COMUNICAREA IN ADMMINISTRATIA PUBLICA

PRPOIECT REALIZAT DE

PADURARU(BURGHELEA)IONELA

TC1
Bariera in calea comunicarii in munca zilnica intre colegi ,respectiv intre subordonati,manegeri si
modalitati de depasire a lor.
Comunicarea descendenta care are ca punct de plecare pe managerul ce se adreseaza subordonatilor
sai,asadar se desfasoara de la esaloanele superioare catre cele inferioare.Prin acest tip de
comunicare managerul isi poate exercita functiile specifice (planificarea,coordonarea,organizare,
control):comunicarea obiectivelor pe termen lung si scurt,modul dorit de organizare a
activitatii,transmiterea deciziilor luate si a procedurilor prin care vor fi puse in practica ,evaluarile
asupra activitatii si a actiunilor ameliorative ce vor avea loc.Se realizeaza astfel comunicarea
obiectivelor angajatilor cu elemente privind misiunea valorilor organizatiei ,activitatile
zilnice,saptamanale lunare sau trimestriale.
Comunicarea ascendenta se desfasoara de la subordonat(ca initiator)catre manager (ca
receptor),fiind la polul opus comunicarii descendente ,aceasta se desfasoara de la pozitiile ierarhice
inferioare catre cele superioare.
Functiile organizationale sunt urmatoatrele:
-control-sa clarifice indatoririle,sa stabileasca autoritatea si responsabilitatile.
-informare-sa furnizeze baza deciziilor.
-coordonare-sa faca poisibila actiunea comuna eficienta.
-motivarea-sa stimuleze cooperarea si inplicarea in atingerea obiectivelor.
-emotionala-sa permita exprimarea trairilor sentimentelor.
Comunicarea se realizeaza atat in terpersonal ,cat si intraorgazitional,extraorganizational.Fiecare
dintre aceste niveluri are grad de complexitate diferite si presupune restrictii legate de rolurile
organizatrionale.Informatia circula prin retele de comunicare,cuprinzand mai multe
persoane ,grupuri ,compartimente ,care indeplinesc atat roluri de emitator cat si receptor.
Retele de comunicare in organizatie .Modul de organizare al activitatii (natura sarcinilor) determina
si organizarea comunicarii intre participantii la activitatea de grup.Reteaua de comunicare poate fi
definita ca o structura prin care sunt stabilite modalitati de circulatie a informatiei si rolurile pe care
le joaca fiecare participant.Tipul de retea de comunicare influenteaza eficienta comunicarii ,prin
accesibilitatea canalelor pentru participanti :exista retele restrictive care permit contactul unei
persoane numai cu o anumita parte a retelei si implicit accesul la un fragment si nu la i ntreaga
informatie si retele .
In cazul retelelor restrictive care au un grad de centralizare diferite ,accesul participantilor este
integral ,persoana centerala avand la dispozitie mai multa informatie decat persoanele dec la
periferia retelei ,mai mult ea poate controla circulatia informatiei servind ca punte de legatura intre
participanti .In timp ,prin comntrolul exercitat asupra circulatiei informatiei in retea ,persoana
centrala va acumula o putere suplimentara , va putea controla pe ceilalti participanti la retea prin
acordarea /refuzul accesului la informatie adoptand rolul unui lider.Ca atare persoana centrala va
avea un grad mai mare de satisfactie derivata de comunicare decat cele periferice , a caror
satisfactie este invers proportionala cu distanta fata de centru.
Retele flexibile-sunt descentralizate, nici o persoana neavand nici o pozitie favorizata ,care sa-i
permita monopolizarea informatiei.Accesul la informatie este egal ,nnici unul din participanti nu are
posibilitatea de a face gestionarea informatiei o sursa de putere individuala,ceea ce are ca efect o
mai mare satisfactie a participantilor decat in cazul tretelelor restrictive .Moralul grupului este mai
ridicat decat in cazul anterior.
Modalitati de comunicare organizationala. Comunicarea organizationala poate fi formata din
