Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Curs Secretariat Si Corespondenta
Curs Secretariat Si Corespondenta
CURSUL:
SECRETARIAT I CORESPONDEN
Lector. univ. drd.
Cornelia MAXIM
Expert-consultant
Hermiona LAZEA
CUPRINS
1. INTRODUCERE N CORESPONDENA DE AFACERI INTRODUCERE N CORESPONDENA DE AFACERI
1.1. Scrisoarea de afaceri.....3
1.2. Memorandum-ul sau Not intern...21
1.3. Procesul Verbal - Minuta.22
1.4. Fax-ul.......23
1.5. Oferta ctre mai muli clieni..24
2. TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT (MS-Office -WORD) TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT (MS-Office -WORD)
2.1. Noiuni introductive..25
2.2. Elemente de baz..26
2.3. Aplicaii practice.......42
3. UTILIZAREA ABLOANELOR UTILIZND WORD UTILIZAREA ABLOANELOR UTILIZND WORD
3.1. Salvarea unui document ca un ablon.......56
3.2. Utilizarea ablonului pentru crearea unui document..57
3.3. Tipuri de abloane...........59
4. AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
4.1. Documente formatate (Studiu de caz).68
4.2. Automatizarea operaiilor de editare plicuri i etichete.....78
4.3. Folosirea instrumentelor de verificare text.......86
5. 5. GESTIONAREA TABELELOR (MS-Office - EXCEL) GESTIONAREA TABELELOR (MS-Office - EXCEL)
5.1. Noiuni introductive..91
5.2. Introducerea i editarea datelor....94
5.3. Introducerea rapid a datelor........97
5.4. Inserarea/tergerea coloanelor, liniilor n foaia de calcul..99
5.5. Reprezentarea grafic a datelor.........100
5.6. Gestionarea listelor (Baze de Date).......101
5.7. Aplicaii practice.......110
6. TRANSFERUL DATELOR NTRE APLICAIILE WORD - EXCEL TRANSFERUL DATELOR NTRE APLICAIILE WORD - EXCEL
6.1. Crearea unei legturi dinamice ntre documente (Studiu de caz)....117
7.
INTERNET / INTRANET - INTERNET / INTRANET - Mijloc de comunicare i informare Mijloc de comunicare i informare
7.1. Noiuni generale.....122
8.
SISTEMUL E-MAIL SISTEMUL E-MAIL - Pota electronic
8.1. Noiuni generale.....126
9. GESTIONAREA INFORMAIILOR PERSONALE(MS-Office -OUTLOOK GESTIONAREA INFORMAIILOR PERSONALE(MS-Office -OUTLOOK)
9.1. Elemente de baz..........129
9.2. Aplicaii practice....148
10. BIBLIOGRAFIE BIBLIOGRAFIE........151
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
1. 1. CORESPONDENA DE AFACERI CORESPONDENA DE AFACERI
1.1. SCRISOAREA DE AFACERI SCRISOAREA DE AFACERI
1 1
Orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui care o expediaz. Orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui care o expediaz.
Acest fapt este de o deosebit importan n cazul corespondenei de afaceri, unde
mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al societii / firmei care-l trimite, un
mesager interesat n a crea climatul favorabil pentru buna desfurare a unei tranzacii.
Redactarea scrisorilor de afaceri constituie aadar un element esenial n cadrul
unei tranzacii, iar modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a
lungul deceniilor devenind dup unii autori aproape o tiin.
Pentru a capta atenia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel conceput
nct:
. s poat fi citit cu uurin, frazele s fie precise, clare, exprimate ntr-o
succesiune logic, pentru a exclude posibilitatea unei nelegeri eronate a
mesajului;
. s se evite frazele lungi, exprimrile ntortocheate sau exagerate, repetrile
ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac dect s lungeasc i s ngreuneze
lectura i nelegerea mesajului pe care vrem s-l transmitem;
. s se realizeze fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n paragrafe;
. s includ formulele necesare de politee i respect fa de destinatar.
. s se realizeze concordana dintre tonul acesteia i coninut; n funcie de mesajul
de transmis, acesta poate fi ferm sau conciliant, persuasiv sau prietenesc etc.
. s fie redactat corect, deoarece scrisoarea poate fi folosit adesea ca document n
relaiile dintre parteneri.
Corectitudinea, vizeaz att aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului
(cifre, date, cotaii etc.), ct i de aspectele legate de corectitudinea gramatical a exprimrii
sau de lexicul pentru transmiterea mesajului. Astfel, redactarea scrisorii se realizeaz prin
folosirea unei terminologii specifice i printr-o larg selecie de fraze mai mult sau mai puin
stereotipe. Este de asemenea necesar nsuirea unei anumite modaliti de exprimare,
influenat de obicei de o tendin stilistic sau de alta, fiecare dintre ele subordonat scopului
de abordare pozitiv a mesajului de ctre destinatar.
1
Preluat i prelucrat din cartea CORESPONDEN DE AFACERI N LIMBILE ROMN I ENGLEZ, autor A. Chiriacescu
3
"Singura bog Singura bogie este capacitatea de a ie este capacitatea de a
crea crea
Oamenii nu trebuie lsai nefolosii! " Oamenii nu trebuie lsai nefolosii! "
Ernest VOGEL Ernest VOGEL
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
Scrisorile de afaceri se difereniaz n funcie de evenimentul care le genereaz.
Astfel, se ntlnesc:
scrisori n prima form (simple);
scrisori de rspuns (la solicitri anterioare);
scrisori de solicitare pli;
scrisori concise de informare (sumar);
scrisori pentru personalul de conducere;
scrisori speciale: de recomandare, de anunarea unor evenimente, rspuns la o
invitaie i confirmarea ei,
cereri i rspuns pentru acordarea de referine, cu date personale;
cereri de demisie i de confirmarea demisiei;
scrisori de felicitare/condoleane;
scrisori oficiale pentru:
- anunuri, publicitare; comenzi i confirmare de comenzi.
4 4 Forma de prezentare a scrisorii Forma de prezentare a scrisorii
Subordonat obiectivului avut n vedere la expedierea scrisorii crearea unei impresii
pozitive asupra partenerului forma de prezentare a scrisorii contribuie la rndul su la
obinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzaciei.
Astfel, pe lng selectarea limbajului i a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea
necesit i o form de prezentare atrgtoare, realizat prin folosirea unui material de scris
corespunztor hrtie de calitate superioar, o panglic bun dar i o dactilografiere
corect i estetic.
Pentru corespondena oficial (de afaceri, tehnic etc.) se folosesc de obicei coli de hrtie
cu dimensiuni standardizate; este posibil folosirea unor alte dimensiuni justificate de
necesiti tehnice sau de eficien. n cazul operaiunilor repetabile care au n vedere obiecte
de serie sau de mic valoare, se pot folosi pentru anumite etape ale tranzaciei i
formulare tipizate. Acestea includ: cererea de ofert, oferta, specificaiile tehnice, factura,
instruciunile de transport etc.
Pentru a obine un aspect estetic al scrisorii trebuie s se respecte cteva cerine:
- plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie, n funcie de
lungimea acestuia;
- lsarea unei margini de 2,5 3 cm., n partea stng a colii de hrtie;
- alinierea capetelor de rnd n partea dreapt a colii de hrtie ct mai uniform
posibil, lsnd un spaiu de minimum 1 cm.;
- evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului;
- dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa
de rndurile din text;
- continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou
rnduri (la fila de continuare se fac n colul din dreapta jos al primei file
urmtoarele meniuni: -/ 2);
4
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
- menionarea pe a doua fil a antetului de report (constnd din denumirea
expeditorului i a destinatarului) a datei scrisorii i a numrului de pagini.
n uzana internaional exist dou forme principale de aranjare a textului n pagin:
forma dantelat, folosit n special de firmele din Marea Britanie i forma bloc preferat de
firmele americane. Aceasta din urm este considerat i ca form modern de aezare n
pagin, fiind folosit ntr-o msur tot mai mare. Ca varietate a lor, se ntlnesc forma semi-
bloc i forma bloc modificat.
Fiecare dintre acestea prezint urmtoarele caracteristici distinctive:
1. Forma dantelat
- Primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu
8-10 intervale de la linia marginal stng.
- Rndurile constituind adresa interioar, formula de
ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase
cu 3-4 intervale fa de rndul superior.
5
2. Forma bloc
- Toate elementele scrisorii (adresa interioar, formula
de ncheiere, semntura etc.) ncep de la linia
marginal stng.
- ntre paragrafe este lsat un spaiu dublu fa de
spaiul dintre rnduri.
3. Forma semi-bloc
- Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiaz n
forma dantelat.
- Rndurile constituind adresa interioar, plasate n
stnga i rndurile constituind formula de ncheiere
i semntura, deplasate la dreapta, se
dactilografiaz n forma bloc.
4. Forma de bloc modificat
- Textul se dactilografiaz integral n forma bloc.
- Data i rndurile constituind formula de ncheiere i
semntura sunt deplasate la dreapta.
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
4 4 Elementele componente ale scrisorii Elementele componente ale scrisorii
S-a stabilit prin uzanele internaionale ca o scrisoare cu caracter oficial s cuprind
urmtoarele elemente:
antet
data i locul
referine
adresa destinatarului/interioar
formula de salut/adresare
obiectul scrisorii
coninutul scrisorii
formulele de ncheiere i salut
semntur
referiri la anexe
n cele ce urmeaz se vor prezenta fiecare din aceste elemente din punct de vedere al
coninutului lor i al plasrii n pagin:
A ANTETUL NTETUL
n mod obinuit, hrtia folosit pentru coresponden este prevzut cu antet tiprit
sau gravat. Acesta se plaseaz n partea superioar a colii de hrtie, de regul n
mijlocul acesteia; uneori apar completri ale antetului n partea stng sau chiar la
subsol. n lipsa unei hrtii cu antet tiprit, acesta se va edita n colul din dreapta sus
al colii de hrtie.
n uzana comercial actual, forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar
ele sunt n general simple, cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile,
ndeplinind pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate.
De obicei, antetul cuprinde:
- denumirea ntreprinderii, firmei, sigla instituiei, bncii, societii,
reprezentanei, sucursalei, fabricii etc.;
- domeniul de activitate;
- adresa i sediul central (se indic strada, bulevardul, piaa etc., numrul, corpul
de cldire etc., ara, statul, codul potal);
- numerele de telefon;
- adresa telegrafic;
- numrul de telex;
- numrul csuei potale;
- numrul de nregistrare n registrul comerului,
- codurile folosite la redactarea corespondenei telegrafice;
- bncile cu care firma, societatea etc. are legturi de afaceri.
6
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
DATA
Data emiterii corespondenei este plasat sub antet
7
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
R REFERINELE EFERINELE
Referinele se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie, sub dat n cazul
formei bloc, sau pe aceeai linie cu data care se plaseaz n partea dreapt n cazul formei
dantelate.
Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a
direciei, serviciului sau lucrtorului care se ocup de problema respectiv, precum i pentru o
facilitare a repartizrii corespondenei.
Referinele se introduc prin abrevierea Ref. (reference) i includ iniialele numelui
lucrtorului, a dactilografului sau stenografului (separate ntre ele printr-o diagonal, iar la
firmele americane prin dou puncte) precum i diferite numere de ordine emise de secretariat
sau registratur, numrul de dosar al contractului etc.
A ADRESA DRESA DESTINATARULUI DESTINATARULUI INTERIOAR INTERIOAR
Adresa destinatarului se plaseaz n partea stng a colii de hrtie, sub linia de
referin; scopul introducerii acestui element n scrisoare este identificarea corect a scrisorii
de ctre serviciile potale, n special n cazul folosirii unui plic cu decupaj transparent.
Acesta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul instituiei creia ne
adresm, inclusiv ara de destinaie.
Modul n care ne adresm destinatarului difer n funcie de scrisoare, care poate
avea un caracter oficial, formal, social sau personal.
Vom prezenta n cele ce urmeaz diversele posibiliti de adresare care s-au
generalizat n uzanele corespondenei.
1. Unei persoane fizice de la o anumit firm sau instituie (sau unei persoane
particulare) ne adresm cu numele su complet, aa cum este folosit de ctre
aceasta fr nici o prescurtare.
Numele va fi nsoit de formule de politee sau de funciile oficiale sau onorifice
ale persoanei respective .
2. Unui funcionar al crui nume nu-l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei
instituii sau firme ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul.
Dup numele persoanei sau funcionarului cruia i se adreseaz scrisoarea, se
indic denumirea firmei, instituiei, bncii etc., menionnd forma de organizare a
respectivei societi.
F FORMULA ORMULA DE DE SALUT SALUT
Formula de salut se plaseaz cu aproximativ 3 rnduri de spaii sub adresa
destinatarului. Modul n care o exprimm depinde de formula de adresare pe care am
folosit-o ctre destinatar.
n cazul n care destinatarul este o persoan fizic, creia ne-am adresat
denumind funcia pe care o ndeplinete, formulele de salut vor fi:
- Dear Sir, (Stimate Domn) pentru un brbat;
- Dear Madam, (Stimat Doamn) pentru o femeie.
8
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
Dac ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite i n formula de
salut, menionnd de asemenea eventualele titluri sau funcii, sau numai pe
acestea din urm.
Dac ne-am adresat unei instituii sau firme n general, formula va fi:
- Dear Sirs, (Stimai domni)
- Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru firme despre care se tie c sunt
conduse de femei)
Formulele Sir, (Domnule) i Sirs, (Domnilor) sunt doar rareori ntlnite crend prin
folosirea lor o atmosfer de distan ntre parteneri. Trebuie reinut c toate formulele de
salut prezentate mai sus sunt urmate de virgul.
O OBIECTUL BIECTUL SCRISORII SCRISORII
Formularea care constituie obiectul scrisorii se plaseaz spre mijlocul
paginii un rnd sub formula de salut i se subliniaz; rolul su este de a prezenta
succint problema care este tratat n corespondena respectiv
Spre deosebire de celelalte elemente ale scrisorii, includerea obiectului
scrisorii n coresponden nu este obligatorie i poate fi omis, n cazul n care
problema tratat n corespondena respectiv este prezentat pe scurt, n primul
paragraf al scrisorii.
C CONINUTUL ONINUTUL SCRISORII SCRISORII
Coninutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezint partea esenial a
corespondenei i de aceea trebuie redactat cu deosebit grij.
De regul, acesta cuprinde:
- paragraful de introducere
- mesajul scrisorii
- ncheierea
1. Paragraful de introducere este strns legat de obiectul scrisorii la care face
referire sau pe care l conine ca atare: confirmarea primirii unei corespondene,
mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o coresponden anterioar etc.
2. Mesajul scrisorii cuprinde punctul de vedere al expeditorului fa de problemele
tratate; de aceea ideile trebuie exprimate clar, ntr-o nlnuire logic, folosind un
vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este recomandabil folosirea frazelor
scurte, directe, fiecare problem tratat fcnd obiectul unui paragraf separat.
