Sunteți pe pagina 1din 37

SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

MS Dynamics NAV – Procese aplicate in Management Financiar


SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

1. Generalitati - Utilizarea solutiei MS Dynamics NAV


1.1 Introducerea informatiilor in campuri

Informatiile pot fi introduse numai in campurile editabile. In ferestrele de card (Cont


Contabil, Cont Bancar, Client, Furnizor, Produs, Mijloc Fix), campurile editabile au un fundal alb,
iar campurile needitabile sunt gri. In ferestrele liste, in campurile editabile apare cursorul, iar in
cele needitabile apare un cadru punctat.
Pentru a introduce informatii intr-un camp, faceti clic pe camp. Va aparea cursorul,
indicand ca puteti incepe sa tastati. Dupa ce ati terminat, apasati pe Enter pentru a salva. Pentru
a revoca ceea ce ati scris, apasati pe Esc.

1.2 Modificarea sau stergerea continutului campurilor

Numai continutul campurilor editabile poate fi modificat sau sters.

Pentru a modifica sau sterge campurile obisnuite

In functie de camp, exista doua moduri de a modifica sau sterge continutul unui camp obisnuit.
In majoritatea campurilor puteti proceda astfel:

 Evidentiati continutul campului si apoi tastati noul continut peste cel vechi.
 Evidentiati continutul campului si apoi faceti clic pe Editare, Golire sau apasati pe
Delete.
 Apasati pe Enter pentru a salva modificarea sau stergerea efectuata.
Cateva campuri contin informatii mai sensibile decat altele si de aceea programul le face
continutul mai greu de modificat. Pentru a modifica sau sterge continutul acestor campuri,
trebuie sa utilizati functia de editare in linie. Faceti click de doua ori (nu dublu clic) sau apasati
pe F2 cand cursorul este in camp.

Pentru a modifica continutul campurilor casetelor de selectare

Pentru a modifica continutul casetelor de selectare, faceti clic pe camp. Daca exista un marcaj
de selectare (s-a bifat caseta respectiva) inseamna ca raspundeti cu Da la intrebarea din camp
(activati functia). Pentru a schimba din Da in Nu (sau dezactivati functia), faceti clic pe caseta de
selectare (debifati caseta respectiva).

Pentru a modifica continutul campurilor utilizand AssistButton

Campurile care au AssistButton in partea dreapta pot fi completate numai cu una dintre
optiunile care apar cand faceti clic pe buton.

Pentru a modifica continutul oricarui tip de camp, faceti clic pe butonul din partea dreapta si
selectati una dintre optiunile din lista care apare.

2
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

1.3 Selectarea elementelor din liste

In numeroase campuri din program exista un buton in partea dreapta cu o sageata in sus sau cu
un triunghi cu un varf in jos. Aceste butoane sunt denumite AssistButton. Daca se face clic pe
acestea, se obtine o lista a elementelor disponibile pentru acel camp.
Exista doua tipuri de AssistButton:

Cautare Afiseaza informatii din alt tabel care pot fi introduse in camp.
Poate fi selectat cate un singur element, pe rand.
Lista verticala Afiseaza setul de optiuni existente pentru camp. Poate fi
selectata numai o singura optiune.
Faceti clic in camp si va aparea AssistButton, daca nu este deja prezent.

1.4 Introducerea datelor

Modul de introducere al datelor depinde de setarile selectate in fereastra Optiuni regionale in


panoul de control Windows. Datele se pot introduce cu sau fara separatori.Intr-un camp data se
pot introduce doua, patru, sase sau opt cifre:
 Daca sunt introduse numai doua cifre, programul le va interpreta ca numarul zilei si va
adauga luna si anul datei de lucru.
 Daca sunt introduse patru cifre, programul le va interpreta ca ziua si luna si va adauga
anul datei de lucru.
 Daca data care se introduce este cuprinsa in intervalul de la 01/01/1930 pana la
31/12/2029, se poate introduce anul din doua cifre; altfel, anul trebuie introdus din
patru cifre.
Totusi, daca sistemul de operare utilizat este Windows 2000, puteti determina personal
acest interval de date. Aceasta se realizeaza regland setarea Calendar in fila Data din
fereastra Optiuni regionale din Panoul de control.
De asemenea, o data se poate introduce ca o zi din saptamana urmata de numarul saptamanii
si, optional, de un an (de exemplu, Luni25 sau luni25 inseamna luni in saptamana 25).In loc de
introducerea unei anumite date se pot introduce unul sau doua coduri:
az sau a Programul va introduce data de azi. (data sistemului pentru computer).
L Programul va introduce data de lucru. Pentru a defini data de lucru faceti clic pe
Instrumente→Data de lucru, pe bara de meniu. Daca nu definiti o data de lucru,
programul va utiliza data sistemului ca data de lucru.
O data de lucru poate fi utila daca detineti mai multe tranzactii cu o data diferita de cea de azi.

1.5 Inchiderea datei

Cand incheiati un exercitiu financiar, aveti posibilitatea sa utilizati date de inchidere pentru a
indica faptul ca o intrare este o intrare de inchidere. O data de inchidere este situata din punct
de vedere tehnic intre doua date, de exemplu intre 31 Dec si 1 Ian. Pentru a preciza ca o data
este o data de inchidere, puneti C inainte de data: de exemplu C31.12.07.