persoane,grupuri.compartimente in conformitate cu reguli explicite si uneori implicite si este
preponderent legata de activitatea comuna si informala.Retelele de comunicare formale si informale
sunt coexistente si uneori interferente,in sensul ca cele informale pot bloca circulatia informatiei in
reteaua formala,opot distorsiona in functie de relatiile si i nteresele celor
inplicati,sau ,dinpotriva,pot flexibiliza si imbunatati comunicarea formala.
Comunicarea formala .Retelele formale de comunicare sunt prescrise prin organigrama ,ducument
care reprezinta organizarea functionala a activitatilor si natura relatiilor de subordonare si
coordonare dintre compartimente si persoane.Derularea comunicarii formale scrise sau orale este
guvernata de o serie de reguli implicite si explicite privind continutul, responsabilitatea ,forma
oral/scrisa ,modul de structurare a mesajului,continutul partii de indentificare ,formulele de
adresare,momentul si destinatia mesajelor.
Comunicarea poate fi unidirectionala ,mai facila si mai rapida,sau bidirectionala mai
lenta,necesitand rabdare ,timp alocat,abilitati comunicationale,dar ducand la decizii mai bune si la
acceptarea mai larga a acestora de catre executanti.Tehnicile de comunicare difera dupa sensul de
cerculatie al informatiei:
Comunicare descendenta poate avea loc in sensul cererii de situatii ,date,sau al emiterii de
decizii,dispozitii,instructiuni,informatii.Formele concrete folosite de o organizatie pot fi
decizii,circulate de informare ,brosuri sau manuale cu norme si instructiuni ,ziare de
intreprindere ,scrisori catre fiecare angajat ,mesaje la statie radio,dari de seama ,rapoarte in fata
adunarii generale a salariatilor sau actionarilor.
Atmosfera sau conditiile in care se realizeaza scimbul de i nformatii ,idei si sentimente intr-un
colectiv determina masura in care a cesta ajunge sa reprezinte o forta negativa sau pozitiva intr-o
organizatie .
Un climat deschis,cooperant favorizeaza creerea unor relatii de colaborare, care permit un proces
efectiv de strangere si scimb de i nformatii ,crescand eficienta activitatii.
Efectul contrar poate fi obtinut printr-un mediu inchis si defensiv ,intr-un colectiv in care angajatii
se simt suprasolicitati in care comunicarea deschisa,participativa este ,de regula ,inlaturata de
presiunile exercitate in scopul indeplinirii obiectivelor.
Ori de cate ori scriem sau vorbim,incercam sa convigem ,sa explicam sau sa indeplinim orice alt
obiectiv urmarim intodeauna 4 scopuri principale :sa fim receptati,sa fim intelesi,sa fim acceptati,sa
provocam o reactie .Barierele in comunicare se produc atunci cand receptorul mesajului comunicat
nu recepteaza sau interpreteaza gresit sensul dorit de catre emitator.
Barierele de comunicare in functie de cauzele de aparitie ,barierele de comunicare pot fi clasificate
in :bariere de limbaj-cuvinte ce au sensuri diferite pentru emitator ,respectiv receptor,diferenta de
nivel de pregatire .
Bariera de mediu -climat de lucru neadecvat(zgomot ,caldura
execesiva,inghesuiala,zgomot)folosirea unor suporturi de comunicare neadecvate mediului sau
ineficiente .Bariere ierarhice imaginea diferita pe care o are despre sine in raport cu parearea tertilor
.Bariera de conceptie exprimarea neadecvata a mesajului de catre emitator lipsa de atentie sau lipsa
de interes a receptorului cu referire la continutul mesajului aparitia rutinei in procesul de
comunicare poate determina micsorarea importantei comunicarii.
Concluzii grabite-deseori vedem ceea ce dorim sa vedem si auzim ,evitand sa recunoastem
realittatea in sine .
Steoretipii -invatand permanent din experientele proprii ,vom intampina riscul de a trata diferite
persoane ca si can dar fi una singura.
Lipsa de interes-una din cele mai insemnate bariere in calea comunicarii este lipsa de ineres a