3. ncheierea trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n
mesaj; aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine
de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor
pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor recomandri de
rezolvare, a unor scuze pentru unele erori etc.
9
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
Deci varietatea coninutului este foarte mare. Dar se impun cteva reguli care trebuie
reinute referitoare la antetul scrisorii, formulele de nceput i de sfrit, datarea, nregistrarea,
confidenialitatea i verificarea valabilitii scrisorii.
10
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
Atenie!! Nu neglijai ! Atenie!! Nu neglijai !
4 Atingerea obiectivelor unei scrisori de afaceri necesit aplicarea metodei AIDA:
A = A = A A TENIE TENIE
I = I = I I NTERES NTERES
D = D = D D ORIN ORIN
A = A = A A CIUNE CIUNE
Este esenial ca o scrisoare s poat atrage atenia. Dac aceast secven nu este
realizat, scrisoarea nu este citit.
4 Redactarea scrisorii de afaceri conform metodei AIDA
Introducerea:
A = Atenia.
Aceasta poate fi:
un titlu care s capteze atenia;
un paragraf scurt dar captivant.
n ambele cazuri destinatarul trebuie s neleag foloasele aduse de bunul (serviciul)
oferit. ntr-un paragraf, pe lng prezentarea foloaselor aduse se pot aduga:
flatarea (se cere un sfat, o favoare);
uluirea (se prezint o noutate senzaional);
informaii utile, respectiv informaii n legtur cu propria afacere sau profesie
a destinatarului.
Coninutul:
I = Interesul.
Acesta poate fi provocat printr-un paragraf scurt care s rspund imediat i
satisfctor la ntrebrile pe care n mod obinuit i le pune destinatarul.
ce este, n ce const bunul/serviciul;
cum i poate fi de folos.
D = Dorina
Sunt necesare mai multe paragrafe, dar scrisoarea trebuie s rmn scurt. Puini
oameni au rbdarea, timpul sau nclinaia s urmreasc o scrisoare lung, respectiv care
continu pe mai multe pagini.
Regula de aur: subliniai avantajul n aa fel nct destinatarul:
s devin nemulumit cu ce are similar;
s devin nemulumit pentru c nu are produsul sau serviciul respectiv.
Mizai pe inducerea emoiei i prezentai entuziasmul dumneavoastr. n general,
entuziasmul este contagios.
11
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
ncheierea:
A = Aciunea.
Un paragraf, cel mult dou, care s ndemne la aciune i s sugereze ce este de fcut
pentru a obine bunul / serviciul oferit. Cum o simpl scrisoare de afaceri nu conduce, de
obicei, la aciune imediat, ncheierea trebuie s conduc la dezvoltarea contactului prin
cerere de lmuriri suplimentare, stabilirea unei ntlniri.
Not important:
Scrisorile de vnzri cele mai eficiente sunt adresate personal i semnate personal;
Nimic nu are un efect mai puternic dect folosirea corect a numelui i poziiei celui ce i se
adreseaz scrisoarea.
- Coninutul scrisorii de rspuns
Redactarea coninutului scrisorii de rspuns trebuie s in seama de urmtoarele aspecte:
NU ncercai s-i demonstrai clientului c nu are dreptate;
rspunsul trebuie s fie prompt, amical i sincer;
rspunsul trebuie s fie scris din punctul de vedere al clientului;
rspunsul trebuie s arate o dorin real de a-i rezolva problema;
rspunsul trebuie s satisfac clientul;
dac produsul / serviciul a fost de vin, acest lucru trebuie recunoscut ct se
poate de deschis;
dac scrisoarea nu are destule amnunte ca s nelegei reclamaia, acestea
trebuiesc solicitate cu grij, fr a enerva sau jigni;
oferii dumneavoastr amnuntele necesare atunci cnd acestea pot duce la
clarificri, dar n modul cel mai diplomatic, fr a lsa impresia c-l nvai pe
client ce s fac sau c nu tie s foloseasc produsul cum trebuie.
- Exemple de scrisoare rspuns la reclamaie
Paragraf de nceput
Stimate Domnule
nelegem perfect suprarea dumneavoastr la primirea unui al doilea transport de
defecte i ne grbim s v asigurm c suntem la fel de dezolai ca i dumneavoastr din
cauza acestei nefericite ntmplri.
12
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
Sau:
Stimat Doamn,
nelegem ntru totul c v-ai pierdut rbdarea datorit nesfritului ir de dificulti
care a nsoit livrarea ultimei dumneavoastr comenzi. n locul dumneavoastr, i noi am fi
exact la fel de suprai. V putei, poate, imagina ct de dezolai suntem la rndul nostru, cci
tii desigur ce mult preuim clienii buni, ca dumneavoastr.
Elemente de cuprins
V va face plcere s aflai c un nou transport de ..este pe drum ctre
dumneavoastr, unde va ajunge ntr-o zi sau dou. n acelai timp, am dat instruciuni
reprezentantului nostru local domnul - s v contacteze ct mai curnd pentru a putea
stabili ...
Sau:
Efectiv nu ne putem explica cum i v suntem ct se poate de recunosctori c
ne-ai adus la cunotin aceast ntmplare nefericit. Fii siguri c vom discuta problema cu
furnizorii notri; pn atunci un nou transport este pe drum spre dumneavoastr:
Sau:
Ca s v ajutm s obinei acele rezultate pe care le sperai cnd ai cumprat aparatul
nostru model .., v trimitem alturat broura intitulat: Aparatul la ndemna tuturor.
Aceast brour a fost pregtit special pentru clienii notri de serviciul nostru tehnic i
suntem siguri c o vei gsi ct se poate de util.
Sau:
Ne este dificil s stabilim cu exactitate ce anume nu a fost n regul, fr a avea
cteva informaii n plus. Suntei att de amabil s rspundei la ntrebrile nscrise pe o foaie
alturat? Aceasta ne va permite s localizm sursa defeciunii i s v ajutm s obinei
rezultate mai bune data viitoare.
ncheierea
Regretm foarte mult nemulumirile pe care le-au produs aparatul nostru i apreciem
foarte mult modul amical n care ne-ai atras atenia asupra acestei probleme, permindu-ne
s o rezolvm.
13
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
Sau:
Sperm sincer c aranjamentul pe care l sugerm va merita aprobarea dumneavoastr
i ateptm noi veti.
Sau:
Aadar, dac vei aduce aparatul napoi la magazin, vom fi bucuroi s l schimbm.
V rugm sincer s ne scuzai pentru neplcerile avute i v mulumim pentru rbdare i
cooperare.
- Redactarea unei scrisori de reclamaii
Aspecte generale: Clienii sunt deseori n situaia de a avea nemulumiri i, ca urmare, s
transmit o scrisoare de reclamaie.
Situaii cum ar fi:
livrri incomplete;
mrfuri livrate deteriorate;
produse care nu corespund specificaiei;
produse care se defecteaz n termenul de garanie;
servicii de proast calitate;
impoliteea,
sunt toate situaii care necesit comunicare sau reclamaii adresate celor n drept pentru a
remedia situaia.
Coninutul scrisorilor de reclamaie:
Redactarea coninutului trebuie s in seama de urmtoarele aspecte:
avei grij ca reclamaia s fie precis;
prezentai fapte, nu generalizri vagi;
dac reclamaia se refer la un produs care nu funcioneaz cum trebuie i ai
ncercat s facei ceva ca s-l punei la punct, menionai despre ce este vorba.
este plcut s crezi c o scrisoare politicoas, prietenoas, va da cele mai bune
rezultate, dar nu este adevrat;
metodele mai dure sunt singurele care au efect;
artai c reclamaia se refer la neajunsurile provocate i, n acelai timp, va
sprijini furnizorul s mbunteasc produsul / serviciul iar dumneavoastr vei
putea rmne clientul su.
14
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
- Exemple de scrisoare de reclamaie:
Paragraf de nceput
Stimai Domni, .
De la instalare n ianuarie anul trecut, aparatul dumneavoastr model .. s-a defectat
de trei ori. Am telefonat de fiecare dat la filiala dumneavoastr local i de fiecare dat ne-a
fost trimis cineva care a fcut o reparaie superficial. innd cont c aceast situaie s-a
repetat de trei ori n mai puin de ase luni, avem impresia c este ceva serios n neregul i de
aceea v scriem direct dumneavoastr, fcnd o copie i pentru filiala dumneavoastr.
Sau:
Stimate Domnule
De cnd ai lansat n primvar noul tip de .., am primit attea reclamaii de la
clieni n legtur cu acest ., nct ne-am hotrt s vi le aducem la cunotin i s sistm
vnzarea acestui tip pn la rezolvarea problemelor.
Elemente de cuprins:
Suprarea const n faptul c aparatul i ntrerupe pur i simplu funcionarea fr
vreun motiv aparent. La nceput, mecanicul nostru l-a pornit din nou dar, aceasta ne
folosind la nimic, am contactat filiala dumneavoastr local aa cum am mai spus. A doua
i a treia oar mi s-a spus c, dac se mai ntmpl, problema va fi anunat fabricantului.
Sau:
Iat lista detaliat a neregulilor constatate la primirea acestei livrri:
Cutia nr. 1: o duzin de lips;
Cutia nr. 2: coninutul era n ntregime diferit fa de specificaie;
Cutia nr. 3: coninea dou duzini de pe care nu le-am comandat i doar patru
duzini de din cele comandate.
ncheierea
Am ajuns n stadiul n care nu mai dorim s ateptm pn data viitoare. Am dori
foarte mult s trimitei un specialist care s controleze amnunit aparatul, s fac remedierile
necesare astfel nct instalaia s funcioneze cum trebuie, permanent, conform specificaiei.
Ateptm ca specialistul dumneavoastr s soseasc fr ntrziere.
Sau:
15
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
CORESPONDENA DE AFACERI - NOIUNI GENERALE
Bineneles, atept s primesc piesele lips i am dat deja instruciuni ca acelea care
sunt n plus s v fie returnate. V scriu cu sperana c vei face eforturi pentru a mbunti
situaia din serviciul dumneavoastr de expediie.
Nu este pentru prima dat cnd comenzile nu sunt corect onorate i sunt convins c v
dai seama ct este de iritant, lsnd deoparte pierderea de timp.
Sper s nu v supere sinceritatea mea. Preuiesc mult ndelungatele noastre afaceri i
tiu c n fond suntei sincer preocupat s ne oferii cele mai bune servicii.
- Redactarea rspunsului la scrisori
Privind remedieri i reclamaii
Aspecte generale: Bunvoina clientului este averea cea mai preioas a
fiecrui furnizor. Dac clienii sunt considerai ca nite inamici, firma are nevoie urgent de o
nou politic de vnzri. Fiecare client n parte trebuie s fie mulumit. Un client nemulumit
reprezint o ameninate grav. El va prezenta i va povesti nemulumirea sa la prieteni, rude,
colegi, altor clieni. Evitai s v angajai n dispute sau s umilii clientul, chiar dac acesta
poart o anumit vin.
a) Textul care urmeaz dup: Ctre, Fax, Tel, In atenia, s-a
introdus dup apsarea, odat (de dou ori), a tastei TAB.
b) S se salveze textul ntr-un fiier, al crui nume l alegei
Dvs.
c) S se caute n textul adresei cuvntul: expeditorul.
d) S se nlocuiasc cuvntul expeditorul, cu furnizorul.
e) S se previzualizeze textul introdus.
42
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII
Aplicaia 3
S se dea adresei urmtoarea form:
I
INSTITUTUL NSTITUTUL
R
ROMN OMN
DE DE
M
MANAGEMENT ANAGEMENT
Ctre: MINISTERUL EDUCAIEI I CERCETRII
Fax: 6112233
Tel: 6223344 (W)
n atenia: D-lui Ministru Secretar de Stat
V rugm s avizai favorabil primirea de ctre Institutul nostru a
70 de colete coninnd echipamente oferite de ctre Programul
Naiunilor Unite pentru Dezvoltare.
Coninutul coletelor precum i scrisoarea de donaie o anexm n
continuare. Menionm c echipamentele vor fi luate n evidena
noastr contabil i nu vor fi comercializate.
Declarm de asemeni c echipamentele oferite nu reprezint un risc
ecologic sau toxicologic, dup cum afirm expeditorul.
n sperana primirii unui rspuns urgent
Cu mulumiri,
Director General
Nume + tampila
Data: 12 februarie 2001
a) S se introduc simbolul de telefon, dup apariia numrului de
telefon.
b) S se introduc data calendaristic astfel nct ori de cte ori se
deschide documentul ea s reprezinte data curent.
43
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII
Aplicaia 4
S se introduc urmtorul text:
STAR S.A.
Stimai Domni,
Am primit scrisoarea dumneavoastr din 10 noiembrie a.c. Toate
containerele sunt marcate cu eticheta recunoscut pe plan
internaional - fragil -, partea de sus/ partea de jos.
V mulumim pentru comanda primit.
Al dumneavoastr, cu sinceritate,
Director Economic
Semntura
44
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII
Aplicaia 5
S se dea scrisorii anterioare urmtoarea form:
STAR S.A.
Bd. MAGHERU, Nr. 10
Sector 1, BUCURETI
W 6684120
Stimai Domni,
Am primit scrisoarea dumneavoastr din 10 aprilie a.c. Toate
containerele sunt marcate cu eticheta recunoscut pe plan internaional -
fragil - , partea de sus/ partea de jos.
V mulumim pentru comanda primit.
Al dumneavoastr cu sinceritate,
Director Economic
SemnAtura
45
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII
Aplicaia 6
S se introduc urmtorul text, respectndu-se:
a) Forma, dimensiunea i aparena caracterelor;
b) Existena i aspectul antetului;
c) Existena i aspectul notei de subsol;
d) Maniera de numerotare a paginilor.
46
I
INSTITUTUL NSTITUTUL
DE DE
E
ECONOMIE CONOMIE
M
MONDIALA ONDIALA
Erdbergstrasse 186- 190
A-1030 VIENA, AUSTRIA
Tel: (431) 7989495
Fax: (431) 7981525
____________________________________________________________________________________
12/02/2001
In atenia participanilor la seminarul :
"Scderea puterii economice n unele ri din Europa de
Est"
2
Am plcerea s v anun c, smbt, 10/03/2001, la ora 10, va ncepe turul
oraului Viena, cu autobuzul.
Se vor vizita cele mai importante complexe arhitecturale din Viena, ncepnd
cu "THE HUNDERTWASSER HOUSE", proiectat de arhitectul contemporan
Friederich Hundertwasser. De aici, se va continua, pe Ringstrasse, cu
principalele locuri istorice, printre care: cldirea OPEREI DE STAT, PALATUL
HOFBURG I PARLAMENTUL. Se va vizita, de asemenea, PALATUL SCHNBRUNN,
reedina de var a familiei imperiale Habsburg.