3
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

1.6 Taste functionale

Tastele functionale le puteti vizualiza apeland meniul Help / Overview of F Keys (Alt+F1)

1.7 Combinatiile tastelor cu CTRL

1.8 Combinatiile tastelor cu SHIFT

4
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

1.9 Modalitati de Navigare si filtrare in Navision

Dintre filtrele prezentate in bara de menu, cel mai des veti utiliza:

Field Filter  fitru realizat pe un camp (F7)


Field Filter seteaza filtrul numai pe campul pe care este pozitionat cursorul cand este selectata
functia.
Iata cum putem obtine furnizorii al caror sold este mai mare de 10.000 lei:
Click Cumparari si Datorii, Furnizori
Click Sold (MN)
Pe bara de menu, click Field Filter; in fereastra care apare, introduceti criteriul de selectie:

Click Apply, OK

Show All (Shift+Ctrl+F7)  vizualizarea tuturor Inregistrarilor

Pentru a elimina filtrul introdus anterior, click View, Show All, sau selectati direct optiunea Show

All cu pictograma

Sort (Shift+F8)  Sortarea datelor in baza de date

Click Cumparari si Datorii, Furnizori


Click buton Furnizor, Intrari Jurnal; in fereastra care se deschide putem vizualiza tranzactiile
furnizorului selectat;

Click Sort
Se deschide fereastra de mai jos care permite sortarea dupa una din cheile propuse; pot fi
adaugate si alte chei de sortare; sortarea datelor se poate realiza atat crescator cat si
descrescator.

5
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Click Apply, OK pentru a aplica criteriul de sortare

First  permite regasirea primei Inregistrari din baza de date

Previous  permite regasirea Inregistrarii anterioare celei pe care este pozitionat


cursorul

Next  permite regasirea urmatoarei Inregistrari fata de cea pe care este pozitionat
cursorul

Last  permite regasirea ultimei Inregistrari din baza de date

List  permite vizualizarea Inregistrarilor sub forma unei liste


Ex. Vizualizare lista Furnizori
Click Cumparari si Datorii, Furnizori

Click List
Alte tipuri de liste le puteti vizualiza cu ajutorul butoanelor de asistenta
Lookup 
Drop-down 

1.10 Functionalitatea multilingva

MS Dynamics NAV este activat multilingv. Aceasta inseamna ca o versiune localizata a aplicatiei
MS Dynamics NAV este prezentata in diferite limbi. Un utilizator poate schimba limba utilizata la
afisarea textelor, iar modificarea este imediata. Nu este nevoie ca MS Dynamics NAV sa fie oprit
si repornit.
Nu trebuie confundata capacitatea multilingva cu versiunile localizate. O versiune localizata a
MS Dynamics NAV este o versiune care a fost adaptata la o piata locala. Adica toate textele

6
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

prezentate utilizatorului au fost traduse in limba locala, iar ariile functionale au fost adaptate
cerintelor pietei locale.
O versiune multilingva a MS Dynamics NAV este o versiune localizata care poate fi executata in
mai multe limbi, in timp ce toate adaptarile locale raman neschimbate. De exemplu, puteti
executa versiunea elvetiana a MS Dynamics NAV in limbile germana, franceza si italiana, dar din
toate punctele de vedere este o versiune elvetiana a MS Dynamics NAV. Nu este aceeasi cu
versiunea franceza, de exemplu.
Exista o deosebire intre modificarea limbii din MS Dynamics NAV si modificarea limbii datelor
stocate in sistem. Primul tip de modificare se poate realiza activand caracteristica multilingva.
Aceste caracteristici permit utilizatorului sa modifice limba tuturor textelor afisate de aplicatie
in titlurile casetelor text, in butoanele de comanda, in meniuri si asa mai departe.
Modificarea textelor stocate ca date de aplicatie nu face parte din capabilitatea multilingva.
Aceasta reprezinta un element de design al aplicatiei. Exemple de asemenea texte sunt numele
articolelor din inventar sau comentariile pentru un client. Cu alte cuvinte, aceste tipuri de texte
nu sunt traduse.

2 Parametrizare aplicatie

2.1 MS Dynamics NAV – Principii de baza

Nucleul MS Dynamics NAV il reprezinta “G/L Account” (Planul de conturi) unde sunt definite toate
conturile specifice domeniului de activitate al companiei si legislatiei contabile in vigoare. Prin
intermediul acestuia se creaza tranzactii care se vor inregistra in “G/L Entry” (Registrul General Intrari
Contabilitate) unde se regasesc toate intrarile valorice aferente oricarei tranzactii efectuate in sistem. O
data inregistrata in Intrari Contabilitate, o tranzactie genereaza intrari si in regsistrele subsidiare in
functie de specificul acelei tranzactii.

Registrele subsidiare sunt reprezentate de :

- Registrul Intrari Client


- Registrul Intrari Furnzior
- Registrul Intrari Articole
- Registrul Intrari Conturi Bancare
- Registrul Intrari Mijloace Fixe
- Registrul Intrari Resurse
- Registrul Intrari Lucrari
- Registrul Intrari Service

Intercorelarea dintre Intrari Registru Contabilitate si registrele subsidiare poate fi observata in imaginea
de mai jos:

7
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Intrari Registru Resurse Intrari Registru Lucrari Intrari Registru Service

Intrari Registru
Intrari Registru Client Intrari Registru Articole
Contabilitate

Intrari Registru Conturi Intrari Registru Mijloace


Intrari Registru Furnzior
Bancare Fixe

2.2 Parametrizare serii numerice

Inainte ca utilizatorii sa proceseze documente in MS Dynamics NAV, trebuie setate Seriile numerice,
astfel incat orice inregistrare va prelua un numar de identificare unic in functie de care tranzactiile vor fi
organizate si urmarite.
In MS Dynamics NAV , seriile numerice sunt folosite pentru crearea numerelor de identificare pentru
urmatoarele tipuri de inregistrari:

