1 Ce este PRINCE2?

PRINCE2 este o metodă ce acoperă gestionarea, controlul și organizarea unui proiect.

PRINCE2 este în prezent la a 5a ediție, cunoscută în mod comun ca PRINCE2 2009.
PRINCE2 a devenit din ce în ce mai populară, iar acum este un standard de facto
pentru gestionarea proiectelor în Marea Britanie și certificarea numărul unu din lume
pentru gestionarea proiectelor. Certificarea PRINCE2 Foundation este primul nivel de
certificare PRINCE2, mai mult de 1,2 milioane de persoane având o astfel de certificare.

Mai întâi, câteva informații fundamentale cu privire la managementul de proiect care

ajută să pună totul în context. Ori de câte ori vrem să facem ceva pentru a îmbunătăți
sau doar schimba ceva, trebuie să gândim răspunsul la câteva întrebări, cum ar fi:

 Care este situația actuală? (De unde pornim?)

 Ce dorim să facem (obiective principale)?
 Când începem proiectul?
 De ce cunoștințe și resurse avem nevoie pentru face acest lucru?
 Putem să atingem singuri obiectivele sau avem nevoie de ajutor (din interiorul
organizației /extern)?
 Cât timp credem că va dura (estimativ)?
 Ce costuri estimăm?
Acestea sunt întrebările normale adresate la începutul oricărui proiect, iar răspunsurile
ajută la derularea proiectului și livrarea produselor necesare, prin definirea a ceea ce
trebuie făcut și a ce este cel mai bine de făcut.

PRINCE2 este considerată o metodă structurată de management de proiect, ceea ce

înseamnă că PRINCE2 ajută la gestionarea unui proiect într-un mod logic, organizat,
urmând pașii definiți (procese PRINCE2). Experiența arată că proiectele care nu sunt
configurate și controlate în mod corespunzător merg prost de foarte multe ori, iar
PRINCE2 a fost dezvoltat pentru a preveni astfel de cazuri.

Conform metodologiei PRINCE2 un proiect trebuie să aibă:

  Un început controlat. Definiți ceea ce trebuie făcut într-un mod cât mai detaliat
posibil și creați și validați Business Case-ul.
 Un mijloc controlat. Continuați să controlați proiectul și verificați dacă Business
Case este încă viabil pe parcursul proiectului
 Un sfârșit controlat: Verificați dacă proiectul a livrat produsele convenite;
produsele sunt acceptate, produsele vor fi susținute după ce proiectul este închis
și se pun la punct toate aspectele care trebuie rezolvate. Atunci proiectul poate fi
închis.

2 Avantaje metodologice PRINCE2

PRINCE2 este o abordare structurată. Acesta oferă o metodă de gestionare a

proiectelor într-un cadru clar definit, ușor de urmat. PRINCE2 descrie procedurile
(procesele) pentru a coordona oamenii și activitățile într-un proiect, descrie rolurile, cum
să proiecteze și supravegheze proiectul la diferite niveluri, precum și ce să facă în cazul
în care proiectul trebuie să fie ajustat (de exemplu, cine se ocupă cu cererile de
modificare și probleme) în cazul în care nu se dezvolta cum a fost planificat. Fiecare din
cele șapte procese PRINCE2 sunt specificate, cu inputurile si outputurile principale ale
acestora, și cu obiectivele și activitățile specifice necesare.

Metodologia PRINCE2 delimiteaza proiectul în faze de gestionare și permite un control

eficient al resurselor. PRINCE2 furnizează un limbaj comun pentru toți participanții la
proiect, care ajută la îmbunătățirea comunicării pentru toate părțile implicate în proiect.
Rolurile de administrare și responsabilitățile (Project Manager, Executive, utilizatorului
Senior, etc.) implicate într-un proiect sunt pe deplin descrise și adaptabile pentru a se
potrivi cu complexitatea proiectului și abilitățile organizației.

3 Dezavantaje metodologice PRINCE2

Unii cred că PRINCE2 nu este adecvat pentru proiecte mici datorită numărului ridicat de
documente de management care trebuie să fie create, iar mulți oameni capătă această
impresie după ce au urmat un curs PRINCE2, pentru că partea de documentație este o
parte a programei de formare. Este important să fie conștienți de faptul că PRINCE2
este scalabil și adaptabil proiecte mici, de doar una sau două zile. Cu toate acestea e
nevoie de cunoștințe solide de PRINCE2 și management de proiect pentru a adapta
PRINCE2, iar acesta este unul dintre motivele pentru care majoritatea oamenilor deși
au o certificare nu practică PRINCE2.