V rog ca toat lumea s fie la recepie la ora 9:00, deoarece autobuzul va
pleca la ora 9:15.
Turul de vizitare dureaz aproximativ 3.5 ore.
Dac suntei n imposibilitatea de a participa la aceast excursie, v rog s
m contactai n seara aceasta, la mas.
V mulumesc,
Organizatorul
2
Seminar organizat mpreun cu Banca Mondial
47
SECRETARIAT I CORESPONDENA INSTITUIONAL
1 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII
Aplicaia 7
S se introduc textul i tabelul existent pe pagina urmtoare,
avnd n vedere urmtoarele considerente:
- pe fiecare pagin se va plasa un antet;
- se va face o trimitere ctre o not de subsol;
- se va face numerotarea tuturor paginilor;
- se va face alinierea valorilor numerice;
- se va avea n vedere c:
Valoare premiere = Salariu * Procent premiere
48
INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________
Domnule Director,
3
V naintez alturat, tabelul cu persoanele din laboratoarele 1 si 2 , care
ndeplinesc condiia de premiere, precum i cu sumele ce li se pot acorda. V
rog s ncercai s luai o decizie n acest sens.
Cu mulumiri,
Director Economic
Semntura
Data: 11 -5 -2013
3
n atenia Dlui Director General
49
INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________
TABEL PREMIERE TABEL PREMIERE
Nume/ prenume Salariu Procent
premiere (%)
Valoare
premiere
IONESCU IOANA 85,780 0.3 25,734.00
VASILESCU PETRE 92,500 0.32 29,600.00
POPA DANIELA 75,250 0.252 18,963.00
COSMA VERA 83,445 0.2 16,689.00
TOTAL LABORATOR 1 90,986.00
PAVEL SANDU 65,575 0.45 29,508.75
RADU VIOREL 60,786 0.47 28,569.42
VELISCU SIMONA 78,990 0.385 30,411.15
SANDU SORIN 59,800 0.58 34,684.00
IOVAN COSTIN 76,800 0.576 44,236.80
TOTAL LABORATOR 2 167,410.12
TOTAL VALOARE PREMIERE 258,396.12
Aplicaia 8
S se introduc urmtorul
text:
50
INSTITUTUL DE VIRUSOLOGIE
_____________________________________________________________________________
INTRODUCERE N WORDPERFECT
INTRODUCERE N WORDPERFECT
WordPerfect este un procesor de texte
care, mult timp, s-a plasat n fruntea
tuturor procesoarelor i chiar al altor
pachete soft.
Cea mai important trstur a
WordPerfect-ului este adaptabilitatea sa
la activitatea de birotic. Aceasta se
refer la: posibilitatea de a include dese-
ne sau ilustraii, de a roti, inversa sau
modifica poziia unei imagini grafice;
posibilitatea de a modifica dimensiunea
i aparena caracterelor, de a crea figuri,
tabele, grafice, .a.m.d.
WordPerfect nglobeaz trsturile de
baz ale procesoarelor de text: controlul
cursorului, cutarea i nlocuirea cu-
vintelor, adaptarea automat a rndului la
dimensiunea prestabilit, numerotarea
paragrafelor, a liniilor, scrierea mate-
matic i pe coloane, formatarea a-
vansat a textului, unirea mai multor
documente ntr-unul singur, importul i
exportul de informaii de la un document
la altul
Versiunea 6.1 confer WordPerfect-ului
avantaje in plus, legate de utilizarea sa
sub mediul WINDOWS; lucrul cu
ferestre, utilizarea simultan a mai multor
produse, faciliti de grafic.
__________________________
Indicaie:
Se va folosi:
- scrierea pe dou coloane;
- introducerea desenelor.
51
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII
Aplicaia 9
O societate dorete s trimit tuturor colaboratorilor si o
scrisoare de invitaie, cu urmtorul coninut ( vezi pagina
urmtoare).
Avnd n vedere c numrul persoanelor implicate n aceast
co-responden este foarte mare, s se foloseasc, pentru redactarea
invitaiei, facilitatea de pot, pus la dispoziie de produsul
WORD.
Indicaii:
a) Scrisoarea este prevzut cu un antet i o not de subsol;
b) Documentul primar conine textul scrisorii;
c) Sursa de date, conine informaii legate de persoanele crora
li se trimit invitaiile, dup urmtorul model:
mod de adresare (domn, doamna, domnioar)
funcie
instituie.
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT - APLICAII
12-feb-01
Domnului Adrian POPESCU,
Director General
VULCAN S.A., BUCURETI VULCAN S.A., BUCURETI
Avem plcerea s v anunm c, smbt, 17.02.2001, ora 12
p.m.
4
, societatea noastr va organiza o masa festiv, cu ocazia ncheierii
acestui an. Fiind acionar la METROREX, va rugm s luai i Dvs. parte
la aceast ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
n sperana unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,
V. V.
Manager
4
n caz de neparticipare, va rugm anunai-ne telefonic
53
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD
3. U . UTILIZAREA TILIZAREA ABLOANELOR ABLOANELOR N N W WORD ORD
Munca de redactare i difuzare a corespondenei de afaceri poate fi mult
uurat prin facilitile oferite de produsul Word privind:
generarea i utilizarea abloanelor;
multiplicarea unei scrisori schimbnd automat adresa destinatarului .
O parte din documentele aparinnd corespondenei de afaceri au n general o
caracteristic comun: ele trebuie s conin anumite zone standard, care se repet de
la un document la altul, dar n acelai timp trebuie s permit completarea i
adaptarea coninutului fiecrui document, scopului pentru care acesta a fost
proiectat.
Toate acestea se pot realiza, avnd ca instrument calculatorul PC, prin
intermediul abloanelor. abloanele permit o "semi-automatizare" a zonelor cu
caracter repetitiv ale unui document, lsnd ns loc procesului de creativitate,
specific fiecrui document n parte.
"Scheletul" sau ablonul unui document de afaceri va conine textul, respectiv
formatarea, care se doresc ntotdeauna incluse n el.
Pentru ca ablonul s poat fi utilizat, pentru crearea altor i altor documente, se
respect urmtorii pai:
1. Se selecteaz, din bara de meniu, comenzile: FILESAVE.
2. n caseta de dialog SAVE AS, n caseta de text corespunztoare FILE NAME,
se tasteaz numele sub care se dorete salvat ablonul.
3. Se afieaz coninutul casetei text SAVE AS TYPE (se clicheaz pe sgeata din
extremitatea dreapt ) i se selecteaz, din lista derulant aprut, Document
Template.
4. n caseta text SAVE IN, va apare automat numele folder-ului n care se va face
salvarea: Templates, iar sub el, lista numelor tuturor sub-folder-elor pe care
le conine. Funcie de tipul ablonului creat (memo, fax, antet de pagin), se
alege, prin dublu clic pe numele su, folder-ul corespunztor: Memos, Letters
& Faxes, General,..
5. Se clicheaz butonul SAVE.
Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui ablon
(template).
54
3.1. S 3.1. SALVAREA ALVAREA UNUI UNUI DOCUMENT DOCUMENT CA CA UN UN ABLON ABLON
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD
6. Se selecteaz din bara de meniu: FILECLOSE.
Odat ce ablonul a fost creat , se pot proiecta noi documente, avnd la baz
textul i formatarea prestabilite. ablonul poate fi folosit ori de cte ori este
nevoie.
Paii parcuri vor fi urmtorii:
1. Se selecteaz din meniu: FILE NEW. n caseta de dialog NEW se clicheaz,
funcie de locul unde a fost anterior salvat ablonul, pe tab-ul: Memos, Letters
& Faxes, General, n acest moment, numele ablonului va apare n caseta
de dialog.
2. Se clicheaz de dou ori pe numele ablonului. Pe ecran va apare un nou
document, coninnd ns textul i formatarea prestabilite n ablon.
3. Se completeaz documentul cu restul informaiilor.
4. Se selecteaz din meniu: FILESAVE i se salveaz documentul ca un fiier
separat.
5. ablonul original nu va fi afectat de modificrile i adugrile operate n
acest document
.
55
3.2. U 3.2. UTILIZAREA TILIZAREA ABLONULUI ABLONULUI PENTRU PENTRU CREAREA CREAREA UNUI UNUI DOCUMENT DOCUMENT
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD
Cnd se creeaz un ablon trebuie avut n vedere ca textul i formatarea incluse s fie
cele necesare fiecrui document ce se va crea ulterior pe baz ablonului respectiv.
Tot ce s-a tastat n ablon nainte de salvarea acestuia va rmne definitiv n ablon.
56
OBSERVAIE
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD
3.3. 3.3. TIPURI DE ABLOANE TIPURI DE ABLOANE
n categoria abloanelor pot fi incluse:
Memo sau memorandum
Pagina cu antet
Faxul.
+ n Anexa 1 sunt precizai paii ce trebuie urmai pentru crearea
ablonului necesar trimiterii unui fax.
+ n Anexa 2 sunt prezentate cteva exemple de abloane precum
i documentele, aparinnd corespondenei de afaceri, care pot fi proiectate
pe baza acestor abloane.
57
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD
INTRODUCEREA TITLULUI PAGINII DE FAX
1. Se plaseaz cursorul n punctul n care se dorete introducerea titlului i se
selecteaz din meniu: INSERT PICTURE WORDART.
2. Se alege modelul de scriere, dup care se tasteaz: Fax Cover Sheet. Se apas
tasta OK.
3. Se poziioneaz textul, prin alunecare cu mouse-ul, n zona de ablon dorit.
4. Se selecteaz din meniu TABLE INSERT TABLE. n caseta de dialog aprut
se precizeaz numrul de coloane, 4 i numrul de linii 5, pentru zona de
informaii de identificare a emitentului i receptorului de fax.
Se completeaz coloana 1 cu: TO, COMPANY, FAX, DATE, PAGES i
coloana 3 cu: FROM, FAX, PHONE.
n coloana 2, se plaseaz mouse-ul n linia ce conine DATE i se selecteaz
din meniu INSERT DATE AND TIME, iar din caseta de dialog aprut, se
selecteaz tipul de dat i se activeaz proprietatea Update automatically.
5. Se formateaz, dup dorin, informaiile coninute n tabel. Trebuie avut n
vedere ca tabelul s nu fie ncadrat in chenar.
CREAREA SUBSOLULUI DE PAGIN
1. Se selecteaz din meniu: VIEWHEADER AND FOOTER.
2. Se face poziionarea n zona de subsol.
3. Se apas de dou ori pe tasta TAB, dup care:
a. Se tasteaz Page
b. Se clicheaz butonul Insert Page Number, din caseta de dialog
HEADER AND FOOTER
c. Se tasteaz of.
d. Se clicheaz butonul Insert Number of Pages, din caseta de dialog
HEADER AND FOOTER
4. Se clicheaz butonul Close, din caseta de dialog HEADER AND FOOTER.
OBSERVAIE
Pentru introducerea denumirii societii i a siglei se utilizeaz proprietatea de inserare
a imaginilor (Insert PictureClip Art) i folosirea casetelor text (Insert Text
Box)
58
ANEXA I
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD
SALVAREA DOCUMENTULUI CA UN ABLON
1. Se selecteaz, din meniu, FILE SAVE.
2. n caseta de dialog, SAVE AS, n caseta text File Name, se tasteaz numele
ablonului.
3. In caseta de dialog SAVE AS TYPE, se selecteaz Document Template. Se
selecteaz folder-ul, n care se dorete realizat salvarea (eventual Letters &
Faxes).
4. Se apas butonul Save.
5. Din acest moment documentul este salvat ca un ablon.
PROIECTAREA UNUI FAX UTILIZND ABLONUL
1. Se selecteaz din meniu: FILE NEW. n caseta de dialog NEW se clicheaz,
tab-ul: Letters & Faxes. n acest moment, numele ablonului va apare n
caseta de dialog.
2. Se clicheaz de dou ori pe numele ablonului. Pe ecran va apare un nou
document, coninnd ns textul i formatarea prestabilite n ablon.
3. Se completeaz documentul tastnd restul informaiilor.
4. Se selecteaz din meniu: FILESAVE i se salveaz documentul ca un fiier
separat.
59
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD
MEMORANDUM (ablon MEMO)
CTRE:
DE LA:
DATA:
SUBIECT:
HOTEL FELIX STR. BRNDUEI NR. 3, SECTOR 2 BUCURETI
60
ANEXA
II
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 UTILIZAREA ABLOANELOR N WORD
MEMORANDUM (document MEMO)
CTRE: Dna. Director Economic IOANA POPA
DE LA: Manager
DATA: 12/02/2001
SUBIECT: Activitate pe primul trimestru
ntlnirea pentru discutarea ncasrilor obinute de hotel n primul trimestru din anul
2001, va avea loc pe 23 Martie 2001, de la ora 16 PM la ora 19PM.
V rog s pregtii urmtoarele:
- ncasrile obinute pe primul trimestru;
- ncasrile prevzute pe al doilea trimestru;
- Noile msuri de mbuntire a activitii preconizate.
Dac exist vreo problem, v rog contactai-m personal
HOTEL FELIX STR. BRNDUEI NR. 3, SECTOR 2 BUCURETI
61
Societatea de Construcii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureti, 73133
(ablon ANTET)
Tel: (00401) 232 44 55 Fax: (00401) 2325566 E_mail: eco@mon.ro
Societatea de Construcii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureti, 73133
(document ANTET)
07.02.2001
DNEI. RODICA POPESCU
STR. ZAMBILEI NR. 4
Bucureti
Doamna Popescu,
Deoarece suntei un client valoros al serviciilor noastre, doresc s v anun ultimele
dezvoltri ale Companiei noastre. Astfel:
S-au modificat orele de funcionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni
pn vineri de la 8AM la 7PM, iar smbt, de la 9AM la 1PM.
Avem o nou pagin de Web. Pentru a putea fi informai n orice moment am
deschis o nou pagin Web. Aceast pagin conine rspunsuri la cele mai
frecvente ntrebri puse de clienii notri, precum i legturi cu alte zone de
informaii (site-uri).
Vizitai-ne deci la adresa:
www.xyz.com.
Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. i de aceea ncercm s v oferim cele mai
bune linii i servicii de produse. Dac avei vreo nelmurire, nu ezitai s ne sunai
Cu mulumiri,
VIOREL POPA
PREEDINTELE SOCIETII
Tel: (00401) 232 44 55 Fax: (00401) 2325566 E_mail: eco@mon.ro
Societatea de Construcii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureti, 73133
(ablon FAX)
TO: FROM:
COMPANY: FAX:
FAX: PHONE:
DATE:
PAGES:
64
SOCIETATEA NAIONAL DE
AUTOMOBILISM
Str. Lung nr.14
Braov
Societatea de Construcii Civile
BD. UNIRII NR.4, BLOC A, SCARA 2, AP. 23
Sector 3
Bucureti, 73133
TO: DL. ION PASCU FROM: DNA. ANCA VASILE
COMPANY: METROM - BRAOV FAX: 465782
FAX: 433221 PHONE: 465783
DATE: 26/02/2001
PAGES: 10
Ca urmare a cererii Dvs. privind livrarea a dou autoturisme de teren, marca Toyota,
avem plcerea s v anunm c transportul va sosi n GARA BUCURETII NOI, pe data
de 15.03.2001.
