PRINCE2

PRINCE2 este o metodă ce acoperă gestionarea, controlul și organizarea unui

proiect. PRINCE2 este în prezent la a 5a ediție, cunoscută în mod comun ca
PRINCE2 2009. PRINCE2 a devenit din ce în ce mai populară , iar acum este un
standard de facto pentru gestionarea proiectelor în Marea Britanie și
certificarea numă rul unu din lume pentru gestionarea proiectelor. Certificarea
PRINCE2 Foundation este primul nivel de certificare PRINCE2, mai mult de
1,2 milioane de persoane avâ nd o astfel de certificare.

Mai întâ i, câ teva informații fundamentale cu privire la managementul de

proiect care ajută să pună totul în context. Ori de câ te ori vrem să facem ceva
pentru a îmbună tă ți sau doar schimba ceva, trebuie să gâ ndim ră spunsul la
câ teva întrebă ri, cum ar fi:

 Care este situația actuală ? (De unde pornim?)

 Ce dorim să facem (obiective principale)?
 Câ nd începem proiectul?
 De ce cunoștințe și resurse avem nevoie pentru face acest lucru?
 Putem să atingem singuri obiectivele sau avem nevoie de ajutor (din
interiorul organizației /extern)?
 Câ t timp credem că va dura (estimativ)?
 Ce costuri estimă m?
Acestea sunt întrebă rile normale adresate la începutul orică rui proiect, iar
ră spunsurile ajută la derularea proiectului și livrarea produselor necesare,
prin definirea a ceea ce trebuie fă cut și a ce este cel mai bine de fă cut.
PRINCE2 este considerată o metodă structurată de management de proiect,
ceea ce înseamnă că PRINCE2 ajută la gestionarea unui proiect într-un mod
logic, organizat, urmâ nd pașii definiți (procese PRINCE2). Experiența arată că
proiectele care nu sunt configurate și controlate în mod corespunză tor merg
prost de foarte multe ori, iar PRINCE2 a fost dezvoltat pentru a preveni astfel
de cazuri.

Conform metodologiei PRINCE2 un proiect trebuie să aibă :

 Un început controlat. Definiți ceea ce trebuie fă cut într-un mod câ t mai

detaliat posibil și creați și validați Business Case-ul.
 Un mijloc controlat. Continuați să controlați proiectul și verificați dacă
Business Case este încă viabil pe parcursul proiectului
 Un sfâ rșit controlat: Verificați dacă proiectul a livrat produsele
convenite; produsele sunt acceptate, produsele vor fi susținute după ce
proiectul este închis și se pun la punct toate aspectele care trebuie
rezolvate. Atunci proiectul poate fi închis.

1 Avantaje metodologice PRINCE2

PRINCE2 este o abordare structurată . Acesta oferă o metodă de gestionare a

proiectelor într-un cadru clar definit, ușor de urmat. PRINCE2 descrie
procedurile (procesele) pentru a coordona oamenii și activită țile într-un
proiect, descrie rolurile, cum să proiecteze și supravegheze proiectul la
diferite niveluri, precum și ce să facă în cazul în care proiectul trebuie să fie
ajustat (de exemplu, cine se ocupă cu cererile de modificare și probleme) în
cazul în care nu se dezvolta cum a fost planificat. Fiecare din cele șapte
procese PRINCE2 sunt specificate, cu inputurile si outputurile principale ale
acestora, și cu obiectivele și activită țile specifice necesare.

Metodologia PRINCE2 delimiteaza proiectul în faze de gestionare și permite

un control eficient al resurselor. PRINCE2 furnizează un limbaj comun pentru
toți participanții la proiect, care ajută la îmbună tă țirea comunică rii pentru
toate pă rțile implicate în proiect. Rolurile de administrare și responsabilită țile
(Project Manager, Executive, utilizatorului Senior, etc.) implicate într-un
proiect sunt pe deplin descrise și adaptabile pentru a se potrivi cu
complexitatea proiectului și abilită țile organizației.

2 Dezavantaje metodologice PRINCE2

Unii cred că PRINCE2 nu este adecvat pentru proiecte mici datorită numă rului
ridicat de documente de management care trebuie să fie create, iar mulți
oameni capă tă această impresie după ce au urmat un curs PRINCE2, pentru că
partea de documentație este o parte a programei de formare. Este important
să fie conștienți de faptul că PRINCE2 este scalabil și adaptabil proiecte mici,
de doar una sau două zile. Cu toate acestea e nevoie de cunoștințe solide de
PRINCE2 și management de proiect pentru a adapta PRINCE2, iar acesta este
unul dintre motivele pentru care majoritatea oamenilor deși au o certificare
nu practică PRINCE2.

