă.
Art.2. Direcţia Generală Management Învăţământ Preuniversitar, inspectoratele
şcolare judeţene/al municipiului Bucureşti, conducerile unităţilor de învăţământ
preuniversitar vor duce la îndeplinire prezentul ordin.

MINISTRU
Mihail HĂRDĂU

82
Bucureşti
Nr: 858/ data: 04.04.2007
D E C I Z I A NR. 134, din 23.04.2004
privind notificarea Consiliului Local Oradea in vederea obţinerii
autorizǎrii ajutorului de stat ce urmeazǎ a se acorda
Regiei Autonome Apǎ Canal Oradea

PRESEDINTELE CONSILIULUI CONCURENTEI,


In baza:
1. Decretului nr. 57/2004 pentru numirea membrilor Consiliului Concurenţei;
2. Dispoziţiilor Legii concurenţei nr. 21/1996, cu modificările şi completările
ulterioare;
3. Dispoziţiilor Legii nr. 143/1999 privind ajutorul de stat, cu modificările şi
completările ulterioare;

În temeiul următoarelor motive:


1. Sprijinul financiar de care urmează să beneficieze R.A. Apă Canal Oradea
îmbracă forma unei garanţii pe care Consiliul Local Oradea o acordă acestei regii
autonome pentru contractarea unui credit de la BERD în condiţiile pieţei. Valoarea
totală a creditului contractat este de 6.000.000 Euro.
2. Fondurile alocate prin acest credit vor fi utilizate pentru cofinantarea măsurii
„Reabilitarea reţelei de canalizare şi a staţiei de epurare a apelor uzate în Oradea,
România”
DECIDE
Art.1. În temeiul art. 8 alin. (2) coroborat cu art.12 alin (2) lit. a) din Legea
nr.143/1999 privind ajutorul de stat, cu modificările şi completările ulterioare,
garanţia acordată de Consiliul Local Oradea la creditul primit de R.A. Apă Canal
Oradea de la BERD nu constituie ajutor de stat deoarece acest împrumut este
utilizat pentru reabilitarea infrastructurii tehnicoedilitare a municipiului Oradea.
Art.2. Prezenta Decizie devine aplicabilă la data comunicării sale.
Art.3. Prezenta Decizie va fi comunicată de către Secretariatul General din cadrul
Consiliului Concurenţei:
- Primăriei Municipiului Oradea, Bd. Piaţa Unirii nr. 1-2, judeţul Bihor;
- Regiei Autonome Apă Canal Oradea, str. Duiliu Zamfirescu nr. 3, Oradea, judeţul
Bihor.
Art.4. Secretariatul General şi Direcţia Autorizare Ajutor de Stat din cadrul
Consiliului Concurentei vor urmări aducerea la îndeplinire a prezentei decizii.

PREŞEDINTE
MIHAI BERINDE

83
S.C.VICTORIA S.A.
Direcţia Comercială
Reşiţa, Str…….., Nr….

DISPOZIŢIA NR. 124/2007

CĂTRE
Serviciul aprovizionare
Directorul Direcţiei Comerciale a S.C.VICTORIA S.A.

În baza regulamentului de organizare şi funcţionare al societăţii comerciale Victoria S.A.,


aprobat prin hotărârea A.G.A.
Dăm prezenta
DISPOZIŢIE
Art.1. În perioada 15 septembrie -25 septembrie 2007, serviciul aprovizionare al S.C. Victoria
S.A. va efectua o verificare a modului cum s-a realizat activitatea de recepţie a materiilor
prime intrate în depozitul unităţii începând cu 1 iulie 2007 şi până în prezent.
Art.2. Până la data de 27 septembrie 2007 se va înainta Direcţiei Comerciale un raport de
activitate privind nr. de loturi intrate, nr. de loturi recepţionate, nr. de loturi respinse la
recepţie şi măsurile aplicate privind mărfurile necorespunzătoare calitativ primite de la
furnizori.

Director,
Marinescu George

ROMÂNIA
Municipiul Bucureşti
Primăria Sectorului 2
Str. Olari, Nr. 11-13
Data …………….......

Stimate domnule ……………………………….


Prin prezenta formulez o reclamaţie administrativă, conform Legii nr. 544/2001, privind
liberul acces la informaţiile de interes public, întrucât la cererea nr.
…………………………..din data de ………………………... am primit un răspuns negativ, la
data de ………………, într-o scrisoare semnată de ………………………………………………
(completaţi numele respectivului funcţionar)
Documentele de interes public solicitate erau următoarele:
..............................................................................................................................................
Documentele solicitate se încadrează în categoria informaţiilor de interes public, din
următoarele considerente: ...................................................................................................
Prin prezenta solicit revenirea asupra deciziei de a nu primi informaţiile de interes public
solicitate în scris/în format electronic, considerând că dreptul meu, conform legii, a fost lezat.
Vă mulţumesc pentru solicitudine,
(semnătura petentului)
Numele şi prenumele petentului ………………………………
Adresa ………………………………………………………………
Telefon ……………………………………………………………….

84
ANTET TVR
CIRCULARA CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE DIN DATA DE 18.05.2007

Prezenţi: Tudor Giurgiu – Preşedinte – Director General, Nicu Alifantis,


Tudor Barbu, Ioana Băntoiu, Sorin Burtea, Cornelia Constantin, Liviu
Fetter, Zsolt Galfalvi, Anne Rose Marie Jugănaru, Despina Neagoe, George
Pruteanu – membri.
Invitaţi: Monica Purcaru – Consilier Juridic, Cicerone Grogorescu,
reprezentant al SPUSTV, Cristina Constantinescu, Director al
Departamentului Comunicare şi Relaţii Internaţionale
Deoarece postul de Director Direcţia Marketing şi Vânzări nu a fost ocupat în urma
concursului desfăşurat la începutul acestui an, vă rugăm să aprobaţi reluarea
concursului, comisia de concurs şi condiţiile de înscriere.

Propunere comisie de concurs:


- Tudor Giurgiu
- Ioana Băntoiu
- Sorin Burtea
- Gordon Lovitt
- Mihail Vârtosu din partea International Advertising Association.

Condiţii de înscriere la concurs:


1. studii superioare de lungă durată;
2. experienţă managerială în marketing/media de cel puţin 5 ani sau experienţă în
Televiziunea Română de minimum 5 ani;
3. experienţă managerială în vânzări/dezvoltarea afacerilor reprezintă un avantaj;
4. experienţă relevantă în dezvoltarea şi implementarea strategiilor de marketing;
5. specializări în publicitate şi consultanţă constituie un avantaj;
6. cunoaşterea a două limbi străine de circulaţie internaţională, dintre care una să fie
obligatoriu limba engleză;
7. fără cazier judiciar;
8. prezentarea unei declaraţii pe proprie răspundere din care să rezulte că nu a făcut parte şi
nu a colaborat cu poliţia politică;
9. cunoştinţe operare calculator.

Probe de concurs: prezentarea unui proiect managerial specific postului de maximum 10


pagini; evaluare psihologică şi managerială; test pentru verificarea cunoaşterii limbii engleze,
interviu.

Preşedinte Consiliu de administraţie,


Tudor Giurgiu

85
Nr. ______/_________

ACORD DE PARTENERIAT
Acest acord stabileşte relaţiile de cooperare între:

Universitatea Transilvania din Braşov,


cu sediul în Braşov, B-dul Eroilor nr. 29, cod poştal 500036, tel.: +40 268 413000,
+40 268 412088, tel./fax: +40 268 410525, www.unitbv.ro, reprezentată prin prof.
dr. ing. ION VIŞA în calitate de rector
şi
.....:.............................................................................................................
Obiectivele parteneriatului:
1. Perfecţionarea activităţii didactice şi de formare profesională a
studenţilor:
- dobândirea de cunoştinţe şi competenţe prevăzute în curicula universitară, prin
plasarea studenţilor în situaţii reale de producţie; formarea de competenţe privind
relaţiile interumane de muncă.
- creşterea motivaţiei pentru pregătirea teoretică şi practică a studenţilor, printr-o
mai bună cunoaştere a viitoarei profesii de către aceştia.
- pregătirea tinerilor absolvenţi pentru piaţa muncii, prin dobândirea de experienţă
practică în perioada studiilor universitare.
- intensificarea rolului companiei partenere în procesul de formare profesională a
studenţilor prin:
- stabilirea unui dialog permanent între companie şi universitate.
- descrierea şi actualizarea permanentă a nevoilor companiei în ceea ce priveşte
activitatea de instruire a studenţilor.
2. Dezvoltarea activităţii de cercetare - dezvoltare - inovare:
- elaborarea de teze de doctorat cu teme propuse din şi în colaborare cu compania
parteneră;
- identificarea căilor de cooperare în vederea dezvoltării cercetării ştiinţifice şi
transferului tehnologic;
3. Intensificarea activităţii în sistemele alternative de instruire: formare
continuă, învăţământ la distanţă, frecvenţă redusă - cursuri de specializare,
asistenţă tehnică, consultanţă ştiinţifică, etc.
Activităţi în cadrul parteneriatului:
1. Primirea de studenţi în practică în cadrul companiei şi plasarea acestora în
situaţii reale de muncă; supravegherea şi validarea activităţii atât de către cadrul
didactic universitar cât şi de către persoana responsabilă din companie.
2. Organizarea de vizite în companie.
3. Participarea personalului calificat din companie la instruirea practică a
studenţilor.
4. Propunerea, de către companie, de teme pentru proiectele de diplomă/
proiecte de disertaţie.
5. Participarea reprezentanţilor companiei în comisiile de evaluare şi
acordare a diplomei universitare.