V rugm s trimitei mputernicitul Dvs., n vederea ncheierii formalitilor de predare.
V anexm alturat actele ce trebuiesc completate pentru a scurta timpul de ateptare la
Vam.
n ateptarea rspunsului Dvs.
Cu sinceritate,
ION PASCU
ef Serviciu Livrri
Page 2 of 11
65
SOCIETATEA NAIONAL DE
AUTOMOBILISM
Str. Lung nr.14
Braov
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
4. AUTOMATIZAREA OPERAIILOR 4. AUTOMATIZAREA OPERAIILOR
DE NTOCMIRE CORESPONDEN DE NTOCMIRE CORESPONDEN
4.1. DOCUMENTE FORMATATE ( 4.1. DOCUMENTE FORMATATE (STUDIU DE CAZ) STUDIU DE CAZ)
PAII NECESARI REZOLVRII UNEI APLICAII:
A) Crearea/ editarea documentului principal (scrisorii formatate ):
1 se deschide documentul care se dorete folosit drept document principal (poate
fi o scrisoare existent, sau o scrisoare n curs de creare -un document nou -)
1 se selecteaz din meniu:
TOOLS ---> MAIL MERGE;
1 se alege butonul CREATE , iar din lista care apare, FORM LETTERS ;
1 se alege butonul ACTIVE WINDOW ;
1 se alege din fereastra principal, butonul EDIT , iar din lista care apare, FORM
LETTER, DOCUMENT i.
In continuare, se tasteaz textul care apare n fiecare scrisoare formatat, lsnd loc
pentru informaiile care variaz de la un document la altul din punct de vedere al
coninutului (vezi ANEXA1).
B) Crearea unei noi surse de date ( baza de date )
1 se selecteaz din menu:
TOOLS ---> MAIL MERGE;
1 se alege butonul GET DATA ( sub Data Source )
1 se alege butonul CREATE DATA SOURCE;
1 se stabilete structura sursei de date, fie folosind cmpurile existente i
nlturndu-le pe cele n plus ( se selecteaz cmpul i se acioneaz REMOVE FIELD
NAME ), fie nlturnd toate cmpurile i adugndu-le pe cele noi ( se tasteaz cmpul
i se acioneaz ADD FIELD NAME ).
66
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
1 se ncheie stabilirea structurii, alegnd butonul OK .
1 se precizeaz n csua de dialog SAVE DATA SOURCE , n fanta FILE
NAME , numele sub care se dorete salvat structura sursei de date, dup care se alege
butonul OK ;
1 se alege, n urmtoarea csu de dialog, butonul EDIT DATA SOURCE ,
introducndu-se, n continuare, coninutul informaiei, care difer de la o scrisoare la alta
(vezi ANEXA 2). Dup fiecare grup de informaii se alege butonul ADD NEW , iar la
sfrit butonul OK .
Observaie
1 n cazul aplicaiei, structura sursei de date poate fi:
7 mod_adresare
7 nume
7 prenume
7 funcia
7 nume_unitate
7 localitate
7 adresa.
C) Completarea documentului principal
1 se poziioneaz cursorul acolo unde se dorete introducerea informaiilor din
sursa de date;
1 se apas pe butonul INSERT MERGE FIELD din bara de instrumente aferent
operaiei MAIL MERGE, dup care se selecteaz (click) cmpul care se dorete inserat
( s nu se omit inserarea semnelor de punctuaie sau a spaiilor dintre dou cmpuri sau
dup acestea );
1 se d cmpurilor inserate dimensiunea, forma, aparena i
alinierea care se dorete s apar n forma final a scrisorii;
1 se salveaz forma final a scrisorii ( vezi ANEXA 3 i ANEXA 4 ).
67
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
D) Interclasarea informaiilor din sursa de date cu documentul
principal
1 se face click pe butonul VIEW MERGED DATA , avnd scrisoarea formatat
n fereastra document. WORD va afia informaia din prima nregistrare a sursei de
date plasat n cmpurile documentului principal;
1 se apas unul din urmtoarele butoane din bara de instrumente aferente operaiei
MAIL:
1 MERGE TO NEW DOCUMENT : dac se dorete ca scrisorile
s fie plasate ntr-un nou
document;
1 MERGE TO PRINTER : dac se dorete ca scrisorile
s fie tiprite;
1 MAIL MERGE : dac numai anumite nregistrri vor fi
implicate n procesul de interclasare.
1 forma final a scrisorilor este n ANEXA 5.
68
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
ANEXA 1
11-mai-13
Avem plcerea s v anunm ca, smbt, 24.03.2001, ora 12 p.m.
5
,
societatea noastr va organiza o masa festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, v rugm s luai i Dvs. parte
la aceasta ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
n sperana unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente
V. V.
Manager
5
In caz de neprezentare, va rugm anunai-ne telefonic
69
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
ANEXA 2
Domnul
POPESCU
Adrian
Director General
VULCAN S.A.
BUCURETI
Bd. Unirii nr. 58
Doamna
VASILE
Ioana
Director Economic
VULCAN S.A.
BUCURETI
Bd. Unirii nr. 58
Doamna
PASCU
Smaranda
Director Tehnic
Institutul de Proiectri Energetice
BUCURETI
Str. Tuzla nr. 14
..........
70
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
ANEXA 3
11/5/13
<<mod_adresare>> <<prenume>> <<nume>>
<<funcia>>
<<nume_unitate>>, <<localitate>>
Avem plcerea s v anunm c, smbt, 24.03.2001, ora 12 p.m.
6
,
societatea noastr va organiza o mas festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, v rugm s luai i Dvs. parte
la aceast ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
n sperana unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente
V. V.
Manager
6
In caz de neprezentare, v rugm anunai-ne telefonic
71
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
ANEXA 4
11-mai-13
<<mod_adresare>> <<prenume>> <<nume>>
<<funcia>>
<<nume_unitate>>, <<localitate>>
Avem plcerea s v anunm c, smbt, 24.03.2001, ora 12 p.m.
7
,
societatea noastr va organiza o masa festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, va rugm s luai i Dvs. parte
la aceast ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre in viitor.
n sperana unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,
V. V.
Manager
7
In caz de neprezentare, va rugm anunai-ne telefonic
72
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
ANEXA 5
11-mai-13
Doamna Smaranda PASCU
Director Tehnic
Institutul de Studii i Proiectri Energetice,
BUCURETI
Avem plcerea s v anunm c, smbt, 24.03.2001, ora 12 p.m.
8
,
societatea noastr va organiza o mas festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, v rugm s luai i Dvs. parte
la aceast ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
n sperana unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,
V. V.
Manager
8
In caz de neprezentare, va rugm anunai-ne telefonic
73
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
11-mai-13
Doamna Ioana VASILE
Director Economic
VULCAN S.A., BUCURETI
Avem plcerea s v anunm c, smbt, 24.03.2001, ora 12 p.m.
9
,
societatea noastr va organiza o masa festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, v rugm s luai i Dvs. parte
la aceast ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
n sperana unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,
V. V.
Manager
9
In caz de neprezentare, va rugm anunai-ne telefonic
74
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE NTOCMIRE CORESPONDEN
11-mai-13
Domnul Adrian POPESCU
Director General
VULCAN S.A., BUCURETI
Avem plcerea s v anunm c, smbt, 24.03.2001, ora 12
p.m.
10
, societatea noastr va organiza o masa festiv, cu ocazia ncheierii
trimestrului. Fiind acionar la METROREX, va rugm s luai i Dvs. parte
la aceasta ntlnire amical, pentru a discuta i despre evoluia aciunilor i,
implicit, a societii noastre n viitor.
n sperana unei revederi
Cu cele mai distinse sentimente,
V. V.
Manager
10
In caz de neprezentare, va rugm anunai-ne telefonic
75
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE
4.2. 4.2. AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE
PLICURI I ETICHETE PLICURI I ETICHETE
Tiprirea unui plic sau a unei etichete se face folosind comanda ENVELOPES AND
LABELS din meniul TOOLS. Comanda este util n special pentru trimiterea unei scrisori imediat
dup ce a fost scris.
4.2.1. Tiprirea unui plic
Pentru a tipri un singur plic, se efectueaz urmtorii pai:
1. Dac adresa de dstinaie este deja scris ntr-un document (de exemplu, n captul de sus al
scrisorii), se deschide documentul respectiv. (Acest pas este opional, deoarece adresa se
poate scrie i mai trziu).
4. Dac se dorete tiprirea unei adrese de retur, aceasta se scrie n caseta RETURN ADDRESS.
Dac s-a specificat o adres personal pentru mesajele potale n Word, adresa respectiv va
aprea n mod automat n caseta RETURN ADDRESS. n acest caz, se poate edita textul, dac
este necesar (pentru a specifica o adres personal pentru mesaje potale, se alege OPTIONS din
meniul TOOLS, se execut clic pe eticheta USER INFORMATION i se introduce adresa n
CASETA MAILING ADDRESS).
Dac se introduce sau se editeaz textul din caseta RETURN ADDRESS din eticheta
ENVELOPES, cnd se execut clic pe butonul PRINT sau ADD TO DOCUMENT (la pasul 6),
Word va ntreba dac se dorete salvarea noii adrese ca adres de retur prestabilit. Dac se
execut clic pe YES, Word va salva textul ca adres personal pentru mesaje potale.
Dac nu se dorete tiprirea adresei de retur (de ex., dac se folosesc plicuri cu adresa gata
tiprit), se poate fie s se tearg textul din caseta RETURN ADDRESS, fie s se selecteze
opiunea OMIT de deasupra casetei.
2. Se alege ENVELOPES AND LABELS din
meniul Tools i se execut clic pe eticheta
ENVELOPES din caseta de dialog
ENVELOPES AND LABELS.
3. Se scrie adresa destinatarului n
caseta DELIVERY ADDRESS.
Dac Word gsete o adres n document,
acea adres va fi inclus n caseta
DELIVERY ADDRESS. n acest caz, se
poate corecta doar textul, dac este cazul.
76
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE
INDICAIE
FOLOSIREA UNEI AGENDE DE ADRESE
Dac s-au introdus adrese ntr-o agend de adrese sau n dosarul Outlook Contacts, se poate
folosi butonul ADRESS BOOK de deasupra casetei DELIVERY ADDRESS sau de deasupra casetei
RETURN ADDRESS pentru a se selecta o adres, n loc s se scrie direct.
5. Dac trebuie modificat una din opiunile pentru tiprirea plicului, se execut clic pe butonul
OPTIONS din eticheta ENVELOPES. Se deschide caseta de dialog ENVELOPES OPTIONS.
INDICAIE
MODIFICAREA ATRIBUTELOR DE FORMATARE PENTRU TEXTUL TIPRIT PE PLIC.
Eticheta ENVELOPES OPTIONS permite selectarea atributele de formatare de baz pentru
textul tuturor adreselor destinatarilor i de retur. De asemenea, se pot modifica atributele de
formatare pentru unul sau mai multe caractere folosind caseta DELIVERY ADDRESS sau
RETURN ADDRESS din eticheta ENVELOPES (ignornd atributele de formatare de baz).
Pentru aceasta, se selecteaz textul i se alege comanda rapid pentru aplicarea (sau
eliminarea) atributelor de formatare pentru caractere, de pild Ctrl+B, Ctrl+I sau Ctrl+U
pentru atributul aldin, italic sau subliniere.
6. Pentru a ncheia tiprirea plicului, se efectueaz unul din paii urmtori:
- Pentru tiprirea plicului imediat, se introduce plicul n imprimant i se execut clic pe
butonul PRINT. Plicul trebuie introdus n aa fel nct s corespund orientrii indicate n
seciunea Feed din colul din dreapta-jos al casetei de dialog ENVELOPES AND LABELS.
(se poate selecta orientarea n eticheta PRINTING OPTIONS din caseta de dialog
ENVELOPE OPTIONS. Eticheta se poate deschide rapid, executnd clic n seciunea Feed).
- Pentru a introduce textul pentru plicul documentului din fereastra activ, se execut clic
pe butonul ADD TO DOCUMENT (Dac informaiile pentru plic sunt deja introduse n
document, acest buton va avea inscripia CHANGE DOCUMENT i va nlocui textul
anterior pentru plic cu noul text). Word va insera textul plicului ntr-o seciune separat la
nceputul documentului i va aplica acestei seciuni marginale, formatul de hrtie,
orientarea pentru tiprire i sursa de hrtie corespunztoare pentru tiprirea plicului. Dac
este cazul, textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraii.
Plicul va fi tiprit n mod automat odat cu documentul.
Aceast metod se poate folosi pentru a include n acelai document textul pentru
scrisoare i textul pentru plic. Acestea pot fi tiprite amndou folosind o singur
comand de tiprire.
77
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE
4.2.2. Tiprirea unei etichete
Pentru tiprirea unei singur etichete sau pentru tiprirea aceluiai text pe fiecare
etichet, se efectueaz paii urmtori:
1. Dac s-a introdus deja textul etichetei ntr-un document (de exemplu, o adres n antetul
scrisorii), se deschide documentul respectiv. (Acest pas este opional, pentru c textul se
poate scrie i mai trziu).
2. Se alege ENVELOPES AND LABELS din meniul TOOLS i se execut clic pe eticheta LABELS
din caseta de dialog ENVELOPES AND LABELS.
Se poate face acest lucru pentru a tipri etichete cu adresa de retur personale.
INDICAIE
FORMATAREA TEXTULUI PENTRU ETICHETE
Se pot modifica atributele de formatare pentru orice bloc de text din caseta ADDRESS din
eticheta LABELS. Pentru aceasta, se selecteaz textul i se alege comanda rapid pentru
aplicarea (sau eliminarea) atributelor de formatare pentru caractere, de pild Ctrl+B, Ctrl+I,
sau Ctrl+U pentru atributul aldin, italic sau subliniere.
4. Pentru a indica programului Word cte etichete s tipreasc, se efectueaz unul din paii
urmtori:
- Pentru a tipri o pagin ntreag de etichete n care apare acelai text pe fiecare etichet,
se alege opiunea FULL PAGE OF THE SAME LABEL. S-ar putea folosi aceast opiunea,
de exemplu, pentru a realiza o foaie ntreag de etichete cu adresa de retur.
- Pentru a tipri o singur etichet, se alege SINGLE LABEL i se introduce poziia pe linii
i coloane din foaia de etichete a etichetei care se dorete tiprit.
3. Se scrie textul pentru etichet n caseta
ADDRESS.
Dac Word gsete o adres n
document, aceast adres va fi inclus n
mod automat n caseta ADDRESS. n acest
caz, se poate corecta doar textul.
