ASISTENTA MANAGERIALA

CURS 23.03.2020

Conf. VARGOLICI NICULINA

Motivarea, promovarea şi formarea profesională
• Există motivaţie pentru funcţia de asistent manager? Iata urmatoarea
situatie:
• o asistentă lucrează de mai mulţi ani în acelaşi post, este asistenta
într-o firmă de IT, are un şef extraordinar, dar pe zi ce trece se simte
tot mai descurajată, îi lipseşte dinamismul, iniţiativa, simte că-i
lipseşte motivaţia. Şeful a observat lipsa ei de automotivare, dar ea nu
ştie ce să-i spună; simte că postul ei este în pericol. Ce să facă? Este
adevărat că motivaţia vine din noi înşine şi mai puţin de la alţii.
Trebuie să se întrebe cum a început totul.
• Odată cu un eveniment din viaţa profesională sau personală? Ce îi
lipseşte? Recunoaşterea, responsabilităţile, autonomia, perspectiva
unei evoluţii profesionale? Dacă da, atunci trebuie să discute cu
managerul. Poate că este obosită, nu a mai avut vacanţă de multă
vreme şi ar trebui să-şi ia măcar câteva zile libere. Este foarte
important ca secretara/asistenta să-şi găsească motivaţia şi
dinamismul de la început (să găsească cauza şi să o îndepărteze). Sunt
câteva variante de urmat:
• - să se gândească la un moment al activităţii ei în care s-a simţit
stimulată de muncă şi să asocieze momentul cu o imagine care îi face
plăcere şi de care să-şi amintească când este în impas;
• să facă o schimbare la birou din punct de vedere organizațional sau
comportamental. Decorarea biroului are o influență directă atât
asupra noastră, cât şi asupra celor care ne vizitează.
• - să vorbească cu 2-3 trei persoane în mod pozitiv şi empatic. Va avea
satisfacția de a depăși starea de nepăsare;
• - să-şi schimbe coafura sau machiajul. Impactul asupra stării de spirit,
dar şi asupra altora va fi pozitiv. Este un mod de a-şi recâștiga
imaginea pozitivă
• să adopte o atitudine pozitivă, energică, pentru a avea uşile deschise şi
pentru a evolua în carieră;
• - să înveţe să se adapteze/rutina trebuie încălcată din când în când/; să
etapizeze munca, să se organizeze;
• - să accepte întreruperile (enervarea este inutilă şi contraproductivă) şi
chiar să se antreneze în acest sens, provocând întreruperii ale activităţii
chiar dacă este linişte şi telefonul nu sună.
Promovarea şi formarea profesională

• În ultimii ani, siguranţa locului de muncă este determinată şi de

posibilităţile de dezvoltare profesională. Balanţa carieră-viaţă privată a
devenit şi în România un deziderat care contează din ce în ce mai mult.
Tot mai mult auzim că trebuie să separam viaţa profesională de cea
personală, că problemele de serviciu nu ar trebui să afecteze viața
personală şi invers. Ştim cu toţii că cele două: cariera şi viața privată nu
se pot separa în totalitate.
• Pentru a evolua profesional, este foarte importantă perfecționarea
profesională. Dar întrebare care se pune este: o secretară/asistent
manager are timp pentru aşa ceva? Un prim răspuns ar fi că ea trebuie
să negocieze cu managerul său.
• Este important să decidă împreună căile de dezvoltare a
competenţelor sale. Când secretara are un proiect bine conturat
privind evoluţia ei, managerul său sau cei de la RU trebuie să răspundă
nevoilor ei de perfecţionare. Cred că problema nu are timp pentru
perfecţionare este o falsă problemă, mai ales că perfecţionările sunt
programate din timp. Şi totuşi, în ultimul timp, prezenţa într-un număr
destul de mare a asistentelor/secretarelor la training-urile organizate
de diverse firme şi instituţii dovedeşte faptul că managerii au înţeles
importanţa perfecţionării lor.
• formarea profesională are loc în următoarele situaţii:
• adaptarea la un post ( este o obligaţie pentru firmă şi angajat);
• evoluţia într-un post (ţine de înţelegerea între manager şi salariat) ;
• dezvoltarea competenţelor (ţine de iniţiativa şi responsabilitatea unui
angajat care are dreptul prin lege la formare profesională continuă.
Iata urmatoarea situatie