O regulă bine de ținut minte: Se recomandă utilizarea unei cantită ți minime de

documente într-un proiect PRINCE2; faceți doar ce credeți că este necesar.
3 PRINCE2 Metodologie: Procese

PRINCE2 descrie ceea ce un proiect ar trebui să facă și câ nd, folosind o serie

de procese care acoperă activită țile necesare de la inițiere pâ nă la închiderea
unui proiect. Datorită acestui fapt, PRINCE2 este cunoscut ca o metodă
condusă de procese. Cele șapte procesele PRINCE2 sunt urmă toarele:

 Demararea unui proiect: Verificați dacă proiectul este o idee bună și,
dacă nu, închideți-l rapid
 Inițierea unui proiect: adunați cerințe, planificați proiectul și creați
Business Case
 Conducerea unui proiect: Acesta este procesul prin care Consiliul de
Proiect ia decizia de începere a fiecă rei noi etape
 Gestionarea unei limite de stagiu: Raportați cu privire la fiecare nouă
etapă și planificați-o pe urmă toarea
 Controlul asupra unei Etape: Monitorizarea și controlul proiectului în
fiecare etapă
 Livrarea de produse de Management: Aceasta în cazul în care echipa a
creat produse care sunt cerute de client
 Închiderea unui proiect: Predarea produselor și a închiderea bugetului
4 PRINCE2 Metodologie: Principii

Fiecare proiect PRINCE2 ar trebui să se conducă după urmă toarele șapte

principii PRINCE2. Aceste principii sunt, de asemenea, o bună modalitate de a
evalua un proiect PRINCE2:

 Business Case valabil

 Învață din experiență
  Roluri și responsabilită ți definite
 Gestionarea pe etape
 Gestionarea prin excepție
 Focus pe produse
 Adaptare pentru a se potrivi mediul proiectului
Întrebă ri cerute pentru a vedea dacă aceste principii sunt aplicate în proiect:

 Business Case valabil: Există un Business Case valabil?

 Învață din experiență : Ce lecții sunt utilizate?
 Roluri și responsabilită ți definite: Sunt pă rțile interesate conștiente de
responsabilită țile lor?
 Gestionarea prin etape: Cum este proiectul împă rțit în etape?
 Gestionarea de excepție: Care sunt toleranțele proiectului și etapelor?
 Focus pe produsele: Cum sunt documentate descrierile produselor?
 Adaptare pentru a se potrivi mediul proiectului: Cum este adaptat
PRINCE2 pentru acest proiect?

5 PRINCE2 Metodologie: Teme

PRINCE2 are șapte teme. Acestea sunt aspecte care ar trebui abordate în mod
continuu pe tot parcursul proiectului pentru ca acesta să aibă succes (de
exemplu, Risc: trebuie să continue să ia în considerare riscul pe întreaga
durată a proiectului):

 Business Case: motivul pentru proiect și beneficiile

 Organizare: Roluri și responsabilită ți
 Calitate: Documentarea cerințelor de calitate
  Planuri: Crearea planurilor de proiect si de etapă
 Risc: Cum să evaluați și controla riscul
 Schimbare: Cum să gestionă m cereri de schimbare
 Progres: Cum să monitorizeze și să controleze proiectul
Metodologia PRINCE2 este o bună modalitate de a structura un proiect.
PRINCE2 oferă un cadru propice desfă șură rii proiectului în care cerințe și
responsabilită ți pot fi comunicate în mod clar între echipa de proiect și alte
pă rți interesate.

6 Metodologia PRINCE2: Roluri de Management de Proiect

7 Consiliul Proiectului

Consiliul proiectului este desemnat de conducerea corporației sau a

programului pentru a lua conducerea proiectului. Consiliul de proiect ar
trebui să fie alcă tuit din administratori cu autoritatea de a aloca resurse și de
a acționa ca fața publică a proiectului. De asemenea, este necesar ca membrii
consiliului de proiect să aibă timp să își îndeplinească responsabilită țile – dacă
nu, ar trebui să fie înlocuiți.

Consiliul de proiect își dă acordul cu privire la toate planurile majore și ar

trebui să autorizeze orice modifică ri importante la Planurile de Etapă
convenite. Ei autorizează fiecare etapă , pe râ nd, și autorizează începerea
etapei urmă toare.

Consiliul de proiect numește managerul de proiect și stabilește toleranțele

(toleranțele etapei) în cadrul că rora Managerul de Proiect poate lucra.
Consiliul de proiect este responsabil de asigurarea că proiectul ră mâ ne nu se
abate de la calea stabilită , de la obiectivul de a livra rezultatul dorit la calitatea
necesară pentru îndeplinirea planului de afaceri definit în contractul de
proiect.