interlocutorului fata de mesajul receptat .In astfel de cazuri,de doroit este ca emitatorul sa formuleze
mesajul de asa maniera incat acesta sa intre in sfera de interes si preucupari ale receptorului.
Personalitatile celpor doi actori,emitatorul si receptorul,care intervin in procesul comunicarii au un
rol extrem de important in desfasurarea actului de comunicare.Este necesarsa adaotarea factorilor
de personalitate dintr-o perspectiva multipla :temperarea temperamentului ,corelarea limbajului cu
posibilitatile de interpretare ale interlocutorului,starea de spirit in care se afla interlocutoruleste,de
asemenea,o variabila importanta de care trebuoie sa se tina seama atunci cand se formuleaza un
mesaj.Bariera de rezonanta ,mesajul nu raspundenevoilor individului.
Bariere fizice-existenta unor spatii de lucru bine delimitate si la care accesul strainilor este
restrictionat-impartirea spatiului de lucru in functia de specificului de activitatiisi ierahie-existenta
unor spatii de lucru exstinse sau din potriva ,existenta unui spatiu de lucru pentru fircare
departament este esentiala asigurarea unui minim spatiu vital pentru fiecare angajat,unui spatiu care
sa il delimiteze fizic de ceilalti colegi si sa ii furnizeze o cat de mica senzatie de intimitate,astfel
incat proximitatea sa favorizeze si nu sa impiedice procesul de comunicare.
Bariera de perceptie reiterezeaza faptul ca diferentele de educatie ,gandire,mediul dintre prsoane
determina abordari diferite ale procesului de comu nicare ,fiind eserntiala recunoasterea existentei si
identificarea acestui tip de bariera.La urma urmelor ,daca am simti si gandi toti la fel comunicarea
ar deveni inutila ,devenind un fel de extindere a propriilor perceptii.
Bariera emotionala -una dintre cele mai intalnite tipuri de bariere in comunicarea dintre u n sef si un
subordonat si se manufesta prin teama ,lipsa de incredere sau suspiciune pentru surmontarea
barierelor emotionale ,este necesar sa va construiti un plan de actiune ,urmatoarele sugestii fiind
extrem de utile.
Bariere culturale -atunci cand o persoana isi schimba locul de munca,accepta implicit si faptul ca va
face parte dintr-o noua arganizatie ,pana la urma dintr-o noua cmunitate ,care poate avea alte reguli
si propovadui alte principii.Construirea unui flux comunicationaleficent trebuie realizat baza
recunoasterii faptului ca cel putin o vreme este necesara adaptarea la noul mediu,astfel incat
membrii respectivei comunitati sa il accepte pe noul venit ,sa il includa printre membrii sai .
Ascultarea activa si tipuri de intrebari in realizarea acesteia .
Ascultarea activa sta la baza intelegerii reale a celuilalt ,este esentiala pentru crearea conexiunilor
autentice si,nu in ultimul rand ,pentru dezvoltarea laturii empatice .Ca multe alte calitati ale
inteligentei emotionale,si aceasta poate fi dezvoltata prin exercitiu constant si constient.
Daca-i asculti pe ceilalti,fara sa-i intrerupi in mijlocul conversatiei ,nu inseamna neaparat ca o si
faci activ .Sigur ,faptul ca-ti lasi interlocutorul sa si termine fraza ,inainte de ati spune si tu punctul
de vedere,este o trasatura de baza a ascultarii active,insa nu este nicidecum suficienta.
De aceea, pentru a înțelege cum poți să-ți exersezi aptitudinile de ascultător activ, este important să înțelegi,
mai întâi, ce este, de fapt, ascultarea activă.
Ascultarea activă presupune prezență conștientă pe parcursul conversației, empatie, răbdare și
implicare constantă. Cu alte cuvinte, atunci când îl asculți activ pe celălalt, îți concentrezi toată
atenția asupra conversației respective și rămâi prezenta pe tot parcursul său. În acest sens, limbajul
trupului are un rol esențial: menținerea contactului vizual, gesturile, mimica denotă faptul că te
concentrezi asupra lucrurilor pe care celălalt vrea să ți le transmită. 

