Cod : PO-07

Ediţie: 1
S.C. DEVBON S.R.L. Aprovizionare Revizie: 0
Data : 10.08.2020
Pag: 1 / 7

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

Cod: PO – 07 Documente de referinta: SR EN ISO 9001:2015;

SR EN ISO 14001:2015
SR EN ISO 45001:2018

Destinatar (funcţia):

Exemplar Nr..............

Copie controlată Copie necontrolată

F-PO-01-01, ed.1, rev.0

 Cod : PO-07
Ediţie: 1
S.C. DEVBON S.R.L. Aprovizionare Revizie: 0
Data : 10.08.2020
Pag: 2 / 7

Aprobări interne

Funcţia Nume şi prenume Semnătura Data

Elaborat : R Aprovizionare 10.08.2020

Verificat : RMI 10.08.2020

Aprobat : Director General 10.08.2020

Evidenţa modificărilor
Ediţie/ Pagina/paragraful
Data Descrierea modificării Observaţii
revizie modificat
1/0 10.08.2020 - Elaborare iniţială

F-PO-01-01, ed.1, rev.0

 Cod : PO-07
Ediţie: 1
S.C. DEVBON S.R.L. Aprovizionare Revizie: 0
Data : 10.08.2020
Pag: 3 / 7

1 SCOP

Procedura descrie modul în care se realizează procesul de aprovizionare în

cadrul organizaţiei S.C. DEVBON S.R.L., în scopul de a se asigura procurarea
unor produse/servicii conforme cu cerinţele specificate.
În acest sens, controlul aprovizionării implică:
- selecţia, evaluarea şi reevaluarea furnizorilor;
- elaborarea documentelor de aprovizionare, astfel încât produsele solicitate
să fie descrise complet şi corect;
- verificarea produselor aprovizionate.

2 DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplică tutor produselor/serviciilor achiziţionate de către S.C.

DEVBON S.R.L..

3 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ ŞI CONEXE

3.1 SR EN ISO 9001:2015 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe

3.2 SR EN ISO 45001:2018 - Sistemul de Management al Sanatatii si
Securitatii Ocupationale
3.3 SR EN ISO 14001:2015 - Sisteme de management de mediu. Specificaţii
şi ghid de utilizare
3.4 MSI - 01 - Manualul sistemului de management integrat calitate - mediu

4 DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI

4.1 Definiţii
Definiţiile termenilor specifici se regăsesc în standardul – Sisteme de
management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.
4.1.1 Furnizor – organizaţie sau persoană care furnizează un produs (ori de
câte ori în procedură apare termenul „furnizor”, acesta se referă şi la
prestatori, executanţi).
4.1.2 Produs – rezultat al unui grup de activităţi interconectate care transformă
intrările în ieşiri (ori de câte ori în procedură se întâlneşte termenul
„produs”, acesta poate să însemne şi serviciu, lucrare).
4.1.3 Specificaţie – document care stabileşte condiţii.
4.1.4 Verificare – confirmare, prin furnizare de dovezi obiective, că au fost
îndeplinite cerinţele specificate.

F-PO-01-01, ed.1, rev.0

 Cod : PO-07
Ediţie: 1
S.C. DEVBON S.R.L. Aprovizionare Revizie: 0
Data : 10.08.2020
Pag: 4 / 7