86
6. Furnizarea de informaţii detaliate privind viitoarea profesie.
7. Participarea reprezentanţilor companiei în elaborarea şi actualizarea
permanentă a curiculei universitare şi a programelor analitice.
8. Formarea continuă a personalului companiei în cadrul universităţii, precum
şi acordarea de asistenţă companiei în elaborarea programelor de pregătire.
9. Stabilirea de acorduri pentru utilizarea echipamentelor companiei de către
universitate.
10. Asigurarea transferului tehnologic şi crearea premiselor pentru inovaţie
tehnologică: participarea în proiecte comune de cercetare ştiinţifică; propunerea,
de către companie, de teme pentru tezele de doctorat, etc.
11. Acordare de asistenţă pentru inserţia profesională a absolvenţilor şi
informarea acestora cu privire la ofertele de muncă.
12. Acordarea dreptului de utilizare a numelui şi siglei companiei pe site-ul
universităţii.
Persoane de contact:
Universitatea Transilvania din Braşov Compania:
Numele şi prenumele: Numele şi prenumele:
Poziţia: Poziţia:
Adresă/ tel/ fax/ e-mail: Adresă/ tel/ fax/ e-mail:
Alte prevederi:
- Obiectivele şi activităţile prezentului acord de parteneriat pot fi completate pe
parcurs, cu acordul ambelor părţi.
- Prezentul acord de parteneriat constituie cadrul general pe baza căruia se vor
încheia contracte de colaborare pentru activităţi specifice.
- Prezentul acord de parteneriat se încheie pe o perioadă de cinci ani, începând
cu data semnării documentului, cu condiţia ca nici una dintre părţi să nu ceară
desfiinţarea sa. Cererea de desfiinţare trebuie formulată în scris şi transmisă
celeilalte părţi cu cel puţin şase luni înainte de expirarea perioadei de valabilitate.

Data : ..................................................

Rectorul Universităţii Transilvania din Director General,


Braşov,
Prof. Dr.ing. Ion VIŞA

87
MINISTERUL MEDIULUI ŞI GOSPODĂRIRII APELOR

Se aprobă.
Secretar de stat
.......................................................
(pentru minister)

Agenţia Regională de Protecţie a Mediului


..................................................................

AVIZ DE MEDIU

Nr. ........... din ..................

Ca urmare a notificării adresate de ........................, cu sediul în ................,


regiunea/judeţul ........., municipiul/oraşul/comuna ..............., sectorul ..., str. ......
nr. ........, înregistrată la nr. ..................... din ..................., în urma analizării
documentelor transmise şi a verificării, în urma parcurgerii integrale a etapelor
procedurale, în baza Hotărârii Guvernului nr. 408/2004 privind organizarea şi
funcţionarea Ministerului Mediului şi Gospodăririi Apelor şi a Legii protecţiei
mediului nr. 137/1995, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, se
emite: AVIZ
pentru .....................................................................................
promovat de ...............................................................................,
în scopul adoptării/aprobării .............................................................,
cu următoarele condiţii: ...................................................................
(se înscriu măsurile de reducere sau de compensare a efectelor semnificative
asupra mediului, propuse în programul de monitorizare de către titular, inclusiv
măsurile suplimentare de monitorizare, după caz, precum şi măsurile de reducere
sau de compensare a efectelor semnificative transfrontieră, după caz)
Emiterea avizului de mediu s-a făcut avându-se în vedere ...................................
(se înscriu următoarele: modul în care consideraţiile de mediu au fost integrate în
plan sau în program, cum s-au soluţionat problemele de mediu în raportul de
mediu, cum s-au luat în considerare opiniile exprimate de public şi de alte autorităţi,
precum şi, dacă este cazul, rezultatele consultărilor transfrontieră, motivarea
alegerii uneia dintre alternativele de plan/program prezentate)
Prezentul aviz este valabil de la data emiterii, pe toată perioada de valabilitate a
planului/programului ..............................., dacă nu intervin modificări ale acestuia.
Nerespectarea condiţiilor prezentului aviz constituie contravenţie şi se
pedepseşte conform prevederilor legale în vigoare.

Director,
..................... Şef reglementări,
..........................
Întocmit,
..................................

88
ROMÂNIA
JUDEŢUL MUREŞ
CONSILIUL JUDEŢEAN

HOTĂRÂREA NR. 25
din 16 februarie 2007
privind modificarea componenţei comisiei de amenajare a teritoriului şi
urbanism,comisiei social-culturale şi a comisiei juridice, ordine publică şi
integrare europeană

Consiliul Judeţean Mureş,


Văzând Expunerea de motive nr.1530/7.II.2007 la proiectul de hotărâre privind
modificarea componenţei comisiei de amenajare a teritoriului şi urbanism,comisiei
social-culturale şi a comisiei juridice, ordine publică şi integrare europeană, precum
şi avizele comisiilor de specialitate,
Având în vedere prevederile art.29 şi art.30 din Regulamentul de organizare şi
funcţionare a Consiliului Judeţean Mureş, aprobat prin Hotărârea nr.61/2004 cu
modificările şi completările ulterioare, republicat în decembrie 2004,
În temeiul art.56 şi a art.109 din Legea nr.215/2001 privind administraţia publică
locală,

hotărăşte:

Art.1. Se modifică componenţa comisiilor pe domenii de specialitate aprobată prin


Hotărârea Consiliului Judeţean nr.6/2004 aşa cum a fost modificată ulterior prin
Hotărârile Consiliului Judeţean nr.2/2005 şi nr.127/2005,după cum urmează
- doamna consilier Magyarosi Erzsébet trece de la Comisia juridică, ordine publică
şi integrare europeană la Comisia de amenajare a teritoriului şi urbanism.
Art.2. Hotărârea Consiliului Judeţean nr.6/2004 privind constituirea comisiilor de
specialitate,modificată prin Hotărârile Consiliului Judeţean nr.2/2005 şi respectiv
nr.127/2005 şi prin prezenta, se va republica în Monitorul Oficial al Judeţului, cu
modificările aprobate.
Art.3. Prezenta hotărâre se comunică doamnei consilier Magyarosi Erzsébet prin
grija Direcţiei Juridice şi Administraţie Publică.
Contrasemnează
PREŞEDINTE
SECRETAR GENERAL
Popescu George
Ion Anghelescu

89
SOMAŢIA DE PLATĂ NR…18../ 5.07.2007

Subscrisa ASOCIAŢIA DE PROPRIETARI ......................................................din


................, str. ............... nr......, bl. ......, având cod fiscal ............, tel. .................,
reprezentată prin ...................................având funcţia de preşedinte, în calitate de
creditor
Către:
Popescu Roman, cu domiciliul în ................., str. .................., nr......, bl. ......, ap.
.........., în calitate de proprietar al apartamentului situat la adresa de mai sus,
Prin prezenta vă înştiinţăm că sunteţi restanţier (debitor) la plata cotelor de
contribuţie cu suma totală de……………., compusă din: restanţe la plata cotelor de
contribuţie ……………, fond reparaţii………….. alte fonduri …………, penalităţi
……….., daune ……………… aferente perioadei de la data ……………..până la
data de ………
Obligaţia dumneavoastra de plată a sumei de .................... lei (având
componenţa mentionata mai sus), rezultă din lista cotelor de contribuţie din data de
…………… care este scadentă la data de………….. şi solicităm îndeplinirea acestei
obligaţii.
Lista cotelor de contribuţie din data de …………… este afişată la avizierul
asociaţiei situat in holul imobilului din str. ....................... iar plata restanţelor mai
sus menţionate şi a cotelor de contribuţie la zi poate fi efectuată la casieria
asociaţiei situată la ...........................în zilele de Luni până Duminică, între orele
10:00 - 21:00.
Data : ………………..
Preşedintele
Asociaţiei de Proprietari ....................