De asemenea, unul dintre scopurile fundamentale ale ascultării active constă în înțelegerea reală a
celuilalt, și nu în aducerea contraargumentelor. Sigur, ascultarea activă nu presupune să fim
întotdeauna de acord cu perspectiva interlocutorului nostru, însă ce o deosebește de celelalte tipuri
de ascultare se referă tocmai la prezența empatiei pe tot parcursul discuției.

Formarea relațiilor personale autentice, bazate pe intimitate emoțională

Unul dintre cele mai importante beneficii ale ascultării active constă în formarea relațiilor bazate pe
conexiune autentică. Atunci când îl ascultăm activ pe celălalt, pentru a-l înțelege, pentru a afla care
sunt emoțiile, nevoile, punctele sale de vedere, viziunea pe care o are asupra unei situații și asupra
vieții în general, ne dăm răgazul de a-l cunoaște. 

Totodată, faptul că interlocutorul nostru se simte ascultat cu adevărat și înțeles pe parcursul întregii
conversații îl ajută să aibă mai multă încredere în noi și, în timp, să-și arate vulnerabilitatea, calitate
esențială a legăturilor bazate pe intimitate emoțională. 

Ascultarea activă este o calitate care ne ajută să avem și relații profesionale mai bune. Odată ce
învățăm să fim deschiși la punctele de vedere ale celorlalți, deși, în mod normal, am fi mai reticenți,
ne creștem șansele de a descoperi idei valoroase în ceea ce au de spus colegii noștri. 

De asemenea, când îi ascultăm activ pe ceilalți, putem rezolva mai ușor eventualele conflicte, prin
căutarea unor soluții împreună. 

Nu în ultimul rând, colegii de muncă, odată ce se vor simți ascultați și înțeleși (inclusiv în situațiile
în care au, poate, perspective diferite de ale noastre), vor deveni, la rândul lor, mai deschiși la
comunicare. 

Acum că știi cum îți poate îmbunătăți ascultarea activă viața personală și profesională, este
important să știi și că îți poți exersa și dezvolta această calitate. Sigur, poate fi o adevărată
provocare la început, mai ales când punctele de vedere ale celorlalți sunt total diferite de ale tale și
ai tendința de a-i întrerupe sau de a reacționa emoțional, fără să analizezi în profunzime mesajul pe
care aceștia au vrut să-l transmită.

Iată câteva tehnici de ascultare activă, pe care poți să le aplici atât în relațiile personale, cât și în
relațiile profesionale:

Menținerea contactului vizual cu interlocutorul tău este un prim pas pe care-l poți face pentru a
deveni un ascultător activ (mai bun). Acest lucru presupune să lași telefonul deoparte pe tot
parcursul discuției: sunt suficiente doar câteva secunde să-ți verifici un e-mail, pentru a părea (și
chiar pentru a fi) absent(ă) din conversație, lucru care, pe de-o parte, îl poate face pe celălalt să se
simtă inconfortabil, iar pe de altă parte – te poate face să ratezi câteva detalii esențiale din mesajul
acestuia. 

Cum astăzi suntem din ce în ce mai tentați de a ne verifica notificările sau căsuța de e-mail inclusiv
în timpul unor discuții importante, menținerea contactului vizual pe termen lung este un exercițiu de
făcut constant, până ce îl transformăm într-un obicei absolut firesc, natural.