O regulă bine de ținut minte: Se recomandă utilizarea unei cantități minime de

documente într-un proiect PRINCE2; faceți doar ce credeți că este necesar.

4 PRINCE2 Metodologie: Procese

PRINCE2 descrie ceea ce un proiect ar trebui să facă și când, folosind o serie de

procese care acoperă activitățile necesare de la inițiere până la închiderea unui proiect.
Datorită acestui fapt, PRINCE2 este cunoscut ca o metodă condusă de procese. Cele
șapte procesele PRINCE2 sunt următoarele:

 Demararea unui proiect: Verificați dacă proiectul este o idee bună și, dacă nu,
închideți-l rapid
 Inițierea unui proiect: adunați cerințe, planificați proiectul și creați Business Case
 Conducerea unui proiect: Acesta este procesul prin care Consiliul de Proiect ia
decizia de începere a fiecărei noi etape
 Gestionarea unei limite de stagiu: Raportați cu privire la fiecare nouă etapă și
planificați-o pe următoarea
 Controlul asupra unei Etape: Monitorizarea și controlul proiectului în fiecare
etapă
 Livrarea de produse de Management: Aceasta în cazul în care echipa a creat
produse care sunt cerute de client
 Închiderea unui proiect: Predarea produselor și a închiderea bugetului
5 PRINCE2 Metodologie: Principii

Fiecare proiect PRINCE2 ar trebui să se conducă după următoarele șapte principii

PRINCE2. Aceste principii sunt, de asemenea, o bună modalitate de a evalua un
proiect PRINCE2:

 Business Case valabil

 Învață din experiență
 Roluri și responsabilități definite
  Gestionarea pe etape
 Gestionarea prin excepție
 Focus pe produse
 Adaptare pentru a se potrivi mediul proiectului
Întrebări cerute pentru a vedea dacă aceste principii sunt aplicate în proiect:

 Business Case valabil: Există un Business Case valabil?

 Învață din experiență: Ce lecții sunt utilizate?
 Roluri și responsabilități definite: Sunt părțile interesate conștiente de
responsabilitățile lor?
 Gestionarea prin etape: Cum este proiectul împărțit în etape?
 Gestionarea de excepție: Care sunt toleranțele proiectului și etapelor?
 Focus pe produsele: Cum sunt documentate descrierile produselor?
 Adaptare pentru a se potrivi mediul proiectului: Cum este adaptat PRINCE2
pentru acest proiect?

6 PRINCE2 Metodologie: Teme

PRINCE2 are șapte teme. Acestea sunt aspecte care ar trebui abordate în mod
continuu pe tot parcursul proiectului pentru ca acesta să aibă succes (de exemplu, Risc:
trebuie să continue să ia în considerare riscul pe întreaga durată a proiectului):

 Business Case: motivul pentru proiect și beneficiile

 Organizare: Roluri și responsabilități
 Calitate: Documentarea cerințelor de calitate
 Planuri: Crearea planurilor de proiect si de etapă
 Risc: Cum să evaluați și controla riscul
 Schimbare: Cum să gestionăm cereri de schimbare
 Progres: Cum să monitorizeze și să controleze proiectul
Metodologia PRINCE2 este o bună modalitate de a structura un proiect. PRINCE2 oferă
un cadru propice desfășurării proiectului în care cerințe și responsabilități pot fi
comunicate în mod clar între echipa de proiect și alte părți interesate.

7 Metodologia PRINCE2: Roluri de Management de Proiect

8 Consiliul Proiectului

Consiliul proiectului este desemnat de conducerea corporației sau a programului pentru

a lua conducerea proiectului. Consiliul de proiect ar trebui să fie alcătuit din
administratori cu autoritatea de a aloca resurse și de a acționa ca fața publică a
proiectului. De asemenea, este necesar ca membrii consiliului de proiect să aibă timp
să își îndeplinească responsabilitățile – dacă nu, ar trebui să fie înlocuiți.

Consiliul de proiect își dă acordul cu privire la toate planurile majore și ar trebui să

autorizeze orice modificări importante la Planurile de Etapă convenite. Ei autorizează
fiecare etapă, pe rând, și autorizează începerea etapei următoare.

Consiliul de proiect numește managerul de proiect și stabilește toleranțele (toleranțele

etapei) în cadrul cărora Managerul de Proiect poate lucra. Consiliul de proiect este
responsabil de asigurarea că proiectul rămâne nu se abate de la calea stabilită, de la
obiectivul de a livra rezultatul dorit la calitatea necesară pentru îndeplinirea planului de
afaceri definit în contractul de proiect.