90
APLICAŢII

1. Pentru fiecare din documentele oficiale uzuale cu caracter juridic, date


ca exemplu (mai puţin reclamaţia administrativă), stabiliţi elementele
caracteristice de redactare.
2. Indicaţi asemănări şi deosebiri între particularităţile de redactare ale
documentelor menţionate la exerciţiul anterior.
3. Pentru documentele ordin, decizie şi dispoziţie, date ca exemplu,
precizaţi emitentul, destinatarul, obiectul actului administativ, baza legală
care a stat la emiterea acelui act.
4. Pentru hotărârea dată ca exemplu stabiliţi tipul acesteia, motivând
răspunsul dat.
5. Prezentaţi o hotărâre de guvern care să fie individuală.
6. Arătaţi asemănările şi deosebirile dintre o reclamaţie economică şi o
reclamaţie administrativă.
7. Elaboraţi o scrisoare de răspuns la reclamaţia administrativă prezentată.
8. Daţi exemple de avize şi autorizaţii necesare funcţionării în condiţii
legale a instituţiei şcolare din care faceţi parte.
9. Redactaţi o notă de serviciu dată de şeful biroului resurse umane ,
privind necesitatea participării la un curs de formare profesională privind
bazele de date, prevăzut a se desfăşura pe o perioadă de două săptămâni,
începând din data ……, câte 1 h zilnic, după terminarea programului.
Persoanele interesate se vor înscrie la secretariat până la sfârşitul
săptămânii următoare.
10. Elaboraţi o circulară privind clasarea şi arhivarea documentelor de
către fiecare compartiment şi predarea acestora anual la arhiva centrală a
instituţiei publice.
11. Redactaţi o somaţiei privind neplata la termen a unui impozit sau a unei
taxe locale de către o întreprindere.

91
7.2. ACTE DOVEDITOARE

Actele doveditoare sunt actele


care se eliberează la cererea
persoanelor fizice sau juridice, în
scopul atestării unor calităţi sau al
recunoaşterii unor drepturi.
Adeverinţa – este documentul emis de o
unitate la cererea unei persoane fizice
prin care se atestă un drept, un fapt, o
situaţie.
Adeverinţa se eliberează pe baza unor
acte, documente, registre etc., în care
sunt consemnate elementele care fac
obiectul adeverinţei. Fig. 7.3. Certificat pentru
Exemple de adeverinţe : sistem de calitate
 adeverinţa eliberată de administraţia financiară
 adeverinţa eliberată elevilor/ studenţilor
 adeverinţa eliberată de unităţi salariaţilor proprii
REŢINEŢI
Elementele adeverinţei sunt:
 antetul,
 numărul şi data,
 titlul ,,adeverinţă”,
 atestarea dreptului sau faptului respectiv,
 indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberată pentru a-i servi
la…”), semnătura ,
 ştampila unităţii emitente.
În ultimul timp, adeverinţele sunt formulare tipizate.

Certificatul – este un document eliberat de un organ de stat specializat,


prin care se atestă drepturi sau fapte deosebite: certificat de naştere,
căsătorie, de studii, de deces etc.
Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaţie specifică,
pentru faptele care se atestă şi care sunt extrase, în general, din registre
(de stare civilă sau şcolare).

Delegaţia – este actul care atestă delegarea de autoritate, în mod


expres, a unei anumite persoane, pentru a rezolva o anumită problemă
sau mai multe, pe o perioadă de timp lmitată.

92
REŢINEŢI

În afara elementelor obişnuite ale oricărui document oficial (antet,


nr., dată, semnătura, ştampilă), ca elemente obligatorii specifice
delegaţiei apar: titlul „delegaţie”, obiectul delegaţiei, actul de identitate al
delegatului (C.I. cu nr., seria şi emitentul), perioada de valabilitate a
delegaţiei.
Chitanţa – este un înscris prin care se certifică predarea-primirea unei
sume de bani.
Ea cuprinde ca elemente obligatorii: titlul ,,chitanţă”, data, numele
şi adresa celui care a predat suma de bani, suma de bani (în cifre şi litere),
semnătura celui care a predat şi a celui care a primit.

Modele de acte doveditoare


ANTET SOCIETATE
Nr. înregistrare
ADEVERINŢĂ

Prin prezenta, S.C. …………..., cu sediul în………………………, reprezentată de


către ……………, în calitate de ……………cunoscând consecinţele penale ale
falsului intelectual prevăzut de art. 289 Cod penal, adevereşte faptul că
dl/dna………………….. este (a fost) angajat(ă) la societatea noastră începând cu
data de ……, pe funcţia de …………………., în cadrul serviciului (departamentului)
………unde, în intervalul……………………. desfăşoară (a desfăşurat) activităţi cu
caracter economic , după cum urmează:…………..............................
…………………………………………………………………………………….
(se vor prezenta principalele activităţi cu caracter economic desfăşurate de
angajat)
Prezenta a fost eliberată dlui/dnei………………………….în vederea …………...

Data

Director,
Numele şi prenumele
Semnătura şi ştampila

93
DELTA INTERNATIONAL GROUP SRL
Bvd. Magheru nr. 9, bl. Eva, sc. 4, et. 1, ap. 130, sector 1, Bucureşti
Tel / Fax : 01 / 313.60.77RC: J 40/6279/2001
Cod Fiscal R 14008950 cont bancar: 0000106748-770 Demirbank

DELEGAŢIE

Prin prezenta îl delegăm pe D-ul Dinu Andrei, cu domiciliul în Bucureşti,


str. Istriei nr.12, sector 3, născut la data de 20.03 1977 în Bucureşti, posesor a CI
seria RT nr. 148382 eliberată de secţia 11 Poliţie la data de 26.03.2001, în calitate
de director incoming al agenţiei noastre de turism să ridice contravaloarea
comisionului cedat de Hotel Muntenia.
DELTA INTERNAŢIONAL GROUP SRL.
MICHAEL ORSTED
MANAGING DIRECTOR

APLICAŢII

1. Elaboraţi o adeverinţă de elev.

2. Redactaţi o adeverinţă pentru salariaţi.

3. Redactaţi o delegaţie pentru o secretară care se deplasează la un


furnizor de materiale consumabile de birou, pentru a ridica mârfurile
precizate într-o comandă.

4. Prezentaţi elementele de conţinut pentru o chitanţă simplă şi pentru una


fiscală.

5. Prezentaţi asemănări şi deodebiri între o adeverinţă şi o delegaţie.

6. Precizaţi elementele caracteristice obligatorii ale unui certificat de studii.


7. Indicaţi elementele caracteristice ale unui certificat de naştere.
8. Cereţi de la secretariatul instituţiei de învăţământ adeverinţe tip şi
analizaţi-le elementele caracteristice.

94
9. Completaţi următorul formular de adeverinţă de studii :

…………………………………………………
(Asociaţia/Fundaţia/Unitatea de învăţământ)
Nr. /

ADEVERINŢĂ
DE ABSOLVIRE A STUDIILOR

Prin prezenta, se adevereşte că ……………………………………………………


(numele, iniţiala prenumelui tatălui, prenumele)
………………………………….,născut….în ………………………………..
(localitatea, judeţul/sectorul, ţara)
la data de…………………….……, având C.N.P: ………………………………
(ziua, luna, anul)
1)
a absolvit învăţământul ……………………………………..…….. în meseria /
specializarea / calificarea profesională …………………… la …………………………
2
din localitatea……..………………judeţul……………in anul cu / fără
3)
……….……………………………..
4
Prezenta adeverinţă se eliberează la cererea……………………………..……
spre a-i servi la …………………………………………………………………………..
(instituţia la care se foloseşte)

DIRECTOR,

L.S. SECRETAR ŞEF,

95
7.3. DOCUMENTE OFICIALE UZUALE
CU CARACTER INTERN

a) Darea de seamă – este documentul care cuprinde prezentarea şi


analiza activităţii unei unităţi, derulată într-o anumită etapă.
Darea de seamă este prezentată de conducere în faţa
personalului în şedinţa de analiză a muncii sau a asociaţilor întruniţi în
şedinţă a A.G.A.
Ea se elaborează pe baza rapoartelor de activitate prezentate
managerilor de compartimentele subordonate şi a informaţiilor organelor de
conducere .

Darea de seamă se redactează pe baza unui plan şi cuprinde:


 titlul ,,Dare de seamă” specificând a cui activitate se prezintă;
 perioada la care se referă;
 introducerea care prezintă condiţiile în care s-a desfăşurat
activitatea;
 obiectivele previzionate ce urmează a fi analizate;
 analiza activităţii pe perioada dată;
 rezultatele obţinute ;
 abaterile negative faţă de plan şi cauzele lor;
 greutăţile întâmpinate;
 concluzii şi propuneri de îmbunătăţire a activităţii în perioada
următoare de plan.
Darea de seamă poate fi:
 internă care cuprinde analiza activităţii proprii pe o anumită
perioadă
 externă care cuprinde centralizarea datelor subunităţlor. Această
dare de seamă poate fi statistică sau contabilă.
b) Referatul – este documentul elaborat în activitatea curentă a
organizaţiei, în care sunt prezentate aspecte concrete, date şi
aprecieri referitoare la o anumită problemă, precum şi propunerile pentru
modificarea situaţiei existente semnalate.
Referatul este cel mai important instrument de corespondenţă al
administraţiei publice.
Ĩn interiorul unei autorităţi administrative, referatul face legătura între
sfera execuţiei şi cea amanagementului.
Referatul poate fi:
 de necesitate,
 de aprobare a cheltuielilor,

96
 de propunere a aplicării de sancţiuni disciplinare etc.
Prin referate se propun soluţii
tehnice şi organizatorice de
îmbunătăţire a muncii sau a
desfăşurării unor acţiuni.
Ele se redactează din
dispoziţia conduceri sau din
propria iniţiativă a unui angajat.
Referatul este un raport
foarte concis, scris pe baza unei
cereri, a unui act sau a unui act cu
rezoluţie.
c) Raportul – spre deosebire de
referat, poate fi utilizat şi în
exteriorul autorităţii publice
respective pe cale ierarhică,
raportul se prezintă sub formă
scrisă şi nu necesită în mod
obligatoriu răspuns sau aprobare. Fig. 7.4. Raport de activitate