4.2 Prescurtări

RMI – Reprezentantul Managementului Integrat

SMI – Sistem de Management integrat calitate-mediu

5 DESCRIEREA ACTIVITĂŢILOR

5.1 Evaluarea furnizorilor

5.1.1 Responsabilul Aprovizionare evaluează furnizorii de materiale, produse şi

servicii, completând cate un Chestionar de evaluare iniţială a furnizorilor,
formular cod F-PO-07-01 fiecărui nou furnizor identificat. Chestionarele
completate pentru fiecare dintre furnizori permit o evaluare iniţială a
capabilităţii şi a performanţelor acestora privind satisfacerea condiţiilor
sistemului de management al calităţii si mediului implementat în cadrul
organizaţiei, cât şi a altor condiţii specifice produselor furnizate.
5.1.2 În baza informaţiilor din chestionare şi a dovezilor obiective primite, cum ar
fi certificări/autorizări/acreditări emise de către organisme notificate, cât şi
a înregistrărilor calităţii referitoare la capabilitatea şi performanţele
furnizorilor demonstrate anterior, Responsabilul Aprovizionare evaluează
furnizorii, iar dacă aceste dovezi nu există şi dacă este cazul (funcţie de
tipul produsului aprovizionat), planifică efectuarea unui audit la organizaţia
respectivă.
5.1.3 În urma evaluării iniţiale a furnizorilor şi a rezultatelor auditurilor efectuate,
Responsabilul Aprovizionare elaborează Lista furnizorilor acceptaţi,
formular cod F-PO-07-03. Exemplarul nr. 1 al Listei furnizorilor acceptaţi
se transmite Directorului General, exemplarul nr. 2 se păstrează la
Responsabilul Aprovizionare.
5.1.4 Lista furnizorilor acceptaţi este actualizată o dată pe an sau ori de câte ori
este cazul, pe baza unui Grafic de reevaluare a furnizorilor, formular cod
F-PO-07-02 şi a Chestionarelor de evaluare. La reevaluarea furnizorilor se
completează şi partea a doua a Chestionarului de evaluare, formular cod
F-PO-07-01. Orice modificare a acestei liste urmează acelaşi circuit ca şi
documentul iniţial.
5.1.5 Toate înregistrările cu privire la furnizori (incluzând chestionarele de
evaluare iniţială, rapoartele de audit, documente emise de către organisme
notificate, etc.) sunt păstrate de Responsabilul Aprovizionare.

5.2 Datele de aprovizionare

5.2.1 Fiecare şef de departament care are nevoie de produse/servicii

inntocmeşte Comanda interna, formular cod F-PO-07-04 şi îl transmite la
responsabilul aprovizionare. Necesarele de aprovizionare sunt supuse
aprobării Directorului General.
F-PO-01-01, ed.1, rev.0
 Cod : PO-07
Ediţie: 1
S.C. DEVBON S.R.L. Aprovizionare Revizie: 0
Data : 10.08.2020
Pag: 5 / 7

5.2.2 Fiecare persoana autorizată pe departament întocmeşte Comanda interna,

formular cod F-PO-07-04, şi o transmite la furnizor prin e_mail sau fax,
urmărind finalizarea acesteia.
5.2.3 Înainte de întocmirea comenzilor de aprovizionare sau semnării
contractului se analizează posibile impacturi semnificative asupra mediului
pe care le pot avea bunurile sau serviciile aprovizionate. În funcţie de
rezultatul analizei se comunică furnizorului cerinţele relevante din punct de
vedere al mediului, iar acolo unde este cazul se includ în contract clauze
specifice pentru a exista compatibilitate între produsele/serviciile
furnizorului şi politica de mediu a organizaţiei.
5.2.4 Comenzile de aprovizionare conţin date de aprovizionare care descriu clar
produsul/serviciul comandat, cuprinzând după caz următoarele:
a) numele furnizorului şi adresa acestuia;
b) numărul comenzii;
c) descrierea clară a produsului/serviciului cu toate datele precise de
identificare (denumirea, tipul etc.);
d) termen de livrare;
e) criterii de verificare;
f) cerinţe de identificare a produsului;
g) condiţii de supraveghere a calităţii şi verificare a produsului comandat,
de către reprezentanţii societăţii sau ai clientului, la sediul furnizorului sau
la sediul S.C. DEVBON S.R.L.
h) indicaţii privind conservarea, ambalarea şi expedierea produselor;
i) indicaţii privind modul de rezolvare a neconformităţilor (dacă este sau nu
necesar avizul S.C. DEVBON S.R.L..)
j) modalităţile şi modul de livrare;
5.2.5 Orice revizie a comenzii de aprovizionare este analizată de către
organizaţie în acelaşi mod ca şi documentul iniţial. Modificările la comenzi
(diminuări, suplimentări, sistări, anulări etc.) sunt transmise de către
responsabilul aprovizionare departamentelor implicate, în vederea
înştiinţării acestora de modificările survenite.

5.3 Verificarea produselor/serviciilor aprovizionate

5.3.1 Verificarea produsului aprovizionat se face de către Comisia de recepţie şi

se întocmeşte Proces verbal de recepţie produse aprovizionate formular
cod F-PO-07-06.
5.3.2 Dacă la recepţia produselor aprovizionate se constată diferenţe cantitative
şi/sau calitative ale acestora se consemnează în Procesul verbal de
recepţie a produselor aprovizionate, formular cod F-PO-07-05, iar
Responsabilul aprovizionare transmite o reclamaţie furnizorului, prin care
solicită luarea de acţiuni corective şi tratarea problemelor identificate.
5.3.3 În cazul în care verificarea produsului aprovizionat se face la furnizor,
aceasta, cât şi modul cum se procedează, sunt specificate în comenzile de