Consiliul Proiectul este format din trei roluri: 1) Executiv, 2) Utilizator Senior
& 3) Furnizor Senior. Executivul este doar o singură persoană (punct unic de
contact), în timp ce putem avea mai mulți Utilizatori Seniori și Furnizori
Seniori.

Consiliul Proiectul controlează proiectul în trei moduri:

 Folosind toleranța etapelor

 Luâ nd decizii între fiecare etape (ex.: pentru a permite continuarea
proiectului sau nu)
 Revizuind rapoartele periodice furnizate de managerul de proiect
(Rapoarte Evidențiatoare)

8 Executivul

Executivul are responsabilitatea finală pentru succesul proiectului (și nu

Managerul de Proiect); și care se asigură că va exista ROI și că cerințele
afacerii, utilizatorului și furnizorului sunt echilibrate. Ei vor numi oamenii în
rolurile de Utilizator Senior, Senior Furnizor și Manager de Proiect. Trebuie să
existe o bună comunicare între Executiv și Managerul de Proiect pe toată
durata proiectului, iar Managerul de Proiect trebuie să poată să se adreseze
Executivului în orice moment.

Executivul va monitoriza îndeaproape progresele înregistrate și modificarea

planului de proiect, și va aproba în cele din urmă notificarea de închidere a
proiectului. Executivul are, de asemenea, responsabilitatea finală pentru riscul
de proiect.

9 Utilizator Senior

Acest rol este format din una sau mai multe persoane, de exemplu managerul
unei unită ți de afaceri și un numă r de oameni care au o bună înțelegere a
cerințelor și proceselor. Utilizatorul Senior specifică nevoile celor care vor
utiliza produsul și monitorizează pentru a se asigura că soluția va satisface
aceste nevoi. Ei se gâ ndesc mereu dacă : “Soluția va funcționa astfel încâ t să
putem îmbună tă ți modul în care ne facem treaba”. Utilizatorilor Seniori li se
cere, de asemenea, să furnizeze informații cu privire la beneficiile așteptate ca
urmare a produselor organizației și apoi sunt așteptați să ajute la realizarea
acestui deziderat.

Rolul lor în consilu este de a reprezenta interesele și cerințele utilizatorilor în

ansamblu și ar trebui să aibă timp să lucreze la proiect. De mai multe ori
Utilizatorilor Seniori le este dată responsabilitatea, dar nu și timpul necesar.

10 Furnizorul Senior

Furnizorul Senior sfă tuiește cu privire la aspectele tehnice ale proiectului,

inclusiv metoda, design si strategie. Aceasta este, de asemenea, un rol împă rțit
cu managerul IT și un numă r de specialiști sau lideri de echipă . Ei aprobă
descrierile de produse care sunt în mare parte realizate în faza de inițiere și
reprezintă cei care proiectează . Dezvoltă , operează , și menține produsul.

Furnizorul Senior are autoritatea de a utiliza resursele necesare pentru a

rezolva sarcinile și livra produsele.
11 Managerul de proiect

Managerul de proiect gestionează proiectul în curs de desfă șurare în numele

Consiliului Proiectului, zi de zi și cu specificațiile convenite și toleranțele
pentru timp, costuri, calitate, domeniul de aplicare, beneficii și riscuri (șase
variabile ale proiectului). El se asigură că produsul final este așa cum a fost
convenit (sau câ t mai aproape posibil) și este, de asemenea, responsabil
pentru a documenta și revizui beneficiile așteptate în cadrul proiectului.
Managerul de Proiect și Executivul trebuie să aibă un proces de bună
comunicare unul cu celă lalt.

12 Team Manager

În mici proiecte rolul Team Manager se îndeplinește de că tre managerul de

proiect. Proiecte mai mari pot solicita un rol specific pentru un Team Manager
care are cunoștințe de specialitate despre produs sau care lucrează într-o altă
locație decâ t Managerul de Proiect. Team Manager raportează Managerului de
Proiect, dar are responsabilitatea de a asigura că produsul este livrat la timp și
îndeplinește nivelul necesar de calitate, astfel încâ t produsul poate fi acceptat.
Team Manager crează propriile Planuri de Echipă și rapoartază Managerului
de proiect folosind raportul checkpoint.

13 Project Support

In cele mai multe cazuri, activitatea de suport de proiect se face de că tre

Managerul de Proiect. Aceasta poate lua forma de consiliere cu privire la
instrumente de management de proiect, servicii de administrare inclusiv
documentație sau colectare a datelor, cu alte cuvinte de administrare a
proiectului. În organizațiile mari, birourile de management al proiectului pot
furniza personal de suport pentru Managerul de proiect. Rolul de Project
Support trebuie să fie utilizat ca o cale de formare pentru Project
Management, dar nu multe companii fac acest lucru, ceea ce este un mare
pă cat.