• O asistentă lucrează de 4 ani în acelaşi post. Îşi pune următoarea

întrebarea: să plece sau să rămână? Pentru a răspunde la această
întrebare şi pentru a lua cea mai bună decizie, ea trebuie să se
gândească la mai multe lucruri: are peste 45 de ani? Se ştie că, după
această vârstă, este destul de greu să-ţi găseşti un post. Dacă este
foarte tânără, decizia depinde de experienţa acumulată. Este
suficientă? Dacă poate să acumuleze mai multă experienţă şi în postul
pe care-l ocupă? În acest caz, ar trebui să mai aibă răbdare.
• . La 30-35 de ani, teoretic, este vârsta care permite o schimbare
profesională pentru a evolua. Dar dacă viaţa de familie reprezintă un
obstacol? Iată câteva aspecte la care o secretară/asistentă trebuie să se
gândească foarte bine înainte de a lua o decizie . Iată o posibilă
strategie: va stabili o listă în care:
• - va identifica câteva valori (cerinţe) profesionale şi personale pe care le
consideră foarte importante şi către care ea aspiră: recunoaştere,
autonomie, timp liber, creşterea responsabilităţilor, aprofundarea unei
limbi străine, etc.); le va enumere în ordine descrescătoare a
importanţei
• - va defini semnificaţia precisă pe care ea o dă fiecărei valori (de
exemplu: îmbunătăţirea cunoştinţelor de limbă engleză, pentru a
reduce costurile cu traducerile şefului său, deci revalorizarea postului
său);
• - va indica într-o coloană separată dacă instituţia satisface în prezent
aceste cerinţe sau dacă în viitor le poate îndeplini.
• , asistenta poate alege una din variantele:
• 1. va folosi experienţa ca pe trambulină; va căuta pe Internet sau la o
agenţie de recrutarea forţei de muncă o ofertă pentru un alt post. Dacă
profilul nu corespunde în totalitate exigenţelor cerute în anunţ, atunci
poate accepta anunţul în maniera unui test: poate fi o confruntare care
i-ar permite să-şi evalueze stadiul de dezvoltare profesională. Când se
prezintă la un interviu, asistenta/secretara nu trebuie să implice
instituţia la care lucrează. Trebuie să evite enunţuri de genul: ,,în
instituţia la care lucrez, obişnuim să facem aşa…’’
2.dacă experienţa acumulată în cei 4 ani nu este suficientă pentru a-şi
satisface ambiţiile (ea va părăsi postul pentru a obţine ceva mai mult şi
nu pentru a găsi în noul post ceea ce deja are), atunci ea poate opta
pentru un interimat, pentru o perioadă de tranziţie.
3. dacă secretara/asistenta doreşte să schimbe radical orientarea,
atunci ea trebuie să facă un bilanţ al competenţelor sale, ceea ce o va
ajuta să se cunoască mai bine din punct de vedere profesional. Această
schimbare de orientare poate însemna schimbarea instituţiei în care
lucrează
4. dacă doreşte să rămână în instituţie, atunci ea va evalua postul în care
lucrează (competenţele sale) şi va încerca o schimbare a funcţiei, a
departamentului, a şefului superior (acesta, dacă va înţelege dorinţa ei
de evoluţie, de schimbare, o va ajuta, trimiţând CV-ul omologilor săi).
În concluzie, orice persoană care doreşte să avanseze în cadrul unei
companii trebuie să depună eforturi considerabile, pentru a obţine
promovarea. Cele mai sigure metode sunt: iniţiativa, asumarea
responsabilităţilor, corectitudinea în relaţiile cu ceilalţi, interesul pentru
bunul mers al companiei, adaptarea la tot ce este nou, îndeplinirea la
timp a sarcinilor de serviciu etc., ştiut fiind faptul că succesul se arată
doar celor pregătiţi să-i facă faţă.
• Bazandu-se pe experienta de 28 de ani in piata de recrutare, Butunoiu
George, specialist in recrutare a facut cateva afirmatii indraznete,
unele sustinute de catre reprezentantii mediului de afaceri, altele
contestate.
• El sustine ca cel mai valoros capital intr-o companie sunt procedurile si
sistemele, nu angajatul. Cu proceduri bune, o companie se poate lipsi
de 10% dintre angajati. De asemenea, spune el motivarea si loializarea
angajatilor costa mult si asta nu inseamna ca va ajuta la cresterea
productivitatii.
• Recomandarea lui George Butunoiu pentru angajatorii care vor tina un
angajat cat mai mult timp in companie este sa faca selectia dupa
motivatie si personalitate si nu dupa experienta profesionala.

• Comentati acest punct de vedere.