Consiliul Proiectul este format din trei roluri: 1) Executiv, 2) Utilizator Senior & 3)
Furnizor Senior. Executivul este doar o singură persoană (punct unic de contact), în
timp ce putem avea mai mulți Utilizatori Seniori și Furnizori Seniori.

Consiliul Proiectul controlează proiectul în trei moduri:

 Folosind toleranța etapelor

 Luând decizii între fiecare etape (ex.: pentru a permite continuarea proiectului
sau nu)
  Revizuind rapoartele periodice furnizate de managerul de proiect (Rapoarte
Evidențiatoare)

9 Executivul

Executivul are responsabilitatea finală pentru succesul proiectului (și nu Managerul de

Proiect); și care se asigură că va exista ROI și că cerințele afacerii, utilizatorului și
furnizorului sunt echilibrate. Ei vor numi oamenii în rolurile de Utilizator Senior, Senior
Furnizor și Manager de Proiect. Trebuie să existe o bună comunicare între Executiv și
Managerul de Proiect pe toată durata proiectului, iar Managerul de Proiect trebuie să
poată să se adreseze Executivului în orice moment.

Executivul va monitoriza îndeaproape progresele înregistrate și modificarea planului de

proiect, și va aproba în cele din urmă notificarea de închidere a proiectului. Executivul
are, de asemenea, responsabilitatea finală pentru riscul de proiect.

10 Utilizator Senior

Acest rol este format din una sau mai multe persoane, de exemplu managerul unei
unități de afaceri și un număr de oameni care au o bună înțelegere a cerințelor și
proceselor. Utilizatorul Senior specifică nevoile celor care vor utiliza produsul și
monitorizează pentru a se asigura că soluția va satisface aceste nevoi. Ei se gândesc
mereu dacă: “Soluția va funcționa astfel încât să putem îmbunătăți modul în care ne
facem treaba”. Utilizatorilor Seniori li se cere, de asemenea, să furnizeze informații cu
privire la beneficiile așteptate ca urmare a produselor organizației și apoi sunt așteptați
să ajute la realizarea acestui deziderat.

Rolul lor în consilu este de a reprezenta interesele și cerințele utilizatorilor în ansamblu

și ar trebui să aibă timp să lucreze la proiect. De mai multe ori Utilizatorilor Seniori le
este dată responsabilitatea, dar nu și timpul necesar.

11 Furnizorul Senior

Furnizorul Senior sfătuiește cu privire la aspectele tehnice ale proiectului, inclusiv

metoda, design si strategie. Aceasta este, de asemenea, un rol împărțit cu managerul
IT și un număr de specialiști sau lideri de echipă. Ei aprobă descrierile de produse care
sunt în mare parte realizate în faza de inițiere și reprezintă cei care proiectează.
Dezvoltă, operează, și menține produsul.

Furnizorul Senior are autoritatea de a utiliza resursele necesare pentru a rezolva

sarcinile și livra produsele.

12 Managerul de proiect

Managerul de proiect gestionează proiectul în curs de desfășurare în numele Consiliului

Proiectului, zi de zi și cu specificațiile convenite și toleranțele pentru timp, costuri,
calitate, domeniul de aplicare, beneficii și riscuri (șase variabile ale proiectului). El se
asigură că produsul final este așa cum a fost convenit (sau cât mai aproape posibil) și
este, de asemenea, responsabil pentru a documenta și revizui beneficiile așteptate în
cadrul proiectului. Managerul de Proiect și Executivul trebuie să aibă un proces de bună
comunicare unul cu celălalt.

13 Team Manager

În mici proiecte rolul Team Manager se îndeplinește de către managerul de proiect.

Proiecte mai mari pot solicita un rol specific pentru un Team Manager care are
cunoștințe de specialitate despre produs sau care lucrează într-o altă locație decât
Managerul de Proiect. Team Manager raportează Managerului de Proiect, dar are
responsabilitatea de a asigura că produsul este livrat la timp și îndeplinește nivelul
necesar de calitate, astfel încât produsul poate fi acceptat. Team Manager crează
propriile Planuri de Echipă și rapoartază Managerului de proiect folosind raportul
checkpoint.

14 Project Support

In cele mai multe cazuri, activitatea de suport de proiect se face de către Managerul de
Proiect. Aceasta poate lua forma de consiliere cu privire la instrumente de management
de proiect, servicii de administrare inclusiv documentație sau colectare a datelor, cu alte
cuvinte de administrare a proiectului. În organizațiile mari, birourile de management al
proiectului pot furniza personal de suport pentru Managerul de proiect. Rolul de Project
Support trebuie să fie utilizat ca o cale de formare pentru Project Management, dar nu
multe companii fac acest lucru, ceea ce este un mare păcat.