Se poate selecta i opiunea USE RETURN
ADDRESS pentru ca Word s copieze n
caseta ADDRESS adresa personal pentru
mesajele potale (adresa care se introduce
n eticheta USER INFORMATION din caseta
de dialog OPTIONS, dup cum s-a artat
n seciunea anterioar).
78
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE
5. Dac trebuie s se modifice una din opiunile pentru tiprirea etichetei, se execut clic pe
butonul OPTIONS pentru a deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS
Dac foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard, se pot specifica
valorile exacte ale etichetei, selectnd cea mai apropiat etichet standard din punct de
vedere al dimensiunilor, respectiv executnd clic pe butonul NEW LABEL i modificnd
valorile din caseta de dialog NEW CUSTOM.. Etichetei personalizate i se poate da o
denumire, care apoi poate fi tears, prin selectarea ei din lista PRODUCT NUMBER a casetei
de dialog LABEL OPTIONS i clicarea butonului DELETE.
6. Pentru a ncheia tiprirea etichetei, se efectueaz unul din paii urmtori:
- Pentru a tipri eticheta imediat, se introduce foaia de etichete n imprimant i se execut
clic pe butonul PRINT.
INDICAIE
INSERAREA DE CODURI DE BAR POTALE
PENTRU EXPEDIEREA MAI RAPID.
Dac ai selectat o etichet cu dimensiuni
suficient de mari i dac textul etichetei
conine un cod potal valabil, putei s
selectai opiunea DELIVERY POINT
BARCODE din eticheta LABELS a casetei de
dialog ENVELOPES AND LABELS pentru ca
Word s tipreasc un cod potal de bare n
partea de sus a etichetei. Codul de bare este
o reprezentare special a codului potal care
poate fi citit de ctre aparatele specializate,
iar tiprirea lui poate accelera viteza de
livrare.
79
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE
- Dac se tiprete o ntreag pagin de etichete (s-a ales opiunea FULL PAGE OF THE
SAME LABEL), se poate executa clic pe butonul NEW DOCUMENT pentru ca Word s
includ textul etichetei ntr-un nou document. Ulterior se pot modifica (prin adugarea,
de pild, a unei sigle pe fiecare etichet sau prin modificarea atributelor de formatare) i
se pot tipri etichetele prin tiprirea documentului respectiv. Documentul se poate salva
pentru a se putea tipri i alt dat aceleai etichete. (n acest document se va observa c
Word creeaz un tabel i c insereaz fiecare etichet ntr-o celul separat din tabelul
respectiv).
INDICAIE
PROGRAMUL WORD POATE S SCRIE SCRISORI !
Programul Word poate insera, n mod automat, ntr-un document toate elementele
generice ale unei scrisori (data, adresele expeditorului i destinatarului, introducerea, ) i le
poate formata conform opiunilor alese.
Pentru aceasta, se alege LETTER WIZARD din meniul TOOLS pentru a deschide caseta de
dialog LETTER WIZARD. n etichetele acestei casete de text, se selecteaz opiunile dorite
furnizndu-se informaiile necesare cu privire la expeditorul i destinatarul scrisorii.
Desigur, textul pentru corpul scrisorii va trebui editat separat!
4.2.3. Tiprirea seturilor de plicuri.
Facilitatea Word de realizare a scrisorilor formatate poate fi folosit i pentru tiprirea
seturilor de plicuri.
Iat n continuare paii necesari (cei mai muli sunt identici cu cei de la crearea scrisorilor
formatate. Vezi subcapitolul 4.1 Documente formatate):
1. Se deschide un nou document i se alege MAIL MERGE din meniul TOOLS.
2. Se execut clic pe butonul CREATE i se alege ENVELOPES din meniul care va fi afiat.
3. n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul ACTIVE WINDOW (se folosete ca document
principal documentul deschis la pasul 1, care se gsete pe ecran).
4. n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execut clic pe butonul GET DATA, dup care
se efectueaz unul din paii urmtori:
- Pentru a folosi o surs de date care este creat deja (de exemplu, cea folosit la scrisorile
standard), se alege OPEN DATA SOURCE, se selecteaz denumirea documentului din
caseta de dialog OPEN DATA SOURCE i se execut clic pe butonul OPEN.
n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul SET UP MAIN DOCUMENT.
Word va deschide caseta de dialog ENVELOPE OPTIONS.
- Pentru a crea o nou surs de date, se alege CREATE DATA SOURCE.
n caseta de dialog CREATE DATA SOURCE, se atribuie o denumire cmpurilor de date i
se execut clic pe OK.
n caseta de dialog SAVE AS, se introduce denumirea noii surse de date, se execut clic pe
butonul SAVE, iar n caseta de mesaje care va fi afiat, se execut clic pe butonul EDIT
DATA SOURCE.
80
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE
Se introduc toate blocurile de date n caseta de dialog DATA FORM i se execut clic pe
OK.
Word va reveni n documentul principal care a fost deschis la pasul 1.
- Dac au fost introdue nume i adrese ntr-o agend de adrese din Outlook, ntr-o
agend de adrese personale sau ntr-o list de adrese Schedule+, se poate alege USE
ADDRESS BOOK pentru a folosi datele pe care le conine sursa de date.
n caseta de dialog USE ADDRESS BOOK, se alege agenda de adrese ce va fi folosit,
dup care se execut clic pe OK. n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul SET
UP MAIN DOCUMENT pentru ca Word s deschid caseta de dialog ENVELOPE
OPTIONS.
5. n caseta de dialog ENVELOPE OPTIONS se vor opera modificrile necesare opiunilor de
creare a plicului sau de tiprire. Cnd se execut clic pe OK, Word va deschide caseta de
dialog ENVELOPE ADDRESS.
6. Se introduce adresa destinatarului n caseta SAMPLE ENVELOPE ADDRESS din caseta de
dialog ENVELOPE ADDRESS. Pentru a insera un cmp formatat, se execut clic pe butonul
INSERT MERGE FIELD, dup care se alege cmpul dintre cele afiate n meniul derulant.
n afara cmpurilor formatate, poate fi necesar introducerea spaiilor, virgulelor sau a altor
caractere. Cnd s-a terminat, se execut clic pe OK; Word va reveni n caseta de dialog
MAIL MERGE HELPER.
INDICAIE
Se poate configura programul Word pentru a tipri un cod potal de bare pe plic: se execut
clic pe butonul INSERT POSTAL BAR CODE din caseta de dialog ENVELOPE ADDRESS i se
specific cmpurile de date care conin codul potal i adresa destinatarului
7. n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execut clic pe butonul EDIT din seciunea
MAIN DOCUMENT i se alege din meniul afiat denumirea documentului creat la pasul 1.
Programul va introduce adresa pentru mesaje n poziia adresei de retur (dac s-a definit o
astfel de adres) i va modifica configuraia paginii (marginile, formatul, sursa de alimentare)
pentru tiprirea plicurilor (pentru a defini o adres personal, se alege OPTIONS din meniul
TOOLS, se execut clic pe eticheta USER INFORMATION i se introduce adresa n caseta
MAILING ADDRESS).
8. Dac este necesar se poate edita adresa de retur sau de destinaie din documentul principal.
De exemplu, dac se folosesc plicuri cu adresa tiprit, trebuie tears adresa de retur din
document.
Executai clic pe butonul MAIL MERGE HELPER de pe bara cu instrumente
MAIL MERGE.
n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER se execut clic pe butonul SETUP
din seciunea main Document. Word va deschide caseta de dialog ENVELOPE
OPTIONS.
81
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE
9. Pentru a genera plicurile, se execut clic pe butonul START MAIL MERGE de pa bara cu
instrumente MAIL MERGE.
Se deschide caseta de dialog MERGE. Se aleg opiunile dorite, apoi se execut clic pe butonul
MERGE.
Dac se dorete utilizarea tuturor informaiilor din sursa de date se execut clic pe butonul
MERGE TO NEW DOCUMENT sau pe butonul MERGE TO PRINTER de pe bara cu
instrumente MAIL MERGE.
4.2.4. Tiprirea seturilor de etichete cu adrese
Tiprirea unor seturi de etichete cu ajutorul facilitii de formatare a scrisorilor din Word
este asemntoare cu operaia de tiprire a unor seturi de plicuri.
Se pot tipri etichete pentru plicuri (de ex. pentru scrisorile standard care s-au tiprit),
etichete de identificare, etichete pentru dischete, etc.
OBSERVAIE.
Dac se folosete comanda ENVELOPES AND LABELS (seciunea Tiprirea unei
etichete ) toate etichetele aparinnd unei foi trebuie s fie identice. Dac ns se folisete
comanda MAIL MERGE, etichetele pot fi diferite.
Paii sunt urmtorii:
1. Se deschide un nou document i se alege MAIL MERGE din meniul TOOLS pentru a afia
caseta de dialog MAIL MERGE HELPER
2. Se execut clic pe butonul CREATE i se alege MAILING LABLES din meniul care va fi
afiat.
3. n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul ACTIVE WINDOW pentru a folosi ca
document principal pentru crearea etichetelor documentul deschis la pasul 1.
4. n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execut clic pe butonul GET DATA, apoi se
efectueaz unul din paii urmtori:
- Pentru a folosi o surs de date deja creat (de exemplu, cea pentru scrisorile standard), se
alege OPEN DATA SOURCE, se selecteaz denumirea documentului din caseta de dialog
OPEN DATA SOURCE i se execut clic pe butonul OPEN.
n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul SET UP MAIN DOCUMENT. Word va
deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS.
- Pentru a crea o nou surs de date, se alege CREATE DATA SOURCE.
n caseta de dialog CREATE DATA SOURCE, se atribuie o denumire cmpurilor de date i
se execut clic pe OK.
n caseta de dialog SAVE AS, se introduce numele sursei de date, se execut clic pe
butonul SAVE, iar, n caseta de mesaje care va fi afiat, se execut clic pe butonul EDIT
DATA SOURCE. Se introduc toate blocurile de date n caseta de dialog DATA FORM i se
execut clic pe OK.. Word va reveni n documentul principal deschis la pasul 1.
82
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
AUTOMATIZAREA OPERAIILOR DE EDITARE PLICURI I ETICHETE
Se execut clic pe butonul MAIL MERGE HELPER de pe bara cu instrumente MAIL
MERGE, iar n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER se execut clic pe butonul SETUP
din seciunea MAIN DOCUMENT.
Word va deschide caseta de dialog LABEL OPTIONS.
- Dac s-au introdus nume i adrese ntr-o agend de adrese din Outlook, ntr-o agend de
adrese personale sau ntr-o list de adrese din Schedule+, se poate alege USE ADDRESS
BOOK pentru a se folosi datele coninute n sursa de date.
n caseta de dialog USE ADDRESSE BOOK, se alege agenda de adrese care se dorete
folosit, apoi se execut clic pe OK.
n caseta de mesaje, se execut clic pe butonul SET UP MAIN DOCUMENT pentru ca
Word s deschid caseta de dialog LABEL OPTIONS.
5. n caseta de dialog LABEL OPTIONS se opereaz modificrile necesare pentru opiunile
folosite de Word pentru tiprirea etichetelor, conform indicaiilor de la pasul 5 din seciunea
Tiprirea unei etichete.
Cnd se execut clic pe OK, Word va afia caseta de dialog CREATE LABELS.
6. Se introduce adresa destinatarului n caseta SAMPLE LABEL din caseta de dialog CREATE
LABEL. Pentru a insera un cmp, se execut clic pe butonul INSERT MERGE FIELD, apoi se
alege cmpul din meniul derulant afiat.
n afar de cmpuri, este posibil introducerea spaiilor, virgulelor sau a altor caractere.
La sfrit se execut clic pe OK; Word va reveni n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER
INDICAIE
Programul Word se poate configura pentru tiprirea unui cod potal de bare n partea de sus
a etichetei, executnd clic pe butonul insert POSTAL CODE din caseta de dialog CREATE
LABELS i specificnd cmpurile de date care conin codul potal i adresa destinatarului.
- Pentru a genera etichetele, n caseta de dialog MAIL MERGE HELPER, se execut clic pe
butonul MERGE (din seciunea MERGE THE DATA WITH THE DOCUMENT) pentru a
deschide caseta de dialog MERGE
Se aleg opiunile dorite, apoi se execut clic pe butonul MERGE.
83
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 STABILIREA LIMBII FOLOSITE I VERIFICAREA ORTOGRAFIEI
4.3. FOLOSIREA INSTRUMENTELOR DE VERIFICARE 4.3. FOLOSIREA INSTRUMENTELOR DE VERIFICARE
DIN PROGRAMUL WORD DIN PROGRAMUL WORD
Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei i
mbuntirea aspectului documentelor create. Word are instrumente de verificare ce
pot fi folosite n timpul introducerii textului ntr-un document mai exact, rutine pentru
verificarea n timpul scrierii a ortografiei i a sintaxei, precum i un dicionar de
sinonime.
4.3.1. Stabilirea limbii folosite
n versiunea programului Word comercializat n SUA, ntregul text este marcat
iniial ca fiind English (U.S.), adic n engleza american. Dac ntregul text din
document sau o parte a lui este scris ntr-o alt limb i se dorete verificarea, se
procedeaz astfel:
1. Se selecteaz textul care nu este scris n englez american;
2. Se alege Language din meniul Tool i apoi opiunea Set Language... din submeniul
afiat, pentru a deschide caseta de dialog Language;
3. Se selecteaz din aceast list limba folosit n textul selectat (vezi Romanian);
4. Se clicheaz butonul OK (vezi Figura nr. 1).
Figura nr. 1
84
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 STABILIREA LIMBII FOLOSITE I VERIFICAREA ORTOGRAFIEI
Marcarea textului ca fiind ntr-o anumit limb le permite instrumentelor de verificare din
Word s caute dicionarul corespunztor cnd se folosesc instrumentele respective pentru a
verifica textul n cauz.
Dac se dorete ca anumite blocuri de text s fie excluse de la verificare, se procedeaz
astfel:
1 Se selecteaz textul exclus de la verificare;
2 Se alege Language din meniul Tools i apoi opiunea Set Language din
submeniul afiat pentru a deschide caseta de dialog Language;
3 n caseta de dialog Language, se selecteaz opiunea Do not check spelling or
grammar.
Observaie
Limba reprezint un tip de atribut de formatare. Dac se execut clic pe butonul
Default... din caseta de dialog Language, WORD va aduga limba selectat n stilul
Normal al documentului sau ablonului.
