Anexa nr.

17
Procedura - P08: Colectarea dovezilor

Școala Germană Hermann Oberth

Inspectoratul Școlar Județean Sibiu
Serviciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 4

Misiunea de audit: Activitatea de secretariat
Perioada auditată: 01.01.2021 - 31.12.2021

PROBLEMA
Nearhivarea unor documente destinate arhivării, depozitarea acestora într-un spațiu neconform al
secretariatului unității de învățământ.

CONSTATARE
Conform Ordinului 3844/2016 privind întocmirea, completarea, eliberarea si arhivarea
documentelor școlare și a procedurii operaționale privind arhivarea documentelor și înregistrărilor, s-a
constatat că nu sunt îndeplinite procedurile și termenele legale pentru arhivarea documentelor școlare.
Conform procedurii operaționale privind arhivarea documentelor nu a fost întocmită lista prin
care este stabilit termenul de păstrare a fiecărui document.
De asemenea, documentele nu au fost selectate corespunzător în vederea arhivării sau a
distrugerii.
CAUZE
Principala cauză de producere este volumul mare de muncă generat de fuziunea cu Liceul
Teoretic Stephan Ludwig Roth. Salariatul cu atribuții în acest scop a considerat prioritare alte sarcini de
serviciu, urmând să se ocupe de arhivarea documentelor ulterior.
Necunoasterea prevederilor legislative privind păstrarea și arhivarea documentelor școlare.

CONSECINŢE

Notificarea și sancționarea unității de învătâmânt de către Inspectoratul Scolar

Județean Sibiu.

RECOMANDĂRI

Îndeplinirea acestei sarcini prin delegarea temporară a unui salariat din alt departament,
sau contractarea unui prestator extern de servicii.

În cazul contractării unui prestator de servicii de arhivare, contravaloarea serviciilor va

fi suportată de unitatea școlară, impunându-se ulterior recuperarea sumei prin rețineri
salariale aplicate doamnei Rusu Adina, secretarul școlii.
 Se impune o mai bună cunoaștere a legislației și a procedurilor privind arhivarea
documentelor școlare.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,