F-PO-01-01, ed.1, rev.0

 Cod : PO-07
Ediţie: 1
S.C. DEVBON S.R.L. Aprovizionare Revizie: 0
Data : 10.08.2020
Pag: 6 / 7

aprovizionare, în vederea îndeplinirii de către furnizor a conformităţii

produselor/serviciilor oferite cu cerinţele stabilite contractual.
5.3.4
5.4 Păstrarea produselor aprovizionate

5.4.1 Produsele aprovizionate se manipulează manual sau mecanizat.

5.4.2 Depozitarea materialelor aprovizionate se face în spaţii corespunzătoare,
uscate, ferite de îngheţ, pe sortimente, conform cerinţelor de fabricaţie sau
specificaţiei de ambalaj.
5.4.3 Depozitarea se face pe categorii de material şi pe dimensiuni, astfel încât
marcajele de identificare să fie uşor vizibile, iar scoaterea materialelor să
se facă prin manipulări minime.
5.4.4 Responsabilul aprovizionare stabileşte modul de efectuare a verificării
materialelor perisabile şi a inspecţiei periodice în timpul depozitării şi la
eliberare a produselor, stipulând metode pentru autorizarea primirii şi
expedierii din această zonă.

6 RESPONSABILITĂŢI

6.1 Director General

6.1.1 Aprobă comenzile de aprovizionare;

6.1.2 Aprobă Lista furnizorilor acceptaţi.

6.2 Responsabil calitate

6.2.1 Urmăreşte procesul de evaluare a furnizorilor;

6.2.2 Efectuează audituri la furnizori.

6.3 Responsabil aprovizionare

6.3.1 Evaluează furnizorii, întocmeşte şi actualizează Lista furnizorilor acceptaţi;

6.3.2 Ţine evidenţa cererilor şi comenzilor de aprovizionare.
6.3.3 Efectuează recepţia produselor aprovizionate, stabileşte modul de
verificare a materialelor persiabile, pe timpul depozitării lor.

7 ÎNREGISTRĂRI

7.1 Chestionar de evaluare iniţială a furnizorului (F-PO-07-01)

7.2 Grafic de reevaluare (F-PO-07-02)

F-PO-01-01, ed.1, rev.0

 Cod : PO-07
Ediţie: 1
S.C. DEVBON S.R.L. Aprovizionare Revizie: 0
Data : 10.08.2020
Pag: 7 / 7

7.3 Lista furnizorilor acceptaţi (F-PO-07-03)

7.4 Comanda interna (F-PO-07-04)
7.5 Proces verbal de recepţie produse aprovizionate (F-PO-07-05)
7.6 Proces verbal de recepţie calitativa a produselor aprovizionate (F-PO-07-06)

8 ANEXE

8.1 Anexa 1 – Chestionar de evaluare iniţială a furnizorului

8.2 Anexa 2 - Grafic de reevaluare
8.3 Anexa 3 - Lista furnizorilor acceptaţi
8.4 Anexa 4 - Comanda interna
8.5 Anexa 5 Proces verbal de recepţie produse aprovizionate

F-PO-01-01, ed.1, rev.0

 CHESTIONAR DE
EVALUARE INIŢIALĂ A Pagina: 1 / 2
FURNIZORULUI

Denumire furnizor:....................................................Tip furnizor:

nou vec hi
Servicii furnizate:…….

Nr. Ob
Crite r i i d e ev a lu a re Pu n c ta j
c rt . s
c e rt i fi c at 4
î n c urs de c e rt i f ic a re 2
1 Si s tem u l c a l i tă ţi i
do c u me nt a t 1
ne do c u me nt a t 0
To a t e c a ra c t e ri s ti c i le c o nt ro la t e la
3
f urni zo r s i ga ra nt a t e