Pentru a se asigura eficienţa utilizării rapoartelor, este de a le prezenta


într-o formă clară, cu conţinut edificator, bazat pe cunoaşterea
temeinică a problemei, cu concluzii convingătoare, bine argumentate.
Rapoartele se elaborează din oficiu sau ca urmare a dispoziţiei
date de organul căruia i se prezintă, ori în temeiul unor prevederi
legale.
Elementele obligatorii ale Raportului şi Referatului sunt:
 titlul ,,Raport privind desfăşurarea activităţii de recepţie
calitativă…...” ,,Referat de necesitate”;
 numărul şi data;
 numele şi funcţia celui care întocmeşte actul; în cazul raportului,
actul normativ pe baza căruia a fost efectuat controlul, numele şi
calitatea persoanei care l-a semnat;
 constatările concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate,
în alineate separate şi numerotate;
 propunerile;
 formula de încheiere (în cazul raportului ,,drept pentru care a fost
încheiat prezentul raport”);
 semnăturile, precedate de calitatea sau funcţia persoanelor care au
efectuat controlul.

97
d) Procesul-verbal – este un act cu caracter oficial prin care se
consemnează cu exactitate fapte, acţiuni, discuţii şi hotărâri ce urmează a
se aplica.
Tabel 7.1 Tipuri de procese-verbale
Tipuri de Definiţie Elemente structurale
procese-
verbale
Procesul-verbal se întocmeşte de – antetul instituţiei;
de constatare către una sau mai – titlu şi obiectul procesului verbal;– nr. de
multe persoane ordine şi data;
împuternicite de un – numele şi calitatea persoanei sau
organ de stat, persoanelor care au făcut constatarea, cu
inspectorate şi indicarea actului de împuternicire respectiv
inspecţii di (delegaţie, dispoziţie), precum şi prevede-
rile legale aplicabile în situaţia constatată;
– consemnarea detaliată a faptelor, cu
enumerarea elementelor pe care se înte-
meiază (constatări personale, declaraţii,
documente etc);
– menţionarea numărului de exemplare în
care a fost întocmit şi destinaţia fiecărui
exemplar;
– semnăturile persoanelor care l-au întocmit.
Procesul-verbal se încheie în urma – denumirea organizaţiei ;
de predare- transmiterii – titlul ,,Proces-verbal de predare-primire”,
primire a unei drepturilor şi urmat de ,,încheiat astăzi…, ‚,pentru
gestiuni obligaţiilor predarea gestiunii...” (obiectul predării);
referitoare la – temeiul în baza căruia se face
gestiune, de la cel operaţiunea (ordin, decizie etc.); dacă
care predă la cel predarea se face cu caracter temporar sau
care primeşte. definitiv;
– numele şi calitatea persoanelor care au
participat la operaţiunea de predare-primire;
– lista completă (în procesul-verbal sau în
anexă) a bunurilor din gestiune;
– semnăturile precedate de cuvintele ,,am
predat”; ,,am primit”; ,,am asistat”.
Procesul-verbal se întocmeşte de – antetul documentului;
de consemnare către secretarii – denumirea documentului (proces-verbal);
a unei şedinţe organelor – subiectul „al şedinţei Consiliului de
respective sau de Administraţie”;
alte persoane – data ,,din 5 mai 2007”;
însărcinate cu – menţiuni prealabile (numele persoanei
redactarea lor care a deschis şedinţa, componenţa
prezidiului, nr. de membri prezenţi,

98
absenţi, invitaţi);
– ordinea de zi (una sau două probleme ce
urmează a fi dezbătute);
– consemnări: pe scurt din luările de
cuvânt şi concluziile referitoare la punctele
din ordinea de zi (menţiuni cu privire la
hotărârile luate);
– semnăturile participanţilor la şedinţă.

Ştiaţi că….

Variante ale procesului verbal sunt: protocolul, minuta.

e) Minuta – la fel ca şi procesul-verbal, minuta consemnează înţelegeri


intervenite cel puţin între două părţi. Spre deosebire de procesul-verbal,
şi protocol, minuta consemnează înţelegeri sumare, cu privire la
probleme de mai mică importanţă;
Deosebirile faţă de procesul-verbal sunt:
 constatările făcute printr-o minută surprind o situaţie la un moment
dat, o propunere sau o acţiune întreprinsă;
 minuta are un caracter intermediar, de trecere de la o constatare la
alta, de la o etapă la alta;
 minuta are un caracter parţial, ce urmează a fi întregită ulterior prin
completări.

REŢINEŢI

Minuta administrativă – este folosită în instituţii, pentru rezolvarea


problemelor în următoarele situaţii:
 ca document preliminar de înţelegere între delegaţii unităţilor
 ca document care consemnează discuţiile şi înţelegerile între
delegaţii agenţilor economici, cu ocazia încheierii unor contracte
 ca document încheiat la recepţionarea parţială a unor lucrări şi
servicii.

99
MINUTA
şedinţei ordinare de lucru a Consiliului Judeţean Călăraşi ,
din data de 29 martie 2007

Au fost prezenţi 30 de consilieri din totalul de 31.Am consemnat absenţa


domnului consilier judeţean Arbagic Mihai, fiind bolnav.

Pe ordinea de zi a sedinţei au fost înscrise un numǎr de 24 de proiecte de


hotărâri.

Preşedintele Consiliului Judeţean a solicitat retragerea proiectelor de hotărâri


nr.5 şi 12 pentru a fi discutate în sedinţa de lucru următoare şi s-a aprobat în
unanimitate de voturi.
Din cele 22 de proiecte de hotărâri rămase pe ordinea de zi au fost aprobate 20;
a fost respins proiectul de hotărâre nr.13 privind asocierea Judeţului Călăraşi cu
unităţile administrativ-teritoriale din judeţ, pentru modernizarea satului dunărean,
prevenirea calamnităţlor naturale şi combaterea efectelor acestora şi nr.19 - privind
neexercitarea dreptului de preemţiune pentru cumpărarea a 1/3 din cota indiviză
din imobilul situat în Municipiul Călăraşi, strada Bucureşsti, nr 141.
Nu s-au inregistrat incidente majore.
DIRECTOR
Tudor Dobrescu

100
Modele de documente oficiale uzuale cu caracter intern

DARE DE SEAMĂ

privind desfăşurarea concursului pentru ocuparea postului de…………………….,


poziţia……… ………………….. la facultatea……………………………………………
catedra………………………………………, la disciplina(ele): :…………………………………..
Domeniul..........................................................................................................
În conformitate cu prevederile art.58 din Legea nr.128/ 12 iulie 1997, privind
Statutul personalului didactic din România, postul de profesor/conferenţiar amintit mai sus, a
fost scos la concurs şi publicat în Monitorul Oficial al României, partea a III-a nr. ……. din
……….şi în ziarul.............................................din ........................................
În termenul legal de 30 de zile de la data publicării s-a (s-au) înscris la concurs:
1. ………………………………………………
2. ………………………………………………
3. ………………………………………………
Senatul Universităţii din Petroşani, în şedinţa din data de……………………… , a
numit următoarea comisie de concurs:

1. ………………………………………………….... - preşedinte
2. …………………………………………………… - membru
3. …………………………………………………… - membru
4. …………………………………………………… - membru

În urma analizării dosarului (dosarelor) de concurs, comisia de concurs a hotărât cu


unanimitate / majoritate (…… pentru, …….abţineri, ……..împotrivă) de voturi să recomande
Consiliului Facultăţii ………………………………………………………………. ca postul scos la
concurs să fie ocupat (să nu fie ocupat) de dl. (d-na)…………………..
Consiliul Facultăţii …………………………,. întrunit în data
de…………………………….., şi desfăşurat în prezenţa a …….. membri (…….. cadre
didactice) din totalul de ……membri (…... cadre didactice), a luat în discuţie propunerea
comisiei de concurs şi a aprobat, prin vot nominal deschis, cu .…voturi pentru, .… abţineri,
.…împotrivă, ca postul de ………, scos la concurs, să fie ocupat (să nu fie ocupat) de dl. (d-
na)………………………………………………....
Senatul Universităţii din Petroşani, întrunit în şedinţa plenară din data de
………………în prezenţa a …… membri (…… cadre didactice) din totalul de ……membri
(…... cadre didactice), a validat, prin vot nominal deschis, cu ...…..voturi pentru, ….....
abţineri,.....…împotrivă,hotărârea Consiliului facultăţii …………….................................ca
postul de ………….. poziţia……, la Catedra ……să fie ocupat (să nu fie ocupat) către dl.(d-
na)………………………………............

