Inregistrarile calitatii

Facultatea IMST, CE 203, Splaiul Independentei nr. 313, 060042 Sector 6,

București, Romania
Bianca.busca@yahoo.ro

1 Definirea temei
 Pentru a putea verifica functionarea eficienta a sistemului de management al calitatii
organizatiei cat si a pentru a putea demonstra conformitatra produselor cu cerintele specificate
este necesara tinerea la zi a unor inregistrati de calitate .
Inregistrarile referitoare la calitate sunt:
- Inregistrari referitoare la receptive : note de receptie, register de intrari , rapoarte de
respingere,fise de urmarire a sub-contractantilor(furnizor de component sau piese finite
catre o societate/organizatie care se afla in relatie contractuala cu o terta
societate/organizatie)etc
- Inregistrarile referitoare la activitatile de inspectie , incercari si la activitatile de
metrologie : cerere pentru incercari , buletine de analize, buletine de verificare
metrologica,registru pentru inregistrarea analizelor,registru de nonconformitati;
- Inregistrari din perioada de garantie si post-garantie: registru de evidenta a procedurilor si
instructiunilor intocmite, registru de evidenta a reclamatilor clientilor etc.
Inregistrarile calitatii pot fi generale sau specifice. Cele generale se refera la aspecte ale
asigurarii calitatii la nivelul intreprinderii.
Inregistrarile calitatii se pot prezenta pe suport de hartie, pe suport informatic sau
alte tipuri. Ele trebuie identificate si arhivate astfel incat sa poata fi usor de regasit, in conexiune
cu produsele si activitatile la care se refera.

Exemple

1 )Buletin de incercare=precizarea modului de masurare, examinare si încercare a uneia

sau mai multor caracteristici ale unui produs (materie prima, material, produs finit) si al apelor
uzate evacuate la reteaua de canalizare a orasului si compararea acestora cu cerintele specificate
pentru verificarea conformitatii lor.
Tipuri de incercari
Incercari mase plastice
-materii prime (polietilene, polipropilene, poliamide etc. cu sau fara umplutura
minerala)
-produse finite
Incercari textile
= materii prime (mocheta, netesut, vata insonorizanta, polimerizate, utilizate în
vederea obtinerii produselor finite.
Incercari spume poliuretanice = materii prime (polioli, izocianati)
= produse finite (matlasuri scaune)

Incercari interfazice = comportari la spumare libera spume poliretanice

Incercari ape uzate

Efectuare
Pentru realizarea activitatilor de incercari din cadrul Laboratorului au loc urmatoarele
etape :
 1) se efectueaza pregatirea probei primite conform documentatiei, distingandu-se doua
situatii:
- Incercarea se realizeaza cu distrugerea completa a obiectului de incercat ;
- Incercarea se realizeaza cu distrugerea partiala a obiectului de incercat.
2) se efectueaza incercarile propriu-zise conform documentatiei de referinta ;
3) se consemneaza rezultatele determinarilor si a tuturor observatiilor constatate in timpul
efectuarii incercarilor in caietul de lucru ;
4) se efectueaza calculele si se prelucreaza rezultatele care sunt comparate cu cele impuse
in documentatia de referinta si sunt trecute in registrul in care a fost inregistrata proba ;
5) Se completeaza “Raportul de Incercari” (formular FILO 30-07, A,B,C,D / FOM 03-
02) conform instructiunii de lucru “Raportarea rezultatelor”, ce contine :
- nr. RI si data eliberarii ;
- toate datele de pe NS / Comanda care a însotit proba (factura, cantitate, nr. lot etc.)
- caracteristicile si valorile impuse in documentatia de referinta;
- rezultatele directe ale incercarilor, examinarilor si a rezultatele indirecte obtinute din
grafice, tabele, calcule sau schite ;
-observatii
- numele si semnatura persoanei care a efectuat proba ;

Raportul de incercari (RI) contine o Nota cu urmatorul continut :