2 Ca li t a t e a s e rvi c ii lo r Ca ra c t e ri s ti c i pa rt i a l c o nt ro la t e la
2
f urni zo r
Ca ra c t e ri s ti c i ne c o nt ro la t e la
0
f urni zo r
ma x. 2 4 o re 3
5 -7 zi le 2
3 Te r me ne li v ra re
1 5 -2 0 zi le 1
> 3 0 zi le 0
pe s t e 3 0 de zi le 3
4 1 5 -3 0 de zi le 2
F a c i li t ă ţi de pla t ă
la 1 5 zi le s a u la li v ra re 1
î n a v a ns 0
ma i mi c 3
Pre ţ s e rv ic i ra po rt a t la pre ţ ul me di u
5 e ga l 2
a l o f e rt e lo r
ma re 0
o ri c e c a nt i ta t e 2
Ca nt i t a t e li v ra tă
6 c o ndi ţ i o ne a ză c a nt i t a t e a 0
Cri te ri i s u pl i me n ta re pe n tru e va l ua re fu rn i zo ri tra d i ţi o na l i
nu a u e xi s t a t 3
7 Se rv ic i i ne co nf o rme pâ nă î n 2 0 % 1
> 20 % 0
pro mpt ă 3
Co la bo ra re la s o luţ i o na re rec la ma ţ i i ,
11 c u î nt â r zi e re 1
s e rvi c e
ne s o luţ i o na t e 0
î nt o t de a una 3
12 Re s pe c t a re t e rme ne li v ra re ra re î nt â rzi e ri , mo t i v a t e 1
î nt â r zi e ri f re cv e nt e 0
F urni zo ri no i : F urni zo ri t ra di ţ i o na li
Punc t a j ma xi m: 1 8 pu nc t e Punc t a j ma xi m: 2 7 p unc t e
No t a A: 1 6 -1 8 pc t . No t a A: 2 3 -2 7 pc t .
No t a B: 1 2 -1 5 pc t. No t a B: 1 6 -2 2 pc t .
No t a C: 0 8 -1 1 pc t . No t a C: 1 2 -15 pc t .
CO NCL UZ I E:
Po a t e fi i ns c ri s pe li s ta f urni zo ri lo r a c c e pt a t i a i fi rme i (a o bt i nut c e l p ut i n no t a „C”)
Nu po a t e f i i ns c ris pe li s t a f urni zo ri lo r a c c e pt a t i ai f i rme i
Poziţia stabilită în Lista furnizorilor acceptaţi:

F-PO -07 -01 ed.1, rev. 0

 CHESTIONAR DE
EVALUARE INIŢIALĂ A Pagina: 2 / 2
FURNIZORULUI

Obs er vaţii: .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ..
... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .
... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .
... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .
... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .
... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .. .. .. ... .. .

Ef ec tuat e va luar ea:

N ume……………………….…. Se mnăt ur a……………… D ata………

Datele au fost verificate de:

N ume………………..……… . Se mnăt ur a……………… D ata………

F-PO -07 -01 ed.1, rev. 0

 Grafic de reevaluare Pagina 1/1

Nr. Luna
Furnizor reevaluat
crt. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

Legendă:

Evaluare Evaluare Neconformităţi Neconformităţi Evaluare

planificată efectuată agreate de rezolvat finalizată

Nume, prenume Semnătura Data aprobării:

Întocmit
Nume, prenume Semnătura Valabil:
Aprobat

F-PO -07 -02 ed.1, rev. 0

 Prezenta anuleaza lista
din data______
Lista furnizorilor
Exemplar nr. :
acceptaţi
Pag: 1 / 1

Nr.
Furnizor Produse/Servicii IC Observaţii
crt.

Funcţia Nume, prenume Data Semnătura

Elaborat
Aprobat

F-PO-07-03, ed.1, rev.0

 F-PO-07-05 ed.1, rev.0

COMANDĂ INTERNĂ

Dată: ………………………….

Department…………………………………

Necesar de materiale ……………………………………………………………………………………………………………………………....

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Necesar pentru:……………………………………………………………………………………………………………………………………..

Comandat de:……………………………………………………………………………………………………………………………………………

Aprobat:
 Proces verbal de recepţie produse aprovizionate
Nr____din______

Comisia de recepţie a SC DEVBON SRL, procedând la verificarea

lotului de marfă aprovizionat de la
furnizorul____________________________________________ în data de ___________la
ora___________ a constatat următoarele:
Produsele

a) corespund documentelor de livrare din anexa (Factura/ Aviz nr. ………/ ………..)
sau

b) prezinta urmatoarele diferente:

- cantitative:
Denumire produs Cantitate facturată Cantitate recepţionată Diferente

- calitative:
Denumire produs Diferenţe calitative Stare ambalaj
Colectiv Individual

Se vor face precizări asupra marcării/ etichetării a existenţei certificatului de

calitate/garanţie declaraţiei de conformitate şi după caz a termenelor de valabilitate.

Prezentul proces verbal s-a încheiat în doua exemplare

Comisia de recepţie:
________________
________________

F-PO-07-06 ed.1, rev.0 1/1