- Tabele master cum ar fi:


 Clienti
 Furnizori
 Articole

- Documente de vanzare si cumparare cum ar fi:


 Comenzi
 Facturi
 Livrari si Receptii
 Note de credit
 Documente inregistrate

- Jurnale:
 Loturi
 Linii Jurnale

Seriile numerice sunt setate pentru prima data in forma “Serie numerica” (Management Financiar –
Parametrizare – Serie numerica):

8
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

O data ce o serie numerica este setata, ea este atasata in forma de parametrizarea destinata fiecarei
entitati. De exemplu, dupa ce seriile numerice pentru clienti, comenzi vanzare, facturi vanzare au fost
create, acestea se vor valorifica pe fisa “Parametrizare vanzari si creante” (Vanzari si marketing –
Parametrizare – Parametrizare vanzari si creante) in tab-ul “Numerotare”. Acest lucru se realizeaza cu
ajutorul butonului de lookup, asa cum este prezentat in imaginea de mai jos:

9
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

2.3 Parametrizare sabloane de jurnal si loturi de jurnal

Jurnalele generale permit utilizatorilor sa introduca date in conturile Registrului General


(conturile contabile aferente planului de conturi) dar si in alte conturi cum are fi cele de client,
furnizor sau conturi bancare.
In MS Dynamics NAV exista cateva sabloane de jurnal general, dintre care amintim, de exemplu
Jurnalul de Incasari sau Jurnalul contabil de mijloace fixe. Fiecare sablon de jurnal prezinta
functii particulare, precum si campuri specifice ce suporta aceste functii.

Daca este necesar, utilizatorii pot multiplica loturile de jurnal (jurnale individuale) pentru fiecare
sablon in parte. De exemplu, fiecare angajat al departamentului Financiar – Contabil responsabil
cu Creantele (Accounts Receivable) poate avea propriul jurnal de incasari.

Arhitectura MS Dynamics NAV permite definirea a trei layere :

 Sabloane de jurnal
 Loturi de jurnal
 Linii de jurnal

10
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Sabloanele de jurnal

Jurnalele sunt folosite pentru diferite tipuri de grupe de intrari cum ar fi: cumparari, plati,
vanzari, etc. Fiecare tip de jurnal este setat cu sablonul sau propriu. Sablonul de jurnal
furnizeaza structura de jurnal standard unde utilizatorii pot specifica informatii implicite pentru
toate loturile create folosind acel sablon de jurnal.

Loturile de jurnal

Loturile de jurnal sunt create pe baza sabloanelor de jurnal. Toate loturile create dintr-un
anumit sablon au aceeasi structura, aceleasi setari implicite si informatii definite in sablon. Cum
aceste setari sunt implicite, utilizatorul le poate modifica pentru un anumit lot de jurnal.

Loturile sunt de obicei folosite pentru a separa intrarile operate de un utilizator de intrarile unul
alt utilizator. De exemplu, Paul si Corina opereaza impreuna intrari in jurnalul general. Paul de
obicei, creaza intrari pe care le inregistreaza mai tarziu, dupa ce ele sunt aprobate. Pentru ca
intrarile Corinei sa nu se amestece cu cele ale lui Paul, se vor defini loturi separate pentru cei doi
utilizatori.

11
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Liniile de jurnal

Liniile de jurnal pastreaza valori pe care utilizatorii doresc sa le inregistreze ca intrari de jurnal;
aceste intrari includ numar, data inregistrare si suma.

Sabloanele de jurnal pot fi accesate urmand calea : Management Financiar – Parametrizare –


General – Sabloane jurnal

Campurile specifice unui sablon de jurnal pot fi observate in imaginea de mai sus:

 Nume : Identificator unic


 Descriere: Scurta descriere a sablonului
 Tip : Determina structura jurnalului
 Recurent : Determina daca jurnalul va fi folosit pentru a inregistra jurnale recurente.
Daca acest camp este selectat, campul “Serie numerica” trebuie sa fie blank, pentru ca
altfel mereu va fi inlocuit cu numarul serie de inregistrare
 Tip cont corespondent si Nr. cont corespondent : Identifica contul de balansare implicit
pentru toate liniile in toate loturile create sub acest sablon
 Serie numerica : Identifica numarul implicit al seriei numerice folosita pentru asignarea
numerelor de document in liniile jurnalului aferente loturilor create folosinf acest

12
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

sablon. Daca acest numar este lasat blank, numerele de document trebuie introduse
manual in liniile jurnalului
 Serie nr. inregistrare: Selecteaza o serie de numere pentru asignarea de numere
documentelor inregistrate folosind acest lot de jurnal. Exista posibilitatea de a asigna
numere de documente numai cand se inregistreaza jurnale. Acest lucru se face lasand
campul Serie numerica gol si completand doar Serie nr. inregistrare
 Cod sursa: Selecteaza un cod sursa ce va fi atasat tuturor loturilor de jurnal create sub
acest sablon. Un cod sursa este o dimensiune extra prin care intrarile pot fi urmarite.
 Cod motiv: Selecteaza un cod motiv ce va fi atasat tuturor loturilor de jurnal create sub
acest sablon. Codul motiv reprezinta un camp text cu ajutorul caruia se pot crea note
pentru a explica de ce o intrare este schimbata. De asemenea acest camp poate fi folosit
in analize, deoarece se poate filtra dupa un cod motiv pentru a vedea de unde provin
problemele.
 Fortare sold document: Specifica faptul ca documentele care se vor inregistra cu ajutorul
acestui sablon trebuie sa fie balansate dupa numar document si tip document. Daca
acest camp este lasat gol, programul balanseaza jurnalul numai dupa data.
 Copiere param TVA. In liniile jurnalului: Daca acest camp este selectat, programul
automat completeaza campul “Tip inregistrare” si grupele de inregistrare TVA pentru
conturile introduse in liniile jurnalului aferent acestui sablon;
 Se permite diferenta TVA: Daca acest camp este selectat, ajustarea manuala a sumei de
TVA este permisa in jurnal.