In situația unei conversații de afaceri, ascultătorii au practic aceleași dezavantaje ca atunci când ascultă un
discurs public. Interlocutorul nu ține cont de ceea ce spune partenerul, își neglijează afirmațiile. Cu
ajutorul ignorării, puteți umili o persoană nu numai cu cuvinte, ci și fără cuvinte. Această tehnică
este extrem de dureroasă pentru o persoană și lasă un resentiment durabil, mai ales dacă este utilizat
în prezența altora. Nu este de mirare că una dintre cele mai puternice influențe asupra unui individ
este boicotarea unui grup sau societate. Sensul psihologic al acestei tehnici este acela că o persoană
pare să dispară în ochii altora, încetează să mai existe. Ignorarea poate lua mai multe forme. 

Interlocutorul încearcă să găsească de la partener o înțelegere a acelor probleme care îl îngrijorează.

Egocentrismul poate fi un produs al egoismului, al dorinței de a înțelege problemele altuia, dar
poate fi și o consecință a incapacității de a lua poziția altei persoane, a lipsei de experiență de a
pătrunde în lumea altuia. Egocentrismul poate fi conștient. Uneori, o persoană nu vrea să cedeze de
teama de a nu pierde avantajul în contact. Mai des, egocentrismul este inconștient. Putem observa
egocentrismul rezidual al copiilor la adulți
Între timp, unul dintre obiectivele comunicării este să afli cât mai multe despre interlocutorul tău:
să-i înțelegi psihologia și trenul de gândire, să-i evaluezi oportunitățile de afaceri, să înțelegi
subtextul.Presupune o serie de activitati menite sa asigure receptionarea corecta a mesajului si
retinerea lui optima.
Nu poti asculta cu folos ceea ce spune altcineva ,decat daca faci un efort detentie si concentrare .Pe
langa participarea mentala,trebuie sa existe si o anumita mobilizare fizica ,de natura sa faciliteze
mentinerea interesului pentru spusele interlocutorului .O postura corporala prea relaxata
ingreuneaza intelegerea si memorarea ,in vreme ce pozitiile relativ incomode genereaza o stare de
vigilenta propice unei bune ascultari.
Nu e intotdeauna usor sa asculti argumente care iti contrazic convingerile si nici sa suporti critici de
la persoane care,intamplator ,iti sunt antipatice . Putini sunt oamenii care continua sa manifeste
intelegere fata de interlocutor si sa-i acorde atentie egala si dupa ce acestsa a facut o remarca ostila
sau a folosit o exoresie nelalocul ei.
Ascultarea activa eficienta duce,la locul de munca ,la rezultate cum ar fi :
-incurajarea interlocutorului;
-aflarea tuturor informatiilor necesare;
-imbunatatirea relatiilor personale si profesionale;
-rezolvarea problemelor si blocajelor;
-o mai buna intelegere a celor cu care venim in contact in mediul profesional .
Un bun ascultator castiga:
-informatie;
-receptie;
-cooperare.
Efectele ascultarii active la locul de munca :
-sprijina comunicarea deschisa intre patronatul unei firme si angajati;
-reproduce si multiplica continutul informational al discutiei;
-nu produce sentimente sau senzatii negative ;
- mijloceste atentia fata de partenerul de discutie;
-reduce dificultatile de intelegere;
-permite rezolvarea prin forte proprii a problemelor din cadrul firmei;
-creaza disponibilitatea de a asculta cu promtitudine si bunavointa ,ganduri,idei si expuneri;
-reduce neantelegeri sau divirgentele intre parti ;
-in cazul unui volum mare de informatii ,continutul de esenta este perceput;
-climatul discutiei se imbunatateste in mod sensibil.
In concluzie ,ascultarea activa necesita multa concentrare si vointa .Cu ajutorul ei insa poti
ajunge sa comunici mai bine sa dezvolti relatii mai stranse .Pune intrebari ,dezbate si
parafareaza pentru a fi sigur ca ai inteles mesajul.Pentruca,daca nu procedezi astfel ,poti avea
sueprize sa constati ca ceea ce iti spune cineva si ceea ce auzi tu sunt doua lucruri complet
diferite.
BIBLIOGRAFIE: