EXAMEN

COMUNICARE MANAGERIALĂ

INSTRUMETE DE COMUNICARE

Comunicarea este o caracteristică specific umană, care asigură legătura între indivizii
dintr-o colectivitate, oferă posibilitatea cunoașterii opiniilor acestora, asigurând funcționarea
normală a colectivului, indiferent de mărimea și de natura sa.
Comunicarea reprezintă punctul de pornire în exercitarea funcțiilor, activităților și
proceselor de management din cadrul organizațiilor. Doar prin implementarea și folosirea unor
mijloace eficiente de comunicare sunt posibile planificarea și programarea, coordonarea și
controlul, motivarea, consultarea și participarea activă a membrilor organizației la înfăptuirea
scopurilor propuse (atât individuale, cât și colective). În fiecare moment al activității
organizaționale trebuie să se pună accentul pe o comunicare eficientă, care să concentreze și să
coreleze eforturile tuturor membrilor organizației.
Conceptul de comunicare internă reprezintă comunicarea făcută între agenții interni ai
unei corporații, fie între echipamente, zone, oameni sau chiar între două sau mai multe diviziuni
ale aceleiași entități de afaceri, care acoperă toate mijloacele de comunicare disponibile sau
canalele de comunicare. Principalul avantaj al menținerii unei comunicări interne excelente în
cadrul și între toate departamentele implicate în anumite proiecte este de a se asigura că toată
lumea este conștientă de progresele realizate.1
Principalele instrumente/canale de comunicare interne utilizate sunt reprezentate de
următoarele:
- Intranet, ce este o rețea de calculatoare privată, în general configurată și gestionată de
sectorul IT;
- Email corporativ, reprezentând o parte din planul de comunicare internă utilizat de
aproape toate tipurile de companii/organizații. Avantajul acestui canal este acela că permite ca
mesajele să fie transmise și să se împărtășească cu ușurință între mai mulți colaboratori;
1
Dale Carnage - Cum să comunici eficient, Editura Litera

1
 - Buletine informative, atunci când intenția este de a împărtăși informații noi și de a face
anunțuri pentru întreaga organizație sau numai pentru o anumită echipă/sector.
În continuare voi trata și voi dezvolta conceptul de Intranet ca instrument de comunicare
internă.
Marea majoritate a companiilor au un intranet, însă de multe ori el nu este folosit la
întreaga lui valoare. Cum facem ca Intranetul să devină la fel de natural de folosit precum
telefonul şi emailul?2
Facilitarea comunicării se realizează punând la dispoziţia angajaţilor diverse instrumente,
încurajându-i, dar şi controlând fluxurile de informaţii şi organizându-le. Intranetul poate fi cel
mai complet instrument de comunicare internă. Mesajele companiei către proprii angajaţi ajung,
cu ajutorul intranetului, rapid şi nedistorsionat la toată lumea care are acces la un computer.
Intranetul reprezintă un canal foarte important de feedback prin care părerea angajaţilor
poată fi cunoscută în mod direct de către conducerea organizației. Cultura organizaţională,
valorile, sentimentul de apartenenţă, ideea de cetăţean al organizației, pot fi susţinute şi întărite
cu ajutorul intranetului.
Ca avantaje identificate ale acestui instrument ar fi:
- Angajaţii pot comunica în mod direct între ei în cadrul grupurilor de discuţii sau
echipelor de proiect, având la dispoziţie un spaţiu virtual privat;
- Diversele departamente îşi pot organiza mai bine serviciile şi suportul pe care îl oferă
celorlalti angajati din cadrul companiei;
- Noii angajaţi se integrează mai repede, iar procesul de învăţare poate fi accelerat dacă
există o secţiune dedicată lor unde să regăsească informaţiile de care au nevoie;
- Nu în ultimul rând, intranetul oferă suportul necesar pentru managementul cunoaşterii
– captarea, stocarea, transferul şi distribuirea cunoaşterii către angajaţii care au nevoie, atunci
când au nevoie.
Intranetul nu este un instrument tehnic, în aceeași măsură în care sunt telefonul sau
emailul. Doar 20% înseamnă tehnologie, iar 80% înseamnă informaţie şi modul în care ea este
creată şi consumată de către angajaţi.3 Aşa cum emailul are nevoie, la nivel tehnic, de un

2
Pricopie, Remus - Introducere în relații publice – curs universitar, București, 2002;
3
Coman Cristina - Relații publice – principii și strategii, Editura Polirom, Iași, 2001;

2
administrator, la fel şi intranetul are nevoie de un manager, calitatea sa depinzând de criterii
precum:
- Editarea conţinutului - cât de util este, cât de uşor de citit şi de înţeles este;
- Organizarea conţinutului - cum grupăm conţinutul şi după ce criterii;
- Ergonomie în utilizare - cât de uşor este să regăsim informaţiile de care avem nevoie
Un intranet util se poate construi dacă setăm corect, încă de la început, obiectivele – ce
dorim să facem şi ce dorim să obţinem. De exemplu, ne propunem ca intranetul nostru să:
- Susţină valorile organizației;
- Îi implice pe angajaţi/membri;
- Creeze relaţii;
- Gestioneze eficient informaţia;
- Faciliteze procesele de business;
- Coaguleze eforturile pentru atingerea obiectivelor organizației.
În acest sens, exemplificăm următoarele:
- Construirea de siteuri pentru toate departamentele suport. Un astfel de site ar trebui să
fie despre “ce servicii oferim” clienţilor noştri interni. Astfel, orice angajat care are nevoie de un
anumit serviciu, nu va mai fi nevoit să ceară informaţii de la colegi, să dea telefoane sau
emailuri, ci va găsi tot ce are nevoie pe intranet;
- Structurarea conţinutului pe procese, astfel încât toate informaţiile referitoare la un
anumit task (norme, proceduri, materiale de instruire, întrebări frecvente, persoane de contact) să
poată fi regăsite în acelaşi loc;
- Crearea de spaţii virtuale comune pentru angajaţii implicaţi în echipe de proiect,
grupuri de lucru şi comunităţi de practică şi stimularea lor în activitatea de knowledge sharing.
Comunicarea externă poate fi înțeleasă ca schimbul de informații între companie și
orice altă persoană sau entitate din mediul extern, adică clienți, furnizori, investitori, clienți,
dealeri, societate, agenții guvernamentale, public larg etc. În general, comunicarea externă este
formală și în mare măsură documentată.
Comunicarea externă, se desfășoară unilateral, dinspre organizație către mediul extern al
acesteia. În această situație nu mai sunt membrii organizației cei care întrețin legătura cu
exteriorul, ci organizația ca instituție. Cei mai mulți oameni cred că acest tip de comunicare se
face doar la nivel managerial, managerul fiind considerat legatura dintre organizație și mediul

3
extern. Managerul este întradevăr cel care reprezintă organizația, dar nu este singurul purtător de
imagine. În egală măsură și angajații organizației sunt reprezentanții ei și contribuie la imaginea
transmisă în exterior.
Legăturile managerului cu exteriorul sunt oficiale, el reprezintă organizația și
comportamentul lui este specific unui rol pe care îl joacă. 4 De aceea legăturile sale externe sunt
proiectate în așa fel încât să întărească imaginea sa publică deoarece ea reprezintă mesajul
transmis în exterior despre organizația pe care o conduce.
În literatura de specialitate se consideră că există trei tipuri de comunicare externă:
1. Operațională realizată între membrii organizației cu interlocutori din exteriorul
organizatiei;
2. Strategică care constă în construirea sau extinderea unei rețele de comunicare;
3. De promovare
Comunicarea externă se referă la strategia de gestionare a comunicării, pe care orice
organizație o aplică cu scopul de a comunica mesaje publicului larg.
Ca instrumente ale comunicării externe sunt identificate următoarele:
- Conferințe de presă;
- Seminarii: implicare în general în parteneriat cu instituțiile de învățământ;
- Comunicatul de presă : daca organizația dorește să anunțe ceva important
- Buletinul de presă – difuzarea periodica a informațiilor către presă
- Manifestări destinate publicului – celebrări, lansări de produse, târguri, expoziții
- Simpozioane, mese rotunde;
Comunicarea externă este ceva fundamental pentru o organizație iar pentru realizarea
unei buni comunicări externe, este necesar să se stabilească o strategie prealabilă și un plan de
acțiune pentru a pune în aplicare acțiunile care vizează atingerea obiectivelor acesteia.

4
Rogojinaru Adela - Comunicare, relații publice și globalizare, Editura Tritonic, București, 2005

4
Bibliografie
1. Dale Carnage - Cum să comunici eficient, Editura Litera;
2. Pricopie, Remus - Introducere în relații publice – curs universitar, București, 2002;
3. Coman Cristina - Relații publice – principii și strategii, Editura Polirom, Iași, 2001;
4. Rogojinaru Adela - Comunicare, relații publice și globalizare, Editura Tritonic, București,
2005