1.3 Parametrizare grupe inregistrare

Ms Dynamics NAV foloseste grupe de inregistrare pentru a crea linkuri intre conturile din
diferite arii ale aplicatiei si conturile contabile (planul de conturi) din aria Registrului General.
Cand utilizatorii inregistreaza si posteaza vanzari, cumparari si alte tranzactii unde un anumit
cont contabil nu este direct specificat, grupele de inregistrare furnizeaza maparea conturilor
contabile corecte. Ca rezultat, utilizatorii trebuie sa seteze planul de conturi inainte de setarea
grupelor de inregistrare.

Pentru companiile care care comercializeaza stocuri(vand marfa catre clienti si cumpara marfa
de la furnizori) exista trei tipuri de grupe de inregistrare :

 Grupe de inregistrare specifice


 Grupe de inregistrare generale
 Grupe de inregistrare de TVA

13
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Grupele de inregistrare specifice

Principalul scop al acestor grupe de inregistrare este de a indentifica contul contabil de bilant
pentru fiecare registru subsidiar.

Grupele de inregistrare specifice sunt asignate:

 Clientilor
 Furnizorilor
 Articolelor
 Conturilor bancare
 Mijloacelor Fixe

Aceste grupe de inregistrare creaza o legatura directa intre contul contabil de bilant (planul de
conturi) si fiecare entitate master.

Urmatorul tabel prezinta o descriere detaliata a grupelor de inregistrare specifice:

Grupa de inregistrare Descriere


Specifica
Grupa de inregistrare Client Mapeaza conturile contabile de creante, discount la plata,
taxe si dobanda, rotunjire aplicare factura pe conturile de
clienti.
Cale acces: Management Financiar – Parametrizare – Grupe
inregistrare – Client
Grupa de inregistrare Furnizor Mapeaza conturile contabile de datorii, discount la plata,
taxe si dobanda, rotunjire aplicare factura pe conturile de
furnziori
Cale acces: Management Financiar – Parametrizare – Grupe
inregistrare – Furnizor
Grupa de inregistrare Grupele de inregistrare stocuri specifica tipurile de stoc si
Stocuri/Parametrizare sunt combinate cu codurile de locatie in forma de
Inregistrare Stocuri “Parametrizare Inregistrare Stocuri”. Fiecare combinatie
este mapata pe conturile contabile de stocuri aferente
inventarului in planul de conturi.
Cale acces: Management Financiar – Parametrizare – Grupe
inregistrare – Stocuri/Parametrizare Stocuri
Grupa de inregistrare cont Stabileste legatura dintre conturile bancare si conturile
bancar contabile de trezorerie din planul de conturi
Cale acces: Management Financiar – Parametrizare – Grupe
inregistrare – Cont bancar
Grupa de inregistrare mijloc fix Specifica conturile pe care se inregistreaza diferitele

14
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

tranzactii cu mijloace fixe: cumparare, vanzare, amortizare


lunara, etc.
Cale acces: Management Financiar – Parametrizare – Grupe
inregistrare – Mijloc Fix

Grupe de inregistrare generale

Principalul scop al acestor grupe de inregistrare este de a identifica contul de venit pentru
fiecare registru subsidiar. Grupele de inregistrare generale sunt asignate clientilor, furnizorilor,
articolelor si resurselor pentru a crea o legatura intre urmatoarele entitati si Registrul General:

- Tranzactii cu articole sau resurse realizate cu ajutorul documentelor de cumparare sau


vanzare;
- Jurnale de articole sau jurnale de lucrari;
- Centre masina, centre de lucru si taxe articol;

In tabelul de mai jos sunt identificate cele doua tipuri de grupe de inregistrare generale:

Grupe de Inregistrare Generale Descriere


Grupa de inregistrare operatii economice Specifica cui anume este vandut (clientilor) si de
la cine anume este cumparat (de la furnizori)
Grupa de inregistrare contabilitate Specifica ce anume este vandut (articole stocabile
produs si resurse) si ce anume este cumparat (articole
stocabile)

Grupe de inregistrare op. economice

Sunt atasate :

 Clientilor
 Furnizorilor
 Conturilor Contabile

Cand se seteaza grupele de inregistrare op. economice, trebuie avut in vedere de cate grupe
este nevoie pentru a separa:

 Vanzarile de clienti
 Cumpararile de furnziori

De exempu, grupele de inregistrare op. ec pot fi divizate in:

 Arie geografica

15
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

 Tip de business
 Tip de industrie

Grupe de inregistrare contab. produs

Sunt asignate:

 Articolelor
 Resurselor
 Conturilor Contabile
 Centrelor Masina
 Centrelor de lucru
 Taxelor de articol

Cand se seteaza grupele de inregistrare contab. produs, trebuie avut in vedere de cate grupe
este nevoie pentru a separa:

- Vanzarile de produse (articole stocabile si resurse)


- Cumpararile de articole stocabile

De exemplu, grupele de inreg. contab. produs pot fi divizate in :

 Materii prime

16
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

 Marfa
 Servicii

Parametrizare inregistrare

Forma “Parametrizare inregistrare” este o matrice care combina grupele de inregistrare op.
eceonomice si cele de inregistrare produs. Fiecare combinatie determina conturile care sunt
folosite pentru inregistrarea:

 Vanzarilor si cumpararilor
 Notelor de credit de vanzare sau cumparare
 Discounturilor facturilor de vanzare si cumparare precum si a discountului la plata
 Costul bunurilor vandute si ajustarilor de stoc
 Costul direct aplicat

Pentru fiecare combinatie de grupe de inregistrare op. ec. si produs, utilizatorul poate seta
diferite seturi de conturi contabile. Ca rezultat, utilizatorii pot inregistra vanzarea aceluiasi
articol in diferite conturi de vanzare daca clientii au atasate diferite grupe de inreg. op.
economice.

17
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Grupe de inregistrare TVA

TVA-ul este o taxa platita de consumatorul final, inclusiv serviciile vandute. Grupele de
inregistrare TVA definesc cum TVA-ul este calculat si inregistrat in functie de:

 Cui se vinde (clienti) sau de la cine se cumpara (furnizori)


 Ce anume este cumparat sau vandut (articole stocabile si resurse)

Principiile pentru setarea grupelor de inregistrare TVA sunt similare cu cele pentru setarea
grupelor de inregistrare generale:

- Grupele de TVA op. economice sunt setate si asignate clientilor si furnizorilor

18
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

- Grupele de TVA produs sunt setate si asignate articolelor si resurselor

- Combinatiile de grupe TVA op. ec si grupe TVA produs sunt specificate in forma
“Parametrizare inregistrare”
19
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Grupele TVA op. ec. determina calculul si inregistrarea TVA-ului in functie de locatia
(tara/regiunea) clientului sau furnizorului implicat intr-o tranzactie.

Cand se parametrizeaza grupele TVA op. ec, trebuie avut in vedere cate grupe sunt necesare in
functie de anumiti factori cum ar fi:

 Legislatia fiscala locala


 Comercializarea seviciilor/ marfurilor atat pe plan local cat si international

Grupele de TVA produs determina calculul si inregistrarea TVA-ului in functie de tipul:

 Articolului stocabil care se cumpara


 Articolului stocabil sau resursei care este vanduta

Cand se seteaza grupele de TVA produs, trebuie avut in vedere cate grupe sunt necesare in
functie de cota taxei aferenta anumitor tipuri de articole stocabile si resurse.

Parametrizare inregistrare TVA

Matricea “Parametrizare inregistrare TVA” combina grupele TVA op. ec si grupele TVA produs in
mod similar matricei “Parametrizare inregistrare”. Totusi, matricea Parametrizare inregistrare
TVA contine campuri specifice inregistrarii si postarii TVA-ului. Pentru fiecare combinatie sunt
obligatorii:

20
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

 Procentul de TVA
 Tipul de calcul TVA
 Contul contabil pentru TVA in cazul: vanzarii, cumpararii, de asemenea si contul de TVA
inversat.

1.4 Parametrizare dimensiuni

O dimensiune este data adaugata unei intrari astfel incat intrari cu caracteristici asemenatoare
pot fi grupate si usor regasite pentru a fi analizate. Dimensiunile pot fi folosite in MS Dynamics
NAV in jurnale, documente si bugete.

Termenul de dimensiune este folosit pentru a descrie cum are loc analiza. O analiza
bidimensionale, de exemplu, poate fi valoarea vanzarilor pentru doua sectoare diferite. Cand se
foloseste mai mult de doua dimensiuni atunci cand se creeaza o intrare, o analiza mult mai
complexa poate fi obtinuta. Structura dimensiunilor este recomandat sa fie determinata in
combinatie cu planul de conturi si structura grupelor de inregistrare. In plus, folosirea
dimensiunilor pentru simplificarea planului de conturi furnizeaza o analiza mult mai structurata
a informatiilor financiare.

Definirea si setarea dimensiunilor include aspectele urmatoare:

 Valorile dimensiunilor
 Dimensiunile implicite

Dimensiuni si valorile dimensiunilor

Fiecare dimensiune poate avea un numar nelimitat de valori care sunt considerate a fi
subunitati ale dimensiunii respective. De exemplu, o dimensiune numita Departament poate
avea ca valori: Vanzari, Administrativ, Financiar-Contabil, s.a.m.d – numele departamentelor ce
formeaza organigrama companiei

Dimensiunile si valorile dimensiunilor sunt user-defined si nelimitate, ceea ce inseamna ca ele


pot fi create in functie de specificul fiecarei companii.

Valoarea unei dimensiuni :

 Este o subdivziune in cadrul unei dimensiuni


 Este atasata intrarilor din registre
 Poate avea un numa infinit de valori, cu coduri unice in cadrul unei Dimensiuni

Dimensiunile si valorile dimensiunilor permit :

21
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

 O imagine clara a activitatilor companiei


 Analiza relatiilor dintre dimensiuni si valorile dimensiunilor

In imaginea de mai jos se poate observa modul de navigare pentru a accesa dimensiunile si
valorile dimensiunilor setate in sistem:

Dimensiunile implicite

Cand dimensiunile si valorile dimensiunilor sunt setate, se pot define dimensiuni implicite.
Dimensiunile implicite determina care conturi particulare sau tipuri de conturi folosesc
dimensiuni si valori ale dimensiunilor. Dimensiuni implicite pot fi definite pentru:

