Anexa nr.

15
Procedura – P08: Colectarea dovezilor

Școala Germană Hermann Oberth

Inspectoratul Școlar Județean Sibiu
Serviciul Audit Public Intern

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Activitatea de secretariat

Perioada auditată: 01.01.2021 - 31.12.2021
Întocmit: Popescu Simina
Data: 03.08.2022
Avizat: Horațiu Popa
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul I.
RAPORTĂRILE CĂTRE INSPECTORATUL ȘCOLAR

Organizarea concursurilor

- Există instrucțiuni clare privind selectarea datelor și X

modalitaților de întocmire a situațiilor solicitate de către
Inspectoratul Școlar Județean Sibiu?

- Termenele de transmitere a răspunsurilor sunt clar formulate? X

Obiectivul II.
Întocmirea dosarelor pentru ajutoarele materiale acordate
elevilor

- Cadrul legislativ pentru acordarea ajutoarelor materiale este X

disponibil si clar formulat?

- Există căi facile de transmitere a informațiilor către persoanele X

interesate?

- Persoanele care accesează aceste ajutoare financiare pun la X Uneori este necesara
dispoziția personalului responsabil cu întocmirea dosarului in contactarea telefonică
timp util documentele necesare? pentru grăbirea
procesului de obținere
a documentelor.

- Există posibilitatea verificării situației materiale a X

solicitanților burselor sociale în caz de suspiciune?

- Dacă da, în ce mod? Prin contactarea angajatorului sau a

serviciului social de la primaria
aparținătoare.
- Este respectată confidențialitatea datelor primite? X

Obiectivul III.
Întocmirea dosarelor pentru acordarea burselor de
merit

- Cadrul legislativ pentru acordarea ajutoarelor materiale este X

disponibil si clar formulat?

- Există căi facile de transmitere a informațiilor către X

persoanele interesate?

- Există suspiciuni privind favorizarea anumitor elevi în X

vederea obținerii burselor de merit?

- Dacă da, vă rugăm exemplificați. Nu există.

- Există posibilitatea verificării rezultatelor școlare obținute de X

elevi, furnizate de către cadrele didactice?

Obiectivul IV.
Arhivarea documentelor

- Există procedure clare de îndosariere și arhivare a X

documentelor?

- Există specificații clare privind termenul de păstrare a X

documentelor în instituția de învățămant?

- Sunt puse la dispoziție materialele necesare îndeplinirii X

acestei atribuții (dosare, bibliorafturi, sfoară, perforator, etc.)

- Sunt puse la dispoziție mijloacele necesare transportului și X Data transmiterii

predării documentelor către Arhiva Națională? documentelor la
arhivă trebuie
comunicată cu două
zile înainte șoferului
instituției.

Obiectivul V.
Respectarea programului cu publicul

- Programul cu publicul este stabilit clar? X

- Programul cu publicul este afișat în mod corespunzător? X

60
DA NU OBS.

- Programul cu publicul este respectat? X

- Secretariatul poate fi contactat telefonic în cadrul X
programului cu publicul?

- Există mijloace de comunicare adecvate și funcționale pentru X

contactarea secretariatului?

- Datele de contact ale instituției sunt ușor de identificat? X

- Dacă da, în ce mod? Sunt afișate la avizierul școlii și

pe site-ul unității.

- Sunt clar numite persoanele responsabile pentru contactul cu X Rusu Adina

publicul?

Obiectivul VI.
Întocmirea și actualizarea documentelor de studii ale
elevilor

- Există procedure clare de completare a actelor de studii ale X

elevilor?

- Carnetele de note ale elevilor sunt puse la dispoziția X Sunt strânse de către
secretarea pentru aplicarea vizei anuale? învățători/diriginți sip
use la dispoziția
secretarea.

- În perioada anterioară Examenelor Naționale, secretarul școlii X Sunt luate măsurile

beneficiază de suportul colegilor în vederea întocmirii necesare pentru
documentelor necesare la timp? realizarea dosarelor în
timp util de către
secretară.

- Se înregistrează întârzieri in eliberarea documentelor X

necesare elevilor?

- Termenul de eliberare al unui document solicitat de X

elev/parinte/tutore este mai mare de 5 zile lucratoare?

- Este asigurată confidențialitatea rezultatelor școlare ale X

elevilor?

- Este asigurată securitatea documentelor de studii ale X

elevilor?

- Dacă da, în ce mod? Toate documentele sunt ținute în

dulapuri închise și eliberate doar la
solicitarea persoanelor în drept.

Obiectivul VII.
Asigurarea fluxului informațional al compartimentului

- Sunt puse la dispoziție mijloace adecvate pentru transmiterea X

informațiilor către persoanele interesate?

- Există avizier la nivelul unității de învățământ? X

- Dacă da, acesta este pus la loc vizibil și accesibil persoanelor X
interesate?

- Există mijloacele și competențele necesare transmiterii X

acestor informații pe canal electronic?

- Există proceduri de luare la cunosțință a informatiilor X

transmise?

- Dacă da, care sunt acestea? Există formulare de informare și luare

la cunoștință pe care personalul unității
de învățământ le semnează.

- Toate informațiile sunt transmise în termen legal și util luării X În cazul în care
la cunoștință și a măsurilor necesare? această condiție nu
este îndeplinită,
informațiile fiind
primite târziu de la
Inspectoratul Școlar
Județean sau de la
Ministerul Educației,
se fac demersurile
necesare prelungirii
termenului legal.

64