ETAPELE DOCUMENTARII ADMINISTRATIVE

Activitatea de documentare administrativa implica parcurgerea anumitor etape si faze tehnice necesare care trebuie sa-i asigure rapiditatea, precizia, exclusivitatea, supletea si eficienta1. Rapiditatea presupune tinerea la zi a documentarii administrative pentru a raspunde modificarilor aparute in realitatea sociala in care actioneaza si isi desfasoara activitatea administratia publica. Precizia si exhaustivitatea garanteaza specializarea, coordonarea si obiectivitatea. Supletea trebuie sa permita punerea problemelor care fac obiectul actiunii administrative si adoptarea la documentele purtatoare de informatii. Eficienta satisface exigentele activitatilor si instantelor din sfera administratiei publice. Principalele etape ale documentarii administrative sunt: 1. Identificarea si colectarea documentelor . Etapa in care se impune cunoasterea si valorificarea tuturor surselor existente referitoare la principiile ce fac obiectul activitatii administrative. In aceasta etapa trebuie sa se descopere, selectioneze si sa se valorifice, in mod obiectiv, toate datele, faptele si documentele, indiferent daca acestea sunt sau nu in acord cu convingerile sau intentiile functionarului documentarist. 2. Conservarea Consta in procedee si mijloace materiale, cu rolul de a asigura pastrarea si clasificarea documentelor. 3. Difuzarea Consta in aducerea la cunostiinta cu documentul material, fie prin multiplicare, fie prin informare asupra existentei lui. Este o activitate utila si eficienta pentru administratia publica si ca atare trebuie indeplinita rapid si complet. 4. Folosirea documentarii administrative Este etapa finala, scopul insusi al acestei activitati.

Henri Charmer, op cit, pag 599.

Intr-o alta opinie, etapele documentarii administrative pot fi clasificate in 3 categorii 2: -Cercetarea si conservarea documentelor -Prospectarea documentelor -Difuzarea documentelor Indiferent, insa, de gruparea lor, etapele documentarii administrative urmaresc realizarea finalitatii sale, adica utilizarea documentelor. Altfel spus, a identifica si apoi a conserva documentele fara a le difuza, in vederea folosirii lor, inseamna inutilitatea insasi a activitatii de documentare administrativa. Eficacitatea colectarii, rigurozitatea clasificarii si punerea lor in memorie, adaptarea la cerintele actiunii administrative, ca si difuzarea lor cu usurinta depind de clasificarea documentelor ce are la baza mai multe cristerii 3. Avem, astfel, urmatoarele criterii de clasificare in functie de: continut, forma, alfabet, data, limba etc. Practic, documentele administrative sunt clasificate in 2 categorii: a) Documente folosite permanent b) Documente folosite rar In literatura de specialitate mai este amintita si o alta clasificare: 1. Clasificarea juridica adica studierea pe baza principiilor moderne, a nomenclaturii de texte in vigoare, grupate pe diverse domenii legislative, colectii de monitoare oficiale, pe materii, editarea unor culegeri de legi de importanta speciala, etc. 2. Clasificare alfabetica 3. Clasificare sistematica Inainte de alegerea unui sistem sau altul de clasificare a documentarii administrative, ea trebuie sa fie precedata de un studiu al conceptelor de la diferite niveluri( comuna, oras, juydet etc.), invers proportionale cu intelegerea acestor concepte si cu realitatile la care ele se aplica. Conceptele implica relatii si reflecta realitati sociale , iar documentele administrative trebuie sa tina seama de acest deziderat.

2 3

Alexandru Negoita, Stiinta administratiei, pag 198. M.T.Oraveanu,op.cit. pag 276, unde il citeaza pe E de Grolier, Theorie et pratique des clasification documentaries, Paris, U.F.O.D., 1956