 Toate conturile
 Conturi individuale
 Grupe de conturi
 Un intreg grup de conturi, de exemplu pentru tipul de conturi Client

Dimensiunile implicite pot fi definite pe trei nivele:

 Dimensiune – Unica : un singur cont


 Dimensiune – Multipla : mai multe conturi
 Dimensiunie implicita tip cont : toate conturile

22
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Reguli inregistrare valori

Dimensiunile implicite contin trei arii principale care sunt folosite impreuna pentru a crea o
dimensiune implicita:

 Dimensiunea
 Valoarea dimensiunii
 Regula de inregistrare a valorii

La orice nivel, dimensiunile implicite folosesc aceleasi reguli de inregistrare valori, detaliate in
tabelul de mai jos:

Regula Descriere
Blank Nu exista nici o restrictie la inregistrare. Aceasta dimensiune implicita
pentru contul sau tipul de cont respectiv poate fi inregistrata cu orice
valoare a dimensiunii sau fara nici o valoare
Cod obligatoriu Dimensiunea implicita pentru acest cont sau tip de cont trebuie sa
aiba o valoare a dimensiunii atunci cand inregistrezi, dar orice valoare
de dimensiune este acceptata
Acelasi cod Dimensiunea implicita pentru acest cont sau tip de cont trebuie sa
aiba intotdeauna acelasi cod de valoare dimensiune ca cel selectat in
campul “Cod valoare dimensiune”
Fara cod Coduri de valoare dimensiune nu trebuie sa fie folosite pentru acest
cont sau tip de cont

3. MS Dynamics NAV aplicat in Dept. Financiar Contabil

3.1 Procedura de lucru introducere conturi noi

Cale: Management financiar/Contabilitate/Plan de conturi

La accesarea Planului de conturi se va deschide o fereastra de tip lista in care sunt afisate toate
conturile. Pentru a cauta un cont In planul de conturi se pot folosi butoanele de filtru din meniul
sistemului sau testele : CRTL+F.
Prin dublu-click pe contul dorit se acceseaza cardul contului care se doreste a se vizualiza.
Pentru introducerea unui cont nou se apasa tasta F3, urmand ca apoi sa se completeze
campurile specifice contului de introdus.

23
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Principalele campuri de completat sunt:

Tab-ul General
 Nr. – Nr contului din planul de conturi;
 Nume – Denumirea contului;
 Rezultat/Bilant - Aici specificati daca un cont contabil este un cont de tip cont rezultat
sau un cont de bilant contabil.
 Debit/Credit – se completaza daca contul este debit, credit sau bifunctional (ambele);
 Tip cont – In acest camp identificati scopul contului. Conturile nou create sunt asociate
automat tipului de cont Inregistrare, dar aveti posibilitatea sa schimbati acest lucru.
Faceti clic pe AssistButton din camp pentru a selecta una din urmatoarele cinci optiuni:

Tip cont Functie

Inregistrare Cont folosit la Inregistrari contabile.


Antet Un antet pentru o grupa de conturi. (nu se foloseste)
Total Total se utilizeaza daca doriti ca programul sa totalizeze o serie de
solduri din conturile care nu preced imediat contul Total. Total se
utilizeaza atunci cand trebuie totalizate conturi din mai multe
grupari diferite de conturi. Daca utilizati tipul Total, campul
Totalizare nu trebuie sa ramana necompletat.
Inceput-Total Un marcator pentru Inceputul unei serii de conturi de totalizat care
se termina cu un cont Sfarsit-Total (nu se foloseste).
Sfarsit-Total Un total al unei serii de conturi care Incepe cu contul precedent
Inceput-Total. Totalul se defineste In campul Totalizare (nu se
foloseste).

24
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

 Nume cautare – acest camp se completeaza automat de sistem In momentul In care s-a
introdus denumirea contului. Acest camp se poate modifica daca se doreste ca la
cautarea contului sa se foloseasca o anumita prescurtare;
 Sold – campul afiseaza automat In functie de tranzactiile transcrise soldul contului
respectiv. Prin derularea campului se vor afisa toare tranzactiile care au dus la obtinerea
soldului;
 Inregistrare directa – se bifeaza aceasta optiune daca contul respectiv este implicat In
tranzactii directe(de exemplu: se foloseste In Jurnale Generale In diferite tranzactii)

Tab-ul Inregistrare

 Tip Inregistrare contab. – se completeaza cu Vanzare (In cazul anumitor venituri) si


Cumparare(In cazul anumitor cheltuieli) pentru ca valorile operate prin aceste conturi sa
apara In Jurnalele de TVA;
 Grupa Inregistrare contabila operatiuni economice – se selecteaza grupa INTERN sau
EXTERN In functie de tranzactiile In care este implicat contul (se completeaza doar la
conturile care se folosesc In tranzactii de vanzare sau cumparare);
 Grupa Inregistrare contabila produse – se selecteaza o anumita grupa de produse - nu
este obligatoriu (se completeaza doar la conturile care se folosesc In tranzactii de
vanzare sau cumparare);
 Grupa Inregistrare TVA operatiuni economice – se selecteaza o anumita grupa de
Inregistrare TVA operatii economice: pentru cheltuieli se alege din lista V NAT, V UE sau
V NON UE iar pentru venituri se alege C NAT, C UE sau C NON UE (se completeaza doar
la conturile care se folosesc In tranzactii de vanzare sau cumparare pentru ca valorile
operate prin aceste conturi sa apara In Jurnalele de TVA);

25
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

 Grupa Inregistrare TVA produse – se alege din lista o anumita cota de TVA In functie de
care se vor completa coloanele Jurnalelor de TVA (se completeaza doar la conturile care
se folosesc In tranzactii de vanzare sau cumparare);

Tab-ul Raportare

 Cont Inchidere : Pentru conturile de venituri si cheltuieli se va specifica In acest tab


contul de Inchidere si anume 121.

Pentru stergerea unui cont se pozitioneaza cursorul pe contul pe care dorim sa-l stergem si se
apasa tasta: F4.

3.2 Procedura de lucru introducere cont bancar

Cale acces: Management financiar/Management lichiditati/Conturi bancare

Pentru introducerea unui nou cont bancar se apasa tasta F3.

26
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Campuri de completat:

Tabul General

 Nr. – se completeaza automat de catre sistem sau se indica codul contului bancar in mod
manual;
 Nume – se introduce numele contului bancar;
 Adresa – se introduce adresa contului bancar;
 Adresa2 – se foloseste In cazul In care se depaseste maximul de caractere permis In
campul “Adresa”;
 Cod Postal / Localitate – se selecteaza cu ajutorul sagetii localitatea;
 Cod tara – se selecteaza tara;
 Nr. telefon – se introduce numarul de telefon al furnizorului;
 Nr. sucursala bancara – se completeaza nr. sucursalei bancare, daca este cazul;
 Nr. cont bancar – se introduce nr. contului bancar, daca este cazul;
 Sold (MN): arata soldul furnizorului In MN (Moneda Nationala);
 Sold – arata soldul contului bancar in moneda setata pe Tab-ul “Inregistrare”
 Blocat: se foloseste pentru blocarea furnizorului;

Tabul Inregistrare

 Cod valuta – se completeaza cu codul valutei in care se opereaza acest cont bancar;
 Grupa inreg. cont bancar – se specifica grupa de inregistrare a acestui cont bancar care
permite legatura cu contul bilantier de trezorerie aferent acestui cont bancar;

27
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

3.3 Procedura de introducere furnizor

Cale acces: Management financiar/Datorii/Furnizori

Pentru introducerea unui furnizor nou se acceseaza tasta F3 (nou).

Campuri de completat:

Tabul General

 Nr. – se completeaza automat de catre sistem;


 Nume – se introduce numele furnizorului;
 Adresa – se introduce adresa furnizorului;
 Adresa2 – se foloseste In cazul In care se depaseste maximul de caractere permis In
campul “Adresa”;
 Cod Postal / Localitate – se selecteaza cu ajutorul sagetii localitatea;
 Cod tara – se selecteaza tara;
 Nr. telefon – se introduce numarul de telefon al furnizorului;
 Contact – se completeaza persoana de contact pentru furnizorul respectiv;
 Sold (MN) – arata soldul furnizorului In MN (Moneda Nationala);
 Blocat – se foloseste pentru blocarea furnizorului;
 Banca – se selecteaza furnizorul si banca.

28
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Tabul Comunicare

In acest tab se introduc datele de contact ale furnizorului.

Tabul Facturare

Campuri de completat:

 Plata la furnizor – se completeaza cand plata se face de catre un alt furnizor;


 Gr. Inreg.contab.op. ec. – se alege grupa de Inregistrare;
 Grupa Inreg. furnizori – se alege grupa de Inregistrare;

29
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Tabul Comert exterior

 Cod valuta: se selecteaza din lista valuta (pentru RON se lasa campul blank).
 Cod unic de identificare: se introduce CUI-ul furnizorului (sistemul nu permite
introducerea a doi furnizori cu acelasi CUI).

3.4 Procedura introducere client

Cale acces: Management financiar/Creante/Clienti

Pentru introducerea unui client nou se acceseaza tasta F3 (nou).

30
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Campuri de completat:

Tabul General

 Nr. – se apasa tasta F3 si apoi Enter pentru ca sistemul sa introduca automat numarul
clientului;
 Nume – se introduce numele clientului nou;
 Adresa si Adresa 2 – vor fi completate cu adresa sediului central al clientului;
 Cod postal/Localitate si Cod tara – vor fi selectate valorile corespunzatoare cu ajutorul
sagetii ajutatoare; selectarea codului postal va genera automat o valoare in campul
Localitate si invers;
 Nr telefon – se introduce numarul de telefon al clientului;
 Nr contact principal – completarea acestui camp este optionala; se selecteaza numele
persoanei de contact de la client cu ajutorul sagetii. Lista cu contacte este goala daca nu
au fost introduse in prealabil informatii despre persoanele de legatura de la client.
 Pentru a putea introduce un prim contact pentru un client, utilizatorul va apela butonul
Client de pe cardul clientului si va selecta optiunea Contact.
 Nr telefon – se introduce numarul de telefon al clientului
 Limita de credit (MN) – daca s-a stabilit o limita de credit pentru client, se introduce
valoarea sa in acest camp;
 Cod agent de vanzari – se selecteaza cu ajutorul sagetii numele agentului care se ocupa
de client;
 Centru de responsabilitate - se selecteaza cu ajutorul sagetii numele centrului de
responsabilitate in contul caruia vor fi inregistrate tranzactiile cu clientul respectiv;

Tabul Comunicare

Pe tabul Comunicare vor fi completate datele de contact ale clientului cu informatiile


corespunzatoare.

Tabul Facturare

 Nota de plata-la client nr. – se selecteaza cu ajutorul sagetii clientul care va face platile
(doar in situatii speciale acesta este diferit de cel caruia i se livreaza);
 Copii factura – se introduce numarul de copii dupa facturile intocmite clientului;
 Gr. Inreg. Contab. op. ec. – se selecteaza grupa de inregistrare contabila;
 Gr. Inreg. TVA op. ec. – se selecteaza grupa de inregistrare contabila pentru TVA;
 Gr. Inreg. clienti – se selecteaza din lista grupa de inregistrare a clientului cu ajutorul
sagetii;
 Se permite red. linie – se bifeaza daca se pot acorda discounturi clientului;
 Grupa pret client – se selecteaza o anumita grupa de pret pentru clientul respectiv, daca
este cazul;
 Se permite reducere linie – se bifeaza acest camp daca clientului i se acorda discount pe
factura;
31
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

 Plata anticipata – Se completeaza acest camp cu un procent daca clientul respectiv


modul de facturare in avans;

Tabul Plata

 Metoda de aplicare – utilizatorul va selecta optiunea Manual;


 Cod conditii plata – se va selecta conditia de plata dupa caz;

 Cod metoda plata – se va selecta metoda de plata corespunzatoare prin folosirea sagetii
ajutatoare

32
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Tabul Livrare

 Cod locatie – se selecteaza locatia care va fi folosita pentru client

 Combinari livrari – ramane debifat;


 Rezervari – se alege optiunea Niciodata;
 Recomandari livrare – se alege Partiala daca sunt permise livrari partiale la comenzile de
vanzare pentru clientul respectiv si Totala in caz contrar;
 Cod metoda livrare – se selecteaza metoda de livrare care va fi sugerata de sistem pentru
tranzactiile cu acest client;
 Cod agent livrare - se selecteaza agentul de livrare (compania de transport) care va fi in
continuare sugerat de sistem la inregistrarea tranzactiilor cu acest client;
 Cod service agent livrare – se selecteaza tipul de serviciu corespunzator, in functie de client;

Tabul Comert Exterior

Cod valuta – se completeaza cu valuta corespunzatoare tranzactiilor ce vor fi efectuate cu


clientul respectiv, daca este cazul;
Cod limba – se stabileste limba de utilizat In toate imprimarile pentru acest client;
Cod unic client – se introduce numarul de Inregistrare TVA al clientului;
Nr Reg Comert – se introduce numarul de inregistrare in Registrul Comertului ;

33
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

3.5 Procedura introducere note contabile

Cale acces: Management financiar/Contabilitate/Jurnale Generale – se selecteaza sablonul


corespunzator apoi lotul de Inregistrari In lucru corespunzator.
Pentru a introduce Inregistrari contabile se efectueaza urmatoarele operatiuni :

Lotul de note contabile este folosit pentru a se putea distinge tranzactiile contabile In functie de
tipul operatiunilor sau in functie de utilizatorul care a realizat aceste operatiuni. Pentru a crea
un nou lot de Inregistrari (de exemplu pentru un utilizator nou) se efectueaza urmatoarele
operatiuni:

 se selecteaza lista de loturi apasand sageata din campul nume lot din partea superioara a
ferestrei Jurnale Generale;
 se introduce noul lot de note contabile, urmand a se completa campurile: Nume si Descriere

34
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Dupa selectarea lotului de Inregistrari In lucru pentru efectuarea de Inregistrari se vor respecta
procedurile corespunzatoare operatiunii/operatiunilor care trebuie Inregistrate:

Campuri care trebuie completate obligatoriu indiferent de operatiune:

 Data Inregistrare: introduceti data de Inregistrare pentru operatiunea respectiva;


 Nr. Document: se va introduce numarul documentului pentru care se va introduce
Inregistrarea;
 Tip cont : se selecteaza optiunea corespunzatoare tipului de cont pentru care se face
Inregistrarea respectiva;
 Nr. cont: se selecteaza din lista contul pentru care se face Inregistrarea respectiva;
 Descriere: sistemul completeaza acest camp automat cu numele contului debitor
selectat In campul Nr.cont, se recomanda a se completa cu explicatii legate de
Inregistrarea efectuata;
 Suma debit/Suma credit: se completeaza suma aferenta tranzactiei;
 Tip cont corespondent: se selecteaza optiunea corespunzatoare tipului de cont pentru
care se face Inregistrarea respectiva;
 Nr. cont corespondent: se selecteaza din lista numarul contului corespondent;

Dupa
completarea liniilor de Jurnal pentru validarea Inregistrarilor In sistem se apasa butonul
“Inregistrare” si se selecteaza optiunea „Inregistrare” (sau tasta F11) sau „Inregistrare si
imprimare” (tastele „SHIFT+F11”) pentru tiparirea notei contabile generate In urma Inregistrarii
liniilor de jurnal.

35
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

Pentru stergerea unei linii de jurnal pe care nu dorim sa o Inregistram se pozitioneaza cursorul
pe linia respectiva si se apasa tasta F4 sau Delete.
Pentru a vizualiza direct din sistem tranzactiile Inregistrate se va accesa meniul :Management
Financiar/Contabilitate/Istoric/Evidente

La accesarea meniului se va deschide fereastra Evidente contabile care cuprinde toate


Inregistrarile validate, pentru a vizualiza ultima Inregistrare se pozitioneaza cursorul pe ultimul
rand(sau se apasa tastele CTRL+END) si se apasa butonul Evidenta – Contabilitate.

Sistemul va deschide jurnalul general cu ultimele Inregistrari contabile. Pentru a vizualiza In


detaliu Inregistrarile se apasa butonul Navigare.

36
SIMPRE– Management financiar corporatist – MS Dynamics NAV

4. MS Dynamics NAV aplicat in Dept. Achizitii


5. MS Dynamics NAV aplicat in Dept. Vanzari

37