SECRETAR ŞTIINŢIFIC AL SENATULUI CONSILIER JURIDIC

Conf.univ.dr.ing.ec. Ioan CUCU dr. Rudolf AMBRUŞ

101
UNIVERSITATEA TEHNICĂ “Gh. Asachi” IAŞI
Structura organizatorică solicitantă ………………………….
Nr. ………/………………… Se aprobă,
Rector,

Avizat,Prorector ştiinţific1/Decan2/Director General Administrativ3/Director de departament4,

REFERAT de necesitate

Vă rugăm prin prezenta să aprobaţi achiziţionarea următoarelor produse:


Nr. Codul Categoria UM Can Valoarea Poziţia în Proce Sursa
de de tit. achiziţiei: Program dura de de
estimativ ul anual achiziţie finan
1. Clasifi produse/ Euro RON de Con ţare5
ca servicii/ Exclu Inclu achiziţii/ form legii
re lucrări siv siv an 2007: AD/CO/L
CPV*) TVA TVA anexa.../ S/LL
pag.../
art.
(cod
CPV)
poz...
2. 21125 Hartie top 150 4500 18742. CM/1/21 CO venitur
692-2 copiator 125692- i
tip Xerox 2/10

Caracteristici la Hartie copiator tip Xerox Premier A4 (sau echivalent)


Descriere: topuri de 500 coli;min.81g/mp; gros.=min.110 microni; Conditii de Plata: plata cu O.P.,in
max.10 zile de la livrare, numai in cont de Trezorerie.
Conditii de Livrare: semnare contract in termen de 3 zile de la inchiderea procedurii, livrare la
beneficiar in termen de 6 zile de la inchiderea procedurii, prin delegat care sa participe la receptie;nu se
accepta livrare prin posta sau curierat;
Notă de fundamentare (memoriu justificativ)
Produsele solicitate sunt necesare pentru desfăşurarea în bune condiţii a următoarelor
activităţi.......... (scop)........., pe o perioadă de ...............

Viză de certificare,
Întocmit,
Şef structură organizatorică solicitantă,
numele, funcţia, numele în clar
semnătură solicitant
Dată..................................................
Viză de certificare,
(după completarea rubricilor cu *)
Administrator Şef Facultate,
- produsele de referinţă sunt cuprinse în: Planul strategic 2004-2007, Planul operaţional pe anul 2007 şi
Programul anual estimativ al achiziţiilor publice pe anul 2007- procedura de achiziţie a Programului
anual estimativ al achiziţiilor pe anul 2007 este cea specificata in ultima coloana din tabel;- valoarea
totală estimată este corectă (dacă nu, se trece valoarea reală);

numele în clar.. semnătura, data Viză contabilitate,

102
PROCES – VERBAL
de predare – primire a documentelor

Astăzi, ...........................subsemnaţii .............................................. delegaţi ai


compartimentului ..................................................., şi ............................ arhivarul instituţiei
......................................am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea
documentelor create în perioada ....................................... de serviciul menţionat, în cantitate
de .................dosare.

Predarea – primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ............... pagini
tehnoredactate (dactilografiate).

Am predat, Am primit,
…………………………. ………………………………………….

MINISTERUL FINANŢELOR ŞI ECONOMIEI

Proces-verbal de constare şi sancţionare a contravenţiilor

Incheiat în ………. ziua, ………..luna,……………anul ,………..ora, subsemnatul


………………………………. având funcţia de ……………………..în cadrul Ministerului
Finanţelor şi Economiei –DCFS……………… în urma controlului efectuat la
……………………………………… am constat următoarele
.……………………………………………………………………………………………
Fapta consemnată constituie contravenţie prevăzută la articolul……………… din
……………………………………………………………………….. şi se sancţionează cu
amendă de la……………………… la……………………. Lei.
De săvârşirea abaterilor de mai sus se face răspunzător dl (d-na) ………………...
având acupaţia …………………. domiciliat în …………………….. str…….., nr…., bl…..,
sc……., et……., ap……., judeţ…………………….., sector…………………, posesor al BI/CI
seria…………, nr…………………….., eliberat de………………., la data de……………..
1. Se amendează cu………………….. lei, conform………………………….
2. Totodată, conform prevederilor…………………………………, contravenientului i-au fost
confiscate următoarele……………………….
3. Contravenientul a formulat următoarele obiecţiuni şi a indicat următoarele probe de care
înţelege să se servească: ………………………………………..
Cu drept de plângere în termen de ………… zile de la comunicarea prezentului proces-
verbal.
Prezentul proces-verbal a fost întocmit în trei exemplare, din care câte un exemplar a fost
comunicat : contravenientului, organului care a instrumentat actul şi secţiei care execută
amenda .
Inspector financiar constatator, Contravenient, Semnătura
Semnătura
Martor : nume şi prenume……………………, domiciliat în …………………….. str…….., nr….,
bl….., sc……., et……., ap……., judeţ…………………….., sector…………………, posesor al
BI/CI seria…………, nr…………………….., eliberat de………………., la data de……………..
Se confirmă că prezentul proces-verbal s-a încheiat fără martor, deoarece. Inspector
constatator (semnătura )

103
MINMINISTERUL FINAN
MINISTERUL FINANŢELOR ŞI ECONOMIEI

Proces-verbal de constare şi sancţionare a contravenţiilor

Incheiat în ………. ziua, ………..luna,……………anul ,………..ora, subsemnatul


………………………………. având funcţia de ……………………..în cadrul Ministerului
Finanţelor şi Economiei –DCFS……………… în urma controlului efectuat la
……………………………………… am constat următoarele
.……………………………………………………………………………………………
Fapta consemnată constituie contravenţie prevăzută la articolul……………… din
……………………………………………………………………….. şi se sancţionează cu
amendă de la……………………… la……………………. Lei.
De săvârşirea abaterilor de mai sus se face răspunzător dl (d-na) ………………...
având acupaţia …………………. domiciliat în …………………….. str…….., nr…., bl…..,
sc……., et……., ap……., judeţ…………………….., sector…………………, posesor al BI/CI
seria…………, nr…………………….., eliberat de………………., la data de……………..
1. Se amendează cu………………….. lei, conform………………………….
2. Totodată, conform prevederilor…………………………………, contravenientului i-au fost
confiscate următoarele……………………….
3. Contravenientul a formulat următoarele obiecţiuni şi a indicat următoarele probe de care
înţelege să se servească: ………………………………………..
Cu drept de plângere în termen de ………… zile de la comunicarea prezentului proces-
verbal.
Prezentul proces-verbal a fost întocmit în trei exemplare , din care câte un exemplar a fost
comunicat : contravenientului, organului care a instrumentat actul şi secţiei care execută
amenda .
Inspector financiar constatator, Contravenient, Semnătura
Semnătura
Martor : nume şi prenume……………………, domiciliat în …………………….. str……..,
nr…., bl….., sc……., et……., ap……., judeţ…………………….., sector…………………,
posesor al BI/CI seria…………, nr…………………….., eliberat de………………., la data
de……………..
Se confirmă că prezentul proces-verbal s-a încheiat fără martor, deoarece .. Inspector
constatator (semnătura )

TELOR

104
MINMINISTERUL FINANTELO APLICAŢII
1. În documentele dare de seamă şi raport, date ca exemplu, stabiliţi
elementele obligatorii care apar .
2. Precizaţi elementele obligatorii care apar într-un referat, utilizaţi modelul
dat.
3. Elaboraţi un referat de necesitate pentru achiziţionarea de materiale
consumabile necesare biroului secretariat , plecând de la modelul dat.
4. Redactaţi o dare de seamă privind activitatea biroului secretariat pe
primul trimestru al anului, precizând condiţiile desfăşurării activităţii,
obiectivele previzionate, analiza activităţii, rezultatele obţinute, abateri,
dificultăţ, concluzii, propuneri de îmbunătăţire a activităţii.
5. Realizaţi un raport anual privind derularea activităţii de corespondenţă
de către serviciul secretariat-administrativ.
6. Completaţi procesul-verbal de predare-primire a documentelor către
arhiva unităţii
7. Transformaţi minuta dată ca model în proces-verbal de şedinţă.
8. Prezentaţi şi alte exemple de procese –verbale de constatare.
9. Formulaţi un raport privind activitatea de recepţie a materialelor
consumabile şi a aparaturii birotice primite de biroul secretariat.

Evaluare

1. Identificaţi deosebirile dintre raport şi referat. 1 punct

2. Prezentaţi un referat privind acoperirea cheltuielior generate de


organizarea unei mese rotunde cu tema “Calitatea totală în activitatea de
secretariat. 2 puncte
3. Elaboraţi o dare de seamă privind activitatea de recrutare şi selecţie de
noi angajaţi desfăşurată o instituţie publică în cursul anului 2007.
3 puncte

4. Redactaţi o minută privind recepţia unui calculator achiziţionat de la un

furnizor.
2 puncte
5. Indicaţi tipurile de procese-verbale. 1 punct

NOTǍ: Se acordă un punct din oficiu.

105
8
Expediere
corespondenţei

Sortarea corespondenţei de expediat: scrisori,


1 adrese, rapoarte, somaţii, situaţii statistice, colete.

Modalităţi de expediere: fax, poştă electronică,


2 poştă, curierat (în funcţie de termen şi cost).

Înregistrarea corespondenţei: număr de ordine,


dată, numele si adresa expeditorului, destinata-
3 rului, observaţii, anexe (borderouri, caiet de ieşiri şi
intrări, bază de date electronice, condică de
expediere prin curier).

4 Clasare: cronologică,
zecimală, alfanumerică
alfabetică, numerică,

Arhivare: nomenclatorul termenelor de păstrare a


5 documentelor, nomenclatorul dosarelor, registrul
de evidenţă curentă
Competenţe specifice:
C4.Monitorizează corespondenţa

106
8.1. SORTAREA CORESPONDENŢEI
DE EXPEDIAT

Corespondenţa expediată de o
organizaţie cuprinde răspunsuri la
scrisorile primite sau scrisori iniţiale sau
de revenire.
După tehnoredactare,
scrisorile împreună cu materialul
documentar sunt prezentate
conducerii, în vederea semnării,
folosind mapa de corespondenţă.
Secretara verifică dacă au fost
semnate toate scrisorile din mapă,
dacă acestea au anexele necesare şi
după care aplică ştampila pe Fig. 8.1. Prezentarea mapei
semnătura managerului. de corespondenţă

REŢINEŢI

Introducerea scrisorii în plic se face respectând următoarele


reguli:
 se verifică corelarea adresei destinatarului de pe scrisoare cu cea
de pe plic;
 se pliază scrisoarea astfel încât antetul să fie deasupra;
 se împăturesc o dată cu aceasta anexele de aceeaşi mărime cu
scrisoarea;
 se prind între ele, anexele care au mai multe foi, dar nu de
scrisoare;
 nu pot fi pliate scrisorile care conţin documente originale sau foarte
importante;
 se prind de colţul din stânga al scrisorii, anexele mai mici decât
aceasta.
Dacă scrisorile sunt expediate de secretariat, ele vor fi
înregistrate (data şi număr) în condica sau borderoul de expediere sau
vor fi trimise la Registratură de unde vor fi expediate.

107
8.2. MODALITĂŢI DE EXPEDIERE
A CORESPONDENŢEI

Alegerea modului de expediere a corespondenţei depinde de gradul


de urgenţă privind soluţionarea unei probleme, numărul de destinatari,
natura informaţiilor transmise, costul expedierii, echipamentele de care
dispune destinatarul pentru a comunica .
Corespondenţa poate să fie expediată fie în mod tradiţional prin
poştă , prin curier sau distribuită angajaţilor proprii, de secretară, fie
utilizând faxul şi mesageria electronică.

Serviciul poştal permite transportarea şi înmânarea la destinaţie a:


obiectelor de corespondenţă, a mandatelor, a obiecteor de mesagerie.
Trimiterile poştale pot fi însoţite de următoarele indicaţii speciale: -
recomandat, expres, par avion, post-restant, confirmare de primire,
confirmare de predare telegrafică.
Un mesaj scris poate fi transportat,
şi câteodată consultat fără a utiliza
suportul hârtie. Pentru a putea comunica
prin curier electronic este nevoie de două
terminale (calculatorul echipat cu un
modem şi fax-ul) acestea putând fi
legate la o reţea, de exemplu cea
telefonică sau prin Internet.
Faxul permite transmiterea sau
primirea de copii (de fapt, fotocopii la
distanţă = facsimile) ale unui document.
Transmiterea se face în câteva secunde ,
indiferent de distanţa care îi separă pe
corespondenţi, şi 24 de h din 24. Recepţia
mesajului se face la destinatar chiar şi în
lipsa acestuia. Toate tipurile de Fig. 8.2. Trimiterea şi primirea
documente de format A4, tehnoredactate unor faxuri
sau manuscris (texte, grafice, tabele,
desene) pot fi transmise folosind fax-ul .

108
REŢINEŢI
Prezentarea fax-ului ca document, uneori poate să fie acompaniată
de o pagină de gardă pe care se notează :
 informaţii referitoare la emiţător: nume şi număr de fax
 informaţii referitoare la destinatar :nume şi număr de fax
 data şi uneori ora transmisiei
 numărul de pagini transmise , inclusiv pagina de gardă (model).
Bucureşti, 15 mai 2008 FAX
Destinatar:
Primăria Bucureşti
In atenţia Dl. M. Popescu , şef serviciu
comercial
Tel 021/ 3142834
Nr. pag. 2 ,inclusiv prezenta
MESAJ
Veţi primi lista de preţuri pentru oferta solicitată.
Vă doresc o bună recepţie a fax-ului.

Bucureşti, 15 mai 2008 FAX


Expeditor: Destinatar:
S.C.Phanner Gmbh Primăria Bucureşti
Serviciul comercial In atenţia Dl. M. Popescu , şef serviciu
Tel 021/3136782 comercial
Tel 021/ 3142834
Nr. pag. 2 ,inclusiv prezenta
MESAJ
Veţi primi lista de preţuri pentru oferta solicitată.
Vă doresc o bună recepţie a fax-ului.

FAX Bucureşti, 15 mai 2008


Expeditor: Andrei Ganea Fax: 021/313 67 84
Serviciul comercial
S.C.Phanner Gmbh

Destinatar: Dl. M. Popescu Fax: 021/ 314 28 36


Serviciu comercial
Primăria Bucureşti
Nr. pag. 2 ,inclusiv prezenta
□ Urgent □ Raspuns urgent asteptat □ Copie pentru informare
MESAJ
LISTA DE PREŢURI

109
Mesageria electronică permite expedierea şi primirea de mesaje scrise,
din interiorul sau exteriorul organizaţiei, fără a utiliza suportul de hârtie.
Transmiterea mesajului este instantanee. Se utilizează un calculator dotat
cu un modem care permite legătura la reţeaua telefonică, la Internet sau la
reţeaua internă proprie şi de un soft care accesează memoria
calculatorului, care joacă rolul de „cutie de scrisori electronică”. Mesajul
este trimis şi stocat în „cutiile de scrisori electronice” ale mai multor
corespondenţi.
Mesajele pot fi consultate în condiţii de confidenţialitate , de pe
propriul calculator la momentul şi în locul unde se doreşte. Mesajele
pot fi printate, arhivate, trimise la alţi corespondenţi sau şterse.
Mesajul de e-mail se redactează clar, simplu şi concis. Se
precizează obiectul mesajului.

8.3. SISTEME DE ÎNREGISTRARE


A CORESPONDENŢEI
Sistemul de înregistrare a
corespondenţei, trebuie să permită
cunoaşterea în orice moment a locului
unde se găsesc documentele, a
persoanelor care le deţin, precum şi a
modului de rezolvare a lor.
În acest scop, se folosesc:
 registrele şi fişele de
corespondenţă (se înregis-
trează atât corespondenţa
primită cât şi cea expediată)
oferă informaţii cu privirea la
identificarea, conţinutul, miş- Fig. 8.3. Sistem de înregistrare cronologică
carea şi destinaţia actelor şi a corespondenţei
documentelor;
 -borderourile sau condicile de expediere şi distribuire a
corespondenţei;
 -dosarele, clasoarele şi bibliorafturile în care se păstrează şi se
clasează actele, împreună cu corespondenţa compartimentelor
funcţionale implicate.
Corespondenţa intră într-o instituţie prin intermediul
compartimentului Registratură sau în cazul firmelor mici prin secretariat.
La primirea corespondenţei, secretara realizează următoarele operaţii :
 semnează în condica de expediţie;

110
 verifică corespondenţa;
 sortează, delimitând: scrisori la care poate răspunde managerul/
secretara;
 introduce apoi scrisorile, în ordinea urgenţei, în mapa de
corespondenţă pentru conducere. Fiecare manager scrie pe
fiecare document o rezoluţie.
 Înregistrează într-un caiet (condică) scrisorile primite de la
manageri;
 repartizează scrisorile cǎtre persoane sau departamente .
În vederea păstrării unei evidenţe clare a corespondenţei primite
expediate, secretariatul înregistrează fiecare document într-un registru de
corespondenţă (în instituţiile mari Registrul de corespondenţă se păstrează la
Registratură, iar secretariatele compartimentelor mai au, fiecare câte un registru
în care îşi păstrează evidenţa corespondenţei ce priveşte activitatea proprie).
Se practică două sisteme de înregistrare a corespondenţei:
 folosirea unui registru unic de intrare-ieşire
 evidenţierea în registre separate a intrărilor şi ieşirilor de
corespondenţǎ.
În registrul unic de corespondenţă, cele două foi aşezate faţă în
faţă servesc pentru înregistrarea corespondenţei primite (stânga) şi a
corespondenţei expediate de organizaţia în cauzǎ (dreapta). În rubrici
separate se înscriu: numărul de înregistrare al scrisorii primite, data
înregistrării, locul de provenienţă (denumirea expeditorului şi adresa),
esenţialul mesajului conţinut, serviciul căruia i se repartizează, indicatorul
dosarului de clasare.
În cazul în care se expediază răspunsul la o scrisoare intrată, pe acelaşi
rând cu înregistrarea acesteia în stânga, se evidenţiază în partea dreaptă
modul în care s-a rezolvat, data la care se expediază, denumirea
destinatarului; scrisoarea de răspuns primeşte acelaşi număr cu care a fost
înregistrată la intrare scrisoarea căreia i-a fost expediat răspunsul –
aceasta se trece la rubrica ,,număr de inregistrare”.