* Se declara ca RI se refera numai la probele analizate ;
* Se declara ca RI nu trebuie reprodus partial fara aprobarea scrisa a Laboratorului.
Rapoartele de Incercari se întocmesc în doua exemplare daca in NS/Comanda nu se
specifica altfel. In cazul in care se solicita mai multe exemplare, se va specifica nr. de exemplare
eliberate.
2)Buletin de verificare= Document care, in conditii specificate, stabileste :
- in prima etapa o relatie intre valorile si incertitudinile de masurare asociate care sunt
furnizate de etaloane si de indicatiile corespunzatoare cu incertitudinea de masurare asociate;
- in adoua etapa, este utilizata aceasta informatie pentru stabilirea unei relatii care sa
permita obtinerea unui rezultat de masurare pornind de la o indicatie.
Nota 1: O etalonare poate fi exprimata sub forma unui enunt, a unei functii de etalonare, a
unei diagrame de etalonare, a unei curbe de etalonare sau a unui tabel de etalonare. In anumite
cazuri, aceasta poate consta dintr-o corectie aditiva sau multiplicativa a indicatiei cu o incertitudine
de masurare asociata.
Nota 2: Etalonarea nu trebuie confundata cu reglarea unui sistem de masurare, adesea
denumit impropriu autoetalonare, nici cu verificarea etalonarii

Certificatele de etalonare emise de aceste laboratoare contin rezultatele masurarilor,

inclusiv incertitudinea de masurare si/sau o declaratie a conformitatii cu o specificatie metrologica
identificata.
Nota1: Laboratoarele de etalonare care indeplinesc cerintele acestui standard international
sunt considerate a fi competente. Un certificat de etalonare eliberat de un laborator de etalonare
acreditat, pentru etalonarea in cauza, fata de acest standard international si care poarta sigla unui
oganism de acreditare, este o dovada suficienta a trasabilitatii datelor de etalonare raportate.
 Nota2: Lantul neintrerupt de etalonari sau comparari poate fi realizat in mai multe etape
efectuate de laboratoare diferite care pot demonstra trasabilitatea.
 Sunt anumite etalonari care nu pot fi facute in mod strict in unitati SI. In asemenea
cazuri, etalonarea asigura increderea in msurari prin stabilirea trasabilitatii la
etaloane adecvate cum ar fi:
- folosirea de materiale de referinta certificate furnizate de un furnizor competent sa dea o
caracterizare credibila fizica sau chimica a unui material;
- folosirea de metode specificate si/sau de etaloane agreate prin consens care sunt clar
descrise si sunt acceptate de toate partile implicate.
3)Buletin de inspectie = evaluare a conformitatii prin observare si judecare insotite
dupa caz, de masurare, incercare sau comparare cu un calibru ;
La receptia produselor / serviciilor primite de la furnizor, evidentierea inspectiilor,
incercarilor si verificarilor se face prin etichete.
Stadiul inspectiilor, incercarilor si verificarilor in cursul fabricatiei este evidentiat prin :
- Completarea inregistrarilor calitatii, avizarea lor in punctele de control ;
- Aplicarea etichetelor corespunzatoare ;
- Identificarea stadiului inspectiilor si incercarilor va fi pastrata atât timp cât este necesar
in cursul fabricatiei, asigurându-se utilizarea numai a acelor repere care au trecut de inspectiile
prevazute in documente.
Stadiul inspectiilor si incercarilor produsului finit este evidentiat prin etichetarea
corespunzatoare siprin completarea documentelor aferente, precum si prin aplicarea stampilelor
acolo unde este cazul (de ex.: stampila CTC aplicata pe eticheta cod de bare fabricatie confirma
corespondenta dintre produsul ambalat si eticheta aplicata, iar stampila gestionar pe eticheta
“Galia” confirma ambalarea corespunzatoare si corespondenta intre piesele ambalate si
etichetele aplicate).
Nota: Nu se accepta transferul produselor fabricate in depozitul de produs finit fara
etichete cod de bare si fara stampila CTC.
Inregistrarile calitatii sunt semnate de catre personalul mentionat pe formularele
existente, cu autoritate in zona respectiva, iar seria marcii aplicate pe inregistrare/produs
permite identificarea celui responsabil de eliberarea produsului conform (din punct de vedere al
cerintelor de calitate).