4.3.2. Verificarea ortografiei
Verificarea automat a ortografiei n timpul scrierii
Pentru ca Word s verifice automat ortografia n timpul scrierii, se procedeaz astfel:
1. Se alege Options din meniul Tools i apoi se execut clic pe eticheta Speling &
Grammer (vezi Figura nr. 2)
2. Se selecteaz opiunea Check spelling as you type, din seciunea Spelling
Seciunea
Spelling
Figura nr. 2
85
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 STABILIREA LIMBII FOLOSITE I VERIFICAREA ORTOGRAFIEI
WORD va verifica ortografia textului introdus deja i va continua s verifice fiecare
cuvnt scris. Dac ntlnete un cuvnt pe care l consider greit (adic un cuvnt pe care nu-
l gsete n dicionar), l va marca cu o linie roie ondulat (vezi Figura nr. 3).
Din meniul afiat n fereastra de mai sus, se alege una din urmtoarele opiuni:
I gnore, pentru a ignora cuvntul;
I gnore All, pentru ca rutina de verificare s nu mai marcheze cuvntul respectiv;
A dd pentru a aduga cuvntul n dicionarul personalizat, astfel nct Word s nu
l mai marcheze niciodat ca fiind ortografiat greit;
AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvntul
respectiv din submeniul care va fi afiat:
Word va corecta cuvntul n document i va aduga forma corect n lista Replace text
as you type asociat funciei AutoCorrect. De acum ncolo, Word va corecta, fr a marca,
forma greit cnd va mai fi scris n documente, cu condiia s fie selectat opiunea Replace
text as you type. Pentru a ajunge la aceast opiune, se alege AutoCorrect din meniul Tools,
apoi se execut clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afiat pe ecran:
Dac funcia pentru verificarea ortografiei n timpul scrierii a marcat unul sau mai multe
cuvinte din document, se pot localiza (i corecta) aceste cuvinte, executnd dublu-clic pe
Figura nr. 2
Figura nr. 3
86
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 STABILIREA LIMBII FOLOSITE I VERIFICAREA ORTOGRAFIEI
pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. De fiecare dat
cnd se execut dublu-clic pe aceast pictogram, Word selecteaz urmtorul cuvnt marcat i
afieaz meniul derulant prezentat mai sus, ca s se poat corecta cuvntul scris greit.
INDICAIE
Ascunderea tuturor greelilor de ortografie
Dac momentan nu se dorete depistarea greelilor de ortografie, se poate selecta opiunea
Hide spelling errors in this document din Eticheta Spelling & Grammar a casetei de
dialog Options. (vezi figura de mai sus). Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greit
cu linii roii ondulate, dar va continua s controleze ortografia i va memora cuvintele scrise
greit.
Verificarea manual a ortografiei n timpul scrierii
O alt variant pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manual a componentei
integrate pentru verificarea ortografiei, dup ce s-a introdus un bloc de text sau s-a creat
ntregul document.
Pentru a verifica ortografia unui text scris deja, se procedeaz astfel:
1. Dac se dorete verificarea ortografiei n ntregul document, se plaseaz punctul de
inserare undeva n text. Dac se dorete verificarea ortografiei ntr-o poriune a
documentului, se selecteaz poriunea respectiv.
2. Se alege Spelling and Grammer din meniul Tools
3. Cnd rutina pentru verificarea ortografiei ntlnete un cuvnt pe care nu l gsete n
dicionar, l va selecta n document i va afia caseta de dialog Spelling and Grammer.
(vezi Figura nr. 3). n aceast caset de dialog, n caseta Not in dictionary este afiat o
parte din propoziia n care apare cuvntul n cauz (care este afiat cu rou). Lista
Suggestions conine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea
cuvntului respectiv (dac rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o form
corect i dac este selectat opiunea.Always Suggest Corrections).
Pentru a rezolva cuvntul selectat, trebuie s se aplice una sau mai multe din urmtoarele
soluii:
Pentru a nlocui cuvntul i a cuta urmtoarea greeal, fie se corecteaz cuvntul n
caseta Not in Dictionary (pentru ajutor, Word introduce punctul de inserare imediat dup
cuvntul greit), fie se selecteaz forma corect, dac exist, n lista Suggestions. Apoi,
se execut clic pe butonul Change sau pe butonul Change All.
Dac se execut clic pe Change va fi nlocuit numai apariia cuvntului n locul
respectiv. Dac se execut clic pe Change All, vor fi corectate toate apariiile cuvntului
respectiv n ntregul document. (Nu vor fi corectate apariiile anterioare care au fost
ignorate).
INDICAIE
Folosirea rutinei pentru verificarea ortografiei pentru gsirea cuvintelor repetate
Rutina pentru verificarea ortografiei se va opri i cnd un cuvnt apare de dou ori succesiv
(cu excepia cuvintelor care apar dublate n mod obinuit). Dac rutina pentru verificarea
ortografiei ntlnete un cuvnt dublat, va nlocui butonul Change cu butonul Delete. Se
poate executa clic pe Ignore pentru a lsa al doilea cuvnt n document sau s se execute
clic pe Delete pentru a terge al doilea cuvnt.
87
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 STABILIREA LIMBII FOLOSITE I VERIFICAREA ORTOGRAFIEI
Pentru a lsa cuvntul nemodificat i a cuta urmtoarea greeal, se execut clic pe
butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. Dac se execut clic pe butonul Ignore, rutina
pentru verificarea ortografiei va continua s semnaleze alte apariii ale cuvntului pe care
le va gsi n continuare. Dac se execut clic pe butonul Igore All, Word nu va mai
semnala cuvntul respectiv n timpul restului operaiei de verificare a ortografiei i nici n
timpul altor operaii de verificare a ortografiei din orice document, pn cnd nu se va
executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer .
Pentru a lsa cuvntul nemodificat i a-l aduga n dicionarul personalizat, astfel ca
Word s nu l mai semnaleze niciodat, se execut clic pe butonul Add.
Pentru a revoca ultima corectur, se execut clic pe butonul Undo.
Dup ce se selecteaz forma corect din lista Suggestion sau se corecteaz manual
cuvntul n caseta Not in Dictionary, se poate executa clic pe butonul Autocorrect
pentru ca Word s genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greeala respectiv de
fiecare dat cnd se va scrie.
Pentru a verifica ortografia pentru cuvntul curent folosind o list de cuvinte dintr-o alt
limb, se alege limba respectiv n caseta cu list Dictionary Language (n care sunt
afiate limbile pentru care au fost instalate dicionare). De exemplu, n cazul n care
cuvntul curent este colour i s-a ales English (U.K.) din caseta cu list Dictionary
Language, rutina de verificare a ortografiei va accepta forma i va cuta urmtoarea
greeal. (ns, dac s-a scris coluor, el va rmne afiat, ca form greit).
Pentru a schimba modul n care Word verific ortografia documentelor, se execut clic pe
butonul Options.
INDICAIE
Editarea textului n timp ce este afiat caseta de dialog Spelling and Grammer
Se poate editata textul din document n timp ce este afiat caseta de dialog Spelling And
Grammar. Pentru aceasta, se execut clic pe document. Pentru a relua verificarea ortografie, se
execut clic pe butonul Resume din caseta de dialog Spelling and Grammar.
88
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL
5. GESTIONAREA TABELELOR 5. GESTIONAREA TABELELOR
( (produsul Microsoft Office - EXCEL produsul Microsoft Office - EXCEL) )
5.1. 5.1. NOIUNI INTRODUCTIVE NOIUNI INTRODUCTIVE
CARACTERISTICI GENERALE
Produs de tip SPREADSHEET (CALCUL TABELAR), care organizeaz date
numerice i efectueaz calcule, combinnd avantajele unui calculator puternic cu
structura i organizarea unui registru;
nelege i interpreteaz relaiile numerice, exprimate prin formule i funcii la
apariia unor modificri a datelor;
Dispune de posibiliti multiple de reprezentare grafic a datelor i de tiprire a
acestora.
DOMENII DE UTILIZARE
Analiza statistic;
Analiza financiar;
Evidena contabil;
Birotica i secretariat;
Relaii publice i mass-media;
Eviden personal;
Prognoze;
Conducerea i evaluarea proiectelor;
Aplicaii inginereti.
PREZENTAREA ECRANULUI STANDARD (vezi Fig. nr. 1)
Bara de meniuri (Menu bar) afieaz numele diverselor meniuri. Cnd se
activeaz un meniu, se afieaz pe o poriune a ecranului o list de comenzi aferente
meniului respectiv.
Bare de instrumente de lucru (Toolbars) conine mai multe pictograme (icon-
uri), butoane i liste derulate ce faciliteaz accesul rapid la cele mai des utilizate
comenzi i caracteristici.
Bara cu formule (Formula bar) permite introducerea / editarea informaiei n
celula selectat.
Fereastra registrului de calcul (Workbook) conine registrul n care se vor
introduce datele i formulele ce-l alctuiesc.
Bara de stare (Status bar) afieaz informaii despre activitatea curent, inclusiv
informaii ajuttoare i modurile de lucru ale programului i tastaturii
89
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL
Figura nr. 1
PREZENTAREA REGISTRULUI DE CALCUL (WORKBOOK)
Registru de calcul (workbook) este principalul document folosit n Excel pentru
stocarea i prelucrarea datelor. Un registru de calcul este format din foi de calcul individuale
(spreadsheet), fiecare din acestea putnd conine date. Iniial fiecare registru de calcul
conine 256.
Foaia de calcul este o matrice format din cel mult 256 coloane i 65.536 de linii.
Coloanele au etichete dispuse n partea superioar a ferestrei documentului, notate A la Z i
continund cu AA pn la AZ, BA pn la BZ i aa mai departe, pn la coloana IV.
Liniile sunt numerotate de la 1 la 65.536 n partea din stnga a ferestrei documentului.
Intersecia liniilor cu coloanele formeaz celule (cells), care sunt unitile fundamentale pentru
stocarea datelor. Fiecare celul se identifica prin adresa dat de litera coloanei i numrul liniei
la intersecia crora se afla. (Ex. adresa celulei de la intersecia coloanei B cu linia 5 este B5).
n partea inferioar a fiecrei foi de calcul se afl o serie de etichete de foaie (sheet
tabs), care permit identificarea fiecrei foi n registrul de calcul. Etichetele au la nceput
nscrise denumirile Sheet1 (Foaie1), Sheet2 (Foaie2) s.a.m.d.
Bara de meniu
Bare de
instrumente
Bara de
formule
Fereastra
registrului de
calcul
Bara de
stare
90
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
GESTIONAREA TABELELOR UTILIZND EXCEL
Domeniul (range) este un grup de celule adiacente. Celulele dintr-un domeniu pot fi n
coloana, n linie sau n orice combinaie de coloane i linii, atta vreme ct acesta este de forma
dreptunghiular.
Domeniile pot fi identificate prin:
adresa de domeniu dat de adresa celulei din colul stnga sus urmat de
dou puncte (:) i adresa celulei din colul dreapta jos (Ex. A4: D9);
nume asociat domeniului (max. 255 caractere)
Deplasarea n cadrul unei foi de calcul:
Deplasarea cu mouse-ul: se poate activa rapid o celul plasnd pointerul
(indicatorul) de mouse pe celula respectiv i executnd clic cu butonul din
stnga al mouse-ului.
Prin utilizarea comenzii GoTo din meniul Edit sau acionnd tasta cheie
funcional <F5>.
Deplasarea prin derulare: pentru a se vizualiza alt seciune din foaia de
calcul fr a se schimba celula activ, se pot folosi barele de derulare verticala
i orizontala.
Deplasarea cu ajutorul tastaturii (vezi tabelul de mai jos).
TASTE DESCRIERE
, , , , Deplasare o celul la stnga, la dreapta, n sus sau n
jos, n funcie de sensul sgeii.
Ctrl + , , ,
End + , , ,
Dac se ntoarce pagina cu 90 de grade, astfel nct marginea din stnga s fie orientat n sus,
iar marginea din dreapta n jos, se va observa semnificaia simbolurilor de mai sus.
Prescurtri pentru mesaje
BTW By the way (Apropos);
FYI For your information
(Doar ca informaie);
TIA Thanks in advance
(Mulumiri anticipate)
.
Adevratul ctig al utilizrii acestor prescurtri este acela c le confer persoanelor care
le folosesc impresia c au propriul lor cod secret.
+ CE PROGRAM E-mail PUTEI FOLOSI? (Cteva sugestii)
Dac avei instalat WINDOWS, putei folosi programul Microsoft Exchange, pentru
transmiterea mesajelor E-mail n reeaua firmei. Principala lui problema e c este prea lent.
Dac avei instalat cel puin WINDOWS 97, putei folosi programul Microsoft Office
Outlook.
Se poate folosi i programul EUDORA, unul dintre cele mai cunoscute programe pentru
E-mail din INTERNET. Este mult mai rapid i mai uor de folosit dect Exchange
130
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
9. GESTIONAREA INFORMAIILOR PERSONALE 9. GESTIONAREA INFORMAIILOR PERSONALE
( (produsul Microsoft Office - OUTLOOK produsul Microsoft Office - OUTLOOK) )
9.1. ELEMENTE DE BAZ 9.1. ELEMENTE DE BAZ
Outlook este un program de gestionare a informaiilor personale (Personal
Information Manager - PIM).
+ Funciuni
1. Transmiterea i recepionarea masajelor E-mail att ntr-o reea local ct i pe
INTERNET;
2. Permite realizarea unei agende personale;
3. Permite crearea unei Liste cu probleme de rezolvat, o baz de date cu nume i adrese
i poate ine evidena tuturor fiierelor deschise n care se lucreaz cu alte programe
din pachetul Office 97.
n concluzie, aceast aplicaie poate nlocui cu succes munca unei secretare personale!
+ Componentele aplicaiei Outlook
Componentele programului sunt structurate pe dosare, fiecare dosar apare ca
icon pe bara Outlook i n lista de dosare (Folder List);
Pe bara Outlook exist trei grupuri:
1 Outlook
Mail
1 Other
4 Dosarele grupului Outlook:
Inbox Conine mesaje trimise i primite prin E-mail;
Calendar Conine datele ntlnirilor de afaceri, diverse evenimente i
programrile pentru edine;
Contacts Conine numele i adresele persoanelor cu care lucrai;
Tasks Conine toate problemele pe care trebuie s le rezolvai;
Journal Conine toate intrrile din jurnal, de exemplu contactele telefonice i
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
notiele de la edine;
Notes Conine notiele pentru D-vs. sau alte persoane.
Deleted Items Conine articole pe care le tergei din celelalte dosare
4 Dosarele grupului Mail:
Inbox Conine toate mesajele primite;
Sent Items Conine toate mesajele trimise;
Outbox Conine mesaje care trebuie trimise;
Deleted Items Conine toate mesajele E-mail care au
fost terse.
4 Dosarele grupului Other
Grupul Other conine dosare aflate pe calculatorul D-vs., dar care nu sunt n Outlook
My Computer, My Documents Favorites.
) Componenta E-mail
Crearea mesajelor E-mail
Compunerea unui mesaj presupune urmtorii pai:
1. n caseta Inbox executai clic pe butonul New Mail Message sau selectai
Compose New Mail Message . Pe ecran apare fereastra Untitled Message
2. Introducei numele destinatarului n caseta To, sau executai clic pe butonul
To i selectai numele persoanei din Address Book;
3. Introducei n caseta de text Cc numele persoanei creia vrei s-i trimitei
o copie a mesajului, sau executai clic pe butonul Cc i selectai numele din
Address Book;
4. n caseta de text Subject, introducei textul mesajului;
5. Mesajul l putei expedia imediat sau putei mai nti s verificai ortografia
i modul de formatare.
Formatarea mesajelor E-mail
Pentru formatarea textului procedai astfel:
Selectai Format (din bara de meniu) Font i apoi alegei din caseta de
dialog afiat opiunile dorite.
Utilizai bara cu instrumente de formatare.
1 Atenie!!
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
Dac bara cu instrumente nu este afiat, selectai
View Toolbars Formatting.
Atributele de formatare pot fi vzute numai dac destinatarul folosete
Outlook drept client E-mail.
Verificarea ortografiei mesajului
Selectai Tools Spelling and Grammer.
Trimiterea mesajelor E-mail
Executai clic pe butonul Send
sau
Selectai File Send
1 Atenie!!
AutoSignature Selectai Tools AutoSignature pentru ca Outlook s adauge
automat un mesaj, un citat sau un alt text la sfritul oricrui mesaj pe care l trimitei.
Selectarea opiunilor pentru E-mail
Outlook v permite:
S marcai mesajelor atribut de prioritate:
Executai clic pe eticheta Options clic pe sgeata de derulare Importance i selectai
nivelul de prioritate din list: Low sczut, Normal sau High ridicat.
S protejai mesajele:
Executai clic pe sgeata de derulare Sensitivity i selectai una dintre urmtoarele
opiuni:
Normal - pentru a semnala un coninut standard;
Personal pentru a semnala un mesaj de natur personal;
Private pentru a mpiedica modificarea mesajului dup ce l expediai;
Confidenial pentru a arta c mesajul este confidenial.
S se permit destinatarilor s-i exprime votul ntr-o anumit chestiune:
Selectai caseta de validare Use Voting Buttons i selectai
Approve aprobat sau Reject respins.
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
S se precizeze numele persoanei creia trebuie s-i fie trimis mesajul:
Selectai caseta de validare Have Replies Sent i indicai numele persoanei. Putei
folosi butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese.
Selectai caseta de validare Save Sent Massage TO pentru a salva mesajul n dosarul
Sent Items, care este cel implicit.
Opiuni de expediere
Precizarea datei i a orei de expediere a mesajului:
Selectai caseta de validare Do Not Deliver Before prezent n zona Delivery
Options din eticheta Options.
Precizarea datei i a orei la care expir valabilitatea mesajului:
Selectai caseta de validare Expires After prezent n zona Delivery Options
din eticheta Options.
Utilizarea marcajelor pentru mesaje
Tipurile de marcaje pe care le putei folosi n Outlook:
Call (suna-m)
Do Not Forward (nu naintea altor persoane)
Follow Up (continuare)
For Your Information (spre informare)
Forward (nainteaz altor persoane)
No Response Necessary (nu este necesar rspuns)
Read (citete)
Reply (rspunde)
Reply to All (rspunde la tot)
Review (recitete)
Pentru marcarea mesajelor, se efectueaz urmtorii pai:
1. n fereastra Message, executai clic pe Message Flag sau selectai Edit Message
Flag;
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
2. Executai clic pe sgeata de derulare Flag i selectai textul pe care vrei s-l includei
n mesaj;
3. Executai clic pe sgeata de derulare By i selectai o dat din calendar sau
introducei manual o dat n caseta de text.
4. Executai clic pe OK.
Anexarea unui fiier la un mesaj
Putei trimite documente din Word, foi de calcul din Excel, prezentri din Power Point,
sau orice document pe care l creai ntr-o aplicaie sub Windows.
Pentru a anexa un fiier la un mesaj, se efectueaz urmtorii pai:
1. n fereastra Message, plasai punctul de inserie pe textul mesajului, apoi selectai
Insert File sau executai clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente;
2. Din lista derulant Look In, selectai unitatea de disc i dosarul ce conine fiierul
pe care vrei s-l anexai;
3. Din lista derulant Files of Type, selectai tipul de fiier de exemplu, Word sau
Excel;
4. Din caseta List, selectai fiierul pe care vrei s-l anexai.
5. Executai clic pe OK pentru a insera fiierul n mesaj.
1 Atenie!!
Fiierul anexat apare ca un icon (pictogram) n cadrul mesajului.
Destinatarul trebuie s aib programul-surs pe care l-ai folosit pentru a crea
fiierul.
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
Componenta CALENDAR
Funciuni:
Realizeaz programarea ntlnirilor de afaceri, diverse evenimente i programarea
edinelor.
Fereastra STANDARD CALENDAR
Executai clic pe sgei pentru a vedea
luna anterioar sau luna urmtoare Data curent Panoul cu
programri lunare
Panoul cu programri Panoul cu lista de sarcini
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
Programarea unei ntlniri
O ntlnire este un eveniment care marcheaz o or n agend. Cnd programai o
ntlnire, putei aduga subiectul, locul de ntlnire, ora de ncepere, categoria i chiar
un semnal de alarm care s v reaminteasc de ea din timp.
Pentru a programa o ntlnire, se efectueaz urmtorii pai:
1. n panoul cu programri lunare, selectai luna i data pentru care dorii s facei
programarea;
2. n panoul cu programri, executai dublu clic n dreptul orei la care este
programat s nceap ntlnirea. Pe ecran va apare caseta de dialog Untitled
Appointment, avnd deschis seciunea Appointment;
3. Introducei tema ntlnirii n caseta de dialog Subject;
4. n caseta de text Location, introducei locul de ntlnire;
5. Introducei ziua i ora n casetele de text Start Time i End TIME;
6. Selectai caseta de validare Reminder i indicai cu ct timp nainte vrei s fii
anunat n legtur cu o anumit programare. Pentru a alege un semnal sonor de
avertizare executai clic pe butonul cu 1 (clopoel) i selectai un sunet;
7. Din lista derulant Show Time, selectai modul n care vrei s fie afiat ora
programat n calendar;
8. n caseta de text din partea de jos, introducei textul ntlnirii sau materialele pe
care trebuie s le luai la ntlnire;
9. Executai clic pe butonul Categories i ncadrai ntlnirea ntr-o categorie;
10.Executai clic pe butonul Save and Close pentru a reveni n Calendar.
Programarea unei ntlniri periodice
Dac anumite ntlniri se repet sptmnal, sau lunar sau la o periodicitate de un
anumit fel, se programeaz n calendar ca ntlniri periodice.
Pentru a programa o ntlnire periodic, se efectueaz urmtorii pai:
1. Selectai Calendar New Recurring Appointment.
2. n caseta Appointment Time, introducei orele pentru Start, End i
Duration, pentru ntlnire respectiv;
3. n caseta Recurrence Pattern indicai frecvena de repetare a ntlnirii: Daily
(zilnic), Weekly (sptmnal), Monthly (lunar) sau Yearly (anual);
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
4. n caseta Range of Recurrence, introducei limitele de timp conform
urmtoarelor criterii:
Start Selectai data la care ncep ntlnirile periodice;
No End Date Selectai aceast opiune dac
ntlnirile periodice nu au un program limitat;
End After Selectai aceast opiune i introducei numrul de
ntlniri, dac exist o anumit limit temporar
pentru ntlnirile periodice;
End By Selectai aceast opiune i introducei o dat final
pentru a limita numrul ntlnirilor periodice;
5. Executai clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Appointment Recurrence;
6. Completai datele din caseta de dialog Appointment, conform indicaiilor anterioare.
Cnd terminai, executai clic pe butonul Save and Close pentru a reveni n aplicaia
Calendar.
Programarea evenimentelor
Un eveniment este o activitate care dureaz minimum 24 de ore (exp.: o expoziie,
o conferin).
Pentru a programa un eveniment, se efectueaz urmtorii pai:
1. Selectai Calendar New Event. Pe ecran va apare caseta de dialog Event ;
2. Completai casetele Subject Location Start Time End Time;
1 Atenie!!
n caseta de validare ALL Day Event s apar marcajul de validare.
3. Executai clic pe butonul Save and Close pentru a reveni n aplicaia Calendar.
1 Atenie!!
Pentru a programa un eveniment periodic, selectai
Calendar New Recurring Event
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
Programarea unei edine
Outlook v ofer o metod prin care putei fixa data i ora pentru o edin, putei stabili
tema i locul de desfurare, putei specifica resursele necesare i putei invita alte persoane
s participe.
1 Atenie!!
edina o ntlnire la care invitai anumite persoane i folosii resurse.
Participani sunt persoane care particip la edin.
Resurse ntregul echipament pe care l folosii n desfurarea edinei
(calculatorul, retroproiectorul, chiar i camera propriu-zis).
Pentru a programa o edin, se efectueaz urmtorii pai:
1. Selectai Calendar Plan a Meeting;
2. Pentru a introduce numrul participanilor, executai clic pe Type attendee names
here n lista ALL Attendees. Introducei numele i apoi apsai tasta <Enter>;
1 Atenie!!
Invitai mai multe persoane executai clic pe butonul Invite Others pentru a
selecta nume din agendele Personal Address Book sau Outlook Address Book.
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
Fereastra STANDARD PROGRAMARE EDINE
Panoul pentru introducerea Panoul pentru precizarea orei de
participanilor ncepere i terminare a edinei
3. Pentru a fixa data edinei deschidei lista derulant Meeting Start Time din
extrema stng i selectai data din calendar;
4. Pentru a fixa ora de ncepere a edinei alegei una din urmtoarele metode:
+ Deschidei lista derulant Meeting Start Time din extrema dreapt i
selectai ora;
+ Introducei ora n csua de text;
+ Tragei bara verde din Panoul orar al casetei de dialog.
5. Pentru a fixa ora de nchidere a edinei alegei una din urmtoarele metode:
+ Deschidei lista derulant Meeting Start Time din extrema dreapt i
selectai ora;
+ Introducei ora n csua de text;
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
+ Tragei bara roie din Panoul orar al casetei de dialog.
6. Dup ce ai fixat datele edinei, executai clic pe butonul Make Meeting.
S tabilirea detaliilor privind edina
Pentru a stabili detaliile privind edina pe care ai programat-o, efectuai urmtorii pai:
1. Dac nu ai stabilit participanii, fie executai clic pe caseta de text To i introduce-
i numele persoanelor, fie executai clic pe butonul To pentru a selecta numele din
agenda de adrese;
2. n caseta de text Subject, introducei tema edinei;
3. n caseta de text Location, introducei locul de desfurare a edinei;
4. (Opional) Selectai caseta de validare Reminder i introducei o or la care s se
emit un semnal pentru a v reaminti de edin;
5. (Opional) Introducei n caseta de text corespunztoare, textul pe care vrei s-l
trimitei participanilor;
6. Cnd suntei gata pentru a trimite invitaiile pentru edin, executai clic pe butonul
Send.
1 Atenie!!
O invitaie trimis din greeal poate fi anulat selectnd Appointment Cancel
Invitation.
Crearea unei liste cu persoanele de contact
/ Introducerea unei noi persoane n list
1 Atenie!!
Persoan de contact o persoan sau firm pentru care ai introdus numele, adresa,
numrul de telefon i alte informaii similare. Putei lua legtura cu persoana de
contact trimindu-i un mesaj E-mail, programnd o ntlnire, sau trimindu-i o
scrisoare.
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
Pentru a introduce n list o persoan de contact, efectuai urmtorii pai:
1. Executai clic pe dosarul Contacts;
2. Selectai Contacts New Contacts sau executai clic pe butonul New Contacts;
3. Executai clic pe butonul Full Name pentru a deschide caseta de dialog Check Full
Name apoi introducei titlul i numele ntreg al persoanei de contact;
4. (Opional) Introducei denumirea firmei i a postului ocupat de client;
5. In caseta File As , introducei sau selectai metoda prin care dorii s organizai
numele persoanelor de contact. Putei alege ntre folosirea ca reper a numelui de
familie sau a prenumelui, ori putei folosi un sistem propriu de organizare de
exemplu dup firm sau dup oraul de reedin;
6. (Opional) Introducei adresa n caseta Address - adresa de la serviciu (Business),
de acas (Home) sau alt adres (Other);
7. n lista derulant Phone , alegei genul de numr de telefon Business (serviciu),
Car (main), Home (acas) etc.
8. (Opional) Introducei pn la trei adrese E-mail n caseta de text E-mail;
9. (Opional) n caseta de text destinat comentariilor putei introduce descrieri,
comentarii sau alte informaii pe care le considerai a fi necesare. Apoi, selectai
sau introducei o categorie pentru a clasifica persoana de contact;
10. Deschidei meniul File i selectai una din urmtoarele comenzi:
Save - Salveaz nregistrarea i nchide caseta de dialog Contacts ;
Save and New - Salveaz nregistrarea i golete caseta de dialog Contacts,
n care putei introduce o nou persoan;
Save and New in Company - Salveaz nregistrarea i golete toate casetele de
text, mai puin Company.
Afiarea listei cu persoanele de contact
Putei schimba modul de afiare a listei cu datele persoanelor de contact selectnd una
din urmtoarele opiuni din View Current View:
Address Cards - afieaz numele, prenumele, adresele i numerele de telefon ale
persoanelor de contact;
Detailed Address Card - afieaz opiunile pentru clasificarea dup nume,
numele complet, titlu, firm, adrese, numere de telefon, adrese E-mail, categorii,
comentarii, ntr-un format de cartel;
Phone List - afieaz numele complet, titlul, firma, tipul de clasificare,
departamentul, numerele de telefon i categoriile, ntr-un tabel;
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
By Category - afieaz numele persoanelor de contact pe rnduri, pe categorii,
ntr-un tabel;
By Company - afieaz numele persoanelor de contact pe rnduri, grupate dup
firm, ntr-un tabel;
By Location - afieaz numele persoanelor de contact pe rnduri, grupate dup
localitate, ntr-un tabel.
1 Comunicarea cu persoane de contact
) Trimiterea mesajelor
Pentru a trimite un mesaj se procedeaz astfel:
1. Selectai persoana creia i vei trimite un mesaj;
2. Selectai Contacts New Message to Contacts sau executai clic pe
butonul New Message to Contacts;
3. n caseta de dialog Untitled-Message, introducei subiectul i mesajul i
selectai opiunile dorite;
4. Executai clic pe butonul Send.
1 Atenie!!
Pentru a trimite un mesaj unei persoane de contact, trebuie s fie introdus adresa
E-mail a persoanelor respective.
Programarea unei ntlniri cu persoanele de contact
Pentru a programa o ntlnire cu o persoan de contact se procedeaz astfel:
1. Selectai persoana respectiv;
2. Selectai Contacts New Meeting with Contacts sau executai clic pe butonul
New Meeting with Contacts;
3. n caseta de dialog Untitled-Meeting, introducei tema, locul, ora i ziua de
desfurare etc.;
4. Executai clic pe butonul Send.
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
1 Atenie!!
Pentru a programa o ntlnire cu o persoan de contact, aceasta trebuie s
aib o adres E-mail valabil.
Repartizare sarcini unei persoane
Pentru a repartiza o sarcin unei persoane se procedeaz astfel:
1. Selectai persoana respectiv;
2. Selectai Contacts New Task for Contact;
3. n caseta de dialog Untitled-Task, introducei tema, termenul limit, stadiul i
alte informaii;
4. Executai clic pe butonul Send and Close.
1 Atenie!!
Pentru a repartiza o sarcin unei persoane, aceasta trebuie s aib o adres
E-mail valabil.
Expedierea unei scrisori ctre o persoan de contact
Pentru a expedia o scrisoare unei persoane de contact se procedeaz astfel:
1. Selectai persoana respectiv;
2. Selectai Contacts New Letter to Contact sau executai clic pe butonul New
Meeting with Contacts;
3. Word va deschide fereastra Letter Wizard, care v va ajuta s concepei i s
formatai scrisoarea.
Crearea unei liste de sarcini
/ Introducerea unei sarcini n list
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
1 Atenie!!
List de sarcini o list cu lucrrile pe care trebuie s le efectuai pentru a
finaliza o lucrare, a planifica o edin, a organiza un eveniment etc. Aceste
sarcini pot fi: scrierea unei scrisori, tiprirea unei foi de calcul, rezervarea
biletelor de avion etc.
Pentru a introduce o sarcin n list, se procedeaz astfel:
1. Deschidei dosarul Task;
2. Selectai Task New Task, sau executai clic pe butonul New Task de pe bara
cu instrumente;
3. n caseta de dialog Untitled-Task, caseta de text Subject introducei tema sarcinii;
4. (Opional) Introducei data la care lucrarea trebuie s fie finalizat, respectiv data
de ncepere;
5. Din lista derulant Status, selectai situaia curent a proiectului: Not Started (nu a
fost nceput), In Progress (n desfurare), Completed (ncheiat), Waiting on
Someone Else (n ateptarea altei persoane) sau Deferred (amnat);
6. n lista derulant Priority , selectai Normal, Low (sczut) sau Higt (mare);
7. n caseta de text % introducei gradul de execuie a lucrrii;
8. (Opional) Introducei semnalul de Reminder, comentarii i respectiv categoria .
1 Atenie!!]
Dac dorii ca alte persoane s nu aib acces la informaiile legate de lucrarea
respectiv, selectai caseta de validare Private.
9. Cnd ai terminat, executai clic pe butonul Save and Close.
/ Afiarea sarcinilor
Putei schimba modul de afiare a listei de sarcini selectnd una din urmtoarele opiuni
din View Current View:
Simple List - afieaz lucrrile, casetele de validare, tema i termenul de
finalizare;
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
Detalied List - afieaz lucrrile, prioritatea, tema, situaia, nivelul de
finalizare i categoriile;
Active Tasks - afieaz aceleai informaii ca i lista detaliat, dar nu include
lucrrile finalizate;
Next Seven Days - afieaz numai lucrrile programate pentru urmtoarele 7
zile, inclusiv lucrrile finalizate;
Overdue Tasks - prezint o list a lucrrilor cu termenul de execuie depit;
By Category - afieaz lucrrile pe categorii; executai clic pe butonul ce
reprezint categoria pe care vrei s o vedei;
Assignment - afieaz lucrrile care v-au fost repartizate de alii;
By Person Responsible - afieaz lucrrile n funcie de persoana care le-a
repartizat;
Completed Tasks - afieaz numai lucrrile finalizate, mpreun cu termenele
de finalizare i de predare;
Task Timeline - folosete modul de afiare a lucrrilor dup zile, sptmn sau
lun.
Gestionarea sarcinilor
1. Adugarea unei sarcini: executai clic pe rndul Click Here to Add a New Task;
2. Editarea unei sarcini: executai dublu clic pe sarcina respectiv;
3. Marcarea unei sarcini finalizate: executai clic pe caseta de validare din a doua coloan
de la stnga, sau executai clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectiv i
selectai Mark Complete;
4. tergerea unei sarcini: executai clic cu butonul din dreapta mouse pe sarcina respectiv
i selectai Delete;
5. Repartizarea unei sarcini altei persoane: executai clic cu butonul din dreapta mouse pe
sarcina respectiv i selectai Assign Task. Completai numele persoanei creia vrei s-
i repartizai sarcina i executai clic pe butonul Send;
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
6. Repartizarea unei noi sarcini altei persoane: selectai Tasks New Task Request.
Introducei datele conform procedurii obinuite i executai clic pe Send.
nregistrarea datelor statistice n legtur cu o anumit lucrare
Pentru a introduce datele statistice despre o lucrare, executai clic pe eticheta Status i
alegei urmtoarele informaii:
Date Completed - introducei data la care va fi finalizat lucrarea;
Total Work - introducei volumul de munc (timpul) care considerai c va fi
alocat lucrrii. Cnd finalizai lucrarea, se calculeaz automat timpul real necesar, i
va fi introdus n aceast caset de text;
Actual Work - introducei timpul care v-a fost necesar pentru efectuarea lucrrii;
Mileage - introducei distana parcurs (n mile) pentru finalizarea lucrrii;
Billing Information - introducei datele despre costuri, cum ar fi: orele de plat,
resursele folosite i cheltuielile pentru echipamente;
Contacts - introducei numele persoanelor din interiorul firmei sau din afara ei
care au fost implicate n finalizarea lucrrii;
Companies - introducei numele firmelor la care lucreaz persoanele de contact
implicate, sau care au legtur cu proiectul in general;
Update List - afieaz automat lista persoanelor ale cror sarcini sunt actualizate
atunci cnd operai modificri legate de lucrarea dvs. ;
Create Unassigned Copy - copiaz lucrarea pentru a putea fi repartizat altcuiva.
Evidena sarcinilor repartizate altor persoane i
primirea rapoartelor despre situaia execuiei:
1. Selectai Tools Options ;
2. Din caseta de dialog afiat, seciunea Task Defaults selectai caseta de validare
Keep Updated Copies of Assigned Tasks on My Task List. n acest fel, vei putea
urmri evoluia noilor lucrri pe care le repartizai altor persoane;
3. Selectai caseta de validare Send Status Reports When Assigned Tasks are
Completed pentru a primi automat o not privind finalizarea lucrrilor repartizate;
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
4. Executai clic pe OK.
Tiprirea n Outlook
1 Atenie!!
Pagin este acea parte din foaia de hrtie pe care sunt tiprite informaiile. De
exemplu, putei tipri dou sau chiar patru pagini pe o singur foaie de hrtie;
Stil de tiprire combinaia dintre configurarea formatului foii de hrtie i cea
al paginii, prin care se controleaz rezultatul tipririi.
Pentru dosarele Inbox, Contacts i Tasks pot fi folosite urmtoarele stiluri:
Table Style - afieaz datele pe coloane i rnduri n formatul 8,5 x 11 inci,
orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;
Memo Style - afieaz datele mpreun cu un antet care conine informaii
despre mesaj, urmat de text obinuit, pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Portrait,
cu margini de 0,5 inci;
Dosarul Calendar are stilul Memo, plus urmtoarele:
Daily Style - afieaz ntlnirile programate pentru o zi pe o foaie de 8,5 x 11
inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;
Weekly Style - afieaz ntlnirile unei sptmni dintr-o pagin pe o foaie de
8,5 x 11 inci, orientare Portrait, cu margini de 0,5 inci;
Monthly Style - afieaz ntlnirile dintr-o lun dintr-o pagin pe o foaie de 8,5
x 11 inci, orientare Landscape, cu margini de 0,5 inci;
Tri-fold Style - afieaz agenda zilnic, lista de sarcini i agenda sptmnal
pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare Landscape, cu margini de 0,5 inci.
Dosarul Contacts are stilul Memo, plus urmtoarele:
Card Style - dou coloane i anteturi pe o foaie de 8,5 x 11 inci, orientare
Portrait, cu margini de 0,5 inci;
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL
Small Booklet Style - o pagin cu o coloan, egal cu 1/8 dintr-o foaie de
hrtie nct opt pagini formeaz o foaie de 8,5 x 11 inci, cu margini de 0,5
inci. Paginile 1/8 sunt tiprite n orientare Portrait;
Medium Booklet Style - o pagin cu o coloan, egal cu dintr-o foaie de
hrtie nct patru pagini formeaz o foaie de 8,5 x 11 inci, cu margini de 0,5
inci. Paginile 1/4 sunt tiprite n orientare Portrait;
Phone Directory Style - o coloan, foaie de 8 ,5 x 11 inci, orientare Portrait,
cu margini de 0,5 inci;
]
Salvarea articolelor n Outlook
Pentru salvarea unui articol, se efectueaz urmtorii pai:
1. Selectai File Save As;
2. Din lista derulant Save In, selectai unitatea de disc i dosarul dorit;
3. Din lista derulant Save As Type, selectai unul din urmtoarele tipuri de fiiere:
Text Only - salveaz fiierul n format ASCII (numai text), pe care l putei
folosi n alte aplicaii, cum ar fi Word sau Notepad;
RTF Text Format - salveaz n formatul rich text, care poate fi citit de mai
multe programe de procesare texte;
Outlook Template - salveaz un ablon (sau foaie cu stil) pe care l putei
folosi ca baz pentru alte articole;
Message Format - salveaz ntr-un format pe care l putei folosi n mesajele E-
mail.
4. Introducei denumire pentru articol n caseta File Name;
5. Executai clic pe butonul Save.
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL (APLICAII)
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL (APLICAII)
Managerul general al firmei "OMEGA" S.A. Sibiu, dorete s-i optimizeze
activitatea prin exploatarea rapid i eficient a produsului Outlook.
Pentru aceasta propune asistentei manager:
1. S creeze o list cu directorii activitilor de MARKETING ai celor mai
reprezentative firme beneficiare (eventual 50 persoane);
2. S se trimit la min. 30 firme beneficiare oferta de produse pentru anul
2001 (eventual s fie proiectat i tehnoredactat n Word, utiliznd
facilitile de formatare scrisori);
3. S se programeze o ntlnire cu min. 30 directori de MARKETING, n
vederea prezentrii ofertei de contract pentru anul 2002 (eventual s fie deja
realizat cu produsul EXCEL o list cu propunerile pe preuri n USD i n
lei la cursul de zi pentru principalele produse);
4. S se creeze o list cu lucrrile ce trebuie realizate de salariaii
compartimentului de MARKETING-PUBLICITATE pn la sfritul anului
curent. S se precizeze situaia curent a lucrrilor, nivelul de prioritate,
gradul de execuie, eventual precizarea datelor statistice privind lucrrile
menionate etc.
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 OUTLOOK - AGENDA PERSONAL (APLICAII)
Managerul general al firmei "OMEGA" S.A. Sibiu, dorete s-i optimizeze
activitatea prin exploatarea rapid i eficient a produsului Outlook.
Pentru aceasta propune asistentei manager:
5. S programeze principalele ntlniri ce urmeaz s se desfoare luni ,
28.03.2001, printre care:
4 ora 9
00
, discuie cu managerul de marketing al firmei, privind reacia la
ofertele trimise firmelor beneficiare;
4 ora 12
00
, ntlnire, la sediul unitii, cu reprezentantul programului
PHARE;
4 ora 14
30
, edina cu sectorul economic, pentru evaluarea beneficiului
societii la fritul trimestrului;
4 ora 16
00
, verificarea textului adresei ( deja tehnoredactat n Word) ,
destinate convocrii efilor de compartimente, la edina din data de
04.04.2001.
6. S se programeze principalele ntlniri de afaceri ce urmeaz s se desfoare
n perioada 02.04 - 30.06.2001;
7. S se programeze n fiecare zi de joi a sptmnii (ncepnd cu 01.03.2001),
pn la sfritul lunii decembrie , ntlniri cu liderii de sindicat din firm;
8. S se programeze pregtirea simpozionului "COMUNICAREA
ORGANIZAIONAL I MANAGERIAL" (eveniment) la hotelul Palace
din staiunea Sinaia (eventual anunate persoanele implicate n organizarea
evenimentului);
9. S se programeze pentru data 07.03.2001, ntlnirea (edina) cu directorii
activitilor de marketing din unitile beneficiare.
SECRETARIAT I CORESPONDEN INSTITUIONAL
1 BIBLIOGRAFIE
10. BIBLIOGRAFIE 10. BIBLIOGRAFIE
1. : Dicionarul explicativ al limbii romne - DEX, ediia a II-a, ed. Univers Enciclopedic,
Bucureti, 1998.
2. DEEP, Sam i Lyle SUSSMAN: Secretul oricrui succes: s acionm inteligent, ed.
Polimark, Bucureti, 1997.
3. HILTROP, Jean-M. i Sheila UDALL: Arta negocierii, ed. Teora, Bucureti, 1998.
4. HINDLE, Tim: Negotiating Skills, ed. Dorling Kindersley, Londra, 1998.
5. Dan POPESCU, Arta de a comunica, Editura Economic, Bucureti, 1998.
6. tefan PRUTIANU, Comunicare i negociere n afaceri. Editura Polirom Iai, 1998.
7. Nicki STANTON, Comunicarea, Editura Societatea tiin i Tehnic, Bucureti, 1995.
8. Allan PEASE, Allan GARNER, Limbajul vorbirii, Editura Polimark, Bucureti,
1997.
9. Maria POPESCU, Management pentru tinerele secretare -Ghid practic,
Fundaia Universitar a Mrii Negre, 1995.
10. A. CHIRIACESCU, L. MUREAN, Corespondena de afaceri n limbile romn
i englez Editura Teora, Bucureti, 1994.
11. Mary BASTICCO, Scrisori de afaceri, Editura Tehnic, Bucureti, 1998.
12. Emilian M. DOBRESCU, Valeriu IOAN-FRANC, Mic enciclopedie, Editura Expert,
Bucureti, 1997.
13. Vera F. BIRKENBIHL, Antrenamentul comunicrii sau Arta de a nelege,
Editura Gemma Press, 1998.
14. Aurelia Anastasia MARINESCU, Codul bunelor maniere astzi, Editura Humanitas,
Bucureti, 1995.
15. Microsoft Office2000 Small Business , Editura TEORA, Bucureti , 2000.
16. Microsoft Office 97 Profesional, Editura TEORA, Bucureti , 1999.
17. T. Surcel, Gh. Sofrone, t. Preda, WordPerfect pentru secretariat i coresponden de
afaceri, Editura Calipso - 2000, Bucureti, 1995
18. Peter Kent, traducere din limba englez de Nicolae Ionescu-Cruan Internet cu
Windows 95, Editura TEORA, Bucureti , 1997.