Fig. 8.4. Arhivarea copiilor scrisorilor expediate

111
Exemplu :
Registrul de intrare-ieşire
Intrare
Nr.înreg. Data Expeditor Nr. Nr. Conţinut Destin Obs.
Înregistrare anexe atar
expeditor
124 15 Primǎria 546 1 Ofertǎ de Servici Original
mai sect.1 servicii ul arhivat
2007 comerc
ial
125
126 15 Minister 637 - Formular Servici Multiplic
mai Finanţelor dare de ul at în 2
2007 seamǎ contabi exempla
litate re
127 15 Anghel - 1 Scrisoare Biroul Inregista
mai Pavel de intenţie resurs re C.V.
2007 e în baza
umane de date
Registru de intrare- ieşire
Ieşire
Nr. Data Expeditor Nr. Conţinut Destinatar Obs.
Înregistrare( anexe
conexare)
124
125 15 Primăria - Adeverinţǎ B.C.R. -
mai sect.2 Salariat
2007 secretariat P.Georgescu
126 15 Primăria 2 Dare de Administraţia
mai sect.2 seamă Financiară
2007 contabilitate privind
impozitele,
taxele locale

127 15 Primăria - Scrisoare de Anghel


mai sect.2 confirmare a Pavel
2007 serviciul candidaturii
personal

112
În unităţile cu volum mic de acte, înregistrarea se face la
Registratură sau secretariat într-un singur registru de intrare-ieşire, care
poate avea mai multe volume.
În unităţile cu un volum mare de acte, înregistrarea se face la
Registratură, concomitent în două sau patru registre de intrare-ieşire, cu
soţ şi fără soţ, cu mai multe volume fiecare. La sfârşitul fiecărui an, la
terminarea unui volum de registru de intrare-ieşire, sau chiar dacă volumul
nu este complet, se întocmeşte un proces-verbal de încheiere a registrului
respectiv.
PROCES-VERBAL
(data………)

Subsemnaţii……………………… şeful biroului Secretariat- Administrativ şi


………………….., registrator din …………….. (unitatea) am încheiat registru astăzi,
data de mai sus.
Registrul cuprinde înregistrările de la nr…… data…… la nr……. data…..,
totalizând……… file scris.
(Semnăturile) ………………………
………………………

Registrele pot fi tipizate, realizate la comandă sau pregătite de


către persoana responsabilă din cadrul compartimentului.
Registrele au un dublu rol:
-sunt cataloage de înscriere a circulaţiei documentelor, cu valoare juridică
- sunt un ajutor pentru clasarea documentelor, facilitând căutarea acestora.
La înregistrarea documentelor în registru trebuie să se ţină
seama de următoarele reguli :
- înregistrarea se face de către o singură persoană ;
– înscrierea se face numai olograf;
– nu se lasă nici un rând liber
– dacǎ există spaţii libere, acestea se barează vizibil.
Borderou de expediţie
Nr. Nr. Nr. de Destinatar Destinaţi Gramaj Tarif
Crt. expeditor recomandare a scrisoa poştal
re
1. 4128 15896 S.C.Hidroelect Bucureşti 150 2,5 lei
rica S.A. grame

113
În cazul expedierii corespondenţei prin poştă, fiecare scrisoare se
înscrie împreunǎ cu datele ei de identificare, într-un borderou de expediţie.
Borderoul se întocmeşte separat pentru scrisorile simple şi recomandate.

Pentru scrisorile difuzate prin curier se completează o condică


de expediţie.
Condică de expediţie
Anul ziua Nr. lucrării Destinatar Semnătura
2008/
luna
mai 15 126 321 Administraţia Popescu C.
financiară sect.2

De asemenea, corespondenţa care se repartizează compartimentelor


din interiorul unităţii se înregistrează în prealabil într-o condică internă
de distribuţie cu aceleaşi rubrici ca şi condica de expediţie.
O bancă sau o bază de date este un ansamblu de informaţii
organizate .
Există bănci de date:
 -neinformatizate : anuare, cataloage, fişiere, arhive etc.
 informatizate , care sunt stocate într-un ordinator şi pot fi studiate
de la distanţă
Pentru a se accesa o bază de date este nevoie de :
 un terminal , un ordinator echipat cu un modem şi cu un soft
specializat;
 o reţea la care terminalul să fie conectat, de exemplu reţeaua
telefonică
 un modem care permite conversia informaţiilor stocate pe un micro-
ordinator în semnale, utilizabile de o linie telefonică.

8.4. CLASAREA CORESPONDENŢEI

Activitatea curentă desfăşurată în administraţiile publice, în


instituţiile de stat şi la agenţii economici , generează continuu un număr
mare de documente care pentru a fi păstrate şi arhivate în bune condiţii,
trebuie să fie ordonate şi clasate.
Clasarea documentelor este operaţiunea prin intermediul căreia
materialele (scrisori, acte oficiale, proiecte, acte financiar-contabile etc.) se
aranjează folosind un sistem raţional, într-o ordine prestabilită care să
asigure condiţii optime de accesibilitate şi siguranţă.

114
Principalele tipuri de clasare sunt:
a) ordinea de clasare cronologică
b) ordinea de clasare alfabetică
c) ordinea de clasare numerică
d) ordinea de clasare zecimală
e) ordinea de clasare alfanumerică
a) Clasarea cronologică presupune
ordonarea documentelor în dosare
pe măsură ce intră în organizaţie
(compartiment), cele mai recente se
aşează deasupra celor primite
anterior. În această situaţie este
uşor de identificat un document dacă
se cunoaşte data emiterii lui. Se
utilizează în special pentru
înregistrarea documentelor financiar-
contabile, dar şi în organizaţii mici
unde există un volum mic de Fig. 8.5. Clasarea alfabetică
documente.
b) Clasarea alfabetică permite aranjarea materialelor documentare în
dosare, luându-se în considerare numele persoanei fizice sau denumirea
persoanei juridice de la care provin sau la care se referă. Dacă numele
persoanei fizice sau juridice conţine mai multe cuvinte, pentru ordonarea
alfabetică a lor se allege un nume director (specific), care se subliniază.
Clasarea alfabetică - exemplu: Popescu M. Cecilia; Primăria
Municipiului Bucureşti
Dacă mai multe cuvinte directoare încep cu aceiaşi literă, ordinea
de clasare va fi dată de cea de-a doua sau cea de-a treia literă.
Dacă se clasifică documente pentru a căror denumire coincide
cuvântul director, se va alege din denumire un al doilea cuvânt subdirector.
c) Ordinea de clasare numerică constă în clasarea documentelor în
ordinea naturală a numerelor de înregistrare pe care fiecare document îl
primeşte .
În această situaţie conducerea sau registratura centrală poate
atribui grupe de numere pe compartimente, luând în considerare volumul
activităţii lor:
- 0- 9999 pentru managerii de nivel superior;
- 10000- 99999 pentru serviciul personal;
- 100000- 199 999 pentru serviciul contabilitate etc.
Clasarea numerică se utilizează în special pentru corespondenţă .
Are însă ca dezavantaj faptul că numerele mai mici sunt deja
utilizate pentru documentele mai vechi.

115
d) Clasarea zecimală aplicată în biblioteci, la întocmirea cataloagelor
sistematice sau în compartimentele de documentare din organizaţiile mari .
Se utilizează zece clase , numerotate de la 0 la 9, fiecare cifră fiind atribuită
unei tematici din cadrul unui domeniu De exemplu, pentru domeniul
ştiinţelor economice: - 0 pentru economie politică, - 1 pentru economia
întreprinderii - 2 pentru management; - 3 pentru marketing, -4 pentru
contabilitate, - 5 pentru finanţe, 6- pentru merceologie, -7 pentru statistica
economică 8- pentru drept comercial şi administrativ, - 9 pentru sociologie.
e) Clasarea alfanumerică este o combinaţie între ordinea de clasare
alfabetică şi ordinea de clasare numerică.

8.5. ARHIVAREA CORESPONDENŢEI

Importanţa unei arhivări corecte răspunde necesităţii de a găsi în


timp optim documente necesare , chiar şi după o perioadă lungă de timp.
Toate organizaţiile au obligaţia legală de a asigura păstrarea şi
arhivarea corectă a documentelor.

