Hotel Astoria PROCESUL DE ORGANIZARE A Ediţia: 1

EVENIMENTELOR Revizia: 0
Aprobat de consiliul
administrației
Data: 16.11.2022

ROMÂNIA
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII ŞI INOVĂRII
HOTEL ASTORIA
Alba Iulia, km 387, DN1,
Tel: 0258-842-335 office@astoriahotels.ro

PROCEDURĂ OPERATIONALĂ
PRIVIND ORGANIZAREA EVENIMENTELOR

COD PROCEDURĂ: PO 01. 004

ELABORAT VERIFICAT APROBAT EDIŢIA REVIZIA

ȘEF
RECEPȚIONER COMPLEX DIRECTOR
1 0
HOTELIER HOTEL
 Hotel Astoria PROCESUL DE ORGANIZARE A Ediţia: 1
EVENIMENTELOR Revizia: 0
Aprobat de consiliul
administrației
Data: 16.11.2022

INDICATORUL APROBĂRILOR ŞI AL REVIZIILOR

Nr. Revizia/ Numărul Nume, prenume şi semnătură

crt. Data capitolului Conţinutul
aplicării şi al modificării Elaborat Verificat Avizat Aprobat
paginilor
revizuite
1 R0/ Procedura Elaborare
completă ediţia 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

1. SCOP
Prezentarea etapelor care se parcurg pentru a se realiza procesul de rezervare a sălilor
de evenimente.

2. DOMENIU DE APLICARE
Prezenta procedură se aplică în cadrul Hotelului Transilvania, departamentul
marketing.

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
Conform anexei HG nr.237/2001
Protecția datelor cu caracter personal
 Hotel Astoria PROCESUL DE ORGANIZARE A Ediţia: 1
EVENIMENTELOR Revizia: 0
Aprobat de consiliul
administrației
Data: 16.11.2022

Regulamente de ordine interioară:

-Tarifarea se face conform regulamentului, iar reducerile pot fi făcute doar de șeful
complexulu hotelier.
- Art.2 – al (5) Este interzisă cazarea oricărei persoane care nu posedă act de identitate.

- Art.4 – al (1) Cazarea minorilor în vârsta de până la 14 ani este permisă numai în cazurile

aceștia sunt înoțiți de părinți sau de reprezentanți legali.

- ORDONANȚĂ DE URGENȚĂ nr. 92 din 19 august 2021 privind regimul deșeurilor.

Prezenta ordonanță de urgență are ca obiectiv asigurarea unui înalt nivel de protecție a

mediului și sănătății populației (...).

-Turist este orice persoană care beneficiază de orice serviciu prestat de Hotel Astoria;

- Cazarea se face la recepție, prezentând actul de identitate pentru înregistrarea electronică

destinată oaspeților, completând toate documentele conform legii, pentru a se elibera

cheia/cartela de acces aferentă camerei rezervate;

- Cazarea de regulă se face începând cu ora 14.00 iar eliberarea camerei până la ora 12.00;

acest orar se poate modifica cu condiția ca prestatorul să anunțe din timp turistul;

- Orice accident produs ca urmare a utilizării necorespunzătoare a obiectelor din dotare sau a

nerespectării prezentului regulament este responsabilitatea turistului;

4.1 DESCRIEREA ACTIVITĂŢII

4.1.1 Potențialul client trimite solicitarea și face rezervarea prin apel telefonic, mail-ul
hotelului sau pe pagina web booking.com
4.1.2 Se decide de ce servicii are nevoie clientul, modalitatea de amenajare a sălii și care sunt
tarifele.
4.1.3 Clientul se prezintă la recepția hotelului, cu câteva luni inainte de ziua evenimentului și
i se prezintă sala, meniul etc.
4.1.4 Transmiterea informațiilor cu privirea facilităților pe care le punem la dispoziție;
 Hotel Astoria PROCESUL DE ORGANIZARE A Ediţia: 1
EVENIMENTELOR Revizia: 0
Aprobat de consiliul
administrației
Data: 16.11.2022

4.1.5 Elaborarea unui desfasurator al evenimentului

4.1.6 Achitarea contravalorii evenimentului sau a unui avans.
4.1.7 Clientul se prezinta in ziua evenimentului la sală.
4.1.8 Pregătirea sălii pentru evenimentul următor.

4.2 RESURSE UMANE ȘI MATERIALE

Resurse umane – Recepționer, front office mnager, șef complex hotelier, director, doamna de
serviciu.
Resurse materiale – hârtie, imprimantă, calculator, pix, ștampilă, cipuri magnetice, proiector,
microfoane, materialele necesare pentru igienizarea sălii de eveniment, zona pentru poza,
zona de intampinare a oaspetilor.

5. RESPONSABILITĂŢI
Recepționer – Întâmpinarea clientului, oaspeții acestuia.
Front Office Manager – Prezentarea sălii.
Șef Complex Hotelier – Conducerea tuturor departamentelor unui hotel.
Director – Verificarea rapoartelor.
Doamna de serviciu – Curățarea și pregătirea sălii de eveniment pentru următorul eveniment.

MATRICEA RESPONSABILITĂŢILOR

Notaţii: A-Aprobă, E-execută, C-Contribuie, Co-Confirmare, P-Preluare, Redirecționare

mail - R
Etape Clientul Recepționer Camerista Front office Șef complex Director
manager hotelier hotel

Clientul face rezervarea prin apel E R Co

telefonic, mail-ul hotelului.

Se decide de ce servicii are nevoie C, E E, C

 Hotel Astoria PROCESUL DE ORGANIZARE A Ediţia: 1
EVENIMENTELOR Revizia: 0
Aprobat de consiliul
administrației
Data: 16.11.2022

clientul

Clientul se prezintă la recepția hotelului E, P E

Transmiterea informațiilor cu privirea C E

facilităților pe care le punem la
dispoziție.

Achitarea contravalorii sejurului. E C A

Doamna de serviciu pregătește sala C P,E A

pentru evenimentul următor.

6. ANEXE ȘI ÎNREGISTRĂRI
Contract de închiriere, rapoartele pentru cameriste, facturile, chestionare satisfacție.
LISTA DE DIFUZARE

Nr. Compartiment/Departament Responsabil Semnătura

Crt.
1 Recepționerul
2 Departamentul de igienizare
3 Șef de Recepție
4 Șef complex hotelier
5 Director hotel