2 Domeniu de aplicare

1)Laboratoarele de Metrologie si Incercari gestioneaza înregistrarile tehnice astfel :

- laboratoarele pastreaza pe o perioada definita înregistrari ale observatiilor initiale, date
derivate si suficiente informatii pentru a stabili traseul unui audit, înregistrari ale verificarii /
etalonarii, înregistrari referitoare la personal si o copie dupa fiecare raport de încercare sau
certificat de etalonare emis, pentru a furniza dovezi ale conformitatii cu cerintele si dovezi ale
functionarii eficace a SCL(I) ;
 - inregistrarile pentru fiecare verificare, încercare sau etalonare contin suficiente
informatii care faciliteaza identificarea factorilor care afecteaza incertitudinea si care permite
încercarea sau etalonarea sa fie repetata în conditii cat mai apropiate de cele initiale ;
- inregistrarile includ identitatea personalului responsabil pentru efectuarea fiecarei
încercari si/sau etalonari si pentru verificarea rezultatelor ;
- inregistrarile tehnice cuprind formulare, contracte, fise de evidenta, fise de masuratori,
buletine de verificare/incercare, certificate de etalonare, caiete/registre de lucru, însemnari ale
clientilor si feedback ;
- cand apar greseli în înregistrari, fiecare greseala trebuie taiata, nu stearsa/facuta ilizibila
sau îndepartata, iar valoarea corecta scrisa alaturi. Toate aceste modificari ale înregistrarilor sunt
marcate sau semnate de catre persoana care a facut corectia.
2)Serviciul CTC-Laboratoare :
- Verifica corespondenta dintre elementele de identificare ale produsului si
documentatia tehnica si tehnologica de executie si control inainte de introducerea in lucru ;
- Controleaza modul in care sectiile de productie si magaziile aplica si conserva
marcarea produselor, astfel incât sa nu se deterioreze sau sa afecteze functionarea acestora ;
- Verifica utilizarea pe fluxul tehnologic numai a materiilor prime, materialelor si
reperelor acceptate ;
- Utilizeaza si tine sub control mijloacele de evidentiere ale stadiului inspectiilor,
incercarilor si verificarilor ;
- Inspecteaza si evalueaza aplicarea reala de catre inspectorii CTC a inspectiilor,
incercarilor si verificarilor in diverse stadii ale procesului de fabricatie ;
- Intocmeste avizele de acceptare (din punct de vedere al conformitatii produsului
“Declaratie de conformitate a produsului” (formular FO 16-06), care evidentiaza acceptarea
produsului pentru livrare.
3 )Inspectorii CTC :
- Inspectorii CTC aplica stampila cu simbolul de R/S pentru produsele aflate sub
incidenta normelor de reglementare / securitate aplicabile ;
- Aplica stampila numai pe produsele inspectate si pe documentele de calitate corect
completate ;
- Aplica etichetele care atesta stadiul inspectiilor si incercarilor conform celor descrise
in procedura ;
- Evidentiaza in fisele de insotire ale reperelor acceptarea sau neacceptarea prin stampile
cu semnaturi ;
- Evidentiaza stadiul inspectiilor si probelor prin registre de evidenta.

Pastrarea, regasirea si retragerea înregistrarilor calitatii, mediului, sanatatii si

securitatii ocupationale, calitatii laboratoarelor de metrologie si incercari
Pastrarea înregistrarilor calitatii, de mediu / sso si calitatii laboratoarelor se face în spatii
special amenajate pe o perioada de 5 ani în cadrul Serv. Calitate procese fabricatie si Biroului
Laboratoare testare-masurare si pe alte perioade de timp diferentiate în cadrul celorlalte
compartimente/sectii, prin grija Responsabililor desemnati, dupa care se predau la Arhiva
Generala a organizatiei.
Dosarele si Procesele Verbale de cercetare a accidentelor de munca, precum si registrele
de evidenta, se pastreaza în arhiva Serv. Prevenire, Protectie si Mediu, timp de minim 30 de ani
de la data producerii evenimentului. Pentru incidentele periculoase aceasta perioada este stabilita
conform reglementarilor legale.
 Înregistrarile calitatii, de mediu / sso si calitatii laboratoarelor sunt identificate si pastrate
astfel încît sa fie regasite prompt în cadrul oricarui compartiment.
Formatul, lizibilitatea, identificarea si trasabilitatea înregistrarilor
Pentru înregistrarile calitatii, de mediu/sso si laboratoarelor se vor folosi formularele
generate de:
- procedurile generale, operationale si instructiunile de lucru ale
SMC/SMM/SMSSO/SCL(I) ;
- autoritatile locale (acte de reglementare)

- procedurile clientului aplicabile, care prin însusi formatul lor si prin modul lor de
completare si difuzare, ofera indicatii privind informatia care trebuie înregistrata.
Acolo unde rubricatia formularelor este insuficient explicata, modul de completare si
difuzare este prescris prin procedurile specifice.
Sistemul de mediu/sso asigura colectarea si pastrarea înregistrarilor prin care se
demonstreaza ca:
- sistemul de management de mediu / sso satisface cerintele legale / reglementarile
aplicabile si cele impuse prin autorizatiile obtinute;
Arhivele de lucru ale compartimentelor
Sunt constituite în cadrul sectiilor/atelierelor de productie si compartimentelor
functionale ale organizatiei si asigura pastrarea înregistrarilor furnizate ca parte integranta a
executiei activitatilor si care au legatura directa cu calitatea, mediul/sso si laboratoarele. Duratele
de pastrare sunt în strânsa legatura cu specificul fiecarei activitati, cu implicatiile fiecareia în
calitatea proceselor si produselor/serviciilor finale .
Înregistrarile pe suport informatic
Toate înregistrarile amintite mai sus se regasesc si pe suport informatic.
Accesul la fisiere si software este protejat prin nume si parole unice de acces cunoscute
numai de catre utilizatorii care au acces la ele si de catre Administratorul de retea, care detine /
pastreaza “Lista de parole”. În acest mod, datele din sistem sunt protejate fata de încercarile de
frauda de orice natura.
Îmbunatatirea continua a performantei procesului
Se realizeaza prin severizarea indicatorului de performanta a procesului (descris la par.
1.3), prin actiuni corective si preventive stabilite în urma auditurilor precum si prin valorificarea
ideilor angajatilor.
- îndosarierea, indexarea si pastrarea înregistrarilor în conditii care sa asigure integritatea
si regasirea usoara a lor ;
- arhivarea pe perioade stabilite.
Seful fiecarui compartiment / sectie raspunde de organizarea arhivarii temporare a
înregistrarilor cerute de desfasurarea curenta a activitatilor, cu respectarea conditiilor de
identificare, pastrare si arhivare descrise în fiecare procedura sau instructiune proprie de lucru.

3.Studiu de caz
 Managementul de la cel mai inalt nivel din S.A.S.A. este angajat in
implementarea, dezvoltarea si imbunatatirea continua a eficacitatii sistemului de
management al calitatii (SMC).
Procesele necesare obtinerii rezultatelor in concordanta cu scopul si indicatorul de
performanta impreuna cu datele de intrare si cu datele de iesire sunt documentate in
continuare, tinând seama de metodologia “Planifica - Efectueaza - Verifica - Actioneaza”
(Plan - Do - Check - Act, in engleza).

Date de intrare
- Documentatie tehnologica de executie si control (cerintele din Planul de
Supraveghere, Standarde de Firma ce contin cerinte referitoare la identificare, manipulare,
ambalare, depozitare si pastrare) ;
- Fise Descriere Conditii Logistice (Fise DCL) si IL ambalare, pentru produsele
destinate clientilor ;
- Instructiuni de lucru (IL) specifice identificarii produselor.

Planificare si asigurare resurse

Indicatorul de performanta al acestui proces (definit la par. 1.2) a fost stabilit pe baza
politicii si obiectivelor specifice documentate in MC par. 5.3.
Pentru atingerea scopului acestei proceduri activitatile se desfasoara in mod
planificat prin stabilirea documentelor care sunt tinute sub control si a resurselor necesare.
Asigurare resurse Sefii de compartimente asigura identificarea necesarului de
resurse prin referate de necesitate (pentru mijloace fixe, de achizitionare, forta de munca
etc.)
Directorul General, Directorii Executivi si Directorul Economic asigura
disponibilitatea resurselor prin aprobarea referatelor de necesitate, conform competentelor,
ca rezultat al analizei acestora.

Laboratorul de Metrologie al S.A.S.A. / Laborator masurari 3D colaboreaza cu alte

Laboratoare ale altor societati sau autoritati recunoscute si care detin autorizatii / atestari /
notificari eliberate de BRML / clienti / Organism de acreditare.
Aceasta colaborare se efectueaza numai in cazul existentei unor contracte sau
acorduri, stabilindu-se cadrul legal, responsabilitatile, limitele de competenta.

Date de intrare
- Comenzi / Contracte ;
- Protocoale de verificare / etalonari / masurari.

Probele se primesc pe baza de “Nota de serviciu” (formular FO 07-01), de la Grupa CTC-

Receptie, inspectorii CTC de pe fluxul de fabricatie, tehnologii sectiilor de productie / Directiei
Tehnice si pe baza de “Comanda Incercari” (formular FILO 30-20), pentru societatile din GIC si
pentru terti.
Acestea contin in mod obligatoriu urmatoarele date/informatii :
 - nr. NS /data.
- denumire materia prima / reper ;
- materialul ;
- documentatia de definire (SF, CS etc.) ;
- denumirea furnizorului ;
- factura de expeditie ;
- declaratie de conformitate / Raport Masurari pentru repere ;
- nr. lot / data de fabricatie ;
- cantitatea ;
- scopul solicitarii ;
- semnatura solicitantului.
Notele de serviciu care insotesc probele in vederea validarii, asimilarii de produse noi,
mostre, sunt vizate de catre Directorul Calitate.
In cazul solicitarilor efectuate pentru terti probele sunt însotite de “Comanda Incercari
(formular FILO 30-20), în care se precizeaza aceleasi elemente descrise mai sus.
Notele de serviciu / Comenzi Incercari din GIC / terti care insotesc probele de incercat se
primesc sub semnatura si se înregistrează în registrul “Centralizator Evidenta Probe” (formular
FILO 30-01) unde li se aloca un numar unic de inregistrare.
Probele primite se inregistreaza specificandu-se toate datele de pe NS/Comada Incercari
precum si incercarile ce se efectueaza conform documentatiei de referinta (metode de incercare,
unitati de masura, limite/intervale impuse) in registre specifice naturii probei .

4 Concluzii

Inregistrarile calitatii sunt documente care furnizeaza dovezi obiective ale gradului de
satisfacere a conditiilor referitoare la calitate. Pentru a putea demonstra conformitatea produselor
cu cerintele specificate si pentru a verifica functionarea eficienta a sistemului calitatii
intreprinderii, este necesara tinerea la zi a unor inregistrari referitoare la calitate.
Aceste documente au rolul de a prezenta modul cum trebuie sa se desfasoare o anumita
activitate la un anumit loc de munca, precum si nivelul de calitate ce trebuie obtinut.

5.Bibliografii
 http://www.bel.utcluj.ro/dce/didactic/mc/MC_curs_7_Calitate.pdf
 http://www.vt.ro/wp-content/uploads/Exemplu_Buletin_Verificare_Periodica.jpg

 http://www.benari.ro/files/CERTIFICAT%200126-2010-SR-EN-13242+A1-
2008%282%29.jpg
 http://www.rasfoiesc.com/business/management/DOCUMENTATIA-
SISTEMULUI-CALITA61.php
 Ingineria calitatii-Alin RIZEA, Nadia BELU, ED. Univestitatii din Pitesti (2006)
 Introducere in Ingineria Calitati-Radu Munteanu, Tiberiu Rusu, ED. MEDIAMIRA
 Ingineria Calitatii –Irina SEVERIN, Mihai VOICU, ED. Printech 2005
 Manualul Calitatii a firmei S.C. SUBANSAMBLE AUTO S.A. Pitesti