Fig. 8.6. Îndosarierea corespondenţei

Arhiva include totalitatea actelor sau documentelor unei instituţii ,


unui oraş, care se referă la activitatea lor trecută. Totodată, arhiva este un
birou, o încăpere unde se păstrează aceste documente . Creatorii şi
deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create sau
deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii,
degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât cel prevăzute
de lege.
Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt
obligate să le păstreze în spaţii special amenajate pentru arhivă.( depozite
construite special sau încăperi amenajate în acest scop). Depozitele de
arhiva trebuie dotate cu mijloace adecvate de climatizare a aerului, sau
care să controleze umiditatea aerului, compoziţia aerului, precum şi

116
mijloace adecvate necesare prevenirii producerii de incendii sau care să
asigure securitatea documentelor .
Documentul principal utilizat pentru gestionarea arhivelor îl
constituie “indicatorul de păstrare a documentelor”, elaborate de organelle
centrale. Pe această bază fiecare unitate elaborează “Nomenclatorul
dosarelor”, iar pentru evidenţa documentelor din arhivă se utilizează
“Registrul de evidenţă curentă”.
REŢINEŢI

Reguli pentru a asigura o optimă arhivare:


a) scoaterea din arhivă a documentelor numai după ce au fost
înlăturate cele necorespunzătoare, fără posibilitatea de
recondiţionare;
b) elaborarea de către arhivar a proceselor verbale pentru
documentele deteriorate, nefolositoare, lipsă, transferate,
pentru a le putea scoate din gestiune;
c) selecţionarea documentelor care vor fi păstrate în arhivă;
d) amenajarea de depozite construite special pentru arhivă;
e) depunerea documentelor la Direcţia Generală a Arhivelor Statului
după expirarea termenelor legale (pentru corespondenţă
comercială - 8 ani, pentru corespondenţa privind producţia - 9 ani,
corespondenţa juridică nelimitat, corespondenţa generală - 3 ani);
f) documentele arhivate pot fi folosite pentru documentare;
g) consultarea unor documente cofidenţiale se face doar cu
aprobarea conducerii;
h) unele documente pot fi împrumutate pe baza unui proces-
verbal de primire-predare;
i) eliberarea de copii şi extrase după documentele arhivate , la
cerere;
j) certificarea sau legalizarea copiilor şi extraselor eliberate, de
către organizaţie;
k) eliberarea sub semnătură a actelor originale existente în
arhivă;
l) evidenţierea documentelor fonice şi video în registre separate.

Fig. 8.7. Arhivă

117
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............

Direcţia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de Obs


(conţinutul pe scurt al păstrare
problemelor la care se
referă)
Direcţia A. Serviciul 1). ............................. P
secretari secretariat 2). ............................. 10
at şi 3). ............................. 5
administr
ativă
B. Serviciul 1). ............................. P
administrati 2). ............................. 10
v 3). ............................. 5
........................................ Formular nr. 2
Denumirea creatorului Inventarul pe anul.........……………..
........................................ pentru documentele care
Denumirea compartimentului se păstrează ……..…an
(permanent)
NR. INDICATIVUL CONŢINUTUL PE DATELE NUMĂRUL Obs
CRT. DOSARULUI SCURT AL EXTERNE FILELOR
DUPĂ DOSARULUI,
NOMENCLATOR REGISTRULUI ETC.

Prezentul inventar format din .…..... file conţine ………... dosare, registre, condici,
cartoteci, etc.
Dosarele de la nr. crt. .................. au fost lăsate la .....................nefiind încheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................
Astăzi, ................, s-au predat..............dosarele
Am predat, Am primit,

Formular nr. 3
Instituţia
(Regie autonomă,
Societate……….)
Formular nr. 3

118
REGISTRU DE EVIDENŢĂ
A INTRĂRILOR – IEŞIRILOR UNITĂŢILOR ARHIVISTICE
INTRĂRI
Nr. Data Denumi Datele Nr.do Nr. Nr. Dată Unde Denumire
crt intrării rea extrem sar dosare dosare ieşiri s-au a actului
compar e ale după primite rămase pre de
timentu docum inven efectiv efectiv dat predare,
lui entului tar nr. şi
data
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. numărul de ordine al inventarului


2. data preluării dosarelor din inventarul respectiv
1. numărul total al dosarelor cuprinse în inventar
8. data scoaterii dosarelor din evidenţă
9. denumirea unităţii către care s-a făcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele
Naţionale etc.)
10. denumirea, numărul de înregistrare şi data actului pe baza căruia au fost
scoase din evidenţă (confirmarea Arhivelor Naţionale pentru selecţionare, proces-
verbal de predare-preluare)

119
APLICATII
STUDIU DE CAZ
Analizaţi şi comentaţi urmǎtorul extras din legea Arhivelor Naţionale – 1996:

“Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi


să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz
intern, precum şi a celor ieşite, potrivit legii.
Art. 8 – Anual, documentele se grupează în unităţi arhivistice,
potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul
documentelor de arhivă, care se întocmeşte de către fiecare creator pentru
documentele proprii.
Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către
Arhivele Naţionale, iar cele ale celorlalţi creatori, de către direcţiile judeţene
ale Arhivelor Naţionale, potrivit anexei nr. 1.
Art. 9 – Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de
documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar şi proces
verbal de predare primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 şi 3.
Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice din depozit se ţine
pe baza unui registru.
Păstrarea documentelor
Art. 12 – Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să
păstreze documentele create sau deţinute în condiţii corespunzătoare,
asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării
în alte condiţii decât cel prevăzute de lege.
Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente sunt
obligate să le păstreze în spaţii special amenajate pentru arhivă. Arhivele
Naţionale şi direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale pot prelungi termenul
de păstrare a documentelor la deţinători până la asigurarea spaţiilor
necesare preluării lor.
Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de
suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a
acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi
stingere a incendiilor.”

Teste de autoevaluare rezolvate


Test pg.11
I.1. c, 2. a, 3.b, 4.c ; II. 1.c, 2.e, 3.a, 4.f, 5.b III. 1.A. 2.F.3. A, 4. F
IV. după modul de întocmire:

120
 documente tipizate fără regim special (adeverinţa, comanda, avizul de
însoţirea a mărfii etc. );
 documente netipizate (majoritatea scrisorilor).
Test pg.21
I.1. a, 2. b, 3.b, 4.c ; II. 1.d, 2.f, 3.e, 4.b, 5.a III. 1.F. 2.A.3. A, 4. F
IV. Formele stilului pot fi: normative (legi, decrete, hotărâri, ordonanţe,
instrucţiuni, circulare etc); de documentare (procesul-verbal, memoriul,
protocolul, rezoluţia, contractul etc.);de informare (anunţul, declaraţia,
înştiinţarea, notificarea, formularul de înscriere);de serviciu (tabel nominal,
inventarul, factura, diploma);de corespondenţă (scrisoarea, oferta etc).
Test pg. 35
I.1. a, 2. b, 3.a, 4.c ; II. 1.c, 2.f, 3.e, 4.b, 5.a
III. Redactare antet:
S.C.DESING SRL
Şos.Mihai Bravu nr. 45, Bucureşti, Sector 2
Nr. înreg. Registrul Comerţului J40/5082/1991
C.U.I. RO 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 021/ 2347777, e-mail: desing@gmail.com
IV. OBIECTUL SCRISORII
Se scrie ca prim aliniat al scrisorii după formula de adresare,
precedat de cuvintele „Referitor la …” sau „Ref.”. Rolul său este de a
prezenta succint problema tratată în scrisoarea respectivă şi de a uşura
operaţia de distribuire şi de clasare a corespondenţei.
V. Menţiuni speciale din finalul scrisorii : formula de încheiere/ politeţe,
semnǎturile , ştampila.
Test pg.42
I. 1.scrisoare, 2. iniţialǎ, 3. relaţii, 4. scrisorile, 5. de. 6. rǎspuns, 7. obligatorii, 8.
scrisoarea, 9. de, 10. revenire, 11. scrisoarea, iniţialǎ
II.a. scrisoare de rǎspuns, b. antet, numǎr de înregistrare, referinţe, formula de
adresare, obiectul scrisorii, cuprins, formula de politeţe, semnǎtura
c. Planul scrisorii de răspuns
Obiectul scrisorii: trimitere catalog ofertă
Introducere: referire la scrisoarea la care se răspunde
Cuprins: precizarea rolului catalogului
Concluzia: dorinţa de a primi cât mai curând o comandă fermă.
Formula de politeţe.
d. Asemănări: sunt legate de o scrisoare iniţială, au aceleaşi elemente
specifice scrisorilor oficiale
Deosebiri : scrisoarea de răspuns este obligatorie, cea de revenire de regulă, este
nu necesară.

121
BIBLIOGRAFIE

1. Abela Hascal, Lucreţia Preotesiu, „Corespondenţa şi tehnica


secretariatului”, E.D.P., Bucureşti , 1992.

2. Alistar Victor, Popescu Slǎniceanu Ion, „Protocol, corespondenţǎ,


secretariat în administraţia publicǎ“, Editura All, Bucureşti , 1996.

3. Iordana Socobeanu, „Manual de secretariat”, Editura Eficient, Bucureşti,


2002.

4. John Harrison, „Curs de secretariat“, Editura BIC ALL SRL, Bucureşti,


1996.

5. Marghit Gatiens-Reuter, „Manual de secretariat şi asistenţǎ managerialǎ“,


Editura Tehnicǎ, Bucureşti, 1999.

6. Maxim Cornelia, Lazea Hermiona Secretariat şi corespondenţǎ


instituţionalǎ SNSPA, Bucureşti, 2001.

7. Nina Vârgolici, „Tehnici de secretariat şi asistenţǎ managerialǎ“, Editura


Credis, Bucureşti , 2003.

122